manual criteri os de salu d seguri dad y ambiente para ... file(hse) para la contratación de...

MANUAL CRITERIOS DE SALUD SEGURIDAD Y

AMBIENTE PARA CONTRATISTAS M-SG-1108

Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016

Página 1 de 1 Aprobó Gerente de Planta

La única versión oficial es la electrónica, cualquier copia impresa es un documento no controlado y deberá ser verificado

contra la versión electrónica.

OBJETIVO Definir los criterios de salud, Seguridad en el trabajo y Ambiente (HSE) para la contratación de servicios.

ALCANCE Aplica para todos los procesos de selección de contratistas que adelante trabajos en Mexichem Resinas Colombia SAS, Mexichem Compuestos Colombia CI, Mexichem Derivados Andinos SAS, Sociedad Portuaria Oleofinas y Derivados y a los contratos que se celebren.

DEFINICIONES RUC: Registro Uniforme de contratistas

Contratista: Es la persona física o jurídica, que asume contractualmente ante el Contratante, con medios humanos y materiales, propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con sujeción al proyecto y al contrato.

Subcontratista: La persona física o jurídica que asume contractualmente ante el Contratista u otro Sub-Contratista comitente el compromiso de realizar determinadas partes o unidades de obra, con sujeción al proyecto por el que se rige su ejecución.

Contratista Permanente: Aquel contratista que desempaña las funciones objeto de su contrato en las instalaciones de Mexichem Resinas Colombia S.A.S

Contratista Temporal: Aquel contratista que desempaña las funciones objeto de su contrato en las instalaciones de Mexichem Resinas Colombia S.A.S de manera esporádica u ocasional y por un tiempo



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




definido.

Contratista externo: Aquel contratista que desempaña las funciones objeto de su contrato por fuera de las instalaciones de Mexichem Resinas Colombia S.A.S

GENERALIDADES

REQUISITO MÍNIMOS A INCLUIR EN PLIEGO DE CONDICIONES, TÉRMINOS DE REFERENCIA, LICITACIONES.

Para que la propuesta sea admisible o elegible, cada una de las personas naturales y jurídicas que sean “proponentes” deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

1. Certificación expedida por la Administradora de Riesgos

Laborales a la que se encuentre afiliado expedida dentro de los 3 meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección que conste que la empresa cuenta con un Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo de acuerdo a La normatividad legal vigente.

2. En los casos en que de acuerdo con la legislación vigente y considerando la naturaleza de la empresa no se requiera la certificación anterior, el proponente deberá declarar por escrito esta condición.

4. Certificación vigente expedida por el Consejo Colombiano de

Seguridad de afiliación y calificación mínimo de 75 % en el Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – SSOA para Contratistas – RUC.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




5. Las empresas contratistas con personería jurídica establecida por fuera del país deberán presentar la “assist card” para cubrimiento total de las personas que ingresarán a laborar en las instalaciones de MRC y una carta de presentación expedida por parte de la empresa empleadora, que certifique el trabajo a realizar por sus empleados.

6. Será válida la certificación OHSAS 18001 y la certificación ISO

14001 cuando la empresa contratista no cuente con una certificación RUC.

Contratista permanente o temporal para trabajos de duración igual o mayor a UN año, que no tenga certificación RUC tiene un plazo de 6 meses para lograr su certificación, para que pueda seguir prestando sus servicios a MRC.

REQUISITOS AL INICIO DEL CONTRATO

INFORMACION REQUERIDA PARA EL INICIO DEL CONTRATOS QUE SE

EJECUTEN DENTRO DE LAS INSTALACIONES DE MRC, MCC, MDA Y SPOD

El contratista debe presentar al área de Contratos la siguiente información escrita:

a. Objeto del contrato: (Servicio o labor a desarrollar y lugar(es) donde se van a ejecutar).

b. Listado de trabajadores, incluyendo nombre completo, documento de identidad y cargo.

c. Certificado de afiliación vigente a seguridad social integral (EPS, ARL y AFP).



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




d. La constancia de cotización de ARL con clasificación de riesgo 5 para las empresas que hagan trabajos permanentes en nuestras instalaciones de acuerdo con el artículo 2 del decreto 1607 de 2002.

e. Listado de equipos y herramientas asignados al contrato con certificación que acrediten el buen estado de estos cuando aplique. (Equipos de medición, andamios, sistema de protección contra caídas)

f. Certificado de formación y aptitud física para las actividades especiales, que lo requieran, de acuerdo a normatividad legal vigente. Por ejemplo: Trabajos en Altura, Trabajos en Eléctricos.

g. Certificación de competencias para las especialidades que así lo requieran (soldadores, electricistas, operadores de equipos pesados, mecánicos, conductores, vigilantes, Andamieros, etc.), expedidas por instituciones avaladas.

h. Constancia de inducción de HSE de Mexichem Resinas Colombia S.A.S.

i. Presentación de la hoja de vida del personal HSE a la superintendencia HSE de Mexichem Resinas Colombia SAS, a través del área de contratos para su aprobación.

j. Constancia de aprobación del examen de conocimientos con un porcentaje mínimo del 80% para el personal HSE asignado al proyecto.

Los cambios en los aspectos mencionados, realizados después del inicio del contrato, deben ser informados de forma oportuna, y por escrito, al interventor del contrato, al área de contratos y a la Superintendencia HSE de Mexichem Resinas Colombia SAS.

INDUCCION DE SEGURIDAD

- El contratista debe programar al personal para asistir a la inducción de seguridad conforme a los horarios establecidos por MRC, MCC o MDA.

- Esta inducción tiene una validez de 6 meses. Una vez vencido el tiempo de inducción el contratista deberá asegurarse de revalidarla teniendo en cuenta programación establecida en el área de Contratos para tal fin. El contenido de la inducción de seguridad es el siguiente:



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




� Política de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

� Plan de Emergencia

� Plan de evacuación

� Hoja de seguridad de los principales productos químicos.

� Reglas Generales y Específicas de seguridad industrial

� Programa de gestión de residuos

� Permiso de Trabajo Seguro

Esta inducción, está a cargo de la Superintendencia HSE de Mexichem Resinas Colombia S.A.S,

EVALUACIÓN DESEMPEÑO HSE CONTRATISTAS

Anual: En evaluación de proveedores, Reunión Gerencial de Rendición de Cuentas.

Mensual: Reuniones de rendición de cuentas cuando ocurre accidentes incapacitantes o incidentes potencialmente graves con el Gerente y el responsable de HSE, seguimiento al plan HSE, estadísticas accidentalidad. Desempeño RUC (calificación, seguimiento/gestión a no conformidades).

El CONTRATISTA, deberá mostrar mejoramiento continuo con respecto al resultado inicial obtenido, seguimiento que se hará año a año a través de las auditorías realizadas por el Consejo Colombiano de Seguridad; en los contratos que requieran renovaciones o para nuevas licitaciones, se tendrá en cuenta la mejora en la tendencia mostrada a través del tiempo con respecto al puntaje inicial y servirá como referente para acceder a la renovación o para obtener un concepto favorable.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




REGULACIÓN CONTRACTUAL

ORGANIZACIÓN EN SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE.

Durante la etapa de planeación el solicitante del servicio debe analizar si para la ejecución del contrato el contratista debe contar con un Ingeniero, Supervisor y/o un Vigía HSE, teniendo la siguiente clasificación:

Ingeniero HSE: Ingeniero especialista en Salud Ocupacional (con licencia), tener como mínimo 3 años de experiencia certificada, con dedicación exclusiva a las funciones que le han sido asignadas y en la jornada completa de trabajo. Supervisor HSE: Profesional, Técnico, Tecnólogo o Especialista en Salud Ocupacional, tener como mínimo 2 años de experiencia acreditada en el campo de aplicación de la labor, con dedicación exclusiva a las funciones que le han sido asignadas y en la jornada completa de trabajo. Vigía HSE: empleado del contratista con formación en temas HSE y experiencia certificada de mínimo 1 año, con dedicación exclusiva que además de su trabajo, haga funciones de apoyo o supervisión en HSE.

Número de trabajadores simultáneos Perfil

< 10 trabajadores 1 vigía HSE

10-100 1 Supervisor HSE

<100 trabajadores Ingeniero HSE



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




Ver Anexo 1. Funciones del Ingeniero/ Supervisor/ Vigía HSE Contratistas.

REPORTE DE ACCIDENTES / INCIDENTES Es responsabilidad de los contratistas reportar los accidentes / incidentes ocurridos dentro de las instalaciones de MRC, MDA, SPOD, El reporte de accidente debe realizarse en máximo 24 horas después de ocurrido el evento. El informe preliminar de accidentes/incidente que deberá contener la siguiente información:

• Información general (Fecha de informe, lugar del incidente, tipo de incidente) • Descripción de la severidad del accidente (Real y/o potencial) • Descripción concisa y completa • Antecedentes • Posibles Causas • Recomendaciones con fechas de ejecución.

Además para accidentes Incapacitantes e incidentes considerados de alto potencial se citara a una reunión de redición de cuentas al Gerente de la empresa contratista junto con su personal HSE, donde se explicar las causas que generaron el accidente incapacitante y el plan de acciones establecido para evitar la ocurrencia de nuevos eventos.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




PLAN DE SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE

Compromiso de Gerencia

El Gerente de la empresa o representante legal debe expresar por escrito su compromiso con el cumplimiento e implementación del PLAN HSE que establezca para el desarrollo del contrato y mediante actividades tales como inspecciones gerenciales, reporte de actos y condiciones subestandar, auditorias, observación de tareas, entre otros.

Designación del responsable del PLAN HSE

El Gerente de la empresa o representante legal debe definir el responsable para liderar la implementación y ejecución del PLAN HSE del contrato teniendo en cuenta el perfil definido en este manual.

Metas y Objetivos.

El CONTRATISTA debe definir las metas y objetivos específicos para el contrato en de HSE, las cuales deben estar alineadas con las metas y objetivos establecidos por Mexichem Resinas Colombia S.A.S.

Matriz de identificación de Peligros y Valoración de riesgos / Matriz de aspectos e impactos ambientales

El CONTRATISTA debe diseñar estas matrices teniendo en cuenta los peligros/ riesgos, aspectos/ impactos de las actividades desarrolladas en las instalaciones de Mexichem Resinas Colombia S.A.S. incluyendo los controles recomendados para reducir el riesgo de liberación de los peligros y el plan de emergencia en caso de



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




que se liberen.

Plan de capacitaciones

El CONTRATISTA debe definir un plan de capacitación de acuerdo a las necesidades del contrato, garantizando y manteniendo las competencias técnicas y de HSE del personal que va a ejecutar las actividades definidas en el contrato. Para esto debe presentar un cronograma con los temas, personal a capacitar y fechas de ejecución durante el contrato.

Plan de inspecciones

El CONTRATISTA debe definir un cronograma de Inspecciones como medida de prevención de Accidentes, Son Ejemplos: Inspecciones de EPP, Herramientas y Equipos, Orden y Aseo, Áreas de Trabajo y todas aquellas que El CONTRATISTA defina.

Programa de mantenimiento preventivo y correctivo

Este criterio busca asegurar el mantenimiento preventivo e inspección de equipos y herramientas. Para este propósito, el PLAN HSE que entregue el CONTRATISTA debe indicar la Lista de equipos y herramientas y el programa de mantenimiento de equipos y herramientas, incluyendo listas de pre-operacionales; debiendo utilizar únicamente los equipos y herramientas relacionados en este Plan.

Programa de Seguridad

Los siguientes son los programas de Mexichem Resinas Colombia S.A.S a cumplir por parte de todas las firmas contratistas que ejecuten labores dentro de las instalaciones de la empresa:

� Programa Permiso de Trabajo Seguro. � Programa de Bloqueo y Etiquetado.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




� Programa Identificación y Análisis de Riesgos – ATS. � Programa de Trabajo en Alturas. � Uso correcto y preservación de los EPP´s. � Programa de Manejo de Residuos

Listado de sustancias químicas a utilizar

El CONTRATISTA debe listar las sustancias químicas a utilizar durante la ejecución del contrato adjuntando sus hojas de Seguridad.

Listado de sustancias químicas a utilizar

El CONTRATISTA debe listar los residuos peligrosos generados en el desarrollo de sus actividades.

EVALUACIÓN Y MONITOREO

Indicadores De Gestión HSE

El CONTRATISTA deberá presentar mensualmente un informe de seguimiento al cumplimiento del Plan HSE en el formato SEGUIMIENTO MENSUAL AL PLAN HSE

DE CONTRATISTAS. Este informe debe ser presentado en los dos (2) primeros días calendario del mes siguiente a la superintendencia HSE.

ANEXOS

• Funciones del Ingeniero / Supervisor / Vigía • Formato de Seguimiento al Plan HSE de contratistas.

Anexo 1. Funciones y Responsabilidades Ingeniero/ Supervisor/ Vigía HSE

• Cumplir y hacer cumplir con todas las normas, reglas,

estándares y procedimientos establecidos para realizar los trabajos.

• Implementar acciones para la prevención de riesgos detectados.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




• Informar oportunamente a su superior inmediato y a la Superintendencia HSE, detalles de la gestión de higiene, salud ocupacional y ambiente (HSE).

• Participar en las reuniones periódicas de seguimiento al desempeño en HSE a realizar por parte de la Superintendencia HSE.

• Hacer estricto seguimiento y control al plan de HSE presentado por el Contratista antes de iniciar las labores.

• Durante paradas de planta, participar en la elaboración del plan en HSE, la implementación de procedimientos, estándares y normas, y asegurar el cumplimiento del plan.

• Verificar los controles de HSE establecidos en los diferentes trabajos, desarrollando actividades de HSE con el apoyo de los Inspectores de seguridad.

• Elaborar, gestionar PTS y ATS de las tareas ejecutadas por la firma contratista. Adicionalmente, establecer mecanismos efectivos para la detección, corrección y mitigación de situaciones de riesgo potencial durante y después de la realización de la tarea.

• Elaborar el Reporte de Accidentes ocurridos a sus empleados dentro de las instalaciones de MRC.

• Liderar la investigación de los accidentes ocurridos a sus empleados dentro de las instalaciones de MRC/MCC/MDA. Establecer acciones correctivas, plazos de cumplimiento, responsables y medición de la eficacia de las mismas. Hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones y reportar el estado de las mismas ante la Superintendencia HSE.

• Elaborar y enviar a HSE de Mexichem el Reporte mensual de las Estadísticas y desempeño en HSE

• Realizar auditorías e inspecciones a las actividades ejecutadas por el contratista.

• Impartir instrucciones y políticas de HSE de Mexichem y de la empresa contratista como mínimo una vez por semana.



Versión Revisión

4 3

Fecha Febrero 2016

Febrero 2016




CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de Modificación

Ítem Descripción de la Modificación

Realizada

# Versión/

# Revisión Modificada

Responsable de la Aplicación

Febrero 2013 Todos Creación del documento Ing. HSE

Agosto 2013 Todos Actualización del documento conforme a

políticas de la empresa. 1 / 0 Ing. HSE

Junio 2014 Todos

Inclusión de la puntuación RUC, Modificación del Contenido del plan HSE, se sustituyó el cargo interventor HSE por Ingeniero HSE.

2 / 1 Ing. HSE

Febrero 2016 Todos

Se revisó el contenido del Plan HSE y se modificó la forma como se define el perfil del personal HSE asignado al contrato.

3/2 Ing. HSE

Versión

# Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por Fecha

1 Ingeniero HSE Superintendente HSE Gerente de Planta Febrero

2013

2 Ingeniero HSE Superintendente HSE Gerente de Planta Agosto 2013

3 Ingeniero HSE Superintendente HSE Gerente de Planta Junio 2014

4 Ingeniero HSE Superintendente HSE Gerente de Planta Febrero

2016

NORMAS PARA CONTRATISTAS

P-SG-0340

Versión Mayo 2013 COPIA NO CONTROLADA 1 de 16

1. INTRODUCCIÓN MEXICHEM contrata la realización de diferentes tipos de servicios dentro de sus instalaciones con Empresas Contratistas. La ejecución de dichos servicios implica el ingreso de empleados de las empresas contratadas a nuestras instalaciones, que deben acatar normas y procedimientos establecidos por la empresa para poder laborar en la misma. Estas normas son aplicables a todas las Empresas Contratistas (Suministros Temporales, Servicios contratados y OUTSOURCING) con contratos anuales o por obras y servicios específicos con duración inferior a un año y se consideran como parte integral del Contrato que suscriban las partes. 2. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE SEGURIDAD 2.1 REQUISITOS DE INGRESO Para obtener la autorización de ingreso de sus empleados a las instalaciones de MEXICHEM, las Empresas Contratistas deberán cumplir con los siguientes requerimientos: 2.1.1 Vincular laboralmente al personal cumpliendo con un proceso de selección que garantice las competencias necesarias para realizar la labor contratada, así como realizar los exámenes médicos de ingreso verificando sus resultados. No se permitirá el ingreso a menores de edad como empleados de empresas contratistas. 2.1.2 Haber realizado con una empresa certificada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad un estudio de seguridad que permita conocer el estado judicial, el entorno familiar y residencial de sus empleados. Este estudio debe ser renovado anualmente o cuando MEXICHEM lo requiera. Cuando el contrato u orden de servicio no exceda de un mes no se exigirá el estudio d seguridad, en estos casos se debe presentar un certificado de antecedentes judiciales. 2.1.3 Enviar a su personal a la inducción en seguridad industrial, física y normas de contratistas. 2.1.4 Diligenciar y actualizar mensualmente el listado de ingreso de personal contratistas R-SG-214, el cual es firmado por el contratista, el


P-SG-0340


interventor, el jefe de servicios administrativos y el inspector HSE, debe traer los siguientes anexos: 2.1.4.1 Planillas de pago o formularios de afiliación al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales, conforme al Decreto 1670 de Mayo 14 de 2007. La afiliación a la A.R.P de cada uno de los empleados del contratista a laborar en nuestras instalaciones será en CLASE DE RIESGO Quinto, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley 1295 y sus normas complementarias vigentes. 2.1.4.2 Carta firmada por el representante legal donde certifique que su personal está vinculado y al día en los pagos del Sistema de Seguridad Social y Riesgos Profesionales. 2.1.5 Dotar al personal de uniforme o ropa de trabajo definida por Ley y los EPP’s requeridos de acuerdo a la actividad y el área de trabajo, esta información será acordada con la Superintendencia de HSE, (ver listado de elementos). 2.1.6 Entregar un carnet de identificación de la empresa el cual debe ser portado en lugar visible al ingreso y dentro de las instalaciones. El incumplimiento de este requisito es causal de no permitir en ingreso a planta hasta que muestre el carné y si es encontrado dentro de las instalaciones sin el mismo se retira la persona de la planta por un día y si reincide será prohibido su ingreso en forma definitiva. 2.1.7 Adicional al carné de la empresa contratista MEXICHEM entregará una tarjeta de proximidad a cada empleado la cual servirá para su acceso y registro en el sistema de Control de Acceso, estas se habilitarán con base en el listado de ingreso de personal contratistas R-SG-214 debidamente legalizado y serán actualizadas en forma mensual con el cumplimiento del numeral 2.1.4 y sus anexos. Al terminar el servicio contratado o al retirar un empleado, la Empresa Contratista devolverá la tarjeta de proximidad en buen estado al Jefe de Servicios Administrativos, este es un requisito para la firma del acta de recibo final del servicio. En caso de que el empleado de la Empresa Contratista pierda el carnet o lo devuelva en mal estado, MEXICHEM descontará a la Empresa Contratista el equivalente a dos (2) días del salario mínimo legal vigente.


P-SG-0340


2.2 PUERTAS DE INGRESO El ingreso del personal contratista a planta es controlado por los guardas de seguridad física apoyados en el Sistema Control de Acceso y se establece de la siguiente manera:

• Puerta No 1: Ingresa el personal propio y los contratistas de Outsourcing de Mantenimiento y Producción (Inspecciones, tratamiento de agua y cogeneración), Ingeniería de Procesos y el personal temporal Administrativo.

• Puerta No 2: Los contratistas de apoyo a las labores de Producción, Logística, Aseo, Jardinería, Refrigeración y Seguridad Física.

• Puerta No 5: Los contratistas de Ingeniería de Proceso y Proyectos Mantenimiento Metalmecánico, Aislamiento, Pintura y Obras Civiles deben seguir la vía pavimentada que llega hasta el campamento de contratistas ubicado al final de la planta de Emulsión.

En cada una de las puertas indicadas el personal de seguridad física realizará los procedimientos de requisa de bolsos y pase por arco detector de metales o en forma manual con el Garrett tanto al ingreso como a la salida, cada persona debe sacar sus pertenecías de los bolsos para facilitar la revisión. 2.3 RESTRICCION DE INGRESO DE ELEMENTOS A PLANTA No se permitirá el ingreso de bebidas alcohólicas, drogas alucinógenas, cigarrillos, fósforos, armas de fuego y demás elementos que puedan atentar contra la integridad de los empleados de MEXICHEM, de las Empresas Contratistas, o de las instalaciones de MEXICHEM. También está prohibido el ingreso de filmadoras, beepers, cámaras fotográficas, grabadoras, teléfonos celulares, radios de comunicación, computador, calculadoras y en general cualquier equipo electrónico. Si por circunstancias del trabajo la Empresa Contratista requiere ingresar algún equipo de los relacionados, deberá solicitar formalmente la autorización siguiendo las siguientes instrucciones:


P-SG-0340


Radios de comunicación y/o Avantel: Los equipos deben ser intrínsecamente seguros y la autorización es otorgada por el Superintendente de HSE luego de la revisión física de los mismos. El contratista debe considerar el uso de radio al momento de la visita de obra, para que haga la solicitud respectiva y adelante los trámites pertinentes con el área de Contratos y de HSE ya que una vez se haga la visita de obra y se observe el área donde estará ubicado el contenedor/campamento, sabrá si es o no necesario de dicho elemento de comunicación; además tendrá asignada sólo la frecuencia #7 excepto para aquellos contratistas fijos de Mantenimiento que tendrán la frecuencia #7 y #1 Celulares: La autorización de ingreso de estos equipos es dada exclusivamente por el Gerente de Planta y solo hasta las oficinas de Administración. Computador: El ingreso de estos equipos es autorizado sólo hasta las oficinas asignadas a la firma contratista y es otorgada por el Jefe de Servicios Administrativos. Cámaras fotográficas: El ingreso y uso de estos equipos está procedimentado y es responsabilidad del interventor de cada firma contratista velar por el cumplimiento del mismo diligenciando el registro R-SEG-0904. Para todos los casos el equipo que sea autorizado su ingreso debe ser reportado al Jefe de Servicios Administrativos quien dará la instrucción al guarda líder de cada puerta para que haga el respectivo registro del ingreso y salida. Si un empleado de una firma Contratista es sorprendido usando dentro del área de Producción un radio de comunicación o cualquiera de los equipos indicados en los numerales anteriores que no haya sido previamente autorizado le será decomisado el equipo y reportado ante el Jefe de Servicios Administrativos quien solicitará a Contratos la presentación del reclamo formal a la firma contratista solicitando el remplazo definitivo del infractor. Además la Empresa Contratista será multada con 5 salarios diarios mínimos legales vigentes


P-SG-0340


Los equipos, máquinas, herramientas, y materiales no consumibles que necesite introducir la Empresa Contratista a las instalaciones de MEXICHEM, deberán ser reportados en la portería de acceso de Contratistas (Portería #2 y #5), de acuerdo al Registro R-SIM-110 anexo. Para el retiro de las máquinas, equipos y materiales, se requiere el Visto Bueno del Interventor del contratista, quien asume responsabilidad sobre la verificación del buen estado y cumplimiento de estándares de seguridad de los equipos, máquinas y herramientas que se usan para trabajar en la planta.

2.4 INSTALACION DE CONTRATISTAS Las firmas Contratistas de Mantenimiento de Planta e Ingeniería de Proyectos con contratos anuales cuentan con las siguientes facilidades dentro de las instalaciones de MEXICHEM: Campamento ubicado al final de la planta de Emulsión dotado con: Oficinas dotadas de los servicios de energía, teléfono e internet. Baños dotados de sanitarios, duchas y orinales. Comedor dotado de mesas y sillas Área de almacenamiento de materiales. Áreas de trabajo para cada firma Las firmas Contratistas del Área de Logística (Montacarguistas, Auxiliares de Cargue, Encarpadores, Aseo y Zonas verdes) con contratos anuales cuentan con las siguientes facilidades dentro de las instalaciones de MEXICHEM: Oficinas dotadas de los servicios de energía, teléfono e internet. Baños dotados de sanitarios, duchas y orinales. Comedor dotado de mesas y sillas Es responsabilidad de cada firma contratista suministrar lockers a sus empleados para guardar sus pertenencias, estos deben ser ubicados en las áreas de trabajo ubicadas en el campamento de contratistas al final de Emulsión y el área de lockers de contratistas de Logística. Solo en el caso del personal contratista de empaque de Emulsión por la distancia existente entres el área de lockers y su zona de trabajo se autoriza


P-SG-0340


la colocación de sus lockers en el baño del personal propio de dicha planta, es responsabilidad de la firma contratista y su personal el no afectar al personal de MEXICHEM. Estas instalaciones son entregadas por el área de Contratos al supervisor o jefe de la firma contratista al momento de ingresar por primera vez a la planta y es responsabilidad de las firmas contratistas mantener dichas instalaciones en buen estado, en orden y aseo permanente para lo cual se encuentran ubicadas canecas identificadas para el almacenamiento provisional de los residuos solidos generados en el área, que serán retirados diariamente por el montacarguista ambiental. Las empresas que no tengan asignado un espacio en el campamento de contratistas, deberán proveerse de un contenedor de 20 pies para guardar sus pertenencias, equipos, materiales, herramientas etc. el cual será instalado en el área y sitio definidos por el departamento de CONTRATOS. Una vez terminado el trabajo, deberá remover el contenedor y entregará el área en el estado como la recibió. El concepto de Visto Bueno para recibo del área deberá ser dado por el Interventor del Contratista quien recibe el trabajo, el departamento de Contratos y un inspector HSE. Cuando se requiera instalar un campamento dentro del área de Producción, el Contratista a través de su Interventor deberá obtener la autorización de la Superintendencia HSE y la Superintendencia de Logística y Abastecimiento.

MEXICHEM no será responsable de las pertenencias de la Empresas Contratista que sean guardadas dentro de sus instalaciones. 3. NORMAS DE PRESENTACIÓN Y COMPORTAMIENTO Para Mexichem es de suma importancia contar con colaboradores que acaten y pongan en práctica las normas y procedimientos, dentro de ellos los que tiene que ver con el comportamiento y presentación personal dentro de las instalaciones para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:


P-SG-0340


3.1.No se permitirá el ingreso de personas a las instalaciones de MEXICHEM vistiendo ropa inapropiada, tales como pantalones cortos, camisetas rotas, chancletas, sin camisa, sin zapatos, etc.

3.2 Los empleados de Empresas Contratistas deberán venir preferiblemente con su uniforme a planta, en caso de requerir cambiarse de ropa lo harán en el baño asignado a su empresa. 3.3 El uniforme debe estar identificado con el logo de la firma contratista al frente y en la espalda de tal forma que se pueda identificar fácilmente. Cada empresa contratista debe enviar al área de Contratos y a la Superintendencia de HSE la constancia de entrega y recibo de la dotación firmada por sus empleados a más tardar dentro de los 5 días calendarios siguientes de finalizar la entrega al total de su personal. El incumplimiento en el uso de la dotación y EPP’s dentro de las instalaciones o el uso de elementos en mal estado, será causal de retiro de la persona de la planta por un día y si reincide será prohibido su ingreso en forma definitiva. El incumplimiento en la entrega de la dotación y EPP’s requeridos, será causal de incumplimiento del contrato y dará lugar a la suspensión del mismo hasta tanto cumplan con la entrega, adicionalmente se impondrá una multa equivalente a dos (2) salarios mínimos mensuales, la reincidencia en el incumplimiento dará lugar a la terminación del contrato. Estas sanciones serán aplicadas por el área de Contratos. Toda empresa contratista deberá dotar como mínimo las siguientes cantidades y en la frecuencia correspondiente de elementos básicos así:

ELEMENTO PERIODICIDAD CANTIDAD EN EL

PERIOIDO

CANTIDAD

TOTAL ANUAL

Uniforme o ropa de trabajo compuesto por camisa y pantalón (o un enterizo que contenga ambas partes

Semestral 3 6

Botas de seguridad Cuatrimestral 1 3 Gafas de seguridad Semestral 1 2


P-SG-0340


Casco de Seguridad Industrial Anual 1 1 Mascara Media Cara Protección Respiratoria

Anual 1 1

Protector Oído Semestral 2 4 Las especificaciones de la dotación y EPP’s están definidas en el listado que se anexa a este documento de acuerdo con las actividades realizadas por cada firma contratista. En caso de deterioro, antes del cumplimiento de la periodicidad arriba mostrada, de los elementos de protección personal, el Contratista deberá proveer a sus empleados en forma inmediata de éstos. El incumplimiento de lo anterior, será sancionado con el retiro del empleado contratista por 1 día. Si reincide en la falta, será suspendida la autorización para ingresar a MEXICHEM en forma definitiva. 3.4 Para su aseo personal y satisfacer sus necesidades higiénicas o fisiológicas, los empleados de Empresas Contratistas deberán usar los baños asignados. No está permitido hacer sus necesidades fisiológicas en lugares de la planta diferentes a los baños asignados. La violación de ésta norma será causal del retiro del empleado de la Empresa Contratista fuera de las instalaciones de MEXICHEM en forma definitiva. 3.5 Los empleados de Empresas Contratistas deberán transitar únicamente por las áreas donde desarrollarán su trabajo, las zonas de acceso a las mismas, y las áreas donde requiera dialogar con el Interventor del trabajo el incumplimiento de lo anterior será sancionado con el retiro del empleado contratista por 1 día.

3.6 Está terminantemente prohibido manipular equipos y accesorios que se encuentren en operación, y aquellos que se encuentren señalizados con las tarjetas Rojas de MEXICHEM. La violación de ésta norma será sancionada con el retiro definitivo del Empleado del Contratista de las instalaciones de MEXICHEM y será anotada en la hoja de vida de la Empresa Contratista. El reporte de la falta se hará ante La Superintendencia HSE, adicionalmente de impondrá una multa a la firma contratista equivalente a 5 salarios mínimos diarios legales vigentes.


P-SG-0340


3.7 El Contratista deberá proveer para el uso de sus empleados, de recipientes adecuados para el almacenamiento de agua potable. MEXICHEM suministrará el agua potable en botellones que deben ser solicitados al Supervisor de Vigilancia en Puerta-2, los envases vacíos deben ser regresados al área de almacenamiento como requisito para la entrega de llenos.

3.8 Los empleados de Empresas Contratistas de acuerdo con su ubicación en la planta deberán ingerir sus alimentos en el comedor asignado. Para el personal que presta sus servicios en turno y no puedan abandonar su lugar de trabajo usaran los mismos comedores de los operarios de MEXICHEM, bajo la autorización del supervisor de planta correspondiente. 3.9 No se permitirá la preparación de los alimentos (cocinar) dentro de las instalaciones de MEXICHEM. El reporte de la falta al violar este inciso, se hará ante el Dpto. de Contratos para su registro; la sanción por el incumplimiento de ésta medida, será el retiro definitivo del contratista. 3.10 Solo los contratistas tipo OUTSOURCING ó Servicios de Ingeniería, podrán hacer uso del casino en el horario del personal Administrativo y/o de Mantenimiento de MEXICHEM. El horario general para usar las instalaciones de comedores en MEXICHEM por las empresas contratistas autorizadas es de 12:00 M a 12:30 PM, lo anterior, define como la duración permitida en MEXICHEM para el almuerzo de cualquier personal contratista.

3.11 Las Empresas Contratistas deberán tener en cuenta que MEXICHEM, por intermedio del departamento de Servicios Administrativos exigirá la limpieza diaria de los lugares donde consumen sus alimentos sus empleados, el baño que utilizan y la zona de trabajo. El incumplimiento de este numeral es un claro y expreso incumplimiento contractual, por lo tanto se estarán autorizando la imposición de las multas correspondientes cada vez se detecte. (Multa equivalente a 5 salarios mínimos diarios legales vigentes). 3.12 No se permite que ninguna persona al interior de MEXICHEM utilice sus instalaciones para el reposo placentero, definido este como: Dormir y/o acostarse.


P-SG-0340


4. NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL 4.1.Antes de ingresar a laborar en MEXICHEM por primera vez o cada vez que se inicie un contrato, todos los empleados de Empresas Contratistas deberán recibir una Capacitación de inducción en temas de salud ocupacional ( seguridad industrial, medicina del trabajo, higiene industrial), de acuerdo a los planes de capacitación existentes . Esta charla podrá ser repetida las veces que sea necesario para concientizar a los empleados de la Empresa Contratista. Al finalizar la inducción se realiza un examen para asegurar que los temas tratados fueron entendidos y captados, en caso de perder dicha prueba no se avala el ingreso de la persona hasta tanto realice de nuevo la inducción y pase el examen.

4.2.En las charlas de seguridad dictadas por el interventor y/o inspector de HSE se deberán tratar los siguientes temas generales: Normas generales de seguridad en la planta, permisos de trabajo seguro, horario de trabajo, rutas de evacuación , alarma, normas para contratistas, dotación de seguridad, uso de talanqueras y cintas para delimitar las áreas de trabajo., tomas para agua, campamento de contratistas, zonas para ingerir alimentos y cualquier otro tema que el interventor y/o inspector HSE considere necesarias.

4.3. La señalización de las áreas de trabajo será responsabilidad de las empresas contratistas, por lo tanto estas deberán suministrar sus propios avisos, talanqueras, avisos, cintas y cerramientos requeridos por el interventor y/o por la Superintendencia HSE. 4.4.Como parte del perfeccionamiento del Contrato, el Interventor y el Contratista seleccionado, en conjunto con la Superintendencia de Seguridad, Salud, y Ambiente definirán si se requiere una Matriz de Riesgos, para la identificación de trabajos críticos. Cuando el servicio contratado requiera desarrollar actividades de trabajo en altura el CONTRATISTA deberá garantizar que el sistema de acceso seleccionado para dicho trabajo y sus componentes cumplan con lo establecido en el Capítulo V de la Resolución 3673 de 2008, para lo cual el contratista deberá presentar ante la Superintendencia de HSE la certificación del fabricante del andamio o sistema seleccionado, de la persona competente para el montaje y operación del mismo, así como la certificación (nivel avanzado) de todos los funcionarios del contratistas que realizarán trabajos en altura. Esta documentación es requisito previo para la autorización de la tarea y hace parte del Permiso de Trabajo Seguro (PTS) y del Análisis de Tarea Segura


P-SG-0340


(ATS), el PTS lo diligencia el contratista en conjunto con la planta y debe realizar el ATS aprobado por la planta. HSE apoyará todas las inspecciones de explosividad, y auditoría cada vez que sea requerido. 4.5. Los empleados de las diferentes empresas contratistas que laboren permanentemente en las instalaciones de MEXICHEM deberán asistir a la reunión de seguridad trimestral para contratistas programada, coordinada por el Dpto. de Contratos y presentada por la Superintendencia HSE. En esta reunión se trataran temas generales de seguridad y su objetivo es mantener conciencia alrededor de este tema. Esta reunión es independiente a la reunión previa a cada contrato mencionada en el numeral 4.1. Independiente de estas reuniones lideradas por MEXICHEM, las empresas contratistas deberán dar cumplimiento a las reuniones propias de su Programa de Salud Ocupacional, documentándolas y de acuerdo a lo indicado en su plan de salud ocupacional, para lo cual podrán contar con las instalaciones de MEXICHEM previa coordinación directa con la Superintendencia de Recursos Humanos.

Se dejara constancia de todas las reuniones y/o charlas de seguridad diligenciando el formato de asistencia, el cual debe ser enviado a la Gerencia de Recursos Humanos La inasistencia a la reunión de seguridad trimestral será causal de inhabilitación del ingreso del personal de la firma contratista hasta tanto cumpla con la asistencia. 4.6. El horario de trabajo establecido para los Contratistas de obras civiles y proyectos, es desde lunes a viernes desde las 08:00 hasta las 16:30. Cuando las circunstancias ameriten que una Empresa Contratista extienda su jornada de trabajo hasta una hora posterior a las 16:30, el Interventor deberá solicitar autorización para ello, y el permiso de trabajo seguro respectivo, al Ingeniero de la planta (cuando el trabajo se ejecute en las áreas de incidencia de Producción), y le informará a éste quien será la persona que estará supervisando el trabajo en el nuevo horario establecido. Si el trabajo a ejecutar es en una zona diferente a las áreas de Producción, será el Interventor y/o el jefe del área quien autoriza la extensión de horario a la Empresa Contratista, y apruebe la renovación del permiso de trabajo seguro.


P-SG-0340


4.7.Los permisos de trabajo seguro para los trabajos a desarrollar dentro de las áreas de incidencia de Producción de la Planta deberán ser solicitados diariamente por el Interventor de la obra ante el jefe del área en turno quien verificará las condiciones de seguridad del área de trabajo y de los empleados de la Empresa Contratista, y expedirá el permiso entre 8:00 y máximo 9:00 AM. En caso de haber varios frentes de trabajo se ingresa a laborar por parte de los inspectores HSE a las 07:00 A.M Los permisos vencen a las 15:00 horas, pero éstos podrán ser renovados por periodos máximos de ocho (8) horas con el aval del jefe del área del turno, sin exceder las 16 horas de trabajo de un mismo personal. Ningún trabajo debe iniciarse sin el respectivo permiso de trabajo seguro. El incumplimiento de lo anterior resultará en la suspensión inmediata de los trabajos y una multa equivalente a 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes y el retiro definitivo de los empleados contratistas involucrados.

4.8.Los Permisos de seguridad para los trabajos a desarrollar en zonas diferentes a las áreas de producción (Edificio Administración, Campamento de Contratistas, Porterías, Edificio Servicios Generales, Laboratorio, Talleres, vías y jardines externos al área de producción, etc.), los solicitará directamente el Interventor de la obra ante el jefe del área donde se desarrollarán los trabajos

4.9.Cuando la Empresa Contratista requiera introducir algún automotor al área de producción de la planta, el Interventor de la obra solicitará el permiso de ingreso al Supervisor o Ingeniero de Planta. Los vehículos autorizados a ingresar a la planta, deben tener un extintor de 10 lbs, que no tenga fecha de recarga vencida, el conductor debe traer sus EPP igual el ayudante, A.R.L vigente, camión con llantas en buen estado, que no vote aceite y que el mofle no tenga escape, el guarda de seguridad será el encargado de verificar lo aquí requerido. Estos vehículos deberán permanecer en MEXICHEM el mínimo tiempo necesario para descargar o cargar el material que transporta, e inmediatamente deberán abandonar la planta

4.10. Cuando la ejecución del trabajo lo requiera, los empleados de la Empresa Contratista deberán usar guantes, cinturones de seguridad, Petos, tapones auditivos, y en general, los implementos de seguridad necesarios para proteger la integridad física del empleado. El Interventor le hará conocer al representante o a los empleados de la Empresa Contratista ya


P-SG-0340


sea en las especificaciones de obra, en la visita de obra o en la charla de seguridad (en este caso consignar en el registro de la charla los elementos solicitados), los elementos de seguridad adicionales a los indicados en el numeral 3.3 que se requieren para desarrollar el trabajo, sin que la omisión de uno o más elementos, exima a la Empresa Contratista de su responsabilidad de proteger a sus empleados. El Interventor, el personal de la Superintendencia HSE o cualquier empleado de MEXICHEM podrá suspender los trabajos hasta tanto se cumpla con los requisitos de uso de los implementos de seguridad requeridos. Si el trabajo lo suspende una persona diferente al Interventor, deberá informarle a éste la decisión tomada.

4.11.En caso de sonar la alarma, se activaran los Planes de Emergencia y/o de evacuación de acuerdo a lo indicado en estos. Los empleados de la (s) firma (s) adscrita (s) a las labores contratadas de mantenimiento, deberán prestar su concurso de acuerdo con lo establecido en el Plan de Emergencia de MEXICHEM. Exceptuando las firmas que califican en el párrafo anterior, los empleados de las Empresas Contratistas que presten sus servicios en las áreas diferentes a las administrativas deberán apagar los equipos y maquinarias que estén en operación, e inmediatamente deberán dirigirse, a través de las diferentes rutas de evacuación y observando siempre el foco de la emergencia, hacia la portería No 2 (Sin salir de la planta) en forma normal por las salidas previamente indicadas por el Interventor en la charla de seguridad o siguiendo las señalizaciones existentes que indican las rutas de evacuación. Los contratistas que laboren en el edificio de administración deberán reunirse en el sitio de reunión del personal de administración, tal como se indica en el plan de emergencia o sea en el parqueadero interno del edificio de Administración y colocarse a órdenes del coordinador de la emergencia en el área de administración.

4.12.Los empleados de Empresas Contratistas deberán tener especial cuidado en no obstruir las vías, pasillos, escaleras, áreas de acceso a extintores y equipos de combate contra incendios, equipos en operación, etc. cuando estén realizando su labor.


P-SG-0340


4.13. Los empleados de las Empresas Contratista deberán proveer de todos los elementos necesarios para proteger la (s) zona (s) de su trabajo dentro de las instalaciones de la Planta, con guardas, talanqueras, cinta de prevención y extintor (si se requiere). 4.14.La Empresa Contratista dispondrá de una zona para almacenar el material sobrante y los escombros que genere la obra y realizará diariamente su desalojo. El inspector HSE basado en la matriz de riesgo y programa ambiental que debe presentar toda empresa contratista que ejecute labores de montaje/mantenimientos especiales, le dará las instrucciones precisas para que cumplan con los procedimientos ambientales, no sólo de residuos sólidos sino de emisiones ambientales (máquinas generadoras de energía) y vertimientos líquidos. Las Empresa Contratistas deberá tener en cuenta que el lugar de trabajo debe permanecer limpio y que es indispensable que a la entrega de la obra no haya desperdicios o sucios en la zona de trabajo para que pueda ser firmado el acta de entrega final de la obra y el correspondiente pago de la misma.

4.15.Para la operación o manejo de materiales peligrosos, el representante de la Empresa Contratista deberá informar previamente al Interventor de MEXICHEM, quien con la asesoría del personal de la Superintendencia HSE definirá en el sitio las prevenciones o medidas de seguridad que se requieran.

4.16.Si un empleado de la Empresa Contratista sufre un accidente dentro de la planta, un funcionario de la misma deberá reportarle el suceso al Interventor, o a un empleado de MEXICHEM, o comunicarse al teléfono 555 y denunciar el accidente para activar el correspondiente plan de emergencia. El representante del contratista debe presentar un informe previo del hecho antes de cumplirse 48 horas ante su interventoría y Superintendencia HSE.

5.NORMAS PARA CONTRATISTAS ESPORÁDICOS Y VISITANTES

5.1.Se considera Contratista Esporádico aquellas Empresas o personas que MEXICHEM contrata para la ejecución de trabajos dentro de sus instalaciones por un período de tiempo inferior a 7 días.


P-SG-0340


5.2.Se consideran Visitantes a aquellas personas que en función de su labor profesional, y con la autorización de un funcionario de MEXICHEM, requiere el ingreso esporádico a las instalaciones durante un período de tiempo limitado, bien para reunirse con algún funcionario de la organización de MEXICHEM, o para entregar o recibir información o documentos a alguna de sus dependencias.

5.3.Para el ingreso de Contratistas Esporádicos y de Visitantes a áreas de oficinas administrativas, se requiere el acompañamiento del funcionario de MEXICHEM solicitado. Adicionalmente, que la persona entregue su cédula de ciudadanía o un documento de identificación en las porterías de MEXICHEM (Uno o Dos) y reciba un carnet de identificación, el cual debe usar permanentemente y en lugar visible mientras se encuentre dentro de las instalaciones de MEXICHEM. El Interventor o funcionario de MEXICHEM que autorizó el ingreso del Contratista Esporádico o Visitante deberá recogerlo en la sala de recepción, y activar el acceso en cada puerta del control de acceso en un tiempo máximo de 4 segundos después que el visitante o contratista esporádico y conducirlo al sitio donde se han de reunir, y una vez terminada la reunión, lo deberá acompañar hasta la recepción de la Empresa.

5.4.Para el ingreso de Contratistas Esporádicos y de Visitantes a áreas de la planta, se requiere además de los requisitos establecidos en el parágrafo 5.3. lo establecido en el parágrafo 2.3.y el general todo lo requerido en esta norma y la inducción para contratistas, sin embargo el acompáñate deberá indicar a esta(s) persona(s) los planes de emergencia y evacuación de la planta y garantizar que en todo momento este(n) acompañados por un funcionario de MEXICHEM.

5.5.Los visitantes de las empresas contratistas deberán ser atendidos en la recepción de la empresa y solo en el caso especial en el que se requiera el ingreso, este deberá ser autorizado por el interventor. Acorde a la visita, debe ser por la portería 2 o la #1 (recepción)

5.6.Dependiendo de la actividad que vaya a desarrollar un Contratista Esporádico en las instalaciones de MEXICHEM, y el grado de riesgo que dicha actividad implique para el personal que la llevará a cabo, la Sección de Contratos de MEXICHEM podrá solicitarle los mismos requisitos establecidos para las empresas Contratistas consideradas como no


P-SG-0340


esporádicas, y descritas en los parágrafos 2.1 a 2.7. del presente documento.

5.7.Las Normas de presentación y comportamiento descritas en los parágrafos 3.1. a 3.9. del presente documento son aplicables tanto para Contratistas Esporádicos como Visitantes.

5.8.La expedición de permisos de trabajos seguros debe seguir los mismos procedimientos descritos en los numerales 4.8 y 4.9.

REGISTRO DE MODIFICACIONES

FECHA DE

LA REVISIÓN

Numeral

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

08/01/2002 Varios

Actualización en la organización de MEXICHEM.

10/24/2003 Varios Actualización por cambios en procedimientos de selección y áreas de contratistas y uso de Casinos

08/15/2004 2.4 , 3.3, 4.3, 4.10

Dotación mínima para empleados contratistas, actualización cargos en la organización.

3/15/2005 Varios Actualización por entrada en funcionamiento del control de acceso

6/30/05 1.5 y 1.7 Horario de almuerzos, prohibición del ocio 4/6/06

2.3, 3.3, 5.4

Uso de botas dieléctricas en labores eléctricas y cambios en el ingreso de contratistas esporádicos

12/4/2006 4.7 y 4.12 Horario de trabajo y plan de emergencia 01/05/07 2.3 , 2.4 y 3.3 Ingreso de contratistas y corrección en la dotación.

6/21/07 2.7, 2.8, 2.11, 3.9, 4.3, 4.4,

4.5, 4.13, 4,14, 4.15, 4.19, 5.1,

5.4, 5.5

Aclaraciones de fondo, frecuencias de las reuniones de contratistas, resalto de multas por orden y aseo, manejo de visitantes,

10/23/08 Varios Cambio de razón social y actualización de nuevas zonas e ingreso de contratistas

04/30/2009 Varios Cambio de cargos y aclaraciones de fondo 21/05/2013 Varios Cambios en las normas administrativas y de

seguridad, revisión general.

manual criteri os de salu d seguri dad y ambiente para ... file(hse) para la contratación de...

Documents