manual de cayena 2.0 a

Sistema de Gestin Operacional Manual de Usuario

Cayena 2.0Deluxe

Manual de Usuario 1

ndiceCaptulo IIntroduccin al sistema de Gestin Operacional

Cayena 2.07 10 11 12 12

DeluxeDescripcin del software Requerimiento Mnimo Instruccin de Instalacin Inicio del Sistema Botones, Navegacin y Mens

Captulo IIMdulo InventarioGrficos y Descripcin Archivo de Artculos Almacenes Registro de Movimiento Recepcin de Mercanca Ordenes de Compra Consulta de Articulas Transferencia de Mercanca Transferencia entre Sucursales Cambio de Precio Reporte de Inventario Conteo Fsico Congelado Conteo Fsico Ajuste de Inventario 19 20 22 23 24 25 27 28 29 30 31 33 33 33 33

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Capitulo IIIModulo VentasGrficos y Descripcin Vendedores Cotizaciones Pedidos y Conduces Facturas Punto de Ventas Salida de Efectivo Cobro de Facturas Consulta de Ventas Devoluciones Cuadre de Caja Grficos Estadsticas de Ventas Reportes de Ventas 35 36 37 38 39 40 42 43 44 45 46 47 48 49

Capitulo IVModulo ServiciosGrficos y Descripcin Ordenes de Servicios Facturas de Servicios Tcnicos Archivos de Servicios Recepcionistas Equipos Reportes de Servicios 52 52 54 54 55 55 56 57

Capitulo VModulo AlquileresGrficos y Descripcin Equipos de Alquiler Facturas de Alquileres 59 59 60

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Reportes de Alquileres

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Capitulo VIModulo Cuentas por CobrarGrficos y Descripcin Clientes Cobradores Recibos de Ingresos Notas de Crdito Notas de Dbito Consulta de Clientes Reportes de Cuentas por Cobrar 63 64 65 66 67 68 69 70

Capitulo VIIModulo Cuentas por PagarGrficos y Descripcin Suplidores Factura de Compras Notas de Dbito y Crdito Consulta de Suplidor Reportes de Cuentas por Pagar 73 74 75 76 77 78

Capitulo VIIIModulo EfectivoGrficos y Descripcin Cuentas Bancarias Depsitos y Cargos Bancarios Solicitud de Cheques Cheques Transferencia de Fondos Caja chica Conciliacin Bancaria Reportes de Efectivo 81 82 83 84 85 87 87 89 90

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Capitulo VIIIModulo ContabilidadGrficos y Descripcin Catalogo de Cuentas Entrada de Diario Configuracin de Asientos Contables Actualizar Entradas Modulares Anexos Estados Financieros Reportes de Contabilidad Cierre del Periodo Fiscal Fondos y/o Centro de Costos 92 93 95 96 97 98 99 101 101

Capitulo IXModulo Activos FijosGrficos y Descripcin Archivos de Activos Calculo Depreciacin Reportes de Activos Fijos 104 105 106 106

Capitulo XModulo ImpuestosGrficos y Descripcin Registro de Gastos Menores y Proveedores Informales Reportes de Comprobantes Archivo DGII Solicitar Comprobantes en Oficina Virtual DGII Configuracin Anexos ISR Actualizar RNC Reportes Gubernamentales 109 109 111 112 113 113 113 114

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Capitulo XIModulo ConfiguracinGrficos y Descripcin Datos generales de la Empresa Usuarios de Sistema Sucursales Catlogo de Cuentas Estndar Consulta de Catlogo Estndar Causas de Anulacin de Documentos Reportes de Auditoria Configurar Programas Configurar Facturas de Ventas 116 116 118 119 119 120 120 121 121 122

Capitulo XIIModulo AyudaGrficos y Descripcin Ayuda en Lnea Email Soporte Tcnico Pagina Web Acerca de Cayena Tecla de funcin 124 124 124 124 125 125

Modulo SalirCerrando el Sistema 126

Capitulo XIVModulo ProgramaGrficos y Descripcin Cayena Clnica Note Pad 128 128 128

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Capitulo I Introduccin al Sistema de Gestin Operacional

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Introduccin al Sistema de Gestin Operacional Grficos2

1

Etiquetas 1. 2. 3.

Componentes Ventana de Presentacin Ventana de Control de Usuario Pantalla Principal

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Introduccin al Sistema de Gestin OperacionalEl sistema financiero Cayena, es una herramienta que permite a las empresas, controlar sus actividades comerciales, y poder obtener informaciones en tiempo real. Cayena es Cayena 2.0Deluxe

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un sistema desarrollado en nuestro pas por tcnicos dominicanos, que conocen la realidad financiera del lugar, y saben las verdaderas necesidades de los usuarios. Cayena utiliza el sistema operativo Windows 9x/ME/NT/2000/XP/Vista, es totalmente grafico y trabaja en arquitectura Cliente/Servidor, lo que permite al usuario poder acceder a diferentes bases de datos, ha sido creado en un lenguaje de alta generacin, utilizando los programas de desarrollo visual ms modernos de la poca. El sistema consta de 14 mdulos interconectados entre si: Inventario Ventas Servicios Alquileres Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Efectivos Contabilidad Activos Fijos Impuesto Configuracin Ayuda Salir Programa

Estos mdulos controlan toda la actividad comercial de su empresa, intercambiando las informaciones digitadas en cada uno de ellos, para evitar la duplicidad de registros, o sea que el modulo de inventario controla la existencia de los artculos, pero esta informacin es tambien utilizada, por el modo de facturacin para fines de ventas, y este a su vez comparte sus informaciones con cuentas por cobrar, y as sucesivamente, hasta completar con la generacin de registros contables en el modulo del mayor general. Este proceso contable es denominado proceso Batch o en Lotes, pues la informacin registrada en cada auxiliar, es resumida en una entrada de diario por cada tipo de documento, facilitando de esta manera el proceso contable. El acceso al sistema es controlado por el manejador de usuarios que permite crear usuarios con claves de acceso y niveles de seguridad. Existen versiones especializadas de Cayena, para diferentes tipos de negocios: (Hoteles, Puntos de Venta, Presupuestos de Construccin, Inmobiliarias, Muebleras, Ensamble Textil para Zonas Franca, Bares y Restaurantes, Universidades y Colegios, etc.)

Requerimientos TcnicoEl programa CAYENA es una aplicacin visual y posee un CD de instalacin, con instrucciones en espaol. Cayena 2.0Deluxe

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Antes de iniciar el proceso de instalacin detallaremos los requerimientos mnimos de software y hardware necesarios para utilizar el programa. Edicin Personal: o o o o o o -Procesador Pentium IV 1.6 Ghz 256 Mb. RAM Disco Duro 40 Gb. Tarjeta de Video 8 Mb. Monitor a Color SVGA Sistema Operativo Windows 9x /ME/NT/2000/XP

Edicin Multi usuaria: Estacin de Trabajo (Cliente) o Procesador Pentium IV 1.6 Ghz o 256 Mb. RAM o Disco Duro 40 Gb. o Tarjeta de Video 8 Mb. o Monitor a Color SVGA o Sistema Operativo Windows 9x /ME/NT/2000/XP Servidor o o o o o o o Procesador Pentium IV 3.0 Ghz 512 Mb. RAM Disco Duro 80 GB. Tarjeta de Video 8 Mb. Monitor a Color SVGA Sistema Operativo Windows NT/2000 / Linux / SCO UNIX / Novell * Base de datos (InterBase, SQL Server, Oracle, Informix, Sysbase, DB2)

Nota: La base de datos debe ser totalmente compatible con el sistema operativo.

Instrucciones para Instalar Cayena Deluxe

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Para instalar el Cliente en la edicin Multi usuaria, siga estas mismas instrucciones, pues solo existe variacin al momento de conectar el programa a la base de datos. Las ediciones personales, utilizan como base de datos el motor gratuito de FireBird, el cual se instala y configura de manera automtica. Introduzca el CD con el programa de instalacin y haga click en la opcin BASE DE DATOS, luego suministre las informaciones requeridas por el programa, (puede utilizar las informaciones sugeridas por defecto).

Ahora haga click en la opcin Contabilidad General, y al igual que en el paso anterior, suministre las informaciones requeridas. Una vez concluida la instalacin del programa, si usted esta usando la edicin personal, haga click en Inicio-Programas-Cocos-Contabilidad y comience a utilizar su programa. Si esta instalando la versin Multiusuaria, debe proceder a configurar el BDE Alias, utilizando el programa Bde Administrator, el cual se encuentra en el panel de control. Seleccione el alias Cocos_Contabilidad, y cambie el valor de la propiedad ServerName , por el codigo siguiente: o Windows = IP del servidor + :c:\cocos\finanzas\datos.gdb o Linux/Unix = IP del servidor + :/home/cocos/finanzas/datos.gdb

Nota: Es importante que antes de instalar el programa, usted este seguro de que su red de comunicaciones funcione perfectamente, pues de ella depender el buen funcionamiento del programa.

Inicio del SistemaUna vez concluida la instalacin del programa haga click en Cayena 2.0Deluxe


Inicio Programas Sistemas Cocos Cocos Nomina Para iniciar el sistema haga click en el icono del sistema CAYENA, que aparece en su escritorio, luego introduzca su cdigo de usuario y su clave de seguridad, entonces el sistema validara los datos introducidos y le dar acceso a las opciones asignadas al usuario.

Botones y Navegacin 1. Navegacin del sistemaPara navegar entre los documentos registrados utilic la barra navegadora, si conoce el nmero del documento o registro que desea buscar, ejecuta la bsqueda rpida haciendo doble click en el nmero del documento y luego introduzca el numero que desea buscar, para bsqueda avanzada por nombre, descripcin, etc. haga click en el botn . Para avanzar entro los campos de una ventana, utilice las teclas o y las flechas de movimiento , si se desplaza dentro de una hoja de detalle debe hacerlo con la tecla , al llegar a la ultima columna, una nueva lnea ser creada, tambin puede usar la tecla para insertar una nueva lnea y para eliminar una lnea. 2. Agregar un nuevo registro Para agregar un nuevo registro, haga click en el botn de o el

botn luego proceda a introducir los datos requeridos en cada uno de los campos del formulario. Para guardar la informacin introducida, haga click en el botn . 3. Modificar un registro Para modificar un registro debe hacerlo aparecer en la pantalla, navegando hasta el, con la barra de navegacin o ejecutando una bsqueda rpida o avanzada, y luego haga click en el botn , entonces proceda a modificar los datos requeridos. Algunos campos no estarn disponibles para modificacin por motivos de seguridad interna del sistema. Para guardar la informacin modificada, haga click en el botn . Si desea cancelar la operacin haga click en el botn . . Si desea cancelar la operacin haga click en el botn

4. Eliminar un registro

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Para eliminar un registro debe hacerlo aparecer en la pantalla, navegando hasta el con la barra de navegacin o ejecutando una bsqueda rpida o avanzada, y luego haga click en el botn , entonces el sistema confirmara su deseo de eliminar el registro y proceder a eliminarlo. Algunos registros no pueden ser eliminados por motivos de seguridad. 5. Anular un documento Para Anular un registro debe hacerlo aparecer en la pantalla, navegando hasta el con la barra de navegacin o ejecutando una bsqueda rpida o avanzada, y luego haga click en el botn , entonces el sistema confirmara su deseo de anular el registro y proceder a actualizar los valores en cero, eliminando los registros auxiliares y asientos contables, que forman parte del documento. Algunos registros no pueden ser anulados por motivos de seguridad. 6. Consulta avanzada Para utilizar esta opcin haga click en el botn , escoja el campo por el cual desea consultar, introduzca los datos conocidos y haga click en el botn , entonces el sistema ejecutar una consulta en la base de datos y desplegar los datos que coincidan con el criterio de bsqueda introducido por el usuario. Para escoger un registro, seleccinelo en la lista y haga click en el botn . . 7. Impresin de Informes En los mdulos que componen el sistema, existen un gran numero de reportes que le ayudaran en la operativa de su empresa. Para generar un reporte solo debe escoger la opcin deseada y hacer click en el botn de impresin que tiene como imagen una impresora, si el reporte es enviado a la pantalla, el usuario luego de pre-visualizarlos puede enviarlo a la impresora o guardar el archivo en formato (textohtml-cvs-xml-pdf). y para salir de la pantalla haga click en

, en caso de querer buscar otro registro haga click en

El men principalCayena 2.0Deluxe


El sistema est compuesto de un men principal, esta situado en la parte alta del sistema y divide el sistema en mdulos, con una subrutina para cada uno, para seleccionar un modulo solo haga click en la opcin representada en la lista del men. Cada modulo esta divido por los siguientes sub-mdulos:

Este sub-modulo permite administrar todo lo referente al mantenimiento, entrada, salida, transferencia, conteo, entre otros procesos de los artculos de inventario.

Permite al usuario tener un control de la facturacin y venta de mercanca.

En esta parte el usuario podr administrar Cayena 2.0Deluxe

los


registros de servicios, la facturacin de los mismos y mantenimiento como es el de tcnico, recepcionista, equipos, entre otros.

Este sub-modulo permite el mantenimiento de alquileres y facturacin de los mismos

El sub-modulo nos permite controlar la cuentas por cuentas por cobrar a los cliente y el registro de los mismos.

Permite administrar las cuentas por pagar de la compaa.

Permite al usuario tener un control de las cuentas bancarias.

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Este sub-modulo permite al usuario administrar todo lo que se refiere a lo contable de la empresa.

Permite controlar la depreciacin de los activos fijos de la empresa.

En esta parte se maneja todo lo referente a los comprobantes fiscales.

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Este sub-modulo permite realizar configuraciones a los diferentes mdulos y acceso al sistema

Esta parte brinda al usuario un medio de ayuda acerca del sistema.

Permite entrar a otros programas.

Barra de men Esta compuesto de botones que le guiaran al modulo de su eleccin, para seleccionar un modulo solo haga click en el botn.

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Capitulo II Mdulo Inventario

Mdulo Inventario

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1. Grficos y Descripcin El Modulo de inventario permite al usuario controlar el flujo de las mercancas, las compras y los stock de existencias. Esta conectado directamente con l modulo de Ventas. Consta de las siguientes opciones: Archivo de artculos o tarjetero. Almacenes. Registro de movimientos. Recepcin de mercancas. rdenes de compra. Consulta de artculos. Transferencia de mercancas. Transferencias entre Sucursales. Cambio de precios. Reportes de inventario.

Para empezar a trabajar con el inventario, el usuario debe abrir un nuevo registro para cada uno de los artculos que tenga en almacn y luego registrar un movimiento de entrada con los balances iniciales de dichos artculos. La existencia de los artculos se actualiza mediante el registro de movimientos (Entradas y salidas), y mediante la recepcin de mercancas. El costo del artculo es actualizado de manera automtica cada vez que se registra una entrada o se realiza una recepcin de mercancas, el tipo de costo utilizado es l ltimo costo. Las recepcin de mercancas pueden registrarse de manera automtica a partir de la Orden de Compra, tambin se pueden registrar como una entrada independiente. Las salidas se registran de manera automtica cada vez que se introduzca una factura de venta o de manera independiente. Es importante hacer notar que las salidas y entradas independientes, se realizan para hacer salidas, entradas y ajustes de inventario. El inventario permite agrupar los artculos por grupos y por marca, estos parmetros pueden ser determinados por el usuario. Las categoras pueden ser: (Materia Prima, Productos Terminados, Piezas y Repuestos, etc.), mientras los grupos serian: (Elctricos, Mecnicos, Computadoras, etc.). Las existencias son manejadas a travs de los mltiples almacenes que se definen en el inventario, permitiendo al usuario conocer que cantidad de mercanca existen en cada almacn, as tambin como la existencia total.

2. Archivo de artculos El Archivo de artculos funciona como un tarjetero, donde podemos registrar los datos Cayena 2.0Deluxe


generales de cada articulo, en el tambin podemos ver la existencia de cada uno, su costo y precio de venta, stock mnimo y mximo, unidades de ventas y otras informaciones. La pantalla posee 8 carpetas de datos, a las cuales podemos acceder haciendo click sobre l titulo de cada una:

Datos Generales: Aqu se almacena las informaciones principales del articulo (cdigo, descripcin, grupo, marca, cdigo de barra). Existencia: Contiene la existencia distribuida por cada almacn, y la existencia total, as como el costo, costo FOB, valor, mnimo y mximo. Compras: Tiene informacin referente a los datos que intervienen en la compra de la mercanca (Unidad de Compra, Suplidor, Mercado, Compras acumuladas, Factor de Conversin). Ventas: Muestra la unidad de venta, los precios y los parmetros del pago de impuestos y los descuentos. Comentario: Aqu se puede escribir informaciones adicionales del producto, tales como temperatura, modo de almacenamiento, etc.

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Movimientos: Muestra que tipo de transacciones han ocurrido con el articulo tales como fecha, tipo, documento, cantidad, costo y valor. Estadstica: Muestra en grafico el pronostico del articulo. Existencia por Almacn-Lote-Fecha Vencimiento y Datos Farmacutico: Contiene la informacin de existencia del artculo por el almacn donde se encuentre, el lote, la fecha en que vence y dato farmacutico.

El programa permite al usuario poder convertir la unidad de compra en unidad de venta, basado en el factor de conversin. Esto significa que puedo comprar arroz en sacos e introducirlo al inventario en libras. Este proceso es totalmente transparente al usuario, solo debemos asegurarnos de introducir la unidad correcta en cada caso y de que el factor de conversin del articulo este correcto. Para agregar, modificar o eliminar artculos proceda acorde con los pasos explicados en el capitulo II. Para ejecutar una bsqueda avanzada haga click en el botn de consulta representado por una lupa o presione la tecla , luego proceda a introducir el dato de bsqueda ya sea por cdigo, descripcin, estatus, grupo, marca, referencia, suplidor o ubicacin. Si desea imprimir cdigos de barra de un producto, haga click en el botn o presione la tecla , luego introduzca la cantidad de etiquetas. Este proceso necesita una Impresora tipo ELP (Zebra, Eltron). Otro punto importante del archivo de artculos, lo constituye el estatus, este permite poder desactivar un artculo para fines de movimientos, o sea que solamente se podr realizar movimientos en aquellos artculos cuyo estatus sea Activo. Tal como explicamos al inicio del capitulo, los campos de existencia y costo, se actualizan de manera automtica, mediante el registro de recepcin de mercancas y de entradas de almacn. El valor es el resultado de multiplicar la existencia por el costo y el mismo tambin se actualiza por s mismo. En cuanto al Mnimo y Mximo, estos valores reflejan los limites de existencia disponible en almacn para cada articulo. Nota: Es de suma importancia en los datos generales del artculo agregar la cuenta contable de costo de venta, inventario e ingresos por ventas en los espacios determinados para fines de posteo contable.

3. Almacenes Este mantenimiento nos permite dividir nuestra existencia en mltiples almacenes para Cayena 2.0Deluxe


poder manejar nuestro inventario. Para crear un nuevo almacn solo debemos presionar la tecla agregar y luego llenar los datos que se nos piden tales como descripcin, ubicacin y encargado. Para finalizar utilizamos la tecla guardar.

4. Registro de Movimientos El archivo de artculos posee informaciones sobre la existencia y los costos, que se actualizan de forma automtica, a medida que se produce el movimiento de las mercancas, y es este modulo donde el usuario registra las entradas y las salidas de productos en ocasiones diferentes a los de compra y venta de mercancas. Este modulo es ideal para ingresar las existencias iniciales de artculos al momento de iniciar la utilizacin del sistema.

Para agregar, modificar o eliminar transacciones proceda acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Entradas de almacn: Podemos registrar Entradas de almacn por medio de un Cayena 2.0Deluxe


registro. Una vez que se registra la Entrada, las existencias y costos de los productos incluidos en la entrada sern actualizados de forma automtica. Salidas de almacn: Las salidas se deben registrar directamente al sistema, aunque este genera salidas de almacn de forma automtica, cada vez que se ejecuta el proceso, El registro de salidas se har de la misma forma que las entradas directas, pero al momento del registro del detalle de artculos, el sistema validara que la cantidad a ser retirada exista en inventario.

En el registro de movimientos, es importante tomar en cuenta el almacn que ejecuta el movimiento pues, como recordaremos el sistema controla la existencia de forma individual por cada almacn. Para agregar o modificar datos en el archivo de almacenes, haga click en el botn que se encuentra al lado del campo de almacn. Para consultar movimientos haga click en el botn Para imprimir movimientos haga click en el botn Cada vez que se agrega, modifica o anula una transaccin, los artculos registrados en ella son re-actualizados en los valores de existencia y costo.

5. Recepcin de Mercancas Este modulo es de importancia vital dentro del sistema porque por medio de este podemos ingresar a inventario las mercancas compradas por la empresa. Otra virtud Cayena 2.0Deluxe


con que cuenta este modulo es el de que se entrelaza directamente con el modulo de cuentas por pagar, creando a opcin del usuario la factura de compra con su comprobante fiscal. En este modulo podemos traer los datos de una orden de compra para que sean utilizados en la recepcin de mercancas ahorrndole un valioso tiempo al usuario evitndole tener que digitar los artculos nuevamente.

Para utilizar este modulo tan solo debemos seguir los siguientes pasos 1) agregar la fecha de la recepcin. 2) Poner numero de conduce en caso de que aplique 3) Poner el nmero de la orden de compras en caso de que se quiera traer a la recepcin la informacin de una orden de compra hecha con anterioridad. 4) Si la transaccin afecta a cuentas por pagar debe marcarse el campo de afecta cuentas por pagar y poner el nmero del documento en la casilla correspondiente. Tambin se debe digitar la condicin (trminos) de la factura en caso de que aplique. 5) En caso de que el rnc del suplidor no este configurado en el mantenimiento de suplidores agregarlo manualmente. 6) Digitar el numero de comprobante fiscal que venga impreso en la factura y elegir el tipo de gasto. 7) Elegir el almacn al cual ingresara la mercanca. 8) En caso de que en los montos de la factura hayan valores exentos de impuestos utilizar el campo que lleva por nombre total exento para poner los valores exentos de la factura. 9) Para ingresar los artculos hay que colocarse sobre el campo cdigo y hacer doble click para poder iniciar la bsqueda avanzada y seleccionar los artculos a incluir en la recepcin de mercancas. Los artculos son agregados en la plantilla de la recepcin colocndose encima del nombre del artculo y haciendo doble click encima de este. Cayena 2.0Deluxe


10) Para poner las cantidades, el costo y el descuento desde el nombre del artculo nos movemos con la tecla enter y llenamos los campos con los datos que sean necesarios en cada caso. 11) En caso de que los artculos sean exentos de itbis, debe quitarse el cotejo de la casilla itbis. Lo mismo aplica para los campos de itbis retenido e imp. s/renta. Una vez llenados todos los campos necesarios, proceder a guardar el documento. Despus de guardar, el inventario es actualizado automticamente y en caso de que el usuario haya marcado afirmativamente en el campo afecta ctas. pagar se genera la factura de compra. Para ver la factura de cuentas por pagar que se genero al realizar la recepcin de mercancas, tan solo hay que trasladarse al modulo de cuentas por pagar y en facturas de compra buscar el documento. 6. Ordenes de Compra Este programa nos permite controlar nuestra compra de mercancas, registrando cada orden con el detalle de la mercanca solicitada, los datos del suplidor que nos vende el producto y permitiendo al usuario poder recibir la mercanca de forma automtica, convirtiendo la orden en una recepcin de mercanca.

Para agregar, modificar o eliminar ordenes proceda acorde con los pasos explicados en l capitulo II. La orden de compra registra los datos del suplidor, el cual debe existir en el archivo de suplidores, de no existir puede crearlo haciendo click en el botn o Cayena 2.0Deluxe


presionando la tecla . En cuanto a los artculos el usuario digitara el cdigo del articulo y el sistema validara su existencia en el archivo de artculos, desplegando la descripcin, unidad y costo del articulo, si no existe un mensaje de error ser desplegado. Si el usuario desconoce el cdigo del articulo, puede ejecutar la bsqueda avanzada haciendo sobre el campo cdigo o puede acceder al registro de archivos haciendo click en el botn o presionando la tecla . Una vez el programa valida el cdigo, el usuario debe digitar la cantidad a ordenar, luego registrara el precio de compra si es diferente del actual, y el sistema har l clculo de importe. El campo de uso nos permite escribir un par de lneas detallando el uso que se dar a la mercanca ordenada, estos datos son impresos en la orden.

Para buscar rdenes registradas haga click en el botn o presione la tecla . La impresin de la Orden de compra, genera un reporte con los datos introducidos en la pantalla. Para imprimir una orden solo haga click en el botn o presione la tecla . La orden de compra posee tres tipos de estatus: Abierta: Cuando aun no ha sido recibida la totalidad de la mercanca ordenada. Cerrada: Ocurre cuando se recibe toda la mercanca. Anulada: Cuando el usuario anula la orden.

7. Consulta de Artculos Use esta opcin para consultar los movimientos de artculos en un rango de fecha establecido. Cayena 2.0Deluxe


Pasos para consultar el movimiento de un artculo: 1) Introducir las fechas que nos interesan, insertar el cdigo de artculo que nos interesa. 2) Hacemos click en el botn . 3) Para hacer otra bsqueda presionamos limpiar e insertamos los datos de nuevo.

8. Transferencia de Mercanca por Almacn Esta ventana permite al usuario poder transferir mercanca de un almacn a otro, Cayena 2.0Deluxe


generando de manera simultanea una salida afectando el almacn que enva y una entrada afectando el almacn que recibe. En este proceso el usuario registra los artculos a transferir y de inmediato el sistema ejecuta el movimiento. Al igual que en el registro de transacciones, el sistema valida la informacin de cada cdigo, tomando en cuenta que la cantidad de mercanca a ser transferida exista en el almacn que la enva. Tambin se puede buscar el cdigo del articulo haciendo en el campo de cdigo. El sistema suministra los nmeros de los documentos generados y actualiza las existencias y costos de los artculos incluidos en la transferencia. Para consultar movimientos haga click en el botn de la Lupa. Para imprimir movimientos haga click en el botn de la Impresora.

9. Transferencia de Mercanca por Sucursales Esta ventana permite al usuario poder transferir mercanca de una sucursal a otra, Cayena 2.0Deluxe


generando de manera simultanea una salida afectando la sucursal que enva y una entrada afectando la sucursal que recibe. En este proceso el usuario registra los artculos a transferir y de inmediato el sistema ejecuta el movimiento. Al igual que en el registro de transacciones, el sistema valida la informacin de cada cdigo, tomando en cuenta que la cantidad de mercanca a ser transferida exista en la sucursal que la enva. Tambin se puede buscar el cdigo del articulo haciendo en el campo de cdigo. Luego que se termine el documento despus de guardado para que se aplique debe hacer click en el botn ejecutar. (Esta arriba en la esquina de la derecha el que tiene la Imagen de Rayo). El sistema suministra los nmeros de los documentos generados y actualiza las existencias y costos de los artculos incluidos en la transferencia. Para consultar movimientos haga click en el botn de la Lupa. Para imprimir movimientos haga click en el botn de la Impresora.

10. Cambio de precios Este modulo nos permite realizar cambios de precio porcentuales o monetario ya sea por grupo, marca, suplidor y articulo. Los cambios pueden ser tanto aumento o disminucin Cayena 2.0Deluxe


de precios. Para ejecutar el proceso tan solo hay que seguir los pasos siguientes:

1) elegir el grupo, marca, suplidor o articulo a realizar el cambio de precios. 2) Si se conoce el numero del grupo, marca, suplidor, o articulo se digita en el campo correspondiente. En el caso de los grupos, marcas o suplidores, Si no se conoce el numero entonces se procede a utilizar el men de bsqueda simple (representado por una lupa) para seleccionarlos. En el caso de los artculos se utiliza la bsqueda avanzada para seleccionar el articulo al cual se desee aplicar el cambio de precios. 3) Se procede a elegir el tipo de cambio entre monetario y porcentual haciendo un clic en la opcin deseada. 4) Se elige el tipo de operacin a ejecutar, ya sea aumento o disminucin de precios haciendo clic en la opcin deseada. 5) Se inserta el valor que se desea aplicar en el campo valor a aplicar 6) Para efectuar la operacin se hace un clic en Ejecutar o se presiona la tecla F8. 7) Para salir se hace clic sobre salir o se presiona la tecla F10.

11. Reportes de Inventario

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Este modulo nos permite imprimir los reportes de Inventario, ya sea por pantalla o por la impresora, Para imprimir un reporte seguimos los pasos siguientes: 1) Seleccionar el reporte que deseamos imprimir, haciendo click l titulo del mismo. 2) Elegimos el medio por el cual lo queremos visualizar, ya sea pantalla o impresora. 3) Insertamos el rango de fecha y cdigo. 4) Presionamos el botn de imprimir.

El men de reportes contiene varias opciones: Listado general de artculos (General, por grupos y por Suplidores): Imprime una lista de los artculos registrados en el inventario, con su cdigo, descripcin, unidad, existencia, precio de venta, costo y valor actual en libro. Listado de artculos por grupo: Nos muestra los artculos que tenemos de un grupo determinado. Listado de artculos por suplidores: Nos muestra la existencia de artculos que tenemos en inventario agrupados por suplidores. Listado de Documentos.: Lista los documentos emitidos en el rango de fecha establecido, imprimiendo l nmero y tipo de documento, la fecha, cdigo, descripcin, unidad, cantidad, costo unitario e importe. Listado de Transacciones.: Imprime una lista de los artculos de inventario que han tenido movimiento en el rango de fecha establecido, detallando la informacin de cada documento que afecto l articulo, contiene cdigo, descripcin, unidad, documento, fecha, cantidad, costo unitario e importe. Resumen de Transacciones.: Lista los artculos en inventario y el total de entradas y salidas, as como el balance inicial y final de la existencia establecida en el rango e fecha suministrado por el usuario. Tambin imprime el costo unitario y el importe resultante de multiplicar la existencia final por el costo. Listado de rdenes de compra.: Lista las rdenes emitidas en el rango de fecha establecido, detallando las mercancas registradas en dichas rdenes. Listado comparativo de ordenes.: Imprime una lista con las rdenes emitidas en el rango de fecha establecidas, detallando en cada artculo la cantidad ordenada Cayena 2.0Deluxe


y la cantidad recibida en almacn. Listado general de suplidores.: Imprime un reporte con las informaciones principales de los suplidores registrados en el sistema. Listado para conteo fsico: genera un reporte con las existencias de los artculos para realizar un conteo fsico. Listado productos de mayor rotacin: muestra los productos con mayor frecuencia de movimiento. Listado de productos de baja rotacin: muestra los productos con menor frecuencia de movimiento. Listado de productos vencidos: muestra los productos cuya fecha de vencimiento ha caducado. Lista de Existencia por Almacenes.: Imprime una lista con la existencia de los productos por cada almacn registrado en el sistema. Listados de productos bajo mnimo: Muestra los productos que han excedido el mnimo establecido por el usuario. Listado de compras por artculo: Muestra todas las compras por artculo realizadas por la empresa por el sistema. Listado por ventas de artculos: Muestra todas las ventas de artculos realizadas por la empresa por el sistema. Listado de transferencias: Muestra las transferencias de artculos realizadas entre los diferentes almacenes de la empresa. Listado de artculos existencia cero: Muestra todos los artculos cuya existencia se ha agotado. Listado de Transferencia entre Sucursales: Muestra todas las transferencias de artculos realizadas entre nuestras sucursales. Listado de Precios: Muestra los artculos de nuestro inventario con su cdigo, descripcin, precio1, precio2, precio 3 de venta, su existencia y el costo por unidad. Listado Control de Reabastecimiento: Muestra las necesidades que tenemos en nuestro inventario para reabastecerlo en base a los pronsticos de venta de un rango de fecha determinado.

12. Conteo Fsico Cayena 2.0Deluxe


Este modulo permite tener un control de los artculos existentes. Esta divido en: o Congelado: como el nombre lo indica congela los artculos que estn hasta el momento.

o Conteo Fsico: trae los artculos congelados con el objetivo de registrar el nuevo conteo.

o Ajuste de Inventario: ajusta las diferencias que se produjo en el conteo fsico.

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Capitulo III Modulo Ventas

Modulo VentasGrficos y Descripcin

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En este modulo procesamos las informaciones relativa a los procesos de facturacin y venta de mercancas. El modulo de facturacin interacta con los dems mdulos conectados entre si a inventario y cuentas por cobrar, de manera que cada factura rebaja del inventario la mercanca vendida y si la venta es a crdito, este genera un cargo en la cuenta por cobrar de este cliente. En cuanto a los asientos contables estos son generados de forma automtica, utilizando los filtros de posteos establecidos en l modulo de contabilidad general. Aqu tambin se registran el archivo de vendedores/abarcado desde localidades y zona geogrfica etc. El Modulo de facturacin Consta de las siguientes opciones: Vendedores Cotizaciones Pedidos o conduce Facturas Punto de venta Salida de Efectivo Cobro de facturas Consulta de ventas Devoluciones Cuadre de caja Grficos Estadstica de venta Reportes de venta

Una vez que se han creado los Clientes para la base de datos de la empresa el usuario obtendr un cdigo por cada cliente creado, si este fuera a cotizar al mismo cliente solo tendr que utilizar el cdigo creado en la opcin de mantenimiento de Articulo(ver Modulo de Inventario), con toda facilidad podr crear una cotizacin clara y de fcil manejo con nota de pie y una numeracin que podr utilizar de manera rpida en el momento de facturar con tan solo introducir en la casilla indicada le numeracin, adems de lo fcil que resultan las transacciones de ventas en el presente modulo puede manejar : Formas de pagos, fechas de vencimiento, ITBIS, facturar tantos productos como decida, utilizando los botones de Agregar, Consultar, Modificar, Anular, etc. Los datos introducidos en el detalle de las facturas, se aplican de manera automtica para rebajar del inventario, la existencia de los artculos.

1. Archivo de Vendedores

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Los vendedores constituyen un punto importante en el sistema, pues debemos de asignarlos a los clientes, de forma que al momento de la venta y/o el cobro, cuando el usuario genera un documento a un cliente especifico, de inmediato el sistema busca su vendedor asignado y los registra en el movimiento. El archivo de vendedores, registra el cdigo y nombre del vendedor, su nmero de celular y la tasa de comisin por ventas. En cuanto al tema de las comisiones a vendedores, estas pueden ser procesadas en base a las ventas o en base a los cobros. Si es en base a ventas el sistema dispone de un reporte de comisiones por ventas, que recoge todas las ventas de un vendedor en un rango de fecha establecido y procedes a multiplicar el valor bruto de cada venta por la tasa de comisin del vendedor y de esta forma obtiene un monto a pagar por cada factura vendida. Si la comisin es en base a los cobros, el sistema tiene un reporte de comisiones por cobro, que recoge los recibos de ingreso de un vendedor en un rango de fecha especificado y dependiendo de los das de vencimiento de la factura cobrada este aplica una tasa al monto cobrado, para as obtener las comisiones del mes. Para agregar, modificar o eliminar vendedores proceda acorde con los pasos explicados en el capitulo II.

2. Registro de Cotizaciones

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Las cotizaciones permiten al usuario crear propuestas con los artculos de venta y luego convertir estas cotizaciones en facturas. Las cotizaciones contienen los datos generales del cliente, y un detalle de los artculos cotizados, que incluye cdigo, descripcin, precio unitario e importe. Cuando el usuario prepara una cotizacin, esta puede ser impresa, enviada por fax, email o puede ser convertida en una factura de ventas. El sistema tiene un reporte que nos lista las cotizaciones registradas en un rango de fecha especfico. Para agregar, modificar o eliminar cotizaciones proceda acorde con los pasos explicados en el capitulo II.

3. Pedidos y conduce

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Si su negocio recibe ordenes externas de los clientes, entonces usted es un buen candidato a usar nuestro modulo de pedidos. Este nos permite registrar los datos del cliente, as como las mercancas que este desea comprar, luego estas rdenes se pueden convertir en facturas de ventas. Para agregar, modificar o eliminar cotizaciones proceda acorde con los pasos explicados en el capitulo II.

4. Facturas de Venta

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Las facturas de venta constituyen el instrumento que registra las ventas ejecutadas por su empresa, en nuestro sistema este modulo se conecta de forma automtica y transparente al inventario, las cuentas por cobrar y la contabilidad general. De forma que al momento de registrar una factura, si la venta es a crdito el sistema ingresa un registro de cargos a los archivos de cuentas por cobrar, para aumentar el balance de su deuda. Tambin se encarga de rebajar del inventario los artculos vendidos y por ultimo con los valores finales de la factura: (Subtotal-Descuento-Itbis-Neto) este crea su respectivo asiento contable, sujeto a previa configuracin en el modulo de contabilidad. Tal como explicamos en los puntos 4-5, el sistema nos permite convertir las cotizaciones y ordenes de pedido en facturas. Para ejecutar este proceso, al momento de agregar una nueva factura, simplemente digite el numero de cotizacin y/o pedido y presione Enter, de inmediato el sistema leer los datos del documento de origen, agregando a la factura los datos del cliente y los artculos a procesar. Si el cliente no tiene cotizaciones ni ordenes de pedido, entonces puede proceder a agregar los datos de la factura de forma manual. El sistema tiene ayudas integradas en las consultas de cliente y artculos, para acceder a ellas haga click la consulta del cliente o doble Click en el detalle de artculos. Para fines de aplicar un descuento a la venta, solo digite el por ciento a aplicar o el valor total del descuento en sus respectivos campos y el sistema ejecutara los clculos de lugar. Para imprimir la factura, solo haga click en el botn Imprimir, o presione la tecla F12, si desea pre-visualizar la factura antes de enviarla a la impresora, solo marque el chequeo . Para registrar facturas exentas de impuesto solo retire la marca de chequeo en el campo Paga Itbis. Una parte primordial en las facturas de venta es el tema de los comprobantes fiscales. El sistema tiene integrado un contador de comprobantes fiscales el cual va corriendo mientras se realizan las transacciones en las cuales estn involucrados los diferentes tipos de comprobantes fiscales. En el caso de las facturas de venta tenemos en la parte superior izquierda de la plantilla la opcin TP.NCF que nos permite elegir el tipo de comprobante fiscal que vamos a utilizar en la factura. El nmero de comprobante fiscal que aparecer ser el prximo que sigue en la secuencia del contador de ese tipo de comprobante. El nmero de comprobante fiscal aparecer en el recuadro que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la plantilla de la factura.

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5. Punto de Venta El punto de venta es una herramienta muy til para negocios que realizan ventas rpidas en caja tales como supermercados, farmacias, colmados, ferreteras, tiendas por departamentos entre otros. En este se pueden hacer ventas al contado o a crdito, y hacer ventas con nmero de comprobante fiscal. Para utilizar esta herramienta debemos seguir los siguientes pasos: 1) poner el cdigo del vendedor. 2) elegir si la factura es al contado o crdito 3) En caso de que no estemos utilizando un lector de cdigo de barra, insertar el cdigo del artculo. Si no conocemos el cdigo del artculo presionamos la tecla F4 para abrir el men de bsqueda avanzada. Una vez ubicado el artculo nos colocamos encima de su nombre y hacemos doble clic para as traer el cdigo del artculo a su campo en el punto de ventas. Luego presionamos la tecla Enter para de esta manera pasar al campo de las cantidades. En este ltimo ponemos la cantidad de mercanca a vender. Presionamos la tecla Enter una vez ms para de esta manera pasar al campo del precio. Presionando la tecla F11 podemos elegir entre los diferentes precios de venta del artculo. 4) Si queremos hacer un descuento tenemos el botn Descto cuando hacemos clic en el nos pregunta que como queremos el descuento detallado o general, Luego nos pide el descuento en %.(Si el descuento es detallado deber pararse en el articulo que desea hacerle el descuento antes de pulsar el botn). Una vez presionemos la tecla Enter en el campo descuento, el artculo aparecer en la barra de detalle con las cantidades, precio e importe. Una vez llegados a este punto podemos ingresar un nuevo cdigo de artculo para seguir procesando la compra siguiendo los pasos mencionados anteriormente. Cayena 2.0Deluxe


5) Una vez insertados los artculos procedemos a introducir las informaciones del cliente. Haciendo doble click en el campo nombre podemos hacer una bsqueda avanzada de nuestros clientes para traerlos a la plantilla de venta con sus principales datos personales. 6) Para asignar el tipo de comprobante fiscal a la factura, elegimos el tipo de comprobante fiscal en la parte superior derecha de la pantalla del punto de venta. 7) Para dejar una venta en espera y pasar a otra hacemos click en Espera entonces la informacin del cliente y de los artculos pasara al recuadro que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla. Para volver a una venta que este en espera hacemos click derecho sobre el nombre del cliente y elegimos la opcin facturar venta en espera. Si queremos eliminar una venta que este en espera entonces elegimos la opcin Eliminar venta en espera. 8) para cerrar la factura de venta hacemos click en guardar. Luego de esto aparecer un mensaje en pantalla indicando que la factura ha sido enviada a la caja. 9) Si queremos abrir la caja registradora pulsamos el botn Abrir Caja hay nos pedir la clave de acceso de un administrador y si es correcta la caja abrir 10) Si deseamos consultar alguna facturas pulsamos el botn Facturas hay tendremos la opcin de ver todas las facturas de punto de venta, de reimprimirlas y de anularlas si es necesario. 11) Tambin tenemos la opcin de cambiar el precio de un artculo haciendo click en el botn $.

6. Salida de Efectivo Cayena 2.0Deluxe


Este modulo permite tener un control de las salidas de efectivo de la caja de cobro, tambien permite pagarle al suplidor aquellas facturas pendiente, generndole a su vez una nota de crdito en cuenta por pagar. Para ello usted agrega el suplidor con su factura pendiente, le coloca el monto que usted sacara en efectivo de la caja de cobro. En caso de que sea para extraer el efectivo para otro propsito, se agrega el valor, el detalle y quien lo autoriza.

7. Cobro de factura En este modulo es donde realizamos el cobro de las facturas hechas en el punto de venta. El proceso es el siguiente: 1) Nos colocamos encima de la factura que queremos cobrar y presionamos la tecla F1 2) Introducimos la informacin correspondiente a la forma de pago. A mano derecha de la casilla de forma de pago se encuentra los datos de la factura tales como Total exento, Total gravado, Descuento, Itbis, Total neto, Cobrado y devuelta. 3) Una vez toda la informacin esta digitada correctamente hacemos click en guardar.

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8. Consulta de Venta En este modulo tenemos la opcin de consultar todas las ventas que hemos realizado. En ella aparecen todas las facturas de ventas. 1) Si queremos consultar una factura en especifico podemos seleccionar en Bsqueda por: el criterio de bsqueda por el cual queremos buscar y en Datos de Bsqueda: ponemos la descripcin que deseamos Buscar y hacemos click en el botn Buscar o F3. 2)Tambin tenemos la opcin de buscar facturas por clientes haciendo doble clic encima del numero de factura nos trae una ventana con el cliente al que pertenece esa factura y mas abajo nos trae todas las facturas de ese cliente.

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9. Devoluciones Si el cliente devuelve la mercanca vendida o parte de ella, entonces el usuario puede utilizar el modulo de devoluciones. Para ejecutar una devolucin, debe introducir el nmero de factura y la forma de pago (Contado Crdito). Una vez introducidos estos datos, el sistema permitir al usuario devolver las mercancas vendidas en esta factura. Si el usuario trata de devolver algn articulo que no se haya vendido en la factura registrada, el sistema le enviara un mensaje de error y no le permitir ejecutar dicha operacin. Al registrar una devolucin, el sistema reingresa la mercanca devuelta al almacn y si la venta es a crdito, este crea una nota de crdito al cliente. En cuanto a los asientos Cayena 2.0Deluxe


contables, estos son generados de forma automtica. Para imprimir la devolucin solo haga click en el botn .

10. Cuadre de caja Este proceso permite al usuario hacer el cuadre del da de las ventas que se realizaron en el punto de ventas. El primer paso es el de insertar el cdigo y la contrasea del supervisor. Luego se debe a proceder a introducir el cdigo del cajero y la fecha en que se realiza el cuadre. Luego que tenemos listas estas informaciones presionamos la tecla OK. En seguida el sistema nos mostrara una pantalla donde se encuentran los campos necesarios para poder ejecutar el proceso de cuadre de caja. El primer campo que debemos llenar es el del fondo inicial con el cual la caja inicio el da. Luego de insertar Cayena 2.0Deluxe


este fondo inicial presionamos la tecla Enter para luego insertar el total en caja encontrado en el arqueo. Procedemos a presionar Enter una vez mas para que el sistema nos muestre si hay alguna diferencia entre el efectivo que se supone debera haber en caja y el total encontrado. Si la diferencia es positiva entonces el monto aparecer en azul. Si la diferencia es negativa entonces la cantidad ser un nmero negativo y el recuadro se tornara rojo. El prximo paso es hacer click en Ejecutar para terminar el proceso e imprimir el reporte.

11. Grficos de Venta

Este modulo nos permite consultar nuestros porcentajes de ventas por medio de estadsticas graficas, en el cual podemos ver porcentaje de venta por provincia, porcentaje de venta de vendedor por provincia y porcentaje de venta de zona por provincia entre un rango de fecha definido.

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Estas consultas se pueden realizar de esta manera: 1) Donde dice Titulo podemos colocar el titulo que queremos asignarle O si lo queremos podemos quitarle el cotejo para que no ponga ningn titulo. 2) Seleccione el rango de fecha en el que desea ver las ventas. 3) Luego seleccionar Tipo de grafico. (Si desea hacer una consulta general Seleccione General, de lo contrario seleccione especfico y seccione la Provincia, el Vendedor o la Zona especfica que desea. 4) haga click en el botn Actualizar. 5) La Leyenda es la tabla general de informaciones. (Se muestra si usted lo desea) Las Marcas son los letreros de cada porcentaje. (Se muestran si usted lo desea) 6) Despus de tener el grafico usted puede cambiarle el aspecto por medio de las herramientas tales como estilo de leyenda, alinear leyenda, anchura, altura, rotacin, 3d, posicin horizontal y posicin vertical. 12. Estadsticas de Ventas

Este modulo nos permite imprimir las estadsticas de Venta ya sea por producto o por cliente de un periodo de ao y mes. Para ver ese reporte primero hay que procesar los datos y luego si podremos ver el reporte. Cayena 2.0Deluxe


Estos son los pasos a seguir: 1) Seleccionar si es Cliente o Producto. 2) Seleccionar Procesamiento. 3) Poner Periodo de ventas. 4) Click en Ejecutar. 5) Luego seleccionar Reporte. 6) Otra vez Click en Ejecutar.

13. Reportes de Ventas Este modulo nos permite imprimir los reportes de Venta, ya sea por pantalla o por la impresora, Para imprimir un reporte seguimos los pasos siguientes:

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1) 2) 3) 4)

Seleccionar el reporte que deseamos imprimir, haciendo click l titulo del mismo. Elegimos el medio por el cual lo queremos visualizar, ya sea pantalla o impresora. Insertamos el rango de fecha. Si queremos imprimir un producto, camarero o mesa especfico introducimos el cdigo. 5) Presionamos el botn de imprimir. El men de reportes contiene varias opciones: Diario de Ventas.: Imprime una lista de las ventas registradas en el rango de fecha establecido, detallando en l nmero y fecha de la factura, cdigo y nombre del cliente, valor de venta total, valor de impuesto, etc. Ventas por Clientes.: Imprime una lista de las ventas registradas en el rango de fecha establecido, agrupando las ventas por clientes, de forma que se listen cada grupo de facturas, debajo de su respectivo cliente y dndonos un subtotal por cada cliente y un total general al final del reporte. Este reporte nos detalla l nmero y fecha de la factura, valor de venta total, valor de impuesto, etc. Ventas por Grupos de Productos.: Imprime una lista de las ventas registradas en un rango de fecha, agrupndolas por los grupos productos Ventas por Vendedor.: Imprime una lista de los productos vendidos en el rango de fecha establecido, agrupando la informacin por vendedores. Ventas por Productos Cliente: Nos Imprime una lista de las ventas registradas en un rango de fecha, especificando los productos vendidos a cada cliente. Reporte de ventas por zona: imprime un reporte de las ventas realizadas segn las diferentes zonas del pas. Ventas por tipo de pago: muestra un informe detallado de las ventas agrupadas por las diferentes formas de pago. Ventas por clientes: Muestra un reporte detallado de las ventas por clientes segn su categora. Listado de Devoluciones: Nos Imprime una lista de las devoluciones registradas en un rango de fecha, detallando numero de devolucin, factura, fecha y datos del cliente. Reporte de comisin por vendedor: muestra un reporte de las ventas realizadas por cada vendedor y la comisin ganada. Reporte de pedidos: muestra en forma detallada un reporte con todos los pedidos recibidos de los clientes durante un rango de tiempo determinado. Reporte de comisin por vendedor por articulo: Muestra la comisin de un vendedor por la venta de artculos que tengan una comisin por ver. Cayena 2.0Deluxe


Reporte de cotizaciones: Imprime un reporte de las cotizaciones hechas para ser entregadas a los clientes.

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Capitulo IV Modulo de Servicios

Modulo de ServiciosGrficos y Descripcin

1. Ordenes de Servicio Aqu podemos crear ordenes de servicio y revisar las que estaban creadas Cayena 2.0Deluxe


anteriormente. Para abrir una nueva orden hacemos click en agregar y digitamos las informaciones que se nos solicitan. Es de suma importancia llenar los datos del vehiculo, datos de la orden, detalle de servicios, fotos del vehiculo. Los datos del vehiculo deben ser trados directamente del archivo de Vehculos y/o Equipos cuyo uso es explicado mas abajo. Para traer los datos de un vehiculo basta con insertar el numero de la placa en el campo Placa no. y el sistema nos traer la informacin del vehiculo y de su dueo. Si se desconoce el numero de placa tan solo hay que utilizar la bsqueda avanzada para traerla a la orden. Si es para trabajar con seguros en el mantenimiento de clientes debe estar marcado en tipo de cliente como Seguros. Para insertar los materiales a ser utilizados en los servicios una vez guarda la orden haga click sobre el botn materiales en la pantalla principal de la orden de servicio. Una vez que hagamos click en el botn materiales se abrir el registro de movimientos.

Para agregar un detalle de servicio, hacemos doble click encima de la barra de detalle para elegir un servicio o crear uno nuevo. Para elegir el mecnico que dar el servicio haga doble click en el campo MEC. Las horas que se tomara el servicio se digitan manualmente en el campo horas. Para ingresar una nueva lnea de detalle presionamos la tecla enter encima del campo horas. Para agregar las fotos del vehiculo haga doble click sobre el campo que esta marcado para colocar la foto e insrtela desde el destino en que se encuentre. Una vez insertados todos los datos haga click en guardar. Para insertar los materiales a ser utilizados en los servicios que se le realizaran al vehiculo, una vez guardada la orden haga click sobre el botn materiales en la pantalla principal de la orden de servicio. Una vez que hagamos click en el botn materiales se abrir el Registro de movimientos. En el registro de movimientos debemos proceder a realizar una salida (sa) y en el campo Orden Serv. Debemos colocar el nmero de la orden de servicio en la cual se utilizaran los artculos seleccionados por el usuario. El costo de estos materiales ser cargado a la factura del cliente.

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Para cerrar una orden de servicios haga click en cerrar y siga los pasos del sistema. Este modulo es de suma utilidad para empresas que se dedican a la reparacin y mantenimientos de equipos y/o vehculos. Con este modulo podemos crear ordenes de Servicios, ricas en informacin y en detalles para que sean utilizadas en el trabajo diario de la empresa. En el siguiente apartado mostramos paso por paso todo lo necesario para el manejo de este modulo de servicios.

2. Facturas de Servicio Una vez cerrada una orden el sistema realizara automticamente la factura de servicio. El asiento contable de esta factura debe ser realizado manualmente.

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3. Tcnicos Este mantenimiento nos permite insertar la informacin de los mecnicos que laboran en la empresa. Para agregar un nuevo mecnico haga click derecho sobre la barra de detalle y elija la opcin deseada.

4. Archivo de Servicios Este mantenimiento nos permite introducir al sistema los diferentes servicios que ofrece Cayena 2.0Deluxe


la empresa. Para agregar un servicio haga click sobre el botn agregar y digite la informacin que se le pide. Si quiere hacer una bsqueda avanzada de los servicios ya introducidos al sistema haga click en el botn de consulta y digite los datos de bsqueda para obtener la informacin deseada.

5. Recepcionista Este mantenimiento nos permite introducir al sistema las recepcionistas que estarn encargadas de recibir los vehculos de mano de los clientes. Para insertar la informacin haga click derecho sobre la barra de detalle y digite la informacin que se le solicite.

6. Equipos Podemos insertar toda la informacin deseada acerca de los vehculos y equipos que Cayena 2.0Deluxe


recibimos de manos de los clientes. Para insertar la informacin haga click en agregar y siga los pasos del sistema. Para insertar la marca y los modelos haga click en los botones Marcas y Modelos respectivamente y siga los pasos que indica el sistema.

7. Reportes de Servicios El modulo de servicios cuenta con los siguientes reportes: Listado de diario de rdenes de trabajo: Muestra los ordenes de trabajos digitados en el Cayena 2.0Deluxe


sistema durante el periodo seleccionado por el usuario. Listado de recepcin de vehculos: Muestra los vehculos y equipos recibidos, las ordenes de servicio a la cual pertenecen, el nmero de la placa, el nombre y el nmero del propietario. Listado de consumo por ordenes: Muestra los servicios o los materiales utilizados en una orden de servicio. Listado histrico de vehculos: Muestra un archivo histrico de los servicios realizados a un automvil o equipo. Listado de ordenes de servicio: Muestra un archivo histrico de las ordenes de servicio efectuadas. Listado de ordenes por cliente: Muestra un listado de las ordenes de servicio segn el cliente a quien se le realizo. Listado de vehculos: Muestra un listado de los vehculos insertados en el sistema y el ultimo servicio que se le realizo. Listado de rdenes por comisin de mecnico: Muestra las ordenes de servicios realizados por los mecnicos y la comisin que les corresponde por los trabajos realizados.

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Capitulo V Modulo de Equipos

Modulo de EquiposGrficos y Descripcin

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Este modulo tiene como objetivo registrar los equipos que sern o estn alquilados. 1. Equipos de Alquiler En este modulo el usuario puede registrar los equipos de alquiler. Para ello el usuario necesita dar click en , luego llena los espacios, para la categora, da doble click en el espacio en blanco, al realizar esto le aparecer una nueva pantalla, en ella da click derecho y selecciona el agregar, llena los espacios y le da a guardar. Para la marca realiza la misma operacin que en categora. Ya introducido los datos, da click en guardar. Para agregar la serie, da click derecho, selecciona agregar, llena los espacios, selecciona el estatus y luego da click en guardar.

2. Facturas de Alquileres Este modulo permite al usuario registrar la factura del alquiler del equipo. Para esto el usuario selecciona el cliente, Luego da click derecho y selecciona agregar, una vez hecho esto aparecer la pantalla de consulta de equipos, seleccione el equipo dando doble click sobre el, por ultimo da click en guardar. Cayena 2.0Deluxe


3. Reportes de Alquileres Esta pantalla sirve para obtener los reporte del los equipos en alquiler. Seleccione el listado a imprimir, coloca el rango de fecha y da click en imprimir.

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Capitulo VI Modulo de Cuentas Por Cobrar

Modulo de Cuentas Por CobrarGrficos y Descripcin 1. Funcionamiento del Modulo de Cobros Cayena 2.0Deluxe


El modulo de cobros nos permite controlar, el auxiliar de cuentas por cobrar, aqu se da apertura al archivo de clientes, en donde registramos las informaciones generales de los clientes (nombre, direccin, telfono, balance, limite de crdito), el sistema asigna un cdigo de forma automtica a cada cliente ingresado en la base de datos. Luego podemos realizar movimientos y cargarlos al cliente deseado, los movimientos de facturas, proceden de forma automtica los recibos de ingresos son registrados en el sistema al igual que las notas de crdito y debito. Una vez que los movimientos son procesados, el usuario estar listo para obtener reportes sobre la situacin crediticia de cada cliente. En cuanto a los asientos contables estos son generados de forma automtica, utilizando los filtros de posteos establecidos en l modulo de contabilidad general. Consta de las siguientes opciones: Mantenimiento de Clientes. Mantenimiento de cobradores Recibos de Ingreso. Notas de Crdito. Consulta de clientes. Reportes de Cuentas por Cobrar.

1. Archivo de Clientes Este archivo guarda las informaciones de los clientes, registrndose sus datos generales (Nombre, Rnc, direccin, telfono, etc.), as como su balance a la fecha y el lmite de crdito. Tambin nos da un detalle de las transacciones realizadas por el cliente, estos Cayena 2.0Deluxe


movimientos son realizados a travs de las ventas y los movimientos de cuentas por cobrar (Recibos de Ingreso, Notas de Crdito/Debito. Para agregar, modificar o eliminar clientes proceda acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Si desea ejecutar bsqueda avanzada por descripcin o referencia haga click en el botn , o presione la tecla F3. Luego proceda acorde con los requerimientos del programa.

2. Recibos de Ingreso El registro de los recibos de ingreso, permite al usuario el cobro de sus facturas pendientes dentro del sistema. En este estn incluidas las facturas y notas de debito, que han sido registradas a un cliente especfico. Los recibos de ingreso se pueden agregar, Cayena 2.0Deluxe


modificar o eliminar, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Durante el proceso de registro de los recibos, el usuario puede especificar el vendedor que ejecuto el cobro y la forma de pago (Efectivo-Cheque-Tarjeta), adems puede especificar el numero del cheque o la tarjeta y el numero de recibo provisional si existiese alguno. Una vez registrados los datos generales del recibo, el usuario puede proceder a aplicar el pago a las diferentes facturas pendientes, pudiendo establecer descuentos en cada una de ella por separado. Al finalizar la aplicacin de facturas, el total aplicado debe coincidir con el valor total del recibo, de no ser as un mensaje de error ser desplegado, impidiendo al usuario guardar el recibo hasta que no haya sido corregida la situacin. Si el usuario desconoce los nmeros de facturas pendientes, puede buscar ayuda haciendo sobre la hoja de detalle y luego escoger las facturas a pagar. El asiento contable del recibo procesado, se genera de forma automtica, pero el usuario puede modificarlo haciendo click en el botn . Para buscar recibos registrados haga click en el botn o presione F3. Para imprimir el recibo de ingreso haga click en el botn o presione la tecla F12.

Es importante tomar en cuenta que la impresin del recibo esta diseada para papel 81/2 x 51/2, por lo tanto es altamente recomendable configurar la impresora, de modo que el tipo de papel sea Custom o Personalizado.

3. Notas de crdito Las notas de crdito permiten al usuario reducir el balance de las facturas registradas en el modulo de cuentas por cobrar, estos documentos son emitidos por mltiples razones (descuentos, mercanca no recibida, etc.). Para acceder a este modulo hacemos click en Cayena 2.0Deluxe


el botn. Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar las notas de crdito, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Al momento de registrar la nota de crdito, el usuario debe introducir el cdigo del cliente y un breve detalle que explique el motivo del movimiento. Luego puede proceder a aplicar el pago a las diferentes facturas pendientes. El monto a aplicar se pone en el campo pagado en la hoja de detalle. El nmero de la nota de crdito es generado de forma automtica por el sistema, cuando el usuario guarda las informaciones. Si el usuario desconoce los nmeros de facturas pendientes, puede buscar ayuda haciendo sobre la hoja de detalle y luego escoger las facturas a las cuales se va aplicar la nota de crdito. Para buscar notas de crdito registradas haga click en el botn . Para imprimir la nota de crdito haga click en el botn . Es importante tomar en cuenta que la impresin de este documento, esta diseada para papel 81/2 x 51/2, por lo tanto es altamente recomendable configurar la impresora, de modo que el tipo de papel sea Custom o Personalizado.

4. Notas de debito Las notas de debito permiten al usuario aumentar el balance de las cuentas por cobrar de un cliente en particular. Los dbitos actan en el mismo sentido de la factura, son documentos independientes que pueden ser rebajados por los recibos de ingreso o las Cayena 2.0Deluxe


notas de crdito, estos documentos son emitidos por mltiples razones (cambios de precio, aumento en la cantidad de mercanca facturada, etc.). Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar las notas de debito, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Al momento de registrar la nota de debito, el usuario debe introducir el cdigo del cliente, un breve detalle que explique el motivo del movimiento y el valor a ser aplicado. El nmero de la nota de debito es generado de forma automtica por el sistema, cuando el usuario guarda las informaciones. Para buscar notas de debito registradas haga click en el botn . La imprimir la nota de debito haga click en el botn . Es importante tomar en cuenta que la impresin de este documento, esta diseada para papel 81/2 x 51/2, por lo tanto es altamente recomendable configurar la impresora, de modo que el tipo de papel sea Custom o Personalizado.

5. Consulta de clientesUse esta opcin para consultar los movimientos que ha tenido un cliente en un rango de fecha establecido. Cayena 2.0Deluxe


Pasos para consultar el movimiento de un cliente: 1) Introducir el cdigo del cliente y el rango de fechas que nos interesa consultar. 2) Hacemos click en el botn y automticamente aparecern en la ventana los movimientos realizados en ese rango de fecha. 3) Si desea ver el documento base que genera el movimiento haga click en el botn . Si el usuario desconoce el cdigo del cliente puede hacer click en el botn con el smbolo de la lupa para abrir el men de la bsqueda avanzada.

6. Reportes de Cuentas por Cobrar Este modulo nos permite imprimir los reportes de Cuenta por Cobrar, ya sea por pantalla o por la impresora, Para imprimir un reporte seguimos los pasos siguientes: Cayena 2.0Deluxe


1) 2) 3) 4)

Seleccionar el reporte que deseamos imprimir, haciendo click l titulo del mismo. Elegimos el medio por el cual lo queremos visualizar, ya sea pantalla o impresora. Insertamos el rango de fecha y cdigo. Presionamos el botn de imprimir.

El men de reportes contiene varias opciones: Listado Maestro de Clientes.: Imprime una lista de los clientes registrados en el sistema, con su cdigo, nombre, telfono, fax, limite de crdito y balance actual en libro. Listado de Transacciones.: Imprime una lista de los clientes que han tenido movimiento en el rango de fecha establecido, detallando la informacin de cada documento que afecto el movimiento, contiene cdigo, nombre, fecha, tipo de documento, numero del documento, factura aplicada y el valor aplicado. Este reporte agrupa los movimientos por cliente. Listado de Documentos.: Lista los documentos emitidos en el rango de fecha establecido, imprimiendo l numero y tipo de documento, la fecha, cdigo, nombre del cliente, factura aplicada y el valor aplicado. Este reporte agrupa los movimientos por tipo de documento. Listado de Facturas Pendientes.: Lista las facturas pendientes que tienen los clientes vencidas a la fecha final establecida por el usuario. Este agrupa las facturas por cliente, detallando la fecha de registro y vencimiento, as como los das que tiene de vencida y el valor vencido. Listado Anlisis de Saldo por Antigedad.: Lista los clientes registrados en el sistema, con los balances pendientes agrupados por cantidad de das vencidos (No vencidas, 1-30, 31-60, 61-90 y ms de 90). Estados de Cuenta.: Imprime un estado con los datos del cliente, detallando las facturas vencidas a la fecha final establecida por el usuario. Este muestra la fecha de registro y vencimiento, as como los das que tiene de vencida y el valor vencido. Listado de Cobros.: Lista los recibos de ingreso registrados en el sistema, en el rango de fecha establecido por el usuario. Este reporte imprime el nmero y fecha del recibo, el cdigo y nombre del cliente, as como el valor cobrado.

Listado de Notas de crdito.: Lista las notas de crdito registrados en el sistema, en el rango de fecha establecido por el usuario. Este reporte imprime el nmero y fecha del documento, el cdigo y nombre del cliente, as como el valor acreditado. Cayena 2.0Deluxe


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Capitulo VII Modulo De Cuentas Por Pagar

Modulo De Cuentas Por PagarGrficos y Descripcin Cayena 2.0Deluxe


El modulo de pagos nos permite controlar, el auxiliar de cuentas por pagar, aqu se da apertura al archivo de suplidores, en donde registramos las informaciones generales de los suplidores (nombre, rnc, direccin, telfono, balance, limite de crdito), el sistema asigna un cdigo de forma automtica a cada suplidor ingresado en la base de datos. Luego podemos realizar movimientos y cargarlos al suplidor deseado, las facturas y notas de debito/crdito son registradas al sistema de forma directa, mientras los cheques son registrados de forma automtica, a partir del modulo de efectivo. Una vez que los movimientos son procesados, el usuario estar listo para obtener reportes sobre la informacin de cada suplidor. En cuanto a los asientos contables estos son generados de forma automtica, utilizando los filtros de posteos establecidos en l modulo de contabilidad general. Consta de las siguientes opciones: Mantenimiento de Suplidores. Registro de Facturas de Compra. Registro de Notas de Debito/Crdito. Consulta de Movimientos de Suplidores Reportes de Cuentas por Pagar.

1. Archivo de Suplidores Este archivo guarda las informaciones de los suplidores, registrndose sus datos generales (Nombre, Rnc, direccin, telfono, etc.), as como su balance a la fecha y el Cayena 2.0Deluxe


lmite de crdito. Esta opcin tambin puede ser activada desde el modulo de Ordenes de Compra, y suministra informacin sobre los suplidores al modulo de inventarios. Es importante en caso de que sea necesario agregar a cada suplidor una cuenta contable ya que algunos posteos contables requerirn de esta cuenta. Para agregar, modificar o eliminar suplidores proceda acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Si desea ejecutar bsqueda avanzada por descripcin o referencia haga click en el botn , luego procesa acorde con los requerimientos del programa.

3. Registro de Facturas de compra Las facturas de suplidores constituyen la forma directa de registrar las deudas de la empresa, estos documentos aumentan el balance del suplidor, luego pueden ser pagadas desde el modulo de efectivo al momento de registrar los cheques o con aplicaciones de Cayena 2.0Deluxe


las notas de crdito y debito que emiten los suplidores... Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar las facturas, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Durante el proceso de registro de las facturas, el usuario debe especificar el cdigo del suplidor y el nmero del documento emitido, as como su valor y fechas de registro y vencimiento. El comprobante fiscal que viene impreso en la factura debe ser digitado en el campo correspondiente. En el caso de que la compra haya sido de gastos menores o proveedores informales, entonces elegimos en el campo TP. NCF el tipo de comprobante requerido para que el sistema asigne uno de la secuencia que tiene destinado para tal fin. El formulario posee tambin un desglose de valores, en el cual podemos especificar los Total exento, Total gravado, itbis, descuento, impuesto sobre la renta, itbis retenidos, otros impuestos, y neto a pagar. Si el usuario desconoce el cdigo del suplidor, puede buscar ayuda haciendo click en el botn de consulta o escogiendo el nombre del suplidor de la lista de nombres. Si al momento de hacer una recepcin de mercancas marcamos el campo de que aplica a cuentas por pagar, esto nos generara una factura de compras. Si el posteo contable de la recepcin de mercancas esta configurado correctamente en el modulo de contabilidad este tambien ser el asiento contable de la factura generada mediante una recepcin de mercancas.

4. Registro notas de debito y crdito Las notas de debito y crdito permiten al usuario reducir o aumentar el balance de las Cayena 2.0Deluxe


facturas registradas en el modulo de cuentas por pagar, estos documentos son emitidos por mltiples razones (descuentos, mercanca no recibida, etc.). Para acceder a este modulo hacemos click en el botn . Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar las notas de debito y crdito, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Al momento de registrar el documento, el usuario debe introducir el cdigo del suplidor, el nmero del documento, la fecha y el valor total de la nota, as como un breve detalle que explique el motivo del movimiento. Luego debe proceder a aplicar el pago a las diferentes facturas pendientes. Si el usuario desconoce los nmeros de facturas pendientes, puede buscar ayuda haciendo sobre la hoja de detalle y luego escoger las facturas a pagar. El asiento contable del documento procesado, debe ser especificado por el usuario haciendo click en el botn . Para buscar notas de debito y crdito registradas haga click en el botn consultar.

5. Consulta de suplidores Use esta opcin para consultar los movimientos que ha tenido un suplidor en un rango de fecha establecido. Pasos para consultar el movimiento de un cliente: Cayena 2.0Deluxe


1) Introducir el cdigo del suplidor y el rango de fechas que nos interesa consultar. 2) Hacemos click en el botn y automticamente aparecern en la ventana los movimientos realizados en ese rango de fecha. 3) Si desea ver el documento base que genera el movimiento haga click en el botn . Si el usuario desconoce el cdigo del cliente puede hacer click en el botn con el smbolo de la lupa para abrir el men de la bsqueda avanzada.

6. Reportes de Cuentas por pagar Este modulo nos permite imprimir los reportes de Cuenta por Pagar, ya sea por pantalla o por la impresora, Para imprimir un reporte seguimos los pasos siguientes: Cayena 2.0Deluxe


1) 2) 3) 4)

Seleccionar el reporte que deseamos imprimir, haciendo click l titulo del mismo. Elegimos el medio por el cual lo queremos visualizar, ya sea pantalla o impresora. Insertamos el rango de fecha y cdigo. Presionamos el botn de imprimir.

El men de reportes contiene varias opciones: Listado Maestro de Suplidores.: Imprime una lista de los suplidores registrados en el sistema, con su cdigo, nombre, telfono, fax, limite de crdito y balance actual en libro. Listado de Transacciones.: Imprime una lista de los suplidores que han tenido movimiento en el rango de fecha establecido, detallando la informacin de cada documento que afecto el movimiento, contiene cdigo, nombre, fecha, tipo de documento, numero del documento, factura aplicada y el valor aplicado. Este reporte agrupa los movimientos por suplidor. Listado de Documentos.: Lista los documentos emitidos en el rango de fecha establecido, imprimiendo l numero y tipo de documento, la fecha, cdigo, nombre del suplidor, factura aplicada y el valor aplicado. Este reporte agrupa los movimientos por tipo de documento.

Listado de Facturas Pendientes.: Lista las facturas pendientes que tienen las suplidoras vencidas a la fecha final establecida por el usuario. Este agrupa las facturas por suplidor, detallando la fecha de registro y vencimiento, as como los das que tiene de vencida y el valor vencido. Cayena 2.0Deluxe


Listado Anlisis de Deuda por Antigedad.: Lista los suplidores registrados en el sistema, con los balances pendientes agrupados por cantidad de das vencidos (No vencidas, 1-30, 31-60, 61-90 y ms de 90). Diario de compras: Como su nombre lo indica muestra un cronolgico de las compras realizadas por la empresa con todos sus valores en un periodo de tiempo.

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Capitulo VIII Modulo De Efectivo

Modulo De EfectivoGrficos y Descripcin Este modulo proporciona al usuario, una herramienta para el control de las diferentes cuentas bancarias, aqu se da apertura al archivo de bancos, en donde registramos las informaciones generales de la cuenta bancaria (nombre del banco, numero de cuenta, Cayena 2.0Deluxe


sucursal, oficial de cuenta, cuenta contable, balance), el sistema asigna un cdigo de forma automtica a cada cuenta ingresada en la base de datos. Luego podemos realizar movimientos (Depsitos, Cheques, Cargos y Notas de Crdito), los movimientos son registrados al sistema de forma directa, en el caso de los cheques, estos interactan con el modulo de cuentas por pagar, permitiendo al usuario el pago de facturas pendientes de pago. Una vez que los movimientos son procesados, el usuario estar listo para obtener reportes sobre la informacin de cada cuenta. El usuario puede conciliar de forma sencilla los cheques y depsitos que pasan por el banco, solo con hacer doble click sobre la lista de documentos en transito. En cuanto a los asientos contables estos son registrados de forma manual por el usuario, haciendo click en el botn . Efectivo consta de las siguientes opciones: Mantenimiento de Bancos. Registro de Transacciones. Depsitos y Notas de Debito y Crdito Cheques. Caja chica. Conciliacin Bancaria. Reportes de Efectivo.

1. Cuentas Bancarias Este archivo guarda las informaciones de las cuentas bancarias, registrndose sus datos generales (nombre del banco, numero de cuenta, sucursal, oficial de cuenta, cuenta contable, balance), aqu se define tambin la secuencia de los cheques, los cuales son numerados de forma automtica por el sistema, tomando como punto de control el Cayena 2.0Deluxe


campo Ultimo Cheque, que nos dice el numero del ultimo cheque registrado. El balance de la cuenta se actualiza de manera automtica, a partir del registro de movimientos, si deseamos aumentar el balance, entonces debemos registrar un deposito o una nota de crdito, si por el contrario queremos disminuir el balance, entonces registramos un cheque o una nota de debito. En este modulo aparece la opcin Configurar la impresin de Cheques la cual tenemos la opcin de ajustar la impresin de los cheques por separado a cada una de nuestras cuentas bancarias. Para ajustar una impresin de cheques es sencillo solo tenemos que configurar los encabezados, las coletillas y las cuentas contables (Opcional) asignndoles su posicin vertical y su posicin horizontal a cada uno de sus campos. En caso de que no desee mostrar algn campo solo debe ponerle sus posiciones en 0, como por ejemplo si el cheque no tiene cuentas contables les ponemos todos los valores en 0 y as sucesivamente. Luego asignaremos la configuracin de tamao del papel en pulgadas. Por ultimo tenemos el botn Previsualizar en el cual podemos visualizar los ajustes que hemos realizado. Para agregar, modificar o eliminar cuentas bancarias proceda acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Si desea ejecutar bsqueda avanzada por descripcin o referencia haga click en el botn , luego procesa acorde con los requerimientos del programa.

2. Registro de Depsitos y Notas de Debito y Crdito En esta opcin el usuario puede registrar los movimientos que aumentan o disminuyen el balance de la cuenta de banco. Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar movimientos, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Cayena 2.0Deluxe


Durante el proceso de registro de movimientos, el usuario debe especificar el tipo de movimiento, el cdigo de la cuenta bancaria, el nmero del documento emitido, as como su valor y fecha de registro. El campo beneficiario debe tener informacin registrada, pues este dato es utilizado en los reportes de efectivo para identificar el destino de los movimientos. Hay campos agregados para el nmero de comprobante fiscal, el RNC y el tipo de gasto o costo. El documento puede presentar tres estatus: 1) Digitado: Ocurre cuando el movimiento aun no ha pasado por el banco o sea esta en transito. Las notas de debito y crdito no aceptan este estatus, pues al ser emitidas por el banco mismo, entran en estatus Conciliada. 2) Conciliado: Esto ocurre cuando el usuario concilia el documento, utilizando la herramienta de conciliacin, este estatus nos dice que ya el documento pas por el banco. 3) Anulado: Se presenta cuando el usuario anula el documento, entonces el valor del mismo es actualizado a cero y el balance de la cuenta bancaria aumenta o disminuye dependiendo del tipo de documento anulado. Si el usuario desconoce el cdigo de la cuenta bancaria, puede escogerla de la lista de nombres de los bancos. El asiento contable del recibo procesado, deber ser registrado de forma manual por el usuario, haciendo click en el botn .

4. Solicitud de Cheques Permite registrar como solicitud los cheque, para su posterior autorizacin. El usuario necesita dar click en agregar, llena los espacios, y luego da click en guardar. En caso de modificar, eliminar o consultar, solo debe presionar el botn que lo indica.

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4. Registro de cheques Como todos sabemos los cheques son los documentos que nos permiten disponer del efectivo que tenemos en nuestras cuentas bancarias, por lo tanto la emisin de un cheque constituye una disminucin en el balance de la cuenta. En nuestro sistema, el registro de los cheques ejecuta esta tarea, pero tambin nos permiten la interaccin con Cayena 2.0Deluxe


el modulo de cuentas por pagar, de forma tal que podemos emitir un cheque al suplidor XYZ y en el mismo documento aplicamos este valor al pago de las facturas pendientes de pago de este suplidor. Una vez dentro de la ventana podemos agregar, modificar o eliminar los cheques, procediendo acorde con los pasos explicados en l capitulo II. Al momento de registrar el cheque, el usuario debe introducir el cdigo de la cuenta bancaria, el cdigo del suplidor o beneficiario (si el cheque no afecta cuentas por pagar, entonces utilizamos el cdigo 1 y escribimos de forma manual el nombre del beneficiario), debemos registrar tambin la fecha y el valor del cheque, as como un breve detalle que explique el concepto del cheque. Si el cheque aplica a cuentas por pagar, seleccionamos SI y hacemos click en el botn de aplicacin , luego se procede a seleccionar las facturas pendientes de pago. En el proceso de seleccin de las facturas. Al finalizar la aplicacin de facturas, el total aplicado no puede ser mayor que el valor total del documento, de no ser as un mensaje de error ser desplegado, impidiendo al usuario guardar el documento hasta que no haya sido corregida la situacin. El asiento contable del documento procesado, puede ser especificado por el usuario en el mantenimiento de posteos contables. La cuenta contable del banco debe ser colocada en el mantenimiento de cuentas bancarias para que esta cuenta sea el crdito al momento de hacer un cheque de ese banco. En el caso de que se marque que el cheque aplique a cuentas por pagar el debito ser la cuenta que este configurada en el posteo contable. Si se elige un suplidor para hacerle el cheque y se marca que no aplica a cuentas por pagar, entonces el debito ser la cuenta contable que tenga el suplidor en el mantenimiento de suplidores. Si el cheque es por otra razn distinta a las ya mencionadas entonces el asiento contable debe ser hecho manualmente por el usuario haciendo click en el botn contabilidad. Para buscar cheques registradas haga click en el botn . Al igual que en los Depsitos y Notas de debito y crdito el cheque puede presentar tres estatus: 1) Digitado: Ocurre cuando el cheque aun no ha pasado por el banco o sea esta en transito. 2) Conciliado: Esto ocurre cuando el usuario concilia el cheque, utilizando la herramienta de conciliacin, este estatus nos dice que ya el cheque fue pagado por el banco. 3) Anulado: Se presenta cuando el usuario anula el cheque, entonces el valor del mismo es actualizado a cero y el balance de la cuenta es aumentado con el valor del cheque. Los cheques que afecten a cuentas por pagar validan la existencia del suplidor registrado y el movimiento generado por estos es organizado en el archivo de cuentas por pagar con el tipo C, y su valor es de origen negativo. Los cheques que afecten a cuentas por cobrar se aplican para hacerle un cargo a un cliente o un empleado ya sea por el motivo cual sea y se le carga en el campo llamado Cayena 2.0Deluxe


Cargo a seleccionando de hay algn cliente o empleado. Si esta usando cheques en forma continua el sistema nos permite imprimirlos, para hacer esto haga click en el botn . Para definir su formato de impresin haga click en el logo de cheque que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

4. Caja chica Este modulo nos permite hacer los desembolsos de caja chica por el sistema e imprimir los vales de caja chica. El proceso es bastante sencillo. Hacemos click en agregar y digitamos las informaciones que se nos pide en la plantilla de caja chica. La plantilla tiene integrado su campo para agregar los comprobantes fiscales que vengan impresos Cayena 2.0Deluxe


en la factura. Si corresponde un gasto menor o de proveedores informales entonces tan solo debemos elegir el tipo de comprobante fiscal en el campo TP.NCF para que el sistema le asigne uno del contador de comprobantes fiscales de este tipo. En la parte superior derecha contamos con los campos para introducir las cantidades y para las retenciones necesarias. Es muy importante tener en cuenta que estos comprobantes fiscales formaran parte del reporte de compras que genera el sistema para fines de envi a la Direccin General de Impuestos Internos. Podemos imprimir el recibo de caja chica presionando la tecla F12. Podemos imprimir un reporte de los recibos de caja chica emitidos haciendo un click en el botn Reporte. Para hacer la reposicin de caja chica tan solo debemos presionar la tecla F8 o hacer click en el botn Reposicin. Luego de presionar reposicin el siguiente paso es el de elegir el rango de comprobantes que abarcara la reposicin ya que la suma de estos ser el monto de cheque a emitir. El segundo paso es el de elegir el banco y poner el nombre de la persona a nombre de quien se emitir el cheque. Por ultimo debemos agregar la fecha de reposicin y presionar F9 o hacer click en Ejecutar. Para visualizar el cheque generado tan solo basta con ir al modulo de cheques para verlo. Los asientos contables pueden hacerse manualmente haciendo click en el botn Contabilidad o configurndolos en el mantenimiento de asientos contables en el modulo de contabilidad

.5. Conciliacin Bancaria Esta herramienta permite al usuario conciliar el balance en libro de las cuentas, contra el balance segn el banco emisor. Para realizar el procedimiento, luego introduzca el cdigo del banco y presione la tecla Enter. Luego introduzca la fecha de corte, si desconoce el cdigo del banco puede buscar por nombre utilizando el botn de consulta. Una vez introducido los datos haga click en el botn , de inmediato sern Cayena 2.0Deluxe


desplegados en pantalla los cheques y depsitos en transito, permitiendo al usuario conciliarlos haciendo doble click en el campo conciliar de la lnea de detalle. Al concluir de seleccionar los documentos a ser conciliados, el usuario har click en el botn , entonces el sistema cambiara el estatus a los documentos seleccionados. Para imprimir el reporte de conciliacin, haga

manual de cayena 2.0 a

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