manual de cierre contable

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CIERRE CONTABLE SAP Manual de operacin del Usuario

Procesos: CIERRE CONTABLESAP 6.0

Autor: Lic.Henry Clemente SAP-FI-CO-FM

Cierre de Contabilidad Financiera

Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las operaciones necesarias para el cierre del da, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema ofrece una serie de informes estndar que permite generar evaluaciones y anlisis directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Objetivo

El objetivo primordial es : Creacin de balances y cuentas de prdidas y ganancias con datos confiables Documentacin de los datos contables

Descripcin de las tareas :

Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas de cierre en las reas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran: Contabilidad de deudores y de acreedores Contabilidad de inventarios Contabilidad de activos fijos

Requisitos

Datos maestrosPreviamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario. rea de fabricacin y comercializacinDatos maestrosValorSeleccinComentarios

Centro de coste*Todosse requieren todos los centros de coste contabilizados

Maestro de materiales*TODOSse requieren todos los materiales contabilizados

Cuentas G/L *TODOSse requieren todas las cuentas

Tabla Resumen de ProcesosEs importante sealar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la empresa en cuestin , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proceso para el cierre del da

Etapa del procesoReferencia de proceso externoCondicin empresarialRol de usuarioCdigo de transaccinResultados esperados

Actualizacin de tipos de cambioLos tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan cada da o cada mes. Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_BCE_68000174Los nuevos tipos de cambio estn disponibles en el sistema.

Espacios en la asignacin de nmeros de documento

Lista de verificacin para buscar espacios en la asignacin de nmeros de documento en varios ledgers.Gerente de Finanzas (SAP_NBPR_FINACC_M)S_ALR_87012342Lista de verificacin, si hay espacios en las listas de nmeros de documento.

Nmeros de factura asignados dos vecesLista de verificacin de documentos asignados ms de una vez.Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)S_ALR_87012341Lista de verificacin, si hay nmeros de factura duplicados.

Visualizacin del diario de documentos compacto Lista de verificacin de los datos ms importantes de los documentos contabiliza-dos.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87012289Hojas de totales, que indican los totales del Debe y el Haber para cada tipo de cuenta.

Proceso Cierre del Mes

Etapa del procesoReferencia de proceso externoCondicin empresarialRol de usuarioCdigo de transaccinResultados esperados

Actualizacin de tipos de cambioLos tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan cada da o cada mes. Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_BCE_68000174Los nuevos tipos de cambio estn disponibles en el sistema.

Espacios en la asignacin de nmeros de documento Lista de verificacin para buscar espacios en la asignacin de nmeros de documento en varios ledgers.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_ALR_87012342Lista de verificacin, si hay espacios en las listas de nmeros de documento.

Nmeros de factura asignados dos vecesLista de verificacin de documentos asignados ms de una vez.Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)S_ALR_87012341Lista de verificacin, si hay nmeros de factura duplicados.

Abrir y cerrar perodos contablesCerrar subsistemas de activos fijos, deudores y acreedores de la contabilizacin del perodo anterior. Se inicia un nuevo perodo contable. Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_ALR_87003642 (OB52)No se pueden efectuar mas contabilizaciones de A/P, A/R, MM o activos fijos en el perodo anterior.Se ha abierto un nuevo perodo contable para la contabilizacin, de modo que se pueden procesar las transacciones.

Indicar contabilizaciones peridicasLos documentos peridicos del perodo indicados en el sistema se deben procesar.Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)FBD1Se crea un juego de datos lote input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Contabilizacin de contabilizaciones peridicasLos documentos peridicos del perodo indicados en el sistema se deben procesar.Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)F.14Se crea un juego de datos lote input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Ejecucin de juego de datos lote inputContabilizacin de los documentos peridicos procesados en el paso anterior.Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)SM35Se han contabilizado los documentos contables y actualizado los documentos peridicos con datos de tratamiento ('next run on' y 'number of runs').

Compensacin automtica del proceso especial de cuenta EM/RFCuentas de compensacin EM/RFContable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)F.13Para cuentas EM/RF, el programa intenta crear un grupo de documentos que se puede compensar desde un grupo de documentos que no se puede compensar mediante la omisin sucesiva de documentos.

Anlisis de cuentas de compensacin EM/RFAnlisis de cuentas de compensacin EM/RF y visualizacin del IVA de adquisicin de la CE.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)F.19Analiza las cuentas de compensacin (EM/RF) de entrada de mercancas/recepcin de factura.

Compensa-cin automtica de cuenta EM/RFCompensacin de la cuenta EM/RF de abonos/cargos coincidentes para efectuar ms fcilmente el anlisis de partidas abiertas.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)F.13La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable.

Compensacin manualSi los documentos no se compensan automticamente. Se compensa manualmente.Gerente de acreedores (SAP_NBPR_AP_CLERK_M)F-44Documentos de contabilidad se compensan manualmente.

Contabilizacin de asientos de correccinContabilizacin de correcciones en los datos financieros actuales, para representar mejor la situacin financiera actual.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S) FB50Asegrese de que los registros financieros representan las actividades empresariales durante el perodo con la mayor capacidad posible.

Revaloriza-cin de moneda extranjeraLas transacciones de moneda extranjera se deben valorar en el tipo de cambio actual.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)FAGL_FC_VALLas contabilizaciones de moneda extranjera se representarn con valoracin de fecha actual.

Contabilizacin de cargos de impuestosInformes financierosGerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)FB41

Declaracin de IVAInformes financierosGerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)S_ALR_87012357Declaracin de IVA

Documentos comparativos / Cifras de movimientosInformes financierosContable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)FAGLF03

Cierre del perodo contable anteriorCerrar el perodo contable anterior para que no se pueda efectuar ninguna otra contabilizacin financiera que cambiara los resultados notificados.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_ALR_87003642 (OB52)No se permiten ms contabilizaciones G/L en el perodo anterior.

Clculo de intereses sobre el saldoContable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)F.52Clculo de intereses sobre el saldo

Visualizacin del diario de documentosLista de los documentos contabilizados en el perodo.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87012287Lista de los documentos contabilizados en el perodo para la documentacin.

Balance contable

Informes financierosGerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)S_ALR_87012284 o S_PL0_86000028Balances contablesComparacin real/real de balances contables.

Proceso Cierre de Ejercicio

Etapa del procesoReferencia de proceso externoCondicin empresarialRol de usuarioCdigo de transaccinResultados esperados

Creacin del calendario de fbrica para el nuevo ejercicioGerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)SCALSe ha definido el calendario de fbrica para el o los siguientes ejercicios.

Arrastre de saldos AP/ARArrastre de los saldos A/P al nuevo ejercicio.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)F.07Los saldos de acreedor Y deudor se han arrastrado al nuevo ejercicio.

Arrastre de saldos GLContable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)FAGLGVTRLas cuentas de balance tienen saldos para el nuevo ejercicio y los saldos de la cuenta P/L se han contabilizado en el arrastre de resultados.

Reagrupa-cin de crdito con saldo deudor/ acreedores (balance)Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)FAGLF101

Confirma-cin de saldo de crdito con saldo deudorContable de Deudores (SAP_NBPR_AR_CLERK_S)F.17

Confirma-cin de saldo de acreedorContable de Acreedores (SAP_NBPR_AP_CLERK_S)F.18

Cierre final y liberacin de informes financierosSe deben notificar los resultados financieros de la empresa.Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_ALR_87012284Se han liberado los resultados financieros de la empresa.

Cierre del perodo contable anteriorNo se deben permitir ms contabilizaciones financieras en el perodo anterior, porque ya se han liberado los resultados. Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)S_ALR_87003642 (OB52)No se permiten ms contabilizaciones financieras en el perodo anterior.

Visualizacin del diario de documentosContable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87012287

Actualizar Tipos de Cambio:Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio:Finanzas Gestin financieras Libro mayor Entorno Opciones actuales Introducir tipos de cambioTransaccin : S_BCE_68000174Nmeros de Documentos :Ubicacin mediante reportes de nmeros de documentos que se han asignado ms de una vez en el Intervalo:Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Asignacin nmeros documento discontinua.Nmeros de Facturas asignados dos veces:El programa crea una lista que muestra todos los documentos por nmero de cuenta del acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un nmero de referencia, es decir que existe una factura duplicada.Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Nmeros de factura asignados doblemente: Transaccin:S_ALR_87012341O la siguiente :Contabilidad principal -> Gestin de informes -> Documentos -> N factura asignados por duplicado.Visualizacin del Diario de Documentos Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Diario compacto de documentosCdigo de transaccin: S_ALR_87012289.

Cierre del Mes:El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la fase inicial del cierre diario al igual que la verificacin de la duplicidad de los registros Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transaccin para el cierre:Transaccin OB52 Resultado No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el perodo anterior. Para ver un informe de antigedad del acreedor, utilice la transaccin S_ALR_87012085 o el acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin Informes para contabilidad acreedores Acreedores partidas.. Para ver un informe de antigedad del deudor, utilice la transaccin S_ALR_87012178 o el acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Deudores Sistema de informacin Informes para contabilidad deudores Partidas deudores

Registro de Contabilizaciones PeridicasCon esta opcin puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempoFinanzas Gestin financieras Libro mayor Contabilizacin Documentos de referencia Documento peridico.Transaccin : FBD11. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.peridica: Datos cabecera:Nombre de campoDescripcinAcciones y valores de usuarioComentarios

Sociedad1000

1 ejecucin el

Ultima ejecucin el

Intervalo en mesesp. ej., 01

Da de ejecucinp. ej., 01

Plan de ejecucin

Tomar importes em moneda local

Copiar textos

Tomar importe del impuesto en moneda local

Clase de documentoSA

MonedaMXN

Moneda/T/C

Referencia

Fe.conversin

Texto cab.documento

Div.interloc.

ClvCT40

Cuentap. ej., 635000

In.CME

Cl.Mov.

2. Seleccione Continuar.3. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin cta., efecte las entradas siguientes:

Nombre de campoDescripcinAcciones y valores de usuarioComentarios

Cuenta de mayor

Sociedad

Importe*p. ej., 10000

Calcular Impuestos

Divisin

Centro de coste*p. ej., 1101

Pedido

Centro de Beneficio

Red

Documento de Compras

Cantidad

Asignacin

Texto

ClvCt50

Cuenta*p. ej., 111000

CME

CMov

4. Seleccione Continuar.5. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin de cta. mayor, efecte las entradas siguientes:Nombre de campoDescripcinAcciones y valores de usuarioComentarios

Importe*p. ej., 10000

Fecha valor*p. ej., primer da del mes actual La fecha valor es necesaria en el caso de cuentas bancarias con grupo de status de campo YB05. En otros casos, la fecha valor no es necesaria.

6. Rellene los detalles del documento y seleccione Grabar.

Contabilizacin de Contabilizaciones Peridicas

En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones peridicas. El sistema verifica si la contabilizacin peridica existe en el sistema con una fecha de contabilizacin dentro del perodo que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondienteFinanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Contabilizaciones peridicas EjecutarTransaccin : F.14

1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos peridicos, indiquen los datos los datos necesarios Nombre de camposDescripcinAcciones y valores de usuarioComentarios

Sociedad1000

Ejercicio

Intervalo de liquidacin DEp. ej.,

Intervalo de liquidacin Ap. ej.,

Nombre del juego datos BISi es necesario. Si no asigna un nombre de juego de datos batch input aparte, es el programa el que establece el nombre del juego de datos batch input SAPF120.

2. Seleccione Ejecutar.Resultado

Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.Se crea un juego de Datos y se llama :Sistema Servicios Batch Input Carpeta

Transaccin SM35

Compensaciones Automticas EM/RFEsta actividad trata la compensacin automtica de cuentas EM/RF. El nmero de pedido y la partida se utilizan para comparar documentos.Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Compensar automticamente Sin modelo de moneda de compensacinTransaccin F.13

La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de los documentos no compensados y compensados, con informacin del documento de compensacin.

Anlisis de Cuentas de Compensacin EM/RFEl programa analiza las cuentas de compensacin de entrada de mercancas/recepcin de factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de correccin, en caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables correctamente en el balance: Mercancas entregadas, pero no facturadas Mercancas facturadas, pero no entregadasEl programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensacin EM/RF que estn abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por nmero de pedido y partida no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de correccin en un juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operacin se considera entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operacin se considera facturada, pero no entregada.Las contabilizaciones de correccin se crean por sociedad, cuenta de compensacin EM/RF, cuenta asociada y divisin. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilizacin de anulacin especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las contabilizaciones el da despus de la fecha clave.Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local tambin determina la operacin. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operacin se determina a partir de la moneda paralela.

Compensaciones ManualSi hay documentos que no se pueden compensar automticamente. (Si el saldo de las partidas a ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente. Men Sap.Finanzas Gestin Financiera Deudores / Proveedores / Libro Mayor Cuenta Compensar

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