manual de calidadmanual de calidad generalidades codigo: mc1 ediciÓn: 11 página 2 de 7 numeral 7.6...

MANUAL DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

GENERALIDADES

1. RESULTADO ESPERADO

2. ALCANCE

3. DESCRIPCIÓN 3.1. Introducción al Manual de Calidad 3.2. Presentación de la Entidad 3.3. Estructura del Manual de Calidad 3.4. Control del Manual de Calidad

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS 4.1 DOCUMENTOS

4.2 REGISTROS

5. ANEXOS

6. MODIFICACIONES

CAPITULO II

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD


2. ALCANCE

3. DESCRIPCION 3.1 Requisitos Generales 3.2 Requisitos de la Documentación

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS 4.1 DOCUMENTOS 4.2 REGISTROS

5. ANEXOS

6. MODIFICACIONES

MANUAL DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO III

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION


2. ALCANCE

3. DESCRIPCION 3.1 Compromiso de la Presidencia Ejecutiva 3.2 Enfoque al Cliente 3.3 Política de Calidad 3.4 Planificación 3.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 3.6 Revisión por la Dirección


5. ANEXOS

6. MODIFICACIONES

CAPITULO IV

GESTION DE LOS RECURSOS


2. ALCANCE

3. DESCRIPCION 3.1 Provisión de los Recursos 3.2 Recursos Humanos 3.3 Infraestructura 3.4 Ambiente de Trabajo


5. ANEXOS

6. MODIFICACIONES

CAPITULO V

VOCABULARIO

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 1 de 7

CAPITULO I

GENERALIDADES

1. RESULTADO ESPERADO:

El Manual de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur tiene por objeto describir las actividades en la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad acorde con los requisitos exigidos en la NTC ISO 9001 versión 2008.

2. ALCANCE:

Este documento aplica a los servicios de Registros Públicos: Registro Mercantil, Registro Único Nacional de Proponentes y Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro. Promoción y Desarrollo: Servicios de Gestión de Capacitación y Asesoría e Información, para todas las sedes de la Cámara de Comercio Aburrá Sur donde tiene alcance el Sistema de Gestión de Calidad. A saber los municipios de Caldas, Envigado, Itagüí, La Estrella y Sabaneta.

El Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur, tiene aplicación sobre todos los procesos y actividades que se cumplen en la entidad y se relacionan directamente con la calidad y con el cumplimiento continuo de los requisitos establecidos, por los usuarios y por la regulación aplicable.

En relación con la NTC ISO 9001 versión 2008, el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad cumple con los requisitos establecidos en la norma, con excepción de los siguientes numerales:

Numeral 7.3 (Diseño y Desarrollo), teniendo en cuenta que en la institución no se realiza diseño de servicios. Los servicios del Registro Público, están determinados por las normas que expide el gobierno nacional sobre la materia, y para los servicios de Asesoría y Capacitación, los indica el usuario, quien manifiesta las características en que se deben desarrollar cada uno de ellos de acuerdo con sus necesidades. Numeral 7.5.2 (Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio), se dispone de los controles adecuados en las etapas planificadas para asegurar que los productos y servicios suministrados por la Cámara de Comercio cumplen con los requisitos.

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

COOR. ARQUITECTURA

ORGANIZACIONAL COOR. ARQ.

ORGANIZACIONALPRESIDENTE EJECUTIVO

HUGO SUAZA FLOREZ HUGO SUAZA FLOREZ LILLYAM MESA ARANGO

2015/05/19 2015/05/19 2015/05/25

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 2 de 7

Numeral 7.6 (Control de los dispositivos de seguimiento y medición), en la entidad no existe ningún hardware ni software para realizar medición o seguimiento a los servicios que se ofrecen.

3. DESCRIPCION:

3.1. Introducción al Manual de Calidad:

En este documento se describe el alcance de nuestro Sistema de Gestión de Calidad y la relación entre los procedimientos y entre las actividades. También enuncia la Política de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur e indica los numerales de la Norma que tienen aplicación en la institución.

Lo anterior tiene como finalidad facilitar a los usuarios internos y externos el entendimiento

de la pertinencia e importancia de adoptar, en todos los procesos aplicados en la entidad, unas pautas especiales que nos permitan dirigir nuestra labor hacia el mejoramiento continuo de la calidad en los servicios y en el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley.

3.2. Presentación de la Entidad:

Información General: Razón Social: CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR NIT: 800.157.427-8 Nuestra institución cameral es de carácter privado, gremial y de orden legal, cuyo principal

fin es el crecimiento empresarial y comercial de la región del Sur del Valle de Aburrá. Ubicación: nuestra sede principal está en el Municipio de Itagüí y las sedes seccionales

en Caldas, Envigado, La Estrella y Sabaneta, en las siguientes direcciones:

Sede Principal Itagüí: Calle 48 50-16

Sede Seccional Caldas: Calle 132 Sur 50-52 Sede Seccional Envigado: Calle 39 Sur 40-45

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 3 de 7

Sede Seccional La Estrella: Cra 60 79-Sur 59 Sede Seccional Sabaneta: Centro Comercial Sabaneta Plaza Locales 31 y 32

Reseña Histórica: La creación de la Cámara de Comercio Aburrá Sur se protocolizó el 24 de Febrero de 1992, mediante la expedición del Decreto Número 359, por parte del Ministerio de Desarrollo Económico, bajo el mandato del Presidente Cesar Gaviria Trujillo. La institución surgió por iniciativa de los industriales y comerciantes de los cinco municipios que conforman el Sur del Valle de Aburrá: -Caldas, Envigado, Itagüí, La Estrella y Sabaneta e inició labores en propiedad el 8 de Abril de ese mismo año en la Sede Principal del Municipio de Itagüí.

Desde entonces la Cámara ha cumplido una meritoria labor en beneficio del comercio y la industria de la zona, aspirando siempre a posicionarse como una importante líder gremial, no sólo a nivel económico, sino también en el campo social. .desde el 4 de Diciembre de 1998; de su Sede Seccional de Sabaneta, desde el 11 de Enero de 2000, y de su Sede Seccional de La Estrella, desde el 15 de Febrero de 2001.

MEGA (Meta Estratégica Grande y Ambiciosa)

En el 2018, la Cámara de Comercio Aburrá Sur invertirá más de $20,000 millones en el desarrollo del Comercio, la Industria y los servicios de la Región, logrando aumentar la renovación a más de 28,500 unidades productivas y atender con programas y servicios de competitividad a 30,000 beneficiarios. Misión: (Informativo) Somos una entidad corporativa y gremial, que contribuye al desarrollo del comercio, industria y servicios del Aburrá Sur con un portafolio integral y estratégico de programas y servicios registrales y empresariales, con el fin de aumentar la capacidad competitiva de sus unidades productivas renovadas y de sus afiliados. Significación de la Misión: Ofrecemos un portafolio integral y estratégico de programas y servicios registrales y

empresariales

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 4 de 7

Contribuir al desarrollo comercial, industrial y de servicios del Aburra Sur Las unidades productivas renovadas y de sus afiliados

Valores: (Informativo) Compromiso Solidaridad Transparencia Respeto

Significación de los Valores: COMPROMISO: Entrega y dedicación total a nuestra misión. SOLIDARIDAD: Sentir el compromiso de que somos parte de una comunidad y que estamos con ella. TRANSPARENCIA: Que nuestras acciones resistan cualquier análisis o evaluación, porque trabajamos con honradez. RESPETO: La actitud de comprender las diferentes formas de manifestarse la comunidad a la cual servimos. (Consideración, atención y deferencia).

Iniciativas Estratégicas:

1. Rediseñar una estructura organizacional eficiente, basada en competencias, y estructurar del modelo de gestión de desempeño, orientado a logro de resultados estratégicos (1 y 2).

2. Fortalecer la Dirección de Desarrollo Empresarial, con criterios para priorizar y

focalizar proyectos según segmentación empresarial, aprovechando recursos de cooperación y alianzas interinstitucionales

3. Modernización de los registros públicos, fortalecimiento de servicios virtuales y mejoramiento de la confiabilidad de la información

4. Establecer e implementar un Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), con foco a la sistematización de procesos y servicios de la CCAS

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 5 de 7

5. Establecer modelo para cualificar, crecer y mantener afiliados según marco normativo.

6. Estructurar un modelo de comunicación y mercadeo que permita repotenciar la

imagen de la CCAS y diseñar un proceso centralizado para mercadear los servicios institucionales en forma integral (7 y 8).

7. Estructurar la Unidad de Representatividad, en la cual se determinen los objetivos, alcances y roles de la CCAS en los eventos o escenarios de participación.

8. Establecer un modelo para el desarrollo de un portafolio de servicio con aliados para el aporte de la sostenibilidad y competitividad

9. Concretar el modelo para la administración del Centro de Convenciones del Aburra Sur

10. Definir e implementar un modelo de acuerdos de niveles de servicios internos y externos

11. Definir el alcance y rol de la CCAS en la implementación del Modelo de Articulación Estratégica para la Planeación del Desarrollo Económico de la región. Incluye la identificación y concertación de la vocación económica de la región.

12. Buscar escenarios de participación en macroproyectos económicos para el desarrollo en la región y materializar inversiones de la CCAS, en aquellos que considere pertinentes

13. Modernización de Sistema de Gestión Administrativa, Financiera y Presupuestal

de la CCAS

14. Plan de Mejoramiento y Ampliación de la infraestructura física institucional para mejorar los Servicios Corporativos

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 6 de 7

Decálogo Institucional

1. Somos una entidad innovadora con vocación de servicio, enfocada en una atención con calidad, oportuna y amable que satisfaga las necesidades de nuestros clientes y usuarios.

2. Destinamos los recursos institucionales bajo principios de transparencia y eficiencia.

3. Nuestro servicio se fundamenta en la selección, desarrollo y valoración de desempeño de un

personal con competencias y conocimientos sobresalientes.

4. Contribuimos al mejoramiento de la calidad de vida, la motivación laboral y el desarrollo integral de nuestro personal.

5. La confiabilidad, confidencialidad e integridad de la información debe ser una prioridad,

soportada con una plataforma tecnológica óptima y en permanente renovación, cumpliendo las leyes existentes.

6. Nuestro compromiso cameral es representar a nuestra comunidad comercial, industrial y de

servicios, y apoyar el desarrollo competitivo de la subregión dentro de un espíritu de libre competencia y formalidad empresarial.

7. Nuestros afiliados deben ser parte de la formalidad empresarial y ser referentes de los

mejores principios y valores de nuestra comunidad económica subregional.

8. Procuramos la permanencia, sostenibilidad y crecimiento de nuestros matriculados y renovados a través de un acompañamiento registral y empresarial desde su creación y fortalecimiento.

9. Apoyamos al Estado en la difusión, promoción y consolidación de las disposiciones

legislativas y acciones legales que inciden en el desarrollo económico y la dinámica empresarial y comercial.

10. Gestionamos acciones y proyectos que nos generen recursos diferentes a los ingresos

registrales, para invertir en el desarrollo empresarial y sostenibilidad institucional.

3.3 Estructura del Manual de Calidad: El Manual de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur está dividido en cinco (5) Capítulos independientes a saber: Capitulo I: Generalidades Capitulo II: Sistema de Gestión de la Calidad Capitulo III: Responsabilidad de la Dirección Capitulo IV: Gestión de los Recursos Capitulo V: Vocabulario

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

CODIGO: MC1

EDICIÓN: 11

Página 7 de 7

Con excepción del Capítulo V, que hace referencia al Vocabulario, cada uno de los demás tiene la siguiente estructura: Resultado Esperado, Alcance, Descripción, Documentos y Registros, Anexos y Modificaciones.

3.4 Control del Manual de Calidad: El control del Manual de Calidad se lleva a cabo de acuerdo con el procedimiento documentado Control de Documentos y Registros (Código P2). Cada uno de los capítulos del Manual de Calidad contiene el anexo “Modificaciones” en el cual se describen los cambios frente a la edición anterior.

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS:

4.1 DOCUMENTOS:

Capitulo I: Generalidades Capitulo II: Sistema de Gestión de la Calidad Capitulo III: Responsabilidad de la Dirección Capitulo IV: Gestión de los Recursos Capitulo V: Vocabulario

4.2 REGISTROS:

No aplica

5. ANEXOS

No aplica

6. MODIFICACIONES:

Se modificó la misión, se eliminó la visión y se incluyó la Mega, las Iniciativas Estratégicas y el Decálogo Institucional.

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC2

EDICIÓN: 11

Página 1 de 3

CAPITULO II



Describir la manera cómo se ha establecido, documentado e implementado el Sistema de Gestión de Calidad, así como los parámetros para su mantenimiento y mejoramiento.

2. ALCANCE:

Este capítulo tiene aplicación en todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur que dan respuesta a los requisitos exigidos en el numeral 4 de la NTC ISO 9001 versión 2008.

3. DESCRIPCIÓN:

3.1 Requisitos Generales:

3.1.1 Identificación de Procesos y Subprocesos e Interacciones:

La comprensión de la interacción que se da entre los procesos, se puede efectuar con base en su funcionalidad de la siguiente manera: PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: aquellos que dan las

directrices y recursos necesarios para la implementación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad. (Planificación del S.G.C – Revisión por la Dirección)

PROCESOS OPERATIVOS: aquellos que se cumplen para la prestación de los servicios. Son: Registros Públicos: (Matrícula- Renovación y Cancelación, Registro Mercantil, Registro de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro) Promoción y Desarrollo: (Negociación con el Cliente para Servicio de Capacitación, Gestión de Capacitación, Servicio de Asesoría Comercio Internacional UCI – Servicio de Información e intermediación Comercial en Promoción Comercial Sectorial PCS).

COOR. ARQUITECTURA




2015/05/19 2015/05/19 2015/05/25

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC2

EDICIÓN: 11

Página 2 de 3

PROCESOS DE APOYO: aquellos que dan soporte al mantenimiento del Sistema de

Gestión de Calidad, y que no tienen relación directa con el cumplimiento de los requisitos del servicio. Son: Gestión de Calidad: (Control de Documentos y Registros, Auditorías Internas de Calidad, Acciones Correctivas y Preventivas, Atención al Cliente), Gestión de Recursos Humanos (Selección de Personal, Inducción de Personal, Gestión del Recurso Humano) Compras: (Recepción y Almacenamiento, Selección y Evaluación de Proveedores), Gestión de Mantenimiento de Infraestructura.

3.2 Requisitos de la Documentación: 3.2.1 Generalidades:

La estructura de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur es la siguiente: Manual de Calidad (Política- Objetivos de Calidad – Red de Procesos) Caracterizaciones de Procesos Procedimientos (Establecidos en la NTC ISO 9001/2008 y de los servicios que brinda

la entidad) Instructivos Formatos Otros Documentos Para el control de los Procedimientos, Formatos y Documentos relacionados con el

Sistema se tiene el Listado Maestro de Documentos Internos. Para el control de los Registros se tiene el Listado Maestro de Registros. Para el control de los documentos externos, se tiene el Listado Maestro de Documentos

Externos. La Red de Procesos presentada a continuación relaciona los procesos dentro del Sistema de Gestión de Calidad y las Caracterizaciones identifican las interacciones dadas entre esos procesos.

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC2

EDICIÓN: 11

Página 3 de 3


4.1 DOCUMENTOS:

Procedimiento Control de Documentos y Registros Listado Maestro de Documentos Internos Listado Maestro de Documentos Externos Listado Maestro de Registros

4.2 REGISTROS

No aplica

5. ANEXOS:

Red de Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur.

Descripción de las Interacciones dentro de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

(Caracterización de Proceso) 6. MODIFICACIONES:

Se modifico en la Caracterización de Proceso, la forma de calcular los indicadores de gestión

de los procesos de Registros Públicos y Asesoría y Capacitación en UCI y PCS.

JULIO 2009

PLANIFICACIÓN

DEL S.G.C.

REVISIÓN POR LA

DIRECCION

REGISTROS

PUBLICOS

GESTION DE

CAPACITACION

UCI - PCS

ASESORIA E

INFORMACIÓN

UCI - PCS

PROCESO PROMOCION

Y DESARROLLO

PROCESO JURÍDICA

Y REGISTROS

RED DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O

ES

TR

AT

EG

ICO

GESTION DE CALIDAD

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

COMPRAS

GESTION

MANTENIMIENTO

INFRAESTRUCTURA

PR

OC

ES

OS

DE

RE

AL

IZA

CIO

N

PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

JURISDICCIÓN DEL ABURRA SUR

USUARIO

CARACTERIZACION DE PROCESO

CODIGO: C1

EDICION: 4

Página 1 de 4

NOMBRE DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

RESPONSABLE: PRESIDENTE EJECUTIVO

PROPOSITO: A PARTIR DE DIRECTRICES ORGANIZACIONALES DEFINIR LA POLITICA , OBJETIVOS Y ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Y REALIZAR LA REVISION DEL MISMO PARA ASEGURAR SU CONTINUA ADECUACION, CONVENIENCIA Y EFICACIA.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

SE APLICA DESDE LA GENERACION DE DIRECTRICES ESTRATEGICAS HASTA LA CREACION DE PLANES DE MEJORA RESULTANTES DE LA REVISION GERENCIAL. LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SE REALIZA ANUALMENTE POR EL COMITÉ DE PRESIDENCIA, QUE REUNE LA INFORMACIÓN REQUERIDA CON EL FIN DE EVALUAR LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA Y LA NECESIDAD DE EFECTUAR CAMBIOS INCLUSIVE A LA POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD.


CODIGO: C1

EDICION: 4

Página 2 de 4

ENTRADAS

PROVEEDOR

RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

DESEMPEÑO DE PROCESOS Y CONFORMIDAD PRODUCTO

ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES ANTERIORES

CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RECOMENDACIONES PARA LA

MEJORA

COMITÉ DE PRESIDENCIA Y DUEÑOS DE PROCESOS

ENTRADAS

PROVEEDOR

LINEAS ESTRATEGICAS PLANES DE TRABAJO ANALISIS DEL ENTORNO REGIONAL PRESUPUESTO DIRECTRICES ORGANIZACIONALES,

MISIÓN, VISION REQUISITOS LEGALES REQUISITOS – NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS USUARIOS CUMPLIMIENTO DE POLÍTICA Y

OBJETIVOS DE CALIDAD RESULTADO DE AUDITORIAS

COMITÉ DE PRESIDENCIA PRESIDENCIAEJECUTIVA ORGANISMOS ADMINISTRATIVOS,

ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS USUARIOS EXTERNOS


CODIGO: C1

EDICION: 4

Página 3 de 4

SALIDAS

CLIENTE

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

PLAN DE ACCION O MEJORA

NECESIDADES DE RECURSOS

INDICADORES DE GESTION

PLANIFICACION DEL SISTEMA

TODOS LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RECURSOS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS

HUMANO: - COMITÉ DE PRESIDENCIA

TECNOLÓGICO: SOFTWARE

P2 : CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS P3: ATENCIÓN AL CLIENTE P11:PLANIFICACION DEL SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD P13: MEDICION SATISFACCIÓN CLIENTE P14: CONTROL PRODUCTO NO CONFORME P20 : AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD P27: ACCIONES CORRECTIVAS P28: ACCIONES PREVENTIVAS

CONTROLES

COMPETENCIA DEL PERSONAL (VÉASE PERFIL DE CARGOS) SUJECION A LAS DISPOSICIONES PLANIFICADAS PRESENTADAS EN

LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL MANUAL DE CALIDAD.

REQUISITOS LEGALES

NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL ASUNTO. VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS


CODIGO: C1

EDICION: 4

Página 2 de 4

INDICADOR DE GESTION

FORMA DE CALCULARLO FRECUENCIA RESPONSABLE META

NO APLICA

NO APLICA

NO APLICA

NO APLICA

NO APLICA


CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 1 de 7

NOMBRE DEL PROCESO: REGISTROS PUBLICOS

RESPONSABLE: DIRECTOR JURÍDICO Y DE REGISTROS

PROPOSITO: LLEVAR LA MATRÍCULA DE LOS COMERCIANTES Y DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, ASÍ COMO LA INSCRIPCIÓN DE TODOS LOS

ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS, TANTO DE COMERCIANTES COMO DE NO COMERCIANTES, DE CARÁCTER PÚBLICO O PRIVADO, RESPECTO DE LOS CUALES LA LEY EXIGIERE ESA FORMALIDAD Y QUE CORRESPONDAN A LA CIRCUNSCRIPCIÓN DEL ABURRÁ SUR.


EJECUCIÓN OPORTUNA DEL TRÁMITE LEGAL DE MATRÍCULA, RENOVACIÓN, MODIFICACIÓN, REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE LOS DIFERENTES ACTOS, CONTRATOS Y DOCUMENTOS QUE PRESENTAN LOS USUARIOS, LOS CUALES DEBEN POR LEY SER REGISTRADOS ANTE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. APLICA DESDE EL RECIBO DE LOS DOCUMENTOS HASTA LA CULMINACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO Y LA CORRESPONDIENTE CERTIFICACIÓN, SI ES DEL CASO.


CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 2 de 7

ENTRADAS

PROVEEDOR

NORMATIVIDAD VIGENTE APLICABLE A

LOS PROCESOS. PLAN ANUAL DE TRABAJO FORMULARIOS DE MATRÍCULA,

RENOVACIÓN, MODIFICACIONES SOLICITUDES ENTIDADES SIN ÁNIMO

DE LUCRO Y PROPONENTES. FORMATOS Y DEMÁS SOLICITUDES

ESCRITAS PARA CANCELACIÓN DE MATRÍCULAS.

DOCUMENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS SUJETOS A REGISTRO.

SOLICITUDES DE INFORMACIÓN. INSUMOS ENCUESTAS DE SATISFACCION SOLICITUD DE ACCION DERECHO DE PETICION CONSTITUCION DE EMPRESA –

MATRICULA PERSONA NATURAL

USUARIOS EXTERNOS DE

CARÁCTER PUBLICO O PRIVADO.

USUARIOS INTERNOS COMPRAS

SALIDAS

CLIENTE

INFORMACIÓN COMERCIAL VERBAL Y

ESCRITA. COPIA FORMULARIOS MATRÍCULA, RENOVACIÓN,

MODIFICACIÓN, ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Y PROPONENTES

CERTIFICACIONES EXPEDIDAS. DEVOLUCIONES. INFORMES OFICIALES DE REGISTROS. ACCIONES DE MEJORA REGISTRO DE EMPRESAS CONSITUIDAS

USUARIOS EXTERNOS DE CARÁCTER

PÚBLICO O PRIVADO. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCESO PROMOCIÓN Y DESARROLLO. GESTION DE INFRAESTRUCTURA


CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 3 de 7

RECURSOS


RECURSO HUMANO:

DIRECTOR JURÍDICO Y DE REGISTROS. COORDINADOR CAE ABOGADO AUXILIAR. ABOGADO REGISTRADOR AUXILIAR DE REGISTRO. SECRETARIA DIRECCION JURÍDICA Y DE REGISTROS. AUXILIAR DE CAJA. AUXILIAR DE ARCHIVO DE REGISTRO ASESOR CAE ORIENTADOR AL CLIENTE.

EQUIPOS DE OFICINA. SOFWARE, HARDWARE, INSUMOS.

DOCUMENTACIÓN.

TANTO INTERNA COMO EXTERNA, DE CARÁCTER LEGAL E INFORMATIVO.

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE

DE TRABAJO APTO PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS

P3 ATENCION AL CLIENTE

P7- MATRÍCULA, RENOVACIÓN Y

CANCELACIÓN.

P8- REGISTRO MERCANTIL.

P9- REGISTRO DE PROPONENTES

P10- REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO.

I1 INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE

DOCUMENTOS

I2 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

I6 INSTRUCTIVO CONTROL DE REGISTROS PUBLICOS

I8 INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE

DOCUMENTOS DE OTRAS SEDES

P27 ACCIONES CORRECTIVAS

P28 ACCIONES PREVENTIVAS P13 MEDICION SATISFACCION CLIENTE

P14 CONTROL DE PRODUCTO NO

CONFORME

CONTROLES

PERSONAL CON FORMACIÓN Y HABILIDADES PERTINENTES PARA EL

EJERCICIO DE LOS CARGOS (VEASE PERFIL DE CARGOS) SUJECIÓN A LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN LOS

PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE REGISTROS PUBLICOS Y EN EL PLAN DE CONFORMIDAD REGISTROS PUBLICOS. (C2-F1)

EQUIPOS Y PROGRAMAS DE SISTEMAS ADECUADAMENTE DISEÑADOS

PARA EJECUTAR LAS LABORES REGISTRALES ADECUACIÓN CONSTANTE DE LUGARES Y AMBIENTES DE TRABAJO

QUE GARANTICEN LA NORMAL EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS REGISTRALES.

MANTENER Y CONSERVAR PERMANENTEMENTE LOS INSUMOS

BÁSICOS QUE PERMITEN LLEVAR A CABO CADA UNA DE LAS FUNCIONES DEL REGISTRO.


CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 4 de 7

REQUISITOS LEGALES

NORMAS VIGENTES APLICABLES A CADA PROCEDIMIENTO, DEBIDAMENTE RELACIONADOS EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.


CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 5 de 7

INDICADOR DE

GESTION


INCREMENTO DE PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO

NÚMERO DE RENOVADOS Y MATRICULADOS EN EL AÑO ACTUAL MENOS NÚMERO DE RENOVADOS Y MATRICULADOS

EN EL AÑO ANTERIOR.

X100

NÚMERO DE RENOVADOS Y MATRICULADOS EN EL AÑO ANTERIOR.

SEMESTRAL

DIRECTOR JURÍDICO Y DE REGISTROS.

ESTABLECIDA EN

COMITÉ DE PRESIDENCIA (VER ACTA DE REUNION)

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

FRENTE A SERVICIOS RECIBIDOS

SOBRE REGISTROS PÚBLICOS.

PROMEDIO PORCENTUAL DE TODAS LAS CALIFICACIONES DE LAS ENCUESTAS DE SATISFACCION

TRIMESTRAL

DIRECTOR JURÍDICO Y DE REGISTROS

ESTABLECIDA EN COMITÉ DE PRESIDENCIA (VER ACTA DE REUNION)

CONFORMIDAD CON LOS

REQUISITOS DEL PRODUCTO

NÚMERO DE REGISTROS REVOCADOS POR ERRORES EN EL REGISTRO (DIFERENCIADO POR PROCESO)

X100

1-

NÚMERO DE REGISTROS REALIZADOS (DIFERENCIADO POR PROCESO)

SEMESTRAL




CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 6 de 7

OPORTUNIDAD EN LOS REGISTROS

TIEMPO TRANSCURRIDO ENTRE LA FECHA Y HORA DEL RECIBO DE UNA MATRICULA O RENOVACIÓN Y LA FECHA Y HORA DE LA

MATRICULA O RENOVACION CORRESPONDIENTE

SEMESTRAL



INDICADOR DE

GESTION



TIEMPO TRANSCURRIDO ENTRE LA FECHA Y HORA DEL RECIBO DE UN DOCUMENTO (MERCATIL –ESAL) Y LA FECHA Y HORA DE

CERTIFICACION DEL MISMO SEMESTRAL




TIEMPO TRANSCURRIDO ENTRE LA FECHA Y HORA DEL RECIBO DE UN DOCUMENTODE PROPONENTES Y LA FECHA Y HORA DE

CERTIFICACION DEL PROPONENTE SEMESTRAL




TIEMPO TRANSCURRIDO ENTRE LA FECHA Y HORA DEL RECIBO DE SOLICITUD DE CERTIFICADO ESPECIAL Y LA FECHA Y HORA DE

EXPEDICION DEL MISMO

SEMESTRAL



CALIDAD DE LOS REGISTROS

NÚMERO DE CERTIFICADOS EXPEDIDOS SIN ERROR EN EL TRIMESTRE DIFERENCIADO POR REGISTRO X100

1-

NÚMERO DE CERTIFICADOS EXPEDIDOS EN EL TRIMESTRE

TRIMESTRAL




CODIGO: C2

EDICION: 10

Página 7 de 7

CALIDAD DE LOS REGISTROS

NÚMERO DE REGISTROS EFECTUADOS SIN ERROR EN EL TRIMESTRE X100

1-

NÚMERO DE REGISTROS AUDITADOS EN EL TRIMESTRE

TRIMESTRAL



PROCESO RESPONSABLE VARIABLE REQUISITOS

CONFORMIDAD FRECUENCIA

REQUISITOS LEGALES

INSTRUCTIVO

ACCIONES A EMPRENDER

REGISTRO

REVISIÓN INICIAL DE

DOCUMENTOS

AUXILIAR DE CAJA

REQUISITOS MINIMOS INGRESO

VER TABLA REQUISITOS MINIMOS AL INGRESO A

CAJA

CADA INGRESO DE

DOCUMENTOS 100%

CODIGOS Y LEYES MERCAN

TILES VIGENTES

DOCUMENTOS

TABLA DE REQUISITOS MINIMOS A

REVISAR AL INGRESO A CAJA EN REGISTROS

PUBLICOS

SI NO CUMPLE DEVOLVER AL

USUARIO PRESTAR ASESORIA

NO APLICA

INGRESAR AL SISTEMA

AUXILIAR DE CAJA

CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS MINIMOS

VER TABLA REQUISITOS MINIMOS AL INGRESO A

CAJA

CUATRO MUESTRAS

ALEATORIAS DURANTE LA

JORNADA


TILES VIGENTES

DOCUMENTOS

TABLA DE REQUISITOS MINIMOS A

REVISAR AL INGRESO A CAJA EN REGISTROS PUBLICOS – I6

REGISTRAR MATRICULA O RENOVACIÓN

PASAR A REGISTRO

PARA TRAMITAR

RECIBO DE CAJA

CLASIFICA CION DE

DOCUMENTOS

AUXILIAR DE ARCHIVO DE REGISTROS

DOCUMEN TOS

COMPLETOS Y DILIGENCIA

DOS

REQUISITOS ESTABLECIDOS

EN LOS PROCEDIMIEN

TOS

CADA RECOLEC

CION DE DOCUMEN

TOS INGRESADOS A

LA CAMARA


TILES VIGENTES

PROCEDIMIENTOS I1-P7 – P8 –P9 –

P10

ARCHIVAR DOCUMENTOS

Y PASAR AL TRAMITE LOS

QUE LO REQUIERAN

NO APLICA

ANÁLISIS DE DOCUMENTOS

AUXILARES DE REGISTRO ABOGADO

REGISTRADOR

CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS


EN LOS PROCEDIMIEN

TOS

CADA INGRESO DE DOCUMEN

TOS PARA REGISTRO


TILES VIGENTES

PROCEDIMIENTOS P7 – P8 –P9 – P10-

TABLA REQUISITOS

MINIMOS

DEVOLVER EN CASO DE NO

ESTAR CONFORME O REGISTRAR

DOCUMENTO

CARTA DE

DEVOLUCION CUANDOSE

GENERA

REGISTRAR DOCUMENTOS

AUXILIAR DE REGISTRO ABOGADO

REGISTRADOR

CUMPLIMIEN

TO DE REQUISITOS


EN LOS PROCEDIMIEN

TOS

SELECCIÓN DE

DOS DOCUMENTOS

DIARIOS AL AZAR POR

CADA AUXILIAR DE REGISTRO Y

ABOG. REGISTRADOR

QUE ESTE TRAMITANDO


TILES VIGENTES

PROCEDIMIENTOSP7 – P8 –P9 – P10-

TABLA REQUISITOS

MINIMOS

GENERAR EL STIKER DE

CONSTANCIA DEL REGISTRO

CERTIFICADO SI SE SOLICITA

RECEPCION DOCUMENTOS

REVISION INICIAL DOCUMENTOS

INGRESAR AL SISTEMA

CUMPLE REQUISITOS

MINIMOS

CLASIFICACION DOCUMENTOS

ANALISIS DE DOCUMENTOS

CUMPLE REQUISITO

REGISTRAR DOCUMENTOS

ARCHIVAR DOCUMENTOS

SI

S

I

ASESORIA

NO DEVOLUCIÓN A CLIENTE

SI

NO

CONTROL REGISTROS PUBLICOS

PLAN DE CONFORMIDAD REGISTROS PUBLICOS

REQUIERE ARCHIVAR

CONTROL DE REGISTROS PUBLICOS

ORIENTACIÓN

INICIAL

1

2

3

4

5

C2-F1/3

1

2

3

4

5


CODIGO: C3

EDICION: 6

Página 1 de 5

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DEL SERVICIO DE CAPACITACION

RESPONSABLE DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

PROPOSITO: OFRECER A LOS USUARIOS DE LA CAMARA PROGRAMAS DE FORMACION QUE RESPONDAN A SUS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES Y QUE

CONTRIBUYAN AL MEJORAMIENTO DE LA COMPETITIVIDAD DEL COMERCIO Y LA INDUSTRIA DEL ABURRA SUR.


CODIGO: C3

EDICION: 6

Página 2 de 5

DESCRIPCION DEL PROCESO

DESDE LA IDENTIFICACIÓN DE LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE CAPACITACION DE NUESTROS USUARIOS, PASANDO POR LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS DE CONVOCATORIA, Y CULMINANDO CON LA EJECUCION Y EVALUACION DEL SERVICIO OFRECIDO.

ENTRADAS PROVEEDOR ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CONVENIOS PROPUESTAS CAMARA SOLICITUDES EXTERNAS FORMATO P.Q.R.S.(Peticiones, Quejas,

Reclamos y Sugerencias). LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES

DE SERVICIOS PROFESIONALES LISTADO DE PROVEEDORES PLAN ANUAL DE TRABAJO BASE DE DATOS

USUARIOS

CONSULTORES O UNIVERSIDADES

CAMARA

GREMIOS

ORGANIZACIONES

CONSULTORES Y USUARIOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

DIIRECCION PROMOCION Y

DESARROLLO

COMPRAS REGISTROS PUBLICOS

SALIDAS CLIENTE ASPECTOS A MEJORAR REALIZACION DE LA CAPACITACION INFORME FINAL EVALUACIÓN PROVEEDORES DE

SERVICIOS PROFESIONALES EVALUACIÓN PROVEEDORES RETROALIMENTACIÓN AL

PROVEEDOR SERVICIOS PROFESIONALES

USUARIOS DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO PROVEEDOR DE SERVICIOS

PROFESIONALES


CODIGO: C3

EDICION: 6

Página 3 de 5

RECURSOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS HUMANO

COMPETENCIA DEL PERSONAL RESPONSABLE DEL SERVICIO

TECNOLÓGICO

(COMPUTADORES, EQUIPOS AUDIOVISUALES, INTERNET, INTRANET, SOFTWARE, ETC).

FISICOS

(SALAS, AUDITORIOS Y ESPACIO FÍSICO NECESARIO)

ECONOMICOS

I.4: IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE LA CAPACITACION

P2: CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

P3: ATENCIÓN AL CLIENTE

P13: MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE

P14: CONTROL PRODUCTO NO CONFORME

P15: NEGOCIACIÓN CON EL CLIENTE PARA EL SERVICIO DE CAPACITACION

P16: PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LA CAPACITACION

P17: CONVOCATORIA DE CAPACITACION

P21: SELECCIÓN DE PROVEEDORES

P22: SELECCION DE PROVEEDORES DE

SERVICIOS PROFESIONALES

P25: EVALUACION DE PROVEEDORES

P26: EVALUACION DE PROVEEDORES DE SERVICIOS PROFESIONALES

P27:ACCIONES CORRECTIVAS

P28: ACCIONES PREVENTIVAS

CONTROLES

COMPETENCIA DEL PERSONAL

(Véase perfil de cargos) APTITUD DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS SUJECIÓN A DISPOSICIONES PLANIFICADAS ENTORNO FISICO ADECUADO CONFORMIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES Y DE LOS

RECURSOS


CODIGO: C3

EDICION: 6

Página 4 de 5

REQUISITOS LEGALES NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL SERVICIO


CODIGO: C3

EDICION: 6

Página 5 de 5


FORMA DE CALCULARLO

FRECUENCIA

RESPONSABLE

META

INCREMENTO DE ASISTENTES DE CAPACITACION

CAPACITACIONES PROMODESA AÑO ACTUAL

META AÑO ACTUAL

SEMESTRAL

DIRECTOR

PROMOCION Y DESARROLLO

ESTABLECIDA EN COMITÉ DE PRESIDENCIA ( VER ACTA DE REUNION)

INCREMENTO DE EVENTOS DE CAPACITACION

EVENTOS CAPACITACION REALIZADOS

EVENTOS CAPACITACION PROGRAMADOS

SEMESTRAL

DIRECTOR



INCREMENTO DE EVENTOS DE CAPACITACION

EVENTOS CAPACITACION CANCELADOS

EVENTOS CAPACITACION PLANEADOS Y PROGRAMADOS

SEMESTRAL

DIRECTOR



CONFORMIDAD DE LOS CLIENTES FRENTE AL SERVICIO RECIBIDO

PROMEDIO PORCENTUAL DE EVALUACIONES

SEMESTRAL

DIRECTOR




CODIGO: C4

EDICION: 7

Página 1 de 5

PROPOSITO: OFRECER A LOS EMPRESARIOS Y COMERCIANTES DEL ABURRÁ SUR SERVICIOS DE ASESORÍA E INFORMACIÓN EN COMERCIO

INTERNACIONAL QUE APOYEN SUS PROCESOS DE INTERNACIONALIZACION Y FACILITEN SU INSERCION EN LOS MERCADOS EXTERNOS

NOMBRE DEL PROCESO: SERVICIO DE ASESORIA EN COMERCIO

INTERNACIONAL -UCI - “UNIDAD DE COMERCIO INTERNACIONAL (UCI)”

RESPONSABLE: DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

JEFE UNIDAD COMERCIO INTERNACIONAL


DESDE QUE SE CAPTA LA NECESIDAD DEL PÚBLICO EMPRESARIAL Y COMERCIAL QUE DEMANDA LOS SERVICIOS DE ASESORÍA E INFORMACIÓN EN COMERCIO INTERNACIONAL, HASTA QUE SE EVALUA LA SATISFACCION DEL SERVICIO Y EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS PACTADOS CON DICHOS CLIENTES.


CODIGO: C4

EDICION: 7

Página 2 de 5

ENTRADAS

PROVEEDOR

SOLICITUD DE ASESORÍA O

INFORMACIÓN FORMATO P.Q.R.S. (Peticiones, Quejas,

Reclamos o Sugerencias) FORMATO DE MEDICIÓN DE

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE PLAN ANUAL DE TRABAJO CONVENIOS SOLICITUDES EXTERNAS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

USUARIOS E INSTITUCIONES

DIRECCION DE PROMOCIÓN Y

DESARROLLO (UCI -PCS)

SALIDAS

CLIENTE

REALIZACIÓN DE LA ASESORÍA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL

CLIENTE INFORME FINAL

USUARIO INTERNO Y EXTERNO


CODIGO: C4

EDICION: 7

Página 3 de 5

RECURSOS


HUMANO COMPETENCIA DEL PERSONAL RESPONSABLE DEL SERVICIO TECNOLÓGICO (COMPUTADORES, EQUIPOS AUDIOVISUALES, INTERNET, INTRANET, SOFTWARE, ETC). FISICOS (SALAS, AUDITORIOS Y ESPACIO FÍSICO NECESARIO) ECONOMICOS

I.3: IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE

LA ASESOIRA P2: CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS P3: ATENCIÓN AL CLIENTE P13: MEDICION DE LA SATISFACCION DEL

CLIENTE P:14 CONTROL PRODUCTO NO CONFORME P18: SERVICIO DE ASESORIA UCI

P27:ACCIONES CORRECTIVAS P28: ACCIONES PREVENTIVAS

CONTROLES

COMPETENCIA DEL PERSONAL (Véase perfil de cargos)

APTITUD DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS

SUJECIÓN A DISPOSICIONES PLANIFICADAS

ENTORNO FISICO ADECUADO

CONFORMIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

LOS RECURSOS

REQUISITOS LEGALES

NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL SERVICIO


CODIGO: C4

EDICION: 7

Página 4 de 5



INCREMENTO DE ASESORIAS EN COMERCIO INTERNACIONAL-

ASESORIAS UCI AÑO ACTUAL -

META ASESORIAS UCI AÑO ACTUAL

SEMESTRAL DIRECTOR


ESTABLECIDA EN

COMITÉ DE PRESIDENCIA ( VER ACTA DE REUNION)

INCREMENTO DE ASESORIAS EN COMERCIO INTERNACIONAL–

ABURRA SUR

ASESORIAS UCI EN ABURRA SUR-

ASESORIAS UCI TOTALES

SEMESTRAL DIRECTOR


ESTABLECIDA EN

COMITÉ DE PRESIDENCIA ( VER ACTA DE REUNION)


CODIGO: C4

EDICION: 7

Página 2 de 5



CONFORMIDAD DE LOS USUARIOS FRENTE AL SERVICIO DE ASESORIA EN COMERCIO INTERNACIONAL RECIBIDO


SEMESTRAL DIRECTOR


ESTABLECIDA EN

COMITÉ DE PRESIDENCIA ( VER ACTA DE

REUNION)

CONFORMIDAD DE LOS USUARIOS FRENTE A LA OPORTUNIDAD CON LA QUE SE LE BRINDARON LOS SERVICIOS DE ASESORIA EN COMERCIO INTERNACIONAL


SEMESTRAL DIRECTOR


ESTABLECIDA EN

COMITÉ DE PRESIDENCIA ( VER ACTA DE

REUNION)


CODIGO: C6

EDICION: 4

Página 1 de 4

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE CALIDAD

RESPONSABLE: COORDINADOR SISTEMA GESTION DE CALIDAD –

COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

PROPOSITO: DAR SOPORTE A LOS DEMAS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD COLOCANDO A SU DISPOSICION MECANISMOS DE

CONTROL Y GESTION QUE LES AYUDEN AL LOGRO DE SUS PROPOSITOS PLANIFICADOS.


A PARTIR DE LA ORIENTACION GERENCIAL SE GENERAN DIRECTRICES DE CONTROL. LA CAPTACION Y TRAMITE DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS DE LOS USUARIOS. GENERAR LA INFORMACION NECESARIA PARA LA REVISION GLOBAL DEL SISTEMA POR LA DIRECCION.


CODIGO: C6

EDICION: 4

Página 2 de 4

ENTRADAS

PROVEEDOR

SOLICITUDES DE MODIFICACIÓN O

CREACIÓN DE DOCUMENTOS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS CRONOGRAMA DE AUDITORIAS

INTERNAS DE CALIDAD DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS MEDICION SATISFACCION USUARIO

USUARIOS INTERNOS DE LA

CAMARA CAMARA – CLIENTE EXTERNO PROCESOS DEL SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD DE LA CAMARA

SALIDAS

CLIENTE

DIRECTRICES PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS DIRECTRICES PARA EL EMPRENDIMIENTO

DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS Y ACCIONES DE MEJORA.

INFORMACION PARA LA REVISION

GERENCIAL (RESULTADOS DE AUDITORIAS, RETROALIMENTACION CLIENTE, DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS, ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISION PREVIA, CAMBIOS QUE AFECTEN EL SISTEMA, RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA)

DIRECTRICES PARA EL CONTROL DE

PROCESOS Y SERVICIOS RESPUESTA A USUARIOS

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA

CÁMARA DE COMERCIO ABURRA SUR


CODIGO: C6

EDICION: 4

Página 3 de 4

RECURSOS


HUMANO


TECNOLÓGICO ECONOMICOS

P2: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

P3: ATENCION AL CLIENTE

P13: MEDICION DE LA SATISFACCIÓN DEL

CLIENTE

P20: AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

P27:ACCIONES CORRECTIVAS


CONTROLES


(Véase perfil de cargos) SUJECIÓN A DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN LOS

PROCEDIMIENTOS

REQUISITOS LEGALES

NO APLICA



NO APLICA NO APLICA NO APLICA NO APLICA NO APLICA


CODIGO: C6

EDICION: 4

Página 4 de 4


CODIGO: C7

EDICION: 5

Página 1 de 5

NOMBRE DEL PROCESO GESTION DE RECURSOS HUMANOS

RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

PROPOSITO: ASEGURARSE DE QUE EL PERSONAL QUE LABORE EN LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR SEA COMPETENTE Y CUMPLA CON LOS

REQUISITOS DE EDUCACION, FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADES, QUE PUEDAN SATISFACER EFICIENTEMENTE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS INSTITUCIONALES.


CODIGO: C7

EDICION: 5

Página 2 de 5


DESDE QUE SE RECOPILAN Y ANALIZAN HOJAS DE VIDA DE PERSONAS QUE POSEAN EL PERFIL NECESARIO PARA DESEMPEÑARSE EN UN CARGO ESPECIFICO, OFRECIENDO UNA ADECUADA INDUCCIÓN PARA LAS TAREAS QUE LE HAN SIDO ASIGNADAS EN CUMPLIMIENTO DE SU CARGO. HASTA EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES EN LA FORMACIÓN INTEGRAL Y PROFESIONAL DE LOS COLABORADORES DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR, PARA LOGAR UNA MEJORA CONTINUA EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y CUMPLIR A CABALIDAD CON LAS HABILIDADES CORPORATIVAS Y ESPECIFICAS DE LA ENTIDAD.

ENTRADAS PROVEEDOR

EVALUACIÓN COMPETENCIA Y

DESEMPEÑO REQUERIMIENTOS DE PERSONAL PLAN DE FORMACION CCAS LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES PERFILES DE CARGOS

CAMARA DE COMERCIO

ABURRA SUR USUARIOS INTERNOS Y

EXTERNOS


CODIGO: C7

EDICION: 5

Página 3 de 5

SOLICITUD DE CAPACITACION PERSONAL

SALIDAS

CLIENTE

PERSONAL COMPETENTE PLAN DE FORMACION CCAS EVALUACION DE COMPETENCIA Y

DESEMPEÑO

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD DE LA CAMARA DE COMERICO ABURRA SUR

USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

RECURSOS


INFRAESTRUCTURA FÍSICA

(OFICINAS, MUEBLES ENSERES ) INFRAESTRUCTURA TECNOLOGÍCA

(COMPUTADORES, SOFTWARE) HUMANO

(COMPETENCIA DEL PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO)

P4: SELECCIÓN Y CONTRACCIÓN DE

PERSONAL P5: INDUCCIONDE PERSONAL P12: GESTION DEL RECURSO HUMANO

P27: ACCIONES CORRECTIVAS


CODIGO: C7

EDICION: 5

Página 4 de 5

REQUISITOS LEGALES

NO APLICA

ECONOMICOS


CONTROLES


(Véase Perfiles del Cargo)

SUJECIÓN A DISPOSICIONES PLANIFICADAS. (Véase los procedimientos documentados)

INDICADOR DE

GESTION



CODIGO: C7

EDICION: 5

Página 5 de 5

CUMPLIMIENTO DEL

PLAN DE FORMACION

No. FORMACIONES EFECTUADAS DENTRO DE LA FECHA DE COMPROMISO

X100 No. FORMACIONES PROGRAMADAS

ANUAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO


INDICADOR DE

GESTION


COMPETENCIA Y DESEMPEÑO

No. PERSONAS CON CALIFICACION TOTAL MAYOR O IGUAL AL 80%

X100 No. PERSONAS EVALUADAS

ANUAL


Y FINANCIERO


EFICACIA DE

FORMACION

No. PERSONAS QUE MEJORARON DESPUES

DEL PLAN DE FORMACION X100

No. PERSONAS CON COMPROMISO DE MEJORA

DEL PLAN DE FORMACION

ANUAL


Y FINANCIERO



CODIGO: C8

EDICION: 3

Página 1 de 4

NOMBRE DEL PROCESO COMPRAS

RESPONSABLE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DIRECTORES DE AREA – JEFE DEPARTAMENTO


DESDE QUE SE GENERA LA NECESIDAD, CONTACTAR NUEVOS PROVEEDORES DE INSUMOS, SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y/O SERVICIOS PROFESIONALES, HASTA SELECCIONARLOS Y MATRICULARLOS EN EL LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES. OBTENER INSUMOS, SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y/O SERVICIOS PROFESIONALES QUE AFECTEN EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, RECEPCIONARLOS, ALMACENARLOS Y DISTRIBUIRLOS Y/O HACER LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROFESIONAL. EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES DESPUÉS DEL SUMINISTRO DE INSUMOS, SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y/O SERVICIOS PROFESIONALES HASTA QUE SE DETERMINA SI CONTINUA O NO EN LA ENTIDAD (LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES RECHAZADOS O APROBADOS).

PROPOSITO: ASEGURARSE DE QUE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESPECIFICADOS POR LA

CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR Y QUE LOS PROVEEDORES DE LOS MISMOS SEAN IDONEOS Y ESTEN EN CAPACIDAD DE SUMINISTRARLOS BAJO UNA PERMANENTE EVALUACION.


CODIGO: C8

EDICION: 3

Página 2 de 4

ENTRADAS

PROVEEDOR

INSUMOS O SERVICIOS REQUERIMIENTO DE INSUMO O

SERVICIO COTIZACIONES ENCUESTAS EVALUACION EVENTOS REPORTE DE NO CONFORMIDADES DISPOSICIONES INTERNAS DE LA

CAMARA

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR

PROVEEDORES EXTERNOS

SALIDAS

CLIENTE

LISTADOS OFICIALES DE

PROVEEDORES PRODUCTOS Y SERVICIOS RETROALIMENTACION AL PROVEEDOR

PROVEEDORES EXTERNOS TODOS LOS PROCESOS DEL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD


CODIGO: C8

EDICION: 3

Página 3 de 4

RECURSOS



(Oficinas, Muebles Enseres y Almacenes)

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGÍCA

(Computadores, software) HUMANO

(Competencia del Personal Responsable del Proceso)

ECONOMICOS


P22: SELECCIÓN DE PROVEEDORES SERVICIOS

PROFESIONALES

P23: COMPRAS

P24: RECEPCION Y ALMACENAMIENTO


P26: EVALUACION DE PROVEEDORES SERVICIOS PROFESIONALES.



CONTROLES



SE ASEGURA LA APTITUD DE LA INFRAESTURA Y EQUIPOS.

SUJECIÓN A DISPOSICIONES PLANIFICADAS. (Véase los procedimientos documentados)


CONFORMIDAD DE LOS PRODUCTOS , RECURSOS

CONFORMIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES.

REQUISITOS LEGALES

RESOLUCIÓN INTERNA VIGENTE DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR.

INDICADOR DE

GESTION

FORMA DE CALCULARLO

FRECUENCIA RESPONSABLE META

CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

Nro. DE NO CONFORMIDADES 1 - X 100 TOTAL PEDIDOS

ANUAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO



CODIGO: C8

EDICION: 3

Página 2 de 4


CODIGO: C9

EDICION: 4

Página 1 de 4


CUANDO SE GENERA LA NECESIDAD, CONTACTAR PROVEEDORES PARA HACER EL MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA ENTIDAD, SELECCIONARLOS Y MATRICULARLOS EN EL LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES. PROGRAMAR EL MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA Y LOS EQUIPOS, CON PROVEEDORES INTERNOS O EXTERNOS. EL MANTENIMIENTO ES GENERAL Y CONTIENE ASPECTOS COMO LA ILUMINACIÓN, TRABAJOS HIDRÁULICOS Y ELÉCTRICOS, AIRE ACONDICIONADO, OBRAS CIVILES, JARDINERÍA, EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, COMPUTO, VIDEO, PROYECCION, AUDIO, ETC. HACER EVALUACIONES PERIÓDICAS DEL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

RESPONSABLE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO –

JEFE DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

PROPOSITO: ASEGURAR QUE LA INFRAESTRUCTURA DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR Y SUS SEDES SECCIONALES, SE CONSERVE

EN BUEN ESTADO Y CUMPLA CON LOS REQUERIMIENTOS PARA UNA ADECUADA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS.

ENTRADAS

PROVEEDOR

REQUERIMIENTO DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO O REPARACION COTIZACIONES

PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD DE LA CAMARA


CODIGO: C9

EDICION: 4

Página 2 de 4

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA O DE EQUIPOS

DISPOSICIONES INTERNAS DE LA

ORGANIZACIÓN LISTADO OFICIAL DE PROVEEDORES SERVICIOS INSUMOS

USUARIOS EXTERNO O INTERNOS DE LA

CAMARA PROVEEDORES EXTERNOS COMPRAS

SALIDAS

CLIENTE

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES

DE MANTENIMIENTO INFRAESTRCUTURA APTA

TODOS LOS PROCESOS DEL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

COMPRAS

CONTROLES


CODIGO: C9

EDICION: 4

Página 3 de 4




SE ASEGURA LA APTITUD DE LA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS

CONFORMIDAD DE LOS RECURSOS

RECURSOS



(Oficinas, Muebles Enseres ) INFRAESTRUCTURA TECNOLOGÍCA

(Computadores, Software ) HUMANO

(Competencia del Personal Responsable del Proceso)

ECONOMICOS


P23: COMPRAS




MC4 : MANUAL DE CALIDAD



CODIGO: C9

EDICION: 4

Página 4 de 4

REQUISITOS LEGALES

RESOLUCIÓN INTERNA VIGENTE DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR.



SUSPENSION EN LA PRESTACION DEL SERVICIO

No. DE SUSPENSIONES

SEMESTRAL DIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO – JEFE DE SISTEMAS



CODIGO: C10

EDICION: 5

Página 1 de 3

NOMBRE DEL PROCESO: SERVICIO DE INFORMACIÓN E INTERMEDIACION

COMERCIAL PCS “PROMOCIÓN COMERCIAL SECTORIAL”

RESPONSABLE: DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

PROPOSITO: OFRECER A LOS EMPRESARIOS Y COMERCIANTES DEL ABURRÁ SUR SERVICIOS DE ASESORÍA , INFORMACIÓN E INTERMEDIACIÓN

COMERCIAL QUE CONTRIBUYAN AL MEJORAMIENTO COMPETITIVO DE SUS EMPRESAS Y AL DESARROLLO DE NEGOCIOS, CON EL PROPOSITO DE BRINDAR APOYO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, GERENCIALES Y MERCADOLOGICAS.


DESDE QUE SE CAPTAN LAS NECESIDADES DE LOS SECTORES PRODUCTIVOS ATENDIDOS POR EL PROGRAMA DE PROMOCIÓN COMERCIAL SECTORIAL HASTA QUE SE EVALÚA EL RESULTADO DEL SERVICIO Y SE CUMPLEN TODOS LOS COMPROMISOS PACTADOS CON EL USUARIO.

SALIDAS

CLIENTE

ENTREGA DE LA INFORMACIÓN E

INTERMEDIACIÓN COMERCIAL. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL

CLIENTE INFORME FINAL EMPRENDEDOR FORMALIZADO Y

CAPACITADO

USUARIO INTERNO Y EXTERNO

ENTRADAS

PROVEEDOR

SOLICITUD DE INFORMACIÓN O

INTERMEDIACION FORMATO P.Q.R.S. (Peticiones,

Quejas, Reclamos o Sugerencias) FORMATO DE MEDICIÓN DE

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INICIATIVA DE LA CÁMARA. PLAN ANUAL DE TRABAJO CENTRO DE ATENCION

EMPRESARIAL “CAE”

USUARIOS E INSTITUCIONES DIRECCION DE PROMOCIÓN Y

DESARROLLO (PCS)


CODIGO: C10

EDICION: 5

Página 2 de 3

CONTROLES


(Véase perfil de cargos) APTITUD DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS SUJECIÓN A DISPOSICIONES PLANIFICADAS ENTORNO FISICO ADECUADO CONFORMIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES Y DE

LOS RECURSOS

RECURSOS


HUMANO


TECNOLÓGICO

(COMPUTADORES, EQUIPOS AUDIOVISUALES, INTERNET, INTRANET, SOFTWARE, ETC).

FISICOS

(SALAS, AUDITORIOS Y ESPACIO FÍSICO NECESARIO, EQUIPAMENTO PARA PARTICIPAR EN EVENTOS COMERCIALES)

ECONOMICOS

I.3: IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE LA

INFORMACIÓN E INTERMEDIACIÓN COMERCIAL PCS,

P2: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS P3: ATENCIÓN AL CLIENTE P13: MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE P27:ACCIONES CORRECTIVAS P28: ACCIONES PREVENTIVAS P29: SERVICIO DE INFORMACIÓN E INTERMEDIACIÓN

COMERCIAL PCS.

REQUISITOS LEGALES

NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL SERVICIO



INCREMENTO DEL NUMERO DE PERSONAS INFORMADAS EN PROMOCIÓN COMERCIAL SECTORIAL

PERSONAS INFORMADAS AÑO ACTUAL

META AÑO ACTUAL

SEMESTRAL DIRECTOR DE PROMOCION

Y DESARROLLO



CODIGO: C10

EDICION: 5

Página 3 de 3

INDICADOR DE

GESTION


CONFORMIDAD DE LOS USUARIOS FRENTE AL

SERVICIO DE INFORMACION EN PROMOCIÓN COMERCIAL

SECTORIAL RECIBIDO


SEMESTRAL DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

ESTABLECIDA EN COMITÉ DE

PRESIDENCIA ( VER ACTA DE

REUNION)

CONFORMIDAD DE LOS USUARIOS FRENTE A LA

OPORTUNIDAD CON LA QUE SE LE BRINDAN LOS

SERVICIOS DE INFORMACION EN PROMOCIÓN COMERCIAL

SECTORIAL


SEMESTRAL DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

ESTABLECIDA EN COMITÉ DE

PRESIDENCIA ( VER ACTA DE

REUNION)

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 1 de 7

CAPITULO III



Definir los parámetros que se cumplen en la Cámara de Comercio Aburrá Sur para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el numeral 5, Responsabilidad de la Dirección de la NTC ISO 9001 Versión 2008. Igualmente está establecida la Tabla de Comunicación Interna que reúne las actividades relacionadas con las comunicaciones que se cumplen en la Cámara para lograr eficacia en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y mantener una buena comunicación con los usuarios externos e internos. Anualmente se realiza la reunión de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Dirección, cuya finalidad es evaluar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad en relación con la Política y Objetivos de Calidad y los requisitos de la NTC ISO 9001 Versión 2008.

2. ALCANCE:

Este Capítulo tiene aplicación en todas las actividades que cumple la Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur como parte de su compromiso en torno a la definición de las pautas generales del Sistema de Gestión de Calidad, implementación, mantenimiento y mejoramiento.

3. DESCRIPCIÓN:

3.1 Compromiso de la Presidencia Ejecutiva:

COOR. ARQUITECTURA




2015/05/19 2015/05/19 2015/05/25

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 2 de 7

La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur conoce la necesidad de ofrecer a los usuarios servicios que cubran sus expectativas y puedan desarrollar programas que le permitan incrementar el bienestar de la comunidad empresarial y comercial, contribuyendo al permanente mejoramiento de la calidad administrativa, productiva y comercial. Dado lo anterior, invierte parte de los recursos en el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, lo cual le permite dar cumplimiento continuo a la Política y Objetivos de Calidad. De esta manera la Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio se compromete a asignar los recursos humanos, de infraestructura y ambiente de trabajo necesarios para llevar a la práctica todas las pautas definidas en este Manual de Calidad y a revisar periódicamente el cumplimiento efectivo de las funciones y responsabilidades que establece para cada persona de la organización, teniendo como meta la calidad y el total cumplimiento de los requisitos de los usuarios.

3.2 Enfoque al Cliente: Con el fin de asegurar que los requisitos del cliente se determinen oportunamente y que cualquier variación en los mismos se registre y comunique a los involucrados para lograr un mayor nivel de satisfacción anualmente se efectúa una Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. Buscando fortalecer las actividades de la entidad que se relacionan directamente con el cliente y para medir su grado de satisfacción, se han implementado los procedimientos de Medición Satisfacción del Cliente (Código P13) y Atención al Cliente (Código P3).

3.3 Política de Calidad: La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur establece su Política de Calidad, la cual servirá como eje para consolidar el crecimiento institucional, mejorar los estándares de calidad en sus servicios y fortalecer su liderazgo gremial en beneficio de la comunidad empresarial y comercial. En esta Política se definen aspectos como la mejora continua, el manejo adecuado de los recursos, la calidad y la oportunidad que demandan nuestros usuarios. Nuestra Política de Calidad es la siguiente:

POLITICA DE CALIDAD

“Somos una entidad gremial comprometida con el mejoramiento continuo de las responsabilidades registrales que le han sido delegadas por el Estado Colombiano y en la ejecución de los proyectos estratégicos que lidera en favor del desarrollo regional, a través del manejo adecuado de los recursos institucionales y con la calidad y la oportunidad que demandan nuestros usuarios”

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 3 de 7

De ser necesario la Política de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur puede ser actualizada o modificada por la Presidencia Ejecutiva, buscando su eficacia y atendiendo a cambios que se presenten en la estructura organizacional o en el cubrimiento en la satisfacción de nuevas o mejores necesidades de los usuarios.

3.4 Planificación: 3.4.1 Objetivos de calidad:

La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur ha establecido los siguientes objetivos de calidad

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Mejorar continuamente el desempeño de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad;

2. Incrementar la participación en el mercado;

3. Manejo adecuado de los recursos: Racionalizar los insumos y recursos de la

cámara; Tecnología: Garantizar la infraestructura tecnológica que permita la prestación de los servicios; Personal: Contar con un talento humano competente para el desarrollo de cada labor;

4. Oportunidad: reducir tiempos de respuesta de cada uno de los servicios que

presta la institución; 5. Conformidad (Calidad): Prestar los servicios acorde a la ley y lo acordado con el

usuario; 6. Satisfacción del cliente: Incrementar los niveles de satisfacción del cliente; Los Objetivos de Calidad de la institución tienen relación con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y con la Política de Calidad y son medibles. La matriz que se anexa de los Objetivos de Calidad presenta el despliegue estratégico de los mismos.

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 4 de 7

3.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad:

La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur ha planificado el Sistema de Gestión de Calidad con base en el enfoque en procesos vinculados a la NTC ISO 9001 versión 2008, buscando definir previamente la implementación, los procedimientos y actividades necesarias para dar cumplimiento a la Política y Objetivos de Calidad y a los Requisitos del Cliente. En la Red de Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio Aburrá Sur están representados gráficamente la totalidad de los procesos que se cumplen en la entidad, así como las interacciones de tipo general que existe entre ellos. Otras planificaciones específicas que se cumplen en la entidad tienen que ver con el Cronograma de Capacitaciones Mensuales, Programa de Auditorías Internas de Calidad y Manual de Mantenimiento, entre otras.

La Cámara de Comercio Aburrá Sur ha establecido medidas para afrontar cambios que puedan afectar la estructura y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad: 3.4.2.1 Cambios en la planta de personal, se controlan con los procedimientos

documentados del Área Administrativa y Financiera, teniendo como referente los Perfiles de cada Cargo y el organigrama de la entidad.

3.4.2.2 Cambios administrativos y operacionales del Sistema de Gestión de

Calidad, que pueden afectar aspectos tales como la organización, la sistematización, los productos o servicios que se brindan, cambios en la legislación o normatividad que se debe aplicar en la prestación de los servicios. Estos cambios se controlan mediante la conformación de un grupo interdisciplinario de personas que evalúan el impacto de la situación que se presenta, elaborando y ejecutando un Plan de Acción y haciendo el respectivo seguimiento a las actividades que se programen.

3.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación: 3.5.1 Responsabilidad y Autoridad:

La entidad ha diseñado su organigrama para determinar las responsabilidades y orden jerárquico. Generalmente este organigrama es conocido por los empleados de la entidad al momento de su ingreso. Se dispone de los Perfiles de Cargos en los que se describen: nombre de la dependencia, cargo, relaciones de dependencia y autoridad, funciones básicas y

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 5 de 7

específicas, educación, experiencia, conocimientos específicos del cargo, así como las habilidades corporativas y específicas.

Estos son los cargos directivos y áreas que tienen responsabilidades dentro del Sistema de Gestión de Calidad:

3.5.1.1 Presidente Ejecutivo:

Es el responsable de cumplir con el compromiso por la entidad frente al Sistema de Gestión de Calidad.

Se encuentra vinculado a casi todos los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

3.5.1.2 Representante de la Presidencia Ejecutiva:

La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio Aburrá Sur designó como su representante al Coordinador de Arquitectura Organizacional y tiene entre otras las siguientes funciones:

Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.

Informar periódicamente a la Presidencia Ejecutiva sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y cualquier necesidad de mejora. El informe sirve de apoyo para la ejecución de la Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Dirección.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios en todos los niveles de la entidad.

3.5.1.3 Director Jurídico y de Registros Públicos y Director de Promoción y

Desarrollo:

Son los encargados de planificar y asegurar que se establezcan los procesos de las áreas de los servicios de Registro Público Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Servicios de Asesoría y Capacitación en la Línea de Promoción y Desarrollo, (UCI y PCS), en todas las sedes de la Cámara de Comercio Aburrá Sur donde tiene alcance el Sistema de Gestión de Calidad.

3.5.1.4 Director Administrativo y Financiero:

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 6 de 7

Es el encargado de todos los usuarios internos de la entidad. Cumple funciones con procedimientos relacionados con: Selección y Contratación de Personal, Inducción de Personal, Gestión del Recurso Humano, Proceso de Compras, Gestión de Mantenimiento e Infraestructura.

3.5.1.5 Revisión del Sistema - Comité de Presidencia

El Comité de Presidencia está conformado por: Presidente Ejecutivo, Jefes de las Direcciones Jurídica y de Registros Públicos, Promoción y Desarrollo, Administrativa y Financiera y Jefe Departamento de Sistemas, Administrador Sede Seccional, Coordinador Arquitectura Organizacional y Coordinador de Control Interno.

El Comité de Presidencia se reúne ordinariamente cada mes y puede participar eventualmente cualquier otro personal involucrado con algún tema a tratar.

3.5.2 Comunicación Interna:

Se refiere a la comunicación en la Cámara de Comercio Aburrá Sur. Se cuenta con la Tabla de Comunicación Interna, la cual incluye una relación de las diferentes reuniones de trabajo o de grupo que se llevan a cabo en la entidad y los medios de comunicación interno que facilitan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

3.6 Revisión por la Dirección: La Presidencia Ejecutiva, a través del Comité de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, realiza anualmente una reunión donde se efectúa una revisión del Sistema de Gestión de Calidad para garantizar su conveniencia, adecuación y eficacia. Además de las oportunidades de mejora y las necesidades de cambio. Cada dueño de proceso participa con los informes que realiza del desempeño de su proceso y que afectan el sistema. Se evalúan aspectos como: Cumplimiento de la Política de Calidad y de los Objetivos de Calidad, Resultados de Auditorías, Retroalimentación del Cliente, Análisis del Desempeño de los Procesos y Conformidad con los Servicios, Estado de Acciones Correctivas y Preventivas, Seguimiento a las Actividades Propuestas en la Revisión Anterior, Análisis de los Cambios Organizacionales o del Entorno que pueden afectar el Sistema,

MANUAL DE CALIDAD


CODIGO: MC3

EDICIÓN: 11

Página 7 de 7

Recomendaciones para la Mejora. Los resultados del proceso de revisión por la Presidencia Ejecutiva quedan registrados en la respectiva Acta del Comité de Revisión del Sistema.


4.1 DOCUMENTOS: Procedimiento Medición Satisfacción del Cliente (Código P13) Procedimiento Atención al Cliente (Código P3). Procedimiento Inducción de Personal (Código P5) Perfiles de Cargos

4.2 REGISTROS:

No aplica

4. ANEXOS:

Organigrama de la Cámara de Comercio Aburrá Sur Objetivos de Calidad Vigentes Tabla de Comunicación Interna 6. MODIFICACIONES:

Se está cambio el responsable por la Dirección del sistema de gestión de calidad.

DESPLIEGE DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

EDICIÓN: 5

Página 1 de 7

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS INVOLUCRADOS

PROPOSITOS DE LOS PROCESO

METAS ASOCIADAS

INDICADOR RESPONSABLE FRECUENCIA HERRAMIENTA ESTADISTICA

COMPROMISO

DE MEJORAMIENTO

CONTINUO

MEJORAR PERMANENTEMENTE EL DESEMPEÑO DE

LOS PROCESOS

TODOS LOS PROCESOS DEL

SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACION

DE PROCESO


DE PROCESO


DE PROCESO


DE PROCESO


DE PROCESO


DE PROCESO

COOR. ARQUITECTURA




2015/05/19 2015/05/19 2015/05/25


EDICIÓN: 5

Página 2 de 7

POLITICA DE

CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS

INVOLUCRADOS

PROPOSITOS DE LOS

PROCESO

METAS

ASOCIADAS INDICADOR RESPONSABLE FRECUENCIA

HERRAMIENTA

ESTADISTICA

RESPONSA BILIDADES

REGISTRALES Y EJECUCION DE

PROYECTOS ESTRATEGICOS

INCREMENTAR LA PARTICIPACION EN EL MERCADO

REGISTROS PUBLICOS

LLEVAR LA MATRICULA DE LOS COMERCIANTES Y DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, ASI COMO LA INSCRIPCION DE TODOS LOS ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS, TANTO DE LOS COMERCIANTES COMO DE NO COMERCIANTES, DE CARÁCTER PUBLICO O PRIVADO, RESPECTO DE LOS CUALES LA LEY EXIGIERE ESA FORMALIDAD Y QUE CORRESPONDAN A LA CIRCUNSCRIPCION DEL ABURRA SUR.

DEFINIDAS EN LA CARACTERIZA CION DE PROCESO

DEFINIDO EN LA CARACTERIZA CION DE PROCESO

DIRECTOR JURIDICO Y REGISTROS

DEFINIDO EN LA CARACTERIZA

CION DE PROCESO

GRAFICO DE TENDENCIAS


OFRECER A LOS COMERCIANTES Y EMPRESARIOS DEL ABURRA SUR SERVICIOS DE ASESORIA, CONSULTORIA E INFORMACION, PROGRAMAS DE FORMACION QUE CONTRIBUYAN A SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS Y AL MEJORAMIENTO COMPETITIVO DE SUS EMPRESAS, ASI COMO AL CABAL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, GERENCIALES Y MERCADOLOGICAS.


DEFINIDO EN LA CARACTERIZACION DE PROCESO

DIRECTOR DE PROMOCION Y DESARROLLO

DEFINIDAS EN LA CARACTERI ZACION DE PROCESO



EDICIÓN: 5

Página 3 de 7

POLITICA DE

CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS

INVOLUCRADOS

PROPOSITOS DE LOS

PROCESOS

METAS


HERRAMIENTA

ESTADISTICA

MANEJO ADECUADO DE

LOS RECURSOS

GARANTIZAR APTA INFRAESTRUCTURA

TECNOLOGICA

GESTION DE INFRAESTRUC

TURA

ASEGURAR QUE LA INFRAESTRUCTURA DE LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR Y SUS SEDES SECCIONALES, SE CONSERVE EN BUEN ESTADO Y CUMPLA CON LOS REQUERIMIENTOS PARA UNA ADECUADA PRESTACION DE LOS SERVICIOS



DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

JEFE DEPARTAMENTO DE

SISTEMAS

ANUAL


TALENTO HUMANO COMPETENTE

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

ASEGURARSE DE QUE EL PERSONAL QUE LABORA EN LA CAMARA DE COMERCIO ABURRA SUR SEA COMPETENTE Y QUE REUNA LOS REQUISITOS DE EDUCACION, FORMACION, EXPERIENCIA Y HABILIDADES QUE PUEDAN SATISFACER CON EFICIENCIA Y EFICACIA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS



DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

ANUAL

ESTRATIFICACIÓN DE DATOS


EDICIÓN: 5

Página 4 de 7

POLITICA DE

CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS

INVOLUCRADOS

PROPOSITOS DE LOS

PROCESOS

METAS


HERRAMIENTA

ESTADISTICA

OPORTUNIDAD QUE DEMANDA

NUESTROS USUARIOS

OPORTUNIDAD Reducir los tiempos de respuesta en cada uno de los servicios que presta la institución.

REGISTROS PUBLICOS








OFRECER A LOS COMERCIANTES Y EMPRESARIOS DEL ABURRA SUR SERVICIOS DE ASESORIA, CONSULTORIA E INFORMACION, PROGRAMAS DE FORMACION QUE CONTRIBUYAN A SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS Y AL MEJORAMIENTO COMPETITIVO DE SUS EMPRESAS, ASI COMO AL CABAL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, GERENCIALES Y MERCADOLOGICAS.





GRAFICO DE BARRAS


EDICIÓN: 5

Página 5 de 7

POLITICA DE

CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS

INVOLCRADOS

PROPOSITOS DE LOS

PROCESOS

METAS


HERRAMIENTA

ESTADISTICA

DEMANDAN NUESTROS USUARIOS

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Incrementar los niveles de satisfacción del cliente

REGISTROS PUBLICOS








OFRECER A LOS COMERCIANTES Y EMPRESARIOS DEL ABURRA SUR SERVICIOS DE ASESORIA E INFORMACION, PROGRAMAS DE FORMACION QUE CONTRIBUYAN A SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS Y AL MEJORAMIENTO COMPETITIVO DE SUS EMPRESAS, ASI COMO AL







EDICIÓN: 5

Página 6 de 7 CABAL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, GERENCIALES Y MERCADOLOGICAS. ASI COMO UNA ESTRATEGIA DE DIRECCIONAMIENTO EMPRESARIAL FUNDAMENTADA EN UN PLAN DE DIAGNOSTICO, ASESORIA Y CONSULTORIA .

POLITICA DE

CALIDAD

OBJETIVO DE

CALIDAD

PROCESOS

INVOLUCRADOS

PROPOSITOS DE LOS

PROCESOS

METAS


HERRAMIENTA

ESTADISTICA

CALIDAD QUE DEMANDA NUESTROS USUARIOS

CONFORMIDAD (CALIDAD) Prestar los servicios de acuerdo con la Ley y lo acordado con el usuario.

REGISTROS PUBLICOS








OFRECER A LOS COMERCIANTES Y EMPRESARIOS DEL ABURRA SUR SERVICIOS DE ASESORIA, CONSULTORIA E INFORMACION, PROGRAMAS DE FORMACION QUE CONTRIBUYAN A SUS







EDICIÓN: 5

Página 7 de 7

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS Y AL MEJORAMIENTO COMPETITIVO DE SUS EMPRESAS, ASI COMO AL CABAL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, GERENCIALES Y MERCADOLOGICAS.


COMUNICACION INTERNA

EDICIÓN: 6

QUE

TEMA OBJETIVO QUIEN CITA QUIENES PARTICIPAN FRECUENCIA REGISTRO

COMITÉ DE PRESIDENCIA

Lo relacionado con aspectos de trascendencia Cameral que afecta el desarrollo y prestación del servicio

Evaluar y tomar decisiones estratégicas con respecto a los principales planes y programas institucionales y adoptar correctivos y planes de mejoramiento frente a situaciones internas

PRESIDENTE EJECUTIVO

-PRESIDENTE EJECUTIVO - DIRECTORES DE AREA -JEFE DEPARTAMENTO -ADMINISTRADOR SEDE SECCIONAL - COORD. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL - COORD. CONTROL INTERNO

- MENSUAL

- SE LEVANTA UN ACTA

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTION

DE LA CALIDAD

Lo relacionado con la implementación del sistema de calidad

Implementar todas las acciones conducentes a la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad en al cámara

PRESIDENTE EJECUTIVO

COORDINADOR

S.G.C.

- PRESIDENTE EJECUTIVO - DIRECTORES DE AREA -JEFE DEPARTAMENTO -ADMINISTRADOR SEDE SECCIONAL

- -COORD. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

- -COORD. CONTROL INTERNO

ANUALMENTE


COMITÉ JURIDICO

Se tratan temas y casos jurídicos que

Analizar las nuevas disposiciones registrales

JEFE DIRECCION JURÍDICA Y

- DIRECTOR JURÍDICO Y REGISTROS PUBLCIOS

SE ACUERDA PREVIAMENTE


QUE TEMA OBJETIVO QUIEN CITA QUIENES PARTICIPAN FRECUENCIA REGISTRO

TIPO DE REUNION

ASUNTO A TRATAR EN CADA REUNION

QUE SE BUSCA CON ESE COMITE O REUNION

DIRECTIVO O RESPONSABLE DE CADA DIRECCION

LAS PERSONAS A CARGO DE LOS DIRECTIVOS

DE ACUERDO A UN PLAN DE TRABAJO Y A LA NECESIDAD

SE DEJA LA RESPECTIVA ACTA

TIPO DE REUNIONES


EDICIÓN: 6

tienen que ver con los diferentes registros

y actualizar el personal frente a los mismos

REGISTROS PUBLICOS

- ABOGADO ADMINISTRATIVO Y DE REGISTROS - ABOGADO AUXILIAR -ABOGADOS REGISTRADORES - AUXILIARES DE REGISTRO

QUE

TEMA OBJETIVO QUIEN CITA QUIENES PARTICIPAN FRECUENCIA REGISTRO

GRUPOS PRIMARIOS

Asuntos relacionados con todos el desarrollo del servicio que presta promoción y desarrollo (Agenda previa)

Diseñar las estrategias de acción para el cumplimiento de las diferentes obligaciones y tareas corporativas a cargo de la Dirección de Promoción y desarrollo

DIRECTOR PROMOCION Y DESARROLLO

-DIRECTOR


JEFE UCI -COORDINADOR

PROYECTOS -PROMOTORES

EMPPRESARIALES – COOR. MERCADEO Y COMUNICACIONES

ASESORES UCI

SE ACUERDA PREVIAMENTE


GRUPO DE ESTUDIO

Se trabajan conceptos generales y casos especiales buscando la formación en el registro

Adiestrar al personal de registro en el manejo de los temas registrales

DIRECTOR JURÍDICO

Y REGISTROS PUBLICOS

ABOGADO AUXILIAR

-AUXILIARES DE REGISTRO -AUXILIARES DE CAJA - ORIENTADOR AL CLIENTE -RECEPCION -AUXILIARES DE ARCHIVO

SE ACUERDA

PREVIAMENTE


SESIONES JUNTA

DIRECTIVA

Agenda previa

Analizar todo lo que tiene que ver con el funcionamiento de la Cámara de Comercio

Presidente Junta

Directiva Presidente Ejecutivo

Revisor Fiscal Junta Directiva

- PRESIDENTE Y SECRETARIO JUNTA DIRECTIVA - MIEMBROS JUNTA DIRECTIVA

- MENSUAL - SE LEVANTA UN ACTA


EDICIÓN: 6

1. Carteleras Institucionales 4. Periódico Estrategia 7. Circulares 2. Página Web 5. Lecturas Obligatorias 8. Planilla de Directivos 3. Intranet 6. Memorandos 9. Nuestra Gente FEBRERO 2010

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MANUAL DE CALDAD


CODIGO: MC4

EDICIÓN: 8

Página 1 de 5

CAPITULO IV



Establecer los parámetros que se cumplen en la Cámara de Comercio Aburrá Sur para dar cumplimiento a los requisitos definidos en el numeral 6 (Gestión de los Recursos) de la NTC ISO 9001 versión 2008.

La finalidad es asegurar que el personal sea competente con base en los requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia establecidos para cada cargo y que las acciones tomadas para satisfacer las necesidades de formación sean eficaces.

2. ALCANCE:

Este Capítulo tiene aplicación en todas las actividades definidas para promover los recursos necesarios y mantener el Sistema de Gestión de Calidad en todo aquello que incluya Recursos Humanos, Infraestructura y Ambiente de Trabajo. Los procedimientos vinculados al Area de Recursos Humanos tienen aplicación sobre todo el personal de la organización que desempeña cargos que afectan la calidad del servicio.

3. DESCRIPCIÓN:

Provisión de los Recursos:

Como parte de la Planificación del Sistema de Gestión de Calidad la entidad ha determinado los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar los diferentes procesos existentes en la misma, verificar los que se tienen y asegurar que se pueden proveer aquellos que no están disponibles.

COOR. ARQUITECTURA




2015/05/19 2015/05/19 2015/05/25

MANUAL DE CALDAD


CODIGO: MC4

EDICIÓN: 8

Página 2 de 5

La determinación de las necesidades de recursos es responsabilidad del Director Administrativo y Financiero. La provisión de éstos es de la Presidencia Ejecutiva.

Recursos Humanos: Para asegurar que el personal que desempeña actividades que afectan el servicio es competente para ejecutarlos, la entidad ha determinado tres (3) procedimientos vinculados al Área de Gestión de Recursos Humanos. Estos son:

Selección y Contratación de Personal: (Código P4) cuyo resultado esperado es recopilar y analizar hojas de vida de personas que posean el perfil necesario para desempeñarse en un cargo específico. Se aplica a todo el personal que sea candidato para ingresar a la entidad.

Inducción de Personal: (Código P5) tiene como resultado esperado ofrecer una

adecuada preparación del personal nuevo para asumir el entorno institucional y las tareas que le han sido asignadas en cumplimiento de su cargo. Se aplica a los nuevos empleados de la entidad, desde su ingreso hasta la evaluación del período de prueba.

Gestión del Recurso Humano: (Código P12) el resultado esperado de este

procedimiento es detectar las necesidades en la formación integral y profesional de los colaboradores de la Cámara, para lograr una mejora en la prestación de los servicios y cumplir a cabalidad con las competencias corporativas y específicas de la entidad. Permanentemente se hace énfasis sobre la importancia de cumplir con los requisitos exigidos por los usuarios y se evalúa el personal para asegurar que es competente para el desarrollo de las actividades asignadas.

En términos generales la responsabilidad en la implementación de los procedimientos antes mencionados es del Director Administrativo y Financiero.

3.3 Infraestructura:

La Cámara de Comercio Aburrá Sur dispone de la siguiente infraestructura: 3.3.1 Espacio de Trabajo:

La entidad dispone de cinco sedes seccionales ubicadas en los Municipios de Caldas, Envigado, Itagüí, La Estrella y Sabaneta.

Tanto la Sede Principal de Itagüí como la Seccional de Envigado son dos grandes edificaciones que poseen amplias zonas de taquillas y de atención al público, y auditorios con suficiente espacio para albergar a los usuarios que participan en los diferentes eventos académicos, culturales, sociales y comerciales.

MANUAL DE CALDAD


CODIGO: MC4

EDICIÓN: 8

Página 3 de 5

Actualmente la Cámara de Comercio Aburrá Sur es una entidad que viene creciendo y que por lo tanto, ha visto la necesidad de mejorar la prestación de sus servicios.

Teniendo en cuenta lo anterior, se está ampliando y mejorando las instalaciones de la sede Seccional de Envigado, donde se ofrecen los servicios camerales a todos nuestros usuarios. En consecuencia, se están adelantando obras civiles que impiden brindar en forma adecuada todos los servicios, temporalmente se tiene una sede provisional, durante el tiempo que dure la obra de remodelación. Sólo se dispone del servicio de baño público para los eventos que se llevan a cabo en estos lugares.

Igualmente poseen el servicio de ascensor para todo tipo de público, incluidos los discapacitados.

Las edificaciones cuentan con amplias oficinas para el personal administrativo y operativo que desarrolla sus funciones diarias. Las oficinas y auditorios tienen el servicio de aire acondicionado.

La entidad cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de los insumos que se adquieren, tanto de uso general como de aquellos utilizados en la prestación de los servicios relacionados directamente con el Sistema de Gestión de Calidad.

A todos estos espacios y servicios referidos se les efectúa periódicamente un mantenimiento el cual es realizado por terceras personas o empresas que se contratan, como por personal interno idóneo que tiene a su cargo estas funciones.

En todas las sedes se cuenta con la debida señalización para identificar cada área de trabajo.

Las demás sedes seccionales, no poseen una gran estructura física pero si todas las áreas necesarias para la prestación de un buen servicio a los usuarios (zona de taquillas, oficina del Promotor Empresarial y auditorio con capacidad para 30 ó 40 personas). También cuentan con servicio de aire acondicionado con excepción de la sede de Caldas.

La Cámara de Comercio Aburrá Sur celebra con terceros, contratos de mantenimiento para conservar en buen estado y garantizar una infraestructura adecuada para el desarrollo de las múltiples actividades. Este mantenimiento es general y en él se tienen en cuenta aspectos como la electricidad, obras civiles, redes telefónicas, entre otros.

3.3.2 Equipos:

MANUAL DE CALDAD


CODIGO: MC4

EDICIÓN: 8

Página 4 de 5

La entidad por medio del Departamento de Sistemas brinda soporte a cada uno de los usuarios internos para evitar contratiempos en la prestación del servicio y coloca a disposición de éstos las mejores herramientas de trabajo que faciliten su desempeño.

Se dispone para cada puesto de trabajo del hardware necesario para que los empleados desarrollen su labor. Estos equipos tienen instalados el software que requieren para cada función.

Las (5) cinco sedes institucionales están conectadas en Red con el fin de compartir los recursos necesarios instalados en cada uno de los computadores.

La Cámara contrata con terceros el servicio de mantenimiento preventivo a las máquinas y de los dispositivos (Computadoras, Impresoras Matriz de Punto, Impresoras Inyección de Tinta, escáner, Impresoras Láser y Servidores) que se encuentran distribuidos en las cinco (5) sedes institucionales, ubicadas en los Municipios de Caldas- Envigado - Itagüí - La Estrella y Sabaneta.

El mantenimiento consiste en: Mantenimiento Preventivo, el cual incluye toda acción recomendada por el

fabricante para prevenir las fallas en los equipos y para extender la vida útil, tales como limpieza, lubricación y cambio de partes, cuando sea necesario.

Mantenimiento Correctivo: que se aplica a los equipos que presenten problemas

fuera de los servicios estipulados en el contrato

Para los servicios de mantenimiento del recurso informático anualmente se programan varias visitas.

3.4 Ambiente de Trabajo: La Presidencia Ejecutiva suministra el espacio laboral adecuado, sistemas informáticos requeridos, que facilitan la prestación de los servicios.


4.1 DOCUMENTOS:

Procedimiento Selección y Contratación de Personal (Código P4) Procedimiento Inducción de Personal (Código P5) Procedimiento Gestión del Recurso Humano (Código P12)

4.2 REGISTROS Cronograma de Mantenimiento Equipos Manual de Mantenimiento Infraestructura

MANUAL DE CALDAD


CODIGO: MC4

EDICIÓN: 8

Página 5 de 5

5. ANEXOS: No aplica

6. MODIFICACIONES:

Se indica el cambio de temporal en la prestación de servicios en la Sede de Envigado.

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 1 de 7

CAPITULO V

VOCABULARIO

Los términos que se indican a continuación han sido tomados de la NTC ISO 9000 versión 2008 (Sistemas de Gestión: Fundamentos y Vocabulario). Hay algunos que la entidad ha desarrollado con base en la experiencia.

ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad Detectada y otra situación indeseable.

ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial y otra situación potencialmente indeseable.

AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

ASISTENTE: Es la persona que a nombre propio o de una empresa se hace presente en un evento académico, empresarial, social o cultural al que fue convocado.

AUDITOR: Persona que lleva a cabo una auditoria.

AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

CALIDAD:

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 2 de 7

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

CALIFICACIÓN:

Proceso encaminado a demostrar si una persona es capaz de cumplir requisitos especificados para su cargo o puesto de trabajo.

CANCELACIÓN (Con relación a los servicios de Registro Mercantil) Cesación de la inscripción en el Registro Mercantil.

CAPACITACION: Es el procedimiento que se realiza para habilitar, instruir o formar a un grupo de personas en el hacer o saber en diferentes actividades.

C. N: Consulta de Nombre

CONTROL DE CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

CONVENIO: Pacto o acuerdo que se suscribe entre diferentes entidades para realizar diversas actividades académicas, sociales o empresariales. Este puede ser escrito o verbal.

COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimiento y aptitudes.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

COPIA CONTROLADA: Aquella copia de un documento emitida con el compromiso de que se le harán los cambios o modificaciones en el momento en que se presenten.

COPIA NO CONTROLADA: Aquella copia distribuida sin el compromiso de hacerle los cambios y mantenerla actualizada.

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 3 de 7

CONVOCADO: Es la persona o entidad invitada a participar de una actividad académica, empresarial, social o cultural.

CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto.

CLIENTE – USUARIO: (Con relación a los servicios de Capacitación y Asesoría) Es la persona o institución que obtiene los servicios de una empresa o persona.

CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

DOCUMENTO OBSOLETO: Aquel que ha perdido vigencia por hacer sufrido modificaciones o cambios.

EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO: (Con relación a los servicios de Registros) Ente ficticio creado por la ley, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, quien tiene como objeto social actividades de beneficencia, culturales, sociales o altruistas.

EXPERIENCIA:

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 4 de 7

Conocimiento que se adquiere mediante la práctica y la observación.

EVENTO: Actividad académica, social, cultural o comercial que se realiza para promover o presentar una temática, así como para promover empresas, productos y servicios.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA : Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de la auditoria y que es verificable.

FORMACIÓN: Educación no formal en temas relacionados directa o indirectamente con el cumplimiento de las funciones propias de cada cargo. Incluye cualquier tipo de capacitación, entrenamiento y permite metodología diversas (talleres, cursos, seminarios etc)

FORMATOS: Son formas preimpresas que al ser diligenciadas suministran evidencia de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado.

INFRAESTRUCTURA: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización.

INSCRITO: Es la persona que en nombre propio o de una empresa se inscribe para participar en una actividad académica, empresarial, social y cultural. (No siempre el inscrito asiste al evento o está en la obligación de hacerlo).

INSTRUCTIVOS: Documentos internos que describen, en detalle, la manera como se desarrolla un trabajo o una actividad. Pueden ser operacionales, administrativos o de medición y seguimiento.

INSUMOS: Elementos necesarios para la prestación de los servicios. (Ejemplo papel de seguridad, toner, etc)

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 5 de 7

MANUAL DE CALIDAD: Documento que específica el Sistema de Gestión de Calidad de una organización.

MATRICULA: (Con relación a los servicios de Registro Mercantil) Es el deber legal que tiene una persona que ostenta la calidad de comerciante de inscribirse en el registro mercantil.

MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido en relación con la calidad.

ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

OFERTA DE CAPACITACION: Es el ofrecimiento o propuesta de formación o instrucción que se hace a un grupo de personas, instituciones o empresas.

PERFIL DE CARGO: Documento que contiene las funciones, requisitos y demás información relacionada con cada cargo calificable existente en la Cámara de Comercio del Aburrá Sur.

POLÍTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 6 de 7

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto.

PROVEEDOR: (Con relación a los servicios de Capacitación y Asesoría e información) Empresa o persona que ofrece productos, insumos o servicios para la realización de diversas actividades o procesos.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

REGISTRO DE PROPONENTES: Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se deberán inscribir en el Registro Unico de Proponentes del Registro Unico Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, entre otros en los casos de contratación directa, contratos para la prestación de servicios de salud, contratos cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía de la respectiva entidad. En los casos señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.

RENOVACIÓN: (Con relación a los servicios de Registro Mercantil) Período legal (enero 1º a marzo 31) dentro del cual el comerciante debe renovar su matrícula y la de su establecimiento de comercio.

MANUAL DE CALIDAD

VOCABULARIO

CODIGO: MC5

EDICIÓN: 6

Página 7 de 7

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

RIESGO: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados y que interactúan.

TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

MATRIZ DE CORRELACION ENTRE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCESOS

NUMERALES DE LA NORMA

4.1 4.2 5 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5.1 7.5.3 7.5.4 7.5.5 8.1 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5.1 8.5.2 8.5.3

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

X X X X X X X X X X X X X X X

PROCESO DE

REGISTROS

PUBLICOS

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

GESTION DE

CAPACITACION

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

ASESORIA E

INFORMACION

UCI - SICME


GESTION ASESORIA

CACE


GESTION DE CALIDAD

X X X X X X X X X X X X X X

GESTION DE

RECURSOS HUMANOS

X X X X X X X X X X X X X

COMPRAS

X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

GESTION

MANTENIMIENTO

INFRAESTRUCTURA

manual de calidadmanual de calidad generalidades codigo: mc1 ediciÓn: 11 página 2 de 7 numeral 7.6...

Documents