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CAMARA DE COMERCIO DE ARAUCA

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CONTENIDO

1. CAPITULO I. PRESENTACION DE LA EMPRESA.

1.1. Objetivo de Este Manual. 1.2. Reseña Histórica.

1.3. Organigrama. 1.4. Valores corporativos. 1.5. Principios.

1.6. Direccionamiento Estratégico: Misión, Visión y Propósitos Institucionales. 1.7. Contexto de la Organización.

1.8. Funciones. 1.9. Servicios. 1.10. Partes Interesadas.

1.11. Comunicaciones. 1.12. Requisitos Legales y Normativos.

2. CAPÍTULO II. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

2.1. Política de Calidad 2.2. Objetivos de Calidad. 2.3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

2.4. Autoridad, Roles y Responsabilidades del Sistema de Gestión de Calidad. 2.5. Aplicabilidad del Sistema de Gestión de Calidad.

2.6. Seguimiento, Control y Medición del Sistema. 2.7. Control de Cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2.8. Procedimientos Documentados.

2.9. Interrelación y Mapa de Procesos. 3. CAPITULO III. ADMINISTRACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA.

3.1. Control de este manual.

3.2. Control de la Información Documentada. 3.3. Referencias.


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1. CAPÍTULO I. PRESENTACION DE LA EMPRESA.

1.1. Objetivo de este Manual. El manual de calidad de la Cámara de comercio de Arauca tiene como finalidad presentar los requisitos

que debe cumplir su Sistema de Gestión de Calidad establecido bajo la Norma NTC ISO 9001:2015 , las

Características de la organización y su relación con el cliente y la prestación de los Servicios.

1.2. Reseña Histórica.

En el año 1986, el país y el mundo se sorprendían con la asombrosa noticia del descubrimiento

de los magníficos yacimientos petroleros de Caño Limón en el departamento de Arauca. El

comercio Araucano, lesionado gravemente por la recesión originada en la devaluación del

bolívar en 1983, asumía la esperanza de que la nueva riqueza del recurso de los hidrocarburos

elevaría los índices de crecimiento de la economía regional.

El interés y el entusiasmo que asumió con espíritu de trabajo un reducido núcleo de

comerciantes, conscientes de las dificultades que enfrentaban para cumplir con las exigencias

legales del ejercicio comercial, organizado y regulado de acuerdo con las normas y al tener

que desplazarse a Boyacá y el Norte de Santander para realizar trámites de inscripciones les

resultaba muy oneroso y requería de tiempo para estos desplazamientos.

Es así como el liderazgo y tesón del señor Adalberto Jaimes Ochoa y comerciantes araucanos

presentaron al gobierno nacional la solicitud de creación de la Cámara de Arauca

EL Presidente Belisario Betancourt Cuartas mediante Decreto Presidencial Nº 1745 del 29 de

mayo de 1986 crea la CÁMARA DE COMERCIO DE ARAUCA, El acto legal ordenó el

nacimiento del nuevo ente señalándole como jurisdicción los municipios y corregimientos de la

entonces Intendencia de Arauca y el Municipio de Cubará, en el Departamento de Boyacá.

Pendiente la puesta en marcha de la agremiación, el Decreto señaló el carácter provisional de

la Primera Junta Directiva, que estuvo integrada, así:


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PRINCIPALES: Adalberto Jaimes, Samuel Sánchez, Tomás Guerrero, Fabiola Forero, Edwin Restrepo Urrego, Leonel Pérez Bareño

SUPLENTES:

Alfonso Santoyo, Miguel Matus, Luis A. Colmenares, Arturo Ávila, Jairo Morales y Alicia Luna.

Es la persistencia en el liderazgo de la política fronteriza de desarrollo regional lo que simboliza

la gestión de la Cámara de Comercio de Arauca en sus 30 años de dinámica y sólida

existencia. Nunca renunciar al propósito de construir el verdadero sueño de la Arauca post-

petrolera hacia un futuro luminoso, pacifico, no violento en armonía con la naturaleza,

conectado en solidaridad, jalonadora de empresas y fecunda interrelación con el resto del

mundo, es la carta de navegación del emblemático sector gremial de la empresa y el capital

privado.

La Cámara de Comercio de Arauca se integró con su homóloga de Guadualito en la República

de Venezuela para estructurar por la Cámara Binacional, en la búsqueda de acuerdos y para

la compatibilización de las dos economías en la región fronteriza y, para impulsar proyectos de

interés común, como la Ruta de los Libertadores, y la Zona Franca de Arauca, haciendo parte

de las Cámaras de Comercio de Venezuela Y Colombia de la frontera denominadas

CAVECOFRON.

Esta integración se debilitó por cambio en las políticas de gobierno de Venezuela, su

legislación las relaciones binacionales y cierre de frontera.

La cámara de comercio, quien representa al sector empresarial, comunidad en general, vela

por el desarrollo y progreso constante de su jurisdicción, para esto promueve la competitividad

y productividad de todos los sectores y por lo tanto contribuir al mejoramiento de la calidad de

vida de sus habitantes.

Al cumplir los 30 años la Cámara de Comercio de Arauca dentro de su transformación

estratégica lidera la agenda de competitividad regional y se visiona se visiona como la entidad

líder en la estructuración de proyectos para conectar la economía de Arauca con el mundo.

Para ello ha definido tres unidades estratégicas de negocios como son los Registros Públicos delegados por el Estado, los Servicios Empresariales y la Estructuración y Ejecución de Proyectos


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1.3. Organigrama.


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1.4. Valores corporativos. Honestidad: Cualidad determinante en las relaciones internas y externas, garantizando una conciencia

clara ante mí y ante los demás. Responsabilidad: Capacidad de asumir y cumplir los compromisos y consecuencias de nuestros actos

en el medio que nos rodea.

Respeto: Acatar las normas de convivencia valorando y estimulando a las personas. Puntualidad: Nos ayuda a estar a tiempo para cumplir con nuestras obligaciones "Da distinción"

Trabajo en equipo: Compromiso para alcanzar los objetivos comunes mediante la motivación,

coordinación y disponibilidad. Lealtad: Es responder con fidelidad generando confianza, defendiendo los interese y el buen nombre

de la institución. 1.5. Principios. Ética: Conjunto de normas morales que regulan el comportamiento del ser humano.

Tolerancia: Es aceptar el modo de pensar y actuar de las personas reconociendo las libertades y derechos de los demás.

Transparencia e integridad: Es el reflejo de una persona recta, creativa e intachable en sus labores

cotidianas.

Igualdad: Asegurar que todas las actividades de la entidad estén orientadas efectivamente hacia el

desarrollo de oportunidades y destrezas en igualdad de condiciones. 1.6. Direccionamiento Estratégico.

Misión.

La Cámara de Comercio de Arauca lidera la agenda de competitividad regional alrededor de potentes apuestas, a través de la estructuración limpia y rentable de proyectos y convenios generando

credibilidad y liderazgo regional.

Visión. En el año 2020 la Cámara de Comercio de Arauca será la entidad líder regional en la estructuración de proyectos que promueven la competitividad empresarial y regional, siendo reconocido como el actor

que hace posible conectar la economía de Arauca con el mundo.


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Propósitos Institucionales

Apoyar el desarrollo del comercio de pequeñas y medianas industrias a través de acciones de

capacitación integración, asesorías y promoción comercial

Propender la Integración Regional Fronteriza, a través de la Cámara Binacional.

1.7. Contexto de la Organización. LA CAMARA DE COMERCIO DE ARAUCA realiza el análisis del contexto organizacional mediante el Informe Elaborado por Presidencia denominado ANÁLISIS DE ESTRUCTURA, CONTEXTO Y ORGANIZACIÓN, y mediante una consultoría para el Mejoramiento de la Estrategia Corporativa.

1.8. Funciones.

Las cámaras de comercio ejercerán las funciones señaladas en el artículo 86 del Código de Comercio y en las demás normas legales y reglamentarias y las que se establecen a continuación, de acuerdo al Decreto1074 del 2008. 1. Servir de órgano consultivo del Gobierno Nacional y, en consecuencia, estudiar los asuntos que éste someta a su consideración y rendir los informes que le soliciten sobre la industria, el comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades; 2. Adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan; 3. Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos; 4. Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada por cada Cámara de Comercio dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes; 5. Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales; 6. Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales,


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científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva Cámara de Comercio; 7. Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen; 8. Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones; 9. Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar en programas nacionales de esta índole; 10. Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de las cámaras de comercio y el acceso a los servicios y programas especiales; 11. Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los registros públicos, para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la misma; 12. Prestar servicios remunerados de información valor agregado que incorpore datos de otras fuentes; 13 Desempeñar y promover actividades de veeduría cívica en de interés general de su correspondiente jurisdicción; 14 Promover programas, y actividades en favor de los productivos de las regiones en que corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo; 15. Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y cuando se pueda demostrar que proyecto representa un avance tecnológico o suple necesidades o implica el desarrollo para la región; 16. Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados; 17. Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios; 18. Publicar la noticia mercantil de que trata numeral 4 del artículo 86 del Código de Comercio, podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las cámaras de comercio, a través de Internet o por cualquier medio electrónico que lo permita;


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19. Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos desarrollo económico, social y cultural en el que la Nación o los territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades ánimo de lucro tengan o hayan comprometido sus recursos; 20. Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo económico, cultural o social en Colombia; 21. Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades; 22. Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la Ley de 1999, de manera directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas; 23. Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas, bienes, o servicios se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con fin conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas entidades;

1.9. Servicios.

Los servicios que presta la Cámara de Comercio de Arauca están se prestan dentro del ámbito Público los Cuales son los Delegados por el Estado y Privado como mecanismo que ejecuta la entidad para el cumplimiento de su objeto social y Fortalecimiento del Tejido empresarial con miras a obtener recursos

para la entidad, siempre generando un valor agregado a los beneficiaros en concordancia con los servicios de Registros Públicos.

Servicios Delegados por el Estado:

Registros Públicos. Promoción de la Formalización y el Emprendimiento.

Servicios de Carácter Privado:

Estructuración y ejecución de proyectos.

Capacitaciones. Crecimiento empresarial.

Conciliación y Arbitraje.


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1.10. Partes interesadas.

1.11. Comunicaciones. La comunicación interna y externa de la organización se define mediante el MANUAL y MATRIZ DE COMUNICACIONES de proceso de COMUNICACIONES, donde se definen los siguientes Ítems a controlar en el proceso de comunicación:

Que Comunicar.

Cuando Comunicar.

A quien Comunicar. Como Comunicar. Quien Comunica.

* Atención Ágil y Oportuna,

* Amabilidad

* Areas de Atencion Adecuadas

* Comunicación Eficiente.

*Encuestas de

Satisfacción

* Directora de Registros;

Directora de Desarrollo

Empresarial

*Satisfacción de las necesidades

y Espectativas

*Respuesta a Quejas y

Reclamos* Directora Juridica

* Legalización y Formalización

* Orientación y Asesorías

constantes

* Propiciar encuentros

personalizados en la jurisdicción

de la Cámara

* Capacitaciones Permanentes en

temas empresariales.

* Eventos Culturales en convenios

con Otras Entidades.

*Solicitudes

*Cumplimiento del PAT

*Informes de Estados

Financieros

*Cumplir con los aspectos

definidos por el Sistema de

Gestión de Calidad para el

Suministro de Bienes y Servicios

*Evaluación de proveedores

*Proveedores

debidamente Legalizados y

Registrados

Lider de Compras

* Cumplimiento de Acuerdos

* Fortalecimiento Relaciones

Comerciales

*Retroalimentación a

Proveedores

EMPLEADOS

Son personas naturales con

contratos de trabajo, donde se

definen funciones, metas objetivos,

horarios, subordinación y salario.

PROVEEDORES Y/O

ALIADOS

ESTRATEGICOS

Son aquellos con los cuales se

gestiona una relación ganar-ganar y

de beneficio mutuo en todo lo

concerniente a la contratación y

compra de bienes o servicios.

Anual

CLIENTES

PARTE INTERESADA REQUISITO RETROALIMENTACIÓN

Receptores directos que utilizan el

producto o servicio.

JUNTA DIRECTIVA

Mensual

* Alianzas estratégicas para la

generación de convenios en pro

de la comunidad.

* Cumplimiento de la Normatividad

y Requisitos legales Vigentes.

* Entrega de Informes

*Satisfacción de convenios,

Informes y Notif icaciones.

DESCRIPCION PARTE INTERESADA

GOBIERNO Y

ORGANIZACIONES NO

GUBERNAMENTALES

Convenios: Acuerdo, convención o

pacto f irmado entre la Cámara de

Comercio de Facatativá y otra u otras

entidades o instituciones.

Órgano administrativo de la empresa,

se compone de miembros principales

y suplentes, elegidos por asamblea.

Anual

SEGUIMIENTO

* Empleados de Planta y

Por contrato

* Participar activamente en el

cumplimiento de la Política de

calidad y demás requisitos del

Sistema de Gestión de

Calidad.

* Cumplir con funciones

delegadas Metas y Objetivos.

*Evaluacion de Desempeño

*Cumplimiento del PAT

* Lider de Gestión del

Talento Humano

* Presidencia *

Ejecutiva, Directoras

RESPONSABLE

Anual

Presidente Ejecutivo Mensual

*Toma de decisiones tendientes al

sostenimiento y mejora continua

del Sistema de Gestión de

Calidad.


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1.12. Requisitos Legales y Normativos aplicables a la Entidad.

Las normatividad legal vigente que rige a Las Cámaras de Comercio se encuentra referenciada en la

Matriz de Requisitos Legales que se encuentra en la Intranet Institucional.

2. CAPÍTULO II. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2.1 Política de Calidad.

La Cámara de Comercio de Arauca es una organización privada, de carácter gremial, sin ánimo de lucro,

que representa al sector empresarial, a sus afiliados y a la comunidad en general. Cumpliendo con

nuestras labores desde tres frentes de acción: Los servicios y registros delegados por el estado, los

servicios empresariales y estructuración y elaboración de proyectos. Nuestra institución comprometida

con el mejoramiento contínuo de sus procesos, satisfacción del usuario y desarrollo de talento humano

competente orientado para la toma de decisiones idóneas y oportunas con criterios técnicos, éticos y

legales en entornos cambiantes.

V.2. 27/07/2008

2.2. Objetivos de calidad.

1. Mejorar continuamente la eficiencia de los procesos. 2. Mantener personal competente y en continua actualización.

3. Satisfacer los requisitos de los usuarios. 4. Incrementar la cobertura en los servicios a los usuarios.

5. Mejorar la eficiencia en la oferta de programas cívico-sociales y de apoyo empresarial 6. Mejorar la imagen institucional y oportunidad de los tiempos de respuesta.

Los objetivos de Calidad son medidos y controlados Mediante la Matriz de Objetivos de Calidad F-MC-20

2.3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

Prestación del Servicio de Registros Públicos: Registro Mercantil, Registro Único de proponentes y Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro. Servicios de Capacitación empresarial. Servicio de promoción y apoyo a eventos comerciales, ferias y programas cívico sociales.

2.4 Autoridad, Roles y Responsabilidades del Sistema de Gestión de Calidad.

La Autoridad del Sistema de Gestion de Calidad es la Presidente Ejecutiva quien asume la responsabilidad y compromiso para la aplicación de las disposiciones establecidas en el Sistema de

Gestión de la Calidad de la CAMARA DE COMERCIO DE ARAUCA, expresando al mismo tiempo a todos


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los colaboradores su participación y apoyo en la implementación y mantenimiento de las directrices

definidas a través de este Manual.

Así mismo la Dirección se compromete a:

Rendir cuentas con relación a la eficacia del SGC.

Establecer la Política y Objetivos de Calidad.

Asegurarse de la integración delos requisitos del SGC en los procesos de negocio de la organización

Promover el enfoque en procesos y pensamiento basado en riesgos Asegurar la disponibilidad de recursos necesarios para la implementación y

mantenimiento del SGC. Comunicar la importancia de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del SGC.

Asegurarse del logro de los resultados previstos

Promover la mejora. Apoyar otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que

aplique s sus áreas de responsabilidad.

Para garantizar un seguimiento permanente se cuenta con un Comité de Control Interno y de Calidad quien tiene la responsabilidad de apoyar las revisiones Gerenciales, determinará y aprobará cualquier

modificación que se presente sobre las especificaciones del Sistema de Gestión de la Calidad. El Responsable del Sistema de Gestión de Calidad es del Coordinador de Calidad y los Líderes de cada

proceso los cuales deben mantener la el desempeño e integridad del Sistema, el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y las directrices definidas y establecidas en cada uno de los

procesos para dar cumplir con objetivos y metas que aseguren la conformidad del sistema de gestión de calidad.

Rol en el SGC Cargo

Direccionamiento Estratégico Presidenta Ejecutiva

Coordinador de Calidad Coordinador de Sistemas Integrados

Líder de Proceso de Registro Líder de Formalización y Registro

Líder de Proceso de Desarrollo Empresarial Directora Desarrollo Empresarial

Líder de Proceso de Asesoría Jurídica Directora Jurídica

Líder de Proceso de Gestión Financiera Directora Financiera

Líder de Proceso de Talento Humano Asistente de Presidencia

Líder de Proceso de Compras Leidy Pacheco

Líder de Proceso de Gestión Documental Líder de Gestión Documental

Líder de Proceso de Informática y Tecnología Ingeniero de Sistemas

Líder de Direccionamiento Estratégico Directora Ejecutiva

Líder de Proceso de Mejoramiento Continuo Coordinador de Sistemas Integrados


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2.5. Aplicabilidad del Sistema de Gestión de Calidad.

El Sistema de Gestión de la Calidad de la Cámara de Comercio de Arauca no presenta aplicabilidad en los siguientes numerales de la norma ISO 9001:2015:

7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones (NTC-ISO 9001:2015)

Durante la realización del producto no se requieren hacer mediciones que impliquen la utilización de instrumentos/equipos de medición a los cuales se requiera demostrar la trazabilidad con patrones trazables nacional o internacionalmente.

8.3 Diseño y desarrollo de los productos y Servicios (NTC-ISO 9001:2015)

La Cámara de Comercio dentro de su planeación y aplicación para la prestación de los servicios no realiza el diseño de nuevos productos y servicios dadas las características, únicamente ajusta sus

procesos, procedimientos y demás servicios existentes a las leyes, normas, decretos y resoluciones dadas por el gobierno nacional, a través de sus entes delegados.

2.6. Seguimiento, Control y Medición del Sistema.

2.6.1 Seguimiento.

La Cámara de Comercio de Arauca tiene establecidos los siguientes mecanismos de Seguimiento aplicables al cumplimiento de Procedimientos, la mejora continua, la gestión de los Riesgos y la

Efectividad del Sistema en General:

Reuniones de Comités. Auditorías Internas.

Matriz de Riesgos.

Matriz de Indicadores de Calidad y Estratégicos. Matriz de seguimiento de Acciones Correctivas y de Mejora

Plan Anual de Trabajo

Plan Estratégico. Informes de Gestión

Informes de Calidad.

Tabulación de Encuestas Seguimiento a PQRS

Evaluaciones de Desempeño.

Sistemas de Información.


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2.6.2. Controles.

Los controles del Sistema están establecidos en respuesta al cumplimiento de requisitos de norma y Legales aplicables a Cámaras de Comercio:

Entidades de Vigilancia y Control Gubernamental. Junta Directiva

Revisoría Fiscal

Control Interno Comité de Calidad.

Comité de Gestión Documental.

Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.

2.6.3. Medición.

La medición de Sistema se realiza mediante indicadores, para ello se cuenta con las siguientes herramientas:

Matriz de Indicadores de Objetivos de Calidad y Estratégicos F-MC-22.

Fichas de Indicadores F-MC-19.

2.7. Control de Cambios del Sistema de Gestión de Calidad.

Cuando la organización determine que es necesario realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, estos cambios deben ejecutarse de manera planificada (véase 4.4).

La organización debe considerar:

a) El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

b) La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad. c) La disponibilidad de recursos.

d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Para ello el Sistema cuenta con la Matriz de Control de Cambios F-MC-23 donde se relaciona detalladamente todos los cambios realizados dentro del Sistema relacionados con su estructura,

Información, documentación, normatividad, Roles y responsabilidades, los cambios son revisados, aprobados y Socializados mediante reuniones de Comité de Calidad.


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2.8. Procedimientos y Manuales Documentados por Proceso.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CODIGO PROCESO

PROCEDIMIENTO MATRICULA DE PERSONAS NATURALES Y ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO DEL RUES. P-RP-01 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACION DEL REGISTRO MERCANTIL Y ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO DEL RUES P-RP-02 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO DE MATRICULAS, RENOVACIONES, CANCELACIONES E INSCRIPCIONES DE DOCUMENTOS DEL REGISTRO MERCANTIL Y LAS INSCRIPCIONES, RENOVACIONES Y ACTUALIZACIONES DE REGISTRO UNICO DE PROPONENTES A TRAVÉS DEL RUES (Receptora). P-RP-03 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO DE MATRICULAS, RENOVACIONES, CANCELACIONES E INSCRIPCIONES DE DOCUMENTOS DEL REGISTRO MERCANTIL Y LAS INSCRIPCIONES, RENOVACIONES Y ACTUALIZACIONES DE REGISTRO UNICO DE PROPONENTES A TRAVÉS DEL RUES (Responsable). P-RP-04 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIONES DE ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS DEL RUES. P-RP-06 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIONES DEL REGISTRO MERCANTIL Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO SIREP P-RP-07 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIETO DE ASESORIA ESPECIALIZADA CAE P-RP-09 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO DE INFORMACION CAE P-RP-10 REGISTRO PUBLICO

MANUAL PROTOCOLO SERVICIO AL CLIENTE CEA M-RP-01 REGISTRO PUBLICO

MANUAL DE SERVICIOS DE REGISTROS PÚBLICOS M-RP-02 REGISTRO PUBLICO

PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO PUBLICO P-GD-01 GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO REVISION DE DOCUMENTOS DE REGISTRO PÚBLICO. P-GD-02 GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS P-GD-03 GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO SALIDA DE DOCUMENTOS P-GD-04 GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL P-GD-05 GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO ELABORACION Y EJECUCION DE PRESUPUESTO P-FI-01 GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS P-FI-02


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PROCEDIMIENTO CIERRE DE CAJA P-FI-03 GESTION FINANCIERA

PROCEDIMEINTOS DE PAGOS P-FI-04

GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PAGO DE NOMINA P-FI-05

GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS P-FI-06

GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR P-FI-07

GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS P-FI-08

GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA P-FI-09 GESTION FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE ATENCION PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS P-AJ-01 ASESORIA JURIDICA

PROCEDIMIENTO DE SISTEMA DE INFORMACION Y ATENCION AL USUARIO P-AJ-03 ASESORIA JURIDICA

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS DE EQUIPOS TECNOLOGICOS E INFRAESTRUCTURA P-II-01

INFORMATICA Y TECNOLOGIA

PROCEDIMIENTO BACKUPS DE INFORMACION P-II-02 INFORMATICA Y TECNOLOGIA

PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO Y APOYO LOGISTICO P-II-03


PROCEDIMIENTO MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS P-II-04


PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN DOCUMENTADA P-MC-01

MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO MANEJO DE SALIDAS NO CONFORMES P-MC-02 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA P-MC-03 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS P-MC-05 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO P-MC-06 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO P-MC-07 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA P-MC-08 MEJORAMIENTO CONTINUO

MANUAL DE CALIDAD M-MC-01 MEJORAMIENTO CONTINUO

MANUAL DE CONTROL INTERNO Y GESTION DEL RIESGO M-MC-02 MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE AFILIADOS P-DE-01 DESASRROLO EMPRESARIAL

PROCEDIMIENTO DE GESTION Y EJECUCION DE PROYECTOS P-DE-02 DESASRROLO EMPRESARIAL


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PROCEDIMIENTO DE ASESORIAS P-DE-03 DESASRROLO EMPRESARIAL

PROCEDIMIENTO DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE CAPACITACIONES P-DE-04 DESASRROLO EMPRESARIAL

PROCEDIMIENTO DE PROMOCIÓN Y APOYO A EVENTOS COMERCIALES LOCALES P-DE-05

DESASRROLO EMPRESARIAL

PROCEDIMIENTO DE APOYO A FERIAS NACIONALES E INTERNACIONALES P-DE-06 DESASRROLO EMPRESARIAL

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS P-CO-01 COMPRAS

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL P-TH-01 TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO CONTRATACION E INDUCCION DE PERSONAL. P-TH-02 TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO EVALUACION DEL DESEMPEÑO Y FORMACION DE PERSONAL P-TH-03 TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL P-TH-04 TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE LOS BOLETINES (INSTITUCIONAL Y DE PRENSA)

P-CP-01 COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE LA REVISTA O FOLLETO INFORMATIVO

INSTITUCIONAL

P-CP-02 COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS PARA ACTUALIZACIÓN DE PÁGINA WEB, PAUTAS RADIALES Y PUBLICIDAD

P-CP03 COMUNICACIONES

2.9. Interrelación de procesos.

El Sistema de Gestión de Calidad está conformado por 2 procesos Misionales y 7 procesos de apoyo, coordinados a través de un proceso estratégico y enmarcado dentro del principio del mejoramiento

continuo que es supervisado y coordinado mediante un proceso de mejoramiento continuo relacionado de la siguiente manera:

Procesos Misionales: Registro Público

Desarrollo Empresarial

Procesos de Apoyo: Gestión Financiera

Gestión Talento Humano Asesoría Jurídica Informática e Infraestructura

Compras Gestión documental

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Direccionamiento Estratégico


MANUAL DE CALIDAD

CODIGO M-DG-01

VERSIÓN 10

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FECHA 16/05/2019

Proceso de Mejoramiento Continuo.

Mejoramiento Continuo

2.9.1. Mapa de Procesos.

3. CAPITULO III. ADMINISTRACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA.

3.1. Control de este Manual. Este manual está dividido en cuatro (4) capítulos donde se describe inicialmente las características,

naturaleza y razón de ser de la entidad, y El Sistema de Gestión de Calidad con sus políticas y objetivos como parte integral del mismo, y su carácter de documento le permite ser revisado, modificado y

aprobado anualmente según las necesidades que se vayan presentando en la Organización, estas modificaciones darán lugar a una nueva versión que se socializa y publica entre sus funcionarios para conocimiento y aplicación. Se cuenta con un procedimiento de Mejoramiento continuo en Elaboración y

Control de Documentos bajo la responsabilidad del Coordinador de Calidad.

El control de cambios y versiones realizados al presente manual se hace mediante la Tabla Control de Cambios en el Capítulo V al Final del presente documento.


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3.2. Control de la Información Documentada.

Existe el procedimiento P-MC-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS.

3.3. Control de cambios y modificaciones a este manual.

Fecha Tipo de Modificación

Descripción y/o Justificación

Cambios Efectuados al Documentos

Versión Actual

Nueva Versión

15/08/2017 Modificación Ajuste del Manual Acorde a los nuevos requisitos de la Norma

ISO 9001:2015

1.7 Se hace referencia al contexto organizacional de la empresa.

1.9. Se detallan de manera más específica los servicios que presta la entidad.

1.10 Se incluye el listado de las partes interesadas. 2, 2.1 y 2.2 Se Reemplaza el Termino Documentos por

Información Documentada. Se relaciona con detalle el control de cambios de la documentación de

los procesos incluyendo la del presente Manual. 1.11 Se hace referencia al tratamiento de la comunicación

dentro de la empresa. 3.4. Se relaciona con más detalle autoridad, roles y responsables dentro del Sistema.

3.6. Se especifica La metodología y el formato para el control de Cambios dentro de los Sistemas de

Gestión de Calidad. 5. Se incluye cuadro para el control de cambios dentro del documento.

6 7

17/01/2018 Actualización Actualización del Organigrama

acorde a la nueva estructura organizacional de la entidad

1.3. Se actualiza el Organigrama. 7 8

17/01/2018 Actualización Inclusión de los manuales y procedimientos del CAE del proceso de Registro Público y financiera y Control Interno

2.8. Se actualiza el listado de manuales y Procedimientos Documentados

8 9

16/05/2019 Actualización Cambio a la denominación del Proceso de Informática a

Infraestructura por Informática y Tecnología teniendo en cuenta que entre

sus procedimientos no se realizan actividades relacionadas con la infraestructura física de la

entidad

Se cambia la denominación en toda la documentación relacionada con

el proceso o que se haga referencial al mismo.

9 10


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3.4. Referencias.

- Programa de Gestión documental - Reglamento Interno de Archivo.

- Tablas de Retención documental. - P-MC-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. - Manual de Gestión de Riesgos M-MC-02

- Matriz de Riesgos.

ELABORO: YAMID HERNANDO NAVEA (Líder Proceso de Mejoramiento Continuo) REVISÓ Y APROBO: YAMID HERNANDO NAVEA (Coordinador de Sistemas Integrados) FECHA REVISIÓN: 14/11/2017

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