manual de calidad - universidad de...

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Página 1 de 56 CÓDIGO M-2000-001 MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 05 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA ELABORÓ Representante del S.G.C APROBÓ Álvaro Pérez Roldán REVISÓ Carlos Erney Muñoz Quintero FECHA 04-MAY-2004 FECHA 02-NOV-2006 FECHA 02-NOV-2006 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Objeto 1.2 Alcance 1.3 Exclusiones 2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 2.1 Reseña histórica 2.2 Misión 2.3 Visión 2.4 Política de calidad 2.5 Objetivos de calidad 2.6 Estructura organizacional 2.7 Organigrama de calidad 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS 3.1 Diagrama de procesos 3.2 Modelo del S.G.C. basado en procesos 4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 4.1 Proceso de Gerencia Administrativa 4.2 Gestión del recurso financiero, planeación del recurso financiero.

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COacuteDIGO M-2000-001

MANUAL DE CALIDAD VERSIOacuteN

05

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA ELABOROacute

Representante del SGC APROBOacute

Aacutelvaro Peacuterez Roldaacuten REVISOacute

Carlos Erney Muntildeoz Quintero FECHA

04-MAY-2004 FECHA

02-NOV-2006 FECHA

02-NOV-2006

CONTENIDO 1 INTRODUCCIOacuteN

11 Objeto

12 Alcance

13 Exclusiones

2 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL

21 Resentildea histoacuterica

22 Misioacuten

23 Visioacuten

24 Poliacutetica de calidad

25 Objetivos de calidad

26 Estructura organizacional

27 Organigrama de calidad

3 DESCRIPCIOacuteN GENERAL DE PROCESOS

31 Diagrama de procesos

32 Modelo del SGC basado en procesos

4 CARACTERIZACIOacuteN DE PROCESOS

41 Proceso de Gerencia Administrativa

42 Gestioacuten del recurso financiero planeacioacuten del recurso financiero

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43 Gestioacuten del recurso financiero administracioacuten financiera

44 Gestioacuten del recurso financiero evaluacioacuten financiera

45 Diagrama de procesos para la gestioacuten del recurso financiero

46 Gestioacuten del talento humano

47 Gestioacuten de la seguridad social

48 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad social

49 Adquisicioacuten y control de bienes y servicios

410 Diagrama de procesos para la adquisicioacuten de bienes y servicios

411 Gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo

412 Diagrama de procesos para gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo

413 Gestioacuten de la seguridad a personas y bienes

414 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad a personas y bienes

5 INTERACCION DE PROCESOS

51 Interaccioacuten de procesos servicio de planeacioacuten financiera

52 Interaccioacuten de procesos servicio de control administrativo del presupuesto anual

53 Interaccioacuten de procesos servicio de gestioacuten de ingresos

54 Interaccioacuten de procesos servicio de ejecucioacuten de pago

55 Interaccioacuten de procesos servicio de informacioacuten financiera

56 Interaccioacuten de procesos seleccioacuten de personal

57 Interaccioacuten de procesos vinculacioacuten de personal

58 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de la situacioacuten laboral

59 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el pago salarial

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510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales

511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento

512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral

513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones

514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud

515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional

516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales

517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior

518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles

519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes

520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos

521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios

522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado

523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes

6 GESTIOacuteN DE CALIDAD

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000

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1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la

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Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

Paacutegina 16 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 2: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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43 Gestioacuten del recurso financiero administracioacuten financiera

44 Gestioacuten del recurso financiero evaluacioacuten financiera

45 Diagrama de procesos para la gestioacuten del recurso financiero

46 Gestioacuten del talento humano

47 Gestioacuten de la seguridad social

48 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad social

49 Adquisicioacuten y control de bienes y servicios

410 Diagrama de procesos para la adquisicioacuten de bienes y servicios

411 Gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo

412 Diagrama de procesos para gestioacuten del disentildeo mantenimiento y construccioacuten de edificaciones y obras de urbanismo

413 Gestioacuten de la seguridad a personas y bienes

414 Diagrama de procesos para la gestioacuten de la seguridad a personas y bienes

5 INTERACCION DE PROCESOS

51 Interaccioacuten de procesos servicio de planeacioacuten financiera

52 Interaccioacuten de procesos servicio de control administrativo del presupuesto anual

53 Interaccioacuten de procesos servicio de gestioacuten de ingresos

54 Interaccioacuten de procesos servicio de ejecucioacuten de pago

55 Interaccioacuten de procesos servicio de informacioacuten financiera

56 Interaccioacuten de procesos seleccioacuten de personal

57 Interaccioacuten de procesos vinculacioacuten de personal

58 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de la situacioacuten laboral

59 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el pago salarial

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510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales

511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento

512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral

513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones

514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud

515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional

516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales

517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior

518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles

519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes

520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos

521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios

522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado

523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes

6 GESTIOacuteN DE CALIDAD

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000

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1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la

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Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

Paacutegina 12 de 56

MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

Paacutegina 13 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

Paacutegina 15 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 3: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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510 Interaccioacuten de procesos traacutemite para el reconocimiento de prestaciones sociales

511 Interaccioacuten de procesos servicio de induccioacuten capacitacioacuten y entrenamiento

512 Interaccioacuten de procesos servicio de administracioacuten y control de la informacioacuten laboral

513 Interaccioacuten de procesos administracioacuten del sistema general de pensiones

514 Interaccioacuten de procesos administracioacuten de servicios de salud

515 Interaccioacuten de procesos prestacioacuten de servicios de salud ocupacional

516 Interaccioacuten de procesos servicio de adquisicioacuten de bienes yo servicios nacionales

517 Interaccioacuten de procesos servicio de compra de bienes y suministros en el exterior

518 Interaccioacuten de procesos servicio de control de bienes muebles e inmuebles

519 Interaccioacuten de procesos servicio de aseguramiento de personas y bienes

520 Interaccioacuten de procesos mantenimiento de instalaciones fiacutesicas y a redes y equipos

521 Interaccioacuten de procesos restauracioacuten y construccioacuten de edificios

522 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes contratado

523 Interaccioacuten de procesos servicio de seguridad a personas y bienes

6 GESTIOacuteN DE CALIDAD

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000

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1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la

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Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 4: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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1 INTRODUCCIOacuteN 11 OBJETO El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la estructura de la Vicerrectoriacutea Administrativa como un sistema de gestioacuten basado en estaacutendares de calidad que aseguran la prestacioacuten de todos los servicios resultantes de la interaccioacuten de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades acadeacutemicas de docencia investigacioacuten extensioacuten como razoacuten de ser de la Universidad de Antioquia El Sistema de Gestioacuten de Calidad (SGC) de la Vicerrectoriacutea Administrativa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma NTC-ISO 90012000 y una descripcioacuten de nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra descrito en este manual El manual de calidad se encuentra a disposicioacuten de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestioacuten de Calidad como guiacutea fundamental para el buen entendimiento de la estructura composicioacuten y propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa 12 ALCANCE Descripcioacuten de la composicioacuten de los procesos definidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa como misionales dentro de su cadena de valor su interaccioacuten y gestioacuten para lograr la adecuada prestacioacuten de los servicios administrativos como apoyo al logro de la misioacuten de la Universidad de Antioquia a demaacutes se describe la estructura de su Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 90012000 no aplican a la Vicerrectoriacutea Administrativa Disentildeo y desarrollo (73 NTC-ISO 90012000) La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de ley en este sentido se apoya en los expuesto en los numerales 54 Planificacioacuten del SGC y 71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio del presente manual Sin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la

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Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

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TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Paacutegina 56 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 5: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000 Validacioacuten de los procesos de la produccioacuten y de la prestacioacuten del servicio (752 NTC-ISO 90012000) Los servicios ofrecidos por la Vicerrectoriacutea Administrativa pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos por lo cual este requisito de la norma no aplica Propiedad del Usuario (754 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia ya que los documentos que dejan los visitantes para poder ingresar a la Universidad se consideran propiedad del usuario y se garantiza su identificacioacuten y control adicional a esto se controlan los documentos que por la peacuterdida del ficho entregado en la porteriacutea deben dejar los usuarios en la oficina del Departamento mientras realizan el pago correspondiente para efectos de la reposicioacuten Para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere bienes que sean propiedad de los usuarios de los mismos Control de los dispositivos de seguimiento y de medicioacuten (76 NTC-ISO 90012000) Este requisito solo aplica para el Departamento Seguridad Social ya que los equipos de seguimiento y medicioacuten son propiedad de la Institucioacuten Prestadora de Servicios de Salud (IPS) para el Programa de Salud y de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) para el Programa de Riesgos Ocupacionales las cuales suministran el servicio Quienes a su vez (IPS y ARP) garantizan la confiabilidad de las mediciones y sus resultados La Administradora de Riesgos Profesionales debe presentar en sus informes de medicioacuten ambiental el equipo utilizado y la verificacioacuten realizada a los mismos Al Laboratorio cliacutenico y a la IPS se le solicita el cumplimiento de los requisitos esenciales en salud establecidos por la Ley 1 INFORMACIOacuteN INSTITUCIONAL 21 RESENtildeA HISTOacuteRICA La Universidad de Antioquia tiene por objeto la buacutesqueda desarrollo y difusioacuten del conocimiento en los campos de las humanidades la ciencia las artes la filosofiacutea la teacutecnica y la tecnologiacutea mediante las actividades de investigacioacuten de docencia y de extensioacuten realizadas en los programas de educacioacuten superior de pregrado y postgrado con metodologiacuteas presencial semipresencial abierta y a distancia

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

Paacutegina 16 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 6: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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puestas al servicio de una concepcioacuten integral del hombre es una institucioacuten estatal del orden departamental que desarrolla el servicio puacuteblico de la educacioacuten superior creada por la Ley LXXI del 4 de diciembre de 1878 del estado soberano de Antioquia organizada como un ente universitario autoacutenomo con reacutegimen especial vinculada al Ministerio de Educacioacuten Nacional en lo atinente a las poliacuteticas y al planeacioacuten del sector educativo y al Sistema Nacional de ciencia y Tecnologiacutea Goza de personeriacutea juriacutedica autonomiacutea acadeacutemica administrativa financiera y presupuestal y gobierno rentas y patrimonio propios e independientes se rige por la Constitucioacuten Poliacutetica la Ley 30 de 1992 las demaacutes disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su reacutegimen especial y las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomiacutea La Vicerrectoriacutea Administrativa como una de las Dependencias de apoyo a la labor acadeacutemica e investigativa nace con el Acuerdo Superior 38 del 27 de septiembre de 1968 que contempla la primera reestructuracioacuten administrativa importante de la Universidad motivada especialmente por la construccioacuten y puesta en funcionamiento de la Ciudad Universitaria lo cual originoacute un crecimiento notable en los aspectos comerciales financieros de personal de sostenimiento y en general administrativos de la institucioacuten Por el citado Acuerdo se integran como dependencias adscritas a la Direccioacuten Administrativa - denominada Vicerrectoriacutea Administrativa a partir del Acuerdo Superior 1 de 1994 Estatuto General - los siguientes departamentos de Finanzas - actual Departamento Financiero - de Organizacioacuten y Sistemas Comercial de Relaciones Laborales y de Sostenimiento A partir de la estructura administrativa fijada en 1968 las modificaciones importantes en la Vicerrectoriacutea Administrativa han sido en 1975 el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas se adscribioacute a la Oficina de Planeacioacuten y en 1987 se creoacute el Departamento de Vigilancia el Departamento de Seguridad Social fue creado mediante Acuerdo Superior 220 del 6 de mayo de 2002 como Dependencia adscrita a la Vicerrectoriacutea Administrativa Asiacute queda definida la actual estructura administrativa Actualmente la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha implementado el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) descrito en este Manual el cual acorde con la normatividad de la Institucioacuten ha sido aprobado mediante la resolucioacuten Administrativa Ndeg 641 por la Oficina de Planeacioacuten 22 Misioacuten Moviliza la Universidad hacia la modernizacioacuten administrativa mediante la habilitacioacuten del trabajo la aplicacioacuten de la tecnologiacutea de la informacioacuten y el desarrollo del talento humano del Servidor Puacuteblico para contribuir a la productividad institucional

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

Paacutegina 16 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 7: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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23 Visioacuten Un Sistema Administrativo dinaacutemico y proactivo que evoluciona diacutea a diacutea planteando mejores opciones gerenciales que consultan el desarrollo tecnoloacutegico y lo pone al servicio de la administracioacuten mediante una gestioacuten participativa en la cual el grupo directivo de la Vicerrectoriacutea Administrativa propone y construye en equipo una estructura de apoyo matizada por el mejoramiento continuo y una previsioacuten futurista 24 POLIacuteTICA DE CALIDAD La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantean el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de la siguiente Poliacutetica de Calidad la cual declara su propoacutesito y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos Poliacutetica de Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ldquoLa Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia estaacute conformada por los Departamentos Financiero Relaciones Laborales Seguridad Social Comercial Sostenimiento y Vigilancia a traveacutes de los cuales garantiza la gestioacuten del recurso financiero del talento humano de la seguridad social la adquisicioacuten y control de bienes y servicios el disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica y la seguridad a personas y bienes Su fin primordial es la gestioacuten administracioacuten y proteccioacuten de los recursos financieros fiacutesicos y del talento humano que facilitan el desarrollo de la docencia la investigacioacuten y la extensioacuten en la Universidad procura brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad pertinencia y amabilidad en el suministro de informacioacuten y en la prestacioacuten de sus servicios el mejoramiento continuo en los procesos administrativos el cumplimento de los teacuterminos legales y la cualificacioacuten capacitacioacuten y seguridad del personalrdquo 25 Objetivos de Calidad La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) 1 Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero de la Universidad

de Antioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo de sus actividades propias

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

Paacutegina 16 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 8: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad Responsable Departamento Financiero

2 Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la

Universidad de Antioquia dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacuten Responsable Departamento Financiero

3 Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia

procurando satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios Responsable Departamento Relaciones Laborales

4 Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten

necesarias para garantizar la idoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia Responsable Departamento Relaciones Laborales

5 Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de

Antioquia con el fin de ofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en Salud Pensiones y Riesgos Ocupacionales Responsable Departamento Seguridad Social

6 Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo

relacionado con la adquisicioacuten de bienes y servicios control y aseguramiento de personas y bienes procurando brindar la satisfaccioacuten a sus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los servicios Responsable Departamento Comercial

7 Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el

mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacuten del patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes los parques y su biodiversidad Responsable Departamento Sostenimiento

8 Prevenir y controlar los riesgos provenientes de personas tanto internas como

externas que en forma deliberada o accidental puedan amenazar la seguridad de las personas yo el funcionamiento y conservacioacuten de los bienes de la Universidad Responsable Departamento Vigilancia

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Paacutegina 56 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 9: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARTA ORGANIZACIONALVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

CONSEJO SUPERIORUNIVERSITARIO

RECTOR

VICERRECTORADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

SECCIOacuteNCOMPRAS

SECCIOacuteNINVENTARIOS

SECCIOacuteN DESOSTENIMIENTO

DE REDES YEQUIPOS

SECCIOacuteN DECONSTRUCCIOacuteN YSOSTENIMIENTO

SECCIOacuteNCONTABILIDAD

SECCIOacuteNPRESUPUESTO

SECCIOacuteNTESORERIacuteA

Coacutedigo G-2000-001 Versioacuten 01

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 10: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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JEFE DEDEPENDENCIA

RESPONSABLE DELSGC

Responsabilidades

D e f i n i r y c o m u n i c a r o p o r t u n a m e n t e l aresponsabil idad y autoridad que t ienen losServ idores Puacuteb l i cos de l a V i ce r rec to r iacuteaAdministrativa de la Universidad de Antioquia conel Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Asignar y facilitar los recursos de infraestructuraeconoacutemicos y del talento humano requeridos en elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Realizar la revisioacuten perioacutedica del Sistema deGestioacuten de la Calidad (SGC)

Comunicar a las instancias requeridas de laVicerrectoriacutea Administrativa las directricespoliacuteticas y objetivos de calidad asiacute como sobre laimportancia de satisfacer tanto los requisitos delos usuarios como los legales y reglamentarios enlos servicios brindados

Autoridades

Nombrar el Representante de la Dependenciapara el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Aprobar las modificaciones a procedimientos y alM a n u a l d e C a l i d a d d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Aprobar el Equipo Auditor para los ciclos deauditorias internas de calidad

REPRESENTANTE DELA DIRECCIOacuteN

Responsabilidades

Asegurar que se establezcan implementen ymantengan los procesos necesarios para elSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Informar al jefe de la Dependencia sobre eldesempentildeo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) y de cualquier necesidad de mejora

Asegurar que se promueva la toma de concienciade los requisitos del usuario en todos los nivelesde la organizacioacuten

Preparar la informacioacuten pertinente para lasreuniones de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten del a C a l i d a d ( S G C ) d e l a V i c e r r e c t o r iacute aAdministrativa

Participar en la programacioacuten del ciclo anual deauditoriacuteas internas de calidad

Hacer seguimiento a la implementacioacuten deacciones correctivas y preventivas generadas alSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Verificar el funcionamiento y actualizacioacuten de ladocumentacioacuten del Sistema de Gestioacuten de laCalidad (SGC)

Nota Para dar cumplimiento a las responsabilidadesmencionadas se cuenta con el apoyo de un profesionalque da el soporte requerido al representante de calidad

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ASISTENTES

Responsabilidades

Proceder de acuerdo con los procedimientos ynormas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad(SGC) relacionados con sus actividades

Identificar e iniciar acciones para prevenir laocurrencia de una no conformidad relacionada conlos procesos o servicios a su cargo

Desarrollar y aplicar los procedimientos conformea la pol iacute t ica y objet ivos de cal idad de suDependencia

Ident if icar y reportar de manera oportunaanormalidad del proceso o servicio a su cargo queatenteacute con la calidad de los mismos

Participar en la solucioacuten de no conformidadesdetectadas en su Dependencia que tenganrelacioacuten con las responsabilidades asignadas

Proponer acciones o estrategias de mejoramientoal Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

SECRETARIO DELCOMITEacute

Responsabilidades

Asistir a las reuniones de comiteacute de calidadPreparar los temas a tratar en cada reunioacuten einformar a todos los integrantes sobre los insumospara la mismaRegistrar en el formato acta de reunioacuten lasconclusiones compromisos y tareas resultantesFirmar el acta de reunioacuten y responsabilizarse de lacoherencia de lo que alliacute quede escritoDivulgar la informacioacuten registrada en dicha acta alos integrantes del comiteacuteComenzar la siguiente reunioacuten con la revisioacuten delos asuntos pendientes de la reunioacuten anteriorArchivar y controlar los registros que se generenactas y anexos

Autoridades

No tiene establecida ninguna autoridad dentro delSistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

ORGANIGRAMA DE CALIDAD - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Coacutedigo G-2000-002 Versioacuten 02

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 11: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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DIAGRAMA DE PROCESOSVICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

MEDICIOacuteN ANAacuteLISISY MEJORA

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ASESORIacuteA JURIacuteDICA

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE PLANEACIOacuteN

CONTROL INTERNO

Procesos Estrateacutegicos

Procesos Misionales

Procesos de Apoyo (Definidos por las siguientes Dependencias)

Insumos

SERVICIOS

Necesidadesde los

usuarios

DIRECCIOacuteN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

VICERRECTORIacuteA DE EXTENSIOacuteN

CLIENTE

SATISFECHO

Coacutedigo G-2000-003 Versioacuten 01

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

Paacutegina 13 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 12: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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MODELO DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIOacuteN

GESTIOacuteN DELOS

RECURSOSMEDICIOacuteNANAacuteLISIS Y

MEJORA

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

REQUISITOS

USUARIOS YOTRAS PARTESINTERESADAS

SATISFACCIOacuteN

GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteNDE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

ENTRADAS SALIDAS

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativodel presupuesto anualGestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoInformacioacuten financieraMantenimiento generalde la in fraestructurafiacutesicaDisentildeo y ejecucioacuten dep r o y e c t o s d einfraestructura fiacutesicaAdquisicioacuten de bienes yo serviciosA s e g u r a m i e n t o d epersonas y bienesSeguridad a personas ybienesSeleccioacuten vinculacioacuten yadminist racioacuten de lasituacioacuten laboralP a g o s a l a r i a l y d eprestaciones socialesA u t o l i q u i d a c i oacute n d eaportes a la seguridadsocialInduccioacuten capacitacioacuteny entrenamientoAdministracioacuten y controld e l a i n f o r m a c i oacute nlaboralTraacutemite de pensionesPrestacioacuten de serviciosde salud ocupacionalA d m i n i s t r a c i oacute n yprestacioacuten de serviciosde salud

Gestioacuten documental

Planificacioacuten

Revisioacuten del SGC

Auditoria Interna de calidad

Acciones Correctivas preventivas y de mejora

Coacutedigo G-2000-004 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 13: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

Responsabilidad de la direccioacutenRequerimientos y necesidades delas Dependencias

Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Informacioacuten Juriacutedica y JudicialPlan de Desarrollo de laUniversidad de Antioquia

Acuerdos SuperioresRequisitos de la Norma NTC - ISO90012000

Solicitudes de informacioacutenProcedimientos y documentospara aprobacioacuten

Gestioacuten de los recursosRequerimientos y necesidades delas DependenciasAsignacioacuten presupuestal

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraInformes de auditorias de calidadRetroalimentacioacuten de usuariosSeguimiento a las accionescorrectivas preventivas o demejora

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentadospara el proceso GerenciaAdministrativa (Ver listado maestrode documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2000-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SALIDAS

Responsabilidad de la direccioacutenPoliacutetica de calidadObjetivos de calidadPlan de accioacuten para alcanzar losobjetivos de calidadDefinicioacuten de autoridades yresponsabilidades para el SGCDesignacioacuten del representantede la direccioacuten para el SGCMatriz de comunicacioacuten para elSGC

Gestioacuten de RecursosRecursos humanos asignadosProvisioacuten de recursos financierosAsignacioacuten de instalaciones yequipos

Medicioacuten anaacutelisis y mejoraAcciones correctivas y preventivasaplicadas eficazmentePlanes de mejoramientoInformes de la revisioacuten por laDireccioacuten del SGCInformes de resultados de laauditorias internas de calidad

Responsabilidadde la direccioacuten

Gestioacuten de losrecursos

Medicioacutenanaacutelisis ymejora

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaSecretariacutea GeneralOficina de PlaneacioacutenControl InternoVicerrectoriacutea de Extensioacuten

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS Todos los descritos en el manual de calidad

Coacutedigo G-2000-005 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 14: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ejecucioacuten presupuestalPresupuesto de fondos GeneralesFondos Especiales Fondos deseguridad Social

Informacioacuten sobre metas yproyectos a mediano y largoplazo

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Proyeccioacuten financiera de laUniversidad de dos a tresantildeosPoliacuteticas Financieras de laUniversidad

PROVEEDORES

Corporaciones bancarias yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad de Antioquiaprocurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racional para el desarrollo desus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de la universidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquia dandocumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en el desarrollo de susprocesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revele razonablemente la situacioacutenfinanciera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-006 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

Paacutegina 16 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

Paacutegina 17 de 56

Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 15: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

Ingresos y Gastos de lasUnidades EjecutorasInformacioacuten de la planta depersonal de la UniversidadArchivos de noacuteminasInforme de la ejecucioacutenpresupuestal de antildeos anterioresSolicitud de pagosCuentas corrientes entredependenciasComprobantes de tesoreriacuteaGiros al exteriorSolicitud automaacutetica (oacuterdenes depago de facturas por SICOMER)Informe de recaudosGiros y cheques del exteriorRendimientos financieros

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento Financiero (Verlistado maestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

Acuerdo Superior dePresupuestoOrden de pago ClientesexternosInforme de ingresosComprobantes de IngresoSeccioacuten de PresupuestoBoletiacuten de Caja y BancosInforme de TesoreriacuteaInforme Portafolio deinversionesInforme de Situacioacuten deTesoreriacutea Saldos BancariosPortafolio de inversiones yCuentas por PagarInformacioacuten de Pagos aterceros ProveedoresPersonal internoPagos de noacutemina comprascontratos impuestos etcInformes de cartera Facturade ventaRemisiones de pagos atesoreriacutea

PROVEEDORES

C o r pora c ion es b a n ca r i a s yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado Coacutedigo G-2000-007 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 16: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RECURSO FINANCIERO

ENTRADAS

IngresosOrdenes de PagoContratosAjustes de conciliacioacuten y otrasdependenciasCuentas Corrientes entreDependenciasEgresosBoletiacuten de Caja y BancosCuentas por CobrarInterface pagos de SICOMER eingresosRecaudo de matriculas

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamento Financiero(Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia(Ver Listado de documentosde Referencia H-2100-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento Financiero (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Planeacioacuten financieraControl administrativo delpresupuesto anual

Gestioacuten de ingresosEjecucioacuten del pagoinformacioacuten financiera

SALIDAS

CGN-001 Catalogo deCuentasCGN-002 OperacionesReciprocasBalance GeneralEstado de ActividadFinanciera EconomiacuteasocialEstado de Cambios en elpatrimonio a Final de cadaantildeoRelacioacuten de BienesInmuebles a diciembreDeclaracioacuten de Retencioacuten enla FuenteDeclaracioacuten de Renta porcada ano gravableInforme de donacionesInformacioacuten de Retencioacuten enla Fuente en mediosmagneacuteticos por cada antildeogravableEstados Financieros(Balance General P y G)Solicitud de Devolucioacuten deIVAExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten en la FuenteExpedicioacuten de certificados deRetencioacuten de IVAExpedicioacuten de certificados deDonacioacutenEstados financieros delFondo de BienestarUniversitarioEstados financieros de IPSuniversitaria

PROVEEDORES

C or po ra c io n e s ba n ca r i as yfinancieras

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

PLANEACIOacuteN DELRECURSO

FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar y administrar eficientemente la utilizacioacuten del recurso financiero de la Universidad deAntioquia procurando dotar a todas las dependencias de este recurso en forma oportuna y racionalpara el desarrollo de sus actividades propias enmarcadas en el plan de desarrollo estrateacutegico de launiversidad

Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad de Antioquiadando cumplimiento a la normatividad legal vigente y procurando el mejoramiento continuo en eldesarrollo de sus procesos para suministrar informacioacuten financiera confiable y oportuna que revelerazonablemente la situacioacuten financiera econoacutemica y social de la institucioacutenResponsable Departamento Financiero

Subproceso caracterizado

Coacutedigo G-2000-008 Versioacuten 01

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

Paacutegina 19 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 17: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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Proceso

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERAEVALUACIOacuteN FINANCIERA

RECOPILACIOacuteN YANAacuteLISIS DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DEL MODELO DE

PROYECCIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

GENERACIOacuteNDE

RECURSOS

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS INGRESOS

INCORPORACIOacuteN DELINGRESO

IDENTIFICACIOacuteN DE LANECESIDAD

PRESUPUESTAL

REVISIOacuteN Y CONTROLDE LOS EGRESOS

EJECUCIOacuteN DELDOCUMENTO DE GIRO

MANEJO DELPORTAFOLIO DE

INVERSIOacuteN

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE

DATOS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISISDE INFORMESFINANCIEROS

ELABORACIOacuteN DEINFORMES

FINANCIEROS

INGRESOS

EGRESOS

PREPARACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIOacuteNDEL

PRESUPUESTO

PRESENTACIOacuteN YAPROBACIOacuteN DEL

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL RECURSOFINANCIERO

DEPARTAMENTO FINANCIERO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

CADENA DE VALOR

EJECUCIOacuteN PRESUPUESTALPROGRAMACIOacuteNPRESUPUESTAL

Coacutedigo G-2000-009 Versioacuten 01

Paacutegina 18 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 18: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

ENTRADAS

Requerimientos y necesidades delas Dependencias

Comunicaciones y solicitudes delos servidores puacuteblicos

Papeleriacutea (Requisitos)Normatividad legalDisposiciones y reglamentacionesRectorales

Solicitudes de informacioacutenInformacioacuten relacionada con EPSARP Y AFP

N e c e s i d a d e s d e c u r s o s yprogramas de capacitacioacuten

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento de RelacionesLaborales (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2400-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de RelacionesLaborales (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Seleccioacuten de personalVinculacioacuten de personalAdministracioacuten de la situacioacutenlaboralPago salarialReconocimiento de prestacionessocialesInduccioacuten capacitacioacuten yentrenamientoAdministracioacuten y control de lainformacioacuten laboral

SALIDAS

Personal seleccionado yvinculadoAfiliaciones a la SeguridadSocialPago salarial y dePrestaciones SocialesAsesoriacuteas laboralesAtencioacuten a novedadeslaboralesCapacitacioacuten induccioacuten yentrenamiento de personalPreacutestamo hojas de vidaCertificaciones LaboralesCarnetizacioacuten de servidorespuacuteblicos jubilados ypensionados

PROVEEDORES

C o n t r a t i s t a s P s i c oacute l o g o s FacilitadoresE m p r e s a s d e a l i m e n t o s refrigeriosInstalaciones locativas externas ala UniversidadEPS AFP ARP y AFCEmpresas litograacuteficas

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

SELECCIOacuteNDE

PERSONAL

VINCULACIOacuteNDE

PERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DEL TALENTO HUMANO

GESTIOacuteN DE ARCHIVO

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia (El alcance del procesode seleccioacuten y de formacioacuten del talento humano no incluye al personal Docente)

OBJETIVOS

Gestionar y administrar el talento humano de la Universidad de Antioquia procurando satisfacer a sususuarios mediante la oportunidad en la prestacioacuten de sus servicios

Desarrollar acciones de induccioacuten capacitacioacuten reinduccioacuten y formacioacuten necesarias para garantizar laidoneidad y competencia de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia

Responsable Departamento Relaciones Laborales

Coacutedigo G-2000-010 Versioacuten 02

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 19: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ENTRADASPensiones

Normatividad interna y externaHojas de vida de servidores y exservidores puacuteblicos

Solicitudes para traacutemite depensioacuten y auxilio funerario

Informacioacuten referente al procesode noacutemina presupuesto ycontabilidad

Salud OcupacionalNormatividad interna y externaInformacioacuten de incapacidadesInformes de evaluaciones de laAdministradora de RiesgosProfesionalesSolicitudes y requerimientos deservicios de salud ocupacional

SaludNormatividad interna y externaEstadiacutesticas de morbilidad y deproduccioacuten de servicios de saludArchivo maestro de noacuteminaSolicitudes de afiliacioacutenAutoliquidaciones de segundosempleadoresInformes de cumplimiento derequisitos esenciales yacreditacioacuten de las InstitucionesPrestadoras de Servicios de Salud

Seguridad SocialSolicitudes de asesoriacutea juriacutedicaRequerimientos internos desistematizacioacuten

AutoliquidacioacutenInformacioacuten del proceso devinculacioacuten y noacutemina

Informacioacuten de novedades enseguridad social

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-7503-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de SeguridadSocial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Oficinas dotadas con mobiliario yequipo de oficinaSistema de archivoComputadoras Impresoras y FaxSoftware y hardware

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOSAdministracioacuten del sistemageneral de pensiones

Administracioacuten de servicios desalud

Prestacioacuten de servicios en saludocupacional

SALIDASPensiones

ResolucionesInterventoriacuteaInformesSolicitudes de pago y decobro

Salud OcupacionalInformesRecomendaciones paramantener ambientes detrabajo saludables

CapacitacioacutenSalud

Administracioacuten del servicio desalud

InterventoriacuteaInformesPago de prestacioneseconoacutemicas

CertificacionesSeguridad Social

Asesoriacuteas y conceptosjuriacutedicos

Programas de sistematizacioacuteninternos

AutoliquidacioacutenAportes al sistema deseguridad social integral

Traacutemite de incapacidades

PROVEEDORESEntidad de encargo fiduciarioAdministradora de Riesgos ProfesionalesInstitucioacuten de Prestacioacuten de Servicios de Salud

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYOAsesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE LASALUD

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN DE APORTES AL SGSSI

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Contribuir al desarrollo de la Seguridad Social integral en la Universidad de Antioquia con el fin deofrecerle a la comunidad Universitaria servicios oportunos pertinentes y amables en SaludPensiones y Riesgos OcupacionalesResponsable Departamento Seguridad Social

ENTIDADES DE APOYOEmpresas Promotoras de SaludAdministradoras de Fondos de PensioacutenOficina de Bonos Pensionales del Ministerio deHacienda y Creacutedito Puacuteblico

Organismos teacutecnicos y de control y vigilanciadel estado

COMITEacuteS DE APOYOJunta del Programa de SaludJunta de la IPSComiteacute Paritario de Salud OcupacionalJunta del Encargo Fiduciario

Coacutedigo G-2000-011 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 20: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 20 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE LA SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ (Sistemade Garantiacutea de

la Calidad)

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUDCARNETIZACIOacuteN

ADMINISTRACIOacuteN FINANCIERA DEL PROGRAMA DESALUD

CONTRATACIOacuteN PRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

GESTIOacuteN DE LAS PENSIONES

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteNDE REQUISITOS

TRAMITEPENSIOacuteNU DE A

TRAMITEBONO

PENSIONAL

GESTIOacuteN DE LA SALUD OCUPACIONAL

PLANIFICACIOacuteN

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

GERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

COBRO YPAGO CUOTA

PARTEJUBILATORIA

GESTIOacuteN DE AUTOLIQUIDACIOacuteN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Coacutedigo G-2000-012 Versioacuten 01

Paacutegina 21 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 21: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

ENTRADASCompras nacionales

Formato Orden - PedidoFormato Vale de CompraFormato de Inscripcioacuten yActualizacioacuten de ProveedoresRequisitos legalesCotizacioacuten de los proveedores

Compras en el exteriorLicencias de importacioacutenFormato de Informacioacuten deCambiosDeclaraciones de cambioDeclaracioacuten de importacioacutenCoacutedigos de comercio exteriorCirculares informativas deMINCOMEXVale de AlmaceacutenFormatos de Solicitud de TraacutemiteInstrucciones de despachoDEX (Documento deexportacioacuten)Solicitud de traacutemiteCotizacioacutenCataacutelogosRegistro presupuestalFactura de bodegajeLicencia de importacioacutenDescripciones miacutenimas del bienDocumento de transporteLiquidacioacuten de tributosaduanerosDeclaracioacuten de importacioacutenFactura de transporteFactura de nacionalizacioacutenDeclaracioacuten de cambioNotificacioacuten de pago alexportadorInstrucciones de despachoPoacuteliza de cumplimientoPoacuteliza de transporte deimportacioacutenSistema de importacionesSICOMER (Sistema Comercial)Tabla de cambios

InventariosEntrega parcial de mercanciacuteadevolutivaVale de AlmaceacutenRegistro de Elementosdevolutivos que no ingresan alAlmaceacuten General(REDNAS)Actas de DonacioacutenActa de SobranteVale de ReintegroActa de BajaActa de destruccioacutenActa de VentaResolucioacuten Contraloriacutea(Depuracioacuten)

Vale de trasladoNotas creacuteditoActa de altaRendimientos FAU

PROCEDIMIENTOS YDOCUMENTOS

Procedimientosdocumentados por elDepartamentoComercial (Ver listadomaestro dedocumentos H-2000-001)Documentos deReferencia (VerListado de documentosde Referencia H-2300-002)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadoresde gestioacuten DepartamentoComercial (H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Ins ta lac iones loca t i vas oficinas bantildeos etcMuebles de oficinaM oacute d u lo s y s i s te m a s d eoficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoConexiones eleacutectricas decomunicacioacutenPuntos de red Sistemas deventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones lasdefine cada Dependenciaseguacuten sus requerimientos

SERVICIOS

Adquisicioacuten y control de bienes yserviciosAseguramiento de personas ybienes

SALIDAS

Compras nacionalesCompra del Bien o servicioOrden de PedidoFactura de compraSolicitud de pagoInformes evaluacioacuten deproveedores

Compras en el exteriorBien o servicioVale de AlmaceacutenLiquidacioacuten definitiva deltraacutemiteInforme a la DIAN(resolucioacuten 40837029)Informe de pagos Banco dela RepuacuteblicaDocumento de exportacioacuten(DEX)Poacutelizas de calidad y correctofuncionamiento suministrode repuestosConversioacuten de divisasInformacioacuten para recepcioacutende mercanciacutea

Gestioacuten de inventariosInventario FiacutesicoActas de BajaPaz y salvo de la SeccioacutenInventariosRelacioacuten de bienes aasegurarRelacioacuten de bienes aexcluir de las poacutelizasReporte de carteraspersonalesInclusioacuten del bien en lapoacuteliza de segurosrespectivaIdentificacioacuten y marcacioacutendel bien mediante unnuacutemero de inventarioDepreciacioacuten de los activosfijosAjustes por inflacioacutenAsignacioacuten del bien a unServidor Puacuteblicoresponsable

PROVEEDORES

Ver inscritos en el SICOMER

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DEAPOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacutendocumentalPublicaciones -ImprentaInformacioacuten yprensaOrganizacioacuten ysistemasCoacutemputoControl Interno

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN ELEXTERIOR

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Gestionar los requerimientos de las dependencias universitarias en lo relacionado con la adquisicioacuten debienes y servicios control y aseguramiento de bienes y personas Procurando brindar la satisfaccioacuten asus usuarios mediante la oportunidad y pertinencia en los serviciosResponsable Departamento Comercial

GESTIOacuteN DE SEGUROS

Coacutedigo G-2000-013 Versioacuten 01

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 22: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 22 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ADQUISICIOacuteN Y CONTROL DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO COMERCIAL - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

IDENTIFICACIOacuteNY MARCACIOacuteN

DE BIENES

CONTROLDE BIENES

GENERACIOacuteN YACTUALIZACIOacuteNDE CARTERAS

GESTIOacuteN DE SEGUROS

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN DELREQUERIMIENTO

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES DEASEGURAMIENTO

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteN DEL

SERVICIO

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

GESTIOacuteN DE COMPRAS EN EL EXTERIOR

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YDESPACHO DE

MERCANCIacuteA

EVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

LEGALIZACIOacuteNDEL PEDIDO

GESTIOacuteN DE COMPRAS NACIONALES

RECEPCIOacuteN YEVALUACIOacuteN

DELREQUERIMIENTO

RECEPCIOacuteN YVERIFICACIOacuteN

DE LAFACTURACIOacuteN

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES

TRAacuteMITE PARAADQUISICIOacuteNDEL BIEN OSERVICIO

EVALUACIOacuteNDE

PROVEEDORES

Coacutedigo G-2000-014 Versioacuten 01

Paacutegina 23 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIOacuteN DEEDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

ENTRADAS

Solicitud del ServicioRequerimientos para elaboracioacutende disentildeos en cuanto a aacutereasmateriales usuarios usos entreotros

Solic i tud para adjudicacioacuten ycon t ra tac ioacuten con cen t ro decostos ordenadores del gasto ycotizacionesPlanosOrdenes de servicio y de trabajoContratosMemorias de disentildeosNormas teacutecnicasManualesListado de proveedores

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porel Departamento deSostenimiento (Ver listadomaestro de documentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2500-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Sostenimiento(H-2000-027)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Instalaciones locativas oficinasbantildeos etcMuebles de oficinaMoacutedulos y sistemas de oficinaArchivadoresComputadorasImpresorasFaxSoftware y hardwareSoftware especializadoC o n e x i o n e s e l eacute c t r i c a s d ecomunicacioacutenP u n t o s d e r e d S i s t e m a s d eventilacioacuten e iluminacioacuten

Nota Las especificaciones las definecada Dependencia seguacuten susrequerimientos

SERVICIOS

Mantenimiento de redes y equiposMantenimiento de instalacionesfiacutesicasRestauracioacuten y construccioacuten deedificiosAvales asesoriacuteas e interventoriacuteas

SALIDAS

Solicitud programadaSolicitud atendida

Planos que contengan elDisentildeo Arquitectoacutenico asatisfaccioacuten del usuario

Contrato elaboradoInforme final sobre elcumplimiento del contrato

PROVEEDORES

ContratistasEmpresas constructorasEmpresas de mantenimientoeleacutectrico y telefoacutenico

Empresas de aseo ymantenimiento de instalaciones

PROCESOS MISIONALES

DEPENDENCIAS DE APOYO

Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalPublicaciones - ImprentaInformacioacuten y prensaOrganizacioacuten y sistemasCoacutemputoControl Interno

MANTENIMIENTOGENERAL DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

DISENtildeO YEJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOS

Disentildear desarrollar y ejecutar proyectos planes y programas que garanticen el mantenimiento ymejoramiento de la infraestructura fiacutesica de la Universidad de Antioquia respetando la preservacioacutendel patrimonio histoacuterico artiacutestico y cultural contribuyendo a la proteccioacuten de las zonas verdes losparques y su biodiversidadResponsable Departamento Sostenimiento

Coacutedigo G-2000-015 Versioacuten 01

Paacutegina 24 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

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DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 24: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DEL DISENtildeO MANTENIMIENTO YCONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICACIONES Y OBRAS DE URBANISMO

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURAFIacuteSICAMANTENIMIENTO GENERAL DE LA INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

ELABORACIOacuteNDEL DISENtildeO

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteN

ADJUDICACIOacuteNYO

CONTRATACIOacuteNEJECUCIOacuteN VERIFICACIOacuteN VERIFICACIOacuteNEJECUCIOacuteN

Coacutedigo G-2000-016 Versioacuten 01

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CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 25: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 25 de 56

CARACTERIZACIOacuteN DEL PROCESO DE GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS

Procedimientos documentados porprocesos (Ver listado maestro dedocumentos H-2000-001)Documentos de Referencia (VerListado de documentos deReferencia H-2600-001)

PARAacuteMETROS DE MEDICIOacuteN YSEGUIMIENTO

Ver Fichas teacutecnicas de indicadores degestioacuten Departamento de Vigilancia (H-2000-027vig)

Ver informe de los indicadores en elsistema de gestioacuten y evaluacioacuten deresultados SIGER

INSTALACIONES Y EQUIPOS

S is t ema d e comun icac i o nes(frecuencia radios y bases)Equipos de coacutemputoOficinaMueblesMotos para vigilancia y vehiacuteculopara supervisioacutenSIVI (Sistema de Informacioacuten delDepartamento de Vigilancia)Moacutedulo Turnos del sistema depersonal (Sipe)Aplicativo Espacios Fiacutesicos

SERVICIO

Seguridad a personas y bienes

PROVEEDORES

Empresas de Vigilancia PrivadaOrganismos de Seguridad del EstadoEmpresas de monitoreoEmpresas de capacitacioacuten en seguridad

DEPENDENCIAS DE APOYO

Comiteacute RectoralOficina de Asesoriacutea JuriacutedicaAdministracioacuten documentalSeccioacuten ImprentaDpto Informacioacuten y PrensaDpto Organizacioacuten y SistemasDpto de CoacutemputoDireccioacuten de BienestarUniversitarioDpto de Admisiones y RegistroDependencias Acadeacutemicas

ALCANCE Aplica para todas las Dependencias de la Universidad de Antioquia

OBJETIVOBrindar de manera oportuna y eficaz la seguridad a todos los usuarios bienes e instalaciones dela Universidad de Antioquia

Responsable Departamento de Vigilancia

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD

GESTIOacuteNOPERATIVA

GESTIOacuteNINTERVENTORA

ENTRADAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadSolicitud de permisos de ingreso ypermanencia

Solicitud de autorizacioacuten deeventos

Solicitud de adecuacioacuten ymantenimiento de espacios fiacutesicos

Solicitud de estudios de seguridady anaacutelisis de riesgos

Solicitud de investigacionesSolicitud de autorizacioacuten parasalida de bienes

Informes de novedadesQuejas reclamos yo sugerencias

Gestioacuten OperativaNovedades en programacioacuten deturnos y personas

Inventario de equipos decomunicacioacuten y vehiacuteculos

Formatos del Sistema de Gestioacutende Calidad

Normatividad interna y externaConsignas e instrucciones

Gestioacuten InterventoraConceptos de la Oficina deAsesoriacutea Juriacutedica

Teacuterminos de referenciaInformes de monitoreoRegistro de control diario de lavigilancia privada

Quejas y reclamosFacturacioacuten por la prestacioacuten deservicios

Informes de novedadesInformes de supervisioacuten

SALIDAS

Gestioacuten de Riesgos en SeguridadAutorizacioacuten de ingreso ypermanenciaAutorizacioacuten salida de bienesAutorizacioacuten de eventosEstudios de seguridad yorecomendacionesSeguridad electroacutenicaInvestigacionesSeguimientos arecomendacionesTratamiento de novedadesActividades de Induccioacuten yreinduccioacuten

Gestioacuten OperativaProgramacioacuten diariaProgramacioacuten generalLiquidacioacuten de noacuteminaInformes de novedadesInformes de supervisioacutenRegistro de novedades enpersonalSeguimiento y control al parqueautomotorVigilancia en los diferentespuestos y turnosAtencioacuten al puacuteblico en general(servicios de apoyo)

Gestioacuten InterventoraContrato de vigilancia privadaContrato de monitoreoReuniones de seguimientoEvaluacioacuten de proveedores

Coacutedigo G-2000-017 Versioacuten 01

Paacutegina 26 de 56

CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 26: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CADENA DE VALOR

DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA GESTIOacuteN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA - VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

Proceso

GESTIOacuteN OPERATIVAGESTIOacuteN DE RIESGOS EN SEGURIDAD

GESTIOacuteN DE PERMISOS

GESTIOacuteN INTERVENTORA

CONTRATACIOacuteN

SEGUIMIENTO YEVALUACIOacuteN DEPROVEEDORES

ANAacuteLISIS DEVULNERABILIDAD

GESTIOacuteN DENOVEDADES

PROGRAMACIOacuteN

SUPERVISIOacuteN VIGILANCIA

Coacutedigo G-2000-018 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 27: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 27 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE PLANEACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES INTERNOS YEXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

REVISIOacuteN Y FIRMA

PLANEACIOacuteN DELRECURSO FINANCIERO

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA DEPENDENCIASVICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ENTIDADESCREDITICIAS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

SOLICITAN ELSERVICIO DEPLANEACIOacuteNFINANCIERA

ENTIDADESPUacuteBLICAS

ENVIacuteANINFORMACIOacuteNSOLICITADA

DEFINICIOacuteN DEPOLITICAS

RECOLECIOacuteN DE LAINFORMACIOacuteN

DEFINICIOacuteN DEPARAacuteMETROS DE

PROYECCIOacuteN

CONSTRUCCIOacuteN DELMODELO

DEFINICIOacuteN DEPOLIacuteTICAS

Coacutedigo G-2000-019 Versioacuten 01

Paacutegina 28 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 28: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL PRESUPUESTO ANUAL

1 Proyecto de Presupuesto Anual2 Presupuesto Anual3

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Presentacioacuten yaprobacioacuten delpresupuesto)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Elaboracioacuten delPresupuesto)

DEFINIR NECESIDADES DERECURSOS FINANCIEROS PARA EL

PROXIMO ANtildeO

RECIBE EL SERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Preparacioacuten delPresupuesto)

APROBACIOacuteN DELPRESUPUESTO

REUNIOacuteN DEPRESENTACIOacuteN DEL

PROYECTO DEPRESUPUESTO

ANUAL

COMITERECTORAL

CONSEJOACADEMICO

CONSEJOSUPERIOR

UNIVERSITARIOTODAS LAS DEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)

RECOMENDACIOacuteNDEL PRESUPUESTO

AL CONSEJOSUPERIOR

1

1

1

Coacutedigo G-2000-020 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

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TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Paacutegina 56 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 29: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 29 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE GESTIOacuteN DE INGRESOS

1 Ingresos por deducciones de noacutemina2 Ingresos por vanta de inservibles seguros3 Ingresos por deducciones de salud

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIALDEPENDENCIAS

USUARIOS

DEPARTAMENTO DERELACIONES LABORALES

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

DEPARTAMENTOFINANCIERO

IDENTIFICA ELHECHO GENERADOR

DEL INGRESO

RECIBE ELSERVICIO

NOMINA

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

GESTIOacuteN DE LASALUD

(Administracioacutenfinanciera del

programa de salud)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

3

1

Coacutedigo G-2000-021 Versioacuten 01

Paacutegina 30 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 30: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE EJECUCIOacuteN DE PAGO

1 Solicitud de Pago23

456

RESULTADO DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE VIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

INTERNOS OEXTERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

PROCESOS QUE INTERACTUacuteANDEPARTAMENTO DE

RELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GENERA EL COBRO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA (Adjudicacioacuten yocontratacioacuten)

GESTIOacuteNINTERVENTORA

GESTIOacuteN DE LASPENSIONES

NOMINA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

1

1

1

1 1

Coacutedigo G-2000-022 Versioacuten 01

GESTIOacuteN DECOMPRAS EN EL

EXTERIOR

DISENtildeO Y EJECUCIOacuteN DEPROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA FIacuteSICA(Adjudicacioacuten yo

contratacioacuten)

Paacutegina 31 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 31: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INFORMACIOacuteN FINANCIERA

123

456

RESULTADO DEL PROCESO

PROVEEDORES

ELABORACIOacuteN DEINFORMES FINANCIEROS

REVISIOacuteN Y ANAacuteLISIS DEINFORMES FINANCIEROS

PROCESAMIENTOELECTROacuteNICO DE DATOS

RECIBE ELSERVICIO REVISIOacuteN Y FIRMA

RECEPCIOacuteN YCODIFICACIOacuteN DE

DOCUMENTOSFINANCIEROS

ENVIacuteO DE LADOCUMENTACIOacuteN

CONTABLE

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA TODAS LAS DEPENDENCIASINERNOS

USUARIOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO

PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN

EXTERNOS

RECIBE ELSERVICIO

SOLICITAN ELSERVICIO DE

INFORMESFINANCIEROS

SOLICITAN ELSERVICIO DEINFORMES

FINANCIEROS

Coacutedigo G-2000-023 Versioacuten 01

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TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 32: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 32 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ACONTRATISTAS

EXTERNOS

DEPARTAMENTODE

INFORMACIOacuteN YPRENSA

DEPENDENCIAS ACADEacuteMICASY ADMINISTRATIVAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEPROVEER UNA

PLAZA VACANTE

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSSELECCIOacuteN DE PERSONAL

1 Solicitud de proveer vacante2 Aprobacioacuten3 Informacioacuten de la plaza vacante4 Hojas de vida e informacioacuten laboral5Solicitud de publicacioacuten de la invitacioacuten

6 Informacioacuten para elaboracioacuten de pruebas7 Contrato para ejecucioacuten de pruebas psicoteacutecnicas y centrosde valoracioacuten8 Recomendaciones y resultados f inales de proceso deseleccioacuten9 Informe de la persona seleccionada

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

Participacioacuten en laelaboracioacuten de pruebas

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

1

3

4

RECIBE ELSERVICIO

VICERRECTORIacuteA ADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DE LOSRECURSOS

9

Aplicacioacuten DePruebas

Psicoteacutecnicas YCentros DeValoracioacuten

Publicacioacuten deinvitacioacuten en lapaacutegina Web y

en otrosmedios

2

7

5

6

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

Coacutedigo G-2000-024 Versioacuten 01

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 33: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 33 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIARECTORIacuteA

FACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

VINCULARPERSONAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSVINCULACIOacuteN DE PERSONAL

1 Informacioacuten de la persona seleccionada2 Examen meacutedico de ingreso3 Asignacioacuten o traslado de inventario4 Contratos Resoluciones de nombramiento5 Informacioacuten presupuestal

6 Resolucioacuten de nombramiento7 Formatos de afiliacioacuten y documentacioacuten soporte8 Novedades en la vinculacioacuten9 Informacioacuten laboral Hoja de vida10 Documentacioacuten para la inclusioacuten en Noacutemina11 Informacioacuten sobre salario

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

VINCULACIOacuteNDE PERSONAL

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONALSeleccionannombran yocontratan a

Docentes deCaacutetedra

OcasionalesRegularesvisitantes yad-honorem

Autoriza LaContratacioacuten YVinculacioacuten De

Docentes

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

10

9

RECIBE ELSERVICIO

2

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS3

4

EPSAFP YARP

AFILIACION ASALUD PENSIOacuteN

Y RIESGOSPROFESIONALES

SELECCIOacuteNDE PERSONAL1

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

8Asignacioacuten De

Salario PorParte DeAsuntos

Docentes

a

11

a

11

7

Nombra apersonal

supernumerarioprovisional

ocasionales yde libre

nombramiento yremocioacuten

6

Coacutedigo G-2000-025 Versioacuten 01

Paacutegina 34 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Paacutegina 56 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 34: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A

DEPARTAMENTOSEGURIDAD

SOCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO

VICERRECTORIacuteADE DOCENCIA

RECTORIacuteAFACULTADESESCUELAS EINSTITUTOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

TRAMITARSITUACIONESLABORALES

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DE LA SITUACIOacuteN LABORAL

1 Informes de salud ocupacional para traslados2 Paz y salvos de inventario3 Informacioacuten y vistos buenos para traacutemite de situaciones4 Resoluciones aprobadas5 Informacioacuten presupuestal6 Reporte de novedades

7 Informacioacuten de renuncias y vacaciones8 Informacioacuten laboral Hoja de vida9 Informacioacuten para el traacutemite de las novedades en Noacutemina10 Informacioacuten soporte para el traacutemite de comisiones11 Informacioacuten retroalimentacioacuten de gestioacuten12 Certificacioacuten de plazas e informacioacuten complementaria

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DELA SALUD

OCUPACIONAL

Enviacuteaninformacioacutenrelacionada

con lassituaciones

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

9

8

RECIBE ELSERVICIO

1

5

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES

2

3

SECRETARIAGENERAL

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

6

AprobacioacutenDe

ComisionesDe ServicioY Estudio

a

10

Aprobacioacutende

Resoluciones

4

PRESTACIONESSOCIALES

Aprobacioacuten ycomunicacioacuten

deResoluciones

a

10

4

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO

7

11

SELECCIOacuteNDE PERSONAL

12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

4

Coacutedigo G-2000-026 Versioacuten 01

Paacutegina 35 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 35: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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TODAS LASDEPENDENCIAS DE

LA U DE A

DEPARTAMENTOSDE ORGANIZACIOacuteN

Y SISTEMAS YCOacuteMPUTO

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNASFONDO DE BIENESTARUNIVERSITARIO (FBU)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELPAGO SALARIAL A

SERVIDORESPUacuteBLICOS

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

TRAacuteMITE PARA EL PAGO SALARIAL

1 Informacioacuten Laboral para la inclusioacuten en Noacutemina2 Informacioacuten para el pago de la noacutemina3 Novedades laborales para traacutemite en el sistema4 Informacioacuten para el pago de prestaciones sociales

567

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INFORMES DEDEDUCCIONES

APOYO TEacuteCNICO

RECIBE ELSERVICIO

NOacuteMINA

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

1

3

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

AUTOLIQUIDACIOacuteN DEAPORTES AL SGSSI

DEPARTAMENTOFINANCIERO

GESTIOacuteN DEARCHIVO

5

4

INFORMES DEDEDUCCIONES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

2

1

1

1

1

Coacutedigo G-2000-027 Versioacuten 01

Paacutegina 36 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

Paacutegina 37 de 56

TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 36: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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SERVIDORESPUacuteBLICOS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO

SEGURIDAD SOCIALDEPARTAMENTO

FINANCIERODEPENDENCIAS

EXTERNASDEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIOacuteN YSISTEMAS Y COacuteMPUTO

DEPENDENCIASUNIVERSITARIAS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONESLABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DERECONOCIMIENTO

DE UNAPRESTACIOacuteN

SOCIAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSTRAacuteMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

1 Informacioacuten laboral - Renuncias2 Paz y salvos3 Informacioacuten presupuestal4 Solicitud de servicios de apoyo teacutecnico5 Informacioacuten laboral Hoja de vida

6 Informacioacuten para traacutemite de prestaciones7 Solicitudes de Traslados de cesantiacuteas8 Aprobacioacuten de Resoluciones

RESULTADO DEL PROCESO

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PRESTACIONESSOCIALES

GESTIOacuteN DE LASALUD

Expedicioacutende paz ysalvos

NOacuteMINA

GESTIOacuteN DEARCHIVO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)6

5

RECIBE ELSERVICIO

2

3

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

GESTIOacuteN DEBIENES YSEGUROS2

2

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

1

TrasladosAnuales DeCesantiacuteas Y

RetirosParciales YDefinitivos

(AFC)

a

7

a

7

2Apoyo teacutecnico

4

Expedicioacuten depaz y salvos

(Cooperativas)

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

8

Coacutedigo G-2000-028 Versioacuten 01

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TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 37: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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TODAS LADEPENDENCIAS DE

LA U DE ADEPARTAMENTO FINANCIERO ENTIDADES INSTITUCIONES

EXTERNAS DEPENDENCIAS DE LA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DEINDUCCIOacuteN

REINDUCCIOacuteNCAPACITACIOacuteN YOENTRENAMIENTO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE INDUCCIOacuteN CAPACITACIOacuteN Y ENTRENAMIENTO

1 Informacioacuten del personal nuevo vinculado2 Informacioacuten laboral3 Informacioacuten laboral (Hojas de Vida)

4 Informacioacuten presupuestal5 Propuestas de formacioacuten

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

PROPORCIONANRECURSOS

(LOGIacuteSTICA DELEVENTO)

PROPORCIONANPROGRAMAS DECAPACITACIOacuteN O

RECURSOSLOGIacuteSTICOS

RECIBE ELSERVICIO

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

5

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

GESTIOacuteN DEARCHIVO

2 3

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

1

Coacutedigo G-2000-029 Versioacuten 01

Paacutegina 38 de 56

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Paacutegina 56 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 38: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA U

DE A YCONTRATISTAS

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteNDOCUMENTAL

ENTIDADESINSTITUCIONES

EXTERNAS

OTRAS DEPENDENCIASACADEacuteMICAS Y

ADMINISTRATIVAS DELA U DE A

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO RELACIONES LABORALES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

NECESIDAD DELCONTROL Y

PREacuteSTAMO DE LAINFORMACIOacuteN

LABORAL

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADMINISTRACIOacuteN Y CONTROL DE LA INFORMACIOacuteN LABORAL

1 Informacioacuten Laboral (Hojas de Vida)2 Certificaciones laborales3

456

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITANINFORMACIOacuteN DE

PERSONAL

SOLICITANCERTIFICACIONESE INFORMACIOacuteN

LABORAL DELPERSONAL

INTERCAMBIO DEINFORMACIOacuteN

ARCHIVO INACTIVOMICROFILMACIOacuteNDIGITALIZACIOacuteN Y

TABLAS DERETENCIOacuteN

DOCUMENTAL

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DEARCHIVO SELECCIOacuteN DE

PERSONAL

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

PRESTACIONESSOCIALES

NOacuteMINA

FORMACIOacuteN DELTALENTO HUMANO

1

1

1

1

1

1

DEPARTAMENTOSEGURIDAD SOCIAL

GESTIOacuteN DEPENSIONES

a

2

a2

Coacutedigo G-2000-030 Versioacuten 01

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 39: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 39 de 56

SECRETARIacuteAGENERAL AFP

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACIOacuteN DOCUMENTAL

Solicitud dePensioacuten

SERVIDORESPUacuteBLICOS DE LA

UNIVERSIDAD Oacute SUSBENEFICIARIOS

LEGALES

TRAacuteMITE DE BONOPENSIONAL

ESTUDIO YCONSOLIDACIOacuteN DE

REQUISITOS

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOSADMINISTRACIOacuteN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

1 Certificado laboral y salarial2 Informacioacuten para el pago3 Informacioacuten para el reconocimiento del bono4 Solicitud de certificado para bono pensional5 Solicitudes presupuestales6 Autorizacioacuten para el pago de bono7 Resolucioacuten Administrativa

RESULTADO DEL PROCESO

EXPEDICIOacuteNCERTIFICACIOacuteN

LABORAL YSALARIAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

ACEPTACIOacuteN DERENUNCIA Y

NOTIFICACIOacuteN

5

RENUNCIA OBTIENELA RESOLUCIOacuteN DE

PENSIOacuteN EINTERPONERECURSOS

COBRO Y PAGOCUOTAS PARTESJUBILATORIAS

b

b

13

GESTIOacuteN DEARCHIVO

TRAacuteMITE DEPENSIOacuteN UDEA

1

CERTIFICACIOacuteNLABORAL VAacuteLIDAPARA EMISIOacuteN DEBONO PENSIONAL

1

NOacuteMINA2

AsesoriaTRAMITES PARARECONOCIMIEN

TO DE BONOPENSIONAL

3

8

a

a

4

GESTIOacuteN DEARCHIVO9

11

ENTIDADESEXTERNAS

REVISIOacuteN YPAGO CUOTAS

PARTESJUBILATORIAS

10

NOacuteMINA

c6

c

PAGO DELBONO

PENSIONAL

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

8 Documentacioacuten soporte cuando se trata de subrogacioacuten9 Solicitud hoja de vida10 Informacioacuten relacionada con el cobro y pago de CPJ11 Documentacioacuten para legalizacioacuten de ingresos o egresos12 Consulta CPJ13 Aceptacioacuten de la renuncia

b

RESPUESTA ACUOTASPARTES

JUBILATORIAS12

VICERRECTORIAADMINISTRATIVA

GESTIOacuteN DERECURSOS

7

d

7

d

7

Coacutedigo G-2000-031 Versioacuten 01

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 40: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 40 de 56

PERSONAL UNIVERSITARIOY EXTERNO

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIALINSTITUCIOacuteN PRESTADORADE SERVICIOS DE SALUD

(IPS)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

ADMINISTRACIOacuteN DE SERVICIOS DE SALUD

1 Asesoriacutea del Programa de Salud2 Solicitud de CDP registros presupuestales legalizacioacuten ydistribucioacuten de ingresos3 Traacutemite de solicitudes de pago4 Informes financieros

RESULTADO DEL PROCESO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA DELPROGRAMA DE

SALUD

RECIBE ELSERVICIO

CONTRATACIOacuteNPRESTACIOacuteN EINTERVENTORIacuteA

CARNETIZACIOacuteN

AFILIACIOacuteN ALPROGRAMA DE

SALUD

AUDITORIacuteA DELSGQ

(Sistema deGarantiacutea de la

Calidad)

SOLICITUD DEAFILIACIOacuteN AL

PROGRAMA DE SALUD

VINCULACIOacuteN DEPERSONAL1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

5

INFORMACIOacuteNFINANCIERA

INFORMACIOacuteN PARAREQUERIMIENTOS DEL

SISTEMA

INFORMACIOacuteN DELSISTEMA DE GARANTIacuteA

DE LA CALIDAD

8

8

8

6 EVALUACIOacuteNFINANCIERA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de la Ordende Pago)

5 Contratacioacuten de poacutelizas de enfermedades catastroacuteficas6 Subcontratacioacuten de la prestacioacuten de servicios7 Novedades para la autoliquidacioacuten de aportes8 Informacioacuten estadiacutestica

4

3

2

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

NOacuteMINA

7

Coacutedigo G-2000-032 Versioacuten 01

Paacutegina 41 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 41: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDAD

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE

SOSTENIMIENTO

DEPARTAMENTOFINANCIERO

ADMINISTRADORADE RIESGOS

PROFESIONALES(ARP)

INSTITUCIONPRESTADORA DE

SERVICIOS DE SALUD(IPS)

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

PRESTACIOacuteN DE SERVICOS EN SALUD OCUPACIONAL

1 Repor te de accidentes de trabajo e in formes de incapacidad2 Reubicaciones laborales3 Materiales y suministros para consultorios y oficinas4 Reformas a puestos de trabajo aacutereas y mobiliario

5 Solicitudes presupuestales6 Solicitudes de pago

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

AUTOLIQUIDACIOacuteNDE APORTES AL

SGSSI

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

MANTENIMIENTOGRAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

GESTIOacuteNCOMPRAS

NACIONALES

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Identificacioacuten de laNecesidad

Presupuestal)

VERIFICACIOacuteN DECAMBIOS EN

CONDICIONES DETRABAJO Y SALUD

EJECUCIOacuteN DEPROGRAMAS Y

ASESORIAS

PLANIFICACIOacuteN

AJUSTE A LAPLANIFICACIOacuteN

24

3

5

PRESTACIOacuteN DESERVICIOS

ESPECIALIZADOS Y DELABORATORIO

APOYO AL PROGRAMADE SALUD

OCUPACIONAL

NECESIDAD DEMANTENIMIENTO YMEJORAMIENTO DELAS CONDICIONES

DE SALUD YTRABAJO 1

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten de laOrden de Pago)

6PARTICIPACIOacuteN ENLA PROGRAMACIOacuteN

Y EJECUCIOacuteN DEACTIVIDADES

Coacutedigo G-2000-033 Versioacuten 01

Paacutegina 42 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 42: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ADQUISICIOacuteN DE BIENES YO SERVICIOS NACIONALES

4 Informacioacuten para el control y aseguramiento del bien5 Solicitud de pago y Facturas6 Informes de evaluacioacuten de proveedores

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIAS DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTOFINANCIERO

EMPRESAS COMERCIALESYO DE SERVICIOS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y evaluacioacuten delrequerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)2

Mercanciacutea

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS Y

ESPECIFICACIONES DE COMPRA

ENVIA LA FACTURAFIRMADA Y EL RECIBO A

SATISFACCIOacuteN

RECIBE ORDEN DE PEDIDOY TRAMITA SEGUacuteN LOS

TEacuteRMINOS DEL CONTRATOESTABLECIDO CON LA

U DE A

DESPACHO DEMERCANCIA

1 Cumplimiento de requisitos de proveedores2 Reserva presupuestal3 Registro Presupuestal

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Traacutemite para la adquisicioacuten delbien o servicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacuten de lafacturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES(Seleccioacuten deproveedores)1

3

Mercanciacutea

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES EINMUEBLES

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Evaluacioacuten de proveedores)

EVALUacuteAN A LOSPROVEEDORES

6

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacuten presupuestal)5

ENVIacuteA LA FACTURAFIRMADA POR LA

DEPENDENCIA Y ANEXOS

a

a

Coacutedigo G-2000-034 Versioacuten 01

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TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 43: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 43 de 56

TODAS LASDEPENDENCIAS

DEPARTAMENTOCOMERCIAL

DEPARTAMENTOFINANCIERO BANCO

GRUPO INTERMEDIARIO DE SERVICIOS DECOMERCIO EXTERIOR (SIA

TRANSPORTADORA ALMACENADORA)

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y evaluacioacutendel requerimiento

EXPORTADOR ASEGURADORA

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)1

ESTABLECE LOSREQUERIMIENTOS

YESPECIFICACIONES

DE COMPRA(INCLUYE

SELECCIOacuteN DEPROVEEDORES)

ENVIA VALE DEALMACEacuteN Y RECIBO

A SATISFACCIOacuteN

TRAMITALICENCIA DE

IMPORTACIOacuteN

REALIZANACIONALIZACIOacuteN

DESPACHA LAMERCANCIA

INSPECCIONA LAMERCANCIA

DILIGENCIA LAPROFORMA Y LADOCUMENTACIOacuteNEXIGIDA POR LEY

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE COMPRA DE BIENES Y SUMINISTROS EN EL EXTERIOR

1 Informacioacuten presupuestal2 Confirmacioacuten del pedido3 Pro forma y documentacioacuten requerida por Ley4 Documentacioacuten relacionada con la licencia de importacioacuten5 Informacioacuten para ejecucioacuten del pago6 Cheque o transferencia

7 Instrucciones de despacho8 Datos de importacioacuten9 Informacioacuten para legalizacioacuten1 0 I nfo rmac i oacuten p ara i d enti f ic ac i oacuten marcac i oacuten y oaseguramiento

RESULTADO DEL PROCESO

TRANSPORTA LAMERCANCIacuteA SEGUacuteNINSTRUCCIONES DE

DESPACHO

RECIBENOTIFICACIOacuteN DELLEGADA DE LA

MERCANCIacuteA GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Traacutemite para la

adquisicioacuten del bien oservicio)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despachode mercanciacutea)

2

7

4

TRAMITA ELPEDIDO SEGUacuteN

INSTRUCCIONESDE DESPACHO

3

ENTIDADES REGULADORAS(MINCOMERCIO Y OTRAS

APROBACIOacuteNDE LA

IMPORTACIOacuteNVISTOS

BUENOS YLICENCIAS

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E

INMUEBLES YSEGUROS

10

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR(Legalizacioacuten de

pedidos)

Cuando se enviacutea al Departamento comercial

Cuando se enviacuteadirectamente a la Dependencia

a

aFACTURACIOacuteNDE SERVICIOSPRESTADOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA

(Ejecucioacutenpresupuestal)

5 REALIZA LATRANSFERENCIABANCARIA DEL

PAGO6

7

c

cFACTURACIOacuteN DE

SERVICIOSPRESTADOS

c

LIBERACIOacuteN DE LAGUIacuteA

b

b

ACTUALIZACIOacuteN DEDATOS8

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

9

Coacutedigo G-2000-035 Versioacuten 01

Paacutegina 44 de 56

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

Paacutegina 45 de 56

DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

Paacutegina 46 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

Paacutegina 47 de 56

DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 44: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

1 Informacioacuten de requerimientos para identificacioacuten y marcacioacuten2 Informacioacuten para realizar la marcacioacuten3 Solicitudes de apoyo teacutecnico

4 Paz y salvos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL

DEPARTAMENTORELACIONESLABORALES

DEPENDENCIAS DE LAU DE A

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacuten)

NECESIDAD DEL CONTROL DEBIENES MUEBLES E INMUEBLES

PARTICIPAN EN LAMARCACIOacuteN Y

PROPORCIONANINFORMACIOacuteN SOBRE EL

BIEN

1

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Generacioacuten y actualizacioacutende carteras)

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Control de bienes)

2

PRESTACIONESSOCIALES

DEPARTAMENTOS DEORGANIZACIOacuteN Y

SISTEMAS YCOacuteMPUTO

3 APOYO TEacuteCNICO

4

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

4

GESTIOacuteN DE COMPRASNACIONALES

(Recepcioacuten y verificacioacutende la facturacioacuten)

GESTIOacuteN DE COMPRASEN EL EXTERIOR

(Recepcioacuten y despacho demercanciacutea)

1

Coacutedigo G-2000-036 Versioacuten 01

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DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

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COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 45: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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DEPENDECIAS UDE A

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE ASEGURAMIENTO DE PERSONAS Y BIENES

1 Informacioacuten de requerimientos para el aseguramiento de unbien2 Informacioacuten Presupuestal3 Aprobacioacuten para pago de poacutelizas particulares4 Aprobacioacuten para el pago de poacutelizas globales

5 Solicitud de expedicioacuten de poacuteliza y anexos6 Poacuteliza y anexos7 Facturacioacuten del servicio8 Facturas y anexos para ejecucioacuten y legalizacioacuten de pagos

RESULTADO DEL PROCESO

TODAS LAS DEPENDENCIASDE LA U DE A DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO

FINANCIEROENTIDADES

ASEGURADORAS

USUARIOS PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Recepcioacuten y evaluacioacuten

del requerimiento)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

NECESIDAD DELASEGURAMIENTO DE PERSONAS

O BIENES

CONTRATACIOacuteNDE LA POLIZA

1

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Seleccioacuten de proveedores

de aseguramiento)

RECIBE EL SERVICIO

GESTIOacuteN DE SEGUROS(Traacutemite para adquisicioacuten

del servicio)

GESTIOacuteN DESEGUROS

(Evaluacioacuten deproveedores)

2

5

EXPEDICIOacuteN DEPOacuteLIZAS

FACTURACIOacuteN

7ADMINISTRACIOacuteN

FINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

8

VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

GERENCIAADMINISTRATIVA

(Gestioacuten de losrecursos)4

6

APROBACIOacuteN DEPAGO DE POacuteLIZAS

3

GESTIOacuteN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

(Identificacioacuten y marcacioacutende bienes)

Coacutedigo G-2000-037 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

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COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 46: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FIacuteSICAS Y A REDES Y EQUIPOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

MANTENIMIENTO

63

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

Coacutedigo G-2000-038 Versioacuten 01

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

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COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

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DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 47: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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DEPENDENCIASDE LA

UNIVERSIDADDEPARTAMENTO FINANCIERO ASESORIacuteA JURIacuteDICA CONTRATISTAS

EXTERNOS

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTO DE SOSTENIMIENTO VICERRECTORIacuteAADMINISTRATIVA

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

PROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

RESTAURACIOacuteN Y CONSTRUCCIOacuteN DE EDIFICIOS

1 Informacioacuten presupuestal2 Informacioacuten presupuestal y del contrato3 Informacioacuten del contrato4Contrato con sus requisitos

5 Informacioacuten sobre condiciones y requerimientos del contrato6 Solicitudes de trabajo directa

RESULTADO DEL PROCESO

RECIBE ELSERVICIO

GESTIOacuteN DERECURSOS

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

presupuestal)

EJECUCIOacuteN

ADJUDICACIOacuteN YOCONTRATACIOacuteN

RECEPCIOacuteN DESOLICITUDES Y

EVALUACIOacuteN DENECESIDADES

VERIFICACIOacuteN

EJECUCIOacuteN DELCONTRATO

1

REVISIOacuteN Y AVAL DELCONTARTO

2

SOLICITUD DE UNSERVICIO DE

RESTAURACIOacuteN OCONSTRUCCIOacuteN

3

4

REALIZANINTERVENTORIacuteA

5

ELABORACIOacuteN DELDISENtildeO

PARTICIPA EN LADEFINICIOacuteN DE

REQUERIMIENTOS

Coacutedigo G-2000-039 Versioacuten 01

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COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

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DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
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Paacutegina 48 de 56

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

ASESORIacuteAJURIacuteDICA

EMPRESAS DEVIGILANCIA PRIVADA

ORGANISMOS DESEGURIDAD DEL

ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

DEPARTAMENTOFINANCIERO

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES (CONTRATADO)

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura3 Entrega a conformidad servicio mantenimiento

4 Contrato de vigilancia privada5 Factura de servicios6 Enviacutea solicitud de pago

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DERIESGOS ENSEGURIDAD(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Contratacioacuten)

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteNOPERATIVA(Supervisioacuten)

4

1

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

ASESORIacuteA LEGALEN

CONTRATACIOacuteN

COMPROBANTEDE LIQUIDACIOacuteN

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

2

3

6

GESTIOacuteNINTERVENTORA(Seguimiento yEvaluacioacuten deProveedores)

5

REUNIONES DESEGUIMIENTO

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Recepcioacuten de Solicitud y

Evaluacioacuten de Necesidades)

MANTENIMIENTO GENERALDE LA INFRAESTRUCTURA

FIacuteSICA(Ejecucioacuten)

Coacutedigo G-2000-040 Versioacuten 01

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 52 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

Paacutegina 53 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

Paacutegina 54 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

Paacutegina 55 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

Paacutegina 58 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 49: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

Paacutegina 49 de 56

DEPARTAMENTO DESOSTENIMIENTO

COMUNIDADUNIVERSITARIA

DEPARTAMENTOFINANCIERO

DEPARTAMENTO DEVIGILANCIA

DPTO DECOacuteMPUTO PROVEEDORE

S DE BIENES

ORGANISMOSDE SEGURIDAD

DEL ESTADO

USUARIO PROCESOS QUE INTERACTUacuteAN PROVEEDORES

RECIBE ELSERVICIO

ADMINISTRACIOacuteNFINANCIERA(Ejecucioacuten

Presupuestal)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten de Permisos)

GESTIOacuteNOPERATIVA

(Programacioacuten)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Recepcioacuten deSolicitud y

Evaluacioacuten deNecesidades)

MANTENIMIENTOGENERAL DE LA

INFRAESTRUCTURAFIacuteSICA

(Ejecucioacuten)

DPTOCOMERCIAL

DPTO DERELACIONESLABORALES

GESTIOacuteN DECOMPRAS

NACIONALES

GESTIOacuteN DESEGUROS

NOacuteMINA

INTERACCIOacuteN DE PROCESOS

SERVICIO DE SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES

CONVENCIONES

Ruta Criacutetica Ruta de Apoyo

1 CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)2 Reporte de labores y Liquidacioacuten3 Adecuacioacuten de radios vehiacuteculos infraestructura4 Entrega a conformidad servicio mantenimiento5 Inspeccioacuten ocular en caso de hurtos a la U

6 Pedido mediante SICOMER7 Programas de capacitacioacuten8 Conceptos de salud ocupacional9 Novedades laborales

RESULTADO DEL PROCESOPROCESO OacuteACTIVIDADINTERNA

13

4

PROCESO OacuteACTIVIDADEXTERNA

SOLICITAAUTORIZACIOacuteN

PARA SACAR BIENPROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD

IMPRESIOacuteN ENCOMPUTADOR

CENTRAL

DESPACHO DEMERCANCIacuteA

APOYO EN ELMANEJO DE

IRREGULARIDADES

GESTIOacuteNOPERATIVA(Vigilancia)

6

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Gestioacuten denovedades)

GESTIOacuteN DE RIESGOSEN SEGURIDAD

(Anaacutelisis deVulnerabilidad)

RECIBE ESTUDIO YRECOMENDACIONES

DE SEGURIDAD

GESTIOacuteN DESEGUROS 5

NECESIDAD DESEGURIDAD DEPERSONAS Y

BIENES

EVENTOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SOCIAL

GESTIOacuteN DE LASALUD

OCUPACIONAL

8

2

FORMACIOacuteNDEL TALENTO

HUMANO7

SITUACIONESADMINISTRATIVAS

a

9

a 9

Coacutedigo G-2000-041 Versioacuten 01

Paacutegina 51 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 50: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados 4 Sistema de Gestioacuten de Calidad

41 Requisitos generales Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia ha recopilado toda la informacioacuten referente al establecimiento documentacioacuten implementacioacuten mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) en este manual revelando en eacutel nuestro compromiso con el mismo el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 y el mejoramiento continuo todo esto con un uacutenico fin ldquola satisfaccioacuten permanente de nuestros usuarios internos y externosrdquo

Manual de Calidad (M-2000-001) Listado maestro de documentos (H-2000-001)

Procedimiento para la elaboracioacuten de documentos (P-5200-001)

Los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000 son emitidos a traveacutes del Representante de la Vicerrectoriacutea Administrativa para el (SGC) y los procedimientos de la Vicerrectoriacutea Administrativa son emitidos a traveacutes de los Jefes de Dependencia Listado documentos de Referencia (H-2000-002

H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

Procedimiento Control de documentos (P-2000-001)

Da las pautas para realizar futuras modificaciones a los documentos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de forma tal que eacutestos se puedan acomodar a las condiciones cambiantes del medio Universitario o de la legislacioacuten

Solicitud de modificacioacuten de documentos (H-2000-004) Listado de distribucioacuten de documentos (H-2000-003)

42 Requisitos de la documentacioacuten

Procedimiento Control de registros (P-2000-002)

Define los paraacutemetros necesarios para el almacenamiento acceso conservacioacuten proteccioacuten y disposicioacuten de los mismosTodos los registros generados de la aplicacioacuten de procedimientos para el (SGC) se deben controlar como lo indica este procedimiento

Inventario de formatos tramitados con la imprenta (H-5200-001) Inventario de formatos internos (H-2000-029)

5 Responsabilidad de la direccioacuten Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

51 Compromiso de la direccioacuten Procedimiento de revisioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El compromiso del Vicerrector Administrativo se evidencia principalmente en La divulgacioacuten de la Poliacutetica y Objetivos de Calidad Las revisiones perioacutedicas del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El cumplimiento de las leyes que a la Universidad le competen El mejoramiento contiacutenuo La disponibilidad de recursos con el fin de que el SGC implementado pueda satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos La aprobacioacuten y divulgacioacuten de los procedimientos requeridos por la norma NTC-ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 51: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

52 Enfoque al cliente Modelo de gestioacuten de calidad basado en procesos Caracterizacioacuten de proceso de gerencia administrativa

Por ser una entidad puacuteblica la Universidad de Antioquia debe asegurar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en eacutestos trazar poliacuteticas orientadas a la satisfaccioacuten de las necesidades de los usuarios a demaacutes el Vicerrector Administrativo a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico entre otros identifica y determina las necesidades generales de la Universidad de Antioquia respecto a los servicios ofrecidos

53 Poliacutetica de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea el compromiso con el Sistema de Gestioacuten de la Calidad a traveacutes de una Poliacutetica de Calidad la cual declara el propoacutesito de la Vicerrectoriacutea Administrativa y asegura el cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos

54 Planificacioacuten

541 Objetivos de calidad Manual de Calidad (M-2000-001)

La Vicerrectoriacutea Administrativa plantea unos objetivos de calidad soportados en la Poliacutetica de Calidad establecida con los cuales buscan implementar mantener y mejorar el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

542 Planificacioacuten del SGC

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El SGC estaacute sujeto a futuras modificaciones debido principalmente a- Posibles cambios en la norma NTC-ISO 90012000 - Cambios relacionados con la legislacioacuten que a la Universidad de Antioquia y por lo tanto a la Vicerrectoriacutea Administrativa le competen - Cambios en la normatividad al interior de la Universidad- Posible inclusioacuten de nuevas Dependencias o procesos a su cargo o modificacioacuten de las existentes - La incorporacioacuten de nuevas tecnologiacuteas que puedan tener impacto en el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) Cuando se presente alguna de las situaciones anteriores el Comiteacute Administrativo define las estrategias y acciones que se deben aplicar De esto se dejaraacute constancia en el acta respectiva de la reunioacuten

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

55 Responsabilidad autoridad y comunicacioacuten 551 Responsabilidad y autoridad

Manual de Calidad (M-2000-001) Carta Organizacional Organigrama de Calidad

Responsabilidades y autoridades definidas ante el sistema de gestioacuten de calidad

Manual de funciones y competencias

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 52: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

552 Representante de la Direccioacuten

Manual de Calidad (M-2000-001) Organigrama de Calidad

El Vicerrector Administrativo ha designado al Asistente de la Vicerrectoriacutea Administrativa como su Representante para el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) cumpliendo las responsabilidades mencionadas en el Manual de Calidad y que para efectos propios de las actividades del SGC tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo A demaacutes se tiene el soporte de un profesional que tambieacuten tiene dependencia directa del Vicerrector Administrativo y apoya el cumplimiento de las responsabilidades del representante de calidad

553 Comunicacioacuten interna

Manual de Calidad (M-2000-001) Sistema de comunicacioacuten

La Vicerrectoriacutea Administrativa dispone de la infraestructura de comunicacioacuten (E-mail Internet e Intranet fax teleacutefono radio teleacutefono celulares carteleras informativas entre otros) necesaria para asegurar la eficacia del Sistema de ComunicacioacutenLos medios de comunicacioacuten maacutes utilizados son Las reuniones de trabajo y los Comiteacutes de Calidad ademaacutes de cartas resoluciones comunicados y circulares generadas por la Rectoriacutea el Vicerrector Administrativo o por los Jefes de Departamento o Seccioacuten de la Vicerrectoriacutea Administrativa

56 Revisioacuten por la direccioacuten

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

La Vicerrectoriacutea Administrativa realiza una revisioacuten anual de sus procesos frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en su Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y de acuerdo a lo establecido por la NTC ISO 90012000

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

6 Gestioacuten de los recursos

61 Provisioacuten de recursos

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

La provisioacuten de recursos esta supeditada a la reglamentacioacuten y poliacuteticas institucionales que para tal fin se definan por parte de la Rectoriacutea o instancias autorizadas por la Universidad El Vicerrector Administrativo debe proporcionar en cantidad y oportunidad de acuerdo con la disponibilidad presupuestal los recursos teacutecnicos financieros y del talento humano necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

62 Recursos humanos

621 Generalidades Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

El Vicerrector Administrativo y su Comiteacute Administrativo (Jefes de Departamento y Seccioacuten) identifican las necesidades de talento humano en la Vicerrectoriacutea Administrativa por medio del anaacutelisis de las actividades de las diferentes Dependencias de las nuevas necesidades del servicio la educacioacuten formacioacuten habilidades y experiencia apropiadas para desarrollar las labores necesarias de forma tal que su vinculacioacuten se refleje en un mejor servicio para los usuarios aportando de manera eficiente al mejoramiento continuo del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) El Departamento de Organizacioacuten y Sistemas adscrito a la Oficina de Planeacioacuten de la Universidad de Antioquia a traveacutes del Manual de Funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe educacioacuten y experiencia que deben tener los Servidores Puacuteblicos para desempentildearse en un puesto de trabajo determinado

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento de seleccioacuten de personal por encargo traslado o provisional (P-2400-056)

Procedimiento de seleccioacuten de personal supernumerario (P-2400-057) Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006)

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento para anaacutelisis de necesidades y ejecucioacuten de programas de capacitacioacuten para el personal de la universidad de Antioquia (P-2400-006) Caracterizacioacuten del proceso de Gestioacuten del talento humano

Procedimiento para solicitudes de cofinanciacioacuten al fondo patrimonial de capacitacioacuten (P-2400-007)

Solicitud de cofinanciacioacuten (H-2400-002) Acta de comiteacute de cofinanciacioacuten Solicitud de pago (H-2400-024)

Procedimiento retroalimentacioacuten de la gestioacuten para servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (P-2400-054)

Concertacioacuten de objetivos (H-2400-027) Seguimiento a la concertacioacuten de objetivos (H-2400-028) Valoracioacuten de la gestioacuten (H-2400-029)

622 Competencia toma de conciencia y formacioacuten

Instructivo para la retroalimentacioacuten de la gestioacuten de los servidores puacuteblicos de la Universidad de Antioquia (I-2400-001)

El Proceso de Desarrollo del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales conjuntamente con las Dependencias acadeacutemicas y administrativas de la Universidad de Antioquia identifican las necesidades de formacioacuten y actualizacioacuten de los Servidores Puacuteblicos con el fin de mantener su idoneidad en el desarrollo de las actividades que afectan directamente la calidad de su trabajo y por ende la del Sistema El Proceso de Situaciones Administrativas del Departamento de Relaciones Laborales de la Vicerrectoriacutea Administrativa de la Universidad de Antioquia a traveacutes de las evaluaciones del desempentildeo del personal que se realiza anualmente con un seguimiento semestral determina la competencia de los Servidores Puacuteblicos en los diferentes puestos de trabajo de forma tal que la calidad de nuestros servicios esteacute acorde con los estaacutendares de calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa Esto conforme a la ley 443 de 1998

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

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  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para mantenimiento general (P-2500-004)

Procedimiento para el control de gasolina y mantenimiento del parque automotor (P-2500-008) Procedimiento para realizar el servicio de limpieza personal vinculado (P-2500-006)

63 Infraestructura

Procedimiento para la administracioacuten del sub-almaceacuten de insumos para mantenimiento (P-2500-003)

El Proceso de Gestioacuten del disentildeo ejecucioacuten de proyectos y mantenimiento de la infraestructura fiacutesica del Departamento de Sostenimiento suministra los servicios de Mantenimiento general de la infraestructura fiacutesica y de Disentildeo y ejecucioacuten de proyectos de infraestructura fiacutesica los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

64 Ambiente de trabajo

Procedimientos Programa de Riesgos Ocupacionales (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

El Proceso de Gestioacuten de la Seguridad Social suministra los servicios de informes teacutecnicos ocupacionales tales como panoramas de factores de riesgo inspecciones de seguridad evaluaciones de puestos de trabajo e informes especiacuteficos de control de riesgos (ergonoacutemicos y de sillas fichas toxicoloacutegicas y recomendaciones para proyectos de reformas fiacutesicas entre otros) a su vez brinda capacitacioacuten en temas especiacuteficos de salud ocupacional evaluaciones medicas ocupacionales y vigilancia epidemioloacutegica en salud ocupacional los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en la prestacioacuten de sus servicios y contribuyen al mejoramiento de las condiciones de trabajo

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7 Realizacioacuten del producto

Manual de Calidad (M-2000-001) Caracterizacioacuten del proceso de Gerencia Administrativa

71 Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio Procedimiento de control de

servicio no conforme (P-2000-003)

El contenido de este Manual los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC - ISO 90012000 y los procedimientos necesarios para la prestacioacuten del servicio dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

72 Procesos relacionados con el cliente 721 Determinacioacuten de los requisitos relacionados con el servicio

Procedimientos documentados Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

La Universidad de Antioquia es una Institucioacuten puacuteblica que cintildee su actuar fundamentalmente en la legislacioacuten que le aplica esto de alguna manera afecta los requisitos especificados por el usuario los cuales deben estar acorde a dicha normatividad

Listado documentos de Referencia (H-2000-002 H-2300-002 H-2100-001 H-2400-001 H-2500-001 H-2600-001 H-7503-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
Page 55: MANUAL DE CALIDAD - Universidad De Antioquiaavido.udea.edu.co/.../viceadmin/m-2000-001v05manualcalidadVA.pdf · El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

722 Revisioacuten de los requisitos

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

El Vicerrector Administrativo evaluacutea en las reuniones perioacutedicas (Semanales) de Comiteacute Administrativo aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean afectados por nuevas leyes modificacioacuten de las existentes reglamentacioacuten emanada a traveacutes del Consejo Superior Comiteacute Rectoral y Consejo Acadeacutemico o por acuerdos establecidos con los usuarios oacute por las necesidades de los mismos de acuerdo a esto se establecen responsables y plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos del servicio y la manera como se adaptaran a los procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Acta de comiteacute (H-2000-006)

Sistema de comunicacioacuten

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

723 Comunicacioacuten con el cliente

Directorio de servidores puacuteblicos (H-2000-026)

La Vicerrectoriacutea Administrativa recibe las solicitudes sugerencias reclamos e inquietudes de sus usuarios a traveacutes de diferentes medios de comunicacioacuten como son El contacto directo con los mismos por medio de reuniones previamente planeadas cartas llamadas telefoacutenicas viacutea fax paacutegina Web correo electroacutenico formatos de quejas reclamos y sugerencias entre otros

73 Disentildeo y desarrollo EXCLUSIOacuteN

La Vicerrectoriacutea Administrativa no realiza disentildeos de nuevos servicios dadas las caracteriacutesticas de los mismos uacutenicamente ajusta los procesos y servicios existentes a las condiciones cambiantes de leySin embargo en los proyectos de obras civiles que realiza el Departamento de Sostenimiento se aplica el proceso de disentildeo de instalaciones o remodelacioacuten de las existentes con respecto a esto es claro que no es la razoacuten de ser de la Vicerrectoriacutea Administrativa la realizacioacuten de proyectos arquitectoacutenicos y por tanto no se incluye como el requisito de disentildeo y desarrollo que exige la norma NTC-ISO 90012000

74 Compras

741 Proceso de compras

Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003)

El Departamento Comercial gestiona el servicio de adquisicioacuten y control de bienes y servicios nacionales y en el exterior entre otros los cuales apoyan los procesos de las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa en lo relacionado con las compras Cuando se trata de la contratacioacuten de servicios estos se realizan acorde con lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica de la Universidad de Antioquia Para llevar a cabo el proceso de compras se utiliza un Software desarrollado por el Departamento de Organizacioacuten y Sistemas de la Universidad llamado SICOMER y que puede ser utilizado en liacutenea a traveacutes de la red institucional

Ver Procedimiento para la Seleccioacuten de Contratistas en casos de Oferta Puacuteblica (P-1030-003) Capiacutetulo 04 Registros

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

Paacutegina 60 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

  • COacuteDIGO
  • M-2000-001
  • 05
  • 25 Objetivos de Calidad
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Paacutegina 57 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para la Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001)

Ver procedimiento Elaboracioacuten y Legalizacioacuten de Contratos (P-1030-001) Capiacutetulo 04 Registros

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

El proceso de seleccioacuten de contratistas de bienes y servicios se rige por el Estatuto General de Contratacioacuten Acuerdo Superior 095 del 21 de octubre de 1996 y seguacuten lo descrito en los procedimientos de la Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001) Capiacutetulo 04 Registros

742 Informacioacuten de las compras

Procedimientos Departamento comercial (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Cada Dependencia define los requisitos de los productos o servicios a comprar que afectan la calidad de la prestacioacuten de su servicio ya sea cuando son compras a traveacutes del SICOMER o los estipulados en los pliegos de condiciones

Procedimientos Departamento comercial - Registros (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Procedimiento para la Evaluacioacuten de Proveedores de la Universidad de Antioquia (P-2300-006)

COMP9178 Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9179 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9180 Seguimiento Calificacioacuten mensual de proveedores COMP9181 Calificacioacuten anual de proveedores COMP9182 Seguimiento de proveedores

743 Verificacioacuten de los productos comprados

Procedimiento para la Interventoriacutea de Contratos (P-1030-002)

Cada Dependencia es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados los criterios para esta verificacioacuten son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (Marca referencia paraacutemetros de calidad y especificaciones teacutecnicas entre otros)

Contrato Acta de inicio Acta de seguimiento libro de seguimiento de obra o bitaacutecora Acta de suspensioacuten Acta de terminacioacuten de contrato Acta de proacuterroga o adicioacuten Acta de liquidacioacuten

75 Prestacioacuten del servicio

751 Control de la prestacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

Las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa planifican la prestacioacuten del servicio tal y como lo describen el Manual de calidad mediante los Diagramas de Procesos los cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen la informacioacuten que describen las caracteriacutesticas del servicio

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

752 Validacioacuten de los procesos de la prestacioacuten del servicio

EXCLUSIOacuteN

753 Identificacioacuten y trazabilidad

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Debido a que un componente importante de los servicios que prestan las Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa es intangible la trazabilidad se realiza sobre el componente tangible que son los registros y demaacutes documentos asociados a traveacutes de los cuales es posible hacer la trazabilidad a la historia del servicio desde la solicitud hasta el cierre del mismo

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

754 Propiedad del usuario

Procedimientos Departamento Vigilancia (Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001))

Este requisito solo aplica para el Departamento de Vigilancia para las demaacutes Dependencias de la Vicerrectoriacutea Administrativa no aplica ya que para prestar los diferentes servicios no se requiere custodiar bienes que sean propiedad de los usuarios

Relacioacuten de documentos dejados en porteriacuteas (H-2600-008) Relacioacuten de documentos dejados en la oficina por peacuterdida de ficho (H-2600-009)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

Paacutegina 59 de 60

61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

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  • M-2000-001
  • 05
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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

755 Preservacioacuten del servicio

Procedimiento de Control de Registros (P-2000-002)

Las disposiciones definidas para la adecuada identificacioacuten almacenamiento y proteccioacuten de los documentos y registros generados en la prestacioacuten del servicio es la forma para preservar la prestacioacuten del servicio en todas sus etapas

(Ver Listado maestro de documentos (H-2000-001)

76 Control de los dispositivos de seguimiento y medicioacuten

EXCLUSIOacuteN

8 Medicioacuten anaacutelisis y mejora

Procedimiento de control de servicio no conforme (P-2000-003)

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

81 Generalidades

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Para el anaacutelisis y mejora del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) se cuenta con estrategias tales como - Revisioacuten por la direccioacuten del SGC de manera perioacutedica - Auditorias internas de la calidad - Anaacutelisis de quejas y reclamos de los usuarios - Encuestas de satisfaccioacuten de usuarios - Propuestas de mejoramiento al interior de la Vicerrectoriacutea Administrativa - Control del Servicio no conforme - Aplicacioacuten de acciones correctivas y preventivas - Anaacutelisis de datos obtenidos de los indicadores de Gestioacuten

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

82 Seguimiento y medicioacuten

821 Satisfaccioacuten de usuarios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

La Vicerrectoriacutea Administrativa mide perioacutedicamente el cumplimiento de los requisitos del usuario por medio de encuestas de Calificacioacuten y Evaluacioacuten del Servicio formatos de quejas reclamos y sugerencias reuniones de Comiteacute Administrativo que dependiendo de su impacto y frecuencia pueden ser evaluadas y tratadas por medio de los Procedimientos de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003) y de Acciones Correctivas y Preventivas (P-2000-004) ademaacutes se utilizaraacuten los mecanismos que las dependencias consideren adecuados para la medicioacuten de la satisfaccioacuten de sus usuarios

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

Formato para quejas reclamos y sugerencias (H-2000-024)

822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

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  • M-2000-001
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Procedimiento para el traacutemite de quejas reclamos y sugerencias (P-2000-008)

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822 Auditoriacuteas Internas

Procedimiento de auditoriacuteas internas de calidad (P-2000-006)

Se describen los pasos a seguir en la programacioacuten planeacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten de las auditoriacuteas internas de calidad

Programacioacuten del ciclo de auditoriacuteas internas de calidad Plan de auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-010) Lista de verificacioacuten auditoriacuteas internas de calidad (H-2000-012) Formato de seguimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-008) Informe de auditoriacutea interna de calidad (H-2000-011)

823 Seguimiento y medicioacuten de los procesos

Se han definido los Indicadores de Control de Procesos por medio de los cuales mediraacuten la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER Ficha teacutecnica indicadores de gestioacuten (H-2000-027)

824 Seguimiento y medicioacuten del servicios

Instructivo para la implementacioacuten evaluacioacuten y seguimiento de las encuestas de calificacioacuten de servicios (I-2000-003)

A demaacutes se han definido indicadores de Gestioacuten por medio de los cuales mediraacuten el cumplimiento de los requisitos asociados al servicio cuando esto sea apropiado

Calificacioacuten y evaluacioacuten de servicios (H-2000-031) evaluacioacuten y seguimiento a encuestas de calificacioacuten de servicios Informe de resultados calificacioacuten de servicios

83 Control del servicio No conforme

Procedimiento de Control de Servicio No Conforme (P-2000-003)

En este procedimiento se definen los controles las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme Los Jefes de Dependencia son responsables de verificar que las acciones definidas previamente se apliquen oportunamente y eliminen la no conformidad

Guiacutea para el control de servicios No conformes (H-2000-008)

84 Anaacutelisis de Datos

El insumo principal para realizar el anaacutelisis de datos se obtiene de- La Satisfaccioacuten del usuario (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de satisfaccioacuten del usuario)- La conformidad con los requisitos del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC)- Los procesos y el servicio (Con el anaacutelisis de los resultados de los indicadores de control del Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) y los indicadores de control del proceso) - La evaluacioacuten de los proveedores

Sistema de gestioacuten y evaluacioacuten de resultados SIGER

85 Mejora

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009) 851 Mejora

continua Procedimiento de revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Incluye en su poliacutetica de calidad su compromiso con el mejoramiento continuo por medio de las revisiones perioacutedicas que se le realizan al Sistema de Gestioacuten de la Calidad (SGC) de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Revisioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Calidad de la Vicerrectoriacutea Administrativa (P-2000-005)

Acta de Reunioacuten (H-2000-006)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

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61 Cumplimiento de requisitos de la norma NTC-ISO 90012000 Numerales NTC- ISO 90012000 Documentos Asociados Observaciones Registros Asociados

852 Accioacuten Correctiva 853 Accioacuten preventiva

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-2000-004)

Se describen los pasos a seguir en la revisioacuten y determinacioacuten de no conformidades y la implementacioacuten registro y revisioacuten de las acciones tomadas con el fin de eliminar la causa de la no conformidadTodo documento del SGC se vea afectado por la accioacuten tomada para solucionar la no conformidad en un servicio se debe modificar de acuerdo con Procedimiento de Control de Documentos (P-2000-001)

Informe acciones correctivas preventivas o de mejora (H-2000-007) Listado maestro de acciones correctivas y preventivas (H-2000-009)

NOTA Los procedimientos requeridos por la Vicerrectoriacutea Administrativa para asegurar la eficaz planificacioacuten operacioacuten y control de sus procesos se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos (h-2000-001)

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