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Contralora General de la Repblica

Sistema Integrado de Control de Auditoras

Mdulo de Auditora de Cumplimiento GERENCIA DE DESARROLLO

Versin 4.0.0

Sistema Integrado de Control Auditoras Versin: 4.0.0

Manual de Auditora de Cumplimiento Fecha: 08/05/2015

CUCSICA-v4.0.0

MAC SICA Per Contralora General de la Republica CGR - 2015

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INDICE

1 INTRODUCCIN 3

2 ASPECTOS GENERALES 4

2.1. Roles en el Sistema 4

2.2. Descripcin General del Manual 4

2.3. Descripcin General de las funcionalidades del mdulo de Auditora 5

2.4. Novedades de la versin 4.0 del Manual 10

2.4.1. Actividad 1.7: Plazos de la Matriz de desviaciones 10

2.4.2. Bsqueda de DNI por datos personales 10

2.4.3. Actividad 2.9: Registros de personas notificadas 10

2.4.4. Actividad 2.10: Registro de comentarios de personas 11

3 DESCRIPCIN DEL SISTEMA 11

3.1. Descripcin de acceso al sistema 11

3.2. Ingreso al mdulo de Auditora de Cumplimiento 12

3.3. Estados de las auditorias de cumplimiento en SICA 14

3.4. Puesta en sesin de un servicio de control 14

3.5. Etapa 1: Actividades previas 15

3.5.1. Actividad 1.1. Solicitud de antecedentes iniciales 16

3.5.2. Actividad 1.2 Carpeta de servicios de control 17

3.5.3. Actividad 1.3 Objetivo de la revisin y materia a auditar 17

3.5.4. Actividad 1.4. Normativa general 19

3.5.5. Actividad 1.5. Comisin auditora 21

3.5.6. Actividad 1.6. Procedimientos mnimos 21

3.5.7. Actividad 1.7. Plazos de entrega planificados 23

3.5.8. Actividad 1.8. Reunin de validacin plan de auditora inicial. 24

3.6. Etapa 2 Planificacin y ejecucin de auditora 27

3.6.1. Actividad 2.1. Acreditar e instalar la comisin auditora 27

3.6.2. Actividad 2.2. Comprender la Entidad y materia a examinar 28

3.6.3. Actividad 2.3. Procedimientos de auditora 31

3.6.4. Actividad 2.4. Aprobacion del plan de auditora definitivo 33

3.6.5. Actividad 2.5. Definicin de la muestra 35

3.6.6. Actividad 2.5. Muestreo estadstico - partidas claves (opcional) 37

3.6.7. Actividad 2.6 Ejecucin del plan de auditora definitivo 37

3.6.8. Actividad 2.7. Matriz de desviaciones de cumplimiento 44

3.6.9. Actividad 2.8. Inicio de la de las desviaciones de cumplimiento 49

3.6.10. Actividad 2.9. Comunicacin de desviaciones de cumplimiento 49

3.6.11. Actividad 2.10. Recepcin y evaluacin de comentarios 56

3.6.12. Actividad 2.11. Registro de cierre de trabajo de campo 59

3.7. Etapa 3 Informe y cierre de Auditora 60

3.7.1. Actividad 3.1. Flujo de revisin del informe 61

3.7.2. Actividad 3.2. Registrar resultados 66

3.7.3. Actividad 3.3. Evaluacin general de la auditora 72

MANUAL DE AUDITORA DE CUMPLIMIENTO- SICA



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1 INTRODUCCIN

El presente Manual de Uso del Sistema Integrado para el Control de Auditoras (SICA Per), en adelante MAC SICA, tiene como finalidad la instruccin del personal de control en el empleo de las funcionalidades del Sistema SICA Per para el registro y seguimiento de la informacin generada por los servicios de control posterior realizados por las unidades orgnicas de la Contralora General de la Repblica (CGR), especficamente el servicio de auditora de cumplimiento (AC).

En su primera versin, el sistema SICA Per registra nicamente la informacin generada por los servicios de auditora de cumplimiento, razn por la cual la estructura de registro de etapas y actividades del sistema se fundamentan en la Directiva y el Manual de Auditora de Cumplimiento (MAC Per).

El Sistema SICA Per est estructurado en cinco (05) mdulos que comprenden toda la operatividad del proceso de planeamiento, ejecucin y cierre de las auditoras de cumplimiento, as como de los procesos de administracin de recursos (AR) y de administracin del propio Sistema SICA.

El mdulo Planeamiento comprende el registro de informacin de las entidades pblicas para el clculo de los indicadores de importancia relativa y de riesgo, necesarios para la determinacin del Ranking de Entidades, la Demanda Priorizada de Control y la elaboracin del Plan Operativo de la Unidad Orgnica.

El mdulo Unidad de Planeamiento Operativo comprende el registro de informacin de las entidades pblicas, necesaria para la elaboracin de la Carpeta de Servicios de Control y las acciones de mantenimiento del sistema para la actualizacin de los procedimientos de los servicios de control y la estructura de negocios.

El mdulo Administracin de Recursos permite al personal el seguimiento de las rdenes de servicio (OS) en las que participan, as como el registro y validacin de las horas-hombre invertidas en cada auditora de cumplimiento realizada en el ao.

El mdulo Auditora de Cumplimiento comprende el registro de informacin de los servicios de auditora de cumplimiento en los que participan las comisiones de auditora, los cuales son ordenados mediante rdenes de servicio correspondientes a tres etapas: (A1) Actividades previas, (A2) Planificacin y ejecucin de auditora y (A3) Informe y cierre de auditora.

La etapa de Actividades Previas incluye 8 actividades especficas de planeamiento operativo general relacionadas con los actos preparatorios previos a la ejecucin de la auditora. Esta etapa culmina con el registro de los acuerdos alcanzados en la reunin de validacin del plan de auditora inicial, entre los gestores de clientes y la comisin auditora.

La etapa de Planificacin y Ejecucin de Auditora, incluye once (11) actividades especficas de ejecucin del servicio de control, de las cuales, las cuatro (04) actividades iniciales comprenden actividades de planeamiento especfico desarrollados en campo que culminan con la aprobacin del Plan de Auditora Definitivo. Las siete (07) actividades restantes son estrictamente de ejecucin del Plan de Auditora Definitivo, ingresndose la informacin sobre los resultados de los procedimientos y la matriz de desviaciones, las comunicaciones a la instancia de la entidad correspondiente y la recepcin de comentarios de los funcionarios de la entidad.

La etapa de Informe y cierre de auditora contiene tres (03) actividades para el registro del flujo de revisin del informe, el registro de resultados y la evaluacin general de la auditora.

Finalmente, el Sistema incluye un mdulo de Administracin de Usuarios y Roles, que tiene la finalidad de ingresar la informacin de los usuarios para la asignacin de cargos y roles en el sistema. Asimismo, el SICA elabora reportes de usuarios, roles y cargos, brindando informacin en tiempo real para la toma de decisiones y la adecuada gestin del servicio de control.



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2 ASPECTOS GENERALES

2.1. Roles en el Sistema

Las operaciones que pueden realizarse en el Sistema SICA dependen de las atribuciones otorgadas por los roles desarrollados en el mismo. Los roles establecen el tipo de actividad a ser ejecutada, la informacin que debe ser ingresada, la responsabilidad, y el nivel de autorizacin otorgado sobre las mismas.

La tabla adjunta presenta los roles en el Sistema, relacionados a los cargos y niveles de los usuarios:

El Sistema otorga el mximo rol de autorizacin y acceso a informacin al personal de los despachos del Contralor y Vicecontralor, al Gerente de Control Gobierno Nacional y a los Gerentes de las Oficinas de Coordinacin Regional (OCR). Esta atribucin est orientada a la aprobacin final del Informe de Auditora.

El rol de Gerente / Jefe de ORC, cuyo alcance est relacionado con la aprobacin de actividades a nivel de departamento y las Oficinas Regionales de Control (ORC). Esta atribucin est orientada a la aprobacin del plan de auditora inicial y definitivo, la aprobacin de la matriz de desviaciones y la aprobacin del Informe de Auditora previo a su aprobacin final.

Los roles de Supervisor y Auditor, estn relacionados a la carga de informacin sobre la operatividad especfica de los servicios de control, y los flujos de revisin y aprobacin entre la comisin auditora y los supervisores de campo, previos a su ingreso a las instancias de revisin y aprobacin gerencial.

Finalmente, el Sistema incluye la participacin del personal de planeamiento operativo mediante el rol UPO. Estos usuarios tienen participacin en el desarrollo de las actividades previas y las actividades de planificacin en campo.

2.2. Descripcin General del Manual

El MAC, contempla el desarrollo de las auditoras de cumplimiento sobre la base de la generacin de estndares mnimos de trabajo, que incluye la participacin en actividades claves de los niveles gerenciales y durante todo el desarrollo, de la revisin por parte del supervisor. Adems, contempla la participacin de los Auditores analistas de clientes - ADC, cuya finalidad, entre otras materias, es apoyar a la comisin auditora en la ejecucin de la auditora.

Se pueden identificar las etapas: actividades previas (Plan de auditora inicial), planificacin y ejecucin de auditora (ejecucin en campo) e informe y cierre de auditora (Elaboracin del informe), cada una de ellas contiene actividades especficas en el marco de un modelo sistemtico de trabajo a desarrollar.

Rol en el Sistema Cargo en la Organizacin / Comisin

Despacho del Contralor Personal del despacho del Contralor

Despacho del Vicecontralor Personal del despacho del Vicecontralor

Gerente Sectorial/OCR

Gerente de Control Gobierno Nacional Gerente Central de Control de Inversiones Gerente Oficina de Coordinacin Regional (OCR)

Gerente / Jefe ORC Gerente de Departamento (U.O. de Lnea) Jefe de Oficina Regional de Control (ORC)

Supervisor Supervisor de Auditora

Auditor Jefe de Comisin Integrante Abogado Experto

UPO ADC Supervisor ADC



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Como indicamos en la seccin introductoria, las etapas coinciden con las ordenes de servicio, OS, (Actividades previas, planificacin y ejecucin e informe y cierre), lo que obliga, por ejemplo, que para iniciar la Etapa 1 se debe tener creada y aprobada la OS de actividades previas y as sucesivamente.

En resumen, la metodologa consta de tres etapas y 22 actividades, pero existen hitos crticos tales como la actividad 1.8 Reunin de validacin del plan de auditora inicial, 2.1 Acreditar e instalar la comisin auditora, 2.4 Aprobacin del plan de auditora definitivo, 2.6 Ejecucin del plan de auditora definitivo, 2.7 La matriz de desviaciones de cumplimiento, 2.11 Registro de cierre del trabajo de campo, 3.1 Flujo de revisin del informe y la 3.3 Evaluacin general de la auditora que incluye cerrar la auditora en el SICA.

2.3. Descripcin General de las funcionalidades del mdulo de Auditora

El Mdulo de Auditora de Cumplimiento posee una serie de funcionalidades que ayudan al usuario durante la navegacin. A continuacin se presenta una breve resea de cada una:

a. Men: Representado mediante una cinta horizontal, situada en todas las pantallas en la parte superior de la hoja de trabajo. Permite al usuario la navegacin por los diferentes mdulos y las actividades que los comprenden.

b. Botn Resumen: Se ubica en la barra de men, en la esquina superior derecha

de todas las pantallas. Al darle click, con el puntero del mouse, al cono se despliega la informacin correspondiente a la orden de servicio en curso,

c. Botn de Ayuda: Este botn entrega informacin relevante para la ejecucin

de actividades especficas, y est representado por un cono de signo de interrogacin ubicado en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo de cada actividad.



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d. Avance de la Auditora: El SICA calcula el avance auditora, dicho clculo se realiza a travs de indicadores de registro de informacin en cada una de las actividades; el avance de la auditora se mide por Etapas (Actividades previas, planificacin, ejecucin, informe y cierre) y de manera general por toda la auditora.

e. Mapa de ubicacin: Se encuentra inmediatamente debajo de la barra Men y tiene la funcin de mostrar la ubicacin de la actividad especfica que se visualiza, con respecto a una determinada auditora.

f. Hipervnculos: El Sistema incorpora el empleo de hipervnculos en

determinadas circunstancias, especialmente cuando existe informacin relevante que requiere ser consultada por el usuario. Los hipervnculos se muestran en letras de color azul y subrayado.

g. Ventanas Desplegables: Se muestran en el lado superior izquierdo de los grupos de informacin, en el caso de la siguiente ilustracin, se muestra la opcin Detalle de la solicitud enviada a la entidad, informacin que puede mostrarse y ocultarse al presionar el cono respectivo.

h. Filtros: El Sistema incorpora la opcin de filtrar la visualizacin de la

informacin empleando filtros, los cuales permiten la seleccin de la informacin de inters en funcin de la seleccin de uno o ms criterios contenidos en una lista desplegable. En la ilustracin adjunta se muestra dos filtros correspondientes a la actividad 2.6 Ejecucin del plan de auditora definitivo, en los cuales se puede seleccionar la materia a examinar y el estado de los



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resultados correspondientes a los procedimientos de auditora de cada materia seleccionada.

i. Funcionalidades de las tablas o grillas: El Sistema ofrece algunas

funcionalidades con respecto al empleo de las tablas y la configuracin de la informacin a ser presentada mediante tablas.

En primer lugar, las columnas de campos de las tablas pueden ser movilizadas a voluntad por el usuario, En la ilustracin siguiente se muestra un ejemplo de movilizacin de una columna, mediante la seleccin, sostenimiento de la presin hasta la recepcin de una confirmacin visual (cambio de color) y arrastre del encabezado del campo seleccionado.

Otra opcin para la visualizacin de la informacin de tablas es la incorporacin, como se muestra a continuacin, de filtros de presentacin ascendente o descendente de la informacin, dependiendo del criterio seleccionado y el tipo de campo de la informacin filtrada (texto, fechas, valores numricos, OS, etc.).

Existen dos tipos de botones en las tablas, aquellos ubicados sobre la grilla que trabajan sobre los datos completos de la tabla y los que se ubican dentro de ella, que funcionan sobre el registro seleccionado.

Funcionalidades sobre la tabla:

Botn Agregar (Iniciar Nuevo Flujo Incorporar, Nuevo Informe): Los botones con la funcionalidad de agregar pueden encontrarse con distintas

Click sin soltar y

luego arrastrar



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denominaciones en el Sistema (Nueva Normativa, Agregar Procedimiento, Agregar, etc.). Estos botones, se ubican sobre la lista de opciones de la grilla y permiten la incorporacin de nuevos registros a una tabla especfica.

Excel Word: Estos botones se encuentran sobre las grillas de datos y al presionarlos exportan automticamente la informacin de la tabla a un archivo Word o Excel, dependiendo del cono.

Separar: El botn Separar sobre la grilla, permite mostrar la informacin de la tabla en una ventana separada a la de trabajo, como se muestra a continuacin:

Filtro: Al presionar el cono del comando Filtro, se pueden seleccionar las columnas deseadas para visualizacin en la tabla, permitiendo su personalizacin de acuerdo con los criterios definidos por el usuario.



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Ver: Esta opcin, donde est disponible, permite visualizar las funcionalidades de la tabla en una sola lista desplegable para la seleccin de la funcin de trabajo deseada.

Funcionalidades sobre el registro:

Las funcionalidades que se aplican sobre los registros se ubican en el costado izquierdo de las tablas trabajadas y se ubican, por lo general, en la columna Acciones, como se muestra a continuacin:

La tabla adjunta presenta las principales funcionalidades o acciones aplicadas a los registros en el Sistema.

Acciones Descripcin conos

Ver Permite ver mediante una ventana emergente la informacin del registro seleccionado.

Ver documento Permite visualizar el documento adjunto.

Editar/Modificar Permite trabajar sobre los datos del registro

seleccionado y estn representados por un lpiz. Seleccionar Permite elegir un registro, con el objeto de

incorporarlo o asociarlo a un criterio, est representada por una casilla de verificacin.

Informes/ Declaraciones

Permite ver informacin adicional del registro o las declaraciones de conformidad ingresadas en etapas anteriores.

Agregar Permite incorporar registros en la actividad 3.2, como tambin personal clave en la actividad 2.2.

Revisiones y Bitcora de Revisiones

Permite ingresar a un flujo de revisin, Aceptar o Rechazar si el rol tiene permiso de participar en el flujo, si no tiene el permiso permite visualizar la



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Acciones Descripcin conos bitcora de revisiones del flujo consultado.

Eliminar registro Permite borrar un registro completo dentro de la grilla.

Documentacin de auditora.

Permite visualizar directamente la documentacin de auditora que haya sido adjuntado en un resultado y/u observacin.

Conversin Permite convertir una observacin en un aspecto relevante.

2.4. Novedades de la versin 4.0 del Manual

A Continuacin se indican las mejoras al Mdulo de auditora del SICA, disponibles desde mayo del 2015:

2.4.1. Actividad 1.7: Plazos de la Matriz de desviaciones

No ser necesario registrar los plazos planificados de aprobacin de la ltima matriz de desviaciones, este cambio se realiz debido a que desde la etapa de actividades previas no es posible estimar cuantas desviaciones de cumplimiento se identificarn en el desarrollo de la auditora, menos an las fechas de aprobacin de las mismas.

2.4.2. Bsqueda de DNI por datos personales

Desde esta versin del SICA, es posible buscar a personas relacionadas con la materia a examinar en las actividades 2.2, 2.7, 2.9, 2.10 y 3.2, con sus datos personales, adems la bsqueda tambin permitir visualizar la foto y la firma de la persona que se requiere identificar.

2.4.3. Actividad 2.9: Registros de personas notificadas

Desde est versin del SICA, es posible registrar a las personas a las cuales se les est notificando su participacin en una desviacin de cumplimiento, tomando como base la informacin registrada en la actividad 2.7, cuando se selecciona las personas a notificar tambin se debe registrar el tipo de notificacin.



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2.4.4. Actividad 2.10: Registro de comentarios de personas

Si las personas notificadas en la actividad 2.9, remiten por cualquier medio sus comentarios sobre los hechos en los cuales fueron comprendidos, se podr seleccionar a dichas personas desde el SICA con su respectiva desviacin de cumplimiento para registrar la evaluacin correspondiente.

3 DESCRIPCIN DEL SISTEMA

3.1. Descripcin de acceso al sistema

Para acceder al Sistema Integrado de Gestin de Auditoras (SICA) siga los siguientes pasos:

1. Escriba la siguiente direccin de pgina, en la barra de direcciones del navegador

Google Chrome. http://sica.contraloria.gob.pe/SicaInfPe

2. Se mostrar la siguiente pgina:



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3. Ingrese el cdigo de usuario, la contrasea que se le ha proporcionado

previamente y el cdigo CAPTCHA que solicita el SICA, luego presione el botn Ingresar, se muestra la siguiente pantalla.

3.2. Ingreso al mdulo de Auditora de Cumplimiento

Para ingresar al mdulo de Auditora de Cumplimiento siga los siguientes pasos:

1. Con el puntero del mouse presione el Hipervnculo Auditora de

Cumplimiento.

2. Al ingresar al Mdulo de Auditora de Cumplimiento, se visualizarn todas

aquellas auditorias en las cuales el usuario est incluido. Estas auditoras se han cargado previamente desde el Mdulo de Administracin de Recursos. En el caso de los Gerentes de Departamento, los Jefes de ORC, el personal ADC, los Gerentes OCR y los Gerentes Sectoriales, podrn visualizar todas las auditoras que corresponden a la(s) unidad(es) orgnica(s) en las que se encuentren asignados. La pantalla donde se visualizan las auditorias de cumplimiento comprende: La primera para los servicios de control en sesin, la segunda corresponde a los servicios de control en proceso pero que no cuentan con orden de servicios y; en tercer lugar, los informes de control por revisar, como se muestra a continuacin:



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2.1. Por defecto, siempre al ingresar, el usuario visualizar la pestaa Servicios de control en sesin, donde se muestran todas aquellas auditorias donde se posee una OS vigente, ya sea de actividades previas, planificacin y ejecucin o de informe y cierre:

2.2. Al ingresar en la pestaa Servicios de control en proceso sin OS, se visualizaran todas aquellos servicios de control con OS cerrada, pero que an no se ha aprobado la siguiente OS.

2.3.Por otra parte, cuando se ingresa en la pestaa Documentos por Revisar, se mostrarn todos aquellos servicios de control en los cuales el usuario tiene pendiente de revisar la matriz de desviaciones o el informe de cumplimiento.

2.4. Si el usuario necesita buscar servicios de control cerrados, es decir, aquellas en que se ha finalizado la OS N 3 (Informe y cierre de Auditora), se debe ingresar en la opcin Transversal, y seleccionar el Buscador de Servicios de Control.

Luego se debe ingresar los datos del servicio de control que se desea visualizar y se presiona el botn Buscar. El Sistema mostrar todos los servicios que se ajusten a los criterios de bsqueda ingresados. Si se desea realizar una nueva bsqueda, el botn Limpiar borra todos criterios ingresados y prepara al buscador para una nueva bsqueda mediante el ingreso de nuevos criterios.



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3.3. Estados de las auditorias de cumplimiento en SICA

Pendiente, Cuando la auditoria de cumplimiento fue registrada en el plan operativo de la unidad orgnica, pero el plan aun no fue aprobado.

Caracterizada, Cuando la auditoria de cumplimiento fue registrada y aprobada en el plan operativo de la unidad orgnica.

En preparacin, Cuando la auditora se encuentra en la etapa actividades previas.

En Ejecucin, Cuando la auditora se encuentra en la etapa planificacin y ejecucin.

En cierre, Cuando la auditora se encuentra en la etapa informe y cierre.

Cerrada, Auditora de cumplimiento concluida.

3.4. Puesta en sesin de un servicio de control

Poner en sesin una auditora de cumplimiento significa que el Sistema prepara los campos para el ingreso de informacin y la realizacin de operaciones relacionadas con la auditora de cumplimiento seleccionada. Para realizar esta actividad siga los siguientes pasos:

1. Para poner en sesin un servicio de control debe existir necesariamente una

orden de servicio (OS) creada para el servicio de control, ya sea de actividades previas, planificacin y ejecucin o informe y cierre, dependiendo del avance del servicio de control. Una vez identificada la auditora de cumplimiento, se debe presionar el botn Poner en sesin en la seccin de ttulo Acciones a realizar, como se muestra a continuacin:

2. Luego de presionar el botn poner en sesin el SICA muestra informacin

resumen del servicio de control puesto en sesin, como indica la siguiente

pantalla.

Datos de la

bsqueda.



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En la ilustracin anterior, se muestran las etapas del servicio de control y sus respectivas actividades. Cada actividad va acompaada de la imagen de un candado que representa el estado corriente o actual de la actividad. La tabla adjunta detalla el significado de cada cono:

Tipo de cono Detalle

Indica que la actividad no se ha iniciado

Indica que la actividad fue iniciada

Indica que la actividad se encuentra cerrada (Aprobada)

Una vez realizado lo anterior y teniendo el servicio de control en sesin se puede comenzar a ejecutar la auditora de cumplimiento en el SICA. A continuacin, se detalla cada una de las actividades del MAC, en el mdulo de auditora del SICA Per.

3.5. Etapa 1: Actividades previas

Esta etapa comprende el registro de las actividades y actos preparatorios previos a la ejecucin del servicio de control en campo. El objetivo de esta etapa es que la comisin auditora tome conocimiento de la carpeta de servicio de control elaborada por la Unidad de Planeamiento Operativo. Una vez internalizado el contenido de la carpeta por la comisin auditora, se produce el cierre de esta etapa con la actividad 1.8 Reunin de Validacin del Plan de Auditora, entre el ADC y la comisin auditora, en la cual esta ltima recibe explicacin y retroalimentacin por el ADC sobre los hechos ms relevantes relacionados al servicio de control a ejecutar.



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3.5.1. Actividad 1.1. Solicitud de antecedentes iniciales

El objetivo de esta actividad es que el ADC registre la informacin requerida a la Entidad mediante oficio, el cual debe ser enviado a la Entidad al menos un mes antes del inicio del servicio de control. Para ello deber completar, una vez recibida la respuesta, los campos N y fecha de oficio, fecha de respuesta, informacin solicitada y otros antecedentes en el caso de que este ltimo corresponda. Una vez concluido es necesario que presione el botn Guardar. El oficio enviado a la Entidad se debe adjuntar en el SICA en formato digital, en la parte de la hoja de trabajo que hace referencia a la Documentacin relevante. All es posible incorporar tambin el oficio de respuesta, lo cual es opcional. Si un servicio de control por demanda imprevisible, tuviera que iniciarse en un plazo muy corto, que hara imposible a la Unidad de Planeamiento Operativo (UPO) solicitar la informacin requerida, el ADC debe iniciar esta actividad pero no registrar informacin.

Resumen:

Objetivo: Registrar la informacin requerida por la UPO a la Entidad auditada en el "Oficio de solicitud de antecedentes".

Responsable de ejecutar la actividad: ADC.

Aprobacin: Se aprueba en la reunin de validacin plan de auditora inicial.

Nota 1: La informacin registrada en la seccin Detalle de la solicitud enviada a la entidad debe

ser guardada presionando el botn Guardar.

Nota 2: En el campo Otros antecedentes, se debe registrar alguna informacin relevante a

consideracin del usuario.

Nota 3: En la seccin documentacin relevante, se debe adjuntar el(los) oficio(s) enviado(s) a

la entidad.

Hacer click en guardar antes de salir de la actividad.



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3.5.2. Actividad 1.2 Carpeta de servicios de control

Esta informacin es provista por la Unidad de Planeamiento Operativo (UPO), con el objeto de entregar a la comisin auditora la informacin histrica y relevante de la entidad. La entrega de la carpeta de servicio de control, debe proporcionar una primera aproximacin respecto de la situacin en que se encuentra la Entidad, sirviendo como antecedentes al momento de definir el plan de auditora definitivo en la actividad 2.4.

Esta actividad contiene tanto la informacin incorporada en el mdulo UPO como la registrada en la actividad 1.1, es slo de lectura y se visualiza de la siguiente manera:

Resumen:

Objetivo: Entregar informacin respecto a la entidad auditada de acuerdo a datos internos de Contralora y antecedentes recopilados por la UPO.



Nota 1: La informacin que se muestra en esta actividad es no editable, es generada por la Unidad

de Planeamiento Operativo (UPO) en mdulo de la carpeta de servicios.

3.5.3. Actividad 1.3 Objetivo de la revisin y materia a auditar

Esta actividad se refiere al registro de la informacin entregada por Planeamiento: Objetivo General, fechas de inicio y fin del alcance de la auditora, el monto auditado, monto examinado, objetivos especficos y su relacin con la(s) materia(s) a examinar, alcance del servicio de control y el origen del mismo. En el caso de las auditoras planificadas el SICA por defecto muestra el objetivo general, el alcance del servicio de control y la(s) materia(s)



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a examinar cargadas en el mdulo de Planeamiento y en el caso de las No planificadas se cargar por defecto solo el objetivo general.

En la grilla Objetivo(s) especfico(s) se debe registrar uno por uno los objetivos especficos propuestos y luego en la grilla materia(s) a examinar se debe relacionar obligatoriamente todas las materia(s) a examinar con un

objetivo especfico, para ello debe editar cada materia cargada desde el mdulo de planeamiento (estado planificacin) y aquellas cargadas en esta actividad (estado ejecucin).

Para registrar los resultados de la evaluacin del control interno que realizar la comisin auditora en la actividad 2.2 Comprender la entidad y las materias a examinar se debe agregar la materia a examinar Control interno, del proceso Gestin del macro proceso Planeamiento, gestin y reserva de Contingencia y luego relacionarla con el primer objetivo especfico en la grilla de nombre Materia(s) a examinar.



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Es obligatorio llenar cada uno de los campos mencionados en el primer prrafo, para que el equipo de auditora sea informado oportunamente en la actividad 1.8 Reunin de validacin del plan de auditora inicial.

Resumen:

Objetivo: Registrar la informacin entregada por la Unidad de Planeamiento Operativo (UPO): Objetivo general, objetivos especficos, materia(s) a examinar, el origen del servicio de control y el alcance del mismo. Esta informacin debe ser validada por la comisin auditora.



Nota: Para registrar los resultados de la evaluacin del control interno que realizar la comisin auditora en la actividad 2.2 Comprender la entidad y las materias a examinar se debe agregar la materia a examinar Control interno, del proceso Gestin del macro proceso Planeamiento, gestin y reserva de Contingencia y luego relacionarla con el primer objetivo especfico en la grilla de nombre Materia(s) a examinar.

3.5.4. Actividad 1.4. Normativa general

Esta actividad es de responsabilidad del ADC. El objetivo es identificar y registrar la normativa aplicable a la entidad y a las materia(s) a examinar; la



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misma que ser utilizada posteriormente en la actividad 2.6 Ejecucin del plan de auditora definitivo. Es preciso sealar que la Normativa aplicable a la entidad y a las materia(s) a examinar, se refiere a aquella que aplica a las funciones que debe cumplir la Entidad auditada y que la Normativa que regula la ejecucin de la auditora de cumplimiento, se relaciona con la normativa propia de La Contralora y el Sistema Nacional de Control, la cual norma el accionar de las comisiones auditoras.

Para agregar normativa en la seccin Normativa aplicable a la entidad y a las materia(s) a examinar, se debe presionar el botn Agregar normativa y el SICA le mostrar la siguiente pantalla:

En la seccin Normativa que regula la ejecucin de la auditora de cumplimiento, no es posible agregar normativa, por defecto el SICA muestra: La ley de La Contralora y el SNC, la ley y la norma de control interno, las normas generales de control y la directiva y manual de la Auditoria de Cumplimiento.

Resumen:

Objetivo: Registrar la normativa vigente aplicable a la Entidad y la(s) materia(s) a examinar.





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Nota 1: Esta actividad permanece abierta hasta la aprobacin del plan de auditora inicial para que se

pueda ingresar normativa.

Nota 2: Tanto en ADC como el Supervisor pueden ingresar la normativa vigente aplicable a la entidad y

la(s) materia(s) a examinar.

Nota 3: El nmero de la normativa ingresada no debe llevar punto.

3.5.5. Actividad 1.5. Comisin auditora

Esta actividad es slo de lectura y recoge la informacin ingresada para el servicio de control desde el mdulo Administracin de Recursos del SICA. Cabe sealar, que a medida que se vayan creando o modificando las diferentes rdenes de servicio, esta actividad se actualizar automticamente, y se podr visualizar los integrantes de la comisin auditora que participaron en todas las etapas de la auditora, tanto en las OS de actividades previas, planificacin y ejecucin e informe y cierre.

Resumen:

Objetivo: Visualizar los integrantes de la comisin auditora registrados en cada una de las etapas (actividades previas, planificacin y ejecucin e informe y cierre) de la auditora, esta informacin se actualiza desde las OS del mdulo Administracin de Recursos.

Responsable de ejecutar la actividad: No aplica.

Aprobacin: No aplica.

Nota: La informacin que se muestra en esta actividad NO es editable.

3.5.6. Actividad 1.6. Procedimientos mnimos

En esta etapa el ADC debe seleccionar las materia(s) a examinar, a partir de las cuales se elaborar el programa de procedimientos de auditora. Cada uno de ellos debe ir asociada a un macro proceso o proceso y objetivo especfico.

El ADC en primera instancia propondr los procedimientos mnimos y materia(s) a examinar desde el catlogo de procedimientos (estructura de negocio) existente en el sistema. El Gerente de la unidad orgnica o el supervisor de la comisin auditora, deber indicar si el procedimiento correspondiente aplica o no al servicio de control por iniciar. En caso de rechazar o agregar un procedimiento, ste deber registrar la justificacin correspondiente.

Para el ingreso de los procedimientos por materia(s) a examinar se debe seleccionar primero una materia y presionar crear programa y automticamente se despliega debajo la grilla una ventana que permitir trabajar los procedimientos esenciales, ya sea para agregar o justificar su exclusin.



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Para ilustrar mejor lo sealado se presentan a modo de ejemplo dos pantallas. En la primera nos posicionamos sobre la materia a examinar Elaboracin de cuadro de necesidades; hecho esto, en la grilla que muestra los procedimientos inmediatamente indica el programa de procedimientos esenciales asociado a ella. En la segunda, se selecciona la materia a examinar Elaboracin de presupuesto valorado, donde observamos que los procedimientos cambian con slo presionar sobre la mencionada materia.

Cabe sealar que siempre que se ingresen nuevos procedimientos se deber registrar tanto su objetivo como el detalle del mismo, todos los procedimientos ingresados en esta actividad indicarn como origen Ejecucin, asimismo, los procedimientos que ya venan definidos anteriormente indicarn como origen Catlogo.

Resumen:

Objetivo: Definir el programa de procedimientos mnimos de auditora, a partir de los procedimientos entregados por catlogo (Estructura de negocio).

Responsable de ejecutar la actividad: ADC/Supervisor.

Click sobre la materia a

examinar

Click sobre la materia a

examinar



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Nota 1: El ADC propone el programa de procedimientos mnimos.

Nota 2: El supervisor de la comisin tiene acceso a modificar estos procedimientos mnimos, pero la

aprobacin se realiza en la actividad 1.8 y es responsabilidad del Gerente de la unidad orgnica.

Nota 3: Si al crear el programa de auditora no se visualiza ningn procedimiento, se debe agregar

procedimientos con el botn "Agregar procedimiento". El registro de los procedimientos debe ser enunciado en forma imperativa e impersonal.

3.5.7. Actividad 1.7. Plazos de entrega planificados

En esta actividad, el ADC debe registrar obligatoriamente las fechas estimadas (planificadas) en las cuales comisin auditora deber entregar el informe de auditora, a las distintas instancias de revisin (supervisor y Gerente, Gerente Sectorial/OCR). La informacin ingresada es exclusivamente para establecer los plazos planificados y la comisin auditora pueda organizar de mejor manera el tiempo de ejecucin de las auditoras y tiempos de revisin de los documentos; as como ayudar a la administracin de los recursos de prximas auditoras planificadas.

Gerente Sectorial / Gerente Oficina de Coordinacin Regional

Resumen:



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Objetivo: Establecer los plazos planificados de aprobacin del informe de auditora de cumplimiento y otros, con el propsito de ayudar a la administracin de los recursos de prximas auditoras planificadas y que la comisin auditora pueda organizar de mejor manera el tiempo de ejecucin de las auditoras y tiempos de revisin de los documentos.

Responsable de ejecutar la actividad: ADC

Aprobacin: Se aprueba en la reunin de validacin Plan de Auditora Inicial.

3.5.8. Actividad 1.8. Reunin de validacin plan de auditora inicial.

En esta actividad se debe documentar la reunin de coordinacin, en donde deben asistir obligatoriamente todos los integrantes de la comisin auditora, incluyendo el Supervisor, el ADC y el Gerente de la unidad orgnica/ Jefe ORC.

El objetivo de la reunin, es dar a conocer al equipo de trabajo el plan de auditora inicial. En esta instancia, existe la posibilidad de complementar o modificar los objetivos (generales y especficos) o el programa de procedimientos mnimos, segn la opinin de los integrantes de la comisin auditora. Al trmino de la misma, el ADC debe registrar en la seccin Antecedentes Generales, la fecha y lugar donde tuvo lugar la reunin y un comentario general de la reunin, con los temas relevantes tratados y otras observaciones que se estimen convenientes y presionar el botn Guardar.

En la seccin Asistentes a la reunin, cuando se presione el botn Guardar, aparecern por defecto aquellos colaboradores que fueron registrados en la OS de actividades previas, despus que se guarden los antecedentes generales; luego el ADC debe registrar la asistencia o inasistencia de los citados, segn sea el caso con su correspondiente observacin o justificacin.

Es responsabilidad del Gerente de la unidad orgnica/ Jefe ORC aprobar el plan de auditora inicial, sin embargo se requiere la validacin del UPO en primera instancia; cabe sealar que tanto el Supervisor como el Gerente de la unidad orgnica / Jefe ORC podrn enviar el plan de Auditora inicial a validacin del UPO, para ello deben presionar el botn Notificar UPO, como ilustra la imagen siguiente:



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La validacin del UPO se realiza presionando el botn Comentario UPO, como ilustra la imagen siguiente:

Finalmente el Gerente de la unidad orgnica/ Jefe ORC tiene la opcin de aprobar o rechazar el plan de auditora inicial; cuando se presiona el botn Aprueba, la OS de actividades previas se cierra automticamente desde este mdulo, al igual que todas las actividades que componen la etapa 1 del MAC.

Un tema relevante es que al momento de aprobar esta actividad, se genera el plan de auditora inicial en formato PDF con la informacin ingresada en las actividades anteriores. Este puede ser visualizado en el flujo de revisiones en la seccin Acciones.

El botn "Desbloquear" ser utilizado para revertir la aprobacin del plan de auditora inicial, esto permitir realizar modificaciones en las actividades, desde la 1.1 hasta la 1.7. Despus de realizado los cambios requeridos, se tendr que iniciar nuevamente el flujo de revisiones. Este botn solo est habilitado para el Gerente / Jefe de ORC.

Dicho plan tambin es enviado va correo por el SICA a cada una de las personas asistentes a la reunin.



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El SICA valida que el flujo de revisin del plan de auditora inicial no inicie si previamente no se registraron los objetivos generales y especficos, si no existe al menos una materia a examinar, si todas la(s) materia(s) a examinar no fueron relacionadas con algn objetivo especfico y si no se presion el botn Crear programa a todos los procedimientos mnimos de la actividad 1.6.

Resumen:

Objetivo: Aprobar el plan de auditora inicial como producto final de la etapa de actividades previas y con el propsito de cerrar la Etapa N 1.

Responsables de ejecutar la actividad: ADC.

Inicio del Flujo: Supervisor o Gerente UO/Jefe ORC

Validacin: ADC.

Aprobacin: Gerente UO/Jefe ORC

Nota 1: En la bsqueda de Asistente a la reunin, el texto debe ser en mayscula.

Nota 2: El flujo de revisin, en primera instancia parte con el envo ya sea por el Supervisor o el

Gerente UO/Jefe ORC, a validacin del ADC, quien debe visar y sealar si esta acuerdo o en desacuerdo con el plan de auditora inicial, dependiendo de esto el Gerente UO/Jefe ORC debe desbloquear en caso de rechazo del ADC, para corregir lo observado, o bien, firmar aprobando el plan de auditora inicial.

Nota 3: El flujo de revisin, no podr ser iniciado si previamente no se registraron los objetivos

generales y especficos, si no existe al menos una materia a examinar, si todas la(s) materia(s) a examinar no fueron relacionadas con algn objetivo especfico y si no se presion el botn Crear programa a todos los procedimientos mnimos de la actividad 1.6.

Nota 4: El botn Desbloquear ser utilizado para revertir la aprobacin del plan de auditora

inicial, esto permitir realizar modificaciones en las actividades, desde la 1.1 hasta la 1.7. Despus de realizado los cambios requeridos, se tendr que iniciar nuevamente el flujo de revisiones. Este botn solo est habilitado para el Gerente / Jefe de ORC.



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3.6. Etapa 2 Planificacin y ejecucin de auditora

Esta etapa agrupa todas las actividades que permiten a la comisin auditora, ejecutar la auditora en campo, adems, ayuda a conocer en forma integral la Entidad a auditar para comenzar la ejecucin del servicio de control.

Durante esta etapa la comisin auditora debe constituirse en la Entidad, comprender la misma a travs de la evaluacin del diseo y la implementacin del control interno; definir y aprobar el plan de auditoria definitivo y ejecutar el programa de procedimientos de auditoria; adems deben elaborar y aprobar la(s) matriz (ces) de desviacin, comunicar a las personas comprendidas en los hechos, recibir sus comentarios y evaluarlos y finalmente cerrar el trabajo de campo.

En resumen, esta etapa se compone de las siguientes actividades:

Nota: Es importante mencionar que para poder iniciar esta etapa, debe existir necesariamente una

orden de servicio (OS) del tipo Planificacin y Ejecucin.

3.6.1. Actividad 2.1. Acreditar e instalar la comisin auditora

Al igual que la actividad 1.8, en esta actividad se debe documentar la reunin (presentacin) entre la comisin de auditora y el titular de la Entidad o el funcionario de mayor nivel designado por este. Tambin se deber registrar en la seccin Antecedentes generales la fecha, el lugar, as como una descripcin de los temas tratados.

En la seccin Asistentes a la reunin, aparecern por defecto aquellos colaboradores que fueron registrados en la OS de planificacin y ejecucin, despus que se presione el botn Guardar de los antecedentes generales; luego el supervisor o jefe de comisin debe registrar la asistencia o inasistencia



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de los integrantes de la comisin y los representantes de la Entidad, segn sea el caso, con su correspondiente observacin o justificacin.

En la seccin documentacin relevante se deber adjuntar en el SICA obligatoriamente el oficio de acreditacin escaneado con las firmas correspondientes, los oficios de solicitud de documentacin e informacin, entre otros antecedentes de la planificacin.

La comisin auditora durante la presentacin, entrega el primer oficio de

solicitud de documentacin e informacin; as como, solicita la habilitacin de

un ambiente de trabajo que cuente con las medidas de seguridad y acceso solo

a la comisin auditora.

Resumen:

Objetivo: Registrar el inicio del trabajo de campo de la comisin auditora.

Responsable de ejecutar la actividad: Jefe de Comisin o Supervisor

Aprobacin: N/A

Nota 1: En la seccin Antecedentes generales, se debe registrar la fecha y el lugar donde se

realiz la acreditacin de la comisin auditora. Adems, registrar un comentario de un suceso que presidi dicha reunin. Nota 2: En la seccin Asistentes a la reunin, se debe indicar la asistencia de los integrantes de la

comisin, asimismo, agregar a las otras personas que estuvieron en dicha reunin.

Nota 3: En la seccin documentacin relevante, se debe adjuntar obligatoriamente el oficio de

acreditacin, el primer oficio de solicitud de informacin de la comisin, el oficio de solicitud de ambiente para instalacin, entre otros.

3.6.2. Actividad 2.2. Comprender la Entidad y materia a examinar

Esta actividad tiene como objeto que la comisin auditora logre una total comprensin de la entidad y su entorno y la(s) materia(s) a examinar, la cual,



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junto con la actividad 1.2. Carpeta de Servicio de Control, eventualmente podra implicar re direccionar la auditora de cumplimiento o acotar los objetivos y procedimientos de auditora. Se deber iniciar el registro de esta actividad solo cuando la comisin auditora se encuentre instalada en la Entidad. En la primera grilla denominada Personal clave de la entidad la comisin auditora deber seleccionar Agregar para ingresar el personal de la Entidad, donde aparece la ventana Registrar personal clave y selecciona Buscar

El sistema muestra la pantalla Consultas RENIC, donde el usuario podr ingresar cualquiera de los datos de la persona apellido paterno, materno, nombres o DNI, se ejecuta seleccionando en Consultar y en la seccin Resultados de la bsqueda se visualizan los datos. Se selecciona el registro y se presiona el botn Aceptar los datos se copian en el formulario que lo llamo y se contine con el llenado de los datos

Se completan los datos de cargo, email, telfono y observacin. Y se selecciona Guardar



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El sistema muestra a la persona ingresada en la seccin de Personal clave de la entidad.

A su vez, la grilla Personal clave ingresado a la carpeta de servicio muestra informacin recopilada por la UPO para este servicio de control. En esta instancia, la comisin auditora puede eliminar algn registro con la finalidad de actualizar la base de datos que alimenta esta actividad, este es el listado de personal clave relacionado a la(s) materia(s) a examinar.

En la grilla Descripcin de la(s) materia(s) a examinar, la comisin auditora podr registrar en el SICA la informacin de los procesos y la(s) materia(s) a examinar como por ejemplo: normas internas, procedimientos, diagramas de flujo, narrativas, entre otros.



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En la grilla Evaluacin del control interno, se debe registrar el anlisis y los resultados de la evaluacin de control interno realizada por la comisin auditora, as como la determinacin de la materialidad con relacin a los riesgos de incumplimiento o desviacin de cumplimiento.

Resumen:

Objetivo: Comprender a la Entidad e incorporar la descripcin de la(s) materia(s) a examinar, as como determinar el personal clave de la misma; en la seccin Evaluacin del control interno se deber ingresar la evaluacin del control interno y la determinacin de la materialidad realizada por la comisin.

Responsable de ejecutar la actividad: Comisin auditora

Aprobacin: N/A

Nota 1: En la seccin personal clave de la entidad relacionado a la materia a examinar, se debe registrar

al personal clave o los funcionarios identificados que interactan con el proceso de la auditora para el conocimiento de la entidad y materia a examinar. Para la bsqueda de personas, se deber omitir los espacios.

Nota 2: En la seccin personal clave ingresado a la carpeta de servicio, se podr observar al personal

clave que fue ingresado a la carpeta de servicio.

Nota 3: En la seccin descripcin de la materia a examinar, se debe adjuntar obligatoriamente el(los)

documento(s) que sustente(n) la determinacin de la materialidad, el anlisis de implementacin de la poltica de administracin de riesgos y mapa de riesgos por la entidad y la labor desarrollada por el OCI.

Nota 4: En la seccin evaluacin del control interno, se debe adjuntar obligatoriamente el(los)

documento(s) que sustente(n) el anlisis y los resultados de la evaluacin de control interno realizada por la comisin auditora, as como la determinacin de la materialidad con relacin a los riesgos de incumplimiento o desviacin de cumplimiento.

3.6.3. Actividad 2.3. Procedimientos de auditora

El objetivo de la presente actividad, es establecer el programa de procedimientos de auditora definitivo para el servicio de control, complementando los procedimientos mnimos establecidos en la actividad 1.6. Lo anterior, debido a que el equipo de auditora posee un mayor conocimiento de la entidad y la(s) materia(s) a examinar, como consecuencia del anlisis realizado en campo y registrado en las actividades 2.1 y 2.2 de la metodologa.



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Al igual que en la actividad 1.6, para el ingreso de procedimientos o visualizacin del programa de procedimientos por materia a examinar, se debe seleccionar primero la materia y automticamente se despliega bajo la grilla los procedimientos cargados, ya sea para aadir un nuevo procedimiento, borrar o justificar la incorporacin de un procedimiento, previamente descartado en la actividad 1.6. Por defecto el sistema mostrar todos los procedimientos, tanto las que aplican como las que no aplican para esta auditora y fueron justificados, para poder visualizar slo aquellos procedimientos que se ejecutarn, existe un filtro ubicado al inicio de la hoja de trabajo. La ventaja de este filtro es que independiente, aunque se cambie la materia a examinar el filtro se mantendr.

Es importante sealar, que si la comisin de auditora se percata en esta actividad de la falta de alguna materia a examinar, deber solicitar al Gerente/Jefe de ORC que la incorpore en la etapa 1, para lo cual ste deber desbloquear la actividad 1.8 y volver a aprobar el plan de auditora inicial. Por otra lado, en la parte inferior de esta actividad existe una grilla denominada Procedimientos eliminados de la materia seleccionada:, donde se listan todas aquellos procedimientos que fueron descartados por la comisin auditora en la actividad 1.6, sin embargo, si la comisin auditora evala que alguno de esos procedimientos aplica a la auditora de cumplimiento puede reciclarlo, es decir, dejarlo nuevamente aplicable, posicionndose en el procedimiento

seleccionado y presionado el botn , efectuada esta accin el procedimiento pasar a la grilla Procedimientos de auditora.

Resumen:

Objetivo: Confirmar, agregar, reciclar o eliminar los procedimientos esenciales cargados en la pantalla de la actividad 1.6 "Procedimientos Mnimos", generando as el programa de auditora definitivo.

Responsable de ejecutar la actividad: Comisin auditora

Aprobacin: N/A

Nota 1: En la seccin procedimientos de la materia seleccionada, se podr agregar y descartar

procedimientos. El registro de los procedimientos debe ser enunciado en forma imperativa e impersonal.

Filtro

Agregar procedimiento.

Visualizar, editar o eliminar un procedimiento



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Nota 2: En la seccin Procedimientos eliminados de la materia seleccionada, se podr observar los

procedimientos que fueron descartados pero que pueden volver a ser reciclados si as lo requiera la auditora.

3.6.4. Actividad 2.4. Aprobacion del plan de auditora definitivo

Esta actividad es realizada por el supervisor, quien enva a revisin el plan de auditora definitivo, con la informacin adicional y los eventuales cambios ocurridos durante el transcurso de la ejecucin de la auditora en campo.

Luego, el ADC es quin revisa y da su validacin, principalmente respecto a los procedimientos de auditora definitivos.

Luego el Gerente de la unidad orgnica/jefe de ORC aprueba o rechaza el plan de auditora definitivo. En cada una de las revisiones al igual que en la actividad 1.8, se puede visualizar, en formato PDF, el plan de Auditora definitivo actualizado, el cual es enviado adems va correo a todos los participantes en el flujo de revisin.



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Para que la comisin auditora pueda continuar con la ejecucin del servicio de control y especficamente con la actividad 2.5 Definicin de la Muestra, necesariamente el Gerente de la unidad orgnica/jefe de ORC debe aprobar esta actividad; una vez aprobada no se podr modificar las primeras 4 actividades de la etapa 2 Planificacin y Ejecucin y recin en este momento se habilitarn las actividad del 2.5 al 2.11 para el registro progresivo de la informacin en las mismas.

Cabe sealar que si se presenta el caso que durante la ejecucin del programa de procedimientos de auditora surjan cambios que obliguen a modificar los procedimientos anteriores, el Gerente de la unidad orgnica/jefe de ORC tiene la opcin de desbloquear esta actividad, lo que dejar las actividades 2.1, 2.2, 2.3 y 2.4 disponibles para su modificacin pero bloqueara el registro de las actividades del 2.5 al 2.11.

El SICA valida que el flujo de revisin del plan de auditora definitivo no inicie si previamente no se registr el inicio de la actividad 2.1, si no se registr la evaluacin y resultado del control interno y si todas la(s) materia(s) no tienen al menos un procedimiento de auditora asociado.

Resumen:

Objetivo: Aprobar el plan de auditora definitivo, el cual debe ser enviado a revisin por el Supervisor.

Responsables de ejecutar la actividad: Supervisor.

Inicio del Flujo: Supervisor

Validacin: ADC.

Aprobacin: Gerente UO/Jefe ORC

Nota 1: Al aprobarse el plan de auditora definitivo se cerrarn las actividades 2.1, 2.2 y 2.3 y se

iniciaran las actividades de la 2.5 a 2.11 Nota 2: Antes de aprobada esta actividad se puede volver a las etapas anteriores de la actividad para

modificar los procedimientos. Si se requiere modificar los objetivos primero el Gerente UO/Jefe ORC deber desbloquear la etapa 1 y modificarlos en la actividad 1.3.

Nota 3: El flujo de revisin del plan de auditoria definitivo no podr iniciar si previamente no se registr

el inicio de la actividad 2.1, si no se registr la evaluacin y resultado del control interno y si todas la(s) materia(s) no tienen al menos un procedimiento de auditora asociado.

Nota 4: El botn Desbloquear ser utilizado para revertir la aprobacin del plan de auditora definitivo,

esto permitir realizar modificaciones en las actividades, desde la 2.1 hasta la 2.3 pero bloqueara las



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actividades de la 2.5 a la 2.11. Despus de realizado los cambios requeridos, se tendr que iniciar nuevamente el flujo de revisiones. Este botn solo est habilitado para el Gerente / Jefe de ORC.

3.6.5. Actividad 2.5. Definicin de la muestra

El objetivo de esta actividad es registrar los resultados del muestreo estadstico realizado mediante la metodologa indicada en el Manual de Auditora de Cumplimiento, indicando el proceso asociado, la materia a examinar, el intervalo de confianza, el tipo de muestra (ya sea monetario o de registro), adems del universo y la muestra. El aplicativo diseado para el muestreo estadstico se podr descargar desde el SICA, como se ilustra en la figura siguiente:

Esta actividad es obligatoria, y debe realizarse para cada materia a examinar, si por alguna razn el muestreo estadstico no es aplicable para cualquier materia a examinar, igualmente se tendr que presionar el botn Ingresar Muestra para cada materia a examinar, luego en la opcin Tipo de Muestra seleccionar No estadstico, en la opcin Intervalo de confianza seleccionar No aplica y finalmente registrar las razones de la inaplicabilidad del muestreo estadstico en el campo Justificacin, como se

Si el muestreo estadstico es aplicable, toda muestra tambin deber ser registrada presionando el botn Ingresar Muestra, teniendo especial cuidado de que la materia a examinar seleccionada sea la correcta para vincular la muestra. Como se indic en el prrafo anterior si no aplica el muestreo estadstico o si el muestreo estadstico tiene un nivel de confianza igual o menor a 85% deber indicarse detalladamente las razones de ello en el campo Justificacin.

Aplicativo para el muestreo estadstico

indicado en la MAC Per



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Dependiendo de la naturaleza de la auditora se puede requerir la utilizacin del muestreo estratificado, para esto, la comisin auditora cuando ingrese los datos de la muestra debe indicar si se est realizando muestreo estadstico estratificado, ante lo cual se desplegar un campo donde podr ingresar todos los datos de sta, como indica la figura siguiente:

En la grilla Documentos se debe incorporar los informes que resultan de aplicar la metodologa de muestreo (Anlisis descriptivo de la poblacin, muestra determinada, e informe de muestreo).

Resumen:

Objetivo: Registrar los resultados del muestreo.



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Responsable de ejecutar la actividad: Comisin auditora y supervisor.

Aprobacin: N/A

Nota 1: Esta actividad es obligatoria, si por alguna razn el muestreo estadstico no es aplicable para una materia a examinar, igualmente se tendr que presionar el botn Ingresar Muestra para cada materia a examinar, luego en la opcin Tipo de Muestra seleccionar No aplica muestreo estadstico y finalmente registrar las razones de la inaplicabilidad del muestreo estadstico en el campo Justificacin. Nota 2: En la seccin Muestreo, cuando se registre la muestra, para intervalos menores a 85% se

debe registrar la justificacin respectiva.

Nota 3: La seccin Muestreo estadstico estratificado se habilitar si previamente se presiona la casilla de seleccin muestreo estratificado en la seccin Muestreo.

3.6.6. Actividad 2.5. Muestreo estadstico - partidas claves (opcional)

La presente actividad es opcional, ya que una auditora puede no contar con partidas claves, entendindose stas, como un elemento excepcional y adicional al muestreo estadstico. En el caso de identificar tales partidas, se deben asociar a una materia a examinar (con su proceso correspondiente) indicando adems el monto o el nmero de registro, as como tambin dado que la partida clave no es representativa, se deber fundamentar la razn por la cual fue considerada. Tambin debe adjuntarse un archivo que registre las partidas claves seleccionadas. En el caso de que no existan partidas claves esta actividad no debe ser iniciada.

Resumen:

Objetivo: Registrar partidas claves.

Responsable de ejecutar la actividad: Comisin auditora y supervisor.

Aprobacin: N/A

Nota 1: En la seccin Partida clave, se podr registrar los elementos que fueron seleccionados

discrecionalmente.

Nota 2: En la seccin Documentos, se podr adjuntar el(los) documento(s) que sustente(n) la

evaluacin de la partida clave.

Nota 3: El registro de esta actividad no es obligatorio.

3.6.7. Actividad 2.6 Ejecucin del plan de auditora definitivo

El objetivo de esta actividad es documentar la realizacin de los procedimientos de auditora y registrar el resultado de los mismos. Cabe sealar que cada procedimiento posee un estado, que va desde: Sin resultado (S/R), Aprobado (A), y Pendiente (P), lo cual se explica en cuadro

adjunto:

Acciones Descripcin conos

Sin Resultado Indica que un procedimiento no se le ha vinculado un resultado

Pendiente Indica que el resultado vinculado a este procedimiento, se encuentra en estado de



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Borrador, en Revisin, o Rechazado.

Aprobado Indica que el resultado vinculado a este procedimiento, se encuentran en estado Aprobado.

Para poder realizar esta actividad, debemos tener claro cmo funciona esta pantalla. En primera instancia nos encontramos con filtros, que nos permiten movernos entre las distintas materias a examinar seleccionadas y sus procedimientos de auditoria asociados. Luego, una vez aplicado el filtro para una materia a examinar se desplegar el programa de procedimientos aprobado en la actividad 2.4.

Por otra parte, el SICA muestra una tabla resumen estadstico del estado de los procedimientos registrados, tanto para toda la auditora como por cada materia a examinar, es decir, se indica cuantos se encuentran en estado Borrador, Revisin, Rechazados y Aprobados. Tambin es posible descargar un reporte en Excel al hacer click con el puntero del mouse, cualquier procedimiento dentro de ese reporte, se desplegar en una plantilla.

Al seleccionar, con el puntero del mouse, un determinado procedimiento de auditora, se desplegar inmediatamente en la seccin Resultado del procedimiento la opcin para incorporar el resultado de dicho procedimiento. Presionando el botn Agregar Resultado se puede incorporar solo un resultado para el procedimiento de auditora.

Por cada procedimiento de auditora se debe indicar el tipo de desviacin que se identific: Desviacin de cumplimiento (DCU), Deficiencia de control interno (DCI), Aspecto relevante o la opcin NO Aplica, cuando no se identific ninguna desviacin.



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Los resultados clasificados como desviacin de cumplimiento o deficiencia de control interno, pasan a la actividad 2.7 para registrar cada uno de sus elementos.

Adems se debe indicar si se ejecut el procedimiento sobre una muestra, universo o no aplica muestreo estadstico.

Por otra parte, si se seleccion el tipo de desviacin Aspectos relevantes se habilita otro campo texto de ttulo Descripcin, donde se debe describir el aspecto relevante, esta informacin es distinta al campo conclusin del resultado del procedimiento de auditora.

En el caso que se detecten DCI o DCU cuya normativa vulnerada no fue ingresada en la actividad 1.4, dicha norma puede ser registrada directamente en este resultado y desde esta ventana, agregando todos los campos obligatorios (ver actividad 1.4). Una vez efectuado el ingreso se puede proceder a vincular la norma con el tipo de desviacin. El sistema valida que si el tipo de desviacin es Deficiencia de control interno, solo se pueda seleccionar como normativa vulnerada aquella que corresponda a Control



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interno, si es una desviacin de cumplimiento puede seleccionar cualquier normativa menos la relacionada a control interno y si selecciona aspecto relevante o No aplica, el sistema no le permite seleccionar ninguna normativa. En todos los casos se debe indicar un monto y una unidad de medida (nuevos soles, dlares, UIT); si no hubiera monto involucrado se deber seleccionar la Unidad nuevos soles y el monto 0.

En la seccin de ttulo Documentacin de auditora se debe adjuntar documentacin de auditora que sustenta el resultado registrado, tambin se debe adjuntar en formato Word o PDF el desarrollo del procedimiento de auditora actualizado por lo menos diariamente.

Cuando el rol Auditor ha finalizado el registro del resultado de la ejecucin de

un procedimiento de auditora este deber presionar el cono , lo que indicar que est disponible para revisin del Supervisor.



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Luego de presionado el cono , el SICA mostrar una pantalla a travs de la cual el auditor enviar a revisin del supervisor un determinado resultado, el SICA en esta pantalla solicita que el auditor confirme que el resultado ya fue revisado por el Jefe de comisin antes de enviarlo a revisin del supervisor, es decir, es necesario que todo resultado sea revisado previamente por el Jefe de comisin.

Por su parte, el Supervisor, cuando culmino la revisin del mencionado

procedimiento deber presionar el mismo cono para aprobarlo o rechazarlo. Una vez que el resultado se encuentre en estado Aprobado, en el mencionado botn se podr visualizar el flujo de revisin del procedimiento.

Si el resultado de un procedimiento de auditora que fue aprobado requiere ser modificado, el Supervisor tiene la opcin de Desbloquear el resultado indicando en la seccin Comentarios las razones del desbloqueo, cuando se selecciona esta opcin el resultado vuelve a estado Borrador y poder ser modificado, luego de modificado tiene que volver a pasar por el flujo de aprobacin.



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Sin embargo si esta resultado ya fue aprobado en la Matriz de Desviaciones de la actividad 2.7, el resultado ya no puede ser desbloqueado

Cada una de las instancias de revisin del mencionado flujo de aprobacin tienen correos de notificacin a los usuarios participantes, si un usuario con rol auditor enva a revisin un resultado, el contenido del correo electrnico es el siguiente:

Si un usuario con rol Supervisor aprueba un resultado, el correo de notificacin es el siguiente:



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En la seccin de Resultados del Procedimiento se ha incorporado el icono de

Word para generar Cedula de desarrollo de procedimientos de auditoria Generando el reporte que se visualiza a continuacin.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA / OCI

5612 - COMPLEJO ARQUEOLOGICO DE CHAN CHAN AUDITORA DE CUMPLIMIENTO

Materia a Examinar INOCUIDAD AGROALIMENTARIA Perodo [01-enero-2014 - 31-diciembre-2015]

Objetivo especfico:

objetivo 1

Contenido

Fecha de

elaboracin

Hecho

por

Referencia

documentaria

1. detalle procedimiento inocuidad agro

22-abril-2015

2. Consignar el desarrollo del procedimiento

(Llenado por el usuario)

Al cierre de cada procedimiento consignar Conclusiones sobre la materia a examinar (Campo Conclusiones) Documentar con evidencias: (lista de nombres de archivos adjuntados)

Resumen:

Objetivo: Documentar la ejecucin en campo de los procedimientos de auditora y la revisin y aprobacin de los resultados de estos procedimientos.

Responsable de ejecutar la actividad: Comisin auditora y Supervisor, quien ser el responsable de revisar cada uno de los procedimientos de auditora.

Aprobacin: Supervisor

Nota 1: Por cada procedimiento de auditora se debe indicar el tipo de desviacin que se identific:

Desviacin de cumplimiento (DCU), Deficiencia de control interno (DCI), Aspecto relevante o la opcin NO Aplica, cuando no se identific ninguna desviacin

Nota 2: Todo resultado tiene que ser revisado previamente por el Jefe de comisin, antes de ser

enviado al Supervisor de la comisin.

Nota 3: El campo monto siempre debe ser seleccionado, si el resultado no tiene monto involucrado se

debe seleccionar la unidad de moneda S/: y registrar el monto cero 0.

Nota 4: Si se seleccion el tipo de desviacin Aspectos relevantes se habilita otro campo texto,

donde se debe describir el aspecto relevante, esta informacin es distinta al campo conclusin del resultado del procedimiento de auditora.



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Nota 5: En la seccin Lista de Normativas, se debe seleccionar o registrar la normativa vulnerada,

siempre y cuando los tipos de desviacin son desviaciones de cumplimiento o deficiencias de control interno.

Nota 6: En la seccin Documentacin de auditora, se debe adjuntar toda la documentacin de los

procedimientos de auditora.

3.6.8. Actividad 2.7. Matriz de desviaciones de cumplimiento

En esta actividad se pasan automticamente todos aquellos procedimientos de auditora de la actividad 2.6 cuyos resultados han sido clasificados como Desviacin de cumplimiento - DCU o Deficiencia de control interno - DCI, sin embargo, cada uno de los resultados deben ser creados nuevamente en la actividad 2.7, porque en esta actividad se registran todos sus elementos y en la revisin se puede determinar que de 2 (dos) o ms resultados pueden surgir una sola desviacin de cumplimiento o una sola deficiencia de control interno. Para iniciar esta actividad es necesario, que todos los procedimientos de auditora de la actividad 2.6 se encuentren en estado Aprobado, es decir, el SICA no permite iniciar esta actividad hasta que todos los procedimientos de auditora se encuentren aprobados.

Para crear un resultado (DCI o DCU) se debe presionar con el puntero del

mouse el botn Agregar resultado, en ese momento se desplegar una

primera pantalla de ttulo Lista de resultados, donde se podr seleccionar

los resultados de la actividad 2.6 con los cuales se conformarn los resultados

finales de esta actividad; como se ilustra en la pantalla siguiente:

Para pasar a la segunda pantalla de ttulo Lista de normativas se debe

presionar el botn siguiente, esta pantalla muestra la normativa que se

asoci en la actividad 2.6 la cual se debe seleccionar nuevamente (por defecto

se marca la normativa indicada en la actividad 2.6), como se ilustra en la

pantalla siguiente:

Resultados de la actividad 2.6 de tipo Desviacin de cumplimiento o Deficiencia de control interno



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En la tercera pantalla de ttulo Elementos del Resultado, se registran los

elementos del resultado acuerdo al tipo de desviacin, para las DCU se debe

indicar de forma obligatoria la sumilla, la condicin, el criterio y el efecto

(perjuicio o potencial); si se seleccion que el efecto fue de tipo perjuicio se

debe indicar el monto el nuevos soles, por el contrario si se selecciona el tipo

potencial, se debe describir el mismo. Tambin es obligatorio para las DCU

indicar los funcionarios intervinientes; la causa de la DCU no es obligatoria.

Para los funcionarios intervinientes en la seccin Personas comprendidas en

el hecho se procede seleccionando Aceptar el sistema muestra la pantalla

correspondiente para buscar a la persona mediante un servicio web a RENIEC,

como se muestra en las siguientes imgenes.

La opcin buscar

Consulta a RENIEC, se ingresar los parmetros de bsqueda Apellido paterno,

materno, nombres o DNI y se selecciona el botn Consultar



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Los resultados se visualizan en la seccin de resultados de bsqueda, se

selecciona el registro y se presiona el botn Aceptar para que los datos se

copien en el formulario que lo llamo y se continua llenando el resto de datos.

Para el caso de los resultados DCI igualmente se debe indicar obligatoriamente

la sumilla, el criterio y la condicin y no es obligatorio registrar el efecto y

causa.



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Para efectos del flujo de revisin, en esta actividad interactan la comisin auditora (rol Auditor) el Supervisor y el Gerente UO / Jefe ORC y funciona similar a la actividad 2.6., es decir, para enviar a revisin el rol Auditor deber

presionar en el campo Acciones el cono . Por su parte, el Supervisor en primera instancia y luego el Gerente UO / Jefe ORC, debern presionar el

mismo icono para aprobar o rechazar la matriz de desviacin.

El Gerente UO/ Jefe ORC puede visualizar la totalidad de los resultados (desviaciones de cumplimiento y deficiencias de control interno), o puede filtrar los mismos por su estado, como muestra la siguiente pantalla:

Cuando el Gerente / Jefe de ORC aprueba la Matriz de Desviacin el SICA permite exportar cada uno de los resultados en un matriz de desviacin, de acuerdo al formato indicado en el MAC Per.



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Una vez aprobada una matriz de desviacin, dicha aprobacin puede ser desbloqueada por el Gerente/Jefe ORC, cabe indicar que el desbloqueo no se realiza si el resultado tiene una desviacin aprobada en la actividad 2.9.

El SICA enva correos de notificacin a los participantes en flujo de revisin, cuando la comisin enva a revisin una matriz, y cuando el supervisor o el Gerente/Jefe ORC aprueban o rechazan dichas matrices de desviacin:

Resumen:

Objetivo: Aprobar la Matriz de desviacin.

Responsable de ejecutar la actividad: Comisin de auditora, quienes son los responsables de enviar a revisin cada resultado (DCU, DCI) para su aprobacin, al Supervisor y al Gerente / Jefe de ORC.

Aprobacin: Gerente / Jefe de ORC.

Nota 1: Todos los resultados de la actividad 2.6 clasificados como desviacin de cumplimiento o

deficiencia de control interno pasan a esta actividad, debe registrar cada uno de los elementos de estos resultados (Normativa, sumilla, condicin, criterio, causa, efecto y funcionarios involucrados), es posible tambin fusionar 2 o ms resultados en uno solo, siempre y cuando el contenido de sus elementos sean idnticos.

Nota 2: : En esta actividad la comisin auditora tiene la facultad de editar y eliminar cada resultado,

luego debe enviarlo a revisin, luego el Supervisor revisa la matriz de desviacin y puede aprobarla o rechazarla, si lo aprueba el flujo pasa al Gerente / Jefe ORC; quien tiene la responsabilidad de aprobar como instancia final cada resultado.

Nota 3: Luego de aprobado el resultado como desviacin o deficiencia, el SICA muestra 2

funcionalidades: en primer lugar se muestra por cada resultado aprobado un reporte en Excel con el formato de Matriz de Desviacin indicado en la MAC Per; y lo segundo es un Check de color verde, que distingue a las desviaciones de cumplimiento de las deficiencias de control interno.



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3.6.9. Actividad 2.8. Inicio de la de las desviaciones de cumplimiento

En esta actividad la comisin auditora debe registrar la fecha de inicio de la comunicacin de desviaciones de cumplimiento al titular de la Entidad auditada.

Adems se debe adjuntar en el SICA documento original escaneado donde se

comunica al titular.

Resumen:

Objetivo: Registrar el inicio del proceso de comunicacin de las desviaciones de cumplimiento.

Responsable de ejecutar la actividad: Jefe de Comisin.

Aprobacin: No aplica.

Nota 1: El documento original escaneado de comunicacin al Titular de la Entidad debe ser ajuntado

en esta actividad.

Nota 2: En la seccin Registro del inicio de comunicacin, se deber registrar la fecha en la que

se enva el oficio de comunicacin y un comentario relacionado a la actividad.

3.6.10. Actividad 2.9. Comunicacin de desviaciones de cumplimiento

En esta actividad la comisin auditora debe registrar el desarrollo detallado de cada una de las desviaciones de cumplimiento (DCU) aprobadas en la actividad 2.7, las cuales sern comunicadas a las personas comprendidas en los hechos. Tambin incluye el flujo de revisin de cada una de las desviaciones de cumplimiento, el cual ser aprobado en ltima instancia por el Supervisor. Para iniciar esta actividad es necesario, que todos los resultados de la actividad 2.7 se encuentren en estado Aprobado, es decir, el SICA no permite iniciar esta actividad hasta que todos los resultados se encuentren aprobados por el Gerente / Jefe ORC. Luego de iniciar la actividad, debe presionar el botn

y el SICA le mostrar la siguiente pantalla:



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Luego debe seleccionar una y solo una matriz de desviacin de la actividad 2.7 para vincularla con el desarrollo de la desviacin de cumplimiento y presionar el botn Aceptar, el SICA

A continuacin el usuario selecciona el botn Iniciar nuevo flujo de revisiones

debe presionar el icono Modificar y el SICA mostrar la pantalla donde se debe registrar el desarrollo de la desviacin de cumplimiento:



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El jefe de comisin registra la informacin de la desviacin de cumplimiento y debe presionar el botn Siguiente. El sistema continua con la pestaa Personas comprendidas en los hechos

Esta seccin muestra las personas a quienes se comunicar las desviaciones de cumplimiento, el botn Agregar para adicionar a las personas. Se debe

presionar el icono editar para completar la informacin sobre Tipo Notificacin, al Grabar el sistema verifica que se haya ingresado el tipo de notificacin.

En el caso el tipo de notificacin sean correo o fax se debe adjuntar un archivo sustentando el medio de comunicacin como se muestra a continuacin.



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Luego debe iniciar el proceso de revisin de la desviacin de cumplimiento

para ello debe presionar el cono y el SICA mostrar la siguiente pantalla:



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La cedula de comunicacin en archivo Word se debe adjuntar al flujo de revisin, para ello debe presionar el botn Seleccionar archivo y adjuntar el documento, finalmente debe enviarlo a revisin, para ello deber completar registrar sus comentarios y presionar el botn Guardar.

El Supervisor, por su parte, podr aprobar o rechazar la desviacin de

cumplimiento, para ello tambin deber presionar el icono , luego deber seleccionar: Aprobar o Rechazar. Si se selecciona aprobar, el SICA muestra la siguiente pantalla, donde se destaca la declaracin de aprobacin:


Manual de Auditora de Cumplimiento

manual de auditoría de cumplimiento - doc…doc.contraloria.gob.pe/sica/pdf/tutoriales/07 modac mac...

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