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INSTITUCION EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA Resolución de aprobación No. 1796 de septiembre 4 de 2002

Código DANE 276520005248 NIT. 815004247-7

MANUAL DE CALIDAD

Código: GD-SGC-226

Versión: 01 Fecha: 15-03-2014

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INSTITUCIÓN EDUCATIVA

SEMILLA DE LA ESPERANZA

CORREGIMIENTO DE AMAIME – PALMIRA

2014

MANUAL DE CALIDAD


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TABLA DE CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN…………………………………………………… 5

1. OBJETIVOS…………………………………………………… 6

2. GENERALIDADES…………………………………………… 7

3. RESEÑA HISTÓRICA……………………………………… 8

3.1. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN……………… 8

3.2. ORGANIGRAMA……………………………………….. 9

3.3. ANÁLISIS SITUACIONAL…………………………… 11

4. HORIZONTE INSTITUCIONAL ………………………………… 12

4.1. MISIÓN……………………………………………………. 12

4.2. VISIÓN……………………………………………………. 12

4.3. POLÍTICA DE CALIDAD……………………………….. 12

4.4. FACTORES CLAVES DE ÉXITO……………………… 13

4.5. VALORES INSTITUCIONALES……………………….. 13

4.6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES……………………….. 14

4.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS……………………….. 18

4.8. ALCANCE Y EXCLUSIONES………………………… 19

5. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD……………………… 20

5.1. CREACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD…………….. 20

5.2. CONFORMACIÓN DE LOS ROLES………………….. 22

5.3. LOGO Y LEMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD26

5.4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN………….. 27

5.5. CONTROL E DE DOCUMENTOS……………………. 28


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6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN………………….. 30

6.1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN……………… 30

6.2. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 31

6.3. ENFOQUE AL CLIENTE………………………………….. 31

6.4. PRESTACIÓN SERVICIO EDUCATIVO……………… 32

6.5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS…………………. 32

6.6. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………. 33

6.7. RED DE LOS PROCESOS…………………………….. 34

6.8. MAPA DE PROCESOS………………………………… 36

6.9. REQUISITOS GENERALES………………………….. 34

7. GESTIÓN DE RECURSOS…………………………………… 38

7.1. PROVISIÓN DE RECURSOS………………………….. 38

7.2. RECURSOS HUMANOS………………………………. 38

7.3. INFRAESTRUCTURA…………………………………. 38

7.4. INFRAESTRUCTURA PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS39

7.5. AMBIENTE DE TRABAJO……………………………. 40

8. REALIZACIÓN DEL SERVICIO……………………………… 41

8.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO… 41

8.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE……… 42

8.3. DISEÑO Y DESARROLLO…………………………………. 42

8.4. COMPRAS Y CONTRATACIÓN DEL SERVICIO………… 43

8.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO……… 43

8.6. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD……………………… 43

8.7. PROPIEDAD DEL CLIENTE………………………………… 43

8.8. PRESERVACIÓN DE PRODUCTO………………………. 44


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9. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA……………………………….. 45

9.1. GENERALIDADES………………………………….. 45

9.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN……………………… 45

9.3. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE…………………… 45

9.4. AUDITORIA ………………………………………… 46

9.5. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS…… 46

9.6. CONTROL SERVICIO NO CONFORME…………………. 46

9.7. ANÁLISIS DE DATOS…………………………………… 46

9.8. MEJORA CONTINUA…………………………………… 47

10. ANEXOS

10.1. PROCEDIMIENTOS Y CONTROL DE DOCUMENTOS….. 48

10.2. FORMATO SEGUIMIENTO A LAS GESTIONES………….. 52


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INTRODUCCIÓN

El presente manual de calidad busca representar de forma clara y coherente la

estructura de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA

como un sistema de gestión basado en estándares de calidad que aseguran la

prestación de todos los servicios resultantes de la interacción de los procesos

definidos al interior de la misma.

A través de este sistema, la INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA

ESPERANZA está comprometida a atender y satisfacer los requerimientos de

los clientes (Estudiantes, Docentes, Proveedores, Empresarios, Padres de

Familia, Egresados, Entidades Externas de control). El cuál está estructurado

de conformidad con la norma NTCGP 1000:2004.

Este Manual de la Calidad se encuentra a disposición de todos aquellos

interesados en nuestro S.G.C. como guía fundamental para el buen

entendimiento de la estructura, composición y propósito, debe ser utilizado

como instrumento para diseñar, revisar, implementar y mejorar el Sistema de

Gestión de Calidad del Diseño y la Prestación del Servicio Educativo en la

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA.


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1. OBJETIVO

Establecer y dar a conocer los fundamentos para la implementación,

mantenimiento, mejora y actualización del Sistema de Gestión de la Calidad de

la Institución Educativa Semilla de la Esperanza, de acuerdo con los

lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2004.


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2. GENERALIDADES

IDENTIFICACION

Nombre Institución Educativa Semilla de la Esperanza

Resolución de aprobación No.1796 de septiembre 4 de 2002

Nit: 815004247-7

Dane: 276520005248

Sedes que la integran

Semilla de la Esperanza - El Triunfo

Vasco Núñez de Balboa - Amaime

Rodrigo de Bastidas - Boyacá

Heliodoro Villegas – la Pampa

Departamento Valle del Cauca

Municipio Palmira

Dirección Corregimiento de Amaime

Teléfono

Correo electrónico

Carácter Oficial

Naturaleza mixta

Jornadas Mañana, tarde y noche.

Niveles Preescolar

Básica primaria

Básica secundaría y media


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3. RESEÑA HISTÓRICA

3.1. DESCRIPCION DE LA INSTITUCION

A raíz de la nueva Ley General de Educación, todos los centros educativos, se

conformaron en fusiones. En el Corregimiento de Amaime, Boyacá y la Pam-

pa del Municipio de Palmira, existían 4 centros educativos que eran:

- Centro Educativo Semilla de la esperanza, fundado en 1.984 por la Herma-

na Shirley Day y la señorita Julieta Gutiérrez, ubicado en el barrio Triunfo –

Amaime, ofrecía los grados de Preescolar, Primaria y Bachillerato hasta el gra-

do once.

- Centro Educativo Vasco Núñez de Balboa, creado el 1 de Octubre de

1.938, por el Señor Harold Eder ubicado en Amaime, quien ofrecía los grados

de Preescolar y primaria.

- Centro Educativo Rodrigo de Bastidas, fue creado en 1.910 por el Señor

Rosendo Durán y su esposa Ana Cabrera, ofrecía los grados de Preescolar,

primaria y Básica Secundaria, está ubicado en el corregimiento de Boyacá.

- Centro Educativo Heliodoro Villegas, creado en 1.973 por la Alcaldía Muni-

cipal; ofrecía los grados de Preescolar y Primaria, está ubicado en el corregi-

miento de la Pampa.

A partir del año 2.002, se fusionaron estos cuatro centros educativos y tomaron

el nombre de Institución Educativa “Semilla de la Esperanza”. Tiene resolu-

ción de aprobación Nro. 1792 de septiembre 4 del 2.002.

El Organigrama de la Institución está conformado de la siguiente manera:


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3.2. ORGANIGRAMA I. E. SEMILLA DE LA ESPERANZA

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

SUPERVISION Y

DIRECCION DE

NUCLEO. DIRECTOR DE NUCLEO

RECTOR

CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO ACADEMICO

SERVICIOS ADMINISTRATIVO COMITÉ DE EV. Y

PROMOCION

SECRETARIA

VIGILANTE

SERVICIOS GENERALES

COMITES

PERSONERO

COORDINADORES DISCIPLINA ACADEMICA

PROYECTOS DOCENTES

ESTUDIANTES CONSEJO ESTUDIANTES


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Esta Institución, en la actualidad cuenta con 1.500 estudiantes y ofrece sus

servicios a niños y jóvenes desde Transición hasta el grado undécimo. Cuanta

con 62 docentes. Su Directora es la Licenciada Alba Lucero Sabogal

Castiblanco. Está ubicada en los corregimientos de Amaime, Boyacá y la

Pampa de la ciudad de Palmira.

Presta sus servicios a la comunidad cuyo estrato socio-económico es muy bajo

(1 y 2). Las familias en su mayoría son extensas, conformadas por papás,

abuelos, tíos, cuatro y cinco hermanos.

Esta población viene de diferentes partes del País y se dedican a las labores

que están directamente relacionadas con el cultivo de la caña de azúcar y los

frutos que les permite el sustento de todos, ganándose un salario mínimo con

posibilidad de aumento dependiendo del corte y de si hay o no hay para cortar.

Existe una problemática social bastante grave, donde predomina todo tipo de

violencia desde el maltrato físico, drogadicción, violación a menores,

hacinamiento etc.

En sus alrededores se cuenta con diferentes sitios turísticos como la Hacienda

el Paraíso, el Museo de la Caña y los Ingenios azucareros Manuelita S.A. y el

Ingenio Providencia, los cuales brindan apoyo en las necesidades más

urgentes que presente la Institución.

Los servicios básicos como son los públicos, se presentan con una mala

calidad. Solo dos sedes tienen línea telefónica, dos sedes tienen alcantarillado

y las otras dos no. En cuento al gas domiciliario no existe en ninguna sede.

Entre las enfermedades más sobresalientes se encuentran las respiratorias y

las intestinales, causadas por la mala calidad de los servicios públicos antes

mencionados.


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El indicativo más sobresaliente de mortalidad es la falta de cuidado familiar.

La desnutrición se presenta por malos hábitos alimenticios.

3.3. ANALISIS SITUACIONAL

La organización de los sistemas educativos, ha buscado el fortalecimiento de

las Instituciones escolares como núcleo básico en la prestación del servicio

educativo, que es el proyecto P.E.I., como estrategia básica de la Ley General

de Educación.

A través del P.E.I. se ha puesto en cabeza de la Institución Educativa, una

serie de responsabilidades y posibilidades que antes se mantenían reservadas.

El P.E.I. es crucial en el cambio educativo, por eso vale la pena estar atento a

recoger cada paso del avance logrado.

Afortunadamente la Institución Educativa “Semilla de la Esperanza” ha

empezado a despertar en la elaboración y aplicación de su P.E.I.


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4. HORIZONTE INSTITUCIONAL

4.1. MISIÓN Versión 002 enero de 2012

La INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA de carácter

oficial ofrece un semillero de valores sociales y ambientales para los

estudiantes de preescolar, básica y media académica, aplicando los más altos

estándares de calidad educativa, a través de profesionales idóneos,

desarrollando un sentido crítico que les permita una convivencia armónica en la

Comunidad y la construcción de una sociedad dinamizadora de cambios y de

transformaciones en pro de la calidad de vida y de un futuro mejor para todos.

4.2. VISIÓN Versión 002 enero de 2012

En el año 2020 la INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA

de carácter oficial se destacara por ser una de las mejores instituciones

educativas en los niveles de preescolar, básica y media académica de la

Ciudad de Palmira, ampliamente reconocida por su proyección social y

ambiental para el desarrollo de la región.

4.3. POLÍTICA DE CALIDAD Versión 001 marzo 12 de 2008

La INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA, ofrece un

excelente servicio educativo para satisfacer las necesidades de los estudiantes

generando un impacto positivo en su entorno social con una eficaz gestión

administrativa liderada por un equipo de trabajo comprometido, en un ambiente

de excelentes relaciones interpersonales enriquecida de valores éticos y

morales a través del mejoramiento cotidiano.


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4.4. FACTORES CLAVES DE ÉXITO

1. Valores sociales y ambientales.

2. Estándares de calidad educativa.

3. Convivencia armónica y una calidad de vida para un futuro mejor.

4. Proyección social y ambiental para el desarrollo de la región.

4.5. VALORES INSTITUCIONALES

AMOR: Amar es querer un bien para otro.

PAZ: La paz es el fruto de la sana convivencia entre los seres humanos.

DIGNIDAD: La dignidad se construye y se proyecta por medio de nuestra

manera de vivir, no permitiendo a los demás hacernos objeto de ultrajes o

humillaciones.

COMPROMISO: Comprometerse es poner al máximo nuestras capacidades

para sacar adelante todo aquello que se nos ha confiado.

RESPONSABILIDAD: Ser responsable es asumir las consecuencias de

nuestras acciones y decisiones.

RESPETO: El respeto es la base de toda convivencia en sociedad. Las leyes y

reglamentos establecen las reglas básicas de lo que debemos respetar.

IDENTIDAD: Conciencia que una persona tiene de ser ella misma y distinta a

las demás.

SOLIDARIDAD: La Solidaridad es una característica de la sociabilidad que

inclina al hombre a sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con

ellos.

DISCIPLINA: El niño debe aprender a controlar sus deseos y a adecuarse a

unas reglas de comportamiento. A través de estrategias aprenderá lo que es

correcto y lo que no en cada situación.

VIDA: La vida es sagrada. Un tesoro que cada uno tiene y que comparte en su

día a día. Un camino que recorremos, lleno de sorpresas, tristezas, alegrías,

amigos, compañía y soledades.


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4.6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD

La definición de los conceptos construidos entre todos los miembros del Equipo

de Gestión de Calidad siendo direccionados por los miembros del rol

conceptualizador del comité son los siguientes:

CONCEPTO DEFINICION ALTA DIRECCION

Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.

AMBIENTE DE TRABAJO

Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza un trabajo.

AUDITORIA INTERNA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

ADECUACION

Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

AUTORIDAD

Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación

ACCION PREVENTIVA

Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable

ACCION CORRECTIVA

Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable...

CALIDAD

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

CLIENTE Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio


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COMPETENCIA

Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

CONTROL DE CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y cumplimiento de los requisitos de la calidad.

CONVENIENCIA

Grado de coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD

Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un Producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

CORRECCION

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

CONFORMIDAD

Cumplimiento de un requisito

Información y su medio de soporte

DOCUMENTO Información y su medio de soporte

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado

ENTRADA

Es todo aquello que necesito para desarrollar un proyecto.

EFICACIA

Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcan-zan los resultados planificados.

EFICIENCIA

Relación entre los resultados alcanzados y los recursos utilizados.

EFECTIVIDAD Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.


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FUNCIÓN DE UNA ENTIDAD

Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.

GESTION

Actividades Coordinadas para dirigir y controlar una entidad.

INFRAESTRUCTURA.

Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el Funcionamiento de una entidad.

LIDERAZGO

Proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. Es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, dirigencia o institucional.

MANUAL DE CALIDAD

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad

MEJORA CONTINUA

Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar los recursos

NO CONFORMIDAD

Incumplimiento de un requisito

OBJETIVO DE LA CALIDAD

Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad

PROCESO

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PRODUCTO O SERVICIO Resultado de un proceso o conjunto de procesos

PROCEDIMIENTO

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso


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PROVEEDOR

Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio

POLÍTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD

Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad

REGISTRO

Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

REQUISITO

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

RESPONSABILIDAD

Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su Competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho

RIESGO

Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el Desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos

SISTEMA

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en Los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.


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TRAZABILIDAD

Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración

VALIDACIÓN.

Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han Cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

VERIFICACIÓN.

Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

4.7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Ser accesible a toda la comunidad educativa

Facilitar los recursos personales, organizativos y materiales ajustados a

las necesidades de los docentes y educandos.

Apoyar en la definición de procesos de planeación, organización, eva-

luación y mejoramiento continuo que permita integrar la gestión acadé-

mica y administrativa.


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4.8. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ALCANCE

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad definido en la Institución Semilla

de la Esperanza comprende la Gestión Directiva; Gestión de académica;

Gestión de la Comunidad; Gestión Administrativa y Financiera.

EXCLUSIONES

Del presente manual se excluye el numeral 7.6 “Control de los dispositivos de

seguimiento y medición” puesto que la prestación del servicio educativo no

requiere de estos dispositivos.


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5. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Con el propósito de administrar el proceso de mejoramiento de la calidad, la

institución viene trabajando en la Implementación del sistema de Gestión de

la Calidad, para ello creo el Comité de calidad institucional.

5.1. CREACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD

Después de la invitación que hizo la fundación CREAMHELADO motivados

por el interés y la necesidad de implementar un Sistema de Gestión de

Calidad, la Institución Educativa Semilla de la Esperanza, creo el comité de

calidad.

el Consejo directivo en uso de sus atribuciones legales , y considerando

que la Institución Educativa semilla de la Esperanza está comprometida en

la búsqueda del mejoramiento académico en la organización de las

gestiones, resuelve aprobar el funcionamiento del comité de calidad

institucional el cual se encargara de la definición de estrategias de gestión

de calidad y el seguimiento a su implementación y cumplimiento como una

herramienta de mejoramiento continuo, que garantice la calidad de los

servicios ofrecidos.


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FORMALIZACIÓN Y VIGENCIA Resolución No. 001

Por la cual se crea el comité de Calidad de la Institución Educativa Semilla de la Esperanza y define sus funciones.

EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES Y EN

ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY

CONSIDERANDO: Que el Gobierno Nacional creó mediante la Ley 872 de 2003 el Sistema de Gestión de Calidad para las entidades públicas. Y crea las Normas ISO 9001-2008, La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP) 1000-2004 y Guía Técnica Colombiana (GTC 200). Que debido a lo expuesto, es necesario integrar y establecer al interior de la Institución Educativa instancias que permitan formular y definir las políticas en materia del Sistema de Gestión de la Calidad.

RESUELVE:

Artículo 1º. Conformación del Comité de Calidad: Crease el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución Educativa Semilla de la Esperanza, el cual estará conformado por las siguientes personas:

1. El rectora (a) 2. Los coordinadores 3. coordinador del comité de calidad 4. Docentes 5. secretarias 6. Padres de familia 7. Estudiantes 8. Egresados

Artículo 2 °. Los miembros del comité de calidad podrán ser rotados cada año lectivo. Artículo 3°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación.

Dada en el Corregimiento de Amaime en el mes de mayo de 2010.

LIC. ALBA LUCERO SABOGAL C. ---------------------------------------RECTORA REPRESENTANTE CONSEJO D.


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5.2. CONFORMACIÓN DE LOS ROLES DEL COMITÉ DE CALIDAD.

El comité de calidad estará integrado de la siguiente manera:

DIRECTOR (RECTOR) ROL: El rector debe ser el principal responsable del

Sistema de Gestión Integral de la Calidad. RESPONSABILIDADES: Presidir

las reuniones ordinarias y extraordinarias; motivar a la comunidad educativa

para que asuma el Sistema de Gestión Integral de la Calidad a través del

proyecto de mejoramiento institucional; es canal de comunicación formal

ante los diferentes órganos del gobierno escolar; viabiliza la legitimación de

las decisiones tomadas por el comité de calidad.

COORDINADOR DE CALIDAD, ROL: Lidera el diseño y desarrollo del

Sistema de Gestión Integral de la Calidad, coordinando recursos humanos,

físicos y tecnológicos. RESPONSABILIDADES: Asegura el establecimiento,

implementación y permanencia de las diferentes estrategias definidas para

el proyecto de mejoramiento institucional garantizando en todos los

procesos un nivel de participación suficiente; gestiona institucionalmente la

toma de decisiones y los recursos necesarios para la operación del proyecto

de mejoramiento institucional.

COMUNICACIÓN, ROL: Lidera el proceso de divulgación y mercadeo de

Sistema de Gestión Integral de la Calidad y el proyecto de mejoramiento

Institucional garantizando una comunicación asertiva y efectiva dentro

del comité. RESPONSABILIDADES: Propone el desarrollo de

estrategias comunicativas formales, que garanticen que la comunidad

educativa conozca oportunamente los avances y requerimientos del

proyecto de mejoramiento; posibilita la participación de todos los

sectores de la institución en el diseño y desarrollo del proyecto de

mejoramiento.


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SISTEMATIZACIÓN Y/O DOCUMENTACIÓN, ROL: Lidera el proceso

de compilación de la información relacionada con el Sistema de Gestión

Integral de Calidad y el Proyecto de

Mejoramiento. RESPONSABILIDADES: Genera estrategias que

posibilitan el recaudo, clasificación y disponibilidad de la información

relacionada con el Sistema de Gestión Integral de Calidad y el proyecto

de mejoramiento institucional; mantiene la información relacionada con

el proyecto de mejoramiento institucional actualizando y controlando sus

versiones.

EVALUACIÓN, MEDICIÓN O SEGUIMIENTO, ROL: Lidera la evaluación

al Sistema de Gestión Integral de Calidad y al proyecto de mejoramiento

institucional, tanto en el cumplimiento de acciones como en el alcance

de resultados. RESPONSABILIDADES: Promueve la identificación y

diseño de metodologías y herramientas de seguimiento y evaluación;

promueve la aplicación de las herramientas diseñadas para el

seguimiento y control, analizando resultados; busca la toma de acciones

a través de un plan de mejoramiento y denuncia (debido proceso) a

aquellos funcionarios que obstaculicen los procesos, ante los

organismos veedores de la calidad educativa (secretaria de educación

municipal, contraloría y MEN).

CONCEPTUALIZACIÓN, ROL: Promueve la construcción participativa

de los conceptos institucionales relacionados con el sistema de Gestión

Integral de la Calidad, buscando el entendimiento del lenguaje utilizado y

la adaptación a la cultura institucional. RESPONSABILIDADES:

Promueve la identificación de metodologías para la construcción

colectiva de conceptos propios de la Institución; identificar y definir

términos claves relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad;

apoyar el entendimiento y difusión entre la comunidad educativa de los

conceptos institucionales.


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AMBIENTE ESCOLAR, ROL: Generar un ambiente propicio para la

implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, buscando

la sana convivencia, integración, motivación y colaboración de la

Comunidad educativa. RESPONSABILIDADES: Planear y desarrollar

actividades de motivación e integración; apoyar la planeación y

desarrollo del Proyecto de mejoramiento ambiental; impulsar

estrategias que promueven el sentido de pertenencia en la institución.

Apoyar la transformación cultural en la institución.

ANCA DEL COMITÉ DE CALIDAD

“SEMILLERO DE CALIDAD”

ANCA DEL COMITÉ DE CALIDAD

1. Puntualidad

2. Las reuniones se iniciarán con mínimo 8 personas

3. Durante la reunión el celular debe estar en vibración

4. Las intervenciones deben ser claras, cortas, concisas y acordes al

tema que se está tratando en la reunión

5. Responsabilidad y cumplimiento con las tareas

6. Revisar el correo electrónico con frecuencia

7. Para las reuniones se destina el tercer miércoles de cada mes en el

horario de 12:00 p.m. a 1:30 pm.

8. Dar prioridad a la reunión

9. Nombrar un moderador diferente para cada reunión

10. Enviar excusa cuando no se pueda asistir a la reunión.


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LOS ACUERDOS DEL COMITÉ DE CALIDAD

Deben ser:

o Útiles y necesarios

o Claros y sencillos, fáciles de comprender para todos

o Pertinentes

o Concertados

o Exigibles, exigidos y exigentes

o Públicos

o Motivantes

5.3. LOGO Y LEMA DEL COMITÉ DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROYECTO EDUCATIVO El Proyecto de Calidad Institucional PCI de la Institución Educativa Semilla de

la Esperanza se denomina:

«SEMILLERO DE CALIDAD»

IMAGEN DEL PROYECTO DE CALIDAD INSTITUCIONAL La imagen que representa el Proyecto de Calidad Institucional – PCI fue diseñada por el Comité de Calidad en pleno, con los aportes de cada uno de los miembros.


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¿QUE REPRESENTA?

Las plantas representan el crecimiento y esperanza.

La frase Semillero de Calidad significa el inicio de la mejora continua y

además hace alusión al nombre de la Institución.

La figura interior, representa el escudo de la Institución, lo que significa que

la calidad está inmersa en la Institución.

LEMA DEL PROYECTO DE CALIDAD INSTITUCIONAL:

“Solo sobreviven aquellos que mejoran y evolucionan”

El significado del lema nos lleva a dimensionar el mejoramiento continuo dentro

de nuestra Institución y además a pensar en la sostenibilidad del mismo,

creando una cultura dialéctica de calidad.


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5.4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

El Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra soportado por una serie

de documentos que establecen el aseguramiento de los procesos basados

en la identificación de los mecanismos de control de los mismos. La

documentación es la base del proceso de mejoramiento continuo, y el

soporte para realizar las auditorías internas, la documentación del S.G.C. de

la Institución Educativa Semilla de la Esperanza está compuesto por:

Manual de la Calidad: Este documento es de carácter obligatorio del

S.G.C. y establece las directrices que dan cumplimiento a los requisitos de

la Norma NTC-ISO 9001:2008. La Institución Educativa Semilla de la

esperanza ha establecido el MANUAL DE LA CALIDAD, que incluye: el

alcance del S.G.C., la identificación de los procesos y su interrelación,

referencia de los procedimientos del S.G.C. y referencia de los demás

documentos que aplican de acuerdo a los requisitos de la Norma.

Caracterizaciones de procesos: Documentos mediante los cuales se

describen los diferentes aspectos de los procesos que componen el S.G.C.

Procedimientos: Documentos que describen en forma detallada la manera

de realizar las diferentes actividades en la Institución Educativa.

Formatos/Registro: Son documentos que evidencian la ejecución de las

actividades del S.G.C. Los registros son realizados en cada uno de los

procesos y subprocesos.

Adicionalmente, también se cuenta con manuales, planes, proyectos y

reglamentos los cuales permiten adaptar los requerimientos del sistema a

cada una de las actividades a ejecutar.


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5.5. CONTROL DE DOCUMENTOS

Todos los documentos de origen interno al Sistema de Gestión de la

Calidad (S.G.C) son debidamente emitidos, distribuidos y controlados,

siguiendo los lineamientos del procedimiento control de documentos.

CONTROL DE REGISTROS

La Institución Educativa Semilla de la Esperanza tiene un procedimiento

documentado para el Control de los registros (códigos de los documentos)

que manifiesta conformidad con los requisitos especificados y con la

operación eficaz del S.G.C.

El archivo y mantenimiento de los registros de las áreas es responsabilidad

de cada uno de los usuarios de los documentos y de la secretaria para

generar un orden adecuado, garantizar que su disponibilidad sea oportuna y

evitar los daños por manipulación y deterioro ambiental.

PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS QUE AFECTAN EL ALCANCE Y/O

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Las contingencias que pueden afectar el alcance o la estructura del Sistema

de Gestión de Calidad pueden ser:

Cambios en la legislación, Directrices de la Secretaría de Educación

Municipal, Directrices del Consejo Directivo de la Institución Educativa,

Cambios en la norma ISO 9001:2008.

Cuando se haga necesario un cambio en la estructura del SGC se deben

proceder de la siguiente manera:


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Desde el Comité de Calidad se deben precisar y analizar los cambios a

realizar e identificar sus implicaciones.

Realizar un análisis para elaborar un Plan de Acción.

Aprobar el Plan de Acción en el Comité de Calidad.

Constituir el equipo de trabajo precisando sus responsabilidades para

Implementar el Plan de Acción.

Poner en marcha el plan de cambio adoptado y hacerle seguimiento.


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6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

6.1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la Institución Educativa Semilla de la Esperanza, se

compromete a proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e

implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora

continua de su eficacia: comunicando a la comunidad la importancia de

satisfacer tanto los requisitos del cliente como los DE LA INSTITUCIÓN

EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA.

La alta dirección de la Institución educativa Semilla de la Esperanza, como

máxima instancia de dirección, en relación con la política y desarrollo del

sistema de calidad Se compromete a:

a) establecer y divulgar la política de calidad educativa, coherente con las

Expectativas y necesidades de los beneficiarios (clientes) del servicio

educativo, con el direccionamiento estratégico expresado en el

proyecto educativo institucional (P.E.I.)

b) establecer objetivos medibles que permitan el cumplimiento de la política

de calidad educativa.

c) asegurar que los recursos necesarios para la implementación y el logro de

los objetivos del sistema de gestión de la calidad del establecimiento

educativo sean accesibles, según las condiciones adecuadas definidas.

d) comunicar a todo el establecimiento educativo, a través de sus estrategias y

mecanismos de comunicación y participación, la importancia de cumplir con los

requisitos de calidad de los beneficiarios (clientes), así como con los requisitos

legales y reglamentarios para la prestación del servicio educativo

proporcionado;


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e) revisar periódicamente el estado del sistema de gestión de la calidad del

establecimiento educativo a partir de los indicadores, los resultados de las

evaluaciones institucionales y de las auditorias de calidad, el estado de las

acciones correctivas y preventivas, entre otras.

6.2. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

La Alta Dirección de la Institución Educativa semilla de la Esperanza ha

definido que los responsables de las diferentes Gestiones son las personas que

ocupen los siguientes cargos:

NOMBRE DEL MACRO PROCESO RESPONSABLE

Gestión Directiva El Rector (a) Coordinador de Calidad

Gestión Académica Coordinador Académico

Gestión Comunitaria Coordinador de disciplina

Gestión Administrativa Rector(a)

La anterior estructura permite evaluar la organización y el funcionamiento del

S.G.C. Realizando revisiones cada trimestre por la dirección, con la

finalidad de mejorar continuamente cada una de las actividades que afecten la

calidad del diseño y la prestación del servicio educativo.

6.3. ENFOQUE AL CLIENTE

Para la Prestación del Servicio Educativo de la Institución Educativa Semilla de

la Esperanza en los niveles de Preescolar, Básica, Media, el Rector o Rectora

se aseguran que los requisitos del Cliente (estudiante y padre de familia) se

determinen y cumplan con el propósito de aumentar la satisfacción del mismo,

cumpliendo con el P.E.I


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6.4. PRESTACIÒN DEL SERVICIO EDUCATIVO

PLANEACIÓN Y DESARROLLO DEL SERVICIO

Teniendo como punto de partida los requisitos establecidos por y para los

estudiantes y los resultados de la Evaluación Institucional, la Institución, diseña

y pone en marcha los programas, proyectos y demás actividades propias de la

propuesta curricular estructurada en el Proyecto Educativo Institucional,

siguiendo los parámetros de diseño y desarrollo del servicio, establecidos en

los procedimientos del SGC para tal fin.

De esta manera, se salvaguardan tanto los criterios operativos de planeación y

desarrollo definidos para la Institución Educativa Semilla de la Esperanza.

Como los contenidos y la autonomía curricular propios de esta institución.

El análisis trimestral de los resultados de estos procesos, serán monitoreados y

desarrollados por el Comité de Calidad, con el fin de detectar fortalezas que

enriquezcan los procesos de esta Institución y definir estrategias para mejorar

la prestación del servicio.

6.5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos institucionales son una secuencia lógica de actividades de

trabajo con un principio y un fin para satisfacción de los clientes.

Los procesos buscan planificar, mantener o mejorar la calidad de la

institución, se basan en un ciclo planificar-hacer-verificar-actuar.


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6.6. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESOS MISIONALES: son los que desarrollan la razón de ser de la

Institución educativa, teniendo contacto con el cliente, en los cuales la dirección

debe colocar toda su atención.

PROCESOS DIRECTIVOS O ESTRATÉGICOS: son los liderados por la

dirección

PROCESOS DE APOYO O DE SOPORTE: suministran los recursos

(humanos, físicos o tecnológicos) y servicios necesarios para la operación de la

institución.


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CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES

DIRECTIVOS O ESTRATÉGICOS GESTIÓN DIRECTIVA

MISIONAL U OPERATIVO

GESTION ACADEMICA

GESTION COMUNITARIA

DE APOYO

GESTION ADMINISTRATIVA

6.7. RED DE LOS PROCESOS

MACRO PROCESOS PROCESOS SUBPROCESOS

GESTIÓN DIRECTIVA

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Direccionamiento Estratégico y horizonte institucional. Conformación del gobierno escolar. Cultura institucional.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Manejo documental. Auditorías internas. Quejas y reclamos. Revisión por la alta dirección. Mejora. Referencia competitiva.

GESTIÓN ACADÉMICA

DISEÑO CURRICULAR

Plan de estudios. Enfoque metodológico. Evaluación. Recursos para el aprendizaje. Jornada escolar.

PRACTICAS PEDAGÓGICOS

Relación pedagógica. Plan de aula. Exposiciones pedagógicas. Evaluación de aula.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Seguimiento ausentismo Seguimientos resultados académicos Evaluaciones externas (icfes, saber) Actividades de recuperación de apoyo.

PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA

Gestión de conflictos. Integración de proyectos obligatorios.

PREVENCIÓN DE RIESGOS

Proyecto de atención y prevención de desastres. Programas de prevención y seguridad.


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GESTION COMUNITARIA

PERMANENCIA E INCLUSIÓN

Atención a estudiantes con expectativas y a poblaciones con necesidades especiales. Seguimiento a los egresados.

PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD

Oferta de servicios a la comunidad Uso de la planta física y de los medios tecnológicos. Servicio social

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

APOYO FINANCIERO

Presupuesto anua l Adquisición de los recursos Mantenimiento de la planta física Servicios complementarios

APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA

Proceso de matrícula Archivo académico Boletines de notas

TALENTO HUMANO

Perfiles Formación y capacitación Evaluación de desempeño


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6.8. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA


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6.9. REQUISITOS GENERALES

La institución educativa semilla de la esperanza establece la documentación

para implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar

continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma

Internacional.

a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y

su aplicación.

b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos,

c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto

la operación como el control de estos procesos sean eficaces,

d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para

apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,

e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados

planificados y la mejora continua de estos procesos.


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7. GESTIÓN DE RECURSOS

7.1 Provisión de Recursos

La Institución provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño

eficaz de los Procesos.

Se establecen los parámetros de compra de servicios, suministros que cumplan

con las especificaciones técnicas y humanas requeridas, siguiendo las

disposiciones establecidas en la de Compra de Servicios y Suministros.

7.2 Recursos humanos

Para contar con talento humano competente y motivado que a través de

programas, planes y servicios de bienestar contribuyan al logro de la misión y

los objetivos propuestos para la institución, se ha establecido Proceso de

Talento Humano.

Los servicios de apoyo como transporte, tienda escolar y restaurante se

encuentran en el proceso de apoyo financiero y servicios complementarios,

donde se establecen los controles y los seguimientos al servicio.

Para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para

apoyar todos el proceso dela Institución Educativa Semilla de la Esperanza

documentado el Proceso de apoyo financiero.

7.3 Infraestructura

Se ha definido la infraestructura necesaria (instalaciones físicas, muebles,

enseres, equipos de cómputo y de comunicación), para garantizar la prestación

del servicio educativo y lograr la satisfacción de las necesidades de nuestra

Comunidad Educativa.

La Institución provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño

eficaz de los Procesos:

- Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO).


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- Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones físicas, muebles,

enseres, equipos de cómputo y de comunicación.

7.4. Infraestructura para la Prestación del Servicio Educativo:

La Institución dispone de 4 sedes.

La primera Sede Semilla de la Esperanza, sede central, se encuentran en el

Barrio el triunfo Corregimiento de Amaime, tiene dos jornadas jornada mañana,

donde funciona el bachillerato de grado sexto a grado once, también funciona

el preescolar, en la jornada de tarde funciona la básica primaria, esta sede

cuenta con sala de sistemas, tienda escolar, restaurante escolar, patio,

baterías sanitarías en buen estado, es de dos plantas.

la segunda Sede Vasco Núñez de Balboa, ubicada en el corregimiento de

Amaime, cuenta con dos plantas, patio central, baterías sanitarias, sala de

sistema, vivienda, restaurante escolar, tienda escolar, oficina de coordinación y

Rectoría, y Secretaria, laboratorio de biología-química; cuenta con tres

jornadas, jornada de la mañana donde funciona el bachillerato de grado sexto a

grado once, dos grados de primaria (quinto), y grado de preescolar. En la

jornada de la tarde funciona preescolar, básica primaria de primero a cuarto

grado. y la jornada nocturna que funciona por ciclos de sexto a grado once.

La tercer Sede Rodrigo de Bastidas, en el corregimiento de Boyacá, cuenta con

tres bloques, uno de una planta, otro de dos plantas, donde se encuentran la

sala de sistemas, laboratorios de biología-química, tienda escolar, oficina de

coordinación, sala de profesores, biblioteca, una maloka, vivienda, restaurante

escolar, tienda escolar, batería sanitarias, amplias zonas verdes, dos canchas

de basquetbol, microfútbol, huerta escolar, jardines, y funcionan los grados

desde básica primaria hasta el grado once de bachillerato. y en el tercer

bloque se encuentra ubicado el grado preescolar. Cuenta con dos jornadas,

jornada mañana y noche.


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La cuarta Sede Heliodoro Villegas, se encuentra ubicada en el corregimiento de

la Pampa, cuenta con dos jornadas, mañana y noche. En la jornada mañana

funciona la básica primaria y el preescolar, cuenta con sala de sistemas, tienda

escolar, oficina de coordinación, restaurante escolar, tienda escolar, baterías

sanitarías, patio.

7.5. Ambiente de trabajo

La Institución tiene conformado el comité social, se encarga de realizar todos

los eventos sociales de la institución

- En cuanto a competencias, se ha determinado el nivel de competencias

(Educación, Conocimientos específicos, Experiencia y Habilidades), necesarias

para desempeñar cada uno de los cargos. Dependiendo de los resultados se

realizan planes de mejoramiento que incluyen entre otros aspectos:

Capacitación, Entrenamiento y Formación.

- Se realiza una evaluación anual del desempeño y se establecen compromisos

de mejora.


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8. REALIZACIÓN DEL SERVICIO

8.1 Planificación de la Realización del servicio

La Institución planifica y realiza la prestación del servicio educativo de forma

controlada, para lo cual se han estructurado los Macro procesos.

Se han definido, documentado e implementado los procesos que contienen los

requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector

educativo. Estos son:

MACRO PROCESO PROCESOS

GESTIÓN DIRECTIVA PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO.

SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD.

GESTIÓN ACADÉMICA DISEÑO CURRICULAR

PRACTICAS PEDAGÓGICOS


GESTIÓN COMUNITARIA PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA


PERMANENCIA E INCLUSIÓN

PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD

GESTIÓN ADMINISTRATIVA APOYO FINANCIERO

APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA

TALENTO HUMANO


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Las actividades se realizan siguiendo la descripción de los procesos

documentados en el Manual de Calidad.

La estructura de los Procesos está definida en la caracterización de Procesos

y sus interrelaciones, la cual contiene:

Relación con la Norma, responsable del Macro proceso, procesos, entradas

(recursos e información), proveedores, salidas (productos o servicios) y

clientes.

8.2 Procesos Relacionados con el Cliente

Para formalizar legalmente la relación con el cliente, se ha definido,

documentado y aplicado el Proceso apoyo a la gestión académica –proceso de

matrícula.

Mediante la firma del contrato de prestación del servicio educativo, la Institución

les garantiza a las familias y a los estudiantes la prestación del Servicio

Educativo, ajustado a los lineamientos del MEN. Y a los estándares básicos de

calidad Igualmente se detallan los derechos y deberes de la Institución, padres

de familia y estudiantes. (Manual de convivencia). El contrato reposa en la

carpeta académica de cada estudiante.

En el Proceso de Apoyo a la gestión académica se establecen las

características del servicio educativo ofrecido a los Padres de familia. La

institución garantiza por medio del contrato de matrícula el cumplimiento de

estas características.

8.3 Diseño y Desarrollo

La Institución diseña los contenidos curriculares por Nivel, por Grado, por

Asignatura y por Dimensiones generando un Plan de Estudios que permite ser

revisado, verificado y validado anualmente; dependiendo de los resultados se

retroalimenta el Proceso y si es necesario, se hace el ajuste al Plan de

Estudios como respuesta a las oportunidades de mejora identificadas. Para

cumplir con este requisito se ha definido, documentado y aplicado el Proceso

de Diseño curricular.


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8.4 Compras y Contratación de Servicios.

Se han definido, documentado y aplicado los Proceso de apoyo financiero

que tienen como objetivo establecer los parámetros de compras y contratación

de servicios para asegurar que la Institución adquiera suministros, insumos,

activos fijos y servicios que cumplan con las especificaciones técnicas

requeridas. A pesar de ser servicios externos, La Institución garantiza la calidad

del servicio a través de las evaluaciones anuales el control y seguimiento a

cada uno de ellos.

8.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La Institución regula en su Manual de Convivencia la normalización de las

actividades escolares, con el fin de favorecer el desarrollo integral de los

estudiantes y facilitar una sana convivencia. Este Manual es socializado a los

estudiantes en las clases de sistemas, ética, democracia. Y publicado en el

block de la institución. .

.

8.6 Identificación y Trazabilidad

Cada estudiante es identificado con su nombre completo y un código que le

permite hacer su seguimiento y trazabilidad a lo largo de su vida académica

dentro de la Institución. Al finalizar satisfactoriamente el último Grado que

ofrece la Institución, se expide el Acta de Grado y queda registrada en la

Secretaría General de la Institución Semilla de la Esperanza.

La Secretaría General Académica es la responsable de preservar los registros

académicos, de cada estudiante por Grado. Los registros se archivan en copia

física y en medio magnético.

8.7 Propiedad del Cliente

La Institución maneja la información relativa a los egresados y a los

estudiantes activos en la Secretaria General Académica en la que se cuenta

con todas las condiciones de seguridad necesarias para una adecuada

preservación.


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La Secretaría General es la responsable de proteger la información referente al

desarrollo académico de cada estudiante y familias.

8.8 Preservación del Producto

El rector o rectora, los coordinadores, por medio de los macro proceso son los

responsables de establecer y velar por que se apliquen de forma adecuada los

requisitos establecidos por la ley.

Como acciones preventivas se hacen copias de seguridad del software

académico periódicamente y así se protege el registro académico de la

Institución.

La Institución Educativa Semilla de la Esperanza provee las instalaciones

físicas que cumplan las normas de seguridad básicas para garantizar el

bienestar de sus estudiantes.


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9. MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

9.1. Generalidades

La medición del desempeño de los procesos se realiza mediante el control de

los Indicadores de Gestión establecidos en cada proceso.

El seguimiento al desempeño de los Procesos se hace trimestralmente

mediante el seguimiento permanente al cumplimiento de la meta y a las

estrategias establecidas en cada proceso, y Así mismo, en la Revisión por la

Dirección que hace el Rector o rectora, verifica el desempeño de los Procesos

y establece acciones de mejora al Sistema de Gestión de Calidad.

9.2. Seguimiento y Medición

El seguimiento y medición al desempeño de los Procesos y a la calidad del

Servicio Educativo se hace mediante:

Una evaluación Institucional anual, del nivel de satisfacción de nuestros

clientes

- Las auditorías internas al desempeño del SGC, durante dos ciclos anuales

- La Revisión por la Dirección que hace el Rector o Rectora

- El número de quejas y reclamos

- Las cartas de agradecimiento y felicitación.

9.3. Satisfacción del Cliente

La Institución realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del

cliente (Evaluación del nivel de satisfacción) la cual se realiza anualmente, para

verificar el cumplimiento de los requisitos por parte de la Institución.


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9.4. Auditoria Interna

Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de mejora continua,

el cual establece las pautas necesarias para programar, planear y ejecutar las

auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad.

9.5. Seguimiento y Medición de los Procesos

La Institución tiene estructurada como metodología de seguimiento a los

procesos, la revisión trimestral a los Indicadores de Gestión y la toma de

acciones correctivas en los casos que fuere necesario.

Seguimiento y Medición del Servicio

La Institución mide y hace seguimiento al macro proceso: hace seguimiento a

los Indicadores de las Gestiones, realiza el análisis a los resultados de

pruebas externas, como son: simulacro ICFES, Pruebas ICFES y Pruebas

Saber.

9.6. Control de Servicio no Conforme

Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de mejora continua,

el cual permite establecer el método para identificar y controlar las no

conformidades presentadas durante cualquier etapa del Proceso de Formación.

9.7. Análisis de Datos

El Representante de la Dirección y los coordinadores de los macro proceso son

los responsables de analizar los datos del desempeño de los procesos,

presentar sus resultados al comité de calidad

- El nivel de satisfacción de los clientes, las quejas y reclamos

- Indicadores de desempeño de los Macro procesos


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9.8. Mejora Continua

La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente

aplicadas, mediante el uso de la Política de Calidad, el control a los objetivos

de calidad, los resultados de las auditorías internas, acciones correctivas y

preventivas y los resultados de la Revisión por la Dirección.

Acción Correctiva

Se ha definido, documentado e implementado el proceso de acciones

correctivas que eliminen las causas de las fallas detectadas y prevengan que

se vuelvan a presentar.

Acción Preventiva

Se ha definido, documentado e implementado el Proceso de Acciones

Preventivas cuyo objetivo es establecer los riesgos o no conformidades

potenciales en los Procesos y aplicar los Procesos que prevengan su

ocurrencia.


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10. ANEXOS

10.1. PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Definir el procedimiento para elaborar, modificar, controlar y eliminar los

documentos del SGC de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA SEMILLA DE LA

ESPERANZA.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos Internos del S.G.C. y externos que incidan en la

calidad del servicio.

DEFINICIONES

S.G.C: Sistema de Gestión de Calidad.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Norma Técnica

Colombiana NTC-ISO 9000 Numeral 3.7.2

DOCUMENTOS INTERNOS: Son todos los documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad que son generados por la institución Educativa Semilla

de la Esperanza.

DOCUMENTOS EXTERNOS: Son todos los documentos requeridos y

utilizados en el Sistema de Gestión de la Calidad y que son generados por

entidades diferentes a la Institución Educativa Semilla de la Esperanza.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que no tiene vigencia o que ha sido

remplazado por otro.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Relación de documentos Internos y

externos del Sistema de Gestión de Calidad, donde se presenta la información

de cada uno de ellos (código, nombre, versión, fecha actualización, etc.)

COPIA CONTROLADA: Copia de un documento del Sistema de Gestión de la

calidad Interno o externo entregada a una persona específica, la cual debe ser

remplazada por una versión nueva cada vez que ésta se genere. Se identifica

porque tiene sello de “Copia Controlada”.


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COPIA NO CONTROLADA: Copia de un documento del Sistema de Gestión

de la Calidad entregada a una persona específica, sin compromiso de

actualización a las nuevas versiones. Se identifica porque no tiene ningún tipo

de sello.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencias de actividades desempeñadas Norma Técnica Colombiana

NTC-ISO 9000 Numeral 3.7.6.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una organización.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documentos que presentan las formas o

maneras de hacer o ejecutar actividades propias de los diferentes procesos.

FORMATO: Conjunto de características técnicas y de presentación de una

publicación periódica

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Numeral 3.4.5.

INSTRUCTIVO: Documento que describe la secuencia de pasos detallada a

seguir para realizar una actividad o proceso.

PLAN DE CALIDAD POR PROYECTO: Son las prácticas específicas del

sistema de calidad de la institución y que se encuentran plasmados en el PEI y

en los diferentes proyectos pedagógicos.

PLAN DE CALIDAD LEGAL: Son los requerimientos de ley que se encuentran

explícitos en la normatividad vigente.


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RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de cada uno de los líderes de los diferentes procesos del

SGC de la Institución seguir el presente procedimiento.

CONDICIONES GENERALES

1. Se consideran como documentos del SGC los siguientes:

Manual de Calidad

Caracterizaciones de Procesos

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Documentos.

Requerimientos

Plan de Calidad

Otros

2. El código que identifica a cada uno de los documentos del SGC se construye

de la siguiente manera:

El plan de trabajo de Gestión Directiva y Proyecto Educativo Institucional se

identificará con las siguientes letras PD – GD. Separado por un guion se les

agrega un número consecutivo iniciando con el 001

Los procedimientos, instructivos, formatos, documentos y requerimientos se

identifican con un código construido así:

Su código inicia con tres letras que identifican la base de documento de la si-

guiente forma: les agrega tres letras que identifican el proceso al cual pertene-

ce de la siguiente manera

Procedimientos PR

Instructivos IN

Formatos FO

Documentos. DO

Requerimientos RE


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Separado por un guion se les agregan tres letras que identifican al proceso al

cual pertenecen de la siguiente forma:

DIRECTIVOS O ESTRATÉGICOS (Gestión Directiva) GDI

MISIONAL U OPERATIVOS (Gestión académica, Gestión comunitaria) GCO

DE APOYO (gestión administrativa) GAD

Separado por un guion se les agrega un número consecutivo por proceso ini-

ciando con el 001

Este documento se identifica así: PR-GAC-001 Significa que es un procedi-

miento del proceso Gestión de la calidad y por ser el primero que se emite tiene

el serial 01 en la casilla correspondiente a la versión.

Para las caracterizaciones su identificación se construye de la siguiente forma:

PD si es proceso directivo,

PM si es proceso misional

PA si es proceso de Apoyo

LOS PROCESOS deben tener el siguiente encabezado: (Proceso Directivo,

Gestión de calidad)

INSTITUCION EDUCATIVA SEMILLA DE LA ESPERANZA

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: PD-GCA-002 Versión: 01

Fecha: 29-07-2013

LOS PROCEDIMIENTOS, deben tener el siguiente encabezado. (Procedimiento Gestión Direc-tiva).


PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

Código: PR-GDI-009 Versión: 01

Fecha: 29-07-2013

LOS FORMATO, deben tener el siguiente encabezado: (Formato Gestión comunidad).


ENCUESTA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Código: FO-GCO-016 Versión: 01

Fecha: 29-07-2013


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10.2. FORMATO DE SEGUIMIENTO GESTIONES

SEGUIMIENTO A LA GESTION DIRECTIVA

PROCESO: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

SUBPROCESOS

SEGUIMIENTO

ESTADO ACTUAL EVIDENCIAS Se está ejecu-

tando Se ha eje-

cutado % SI NO

DIRECCIONAMIENTO ESTRA-

TÉGICO Y HORIZONTE INSTI-TUCIONAL

(Misión, visión ,principios

Institucionales, Metas Institucionales, Cultura

Institucional, Apropiación del Direccionamiento)

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

CONFORMACIÓN DEL GO-BIERNO ESCOLAR

(Consejos directivo Consejo académico Consejo Estudiantil

Comisión de evaluación y pro-moción

Comité de convivencia Personero estudiantil

Asamblea de padres de familia)

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

CULTURA INSTITUCIONAL

(Mecanismos de comunicación Trabajo en equipo

reconocimiento de logros Identificación y divulgación de

buenas prácticas)

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres


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PROCESO: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SUBPROCESOS

SEGUIMIENTO

ESTADO ACTUAL

EVIDENCIAS

Se está ejecutando

Se ha ejecutado

%

MANEJO

DOCUMENTAL

Manual de la calidad Control de los documentos

Control de los registros

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

AUDITORIAS

INTERNAS Seguimiento y medición de los

procesos Seguimiento y medición del

producto Seguimiento y medición del

servicio educativo Análisis de datos Mejora continua

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

QUEJAS Y RECLAMOS

Control de las no conformida-des en el servicio educativo

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

REVISIÓN POR LA ALTA DI-

RECCIÓN

Establecer y divulgar la política de calidad educativa. Objetivos de calidad

Recursos para la implementa-ción del SGC

Cumplimiento de los requisitos de calidad.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres


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Estado de las acciones correcti-

vas y preventivas Auditorias

4º. Trimestres

ACCIONES PREVENTIVAS Y DE

MEJORAMIENTO Acción correctiva en el estable-

cimiento educativo. Acción preventiva en el estable-

cimiento educativo

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

Observaciones:

Revisar los avances por trimestres por el o la coordinador(a) y el comité de seguimiento de la

Institución Educativa 1º. Trimestre Firma:

2º. Trimestre Firma:



Fecha:

Fecha: Fecha: Fecha:


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SEGUIMIENTO A LA GESTION ACADEMICA

PROCESO: SISTEMA ACADÉMICO

SUBPROCESOS

SEGUIMIENTO

ESTADO ACTUAL EVIDENCIAS

Se esta

ejecutando Se ha

ejecutado %

SI NO

DISEÑO CURRICULAR

Plan de estudios Enfoque metodológico

Recursos para el aprendizaje Jornada escolar

Evaluación

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS

(Opciones didácticas para

las áreas, asignaturas y proyectos

transversales Estrategias para las tareas

escolares, Uso articulado de los recursos y los tiempos para el aprendizaje).

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres


(Seguimiento a los resultados

académicos Seguimiento a la asistencia

de los estudiantes Seguimiento a los egresados

uso pedagógico de las evaluaciones externas

Actividades de recuperación)

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

4º. Trimestres

Revisar los avances por trimestres por el o la coordinador(a)y el comité de seguimiento de la Institución Educativa





Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:


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SEGUIMIENTO A LA GESTION COMUNITARIA

PROCESO: PROYECCION A LA COMUNIDAD

SUBPROCESOS

SEGUIMIENTO


Se está

ejecutando Se ha

ejecutado %

SI NO

PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA

Participación de estudiantes y pa-

dres de familia Asamblea y consejo de padres.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

INCLUSIÓN

Atención educativa a grupos poblacionales con necesidades

especiales y a personas pertenecientes a grupos étnicos

necesidades y expectativas de los estudiantes

Proyectos Institucionales

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

PROYECCIÓN A LA

COMUNIDAD

Escuela de padres oferta de servicios a la

comunidad uso de la planta física y de

medios Servicio social estudiantil.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres


Prevención de riesgos físicos y psicosociales

Programas De seguridad.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres


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4º. Trimestres

Revisar los avances por trimestres por el o la coordinador(a) y comité de seguimiento de la

Institución Educativa




Fecha:



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SEGUIMIENTO A LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS

SUBPROCESOS

SEGUIMIENTO


Se esta ejecu-

tando Se ha ejecu-

tado %

SI NO

APOYO A LA GESTIÓN

ACADÉMICA

Proceso de matrícula Archivo académico

Boletines de Calificaciones

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

TALENTO HUMANO

Perfiles Inducción

Formación y capacitación Asignación académica

Pertenencia a la institución

Evaluación del desempeño Estímulos

Apoyo a la investigación Convivencia y manejo de con-

flictos Bienestar del talento humano.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres

APOYO FINANCIERO Y CONTABLE

Presupuesto anual del Fondo

de Servicios Educativos Contabilidad

Ingresos y gastos Control fiscal.

1º. Trimestres

2º. Trimestres

3º. Trimestres

4º. Trimestres


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Revisar los avances por trimestres por el o la coordinador(a) y el comité de seguimiento de la

Institución Educativa





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