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MANUAL DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES

El propósito de este manual, es la estandarización de los procedimientos realizados en los Archivos Municipales para el manejo apropiado de los expedientes de los Afiliados al Sistema de Protección Social en Salud (SPSS) en Baja California.

DEFINICIONES:

• Archivo Municipal: Edificio u Oficina dedicado al resguardo de los expedientes de una zona geográfica.

• Expediente: Total de documentos integrados para una FAMILIA que ha sido registrada en el Sistema de Administración del Padrón (SAP).

• SAP: Sistema informático basado en pagina web, que proporciona la funcionalidad necesaria para integrar a una persona al Sistema de Protección Social en Salud.

• Intranet: : Sistema informático basado en pagina web desarrollado por Base de Datos donde se encuentran las utilerias alternativas necesarias en la Afiliación y operación.

• Archivo Digital: Sistema informático basado en pagina web, para el manejo de los expedientes de los beneficiarios.

• # Folio: Numero de Afiliación al Seguro Popular que consta de 10 dígitos. Los primeros dos digitos representan el estado, los siguientes dos digitos representan el año de inscripcion, y los siguientes 6 digitos corresponden al consecutivo identificador de la familia.

• # de integrante: Número de integrante dentro de Folio o Familia SP. • MAO: Módulo de Afiliación y orientación. • Expediente de Afiliación: cuando el año de inscripción del expediente corresponde al año

en curso, es Afiliación por primera vez. • Expediente de Reafiliación: documentación recibida y generada por un proceso de

renovación de póliza que ocurre normalmente cada 3 años para cada familia. • Expediente de incidencia: documentación recibida y generada por la actualizacion de la

poliza, la integración o la baja de integrantes que ocurre mientras no se ha vencido el plazo para hacer la renovación.

• CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud, es la unidad administrativa que regula la correcta ejecución del Sistema de Protección Social en Salud en el territorio nacional.

• REPSS: Es la unidad administrativa que garantiza las acciones de protección social en salud de una determinada entidad federativa.

• SPSS: Sistema de Protección Social en Salud • CUN: Certificado Unico de Nacimiento que expide una unidad médica, para certificar el

nacimiento de un recién nacido que aún no se ha registrado. • CURP: cadena de 18 dígitos que representa la clave única de Registro de Población • CECASOEH: Cédula de caracteristicas socioeconomicas del hogar (vigencia de tres años). • DECIL: Nivel Económico de una familia calculado en base a sus caracteristicas

socioeconómicas.

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1.- ORDEN DE EXPEDIENTES

El orden de cada expediente lo establece el departamento de Base de Datos, es la base para el Archivo Digital. Está definido por la siguiente información:

a. # FOLIO b. CAJA (4 dígitos) c. ORDEN (del 1 al 220, indica el lugar del expediente dentro de la caja) d. UBICACIÓN (El archivo Municipal en cuestión, que a la fecha puede ser ENS, MXL,

ROS o TIJ).

Todos los expedientes deben de tener una caja asignada, para ser resguardados de manera física y para que la información digital sea guardada en el servidor de digitalizaciones. A medida que los MAOs crean Expedientes nuevos, Base de datos de manera periódica asignará el orden correspondiente. Sólo los expedientes nuevos requieren asignación de CAJA.

Nota: No debe suceder que un expediente que se generó en años anteriores al año en curso, no tenga CAJA ASIGNADA.

TIPà Como obtener la lista total de expedientes asignados a una caja. Utilice el Menu Archivo en la intranet y elija la opción: “Orden en CAJA”

2.- RANGOS EN LA NUMERACION DE CAJAS

Los rangos en la numeración de las cajas está definida por la siguiente tabla:

3.- VISITA MENSUAL PARA EL LEVANTAMIENTO DE EXPEDIENTES EN MAO

Es responsabilidad del Encargado de Archivo la de hacer visitas periódicas a los MAOs para el levantamiento de los expedientes. Los MAOs entregan los expedientes separados por dos categorías: las incidencias/reafiliaciones en un grupo; y los nuevos expedientes en otro grupo.

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Para toda visita a un MAO por expedientes debe llenarse el Formato que se exhibe a continuación que deberá ser descargado en el Menu Afiliación – Formatos – Visita a MAO de la intranet

El objetivo del formato es que se tenga un histórico de los rangos de expedientes que el Jefe del MAO esta entregando al Archivo, de modo que sólo los expedientes nuevos deben de ser registrados en este formato.

5.- EL INGRESO DE LOS EXPEDIENTES AL ARCHIVO MUNICIPAL ES UNA META DEL POA

Se entiende que una vez que el expediente es recibido en el Archivo Municipal queda a responsabilidad del mismo. Por eso resulta necesario que el Archivo registre de manera electrónica el ingreso de cada expediente sea: INCIDENCIA o EXPEDIENTE NUEVO.

Para realizar el ingreso apropiado utilice el Menu Archivo – la opcion “Ingreso Expediente”

Este módulo tiene la funcionalidad de mostrar el número de CAJA al cuál corresponde el expediente. Antes de iniciar la actividad debe indicar los valores de inicio:

• El archivo que realiza la actividad • Y si el ingreso del expediente es por primera vez, de modo que contará para la Meta del

Programa Operativo Anual de “expedientes depurados” por el Archivo. Cuando se reciben expedientes provenientes de otros Archivos Municipales debe seleccionarse esta casilla.

• Cuando sólo se necesite saber el número de caja de determinados expedientes que ya estaban en el archivo, no debe seleccionar esta casilla, no debe contar para el POA.

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• Cada fin de mes, Base de Datos calculará el total de expedientes depurados y registrados por este Módulo para reportarlos al Estado dentro del Programa Operativo Anual.

• Para agilizar el registro de expedientes, se utilizará un lector de codigo de barras, como indica la fotografia adjunta.

• Escriba el numero de CAJA en la parte superior de la poliza y ordene los expedientes de acuerdo al número de caja y al número de folio.

6.- DIGITALIZACION DE INCIDENCIAS/REAFILIACIONES (ES UNA ACCION DEL POA)

Es conveniente que antes de acomodar las INCIDENCIAS/REAFILIACIONES en su cajas correspondientes sean digitalizas. Para realizar este proceso, debe contar con estaciones de digitalización, apropiadamente configuradas por el departamento de Soporte Técnico. Se cuenta con una aplicación desarrollada por Base de Datos, la cual revisa el numero de folio ingresado y verifica que sea un número de Folio correcto y existente en el Sistema.

Cuando inicie por primera vez, oprima el boton “Listar Escanners” y seleccione el

dispositivo que utilizará para digitalizar. La calidad mínima para escanear documentos es 100 dpi en escala de grises.

El formato de archivo que estamos utilizando es tif.

El aplicativo mostrará el nombre del titular o de algun integrante del folio a escanear, si resulta que el folio existe en el sistema y procederá a realizar la digitalización

Digitalizar expedientes es una acción relacionada a la Meta del POA de “Integrar expedientes”, es por eso que a fin de mes Base de Datos calculará la cantidad de expedientes digitalizados provenientes de cada archivo y los reportará al Estado.

Un archivo municipal puede tener uno mas de una estación(es) de digitalización, sin embargo sólo tendrá una estación que tenga la capacidad de transferir los documentos digitalizados al servidor, para lo cual Soporte Técnico se referirá a la misma como el servidor local de digitalizaciones, de modo que cuando existan más de una estacion, todo se concentrará en una sola computadora.

La transferencia de información al servidor, puede demorar dependiendo del ancho de banda disponible contratado, por eso es necesario dejar encendida la computadora servidor para que aproveche los tiempos nocturnos y termine de transferir la digitalizacion hacia el servidor.

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Existe otro procedimiento interno que hace Base de Datos para acomodar los archivos en la ubicación que le corresponde en el Servidor, para que los documentos sean disponibles en la pagina web del Archivo Digital, puede demorar hasta una semana para que los documentos esten disponibles para mostrar.

Los expedientes de afiliaciones nuevas que van en forma consecutiva, no tienen prioridad para ser digitalizados.

7.- SUPERVISION DE EXPEDIENTES DE AFILIACION (NUEVA)

Se debe realizar una supervisión de expedientes de manera detallada, para que aquellos que se han recibido de las visitas a los MAOs, es decir un grupo de folios consecutivos.

Utilice el menu Archivo, elija la opción Supervisión -Puede utilizar por CAJA o por RANGO. Usualmente se utiliza la opcion por RANGO, ejemplo:

El reporte mostrará en que forma fue capturado en el sistema SAP, y le indicará los documentos que debe presentar el expediente de acuerdo a lo señalado por el promotor que realizó el trámite.

Cada expediente debe ser auditado. Se anotará una relación de los documentos o si fuera el caso, de los expedientes faltantes, así como el nombre del Promotor responsable del trámite.

Una vez concluída la supervisión de los expedientes de afiliación, es necesario hacer llegar la relación de la documentación faltante al encargado del MAO, el cuál gozará de 14 días naturales para la solventación de inconsistencias. Si al final del período aún existieran inconsistencias no solventadas, el encargado de archivo debe proceder a hacer las modificaciones necesarias en el sistema SAP para que la documentación existente en el expediente en físico corresponda con el capturado en SAP.

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No se requerirá la CURP impresa en los expedientes donde se ha señalado que el beneficiario presentó CURP en la cuál la terminación de los últimos dos caracteres no sea “XX” o ”YY” (la cual corresponde a una CURP temporal asignado por SAP), en el entendido que dicho formato puede ser descargado de la página web de la Secretaría de Gobernación.

8.- DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES CONSECUTIVOS

El encargado de archivo tendrá control de la digitalización de folios de forma consecutiva. Para establecer la prioridad en la digitalización se basará en el año de inscripción. De modo que, deberá digitalizar expedientes que fueron identificados para ser reafiliados en el presente ejercicio, actividad que se realiza en los primeros meses del año.

Utilice el Menu Archivo – elija la opción “folios para digitalizar”, debe seleccionar el Archivo que realizará esta actividad:

En seguida, aparecerán números de caja que tienen la mayor cantidad de expedientes identificados para ser reafiliados en el año en curso y que no han sido digitalizados previamente. Tome en cuenta que al digitalizar expedientes, tomará alrededor de una semana para que estos expedientes sean acomododados en el servidor y sean descartados del listado de cajas con prioridad a digitalizar.

Si no existierán mas cajas con prioridad para digitalizar, deberá continuar con la digitalización de los expedientes en el que el año de inscripción corresponde a dos años menos que el año en curso. Por ejemplo, si el presente año es 2014, deberá continuar con la digitalización de los expedientes con año de inscripción 2012 puesto que serán utilizados para la reafiliación en el ejercicio 2015.

9.- DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES AISLADOS

No hay ningún inconveniente en digitalizar folios que han sido aislados por la CNPSS, siempre y cuando el aplicativo que se utilice para digitalizar muestre la información del titular o de alguno de sus integrantes.

10.- TRATAMIENTO DE EXPEDIENTES AISLADOS

Cuando se ha identificado que un folio ha sido aislado y digitalizado, ya no será necesario su integración a las cajas resguardadoras de expedientes. Debe acumular expedientes con esta

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categoría que periódicamente serán trasladados al Archivo Central de Mexicali, el cuál hará las gestiones necesarias con las autoridades competentes para su apropiada destrucción.

El Archivo Central de Mexicali, solicitará la visita o aprobación de Contraloría para realizar la destrucción de expedientes aislados, por lo cuál deberá llenarse un acta sobre la actividad a realizar además de realizar algunas fotografías que sirvan como evidencia en la realización apropiada de esta actividad.

11.- TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS PERSONALES DE LOS BENEFICIARIOS QUE RESULTAN REPETIDOS O INECESARIOS

No será necesario su integración en las cajas resguardadoras de expedientes. Su tratamiento será exactamente igual al que describe el numeral 10 de este manual.

12.- DESTRUCCION DE EXPEDIENTES CON VENCIMIENTO MAYOR A 5 AÑOS

Podrá retirar un expediente de las cajas resguardadores de expedientes, aquellos que han cumplido cinco años desde su vencimiento de la última vigencia sin que haya ocurrido alguna actualización e incidencia, siempre que el expediente se encuentre digitalizado de forma completa. Su tratamiento será exactamente igual al que describe el numeral 10 de este manual.

13.- EXPEDIENTES QUE CORRESPONDEN A OTRO ARCHIVO MUNICIPAL

Cuando inició el programa del Seguro Popular en Baja California sólo se contaba con un archivo municipal en Mexicali. En el ejercicio 2010 se decidió abrir tres archivos municipales adicionales para los municipios de Tijuana, Rosarito y Ensenada. Los expedientes de Tecate entregan sus expedientes al Archivo de Tijuana.

De modo que todos los expedientes generados en los ejercicios 2002 a 2009 se encuentran en al Archivo Central de Mexicali, expedientes de todo el estado.

Para aquellos expedientes generados en los ejercicios 2010 en adelante, la ubicación corresponderá a su Archivo Municipal asignado.

Cuando los archivos municipales realicen el ingreso de expedientes según se detalla en el numeral 5 de este manual, se podrá identificar el archivo muncipal a dónde corresponde el expediente.

Cuando la ubicación de un expediente no corresponde al archivo en cuestión, se le considera Expediente en tránsito, periódicamente se harán las gestiones necesarias para que dichos expedientes lleguen al archivo que le corresponde.

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El archivo municipal que recibe expedientes provenientes de otro archivo municipal, deberá realizar el ingreso de expediente según se detalla en el numeral 5 de este manual, continuando con la integración de indicencias según se detalle en el numeral 6 de este manual.

14.- EXPEDIENTES SIN CAJA ASIGNADA

Se notificará al área de Bases de Datos cualquier expediente que no cuente con caja asignada en el archivo digital. Debe tomar en cuenta que Base de Datos revisa de forma periódica la generación de folios que realizan los MAOs y se hace la asignación de cajas una vez que los folios han sido creados.

No deberá solicitar a base de datos la asignación de cajas de manera anticipada, sino hasta que los folios estén creados en el SAP y aparezcan con la leyenda de “sin caja asignada”.

15.- PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL

Para realizar las diferentes actividades que conlleva el resguardo de expedientes de beneficiarios, podrá utilizar a personal de servicio social. Deberá hacer llegar las solicitudes de personal de servicio social al área de recursos humanos, quien se encargará de hacer las gestiones necesarias para la obtención de los mismos.

Utilice el Menu Archivo – la opción “escuelas” para conocer todas las Escuelas que tienen convenio con el REPSS.

El encargado de archivo será la persona responsable de registrar la asistencia, debiendo registrar la asistencia de todo el personal de servicio social a su cargo una vez a la semana o como juzgue conveniente.