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MANUAL DE BASES, LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL Y LOS BIENES MUEBLES

MANUAL DE BASES, LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN

GENERAL Y LOS BIENES MUEBLES

Clave: M105-DA-SSG

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Fecha: Enero 2012

NOMBRE DEL MANUAL Página:

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Sello Elaboró Revisó Autorizó

C. Edgar Cruz López Titular del Departamento de

Almacenes e Inventarios

D.I. Renán Vives Segura Titular de la Subdirección de

Servicios Generales, Almacenes e Inventarios

C. P. Ma. de los Ángeles Torres Hernández

Titular de la Dirección de Administración

Lic. Pablo Navarrete Gutiérrez Coordinador de Asuntos

Jurídicos

Mtro. Luis Topete Dueñas Titular de la Dirección

General de Administración y Finanzas

ÍNDICE

TÍTULO / CAPÍTULO PÁGINA

CONSIDERACIONES GENERALES 4

1ero

I OBJETIVO 5

II MARCO LEGAL APLICABLE 5

III

MARCO LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN

6

IV AUTORIDADES COMPETENTES 6

V GLOSARIO DE TERMINOS 7

2do

I TERMINOS GENERALES, DEFINICIONES Y REGISTROS

9

II COMPRAS DE BIENES DE CONSUMO 9

III SOLICITUD DE BIENES DE CONSUMO 11

3ro

I REGISTRO DE ENTRADA ALMACENARIA DE BIENES DE CONSUMO

12

II REGISTRO DE SALIDA ALMACENARIA DE BIENES DE CONSUMO

15

III REGISTRO DE ENTRADA ALMACENARIA DE BIENES DE INVERSIÓN

15

IV REGISTRO DE SALIDA ALMACENARIA DE BIENES DE INVERSIÓN

19

4to

CAMBIO DE RESGUARDANTES Y CONSTANCIAS DE NO ADEUDO

20

5to I

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO EN EL ALMACÉN GENERAL

21

II LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE INVERSIÓN EN EL ALMACÉN GENERAL

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6to I

RECLASIFICACION BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES

28

II EXTRAVÍO, DAÑO O DESTRUCCIÓN IMPRUDENCIAL, ROBO O SINIESTRO

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7mo

I SALIDA DE BIENES DE LAS INSTALACIONES

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ARTÍCULOS TRANSITORIOS 35



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CONSIDERACIONES GENERALES

INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES

La Presidencia del Instituto Nacional de las Mujeres, a través de su Dirección General de Administración y Finanzas en ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 13 fracción II, V, X y XVII; 16, fracciones II, III, VI, XII y XVII de la Ley; 5, 10, 13, fracciones III, V, VIII, IX, XIV y XXIII; 42, 43 fracciones I, V, VI, IX, XII y XIX; 44, fracciones I, III, VII, VIII, IX, XIV, XIX y XXV; 45, fracciones II, III, XXII, XLIV y XLVIII; 47, fracciones II, III, XI y XXIX del Estatuto Orgánico ambos ordenamientos del Instituto Nacional de las Mujeres; 11, 17, 57, 58, fracciones I, II; 59, fracciones I, II, IV, V, VI, IX y XIV de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales en relación con el 15 de su Reglamento, así como el 139, párrafos segundo y tercero de la Ley General de Bienes Nacionales; 207 del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales y en cumplimiento a las disposiciones normativas correlacionadas, se han servido actualizar el siguiente

MANUAL DE BASES, LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN GENERAL Y LOS BIENES MUEBLES

CONSIDERANDO

PRIMERO.- Que con fecha 10 de enero del año 2001, por Decreto del Ejecutivo Federal, fue creado

el Instituto Nacional de las Mujeres, a través de la promulgación de su Ley, misma que fue publicada

en el Diario Oficial de la Federación el 12 del mismo mes y año.

SEGUNDO.- Que la administración de los bienes de consumo e inversión propiedad del Instituto

Nacional de las Mujeres, es una de las actividades que se encuentran incluidas en el marco de

actuación de su Dirección General de Administración y Finanzas, la cual coadyuva a que la Entidad

cumpla con los objetivos que tiene encomendados

TERCERO.- Que para llevar a cabo la administración de los bienes antes enunciada, la Dirección de

Administración y su respectiva Subdirección de Servicios Generales, de la Dirección General de

Administración y Finanzas, cuentan con un Almacén General el cual maneja dos tipos de bienes de

consumo y activo fijo.

CUARTO.- Que a su vez el Instituto cuenta con un Fondo de Publicaciones en el que las áreas

sustantivas o requirentes resguardan las publicaciones y son responsables de su administración y

distribución, ya que dentro de sus atribuciones se encuentran las inherentes a la difusión a aquellas

que contengan y busquen la equidad de género.



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QUINTO.- Que las actividades y procesos, así como la emisión de información por parte del almacén

referido, debe estar regulada para garantizar su control en los términos del Acuerdo por el que se

establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante la

implementación de un manual de políticas y procedimientos que facilite la administración de todos los

bienes muebles.

SEXTO.- Que lo anterior, contribuirá al fortalecimiento de los controles ya existentes y fortalecerá la

administración de los bienes de consumo y los bienes de inversión, circunscrito en un marco de

transparencia y racionalidad que redunde en un ejercicio eficiente del presupuesto asignado a esta

institución.

TÍTULO PRIMERO CAPÍTULO I OBJETIVO

Establecer los mecanismos y criterios que regulen la administración de los bienes de consumo e inversión propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres, con la finalidad de permitir a la Dirección General de Administración y Finanzas, a través de sus áreas competentes, lograr un registro y control eficiente de los mismos, desde su entrada al almacén hasta su manejo responsable por parte de las y los usuarios que los tengan asignados para el desarrollo de sus actividades institucionales.

CAPÍTULO II

MARCO LEGAL APLICABLE 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.- (D.O.F. 05/02/1917, sus reformas y adiciones). 2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (D.O.F. 29/12/1976, sus reformas y adiciones). 3. Ley de Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D.O.F. 30/03/2006, sus reformas y adiciones). 4. Ley General de Bienes Nacionales. (D.O.F. 20/05/2004, sus reformas y adiciones). 5. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector público (D.O.F. 04/01/2000, sus reformas y adiciones). 6. Ley Federal de Entidades Paraestatales (D.O.F. 14/06/1986, sus reformas y adiciones). 7. Ley del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 12/01/01, sus reformas y adiciones). 8. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F. 13/03/02, sus reformas y adiciones). 9. Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de las Mujeres (D. O. F. 17/09/2002, sus reformas y adiciones). 10. Código Civil Federal. (D.O.F. el 26 de mayo, 14 de julio, 3 y 31 de agosto de 1928, sus reformas y adiciones).



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11. Reglamento de la Ley de Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D.O.F. 30/03/2006, sus reformas y adiciones). 12. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (D.O.F. 20/08/2001, sus reformas y adiciones). 13. Reglamento a la Ley Federal de Entidades Paraestatales (D.O.F. 26/01/1990, sus reformas y adiciones). 14. Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (D.O.F. 16/07/2010 y sus modificaciones) 15. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal (D.O.F. 13/10/2000 y sus modificaciones) 16. Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. (D.O.F. 30/12/2004). 17. Manual de Organización Interna del Instituto Nacional de las Mujeres (D.O.F. 4/11/2005, con sus reformas y adiciones).

CAPÍTULO III MARCO LEGAL

ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente manual se aplicará a los bienes de inversión y de consumo que forman parte del patrimonio del Instituto, los cuales son adquiridos con cargo a recursos fiscales, propios, subsidios, créditos externos, acuerdos bilaterales y otros que se identifiquen dentro de los capítulos 2000 (Materiales y Suministros) y 5000 (Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles) del clasificador por objeto del gasto vigente, así como los productos derivados de los servicios de impresión que contrate el Instituto. Este manual no es aplicable para bienes de inversión que se encuentren en calidad de préstamo dentro del Instituto, sin representar la figura jurídica del comodato, provenientes de Instituciones educativas, entidades y dependencias de la Administración Pública Federal así como de empresas del sector privado.

CAPÍTULO IV

AUTORIDADES COMPETENTES

La única área facultada en el Instituto para la interpretación del presente Manual, será la Dirección General de Administración y Finanzas y la única para la recepción de bienes de inversión es el Almacén General de la Entidad.



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Para efectos de baja de la Entidad, la Dirección de Recursos Humanos será autoridad competente a fin de intervenir en la Liberación de Resguardo de Bienes Muebles de Activo Fijo que el personal saliente, hubiera tenido bajo su cargo. La Dirección de Administración, será la única área responsable de operar las reclasificaciones, bajas y destino final de los bienes muebles propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres

CAPÍTULO V

GLOSARIO DE TÉRMINOS Almacén General: Unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional con

objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Almacenista: Son las y los Servidores Públicos designados como personal de apoyo del Almacén General.

Áreas o Áreas Usuarias: Todas las áreas que integran el Instituto y que operen, usen o tengan a su cargo los bienes propiedad del Instituto.

Baja de bienes: Es la cancelación de los registros de los bienes en los inventarios del Instituto.

Bienes no útiles: Los que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea inconveniente seguirlos utilizando.

Bienes instrumentales o de inversión

Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Instituto, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; clasificados en el capítulo 5000 (Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles) del Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización tienen un desgaste parcial o total, y en la mayoría de los casos son desechables o tienen un tiempo de vida muy corta, atendiendo a su naturaleza y finalidad en el servicio, éstos bienes se clasifican en el capítulo 2000 (Materiales y Suministros) del Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.



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Destino Final: La determinación de enajenar, donar, permutar, transferir, destruir u otorgar en dación en pago los bienes no útiles.

Dictamen de no utilidad: El documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no utilidad, que son: cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio; aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio; que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable; que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas.

Donación: Se entiende por donación el contrato por el que una persona transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad de bienes.

Encargado de Almacén: Es la o el Servidor Público designado como responsable de supervisar que las actividades relativas al control, registro y manejo del Almacén General, sean en estricto apego a las disposiciones legales y administrativas establecidas en la materia.

Instituto o Entidad: Instituto Nacional de las Mujeres

Resguardante: Administrador, operador o usuario responsable de los bienes propiedad de Instituto.

Servidor Público: Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Federal.

Titular de Área: La o el servidor público que tenga la titularidad y responsabilidad de alguna Unidad Administrativa del Instituto

Unidades Administrativas: Todas las áreas que integran el Instituto.

Usuarios(as): El personal de la Entidad que utiliza los bienes, estén o no bajo su resguardo.



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TÍTULO SEGUNDO CAPÍTULO I

TÉRMINOS GENERALES, DEFINICIONES Y REGISTROS

El Instituto para facilitar la operación en el manejo de los bienes muebles de su propiedad cuenta con un Almacén General que depende directamente de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios. En dicho Almacén se realiza el registro de los inventarios considerando el valor de adquisición para efectos de control interno, destacando que la metodología que sea empleada para ello, se apegará a lo precisado en la normativa vigente materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como los Manuales y Procedimientos que para tal efecto sean emitidos por el Instituto. De igual forma, como ya se comentó, el Instituto cuenta con un Fondo de Publicaciones en el que las áreas sustantivas o requirentes resguardarán las publicaciones y serán responsables de su administración y distribución, ya que dentro de sus atribuciones se encuentran las inherentes a la difusión de la equidad de género, por lo que el personal de almacén adscrito a la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios, únicamente verificará y registrara su ingreso al Instituto. Para efectos de éstas disposiciones los bienes muebles se clasificarán en dos grupos:

A. Bienes instrumentales o de inversión.

B. Bienes de Consumo. Ambos deberán catalogarse de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal y al Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios (CABMS) emitidos por la Secretaría de hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública, respectivamente.

CAPÍTULO II COMPRA DE BIENES DE CONSUMO

1. Compras por Requisición Todas las compras de bienes que sean tramitadas ante las áreas competentes de la Dirección General de Administración y Finanzas, deberán incluir requisición, justificación y términos de referencia, en los formatos que correspondan, asimismo, deberán cumplir con todas las formalidades



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establecidas en el Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto. 2. Compras por Fondo Revolvente Antes de hacer alguna compra de manera directa como gastos a comprobar o fondo revolvente, las Unidades Administrativas deberán verificar la disponibilidad o no existencia de los bienes en el almacén, así como verificar que las erogaciones realizadas se ajusten al presupuesto autorizado y que no impliquen ampliaciones presupuestarias. Por ningún motivo se permitirá la compra con fondo revolvente, de bienes incluidos en contratos vigentes. Las Unidades Administrativas ejecutoras del gasto antes de entregar la documentación comprobatoria correspondiente ante la Dirección de Finanzas, deberán presentar la factura generada ante el almacén para verificar que efectivamente no se haya contado con existencias al momento de la compra, destacando que de ser procedente el personal facultado del almacén colocará en la factura el sello de “No existencias en el almacén”. El área ejecutora del gasto deberá asentar en la(s) factura(s) de que se trate, la leyenda: “Recibí los bienes de conformidad”, la fecha de recibido, nombre de quién recibe, área de adscripción y firma correspondiente, ya que es requisito indispensable para solicitar la aplicación del sello de “No existencias en el almacén”; asimismo previo al envío de la documentación comprobatoria del Fondo Revolvente, los Enlaces o Directores de cada Unidad Administrativo deberán revisar que las comprobaciones de gastos cumplan con todos los requerimientos contenidos en este Manual y en términos de la normativa aplicable. De igual forma la persona Titular del área de que se trate deberá firmar de visto bueno y el Director General de Administración de Finanzas podrá firmar de autorización, una vez que se hayan cubierto los requisitos anteriores. En el caso de que la aplicación del sello sea improcedente, la documentación inherente solamente será devuelta a la Unidad Administrativa ejecutora del gasto, por lo tanto no será procedente su admisión en la Dirección de Finanzas.



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CAPÍTULO III SOLICITUD DE BIENES DE CONSUMO

1. La Dirección General de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Administración es la encargada de llevar a cabo los procedimientos para la integración del Programa Anual de Necesidades (PANE) tomando en cuenta las existencias en almacén y los requerimientos de las diferentes Unidades Administrativas a más tardar en el mes de junio, con el fin incluir la información en el anteproyecto de egresos. Las Unidades Administrativas serán las responsables de la información, revisión y validación final de los requerimientos que presenten para su integración, así como de observar en todo momento los criterios de austeridad y racionalización en el uso de los recursos. 2. Las Unidades Administrativas deberán requisitar el formato F62_05-DA-SSG Solicitud de Bienes de Consumo de Almacén, en congruencia con los requerimientos señalados en el PANE y entregarse en la Mesa de Servicios de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios. 3. Las Unidades Administrativas deberán mantener actualizado el catálogo de firmas de los servidores públicos que solicitarán y autorizarán el formato F62_05-DA-SSG Solicitud de Bienes de Consumo de Almacén. 4. Para la recepción y atención de los formatos F62_05-DA-SSG Solicitud de Bienes de Consumo de Almacén, se deberán considerar dos categorías:

I.- Solicitudes Normales: La recepción se realizará dentro de los últimos tres días hábiles del mes previo al suministro y deberán contemplar el consumo equivalente a un mes. El suministro de los bienes será efectuado por el Almacén General a partir del quinto día hábil del mes en que se ocuparán los bienes (ejemplo: Si la solicitud de bienes se entregó dentro de los últimos tres días del mes de marzo, los bienes serán entregados a partir del quinto día hábil del mes de abril); el horario de entrega de los bienes será el comprendido entre las 09:30 y las 18:00 horas. Las Solicitudes Normales entregadas en la Mesa de Servicios de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios, fuera del periodo de recepción, se considerarán como Solicitudes Extraordinarias. II.- Solicitudes Extraordinarias: Serán recibidas en la Mesa de Servicios de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios en cualquier fecha, siempre y cuando se trate



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de bienes que atiendan algún caso urgente, eventual o que de acuerdo al calendario de entregas pactado con el proveedor, la disponibilidad almacenaria no coincida con el periodo de suministro normal; estarán sujetas a disposición presupuestal y serán atendidas hasta concluir el suministro de las Solicitudes Normales.

Los bienes solicitados, no contratados, serán adquiridos por la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios con fondo revolvente, previa autorización de la Dirección de Administración, siempre y cuando su justificación esté motivada y fundamentada.

TÍTULO TERCERO CAPÍTULO I

REGISTRO DE ENTRADA ALMACENARIA DE BIENES DE CONSUMO

1. Una vez realizados los procedimientos de adquisición de bienes conforme a la normatividad vigente, se elaborarán contratos correspondientes, los cuales indicarán el número de partida, concepto, unidad de medida, precio unitario, subtotal, el I.V.A. desglosado y el total. 2. Con el fin de facilitar la rotación de inventarios, el Almacén General no conservará un stock mínimo, ya que solicitará a los proveedores solo las cantidades previamente requeridas por las Unidades Administrativas a través del formato F62_05-DA-SSG Solicitud de Bienes de Consumo de Almacén, por lo que se deberá estipular en los contratos un tiempo de reposición de inventario no mayor a tres días hábiles. 3. Solamente el Almacén General, conforme a su competencia estarán facultados para recibir bienes directamente de los proveedores. Las Unidades Administrativas que derivado de sus necesidades convengan recibir bienes en algún área distinta al almacén, deberán solicitarlo por escrito a la Dirección General de Administración y Finanzas y/o Dirección de Administración; esta solicitud deberá estar debidamente justificada y firmada por la persona Titular del área de que se trate; asimismo, deberá turnar copia simple a la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios a efecto de que se lleven a cabo los registros correspondientes. En éstos casos será indispensable que el Servidor Público del área usuaria que haga la recepción anote en la factura la leyenda: “Recibí los bienes de conformidad”, la fecha de recibido, nombre de quién recibe, su área de adscripción y su firma. Deberá tener, mínimo, Jefatura de Departamento.



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En caso de existir algún retraso en la entrega de los bienes, el área encargada de la recepción de los mismos, mediante una Atenta Nota, oficio y/o correo electrónico, informará a la Subdirección de Adquisiciones y Contratación de Servicios los días de atraso para el cálculo de la penalización, adjuntando copia del soporte documental respectivo. Por otra parte, los contratos que se celebren con las dependencias o entidades del sector público, no estarán dentro del ámbito de aplicación del párrafo anterior; no obstante, dichos actos quedarán sujetos a este ordenamiento, cuando la dependencia o entidad obligada a entregar el bien o prestar el servicio, no tenga capacidad para hacerlo por sí misma y contrate un tercero para su realización. 4. El Almacén General deberá contar con una copia del pedido y/o contrato y abrirá un expediente para su control. 5. En la recepción de los bienes, los proveedores deberán presentar cuando menos copia de la factura o remisión con precios unitarios y totales, para hacer los registros de control correspondientes. 6. El almacenista revisará que la Orden de Entrega y la(s) factura(s) o nota(s) de remisión coincidan con el contrato en cuanto a la descripción de los bienes, marca, cantidad, unidad de medida, precios y número de partida; asimismo verificará que los bienes que se reciben, correspondan físicamente a los incluidos en el contrato. 7. En caso de ser necesario y de acuerdo a las características de cada bien, el almacenista se podrá auxiliar del personal especializado adscrito al área solicitante para verificar que los bienes entregados correspondan en todas sus especificaciones a los solicitados. En este sentido, si los bienes cumplen con las especificaciones técnicas solicitadas por el área usuaria y la entrega se realiza conforme a las condiciones establecidas en los contratos, el almacenista procederá a otorgar el número de entrada que le corresponda; en caso contrario, devolverá al proveedor la totalidad de los bienes de que se trate para que se realicen los cambios necesarios: formato F35_05-DA-SSG Vale de Devolución de Mercancía. 8. El almacenista verificará que la factura esté elaborada a nombre del Instituto Nacional de las Mujeres, y que contenga los siguientes datos:

Nombre o razón social del Proveedor. Domicilio fiscal del proveedor. Registro Federal de Contribuyentes del Proveedor. Número de folio y en su caso la serie; lugar y fecha de expedición. Registro Federal de Contribuyentes del Instituto Nacional de las Mujeres. Descripción y cantidad de mercancías.



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Precio unitario. Precio total en número y letra. I.V.A. desglosado. Leyenda: “La reproducción no autorizada de este comprobante, constituye un delito en los

términos de las disposiciones fiscales”. R.F.C. y nombre del impresor autorizado, así como la fecha de impresión correspondiente. El número de aprobación del SAT. Cedula de identificación fiscal (para comprobante impresos), código de barras proporcionado

por el SAT (para comprobante impresos con códigos de barras bidimensionales) Vigencia de la factura la cual no debe ser mayor a dos años y que la expedición de la factura

sea dentro de la misma. Referencia con el número de pedido y/o contrato que le dio origen (Éste no es requisito

obligatorio). 9. En caso de que el proveedor entregue varias facturas o remisiones con un solo total, deberán mencionar el orden de los documentos y el total de estos, ejemplo: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc. 10. Cuando existan diferencias entre lo facturado y lo entregado, el responsable de la recepción en el Instituto, hará las correcciones necesarias en la factura o remisión, cruzando la cantidad incorrecta y anotando la correcta, asimismo deberá anotar una leyenda aclaratoria en la que se mencione que el documento no continuará con el proceso de pago en tanto no se corrija y/o se reciba la cantidad total de los bienes solicitados. 11. Si el proveedor no respeta las condiciones de entrega establecidas en el contrato (en cuanto a características de bienes, empaques y otras que pudieran afectar el uso al que se les destino), el almacén deberá proceder a la devolución completa de los bienes o parcial según se amerite con el formato F35_05-DA-SSG Vale de Devolución de Mercancía. 12. Una vez que se ha verificado que los bienes corresponden a lo establecido en el pedido de que se trate, el almacenista procederá a sellar de recibido en el original de la factura y en las copias solicitadas e incluirá el folio del formato F36_05-DA-SSG Vale de entrada, que corresponda, entregando al proveedor una copia como constancia de recibido. 13. El personal del almacén registrará los ingresos en el sistema de inventarios (kardex), asignando la clave que corresponda de acuerdo al Catálogo CABMS. 14. El almacén no conserva un stock mínimo, de esta manera una vez realizada la recepción de los bienes, el almacenista clasificará y distribuirá cada uno atendiendo las Solicitudes de Bienes de Consumo de Almacén (formato F62_05-DA-SSG) realizadas por las Unidades Administrativas;



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considerando que para un mejor control, cada una de dichas solicitudes estará debidamente identificada con el folio que indique al solicitante y los bienes que se suministrarán. 15. El horario de atención a los proveedores en el Almacén General será de lunes a viernes de 09:00 a 13:00 horas; fuera de este horario no se podrán recibir bienes a menos de que se trate de entregas urgentes.

CAPÍTULO II REGISTRO DE SALIDA

ALMACENARIA DE BIENES DE CONSUMO 1. Una vez que el área solicitante tenga conocimiento de que los bienes requeridos están disponibles en el almacén, la persona almacenista elaborará el formato F34_05-DA-SSG Salida de bienes de consumo cotidiano, el cual es un requisito indispensable para el retiro de los bienes; el almacenista realizará el registro almacenario correspondiente de los bienes que se hayan afectado con dicho documento. 2. El formato F34_05-DA-SSG Salida de bienes de consumo cotidiano, deberá ser firmado contra entrega de los bienes, por los Servidores Públicos a quien se le haya delegado esta facultad; asimismo deberán Evaluar el servicio de conformidad con el formato F62_05-DA-SSG Solicitud de Bienes de Consumo de Almacén. En caso de que no se cuente con existencias de alguno de los bienes solicitados, el almacenista notificará al área solicitante.

CAPÍTULO III REGISTRO DE ENTRADA

ALMACENARIA DE BIENES DE INVERSIÓN 1. El control de los bienes de inversión, instrumentales o de capital será responsabilidad de la Dirección General de Administración y Finanzas a través de sus áreas de apoyo conforme a los manuales correspondientes, y mediante el inventario de activo fijo. 2. En virtud de que el “Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios” fue elaborado para lo general; los bienes que éste documento considere dentro del capítulo 5000 del clasificador por objeto del gasto y cuyo costo sea inferior a $1,500.00 (Un mil quinientos pesos 00/100 M.N.), podrán ser considerados como bienes de consumo del capítulo 2000, a efecto de darle cumplimiento a las disposiciones fiscales en materia de depreciación, siempre y cuando su tiempo de vida sea inferior a diez años.



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3. Será responsabilidad de las y los usuarios de los bienes de inversión conservarlos en buen estado con el desgaste normal de uso y de mantener su seguridad; así como de solicitar a la Subdirección de Servicios Generales la contratación del mantenimiento preventivo y/o correctivo que corresponda. 4. Una vez realizados los procedimientos para la adquisición de bienes de inversión, se elaborarán los contratos correspondientes, los cuales deberán contener la descripción detallada de los bienes. 5. El Almacén General deberá contar con una copia de cada una de los contratos de bienes de capital que se generen, una vez que estén debidamente autorizados, mismos que se integrarán en un expediente. 6. En la recepción de los bienes, los proveedores deberán presentar cuando menos copia de la factura o nota de remisión con precios unitarios y totales, para hacer los registros de control correspondientes. 7. El almacenista revisará que el contrato y la(s) factura(s) o nota(s) de remisión coincidan en cuanto a la descripción de los bienes, precios y número de partida; asimismo verificará que los bienes que se entregarán, correspondan físicamente a los incluidos en el contrato. 8. De acuerdo a las características de cada bien instrumental, la revisión física del bien se realizará de dos formas:

a) Si el bien adquirido corresponde a equipo de características muy especiales y poco convencionales como el utilizado para diseño, se trate de bienes informáticos, telecomunicaciones o de otro tipo, cuando lo considere necesario el almacenista se auxiliará del personal adscrito al área solicitante o al área especializada en ese tipo de bienes para verificar que las características correspondan en todas sus especificaciones a los bienes solicitados. b) Si el bien adquirido corresponde a equipo normal y de uso común, el almacenista revisará que los bienes correspondan con lo asentado en el contrato y la factura.

9. Si el proveedor no respeta las condiciones de entrega establecidas en el contrato (en cuanto a características de bienes, empaques y otras que pudieran afectar el uso al que se les destinó), el almacén deberá proceder a la devolución completa de los bienes o parcial según se amerite: formato F35_05-DA-SSG Vale de Devolución de Mercancía.



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10. El almacenista verificará que la factura esté elaborada a nombre del Instituto Nacional de las Mujeres y que contenga los siguientes datos del proveedor:

Nombre o razón social del Proveedor. Domicilio fiscal del proveedor. Registro Federal de Contribuyentes del Proveedor. Número de folio y en su caso la serie; lugar y fecha de expedición. Registro Federal de Contribuyentes del Instituto Nacional de las Mujeres. Descripción y cantidad de mercancías. Precio unitario. Precio total en número y letra. I.V.A. desglosado. Leyenda: “La reproducción no autorizada de este comprobante, constituye un delito en los

términos de las disposiciones fiscales”. R.F.C. y nombre del impresor autorizado, así como la fecha de impresión correspondiente. El número de aprobación del SAT. Cedula de identificación fiscal (para comprobante impresos), código de barras

proporcionado por el SAT (para comprobante impresos con códigos de barras bidimensionales)

Vigencia de la factura la cual no debe ser mayor a dos años y que la expedición de la factura sea dentro de la misma.

Referencia con el número de pedido y/o contrato que le dio origen (Éste no es requisito obligatorio).

11. En caso de que el proveedor entregue varias facturas o remisiones con un solo total, deberán mencionar el orden de los documentos y el total de estos, ejemplo: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc. 12. Cuando existan diferencias entre lo facturado y lo entregado, el responsable de la recepción en el Instituto, hará las correcciones necesarias en la factura o remisión, cruzando la cantidad incorrecta y anotando la correcta, asimismo deberá anotar una leyenda aclaratoria en la que se mencione que el documento no continuará con el proceso de pago en tanto no se corrija y/o se reciba la cantidad total de los bienes solicitados. 13. Si los bienes que se entregan estuvieran en empaque cerrado, el almacenista verificará que las especificaciones de los bienes (número de unidades, peso, características, etc.) se encuentren anotadas en la caja y coincidan con la factura. De igual forma, se verificará que las cajas estén debidamente cerradas o que no presenten algún tipo de violación; de ser así, se revisará el contenido de la caja en presencia del proveedor.



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14. El horario de atención a los proveedores de bienes de inversión en el Almacén General será de lunes a viernes de 09:00 a 13:00 horas; fuera de este horario, no se recibirán bienes a menos que exista alguna razón de urgencia. 15. Una vez que se ha verificado que los bienes corresponden a lo establecido en el contrato de que se trate, el almacenista procederá a sellar de recibido (para lo cual incluirá el número de alta almacenaria que corresponda) en el original de la factura y en las copias solicitadas, entregando al proveedor una copia como constancia de recibido; asimismo, la factura original deberá ser procesada para su pago, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Dirección de Administración. 16. El número de alta almacenaria se aplicará conforme a un consecutivo establecido únicamente para bienes de inversión, es decir éste consecutivo será independiente al que se maneje en el caso de los bienes de consumo. 17. El registro de altas de bienes instrumentales se llevará a través del formato F36_05-DA-SSG Vale de entrada, en la base de datos diseñada para tal fin, mediante la cual se asignará el número de inventario que corresponda conforme al consecutivo del mismo. 18. El consecutivo del número de inventario será único y global para todos los bienes patrimonio del Instituto, sin importar el origen de los recursos financieros con los cuales se hayan adquirido. 19. El número de inventario deberá integrarse de la siguiente forma: a) Los primeros dígitos serán los correspondientes a la clave CABMS. b) Los siguientes dígitos corresponderán a las siglas del Instituto (INM) c) Los dos dígitos posteriores corresponderán al ejercicio fiscal en el cual se adquiere el bien y/o se registra el alta almacenaria. d) Los seis dígitos siguientes corresponden al número consecutivo de inventario. 20. Una vez que se cuente con el número de inventario todos los bienes deberán ser plaqueados o etiquetados para facilitar su identificación. Dicha placa o etiqueta deberá contar invariablemente con el número de inventario asignado, ya sea mediante dígitos o código de barras; y será colocada en un lugar visible y de fácil acceso en la estructura del bien. 21. Las donaciones, permutas, transferencias, daciones en pago y todo tipo de evento que implique incremento en los registros almacenarios y/o contables de bienes instrumentales propiedad del Instituto, deberá ser autorizadas invariablemente por la Dirección General de Administración y Finanzas.



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CAPÍTULO IV

REGISTRO DE SALIDA ALMACENARIA DE BIENES DE INVERSIÓN

1. Una vez concluido el proceso de plaqueo o etiquetado, el almacén informará al área usuaria que los bienes de inversión se encuentran disponible en el almacén; solicitándole proporcionar los datos del Servidor Público que resguardará los bienes. 2. Una vez identificado(s) el(os) resguardante(s) el almacén registrará y emitirá el formato F63_05-DA-SSG Resguardo de Bienes de Activo, mismo que deberá contener como mínimo los siguientes datos:

Número de aviso de alta con el que fue recibido el bien. Número de resguardo. Fecha del resguardo. Número de artículo que le corresponde según el Catalogo de Bienes Muebles (CABMS). Número de inventario. Valor de adquisición o inventario con impuestos. Descripción del(os) bien(es). Marca. Modelo. Número de serie. Nombre completo, cargo y área de adscripción del resguardante, así como su firma autógrafa. R.F.C. del resguardante. Nombres completo y firma autógrafa de la persona asignada como responsable o

coordinador(a) administrativo(a) que pertenece el área solicitante; Nombre, cargo y firma de la persona Titular de la Subdirección de Servicios Generales,

Almacenes e Inventarios, responsable de la entrega por el Almacén General. Nombre y firma de visto bueno de la persona Titular de la Dirección de Administración.

3. Es requisito indispensable contar con el resguardo firmado por la o el usuario del bien, de lo contrario será improcedente la entrega; esto es siempre y cuando el usuario tenga plaza presupuestal o eventual. No podrá firmar como resguardante el personal contratado por honorarios o cualquier otro prestador de servicios; en este supuesto, el jefe inmediato o superior jerárquico con plaza presupuestal firmará como resguardante. 4. Cuando algún bien por necesidades del servicio requiera ser utilizado por varios servidores públicos, éste deberá ser resguardado por el Jefe inmediato o superior jerárquico; en su defecto la persona Titular de la Unidad Administrativa designará la persona que lo resguardará.



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5. La persona designada como responsable o coordinador(a) administrativo(a) designado(a) por cada Unidad Administrativa solicitará y/o notificará a la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios, mediante el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles, todos los movimientos de bienes instrumentales: resignaciones, cambios de resguardos o de área, etc.; con el fin de que se realicen de manera conjunta con el personal adscrito al Almacén General, los formatos F63_05-DA-SSG Resguardo de Bienes de Activo, que resulten de los cambios, serán entregados a la persona responsable o coordinador(a) administrativo(a), quien recabará las firmas en un plazo no mayor a tres días hábiles.

TÍTULO CUARTO CAPÍTULO ÚNICO

CAMBIOS DE RESGUARDANTES Y CONSTANCIAS DE NO ADEUDOS

1. Con la finalidad de mantener actualizados los resguardos de los bienes patrimonio del Instituto, la Dirección de Recursos Humanos comunicará a la Dirección de Administración, los movimientos de personal que sean aplicados, y que se refieran a cambios de adscripción o puesto; esta información deberá ser proporcionada a más tardar dentro de los tres días hábiles posteriores a la aplicación del movimiento de nómina correspondiente. 2. En los casos de movimientos de baja temporal o definitiva por renuncias o licencias y otros motivos que se pudieran presentar, la Dirección de Recursos Humanos antes de aplicar el movimiento y/o realizar el pago deberá notificar por escrito a la Dirección de Administración para que ésta elabore, en caso de ser procedente, el formato F65_05-DA-SSG Liberación de Resguardo de Bienes Muebles de Activo Fijo. La Dirección de Recursos Humanos en cuanto al ámbito de su competencia, no podrá liberar y/o proporcionar el último pago del trabajador de baja definitiva o temporal, mientras la Dirección de Administración no apruebe el formato F65_05-DA-SSG Liberación de Resguardo de Bienes Muebles de Activo Fijo. 3. Previo a la baja definitiva o temporal, el trabajador de que se trate deberá llenar el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles y solicitar a la Dirección de Administración la expedición del formato F65_05-DA-SSG Liberación de Resguardo de Bienes Muebles de Activo Fijo.



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4. Ante la baja definitiva o temporal de algún trabajador, el nuevo resguardante de los bienes que queden disponibles, será su jefe inmediato superior o en su defecto quién éste último haya designado en el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles. 5. La constancia de no adeudos o Liberación de Resguardo de Bienes Muebles de Activo Fijo (F65_05-DA-SSG), no podrá ser emitida entretanto algún bien que el trabajador tuviera asignado se identifique como faltante o mientras el cambio de resguardante no sea formalizado mediante el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles. 6. Cualquier cambio de usuario(a) de bienes deberá ser solicitado mediante el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles, a la Dirección de Administración, por la persona Titular de la Dirección General de que se trate, a efecto de actualizar los resguardos que procedan. Mientras dichos cambios no sean formalizados a través de la Dirección de Administración, el servidor público que haya firmado el resguardo anterior seguirá siendo el responsable de los bienes de que se trate.

TÍTULO QUINTO CAPÍTULO I

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE CONSUMO EN EL ALMACÉN GENERAL

1. Con el fin de determinar la confiabilidad de los inventarios, así como de sus movimientos y registros, se llevarán a cabo dos veces por año levantamientos de inventario físico total en el Almacén General de bienes de consumo, durante junio y diciembre de cada año y por muestreo aleatorio en marzo y septiembre; la Dirección General de Administración y Finanzas dará a conocer el calendario de actividades mediante las cuales se realizará el levantamiento físico del inventario de bienes de consumo. 2. El inventario tendrá como objetivo principal verificar que las existencias físicas de los bienes de consumo coincidan con los registros informáticos. 3. Durante el levantamiento de inventarios, no podrán haber movimientos de entrada o salida, ya que es necesario considerar solamente las existencias a la fecha en que se realice el recuento físico; por tal motivo, el Almacén General permanecerá cerrado para la toma física del inventario hasta que se concluya la misma.



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4. Previo al levantamiento del inventario físico de los bienes de consumo, el personal adscrito al Almacén General debe haber concluido las siguientes actividades:

a) Cierre del libro de ingresos: esta actividad consistirá en registrar la última factura recibida el día anterior en el cual iniciarán las actividades del inventario. b) Cierre del control de vales de salida: este procedimiento consistirá en registrar en el kardex o base de datos de bienes de consumo, todos los vales de salida incluyendo el o los que se hayan recibido el día en que el Almacén General suspenda actividades. c) Colocación de marbetes: Una vez descargados en el kardex todas las entradas y salidas de almacén, se colocarán los marbetes de los bienes que a la fecha del inventario presenten existencias, verificando que estén colocados donde corresponda. d) Impresión de listados: Una vez que se hayan colocado los marbetes se imprimirán los listados de los kardex en los que haya existencias, en los que se refleja el inventario inicial, compras, salidas y existencias, las cuales servirán de base para llevar a cabo el recuento físico de los bienes y su cotejo con los registros.

5. Una vez concluidas las actividades previas al inventario, se procederá a realizar el recuento físico de mercancías; en esta actividad intervendrán por lo menos los siguientes servidores públicos:

Por la Dirección de Administración: La o el Subdirector de Servicios Generales. La o el encargado del almacén. La o el almacenista. Las personas de la misma Subdirección que se requieran como apoyo para la realización de la toma física del inventario. Por la Dirección de Finanzas: Dos personas que serán asignadas por la persona Titular de esa Unidad Administrativa. Por el Órgano Interno de Control: No es necesaria la participación del Órgano Interno de Control en el Instituto para desarrollar el levantamiento de inventario físico, pero invariablemente se le deberá extender la invitación correspondiente.

Asimismo, se dará aviso al Despacho de Auditoría Externa asignado al Instituto, que en caso de considerarlo procedente podrá presenciar el levantamiento de inventario físico, en atención al programa de auditoria que la Secretaría de la Función Pública le confiera.



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6. Cabe hacer mención que tanto los servidores públicos como auditores externos participantes, contarán con una copia del listado de kardex, para estar en condiciones de intervenir en el levantamiento físico conforme al ámbito de su competencia. 7. Antes de iniciar el levantamiento físico del inventario de bienes de consumo, se instalará una mesa de control, la cual estará integrada por el Subdirector de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios y la persona responsable del Almacén General; esta mesa registrará las existencias físicas de acuerdo a los marbetes especiales mediante el formato que se emita para tal efecto, mismos que serán entregados por los grupos de trabajo que sean conformados. 8. La Dirección de Administración será el área que difunda entre los participantes las designaciones señaladas en el presente numeral, así como el programa de trabajo correspondiente. 9. El personal que intervendrá en el levantamiento físico del inventario se dividirá en dos grupos, los cuales realizarán las siguientes actividades:

a) El grupo uno, comenzará a realizar el primer conteo de bienes, considerando la clasificación correspondiente, tipo de bienes o pasillo designado. b) El grupo dos iniciará el segundo conteo con diferencia de un tiempo razonable con respecto al que realice el grupo uno. c) Conforme se vayan realizando los conteos, cada grupo desprenderá el marbete de levantamiento físico de inventario y lo firmará, con el objeto de avalar la cantidad de bienes verificados; el marbete firmado deberá ser entregado a la mesa de control para su registro. d) Todos los registros se realizarán en tinta negra, sin tachadura o enmendaduras, en el caso de error se deberá encerrar en círculo en tinta roja y anotar la cantidad correcta junto a la unidad de medida. e) En caso de existir discrepancias entre el marbete fijo y el generado para el levantamiento físico de inventarios, el primero deberá ser actualizado conforme a los resultados obtenidos de la verificación.

10. De considerarse conveniente para agilizar los trabajos de verificación, se podrán integrar dos o más grupos números uno y dos, en el entendido de que cada grupo verificará diferentes tipos de bienes pero en observancia de los señalamientos del numeral anterior. 11. Terminado el levantamiento físico del inventario de bienes de consumo, el responsable de la mesa de control y el personal asignado para la conciliación, realizarán la comparación de los conteos realizados por los grupos uno y dos; en su caso, determinarán las posibles diferencias y realizarán las aclaraciones pertinentes.



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12. En caso de ser necesario se realizará un tercer conteo y definitivo de los bienes en los cuales se hayan detectado diferencias. 13. El responsable del almacén elaborará el acta circunstanciada del levantamiento físico del inventario del Almacén General del Instituto, donde se asentarán las incidencias detectadas durante el desarrollo del mismo; esta acta deberá ser firmada por todos y cada uno de los servidores públicos que hayan intervenido en el mismo, así como el o los representantes del despacho de auditoria externa y Órgano Interno de Control. 14. Una vez concluido el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo, el responsable del almacén en conjunto con el personal correspondiente, podrán llevar a cabo la conciliación de existencias contra registros, o en su defecto señalarán la fecha para realizarla. 15. Ninguno de los servidores públicos participantes en el levantamiento del inventario físico podrá abandonar el almacén en tanto no se hayan concluido los conteos de mercancías que les correspondan. 16. En caso de identificar bienes sobrantes de inventario, se hará una búsqueda exhaustiva de los antecedentes que acrediten la propiedad del bien o su origen, en caso de no ubicarse éstos, se procederá al alta en los registros almacenarios y contables, para lo cual se levantará el acta administrativa correspondiente para asentar los hechos. 17. El procedimiento de alta almacenaria de bienes sobrantes de consumo deberá sujetarse a las disposiciones establecidas en el Capítulo I, Título Tercero del presente Manual. 18. En éste caso se considerará como documentación de respaldo para realizar los registros el Acta Administrativa que se formule para tal efecto. 19. Para efectos de inventarios, el costo de los bienes sobrantes deberá ser congruente con el valor que aparece en su contrato vigente, o en su defecto, del estimado por la persona Titular de la Dirección de Administración y autorizado por el Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas. 20. Para el caso de bienes producidos en el Instituto o recibidos a consecuencia de la prestación de un servicio, el valor de los mismos se podrá determinar a razón del costo de producción o del costo de alguno similar disponible en el mercado. 21. Las Actas Administrativas que se formulen para los levantamientos de inventario total en el Almacén General de bienes de consumo correspondientes a junio y diciembre, deberán incluir los indicador relativos a la Rotación de inventarios, a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo



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movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias; para lo cual deberán considerar la totalidad de las salidas de unidades de un mismo producto sobre la suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo producto.

CAPÍTULO II LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE INVERSIÓN

1. El levantamiento total del inventario físico de los bienes de inversión propiedad del Instituto, se realizará de forma anual durante los meses de julio y agosto del ejercicio fiscal que corresponda. En este caso, en virtud de que el movimiento de este tipo de inventarios no es muy dinámico, se realizarán levantamientos físicos por muestreo aleatorio en marzo y octubre de cada ejercicio fiscal, ya que además no se cuenta con un almacén específico para activo fijo por el nivel bajo de operación del Instituto en éste rubro. 2. Los inventarios tendrán como objetivo principal verificar que las existencias de los bienes de inversión coincidan con los registros almacenarios y contables, así como como ubicar los bienes susceptibles de reparación o sustitución. 3. La Dirección General de Administración y Finanzas, solicitará apoyo a las Unidades Administrativas para que designen a una persona responsable o coordinador(a) administrativo(a), con el objeto de que participe en la inspección física del mobiliario y equipo de la Unidad Administrativa de su adscripción. 4. Antes de iniciar cada levantamiento de inventario físico, la Dirección de Administración deberá notificar el calendario de actividades que se aplicará para difundirlo entre los involucrados. 5. En los levantamientos de inventario físicos de bienes de inversión intervendrán por lo menos los siguientes servidores públicos:

Por la Dirección de Administración: La persona encargada del activo fijo. Un servidor público de apoyo. Personal adicional que estime necesario la persona Titular de la Dirección de

Administración. Por las áreas usuarias de los bienes:



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La o el servidor público designado como responsable o coordinador(a) administrativo(a) por cada Dirección General que se visite.

Por el Órgano Interno de Control: No es necesaria la participación del Órgano Interno de Control en el Instituto para

desarrollar el levantamiento de inventario físico, pero invariablemente se le deberá extender la invitación correspondiente.

Asimismo, se dará aviso al Despacho de Auditoria Externa asignado al Instituto, que en caso de considerarlo procedente podrá presenciar el levantamiento de inventario físico, en atención al programa de auditoria que la Secretaría de la Función Pública le confiera. 6. Cabe hacer mención que tanto los servidores públicos participantes como los auditores externos participantes, contarán con una copia del listado de los bienes que les corresponda revisar, para que estén en condiciones de intervenir en el levantamiento físico. 7. El personal que intervendrá en el levantamiento físico del inventario se dividirá en los grupos que sean necesario, los cuales realizarán las siguientes actividades:

a) Cada grupo realizará la verificación física de las áreas que se les haya asignado, conforme a la forma de registro que la Dirección de Administración determine. b) Cada grupo generará los reportes resultantes de la verificación física por área, identificando los bienes que de acuerdo a los registros almacenarios están asignados a cada área y los que físicamente están pero corresponden a otra Unidad Administrativa. c) En los casos que procedan cambios de resguardantes éstos serán efectuados en los términos señalados en las presentes políticas y el procedimiento correspondiente. d) En los casos que procedan se actualizarán los registros en la bases de datos que contiene el inventario de bienes de inversión. e) En los casos que procedan se reetiquetarán o replaquearán los bienes.

8. El responsable de los activos fijos elaborará el acta circunstanciada del levantamiento físico del inventario de activo fijo, donde se asentarán las incidencias registradas durante el desarrollo del mismo; esta acta deberá ser firmada por todos y cada uno de los servidores públicos que hayan intervenido en el mismo, así como del o los representantes del Órgano Interno de Control y/o Despacho de Auditoría Externa. 9. En caso de detectarse bienes faltantes o algún otro tipo de anomalías, la persona Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, así como la o el usuario del bien, además de hacer las aclaraciones pertinentes, efectuarán las investigaciones necesarias para su localización. En caso de



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que los bienes no hayan sido encontrados, una vez agotadas las investigaciones, se levantará el acta administrativa correspondiente. 10. Una vez concluido el levantamiento del inventario físico de bienes de inversión, el responsable de los mismos en conjunto con el personal asignado de la Dirección de Finanzas conciliarán los reportes generados con los registros contables, a efecto de que dicha área proceda a la valuación del inventario. 11. En caso de identificar bienes sobrantes de inventario, se hará una búsqueda exhaustiva de los antecedentes que acrediten la propiedad del bien o su origen, en caso de no ubicarse éstos, se procederá al alta en los registros almacenarios y contables, para lo cual se levantará el acta administrativa correspondiente para asentar los hechos; en dicha acta deberá participar la Dirección General de Administración y Finanzas y la Dirección de Administración, la o el usuario del bien y la persona Titular de la Unidad Administrativa donde se haya localizado el bien. 12. El procedimiento de alta almacenaria y resguardo de bienes sobrantes de inversión, deberá sujetarse a las disposiciones establecidas en los Capítulos III y IV, Título Tercero del presente Manual. 13. En éste caso para realizar los registros, será suficiente respaldar el movimiento con el acta administrativa que se formule. 14. Para efectos de inventarios, el costo de los bienes sobrantes deberá ser estimado por la Dirección de Administración y autorizado por la Dirección General de Administración y Finanzas; éste podrá ser determinado considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzguen pertinentes; 15. Para el caso de bienes producidos en el Instituto, el valor de los mismos se podrá determinar a razón del costo de producción.



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TÍTULO SEXTO CAPÍTULO I

RECLASIFICACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE BIENES Reclasificación y Tipos de Baja 1. La Dirección de Administración a través de la Dirección General de Administración y Finanzas será la única área responsable de operar las reclasificaciones, bajas y destino final de los bienes muebles propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres. 2. El Instituto contemplará dos tipos de reclasificaciones: I.- Reclasificación de partida presupuestal de registro, y II.- Reclasificación de inventario. La reclasificación de partida presupuestal en el registro de bienes, será autorizada por la Dirección de Administración y procederá cuando los bienes que al momento de su compra eran identificados en el capítulo 5000 (Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles), cambian para ser considerados de consumo capítulo 2000 (Materiales y Suministros), por la actualización del Catálogo de bienes Muebles y Servicios (CABMS) y de conformidad al Manual de Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones. La reclasificación de inventario procederá cuando un bien mueble requiera ser dividido entre sus componentes para que estos sean asignados a diferentes resguardantes por su tipo de utilidad sin que ninguno de ellos requiera ser sometido a trámite de baja, y será autorizada por la Dirección de Administración. Para esta reclasificación será necesaria la asignación de un nuevo número de inventario para cada uno de los componentes, cancelando el número que originalmente había sido asignado al bien mueble integrado. 3. Cuando el valor de cada componente no esté señalado en los antecedentes de la compra, donación o el medio de adquisición de los derechos que se haya tratado, la Dirección General de Administración y Finanzas podrá determinar su valor de inventario específico, cuya suma no podrá rebasar el importe total de la factura correspondiente. 4. Para la determinación del valor de inventario la Dirección General de Administración y Finanzas podrá apoyarse de mecanismos derivados de estudios de mercado, consulta al proveedor del bien mueble y/o determinación por puntos o porcentajes.



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5. Cualquier reclasificación será formalizada por la Dirección de Administración, en conjunto con la Dirección de Finanzas, así como del Órgano Interno de Control mediante acta administrativa para hacer constar los hechos. 6. Para efectuar la baja y/o actualización de los bienes reclasificados en los registros contables y almacenarios, bastará con el acta administrativa que se formule para respaldar el movimiento, la cual incluirá la relación de los bienes y en su caso, los nuevos valores de inventario. 7. En el caso de baja de bienes muebles, la actualización de los registros contables y almacenarios, procederá cuando haya sido concluido y formalizado el procedimiento de baja correspondiente y si ello se deriva de un siniestro que debe ser reclamado ante una institución de seguros o un tercero responsable, la actualización será una vez cobrada la suma respectiva o reemplazado el bien de que se trate. 8. El Instituto sólo operará las bajas de los bienes muebles de su propiedad, en los siguientes supuestos:

a) Cuando el bien mueble, por su estado físico o cualidades técnicas, no resulte útil o funcional, o ya no se requiera para el servicio al cual se destinó, previo dictamen técnico. Antes de iniciar cualquier procedimiento de baja, el bien mueble de que se trate deberá estar contemplado en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes, además de tomar las provisiones contenidas en las Bases Generales para la Desincorporación Patrimonial de Bienes Muebles del Instituto Nacional de las Mujeres. b) Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado, accidentado o destruido, previo cumplimiento de las formalidades establecidas en las disposiciones legales y administrativas aplicables.

Las personas titulares de las diferentes Unidades Administrativas que conforman el Instituto, revisarán con una periodicidad mínima de seis meses, los bienes que resguarda el personal que directa o indirectamente este a su cargo, con la finalidad de evaluar la posibilidad de solicitar la baja de aquellos que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten útiles o funcionales para el servicio al que fueron destinados. 9. Para tramitar la baja física de cualquier tipo de bienes muebles, es indispensable la emisión del Dictamen de No Utilidad, en el cual se enunciarán las características de los bienes así como el estado en que se encuentran; este dictamen será elaborado por personal especializado facultado conforme a lo siguiente:

I. Si se trata de bienes o equipos informáticos y de telecomunicaciones, el Dictamen de No Utilidad será emitido por la persona Titular de la Subdirección de Informática.



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II. Para cualquier otro tipo de bienes, el Dictamen de No Utilidad será emitido por la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios. III. El Dictamen de No Utilidad contendrá cuando menos lo siguiente:

1. Numero de dictamen. 2. Asunto: indicar el procedimiento a seguir para la disposición final. 3. La identificación de los bienes no útiles (marca, modelo, número de serie, número de inventario, entre otros), en su caso, relación de bienes muebles. 4. Determinación si los bienes que se dictaminan aún no son considerados como desecho, o bien se encuentran con esta característica. 5. La descripción de manera clara y contundente de porqué los bienes no son útiles, en términos de la Segunda, fracción VIII de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. 6. Fundamento legal: indicar las disposiciones legales y normativas que fundamentan el dictamen. 7. La fecha de elaboración, así como el nombre, cargo y firma de quien elabora (mínimo Subdirección) y autoriza (mínimo Dirección) el dictamen de no utilidad. 8. En su caso, información que se estime necesaria para apoyar al dictamen, tales como normas emitidas conforme a la Ley Federal de Metrología y Normalización; estudio costo beneficio, dictámenes elaborados por peritos, etc.

Si el bien mueble no resulta útil para el servicio al que fue destinado por encontrarse dañado o deteriorado, se considerará la posibilidad de su rehabilitación. 10. Previo a determinar la aplicación de mantenimiento correctivo, el área de mantenimiento deberá evaluar el costo y beneficio de la reparación, a fin de determinar su procedencia. En caso de que se determine como no procedente la reparación del mobiliario o equipo dañado, con motivo de la evaluación de los bienes y del estudio de costo y beneficio del mantenimiento correctivo, se tramitará ante el área correspondiente el Dictamen de no utilidad, de conformidad con lo establecido en el numeral 204 del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. 11. Cuando por las condiciones en que se encuentre el bien mueble no sea posible su rehabilitación o reasignación, pero conforme al dictamen técnico, alguna o algunas de sus partes pudieran ser reaprovechadas, se procederá a autorizar la baja del bien mueble de que se trate, incorporando al almacén las partes reaprovechables. 12. La Dirección de Administración, a través del personal y/o área que designe, conservará la documentación relativa a la baja de los bienes muebles, los cuales se integrarán de acuerdo a la modalidad de desincorporación que contemple el presente manual.



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13. Una vez integrado el expediente, se elaborará el listado general de bienes para baja y la Dirección de Administración, propondrá el destino final de los bienes a través del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles de cada año a la Dirección General de Administración y Finanzas quien dará su visto bueno de considerarlo pertinente, a efecto de someterlo a la autorización de la Junta de Gobierno en su Cuarta sesión ordinaria; una vez autorizado, se hará del conocimiento del Comité de Bienes Muebles, para su seguimiento. 14. El destino final de los bienes muebles debe llevarse a cabo de acuerdo a los procedimientos establecidos en las Bases Generales para la Desincorporación Patrimonial de Bienes Muebles del Instituto Nacional de las Mujeres.

CAPÍTULO II EXTRAVÍO, DAÑO O DESTRUCCIÓN IMPRUDENCIAL,

ROBO O SINIESTRO 1. En caso de robo el resguardante y/o usuario, deberá acudir al Ministerio Público para levantar el acta correspondiente, solicitando el apoyo del Área Jurídica del Instituto. El resguardante deberá notificar de manera formal a la Dirección de Administración lo sucedido entregando copia certificada del Acta levantada ante el Ministerio Público. 2. En caso de extravío, daño o destrucción imprudencial de cualquier bien mueble instrumental, la persona Titular del área de que se trate formulará el acta administrativa para hacer constar los hechos con la participación de la o el resguardante y/o usuario(a), así como dos testigos en caso de haberlos; lo cual se hará del conocimiento del Órgano Interno de Control. En caso de extravío el acta correspondiente será formulada después de haber realizado una búsqueda exhaustiva en todo el Instituto, lo cual se hará constar en la misma. 3. Posteriormente se deberá notificar a la Dirección de Administración, proporcionándole un tanto en original del acta emitida para integrar al expediente. La Dirección de Administración elaborará el acta de hechos a efecto de proceder a los trámites de baja y alta de la reposición que el resguardante deba realizar, proporcionándole copia de esta, para los fines que al resguardante convengan. 4. Tratándose de extravío o destrucción imprudencial, el resguardante hará la reposición del bien en especie por otro de características igual o superiores, asimismo, deberá entregar la factura correspondiente en favor del Instituto para hacer constar la propiedad del bien, en caso de que la reposición sea procedente a través de la empresa aseguradora de los bienes, el resguardante deberá solamente pagar el deducible y los gastos que condicionen el pago.



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5. Tratándose de daño, el responsable deberá pagar la reparación correspondiente, destacando que en caso de que el bien no recupere su funcionalidad o estado físico en el que se encontraba antes del daño, el bien deberá ser repuesto en los términos del párrafo anterior. 6. En caso de la reposición del bien, la Dirección de Administración deberá respaldar el trámite de baja y alta correspondientes mediante un acta administrativa adicional, lo cual deberá ser notificado al Órgano Interno de Control en el Instituto para las acciones conducentes. 7. En los casos de robo o siniestro de bienes de inversión o de consumo, se considerará que la pérdida de los bienes es por causas ajenas y no imputables a los resguardantes o responsables de los mismos. 8. En estos casos la persona Titular del área procederá a levantar un acta circunstanciada de hechos con la presencia de la o el resguardante y/o usuario(a), así como de dos testigos en caso de haberlos; además, para el caso de robo, se levantará el acta correspondiente ante el ministerio público competente haciendo constar los hechos y notificará al Órgano Interno de Control en el Instituto para las acciones conducentes. 9. Una vez emitidas las actas referidas en el numeral anterior, se deberá proporcionar copia a la Dirección de Administración para que ésta realice el trámite de baja y cobro del seguro correspondientes.

10. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas usuarias que tengan a su resguardo bienes propiedad del Instituto, avisar formalmente de manera inmediata a la Dirección de Administración, en los casos de robo o siniestro de bienes. Para los siniestros ocurridos en uso del parque vehicular, será obligación del conductor responsable del vehículo, reportar de manera inmediata a la empresa aseguradora sobre el siniestro, y permanecer en el lugar de los hechos, hasta el momento en el que se emita la declaración de lo suscitado, debiendo proporcionar a la aseguradora la información necesaria sobre el siniestro, con el fin de determinar las circunstancias de su realización y consecuencias del mismo.

11. El Departamento de Almacenes e Inventarios por medio de la Dirección de Administración, será la responsable de tramitar la devolución de primas no devengadas por bajas solicitadas, así como de efectuar el trámite de pago de primas por el aseguramiento de las altas y de los movimientos de corrección aunque no causen movimiento económico. Asimismo deberá tramitar y revisar que las correcciones a pólizas se realicen de forma en que la identificación de los bienes asegurados no cause error en caso de siniestro.



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12. En caso de siniestro será responsabilidad del INMUJERES a través del Departamento de Almacenes e Inventarios, elaborar un acta administrativa haciendo constar los hechos y cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en las disposiciones aplicables en cada caso, procediéndose, en su caso, a la baja o reposición de los bienes.

TÍTULO SÉPTIMO CAPÍTULO I

SALIDA DE BIENES DE LAS INSTALACIONES Salida de Bienes Instrumentales del Instituto para Labores de Campo 1. En éste numeral no se deberán contemplar los vehículos oficiales, ya que por su naturaleza, su manejo será de exclusiva responsabilidad de las y los resguardantes y/o usuarios(as). 2. Cuando por razones derivadas de las actividades encomendadas a cada una de las Unidades Administrativas del Instituto, sea necesario que los bienes de inversión propiedad del Instituto, sean prestados a los servidores públicos para trabajos de campo fuera del Instituto, será necesario requisitar el formato de F58-05-DA-SSG, Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales, el cual será firmado por la persona Titular de la Unidad Administrativa requirente (mínimo Dirección de área.). 3. Cuando por cualquier causa sea necesario cambiar un bien instrumental y/o accesorio de un edificio a otro de los que ocupa el INMUJERES, se deberá requisitar el formato de F1 P8-05-DA-SSG, “Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales”, en donde se deberá anotar el lugar donde se instalará y/o reubicará el bien; en caso de cambio de resguardante, adicionalmente se deberá requisitar el formato F33_05-DA-SSG Afectación de bienes muebles, a fin de que se realice las modificaciones pertinentes por parte del Departamento de Almacenes e Inventarios. 4. La Dirección General de Administración y Finanzas tendrá la facultad de autorizar la salida de bienes de los inmuebles en uso o propiedad del Instituto y de delegar tal facultad a quien considere pertinente, a través del manual de procedimientos correspondiente. 5. La salida de bienes de los inmuebles deberá ser solicitada por la persona Titular de la Dirección General correspondiente, o en suplencia por la persona Titular de la Dirección de Área que el anterior designe o por el Enlace Administrativo correspondiente, si el motivo es para trabajos de campo; y en el caso de salidas para reparación y/o mantenimiento el solicitante deberá ser la persona Titular de la Subdirección de Servicios Generales o de la Subdirección de Informática, según su competencia y en suplencia de estos conforme a las designaciones que sean establecidas en el



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manual de procedimientos correspondiente, utilizando el formato F1 P8-05-DA-SSG, “Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales”. 6. Una vez devueltos los bienes a su lugar de trabajo (excepto los equipos portátiles que continuamente requieren ser llevados fuera del Instituto), la o el usuario del mismo deberá notificar su ingreso a la Dirección de Administración para efectos de Control. 7. En el caso de equipos portátiles que continuamente requieren ser utilizados en trabajo de campo o afines, la Dirección de Administración podrá autorizar la salida por un periodo máximo de tres meses, siempre y cuando le sea presentado junto con la solicitud, el programa de trabajo correspondiente. 8. Los bienes de inversión que no sean propiedad del Instituto y que requieran permanecer más de un día en sus instalaciones, deberán ser reportados a la Dirección de Administración para efectos de control. 9. Asimismo, para que el personal de vigilancia permita la salida de dichos bienes, se deberá requisitar el formato F1 P8-05-DA-SSG, Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales y tramitar su autorización ante las instancias correspondientes, según lo establecido en el procedimiento correspondiente. 10. La o el Servidor Público que reciba los bienes para su salida, está obligado a cuidar de la conservación de los mismos y será responsable de su uso racional; en caso de daño o extravío, el responsable resarcirá el perjuicio en los términos señalados en la política núm. 4, Capítulo II, Título Sexto del presente Manual.

11. El personal que forme parte del instituto y requiera ingresar cualquier bien instrumental, deberá notificar al Departamento de Almacenes e Inventarios, la fecha y hora en la que ingresará a las instalaciones que ocupa el Instituto, previo ingreso. Así mismo deberá registrarlo en la libreta de registros, adicional a este registro deberá enviar de manera oficial a la Dirección de Administración, la descripción detallada del bien así como la documentación fiscal que ampare la propiedad del bien, de no contar con el documento, deberá dejar asentado en el oficio que el bien en cuestión es de su propiedad.

12. En caso de que personal ajeno al Instituto, requiera ingresar bienes instrumentales a las instalaciones, estará obligado a registrar los datos y descripción detallada del bien en la libreta de registros, indicando fecha y hora de entrada.

13. El formato F1 P8-05-DA-SSG, “Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales”, deberá ser llenado en tres tantos originales, uno será para el Departamento de Almacenes e Inventarios, otro para el personal de vigilancia y el último para el usuario.



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ARTÍCULOS TRANSITORIOS

Primero.- El presente Manual se someterá a aprobación de la Junta de Gobierno de la Entidad.

Segundo.- Entrará en vigor, una vez autorizado por su Junta de Gobierno, a partir de su publicación

en la página WEB del Inmujeres, por lo que la Dirección General de Administración y Finanzas

deberá tomar las previsiones necesarias para su aplicación a partir de esa fecha.

manual de bases, lineamientos y polÍticas para...

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