manual control
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Manual del Sistema Control
Control es una aplicación desarrollada para llevar el control de los ocupantes del
cementerio administrado por la Municipalidad de las Flores. Esta aplicación se
realizó como parte del Trabajo Comunal Universitario de los estudiantes Karla
Salas Hernández y Luis Rodríguez Aguilar de la Universidad Latina de Heredia;
cursantes de la carrera de Administración de Empresas en la Facultad de Ciencias
Empresariales.
Índice
1. Requisitos del Sistema ......................................................................................................... 4
2. Proceso de instalación ......................................................................................................... 4
3. Funcionamiento del Sistema Control ............................................................................... 7
3.1. Ingreso a la aplicación. ................................................................................................. 9
3.2. Ventana principal. .......................................................................................................... 9
3.3. Menú de configuración. .............................................................................................. 10
3.4. Menú de catálogos. ...................................................................................................... 10
3.5. Menú de reportes. ........................................................................................................ 10
3.6. Menú de ayuda. ............................................................................................................. 11
3.7. Menú salir. ...................................................................................................................... 12
4. Gestión de formularios. ...................................................................................................... 12
4.1. Formulario de usuarios. ............................................................................................. 12
4.2. Formulario del control de ocupantes. ..................................................................... 13
4.2.1. Formulario de control de la facturación. ........................................................ 13
4.2.2. Formulario del historial de facturación. ......................................................... 14
4.2.3. Formulario para el cambio de contraseña. .................................................... 15
5. Botones de menú. ................................................................................................................ 15
5.1. Botones de los formularios de datos...................................................................... 15
5.1.1. Botón de incluir. ................................................................................................... 15
5.1.2. Botón de guardar. ................................................................................................ 15
5.1.3. Botón de modificar. ............................................................................................. 15
5.1.4. Botón de cancelar. ............................................................................................... 15
5.1.5. Botón de eliminar. ................................................................................................ 16
5.1.6. Botón de buscar. .................................................................................................. 16
5.1.7. Botón de retroceder. ............................................................................................ 16
5.1.8. Botón de avanzar. ................................................................................................ 16
5.1.9. Botón de salir. ....................................................................................................... 16
5.1.10. Botón de facturación. ...................................................................................... 16
5.1.11. Botón de historial. ............................................................................................ 16
5.2. Botones de los reportes. ............................................................................................ 17
5.2.1. Botón de primera página. ................................................................................... 17
5.2.2. Botón de página anterior.................................................................................... 17
5.2.3. Botón de página siguiente. ................................................................................ 17
5.2.4. Botón de última página. ...................................................................................... 17
5.2.5. Botón de detener presentación. ....................................................................... 17
5.2.6. Botón de actualizar. ............................................................................................. 17
5.2.7. Botón de imprimir. ............................................................................................... 17
5.2.8. Botón de diseño de impresión.......................................................................... 18
5.2.9. Botón de configurar página. .............................................................................. 18
5.2.10. Botón de zoom. ................................................................................................. 18
5.2.11. Búsqueda de texto en informe. ..................................................................... 18
5.2.12. Botón de exportar. ........................................................................................... 19
1. Requisitos del Sistema
Esta aplicación ha sido diseñada para funcionar con los siguientes requerimientos:
Sistema Operativo: Windows XP SP3 o superior.
Framework 4.0 o superior.
Microsoft Office 2003 en adelante (recomendado, Microsoft Access).
Memoria principal (RAM): 512 Mb o superior.
Procesador: Pentium 4 de 2.0 Ghz o superior.
Disco duro: Con mínimo 4 Gb disponibles de disco duro.
2. Proceso de instalación
2.1. Se debe ejecutar el archivo setup.exe que se encuentra dentro de la
carpeta de instalación.
2.2. El proceso de instalación comienza a ejecutarse.
2.3. El instalador anuncia que la aplicación está protegida por derechos de
autor, se debe seleccionar siguiente para que el proceso continúe.
2.4. Se deben ingresar los datos del usuario del equipo de Windows al cuál se le
han asignado los permisos de licenciamiento y el Nombre de la Organización.
Seguidamente se selecciona siguiente.
2.5. El programa muestra una ventana con los datos para poder confirmar sin
son correctos; si los datos estuvieran incorrectos se debe regresar con el botón
de Atrás de lo contrario se puede continuar dando click en el botón de Instalar.
Es importante tomar en cuenta que se debe contar con permisos de
administrador para poder instalar la aplicación en su Sistema Operativo.
2.6. Se termina el proceso de instalación dando click en el botón de finalizar.
3. Funcionamiento del Sistema Control
Para ejecutar el Sistema Control se puede ingresar de dos formas, la primera desde el
botón de inicio, todos los programas, control, control y Launch Control.exe o bien desde el
acceso directo creado en el escritorio.
El sistema también cuenta con un acceso para correr el proceso de desinstalación de la
aplicación del Sistema de Windows, si desea correr este proceso primero debe respaldar
la base de datos ya que la misma será eliminada con toda la información almacenada en
ella. Para respaldar la base de datos se debe ingresar al disco C, dentro de la carpeta
Archivos de Programa, dentro de la carpeta Control, control y Database, la cual es el
objeto contenedor de los datos ingresados debidamente a la aplicación control.
Para Sistemas Operativos como Windows Vista, Windows 7 y Windows 8, se debe indicar
que se ejecute con permisos de administrador de Windows; de lo contario no se tendrán
permisos de escritura en la base de datos.
3.1. Ingreso a la aplicación.
Una vez ejecutada la aplicación se debe seleccionar el usuario asignado y la
contraseña, posteriormente se da click en el botón de aceptar para ingresar.
3.2. Ventana principal.
Dentro del sistema control se puede observar la siguiente interfaz, desde donde el
usuario gestionará las distintas funciones de la aplicación.
3.3. Menú de configuración.
En la parte superior izquierda, se encuentra un menú llamada configuración, que
permite el acceso a un sub-menú llamado Usuarios en donde se accede al
formulario que administra los usuarios. Es importante tomar en cuenta que sólo los
usuarios asignados con el rol de Administrador podrán accesar éste menú.
3.4. Menú de catálogos.
A continuación se encuentra un menú que permite el acceso al sub-menú del
formulario llamado Maestro, que es el que lleva control de los registros ingresados
al Sistema con la información de los ocupantes en el cementerio.
3.5. Menú de reportes.
En el siguiente menú se encuentran los reportes del sistema, por lo cual el mismo
se llama Reportes. Cuenta con tres sub-menús que genera tres distintos reportes,
el primero es con la información total con la que cuenta la base de datos, el
segundo muestra todos aquellos registros que tengan la fecha la última factura
ingresada y que se encuentre vencida. Es importante tomar en cuenta que el
sistema realiza este reporte en base al último registro de factura ingresado; por lo
cual es conveniente ingresar las facturas en orden de realización. Y el último
reporte muestra la totalidad de facturas ingresadas al sistema, sin discriminar a
cuál registro de ocupante pertenezca.
3.6. Menú de ayuda.
El siguiente menú corresponde a la información de la aplicación y derechos de
licenciamiento.
3.7. Menú salir.
La última opción de menú superior corresponde a la acción de salir del sistema.
3.8. Menú para el cambio de contraseña.
En la parte inferior de la ventana principal de la aplicación se encuentra un menú
que indica el usuario actual, la fecha y un sub-menú en el cuál se puede cambiar
la contraseña del usuario actual.
4. Gestión de formularios.
4.1. Formulario de usuarios.
En este formulario se puede gestionar los usuarios que pueden tener acceso a la
aplicación. Existen dos tipos de perfil de usuarios, el primero es de tipo
Administrador que permite tener acceso a éste formulario, y el segundo es de tipo
Usuario que concede permisos de gestionar la aplicación exceptuando la
administración de usuarios.
4.2. Formulario del control de ocupantes.
Este formulario lleva el control de los ocupantes del cementerio, con la información
del contacto, el control de la ubicación y el control de la facturación realizada.
4.2.1. Formulario de control de la facturación.
Es un formulario dependiente de Control de ocupantes, y permite llevar el control
de las facturas realizadas a este registro.
4.2.2. Formulario del historial de facturación.
Es un formulario dependiente de Control de ocupantes, que muestra el historial de
facturas realizadas al ocupante actual.
4.2.3. Formulario para el cambio de contraseña.
En este formulario se puede cambiar la contraseña del usuario que se encuentre
usando la aplicación.
5. Botones de menú.
El sistema cuenta con una estandarización en el menú que permite gestionar los
diferentes formularios.
5.1. Botones de los formularios de datos.
5.1.1. Botón de incluir.
Se utiliza para poner el formulario en modo de inclusión de datos.
5.1.2. Botón de guardar.
Se utiliza para guardar los datos ingresados a la base de datos.
5.1.3. Botón de modificar.
Se utiliza para modificar el registro que se encuentra actualmente en el formulario.
5.1.4. Botón de cancelar.
Se utiliza para cancelar el ingreso de los datos en el formulario.
5.1.5. Botón de eliminar.
Se utiliza para eliminar un registro de la base de datos.
5.1.6. Botón de buscar.
Se utiliza para buscar un registro específico dentro de la base de datos.
5.1.7. Botón de retroceder.
Se utiliza para retroceder en los registros del sistema.
5.1.8. Botón de avanzar.
Se utiliza para avanzar en los registro del sistema.
5.1.9. Botón de salir.
Se utiliza para salir del formulario actual.
5.1.10. Botón de facturación.
Botón para abrir la ventana de facturación correspondiente al registro actual.
5.1.11. Botón de historial.
Botón para ver el historial de facturas realizadas del registro actual.
5.2. Botones de los reportes.
5.2.1. Botón de primera página.
Botón para ir ala primera página del reporte.
5.2.2. Botón de página anterior.
Botón para ir a la página anterior del reporte.
5.2.3. Botón de página siguiente.
Botón para ir ala siguiente página del reporte.
5.2.4. Botón de última página.
Botón para ir a la última página del reporte.
5.2.5. Botón de detener presentación.
Botón para cancelar la carga actual de registro dentro de un reporte.
5.2.6. Botón de actualizar.
Botón para refrescar los registros dentro del reporte actual.
5.2.7. Botón de imprimir.
Botón para imprimir el reporte actual.
5.2.8. Botón de diseño de impresión.
Botón para configurar la impresión del reporte actual.
5.2.9. Botón de configurar página.
Botón para configurar la página del reporte actual.
5.2.10. Botón de zoom.
Botón para realizar un ajuste en el tamaño de la vista del reporte en pantalla.
5.2.11. Búsqueda de texto en informe.
Caja de texto en la cual se realiza una búsqueda personalizada dentro de los
registros que están en el reporte ejecutado. Cuenta con la opción de buscar el
registro o bien continuar con el siguiente registro que sea similar al encontrado.
5.2.12. Botón de exportar.
Botón para exportar a un reporte. Este botón permite exportar un reporte a Excel,
Word o PDF.