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GUÍA NIVELATORIA DE FORMACIÓN PARA ASESORES EN EMPRENDIMIENTO DEL SENA Una mirada detallada a los diferentes niveles de la creación y operación de una empresa tanto interna como externamente De manera agradable y en un lenguaje claro, esta guía es un documento que sirve para orientar a todas aquellas personas que se están iniciando en el mundo del emprendimiento o que ya han incursionado en él. Convirtiéndose en una herramienta que orienta y entrega elementos conceptuales, ofrece ejemplos, y plantea estrategias que permiten lograr los objetivos de estos nuevos emprendimientos. Enero de 2010
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I 14
Generalidades sobre la empresa
El comerciante 14
¿Qué se entiende por actividad mercantil? 14
Entendemos por empresa 16
Entendemos por establecimiento de comercio 16
Diferencia entre una empresa y un establecimiento
de comercio 17
¿Está protegida la libertad de empresa? 17
¿Quiénes pueden constituir empresa? 17
Razones para constituir una empresa 18
¿Por qué las empresas deben constituirse y operar conforme a la ley? 18
Clasificación de las empresas 19
Clasificación de los empresarios 20
Ventajas y desventajas de ser un empresario individual 21
Ventajas y desventajas de ser un empresario social o societario 21
¿Cómo se identifican los empresarios y los establecimientos de
comercio? 22
CAPÍTULO II 23
Constitución de empresas
¿Cómo se constituye una empresa individual? 23
Las sociedades comerciales 24
3
¿Cómo decidir qué tipo de sociedad comercial Ie conviene? 25
Diferentes clases de sociedades comerciales
(cuadros comparativos) 26
Minuta para la constitución de una sociedad colectiva 41
Minuta para la constitución de una sociedad en comandita simple 53
Minuta para la constitución de una sociedad anónima 65
Minuta para la constitución de una sociedad en comandita
por acciones 98
Minuta para la constitución de una sociedad limitada 118
Minuta para la constitución de una empresa unipersonal 131
Causales de disolución de las sociedades comerciales 135
CAPITULO III 137
Establecimientos de comercio
¿Cómo está conformado un establecimiento de comercio? 137
Requisitos que debe cumplir todo establecimiento de comercio para
ser abierto al público 138
¿Pueden las autoridades exigir licencia de apertura o funcionamiento
de un establecimiento de comercio? 139
El concepto técnico de bomberos 139
El paz y salvo de Sayco - Acinpro 141
Requisitos que se exigen a los establecimientos para garantizar la
seguridad y salubridad pública 141
¿Cómo protege la ley a los empresarios cuyos establecimientos 142
funcionan en locales arrendados?
¿Qué reglas prevé la ley para la venta de establecimientos? 144
CAPITULO IV 146
Obligaciones de los empresarios
Clasificación de las obligaciones de los empresarios 146
4
Cuadro sinóptico. Resumen de las obligaciones de los empresarios 146
Obligaciones mercantiles de los empresarios 148
El registro mercantil 148
¿Qué entidad lleva el registro mercantil? 149
Las cámaras de comercio 149
¿Qué personas y actos están sujetos a registro mercantil? 150
¿Es obligación inscribirse en el registro mercantil? 151
Pasos para matricularse en el registro mercantil 151
¿Debe renovarse la matrícula periódicamente? 153
¿A qué sanción se hace acreedor quien ejerza profesionalmente el
comercio sin estar inscrito? 153
¿Por qué debe mantenerse vigente la matrícula mercantil? 153
El registro único de proponentes 154
El registro único empresarial 155
¿Cuál es la entidad del Estado encargada de regular la
organización y funcionamiento del registro único empresarial? 155
¿Cuándo entró a operar plenamente el nuevo sistema? 156
Formulario del registro único empresarial 157
Instrucciones para el diligenciamiento del registro único empresarial 158
Anexo matrícula mercantil o renovación de personas naturales,
sociedades, establecimientos de comercio, sucursales o agencias
y empresas asociativas de trabajo 159
Instrucciones para diligenciar el anexo de matrícula mercantil o
renovación de personas naturales, sociedades, establecimientos
de comercio, sucursales o agencias y empresas asociativas de trabajo 160
OBLIGACIONES MERCANTILES DE LOS EMPRESARIOS 168
Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros
y documentos
¿Qué libros de comercio deben llevar los comerciantes? 168
¿Qué libros de contabilidad deben inscribir los empresarios persona
5
natural o persona jurídica? 168
¿Los libros auxiliares de contabilidad requieren de su inscripción en
el registro mercantil? 169
¿Cuándo es procedente el registro de las actas de juntas directivas y
de socios? 169
¿Deben las sucursales registrar sus libros de contabilidad en forma
independiente de los de la principal? 170
Pasos a seguir en la inscripción de libros ante la Cámara de Comercio 170
¿Cuándo se termina un libro registrado, cuáles son los requisitos para
registrar un libro nuevo? 171
¿Qué debe hacerse en caso de pérdida de libros? 171
Requisitos adicionales para la inscripción de libros 171
Formato para la inscripción de libros de contabilidad en la Cámara de 173
comercio
¿Cómo debe diligenciarse el formato para la inscripción de libros de 174
contabilidad?
¿Cuál es el plazo máximo para reclamar los libros? 175
¿Qué aspectos deben verificarse cuando se reclaman los libros? 175
¿Existe alguna oportunidad para efectuar el registro de libros de 175
contabilidad?
¿Los libros no registrados tienen algún valor probatorio? 176
¿Cuál es la sanción tributaria por no registrar los libros de
contabilidad? 176
¿Cómo se inscriben los actos, contratos y documentos? 177
¿Qué derechos se causan por el registro, renovación, cancelación y
mutación de la matricula mercantil, inscripción de libros y documentos
y registro de proponentes? 178
Llevar la contabilidad de los negocios conforme a las exigencias
legales
Aspectos generales de la contabilidad de los
comerciantes 185
6
¿Qué es contabilidad? 185
Elementos básicos de la contabilidad como
sistema de información 185
Importancia de la contabilidad 185
Objetivos básicos de la información contable 186
¿Cuál es el concepto de doble contabilidad? 186
¿Qué cualidades debe reunir la información contable? 187
Clasificación de la contabilidad 188
¿Cómo puede clasificarse la contabilidad atendiendo sus bases 188
comprensivas?
Contabilidad financiera 189
Marco legal que sustenta la contabilidad financiera en Colombia 189
¿Cuál es el debate actual en relación con los estándares 190
internacionales de contabilidad?
¿Existen estándares contables para las pymes en el ámbito
internacional? 191
¿Los comerciantes están obligados a llevar contabilidad? 193
¿Cómo pueden llevar la contabilidad los comerciantes? 193
Aspectos específicos de la contabilidad de los comerciantes 193
¿Cuáles son los términos básicos del sistema de información contable? 193
Contabilidad de caja 196
Contabilidad por causación 196
¿Para qué sirve la contabilidad por causación? 196
Periodo contable 196
Ciclo contable 197
Fases del ciclo contable 197
Importancia de los soportes contables 198
Modelos de algunos soportes contables 199
¿Qué son los comprobantes de contabilidad? 206
7
Modelo de comprobante de contabilidad 207
Libros de contabilidad 208
¿Qué libros de contabilidad están obligados a llevar los comerciantes? 208
¿Cuáles libros de contabilidad están obligados a llevar las
microempresas, y cuáles deben registrar y autenticar? 209
¿Cuáles libros de contabilidad están exceptuados de llevar
las empresas unipersonales y las personas naturales
organizadas como microempresas? 209
¿EI libro de registro auxiliar de transacciones individuales debe ser
reconocido y autenticado por el contador público y por el revisor fiscal? 209
¿Cuándo se considera que existe atraso en la contabilidad? 210
Prohibiciones con respecto a los libros 210
Hechos irregulares de la contabilidad que son susceptibles de
sanción 211
Sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad 211
¿Qué errores se presentan en los libros y cómo se corrigen? 212
¿Dónde y cómo se practica la exhibición de libros? 212
Condiciones para la conservación de los
mensajes de datos y documentos 213
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros y documentos
contables? 214
¿En las sociedades en liquidación, cuánto tiempo se deben
Conservar los libros? 215
¿En qué medios deben conservarse los libros de contabilidad? 215
¿Se puede prescindir de la obligación de llevar los libros de
contabilidad en papel, cuando estos requieren ser registrados? 215
¿Qué se debe hacer en los casos de pérdida de libros y papeles de
contabilidad? 216
¿Para efectos mercantiles y civiles, qué valor probatorio tienen
los libros de contabilidad? 217
8
¿Para efectos tributarios, qué valor probatorio tienen los libros de
contabilidad? 217
¿Qué hechos relacionados con libros de contabilidad certifica el 218
contador público en las declaraciones tributarias?
Estados financieros 218
¿Qué son los estados financieros? 218
Clasificación de los estados financieros 219
¿Qué implica la certificación de un estado financiero? 220
Significado del dictamen en un estado financiero 220
¿Cuáles estados financieros básicos deben llevar las
microempresas? 220
Elementos de los estados financieros 221
Balance general 222
Estructura del balance general 222
Formas de presentación del balance general 224
Modelo de balance general 225
Importancia del estado de resultados 226
Modelo de estado de resultados 227
Estado de flujos de efectivo 228
Modelo de estado de flujos de efectivo 229
El estado de cambios en el patrimonio 230
Modelo de estado de cambios en el patrimonio 230
El estado de cambios en la situación financiera 232
Modelo de estado de cambios en la situación financiera 233
¿Qué son las notas a los estados financieros? 235
Ejemplo de nota a los estados financieros 236
¿Qué otra información deben presentar los administradores a la 238
junta de socios o asamblea general?
Razones o indicadores financieros 240
9
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal 241
Obligaciones laborales de los empresarios 243
Elaborar y suscribir contratos de trabajo 243
El contrato de trabajo 243
¿Los contratos por prestación de servicios profesionales son
contratos de trabajo? 244
¿Cómo pueden ser los contratos de trabajo por la forma? 244
¿Cómo pueden ser los contratos de trabajo por la duración? 245
Terminación del contrato de trabajo 246
Acoso laboral 249
¿Se puede despedir a una mujer embarazada? 252
Despido sin justa causa o con indemnización 253
Indemnización moratoria o salarios caídos 255
¿Qué actuaciones deben realizarse al terminar un contrato de
trabajo? 255
Reglamento interno de trabajo 256
Modelo del reglamento interno de trabajo 256
Reglamento de higiene y seguridad industrial 288
Modelo para la elaboración del reglamento de higiene y
seguridad industrial 289
Minuta de contrato de prestación de servicios profesionales
e independientes 292
¿Qué empresas están obligadas a pagar la prima de servicios? 295
Calzado y vestido de labor 296
Auxilio de cesantía 297
Vacaciones 300
Auxilio de transporte 301
Obligaciones laborales periódicas de los empresarios 301
Aportes parafiscales de los empresarios 301
Afiliación y aportes a la seguridad social 304
10
Afiliación al sistema general de pensiones 305
Afiliación al sistema general de salud 306
Afiliación al sistema general de riesgos profesionales 307
Obligación de deducir y retener ingresos de asalariados 308
Obligación de informar 309
Obligaciones tributarias de los empresarios 310
Inscribirse en el RUT y obtener el NIT 310
Formulario del RUT 315
Registrarse como responsable del impuesto de renta 316
Principales diferencias del régimen tributario
especial con el régimen tributario general 318
Registrarse como responsable del impuesto del IVA 320
Libro fiscal de operaciones diarias 322
¿Qué es facturar? 323
Inscribirse como agente retenedor 326
Declarar y pagar el impuesto de timbre 328
Obligaciones del agente retenedor 329
Presentar las declaraciones del impuesto de renta, IVA y
retención en la fuente 329
Pagar los impuestos a cargo 331
Responder las solicitudes de información que requiera la DIAN 332
Informar el cambio de dirección fiscal y la actividad económica 333
Deber de informar de los propietarios de páginas web y sitios
de internet 334
Declarar y pagar los impuestos municipales y/o distritales 334
CAPITULO V
Soluciones a disposición de los Empresarios 336
Outsourcing 336
Crédito para la pequeña empresa 336
¿Qué es Bancoldex? 339
11
Sistema Nacional de Mipyme 341
¿En qué consisten los sistemas de información de apoyo a 354
las Mipymes?
¿Qué servicio presta el SINA a las Mipymes? 354
¿Están incorporadas las Mipymes al Sistema Nacional de 355
Ciencia y Tecnología y Red de Centros de Desarrollo Tecnológico?
CAPITULO VII
Exportación de productos 356
¿Cómo ofrecer sus productos al exterior? 357
Modalidades de exportación 361
¿Cuándo procede la inspección aduanera de la mercancía? 364
CAPÍTULO VIII
Estrategias para negociar, administrar el tiempo y tomar
decisiones 376
¿En qué consiste el arte de negociar? 376
¿Cómo se cierra una negociación? 380
¿Cómo lograr una buena administración del tiempo? 381
¿Cómo planificar el tiempo? 383
¿Qué situaciones generan pérdida de tiempo? 387
¿Cómo tomar decisiones qué mejoren la productividad? 389
¿Cuáles métodos se aplican? 391
¿Cómo tomar una decisión? 392
¿Cuáles son los métodos analíticos para alcanzar una
decisión empresarial? 393
¿Cómo se ejecuta una decisión? 395
Referencias 397
12
INTRODUCCIÓN
Uno de los sectores más amplios y en creciente aumento es aquel conformado
por microempresarios y pequeños empresarios que conforman sin lugar a
dudas, uno de los grupos económicos más importantes del país.
De manera agradable y en un lenguaje claro, esta guía es un documento que
sirve para orientar a todas aquellas personas que se están iniciando en el
mundo del emprendimiento o que ya han incursionado en él. Convirtiéndose en
una herramienta que orienta y entrega elementos conceptuales, ofrece
ejemplos, y plantea estrategias que permiten lograr los objetivos de estos
nuevos emprendimientos. Constituyéndose en un manual de gran utilidad que
llena los vacios de información legal que requieren estos empresarios, para
que sus pequeñas empresas funcionen con todos los requisitos legales, ya que
toda empresa, independiente de su tamaño, debe cumplir con unos requisitos
mínimos para que su funcionamiento se enmarque dentro de las exigencias del
estado colombiano y se acomoden a las leyes que rigen a cualquier empresa o
establecimiento de comercio, que se encuentre legalmente constituido.
Cada uno de los capítulos de esta guía está diseñado para ir adentrando al
emprendedor en el mundo de los negocios y de las empresas, el cual cada vez
ofrece nuevas y mayores alternativas.
Elementos legales y jurídicos, soporte técnico y asesorías; son los principales
elementos que componen este documento, el cual permite conocer
generalidades sobre la empresa, entender cómo se constituyen y funcionan las
empresas y conocer todas las implicaciones que crear una empresa conlleva,
desde aspectos como la contratación, el manejo de la información contable y
de los documentos legales, hasta consejos para generar mayores utilidades y
una mayor rentabilidad.
Además, esta guía se constituye en un eficaz compendio con generalidades
sobre la empresa, los empresarios, las estrategias para lograr un buen
13
funcionamiento y una mayor rentabilidad en la empresa y a su vez hace un
repaso sobre los deberes y los derechos de los empresarios, cuya información
ha sido retomada de diversas fuentes de alta confiabilidad y gran trayectoria.
Inicia con una tabla de contenido la cual servirá para ubicar fácilmente
cualquiera de los temas e inquietudes que el emprendedor pudiese necesitar.
La información que usted encuentra en esta guía ha sido dividida en ocho
capítulos, siguiendo un orden lógico: capítulo I Generalidades sobre la
empresa; capítulo II Constitución de empresas; capítulo III Establecimientos de
comercio; capítulo IV Obligaciones de los empresarios; capítulo V Ayudas
externas; capítulo VI Vías jurídicas para solucionar la crisis económica de las
empresas; capítulo VII Exportación de productos y el capítulo VIII Estrategias
para negociar, administración del tiempo y toma de decisiones.
De manera progresiva, esta guía, irá adentrando al asesor en emprendimiento
y al empresario en el mundo empresarial, permitiéndole resolver inquietudes y
dudas que irán surgiendo como parte natural de este proceso de crear o
fortalecer empresas, proporcionándole ejemplos sencillos y propios de nuestro
entorno, y mostrándole modelos de los diferentes formatos, contratos y
formularios que son necesarios y que le serán útiles para recordar los deberes
y la periodicidad de las obligaciones de los empresarios.
Actualizada en sus contenidos, al día de hoy, y como resultado de sucesivas
actualizaciones, esta guía recoge una amplia experiencia en información
jurídico - empresarial y se convierte en una herramienta imprescindible para
todos los nuevos empresarios o emprendedores.
De manera especial, esta herramienta busca fomentar en los empresarios una
actitud socialmente responsable y éticamente comprometida con su entorno y
con la sociedad en general.
14
GUÍA NIVELATORIA
FORMACIÓN PARA ASESORES EN EMPRENDIMIENTO
CAPITULO I
Generalidades sobre la empresa
El comerciante...
Tal como lo refiere el artículo 10 del Código de Comercio, es aquella persona,
nacional o extranjera, con capacidad legal para ejercer periódica y
profesionalmente las actividades consideradas comerciales o mercantiles; es
decir, aquellas personas naturales o jurídicas y las compañías mercantiles o
industriales, cuya labor está orientada a cumplir la fase comercial comprendida
entre la producción y el consumo de bienes y servicios.
¿Qué se entiende por actividad mercantil?
Es considerada una actividad mercantil toda labor o profesión realizada por las
personas naturales o jurídicas y por las compañías mercantiles o industriales
que participan en el mercado, organizando una serie de medios de producción
de bienes y servicios a cambio de un precio.
El artículo 20 del Código de Comercio, enumera once (11) actividades que la
ley considerada como mercantiles:
1) La adquisición de bienes con la finalidad de venderlos y la venta de los
mismos.
2) La adquisición de bienes muebles con la finalidad de arrendarlos, el
arrendamiento de los mismos y el arrendamiento de toda clase de
15
bienes con la finalidad de subarrendarlos y el subarriendo de los
mismos.
3) El recibir dinero en mutuo a interés para darlo en préstamo, así como
dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
4) La adquisición, enajenación, prenda, arrendamiento, administración de
establecimientos de comercio y demás operaciones relacionadas con los
mismos.
5) La constitución de sociedades, su administración, así como la
negociación de las partes de interés, cuotas o acciones de las mismas.
6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía, negociación de títulos
valores, así como la compra para reventa o permuta de los mismos.
7) Las operaciones bancarias de bolsa o de martillo, como subastas o
remates.
8) El corretaje, entendido como la comisión otorgada a un intermediario,
agencias de negocios y representación de firmas nacionales y
extranjeras.
9) La explotación y prestación de servicios de puertos, muelles, puentes,
vías y campos de aterrizaje.
10) Las actividades de las siguientes empresas:
a) Empresas de seguros o dedicadas a la actividad aseguradora.
b) Empresas transportadoras de personas o cosas, con ánimo de lucro,
sin importar el medio y la vía utilizada.
16
c) Empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación
de bienes.
d) Empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros; y
expendio de toda clase de bienes.
e) Empresas de espectáculos públicos.
f) Empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de
propaganda.
g) Empresas destinadas a la prestación de servicios.
h) Empresas de obras, construcciones, reparaciones, montajes,
instalaciones y decoraciones.
i) Empresas de explotación y aprovechamiento mercantil de los
recursos naturales.
j) Empresas dedicadas a la compra, venta, administración o custodia
de toda clase de bienes.
k) Empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos
y accesorios para el transporte terrestre, aéreo o fluvial.
11) Todos los actos y contratos de los comerciantes regulados por la ley
mercantil.
Entendemos por empresa...
La organización de las fuerzas económicas, capital y trabajo, por parte de uno
o varios comerciantes para la producción, transformación y administración de
bienes o prestación de servicios, con el fin de obtener una ganancia. Dicha
actividad se realiza a través de uno o más establecimientos de comercio.
Entendemos por establecimiento de comercio…
Según el artículo 515 de la Ley Comercial, es el conjunto de bienes
organizados por uno o varios empresarios o comerciantes en un lugar
determinado, con el fin de desarrollar una o varias actividades económicas, por
17
ejemplo: graneros, tiendas, supermercados, almacenes, bodegas, fábricas,
plantas industriales, factorías. El término se ha ido refinando reconociendo la
entidad jurídica de las mercaderías y la inclusión de la clientela y de la
confianza pública.
Diferencia entre una empresa y un establecimiento de comercio
Los términos establecimiento de comercio y empresa, no deben confundirse.
Tal como lo explica el Código de Comercio en el artículo 515, un
establecimiento de comercio es sólo una parte de la empresa, que se podría
definir como el conjunto de bienes organizados por un empresario o
comerciante para dar cumplimiento a los objetivos de su empresa; es decir, el
establecimiento de comercio es el elemento técnico en el que se desarrolla la
actividad de la empresa”. Mientras que la empresa es esto, más el fin
económico que busca el empresario.
¿Está protegida la libertad de empresa?
La libertad de empresa es un derecho que origina riquezas individuales y
colectivas, dando respuestas a las necesidades de la sociedad. La actividad
económica, la iniciativa privada, la constitución de sucursales, la reducción o
aumento del capital, el nombramiento de representantes, la contratación del
personal, entre otras, son manifestaciones de la libertad de empresa; sin
embargo, la libertad emprendedora está organizada en cumplimiento de
normas decretadas por la ley y para su ejercicio nadie podrá exigir permisos
previos ni requisitos que no estén autorizados por esta.
¿Quiénes pueden constituir empresa?
Una empresa puede ser constituida por cualquier persona natural o jurídica.
18
Razones para constituir una empresa
Las empresas son esenciales para consolidar la capacidad productiva y
propiciar una mayor dinámica económica, es decir, para solucionar problemas y
demandas del mercado que no se encuentran atendidas eficazmente.
Además, la creación de empresas fortalece las iniciativas personales de los
comerciantes como son: el deseo de lograr una mayor independencia, el ánimo
de progresar y a la vez mejorar los ingresos para optimizar el nivel de vida.
También se crea empresa con el fin de aprovechar la experiencia de una
persona en determinados procesos productivos o prestación de servicios.
¿Por qué las empresas deben constituirse y operar conforme a la ley?
Las empresas cuya constitución y actividades no se realizan conforme a la ley,
no se benefician de las políticas estatales orientadas a mejorar las condiciones
crediticias del sector empresarial, y por lo tanto deben acudir al crédito extra-
bancario, que aunque ágil, tiene plazos cortos y altas tasas de interés. Además,
no se pueden inscribir en el registro de proponentes que lleva la Cámara de
Comercio, perdiendo así, ciertos beneficios como: celebración de contratos de
obra con entidades estatales, consultoría, suministro, compraventa de bienes
muebles; tampoco podrán participar en licitaciones públicas y privadas, ni
participar en programas de promoción y desarrollo empresarial, alentados por
instituciones públicas y privadas en el ámbito local, regional o internacional.
Operar bajo los parámetros de la ley posibilita la competencia con otras
empresas igualmente enmarcadas dentro de la normatividad comercial, laboral
y tributaria; y permite estar protegido contra los actos de competencia desleal y
evitar el pago de sanciones contempladas por la ley.
19
Clasificación de las empresas
Desde un enfoque económico y teniendo como parámetros el capital y el
número de trabajadores, podemos decir que las empresas se clasifican,
según la Ley 590 de 2000 y la Ley 905 de 2004, en micro, pequeñas,
medianas y grandes empresas.
Microempresa
Se entiende por microempresas, incluidas las Famiempresas, todas las
unidades de explotación económica realizadas por una persona natural o
jurídica, dedicadas a actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicios, rural o urbana, que respondan a dos parámetros:
a. Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores.
b. Sus activos totales, excluida la vivienda, deben tener un valor inferior
a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes
(SMLMV).
Pequeña empresa
Se entiende por pequeñas empresas, incluidas las Famiempresas, todas las
unidades de explotación económica realizadas por una persona natural o
jurídica, dedicadas a actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicios, rural o urbana, que respondan a dos parámetros:
a. Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores.
b. Sus activos totales tengan un valor entre quinientos uno (501) y menos de
cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
Mediana empresa
Se entiende por medianas empresas, incluidas las Famiempresas, todas las
unidades de explotación económica realizadas por una persona natural o
20
jurídica, dedicadas a actividades empresariales, agropecuarias, industriales,
comerciales o de servicios, rural o urbana, que respondan a dos parámetros:
a. Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)
trabajadores.
b. Sus activos totales tengan un valor entre cinco mil uno (5001) a treinta mil
(30.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
Gran empresa
Son todas aquellas empresas que superan los parámetros fijados en las leyes
590 de 2000 y 905 de 2004.
Clasificación de los empresarios
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
propietarios, los empresarios se clasifican en individuales y sociales o
societarios.
Empresario individual
Empresarios individuales son aquellos que ejercen su actividad mercantil como
personas naturales en empresas unipersonales, que pertenecen a una sola
persona y que suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.
empresario social o societario
Empresarios sociales o societarios son aquellos que ejercen el comercio
adoptando la forma de una sociedad comercial en empresas societarias,
generalmente constituidas por varias personas, como son: la sociedad
anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria, la sociedad de
21
responsabilidad limitada y las sociedades de economía social, como la
cooperativa.
Ventajas y desventajas de ser un empresario individual
La consecuencia más importante de estar constituido como un empresario
individual es su responsabilidad ilimitada frente a los acreedores por las deudas
que contraiga. Lo anterior significa que, ante el incumplimiento de las
obligaciones del empresario, sus acreedores pueden judicialmente perseguir no
sólo los bienes de la empresa sino sus bienes personales.
El empresario individual actúa por sí mismo, es decir, no necesita estar
representado por otra persona para actuar.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 34]
Ventajas y desventajas de ser un empresario social o societario
El empresario social debe ser representado por una persona natural para
poderse obligar como persona jurídica, así como para poder ejercer actos
propios de los comerciantes.
La responsabilidad de los empresarios sociales frente a las deudas contraídas
por la sociedad está limitada por el monto de los aportes efectuados por los
socios, vale decir, que los acreedores por deudas contraídas por la sociedad no
podrán perseguir el patrimonio personal de los socios. No obstante, los socios
gestores de las sociedades en comanditas simples o por acciones y los socios
de las sociedades comerciales de hecho, responden en forma ilimitada con su
patrimonio personal por las deudas contraídas por dichas sociedades.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 34,35]
22
¿Cómo se identifican los empresarios y los establecimientos de
comercio?
Los empresarios, ya sean individuales o sociales, se identifican con el número
de la matrícula mercantil que les asigna la Cámara de Comercio y para efectos
tributarios con el número de identificación tributaria - NIT.
Con fundamento en la Ley 788 de 2002, las personas obligadas a matricularse
en el registro mercantil obtienen su NIT por solicitud de las cámaras a la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. Las personas no
obligadas a inscribirse en el registro mercantil, y que de acuerdo con la ley
tributaria tengan obligaciones con la administración de impuestos nacionales de
su jurisdicción, deben tramitar su inscripción en el registro único tributario -
RUT, y obtener su número de identificación tributaria - NIT, ante la respectiva
administración tributaria.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 35]
23
CAPÍTULO II
Constitución de empresas
¿Cómo se constituye una empresa individual?
Al momento de constituir una empresa, es necesario seguir algunos pasos:
1. El empresario, persona natural, debe matricularse como comerciante en la
cámara de comercio. Para tal efecto debe diligenciar un formulario
preimpreso que expide dicha cámara, denominado “formulario de registro
único empresarial - RUE1”, que durante el año 2009 tuvo un valor de tres mil
quinientos pesos ($3.500) cuyo cobro es realizado al efectuarse el proceso
de matrícula o renovación.
Concepto Tarifa SMMLV Tarifa $
Formulario para el Registro Mercantil 0.70 $ 3,500
CÁMARA DE COMERCIO DE BUCARAMANGA http://www.sintramites.com/sintramites/tarifas.htm
2. Si el empresario, persona natural, además cuenta con un establecimiento
de comercio, debe también matricularlo, diligenciando el formulario de
registro único empresarial - RUE. Previamente debe investigar en la cámara
de comercio que el nombre con el que pretende matricularlo, no exista ya.
3. El formulario debe presentarse personalmente por el interesado en la
ventanilla correspondiente de la cámara de comercio, ante quien debe
identificarse con su cédula de ciudadanía o de extranjería, según sea el
caso.
1 RUE es una red nacional de servicios registrales, que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de
proponentes que administran las 57 Cámaras de Comercio de Colombia.
24
4. Luego se procede al pago del valor de los derechos de matrícula en el
registro público mercantil, que son liquidados con base en el monto de
activos que se indican en el artículo 23 del Decreto 393 de 2002.
5. Finalmente, la certificación respectiva emitida por la cámara será la prueba
de la inscripción.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 36]
Las sociedades comerciales
Una sociedad comercial es un contrato a través del cual dos o más personas
se comprometen a hacer aportes en dinero, especie o trabajo; con el objetivo
de destinarlos a formar una persona jurídica diferente a cada uno de sus
integrantes y repartir entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad
social.
Las sociedades comerciales están constituidas por un socio capitalista que
aporta recursos financieros o materiales y un socio industrial que aporta
trabajo personal.
De acuerdo al objetivo con el cual se conforme una sociedad comercial, se
pueden identificar:
a. sociedades personales, colectivas o en nombre colectivo: aquellas
que se constituyen en atención al conocimiento y confianza que los
socios tienen entre sí.
b. Sociedades de capital: aquellas donde lo personal cumple un papel
secundario y se prioriza el capital, por ejemplo, las sociedades
anónimas.
c. Sociedades mixtas: aquellas donde tienen igual importancia el factor
personal, como el de capital; entre estas se encuentran las
sociedades de responsabilidad limitada.
25
¿Cómo decidir qué tipo de sociedad comercial Ie conviene?
Después de tener claro el deseo de conformarse como una persona jurídica, se
debe decidir el tipo de sociedad comercial más conveniente, de acuerdo a las
características que requiera la empresa. Dentro de las clases de sociedades se
encuentran: colectiva, en comandita simple, en comandita por acciones,
limitada, por acciones simplificada, de hecho, unipersonal, empresa
unipersonal y empresa asociativa de trabajo.
Diferentes clases de sociedades comerciales (cuadros comparativos)
Colectiva
CLASE SOCIAL COLECTIVA
Razón social
La razón social o nombre que identifica al empresario social,
debe formarse con el nombre completo o con el solo apellido
de alguno o algunos de los socios seguido de las
expresiones “y compañía” “hermanos”, “e hijos”, u otras
análogas, si no se incluyen los nombres completos o los
apellidos de todos los socios. Es importante destacar, con
fundamento en los artículos 304 y ss. “ARTÍCULO 304.
<ADICIÓN DE LA PALABRA SUCESORES A LA RAZÓN
SOCIAL EN CASOS DE MUERTE>. La muerte de un socio
cuyo nombre o apellido integre la razón social, no impedirá a
la sociedad seguir utilizándolo cuando continúe con los
herederos o cuando éstos, siendo capaces, consientan
expresamente. En tales casos se agregará la palabra
"sucesores".”Del Código de Comercio, que la muerte o el
retiro de uno de los socios cuyo nombre o apellido integre la
razón social no impedirá a la sociedad seguir utilizándolo
26
cuando esta continúe con los herederos o cuando estos
consientan expresamente. En tales casos se agregará la
palabra “sucesores”.
Número de
socios
Se requiere como mínimo dos (2) socios. Los menores de
edad al igual que los incapaces en general no pueden ser
socios de este tipo de sociedad.
¿Cómo se
constituye?
Por escritura pública.
No obstante, a partir del 27 de enero de 2006, las
sociedades, cualquiera que fuere su especie o tipo, que
tengan una planta no superior a diez (10) trabajadores o
activos totales por valor inferior a quinientos salarios mínimos
mensuales legales vigentes, se constituyen con acatamiento
de las normas propias de la empresa unipersonal, es decir,
para su constitución, no requieren escritura pública, basta un
simple escrito que luego debe inscribirse en la Cámara de
Comercio.
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la empresa se constituye
por este medio (Ley 1014 de 2006, artículo 22 y Ley 222 de
1995, artículo 72). Las reformas estatutarias que realicen
estas sociedades se sujetarán a las mismas formalidades
previstas en la Ley 222 de 1995 para las empresas
unipersonales.
Duración Tiempo fijado en la escritura de constitución.
Capital Formado por aportes de los socios en dinero o en especie.
Administración Corresponde a todos y cada uno de los socios, quienes
pueden delegarla en sus consocios o en extraños, respecto
de estos últimos con autorización expresa de sus consocios,
y mediante el cumplimiento de las formalidades propias de
27
las reformas estatutarias, vale decir, por escritura pública y
subsiguiente inscripción en el registro mercantil.
Los administradores, sean socios o extraños, al fin de cada
ejercicio social deben dar cuenta de su gestión a la junta de
socios e informar sobra la situación financiera y contable de
la sociedad o cuando la junta lo solicite y en todo caso al
separarse del cargo.
Responsabilidad Todos los socios responden solidaria e ilimitadamente sin
que importe el hecho de que existan estipulaciones en
contrario. No obstante, esta responsabilidad contra los socios
es subsidiaria en la medida en que se demuestre que la
sociedad, aún extrajudicialmente, ha sido vanamente
requerida para el pago.
Disolución Además de las causales previstas en el artículo 218 del
Código de Comercio, la sociedad colectiva se disuelve por:
- Muerte de alguno de los socios, si no se estipula la
continuación con sus herederos, o con los socios supérstite
(sobrevivientes)
- Por incapacidad sobreviviente de alguno de los socios, a
menos que se acepte que sus derechos sean ejercidos por
su representante o que la sociedad continúe con los demás
socios.
- Por apertura del trámite de liquidación obligatoria de
alguno de los socios, si los demás no adquieren su interés
social o no aceptan la cesión a un extraño, una vez
adquiridos por el liquidador.
- Por enajenación forzada del interés de alguno de los
socios, a menos que los demás socios acepten, en los
treinta (30) días siguientes, continuar con el adquiriente.
- Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios, si
28
los demás no adquieren su interés o aceptan su cesión a
un tercero.
CLASE SOCIAL EN COMANDITA SIMPLE
Razón social
Se forma con el nombre completo o el apellido completo de
uno o más socios colectivos seguidos de las expresiones “y
compañía” y “S. en C.”.
Número de
socios
Mínimo un socio gestor o colectivo y otro comanditario. Los
menores de edad al igual que los incapaces en general no
pueden ser socios gestores.
¿Cómo se
constituye?
Por escritura pública.
No obstante, a partir del 27 de enero de 2006, las
sociedades, cualquiera que fuera su especie o tipo, que
tengan una planta no superior a diez (10) trabajadores o
activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes, se constituyen con
observancia de las normas propias de la empresa
unipersonal, es decir, para su constitución, no requieren
escritura pública, basta un simple escrito que luego debe
inscribirse en la Cámara de Comercio
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la empresa se constituye
por este medio (Ley 1014 de 2006, artículo 22 y Ley 222 de
1995, artículo 72). Las reformas estatutarias que realicen
estas sociedades se sujetarán a las mismas formalidades
previstas en la Ley 222 de 1995 para empresas
unipersonales.
Duración Tiempo fijado en la escritura de constitución.
Capital Se forma con los aportes de los socios comanditarios. Los
socios colectivos también pueden hacer aportes de capital,
sin que por ello este tipo de socios pierdan su calidad de
29
colectivos.
Administración Está a cargo de los socios colectivos o gestores, quienes
pueden hacerlo directamente o por intermedio de sus
delegados. Los socios comanditarios no pueden ejercer
funciones de representación en la sociedad sino como
delegados de los colectivos y para negocios determinados.
Responsabilidad Los gestores o colectivos comprometen solidaria e
ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones
sociales y los comanditarios limitan su responsabilidad a sus
respectivos aportes, asumiendo una responsabilidad limitada.
Disolución Además de las causales indicadas en el artículo 218 del
Código de Comercio, se prevén como disolución de la
sociedad en comandita simple las siguientes:
1. Las de la sociedad colectiva cuando ocurran respecto
de los socios gestores.
2. La desaparición de una de las dos categorías de
socios.
3. Por pérdida que reduzca su capital a la tercera parte o
menos.
CLASE SOCIAL ANÓNIMA
Razón social
Al nombre de la sociedad debe seguir la expresión “Sociedad
Anónima” o “S.A.”. Si la sociedad se inscribe o se anuncia sin
dicha especificación, los administradores responderán
solidariamente de las operaciones sociales que se celebren.
Número de
socios
No podrá constituirse ni funcionar con un número inferior a
cinco (5) socios.
¿Cómo se
constituye?
Por escritura pública.
No obstante, a partir del 27 de enero de 2006, las
30
sociedades, cualquiera que fuera su especie o tipo, que
tengan una planta no superior a diez (10) trabajadores o
activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes, se constituyen con
observancia de las normas propias de la empresa
unipersonal, es decir, para su constitución, no requieren
escritura pública, basta un simple escrito que luego debe
inscribirse en la Cámara de Comercio.
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la empresa se constituye
por este medio (Ley 1014 de 2006, artículo 22 y Ley 222 de
1995, artículo 72). Las reformas estatutarias que realicen
estas sociedades se sujetarán a las mismas formalidades
previstas en la Ley 222 de 1995 para empresas
unipersonales.
Duración Tiempo fijado en la escritura de constitución.
Capital Está dividido en acciones de igual valor indivisibles,
representadas en títulos negociables.
Administración A cargo de una junta directiva elegida por la asamblea
general de accionistas, quien a su vez elige un presidente
legal, llámese presidente o gerente para periodos
determinados, reelegible y removible en cualquier tiempo.
Responsabilidad Está limitada al monto de los aportes de los accionistas.
Disolución Por las causas indicadas en el artículo 218 del Código de
Comercio y además cuando ocurran pérdidas que reduzcan
el patrimonio neto o menos del 50% del capital suscrito; o
cuando el 95% o más de las acciones llegue a pertenecer a
un solo accionista.
31
CLASE SOCIAL EN COMANDITA POR ACCIONES
Razón social
Al nombre de la sociedad se le agrega “Sociedad en
Comandita por Acciones” o “SCA”.
Número de
socios
Se integra por uno o varios socios gestores y por un número
de accionistas que no puede ser inferior a cinco (5).
¿Cómo se
constituye?
Por escritura pública.
No obstante, a partir del 27 de enero de 2006, las
sociedades, cualquiera que fuera su especie o tipo, que
tengan una planta no superior a diez (10) trabajadores o
activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes, se constituyen con
observancia de las normas propias de la empresa
unipersonal, es decir, para su constitución, no requieren
escritura pública, basta un simple escrito que luego debe
inscribirse en la Cámara de Comercio.
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la empresa se constituye
por este medio (Ley 1014 de 2006, artículo 22 y Ley 222 de
1995, artículo 72. Las reformas estatutarias que realicen
estas sociedades se sujetarán a las mismas formalidades
previstas en la Ley 222 de 1995 para empresas
unipersonales.
Duración Tiempo fijado en las escrituras de constitución.
Capital Por acciones, vale decir, títulos de igual valor, mientras las
acciones no hayan sido íntegramente pagadas serán
necesariamente nominativas. El aporte de industria de los
socios gestores no formará parte del capital social. Tales
socios podrán suscribir acciones de capital sin perder la
calidad de colectivos.
Administración La tienen únicamente los socios colectivos o gestores.
32
Responsabilidad Los socios comanditarios tienen una responsabilidad limitada
y responden con sus respectivos aportes, los socios gestores
o colectivos responden ilimitadamente.
Disolución Por las causales del artículo 218 del Código de Comercio o
cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto a
menos del 50% del capital suscrito.
CLASE SOCIAL LIMITADA
Razón social
Al nombre de la sociedad debe seguir la palabra “Limitada” o
su abreviatura “Ltda.”. En caso de cumplir con la regla antes
descrita los socios son responsables solidaria e
ilimitadamente frente a terceros.
Número de
socios
Esta sociedad se establece con mínimo dos (2) socios y
máximo veinticinco (25) socios.
Cómo se
constituye
Por escritura pública.
No obstante, a partir del 27 de enero de 2006, las
sociedades, cualquiera que fuera su especie o tipo, que
tengan una planta no superior a diez (10) trabajadores o
activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios
mínimos mensuales legales vigentes, se constituyen con
observancia de las normas propias de la empresa
unipersonal, es decir, para su constitución, no requieren
escritura pública, basta un simple escrito que luego debe
inscribirse en la Cámara de Comercio.
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la empresa se constituye
por este medio (Ley 1014 de 2006, artículo 22 y Ley 222 de
1995, artículo 72). Las reformas estatutarias que realicen
estas sociedades se sujetarán a las mismas formalidades
previstas en la Ley 222 de 1995 para empresas
33
unipersonales.
Duración El que se pacte en la escritura.
Capital Está dividido en cuotas o partes de igual valor. Debe ser
pagado en su totalidad al momento de constituir la sociedad,
así como al momento de solemnizar cualquier aumento del
mismo.
Administración La representación de la sociedad y administración de los
negocios sociales corresponde a todos y cada uno de los
socios. La junta de los socios podrá delegar la representación
y la administración de la sociedad en un gerente,
estableciendo de manera clara y precisa sus atribuciones.
Responsabilidad Cada socio responde hasta por el valor de su aporte, pero es
posible pactar para todos o algunos de los socios una
responsabilidad mayor, prestaciones accesorias o garantías
suplementarias expresando su naturaleza, cuantía, duración
y modalidades.
Disolución Aparte de las causales generales de disolución, en este tipo
de sociedad se prevé dos especiales, que consisten en:
1. Pérdidas que reduzcan el capital por debajo del cincuenta
por ciento (50%).
2. Incremento en el número de socios a más de veinticinco
(25).
CLASE SOCIAL POR ACCIONES SIMPLIFICADA
Razón social
El nombre de la sociedad debe estar acompañado de las
palabras “Sociedad por Acciones Simplificada” o de la sigla
“SAS”.
Número de
socios
Puede estar constituida por una o varias personas, naturales
o jurídicas. No tiene límite máximo de socios. A la sociedad
conformada por un solo accionista (unipersonal), nos
34
referimos por aparte o en otro cuadro.
¿Cómo se
constituye?
Se crea mediante contrato que conste en documento privado
inscrito en el registro mercantil.
Si se aportan bienes cuya transferencia exija escritura
pública, por ejemplo un inmueble, la sociedad se constituye
por este medio, y deben realizarse también los registros
correspondientes, como registro mercantil y registro de
instrumentos públicos.
Duración La que se pacte en el acto de constitución, que puede ser
duración definida o indefinida. Si no se expresa nada, se
entiende que el término es indefinido.
Capital En el acto de constitución debe expresarse el capital
autorizado, el suscrito y el pagado. El plazo para pagar el
capital suscrito no excederá los dos años. El capital estará
representado en acciones.
Administración En los estatutos sociales se determinará libremente la
estructura orgánica de la sociedad. A falta de estipulación se
entenderá que la asamblea de accionistas tiene todas las
atribuciones que la ley le asigna a este organismo y que las
funciones de administración están a cargo del representante
legal. No está obligada a tener junta directiva, salvo que así
se disponga en los estatutos.
Responsabilidad Los accionistas sólo responden hasta el monto de sus
respectivos aportes. Salvo el caso de fraude a la ley, los
accionistas en ningún caso responden personalmente por
obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra
naturaleza en que incurra la sociedad.
35
Disolución La sociedad por acciones simplificada se disuelve:
1. Por vencimiento del término previsto en los estatutos, si lo
hubiere, a menos que fuere prorrogado mediante el
documento inscrito en el registro mercantil antes de su
expiración.
2. Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas
en su objeto social.
3. Por la iniciación del trámite de liquidación judicial.
4. Por las causas previstas en los estatutos.
5. Por voluntad de los accionistas adoptada en la asamblea.
6. Por orden de autoridad competente.
7. Por pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de la
sociedad por debajo del cincuenta por ciento (50%) del
capital suscrito.
CLASE SOCIAL DE HECHO
Razón social
Carece de razón social por que no es persona jurídica.
Número de
socios
Mínimo dos (2) socios.
¿Cómo se
constituye?
Por el acuerdo de dos (2) o más comerciantes elevado a
escritura pública.
Duración Indefinida, pero en cualquier momento se puede pedir su
liquidación.
Capital Aportes de los socios.
Administración Se hará como acuerden los socios.
36
Responsabilidad Todos y cada uno de los socios responden solidaria e
ilimitadamente por las operaciones celebradas.
Disolución Cada uno de los asociados podrá pedir en cualquier
momento la disolución y liquidación de la sociedad, y los
demás asociados están obligados a proceder a ella.
CLASE SOCIAL EMPRESA UNIPERSONAL
Razón social
El nombre de la sociedad debe estar acompañado de las
palabras “sociedad por acciones simplificada” o de la sigla
“SAS”.
Número de
socios
Como es unipersonal, sólo tiene un accionista.
¿Cómo se
constituye?
Sólo se puede constituir bajo la modalidad de sociedad por
acciones simplificada, de acuerdo con la regulación de la ley
1258 de 2008.
Se crea mediante acto unilateral que conste en documento
privado inscrito en el registro mercantil.
Duración La que se pacte en el acto de constitución, que puede ser
duración definida o indefinida. Si nada se expresa se
entiende que el término es indefinido.
Capital En el acto de constitución debe expresarse el capital
autorizado, el suscrito y el pagado. El plazo para pagar el
capital suscrito no excederá de dos años. El capital estará
representado en acciones.
Administración En los estatutos sociales se determinará libremente la
estructura orgánica de la sociedad. A falta de estipulación se
entenderá que todas las funciones que la ley atribuye a la
asamblea de accionistas serán ejercidas por el accionista
único y que las de administración están a cargo del
representante legal. En general se entiende que el accionista
único puede desempeñar las atribuciones que la ley asigna a
37
los diversos órganos sociales, incluidas las de representante
legal.
Responsabilidad El accionista único sólo responde hasta el monto del aporte
realizado a la sociedad. Salvo el caso de fraude a la ley, el
accionista en ningún caso responde personalmente por
obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra
naturaleza en que incurra la sociedad.
Disolución La sociedad unipersonal por acciones simplificada se
disuelve:
1. Por vencimiento del término previsto en los estatutos, si lo
hubiere, a menos que fuere prorrogado mediante el
documento inscrito en el registro mercantil antes de su
expiración.
2. Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas
en su objeto social.
3. Por la iniciación del trámite de liquidación judicial.
4. Por las causales previstas en los estatutos.
5. Por decisión del accionista único.
6. Por orden de una autoridad competente.
7. Por pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de la
sociedad por debajo del cincuenta por ciento (50%) del
capital suscrito.
CLASE SOCIAL EMPRESA UNIPERSONAL
Razón social
Denominación o razón social de la empresa, seguida de la
expresión “empresa unipersonal” o de la sigla “EU”.
Número de No hay socios. Se constituye por voluntad de una sola
38
socios persona, natural o jurídica.
¿Cómo se
constituye?
Mediante un escrito que se inscribe en la Cámara de
Comercio. Si se aportan bienes cuya transferencia exija
escritura pública, la empresa se constituye por este medio.
Duración El término previsto en el escrito de constitución.
Capital Está formado por los bienes aportados por el empresario
persona natural o jurídica, los cuales no puede retirar para sí
o para terceras personas.
Administración De acuerdo con lo previsto en el escrito de constitución.
Responsabilidad Limitada al monto aportado.
Disolución 1. Por voluntad del titular de la empresa.
2. Por vencimiento del término inicialmente previsto.
3. Por muerte del constituyente, cuando así se estipule en el
acto de constitución.
4. Por imposibilidad para desarrollar las actividades previstas
en los estatutos.
5. Por orden de una autoridad competente.
6. Por pérdidas que reduzcan el patrimonio de la empresa en
más del cincuenta (50%) por ciento.
7. Por iniciación del trámite de liquidación obligatoria.
CLASE SOCIAL EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO
Razón social
La razón social deberá ir acompañada de la denominación
de “empresa asociativa de trabajo”.
Número de
socios
Se conforma con un número no inferior a tres (3) miembros y
no mayor de diez (10) asociados para la producción de
bienes; cuando se trate de empresas de servicios, el número
máximo será de veinte (20) asociados.
39
¿Cómo se
constituye?
Mediante un escrito que se inscribe en la Cámara de
Comercio. Si se aportan bienes cuya transferencia exija
escritura pública, la empresa se constituye por este medio.
Duración Indefinida.
Capital Los aportes se llevarán en registro separado para cada
asociado, y pueden ser:
a) Laborales.
b) Laborales adicionales: constituidos por la tecnología,
propiedad intelectual o industrial registrada a nombre del
aportante.
c) En activos: constituidos por los bienes muebles o
inmuebles que los miembros aporten a la empresa
asociativa.
d) En dinero: los asociados podrán hacer aportes en dinero,
cuyo registro se llevará en cuenta especial para cada
asociado.
Administración La dirección está en cabeza del director de la empresa y de
la junta de asociados, la cual será la suprema autoridad.
Responsabilidad Ilimitada.
Disolución Además de las contempladas en el artículo 218 del Código
de Comercio, por sentencia judicial o por reducción del
número mínimo de miembros.
¿Cómo se
constituye una
empresa social?
1. Los futuros socios, deben elaborar y aprobar los estatutos
de la nueva sociedad, los cuales deben ser elevados a
escritura pública. La minuta o borrador de la escritura, puede
40
¿Cómo se
constituye una
empresa social?
ser confeccionada directamente por los socios interesados o
con la asesoría de un abogado.
2. Para el otorgamiento de la escritura, los interesados deben
concurrir a la notaría escogida, personalmente o por medio de
un apoderado con el respectivo documento de identificación:
cédula de ciudadanía o extranjería, según el caso.
3. Retiradas de la notaria las respectivas copias de la
escritura de constitución, con cualquiera de ellas (no utilizar la
primera copia que generalmente conserva la sociedad) se
procede a matricular la nueva sociedad en la Cámara de
Comercio del lugar; para ello se diligencia un formulario
preimpreso de registro único empresarial – RUE.
4. Si además la sociedad pretende ejercer su actividad
mediante establecimiento comercial, también debe
matricularlo. Para ello debe diligenciar el formulario de registro
único empresarial - RUE.
5. Efectuado el pago de los derechos de matrícula mercantil,
se obtendrá de la Cámara de Comercio el certificado de
existencia y representación legal de la sociedad.
6. Tanto la matrícula mercantil como su renovación anual, que
debe hacerse dentro de los tres primeros meses de cada año,
se hace diligenciado el formulario de registro único
empresarial expedido por la Cámara de Comercio y que
durante el año 2009 tuvo un valor de tres mil quinientos pesos
($3.500), formato que se recibe por parte de la cámara y se
cancela al momento de pagarse la matricula o la renovación,
según el caso. La liquidación de los derechos a pagar por
concepto de matrícula o renovación se hace con base en el
monto de activos que se indican en el artículo 23 del Decreto
41
393 de 2002.
7. Las sociedades mercantiles de hecho no se matriculan,
pero sus socios deben hacerlo individualmente como
comerciantes personas naturales.
8. A partir del 27 de enero de 2006, las sociedades,
cualquiera que fuera su especie o tipo, que tengan una planta
no superior a diez (10) trabajadores o activos totales por valor
inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales
vigentes, se constituyen con observancia de las normas
propias de la empresa unipersonal, es decir, para su
constitución, no requieren escritura pública, basta un simple
escrito que luego debe inscribirse en la Cámara de Comercio.
No obstante, si se aportan bienes cuya transferencia exija
escritura pública, por ejemplo un inmueble, la empresa debe
constituirse por medio de la escritura pública. (Ley 1014 de
2006, artículo 22 y Ley 222 de 1995, artículo 72). Las
reformas estatutarias que realicen estas sociedades se
sujetaran a las mismas formalidades previstas en la Ley 222
de 1995 para empresas unipersonales.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 37-43]
Minuta para la constitución de una sociedad colectiva
ART. 1o-Son socios de la compañía comercial que por esta escritura se
constituye los señores...
ART. 2o-La sociedad será comercial colectiva y girara bajo la raz6n social
de...
42
ART. 3o-EI domicilio de la sociedad será la ciudad de... pero podrá crear
sucursales, agencias, dependencias en otros lugares del país, del exterior,
por disposición de la junta general de socios y con arreglo a la ley.
ART. 4o-La sociedad tendrá como objeto principal las siguientes
actividades...
ART. 5o-La sociedad tendrá un capital de... suscrito y pagado por los socios
en la siguiente forma:...
ART. 6o-:-La responsabilidad de los socios por las operaciones sociales es
solidaria e ilimitada y se deducirá contra los socios en la forma y en las
oportunidades señaladas en la ley.
ART. 7o-Los socios podrán ceder total o parcialmente su interés en la
sociedad y la cesión se tendrá como una reforma del contrato social,
aunque se haga a favor de otro socio, por lo que requerirá que sea
aprobada por la junta de socios con el voto unánime de los asociados. La
responsabilidad del cedente por las obligaciones sociales anteriores
sujetará a las normas legales.
ART. 8o-En caso de embargo del interés social de un socio, pueden uno o
los demás consocios adquirirlo por el avalúo judicial del mismo. No
obstante, si en la subasta pública del interés social alguno de los socios
hiciere postura o varios de ellos estuvieren interesados en la adquisición, se
estará a lo previsto en el Código de Comercio.
ART. 9o-EI interés social podrá darse en prenda, en la forma señalada en el
Código de Comercio.
ART. 10.-La administración de la sociedad corresponderá a todos y cada
uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en
43
extraños, pero en este último caso se requerirá autorización expresa de sus
demás consocios. Los delegantes quedarán inhibidos para la gestión de los
negocios sociales, pero podrán reasumir la administración en cualquier
tiempo o cambiar sus delegados. Los delegados tendrán las mismas
facultades conferidas a los socios administradores por la ley o por estos
estatutos, con las limitaciones que en ellos se expresen. No obstante lo
anterior, los socios tendrán derecho de inspeccionar, por sí mismos o por
medio de representantes, los libros y papeles de la sociedad en cualquier
tiempo.
ART. 11.-La representación de la sociedad Ilevará implícita la facultad de
usar la firma social y de celebrar todas las operaciones comprendidas
dentro del giro ordinario de los negocios sociales. Cuando sean varios los
delegados, deberán actuar de consuno, excepto cuando se trate de
operaciones, actos o contratos cuya cuantía no sea superior a... pesos ($...)
y cuando la junta general de socios los autorice para obrar separadamente,
siempre que esta decisión sea adoptada por unanimidad.
ART. 12.-Los administradores representaran legalmente a la sociedad en
todos sus actos y tendrán especialmente las siguientes funciones:
a. Usar de la firma o razón social;
b. Designar los empleados que requiera el normal funcionamiento de la
compañía y señalarles su remuneración, excepto cuando se trate de
aquellos que por ley o por estos estatutos deban ser designados por la
junta general de socios;
c. Presentar informes a la junta general de socios sobre la marcha de la
sociedad en las reuniones ordinarias y cuando la junta los solicite, cuando
la administración se delegue en alguno o algunos de los socios o en
algunos extraños;
44
d. Convocar la junta general de socios a reuniones ordinarias y
extraordinarias;
e. Nombrar los árbitros que correspondan a la sociedad en virtud de
compromisos, cuando así lo autorice la junta general de socios, y de la
cláusula compromisoria que en estos estatutos se pacta, y
f. Constituir apoderados judiciales o extrajudiciales que sean necesarios para
la defensa de los intereses sociales.
ART. 13.-Los socios podrán oponerse a cualquier operación propuesta,
salvo que se refiera a la mera conservación de los bienes sociales. La
oposición suspenderá el negocio mientras se decide por mayoría de votos.
Si esta no se obtiene se desistirá del acto proyectado. Cuando fuere vetado
un negocio en la forma antes indicada y a pesar de ello se llevare a cabo, la
sociedad responderá en los términos de la ley y deducirá a su ejecutor las
responsabilidades que las normas legales establezcan por los perjuicios
sufridos por ella.
ART. 14.-Los administradores, socios o extraños, darán cuenta al final de
cada ejercicio de su gestión a la junta general de socios e informarán sobre
la situación financiera y contable de la sociedad. Además rendirán cuentas
comprobadas de su gestión a la misma junta cuando esta lo solicite y, en
todo caso, al separarse del cargo.
ART. 15.-La junta general de socios la integran los socios reunidos con el
quórum y en las demás condiciones establecidas en estos estatutos. Sus
reuniones serán ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se celebrarán
dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento del ejercicio
social, por convocatoria de los administradores hecha mediante
comunicación por escrito dirigida a todos y cada uno de los socios con una
45
anticipación no menor de.... días. Si convocada la junta esta no se reuniere,
o si la convocatoria no se hiciere con la anticipación debida para reunirse a
más tardar el último día del mes de marzo, entonces se reunirá por derecho
propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas de
la administración del domicilio principal.
ART. 16.-Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la situación
de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su
elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar
las cuentas y el balance del último ejercicio, resolver la distribución de
utilidades y acordar todas las providencias necesarias para asegurar el
cumplimiento del objeto social.
ART. 17.-Las reuniones extraordinarias se efectuarán cuando las
necesidades imprevistas o urgentes de la compañía así lo exijan, por
convocatoria de los administradores (y del revisor fiscal, si lo hubiere), o a
solicitud de un número de socios representantes de la cuarta parte por lo
menos del capital social. La convocatoria para las reuniones extraordinarias
se hará en la misma forma que para las ordinarias, pero con una
anticipación no menor de... días, a menos que en ella se vayan a aprobar
cuentas y balances generales, pues entonces la convocación se hará con la
misma anticipación de las ordinarias.
ART. 18.-Las reuniones de la junta general de socios se efectuarán en el
domicilio social principal. Sin embargo, podrá reunirse válidamente
cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallare
representada la totalidad de los asociados.
ART. 19.-Con el aviso de convocatoria para las reuniones extraordinarias
se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En todo
caso la junta podrá remover a los funcionarios cuya designación Ie
corresponda.
46
ART. 20.-En las reuniones de la junta general de socios, habrá quórum
para deliberar con la mayoría numérica de los asociados, cualquiera que
sea su aporte. Sus decisiones se adoptaran con la misma mayoría, excepto
cuando se trate de reformas estatutarias, que requieren ser aprobadas por
la unanimidad de los socios, o de determinaciones que por estos estatutos
o por la ley tengan establecido un quórum distinto. Para la designación de
dos o más personas que deban integrar una misma junta, comisión o
cuerpo colegiado, se aplicara el sistema del cociente electoral vigente. En
las decisiones de la junta cada asociado tendrá un voto.
ART. 21.- Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la
junta general de socios mediante poder otorgado por escrito, en el que se
indique el nombre del apoderado, la persona en quien este pueda sustituirlo
y la fecha de la reunión para la cual se confiere, así como los demás
requisitos señalados en los estatutos. EI poder otorgado podrá comprender
dos o más reuniones de la junta general de socios.
ART. 22.-Las decisiones de la junta general de socios se harán constar en
actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la
reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la
misma, en las cuales deberá indicarse su número, el lugar, la fecha y hora
de la reunión, el número de personas asociadas y de los representantes, la
forma y la antelación de la convocatoria, los asuntos tratados, las
decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o
en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes a la
reunión; las decisiones efectuadas y la fecha y hora de la clausura. Estas
actas se harán constar en un libro destinado al efecto y registrado en la
Cámara de Comercio del domicilio principal.
ART. 23.-Son funciones de la junta general de socios:
47
a. Designar los administradores y funcionarios que Ie corresponda;
b. Estudiar y aprobar las reformas de estatutos;
c. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas
que deben rendir los administradores;
d. Disponer de las utilidades sociales conforme a lo previsto en estos
estatutos y la ley;
e. Considerar los informes que deban presentar los administradores;
f. Constituir las reservas que deba hacer la sociedad e indicar su inversión
provisional;
g. Resolver todo lo relativo a la cesión de interés social, así como a la
admisión de nuevos socios;
h. Decidir sobre el retiro y exclusión de socios;
i. Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores de los
bienes sociales, el representante legal, el revisor fiscal (si lo hubiere), o
contra cualquiera otra persona que hubiere incumplido sus obligaciones u
ocasionado daños o perjuicios a la sociedad;
j. Autorizar la celebración de concordato preventivo;
k. Autorizar a los socios para ceder total o parcialmente su interés en la
sociedad;
l. Autorizar a los socios para delegar en un extraño las funciones de
administración o de vigilancia de la sociedad;
48
m. Autorizar a los socios para explotar por cuenta propia o ajena, directa o por
interpuesta persona, la misma clase de negocios en que se ocupe la
compañía;
n. Autorizar a los socios para formar parte de sociedades por cuotas o partes
de interés, intervenir en su administración o en las compañías por acciones
que exploten el mismo objeto social;
o. Las demás que Ie asignen las leyes y estos estatutos.
ART. 24.-EI socio o los socios que no obtengan la autorización a que se
refieren las letras k), I), m) Y n) del artículo anterior incurrirán en las
sanciones establecidas al efecto por el Código de Comercio.
ART. 25.-En los casos previstos por la ley, la sociedad podrá tener un
revisor fiscal, con las funciones establecidas en la ley, elegido para
períodos de un año.
ART. 26.-La sociedad tendrá un secretario de libre nombramiento y
remoción de la junta general de socios. Corresponderá al secretario llevar
los libros de actas de la junta general de socios, archivar la
correspondencia y las demás funciones que Ie encomienden la junta
general de socios y los administradores.
ART. 27.-Anualmente, el 31 de diciembre se cortarán las cuentas y se
harán el inventario y el balance general de fin de ejercicio que, junto con el
respectivo estado de pérdidas y ganancias, el informe de los
administradores, si fuere el caso, y un proyecto de distribución de
utilidades, se presentará por aquellos a la consideración de la junta general
de socios. Para determinar los resultados definitivos de las operaciones
realizadas en el correspondiente ejercicio será necesario que se hayan
49
apropiado previamente, de acuerdo con las leyes y con las normas de
contabilidad, las partidas necesarias para atender el deprecio,
desvalorización y garantía del patrimonio social.
ART. 28.-La junta general de socios podrá constituir reservas ocasionales,
siempre que tengan una destinación específica y estén debidamente
justificadas. Antes de formar cualquier reserva, se harán las apropiaciones
necesarias para atender impuestos. Hechas las deducciones por este
concepto y las reservas que acuerde la junta general de socios, el
remanente de las utilidades se repartirá entre los socios en proporción a la
parte de capital que cada uno de ellos haya aportado.
ART. 29.-En caso de perdidas, estas se enjugarán con las reservas que se
hayan constituido para ese fin. Las reservas cuya finalidad fuere absorber
determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distintas,
salvo que así lo decida la junta general de socios. Si no hubiere reservas,
las pérdidas se enjugaran con los beneficios sociales de los ejercicios
siguientes.
ART. 30.- La sociedad tendrá una duración de… (...) años, contados desde
la fecha de esta escritura de constitución sin perjuicio de que dicho plazo
sea prorrogado válidamente, y se disolverá por las siguientes causales:
a. Por vencimiento del término de su duración, si antes no fuere prorrogado
válidamente;
b. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de
la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye
su objeto;
c. Por disminución del número de socios a menos de dos;
50
d. Por la iniciación del trámite de Iiquidación obligatoria de la sociedad;
e. Por decisión de la junta general de socios adoptada conforme a las reglas
dadas para las reformas estatutarias y a las prescripciones de la ley;
f. Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente
previstos en la ley;
g. Por muerte de alguno de los socios;
h. Por incapacidad sobreviniente a alguno de los socios;
i. Por la iniciación del trámite de Iiquidación obligatoria de alguno de los
socios, si los demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión
a un extraño, una vez requeridos por el liquidador, dentro de los treinta
días hábiles siguientes;
j. Por enajenación forzada del interés de alguno de los socios en favor de
un extraño, si los demás asociados no se avienen dentro de los treinta
días hábiles siguientes a continuar la sociedad con el adquirente, y
k. Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios si los demás no
adquieren su interés en la sociedad o no aceptan su cesión a un tercero.
ART. 31.-En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse
la disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del
caso, según la causal ocurrida, con observancia de las reglas establecidas
para las reformas de estatutos a condición de que el acuerdo se formalice
dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal.
ART. 32.-Disuelta la sociedad, se procederá de inmediato a su Iiquidación,
en la forma indicada en la ley. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas
51
operaciones en desarrollo de su objeto y se conservará su capacidad
jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación.
Su razón social, una vez disuelta, se adicionará con la expresión "en
liquidación". Su omisión hará incurrir a los encargados de adelantar el
proceso liquidatario en las responsabilidades establecidas en la ley.
ART. 33.-La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador o
por varios Iiquidadores nombrados por la junta general de socios. Por
cada liquidador se nombrará un suplente. EI nombramiento se inscribirá
en el registro público de comercio. Si la junta no nombra liquidador o
liquidadores, la liquidación la harán las personas que figuren inscritas
como administradoras de la sociedad en el registro de comercio y serán
sus suplentes quienes figuren como tales en el mismo registro. No
obstante lo anterior, podrá hacerse la liquidación por los mismos socios, si
así lo acuerdan ellos unánimemente. Quien administre bienes de la
sociedad y sea designado liquidador no podrá ejercer el cargo sin que
previamente se aprueben las cuentas de su gestión por la junta general
de socios. Por tanto, si transcurridos treinta (30) días hábiles desde la
fecha en que se designó Iiquidador, no se hubieren aprobado las
mencionadas cuentas, se procederá a nombrar nuevo liquidador.
ART. 34.-Los liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del
estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta,
mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente
en el lugar del domicilio social que se fijará en lugar visible de las oficinas
y establecimientos de comercio de la sociedad. Además, tendrán los
deberes y funciones que determine la ley.
ART. 35.-Durante el período de liquidación, la junta general de socios se
reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para las sesiones
ordinarias y, así mismo, cuando sea convocada por los liquidadores (y por
el revisor fiscal si lo hubiere).
52
ART. 36.-Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad,
no podrá distribuirse suma alguna a los socios, pero se podrá distribuir
entre ellos la parte de los activos que excedan el doble del pasivo
inventariado y no cancelado al momento de hacerse la distribución.
ART. 37.-EI pago de las obligaciones sociales se hará observando las
disposiciones legales sobre prelación de créditos. Cuando haya
obligaciones condicionales se hará una reserva adecuada en poder de los
liquidadores para atender dichas obligaciones si lIegaren a hacerse
exigibles, la que se distribuirá entre los socios en caso contrario.
ART. 38.-Pagado el pasivo externo de la sociedad, se distribuirá el
remanente de los activos sociales entre los socios a prorrata de sus
aportes. La distribución se hará constar en acta en que se exprese el
nombre de los socios, el valor de sus correspondientes partes de interés
social y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de
liquidación. La junta general de socios podrá aprobar la adjudicación de
bienes en especie a los socios con el voto de la mitad más uno de los
socios. EI acta se protocolizará en una notaría del domicilio principal.
ART. 39.-Hecha la liquidación de lo que a cada uno de los socios
corresponda, los liquidadores convocarán a la junta general de socios,
para que apruebe las cuentas y el acta a que se refiere el artículo anterior.
Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de
los socios que concurran, cualquiera que sea el valor de sus aportes que
representen en la sociedad. Si hecha debidamente la convocatoria no
concurre ningún socio, los liquidadores convocaran en la misma forma a
una segunda reunión, y para dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ninguno, se tendrán por
aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser
posteriormente impugnadas.
53
ART. 40.-Aprobada la cuenta final de la liquidación, se entregará a los
socios lo que les corresponda, y si hay ausentes o son numerosos, los
liquidadores los citarán por medio de avisos que se publicarán por lo
menos tres (3) veces con intervalo de ocho (8) a diez (10) días hábiles, en
un periódico que circule en el lugar del domicilio social. Hecha la citación
anterior y transcurridos diez (10) días hábiles después de la última
publicación, los liquidadores entregarán a la junta departamental de
beneficencia del lugar del domicilio social y, a falta de esta en dicho lugar,
a la que funcione en el lugar más cercano, los bienes que correspondan a
los socios que no se hayan presentado a recibirlos, quienes sólo podrán
reclamar su entrega dentro de un año siguiente, transcurrido el cual los
bienes pasarán a ser de propiedad de la entidad de beneficencia, para 10
cual el liquidador entregara los documentos de traspaso a que haya lugar.
ART. 41.- Toda diferencia o controversia relativa a este contrato y a su
ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento
designado por la Cámara de Comercio de..., mediante sorteo entre los
árbitros inscritos en las listas que lIeva dicha Cámara.
EI tribunal así constituido se sujetara a lo dispuesto por el Decreto 2279 de.
1989 y a las demás disposiciones legales que lo modifiquen o adicionen, de
acuerdo las siguientes reglas: a) EI tribunal estará integrado por tres
árbitros; b) La organización interna del tribunal se sujetará a las reglas
previstas para el efecto por el centro de arbitraje de la Cámara de
Comercio...; c) EI tribunal decidirá en derecho, y d) El tribunal funcionará en
la ciudad de ... en el centro de arbitraje de la Cámara de Comercio de esta
ciudad.
Minuta para la constitución de una sociedad en comandita simple
ART. 1º-Socios gestores.... hasta su fallecimiento, serán los socios
gestores y colectivos y, como tales, se obligan a administrar y representar a
54
la sociedad, por sí o por medio de uno o más delegados nombrados bajo su
exclusiva responsabilidad, en los términos de estos estatutos. Fuera de los
socios así nombrados, la sociedad tendrá socios comanditarios,
domiciliados en (...) y de nacionalidad colombiana.
ART. 2o-Razón social, nacionalidad, domicilio y duración. La sociedad
girará bajo la razón social "... S. en C.", es de nacionalidad colombiana,
tiene su domicilio en la ciudad de... ; cuando así lo determinen los socios
gestores, con sujeción a estos estatutos, podrá establecer oficinas,
sucursales o agencias en otros lugares del país o del exterior. La sociedad
tendrá una duración de... años, contados a partir de la fecha de la escritura
de constitución de la sociedad.
ART. 3o-Objeto. La sociedad tendrá como objeto principal el desarrollo de
las siguientes actividades:
a. La inversión en bienes inmuebles urbanos y/o rurales y la adquisición,
administración, arrendamiento, gravamen o enajenación de los mismos;
b. La inversión de fondos propios, en bienes inmuebles, bonos, valores
bursátiles y partes de interés en sociedades comerciales, así como la
negociación de toda clase de derechos de crédito;
c. La compra, venta, distribución, importación y exportación de toda clase de
mercancías, productos, materias primas y/o artículos necesarios para el
sector manufacturero, de servicios, de bienes de capital, la construcción, el
transporte y el comercio en general;
d. La representación y agenciamiento de firmas nacionales o extranjeras;
e. La participación, directa o como asociada en el negocio de fabricación,
producción, distribución, venta de productos y/o artículos metálicos, de
55
plástico, de papel o cartón, de vidrio o de caucho, o de sus combinaciones;
f. La explotación de la industria editorial, en todas sus formas y modalidades;
g. EI desarrollo de la actividad agrícola, pecuaria y forestal, en todas sus
etapas, formas y modalidades;
h. La administración de derechos de crédito, títulos valores, créditos activos o
pasivos, dineros, bonos valores bursátiles, acciones y cuotas o partes de
interés en sociedades comerciales de propiedad de los socios
comanditarios o gestores de esta sociedad, o de terceras personas
naturales o jurídicas.
En desarrollo de su objeto, la sociedad podrá asociarse con otra u otras
personas naturales o jurídicas que desarrollen el mismo o similar objeto o
que se relacione directa o indirectamente con este; en general la sociedad
puede ejecutar todo acto y celebrar todo contrato Iícito, que el socio gestor
(es) considere conveniente para el logro del objeto social.
ART. 4o-Capital. EI capital de la sociedad... ($ ... ), el cual ha sido pagado
por los socios comanditarios, en dinero efectivo, que ha ingresado en la
caja social.
PAR.-EI capital se encuentra dividido en... cuotas (...) de interés social del
valor nominal de... ($... cada una, iguales entre sí, repartido en la siguiente
forma o proporción entre los socios comanditarios.
Socios Cuotas Valor Porcentaje
1. _____ ______ ______ _________
2. _____ ______ ______ _________
3. _____ ______ ______ _________
4. _____ ______ ______ _________
5. _____ ______ ______ _________
$ %
56
ART. 5O-Cesión del interés social. Las cesiones del interés se sujetarán a
las siguientes reglas:
1. Cesión del interés social de los gestores. Los socios gestores
podrán ceder total o parcialmente su interés en la sociedad y su
cesión, aunque se haga a favor de otro socio, se tendrá como una
reforma del contrato social por lo cual requerirá de la aprobación de la
junta de socios, con el voto unánime de los asociados, tanto gestores o
colectivos como comanditarios, pero el cedente no quedará liberado de
su responsabilidad por las obIigaciones sociales anteriores, sino
transcurrido un (1) año desde la fecha de la inscripción de la cesión en
la Cámara de Comercio.
2. Cesión de las cuotas de los socios comanditarios. Ningún socio
podrá ceder todo o parte de sus cuotas sociales a un extraño o a
otro socio, sino con las formalidades legales mediante escritura
pública otorgada por el representante legal, el cedente y el
cesionario y con la aprobación escrita de la junta de socios mediante
el voto unánime de los demás comanditarios. EI socio que quisiere
ceder total o parcialmente sus cuotas sociales deberá ofrecerlas por
escrito, y por conducto del representante legal, a los demás socios,
quienes tendrán derecho preferencial para adquirirlas, cada uno en
proporción a su propio aporte y, dado el caso, con derecho de
crecimiento también proporcional. La oferta indicará el precio, plazo
y demás condiciones de la cesión y los socios tendrán quince (15)
días hábiles contados desde la fecha de la comunicación que al
respecto deberá dirigirles el representante legal, para contestar por
escrito al oferente su aceptación o rechazo a la cesión. Si hubieren
interesados en adquirir las cuotas, pero discreparen en cuanto al
precio o al plazo, uno u otro serán fijados por peritos designados
como lo prevé el título IV del libro sexto (6o) del Código de
57
Comercio. EI dictamen de los peritos obligará a las partes si bien
estas podrán acordar que las condiciones de la oferta sean
definitivas, cuando aparecieren más favorables a los presuntos
cesionarios que las fijadas por los peritos.
PAR. 1o-Si dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la
carta en que el representante legal comunique la oferta, ningún socio
manifestará interés en adquirir las cuotas, ni se obtuviere la autorización de
la junta de socios prevista en el literal h), del artículo 9o de estos estatutos,
con la mayoría indicada por el artículo décimo primero de los mismos, el
representante legal deberá dar cumplimiento a lo ordenado por el artículo
365 del Código de Comercio.
ART.6o-Administracion y representación. La administración y
representación de la sociedad que, de conformidad con la ley corresponde
a los socios gestores o colectivos, han resuelto estos, de común acuerdo,
delegarla en el socio gestor... mientras viviere; en caso de muerte o
incapacidad física o mental de carácter definitivo actuará como socio gestor
de la sociedad...
PAR. 1o-EI gestor que por medio de la presente escritura se constituye en
único representante de la sociedad o el suplente en su caso, podrán bajo
su responsabilidad, y con el Ileno de los requisitos legales, designar
delegados. En este evento, el delegante, de acuerdo con las .disposiciones
comerciales, queda inhibido para la gestión de los negocios sociales pero
podrá reasumir la administración en cualquier tiempo o cambiar sus
delegados.
PAR. 2o-Las facultades de inspección y vigilancia de la sociedad, serán
ejercidas por los comanditarios, sin perjuicio de que se pueda designar un
revisor fiscal, cuando la mayoría de ellos así lo decida.
58
PAR. 3o-La representación de la sociedad establecida en la forma de que
da cuenta el presente artículo, Ilevará implícita la facultad de usar la firma
social y de celebrar las operaciones correspondientes dentro del giro
ordinaria de los negocios sociales.
PAR. 4o-Sin perjuicio de las facultades que la ley asigna a los socios
gestores o sus delegados como representantes legales y administradores
de la sociedad, tendrán estos las siguientes facultades:
a. Ejecutar las determinaciones de la junta y presidir sus sesiones;
b. Crear los cargos que sean indispensables para el funcionamiento de la
sociedad, nombrar y remover los empleados bajo su dependencia y
velar porque los funcionarios de la sociedad cumplan sus deberes;
c. Constituir apoderados judiciales y extrajudiciales que estime necesarios
para representar a la sociedad y delegarle las facultades que a bien
tengan;
d. Celebrar los actos y contratos necesarios para el desarrollo del objeto
social;
e. Cuidar la recaudación e inversión de los fondos de la sociedad;
f. Elaborar el informe que deben presentar a la junta de socios en sus
sesiones ordinarias;
g. Presentar a la junta de socios, cuando esta lo solicite, informes sobre
determinados aspectos de la marcha de los negocios sociales y sobre
los resultados económicos de la compañía;
h. Convocar a la junta de socios de conformidad con lo previsto en el
articulo 8o de estos estatutos;
i. Promover y sostener toda clase de juicios, gestiones o reclamaciones
necesarias para la defensa de los intereses sociales, y;
j. Cumplir las demás funciones que Ie asigne la junta de socios y las que
por la naturaleza del cargo Ie corresponden de acuerdo con la ley y
estos estatutos.
59
PAR. 5o-En desarrollo de sus funciones y con los requisitos que señalan la
ley y los estatutos, el gestor o su delegado podrá: comprar, vender,
contratar, tramitar, nombrar apoderados judiciales y extrajudiciales,
comprometer, arbitrar, compensar, desistir, confundir, novar, interponer
todo género de recursos, comparecer en los juicios que promuevan contra
la sociedad o que ella deba promover, recibir dineros en mutuo, celebrar el
contrato de cambio en todas sus manifestaciones y firmar letras, pagarés,
cheques, ejecutar préstamos bancarios, girar cheques, Iibranzas, giros y
toda clase de títulos valores, así como negociarlos, aceptarlos, endosarlos,
tenerlos, prestarlos, cobrarlos, pagarlos, exigir, cobrar y percibir
cualesquiera cantidades de dinero que se adeuden a la sociedad o que ella
tenga derecho u obligación de cobrar, condonar deudas, y en fin,
desarrollar todas las actividades que el desempeño de su cargo y el logro
del objeto social requieran.
ART. 7Q-Junta de socios. Composición. La junta de socios se compone
de todos los socios, tanto gestores como comanditarios; los socios podrán
hacerse representar en las reuniones de la junta, mediante poder otorgado
en cualquier forma escrita en la que se indique el nombre del apoderado, el
de la persona en quien este pueda sustituirle y la fecha de la reunión para
la cual se confiere. Ningún socio podrá ser representado por más de una
persona a la vez. EI poder otorgado podrá comprender una o más
reuniones ordinarias o extraordinarias de la junta de socios.
PAR.-La representación de los socios comanditarios ante la junta de
socios, o para cualquier efecto relacionado con la sociedad, sólo podrá ser
ejercida por otro de los socios comanditarios.
ART. 8o-Reunión de la junta. Las reuniones de la junta de socios pueden
ser ordinarias o extraordinarias.
PAR. 1o-La junta de socios se reunirá en sesión ordinaria una vez al año,
60
en el curso del primer trimestre de cada año, en la sede del domicilio social,
en la fecha y hora que designen al efecto los administradores. La
convocatoria, para las reuniones ordinarias y, para aquellas en que hayan
de aprobarse los balances de fin de ejercicio, se hará por lo menos con
quince (15) días hábiles de anticipación, mediante carta o telegrama que
los administradores enviarán a cada socio a la respectiva dirección que
estos hayan registrado en la sociedad. A falta de tal convocatoria la junta
se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10
a.m. en la sede del domicilio principal.
PAR. 2o-La junta de socios se reunirá en sesión extraordinaria cada vez
que lo juzguen conveniente los administradores o cuando así lo soliciten
socios que representen la cuarta parte o más del capital comanditario. La
convocatoria a reuniones extraordinarias se hará con una anticipación de
cinco (5) días comunes en la forma prevista para la convocatoria a
sesiones ordinarias, en la respectiva comunicación deberá incluirse el
orden del día correspondiente.
PAR. 3o-Cuando sea convocada la junta de socios y la reunión no se
efectuare por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará
y resolverá válidamente con el voto de los socios gestores y con el de un
número plural de socios comanditarios, presentes o representados,
cualesquiera que sea la cantidad de cuotas que esté representada; la
nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez (10) días hábiles ni
después de los treinta (30) días, también hábiles, contados desde la fecha
fijada para la primera reunión. En todo caso, las reformas estatutarias se
aprobaran por unanimidad de los socios colectivos y la mayoría absoluta de
los votos de los comanditarios.
PAR. 4o-Lajunta de socios podrá reunirse y decidir válidamente en
cualquier tiempo y lugar, sin previa convocatoria, cuando se hallare
presente o representada la totalidad de los asociados, tanto gestores como
comanditarios.
61
ART. 9o-Funciones. Son atribuciones de la junta de socios:
a. Reformar los estatutos;
b. Considerar los informes que sobre la marcha de los negocios sociales Ie
presenten los socios administradores;
c. Aprobar o improbar las cuentas, balances o inventarios sociales;
d. Resolver sobre la distribución de Ias utilidades obtenidas o sobre la
cancelación de las pérdidas registradas en cada ejercicio;
e. Constituir las reservas especiales conveniente de acuerdo con la ley;
f. Decretar la incorporación o la fusión de la. sociedad con otra u otras, o la
transformación de la compañía en otro tipo de sociedad;
g. Aumentar o disminuir el capital y, si a ello hubiere lugar, exigir
prestaciones complementarias a los socios;
h. Resolver todo lo concerniente a la cesión de cuotas o derechos sociales,
la admisión de nuevos socios, el retiro o exclusión de socios;
i. Decretar la disolución anticipada de la sociedad con arreglo en lo
previsto en el literal d), del artículo 15 de estos estatutos, y
j. j) Las demás que Ie confiere la ley o los estatutos.
ART. 10.-Votaciones. En las decisiones de la junta de socios cada gestor
tendrá un (1) voto de los comanditarios se computarán número de cuotas o
derechos de cada uno. Las decisiones relativas a la administración
solamente podrán tomarlas los gestores, de acuerdo con lo previsto en
estos estatutos.
ART. 11.-Deliberaciones y decisiones. La junta de socios deliberará y
decidirá válidamente reuniones ordinarias o extraordinarias, con la
asistencia de los socios gestores y un número plural de socios
comanditarios que represente la mitad más uno de las partes en que se
encuentra dividido el capital aportado por los comanditarios. La regla
anterior sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 5o y 80 parágrafo 30 de
estos estatutos. Las reformas estatutarias deberán aprobarse por
62
unanimidad de los socios colectivos y la mayoría absoluta de votos de los
comanditarios y deberán reducirse a escritura pública.
ART. 12.-Actas. Todas las reuniones, resoluciones, elecciones y demás
trabajos de la junta o harán constar en un libro que firmaran el presidente
de la misma y el secretario. Dichas actas se someterán a la aprobación de
la junta. Las copias de las actas expedidas por el presidente y el secretario
se presumirán autenticas.
ART. 13.-Balances. EI ejercicio anual de la sociedad está comprendido
entre el 1o de enero y el 31de diciembre de cada año. AI finalizar el
correspondiente ejercicio se cortarán las cuentas para efectuar un
inventario y un balance general. EI balance se hará de conformidad con las
prescripciones Iegales y las normas contables establecidas, y será
sometido a la consideración de la junta de socios por los administradores,
acompañado de los documentos e informes que exijan las disposiciones
legales.
ART. 14.-Perdidas y ganancias. Al finalizar cada ejercicio, la sociedad
producirá el correspondiente estado de pérdidas y ganancias. Para
determinar los resultados de las operaciones realizadas en el ejercicio, esto
es, las utilidades liquidadas, se apropiarán las cantidades suficientes para
atender al pago de activos, desvalorización y garantía del patrimonio social
y las demás que fueren necesarias.
PAR.-Las utilidades y las pérdidas, si las hubiere, se distribuirán entre los
socios en la siguiente forma y proporción:
I. Para remunerar a los socios gestores el... por ciento, así:
a. ______________ _________________
b. ______________ _________________
63
II. Para remunerar a los socios comanditarios el ... por ciento, así:
a. ______________ _________________
b. ______________ _________________
c. ______________ _________________
d. ______________ _________________
e. ______________ _________________
ART. 15.-Disolución y liquidación. La sociedad se disolverá:
a. Por vencimiento del término de su duración, si antes no fuere
prorrogado válidamente.
b. Por pérdidas que reduzcan su capital a la tercera parte o menos.
c. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social.
d. Cuando agotado el procedimiento señalado en el artículo 365 del
Código de Comercio, la junta de socios optare por la disolución, con el
voto favorable de los socios gestores y el 70% del capital comanditario.
e. Por desaparición de una de las dos categorías de socios.
f. Por las causales especiales de la sociedad colectiva, cuando ocurran
respecto de los socios gestores.
g. Por las demás causales establecidas por la ley.
PAR. 1o-Será liquidador la persona que al efecto designe la junta de
socios, con el voto favorable de los socios gestores y la mayoría absoluta
de las cuotas de los comanditarios. Si no se obtuviere la mayoría
expresada los asociados delegan, desde ahora, en el presidente de la
Cámara de Comercio del domicilio social, la designación del liquidador.
Mientras no se haga y registre el nombramiento del liquidador, actuará
como tal quien figure en el registro mercantil como representante legal de
la sociedad. La liquidación del patrimonio social se hará en un todo de
64
acuerdo con las prescripciones legales consagradas en el capítulo X del
título 1 del libro 2 del Código de Comercio, o las que en su momento
rigieren al respecto. El liquidador podrá hacer adjudicaciones o
distribuciones en general, si así lo aprueba la junta de socios con el voto
de los socios gestores y e1 51% o más de los votos representativos del
capital comanditario.
PAR. 2o-En el evento de liquidación de la sociedad, por cualquier causa,
con anterioridad a la muerte de la totalidad de los gestores principales,
corresponderá a estos el xxx por ciento del patrimonio social a cada uno.
Si a la fecha hubiere fallecido alguno de ellos el porcentaje que a estos
corresponde acrecerá al gestor sobreviviente.
EI reparto del saldo se hará entre los socios comanditarios, en proporción
a sus aportes de capital.
ART. 16.-Prohibiciones y obligaciones complementarias. Los socios,
de común acuerdo, y en consideración al vínculo que los une y los
objetivos de la sociedad por ellos conformada, y en orden a precautelar
la integridad del patrimonio de la misma y su conformación, han resuelto
establecer las siguientes prohibiciones y contraer, para con la sociedad,
las obligaciones complementarias de que se da cuenta en la presente
clausula:
1. La sociedad no podrá constituirse en fiadora, deudora o codeudora de
obligaciones de los socios o de terceras personas, salvo que de ello se
reportare un beneficia manifiesto para ella y se aprobare por la junta
de socios con el voto favorable de los socios gestores y el... por ciento
del capital comanditario.
2. Los socios no podrán gravar o dar en garantía su interés social en la
sociedad sin la previa autorización de la junta de socios con el voto
65
favorable de los socios gestores y el... por ciento del capital
comanditario.
3. Los socios se obligan a no constituirse en fiadores de obligaciones de
terceros, por ningún concepto, sin la previa autorización de la junta de
socios con el voto favorable de los socios gestores y el... del capital
comanditario.
ART. 17.-Cláusula compromisoria. Toda diferencia o controversia
relativa a este contrato y a su ejecución y liquidación, se resolverá por un
tribunal de arbitramento designado por la Cámara de Comercio de...,
mediante sorteo entre los árbitros inscritos en las listas que lIeva dicha
Cámara. EI tribunal así constituido se sujetará a lo dispuesto por el
Decreto 2279 de 1989 y a las demás disposiciones legales que lo
modifiquen o adicionen, de acuerdo con las siguientes reglas: a) EI
tribunal estará integrado por tres árbitros; b) La organización interna del
tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el centro de
arbitraje de la Cámara de Comercio de...; c) EI tribunal decidirá en
derecho, y d) EI tribunal funcionará en la ciudad de... en el centro de
arbitraje de la Cámara de Comercio de esta ciudad.
Minuta para la constitución de una sociedad anónima
CAPÍTULO I
Nombre, nacionalidad, domicilio, objeto y duración
ART. 1o-La sociedad se denominará "... S.A.", Sociedad Anónima
Comercial, de nacionalidad colombiana.
ART. 2o-EI domicilio de la sociedad será la ciudad de... pero podrá crear
sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país o del
exterior, por disposición de la asamblea general de accionistas (o de la
junta directiva) y con arreglo a la ley.
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ART. 3o-La sociedad tendrá como objeto principal las siguientes
actividades... En desarrollo del mismo podrá la sociedad ejecutar todos los
actos o contratos que fueren convenientes o necesarios para el cabal
cumplimiento de su objeto social y que tengan relación directa con el
objeto mencionado, tales como: formar parte de otras sociedades
anónimas o de responsabilidad limitada...
ART. 4o-La sociedad durará por el termino de ... años que empezarán a
contarse desde la fecha de esta escritura.
CAPÍTULO II
Capital social, aportes y reservas
ART. 5O-EI capital social autorizado es de...
ART. 6Q-EI capital de la sociedad se encuentra dividido en acciones, ... ,
de valor nominal de ...
ART. 7o-Podrán crearse acciones de goce o industria para compensar las
aportaciones de servicios, trabajo, conocimientos tecnológicos, secretos
industriales o comerciales, asistencia técnica y, en general, toda obligación
de hacer a cargo del aportante. Los títulos de estas acciones
permanecerán depositados en la caja de la sociedad para ser entregados
al aportante, en la medida en que cumpla su obligación y, mientras tanto,
no serán negociables.
ART. 8o-Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas. Las primeras
conferirán a sus titulares los derechos de: 1. Participar en las
deliberaciones de la asamblea general de accionistas y votar en ella. 2.
Recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por
los balances de fin de ejercicio con sujeción a lo dispuesto en la ley o en
67
los estatutos. 3. Negociar las acciones con sujeción al derecho de
preferencia pactado en estos estatutos. 4. Inspeccionar libremente los
libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las
reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin
de ejercicio. 5. Recibir una parte proporcional de los activos sociales al
tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la
sociedad.
Las segundas a más de los anteriores derechos conferirán los siguientes:
1. Un derecho preferencial para su reembolso en caso de liquidación
hasta concurrencia de su valor nominal.
2. Un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer
término, una cuota determinada, acumulable o no. La acumulación
no podrá extenderse a un período mayor de cinco años.
3. Cualesquier otro privilegio de carácter económico que la asamblea
decrete en favor de los poseedores de esta clase de acciones con
el voto no menos del setenta y cinco por ciento de las acciones
suscritas cuando con posterioridad a la constitución sociedad se
emitieren acciones de este tipo.
ART. 9o-La sociedad podrá emitir acciones dividendo preferencial y sin
derecho de voto, siempre y cuando su emisión sea aprobada por la
asamblea general de accionistas, conforme a las condiciones y requisitos
señalados para tal efecto en los artículos 30 a 47 de la Ley 27 de 1990, y
las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
ART. 10.-Toda emisión de acciones podrá revocarse o modificarse por la
asamblea general, antes que estas sean colocadas o suscritas y con
sujeción a las exigencias legales. La disminución o supresión de los
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privilegios concedidos a unas acciones deberá adoptarse con el voto
favorable de accionistas que representen no menos del setenta y cinco
por cinco de acciones suscritas, siempre que esta mayoría incluya en la
misma proporción el voto de tenedores de esta clase de acciones.
ART. 11.-Las acciones no suscritas en el acto de constitución y las que
emita posteriormente la sociedad serán colocadas de acuerdo con el
reglamento de suscripción. Con excepción de las acciones privilegiadas de
goce y de las acciones con dividendo preferencias y sin derecho a voto,
corresponderá a la junta directiva aprobar el reglamento de suscripción.
ART. 12.-Los accionistas tendrán derecho a suscribir preferencialmente en
toda nueva emisión de acciones una cantidad proporcional a las que
posean en la fecha en que el órgano social competente apruebe el
reglamento de suscripción. EI aviso de oferta de las acciones se dará por
los mismos medios de comunicación previstos en estos estatutos para la
convocatoria de la asamblea.
Por disposición de la asamblea adoptada con mayoría calificada prevista
en estos estatutos podrá decidirse que las acciones se coloquen sin
sujeción al derecho de preferencia.
ART. 13.-EI derecho a la suscripción de acciones será negociable desde
la fecha del aviso de oferta. Bastará para ello que el titular indique por
escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios.
ART. 14.-La sociedad no podrá adquirir sus propias acciones, sino por
decisión de la asamblea con el voto favorable de no menos del setenta por
ciento (70%) de las acciones suscritas. Para realizar esa operación
empleará fondos tomados de las utilidades liquidas, requiriéndose además
que dichas acciones se hallen totalmente liberadas. Mientras estas
acciones pertenezcan a la sociedad, quedarán en suspenso los derechos
inherentes a las mismas.
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ART. 15.-Cuando un accionista esté en mora de pagar las cuotas de las
acciones que haya suscrito, no podrá ejercer los derechos inherentes a
ellas. Para este efecto, la sociedad anotará los pagos efectuados y los
saldos pendientes. Si la sociedad tuviere obligaciones vencidas a cargo de
los accionistas por concepto de cuotas de las acciones suscritas, acudirá,
a elección de la junta directiva, al cobro judicial, o a vender de cuenta y
riesgo del moroso y por conducto de un comisionista, las acciones que
hubiere suscrito, o a imputar las sumas recibidas a la liberación del
número de acciones que correspondan a las cuotas pagadas, previa
deducción de un veinte por ciento a título de indemnización de perjuicios
que se presumirán causados. Las acciones que la sociedad retire al
accionista moroso las colocara de inmediato.
ART. 16.-A todo suscriptor de acciones deberá expedírsele por la sociedad
el título o títulos que justifiquen su calidad de tal. Mientras el valor de las
acciones no esté cubierto íntegramente sólo se expedirán certificados
provisionales a los suscriptores.
ART. 17.-En caso de hurto de un título nominativo la sociedad lo sustituirá
entregándole un duplicado al propietario que aparezca inscrito en el
registro de acciones, comprobando el hecho ante los administradores, y
en todo caso, presentando la copia auténtica de la denuncia penal
correspondiente. Cuando el accionista solicite un duplicado por pérdida
del título, dará la garantía que Ie exija la junta directiva. En caso de
deterioro, la expedición del duplicado requerirá la entrega por parte del
accionista de los títulos originales para que la sociedad los anule. Los
títulos al portador sólo serán sustituibles en caso de deterioro.
ART. 18.-Las acciones serán libremente negociables salvo:
1. Las privilegiadas, respecto de las cuales se estará a lo dispuesto en
la parte pertinente de estos estatutos o en su defecto por la ley.
70
2. Las comunes, respecto al derecho de preferencia, pactado en estos
estatutos.
3. Las de industria no liberadas, que no serán negociables sino con
autorización de la junta directiva o de la asamblea general, según
corresponda.
4. Las gravadas con prenda respecto de las cuales se requerirá
autorización del acreedor.
ART. 19.-Los administradores de la sociedad no podrán ni por sí ni por
interpuesta persona, enajenar o adquirir acciones de la misma mientras
estén en ejercicio de sus cargos, sino cuando se trate de operaciones
ajenas a motivos de especulación y con autorización de la junta directiva,
otorgada con el voto favorable de las dos terceras partes de sus
miembros, excluido el del solicitante, o de la asamblea general, con el
voto favorable de la mayoría prevista en estos estatutos, excluido el del
solicitante.
ART. 20.-Las acciones no pagadas en su integridad podrán ser
negociadas, pero el suscriptor y los adquirentes subsiguientes serán
solidariamente responsables del importe no pagado de las mismas. La
enajenación de las acciones puede hacerse por el simple consenso de las
partes, más, para que produzca efectos respecto de la sociedad y de
terceros, será necesaria su inscripción en el libro de registro de acciones
mediante orden escrita del enajenante, la que podrá darse en forma de
endoso hecho sobre el título respectivo. Para la nueva inscripción y
expedir el título al adquirente es necesaria la previa cancelación de los
títulos expedidos al tradente. En ventas forzadas y en las adjudicaciones
judiciales de acciones el registro se hará mediante exhibición del original o
copia auténtica de los documentos pertinentes.
PAR. 1o-Los accionistas que deseen enajenar sus acciones en todo o en
parte, deberán ofrecerlas en primer lugar a la sociedad. La oferta se hará
71
por escrito, a través del gerente de la compañía y en ella se indicará el
número de acciones a enajenar, el precio y la forma de pago de las
mismas. La sociedad gozará de un término de quince (15) días hábiles
para aceptar o no la oferta, según lo que decida la junta directiva, que será
convocada para tales efectos. Vencido el término anterior, si la junta no
hace pronunciamiento alguno, o si decide no adquirir las acciones o
determina adquirirlas parcialmente, el gerente de la sociedad oficiará a los
demás accionistas para que estos decidan adquirir la totalidad o el resto
de las acciones ofrecidas, según el caso, para lo cual tendrán igualmente
un plazo de quince (15) días hábiles contados a partir del vencimiento del
término anterior. Es entendido que los accionistas podrán adquirir las
acciones en proporción a las que posean en la compañía. Vencido el
término mencionado, las acciones no adquiridas por la sociedad o por los
socios podrán ser cedidas libremente a los terceros. Si la sociedad o los
accionistas, según el caso, estuvieren interesados en adquirir las acciones
total o parcialmente, pero discreparen con el oferente respecto del precio o
de la forma de pago, o de ambos, estos serán fijados por peritos
designados por las partes o, en su defecto, por la Superintendencia de
Sociedades. En este evento, la negociación se perfeccionará dentro de los
cinco (5) días siguientes a la rendición del experticio.
PAR. 2o-Esta cláusula tendrá vigencia mientras las acciones de la
compañía no se inscriban en la bolsa de valores.
ART. 21.-La sociedad llevará un libro de registro de acciones en el cual
figure cada a uno de los socios con el número de acciones que posea, en
el cual se anotarán los traspasos, pignoraciones, embargos, y la
constitución de derechos reales que ocurran.
ART. 22.-La pignoración o prenda de acciones no surtirá efectos ante la
sociedad mientras no se Ie de aviso de esto por escrito, y el gravamen se
haya inscrito en el libro respectivo con la comunicación en la que se
informa la obligación que se garantiza.
72
ART. 23.-Cuando se trate de acciones dadas en prenda, salvo estipulación
contraria y escrita de las partes, comunicada a la sociedad y registrada en
el libro de acciones, la sociedad reconocerá al accionista todos los
derechos inherentes a su calidad.
ART. 24.-Las acciones adquiridas en la forma indicada en el artículo 14
podrán ser objeto de las siguientes medidas: 1. Ser enajenadas y
distribuido su precio como una utilidad (salvo que se haya pactado u
ordenado por la asamblea una reserva especial para la adquisición de
acciones caso en el cual este valor se llevará a dicha reserva). 2.
Distribuirse entre los accionistas en forma de dividendo. 3. Cancelarse y
aumentar en forma proporcional el valor de las demás acciones mediante
reforma del contrato social. 4. Cancelarlas y disminuir el capital hasta
concurrencia de su valor nominal. 5. Destinarlas a fines de beneficencia,
recompensas o premios especiales.
ART. 25.-Los dividendos pendientes pertenecerán al adquirente de las
acciones desde la fecha de la carta de traspaso, salvo pacta en contrario
de las partes en cuyo caso lo expresarán en la misma carta.
ART. 26.-La sociedad formará una reserva legal con el diez por ciento
(10%) de las utilidades liquidas de cada ejercicio, hasta completar el
cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. En caso de que este último
porcentaje disminuyere por cualquier causa, la sociedad deberá seguir
apropiando el mismo diez por ciento (10%) de las utilidades liquidas de los
ejercicios siguientes hasta cuando la reserva legal alcance nuevamente el
límite fijado.
ART. 27.-La asamblea general de accionistas podrá constituir reservas
ocasionales, siempre que tengan destinación específica y estén
debidamente justificadas. Antes de formar cualquier reserva, se harán las
73
apropiaciones necesarias para atender el pago de impuestos. Hechas las
deducciones por este concepto y las reservas que acuerde la asamblea
general de accionistas, incluida la reserva legal, el remanente de las
utilidades líquidas se repartirá entre los socios en proporción a las acciones
que posean.
ART. 28.-En caso de pérdidas, estas se enjugaran con las reservas que se
hayan constituido para ese fin y, en su defecto, con la reserva legal. Las
reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se
podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida la
asamblea general de accionistas. Si la reserva legal fuere insuficiente para
enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales
de los ejercicios siguientes.
ART. 29.-EI revisor fiscal deberá ser contador público. Será nombrado por
la asamblea general de accionistas para un período de... por mayoría
absoluta de la asamblea, podrá ser reelegido indefinidamente y tendrá un
suplente quien lo reemplazará en sus faltas absolutas, accidentales o
temporales.
ART. 30.-EI revisor fiscal no podrá: 1. Ni por sí ni por interpuesta persona,
ser accionista de la compañía y su empleo es incompatible con cualquier
otro cargo en ella, en el Ministerio Público o en la rama jurisdiccional del
poder público. 2. Celebrar contratos con la compañía directa o
indirectamente. 3. Encontrarse en algunas las incompatibilidades previstas
por la ley.
ART. 31.-No podrá ser revisor fiscal: 1.Quien sea asociado de la compañía
o de alguna de sus subordinadas (si existen estas).
2. Quien esté ligado por matrimonio o por parentesco dentro del cuarto
grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o sea
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consocio de los administradores o funcionarios directivos, el cajero, auditor
o contador de la misma sociedad.
3. Quien desempeñe en la misma compañía o en sus subordinadas
cualquier otro cargo.
ART. 32.-Son funciones del revisor fiscal: 1. Cerciorarse de que las
operaciones que se celebran cumplan por cuenta de la sociedad se ajusten
a las prescripciones de estos estatutos, a las decisiones de la asamblea
general y de la junta directiva. Dar cuenta oportuna, por escrito, a la
asamblea, junta directiva o al gerente, según los casos, de las
irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el
desarrollo de sus negocios. 3. Colaborar con las entidades
gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la compañía y
rendir los informes a que haya lugar o les sean solicitados. 4. Velar porque
la contabilidad de la sociedad se Ileve regularmente, así como las actas de
las reuniones de la asamblea, la junta directiva, y porque se conserven
debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las
cuentas impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. 5.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se
tomen en forma oportuna las medidas de conservación o seguridad de los
mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título. 6.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes
que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los
valores sociales. 7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga,
con su dictamen o informe correspondiente. 8. Convocar a la asamblea de
reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario y 9. Cumplir las
demás atribuciones que le señale la ley o los estatutos y las que, siendo
compatibles con las anteriores, Ie encomiende la asamblea.
ART. 33.-EI revisor fiscal recibirá por sus servicios la remuneración que fije
la asamblea general de accionistas.
75
ART. 34.-EI dictamen o informe del revisor fiscal, sobre los balances
generales deberán expresar, por lo menos: 1. Si ha obtenido las
informaciones necesarias para cumplir sus funciones. 2. Si en el curso de
la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica
de la interventoría de cuentas. 3. Si en su concepto la contabilidad se lIeva
conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones
registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o
junta directiva, en su caso. 4. Si el balance y el estado de pérdidas y
ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el
primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de
contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al
terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las
operaciones en dicho período. 5. Las reservas o salvedades que tengan
sobre la fidelidad de los estados financieros.
ART. 35.-EI informe del revisor fiscal a la asamblea deberá expresar: 1. Si
los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y
a las órdenes o instrucciones de la asamblea. 2. Si la correspondencia, los
comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de
acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y 3. Si hay y
son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia
de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la
compañía.
ART. 36.-Cuando las circunstancias lo exijan, a juicio de la asamblea, el
revisor podrá tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y
removidos libremente por él, que obrarán bajo su dirección y
responsabilidad, con la remuneración que fije la asamblea, sin perjuicio de
que el revisor tenga colaboradores o auxiliares contratados y remunerados
libremente por él. EI revisor fiscal solamente estará bajo la dependencia de
la asamblea.
ART. 37.-EI revisor fiscal responderá a los perjuicios que ocasione a la
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sociedad, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones.
ART. 38.-EI revisor fiscal tendrá derecho a intervenir en las deliberaciones
de la asamblea general de accionistas y la junta directiva, aunque sin
derecho a voto, cuando sea citado. Tendrá así mismo, derecho a
inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas,
correspondencia, comprobantes de cuentas y demás papeles de la
sociedad.
PAR.-EI revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o
hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente
podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos
expresamente en las leyes.
CAPÍTULO IV
Elecciones y votaciones
ART. 39.-En las elecciones y votaciones que corresponde hacer a la
asamblea general de accionistas, se observarán las reglas siguientes: a)
Todas las votaciones serán secretas; b) EI nombramiento del revisor fiscal
y de su suplente se hará por la mayoría absoluta de la asamblea; c) Para
la elección de miembros de la junta directiva y sus suplentes personales
se aplicará el sistema de cociente electoral el que se determinará
dividiendo el número total de los votos por el de las personas que se trate
de elegir. De cada lista se elegirán tantos nombres cuantas quepa el
cociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren
puestos, estos corresponderán a los residuos en orden descendente. En
caso de empate en los residuos decidirá la suerte; d) Requiérese el voto
de una mayoría que represente no menos de las tres cuartas partes de las
acciones suscritas para el ejercicio de las siguientes facultades privativas
de la asamblea general de accionistas: Decretar extraordinariamente
disuelta la compañía; fusión de esta compañía con otra u otras; para el
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traspaso, la enajenación o el arrendamiento de la totalidad de la empresa
o de la totalidad de los haberes de esta y para cambiar el domicilio social;
e) Para disponer que una emisión de acciones sea colocada sin sujeción
al derecho de preferencia, para que la asamblea general de accionistas
pueda ocuparse de temas no incluidos en el orden del día, una vez
agotado este, y cuando la asamblea decida no repartir dividendos en los
casos en que está obligada a hacerlo la sociedad, se requerirá el voto del
setenta por ciento de las acciones representadas; f) Para fijar el valor de
los aportes en especie, será necesario el voto del setenta por ciento de las
acciones suscritas, con exclusión de las acciones de los aportantes; g)
Para emitir acciones privilegiadas, será necesario el voto del setenta y
cinco por ciento de las acciones suscritas, para terminar o disminuir el
privilegio de las acciones, será necesario el voto de 75% de las acciones
suscritas siempre que esté incluido un 75% por lo menos de las acciones
privilegiadas; h) Para pagar el dividendo en acciones liberadas será
necesario el voto del 80% de las acciones representadas. A falta de esta
mayoría sólo podrán entregarse las acciones a título de dividendo a los
accionistas que así lo acepten; i) Requiérese el voto del 100% de las
acciones suscritas: Para decretar la transformación de la sociedad, cuando
este hecho aumente la responsabilidad de los accionistas. Para decretar la
fusión cuando ella imponga a los accionistas una mayor responsabilidad;
y, para que la sociedad forme parte de sociedad o sociedades colectivas.
PAR.-Las demás decisiones de la asamblea se adoptarán con el voto del
51% de las acciones representadas en la reunión.
CAPÍTULO V
Reformas de estatutos
ART. 40.-Las resoluciones sobre reformas de estatutos deben ser
aprobadas en un solo debate, en reuniones ordinarias o extraordinarias de
la asamblea general de accionistas y requieren el voto favorable del
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setenta por ciento de las acciones representadas en la reunión. Estas
reformas serán elevadas a escritura pública que firmará el representante
legal y se inscribirá en el registro mercantil conforme a la ley.
CAPÍTULO VI
Asamblea general de accionistas, junta directiva,
representante legal
SECCIÓN PRIMERA
Asamblea general de accionistas
ART. 41.-La asamblea de accionistas la constituyen estos reunidos con el
quórum y en las condiciones previstas en estos estatutos.
ART. 42.-La asamblea general de accionistas será presidida por el
presidente de la junta directiva, a falta de este por los miembros principales
o suplentes de la junta directiva en su orden, y en último caso, por el
accionista que designe la asamblea.
ART. 43.-Las reuniones de la asamblea general de accionistas pueden ser
ordinarias o extraordinarias. La convocatoria se hará mediante aviso que
se publicará en un diario de circulación en la ciudad de... (domicilio
principal de la sociedad) (puede ser por otro sistema). Cuando se tratare
de asamblea extraordinaria en el aviso debe insertarse el orden del día. La
convocatoria deberá hacerse con quince días hábiles de anticipación o
mediante comunicación por escrito dirigida a cada uno de los socios.
ART. 44.-Las reuniones ordinarias se celebraran por lo menos una vez al
año dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento del
ejercicio social. Si convocada la asamblea esta no se reuniere, o si la
convocatoria no se hiciere con la anticipación señalada, entonces se
reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 a.m.
79
en las oficinas de la administración del domicilio principal.
ART. 45.-Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la
situación de la sociedad, designar los administradores y demás
funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la
compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver
sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias
necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social. Las reuniones
extraordinarias se efectuarán cuando las necesidades imprevistas o
urgentes de la compañía así lo exijan, por convocatoria de la junta
directiva, del representante legal o del revisor fiscal, o a solicitud de un
número de los socios representantes de la cuarta parte por lo menos del
capital suscrito. La convocatoria para las reuniones extraordinarias se hará
en la misma forma que para las ordinarias, pero con una anticipación de
cinco días comunes a menos que en ellas hayan de aprobarse cuentas y
balances generales de fin de ejercicio, pues entonces la convocatoria se
hará con la misma anticipación prevista por las ordinarias.
ART. 46.-Las reuniones de la asamblea se efectuarán en el domicilio
social. Sin embargo, podrá reunirse válidamente cualquier día y en
cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la
totalidad de las acciones suscritas.
ART. 47.-Con el aviso de convocatoria para las reuniones extraordinarias
se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá, sin que
puedan tratarse temas distintos, a menos que así lo disponga el setenta
por ciento de las acciones presentes o representadas, una vez agotado el
orden del día. En todo caso, podrá remover a los administradores y demás
funcionarios cuya designación les corresponda.
ART. 48.-Si se convoca la asamblea general de accionistas y la reunión
no se efectúa por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que
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sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios,
cualquiera que sea la cantidad de acciones que está representada. La
nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días hábiles ni
después de los treinta días, también hábiles, contados desde la fecha
fijada para la primera reunión. Cuando la asamblea se reúna, en sesión
ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril
también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos
anteriores. En todo caso, las reformas estatutarias se adoptarán con la
requerida por la ley o por estos estatutos.
ART. 49.-Habrá quórum para deliberar tanta en las sesiones ordinarias
como en las extraordinarias con un número plural de accionistas que
represente por lo menos... de las acciones suscritas.
ART. 50.- Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la
asamblea general de accionistas mediante poder otorgado por escrito,
en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien
éste pueda sustituirlo y la fecha de la reunión para la cual se confiere,
(y los demás requisitos que en cada caso se resuelva incluir en los
estatutos). El poder otorgado podrá comprender dos o más reuniones
de la asamblea de accionistas.
ART. 51.-Las decisiones de la asamblea general de accionistas se
harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas
que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el
representante y el secretario de la misma, en las cuales deberá
indicarse su número, lugar, la fecha y hora del la reunión; el número
de acciones suscritas; la forma y antelación' de la convocación; la lista
de los asistentes indicación del número de acciones propias o ajenas
que representen los asuntos tratados, los votos emitidos en favor, en
contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los
asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha
81
y hora de su clausura.
ART. 52.-Son funciones de la asamblea general de accionistas:
1. Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales.
2. Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se
pagara.
3. Ordenar las acciones que correspondan contra los
administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal.
4. Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación Ie
corresponda.
5. Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sean
colocadas sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se
requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de
las presentes en la reunión.
6. Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad.
7. Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.
8. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las
cuentas que deban rendir los administradores.
9. Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes.
10. Considerar los informes de los administradores o del representante legal
sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal.
11. Adoptar todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los
estatutos y el interés común de los asociados.
12. Las demás que señalen la ley y estos estatutos.
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SECCIÓN SEGUNDA
Junta directiva
ART. 53.-La junta directiva se compone de... miembros principales quienes
tendrán un suplente personal cada uno. EI gerente general de la sociedad
tendrá voz pero no voto en las reuniones de la junta directiva y no devengará
remuneración especial por su asistencia a las reuniones de ella, a menos que
sea miembro de la junta, caso en el cual tendrá voz, voto y remuneración.
ART. 54.-EI período de duración de los miembros principales y sus suplentes
en la junta directiva será de... años, y unos y otros podrán ser reelegidos o
removidos por decisión de la asamblea de accionistas. La junta directiva
designará de su seno un presidente y un vicepresidente.
ART. 55.-La junta directiva se reunirá ordinariamente por lo menos... vez (ces)
cada... y podrá reunirse en forma extraordinaria cuando lo soliciten dos de sus
miembros que actúen como principales, el gerente de la sociedad o el revisor
fiscal.
ART. 56.-La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia
y los votos de la mayoría de sus miembros.
ART. 57.-Son atribuciones de la junta directiva:
1. Nombrar y remover a los empleados cuya designación no corresponda
a la asamblea general de accionistas.
2. Designar el gerente fijándole su remuneración.
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3. Crear los demás empleos que considere necesarios para el buen
servicio de la empresa, señalarles funciones y remuneración.
4. Delegar en el gerente o en cualquier otro empleado, las funciones que
estime convenientes.
5. Autorizar al gerente para comprar, vender o gravar bienes inmuebles y
para celebrar los contratos cuyos valores excedan de... pesos ($...).
6. Convocar a la asamblea a su reunión ordinaria, cuando no lo haga
oportunamente el representante legal o a reuniones extraordinarias,
cuando lo juzgue conveniente.
7. Impartirle al gerente las instrucciones, orientaciones y órdenes que
juzgue convenientes.
8. Presentar a la asamblea general los informes que ordene la ley.
9. Determinar las partidas que se deseen lIevar a fondos especiales.
10. Examinar cuando lo tenga a bien, los libros, documentos, fábricas,
instalaciones, depósitos y caja de la compañía.
11. Abrir sucursales o agencias o dependencias, dentro o fuera del país.
12. Elaborar el reglamento de emisión, ofrecimiento y colocación de
acciones en reserva de conformidad con lo previsto en el artículo
undécimo (11) de estos estatutos.
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13. Tomar las decisiones que no correspondan a la asamblea o a otro
órgano de la sociedad.
ART. 58.-Cualquier duda o colisión respecto de las funciones o atribuciones
de la junta directiva y el gerente, se resolverá siempre en favor de la junta
directiva y las colisiones entre la junta y la asamblea general, se resolverán, a
su vez, a favor de la asamblea.
ART. 59.-La citación o convocación de la junta directiva se hará
personalmente a los principales y también a los suplentes de quienes estén
ausentes o impedidos para actuar o manifiesten al hacérseles la citación, que
no habrán de concurrir a la reunión.
ART. 60.-Respecto a las reuniones de la junta directiva se observarán las
siguientes reglas:
a) La junta elegirá un presidente y un secretario para un período igual al
suyo, a quienes podrá remover libremente en cualquier tiempo;
b) EI gerente tendrá voz, sin derecho a voto, en las deliberaciones de la
junta directiva, salvo que se designe para tal cargo a un miembro de la
junta, caso en el cual tendrá voz y voto en las deliberaciones de la misma;
c) Las autorizaciones de la junta directiva al gerente, en los casos previstos
en estos estatutos, podrán darse en particular, para cada acto u
operación;
d) De las reuniones de la junta se levantarán actas completas, firmadas por
el presidente y el secretario, y en ellas se dejará constancia del lugar y
fecha de la reunión, del nombre de los asistentes, con la especificación
de la condición de principales o suplentes con que concurran, de todos
los asuntos tratados y de las decisiones adoptadas, negadas o
aplazadas.
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ART. 61.-No podrá haber en la junta directiva una mayoría cualquiera formada
por personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del
tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto
en el caso de que la sociedad se reconozca como de familia. Si se eligiere una
junta contrariando esta disposición, no podrá actuar y continuará ejerciendo
sus funciones la junta anterior, que convocará inmediatamente a la asamblea
para la nueva elección. Carecerán de toda eficacia las decisiones adoptadas
por la junta con el voto de una mayoría que contraviniere lo dispuesto en este
artículo.
ART. 62.-Los principales y los suplentes de la junta serán elegidos por la
asamblea general, para períodos determinados y por cociente electoral, según
lo previsto en el artículo ciento noventa y siete (197) del Código de Comercio,
sin perjuicio de que puedan ser reelegidos o removidos libremente por la
misma asamblea. Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en
elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema de cociente
electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad.
ART. 63.-La junta directiva tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se
ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto
social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la
sociedad cumpla sus fines.
SECCIÓN TERCERA
Gerente
ART. 64.-La sociedad tendrá un gerente, que podrá ser o no miembro de la
junta directiva, con un suplente que reemplazará al principal, en sus faltas
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accidentales, temporales o absolutas.
ART. 65.- Tanto el gerente principal, como el suplente, serán elegidos por la
junta directiva para períodos de... año(s), sin perjuicio de que la misma junta
pueda removerlos libremente en cualquier tiempo.
ART. 66.-EI gerente, quien haga sus veces es el representante legal de la
sociedad para todos los efectos.
ART. 67.-EI gerente ejercerá todas las funciones propias de la naturaleza de
su cargo, y en especial, las siguientes: 1. Representar a la sociedad ante los
accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden
administrativo y jurisdiccional. 2. Ejecutar todos los actos u operaciones
correspondientes al objeto social, de conformidad con lo previsto en las leyes
y en estos estatutos. 3. Autorizar con su firma todos los documentos públicos
o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en
interés de la sociedad. 4. Presentar a la asamblea general en sus reuniones
ordinarias, un inventario y un balance de fin de ejercicio, junto con un informe
escrito sobre la situación de la sociedad, un detalle completo de la cuenta de
pérdidas y ganancias y un proyecto de distribución de utilidades obtenidas. 5.
Nombrar y remover los empleados de la sociedad cuyo nombramiento y
remoción Ie delegue la junta directiva. 6. Tomar todas las medidas que
reclame la conservación de los bienes sociales, vigilar la actividad de los
empleados de la administración de la sociedad e impartirles las órdenes e
instrucciones que exija la buena marcha de la compañía. 7. Convocar la
asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente o
necesario y hacer las convocatorias del caso cuando lo ordenen los estatutos,
la junta directiva o el revisor fiscal de la sociedad. 8. Convocar la junta
directiva cuando lo considere necesario o conveniente tenerla informada del
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curso de los negocios 9. Cumplir las órdenes e instrucciones que la asamblea
general o la junta directiva, y, en particular solicitar autorizaciones para los
negocios que deben aprobar previamente la asamblea o la junta según lo
disponen las normas correspondientes en el presente estatuto. 10. Cumplir o
hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias que se
relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad.
ART. 68.-En el registro mercantil se inscribirá la designación de
representantes legales y del revisor fiscal y sus suplentes, mediante copia de
la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea cuando sea
ella quien los nombre, una vez aprobada y por el presidente y el secretario, y
en su defecto, por el revisor fiscal.
PAR.-Las personas cuyos nombres figuren en el correspondiente registro
mercantil como principal y suplente serán los representantes de la sociedad
para todos los efectos legales, mientras se cancele su inscripción mediante el
registro de un nuevo nombramiento.
ART. 69.-EI gerente deberá rendir cuentas comprobadas de su gestión,
cuando se lo exijan la asamblea general o la junta directiva, al final de cada
año y cuando se retire de su cargo.
SECCIÓN CUARTA
Secretario
ART. 70.-La compañía tendrá un empleado secretario llamado secretario de
libre nombramiento de la junta directiva, que será a la vez secretario de la
asamblea, de la junta directiva y del gerente.
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ART. 71.-Son deberes del secretario: a. Llevar los libros de las actas de la
asamblea general de accionistas y de la junta directiva; b) Comunicar las
convocatorias para las reuniones de la y de la junta; c) Cumplir los demás
deberes que le impongan la asamblea general, la junta directiva y el gerente.
CAPÍTULO VII
Balance, dividendos
ART. 72.-La sociedad tendrá ejercicios anualmente que se cerrarán el treinta y
uno (31) de diciembre de cada año, para hacer el inventario, y el balance
general de ejercicio y someterlos a la aprobación de la asamblea. EI balance
se hará conforme a las prescripciones legales. Copia del balance, autorizada
por un contador público, será publicada, por lo menos, en el boletín de la
Cámara de Comercio del domicilio social.
ART. 73.-La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea
a su aprobación o improbación el balance de cada ejercicio, acompañado de
los siguientes documentos: 1. EI detalle completo de la cuenta de pérdidas y
ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las
apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de
amortización de intangibles. 2. Un proyecto de distribución de utilidades
repartibles, con la deducción de una suma calculada para el pago de
impuestos sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente
ejercicio gravable. 3. EI informe de la junta directiva sobre la situación
económica y financiera de la sociedad que contendrá, además de los datos
contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran: a)
Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos
de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie,
erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de
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remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la
sociedad; b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el
literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores,
vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la
principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades
públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales
tramitaciones; c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título
gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a este, efectuadas a favor de
personas naturales o jurídicas; d) Los gastos de propaganda y de relaciones
públicas, discriminados unos y otros; e) Los dineros y otros bienes que la
sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y f)
Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades,
nacionales o extranjeras. 4. Un informe escrito del representante legal sobre
la forma como hubiere Ilevado a cabo su gesti6n, y las medidas cuya
adopción recomiende a la asamblea. 5. EI informe escrito del revisor fiscal.
ART. 74.-Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los
libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a
disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante
los quince días hábiles que preceden a la reunión de la asamblea.
ART. 75.-Dentro de los treinta días hábiles siguientes a la reunión de la
asamblea el representante legal de la sociedad remitirá a la
Superintendencia de Sociedades una copia del balance, según el formulario
oficial, y de los anexos que lo expliquen o justifiquen, junto con el acta de la
reunión de la asamblea en que hubieren sido discutidos y aprobados.
ART. 76.-AI final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y
ganancias. Para determinar los resultados definitivos de las operaciones
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realizadas en el respectivo ejercicio será necesario que se hayan apropiado
previamente, de acuerdo con las leyes y con las normas de contabilidad, las
partidas necesarias para atender el deprecio, desvalorización y garantía del
patrimonio social. Los inventarios se avaluarán de acuerdo con los métodos
permitidos por la legislación fiscal.
ART. 77.-La distribución de utilidades sociales se hará, previa aprobación de
la asamblea, justificada con balances fidedignos y después de hechas las
reservas legal, estatutarias y ocasionales, así como las apropiaciones para el
pago de impuestos en proporción a la parte pagada del valor nominal de las
acciones suscritas.
ART. 78.-Salvo determinación en contrario, aprobada por el setenta por
ciento (70%) de las acciones representadas en la asamblea, la sociedad
repartirá, a título de dividendo o participación, no menos del cincuenta por
ciento (50%) de las utilidades Iíquidas obtenidas en cada ejercicio o del
saldo de las mismas, si tuviere que enjugar pérdidas de ejercicios anteriores.
ART. 79.-Si la suma de las reservas legal, estatutarias y ocasionales
excediere del ciento por ciento del capital suscrito, el porcentaje obligatorio
de utilidades Iíquidas que deberá repartir la sociedad se elevará al setenta
por ciento (70%).
ART. 80.-Las sumas debidas a los asociados por concepto de utilidades
formarán parte del pasivo externo de la sociedad y podrán exigirse
judicialmente. Prestarán mérito ejecutivo el balance y la copia auténtica de
las actas en que consten los acuerdos válidamente aprobados por la
asamblea general. Las utilidades que se repartan se pagarán en dinero
efectivo dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten y se
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compensarán con las sumas exigibles que los socios deban a la sociedad.
ART. 81.-EI pago de dividendos se hará en dinero efectivo, en las épocas
que acuerde la asamblea general y a quien tenga la calidad de accionista al
tiempo de hacerse exigible cada pago. No obstante, podrá pagarse el
dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo
dispone la asamblea con el voto del ochenta por ciento (80%) de las
acciones representadas. A falta de esta mayoría, sólo podrán entregarse
tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten.
ART. 82.-La sociedad no reconocerá intereses sobre los dividendos que no
fueren reclamados oportunamente, los cuales quedarán en la caja social, en
depósito disponible a la orden del dueño.
ART. 83.-La aprobación del balance general, implica la de las cuentas del
respectivo ejercicio y también su fenecimiento. Para esta aprobación es
necesario el voto del 51% de las acciones representadas en la asamblea, sin
que puedan votar los administradores o empleados de la sociedad.
CAPÍTULO VIII
Bonos
ART. 84.-La sociedad podrá obtener empréstitos por medio de emisión de
bonos o títulos representativos de obligaciones, con autorización de la
asamblea general y de acuerdo con las estipulaciones de la ley. Podrá sin
embargo, la junta directiva aprobar el prospecto de bonos, siempre que la
asamblea fije las bases de que tratan los numerales 1o a 7Q del artículo 7o
del Decreto-Ley 1026 de 1990, y las normas que los adicionen, modifiquen o
sustituyan.
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CAPÍTULO IX
Disolución y liquidación
ART. 85.-La sociedad se disolverá: 1. Por vencimiento del término previsto
para su duración en el contrato, si no fuere prorrogado válidamente antes de
su expiración. 2. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la
terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación
constituye su objeto. 3. Por reducción del número de accionistas a menos del
requerido en la ley para su formación y funcionamiento. 4. Por la iniciación del
trámite de liquidación obligatoria de la sociedad. 5. Por decisión de autoridad
competente en los casos expresamente previstos en las leyes. 6. Por decisión
de los asociados, adoptada conforme a las leyes y al presente estatuto. 7.
Cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo de
cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. 8. Cuando el noventa y cinco
por ciento (95%) o más de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un
solo accionista.
ART. 86.-Cuando se verifiquen las perdidas indicadas en el numeral 7o del
artículo anterior, los administradores se abstendrán de iniciar nuevas
operaciones y convocarán inmediatamente a la asamblea general, para
informarla completa y documentadamente de dicha situación.
ART. 87.-La asamblea podrá tomar u ordenar las medidas conducentes al
restablecimiento del patrimonio por encima del cincuenta por ciento (50%) del
capital suscrito, como la venta de bienes sociales valorizados, la reducción del
capital suscrito, conforme a lo previsto en la ley, la emisión de nuevas
acciones, etc. Si tales medidas no se adoptan, la asamblea deberá declarar
disuelta la sociedad para que se proceda a su liquidación. Estas medidas
deberán tomarse dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que
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queden consumadas las pérdidas indicadas.
ART. 88.-En caso de vencimiento del término del contrato social, la disolución
de la sociedad se producirá, entre los asociados y respecto de terceros, a
partir de la fecha de expiración del término de su duración, sin necesidad de
formalidades especiales. La disolución proveniente de decisión de los
asociados se sujetará a las reglas previstas para la reforma del contrato
social. Cuando la disolución provenga de la iniciación del trámite de
liquidación obligatoria o de la decisión de autoridad competente, se registrará
copia de la correspondiente providencia, en la forma y con los efectos
previstos para las reformas del contrato social. La disolución se producirá
entre los asociados a partir de la fecha que se indique en dicha providencia,
pero no producirá efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha del
registro.
ART. 89.-Cuando la disolución provenga de causales distintas de las
indicadas en el artículo anterior, los asociados deberán declarar disuelta la
sociedad por la ocurrencia de la causal respectiva y darán cumplimiento al as
formalidades exigidas para las reformas del contrato social. No obstante, los
asociados podrán evitar la disolución de la sociedad adoptando las
modificaciones que sean del caso, según las causas ocurrida y observando
las reglas prescritas para las reformas del contrato, siempre que el formalice
dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia de la causal.
ART. 90.-Disuelta la sociedad se procederá de inmediato a su liquidación. En
consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto
y se conservara su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a
la inmediata Iiquidación. Cualquier operación o acto ajeno a este fin, salvo los
autorizados expresamente por la ley, hará responsables frente a la sociedad, a
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los asociados y a terceros, en forma ilimitada y solidaria, al liquidador y al
revisor fiscal que no se hubiere opuesto. EI nombre de la sociedad disuelta
deberá adicionarse siempre con la expresión "en liquidación". Los encargados
de realizarla responderán de los daños y perjuicios que se deriven por dicha
omisión.
ART. 91.-Disuelta la sociedad se procederá a la liquidación y distribución de
los bienes de acuerdo a lo prescrito por las leyes. Las determinaciones de la
asamblea deberán tener relación directa con la liquidación. Tales decisiones
se adoptarán por la mayoría absoluta de votos presentes, salvo que en la ley
se disponga expresamente otra cosa.
ART. 92.-Los liquidadores presentarán en las reuniones ordinarias de la
asamblea estados de liquidación, con un informe razonado sobre su un
balance general y un inventario detallado. Estos documentos estarán a
disposición de los asociados durante el término de la convocatoria.
ART. 93.-Mientras no se haga y se registre el nombramiento de liquidadores,
actuarán como tales las personas que figuren inscritas en el registro mercantil
del domicilio social como representantes de Ia sociedad.
ART. 94.-La liquidación del patrimonio social se hará por un liquidador
especial, nombrado conforme a los estatutos o a la ley. Podrán nombrarse
varios liquidadores y por cada uno deberá nombrarse un suplente. Estos
nombramientos se inscribirán en el registro mercantil del domicilio social y de
las sucursales y sólo a partir de la fecha del registro tendrán los nombrados
facultades y obligaciones de los liquidadores. Cuando agotados los medios
previstos por la ley o en estos estatutos para hacer la designación de
Iiquidador, y esta no se haga, cualquiera de los asociados podrá solicitar a la
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Superintendencia de Sociedades que se nombre por ella el respectivo
liquidador.
ART. 95.-Quien administre bienes de la sociedad y sea designado liquidador,
no podrá ejercer el cargo sin que previamente se aprueben las cuentas de su
gestión por la asamblea general de accionistas. Si transcurridos treinta días
desde la fecha en que se designó liquidador, no se hubieren aprobado las
mencionadas cuentas, se procederá a nombrar nuevo liquidador.
ART. 96.-Salvo estipulación en contrario, cuando haya dos o más
liquidadores, actuarán de consuno, y si se presentan discrepancias entre ellos,
la asamblea de accionistas decidirá con el voto de la mayoría absoluta de las
acciones representadas en la correspondiente reunión.
ART. 97.-Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán
informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se
encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en
un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que
se fijara en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la
sociedad.
ART. 98.-Dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad quede
disuelta respecto de los socios y de terceros, los liquidadores deberán
solicitar a la Superintendencia de Sociedades la aprobación del inventario
del patrimonio social.
ART. 99.-Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad,
no podrá distribuirse suma alguna de los socios, pero podrá distribuirse entre
ellos la parte de los activos que exceda del doble del pasivo inventariado y
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no cancelado al momento de hacerse la distribución.
ART. 100.-EI pago de las obligaciones sociales se hará observando las
disposiciones legales sobre prelación de créditos. Cuando haya obligaciones
condicionales se hará una reserva adecuada en poder de los liquidadores
para atender dichas obligaciones si lIegaren a hacerse exigibles, la que se
distribuirá entre los socios en caso contrario.
ART. 101.-En el período de liquidación la asamblea sesionará en reuniones
ordinarias o extraordinarias en la forma prevista en estos estatutos y tendrá
todas las funciones compatibles con el estado de liquidación, tales como
nombrar y remover libremente a los liquidadores y sus suplentes, acordar
con ellos el precio de los servicios, aprobar la cuenta final y el acta de
liquidación.
ART. 102.-Cancelado el pasivo social externo se elaborará la cuenta final de
liquidación y el acta de distribución del remanente entre los accionistas. EI
liquidador o liquidadores convocarán conforme a estos estatutos a la
asamblea para que dicho órgano apruebe las cuentas de su gestión y al acta
de distribución; si hecha la citación no se hace presente ningún asociado, los
liquidadores convocarán a una segunda reunión para dentro de los diez (10)
días hábiles siguientes y si en esta ocasión no concurre ninguno, se tendrán
por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser
impugnadas posteriormente. Aprobada la cuenta final de liquidación se
entregara a los asociados lo que les corresponda y si hay ausentes o son
numerosos, los liquidadores los citarán mediante avisos que se publicarán
por lo menos tres (3) veces con intervalos de ocho (8) a diez (10) días
hábiles, en un periódico que circule en el lugar del domicilio social. Hecha la
citación anterior y transcurridos diez (10) días hábiles después de la última
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publicación, los liquidadores entregarán a la junta departamental de
beneficencia del lugar del domicilio social y a falta de esta a la junta que
opere en el lugar más próximo, los bienes que correspondan a los socios que
no se hayan presentado a reclamarlos. Si estos no lo hicieren dentro del año
siguiente, dichos bienes pasarán a ser propiedad de la entidad de
beneficencia para lo cual el liquidador entregará los documentos de traspaso
a que haya lugar.
ART. 1 03.-Por acuerdo de todos los asociados podrá prescindirse de hacer
la liquidación en los términos anteriores y constituir con las formalidades
legales, una nueva sociedad que continúe la empresa social.
ART. 104.-EI acto previsto en el artículo anterior, se someterá a las
disposiciones pertinentes sobre fusión y enajenación de establecimientos de
comercio. Cumplido tal acto en esta forma, la nueva sociedad se sustituirá
en todas las obligaciones de la anterior con todos sus privilegios y garantías.
ART. 105.-Los terceros no tendrán acciones contra los asociados por las
obligaciones sociales. Estas acciones solo podrán ejecutarse contra los
liquidadores y únicamente hasta concurrencia de los activos sociales
recibidos por ellos.
ART. 106.-Si de acuerdo con las normas anteriores quedaren bienes en
especie por distribuir, los accionistas podrán convenir por unanimidad tales
distribuciones reunidos en asamblea y el liquidador o liquidadores
procederán de conformidad.
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CAPÍTULO X
Diferencias
ART. 107.- Toda diferencia o controversia relativa a este contrato y a su
ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento
designado por la Cámara de Comercio de..., mediante sorteo entre los
árbitros inscritos en las listas que lIeva dicha cámara. EI tribunal así
constituido se sujetará a lo dispuesto por el Decreto 2279 de 1989 y a las
demás disposiciones legales que lo modifiquen o adicionen, de acuerdo con
las siguientes reglas: a) EI tribunal estará integrado por tres árbitros; b) La
organización interna del tribunal se sujetará a las reglas previstas para el
efecto por el centro de arbitraje de la Cámara de Comercio de... ; c) EI
tribunal decidirá en derecho, y d) EI tribunal funcionará en la ciudad de... en
el centro de arbitraje de la Cámara de Comercio de esta ciudad.
Minuta para la constitución de una sociedad en comandita por acciones
ART. 1o-Son socios gestores de la sociedad comercial que por esta escritura
se constituye, los señores... y socios comanditarios los señores... (Aquí el
nombre y domicilio de los otorgantes. Si se trata de personas naturales, se
expresará su nacionalidad y documento de identificación, si es de personas
jurídicas, la ley, decreto o escritura de que deriven su existencia. La sociedad
en comandita por acciones no podrá constituirse ni funcionar con menos de
cinco accionistas).
ART. 2o-La sociedad será comercial de la especie de las sociedades en
comandita por acciones y girará bajo la razón social... (La razón social se
formará con el nombre completo o el sólo apellido de uno o más socios
colectivos y se agregará la expresión "y compañía" o la abreviatura "& Cía.",
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seguida en todo caso de las palabras "Sociedad Comanditaria por Acciones" o
su abreviatura "SCA", art. 324).
ART. 3o-EI domicilio de la sociedad será la ciudad de..., pero podrá crear
sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país o del exterior
por disposición de la asamblea general de accionistas, con arreglo a la ley.
ART. 4o-La sociedad tendrá como objeto principal las siguientes actividades...
ART. 5o-La sociedad tendrá un capital de... dividido en... acciones normativas
de un valor nominal de... ($) c/u, las que han sido suscritas y pagadas por los
socios comanditarios en la siguiente forma... Se relacionará a continuación la
forma como los socios comanditarios o capitalistas suscriben y pagan las
acciones, con la advertencia de que en el acto de la constitución debe
suscribirse por lo menos el cincuenta por ciento (50%) de las acciones
representativas del capital social y pagarse siquiera la tercera parte del valor
de cada acción suscrita. EI saldo deberá amortizarse en un plazo que no
puede exceder de un año, contado a partir de la fecha de constitución. Si el
pago se hace en dinero, así se hará constar. Si en bienes en especie, estos se
determinarán por su género y cantidad o especificándolos en su individualidad,
según el caso, pero de todas maneras estimados en su valor comercial.
Si la sociedad debiere estar sometida a la vigilancia de la Superintendencia de
Sociedades, el avalúo deberá practicarse en asamblea preliminar y someterse
a la aprobación de ese despacho. En estos casos los avalúos se harán
constar en la escritura de constitución, en la que se insertará la providencia en
que la superintendencia los haya aprobado.
ART. 6o-La responsabilidad de los socios gestores por las obligaciones
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sociales será solidaria e ilimitada, la de los socios comanditarios se extenderá
hasta concurrencia de sus aportes.
ART. 7o-Las acciones serán indivisibles y, en consecuencia, cuando por
cualquier causa legal o convencional una acción pertenezca a varias
personas, estas deberán designar un representante común y único que ejerza
los derechos correspondientes a la calidad de accionista. A falta de acuerdo,
el juez del domicilio social designará el representante de tales acciones, a
petición de cualquier interesado. El albacea con tenencia de bienes
representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo
varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos
hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la
representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores
reconocidos en el juicio.
ART. 8o-Las acciones serán ordinarias y de capital, pero podrán crearse
acciones de goce o industria y privilegiadas y preferenciales sin derecho de
voto. Las acciones conferirán a sus titulares los derechos establecidos en la
ley.
ART. 9o-La sociedad llevará un libro de registro de acciones, en el cual se
anotarán las enajenaciones de las mismas, los gravámenes y demás
circunstancias que afecten su propiedad.
ART. 10º.-Las acciones no suscritas en el acto de constitución y las que
emitan posteriormente la sociedad serán colocadas de acuerdo con el
reglamento de suscripción que elaborará la asamblea general de accionistas y
que contendrá lo siguiente:
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1. La cantidad de acciones que se ofrecen, que no podrán ser inferiores a
las emitidas.
2. La proporción y forma en que podrán suscribirse.
3. EI plazo de la oferta, que no será menos de quince días hábiles ni
excederá de tres meses.
4. EI precio a que sean ofrecidas, que no será inferior al nominal.
5. Los plazos para el pago de las acciones. (En las sociedades en comandita
por acciones, el reglamento de colocación de acciones ordinarias deberá
forzosamente aprobarse por la asamblea general de accionistas, ya que
ellas carecen de junta directiva) (arts. 326, 347, 385 Y 386).
ART. 11.-Los accionistas tendrán derecho a suscribir preferencialmente en
toda nueva emisión de acciones, una cantidad proporcional a las que posean
en la fecha en que la asamblea general de accionistas apruebe el reglamento.
En este se indicará el plazo para suscribir, que no será inferior a quince días
hábiles contados desde la fecha de la oferta. Los gestores de la sociedad
ofrecerán las acciones por los medios de comunicación previstos en los
estatutos para la convocatoria de la asamblea ordinaria. No obstante, la
asamblea puede prescindir del derecho de preferencia, en la forma indicada
en la ley y en los estatutos. EI derecho a la suscripción de acciones solamente
será negociable desde la fecha del aviso de oferta. Para ello bastará que el
titular indique por escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios.
ART. 12.-Cuando un accionista esté en mora de pagar las cuotas de las
acciones que hayan suscrito, no podrá ejercer los derechos inherentes a
102
ellas. Para este efecto, se anotarán los pagos efectuados y los saldos
pendientes. Si la sociedad tuviere obligaciones vencidas a cargo de los
accionistas, por concepto de cuotas de las acciones suscritas, acudirá a
elección de la asamblea a cualquiera de los árbitros señalados en la ley.
ART. 13.-A todo suscriptor de acciones deberá expedirse por la sociedad el
título o títulos que justifiquen su calidad de tal, de acuerdo con lo dispuesto en
la ley. Mientras el valor de las acciones no esté cubierto íntegramente, sólo se
expedirán certificados provisionales a los suscriptores. La transferencia de los
certificados se sujetará a las condiciones señaladas en estos estatutos, y del
importe no pago responderán solidariamente cedentes y cesionarios.
Pagadas totalmente las acciones, se cambiarán los certificados provisionales
por títulos definitivos.
ART. 14.-Los títulos se expedirán en series continuas, con las firmas de los
representantes legales y contendrán las menciones exigidas por la ley para el
caso de las sociedades anónimas.
ART. 15.-En los casos de hurto o robo de un título, la sociedad se atendrá
para su sustitución a lo previsto en la ley para las sociedades anónimas.
ART. 16.-Las acciones serán libremente negociables, con las excepciones
establecidas para el caso de las sociedades anónimas. La enajenación de las
acciones podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes, mas para que
produzca efectos respecto de la sociedad y de terceros, será necesaria su
inscripción en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del
enajenante. Esta orden podrá darse en forma de endoso hecho sobre el título
respectivo. Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente,
será menester la previa cancelación de los títulos expedidos al tradente. En
103
las ventas forzadas y en las adjudicaciones judiciales de acciones, el registro
se hará mediante exhibición del original o de copia auténtica de los
documentos pertinentes.
ART. 17.-Las acciones no pagadas en su integridad podrán ser negociadas,
pero el suscriptor y los adquirentes subsiguientes serán solidariamente
responsables del importe no pagado de las mismas.
ART. 18.-Para enajenar acciones cuya propiedad se litigue, se necesitará
permiso del respectivo juez; tratándose de acciones embargadas se requerirá,
además, la autorización de la parte actora.
ART. 19.-La prenda y el usufructo de acciones se perfeccionarán mediante
registro en el libro de acciones.
ART. 20.-La prenda no conferirá al acreedor los derechos inherentes a la
calidad de accionista sino en virtud de estipulación o pacto expreso. EI escrito
o documento en que conste el correspondiente pacto será suficiente para
ejercer ante la sociedad los derechos que se confieren al acreedor.
ART. 21.-Salvo estipulación expresa en contrario, el usufructo conferirá todos
los derechos inherentes a la calidad de accionista, excepto el de enajenarlas
o gravarlas y el de su reembolso al tiempo de la liquidación. Para el ejercicio
de los derechos que se reserve el nudo propietario bastará el escrito o
documento en que se hagan tales reservas.
ART. 22.-La anticresis de acciones se perfeccionará como la prenda y el
usufructo y sólo conferirá al acreedor el derecho de percibir las utilidades que
corresponden a dichas acciones a título de dividendo, salvo estipulación en
contrario.
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ART. 23.-Los dividendos pendientes pertenecerán al adquirente de las
acciones desde la fecha de la carta de traspaso, salvo pacto en contrario de
las partes, en cuyo caso lo expresarán en la misma carta.
ART. 24.-La sociedad podrá readquirir sus propias acciones por decisión de la
asamblea con el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las
acciones suscritas, para lo cual se emplearán fondos tomados de las
utilidades Iíquidas, requiriéndose además que dichas acciones se hallen
totalmente libradas. Mientras estas acciones pertenezcan a la sociedad,
quedarán en suspenso los derechos inherentes a las mismas. La enajenación
de las acciones readquiridas se hará en la forma indicada para la colocación
de acciones en reserva. La sociedad podrá tomar con respecto a ellas las
medidas contempladas en el Código de Comercio para el caso de las
sociedades anónimas.
ART. 25.-Los administradores de la sociedad no podrán ni por sí, ni por
interpuesta persona, enajenar o adquirir acciones de la misma sociedad
mientras estén ejerciendo el cargo, sino cuando se trate de operaciones
ajenas a motivos de especulación y con autorización de la asamblea general
de accionistas, con el voto favorable de la mayoría ordinaria prevista en estos
estatutos, excluido el del solicitante.
ART. 26.-La dirección de la sociedad estará a cargo de la asamblea general
de accionistas y su administración y representación legal a cargo de los
socios gestores. Tendrá además, un revisor fiscal para su control y
fiscalización.
ART. 27.-Los socios colectivos podrán ejercer directamente la administración
105
o por medio de sus delegados, con sujeción a lo previsto para la sociedad
colectiva (ver modelo de estatutos para una sociedad colectiva).
ART. 28.-La asamblea general de accionistas la constituirán los asociados
reunidos con el quórum y en las condiciones previstas en estos estatutos.
ART. 29.-Las reuniones de la asamblea general de accionistas serán
ordinarias o extraordinarias. Las primeras se celebrarán dentro de los tres
primeros meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social, por
convocatoria de los socios gestores hecha mediante comunicación por escrito
dirigida a cada uno de los socios con quince (15) días hábiles de anticipación
por lo menos (o por aviso publicado en un periódico de circulación diaria en el
domicilio principal). Si convocada la asamblea con la anticipación debida esta
no se reuniere, entonces se reunirá por derecho propio el primer día hábil del
mes de abril, a las 10 a.m. en las oficinas de la administración del domicilio
principal.
ART. 30.-Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la situación de
la sociedad, designar los funcionarios de su elección, determinar las directrices
económicas de la compañía, considerar las cuentas y los balances del último
ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las
providencias necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social. Las
reuniones extraordinarias se efectuarán cuando las necesidades imprevistas o
urgentes de la compañía así lo exijan, por convocatoria de los socios gestores
y del revisor fiscal, o a solicitud de un número de socios representantes de la
cuarta parte por lo menos del capital suscrito. La convocatoria para las
reuniones extraordinarias se hará en la misma forma que para las ordinarias,
pero con una anticipación de cinco (5) días comunes, a menos que en ellas
hayan de aprobarse cuentas y balances generales de fin de ejercicio, pues
106
entonces la convocatoria se hará con la misma anticipación prevista para las
ordinarias.
ART. 31.-La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas
no incluidos en el orden del día publicado. Pero por decisión del setenta por
ciento de las acciones representadas podrá ocuparse de otros temas, una vez
agotado el orden del día, y en todo caso podrá remover a los funcionarios
cuya designación Ie corresponda.
ART. 32.-Si se convoca la asamblea general de accionistas y la reunión no se
efectúa por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y
decidirá válidamente con un número plural de socios, cualquiera que sea la
cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión debe
efectuarse no antes de los diez (10) días hábiles ni después de los treinta (30)
días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Cuando
la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio del primer día
hábil del mes de abril también podrá deliberar y decidir válidamente en los
términos anteriores. En todo caso, las reformas estatutarias se adoptarán con
la mayoría prevista en estos estatutos.
ART. 33.-Las reuniones de la asamblea general de accionistas se efectuarán
en el domicilio social principal. Sin embargo, podrá reunirse válidamente
cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se halle
representada la totalidad de las acciones suscritas.
ART. 34.-Habrá quórum para deliberar tanto en las sesiones ordinarias como
en las extraordinarias con un número plural de socios que representen... ( ...
%) de las acciones suscritas, salvo que la ley establezca otra cosa. Las
decisiones se tomarán con el voto favorable de la mitad más una de las
107
acciones presentes, a menos que la ley o estos estatutos establezcan otra
cosa. Las reformas estatutarias se aprobarán por unanimidad de los socios
colectivos y por la mayoría de votos de las acciones de los comanditarios
(pueden estipularse mayorías diferentes). Para estos efectos, cada acción
dará derecho a un voto, sin restricción alguna. En las votaciones para integrar
una misma junta o cuerpo colegiado se dará aplicación al cociente electoral.
ART. 35.-Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la
asamblea general de accionistas, mediante poder otorgado por escrito, en el
que se indique el nombre del apoderado, de la persona que pueda sustituirlo y
la fecha de la reunión para la cual se confiere, así como los demás requisitos
establecidos en los estatutos. EI poder otorgado podrá comprender dos o más
reuniones de la asamblea.
ART. 36.-Las decisiones de la asamblea general de accionistas se harán
constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen
en la reunión para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la
misma, en las cuales deberá indicarse su número, el lugar, la fecha y hora de
la reunión; el número de acciones en que se divide el capital suscrito; la forma
y la antelación de la convocatoria; la Iista de los asistentes, con indicación del
número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados;
las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o
en blanco; las constancias escritas presentadas 'por los asistencias durante la
reunión; las designaciones acordadas y la fecha y hora de su clausura.
ART. 37.-Son funciones de la asamblea general de accionistas:
a. Estudiar y aprobar la reforma de estatutos;
108
b. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas
que deben administradores;
c. Disponer de las utilidades sociales, conforme a lo previsto en estos
estatutos y en la ley;
d. Elegir para períodos de... años al revisor fiscal y a su suplente, y fijarle su
remuneración;
e. Designar, remover Iibremente y fijar la remuneración que corresponda a los
demás funcionarios de su elección;
f. Considerar los informes que deben presentar los administradores en las
reuniones ordinarias y cuando la misma asamblea los solicite;
g. Constituir las reservas que deba hacer la sociedad e indicar su inversión
provisional;
h. Resolver sobre todo lo relativo a la sesión del interés social por parte de los
socios gestores;
i. Decidir sobre el retiro y exclusión de socios;
j. Ordenar las acciones que corresponda contra los administradores de los
bienes sociales, el revisor fiscal o contra cualquiera otra persona que
hubiere incumplido sus obligaciones u ocasionado daños o perjuicios a la
sociedad.
k. Autorizar la solicitud de celebración de concordato, y
109
l. Las demás que Ie asignen las leyes y estos estatutos y las que no estén
asignadas a otro órgano.
ART. 38.-Salvo los casos de representación legal, en las reuniones de la
asamblea de accionistas, los administradores y empleados de la sociedad no
podrán representar acciones distintas de las propias, mientras estén en
ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieren. Tampoco
podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni los de la liquidación.
ART. 39.-La administración y representación legal de la sociedad estará a
cargo de los socios gestores, quienes por lo tanto tendrán facultades para
ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza de su encargo
y que se relacionen directamente con el giro ordinario de los negocios
sociales. En especial, los gestores tendrán las siguientes funciones:
a. Usar la firma o razón social;
b. Designar el secretario de la compañía, que lo será también de la asamblea
general de accionistas;
c. Designar los empleados que requieran el normal funcionamiento de la
compañía y señalarles sus funciones y su remuneración, excepto cuando
se trate de aquellos que por la ley o por los estatutos deban ser de-
signados para la asamblea general de accionistas;
d. Presentar un informe de su gestión a la asamblea general de accionistas
en sus reuniones ordinarias, junto con las cuentas y el balance general de
fin de ejercicio;
110
e. Convocar a la asamblea general de accionistas a reuniones ordinarias y
extraordinarias;
f. Nombrar los árbitros que correspondan a la sociedad en virtud de
compromiso, cuando así lo autorice la asamblea general de accionistas, y
g. Constituir apoderados especiales, judiciales o extrajudiciales, que sean
necesarios para la defensa de los intereses sociales.
PAR.-Los gestores requerirán autorización de la asamblea general de
accionistas para la ejecución o celebración de todo acto o contrato que
exceda de $...
ART. 40.-La sociedad tendrá un revisor fiscal con su respectivo suplente
elegido por la asamblea general de accionistas para períodos de... anos.
ART. 41.-La elección de revisor fiscal se hará por la mayoría absoluta de la
asamblea general de accionistas.
ART. 42.-No podrán ser revisores fiscales:
a. Quienes sean asociados de la misma compañía o de alguna de sus
subordinadas, ni en estas, quienes sean asociados o empleados de la
sociedad matriz;
b. Quienes estén ligados por matrimonio o parentesco dentro del cuarto
grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o sean
consocios de los administradores y funcionarios directivos, el cajero,
111
auditor o contador de la misma sociedad;
c. Quienes desempeñen en la misma compañía o en sus subordinadas
cualquier empleo. Quien haya sido elegido como revisor fiscal, no podrá
desempeñar en la misma sociedad ni en sus subordinadas ningún otro
cargo durante el periodo respectivo, y
d. Las demás señaladas en la ley o en los estatutos.
ART. 43- Son funciones del revisor fiscal:
1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta
de la sociedad se ajusten a las prescripciones de los estatutos y a las
decisiones de la asamblea general de accionistas.
2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o a los socios gestores,
según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento
de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
3. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan inspección y
vigilancia en las compañías, cuando fuere del caso, y en rendirles los
informes a que haya lugar o les sean solicitados.
4. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las
actas de las reuniones de la asamblea y porque se conserven
debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las
cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
5. Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se
112
tomen oportunamente las medidas de conservación 0 seguridad de los
mismos y de los que ella tenga en custodia o cualquier otro título.
6. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes
que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los
valores sociales.
7. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o
informe correspondiente.
8. Convocar a la asamblea a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue
necesario.
9. Cumplir las demás atribuciones que Ie señalen las leyes o los estatutos y
las que, siendo compatibles con las anteriores, Ie recomiende la
asamblea. EI dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances
generales Ilevará las expresiones de la ley.
ART. 44.-La sociedad tendrá un secretario de libre nombramiento y remoción
de los socios gestores. Corresponderá al secretario lIevar los Iibros de
registro de socios y de actas de la asamblea general de accionistas y tendrá,
además, las funciones adicionales que Ie encomienden la ley, la asamblea y
los socios gestores.
ART. 45.-Anualmente, el 31 de diciembre, se cortarán las cuentas y se harán
el inventario y el balance generales de fin de ejercicio, que, junto con el
respectivo estado de pérdidas y ganancias, el informe del gerente, y un
proyecto de distribución de utilidades se representará por estos a la
consideración de la asamblea general de accionistas. Para determinar los
113
resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio
será necesario que se haya aprobado previamente, de acuerdo con las leyes
y con las normas de contabilidad, las partidas necesarias para atender el
deprecio, desvalorización y garantía del patrimonio social.
ART. 46.-La sociedad formará una reserva legal con el diez por ciento (10%)
de las utilidades Iíquidas de cada ejercicio, hasta completar el cincuenta por
ciento (50%) del capital suscrito. En caso de que este último porcentaje
disminuyere por cualquier causa, la sociedad deberá seguir apropiando el
mismo diez por ciento (10%) de las utilidades Iíquidas de los ejercicios
siguientes hasta cuando la reserva legal alcance nuevamente el Iímite fijado.
ART. 47.-La asamblea general de accionistas podrá constituir reservas
ocasionales, siempre que tengan una destinación específica y estén
debidamente justificadas. Antes de formar cualquier reserva, se harán las
apropiaciones necesarias para atender el pago de impuestos. Hechas las
deducciones por este concepto y las reservas que acuerde la asamblea
general de accionistas, incluida la reserva legal, el remanente de las
utilidades Iíquidas se repartirá entre los socios comanditarios y los gestores
en la siguiente proporción...
ART. 48.-En caso de pérdidas, estas se enjugarán con las reservas que se
hayan destinado para ese fin y, en su defecto, con la reserva legal. Las
reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se
podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida la
asamblea general de accionistas. Si la reserva legal fuere insuficiente para
enjugar el déficit de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de
los ejercicios siguientes.
114
ART. 49.-La sociedad durará por el término de... (...) años, contados desde la
fecha de esta escritura y se disolverá por las siguientes causales:
a. Por vencimiento del término de su duración, si antes no fuere prorrogado
válidamente.
b. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de
la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye
su objeto.
c. Por disminución del número de socios comanditarios a menos de cinco.
d. Por la iniciación del trámite de Iiquidación obligatoria de la sociedad.
e. Por decisión de la asamblea general de accionistas, adoptada conforme a
las reglas dadas para las reformas estatutarias y a las prescripciones de
ley.
f. Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente
previstos en la ley.
g. Por la ocurrencia de pérdidas que reduzcan el patrimonio neto a menos
del cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito.
h. Por muerte de alguno de los socios gestores (si no se ha pactado su
continuación con uno o más de los herederos, o con los socios supérstite).
i. Por incapacidad sobreviniente a alguno de socios gestores (a menos que
los contratantes convengan que la sociedad continúe con los demás o que
115
acepten que los derechos del incapaz sean ejercidos por sus
representantes).
j. Por la iniciación del trámite de Iiquidación obligatoria de alguno de los
socios, si los demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión
a un extraño, una vez requeridos por el Iiquidador, dentro de los treinta
días hábiles siguientes.
k. Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios gestores, en
favor de un extraño. NOTA: si los demás socios no se avienen dentro de
los treinta días hábiles siguientes a continuar la sociedad con el
adquirente.
l. Por renuncia o retiro de alguno de los socios gestores (si los demás no
adquieren su interés en la sociedad o no aceptan su cesión a un tercero).
m. Por desaparición de la categoría de los socios gestores o de la de los
comanditarios.
ART. 50.-En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse la
disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso,
según la causal, con observancia de las reglas establecidas para las reformas
de estatutos, a condición de que el acuerdo se formalice dentro de los seis (6)
meses siguientes a la ocurrencia de la causal.
ART. 51.-Disuelta la sociedad, se procederá de inmediato a su Iiquidación en
la forma indicada en la ley. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas
operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica
únicamente para los actos necesarios a la mediata liquidación. La razón
116
social, una vez disuelta se adicionará con la expresión "en liquidación”. Su
omisión hará incurrir a los encargados de adelantar el proceso liquidatorio en
las responsabilidades establecidas en la ley.
ART. 52.-La liquidación del patrimonio social se hará por los socios gestores.
ART. 53.-Los liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del
estado de Iiquidación en se encuentra la sociedad, una vez disuelta,
mediatamente aviso que se publicará en un periódico que circule
regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de
las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad. Además, tendrán
los deberes y las funciones adicionales que determine la ley.
ART. 54.-Los liquidadores deberán, dentro mes siguiente a la fecha en que la
sociedad quede disuelta respecto de los socios y de terceros, solicitar al
Superintendente de Sociedades la aprobación del inventario del patrimonio
social.
ART. 55.-Durante el período de Iiquidación la asamblea general de
accionistas se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para las
sesiones ordinarias y así mismo, cuando sea convocada por los liquidadores
y el revisor fiscal.
ART. 56.-Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad, no
podrá distribuirse suma alguna a los socios, pero podrá distribuirse entre
ellos la parte de los activos que exceda el doble del pasivo inventariado y no
cancelado al momento de hacer la distribución.
ART. 57.-EI pago de las obligaciones se hará observando las disposiciones
117
legales sobre prelación de créditos. Cuando haya obligaciones condicionales
se hará una reserva adecuada en poder de los liquidadores para atender
dichas obligaciones si lIegaren a hacerse exigibles, la que se distribuirá entre
los socios en caso contrario.
ART. 58.-Pagado el pasivo externo de la sociedad se distribuirá el remanente
de los activos sociales entre los socios, de la siguiente manera... La
distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los
socios, el valor de sus partes de interés y de las acciones suscritas y la suma
de dinero o los bienes en especie que reciba cada uno a título de liquidación.
La asamblea general de accionistas podrá aprobar la adjudicación de bienes
en especie a los socios con el voto de un número plural de socios que
represente el... (%) de las acciones suscritas. EI acta se protocolizará en una
notaria del domicilio principal.
ART. 59.-Hecha la liquidación de lo que a cada uno de los socios
corresponda, los liquidadores convocarán a la asamblea general de
accionistas para que aprueben las cuentas y el acta a que se refiere el
artículo anterior. Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de
la mayoría de los socios que concurran, cualquiera que sea el número de
acciones que representen. Si hecha debidamente la convocatoria no
concurre ningún socio, los liquidadores convocarán en la misma forma a una
segunda reunión, para dentro de los diez días hábiles siguientes; si a dicha
reunión, concurrieren ninguno se tendrán por aprobadas las cuentas de los
liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.
ART. 60.-Aprobada la cuenta final de liquidación, se entregará a los socios lo
que les corresponda, y si hay ausentes o son numerosos, los Iiquidadores los
citarán por medio de avisos que se publicarán por lo menos tres (3) veces,
118
con intervalo de ocho (8) a diez (10) días hábiles, en un periódico que circule
en el lugar del domicilio social; hecha la citación anterior, y transcurridos diez
(10) días hábiles después de la última publicación, los liquidadores
entregarán a la junta departamental de beneficencia del lugar del domicilio
social y, a falta de esta en dicho lugar, a la que funcione en el lugar más
cercano, los bienes que correspondan a los socios que no se hayan
presentado a recibirlos, quienes sólo podrán reclamar su entrega dentro del
año siguiente, transcurrido el cual los bienes pasarán a ser de propiedad de
la entidad de beneficencia, para lo cual los liquidadores entregarán los
documentos de traspaso a que haya lugar.
ART. 61.- Toda diferencia o controversia relativa a este contrato y a su
ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento
designado por la Cámara de Comercio de..., mediante sorteo entre los
árbitros inscritos en las listas que Ileva dicha cámara. EI tribunal así
constituido se sujetara a lo dispuesto por el Decreto 2779 de 1989 y a las
demás disposiciones legales que lo modifiquen o adicionen, de acuerdo con
las siguientes reglas: a) EI tribunal estará integrado por tres árbitros; b) La
organización interna del tribunal se sujetará a las reglas previstas para el
efecto por el centro de arbitraje de la Cámara de Comercio de...; c) EI
tribunal decidirá en derecho, y d) EI tribunal funcionará en la ciudad de... en
el centro de arbitraje de la Cámara de Comercio de esta ciudad.
Minuta para la constitución de una sociedad limitada
ART. 1o-Son socios de la compañía comercial que por esta escritura se
constituye, los señores...
ART. 2o-La sociedad será de responsabilidad limitada y girará bajo la razón
119
social (o denominación) de... "Limitada".
ART. 3o-EI domicilio de la sociedad será la ciudad de..., pero podrá crear
sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país o del exterior,
por disposición de la junta general de socios y con arreglo a la ley.
ART. 4o-La sociedad tendrá como objeto principal, las siguientes
actividades...
ART. 5o-La sociedad tendrá un capital de…, representado en... cuotas de un
valor igual de…, cada una. Este capital ha sido suscrito y pagado en su
integridad así...
ART. 6o-La responsabilidad de los socios queda limitada al valor de sus
aportes.
ART. 7o-La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la
Cámara de Comercio, en el que se anotarán el nombre, nacionalidad,
domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno
posea, así como los embargos, gravámenes y cesiones que se hubieren
efectuado, aun por vía de remate.
ART. 8o-Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas, lo que implicará una
reforma estatutaria y de consiguiente se hará por escritura pública, previa
aprobación de la junta de socios (y autorización de la Superintendencia de
Sociedades, si la sociedad va a estar o está sometida a su vigilancia). La
escritura será otorgada por el representante legal de la compañía, el cedente
y el cesionario.
120
ART. 9o-EI socio que pretenda ceder sus cuotas las ofrecerá a los demás
socios por conducto del representante legal de la compañía, quien les dará
traslado inmediatamente y por escrito con el fin de que dentro de los quince
(15) días hábiles siguientes al traslado manifiesten si tienen interés en
adquirirlas. Transcurrido este lapso los socios que acepten la oferta tendrán
derecho a tomarlas a prorrata de las cuotas que posean. En caso de que
alguno o algunos no las tomen, su derecho acrecerá a los demás, también a
prorrata. EI precio, el plazo y las demás condiciones de la cesión se
expresaran en la oferta.
ART. 10.-Si los socios interesados en adquirir las cuotas discreparen respecto
del precio o del plazo, se designarán peritos, conforme al procedimiento que
indique la ley para que fijen uno u otro. EI justiprecio y los plazos determinados
serán obligatorios para las partes. Sin embargo, estas podrán convenir en que
las condiciones de la oferta sean definitivas si fueren más favorables a los
presuntos cesionarios que las fijadas por los peritos.
ART. 11.-Si ningún socio manifiesta interés en adquirir las cuotas dentro del
plazo señalado en el artículo 9o, ni se obtiene el voto de la mayoría del... (...%)
de las cuotas en que se divide el capital social para el ingreso de un extraño,
la sociedad presentará por conducto de su representante legal, dentro de los
sesenta (60) días hábiles siguientes a la. petición del cedente, una o más
personas que las adquieran, aplicando para el caso las normas que antes se
han expresado. Si dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes no se
perfecciona la cesión, los socios optarán por decretar la disolución de la
sociedad o la exclusión del socio interesado en ceder las cuotas, las que se
liquidarán en la forma indicada en los artículos anteriores.
ART. 12.-La dirección y administración de la sociedad estarán a cargo de los
121
siguientes órganos: a) La junta general de socios, y b) EI gerente. La sociedad
también podrá tener un revisor fiscal, cuando así lo dispusiere cualquier
número de socios excluidos de la administración que representen no menos
del veinte por ciento (20%) del capital.
ART. 13.-La junta general de socios la integran los socios reunidos con el
quórum y en las demás condiciones establecidas en estos estatutos. Sus
reuniones serán ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se celebrarán
dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento del ejercicio
social, por convocatoria del gerente, hecha mediante comunicación por escrito
dirigida a cada uno de los socios con quince (15) días hábiles de anticipación,
por lo menos. Si convocada la junta esta no se reuniere, o si la convocatoria
no se hiciere con la anticipación indicada, entonces se reunirá por derecho
propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas de la
administración del domicilio principal.
ART. 14.-Las reuniones ordinarias tendrán por objeto examinar la situación de
la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su
elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las
cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de
utilidades y acordar todas las providencias necesarias para asegurar el
cumplimiento del objeto social. Las reuniones extraordinarias se efectuarán
cuando las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía así lo exijan,
por convocatoria del gerente (y del revisor fiscal, si lo hubiere) o a solicitud de
un número de socios representantes de la cuarta parte, por lo menos del
capital social. La convocatoria para las reuniones extraordinarias se hará en la
misma forma que para las ordinarias, pero con una anticipación de cinco (5)
días comunes a menos que en ellas hayan de aprobarse cuentas y balances
generales de fin de ejercicio, pues entonces la convocatoria se hará con la
122
misma anticipación prevista para las ordinarias.
ART. 15.-Las reuniones de la junta general de socios se efectuarán en el
domicilio social. Sin embargo, podrá reunirse válidamente cualquier día y en
cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la
totalidad de las cuotas que integran el capital social.
ART. 16.-Con el aviso de convocatoria para las reuniones extraordinarias se
especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá, sin que
puedan tratarse temas distintos, a menos que así lo disponga el setenta por
ciento (70%) de las cuotas representadas, una vez agotado el orden del día.
En todo caso, podrá remover a los administradores y demás funcionarios cuya
designación les corresponda.
ART. 17.-Si se convoca la junta general de socios y la. reunión no se efectúa
por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá
válidamente con un número plural de socios, cualquiera que sea la cantidad
de cuotas que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no
antes de los diez (10) días hábiles ni después de los treinta (30) días, también
hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Cuando la
junta se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del
mes de abril también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos
anteriores. En todo caso, las reformas estatutarias se adoptarán con la
mayoría requerida por la ley o por estos estatutos, cuando así la misma ley lo
dispusiere.
ART. 18.-Habra quórum para deliberar tanto en las sesiones ordinarias como
en las extraordinarias con un número plural de socios que representen… de
las cuotas en que se encuentra dividido el capital social, salvo que la ley o los
123
estatutos establezcan otra cosa. Con la misma salvedad, las reformas
estatutarias se adoptarán con el voto favorable de de un número plural de
socios que representen... de las cuotas correspondientes al capital social.
Para estos efectos, cada cuota dará derecho a un voto, sin restricción alguna.
En las votaciones para integrar una misma junta o cuerpo colegiado, se dará
aplicación al cociente electoral.
ART. 19.- Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta
general de socios mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el
nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo y la fecha
de la reunión para la cual se confiere, así como los demás requisitos
señalados en los estatutos. EI poder otorgado podrá comprender dos o más
reuniones de la junta general de socios.
ART. 20.-Las decisiones de la junta general de socios se harán constar en
actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la
reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la
misma, en las cuales deberá indicarse su número, el lugar, la fecha y hora de
la reunión; el número de cuotas en que se divide el capital, la forma y la an-
telación de la convocatoria; la lista de los asistentes, con indicación del
número de cuotas propias o ajenas que representen; los asuntos tratados;
las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o
en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la
reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.
ART. 21.-Son funciones de la junta general de socios:
a. Estudiar y aprobar las reformas de estatutos;
b. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las
124
cuentas que deben rendir los administradores;
c. Disponer de las utilidades sociales conforme a lo previsto en estos
estatutos y en la ley;
d. Elegir y remover libremente al gerente y a su suplente, así como fijar la
remuneración del primero;
e. Elegir, remover libremente y fijar la remuneración que corresponda a los
demás funcionarios de su elección;
f. Considerar los informes que debe presentar el gerente en las reuniones
ordinarias y cuando la misma junta se los solicite;
g. Constituir las reservas que deba hacer la sociedad e indicar su inversión
provisional;
h. Resolver sobre todo lo relativo a la cesión de cuotas, así como a la
admisión de nuevos socios;
i. Decidir sobre el registro y exclusión de socios;
j. Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores de los
bienes sociales, el representante legal, el revisor fiscal (si lo hubiere), o
contra cualquiera otra persona que hubiere incumplido sus obligaciones u
ocasionado daños o perjuicios a la sociedad;
k. Autorizar la solicitud de celebración de concordato preventivo potestativo;
l. Constituir apoderados extrajudiciales, precisándoles sus facultades; y
m. Las demás que Ie asignen las leyes y estos estatutos.
ART. 22.-La sociedad tendrá un gerente de libre nombramiento y remoción
de la junta general de socios, el cual tendrá un suplente (o dos, según lo
quieran los interesados), que lo reemplazará en sus faltas absolutas,
temporales o accidentales y cuya designación y remoción corresponderá
también a la junta. EI gerente tendrá un período de... años, sin perjuicio de
que pueda ser reelegido indefinidamente o removido en cualquier tiempo.
125
ART. 23.-EI gerente es el representante legal de la sociedad, con facultades,
por lo tanto, para ejecutar todos los actos y contratos acordes con la
naturaleza de su encargo y que se relacionen directamente con el giro
ordinario de los negocios sociales. En especial, el gerente tendrá las
siguientes funciones:
a. Usar de la firma o razón social;
b. Designar al secretario de la compañía, que lo será también de la junta
general de socios;
c. Designar los empleados que requiera el normal funcionamiento de la
compañía y señalarles su remuneración, excepto cuando se trate de
aquellos que por ley o por estos estatutos deban ser designados por la
junta general de socios;
d. Presentar un informe de su gestión a la junta general de socios en sus
reuniones ordinarias y el balance general de fin de ejercicio con un
proyecto de distribución de utilidades;
e. Convocar a la junta general de socios a reuniones ordinarias y
extraordinarias;
f. Nombrar los árbitros que correspondan a la sociedad en virtud de
compromisos, cuando así lo autorice la junta general de socios, y de la
cláusula compromisoria que en estos estatutos se pacta; y
g. Constituir los apoderados judiciales necesarios para la defensa de los
intereses sociales.
PAR.-EI gerente requerirá autorización previa de la junta general de socios
para la ejecución de todo acto o contrato que exceda de... ($...).
ART. 24.-La sociedad tendrá un secretario de libre nombramiento y remoción
del gerente. Corresponderá al secretario llevar los libros de registro de socios
126
y de actas de la junta general de socios y tendrá, además, las funciones
adicionales que Ie encomienden la misma junta y el gerente.
ART. 25.-Anualmente, el 31 de diciembre, se cortarán las cuentas y se harán
el inventario y el balance generales de fin de ejercicio que, junto con el
respectivo estado de pérdidas y ganancias, el informe del gerente y un
proyecto de distribución de utilidades, se presentará por este a la
consideración de la junta general de socios. Para determinar los resultados
definitivos de las operaciones realizadas en el correspondiente ejercicio será
necesario que se hayan apropiado previamente, de acuerdo con las leyes y
con las normas de contabilidad, las partidas necesarias para atender el
deprecio, desvalorización y garantía del patrimonio social.
ART. 26.-La sociedad formará una reserva legal con el diez por ciento (10%)
de las utilidades Iíquidas de cada ejercicio, hasta completar el cincuenta por
ciento (50%) del capital social. En caso de que este último porcentaje
disminuyere por cualquier causa, la sociedad deberá seguir apropiando el
mismo diez ciento (10%) de las utilidades Iíquidas de los ejercicios siguientes
hasta cuando la reserva legal alcance nuevamente el límite fijado.
ART. 27.-La junta general de socios podrá constituir reservas ocasionales,
siempre que tengan una destinación específica y estén debidamente justifica-
das. Antes de formar cualquier reserva, se harán las apropiaciones
necesarias para atender el pago de impuestos. Hechas las deducciones por
este concepto y las reservas que acuerde la junta general de socios, incluida
la reserva legal, el remanente de las utilidades líquidas se repartirá entre los
socios en proporción a las cuotas que poseen.
ART. 28.-En caso de perdidas, estas se enjugarán con las reservas que se
127
hayan constituido para ese fin y, en su defecto, con la reserva legal. Las
reservas cuya finalidad fuere la de absorber determinadas pérdidas no se
podrán emplear para cubrir otras distintas, salvo que así lo decida la junta
general de socios. Si la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el déficit
de capital, se aplicarán a este fin los beneficios sociales de los ejercicios
siguientes.
ART. 29.-La sociedad durará por el término de... (...) años, contados desde la
fecha de esta escritura y se disolverá por las siguientes causales:
a. Por vencimiento del término de su duración, si antes no fuere prorrogado
válidamente;
b. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de
la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye
su objeto;
c. Por aumento del número de socios a más de veinticinco;
d. Por la iniciación del trámite de liquidación obligatoria de la sociedad;
e. Por decisión de la junta general de socios, adoptada conforme a las reglas
dadas para las reformas estatutarias y a las prescripciones de la ley;
f. Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente
previstos en la ley;
g. Por ocurrencia de pérdidas que reduzcan el capital por debajo del
cincuenta por ciento (50%), y
h. Por las demás causales señaladas en la ley.
PAR.-La sociedad continuará (salvo estipulación en contrario) con los
herederos del socio difunto en la forma como lo prescribe la ley.
ART. 30.-En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse la
128
disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso,
según la causal ocurrida, con observancia de las reglas establecidas para las
reformas de estatutos, a condición de que el acuerdo se formalice dentro de
los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal.
ART. 31.-Disuelta la sociedad, se procederá de inmediato a su Iiquidación, en
la forma indicada en la ley. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas ope-
raciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica
únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. EI nombre
de la sociedad (o su razón social, según el caso), una vez disuelta, se
adicionará con la expresión "en liquidación”. Su omisión hará incurrir a los
encargados de adelantar el proceso liquidatorio en las responsabilidades
establecidas en la ley.
ART. 32.-La Iiquidación del patrimonio social se hará por un liquidador o por
varios liquidadores nombrados por la junta general de socios. Por cada
liquidador se nombrara un suplente. EI nombramiento se inscribirá en el
registro público de comercio. Si la junta no nombra liquidador o liquidadores,
la liquidación la hará la persona que figure inscrita como representante legal
de la sociedad en el registro de comercio y será su suplente quien figure
como tal en el mismo registro. No obstante lo anterior, podrá hacerse la
liquidación por los mismos socios, si así lo acuerdan ellos unánimemente.
Quien administre bienes de la sociedad y sea designado liquidador no podrá
ejercer el cargo sin que previamente se aprueben las cuentas de su gestión
por la junta general de socios. Por tanto, si transcurridos treinta (30) días
hábiles desde la fecha en que se designó el liquidador, no se hubieran
aprobado las mencionadas cuentas, se procederá a nombrar nuevo
liquidador.
129
ART. 33.-Los liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del
estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta,
mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en
el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y
establecimientos de comercio de la sociedad. Además, tendrán los deberes y
funciones adicionales que determine la ley.
ART. 34.-Durante el periodo de liquidación la junta general de socios se
reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para las sesiones ordinarias y
así mismo, cuando sea convocada por los liquidadores (y por el revisor fiscal
si lo hubiere).
ART. 35.-Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad, no
podrá distribuirse suma alguna a los socios, pero podrá distribuirse entre ellos
la parte de los activos que exceda el doble del pasivo inventariado y no
cancelado al momento de hacerse la distribución.
ART. 36.-EI pago de las obligaciones sociales se hará observando las
disposiciones legales sobre prelación de créditos. Cuando haya obligaciones
condicionales se hará una reserva adecuada en poder de los liquidadores
para atender dichas obligaciones si lIegaren a hacerse exigibles, la que se
distribuirá entre los socios en caso contrario.
ART. 37.-Pagado el pasivo externo de la sociedad se distribuirá el remanente
de los activos sociales entre los socios a prorrata de sus aportes. La
distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los
socios, el valor de sus correspondientes cuotas y la suma de dinero o los
bienes que reciba cada uno a título de liquidación. La junta general de socios
podrá aprobar la adjudicación de bienes en especie a los socios con el voto
130
de un número plural de socios que represente... de las cuotas en que se
divide el capital social. El acta se protocolizará en una notaria del domicilio
principal.
ART. 38- Hecha la liquidación de lo que a cada uno de los socios corresponda,
los liquidadores convocarán a la junta general de socios, para que apruebe las
cuentas y el acta a que se refiere el artículo anterior. Estas decisiones podrán
adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los socios que concurran,
cualquiera que sea el valor de las cuotas que representen en la sociedad. Si
hecha debidamente la convocatoria no concurre ningún socio, los liquidadores
convocarán en la misma forma a una segunda reunión, para dentro de los diez
(10) días hábiles siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ninguno, se
tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán
ser posteriormente impugnadas.
ART. 39- Aprobada la cuenta final de la liquidación, se entregará a los socios
lo que les corresponda, y si hay ausentes o son numerosos, los liquidadores
los citarán por medio de avisos que se publicarán por lo menos tres (3) veces,
con intervalo de ocho (8) a diez (10) días hábiles, en un periódico que circule
en el lugar del domicilio social. Hecha la citación anterior y transcurridos diez
(10) días hábiles después de la última publicación, los liquidadores entregarán
a la junta departamental de beneficencia del lugar del domicilio social y, a falta
de esta en dicho lugar, a la que funcione en el lugar más cercano, los bienes
que correspondan a los socios que no se hayan presentado a recibirlos,
quienes sólo podrán reclamar su entrega dentro del año siguiente, transcurrido
el cual los bienes pasarán a ser de propiedad de la entidad de beneficencia,
para lo cual el liquidador entregará los documentos de traspaso a que haya
lugar.
131
ART. 40.- Toda diferencia o controversia relativa a este contrato y a su
ejecución y liquidación, se resolverá por un tribunal de arbitramento designado
por la Cámara de Comercio de..., mediante sorteo entre los árbitros inscritos
en las listas que lIeva dicha cámara. EI tribunal así constituido se sujetará a lo
dispuesto por el Decreto 2279 de 1989 y a las demás disposiciones legales
que lo modifiquen o adicionen, de acuerdo con las siguientes reglas: a) EI
tribunal estará integrado por tres árbitros; b) La organización interna del
tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el centro de
arbitraje de la Cámara de Comercio de...; c) EI tribunal decidirá en derecho, y
d) EI tribunal funcionará en la ciudad de... en el centro de arbitraje de la
Cámara de Comercio de esta ciudad.
Minuta para la constitución de una empresa unipersonal
En la ciudad de… a los... días del mes de... de...,el suscrito…, mayor de edad,
identificado con la cédula de ciudadanía número…, expedida en..., domiciliado
en esta ciudad…y residenciado en..., quien para todos los efectos se
denominará como el Constituyente o Empresario, mediante el presente escrito
manifiesto mi voluntad de constituir una Empresa Unipersonal, que se regulará
conforme lo establecido en la ley y en los siguientes estatutos:
Primero: Razón Social.- La empresa que mediante este documento se
constituye se denominará “…E.U.”.
Segundo: Domicilio.- EI domicilio de la empresa será la ciudad de…,
departamento..., pudiendo constituir o establecer sucursales o agencias en
otras ciudades del país o del exterior.
Tercero: Objeto.- La empresa tendrá por objeto, el desarrollo de las
132
siguientes actividades:...
Curto: Duración.- La empresa durará por el término de… (…) años, contados
desde la fecha del presente documento.
Quinto: Capital.- EI capital de la empresa es la suma de…($...),
discriminado de la siguiente manera:
1. … $...
2. … $...
3. … $...
Sexto: Cuotas.- El capital de la empresa se halla divido en…cuotas de un
valor nominal de $... cada una, capital que se halla aportado en su totalidad.
Séptimo: Responsabilidad.-La responsabilidad del suscrito, en calidad de
constituyente de la empresa se circunscribe al monto de los aportes que
conforman el capital de la misma, sin perjuicio de que este posteriormente sea
aumentado con arreglo a las normas vigentes.
Octavo: Cesión de cuotas.-Las cuotas en que se representa el capital de la
empresa, podrán ser cedidas total o parcialmente, en cuyo caso dicha cesión
deberá constar por escrito con anotación en el respectivo registro mercantil.
Noveno: Administración.- La administración de la empresa estará en cabeza
de un gerente, de Iibre nombramiento y remoción por parte del constituyente.
EI gerente tendrá un periodo de... años, sin perjuicio de que pueda ser
reelegido indefinidamente o removido en cualquier tiempo.
133
Decimo: Facultades del gerente.-EI gerente es el representante legal de la
empresa, con facultades, por lo tanto, para ejecutar todos los actos y contratos
acordes con la naturaleza de su encargo y que se relacionen directamente con
el giro ordinario de los negocios de la empresa. En especial, el gerente tendrá
las siguientes funciones:
1. Usar de la firma o razón social.
2. Designar los empleados que requiera el normal funcionamiento de la
compañía y señalarles su remuneración.
3. Rendir cuentas de su gestión al constituyente, en la forma establecida en el
artículo undécimo.
4. Constituir los apoderados judiciales necesarios para la defensa de los
intereses sociales.
PAR.-EI gerente requerirá autorización previa del constituyente para la
ejecución de todo acto o contrato que exceda de... ($...).
Undécimo: Rendición de cuentas.- EI gerente deberá rendir al
constituyente cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio,
dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retire de su cargo y en
cualquier momento en el que el constituyente las exija. Para tal efecto,
presentará los estados financieros que fueran pertinentes, junto con un
informe de gestión. Las cuentas anuales de final de ejercicio deberán
presentarse antes del 1º de abril de cada año.
Duodécimo: Designación.- Se nombra como gerente a..., mayor y con
domicilio en esta ciudad, identificado con la cédula de ciudadanía número...
expedida en..., quien ejercerá sus funciones y ostentarán el cargo hasta
cuando se designe y efectué el registro correspondiente de cualquier nuevo
134
nombramiento.
Decimotercero: Reserva legal.- La empresa formará una reserva legal con
el diez por ciento (10%) de las utilidades Iíquidas de cada ejercicio, hasta
completar el cincuenta por ciento (50%) del capital. En caso de que este
último porcentaje disminuyere por cualquier causa, la empresa deberá
seguir apropiando el mismo diez por ciento (10%) de las utilidades Iíquidas
de los ejercicios siguientes hasta cuando la reserva legal alcance
nuevamente el Iímite fijado.
PAR.-En caso de pérdidas, estas se enjugarán con las reservas que se
hayan constituido para ese fin y, en su defecto, con la reserva legal.
Decimocuarto: Causales de disolución.-La empresa se disolverá por las
siguientes causales:
1. Por voluntad del constituyente.
2. Por vencimiento del término previsto, a menos que fuere prorrogado
mediante documento inscrito en el registro mercantil antes de su
expiración.
3. Por muerte del constituyente.
4. Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas.
5. Por orden de autoridad competente.
6. Por pérdidas que reduzcan el patrimonio de la empresa en más del
cincuenta por ciento.
7. Por la iniciación del trámite de liquidación obligatoria.
Decimoquinto: Liquidación.- Disuelta la empresa, se procederá de
inmediato a su liquidación, en la forma indicada en la ley. En consecuencia,
135
no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará
su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la liquidación.
El nombre de la empresa, una vez disuelta, se adicionará con la expresión
"en liquidación". Su omisión hará incurrir a los encargados de adelantar el
proceso liquidatorio en las responsabilidades establecidas en la ley.
PAR. 1o-En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse la
disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso
según la causal ocurrida, siempre y cuando se efectúen, dentro de los seis
(6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal.
PAR. 2o-La liquidación del patrimonio podrá hacerse por el empresario o por
un liquidador o varios liquidadores nombrados por él. EI nombramiento se
inscribirá en el registro público de comercio. Sobre el particular, se seguirán
las reglas previstas para la liquidación de las sociedades de responsabilidad
limitada.
Causales de disolución de las sociedades comerciales
El Código de Comercio en el artículo 218, presenta ocho causales de disolución
de una sociedad comercial:
1. El vencimiento del término previsto para la duración del contrato, sin que
este se haya prolongado legalmente antes de su expiración.
2. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por su terminación o
por la pérdida de la cosa o las cosas cuya explotación constituye su objeto.
3. Por contar con un número de asociados menor al exigido en la ley para su
formación o funcionamiento, o por exceder el límite de asociados permitidos
por dicha ley.
136
4. Por liquidación obligatoria, es decir, por declaración de quiebra.
5. Por las causas estipuladas en el contrato.
6. Por la decisión de los asociados, adoptada conforme a las leyes y al
contrato social.
7. Por disposición de una autoridad competente.
8. Por las demás causales legales, establecidos según el tipo de sociedad.
137
CAPITULO III
Establecimientos de comercio
¿Cómo está conformado un establecimiento de comercio?
Un establecimiento de comercio está constituido, según el artículo 516 del Código
de Comercio, por:
1. La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y servicios.
2. Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o
artísticas que se utilicen en las actividades del establecimiento.
3. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los
demás valores similares.
4. El mobiliario y las instalaciones.
5. Los contratos de arrendamiento y, en caso de enajenación, el derecho al
arrendamiento de los locales en que funciona si son de propiedad del
empresario, y las indemnizaciones que, conforme a la ley, tenga el
arrendatario.
6. El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama
comercial.
7. Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades propias
del establecimiento, siempre que no provengan de contratos celebrados
exclusivamente en consideración al titular de dicho establecimiento.
138
Requisitos que debe cumplir todo establecimiento de comercio para ser
abierto al público
Para abrir un establecimiento de comercio es necesario cumplir con ciertos
requisitos establecidos en decretos como el 1879 de 2008 en el que se resaltan:
1. Certificado de uso del suelo. Este trámite se debe realizar en la curaduría de la
localidad, para comprobar que el sitio escogido para la instalación del
establecimiento, es apropiado.
2. Matrícula mercantil del comerciante y registro del establecimiento en la Cámara
de Comercio.
3. Concepto Técnico de bomberos.
4. Concepto sanitario, expedido por la Secretaría de Salud, especialmente para
establecimientos orientados a la fabricación, procesamiento, almacenamiento o
expendio de alimentos.
5. Certificado de habilitación, expedido por la Secretaría de Salud, especialmente
para centros médicos, odontológicos, de estética, clínicas, hogares geriátricos
o similares.
6. Preservación del medio ambiente auditivo, es decir, la verificación de los
estándares de ruido admisibles en la localidad donde estará ubicado el
establecimiento.
7. Preservación del medio ambiente visual. Es un registro que permite fijar avisos
en el establecimiento.
139
8. Preservación del aire. Es el control de la emisión de partículas contaminantes.
9. Depósito de residuos.
10. Paz y salvo de Sayco - Acinpro.
¿Pueden las autoridades exigir licencia de apertura o funcionamiento de un
establecimiento de comercio?
En cuanto a licencias de funcionamiento, el artículo 46 del decreto 2150 del 5 de
diciembre de 1995 y el artículo 10 de la Ley 232 del mismo año, establecen: “sin
perjuicio del régimen establecido para el Departamento Archipiélago de San
Andrés, Providencia y Santa Catalina, ningún establecimiento industrial, comercial
o de otra naturaleza, abierto o no al público, requerirá la licencia, permiso o
autorización de funcionamiento.
El concepto técnico de bomberos
El Concepto Técnico de Bomberos es la apreciación técnica emitida por el Cuerpo
Oficial de Bomberos, a través de la cual se da constancia de las condiciones de
seguridad en las que se encuentra el inmueble en el cual funciona o funcionará un
establecimiento comercial. Tiene una vigencia de un año.
Para obtener este certificado, es necesario acercarse a las instalaciones del
Cuerpo de Bomberos encargado del procedimiento en cada ciudad y cumplir con
los siguientes requisitos:
140
1. Para establecimientos nuevos, se debe presentar la inscripción o certificado
de matrícula mercantil de Cámara de Comercio.
2. Para renovaciones, presentar las seis (6) declaraciones bimestrales de
industria y comercio del año inmediatamente anterior, de acuerdo al tipo de
establecimiento, así:
Régimen Común: Original de Cámara de Comercio renovada con
vigencia de 1 año y originales de las declaraciones bimestrales del ICA
del año gravable inmediatamente anterior a la solicitud (6 bimestres – 5
documentos).
Régimen Simplificado: Original de Cámara de Comercio renovada con
vigencia de 1 año y original del impuesto ICA del año inmediatamente
anterior a la solicitud.
Instalaciones nuevas o no obligadas a declarar: Original de Cámara
de Comercio renovada con vigencia de 1 año y original del Registro de
Información Tributaria – RIT (es el mecanismo de identificación,
ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto de Industria
y Comercio, Avisos y Tableros)
3. Después de tener en regla todos los documentos, se debe realizar una
consignación en cualquier sucursal del Banco de Occidente. El pago será el
establecido en el Acuerdo 11 de 1988 Capítulo IV “Por inspección técnica,
una tarifa equivalente al uno por ciento (1%) liquidado sobre el valor del
impuesto de Industria y Comercio del año anterior, más el equivalente a un
(1) salario mínimo diario”.
4. Una vez presentado el comprobante de pago y toda la documentación
completa, correrán treinta (30) días hábiles para recibir la visita de un
141
representante del Cuerpo de Bomberos, quien dará el respectivo concepto.
Ocho (8) días hábiles después, podrá ser reclamado el concepto técnico.
El paz y salvo de Sayco - Acinpro
El paz y salvo de Sayco-Acinpro permite la difusión musical en el establecimiento.
El comerciante debe acercarse a las oficinas de esta entidad, con los siguientes
documentos:
Nombre, dirección y teléfono del establecimiento.
Nombre del propietario o de los propietarios y el NIT de las sociedades o
comerciantes, según sea el caso.
Sayco - Acinpro elabora la liquidación, de acuerdo al establecimiento, la cual una
vez cancelada permite la expedición del paz y salvo respectivo.
Requisitos que se exigen a los establecimientos para garantizar la seguridad
y salubridad pública
Para garantizar la salubridad y seguridad pública, se establecen los siguientes
requisitos:
Certificado de uso de suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y
destinación expedidas por la autoridad competente en cada municipio.
Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales, descritas en la
legislación vigente sobre la materia.
Cumplir con las normas vigentes en materia de seguridad.
Comunicar a la oficina de planeación, en un plazo no mayor a quince (15)
días, la apertura del establecimiento.
142
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 74]
¿Cómo protege la ley a los empresarios cuyos establecimientos funcionan
en locales arrendados?
La ley comercial brinda una especial protección a los empresarios o comerciantes
cuyos establecimientos de comercio funcionen en locales arrendados; es así como
se prevén los siguientes derechos:
1. Cuando el comerciante lleve, no menos de dos años, ocupando un
inmueble, con el mismo establecimiento de comercio, tiene derecho a que
se le renueve el contrato de arrendamiento a su vencimiento. Esto no
quiere decir que el contrato debe continuar en las mismas condiciones, de
ser así estaríamos frente a una fuerte restricción al derecho de propiedad
privada. Con esta protección se pretende dar continuidad a las actividades
del establecimiento de comercio en condiciones de plazo y precio que
pueden ser iguales o no a los originales, a voluntad de los contratantes.
2. Los únicos casos en los cuales se puede restringir el derecho a la
renovación son:
2.1 Cuando el arrendatario haya incumplido el contrato.
2.2 Cuando el propietario del inmueble lo necesite para su propia habitación
o para un establecimiento suyo destinado a una empresa
sustancialmente distinta a la que tenga el arrendatario.
2.3 En caso de que el local deba ser reconstruido o reparado con obras que
necesariamente impliquen su entrega, o demolido por su estado de
ruina o para construir una obra nueva.
143
En estos últimos casos, (2.2 y 2.3) el propietario del inmueble, según lo
establecido por el Código de Comercio, debe avisar por escrito y con seis
(6) meses de anticipación, la intención de no renovar el contrato. Si no se
realiza este procedimiento, el contrato se renueva en las mismas
condiciones y por el mismo tiempo del contrato inicial; a menos que el
inmueble sea ocupado o demolido por orden de la autoridad judicial.
3. Una vez concluidas las reparaciones del local, o la construcción del nuevo,
el arrendador está en la obligación de preferir a su antiguo arrendatario sin
que por ello pueda cobrarle alguna prima o valor distinto al estipulado en el
canon de arrendamiento.
El dueño del local debe entonces avisar al comerciante el derecho de
preferencia para el arrendamiento, con un mínimo de sesenta (60) días de
anticipación a la fecha en la cual puede entregarle el local; asimismo, el
comerciante debe confirmar, en un plazo de treinta (30) días de anterioridad
a dicha fecha, si desea ejercer el derecho de preferencia.
4. En caso de que el propietario del inmueble no indique el destino del local en
los tres meses siguientes a la fecha de entrega, no inicie las obras en el
mismo plazo, arriende los locales o los utilice para establecimientos de
comercio que desarrollen actividades similares a las que tenía el
arrendatario, deberá indemnizarlo por los perjuicios causados, dentro de los
cuales debe incluirse, además, el lucro cesante del comerciante, los gastos
necesarios para la nueva instalación, las indemnizaciones de los
trabajadores despedidos con ocasión de la clausura o traslado del
establecimiento y el valor de las mejoras necesarias que hubiera hecho en
los locales entregados.
144
5. No podrá el arrendatario, sin la autorización del arrendador, subarrendar
totalmente el inmueble ni darle utilización distinta a la prevista cuando
lesione los derechos del arrendador. Podrá subarrendar la mitad del
inmueble, teniendo en cuenta que la cesión exige la previa autorización del
arrendador.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 75]
¿Qué reglas prevé la ley para la venta de establecimientos?
El Código de Comercio, en el capítulo II, establece las pautas para la venta de
establecimientos de comercio:
1. No es necesario describir todos los elementos que conforman el
establecimiento, pues se presume que la venta del mismo, se realiza en bloque
o como unidad económica.
2. La venta debe constar por escritura pública o en un documento privado que
sea reconocido por los otorgantes ante el funcionario competente.
3. El comprador debe recibir por parte del vendedor, un balance general y una
relación pormenorizada de pasivos, con el respectivo certificado de un
contador público.
4. La responsabilidad por las obligaciones que se hayan adquirido hasta el
momento de la venta y que consten en los libros obligatorios de contabilidad,
deben ser asumidos solidariamente por el vendedor y el comprador. En caso
contrario sólo está obligado a responder el vendedor.
145
Sólo dos meses después de la inscripción de la venta en el registro mercantil,
el vendedor deja de tener responsabilidades con los acreedores del
establecimiento de comercio, siempre y cuando se les haya dado aviso de la
venta por medio de radiogramas y publicaciones en diarios de amplia
circulación y finalmente que en el término de los dos meses, ninguno de los
acreedores se haya opuesto a aceptar al comprador como su nuevo deudor.
146
CAPITULO IV
Obligaciones de los empresarios
Clasificación de las obligaciones de los empresarios
Los deberes u obligaciones de los empresarios desde el momento de constitución
o formalización de una empresa, se clasifican en mercantiles, laborales y
tributarios.
Cuadro sinóptico. Resumen de las obligaciones de los empresarios
Obligaciones
mercantiles
(según el artículo
19 del
Código de
Comercio)
1. Matricularse en el registro mercantil.
2. Inscribir en el registro mercantil todos
los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad.
3. Llevar la contabilidad de los negocios,
conforme a las exigencias legales.
4. Conservar la correspondencia y
demás documentos relacionados con
sus negocios de acuerdo con la ley.
5. Abstenerse de ejecutar actos de
competencia desleal.
Obligaciones
laborales
1. Elaborar y suscribir contratos de
trabajo.
2. Cumplir con las prestaciones sociales
a cargo exclusivo de los empleadores:
147
Obligaciones de
los empresarios
- Prima de servicios.
- Calzado y vestido de labor.
- Auxilio de cesantía.
- Vacaciones.
- Auxilio de transporte.
3. Cumplir con las obligaciones laborales
periódicas de los empresarios:
- Aportes parafiscales.
- Afiliación y aportes a la seguridad social.
- Obligación de deducir y retener ingresos
de asalariados.
- Obligación de expedir certificados de
ingresos y retenciones.
- Obligación de informar.
Obligaciones
Tributarias
1. Inscribirse en el RUT y obtener el NIT.
2. Registrarse como responsable del
impuesto de renta.
3. Registrarse como responsable del
impuesto de IVA.
4. Inscribirse como agente retenedor.
5. Declarar y pagar el impuesto de
timbre.
6. Presentar las declaraciones del
impuesto de renta, IVA y retención en
la fuente.
7. Pagar los impuestos a cargo.
8. Responder los requerimientos de
148
información que realice la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales.
9. Informar el cambio de dirección fiscal
y la actividad económica.
10. Informar a la DIAN las transacciones
económicas, que realicen los
propietarios de las páginas web y
sitios de Internet.
11. Llevar libros de contabilidad.
12. Facturar.
13. Declarar y pagar los impuestos
municipales y/o distritales.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 77-78]
Obligaciones mercantiles de los empresarios
Matricularse en el registro mercantil
El registro mercantil
Según el artículo 26 del Código de Comercio, el registro mercantil consiste en
llevar una matrícula de los comerciantes y sus establecimientos de comercio,
además de la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros
y documentos, que señala la ley. Cualquier persona podrá examinar los libros y
archivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones y obtener copias de los
mismos. Asimismo, cualquier persona puede obtener prueba de la inscripción de
149
un acto en el registro mercantil, mediante la solicitud del respectivo certificado a la
Cámara de Comercio.
¿Qué entidad lleva el registro mercantil?
El registro mercantil está a cargo de las cámaras de comercio, pero la
Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para
cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones
que tiendan al perfeccionamiento de la institución, tal como lo establece el artículo
27 del Código de Comercio.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 79]
Las cámaras de comercio
Tal como lo enuncia el artículo 78 del Código de Comercio, las cámaras de
comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el
Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde
hayan de operar, pero no son entidades públicas.
Excluida la función de llevar el registro mercantil, que es de carácter público, las
restantes funciones de las cámaras de comercio son de naturaleza privada.
Están integradas por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil.
Tienen una junta de directores compuesta por un número de seis (6) a doce (12)
miembros, con sus respectivos suplentes, según lo determina el Gobierno
Nacional en atención a la importancia comercial de la correspondiente
circunscripción.
150
¿Qué personas y actos están sujetos a registro mercantil?
El Código de Comercio establece en el artículo 28 que deberán inscribirse en el
registro mercantil:
1. Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales
como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas
nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha
en que inicien actividades.
2. Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades
conyugales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante.
3. La prohibición judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en
que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos
preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de
quiebra y el nombramiento de síndico El síndico de la quiebra sustituirá al
quebrado en la administración de sus bienes y en todos aquellos asuntos que
puedan afectar a su patrimonio (Art. 1953 C. Civil).)de ésta y su remoción; la
posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, los
actos concursales señalados por la Ley 222 de 1995 y en general, las
incapacidades o inhabilidades para ser comerciante, previstas en la ley.
4. Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para
ejercer el comercio, y la revocación de las mismas.
5. Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración
parcial o general de bienes o negocios del comerciante.
6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que
modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.
151
7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de
asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades
mercantiles.
8. Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación
esté sujeta a registro mercantil.
9. La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de
sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y
liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia
de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los
requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia.
10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
¿Es obligación inscribirse en el registro mercantil?
Efectivamente, de acuerdo con el Código de Comercio deben inscribirse en el
registro mercantil, no sólo las personas que profesionalmente ejerzan el comercio,
sino también sus establecimientos y ciertos actos y documentos, con el fin de que
produzcan efectos frente a terceros.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 79-80]
Pasos para matricularse en el registro mercantil
Estudio previo del nombre. Por disposición del Código de Comercio, las
cámaras de comercio deben abstenerse de matricular a un comerciante, persona
natural, persona jurídica o establecimiento de comercio con el mismo nombre de
152
otro ya inscrito. Para ello, antes de que se solicite la inscripción de matrícula, se
debe averiguar en la cámara de comercio, personalmente o por Internet si existe
un nombre igual al que se quiere colocar, con miras a evitar los casos de
homonimia.
Solicitud de matrícula. Esta solicitud debe ser presentada dentro del mes
siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en
que la sucursal o el establecimiento fue abierto.
Presentación del formulario. La matrícula del comerciante y el establecimiento
de comercio, así como su renovación, se efectuarán mediante el diligenciamiento
del formulario de registro único empresarial – RUE, expedido por la cámara de
comercio.
Contenido de la solicitud de matrícula de comerciante. La petición de
matrícula debe indicar:
- El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o
negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde se
desarrollen sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido,
detalles de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la
actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los
negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere
celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos.
Contenido de solicitud de la matrícula de establecimiento comercial. La
petición de matrícula del establecimiento debe indicar:
153
- Denominación del establecimiento, dirección y actividad principal; nombre y
dirección del propietario y si el local que ocupa es propio o ajeno.
Inscripción y prueba. Diligenciados y presentados los formularios, se efectúa la
inscripción; esta sólo puede probarse con el certificado expedido por la respectiva
Cámara de Comercio.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 80]
¿Debe renovarse la matrícula periódicamente?
Renovar la matrícula mercantil de los comerciantes y sus establecimientos, es una
diligencia que debe realizarse anualmente, entre el 1 de enero y el 31 de marzo.
¿A qué sanción se hace acreedor quien ejerza profesionalmente el comercio
sin estar inscrito?
La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el
registro mercantil será sancionada con diecisiete (17) salarios mínimos
mensuales, que le impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin
perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se
omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio, según lo
establece el artículo 37 del Código de Comercio.
¿Por qué debe mantenerse vigente la matrícula mercantil?
154
Según la jurisprudencia del Consejo de Estado, no renovar la matrícula mercantil
es lo mismo que carecer de registro; por lo tanto, no renovarlo genera la sanción
económica de la multa equivalente a diecisiete (17) salarios mínimos mensuales.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 80]
El registro único de proponentes
El Registro Único de Proponentes es un registro a cargo de las Cámaras de
Comercio, en el cual personas naturales y jurídicas nacionales o extranjeras con
sucursal o domicilio en Colombia, deben inscribirse si aspiran a efectuar contratos
con las entidades estatales.
En él asentarán la solicitud de inscripción, renovación, actualización, cancelación y
revocación del registro según corresponda, con base en los documentos e
informaciones que presenten los interesados y las entidades estatales, en orden
cronológico, previa la verificación documental que corresponda, y certificarán las
condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del
proponente que fueron verificadas, así como su calificación y clasificación. La
Cámara de Comercio tendrá 15 días hábiles para verificar la documentación y
expedir el certificado.
La vigencia de la inscripción en el registro es dada por el término de un año,
contado a partir de la fecha del acto de suscripción como proponente y se debe
renovar dentro del mes anterior al vencimiento.
De acuerdo al Artículo 6 de la ley 1150 de 2007: No se requerirá de este registro,
ni de calificación ni de clasificación, en los casos de:
155
- Contratación directa.
- Contratos para la prestación de servicios de salud.
- Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de
la respectiva entidad.
- Enajenación de bienes del Estado.
- Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o
destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente
constituidas.
- Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales
e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y
las sociedades de economía mixta.
- Los contratos de concesión de cualquier índole.
En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes
cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.
El registro único empresarial
El registro único empresarial – RUE, es una red nacional de servicios registrales,
es decir, una plataforma tecnológica que integra y centraliza el registro mercantil y
el registro de proponentes que administran las 57 Cámaras de Comercio de
Colombia.
156
Con el registro único empresarial – RUE, los comerciantes tienen la posibilidad de
proteger su nombre comercial a nivel nacional, disponer de información oportuna y
actualizada, además de reducir el tiempo y los costos de los trámites.
A través del RUE, desde cualquier Cámara de Comercio del país se puede:
Solicitar y recibir certificados en línea de registro mercantil y registro de
proponentes.
Verificar y controlar que el nombre de la empresa sea único en el país.
Realizar matrículas, renovaciones o cancelaciones.
Inscribir actos y documentos sujetos a registro.
Inscribirse en el registro único de proponentes como constructor, consultor
o proveedor.
Actualizar, modificar o cancelar el registro de proponentes.
Consultar datos básicos de empresas colombianas.
¿Cuál es la entidad del Estado encargada de regular la organización y
funcionamiento del registro único empresarial?
La ley 590 de 2000 designó a la Superintendencia de Industria y Comercio como
la entidad estatal encargada de regular la organización y funcionamiento del
registro único empresarial - RUE; este sistema debe ser implementado por
Cámara de Comercio y Confecámaras.
¿Cuándo entró a operar plenamente el nuevo sistema?
El registro único empresarial – RUE, comenzó a aplicarse plenamente desde el 2
de enero de 2005 por Confecámaras, aunque se venía trabajando con antelación
sobre el asunto.
157
[Fuente: http://www.camarabaq.org.co/images/pdf/formato%20caratulaunica.pdf, consulta realizada el 26 de noviembre de 2009]
159
[Fuente: http://www.sic.gov.co/pdf/Formatos/Camaras/1020-F08.pdf, consulta 26 de noviembre de 2009]
160
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL ANEXO DE MATRICULA O
RENOVACIÓN DE PERSONAS NATURALES, SOCIEDADES,
ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO,
SUCURSALES O AGENCIAS Y EMPRESAS ASOCIATlVAS DE TRABAJO
OBSERVACIONES GENERALES:
El anexo puede llenarse a máquina o a mano, en letra imprenta, preferiblemente
con bolígrafo de color negro. Recuerde que no se admiten tachones ni
enmendaduras. Los espacios que van sombreados son para uso de la Cámara de
Comercio y por eso no debe escribir en ellos.
Anote el año a que corresponde su matrícula o renovación.
El registro único empresarial - RUE, se debe renovar anualmente, dentro de los
tres primeros meses del año.
Registro Único Empresarial: Si se trata de personas naturales, indique el
número de la cédula de ciudadanía. Para personas naturales extranjeras indique
el número de la cédula de extranjería o del pasaporte.
En el caso de personas jurídicas escriba el número del NIT. Tratándose de
personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán tramitar
previamente el NIT ante la DIAN, para realizar la inscripción en la Cámara de
Comercio. Cuando se trate de matrícula de personas jurídicas (Por primera vez),
no debe diligenciarse esta casilla por cuanto la Cámara de Comercio realiza el
trámite del NIT ante la DIAN.
161
Para los establecimientos de comercio, sucursal o agencia no se debe diligenciar
esta casilla.
Si se trata de personas naturales extranjeras escriba su nacionalidad.
INFORMACIÓN COMERCIAL
Escriba el nombre completo de dos entidades crediticias con las cuales ha
celebrado operaciones, y de la oficina o lugar donde fue atendido. Puede tratarse
de un banco, una corporación, o de cualquier otra entidad financiera.
Escriba el nombre, teléfono y lugar de residencia de dos personas o empresas
inscritas en la cámara, con la cuales haya realizado negocios.
Marque con una X si es importador o exportador, si no realiza ninguna de estas
dos actividades no marque ninguna casilla.
Indique el número de empleados que tiene actualmente a nivel nacional.
INFORMACIÓN FINANCIERA
Si se trata de matrícula, los datos deben corresponder al balance de apertura. Si
es renovación deben corresponder a los del balance a 31 de diciembre del año
anterior, incluyendo ajustes por inflación, aún en el caso de que se haga cortes
semestrales. Los datos deben expresarse sin decimales.
162
ACTIVO
Corriente: Corresponde a los bienes y derechos que en corto plazo son
susceptibles de convertirse en dinero. Por ejemplo: Caja, bancos, inventarios,
inversiones a corto plazo, etc.
Fijo: Corresponde a los bienes adquiridos para desarrollar la actividad comercial y
que por lo tanto no son líquidos. Por ejemplo: maquinaria, vehículos, equipos de
oficina, muebles, etc., de acuerdo con su valor de compra menos depreciación.
Otros activos: Es el valor de inversiones que se tengan en acciones o en títulos del
gobierno, de pagos diferidos o anticipados por ejemplo en arriendos o seguros, de
bienes intangibles como el valor que se le otorga a una marca o patente.
Valorizaciones: Corresponde al mayor valor de los activos, distinto al de ajuste por
inflación.
Activo total: Representa los bienes y derechos de una persona o empresa.
Corresponde a la suma del activo corriente, el activo fijo, otros activos y
valorizaciones.
PASIVO
Corriente: Corresponde a las deudas y obligaciones contraídas con vencimiento
inferior a un año.
Largo Plazo: Corresponde a las deudas y obligaciones contraídas con vencimiento
superior a un año.
163
Pasivo total: Representa las obligaciones o deudas totales de una persona o
empresa. Corresponde a la suma del pasivo corriente y a largo plazo.
Patrimonio: Es el valor líquido de total de bienes de una persona o empresa.
Contablemente es la diferencia entre los activos totales menos los pasivos totales.
Pasivo más patrimonio: Es la suma del total pasivo y el patrimonio. El valor del
activo debe ser igual a la suma de los valores del pasivo y del patrimonio.
PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Ingresos operacionales: corresponde a los ingresos totales por la venta de bienes
o servicios.
Gastos operacionales de venta: Son aquellos en los que se incurre durante el
ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas.
Gastos operacionales de administración: Son aquellos en los que se incurre
durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa.
Utilidad o pérdida operacional: es el resultado final del ejercicio, representado en
la diferencia entre los ingresos operacionales y los gastos operacionales.
Utilidad o pérdida neta del ejercicio: Comprende el valor de las utilidades o
pérdidas obtenidas al cierre de cada ejercicio, como resultado de todas las
operaciones (operacionales y no operacionales), realizadas durante el período.
Activo total sin ajustes por inflación: Es el mismo total activo, pero expresado sin
ajustes por inflación. Esta cifra es la base para la liquidación del valor de su
matrícula o renovación, de acuerdo con las tarifas vigentes.
164
DATOS DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, SUCURSAL O AGENCIA
Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el
empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona puede tener
varios establecimientos de comercio. A su vez, un mismo establecimiento de
comercio puede pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de
diversas actividades comerciales.
Sucursal: Establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera
de su domicilio, para el desarrollo de los negocios de la sociedad o parte de ellos,
administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.
Si los estatutos no determinan las facultades de los administradores de las
sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento
legalmente reconocido, que se debe inscribir en el Registro Mercantil. Si no existe
ese poder, se presume que sus administradores tienen los mismos poderes de los
administradores de la principal.
Agencia: Establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de
su domicilio para el desarrollo de los negocios de la sociedad o parte de ellos,
cuyos administradores carecen de poder para representarla.
Nota: Diligencie tantos formularios como establecimientos de comercio,
sucursales o agencias posea. En estos casos, solo es necesario reportar la
siguiente información, según el caso.
Marque con una X si es establecimiento de comercio, sucursal o agencia, luego
escriba el número de la matricula mercantil y el nombre de la Cámara de Comercio
a la que corresponde.
165
Marque con una X si se trata de matrícula o renovación, escriba el nombre
completo del establecimiento de comercio, la sucursal o agencia.
Escriba la dirección completa, municipio y departamento donde funciona el
establecimiento, la sucursal o la agencia, incluyendo el (los) número(s)
telefónico(s), el fax y el buzón electrónico, si los tiene. En el caso de sucursal o
agencia debe corresponder al domicilio de la sociedad propietaria.
Tratándose de sucursales o agencias, escriba la dirección completa del lugar a
dónde se le
puede hacer llegar una notificación judicial. Anótela en el espacio indicado, aún en
el caso de que sea la misma que dejó registrada como dirección de la sucursal o
agencia.
Si la información correspondiente a la dirección completa tiene algún cambio
después de hecha la matrícula o renovación, por favor notifíquelo por escrito, a la
Cámara de Comercio, con el fin de que aparezca actualizada en la Base de Datos.
INFORMACIÓN ECONÓMICA DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO,
SUCURSAL O AGENClA
La autoclasificación de la actividad económica es de carácter obligatoria
para efectos de la matricula o renovación en el Registro Mercantil de las personas
naturales y jurídicas.
La información que se suministra sobre el establecimiento de comercio, la sucursal
o la agencia en esta sección, es fundamental para ingresar correctamente en la
Base de Datos del Registro Único Empresarial, porque es la que permite identificar
166
y codificar la actividad que desarrolla de acuerdo con el código de actividad CIIU
Rev. 3 A C.
Para describir la actividad mercantil del establecimiento, la sucursal o la agencia,
tenga en cuenta lo siguiente:
En el espacio destinado para este fin, describa breve, pero claramente, la
actividad que desarrolla, de la manera que se explica a continuación, a vía de
ejemplo:
a) Actividad: Es decir, el proceso que su establecimiento de comercio lleva a
cabo. Por ejemplo: Fabricación, distribución, comercialización, asesorías, etc.
Diligencie solo una por
renglón.
b) El producto o servicio: Es el resultado del proceso que su establecimiento de
comercio desarrolla. Por ejemplo: Calzado, ropa, telas, alimentos, flores,
repuestos, etc.
c) Características del producto o servicio: Se refiere básicamente al uso que se
le va a dar al producto o servicio, o bien a los insumos empleados en su
fabricación.
En el formulario aparecen tres renglones para la descripción de la actividad
económica. Por eso, en caso de que su establecimiento, su sucursal o su agencia
desarrollen más de una actividad, puede describir hasta tres, en orden de
importancia.
167
Personal Vinculado: Relacione el personal vinculado al Establecimiento de
comercio, Sucursal o agencia.
Escriba el valor de los activos que tiene vinculados al establecimiento, a la
sucursal o a la agencia. Esta cifra es la base para la liquidación del valor de su
matrícula o renovación, de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno
Nacional.
INFORMACIÓN SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Sólo si se trata de establecimiento de comercio, señale con una X si es
propietario único, si pertenece a una sociedad de hecho o si es una copropiedad,
luego marque con una X si el local donde funciona el establecimiento de comercio
es propio o ajeno.
PROPIETARIOS
Si es Sucursal o Agencia, escriba la razón social de la sociedad a la que
pertenece, anote el número del NIT de la sociedad propietaria de la sucursal o
agencia.
Escriba el nombre, la firma y la cédula de ciudadanía del administrador, si es
sucursal.
Escriba el nombre, la firma y la cédula de ciudadanía del representante de la
sociedad propietaria, si es agencia.
Si es Establecimiento de Comercio, escriba los apellidos, nombre(s) y documentos
de identidad del propietario o propietarios del establecimiento. Si el propietario del
168
establecimiento es una sociedad, escriba el nombre de la sociedad y el del
Representante Legal junto con el NIT de esa sociedad.
Si existe administrador del establecimiento de comercio, debe inscribir el contrato
de preposición (encargo de la administración del establecimiento) e indicar el
nombre del administrador.
APORTES PARA EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO
Escriba el valor, con su respectivo porcentaje, de los distintos tipos de aportes que
tiene su empresa. Recuerde que la sumatoria de los aportes debe ser el1 00%.
Todo formulario debe ser firmado junto con el número de identificación del
matriculado, representante legal o administrador.
[Tomado de: http://www.sic.gov.co/pdf/Formatos/Promocion/Ins_Formulario_1020_F08.pdf]
OBLIGACIONES MERCANTILES DE LOS EMPRESARIOS
Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
¿Qué libros de comercio deben llevar los comerciantes?
El artículo 28 del Código de Comercio, establece la obligatoriedad del manejo de
los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas
y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
169
¿Qué libros de contabilidad deben inscribir los empresarios persona natural
o persona jurídica?
Los empresarios, persona natural o jurídica, deben inscribir en el registro mercantil
los principales libros de contabilidad, como son: libro diario, libro mayor y
balances, libro de inventarios y balances, libros de actas, de registro de socios, de
asambleas y de juntas; el no hacerlo constituye fiscalmente un hecho irregular que
es sancionable.
¿Los libros auxiliares de contabilidad requieren de su inscripción en el
registro mercantil?
El Decreto 2649 de 1993 en su artículo 126 establece que los libros auxiliares no
requieren ser inscritos en el registro mercantil; sin embargo, el concepto 17 del 5
de junio de 2001 del Consejo Técnico de Contaduría Pública, especifica que esta
disposición no exime el manejo de los libros auxiliares, pues tal como señala el
Código de Comercio en el artículo 49, los libros auxiliares son un complemento
esencial para el correcto entendimiento de los libros que la ley determina
obligatorios.
¿Cuándo es procedente el registro de las actas de juntas directivas y de
socios?
Normalmente no es necesario inscribir las actas de juntas directivas y socios en el
registro mercantil; no obstante, existen algunas excepciones al respecto, como es
el caso de un mandato legal que exija esa formalidad con el fin de dar a conocer
su contenido a terceros.
170
Las actas de juntas directivas que se deben registrar son las correspondientes a
los nombramientos de representantes legales, o aquellas que tengan que ver con
la regulación de sucursales; en este caso se deben remitir las actas de apertura,
cierre y nombramiento de factores de las mismas.
En el caso de las actas de juntas de socios, se deben registrar las de
designaciones de miembros de junta directiva, si existe dicho órgano, así como la
designación de representantes legales y revisores fiscales; las de apertura de
sucursales o nombramiento de factores de la misma; y finalmente, aquellas que
limiten los actos del gerente a una determinada cuantía, cuando la misma se haga
en desarrollo del contrato social, y por haberse previsto tal situación en los
estatutos, en otros casos es necesaria la escritura pública.
¿Deben las sucursales registrar sus libros de contabilidad en forma
independiente de los de la principal?
Las sucursales y las agencias son, según los artículos 263 y 264 del Código de
Comercio, una extensión de la sociedad. La contabilidad de sucursales y
agencias, debe ser llevada como un consolidado por parte de la sociedad a la que
pertenezcan; no obstante, estas sucursales y agencias pueden llevar libros
contables auxiliares en donde se registren sus operaciones, con el fin de que la
oficina principal realice los registros contables.
Pasos a seguir en la inscripción de libros ante la Cámara de Comercio
Para inscribir los libros de contabilidad, la Cámara de Comercio establece algunas
pautas:
171
Primero se debe diligenciar sin tachones o borrones el formato de inscripción de
libros y presentarlo ante la Cámara de Comercio junto al libro en blanco,
numerado, codificado y rotulado con el nombre del propietario tal como figura
registrado en la Cámara de Comercio y el destino del libro. El secretario de la
Cámara de Comercio fijará, en la primera hoja del libro registrado, una constancia
con los datos correspondientes a la Cámara de Comercio en la que se llevó a
cabo el procedimiento, fecha, número y libro de inscripción; personas a quienes
pertenece; nombre del libro, uso al que está destinado y número de hojas que lo
componen.
Después de esto, se deben reclamar los libros registrados en un plazo legal
estipulado.
¿Cuando se termina un libro registrado, cuáles son los requisitos para
registrar un libro nuevo?
Para registrar un libro contable nuevo, la Cámara de Comercio solicita el formato
de inscripción de libros debidamente diligenciado y firmado por el representante
legal, quien además deberá anexar un certificado expedido por un revisor fiscal o
contador público en el que conste la terminación del libro anterior; en caso de no
presentar dicho certificado, es necesario presentar el libro anterior.
¿Qué debe hacerse en caso de pérdida de libros?
En caso de pérdida de un libro contable, se debe presentar ante la Cámara de
Comercio correspondiente, la denuncia de pérdida con datos como el destino del
libro, el número de registro en la Cámara de Comercio y el formato de inscripción
de libros completamente diligenciado y firmado por el representante legal.
172
Requisitos adicionales para la inscripción de libros
Cuando se presenten eventos especiales, se debe:
Anexar la solicitud, certificado de representación legal en original o copia
auténtica, expedido por la entidad de vigilancia y control. Cuando la
sociedad propietaria del libro se encuentra vigilada por la Superintendencia
Financiera de Colombia, se debe presentar certificado de representación
legal con fechas de expedición no mayor a dos (2) meses.
Anexar certificado de existencia y representación, en original y copia
auténtica, expedido por la alcaldía local o distrital de ubicación del conjunto
o copropiedad.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 90]
173
Formato para la inscripción de libros de contabilidad en la Cámara de comercio
[Fuente: http://www.camaramed.org.co/Documentos/volantes/7.pdf, consulta realizada el 16 de noviembre de 2009]
174
¿Cómo debe diligenciarse el formato para la inscripción de libros de
contabilidad?
Para efectos de radicar la solicitud de inscripción de los libros de contabilidad, el
formato señalado deberá diligenciarse sin tachones, borrones ni enmendaduras,
totalmente a máquina o en letra imprenta; teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones dadas por la Cámara de Comercio:
Presentar a la Cámara de Comercio el libro en blanco, numerado,
codificado y rotulado con el nombre del propietario y el destino del libro.
Diligenciar el nombre completo del propietario, tal y como figura registrado
en la Cámara de Comercio.
Si se trata de un libro con destino a un establecimiento de comercio,
establecimiento en sociedad de hecho o establecimiento en copropiedad,
se debe indicar el nombre completo del propietario y a continuación el
nombre del establecimiento de comercio.
Diligenciar el nombre del libro a registrar: diarios, actas, etc.
Diligenciar la cantidad de hojas útiles. Hoja es igual a folio. Página es cada
una de las caras de las hojas o folios.
Diligenciar el código para libros de formas continuas, de hojas removibles o
series continuas de tarjetas.
El código es un distintivo de máximo seis (6) caracteres, conformado por letras o
números que puede escoger el comerciante. Este código debe ir en cada una de
las hojas del libro, junto a la numeración consecutiva.
Diligenciar la numeración inicial y final que trae impresa el libro, en el
campo “Numeración De: A:”.
175
Cuando los libros se compren a la Cámara de Comercio, se deben
diligenciar otros campos que especifican información como: orientación del
papel: horizontal o vertical; tipo de papel: blanco, rayado o cuadriculado;
tamaño: carta u oficio y tipo de impresión: sencilla o dúplex.
La persona natural matriculada o el representante legal de la sociedad
propietario del libro, debe firmar la solicitud.
Diligenciar nombre y número de identificación de la persona que firma
El campo número de registro es diligenciado por la Cámara de Comercio.
¿Cuál es el plazo máximo para reclamar los libros?
Los libros presentados para su registro ante la Cámara de Comercio, deben
reclamarse en un plazo no mayor a cuatro (4) meses; pasado este plazo, las
autoridades competentes están autorizadas para destruirlos.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 92]
¿Qué aspectos deben verificarse cuando se reclaman los libros?
Al momento de recibir los libros contables, se debe verificar que estos estén
totalmente rubricados y el registro (rótulo) contenga los datos correctos del
propietario, destino y número de hojas. Cerciorarse de que todo se encuentre en
orden evita futuros inconvenientes, pues la Cámara de Comercio no realiza
ningún tipo de correcciones después de que los libros hayan sido retirados de sus
oficinas.
176
¿Existe alguna oportunidad para efectuar el registro de libros de
contabilidad?
Legalmente no se ha establecido un plazo especial para registrar los libros
contables, es decir, puede realizarse en cualquier momento. No obstante, se debe
tener en cuenta que la Cámara de Comercio adjudica la carga de inscripción de
los libros desde el momento de surgir a la vida jurídica, por lo tanto, es
conveniente registrar los libros inmediatamente después de quedar inscrita la
sociedad en el registro mercantil. Además, los libros de contabilidad sólo a partir
de la fecha de inscripción, producirán efectos respecto a terceros.
¿Los libros no registrados tienen algún valor probatorio?
En el artículo 654 del estatuto tributario se específica que la utilización de los libros
contables debe hacerse después de diligenciar el registro de los mismos en la
Cámara de Comercio, para que puedan producir efectos respecto a terceros. Sin
embargo, lo anterior no significa que la información contenida en libros contables
no registrados no sea veraz.
¿Cuál es la sanción tributaria por no registrar los libros de contabilidad?
Una de las causales que constituye hecho irregular en la contabilidad, es no tener
registrados los libros principales. Este hecho origina sanción por libros de
contabilidad equivalente al 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los
ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin que excediera en el año
2009 de 20.000 UVT*.
*Valor de un UVT para el 2010 será igual a $24.555 (Resolución 012115/2009)
177
El Concejo de Estado mediante sentencia el 21 de febrero de 1977, expediente
7999, ha señalado que en las causales de configuración de hechos irregulares de
la contabilidad, que no hagan referencia a un periodo gravable, el año para
cuantificar la sanción por libros de contabilidad es el año calendario anterior al de
su imposición.
* Para el año 2009, el valor de cada UVT equivale a $23.763, de conformidad con la resolución
10663 del 2008, DIAN.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 93]
¿Cómo se inscriben los actos, contratos y documentos?
Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la Cámara de Comercio con
jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de
realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara
correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento.
La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto
que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba salvo
que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo.
La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término
especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán
efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de recepción.
Al momento de ser presentados los documentos para inscripción, las cámaras los
radicarán con indicación de la hora y la fecha de recepción.
178
La inscripción de los actos y documentos se efectuarán en estricto orden
cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto de su
texto en los libros respectivos.
Si en un mismo documento constan varios sujetos a inscripción y no procede el
registro respecto de todos, las cámaras de comercio deberán efectuar la
inscripción de aquellos respecto de las cuales sea viable el registro. En el libro
respectivo, y en las certificaciones correspondientes, se dejará constancia de ello.
Después de haberse efectuado la inscripción, el secretario insertará una
constancia en el documento registrado que contendrá datos como: cámara de
comercio, fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 93]
¿Qué derechos se causan por el registro, renovación, cancelación y
mutación de la matricula mercantil, inscripción de libros y documentos y
registro de proponentes?
El Decreto 393 del 4 de marzo de 2002, en los artículos 23 a 33, estipula los
derechos que se causan anualmente por concepto de inscripciones, cancelaciones
y mutaciones referentes a la actividad mercantil, así como las tarifas que se
deben sufragar por concepto de registro de proponentes.
179
A continuación se muestra textualmente los artículos mencionados en el párrafo
anterior:
Rango de activos
(en salarios mínimos)
Tarifas
(en % de SMMLV)
Mayor a Menor
o igual a
0 2 5.24
2 4 7.34
4 5 9.79
5 7 10.84
7 9 12.94
9 11 14.68
11 12 16.08
12 14 17.83
14 16 20.28
16 18 22.38
18 19 23.78
19 21 25.52
21 23 26.92
23 25 28.67
25 26 30.77
26 28 31.82
28 30 33.57
30 31 35.66
31 33 37.41
33 35 38.81
35 52 45.45
180
52 70 54.54
70 87 63.99
87 105 73.43
105 123 83.57
123 140 93.01
140 158 103.15
158 175 113.29
175 192 131.47
192 210 133.92
210 228 136.36
228 245 138.81
245 262 141.61
262 280 143.71
Asimismo, la matrícula de los comerciantes o su renovación en el registro público
mercantil, causará anualmente los siguientes derechos liquidados de acuerdo con
el monto de los activos:
Rango de activos
(en salarios mínimos)
Tarifas
(en % de SMMLV)
Mayor a Menor
o igual a
280 297 146.50
297 316 148.95
316 332 151.05
332 350 154.20
350 524 159.44
524 700 166.08
181
700 875 171.33
875 1.050 175.52
1.050 1.224 179.02
1.224 1.399 181.82
1.399 1.574 183.92
1.574 1.748 186.01
1.748 2.098 188.46
2.098 2.448 191.26
2.448 2.797 193.36
2.797 3.147 194.75
3.147 3.497 196.85
3.497 5.245 200.35
5.245 6.993 205.94
6.993 8.741 212.94
8.741 10.490 218.88
10.490 12.238 220.98
12.238 13.986 223.78
13.986 15.734 226.92
15.734 17.483 231.47
17.483 34.965 244.06
34.965 69.930 245.10
69.930 104.895 246.15
104.895 139.860 246.85
139.860 174.825 247.55
174.825 349.650 248.25
349.650 699.300 254.05
699.300 874.125 256.99
874.125 En adelante 259.79
182
La matrícula mercantil de establecimientos de comercio, sucursales y agencias,
así como su renovación, causará los siguientes derechos, según el nivel de
activos vinculados al establecimiento:
1. Cuando el establecimiento, la sucursal o la agencia, se encuentre
localizada dentro de la misma jurisdicción de la cámara de comercio
correspondiente al domicilio principal de la sociedad:
Rango activos
(en salarios mínimos)
Tarifa
(en % SMMLV)
Mayor a Menor o igual a
0 3 5.24
3 17 11.19
17 En adelante 16.78
2. Cuando el establecimiento, la sucursal o la agencia se encuentre localizado
dentro de la misma jurisdicción de una cámara de comercio distinta a la que
corresponda al domicilio principal de la sociedad:
Rango activos
(en salarios mínimos)
Tarifa
(en % SMMLV)
Mayor a Menor o igual a
0 3 11.19
3 17 16.78
17 En adelante 22.37
183
La cancelación de matrícula y las mutaciones referentes a la actividad mercantil
causarán los siguientes derechos:
1. Cancelación de la matrícula de comerciante de 1.40% SMMLV
2. Cancelación de la matrícula de establecimiento de comercio 1.40% SMMLV
3. Mutaciones referentes a la actividad comercial 1.40% SMMLV
La inscripción en el registro mercantil de los actos y documentos respecto de los
cuales la ley exige esa formalidad, causará un derecho del 5.24% de un SMMLV,
a excepción de la inscripción de los contratos de prenda sin tenencia, la cual
causará un derecho del 6.64% de un SMMLV.
La inscripción en el registro mercantil de los libros respecto de los cuales la ley
exige esa formalidad, causará un derecho del 1.74% de un SMMLV.
El formulario necesario para la inscripción en el registro público mercantil tendrá
un valor unitario de 0.70% SMMLV.
Los certificados expedidos por las cámaras de comercio, en desarrollo de su
función pública de llevar el registro mercantil, tendrán los siguientes valores,
independiente del número de hojas de que conste:
1. Matrícula mercantil: 0.35% SMMLV.
2. Existencia y representación legal, inscripción de documentos y otros: 0.70%
SMMLV.
3. Certificados especiales: 0.70% SMMLV.
Por concepto del registro de proponentes, se debe sufragar a favor de la Cámara
de Comercio, así:
184
1. Inscripción y renovación, por cada proponente: 50% SMMLV.
2. Actualización o modificación de la inscripción, con prescindencia de los
datos que se incorporen o modifiquen: 26.5% SMMLV.
3. Formulario necesario para realizar la inscripción, renovación, actualización
o modificación: 0.70% SMMLV.
4. Certificados que expidan las cámaras de comercio, en desarrollo de la
función del registro de proponentes, independientemente del número de
hojas requeridas y la cantidad de datos sobres los cuales se dé constancia:
4.55% SMMLV.
5. Boletín contentivo de la información relativa a las licitaciones o concursos a
que se refiere el artículo 22.7 de la Ley 80 de 1993: 7.34% SMMLV
mensuales.
6. Impugnación de la clasificación o calificación, entendiéndose que las
distintas razones de inconformidad de una persona respecto del mismo
proponente conforman una sola impugnación: 41.96% SMMLV.
Los gastos que ocasione la práctica de pruebas serán sufragados de
conformidad con lo previsto en el artículo 57 del Código Contencioso
Administrativo.
7. Expedición de copias con sello de correspondencia con el original que
repose en la Cámara de Comercio: 0.35% SMMLV.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 94-96]
185
Llevar la contabilidad de los negocios
Conforme a las exigencias legales
Aspectos generales de la contabilidad de los comerciantes
¿Qué es contabilidad?
La contabilidad es un sistema de información que busca revelar, analizar, registrar
y controlar los hechos económicos ocurridos en una empresa, o establecimiento
comercial, con el fin de optimizar procesos que sugieran un mayor rendimiento en
ámbitos económicos.
Elementos básicos de la contabilidad como sistema de información
La contabilidad como sistema de información financiera y no financiera se resume
en elementos como: obtención, captura, almacenamiento, recuperación,
agregación, desagregación, presentación, análisis y evaluación.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 96-97]
Importancia de la contabilidad
La contabilidad cobra un valor importante dentro de las empresas, pues facilita
información a los comerciantes o empresarios, que puede ser utilizada para
realizar operaciones adecuadas en su empresa; por otro lado, la información que
186
arroja la contabilidad es una referencia usada por terceros para evaluar los
resultados económicos y la situación financiera presentada por dicha empresa.
Objetivos básicos de la información contable
Textualmente, el Estatuto Contable señala en el artículo 3, que la información
contable debe servir para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.
187
¿Cuál es el concepto de doble contabilidad?
La explicación del concepto de doble contabilidad se encuentra registrado en el
artículo 74 del Código de Comercio. Se habla de doble contabilidad cuando un
comerciante registra en varios libros iguales la información de sus operaciones
comerciales de distintas formas, con el fin de engañar a terceros; o cuando tiene
distintos comprobantes sobre los mismos actos mercantiles.
¿Cuáles son los efectos de llevar doble contabilidad?
El artículo 654 del Estatuto Tributario establece, entre otras cosas, que la doble
contabilidad debe ser sancionada. De igual forma el artículo 74 del Código de
Comercio señala que: “Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en
cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en
su contra”.
Fiscalmente, llevar doble contabilidad constituye un hecho irregular que da lugar a
aplicar sanciones por libros de contabilidad.
Esta conducta origina además sanción a administradores, representantes legales
y al revisor fiscal, consistente en una multa equivalente al veinte por ciento (20%)
de la sanción impuesta al contribuyente, sin exceder de la suma de 4.100 UVT la
cual no podrá ser sufragada por su representada.
*Valor de un UVT para el 2010 será igual a $24.555 (Resolución 012115/2009)
¿Qué cualidades debe reunir la información contable?
El estatuto contable en el artículo 4 establece que la información contable debe
ser:
188
Comprensible, es decir, clara y fácil de entender.
Útil: esta cualidad se mide en términos de pertinencia, es oportuna y tiene
un valor de retroalimentación; y de predicción y confiabilidad, es verificable
y neutral.
Comparable: cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
Clasificación de la contabilidad
La contabilidad puede clasificarse en privada y pública.
La contabilidad privada es aquella que se aplica por los diversos sectores privados
de la economía. Según su actividad específica se subdivide en contabilidad
comercial, contabilidad bancaria, contabilidad de cooperativas y otros entes del
sector solidario, contabilidad hotelera, y contabilidad de servicios en general.
La contabilidad pública es aquella que se aplica por las entidades que conforman
el sector público o que administran recursos públicos.
¿Cómo puede clasificarse la contabilidad atendiendo sus bases
comprensivas?
Dentro de la clasificación de la contabilidad con bases compresivas se encuentran
las declaraciones tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y
desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir
requerimientos de información contable, formulados por las autoridades que
ejercen inspección, vigilancia y control.
189
Contabilidad financiera
La contabilidad financiera se encarga de informar acerca del registro de datos y
actividades económicas de una empresa. Este tipo de datos son de gran utilidad
para los propietarios, acreedores, organismos gubernamentales y público en
general, pues arroja los datos necesarios para saber, por ejemplo, si es
conveniente o no invertir en una empresa.
Marco legal que sustenta la contabilidad financiera en Colombia
En Colombia el marco legal de la contabilidad financiera, para el sector privado y
especialmente de los comerciantes, está determinado por un sinnúmero de
ordenamientos jurídicos, dentro de los que se destacan: el Código de Comercio, el
Decreto Reglamentario 2649 de 1993: Reglamento general de la contabilidad en
concordancia con la definición de principios consagrada en la Ley 43 de 1990 -
estatuto orgánico de la contaduría pública-, y el Decreto Reglamentario 2650 de
1993 -PUC para comerciantes-, entre otras.
Además de estas normas, se encuentran las emitidas por los organismos de
vigilancia y control, como normas especiales dictadas para regular la contabilidad
para ciertos entes, de acuerdo al sector al que pertenezcan.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 100]
190
¿Cuál es el debate actual en relación con los estándares internacionales de
contabilidad?
En el ámbito internacional, el IASB - Internacional Accounting Standards Board,
adoptó el cuerpo existente de estándares de contabilidad e interpretaciones
emitidos por la junta del IASC, con el fin de revisarlos e incluir modificaciones a
partir de estos, proceso que actualmente se encuentra adelantando y cuya
atención se ha centrado en la presentación de reportes financieros dirigidos hacia
mercados de capitales. Este organismo ha emitido ocho (8) estándares
internacionales de reportes financieros – IFRS, sobre diversos temas; estos
comprenden:
a. Estándares internacionales para presentación de reportes financieros -
Internacional Financial Reporting Standards.
b. Estándares internacionales de contabilidad - Internacional Accouting
Standards.
c. Interpretaciones originadas por el Comité de Interpretaciones de Estándares
Internacionales de Presentación de Reportes Financieros - Internacional
Financial Reporting Interpretations Comité - IFRIC o por el anterior Comité
de Interpretaciones - Standing Interpretations Committee, SIC.
Muchos contadores se han opuesto a la idea de adoptar los estándares
internacionales contables, pues temen que el drástico cambio deje una fracción
considerable del mercadeo a las firmas internacionales. No obstante, las
empresas colombianas están muy interesadas en hacerlo, pues para realizar
cualquier emisión de papeles internacionales, en especial aquellas que tengan
socios extranjeros o que deseen recibir nuevos inversionistas extranjeros, es
necesario usar los estándares internacionales.
191
El cambio del modelo colombiano al internacional generará un cobro a las
empresas, que aún no se ha especificado, pero que será inminente en la
contabilidad de los tres años siguientes a la adopción del modelo.
La idea con la estandarización contable es que se pueda unificar su lenguaje;
puesto que una de las principales diferencias entre las normas internacionales y
las colombianas, es que las últimas generan problemas de interpretación.
De acuerdo con la Ley 1314 del 13 de julio del 2009, a partir de enero de 2010 las
empresas colombianas deben empezar el cambio del modelo de presentación de
estados financieros, al establecido por las Normas Internacionales de Información
Financiera.
¿Existen estándares contables para las pymes en el ámbito internacional?
La Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo, UNCTAD,
en un principio trabajó sobre el tema de estándares contables para las pymes; así,
el grupo de trabajo intergubernamental de expertos en normas internacionales de
contabilidad y presentación de informes, The Intergovernmental Working Group of
Experts on Internacional Standards of Accouting and Reporting – ISAR, creado en
1982, determinó los obstáculos con que se enfrentaban las pymes para llevar
registros contables adecuados que les permitieran elaborar sus informes
financieros.
En ese contexto, la idea básica de ese organismo internacional fue establecer
menores requisitos de presentación de información para las pymes, dado que
existía una menor complejidad en sus actividades, y establecía algunas
modificaciones a los criterios de reconocimiento, valoración y presentación de la
información financiera. De esta forma se estructuraba un sistema coherente y de
192
alta calidad cuya complejidad aumentaba en la medida en que las empresas
fueran clasificadas en un nivel superior.
No obstante los desarrollos alcanzados en la materia, ISAR delegó al IASB la
labor de establecer estándares de contabilidad para pymes, tarea que empezó a
acometer con vigor en el año 2004 cuando colocó a consideración del público un
documento de discusión sobre la normativa contable aplicable a estas empresas.
Resultado del cumplimiento de un cronograma, el IASB presentó para comentarios
del público, en febrero de 2007, y posteriormente se prorrogó hasta el 30 de
noviembre del mismo año.
Producto de los comentarios recibidos, en mayo del 2008 IASB decidió cambiar el
nombre del proyecto de IFRS para pymes, por el de IFRS para entidades privadas.
El proyecto considera tres (3) grandes bloques:
a. Un cuerpo normativo.
b. Fundamentos de las conclusiones.
c. Guía de implementación.
Actualmente, se encuentran en proceso de análisis los comentarios recibidos y las
pruebas de campo. Se proyecta que para el 2009 pudiera tenerse la publicación
definitiva de la norma.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 101]
193
¿Los comerciantes están obligados a llevar contabilidad?
El capítulo II del Código de Comercio: Deberes de los comerciantes, establece en
el tercer numeral del artículo 19 que se debe llevar contabilidad de los negocios
conforme a las disposiciones de la ley. Todos los comerciantes, pueden encontrar
la normatividad al respecto en los Estatutos contables, que enuncia en el artículo 2
que: “debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén
obligadas a llevar contabilidad”.
¿Cómo pueden llevar la contabilidad los comerciantes?
A la hora de llevar la contabilidad, los comerciantes pueden elegir varias opciones:
contratar una empresa externa para que se encargue del proceso contable, usar
un programa virtual o hacerlo manualmente. La elección depende de los
requerimientos de la empresa de acuerdo, por ejemplo, al tamaño de la misma y al
conocimiento que se tenga del medio escogido; es decir, la eficiencia que
represente para el comerciante.
Aspectos específicos de la contabilidad de los comerciantes
¿Cuáles son los términos básicos del sistema de información contable?
La ecuación fundamental, las cuentas y el plan único de cuentas son conceptos
que deben estar muy claros a la hora de enfrentarse al campo contable.
Para entender qué es una ecuación fundamental contable, se debe hablar en
términos de activos para definir todos los valores que una empresa, negocio o
persona poseen, es decir, dinero, mercancías, terrenos, vehículos, maquinaria,
entre otros; pasivos para referirse a las obligaciones o deudas económicas de la
194
empresa; y patrimonio para referirse a los aportes del asociado sumados con los
excedentes y la valorización de activos, o restado con las pérdidas.
Así, la ecuación contable o ecuación de balance, es el equilibrio que debe existir
entre los activos, los pasivos de una empresa y el patrimonio de la misma, en una
transacción. Gráficamente la ecuación es la siguiente:
A = P + C, donde A son los activos, P los pasivos y C, el patrimonio o capital.
Para identificar la fluctuación de los activos, los pasivos y el patrimonio, a partir de
cada una de las transacciones realizadas en un negocio o empresa, se debe llevar
un registro contable, conocido como cuenta.
Gráficamente, las cuentas se conocen como cuentas “T”. Esta representación de
las transacciones, se vale de elementos como: concepto, código, débito (debe),
crédito (haber), movimientos y saldo de cuentas.
Nombre de la cuenta
Código
Debe Haber
Débito Crédito
En el lado izquierdo de la “T” debe ir todo lo relacionado con activos y en el lado
derecho pasivos y patrimonio.
Las cuentas deben arrojar ciertos resultados. De acuerdo a esto se clasifican en:
cuentas reales o de balance, que son aquellas que conforman el balance general
como los pasivos, activos y el patrimonio; cuentas nominales, que son cuentas
temporales que reflejan las utilidades o las pérdidas; cuentas mixtas, con parte de
195
saldo real y parte nominal y cuentas de orden, las cuales no afectan pasivos,
activos ni patrimonio, pero representan responsabilidad para la empresa.
Todas las cuentas y balances realizados deben ser claras para que arrojen
resultados comparables y uniformes. Para garantizar que las operaciones
comerciales sean transparentes, desde el 1o de enero de 1995 se empezó a
ejecutar el Plan Único de Cuentas – PUC, de aplicación obligatoria para todos los
entes económicos que de acuerdo al Código de Comercio, deban llevar
contabilidad.
Según el segundo artículo del Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993, el PUC
está compuesto por:
Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las
clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y
cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva
denominación.
Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases,
grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a
registrar en cada una de las cuentas.
Dinámicas: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar
los diferentes movimientos contables que las afecten.
Contabilidad de caja
Contabilidad de caja o contabilidad por el sistema de caja, es un sistema que sólo
considera un ingreso y un gasto, cuando realmente es recibido o desembolsado,
196
respectivamente. Las ventas a crédito, por ejemplo, sólo son registradas en el
momento que se cancela el total de la venta.
Contabilidad por causación
Por el contrario de la contabilidad de caja, la contabilidad por causación es un
sistema que registra las transacciones en el momento en el que son realizadas;
sin importar si el gasto o el ingreso, ha sido efectuado.
¿Para qué sirve la contabilidad por causación?
El sistema por causación, dado que permite una relación real de los ingresos
frente a los egresos, resulta indispensable para los comerciantes, quienes usando
este sistema pueden, además, cumplir con lo establecido en el artículo 48 del
Código de Comercio con respecto a la utilización de sistemas contables que
permitan tener el estado general de los negocios de forma clara, concreta y
fidedigna.
Periodo contable
El periodo contable es un lapso en el que se da un balance de las operaciones
financieras de una empresa. Es una exigencia legal que figura en el artículo 9 del
Decreto 2649 de 1993. Este balance se puede realizar mensual, trimestral o
semestralmente; pero según la norma debe realizarse por lo menos anualmente,
en un periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año
inmediatamente próximo. La finalidad de los períodos contables, es brindar
información sobre la situación financiera (liquidez, rentabilidad, endeudamiento) de
una empresa, que permita la gestión de planes y toma de decisiones para dar
197
cumplimiento a los objetivos de dicha ente; además sirve de información a
terceros (accionistas, entidades de vigilancia, el Estado, entre otros).
Ciclo contable
Aunque no se puede precisar el tiempo que durará una empresa, es necesario
conocer su evolución y sus estados financieros periódicamente. Para tal efecto, se
divide el periodo de vida de la empresa en varios momentos iguales, o ciclos
contables, que normalmente corresponden a lapsos de un año.
Las operaciones contables de apertura, normales y de cierre, que se deben incluir
en cada ciclo son: un balance o situación de la empresa y un saldo, con sus
respectivas causas, de las deudas y las ganancias.
Fases del ciclo contable
198
Importancia de los soportes contables
Los soportes contables son documentos que sirven de asiento para cada una de
las operaciones comerciales que se realizan en una empresa.
De acuerdo al artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, “Teniendo en cuenta los
requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los
hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o
externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o
los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse
archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado así
como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de
detalle.”
Los soportes contables deben llevar datos como el nombre o razón social de la
empresa que lo expide; nombre, número y fecha del comprobante; descripción del
contenido y las respectivas firmas de los responsables.
Estos documentos se dividen en dos grupos:
Los soportes internos: son aquellos con los cuales se registran operaciones
que no tienen ninguna implicación directa hacia terceros. Entre ellos se
encuentran los recibos de consignación, comprobante de depósitos y retiros
de cuentas de ahorros, comprobantes de nómina, kárdex (movimiento de
inventarios), remisiones y actas de juntas de socios o asambleas.
199
Los soportes externos: son aquellos documentos realizados por terceros
para confirmar transacciones realizadas con determinada empresa. Entre
ellos se encuentran los recibos de caja o comprobantes de ingreso, recibos
de caja menor, cheques, letras de cambio, pagarés, CDT, escrituras y
facturas, siendo esta última, el documento de mayor importancia.
Modelos de algunos soportes contables
Cuenta de cobro
206
Orden de compra
¿Qué son los comprobantes de contabilidad?
Los comprobantes son documentos que sintetizan las operaciones comerciales
realizadas en una empresa, bajo soportes contables. Según el artículo 53 del
Código de Comercio: “…El comprobante de contabilidad es el documento que
debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se
indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como
las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los
documentos que lo justifiquen”.
Es obligación de los comerciantes, según el artículo 55 del Código de Comercio,
conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros
contables para futuras revisiones.
208
Libros de contabilidad
¿Qué libros de contabilidad están obligados a llevar los comerciantes?
Las leyes de regulación contable no estipulan específicamente cuáles son los
libros de contabilidad obligatorios para los comerciantes. No obstante, el Código
de Comercio, por ejemplo, en el artículo 50 hace mención a los libros de comercio
como aquellos que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
para el claro entendimiento de los mismos.
Además los artículos 52 y 53 del Código de Comercio, hacen referencia al asiento
de operaciones mercantiles y la realización periódica de un balance e inventario
general, el comerciante requiere la apertura de por los menos los siguientes libros:
Libro diario, en el que se lleva un registro de las operaciones comerciales
realizadas día a día en un lapso no a mayor a un mes; libro mayor o de balances,
es un registro resumido de los movimientos del débito y el crédito de cada
transacción realizada; y el libro de inventarios y balances, empleado para registrar
por lo menos anualmente el inventario de los bienes, derechos y obligaciones,
además del balance en forma detallada.
Asimismo, el comerciante debe llevar algunos libros auxiliares que aunque no se
registran ante la Cámara de Comercio, ayudan a clarificar la información
suministrada en los libros contables mencionados en el párrafo anterior como el
libro de bancos, el libro de compras y ventas, y libros de cuentas por pagar y por
cobrar, entre otros.
209
¿Cuáles libros de contabilidad están obligados a llevar las microempresas, y
cuáles deben registrar y autenticar?
Los microempresarios deben registrar ante la Cámara de Comercio tres libros
contables: el libro diario, en el que se establece el resumen de los movimientos
débito y crédito de las transacciones diarias; el libro de accionistas, que determina
la propiedad del establecimiento, el movimiento de los aportes y capitales, así
como las restricciones sobre ellos; y el libro de actas, para dejar constancia de las
decisiones tomadas por parte de las directivas de la empresa.
Además, los microempresarios pueden llevar otros libros contables que les
permitan conocer las transacciones individuales registradas en libros de resumen
de forma global; conocer los códigos para describir transacciones; y los libros
auxiliares para entender los mencionados en el párrafo anterior.
¿Cuáles libros de contabilidad están exceptuados de llevar las empresas
unipersonales y las personas naturales organizadas como microempresas?
Las empresas unipersonales organizadas como microempresas, por su
naturaleza, no requieren llevar un registro de los libros que determinen la
propiedad del establecimiento y las decisiones tomadas por parte de las directivas
de la misma, es decir, el libro de accionistas y el libro de actas, respectivamente.
¿EI libro de registro auxiliar de transacciones individuales debe ser
reconocido y autenticado por el contador público y por el revisor fiscal?
Dada la modificación al Decreto 1878 del 29 de mayo del 2008, las empresas que
estén obligadas a hacer un registro de la contabilidad, u opten por hacerlo, deben
llevar, además, un registro auxiliar de las transacciones individuales, que les
210
permita realizar una interpretación más clara de la información de los libros
principales, y deben estar reconocidas y autenticadas por un contador público o un
revisor fiscal, cuando es necesaria la administración de este cargo, quienes tienen
la responsabilidad de elaborar los asientos, soportes y comprobantes, y los
estados financieros.
¿Cuándo se considera que existe atraso en la contabilidad?
La falta de registro periódico de las operaciones comerciales de una empresa y la
ausencia de los estados contables, es considerada atraso en la contabilidad. Esta
falta es equivalente a sanciones por ser causal de incumplimiento del artículo 654
del Estatuto Tributario, en el cual se establece como uno de los hechos irregulares
en la contabilidad, que: “la fecha de las últimas operaciones registradas en los
libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición,
existan más de cuatro (4) meses de atraso”.
Prohibiciones con respecto a los libros
En cinco numerales, el artículo 57 del Código de Comercio establece las
prohibiciones en lo que respecta al manejo de los libros contables.
No se permite alterar las fechas o el orden de los asientos de operaciones
comerciales; dejar espacios que faciliten la modificación de los mismos; realizar
interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; borrarlos o tacharlos;
o arrancar hojas para alterar el orden de las mismas.
211
Hechos irregulares de la contabilidad que son susceptibles de sanción
Las irregularidades de la contabilidad mencionadas en el artículo 654 del Estatuto
Tributario por las cuales un comerciante se hace acreedor a sanciones, son:
1. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación
de registrarlos.
3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo
exigieren.
4. Llevar doble contabilidad.
5. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar
los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los
impuestos o retenciones.
6. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el
último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan
más de cuatro (4) meses de atraso.
Sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad
Las sanciones por irregularidades en los libros contables, se encuentran
respaldadas por el artículo 655 del Estatuto tributario. Quien lleve una
contabilidad que no pueda ser completamente probada de acuerdo a las normas
existentes, será multado con el medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el
patrimonio líquido, que es aquello que posee realmente la empresa, y los ingresos
netos del año inmediatamente anterior a la imposición, sin exceder a 20.000 UVT*
correspondientes.
*Valor de un UVT para el 2010 será igual a $24.555 (Resolución 012115/2009)
212
En este mismo artículo, se aclara que no es posible imponer más de una sanción
monetaria por inconsistencias en libros contables de un mismo año.
¿Qué errores se presentan en los libros y cómo se corrigen?
Los errores en los libros contables se presentan, generalmente, por problemas de
transcripción que ocasionan, entre otras cosas, la inversión de cuentas, la
utilización de una cuenta que no corresponde, equivocaciones en el valor de una
operación contabilizada o la aplicación incorrecta de los principios de contabilidad.
El decreto 2649 de 1993, en el artículo 132 enuncia que: “los simples errores de
transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página
respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que
permita evidenciar su corrección.”
Asimismo, dada la prohibición registrada en el artículo 57 del Código de Comercio,
referente a la realización de interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos, los errores cometidos en fechas anteriores, deben corregirse con un
nuevo asiento en la fecha en que sean detectados.
¿Dónde y cómo se practica la exhibición de libros?
De acuerdo con el artículo 66 del Código de Comercio, la exhibición de libros debe
realizarse en la sede principal del establecimiento comercial y en presencia de los
dueños o representantes legales del mismo; el funcionario encargado está en la
obligación de dejar constancia del estado general de la contabilidad del lugar.
213
La orden de exhibición de los libros contables sólo podrá ser ordenada por las
autoridades competentes para verificar la autenticidad en la declaración de
impuestos, vigilar los establecimientos de crédito, e investigar delitos y procesos
civiles.
El plazo que se le otorga al comerciante para exhibir los libros, según el Decreto
1353 de 1987, es de cinco (5) días hábiles, si la solicitud fue realizada por escrito;
en caso de haber sido efectuada por correo, el término es de ocho (8) días
hábiles, contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva
solicitud.
Condiciones para la conservación de los mensajes de datos y documentos
Según el artículo 12 de la Ley de comercio electrónico, para efectos legales, la
conservación de documentos y mensajes de datos deben cumplir con condiciones
especiales como:
La información debe resultar accesible para futuras consultas.
El mensaje de datos o documento debe ser conservado en el formato en el
que se haya generado, enviado o recibido, con el fin de poder demostrar la
reproducción exacta de la información.
Que se conserve, si existe, información relativa a la fecha y hora de envío
o recepción del mensaje; así como su destino y origen.
Dichos libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier
medio técnico, siempre y cuando garantice la reproducción exacta de los mismos.
214
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros y documentos
contables?
Según el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, los comerciantes deben
conservar los libros de contabilidad totalmente ordenados, con los respectivos
registros de aportes y comprobantes de cuentas, por un periodo de veinte (20)
años que se debe contar a partir de la fecha en la que fue realizado el último
asiento o comprobante; o por un periodo de diez (10) años si es posible garantizar,
por cualquier medio técnico, la reproducción exacta de los mismos.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros y documentos
contables para efectos tributarios?
El Estatuto tributario, en el artículo 632, señala que para efectos del control de
impuestos realizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN,
todos los comerciantes o entidades de comercio, deben conservar los
documentos, informaciones y pruebas por un período de cinco (5) años, que
deben ser contados a partir del primero (1) de enero del año siguiente a la
elaboración de los mismos.
No obstante, la Ley anti-trámites redujo el plazo de conservación de documentos
elaborados a partir del año 2005, aduciendo que informaciones y pruebas deben
ser conservados, en el domicilio principal del contribuyente, hasta que transcurra
el término de firmeza de la declaración de renta soportado por los respectivos
documentos.
215
¿En las sociedades en liquidación, cuánto tiempo se deben conservar los
libros?
El comerciante o representante legal de la sociedad liquidada, debe conservar
documentos, libros y papeles por un periodo de cinco (5) años, que empiezan a
correr desde el momento en que sea aprobada la cuenta final de liquidación.
¿En qué medios deben conservarse los libros de contabilidad?
Los libros de contabilidad pueden conservarse en papel o en un equivalente
funcional, tal como lo constituye la Ley 527 de 1999. Cualquier medio técnico,
magnético o electrónico puede emplearse entonces, siempre que representen
fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad de los datos consignados.
Cabe resaltar que el uso de medios magnéticos y tecnológicos conlleva a ciertos
riesgos en futuras reproducciones; el cambio de equipos y programas
tecnológicos, por ejemplo, puede impedir la futura revisión de los archivos que se
encuentren almacenados en versiones anteriores, además el hecho de proteger la
información ante eventuales condiciones ambientales inapropiadas como altas
temperaturas o interferencias eléctricas y magnéticas, constituye una dificultad
mayor.
¿Se puede prescindir de la obligación de llevar los libros de contabilidad en
papel, cuando estos requieren ser registrados?
Una de las obligaciones mercantiles del comerciante es registrar los libros
contables. Para dar cumplimiento al artículo 39 del Código de Comercio, la
Superintendencia de Sociedades aclara en el oficio 220-022017 del 21 de febrero
de 2008, que aunque la información de los libros puede ser conservada en
216
medios físicos o digitales, su registro debe realizarse en documentos físicos, en
papel, pues la Cámara de Comercio carece de mecanismos para el registro digital
de archivos.
Por lo anterior, no es posible prescindir de la obligación de llevar los libros
contables en papel, al menos los que de acuerdo a la ley deben ser registrados
ante la Cámara de Comercio.
¿Qué se debe hacer en los casos de pérdida de libros y papeles de
contabilidad?
Si un establecimiento comercial pierde los libros y documentos de contabilidad,
siguiendo lo estipulado en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, debe
denunciar el hecho ante las autoridades competentes y reconstruir la información
en un periodo no mayor a seis (6) meses, contados desde el momento de la
pérdida, basándose en comprobantes contables, declaraciones tributarias, estados
financieros e información de terceros.
En caso de no ser posible la recuperación de documentos para reconstruir los
libros contables, se debe realizar un inventario general que permita realizar
nuevamente los estados financieros de la empresa. Para la reconstrucción de
información, también son válidas las copias de documentos que se encuentren en
poder de terceros, siempre que se deje constancia del suceso.
217
¿Para efectos mercantiles y civiles, qué valor probatorio tienen los libros de
contabilidad?
La contabilidad representa una prueba infalible en cuestiones mercantiles y civiles,
siempre que sea llevada correctamente y en conformidad a lo establecido por la
ley.
El artículo 68 del Código de Comercio, por ejemplo, afirma el papel probatorio de
los libros contables en asuntos mercantiles, ya sea judicial o extrajudicialmente.
Sin embargo, en el momento que se compruebe que un comerciante lleva doble
contabilidad, sus documentos contables tomarán valor en su contra.
Asimismo, el Código de Procedimiento Civil corrobora, en el artículo 71, que en
procesos legales entre comerciantes, se tomará como prueba la contabilidad de la
parte que haya llevado estos registros de acuerdo a lo establecido por la ley.
En cuanto a desacuerdos presentados entre comerciantes y no comerciantes, los
libros contables deben complementarse con otras pruebas legales.
¿Para efectos tributarios, qué valor probatorio tienen los libros de
contabilidad?
Siempre que se lleven los libros contables de acuerdo a lo establecido por la ley,
representarán una prueba a favor del comerciante en cualquier ámbito. Es decir, la
contabilidad constituirá una prueba siempre que los libros contables estén
registrados ante la Cámara de Comercio con sus respectivos comprobantes.
En lo referente al ámbito fiscal, además de las disposiciones del Código de
Comercio, los libros deben mostrar datos verídicos sobre los movimientos diarios
218
de ventas y compras; y reflejar, en posibles controles, la situación económica y
financiera de la empresa.
¿Qué hechos relacionados con libros de contabilidad certifica el contador
público en las declaraciones tributarias?
Para que las declaraciones tributarias resulten válidas ante las autoridades
competentes, deben ir firmadas por un contador público, o un revisor fiscal,
dependiendo del caso, y por el representante legal del establecimiento comercial.
Según el artículo 581 del Estatuto tributario, el contador público certificará:
1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las
normas vigentes sobre la materia.
2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera
de la empresa.
3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones
que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de
retenciones.
Estados financieros
¿Qué son los estados financieros?
El Decreto 2649 de 1993 define los estados financieros como un conjunto de
informes y documentos, preparados y presentados por los administradores de
establecimientos comerciales, en los que se encuentra una recopilación
219
organizada, clasificada y resumida de las operaciones financieras y la gestión
administrativa de dicho establecimiento en determinado periodo.
Los estados financieros se realizan, entre otras cosas, para suministrar
información contable a usuarios o terceros; además, permiten evaluar la
rentabilidad, solidez y nivel de endeudamiento de la empresa, para tomar
decisiones que mejoren o sostengan la situación de la misma.
Clasificación de los estados financieros?
Los estados financieros, de acuerdo a los usuarios a los que van dirigidos y el
objetivo con el cual se realizan, se dividen en dos grupos: de propósito general y
de propósito especial.
Los estados financieros de propósito general, son los que se preparan al cierre de
determinado periodo, para usuarios indefinidos, con el fin de evaluar la capacidad
de un establecimiento económico al generar flujos de fondos favorables. A este
grupo pertenecen:
Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado
de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y
estados de flujo de efectivo.
Estados financieros consolidados: presentan información detallada de
operaciones comerciales como los cambios en el patrimonio, flujos de
efectivo y fluctuaciones en la situación financiera.
Los estados financieros de propósito especial, son los que se preparan para
revelar, detalladamente, la situación financiera de ciertas operaciones
220
comerciales. En este caso, se busca satisfacer las necesidades de usuarios
específicos, pues la circulación de este tipo de información debe ser limitada. A
este grupo pertenecen el balance inicial, los estados financieros de períodos
intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los estados financieros
extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se
presentan a las autoridades.
¿Qué implica la certificación de un estado financiero?
Un estado financiero certificado, según el artículo 33 del Decreto 2649 de 1993,
debe estar firmado por el representante legal, por el contador público encargado
de prepararlos y por el revisor fiscal, dado el caso, quien confirma que la
información entregada es una fiel copia de los libros contables.
Significado del dictamen en un estado financiero
Un estado financiero dictaminado es el que se encuentra certificado y además
acompañado de la opinión de un revisor fiscal, quien debe examinarlos de acuerdo
a lo establecido por las normas de auditoría. El revisor fiscal, o en su defecto un
contador público independiente, al confirmar los estados financieros debe
anteponer la expresión “ver la opinión adjunta”; posteriormente debe firmar y
agregar el número de tarjeta profesional.
¿Cuáles estados financieros básicos deben llevar las microempresas?
Por medio de los Decretos 1868 y 1878 del 29 de mayo, se realizaron ciertas
reformas para fortalecer la formalización empresarial; así entonces, se reducen
costos y trámites para la creación de una microempresa, entre ellos, las
obligaciones con respecto a los estados financieros.
221
Anteriormente era una exigencia llevar y aportar cinco estados financieros básicos:
Balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio,
estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo; debido
a la nueva reforma, los comerciantes del sector microempresarial, solamente
están obligados a llevar el balance general y el estado de resultados.
Asimismo, en cuanto a estados financieros de propósito especial, se establece
obligatoriedad para el estado de inventario, que según el artículo 28 del Decreto
2649 de 1993, es aquel que debe elaborarse mediante el registro detallado de la
existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.
Elementos de los estados financieros
De acuerdo al artículo 34 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros están
compuestos por la relación de elementos como los activos, los pasivos y el
patrimonio, que arrojan resultados concernientes a la situación financiera de la
empresa; la sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección
monetaria, que muestran el desempeño del establecimiento comercial en
determinados períodos; y finalmente, las cuentas de orden.
Un activo es la representación financiera de los recursos obtenidos por la
empresa, cuya utilización posiblemente generará beneficios económicos para la
misma; un pasivo, por el contrario, es la representación financiera de una
obligación, que sugiere una futura transferencia de recursos a terceros; y el
patrimonio, es el excedente de los activos, después de haber restado los pasivos.
Los ingresos representan los flujos de entrada de recursos, en forma de
incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos
222
que generan incrementos en el patrimonio; los costos representan erogaciones y
cargos asociados con la adquisición o producción de bienes o prestación de
servicios, que produjeron ingresos al ente económico; los gastos, en cambio,
representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o
incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones
del patrimonio; y la corrección monetaria representa la ganancia o pérdida que
obtuvo la empresa como consecuencia de la inflación de los activos y los pasivos.
Las cuentas de orden son cuentas extra-balance que no afectan la estructura
financiera de una empresa, pero que en un momento dado pueden llegar a influir
significativamente. Este tipo de cuentas se clasifican en: cuentas de orden
contingente, las cuales reflejan hechos que pueden llegar a afectar la estructura
financiera; cuentas de orden fiduciarias, que reflejan activos, pasivos, patrimonio y
operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales, se encuentran
bajo la administración del ente económico; cuentas de orden fiscales, reflejan las
diferencias de valor existentes entre las cifras del balance y el estado de
resultados y las cuentas de orden de control, utilizadas para registrar operaciones
con terceros.
Balance general
El balance general es un estado financiero estático en el que se realiza un reporte
de la situación financiera de una empresa en un momento determinado; debe ser
efectuado en relación con cifras acumuladas a una fecha determinada, es decir, se
debe realizar anual, semestral o trimestralmente. El balance se realiza con el fin
de determinar variaciones contables importantes entre una fecha y otra.
223
Estructura del balance general
Identificación de la empresa
Nombre del estado financiero
Fecha de cierre a la que corresponde
Nivel de precisión utilizado en la presentación de las cifras (miles de pesos,
millones de pesos)
Cuerpo del balance general
Firmas
Notas
NOTA: Las firmas en este estado serán las del representante legal, acompañada
de la del contador si el estado es certificado y la del revisor fiscal si además el
estado es dictaminado.
224
Modelo continental: Forma de cuenta. A esta
presentación se le denomina la ecuación de balance
general:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Compañía La Española S.A.
Balance general
a 31 de diciembre de 200X
(en miles de pesos)
ACTIVO PASIVO
PATRIMONIO
Entiéndase 200X el año actual.
Modelo Inglés:
PASIVO + PATRIMONIO = ACTIVO
Compañía La Española S.A.
Balance general
a 31 de diciembre de 200X
(en miles de pesos)
PASIVO ACTIVO
PATRIMONIO
Forma de reporte, de informe o de disposición
informativa: esta forma de reporte se le denomina
ecuación del capital:
ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO
Compañía La Española S.A.
Balance general
a 31 de diciembre de 200X
(en miles de pesos)
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
Formas de presentación del balance general
226
¿Cuál es la importancia del estado de resultados?
El estado de resultados es el más importante de los estados financieros, pues le
permite al comerciante enterarse detalladamente de la gestión operacional de la
empresa, es decir, de las pérdidas o ganancias que obtuvo en determinado
periodo, ya sea mensual, semestre o anual. La información que se obtiene es útil
para la toma de decisiones determinantes con respecto al futuro de la empresa.
228
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujo de efectivo proporciona información concisa a los diferentes
usuarios, en relación a los recursos en efectivo de una empresa, sus principales
orígenes y usos; ayudando a comprobar el cumplimiento de los pronósticos sobre
el efectivo y el desempeño de las metas planteadas.
El estado de flujo de efectivo es un elemento fundamental para la toma de
decisiones en el otorgamiento de crédito en entidades bancarias y financieras, ya
que estas evalúan y deciden de acuerdo a la proyección de la empresa y las
perspectivas frente al mercado. Además, le permite a la empresa tomar decisiones
acertadas de acuerdo a la capacidad de liquidez que posea.
Debe ser llevado por todas las empresas, excepto las que pertenecen al sector
microempresarial, pues fueron eximidas por el decreto 1878 del 29 de mayo de
2009, con el objetivo de que los usuarios de los estados financieros tengan
elementos para examinar la capacidad del ente económico para generar flujos
futuros de efectivo; evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus
obligaciones, pagar dividendos y determinar el financiamiento interno o externo;
analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades
de operación, inversión y financiación; y establecer las diferencias entre la utilidad
neta, los recaudos y los desembolsos de efectivo asociados.
Los tres elementos de mayor importancia en un estado de flujo de efectivo son: las
actividades de operación, de inversión y financiación.
Las actividades de operación se refieren al proceso de comercialización de bienes
o prestación de servicios que realiza la empresa; las actividades de inversión
están relacionadas con las compras que sugieran el incremento de la capacidad
229
de producción como propiedades, maquinaria e inversiones; y las actividades de
financiación son las obligaciones financieras, la capitalización por parte de los
socios, o la venta de acciones.
Modelo de estado de flujos de efectivo
LACTEOS MAESMA S.A
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
PERIODO TERMINADO A 31 DE DICIEMBRE DE _______
FLUJO DE EFECTIVO NETO ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
EFECTIVO DE OPERACIÓN Utilidad (Perdida) del ejercicio
XXX
Depreciación de Propiedades, Planta y Equipo Gastos de Administración
XXX
CAMBIO EN ACTIVOS OPERACIONALES Disminución (aumento) en deudores a corto
plazo
XXX Disminución (aumento) en deudores a largo plazo
XXX
Disminución (aumento) en inventarios
XXX
CAMBIO EN PASIVOS OPERACIONALES Aumento (disminución) en proveedores a corto plazo XXX
Aumento (disminución) en proveedores a largo plazo XXX Aumento (disminución) en cuentas por pagar a corto plazo XXX Aumento (disminución) en impuestos, gravámenes y tasas XXX Aumento (disminución) en obligaciones laborales a corto plazo XXX Aumento (disminución) en otros pasivos a corto plazo XXX Aumento (disminución) en otros pasivos a largo plazo XXX
TOTAL FLUJO DE OPERACIÓN
XXX
FLUJO DE EFECTIVO NETO ACTIVIDADES DE INVERSION
CAMBIOS EN ACTIVOS (Compra)de inversiones corto plazo
XXX
Venta de propiedades, planta y equipos
XXX
230
Retiro de propiedades, planta y equipos
XXX
TOTAL FUJO DE INVERSION
XXX
FLUJO DE EFECTIVO NETO ACTIVIDADES DE FINANCIACION
CAMBIOS EN PASIVOS
Aumento (disminución) en obligaciones financieras a corto plazo XXX Aumento (disminución) en obligaciones financieras a largo plazo XXX
TOTAL FUJO DE FINANCIACION
XXX
AUMENTO (O DISMINUCION)NETO DEL EFECTIVO
XXX
Efectivo fina ejercicio anterior
XXX
EFECTIVO FIN PRESENTE EJERCICIO
XXX
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios de patrimonio, es un estado financiero básico, que debe ser
llevado por todas las empresas, excepto las que pertenecen al sector
microempresarial, pues fueron eximidas por el decreto 1878 del 29 de mayo de
2009, con la finalidad de verificar las variaciones, en determinado periodo, de los
elementos que componen el patrimonio (activos y pasivos); además de explicar y
estudiar las posibles causas y consecuencias de dichas variaciones.
De acuerdo a los resultados que arroja el estado de cambios en el patrimonio, se
pueden descubrir las operaciones que representan un beneficio para la empresa,
así como las que se traducen en riesgos para la misma; a partir de esta
categorización, el empresario decide cómo aprovechar las fortalezas para lograr
un incremento en el patrimonio.
231
Según el artículo 118 del Decreto 2649 de 1993, el estado de cambios en el
patrimonio debe mostrar las distribuciones de utilidades o excedentes decretados
durante un periodo en cuanto a dividendos, participaciones o excedentes
decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y
formas de pago; y los movimientos de las utilidades no apropiadas, de la prima en
la colocación de aportes y de las valorizaciones, de la revalorización del
patrimonio y de otras cuentas integrantes de este.
Modelo de estado de cambios en el patrimonio
Compañía NAAF S.A. Estado de cambios en el patrimonio
Por el año terminado el 31 de diciembre de 2008 (Cifras expresadas en miles de pesos colombianos)
Concepto Capital social Capital suscrito y pagado Reservas Obligatorias Estatutarias Revalorización del patrimonio* Ajustes por inflación Resultados del ejercicio Utilidad del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Utilidades acumuladas Pérdidas acumuladas Superávit por valorizaciones De inversiones De propiedades, planta y equipos Totales
Enero 1º XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
$XXXX
Aumento
XXXX
XXXX
$XXXX
Disminución
XXXX
XXXX
$XXXX
Diciembre 31 XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
$XXXX
Representante legal Contador Público Revisor Fiscal T.P XXXXX T.P XXXXX Ver opinión adjunta
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El estado de cambios en la situación financiera
El estado de cambios en la situación financiera, es un estado financiero básico,
que resume, clasifica y relaciona el resultado de las actividades de financiamiento
e inversión, los recursos provenientes de las operaciones y los cambios de la
situación financiera durante el período; debe ser llevado por todas las empresas
con excepción de las que pertenecen al sector microempresarial, pues fueron
eximidas por el decreto 1878 del 29 de mayo de 2009.
Los objetivos del estado de cambios en la situación financiera están encaminados
a evaluar y proporcionar información sobre los cambios en la situación financiera
de una empresa a partir de las transacciones de financiamiento e inversión;
realizar un estudio general del manejo administrativo de las finanzas
(administración de activos y pasivos); medir el capital de trabajo generado por las
operaciones habituales de la empresa y saber cómo se destinó; conocer el valor
de los recursos resultantes de la venta de acciones y adquisición de préstamos a
largo plazo; informar sobre el producto de la venta y adquisición de activos no
corrientes; y establecer de manera comparativa la estabilidad del ente económico
en la generación de fuentes internas u operacionales de recursos.
La elaboración del estado de cambios en la situación financiera requiere un
análisis de los crecimientos y decrecimientos en las partidas del balance general
comparativo, con el objetivo de mostrar los cambios en el capital de trabajo, las
fuentes y aplicaciones de los recursos.
Según pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, las
fuentes u orígenes son movimientos de las cuentas del balance general y del
estado de resultados, que sugieren un aumento en el capital de trabajo. Algunas
de ellas son: la utilidad neta (depreciación, amortización, agotamiento, provisiones,
la utilidad o pérdida en la venta o el retiro de activos no corrientes), la disminución
233
en partidas del activo no corriente (venta de propiedades, planta y equipo,
inversiones a largo plazo), aumento en partidas del pasivo no corriente (obtención
de obligaciones a largo plazo como pagarés o bonos) y el aumento en partidas del
patrimonio (emisión de acciones o cuotas partes de interés social, superávit por
método de participación patrimonial).
Y las aplicaciones o usos son movimientos de las cuentas del balance general y
del estado de resultados, que sugieren una disminución en el capital de trabajo,
como: pérdidas del ejercicio, las cuales deben depurarse al igual que la utilidad
con aquellas partidas que no afectan el capital de trabajo; aumento en las partidas
del activo no corriente (compra de propiedades, planta y equipo, inversiones
permanentes), disminución en las partidas del pasivo no corriente y el patrimonio;
y finalmente, decreto de dividendos, participaciones, excedentes en efectivo o
aportes propios readquiridos.
Modelo de estado de cambios en la situación financiera
LACTEOS MAESMA S.A
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA
PERIODO TERMINADO A 31 DE DICIEMBRE DE _______
RECURSOS FINANCIEROS PROVISTOS POR:
UTILIDAD (PERDIDA) DEL EJERCICIO
XXX
MAS (MENOS) Cargos (Créditos) que no afectaron el capital de Trabajo Depreciación de Propiedades, Planta y Equipo
Gastos de Administración
XXX
Corrección Monetaria Menos Corrección cuentas de inventarios
XXX
Incremento (recuperación) de deducciones
XXX
Perdida (utilidad) en venta de propiedades, planta y equipo
XXX
Provisión para impuestos de Renta
XXX
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CAPITAL DE TRABAJO PROVISTO POR LAS OPERACIONES DEL PERIODO XXX
RECURSOS GENERADOS POR OTRAS FUENTES Deudores a Largo Plazo
Préstamos de Particulares
XXX
Venta de Propiedades, Plantas y Equipo Terrenos
XXX
Obligaciones Obtenidas a Largo Plazo
Obligaciones Financieras con Particulares
XXX
Obligaciones Financieras con Proveedores
XXX
Otras Obligaciones
XXX
TOTAL RECURSOS FINANCIEROS PROVISTOS
XXX
RECURSOS FINANCIEROS APLICADOS EN: Compras de Propiedades, Planta y Equipo Construcciones y Edificaciones
XXX
Equipo de Computo y Comunicaciones
XXX
Pago de Obligaciones a Largo Plazo Obligaciones Financieras con Particulares
XXX
TOTAL RECURSOS FINANCIEROS APLICADOS
XXX
AUMENTO (DISMINUCION) EN EL CAPITAL DE TRABAJO
XXX
ANALISIS DE LOS CAMBIOS EN EL CAPITAL DE TRABAJO
XXX
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AUMENTO (DISMINUCION) EN EL ACTIVO CORRIENTE Efectivo
XXX
Valores Realizables
XXX
Deudores Clientes Nacionales
XXX
Cuentas Corrientes Comerciales
XXX
A Socios
XXX
Anticipos a Terceros
XXX
TOTAL
XXX
DISMINUCION (AUMENTO) EN EL PASIVO CORRIENTE Sobregiros Bancarios
XXX
Obligaciones Financieras
XXX
Proveedores Nacionales
XXX
Cuentas Corrientes Comerciales
XXX
Impuesto de renta
XXX
Otros acreedores
XXX
TOTAL
XXX
AUMENTO (DISMINUCION) EN EL CAPITAL DE TRABAJO
XXX
¿Qué son las notas a los estados financieros?
Las notas a los estados financieros son comentarios explicativos con los cuales se
divulga información que no se encuentra explicita en estos. Este tipo de notas, de
carácter obligatorio, deben ser preparadas por los administradores de acuerdo a
las siguientes reglas establecidas en el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993:
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1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente
titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros
respectivos.
2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar
adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.
3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y
prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.
4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en
cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las
notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados
financieros.
Ejemplo de nota a los estados financieros
LACTEOS MAESMA S.A
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
POR EL PERIODO TEMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE _____
NOTA 1. ENTIDAD Y OBJETO SOCIAL
LACTEOS MAESMA S.A. fue establecida de acuerdo con las leyes colombianas el 27 de Agosto de 2009, como Sociedad de tipo Anónimo. Tiene por objeto social principal la comercialización y distribución de productos lácteos, como también dedicarse a actividades licitas sean o no de comercio.
Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Medellín – Antioquia y el término de duración de la compañía expira el 17 de Agosto del 2024.
La compañía lleva sus cuentas y prepara los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad aceptados en Colombia que son prescritos por
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disposiciones legales.
NOTA 2. PRINCIPALES PRACTICAS CONTABLES
De conformidad con el decreto 2649, 2650 de 1993 y demás normas de contabilidad que le son concordantes, LACTEOS MAESMA S.A. emplea los siguientes principios y prácticas contables en la preparación y presentación de los estados financieros:
NOTA 3. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
Comprende el valor de las obligaciones originadas por la prestación de servicios, honorarios, gastos financieros, entre otros.
NOTA 4. OBLIGACIONES LABORALES
Las obligaciones laborales se consolidad al fin de cada ejercicio con base en las disposiciones legales.
Las cesantías consolidadas corresponden a las causadas por el año ___ de acuerdo con la ley 50 de 1990 y normas posteriores las cuales deben ser consignadas a mas tardar en febrero de ____ a las cuentas de los diferentes fondos de cesantías.
El valor de los intereses de las cesantías se debe cancelar en enero de ____.
El saldo de vacaciones consolidadas, corresponde al descanso remunerado a que tienen derecho los empleados.
La compañía considera como obligaciones laborales los aportes a la seguridad social y los aportes parafiscales por concepto de subsidios familiar, Bienestar Familiar y Servicio de Aprendizaje y los saldos representan los valores de cancelar por el último mes del periodo.
NOTA 5. PATRIMONIO
El capital de la sociedad está representado en 400 acciones nominativas de un valor nominal de $50.000 cada una.
__________________
Representante legal
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¿Qué otra información deben presentar los administradores a la junta de
socios o asamblea general?
De acuerdo al artículo 46 de la Ley 222 de 1995, al término de cada ejercicio
contable, los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios un
informe de gestión, los estados financieros de propósito general con las
respectivas notas y dictámenes emitidos por el revisor fiscal o contador público
independiente y un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.
El informe de gestión
Un informe de gestión es un documento presentado, generalmente cada año, por
los administradores de una sociedad, en el que se especifican los resultados,
positivos o negativos, de los movimientos financieros, de la situación jurídica y la
situación administrativa de la empresa. Este informe resulta pertinente para la
asamblea o junta de socios, pues les permite conocer el estado y la evolución de
la empresa y saber cuáles son las medidas que se deben tomar para el
mejoramiento o sostenimiento de la misma.
El análisis financiero
El análisis financiero es el estudio efectuado a los estados contables de un ente
económico a través de técnicas como la de los indicadores o razones financieras,
análisis vertical y análisis horizontal. Se entiende también por análisis financiero, la
separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinarlo
críticamente y conocer la influencia que cada uno de estos elementos ejerce sobre
los fenómenos que el estado financiero expresa.
Las razones o indicadores financieras relacionan dos o más cuentas o grupos de
cuentas de los estados financieros para evaluar liquidez, rotación de cartera,
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rotación de inventarios, solvencia, rentabilidad y endeudamiento; el análisis
vertical consiste en establecer relación entre cifras de un mismo rubro y entre
estos y la categoría que los agrupa, en forma vertical a fin de establecer la
composición porcentual de los estados financieros; y el análisis horizontal
establece variaciones en términos absolutos y relativos de una misma partida en
dos o más periodos.
La importancia del análisis financiero radica en permitir la evaluación del
desempeño financiero y operacional del ente económico, así como contribuir a la
acertada toma de decisiones por parte de los administradores, inversionistas,
acreedores y demás terceros interesados en el mismo.
La utilidad del análisis a los estados financieros está además en servir de
instrumento de medición del desempeño del sector donde se desenvuelve la
empresa, su estabilidad y la contribución a la generación de ingresos en la
economía.
El análisis, cualquiera que sea su finalidad, requiere una comprensión amplia y
detallada de la naturaleza y limitaciones de los estados financieros, puesto que el
analista tiene que determinar si las diversas partidas presentan una relación
razonable entre sí, lo cual da pie para calificar las políticas financieras y
administrativas de buenas, regulares o malas.
Antes de realizar un análisis financiero, se deben tener en cuenta aspectos
externos como la situación económica mundial y nacional, situación del sector,
situación política y aspectos legales; y aspectos internos de la empresa como las
relaciones laborales, tipos de productos, posibilidades de mercadeo, competencia,
capacidad instalada, proceso productivo, turnos de trabajo, consecución de
materias primas, relaciones con proveedores y proyectos de ensanche de la
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planta. Además, se deben clasificar las partidas de cada uno de los estados
financieros a analizar y establecer bases de comparación con indicadores
financieros del sector al que pertenece la empresa.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 101]
Razones o indicadores financieros
Las razones o indicadores financieros son una de las técnicas más usadas para la
realización de análisis financieros. De acuerdo a su finalidad se dividen en cuatro
grandes grupos:
Razones de liquidez: miden la capacidad de la empresa para solventar sus
obligaciones, de acuerdo a la adquisición de activos líquidos. Entre ellos se
encuentran: el capital de trabajo (decisiones de inversión y financiamiento),
razón circulante (mide el número de unidades monetarias de inversión, por
cada unidad de financiamiento contraído a corto plazo), y prueba o razón
ácida (mide el número de unidades monetarias en inversión líquida por
cada unidad monetaria de pasivo a corto plazo), entre otras.
Razones de apalancamiento: evalúan la proporción de la inversión que ha
sido costeada por financiamiento en una empresa. Entre estas se
encuentran la razón de autonomía que se refiere a la proporción de la
inversión que ha sido financiada con el patrimonio; la razón de
apalancamiento externo que es la relación entre la utilización del
endeudamiento a través de financiación y utilización del patrimonio, y la
razón de apalancamiento interno que se refiere a la utilización del
patrimonio para solventar el financiamiento, entre otras.
241
Razones de actividad o de gerencia: miden la forma en la que se emplean
los recursos de una empresa. Entre ellas se encuentran los días de
inventarios en los cuáles se deduce cuántos días se puede trabajar con
cierta cantidad de inventario para mantener cierto nivel de ventas, los días
de cuentas por cobrar, que hace referencia al número de días que la
empresa tarda en recuperar las ventas, y días de cuentas por pagar, que se
refieren al número de días que la empresa usa para solventar sus
obligaciones, entre otras.
Razones de rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar
utilidades, a partir de los recursos que esta dispone. Entre ellas se
encuentran: el margen de utilidad bruta, dinero que permitirá cubrir los
gastos; margen de utilidad de operaciones, generación de utilidades para
cubrir actividades de financiamiento y el margen de utilidad neta que mide
las ganancias de los propietarios, entre otros.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal
¿Qué son actos y conductas de competencia desleal?
Según el artículo 75 del Código de Comercio, los actos que establecen
competencia desleal son:
1) Los medios o sistemas encaminados a crear confusión con un competidor, sus
establecimientos de comercio, sus productos o servicios.
242
2) Los medios o sistemas tendientes a desacreditar a un competidor, sus
establecimientos de comercio, sus productos o servicios.
3) Los medios o sistemas dirigidos a desorganizar internamente una empresa
competidora o a obtener sus secretos.
4) Los medios o sistemas encausados a obtener la desviación de la clientela
siempre que sean contrarios a las costumbres mercantiles.
5) Los medios o sistemas encaminados a crear desorganización general del
mercadeo.
6) Las maquinaciones reiteradas tendientes a privar a un competidor de sus
técnicos o empleados de confianza, aunque no produzcan la desorganización de
la empresa ni se obtengan sus secretos.
7) La utilización directa o indirecta de una denominación de origen, falsa o
engañosa; la imitación de origen aunque se indique la verdadera procedencia del
producto o se emplee en traducción o vaya acompañada de expresiones tales
como "género", "manera", "imitación", o similares.
8) Las indicaciones o ponderaciones cuyo uso pueda inducir al público a error
sobre la naturaleza, modo de fabricación, características, aptitud en el empleo o
cantidad del producto.
9) En general, cualquier otro procedimiento similar a los anteriores, realizado por
un competidor en detrimento de otros o de la colectividad, siempre que sea
contrario a las costumbres mercantiles.
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Aquellos comerciantes que resulten implicados en actos de competencia desleal,
se verán afectados por acciones declarativas y de condena (exigencia para
remover los efectos provocados e indemnizar por los perjuicios causados) y
acciones preventivas o de prohibición (solicitud a un juez para que evite y prohíba
la realización de una conducta desleal que no se ha perfeccionado y aún no
causado daños), tal como lo establece la Ley 256 de 1996.
Obligaciones laborales de los empresarios
Elaborar y suscribir contratos de trabajo
¿En dónde se originan las obligaciones laborales de los empresarios?
Las obligaciones laborales de todo empresario hacia sus trabajadores se generan
a partir de la Constitución: el contrato de trabajo, el reglamento interno de trabajo,
el Código Sustantivo del Trabajo, el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad
Social, el sistema de subsidio familiar y protección social y otros pactos o
convenciones colectivas.
El contrato de trabajo
Según el artículo 22 del Código sustantivo del trabajo, un contrato de trabajo es un
acuerdo mediante el cual una persona natural denominada trabajador, se obliga
ante otra persona natural o jurídica denominada empleador, a prestar un servicio
personal, acatando órdenes e instrucciones, para recibir a cambio un salario.
Para que pueda hablarse de la existencia de contratos de trabajo, estos deben
cumplir con tres (3) elementos promulgados de la siguiente manera por la Ley 50
del 28 de diciembre de 1990:
244
1. La actividad es personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo.
2. La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del
empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en
cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e
imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de
duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los
derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios
internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al
país.
3. Un salario como retribución del servicio.
¿Los contratos por prestación de servicios profesionales son contratos de
trabajo?
El primer artículo de la Ley 50 de 1990 ratifica la existencia de contratos de trabajo
cuando cumplan con los (3) tres elementos que los constituyen, sin importar que
se valgan de otras condiciones o tomen otros nombres. Por lo tanto, los contratos
por prestación de servicios o por honorarios, no dejan de ser contratos laborales.
¿Cómo pueden ser los contratos de trabajo por la forma?
Con respecto al tipo de contrato de trabajo por la forma, el artículo 37 del Código
Sustantivo de Trabajo establece que puede ser verbal o escrito.
En los contratos verbales el empleador y el trabajador deben precisar la duración
del contrato, el tipo de trabajo y el lugar donde se llevará a cabo, y el valor y la
forma (ya sea por unidad de tiempo o por obra realizada) del salario. Los contratos
por escrito deben llevar la identificación y el domicilio de las partes, lugar y fecha
245
de elaboración, lugar donde prestará el servicio el trabajador, la naturaleza del
trabajo, el salario y la forma en la que lo recibirá y la duración del contrato.
¿Cómo pueden ser los contratos de trabajo por la duración?
De acuerdo al artículo 45 del Código Sustantivo de Trabajo, los contratos de
trabajo pueden ser:
Ocasional, accidental o transitorio: este tipo de contratos tienen una duración
inferior a treinta (30) días y no contempla derechos a ningún tipo de prestación.
Por duración de una labor determinada: son contratos con una duración
correspondiente a la terminación de la labor delegada. En este tipo de
acuerdos es posible pactar la fecha de inicio, pero no de finalización, pues
dicha labor puede extenderse más, o menos de lo planeado.
A término fijo: son contratos que deben constar por escrito; tienen una duración
entre uno (1) y tres (3) años. La terminación de este exige un preaviso mínimo
de treinta (30) días; de no informar sobre la decisión de cancelar el contrato, se
renueva automáticamente.
En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán
derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo
laborado.
A término indefinido: en este tipo de contratos no se determina un tiempo de
finalización, se da por terminado a partir de un acuerdo entre las partes, o por
faltas graves al reglamento interno de la empresa.
246
Terminación del contrato de trabajo
La terminación del contrato es la finalización de las relaciones laborales existentes
entre empleador y trabajador ocasionadas según el artículo 61 del Código
Sustantivo de Trabajo por:
Muerte del trabajador.
Mutuo consentimiento.
Expiración del plazo fijo pactado.
Terminación de la obra o labor contratada.
Liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento.
Suspensión de actividades por parte del empleador durante más de ciento
veinte (120) días.
Sentencia ejecutoriada.
Decisión unilateral.
Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer las causas de la
suspensión del contrato.
Tanto el empleador, como el trabajador, pueden dar por terminado el contrato de
trabajo, de acuerdo a lo establecido por el Código Sustantivo de Trabajo, en los
siguientes casos:
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TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO CON JUSTA CAUSA
POR DECISIÓN DEL EMPLEADOR
Haber sufrido engaño por parte del trabajador, mediante la presentación de
certificados falsos para su admisión o para obtener una ganancia indebida.
Todo acto de violencia, injuria, malos tratamientos o grave indisciplina en que incurra
el trabajador en sus labores, o fuera de ellas, contra el empleador, los miembros de
su familia, el personal directivo o los compañeros de trabajo.
Todo daño material causado intencionalmente a los edificios, obras, maquinarias y
materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo, y toda
grave negligencia que ponga en peligro la seguridad de las personas o de las cosas.
Todo acto inmoral o delictuoso que el trabajador cometa en el taller, establecimiento
o lugar del trabajo, o en el desempeño de sus labores.
Cualquier violación grave de las obligaciones o prohibiciones especiales que
incumben al trabajador: sustracción de materiales de trabajo o productos elaborados,
presentarse en estado de embriaguez, faltar sin justa causa, suspensión de las
labores, entre otras.
La detención preventiva del trabajador por más de treinta (30) días, a menos que
posteriormente sea absuelto; o el arresto correccional que exceda de ocho (8) días, o
aún por tiempo menor, cuando la causa de la sanción sea suficiente por si misma
para justificar la extinción del contrato.
El que el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer
asuntos de carácter reservado, causando perjuicio a la empresa.
La terminación del contrato debe ser notificada con quince (15) días de anticipación en
caso de:
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El deficiente rendimiento en el trabajo, en relación con la capacidad del trabajador y
con el rendimiento promedio en labores análogas.
La sistemática inejecución, sin razones válidas, por parte del trabajador, de las
obligaciones convencionales o legales.
Todo vicio del trabajador que perturbe la disciplina del establecimiento.
La renuencia sistemática del trabajador a aceptar las medidas preventivas,
profilácticas o curativas, prescritas por el médico del empleador o por las autoridades
para evitar enfermedades o accidentes.
La ineptitud del trabajador para realizar la labor encomendada.
El reconocimiento al trabajador de la pensión de jubilación o invalidez estando al
servicio de la empresa.
La enfermedad contagiosa o crónica del trabajador, que no tenga carácter de
profesional, así como cualquiera otra enfermedad o lesión que lo incapacite para el
trabajo, cuya curación no haya sido posible durante ciento ochenta (180) días. En
este caso el despido será realizado en el momento en que se cumpla el plazo
pactado en el contrato y no absuelve al empleador de las prestaciones e
indemnizaciones legales.
.
POR DECISIÓN DEL TRABAJADOR
El haber sufrido engaño por parte del empleador, respecto de las condiciones de
trabajo.
Todo acto de violencia, malos tratamientos o amenazas graves inferidas por el
empleador contra el trabajador o los miembros de su familia, dentro o fuera del
servicio, o inferidas dentro del servicio por los parientes, representantes o
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dependientes del empleador con el consentimiento o la tolerancia de este.
Cualquier acto del empleador o de sus representantes, que induzca al trabajador a
cometer un acto ilícito o contrario a sus convicciones políticas o religiosas.
Todas las circunstancias que el trabajador no pueda prever al celebrar el contrato, y
que pongan en peligro su seguridad o su salud, y que el empleador no decida
modificar.
Todo perjuicio causado maliciosamente por el empleador al trabajador en la
prestación del servicio.
El incumplimiento sistemático sin razones válidas por parte del empleador, de sus
obligaciones convencionales o legales.
La exigencia del empleador, sin razones válidas, de la prestación de un servicio
diferente y en un lugar distinto del que se había pactado en el contrato.
Cualquier violación grave de las obligaciones o prohibiciones que incumben al
empleador: deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y
prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores; obligar en cualquier
forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres en almacenes que
establezca el empleador; limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en
el ejercicio de su derecho de asociación, entre otras.
Acoso laboral
De acuerdo al artículo 2º de la ley 1010 del 23 de enero de 2006, acoso laboral es
toda conducta persistente y demostrable ejercida sobre un empleado por parte de
un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de
trabajo o un subalterno, con el fin de generar miedo, intimidación, terror y angustia,
para provocar la desmotivación frente al trabajo o la renuncia del mismo.
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El acoso laboral puede ser causado bajo diferentes modalidades. Según lo
establecido en el artículo ya mencionado, estas pueden ser:
Maltrato laboral, entendido como todo hecho de violencia contra la integridad
física o moral, la libertad física o sexual y los bienes de quien se desempeñe
como empleado o trabajador; toda expresión verbal injuriosa o ultrajante que
lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de
quienes participen en una relación de trabajo de tipo laboral o todo
comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien
participe en una relación de trabajo de tipo laboral.
Persecución laboral, es decir, toda conducta cuyas características de
reiteración o evidente arbitrariedad permitan inferir el propósito de inducir la
renuncia del empleado, mediante la descalificación, la carga excesiva de
trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivación
laboral.
Discriminación laboral, dado por el trato diferenciado hacia un empleado por
su raza, género, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política
o situación social o cualquier exigencia que carezca de razonabilidad desde el
punto de vista laboral.
Entorpecimiento laboral o toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento
de la labor o a hacerla más gravosa o retardarla con perjuicio para el
trabajador. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras: la
privación, ocultación o inutilización de los insumos, documentos o instrumentos
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para la labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de
correspondencia o mensajes electrónicos.
Inequidad laboral, entendida como la asignación de funciones a menosprecio
del trabajador.
Desprotección laboral, es decir, toda conducta tendiente a poner en riesgo la
integridad y la seguridad del trabajador mediante órdenes o asignación de
funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de protección y
seguridad para el trabajador.
El trabajador que considere que ha sido víctima de acoso laboral puede acudir al
Inspección de trabajo, Inspección Municipal de Policía, Personería Municipal o a la
Defensoría del Pueblo, con el fin de denunciar detalladamente y por escrito, la
reiterada y ostensible situación de acoso, para que éstos tomen las medidas
correctivas al respecto. Se debe tener en cuenta que las acciones originadas por
acoso laboral tienen una caducidad de seis (6) meses a partir de la fecha en la
que haya sido cometida.
Asimismo, quien se vea implicado en un acto de acoso laboral será sancionado de
la siguiente manera:
Como falta disciplinaria gravísima en el Código Disciplinario Único, cuando su
autor sea un servidor público.
Como terminación del contrato de trabajo sin justa causa, cuando haya dado
lugar a la renuncia o el abandono del trabajo por parte del trabajador regido por
252
el Código Sustantivo del Trabajo. En tal caso procede la indemnización en los
términos del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo.
Con sanción de multa entre dos (2) y diez (10) salarios mínimos legales
mensuales vigentes (SMMLV) para la persona que lo realice y para el
empleador que lo tolere.
Con la obligación de pagar a las empresas prestadoras de salud y las
aseguradoras de riesgos profesionales el cincuenta por ciento (50%) del costo
del tratamiento de enfermedades profesionales, alteraciones de salud y demás
secuelas originadas en el acoso laboral. Esta obligación corre por cuenta del
empleador que haya ocasionado el acoso laboral o lo haya tolerado, sin
perjuicio a la atención oportuna y debida al trabajador afectado antes de que la
autoridad competente dictamine si su enfermedad ha sido como consecuencia
del acoso laboral, y sin perjuicio de las demás acciones consagradas en las
normas de seguridad social para las entidades administradoras frente a los
empleadores.
Con la presunción de justa causa de terminación del contrato de trabajo, por
parte del trabajador, particular y exoneración del pago de preaviso en caso de
renuncia o retiro del trabajo.
Como justa causa de terminación o no renovación del contrato de trabajo,
según la gravedad de los hechos, cuando el acoso laboral sea ejercido por un
compañero de trabajo o un subalterno.
253
¿Se puede despedir a una mujer embarazada?
De acuerdo al artículo 293 del Código Sustantivo de Trabajo, está prohibido
despedir a una mujer embarazada o en período de lactancia (correspondiente a
los tres meses posteriores al parto). En caso de que el despido se efectúe por
alguna de las justas causas que facultan al empleador para dar por terminado el
contrato de trabajo, debe ser autorizado por el Inspector de trabajo, o en su
defecto, por el Alcalde municipal; quienes deberán escuchar a la trabajadora y
practicar todas las pruebas solicitadas por las partes.
Una trabajadora en embarazo o en estado de lactancia que sea despedida sin
autorización de las autoridades competentes, tiene derecho a recibir las
prestaciones pactadas en el contrato de trabajo; además de una indemnización
correspondiente a sesenta (60) días de salario y el pago de doce (12) semanas de
descanso remunerado.
Despido sin justa causa o con indemnización
El despido de un trabajador por una causa diferente a las establecidas por la ley
como justas, generará una indemnización por parte del empleador, que dependerá
de la duración del contrato. De igual manera, la renuncia de un trabajador por
una de las causas consideradas justas para la terminación del contrato por parte
de éste, también le generará al empleador el pago de indemnización.
En la siguiente tabla, se muestra el tipo de indemnización que se genera de
acuerdo a la duración del contrato que se esté dando por terminado sin una causa
justa.
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Duración del contrato Indemnización
Por duración de una
obra contratada
Valor correspondiente al tiempo que falte para finalizar la
obra, siempre que sea un lapso mayor a quince (15) días.
Término fijo
Valor de los salarios correspondientes al tiempo que falte
para dar por terminado el plazo pactado en el contrato.
Término indefinido
Para aquellos cuyos honorarios sean inferiores a diez (10)
salarios mínimos mensuales legales:
Treinta (30) días de salario si el trabajador no lleva un
(1) año laborando.
Veinte (20) días de salario adicionales sobre los treinta
(30) días básicos, si el tiempo laborado es mayor a un
año.
Para aquellos cuyos honorarios sean superiores o iguales a
diez (10) salarios mínimos mensuales legales:
Veinte (20) días de salario si el trabajador no lleva un (1)
año laborando.
Quince (15) días de salario adicionales sobre los veinte
(20) días básicos, si el tiempo laborado es mayor a un
año.
Si al momento de entrar en vigencia la Ley 789 de 2002, el
trabajador llevara más de diez (10) años de labor, serán
amparados por el artículo 6º establecido en la Ley 50 de
1990.
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Indemnización moratoria o salarios caídos
El empleador debe pagar al trabajador los salarios y prestaciones reglamentarias
al momento de terminación del contrato laboral, de lo contrario, según lo
estipulado en el artículo 65 del Código Sustantivo de Trabajo, el empleador
indemnizará a su empleado con una suma igual al último salario diario por cada
día de mora, hasta por veinticuatro (24) meses o hasta el momento en el que se
realice el pago si el periodo es menor; si pasados los veinticuatro (24) meses ya
mencionados y el trabajador no ha iniciado la reclamación por la vía ordinaria, el
empleador tendrá que pagarle a éste, intereses moratorios (sobre las sumas
adeudadas por concepto de salarios y prestaciones) a la tasa máxima de créditos
de libre asignación certificados por la Superintendencia Bancaria, a partir de la
iniciación del mes veinticinco (25) hasta el momento en el que sea realizado el
pago.
Si las partes no llegan a un acuerdo con respecto al monto, el empleador cumple
con sus obligaciones consignando ante el juez de trabajo o ante la primera
autoridad política del lugar, la suma que confiesa deber, mientras la justicia de
trabajo decide la controversia.
¿Qué actuaciones deben realizarse al terminar un contrato de trabajo?
Según lo estipulado en el artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo, en el
momento de finalizarse el contrato de trabajo, el empleador está en la obligación
de certificar el tipo de labor realizada por el trabajador, así como el tiempo que
llevaba ejecutándola y el salario que recibía; además, si el trabajador lo requiere,
debe certificar, por medio de un examen médico, el estado de salud de éste al
momento de retirarse de la empresa.
256
El día de finalización del contrato de trabajo el empleador debe pagar el salario y
las prestaciones pactadas por las partes; y en caso de que el trabajador y su
familia, si existiera, haya tenido que cambiar su lugar de residencia para ejercer
sus obligaciones laborales, el empleador debe cubrir los gastos que este hecho
ocasione, excepto si la terminación del contrato laboral se da por voluntad del
trabajador.
Reglamento interno de trabajo
Según el artículo 104 del Código Sustantivo de Trabajo, el reglamento de trabajo
es un conjunto de normas obligatorias para aquellos empleadores que ocupen
más de cinco (5) trabajadores en empresas comerciales, más de diez (10) en
empresas industriales y más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o
forestales; que establecen las condiciones a que deben sujetarse el empleador y
los trabajadores para la prestación de servicios.
El contenido del reglamento debe incluir aspectos como los lugares que serán
empleados para la realización de laborales, condiciones de admisión y período de
prueba, horas de entrada y salida de los trabajadores, reconocimiento y pago de
horas extras y trabajo nocturno, días de descanso obligatorios, vacaciones
remuneradas, salario mínimo legal, prescripciones de orden y seguridad, persona
ante la cual se deben presentar reclamos, entre otras condiciones estipuladas en
el artículo 108 del Código Sustantivo de Trabajo.
Modelo del reglamento interno de trabajo
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
CAPITULO I
Sometimiento de empresa y trabajadores
Art. lo.- El presente es el Reglamento Interno de Trabajo prescrito por la Empresa
257
domiciliada en y a sus disposiciones quedan sometidas tanto la Empresa como
todos sus trabajadores. Este reglamento hace parte de los contratos individuales
de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores salvo
estipulaciones en contrario que sin embargo solo pueden ser favorables al
trabajador.
CAPITULO II
Condiciones de admisión
Art. 2o.- Quien aspire a tener un cargo en la Empresa debe hacer la solicitud por
escrito para registrarlo como aspirante y acompañar los siguientes documentos:
a) Libreta de servicio militar, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad según el
caso.
b) Autorización escrita del Inspector del Trabajo o, en su defecto, de la primera
autoridad local, a solicitud de los padres y, a falta de estos, del Defensor de
Familia, cuando el aspirante sea un menor de dieciocho (18) años.
Nota: El empleador podrá establecer en el Reglamento, además de los
documentos mencionados, todos aquellos que considere necesarios para admitir o
no admitir al aspirante. Sin embargo, tales exigencias no deben incluir
documentos, certificaciones o datos prohibidos expresamente por las normas
jurídicas para tal efecto: Así, es prohibida la exigencia de la inclusión en formatos
o cartas de solicitud de empleo “datos acerca del estado civil de las personas, de
número de hijos que tengan, la religión que profesan o el partido político al cual
pertenezcan...” (artículo primero, Ley 13 de 1972); lo mismo que la exigencia de la
prueba de gravidez para las mujeres (artículo 43, C.N.; artículos primero y
segundo, Convenio No. 111 de la OIT).
258
CAPITULO III
Contrato de Aprendizaje
Art. 3o.- Contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleado se obliga a
prestar sus servicios a la empresa, y cambio de que ésta le proporcione los
medios para adquirir formación profesional metódica y completa del arte u oficio
para cuyo desempeño ha sido contratado por un tiempo determinado y le pague el
salario convenido.
Art. 4o.- Pueden celebrar contrato de aprendizaje las personas mayores de
catorce (14) años que han completado sus estudios primarios o demuestren
poseer conocimientos equivalentes a ellos, en los mismos términos y con las
restricciones de que trata el Código Sustantivo del Trabajo.
Art. 5o.- El contrato de aprendizaje debe contener cuando menos los siguientes
puntos:
lo Nombre de la empresa o empleador;
2o. Nombre, apellidos, edad y datos personales del aprendiz;
3o Oficio que es materia del aprendizaje. programa respectivo y duración del
contrato,
4o Obligación del empleador. y del aprendiz y derechos de éste y aquel;
5o Salario del aprendiz y escala de aumento durante el cumplimiento del contrato;
6o Condiciones del trabajo, duración, vacaciones y periodos de estudio;
7o. Cuantía y condiciones de indemnización en caso de incumplimiento del
contrato y,
8o. Firmas de los contratantes o de sus representantes.
Art. 6o.- El contrato de aprendizaje debe celebrarse por escrito; en caso contrario
los servicios se entienden regulados por las normas del contrato de trabajo.
Art. 7o.- Durante toda la vigencia de la relación, el aprendiz recibirá de la empresa
un apoyo de sostenimiento mensual que sea como mínimo en la fase lectiva el
equivalente al 50% de un (1) salario mínimo mensual vigente.
259
El apoyo del sostenimiento durante la fase práctica será equivalente al setenta y
cinco por ciento (75%) de un salario mínimo mensual legal vigente. (Artículo 30,
parágrafos 3 y 4, Ley 789 de 2002).
Art. 8º.- Además de las obligaciones que se establecen en el Código Sustantivo
del Trabajo para todo empleado, el aprendiz tiene las siguientes.
lo. Concurrir asiduamente tanto a los cursos como a su trabajo con diligencia y
aplicación sujetándose al régimen del aprendizaje y a las órdenes de la empresa,
y
2o Procurar el mayor rendimiento en su estudio.
Art., 9.- Además de las obligaciones establecidas en el Código Sustantivo del
Trabajo, la empresa tiene las siguientes para con el aprendiz:
lo Facilitar todos los medios al aprendiz para que reciba formación profesional
metódica completa del arte y oficio, materia del contrato.
2o. Pagar al aprendiz el salario pactado según la escala establecida en el
respectivo contrato, tanto en los períodos de trabajo como en los de enseñanza, y
3o. Cumplido satisfactoriamente el término del aprendizaje preferirlo en igualdad
de condiciones para llevar las vacantes que ocurran relativas a la profesión u oficio
que hubiere aprendido.
Art. 10- En lo referente a la contratación de aprendices así como la proporción de
éstos, la empresa se ceñirá a lo prescrito por el artículo 30 de la Ley 789 de 2002,
conforme al cual “la determinación del número mínimo obligatorio de aprendices
260
para cada empresa obligada la hará la regional del Servicio Nacional de
Aprendizaje, SENA, del domicilio principal de la empresa, en razón de un aprendiz
por cada 20 trabajadores y uno adicional por fracción de diez(10) o superior que
no exceda de veinte. Las Empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20)
trabajadores, tendrán un aprendiz”.
Art. 11- El contrato de aprendizaje no puede exceder de dos (2) años de
enseñanza y trabajo. alternados en períodos sucesivos e iguales para ningún arte
u oficio y sólo podrá pactarse por el término previsto para cada uno de ellos en las
relaciones de oficio que serán publicadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social El contrato de aprendizaje celebrado a término mayor del señalado para la
formación del aprendiz en el oficio respectivo, se considerará para todos los
efectos legales regidos por las normas generales del contrato de trabajo en el
lapso que exceda a la correspondiente duración del aprendiz en este oficio
Art. 12- El término del contrato de aprendizaje empieza a correr a partir del día en
que el aprendiz inicie la formación profesional metódica.
lo. Los primeros tres meses se presumen como períodos de prueba, durante los
cuales se apreciarán de una parte, las condiciones de adaptabilidad del aprendiz,
sus aptitudes y cualidades personales y de otra la conveniencia de continuar el
aprendizaje.
2o. El periodo de prueba a que se refiere este artículo se rige por las disposiciones
generales del Código del Trabajo.
3o. Cuando el contrato de aprendizaje termine por cualquier causa, la empresa
deberá reemplazar al aprendiz o aprendices, para conservar la proporción que le
haya sido señalada.
261
CAPITULO IV
Periodo de prueba
Art. 13- La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular con él. un
periodo inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa,
las aptitudes del trabajador y por parte de éste, las conveniencias de las
condiciones de trabajo (artículo 76, C.S.T.).
Art. 14- El período de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso contrario
los servicios se entienden regulados por las normas generales del contrato de
trabajo (artículo 77, numeral primero, C.S.T.).
Art. 15- El período de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los
contratos de trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior a un (1) año, el
período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente
pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses.
Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo
sucesivos, no es válida la estipulación del periodo de prueba, salvo para el primer
contrato (artículo séptimo. Ley 50 de 1990).
Art. 16- Durante el periodo de prueba, el contrato puede darse por terminado
unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si expirado el
periodo de prueba y el trabajador continuará al servicio del empleador con
consentimiento expreso o tácito, por ese solo hecho, los servicios prestados por
aquel a éste, se considerarán regulados por las normas del contrato de trabajo
desde la iniciación de dicho periodo de prueba. Los trabajadores en período de
prueba gozan de todas las prestaciones (artículo 80, C.S.T).
262
CAPITULO V
Trabajadores accidentales o transitorios
Art. 17- Son meros trabajadores accidentales o transitorios, los que se ocupen en
labores de corta duración no mayor de un mes y de índole distinta a las
actividades normales de la empresa. Estos trabajadores tienen derecho. además
del salario, al descanso remunerado en dominicales y festivos.
CAPITULO VI
Horario de trabajo
Art. 18- Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a
continuación se expresan así:
En la mañana:
Tiempo de alimentación:
En la tarde:
Períodos de descanso:
Parágrafo lo.- Los días laborables son….
Parágrafo 2o.- Cuando la empresa tenga más de cincuenta (50) trabajadores que
laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, estos tendrán derecho a que dos
(2) horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente
a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación (artículo 21. Ley
50 de 1990).
Parágrafo 3°.- Jornada especial. En las empresas, factorías o nuevas actividades
establecidas desde el primero de enero de 1991, el empleador y los trabajadores
263
pueden acordar temporal o indefinidamente la organización de turnos de trabajo
sucesivos, que permitan operar a la empresa o secciones de la misma sin solución
de continuidad durante todos los días de la semana, siempre y cuando el
respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) a la
semana
En este caso no habrá lugar al recargo nocturno ni al previsto para el trabajo
dominical o festivo, pero el trabajador devengará el salario correspondiente a la
jornada ordinaria de trabajo, respetando siempre el mínimo legal o convencional y
tendrá derecho a un (1) día de descanso remunerado.
El empleador no podrá, aún con el consentimiento del trabajador, contratado para
la ejecución de dos (2) turnos en el mismo día, salvo en labores de supervisión,
dirección, confianza o manejo. (Artículo 20, literal c), Ley 50 de 1990).
Notas:
1º Cuando la naturaleza de la o las labores realizadas por la empresa no exija
actividad continua y se lleve a cabo por turnos de trabajadores, la duración de la
jornada puede ampararse en más de ocho (8) horas, o en más de cuarenta y ocho
(48) horas semanales, siempre que el promedio de las horas de trabajo calculado
para un periodo que no exceda de tres (3) semanas, no pase de ocho horas
diarias ni de cuarenta y ocho (48) a la semana (artículo 165, C.S.T.).
2o. También puede elevarse el límite máximo de horas de trabajo establecido en
este artículo del modelo de Reglamento Interno de Trabajo, en aquellas empresas
que desarrollen labores que, por razón de su misma naturaleza, necesitan ser
atendidas sin solución de continuidad, por turnos sucesivos de trabajadores, pero
en tales casos, las horas de trabajo no pueden exceder de cincuenta y seis (56)
por semana (artículo 166, C.S.T.).
264
3°. Para implantar los horarios especiales de trabajo señalados en los dos
numerales anteriores, lo mismo que la jornada especial contemplada en el
parágrafo tercero de este artículo, es ABSOLUTAMENTE necesaria la aprobación
administrativa del Reglamento Interno de Trabajo.
CAPITULO VII
Las horas extras y trabajo nocturno
Art. 19- Trabaja diurno es el comprendido entre las 600 a m y las 10:00 PM
Trabajo nocturno es el comprendido entre las 10:00 PM y las 6:00 AM (artículo
160, C.S.T., modificado por la Ley 789 de 2002, artículo 25).
Art. 20- Trabajo suplementario o de horas extras es el que se excede de la
jornada ordinaria y en todo caso el que excede la máxima legal (artículo 159,
C.S.T.).
Art. 21- El trabajo suplementario o de horas extras, a excepción de los casos
señalados en el artículo 163 del C.S.T., sólo podrá efectuarse en dos (2) horas
diarias y mediante autorización expresa del Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social o de una autoridad delegada por éste.
Art. 22- Tasas y Liquidación de recargos.
lo. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un
recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo diurno, con
excepción del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales prevista
en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990.
2o. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento
(25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
3o. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por
ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
265
4o. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es
decir, sin acumularlo con algún otro (artículo 24, Ley 50 de 1990).
Art. 23- El pago del trabajo suplementario o de horas extras y de recargo por
trabajo nocturno, en su caso, se efectuará junto con el salario del periodo siguiente
(artículo 134, ordinal segundo, C.S.T.).
Parágrafo.- La empresa podrá implantar turnos especiales de trabajo nocturno, de
acuerdo con lo previsto por el Decreto 2352 de 1965.
Art. 24- La empresa no reconocerá trabajo suplementario o de horas extras sino
cuando expresamente lo autorice a sus trabajadores de acuerdo con lo
establecido para tal efecto en el artículo 18 de este Reglamento.
Parágrafo.- En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas,
podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales.
Cuando la jornada de trabajo se amplié por acuerdo entre empleadores y
trabajadores a diez horas (10) diarias, no se podrá en el mismo día laborar horas
extras (artículo 22., Ley 50 de 1990).
CAPITULO VIII
Días de descanso legalmente obligatorio
Art. 25- Serán de descanso obligatorio remunerado, los domingos y días de fiesta
que sean reconocidos como tales en nuestra legislación laboral.
lo. Todo trabajador tiene derecho al descanso remunerado en los siguientes días
de fiesta de carácter civil o religioso: lo. de enero, 6 de enero, 19 de marzo, lo. de
mayo, 29 de junio, 20 de julio, 7 de agosto, 15 de agosto, 12 de octubre, lo. de
noviembre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, además de los días jueves y
viernes santos, Ascensión del Señor, Corpus Christi y Sagrado Corazón de Jesús.
2o. Pero el descanso remunerado el seis de enero, diecinueve de marzo,
veintinueve de junio, quince de agosto, doce de octubre, primero de noviembre,
once de noviembre, Ascensión del Señor, Corpus Christi y Sagrado Corazón de
266
Jesús, cuando no caigan en días unes se trasladarán al lunes siguiente a dicho
día. Cuando las mencionadas festividades caigan en domingo, el descanso
remunerado, igualmente se trasladará al lunes.
3o. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajo en los
días festivos, se reconocerán en relación al día de descanso remunerado
establecido en el inciso anterior.
Parágrafo lo- Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en días u
horas, no implique la prestación de servicios en todos los días laborables de la
semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical
en proporción al tiempo laborado (artículo 26, numeral 5o. Ley 50 de 1990).
Parágrafo 2o - Labores agropecuarios.- Los trabajadores de empresas agrícolas,
forestales y ganaderas que ejecuten actividades no susceptibles de interrupción,
deben trabajar los domingos y días de fiesta remunerándose su trabajo en la
forma prevista en el artículo 179 y con derecho al descanso compensatorio
(artículo 28, Ley 50 de 1990)
AVISO SOBRE TRABAJO DOMINICAL. Cuando se tratare de trabajos habituales
o permanentes en domingo el empleador debe fijar en lugar público del
establecimiento, con anticipación de doce (12) horas lo menos, la relación del
personal de trabajadores que por razones del servicio no puede disponer el
descanso dominical. En esta relación se incluirán también el día y las horas de
descanso compensatorio (artículo 175. C.S.T.).
Nota: La inclusión del parágrafo segundo de este artículo, obliga exclusivamente a
las empresas agrícolas, forestales y ganaderas señaladas en dicho parágrafo.
Art. 26- El descanso en los días domingos y los demás días expresados en el
artículo 22 de este reglamento, tiene una duración mínima de 24 horas, salvo la
excepción consagrada en el literal c) del artículo 20 de la Ley 50 de 1990 (artículo
25, Ley 50 de 1990).
267
Art. 27- Cuando por motivo de fiesta no determinada en el artículo 177 del C.S.T.,
la empresa suspendiere el trabajo, está obligada a pagarlo como si se hubiere
realizado no está obligada a pagarlo cuando hubiere mediado convenio expreso
para la suspensión o compensación o estuviere prevista en el reglamento, pacto,
convención colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio se remunerará sin
que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras.
CAPITULO IX
Vacaciones remuneradas
Art. 28- Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año
tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones
remuneradas (artículo 186, numeral primero, C.S.T)
Art. 29 - la época de vacaciones debe ser señalada por la empresa a más tardar
dentro del año siguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición
del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso El empleador
tiene que dar a conocer al trabajador con quince (15) días de anticipación la fecha
en que le concederán las vacaciones (artículo 187, C.S.T.).
Art. 30 - Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las vacaciones, el
trabajador no pierde el derecho a reanudarlas (artículo 188, C.S.T.).
Art. 31- Se prohíbe compensar las vacaciones en dinero, pero el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social puede autorizar que se pague en dinero hasta la mitad
de ellas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria:
cuando el contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones,
la compensación de éstas en dinero procederá por un año cumplido de servicios y
proporcionalmente por fracción de año, siempre que este exceda de seis (6)
meses. En todo caso para la compensación de vacaciones, se tendrá como base
el último salario devengado por el trabajador (artículo 189 C S.T.)
268
Art. 32- En todo caso, el trabajador gozará anualmente por lo menos de seis (6)
días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables
2o. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones
hasta por dos años.
3o. La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de
trabajadores técnicos, especializados de confianza (artículo 190, C S.T )
Art. 33 - Durante el periodo de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario
que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia,
sólo se excluirán para la liquidación de las vacaciones el valor del trabajo en días
de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de horas extras.
Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo
devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que
se conceden.
Art. 34 - Todo empleador llevará un registro de vacaciones en el que se anotará la
fecha de ingreso del trabajador fecha en que toma sus vacaciones, en que las
termina y la remuneración de las mismas (Decreto 13 de 1961, artículo quinto).
Parágrafo - En los contratos a término fijo inferior a un (1) año. los trabajadores
tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al tiempo laborado
cualquiera que este sea (artículo tercero. parágrafo Ley 5º de 1990)
CAPITULO X
Permisos
Art. 35.- La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para
el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales
transitorios de forzosa aceptación, en caso de grave calamidad doméstica
debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio médico
correspondiente, para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la
organización y para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que avisen con
la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos
269
últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal que perjudiquen el
funcionamiento del establecimiento, la concesión de los permisos antes dichos
estará sujeta a las siguientes condiciones:
- En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser
anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo
permitan las circunstancias
- En caso de entierro de compañeros de trabajo. el aviso puede ser hasta con un
día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores,
- En los demás casos (sufragio desempeño de cargos transitorios de forzosa
aceptación y concurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se dará con
la anticipación que las circunstancias lo permitan Salvo convención en contrario y
a excepción del caso de concurrencia al servicio médico correspondiente el tiempo
empleado en estos permisos puede descontarse al trabajador o compensarse con
tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada ordinaria a opción
de la empresa numeral sexto, artículo 57. C.S.T)
CAPITULO XI
Salario mínimo, convencional, días, horas de pagos y periódicos que lo
regulan
Art. 36- Formas y libertad de estipulación.
1o. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus
diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por
tarea etc. pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los pactos,
convenciones colectivas y fallos arbítrales.
2o. No obstante lo dispuesto en los articules 13 14.16 21, y 340 del Código
Sustantivo del Trabajo y las normas concordantes con éstas, cuando el trabajador
devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales
mensuales, valdrá la estipulación escrita de un salario que además de retribuir el
270
trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y
beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al
dominical y festivo el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus
intereses, subsidios y suministros en especie, y en generan. las que se incluyan
en dicha estipulación, excepto las vacaciones
En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez (10) salarios
mínimos legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la
empresa que no podrá ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía El
monto del factor prestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y
de impuestos.
3o Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni de los
aportes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, pero en el caso de
estas tres últimas entidades, los aportes se disminuirán en un treinta por ciento
(30%).
4o. El trabajador que desee acogerse a esta estipulación recibirá la liquidación
definitiva de su auxilio de cesantía y demás prestaciones sociales causadas Pasta
esa fecha. Sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo (artículo
18, Ley 50 de 1990).
Art. 37- Se denomina jornal el salario estipulado por días y. sueldo, el estipulado
con períodos mayores (artículo 133. CST.)
Art. 38- Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuará en el lugar
en donde el trabajador presta sus servicios durante el trabajo, o inmediatamente
después que éste cese.
Art. 39- El salario se pagará al trabajador directamente o a la persona que él
autorice por escrito así,
1o. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos. El periodo
de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no
mayor de un mes.
271
CAPITULO XII
Servicio médico medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en
caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene,
regularidad y seguridad en el trabajo.
Art. 40- Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los
trabajadores a su cargo Igualmente, es su obligación garantizar os recursos
necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina
preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial, de conformidad al
programa de salud ocupacional, y con el objeto de velar por la protección integral
del trabajador.
Art. 41- Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán por el
Instituto de Seguros Sociales en donde aquellos se hallan inscritos Estará a cargo
del empleador en aquellos Sitios en que dicha asistencia no sea prestada por tal
entidad.
Art. 42- Todo trabajador, desde el mismo día en que se sienta enfermo, deberá
comunicarlo al empleador, a su representante, o a quien haga sus veces, el cual
hará lo conducente para que sea examinado por el médico correspondiente, a fin
de que certifique si puede continuar o no en el trabajo, y en su caso determine la
incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe someterse Sí éste no diere
aviso dentro del término indicado. o no se sometiere al examen médico que se
haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como injustificada para los
efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta
imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida.
272
Art. 43- Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento que
ordena el médico que los haya examinado, así como a los exámenes y
tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordena la empresa en
determinados casos El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a los
exámenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perderá el derecho a la
prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa
negativa.
Art. 44- Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y
seguridad que prescriban las autoridades del ramo en general, y en particular a las
que ordene la empresa para prevención de las enfermedades y de los riesgos en
el manejo de las máquinas y demás elementos de trabajo especialmente para
evitar los accidentes de trabajo.
Art. 45- En caso de accidente de trabajo, el Jefe de la respectiva dependencia, o
su representante ordenará inmediatamente la prestación de los primeros auxilios,
la llamada al médico si lo tuviere, o uno particular si fuere necesario, tomará todas
las demás medidas que se impongan y que se consideren necesarias para reducir
al mínimo, las consecuencias del accidente.
Art. 46- En caso de accidente no mortal, aún el más leve o de apariencia
insignificante, el trabajador lo comunicará inmediatamente al empleador, a su
representante, o a quien haga sus veces, prevean la asistencia médica y
tratamiento oportuno y den cumplimiento a lo previsto en el artículo 220 del Código
Sustantivo del Trabajo. El médico continuará el tratamiento respectivo e indicará
las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad.
Art. 47- La empresa no responderá por ningún accidente de trabajo que haya sido
provocado deliberadamente o con culpa grave de la víctima. En este caso, solo
estará obligada a prestar los primeros auxilios. Tampoco responderá de la
273
agravación que se presente en las lesiones o perturbaciones causadas por
cualquier accidente por razón de no haber dado el trabajador, el aviso oportuno
correspondiente o haberlo demorado sin justa causa.
Art. 48- De todo accidente se llevará registro en libro especial, con indicación de la
fecha, horas, sector y circunstancias en que ocurrió, nombre de los testigos
especiales. Si los hubiere, y un relato sucinto de lo que puedan declarar
Art. 49- En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este capítulo, tanto
la empresa como los trabajadores. se someterán a las normas pertinentes del
Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución No. 1016 de 1989. expedida por el
Ministerio de Trabajo y S. S., y las demás que con tal fin se establezcan De la
misma manera, ambas partes están obligadas a sujetarse a la legislación vigente
sobre salud ocupacional, de conformidad a los términos estipulados en los
preceptos legales pertinentes.
CAPITULO XIII
Prescripciones de orden
Art. 50- Los trabajadores tienen como deberes los siguientes
a) Respeto y subordinación a los superiores.
b) Respeto a sus compañeros de trabajo.
c) Procurar competa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo en las
relaciones personales y en la ejecución de labores.
d) Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal
colaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa.
e) Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad y de la mejor
manera posible.
274
f) Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto
del respectivo superior y de manera fundada comedida y respetuosa.
g) Ser verídico en todo caso.
h) Recibir y aceptar las órdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el
trabajo, el orden y la conducta en general, con su verdadera intención que es en
todo caso la de encaminar y perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la
empresa en general.
i) Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su
respectivo Jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos de trabajo, y
j) Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe
desempeñar sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior, pasar al puesto
de trabajo de otros compañeros.
Parágrafo - Los directores o trabajadores no pueden ser agentes de la autoridad
pública en los establecimientos o lugares de trabajo ni intervenir en la selección
del personal de la Policía, ni darle órdenes, ni suministrarle alojamiento o
alimentación gratuitos, ni darle dádivas (artículo 126, parágrafo. C.S.T)
Nota. Es viable que el empleador, según los requerimientos de las labores
desplegadas por la empresa establezca en este capítulo deberes adicionales o
diferentes a los enumerados en el presente modelo. En todo caso, tales
prescripciones no pueden afectar el honor, la dignidad y los derechos mínimos del
trabajador, al tenor del artículo primero, ordinal b) de la Ley 50 de 1990.
CAPITULO XIV
Art. 51- El orden jerárquico de acuerdo con los cargos existentes en la empresa,
es el siguiente
Parágrafo - De los cargos mencionados, tienen facultad para imponer sanciones
disciplinarias a los trabajadores de la empresa, los siguientes;
275
CAPITULO XV
Labores prohibidas para mujeres y menores
Art. 52- Queda prohibido emplear a las mujeres en trabajo de pintura industrial,
que entrañen el empleo de la ceruza, del sulfato de plomo o de cualquier otro
producto que contenga dichos pigmentos. Tampoco ser empleadas en trabajos
subterráneos, salvo que se trate de una empresa en que están laborando los
miembros de una misma familia; las mujeres, cualquiera sea su edad, no pueden
trabajar en el lapso comprendido de las l0;00 de la noche a las 5.00 de la mañana,
en ninguna de las siguientes empresas:
a) Las minas, canteras e industrias extractivas de cualquier clase.
b) La construcción, reconstrucción, conservación, reparación, modificación,
demolición de edificio y construcción de toda clase de ferrocarriles, tranvías,
puertos, muelles, canales, instalaciones para la navegación interior, camiones,
túneles, puentes, viaductos, cloacas colectoras, cloacas ordinarias, pozos,
instalaciones telegráficas o telefónicas, instalaciones eléctricas, fábricas de gas,
distribución de agua u otros trabajos de construcción, así como las obras de
preparación y cimentación que proceden a los trabajos antes mencionados.
c) El transporte de personas o mercancías por carretera, ferrocarril o vías,
marítima o fluvial comprendida la manipulación de mercancías en los muelles,
embarcados y almacenes (artículo quinto, numeral primero, literales a, c y d;
artículo 11, Decreto 995 de 1968).
Parágrafo.- Trabajos prohibidos para menores de edad.
Los menores no podrán ser empleados en los trabajos que a continuación se
enumeran, por cuanto suponen exposición severa a riesgos para su salud o
integridad física;
lo. Trabajos que tengan que ver con sustancias tóxicas o nocivas para la salud.
276
2o. Trabajos a temperaturas anormales o en ambientes contaminados o con
insuficiente ventilación.
3o. Trabajos subterráneos de minería de toda índole y en los que confluyen
agentes nocivos, tales como contaminantes, desequilibrios términos, deficiencia
de oxigeno a consecuencia de la oxidación o la gasificación.
4o. Trabajos donde el menor de edad está expuesto a ruidos que sobrepasen
ochenta (80) decibeles.
5o. Trabajos donde se tenga que manipular con sustancias radioactivas, pinturas
luminiscentes, rayos x, o que impliquen exposición a radiaciones ultravioletas,
infrarrojas y emisiones de radio frecuencia.
6o. Todo tipo de labores que impliquen exposición a corrientes eléctricas de alto
voltaje.
7o. Trabajos submarinos.
8o. Trabajo en basurero o en cualquier otro tipo de actividades donde se generen
agentes biológicos patógenos.
9o. Actividades que impliquen el manejo de sustancias explosivas, inflamables o
cáusticas,
10. Trabajos en pañoleros o fogoneros, en los buques de transporte marítimo.
11, Trabajos en pintura industrial que entrañen el empleo de la cerusa, del sulfato
de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos elementos.
277
12. Trabajos en máquinas esmeriladoras, afilado de herramientas, en muelas
abrasivas de alta velocidad y en ocupaciones similares.
13. Trabajos en altos hornos, horno de fundición de metales, fábrica de acero,
talleres de laminación, trabajos de forja, y en presa pesada de metales.
14. Trabajos y operaciones que involucran la manipulación de cargas pesadas.
15. Trabajos relacionados con cambios, de correas de transmisión, aceite,
engrasado y otros trabajados próximos a transmisiones pesadas o de alta
velocidad.
16. Trabajos en cizañadoras, cortadoras, laminadoras, tornos, fresadoras,
troqueladoras, otras máquinas particularmente peligrosas.
17. Trabajos de vidrio y alfarería, trituración y mezclado de materia prima, trabajo
de hornos, pulido y esmerilado en seco de vidriería, operaciones de limpieza por
chorro de arena, trabajo en locales de vidria do y grabado, trabajos en la industria
cerámica.
18. Trabajo de soldadura de gas y arco, corte con oxigeno en tanques o lugares
confinados, en anda- mies o en molduras precalentadas.
19. Trabajos en fábricas en ladrillos, tubos y similares, moldeado de ladrillos a
mano, trabajo en las prensas y hornos de ladrillos Trabajo en aquellas
operaciones y/o procesos en donde se presenten altas temperaturas y humedad.
20. Trabajo en la industria metalúrgica de hierro y demás metales, en las
operaciones y/o procesos donde se desprenden vapores o polvos tóxicos y en
plantas de cemento.
278
21. Actividades agrícolas o agroindustriales que impliquen alto riesgo para la
salud.
22. Las demás que señalen en forma específica los reglamentos del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
Parágrafo- Los trabajadores menores de dieciocho (18) años y mayores de
catorce (14), que cursen estudios técnicos en el Servicio Nacional de Aprendizaje
o en un instituto técnico especializado reconocido por el Ministerio de Educación
Nacional o en una institución del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
autorizada para el efecto por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, o que
obtenga el certificado de aptitud profesional expedido por el Servicio Nacional de
Aprendizaje “SENA” podrán ser empleados en aquellas operaciones, ocupaciones
o procedimientos señalados en este artículo, que a juicio del Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social pueden ser desempeñados sin grave riesgo para la salud o a
integridad física del menor mediante un adecuado, entrenamiento y la aplicación
de medidas de seguridad que garanticen plenamente la prevención de los riesgos
anotados. Quedan prohibidos a los trabajadores menores de dieciocho (18) años
todo trabajo que afecte su moralidad. En especial le está prohibido el trabajo en
casas de lenocinio y demás lugares de diversión donde se consuma bebidas
alcohólicas. De igual modo se prohíbe su contratación para la reproducción de
escenas pornográficas, muertes violentas, apología del delito u otros semejantes.
Nota. En la consignación de las labores prohibidas para mujeres y menores de
edad en el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo, solo se deberán tener en
cuenta aquellas actividades que estando incluidas en el presente artículo,
correspondan o estén relacionadas con la actividad u objeto de la empresa Así por
ejemplo, en el Reglamento Interno de Trabajo de una ferretería, resultaría
279
inoficioso e improcedente incluir, entre las labores prohibidas para los menores los
“trabajos submarinos” (numeral 7o del parágrafo). O los trabajos “en altos hornos,
horno de fundición de metales, etc.” (numeral 13 del parágrafo).
CAPITULO XVI
Obligaciones especiales para el empleador y los trabajadores
Art. 53- Son obligaciones especiales del empleador:
lo Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los
instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de
las labores.
2o Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de
protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se
garantice razonablemente la seguridad y la salud.
3o Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o
enfermedad. Para este efecto e establecimiento mantendrá lo necesario según
reglamentación de las autoridades sanitarias.
4o Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares
convenidos.
5o. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, sus creencias
y sentimientos.
6o Conceder al trabajador las licencias necesarias para os fines y en los términos
indicados en el artículo 32 de este reglamento.
280
7o Dar al trabajador que los solicite, a la expiración del contrato, una certificación
en que conste el tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado, e
igualmente si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle
certificación sobre el particular si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo
hubiere sido sometido a examen médico Se considera que el trabajador por su
culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos cinco (5) días a
partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para las prácticas del
examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente.
8o Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si para prestar
su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminación del contrato se
origina por culpa o voluntad del trabajador.
Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar el empleador le cebe costear su
traslado hasta concurrencia de los gastos que demandarla su regreso al lugar
donde resida anteriormente.
En los gastos de traslado del trabajador, se entienden comprendidos los de
familiares que con él convivieren.
9o Abrir y llevar al día los registros de horas extras y de trabajadores menores que
ordena la ley
10 Conceder a las trabajadoras que estén en periodos de lactancia los descansos
ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo
11 Conservar el puesto a las empleadas que estén disfrutando de los descansos
remunerados a que se refiere el numeral anterior o por licencia de enfermedad
motivada en el embarazo o parto No producirá efecto alguno el despido que el
empleador comunique a la trabajadora en tales periodos o que si acude a sin
preaviso éste expire durante los descansos o licencias mencionadas
12 Llevar un registro de inscripción de todas las personas menores de edad que
emplee con indicación de la fecha de nacimiento de las mismas.
281
13 Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las
leyes
14 Además de las obligaciones especiales a cargo del empleador, éste garantizará
el acceso del trabajador menor de edad a la capacitación laboral y concederá
licencia no remunerada cuando la actividad escolar así lo requiera Será también
obligación de su parte, afiliar al Instituto de Seguros Sociales a todos los
trabajadores menores de edad que laboren a su servicio lo mismo que
suministrarles cada cuatro (4) meses en forma gratuita, un par de zapatos y un
vestido de labor, teniendo en cuenta que la remuneración mensual sea hasta dos
veces el salario mínimo vigente en la empresa (artículo 57. C.S.T.)
Art. 54- Son obligaciones especiales del trabajador:
lo Realizar personalmente la labor en los términos estipulados, observar los
preceptos de este reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que
de manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden
jerárquico establecido.
2o No comunicar a terceros, salvo autorización expresa. las informaciones que
sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la
empresa lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.
3o Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y
útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes.
4o Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compañeros
5o Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen
conducentes a evitarle daños y perjuicios.
6o Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que
afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa.
7o Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico de la
empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma vigencia y cuidado
282
as instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades
profesionales.
8o. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y dar aviso
oportuno de cualquier cambio que ocurra (artículo 58, C.S.T.).
CAPITULO XVII
Prohibiciones especiales para la empresa y trabajadores
Art. 55- Se prohíbe a la empresa
lo Deducir retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y
prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorización previa
de éstos para cada caso o sin mandamiento judicial con excepción de los
siguientes:
a) Respecto de salarios pueden hacerse deducciones, retenciones o
compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113, 150, 151 152 y
400 del Código Sustantivo de Trabajo.
b) Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de 50% cincuenta por
ciento de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos, en la forma y en los
casos que la ley tos autorice.
c) El Banco Popular, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 24 de 1952, puede
igualmente ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salario
y prestaciones, para cubrir sus créditos en la forma y en los casos en que la ley lo
autoriza.
283
d) En cuanto a la cesantía y las pensiones de jubilación, la empresa puede retener
el valor respectivo en los casos de los artículos 250 y 274 del Código Sustantivo
del Trabajo.
2o Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres
en almacenes que establezca la empresa.
3o Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se admita en
el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de éste.
4o Limitar o presionaren cualquier forma a los trabajadores en el ejercicio de su
derecho de asociación.
5o Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religiosos o político o
dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio.
6o Hacer, o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.
7o Hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en los mismos
sitios.
8o Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7o. del artículo 57 del
Código Sustantivo de trabajo signos convencionales que tiendan a perjudicar a los
interesados o adoptar el sistema de lista negra cualquiera que sea la modalidad
que se utilice para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se
separen o sean separados de servicio.
9o Cerrar intempestivamente la empresa Si lo hiciera además de incurrir en
sanciones legales deberá pagar a los trabajadores los salarios, prestaciones e
284
indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa Así mismo cuando se
compruebe que el empleador en forma ilegal ha retenido o disminuido
colectivamente los salarios a los trabajadores, la cesación de actividades de estos,
será imputable a aquel y les dará derecho a reclamar los salarios
correspondientes al tiempo de suspensión de labores.
10 Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que les hubieren
presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentación del pliego y
durante los términos legales de las etapas establecidas para el arreglo del
conflicto.
11 Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los
trabajadores o que ofenda su dignidad (artículo 59, C.S.T.)
Art. 56- Se prohíbe a los trabajadores:
lo Sustraer de la fábrica, taller o establecimiento los útiles de trabajo, las materias
primas o productos elaborados sin permiso de la empresa.
2o Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de
narcótico o de drogas enervantes.
3o. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepción de las
que con autorización legal puedan llevar los celadores.
- Las multas que se prevean solo pueden imponerse por retardos o faltas al
trabajo sin excusa suficiente.
- Tales multas no pueden exceder de la 1/5 parte del salario de un día.
285
- Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo ésta no puede exceder
de ocho (8) días por la primera vez ni de dos 12> meses en caso de reincidencia
de cualquier grado.
- En ningún caso las sanciones disciplinarias podrán consistir en penas
corporales ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador
- La tipificación de faltas. graves o leves, puede realizarse libremente, siempre y
cuando tales faltas no menoscaben el honor a dignidad y los derechos mínimos de
los trabajadores ( Art. primero ordinal u Ley 50 de 1990 )
CAPITULO XIX
Procedimientos para comprobación de fallas y formas de aplicación de las
sanciones disciplinarias
Art. 57.- Antes de aplicarse una sanción disciplinaria. el empleador deberá oír al
trabajador inculpado directamente y sí éste es sindicalizado deberá estar asistido
por dos representantes de la organización sindical a que pertenezca En todo caso
se dejará constancia escrita de os hechos y de la decisión de la empresa de
imponer o no la sanción definitiva (artículo 115 C.S.T.)
Art. 58.- No producirá efecto alguno la sanción disciplinaria impuesta con violación
del trámite señalado en el anterior artículo (artículo 115, C.S.T.)
286
CAPITULO XX
Reclamos personas ante quienes deben presentarse y su tramitación
Art. 59.- Los reclamos de los trabajadores se harán ante la persona que ocupe en
la empresa el cargo de - quien los oirá y resolverá en justicia y equidad.
Art. 60.- Se deja claramente establecido que para efectos de los reclamos a que
se refieren los artículos anteriores, el trabajador o trabajadores pueden asesorarse
del sindicato respectivo.
Parágrafo.- En la Empresa..............existen prestaciones adicionales a las
legalmente obligatorias.
CAPITULO XXI
Publicaciones
Art. 61.- Dentro de los quince (15) días siguientes al de la notificación de la
resolución aprobatoria del presente reglamento. el empleador debe publicarlo en el
lugar de trabajo, mediante la fijación de dos (2) copias de caracteres legibles, en
dos (2) sitios distintos Si hubiera varios lugares de trabajo separados la fijación
debe hacerse en cada uno de ellos Con el Reglamento debe fijarse la resolución
aprobatoria (artículo 120, C.S.T.)
CAPITULO XXII
Vigencia
Art. 62.- El presente Reglamento entrará a regir ocho (8) días después de su
publicación hecha en la forma prescrita en el artículo anterior de este Reglamento
(artículo 121 C.S.T.).
287
CAPITULO XXIII
Disposiciones finales
Art. 63.- Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin efecto
las disposiciones del reglamento que antes de esta fecha, haya tenido la empresa.
CAPITULO XXIV
Cláusulas ineficaces
Art. 64.- No producirá ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren
las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes,
contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbítrales los
cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más
favorables al trabajador (artículo 109, C.S.T.).
CIUDAD DIRECCION DEPARTAMENTO
....................... ............................. ...............................
FECHA
.......................
FIRMA Y SELLO .....................................
Tomado de:
http://74.125.47.132/search?q=cache:CUGSRGWMT9IJ:www.dmsjuridica.com/MINUTAS%2520Y
%2520MODELOS/LABORAL/ESTATUTOS/REGLAMENTO%2520INTERNO%2520DE%2520TRA
BAJO.doc+MODELO+DE+REGLAMENTO+INTERNO+DE+TRABAJO&cd=3&hl=es&ct=clnk&gl=co
288
Reglamento de higiene y seguridad industrial
El reglamento de higiene y seguridad industrial es una obligación vigilada por el
Ministerio de la Protección Social, a la que deben dar cumplimiento los
empleadores que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores permanentes.
El plazo para la realización de estos reglamentos es de tres (3) meses después de
iniciadas las labores de la empresa; y una vez aprobado, se debe publicar en,
mínimo, dos lugares visibles del lugar de trabajo.
El reglamento de higiene y seguridad industrial debe contener normas referentes a
la protección de higiene personal de los trabajadores, prevención de accidentes y
enfermedades, servicio médico, normas especiales en caso de empresas mineras
y petroleras, higiene en las empresas agrícolas, ganaderas y forestales, entre
otras disposiciones contenidas en el artículo 350 del Código Sustantivo de
Trabajo.
Modelo para la elaboración del reglamento de higiene y seguridad industrial
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
La empresa........................................ Identificación..................................
Ciudad........................, Departamento........................,
Dirección............................, Teléfono............................
Sucursales o agencias: Si...... No...... Número y cuya actividad económica consiste
en.............................................................
Expide el presente reglamento, contenido en los siguientes términos:
Art. 1o.- La empresa se compromete a dar Cumplimiento a las disposiciones
legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una
289
adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales, de conformidad con los artículos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217,
220, 221, 282, 283, 348, 349, 350 y 351 del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley
9a. de 1979. Resolución 2400 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolución 2013 de
1986, Resolución 1016 de 1989, Resolución 6398 de 1991 y demás normas que
con tal fin se establezcan.
Art. 2o.- La empresa se obliga a promover y garantizar la constitución y
funcionamiento del Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, de
conformidad con lo establecido por el Decreto 614 de 1984, Resolución 2013 de
1986 y Resolución 1016 de 1989.
Art. 3o.- La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para
desarrollar actividades permanentes, de conformidad con el programa de salud
ocupacional, elaborado de acuerdo con el Decreto 614 de 1984 y la Resolución
1016 de 1989, el cual contempla, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Subprograma de medicina preventiva y del trabajo, orientado a promover y
mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores,
en todos los oficios, prevenir cualquier daño a su salud, ocasionado por las
condiciones de trabajo, protegerlos en su empleo de los riesgos generados por la
presencia de agentes y procedimientos nocivos: colocar y mantener al trabajador
en una actividad acorde con sus aptitudes fisiológicas y psicosociales.
b) Subprograma de higiene y seguridad industrial, dirigido a establecer las mejores
condiciones de saneamiento básico industrial y a crear los procedimientos que
conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgo que se originen en los
lugares de trabajo y que puedan ser causa de enfermedad, disconfort o accidente.
290
Art. 4o.- Los riesgos existentes en la empresa, están constituidos, principalmente
por:...........................
Parágrafo.- A efecto de que los riesgos contemplados en el presente artículo, no
se traduzcan en accidente de trabajo o enfermedad profesional, la empresa ejerce
su control en la fuente, en el medio transmisor o en el trabajador. de conformidad
con lo estipulado en el programa de salud ocupacional de la empresa, el cual se
da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.
Art. 5o- La empresa y sus trabajadores darán estricto cumplimiento a las
disposiciones legales, así como a las normas técnicas e internas que se adopten
para lograr la implantación de las actividades de medicina preventiva y del trabajo,
higiene y seguridad industrial, que sean concordantes con el presente reglamento
y con el programa de salud ocupacional de la empresa.
Art. 6o.- La empresa ha implantado un proceso de inducción del trabajador a las
actividades que deba desempeñar, capacitándolo respecto a las medidas de
prevención y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo específico
que vaya a realizar.
Art. 7o.- Este reglamento permanecerá exhibido en por lo menos dos lugares
visibles de los locales de trabajo, junto con la Resolución aprobatoria, cuyos
contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su
ingreso.
Art. 8o.- El presente reglamento entra en vigencia partir de la aprobación
impartida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y durante el tiempo que
la empresa conserve, sin cambios sustanciales, las condiciones existentes en el
momento de su aprobación, tales como actividad económica, métodos de
291
producción, instalaciones locativas o cuando se dicten disposiciones
gubernamentales que modifiquen las normas del reglamento o que limiten su
vigencia.
Representante legal,
Firma...............
C.C. No. ........................ de......................
Sello
Minuta de contrato de prestación de servicios profesionales e
independientes
Contrato de prestación de servicios profesionales independientes de
administración
Entre nosotros, “Agrupación residencial.............”, entidad sin ánimo de lucro, con
personería jurídica número............. de fecha............., de la Alcaldía de la Zona
de............., con domicilio principal en............., en la calle............. N° .............,
representada para este acto por el Presidente del Consejo de Administración
............., mayor y de esta vecindad, identificado con la cédula de ciudadanía N0
............. expedida en ............., plenamente facultado por medio del Acta número
............. de fecha ............. del Consejo de Administración y quien en adelante se
llamará la contratante, por una parte, y por la otra ............., mayor y de esta
vecindad, identificada con la cédula de ciudadanía N0 ............. expedida en
............. quien para los efectos de este Contrato se denominará la contratista,
acordamos celebrar el contrato de prestación de servicios profesionales
independientes de administración, regido por las siguientes cláusulas:
292
Primera. Objeto. La contratista en calidad de Administradora se obliga para con la
contratante a coordinar, desarrollar y ejecutar los planes y programas de
conformidad con el presupuesto vigente para el año de............. Para dichos
efectos y conforme al Reglamento de Propiedad Horizontal y leyes y decretos
aplicables al respecto, la contratista será la Representante Legal de la contratante,
dentro de los parámetros fijados por las normas ya aludidas.
Segunda. Plazo. El plazo para la ejecución de este Contrato es hasta el 31 de
diciembre de ............., a partir del día ............. de ............. de ............., el cual
podrá prorrogarse por acuerdo entre las partes con antelación a la fecha de su
expiración mediante la celebración de un Contrato Adicional que deberá constar
por escrito, previa Acta del Consejo de Administración que así lo autorice.
Tercera. Precio. El precio del Contrato es por la suma de............. pesos
($.............), mensuales, los cuales serán pagados por la contratante el último día
de cada mes en que haya prestado el servicio al contratista, previa la presentación
de la cuenta de cobro correspondiente.
Cuarta. Obligaciones de la contratante. a) Facilitar el acceso a la información
que sea necesaria, de manera oportuna, para la debida ejecución de este
Contrato; b) Pagar el valor del Contrato dentro de los términos, cuantías y
condiciones ya estipuladas; c) Las demás de ley.
Quinta. Obligaciones a cargo de la contratista. La contratista deberá cumplir en
forma eficiente y oportuna la labor encomendada conforme a las necesidades del
servicio. Además de ellas, deberá cumplir las siguientes: a) Cumplir con los
deberes que el Cargo demande conforme al Reglamento de Propiedad Horizontal,
las leyes y decretos vigentes. b) Representar a la contratante conforme a la ley,
decretos y al Reglamento de Propiedad Horizontal, que se presumen son
293
conocidos a cabalidad por las Partes. c) Las demás que sean necesarias para el
buen desarrollo de este Contrato.
Sexta. Vigilancia. La contratante directamente o a través de terceras personas
facultadas para ello por el Consejo de Administración, supervisará el servicio
profesional encomendado en este contrato y podrá formular las observaciones del
caso con el fin de ser analizadas conjuntamente con la contratista y efectuar las
correcciones o modificaciones a que hubiere lugar.
Séptima. Independencia de la contratista. La contratista efectuará personal y
autónomamente el cumplimento de su jornada diaria de acuerdo con las
necesidades que el servicio exija.
Octava. Exclusión de relación laboral. Las partes acuerdan expresamente que
no habrá ninguna relación de carácter laboral entre la contratante y la contratista ni
el personal que esta última utilice en la ejecución de este contrato o con terceros,
salvo previa autorización escrita de la contratante.
Novena. Cesión. La contratista no podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución
de este Contrato, salvo autorización expresa de la contratante.
Décima. Terminación del contrato. El presente Contrato podrá darse por
terminado por mutuo acuerdo de las partes; por vencimiento del término del
mismo; o en forma unilateral por el incumplimiento de las obligaciones que
emanen de este Contrato.
Decima primera. Domicilio contractual. Para todos los efectos de ley, el
domicilio contractual es la ciudad de............., y las notificaciones serán recibidas
por las partes en las siguientes direcciones: La contratante.............; la
contratista.............
294
Decima segunda. Ciudad y fecha. El presente Contrato se firma por las partes
en dos originales del mismo tenor y ante dos testigos hábiles, a los............., en la
ciudad de.............
La contratante,............. C.C. N0............. de.............
Presidente del Consejo de Administración
La contratista,............. ............. C.C. No............. de.............
Testigos:
............. ............. ............. .............
C.C. N0............. de............. C.C. N0............. de.............
Dirección: Tel.: Dirección: Tel.:
Prestaciones sociales a cargo exclusivo del empleador
Prima de servicios
¿Qué empresas están obligadas a pagar la prima de servicios?
Todas las empresas de carácter permanente están obligadas a pagar a cada uno
de sus trabajadores, excepto a los ocasionales o transitorios, una prima de
servicios como prestación especial.
295
TIPO DE EMPRESA PRIMA DE SERVICIOS
Empresas con un capital
menor de doscientos mil
pesos ($ 200.000)
Quince (15) días de salario, entregado de la
siguiente forma: una semana el último día de junio
y otra semana en los primeros veinte (20) días de
diciembre., pagadero por semestres del
calendario, a quienes hubieran trabajado todo el
respectivo periodo, o proporcionalmente al tiempo
trabajado.
Empresas con un capital de
doscientos mil pesos ($
200.000) o mayor
Un (1) mes de salario, entregado por semestres
del calendario de la siguiente forma: una quincena
el último día de junio y otra en los primeros veinte
(20) días de diciembre, a quienes hubieran
trabajado todo el respectivo periodo o
proporcionalmente al tiempo trabajado.
Calzado y vestido de labor
¿En qué consiste la obligación de suministrar calzado y vestido al
trabajador?
La dotación de calzado y vestido de labor, es una obligación del empleador
establecida en el artículo 230 del Código Sustantivo de Trabajo que consiste en
proveer de forma gratuita, cada cuatro (4) meses, un (1) par de zapatos y un (1)
vestido de labor a los trabajadores permanentes de la empresa, cuyo salario sea
hasta dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente y siempre que éste haya
cumplido más de tres (3) meses de labores.
296
El vestido de labor que debe suministrar el empleador, incluye los implementos de
seguridad industrial requeridos por los trabajadores que desarrollen trabajos de
este tipo; asimismo, los trabajadores están en la obligación de usarlos para
protegerse contra los riesgos a los que se vean expuestos.
Auxilio de cesantía
¿Cuáles son los sistemas de liquidación de cesantías?
El auxilio de cesantías se encuentra sometido a dos sistemas diferentes desde el
1º de enero de 1991: sistema tradicional y sistema de liquidación definitiva anual.
Estos dos sistemas exceptúan a las personas que reciben más de diez (10)
salarios mínimos mensuales legales y se acogen al salario integral; es decir,
aquellas que pactan un salario que además de cubrir el trabajo realizado, supla el
valor de las prestaciones, recargos (trabajo nocturno, dominical y festivo), primas y
cesantías.
Sistema de liquidación tradicional de cesantías
Beneficiarios
Trabajadores vinculados por contrato
de trabajo antes del 1 de enero de
1991, quienes tienen derecho, una vez
terminado el contrato, a un mes de
salario por cada año de servicios, como
auxilio de cesantías.
297
Tiempo para liquidar
Con carácter definitivo a la terminación
del contrato de trabajo y cuando el
trabajo opta por el salario integral
Con carácter parcial, pero definitivo, por
prestación del servicio militar por parte
del trabajador y ocasionalmente en los
casos de sustitución patronal.
Con carácter parcial, pero como simple
anticipo, para adquirir, construir mejorar
y liberar bienes raíces destinado a
vivienda.
Base de liquidación Para liquidar el auxilio de cesantía se
debe tomar como base el último salario
mensual, siempre que no haya tenido
variaciones en los tres meses
anteriores. En el caso de los salarios
variables, se toma como base el
promedio mensual del salario en el
último año o en todo el tiempo (si fuera
menor de un año) de servicios.
298
Sistema de liquidación definitiva anual de cesantías
Beneficiarios
Trabajadores nuevos vinculados por
contratos de trabajo a partir del 1 de
enero de 1991 y los antiguos que se
acojan a él voluntariamente.
Tiempo para liquidar
El 31 de diciembre de cada año, en una
cuenta individual a nombre del
trabajador, el empleador debe liquidar
en forma definitiva la cesantía, por la
anualidad o por la fracción
correspondiente.
Retiro de las cesantías Por terminación del contrato de trabajo.
En el evento en que la legislación
vigente autoriza su liquidación y pago
parcial para la financiación de vivienda.
Para pagar los gastos de matrícula del
trabajador, cónyuge, compañera (o)
permanente y sus hijos, por concepto
de estudios de educación superior.
299
Intereses sobre la cesantía
¿Existe obligación de pagar intereses sobre cesantías?
De acuerdo a lo establecido en el artículo 1º de la Ley 52 de 1975, todos los
empleadores están obligados a pagar el 12% anual de intereses sobre los saldos
de las cesantías que los trabajadores tengan a su favor el treinta y uno (31) de
diciembre de cada año, o al momento de retiro definitivo del trabajador o de
liquidación parcial de las mismas.
En caso de que el empleador no cancele los intereses correspondientes, debe
indemnizar al afectado, por una sola vez, con un valor adicional igual al de los
intereses causados.
Vacaciones
Según el Capítulo IV, que se refiere a vacaciones anuales remuneradas, del
Código Sustancial de Trabajo, todos los trabajadores que hayan laborado durante
un (1) año consecutivo tienen derecho a quince (15) días hábiles remunerados de
vacaciones. Los días hábiles, en el caso de los trabajadores que no laboren el día
sábado, aunque este día se cuenta como hábil, no debe contabilizarse como tal en
el cómputo del tiempo vacacional.
Las vacaciones no pueden acumularse por completo, es decir, el trabajador debe
gozar por lo menos de seis (6) días hábiles continuos y pactar el acumulado de los
días restantes, hasta por (2) dos años.
En la sistematización de días laborados, pueden descontarse los períodos de
suspensión como huelgas, suspensión disciplinaria y faltas al trabajo no
300
justificadas. La licencia de maternidad suspende las vacaciones, así la
trabajadora reanudará el tiempo faltante una vez termine dicha licencia.
El empleador debe fijar la época de vacaciones a más tardar dentro del año
subsiguiente, dando aviso al trabajador con quince (15) días de anticipación, y
ellas deben ser condicionadas oficiosamente o a petición del trabajador, sin
perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
Auxilio de transporte
El auxilio de transporte es una cuota económica que los empleadores y empresas
(sin consideración de capital) entregan a sus trabajadores, exclusivamente por los
días trabajados, en algunos municipios determinados por el gobierno, dado
generalmente donde exista transporte urbano, para que éstos se movilicen de su
residencia hasta el lugar de trabajo. Cuando el empleador contrata directamente el
transporte, dicho subsidio económico queda reemplazado.
Anualmente el gobierno expide un decreto en el que señala el valor del auxilio.
Para el año 2009, por ejemplo, el valor decretado fue de cincuenta y nueve mil
trescientos pesos ($ 59.300) que deben ser entregados a servidores públicos y
trabajadores particulares que reciban hasta dos veces el salario mínimo mensual
legal.
Obligaciones laborales periódicas de los empresarios
Aportes parafiscales de los empresarios
Los aportes parafiscales son contribuciones que deben realizar los empleadores,
ya sean personas jurídicas o naturales, privadas o públicas, sin límite de capital, o
301
número de trabajadores, que tengan uno o más empleados permanentes, a
entidades como el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, el SENA
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y las cajas de compensación familiar.
El aporte parafiscal corresponde al nueve por ciento (9%) sobre el valor completo
de la nómina que pagan mensualmente los empresarios y se divide de la siguiente
manera: tres por ciento (3%) para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -
ICBF, el dos por ciento (2%) para el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA y
cuatro por ciento (4%) para las cajas de compensación familiar.
En cuanto al pago de los aportes parafiscales por parte de las Mipymes (Micro,
pequeñas y medianas empresas) el artículo 43 de la Ley 590 del 10 de julio del
2000, establece que el primer año sólo deberán pagar el setenta y cinco por
ciento (75%) del aporte, para el segundo año el cincuenta por ciento (50%) y para
el tercer año el veinticinco por ciento (25%); a partir del cuarto año el nueve por
ciento (9%) completo sobre el valor de la nómina.
Es necesario presentar una solicitud ante la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN, en la que se exprese la intención de acogerse al beneficio.
APORTES PARAFISCALES
Entidades Concepto
Son entidades privadas sin ánimo de lucro, controladas
y vigiladas por el Estado en la forma establecida por la
ley. Algunas de las funciones de las cajas de
compensación familiar consisten en recaudar, distribuir
y pagar los aportes destinados al subsidio familiar, al
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA y a otras
entidades; organizar y administrar los programas que
302
CAJAS DE
COMPENSACIÓN
FAMILIAR
se establezcan para el pago del subsidio familiar en
especie (alimentos, vestidos, becas de estudio, textos
escolares, drogas y demás frutos o géneros diferentes
al dinero) o servicios; entre otras.
El subsidio familiar, la principal responsabilidad de las
Cajas de compensación familiar, es una prestación
social que se paga en dinero, especie y servicios a los
trabajadores que tengan personas a cargo y no ganen
más de cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales.
Este subsidio debe pagarse, por cada persona menor
de dieciocho (18) años que el trabajador tenga a cargo,
aún durante los permisos remunerados, las
incapacidades y las vacaciones, pues no constituye
salario.
SENA
Servicio Nacional de
Aprendizaje
Es un establecimiento público de orden Nacional, con
patrimonio propio e independiente, adscrito al Ministerio
de la Protección Social. Algunas de sus funciones están
encaminadas a impulsar la promoción social del
trabajador, a través de su formación profesional
integral, para hacer de él un ciudadano útil y
responsable; organizar, desarrollar, administrar y
ejecutar programas de formación profesional integral;
velar porque en los contenidos de los programas de
formación profesional se mantenga la unidad técnica;
303
entre otras funciones contempladas en el artículo 4º de
la Ley 119 de 1994.
El patrimonio de esta entidad está conformado, entre
otras cosas, por los bienes que posee y los que
adquiera a cualquier título; los ingresos generados en la
venta de productos y servicios como resultado de
acciones de formación profesional integral y desarrollo
tecnológico; y por los aportes de los empleadores para
la inversión en el desarrollo social y técnico de los
trabajadores.
ICBF
Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar
Según la Ley 89 de 1988, es un establecimiento público
de orden Nacional adscrito al Ministerio de Salud
Pública con el cual se busca satisfacer
permanentemente las necesidades de la sociedad con
respecto a la realización armónica de la familia, la
prevención preventiva y especial de los menores
desamparados.
Afiliación y aportes a la seguridad social
La seguridad social es un servicio de carácter público y obligatorio, dirigido y
coordinado por el Estado, que debe ser prestado por las entidades públicas o
privadas según lo establecido por la Ley.
Todo lo relacionado con seguridad social, se encuentra actualmente regulado por
la Ley 100 de 1993. La esencia de este sistema, radica en garantizar la cobertura
de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios.
304
Es obligación de todo empleador, afiliar a sus trabajadores al Sistema de
seguridad social integral; así, éstos y los familiares que vivan bajo su dependencia
(cónyuge, ascendientes, descendientes, hijos adoptivos, hermanos menores e
incapacitados), podrán beneficiarse.
El pago de las cotizaciones a la seguridad social corresponde al empleador, quien
descontará del salario total de los trabajadores, la parte con la que deben
contribuir.
Afiliación al sistema general de pensiones
El sistema general de pensiones es una obligación conferida a todos los
trabajadores dependientes e independientes, que tiene por objeto garantizar a
éstos, el amparo contra posibles eventos derivadas de la vejez, la invalidez y la
muerte, a través del reconocimiento de pensiones y prestaciones.
Este sistema está conformado por dos regímenes que pueden ser escogidos
libremente por el afiliado: el régimen solidario de prima media con prestación
definida, mediante el cual los afiliados o sus beneficiarios reciben la pensión de
vejez, invalidez o de sobrevivientes, independientemente del monto de las
cotizaciones que se hayan acumulado hasta la fecha; y el régimen de ahorro
individual con solidaridad, por medio del cual los aportes realizados durante la vida
activa y sus rendimientos se capitalizan en forma individual de un fondo privado
para el pago de las respectivas pensiones.
La afiliación a este sistema, la debe realizar el empleador diligenciando el
formulario que otorgan las entidades administradoras. Para el 2009, el monto de
cotización al sistema general de pensiones es del dieciséis (16) por ciento sobre el
ingreso del trabajador. Los afiliados con ingresos mensuales iguales o superiores
305
a cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales, adicionalmente, deben pagar el
uno (1) por ciento, destinado al fondo de solidaridad pensional.
Afiliación al sistema general de salud
El sistema general de salud es un servicio obligatorio, público y esencial, que tiene
por objeto garantizar el acceso de todos los colombianos al desarrollo, cuidado y
atención de salud. Es dirigido, controlado y vigilado por el Estado, representado
por el Presidente de la República y el Ministerio de Salud.
Todos los colombianos, de acuerdo al artículo 157 de la Ley 100 de 1993, deben
participar en el servicio público esencial de salud, ya sea afiliado al régimen
contributivo, o al régimen subsidiado.
El Régimen contributivo está dirigido a los trabajadores, dependientes e
independientes; el pago total realizado por el empleador y el trabajador en este
régimen, según el salario recibido, es del 12.5 por ciento, dividido de la siguiente
forma, 8.5 por ciento le corresponde al empleador y el 4 por ciento restante, al
trabajador. La afiliación debe realizarse por medio de una EPS (Entidad Promotora
de Salud) realizando el pago respectivo.
El Régimen subsidiado está dirigido a personas de escasos recursos que no
puedan pagar el costo total o parcial de los servicios de salud, incluida la
población rural; funciona con auxilios desembolsados por los aportes fiscales de la
Nación, de entidades territoriales y de los afiliados en la medida de sus
capacidades. Para acceder a este régimen es necesaria una certificación previa
de las condiciones económicas del interesado y posteriormente, inscribirse a una
306
EPS (Entidad Promotora de Salud), una empresa solidaria de salud o una
empresa social del Estado.
Afiliación al sistema general de riesgos profesionales
El sistema general de riesgos profesionales, dirigido y controlado por el Estado,
está conformado por normas, instituciones y procedimientos encaminados a
prevenir, proteger y atender las enfermedades y accidentes originadas en los
lugares de trabajo de las personas vinculas por contrato o de los servidores
públicos.
Es una obligación para todas las empresas y trabajadores del territorio nacional
colombiano, aplicable también a los contratistas, subcontratistas de sectores
públicos, oficiales y semioficiales. El monto de las cotizaciones para los
empleadores se encuentra en un rango del 0.348 y 8.7 por ciento de la base
cotizada.
La afiliación al sistema debe ser realizada por el empleador, mediante el
diligenciamiento de los formularios suministrados por las entidades
administradoras de riesgos profesionales (ARP). El empleador que no afilie a sus
trabajadores, además de las sanciones legales, deberá asumir las prestaciones
económicas y asistenciales de sus trabajadores por accidentes o enfermedades
laborales.
Por enfermedades laborales o profesionales se entiende todo estado patológico,
total o parcial, causado por la clase de labor que desempeña el trabajador, entre
ellas, la silicosis, talcosis, asbestosis, enfermedades por bajas temperaturas y el
asma ocupacional. Del mismo modo, un accidente laboral es toda lesión orgánica
o funcional, invalidez o muerte, a causa de una labor realizada en cumplimiento
de los deberes del trabajador.
307
Obligación de deducir y retener ingresos de asalariados
Todo empleador se encuentra obligado a deducir y retener para luego consignar
en la administración de impuestos o en los bancos autorizados, una suma de los
pagado a sus trabajadores para cancelar anticipadamente el impuesto de renta y
complementarios. Este mecanismo conocido como retención en la fuente permite
a las personas no obligadas a declarar renta, cancelar en su totalidad los
impuestos a su cargo. Si el empleador no efectúa la retención al trabajador, es
responsable solidario de la suma que ha debido retener.
La retención en la fuente debe efectuarse por el empleador o agente retenedor al
momento del pago. En consecuencia, el retenedor no puede en forma discrecional
determinar el momento en el cual aplica la retención. El empleador responsable de
la retención, está obligado a presentar mensualmente, en los bancos autorizados
una declaración de las retenciones en la fuente que debió efectuar durante el
respectivo mes.
Los empleadores deben entregar cada año a sus trabajadores una relación
detallada de los pagos hechos por todos los conceptos laborales, el monto de las
cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la fuente. Este documento
sustituyó la declaración de renta en el caso de los asalariados no obligados a
declarar. El certificado de ingresos y retenciones debe ser conservado cuando
menos durante 5 años desde la fecha de expedición.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Pág. 230]
308
Obligación de informar
Aunque el Ministerio de Protección Social actualmente no le exige al empleador o
representante legal, informar anualmente al inspector de trabajo sobre los datos
de la empresa y sus trabajadores, sí están en la obligación de dar aviso sobre
ciertos sucesos ocurridos en la misma.
Todo empleador debe dar aviso a la entidad administradora de riesgos
profesionales (ARP) y a la entidad promotora de salud (EPS), en un plazo no
mayor a 24 horas, sobre los accidentes que ocurran en su empresa. Además,
deben avisar al juez de trabajo y percatar a los demás trabajadores de los peligros
que pueden afectarlos en su lugar de trabajo.
No dar aviso sobre un accidente o enfermedad laboral, hará acreedor al
empleador de una multa hasta por doscientos (200) salarios mínimos mensuales
legales.
Asimismo, en caso de que un trabajador muera, el empleador debe dar aviso tanto
a las entidades encargadas de la seguridad social, como a la Caja de
compensación familiar a la que se encontrara adscrita dicha persona.
Obligaciones tributarias de los empresarios
Dentro de las obligaciones tributarias de los empresarios, se encuentran:
inscribirse en el RUT (Registro Único Tributario), adquirir el NIT (Número de
identificación Tributaria), registrarse como agente retenedor y como responsable
de los impuestos de renta y de IVA, declarar y pagar el impuesto de timbre y los
impuestos municipales, responder los requerimientos realizados por la DIAN
309
(Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), llevar los libros de contabilidad,
facturar e informar el cambio de dirección de la empresa.
Inscribirse en el RUT y obtener el NIT
RUT
¿QUÉ ES?
Según el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, el
Registro Único Tributario, RUT, es constituye el único
mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a personas
y entidades que cumplen con ciertas características.
Con esta inscripción el comerciante queda exento de
inscribirse en el Registro de Exportadores y el Registro
Nacional de Vendedores.
¿QUIÉNES ESTÁN
OBLIGADOS A
INSCRIBIRSE?
Todas las personas y entidades que tengan calidad de
contribuyentes declarantes de impuestos sobre la renta y
no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.
Quienes sean responsables del Régimen Común y los
pertenecientes al régimen simplificado.
Los agentes retenedores.
Los importadores, exportadores y demás usuarios
aduaneros
¿QUIÉNES NO
ESTÁN OBLIGADOS
Extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones
consulares, diplomáticas y técnicas acreditadas en
Colombia, transportadores internacionales no residentes
y personas naturales destinatarias o remitentes de
310
A INSCRIBIRSE? mercancías bajo la modalidad de tráfico postal.
¿CÓMO SE
IDENTIFICA?
Aquellos que se inscriban en el Registro Único Tributario,
la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)
les asignará un código, el Número de Identificación
Tributaria, NIT, compuesto por nueve dígitos si son
personas jurídicas; o en caso de ser una persona
natural, dicho número coincidirá con el de su cédula, un
guión y un número denominado dígito de verificación.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Este registro le permite a la DIAN conservar información
verídica y actualizada de las personas y entidades que
deben inscribirse, para asegurar el adecuado recaudo,
control y servicio que facilite el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.
¿QUIÉN LO
ADMINISTRA?
El RUT es administrado por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, DIAN.
¿CÓMO
INSCRIBIRSE?
Se debe diligenciar y formalizar el formulario oficial.
Uno de los datos importantes dentro del formulario es el
diligenciamiento del ítem correspondiente a la dirección.
Esta corresponde, en el caso de las personas jurídicas,
al lugar registrado en la última escritura vigente; y para
las personas naturales, al lugar principal donde
desarrolla sus negocios.
Este procedimiento puede realizarse por Internet,
ingresando a la página Web de la DIAN
(www.dian.gov.co); o en su defecto, acercándose a los
311
puntos de atención de dicha entidad.
¿CUÁNDO DEBE
REALIZARSE LA
INSCRIPCIÓN?
La inscripción se debe realizar en los siguientes casos:
Al inicio de la actividad económica.
Al cumplimiento de obligaciones administradas por la
DIAN.
A la realización de operaciones en calidad de
importador, exportador o usuario aduanero.
PRUEBA DE
INSCRIPCIÓN
El certificado emitido por la DIAN o las Cámaras de
comercio y suscrito por el empresario y un funcionario
autorizado. Además, las copias del RUT que se entregan
a través de los servicios informáticos electrónicos de la
DIAN.
DOCUMENTOS PARA
REALIZAR
FORMALIZACIÓN
Original del documento de identificación de la persona o
representante legal (si el trámite se realiza
personalmente).
Poder debidamente otorgado (si el trámite se realiza por
medio de un apoderado).
En el caso de personas jurídicas: documento privado que
dé constancia de la formación de la sociedad, fotocopia
del documento de identificación de los socios, certificado
de matricula mercantil vigente.
DOCUMENTOS PARA
ACTUALIZAR O
Original del documento de identificación de la persona o
representante legal (si el trámite se realiza
personalmente).
Poder debidamente otorgado (si el trámite se realiza por
medio de un apoderado).
312
CANCELAR Documento autenticado con la firma del interesado o
representante legal (si el trámite se realiza por medio de
terceros).
En caso de sociedades, documento que acredite la
fusión de la misma.
En caso de sucesión líquida: certificado del juzgado
donde conste la finalización del proceso, documento de
identificación del representante.
ACTUALIZACIÓN
POR SOLICITUDES
ESPECIALES
En caso de cambio del régimen común al simplificado,
cese de actividades en el impuesto sobre las ventas y
cancelación de la inscripción en el RUT.
CANCELACIÓN Por liquidación o fusión de una sociedad, fallecimiento de
personas naturales o por eventos que establezca la
DIAN.
VIGENCIA Tendrá vigencia indefinida, por lo tanto, no necesita
renovación. Aunque en algunos casos es necesario
actualizarlo, es decir, realizar modificaciones o adiciones
a la información originalmente presentada en el
formulario.
SANCIONES DE CLAUSURA:
La no inscripción oportuna: de un (1) día por cada mes o
fracción de mes de un retraso en la inscripción para
quienes tienen establecimiento, sede, local, negocio u
oficina.
No exhibir la inscripción del RUT: tres (3) días
313
PECUNIARIAS:
La no inscripción oportuna genera multas
correspondientes a un (1) UVT* por cada día de retraso
en la inscripción, para quienes no tengan
establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
No actualizar la información genera multas de un (1)
UVT* por cada día de retraso en la actualización de la
información.
Por informar datos falsos se cobra una multa de cien
(100) UVT*.
315
Registrarse como responsable del impuesto de renta
IMPUESTO DE RENTA
¿QUÉ ES?
Es un tributo causado por el incremento en el
patrimonio o rentas obtenidas, durante un año
gravable.
CONTRIBUYENTES
Son contribuyentes:
Todas las personas naturales o jurídicas que
residan en Colombia.
Las sucesiones ilíquidas y las asignaciones
modales.
Personas naturales extranjeras y sucesiones
ilíquidas de causantes extranjeros que residan en
Colombia.
Sociedades de responsabilidad limitada.
Sociedades colectivas.
Sociedades en comandita simple.
Sociedades ordinarias de minas.
Sociedades de hecho.
Sociedades anónimas.
Sociedades en comandita por acciones.
Sociedades limitadas.
Comunidades organizadas, corporaciones y
asociaciones con ánimo de lucro.
Empresas industriales o comerciales del Estado.
316
Cajas de compensación familiar y fondos de
empleados (sólo respecto a actividades industriales,
comerciales y financieras distintas a la inversión en
desarrollo social).
NO CONTRIBUYENTE
La Nación.
Entes territoriales.
Entidades públicas.
Los sindicatos.
Sociedades de mejoras públicas.
Asociaciones de padres de familia o ex alumnos.
Entidades sin ánimo de lucro.
Juntas de acción comunal.
Partidos políticos.
Fondos de pensiones.
Congregaciones religiosas sin ánimo de lucro.
REGISTRO EN EL RUT
En el formulario de registrarse del RUT, se diligencia
con los siguientes códigos, la parte correspondiente a
responsabilidades:
Código 04 para los contribuyentes del régimen
contributivo especial.
Código 05 para las personas naturales o jurídicas
pertenecientes al régimen ordinario del impuesto a la
renta.
Código 06 para los que se ven obligados a declarar
ingresos y patrimonio.
317
RÉGIMEN
TRIBUTARIO
ESPECIAL
Es un régimen preferencial que exime de ciertas
obligaciones a sus contribuyentes, por ejemplo, la tarifa
del impuesto a la renta.
Al régimen tributario especial pertenecen las entidades
cuyo objeto social y sus recursos estén destinados a
actividades de interés general como la salud, el
deporte, la educación formal, cultural, o programas de
desarrollo social.
Además, personas jurídicas sin ánimo de lucro que
realizan actividades de captación y colocación de
recursos financieros, vigiladas por la Superintendencia
Financiera.
Principales diferencias del régimen tributario especial con el régimen
tributario general
Régimen general Régimen tributario especial
1. Tarifa del año gravable 2008 y
siguiente 33%.
1. Tarifa del 20%.
2. La base está conformada por la
renta liquida gravable,
ordinariamente.
2. La base del beneficio neto
excedente.
3. Están sometidos a la renta 3. Están excluidos a la renta
318
presuntiva presuntiva.
4. Las rentas exentas son las que
expresamente consagra el
estatuto tributario.
4. El beneficio neto será exento
siempre que la entidad cumpla con
los requisitos para la exención
como por ejemplo, destinar el
veinte por ciento (20%) del
excedente, tomado en su totalidad
del fondo de educación y
solidaridad a financiar cupos y
programas de educación formal en
instituciones autorizadas por el
Ministerio de Educación Nacional.
5. Se le aplica el sistema de renta
por comparación patrimonial.
5. No se les aplica el sistema de
renta por comparación patrimonial.
6. La retención en la fuente
comprende un conjunto de
conceptos de cierta complejidad.
6. Los pagos o abonos en cuenta no
están sometidos a retención en la
fuente.
Se exceptúan:
Los rendimientos financieros
que perciban las entidades del
régimen tributario especial.
7. Deben calcular el anticipo del
impuesto sobre la renta por el
siguiente periodo.
7. No están obligados al cálculo del
anticipo.
319
Registrarse como responsable del impuesto del IVA
El Impuesto al Valor Agregado - IVA, constituye un tributo indirecto sobre la venta
de bienes y servicios, pues las empresas lo pagan sobre la ganancia bruta de
cada operación, pero finalmente quien debe pagar la totalidad del impuesto es el
consumidor.
Es obligatorio inscribirse en el RUT como responsable del IVA, antes de dar inicio
a las operaciones, es decir, días previos a la fecha en la cual se empezarán a
prestar servicios o a vender artículos. Así entonces, según el artículo 437 del
Estatuto tributario, serán responsables del impuesto todos los comerciantes (con
respecto a cualquier fase de producción y distribución), quienes ejecuten
usualmente actos similares, presten servicios en el territorio nacional, importen
bienes corporales muebles no excluidos expresamente, u operen juegos de azar
(excepto las loterías).
Dependiendo del bien enajenado o el servicio prestado, el IVA se clasifica en tres
tipos de tarifas: tarifa general (16%), tarifas diferenciales (1.6%, 5%, 10%, 20%,
25%, 35%) y las tarifas especiales (11%).
En Colombia existen dos tipos de regímenes para la realizar la inscripción en el
RUT como responsable del IVA, régimen común y régimen simplificado.
Dado el artículo 499 del Estatuto tributario, pertenecen al régimen simplificado
todas las personas naturales, comerciantes y artesanos, que sean minoristas;
asimismo los agricultores, los ganaderos y prestadores de servicios que realicen
operaciones gravadas por el impuesto.
320
Inscribirse en el RUT, llevar libro fiscal de operaciones diarias, no cobrar el IVA ni
presentar declaración del mismo, informar el cese de actividades, no presentar
declaración de renta, exigir a sus proveedores (del régimen común) la factura
donde aparezca discriminado el impuesto generado sobre las ventas, entregar
copia de la inscripción en el régimen simplificado y exhibir en un lugar visible la
constancia de inscripción en el RUT, son las obligaciones que se originan en el
régimen simplificado.
Para pertenecer al régimen simplificado, se deben cumplir ciertos criterios:
Haber obtenido en el año inmediatamente anterior, ingresos brutos totales
provenientes de la actividad, inferiores a cuatro mil (4.000) UVT*.
Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o
negocio donde ejercen su actividad.
Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se
desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o
cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
Que no sean usuarios aduaneros.
No haber realizado, en el año inmediatamente anterior, contratos de venta de
bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a tres
mil trescientos (3.300) UVT*
*Valor de un UVT para el 2010 será igual a $24.555 (Resolución 012115/2009)
En caso de no cumplir alguno de los requisitos para aplicar al régimen
simplificado, los responsables del impuesto al valor agregado, deberán registrarse
en el régimen común. Es el caso de las personas jurídicas, sociedades de hecho,
empresas unipersonales, consorcios y uniones temporales; además, las personas
321
naturales que hayan dejado de cumplir con las características del régimen
simplificado.
Dentro de las obligaciones del régimen común se encuentran:
Inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT; facturar con el cumplimiento de
todos los requisitos legales; recaudar y pagar el IVA; presentar la respectiva
declaración bimestral; presentar anualmente la declaración de renta; llevar un
registro auxiliar de compras y ventas, y una cuenta mayor llamada “impuesto a las
ventas por pagar”; llevar libros de contabilidad conforme a lo establecido en la ley;
informar el cese de actividades; practicar retención en la fuente por los impuestos
de renta, ventas y timbre; expedir certificados de retenciones practicadas;
responder a la información requerida por la DIAN; entre otras.
Libro fiscal de operaciones diarias
El artículo 616 del Estatuto tributario, define el libro fiscal de operaciones diarias,
como un registro en el que el contribuyente se identifica y anota diariamente,
global o discriminadamente, todas las operaciones comerciales realizadas, para
totalizar al fin de cada mes, el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios
y los ingresos obtenidos, basándose en las facturas que le han sido expedidas.
El libro fiscal de operaciones diarias no requiere de un registro ante ninguna
autoridad, sin embargo, debe ser llevado ordenadamente por los comerciantes y
establecimientos de comercio, para futuros requerimientos legales.
Aunque el Estatuto tributario establece que no llevar este libro genera una sanción
del uno (1) por ciento del valor de las operaciones facturadas, la DIAN no puede
aplicarla, pues sin el libro fiscal de operaciones diarias no es posible calcular la
base de imposición de la sanción.
322
¿Qué es facturar?
Facturar es una obligación, establecida en el artículo 615 del Estatuto tributario,
que consiste en la expedición de facturas o documentos equivalentes (tiquetes de
máquinas registradoras, boletas para espectáculos públicas, entre otras), de cada
una de las operaciones comerciales realizadas por personas o entidades con
calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios
inherentes a éstas, enajenen bienes producidos en actividades agrícolas y
ganaderas.
Cuando se habla de expedición de facturas o documentos equivalentes, significa
hacer entrega a cada cliente de la factura original correspondiente a la operación
comercial que este haya realizado. En algunos casos en los que no es posible
entregar la factura original (tiquetes de transporte o sobreflex), la obligación de
facturar queda cumplida al entregar al usuario una copia de la misma.
La autorización para facturar la expide la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN y se puede solicitar por medio de un apoderado, por correo o
personalmente; además, se debe solicitar a la misma entidad, la habilitación de la
numeración para facturar.
Para personas naturales, el trámite de autorización de la numeración para facturar,
consiste en diligenciar un formulario y anexar la fotocopia del documento de
identificación, si el trámite se hace personalmente, o un poder con firmas
autenticadas, si el trámite se hace por medio de un apoderado; en el caso de
personas jurídicas, además del formulario diligenciado y el documento de
identificación, se debe anexar el certificado de existencia y representación legal, y
la fotocopia del NIT.
323
Facturar no constituye una obligación para los bancos, las corporaciones de
ahorro y vivienda, las cooperativas de ahorro y crédito, los distribuidores
minoristas de combustibles, empresas dedicadas al transporte público de
pasajeros, régimen simplificado, personas naturales que vendan bienes o presten
servicios exentos del IVA y quienes presten servicios de baños públicos.
Quienes se encuentran obligados a facturar y no lo hacen o quienes expidan las
facturas sin los requisitos legales, se verán expuestos a una sanción
correspondiente a tres (3) días de cierre del establecimiento de comercio, o lugar
donde ejerzan la actividad comercial.
Las facturas
Las facturas son respaldos o soportes contables, expedidas en papel o talonario,
máquina registradora, computador o facturación electrónica, que sirven como
prueba de una compraventa o prestación de servicios, del pago total del precio o
de la cantidad que se adeuda, así como el plazo para el pago y la entrega de la
mercancía o el cumplimiento del servicio. En el caso de pagos pendientes,
parciales o totales, se expide una factura con calidad de título valor; cuando el
precio de un servicio o de una mercancía se paga en su totalidad, se expiden
facturas comerciales simples.
Toda factura, según el artículo 617 del Estatuto Tributario debe cumplir con los
siguientes requisitos:
1. *Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. *Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
324
4. *Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
7. Valor total de la operación.
8. *El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
*Debe estar previamente impreso a través de medios litográficos o tipográficos.
Si la factura comercial es expedida como título valor, deben sumársele requisitos
como la fecha de vencimiento, el estado del pago del precio y las condiciones para
realizarlo, la fecha de recibo de la factura con los datos del encargado de la
recepción (nombre, identificación y firma) y la firma del vendedor o prestador del
servicio (encargado de crear la factura).
El comerciante o prestador del servicio debe emitir el original y dos (2) copias de
cada factura. El original (firmado por el emisor y el deudor) y una copia serán
responsabilidad del emisor, como título valor negociable y como apoyo para los
registros contables, respectivamente; la copia restante quedará en manos del
deudor.
Si pasados diez (10) días de la emisión de la factura, el cliente o comprador no
realiza ningún reclamo o pide devoluciones, esta quedará irrevocablemente
aceptada, por lo tanto, el beneficiario o comprador tendrá la obligación de realizar
el pago del título valor; y el vendedor o prestador del servicio quedará
automáticamente autorizado para transferir la factura a terceros mediante el
endoso del original, quedando eximido de dar aviso de este hecho al aceptante.
325
Al realizar la transferencia de una factura, el vendedor o prestador del servicio se
beneficia, pues recibe efectivo por lo que hasta ese momento no eran más que
deudas a su favor. Cuando las cuentas por cobrar de una empresa, tienen un
plazo mayor que el de las cuentas por pagar, es recomendable acudir a empresas
de factoring, es decir, entidades que a cambio de una comisión, compran las
facturas por cobrar de la cartera de un comerciante o establecimiento comercial.
Inscribirse como agente retenedor
La retención en la fuente es un mecanismo que facilita y acelera el recaudo de
impuestos tales como el de renta, de timbre y el IVA. Es una obligación tributaria
de los agentes retenedores, es decir, las personas responsables de practicar la
retención en la fuente, quienes deben restar a todos los pagos o abonos en
cuenta, el valor correspondiente al porcentaje establecido por la ley para la
retención. Cuando se habla de pago en cuenta, se hace referencia a un concepto
jurídico correspondiente a la prestación de lo que se debe, extinguiéndose una
obligación, total o parcialmente. Por el contrario, abono en cuenta, es un término
contable consistente en reconocer o asentar una obligación a favor de terceros
para su futuro pago.
Para inscribirse como agente retenedor, es necesario diligenciar el formulario del
RUT y según la retención que estén obligados a efectuar, en la parte
correspondiente a responsabilidades, marcar uno de los siguientes códigos: 07
para retención en la fuente a título de renta, 08 para retención timbre nacional y 09
para retención en la fuente en IVA.
326
Los retenedores que certifiquen sumas diferentes a las que realmente retienen, o
que alteren el certificado expedido por el agente retenedor, serán penalizados por
incurrir en el delito de falsedad.
Son responsables de efectuar la retención en el impuesto de renta, todas las
entidades de derecho público, fondos de inversión, valores y jubilación, consorcios
y uniones temporales, comunidades organizadas, los fondos parafiscales,
agropecuarios y pesqueros, los notarios y demás personas naturales o jurídicas,
que intervengan en actos legalmente obligados a realizar la retención.
Los responsables de efectuar la retención en la fuente de IVA son: La Nación, los
departamentos, el Distrito Capital, y los distritos especiales, las áreas
metropolitanas y los municipios; establecimientos públicos, empresas industriales
y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, entidades
descentralizadas; los organismos o dependencias del Estado a los que la ley
otorgue capacidad para celebrar contratos; grandes contribuyentes, responsables
del régimen común, entidades emisoras de tarjetas débito o crédito, la Unidad
Administrativa Especial de Aeronáutica Civil y los productores industriales de maíz
y arroz.
Para actuar como agente de retención en transacciones con responsables del
régimen simplificado, es legalmente necesario que quien realiza el pago o el
abono en cuenta sea responsable del IVA en el régimen común, de lo contrario, no
deberá practicar retención del impuesto sobre las ventas. Aunque no hay retención
en operaciones con personas no inscritas en el régimen simplificado, en el
momento de que las transacciones efectuadas con personas no inscritas en
ningún régimen, recaiga sobre ventas o prestación de servicios no señaladas
como excluidas del impuesto sobre las ventas, el adquiriente del régimen común
deberá asumir la retención del IVA.
327
Aquellos que se vean implicados en operaciones gravadas con personas no
residentes en el país, la prestación de servicios gravados en el territorio nacional
deberán retener el cien (100) por ciento del valor del impuesto del IVA.
Así entonces, los porcentajes de retención en la fuente por IVA se clasifican en
generales y especiales. La tarifa general corresponde al cincuenta (50) por ciento
del valor del impuesto sobre las ventas de bienes y servicios gravados; y la tarifa
especial corresponde al cien (100) por ciento del valor del impuesto sobre las
ventas liquidado en la prestación de servicios gravados en el territorio nacional,
siempre que los beneficiarios no sean residentes colombianos.
Declarar y pagar el impuesto de timbre
El impuesto de timbre es un tributo documental, puesto que recae sobre los
documentos públicos o privados en los que se haga constar la constitución,
existencia, modificación o extinción de obligaciones; está dirigido a gravar a la
persona que incurre en el acto o contrato y se recauda por medio de la retención
en la fuente.
Este impuesto se genera a partir del otorgamiento o aceptación de documentos en
el país o en el exterior, siempre que se ejecuten dentro del territorio nacional y en
los que conste la constitución, existencia, modificación o extensión de
obligaciones; de esta manera, la tarifa aplicable sobre el impuesto de timbre es
del 0.5%, tomando como base gravable el valor del documento.
La declaración del impuesto de timbre se hace a través del formulario de retención
en la fuente, diligenciando la parte correspondiente a retenciones practicadas por
timbre y dejando constancia del período donde se otorgo o aceptó el documento
público o privado.
328
Son contribuyentes del impuesto de timbre, los notarios, las entidades vigiladas
por la Superintendencia Bancaria, agentes de retención, personas naturales y
asimiladas, agentes diplomáticos del gobierno colombiano, bancos, almacenes
generales de depósitos, entidades emisoras de título y los jueces o conciliadores.
En caso de que las dos partes que intervienen en la creación de documentos sean
agentes retenedores, sólo a uno de ellos le corresponde el pago del impuesto. En
este sentido, tendrán la prelación del pago en el siguiente orden:
Los notarios, por las escrituras públicas; las entidades vigiladas por la
Superintendencia Financiera; las entidades de derecho público, empresas
industriales y comerciales del Estado; las personas jurídicas, las sociedades de
hecho y otras asimiladas; y las personas naturales o asimiladas que tengan la
calidad de comerciantes.
Por el contrario, cuando en la creación de documentos intervienen partes exentas
y no exentas, la obligación recae sobre las no exentas, quienes deberán pagar la
mitad del impuesto de timbre.
Obligaciones del agente retenedor
Presentar las declaraciones del impuesto de renta,
IVA y retención en la fuente
El impuesto de renta, el IVA y la retención en la fuente deben declararse en los
formularios establecidos por las autoridades tributarias. Estas declaraciones se
presentan, según lo establecido en el artículo 579 del Estatuto tributario, en los
bancos u otras entidades colombianas encargadas de recaudarlas, dentro de las
329
fechas señaladas por la Ley, generalmente fijadas de acuerdo a los últimos dígitos
del NIT (Número de identificación tributaria).
En caso de no realizar la declaración dentro del plazo establecido, se debe liquidar
una sanción de extemporaneidad por cada mes o fracción del mes de retardo,
correspondiente al (cinco) 5 por ciento de la declaración a cargo; además se
deben cancelar los intereses que origine el incumplimiento. Pasados tres (3)
meses de mora, se hará efectiva una sanción de clausura.
Cuando la declaración no se presenta en los lugares señalados, no suministra la
identificación del declarante, no contiene los factores necesarios para identificar
las bases gravables, omita la firma del contralor público, entre otras cosas, no se
dará por cumplida la obligación de presentación de la declaración tributaria.
Dado el artículo 588 del Estatuto Tributario, los contribuyentes, responsables o
agentes retenedores, podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los
dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les
haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la
declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por
corrección.
Las declaraciones quedan en firme, es decir, no pueden ser corregidas dado
alguno de los siguientes casos:
Si dentro de los dos años siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para
declarar, no se ha notificado requerimiento especial; si dentro de los dos años a
partir de la fecha de presentación de la declaración inicial presentada de manera
extemporánea no se ha modificado requerimiento especial; si no se notifica
requerimiento especial en los dos años contados después de la fecha de
330
presentación de la solicitud de devolución o compensación; si vencido el plazo
para practicar la liquidación de revisión, esta no se notificó.
Pagar los impuestos a cargo
Pagar es cumplir o extinguir las obligaciones tributarias.
Los pagos de impuestos, anticipos, sanciones, retenciones o cualquier obligación
tributaria, se debe realizar en los bancos autorizados para recaudos, dentro de los
plazos establecidos legalmente; se pueden pagar en efectivo, tarjeta de crédito,
cheque, o compensación de saldos a favor.
El no pago de las responsabilidades tributarias, es decir, no pagar lo declarado,
pagar menos o no declarar las retenciones efectuadas, genera un interés de mora
que se liquida por día calendario de retraso a partir de la fecha de vencimiento del
plazo para pagar. Dejar de cumplir con las obligaciones que corresponden al IVA
significa incidir, además, en delito de omisión; y en las irregularidades de
retenciones en la fuente se incurre en prisión y multa; y en cualquier caso, la
sanción puede corresponder a la inhabilidad, de uno a cinco años, para ejercer el
comercio.
Para administradores, representantes legales y revisores fiscales, hechos como
omisión de ingresos, doble contabilidad, inclusión de costos o deducciones y
pérdidas improcedentes, causará sanciones.
331
Responder las solicitudes de información
que requiera la DIAN
Según el artículo 631 del Estatuto tributario, la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN podrá solicitar información a contribuyentes y no
contribuyentes, por medio de un requerimiento ordinario u oficio persuasivo, con el
fin de realizar estudios y cruces de la información para el control de los impuestos;
a continuación se enumeran algunas de dichas informaciones:
1. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o
entidades que sean socias, accionistas, cooperadas, comuneras o
asociadas de la respectiva entidad.
2. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o
entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación
del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido.
3. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o
entidades que les hubieren practicado retención en la fuente, concepto y
valor de la retención y ciudad donde les fue practicada.
4. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios
de los pagos que dan derecho a descuentos tributarios, con indicación del
concepto y valor acumulado por beneficiario.
5. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o
entidades de quienes se recibieron ingresos para terceros y de los terceros
a cuyo nombre se recibieron los ingresos, con indicación de la cuantía de
los mismos.
332
6. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los acreedores
por pasivos de cualquier índole, con indicación de su valor.
Los contribuyentes tienen un plazo de quince (15) días calendario para contestar
la solicitud y entregar la información. Este procedimiento se debe realizar, por
escrito en original y con dos copias, ante la división de la administración tributaria
que indique el oficio; además debe llevar el nombre del funcionario que expidió el
requerimiento, nombre o razón social y NIT del solicitado, fecha y número del acto
administrativo y el número del expediente (si existiera).
Quienes hagan caso omiso a los requerimientos solicitados por la DIAN, se verán
expuestos a una multa hasta del cinco por ciento de las sumas respecto de las
cuales no se suministró; cuando la información requerida no tenga cuantía, se
cobrará hasta el 0.5 por ciento de los ingresos netos. Estas sanciones es posible
reducirlas al diez por ciento, siempre que la información se presente o se corrija
antes de que se notifique la sanción; si por el contrario, la información se corrige o
se entrega pasados dos meses de la notificación, la sanción se reduce al veinte
por ciento.
Informar el cambio de dirección fiscal
y la actividad económica
En el formulario de inscripción del RUT, deben quedar registradas la dirección y la
actividad económica de los obligados.
La dirección debe corresponder, en el caso de las personas jurídicas, al domicilio
social principal según la última escritura vigente o documento registrado; en el
333
caso de los comerciantes, el domicilio debe coincidir con el lugar principal donde
desarrolla las actividades. Cuando exista un cambio de dirección debe informarse
en el RUT, pues el no hacerlo generará multas.
En el momento de informar sobre la actividad económica, si el contribuyente
desarrolla dos o más al tiempo, la principal será la que le genere a este mayores
ingresos en el periodo a declarar. Cuando este tipo de información se encuentra
desactualizada, se generarán multas por cada día de retraso en la actualización
de la misma.
Deber de informar de los propietarios
de páginas web y sitios de internet
Los sitios Web de origen colombiano, cuyo propósito sea de carácter comercial,
financiero o de prestación de servicios, deben estar inscritos en el registro
mercantil y presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN la información correspondiente a las transacciones económicas en el
término que dicha entidad lo designe.
Declarar y pagar los impuestos municipales y/o distritales
Los impuestos municipales y/o distritales son:
Impuesto de industria y comercio
El impuesto de industria y comercio es un tributo de orden municipal que grava el
ejercicio de las actividades industriales, comerciales y de servicios, sobre los
ingresos netos obtenidos por los contribuyentes; lo recaudado es destinado a
cubrir las necesidades colectivas de los municipios o distritos.
334
El Concejo municipal o distrital, puede excluir algunas de las actividades
(comerciales, industriales y de servicios) sobre las que recae este impuesto. Estos
no tendrán que presentar declaración del impuesto ni registrarse como
contribuyente.
Impuesto de avisos
El impuesto de avisos es una obligación complementaria al impuesto de industria y
comercio, generado por la instalación de avisos ubicados en el espacio público, es
decir, en los lugares destinados a la satisfacción de necesidades urbanas. Cuando
se habla de avisos, se entiende toda valla e información expuesta al público.
Los contribuyentes del impuesto de avisos adquieren derechos y obligaciones. De
esta forma, registrarse, presentar la declaración, responder los requerimientos de
información, comunicar novedades, pagar, entre otras, corresponden a sus
obligaciones; y obtener todas las informaciones y aclaraciones referentes al
cumplimiento de obligaciones tributarias, reclamar los actos de la administración,
interponer recursos y presentar solicitudes de devolución o compensación,
corresponden a sus derechos.
Impuesto predial
Este impuesto incide sobre terrenos o edificaciones urbanas, suburbanas y rurales
que se encuentren ubicados dentro del distrito o municipio; la obligación la
adquieren los propietarios o poseedores de los predios
335
Las tarifas del impuesto predial dependen de la estratificación, destinación y
ubicación de los terrenos o edificaciones.
CAPITULO V
Soluciones a disposición de los Empresarios
Outsourcing
El outsourcing, tercerización o subcontratación, es una técnica de administración
consistente en transferir a terceros las responsabilidades contables, financieras o
tributarias de una empresa, con el fin de optimizar otras obligaciones que
signifiquen mayor competitividad y resultados para el ente económico.
Finanzas y costos, contabilidad, informática, búsqueda y selección de personal,
mensajería, aseo, restaurantes, vigilancia, transporte, capacitación, entre otras,
son áreas en las que este tipo de empresas ofrecen servicios, generando
beneficios para sus clientes, tales como la reducción ostensible de costos.
Crédito para la pequeña empresa
¿Existe una política de crédito para el fomento de la pequeña empresa?
Más que una política verdaderamente orientada al fomento de la pequeña
empresa, en los últimos años, propiciado por la “Política industrial para una
economía en reactivación”, Ministerio de Desarrollo, abril de 2002, y por la ley
Mipyme, “Promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa”, se
han intentado estrategias y programas orientados a mejorar las condiciones de
acceso al crédito para las Mipymes.
336
La Ley 550, llamada ley de “Intervención económica”, pretendió igualmente, crear
un nuevo marco de relación y confianza entre acreedores y deudores, que
permitiera restablecer el equilibrio crediticio, luego de un periodo de crisis de los
dos actores, abriendo así nuevas posibilidades o alternativas diferentes al
tradicional concordato, con el propósito de salvar muchas empresas y encontrar
respuestas para remediar el cierre del crédito para ellas.
La Ley 1116 o régimen de insolvencia empresarial, tiene por fin la protección del
crédito y la recuperación y conservación de la empresa como unidad de
explotación económica y fuente generadora de empleo, a través de los procesos
de reorganización con el cual se pretende preservar empresas viables y la
normalización de sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su
reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos.
En el marco de estas cuatro iniciativas a saber; política industrial, ley Mipyme, ley
de intervención económica y régimen de insolvencia empresarial, se ha intentado
diseñar una política pública para facilitar las condiciones de acceso al crédito para
las Mipyme.
En estos documentos se habla de promover políticas de financiamiento y
facilidades de acceso al crédito, condiciones especiales de crédito a empresas
generadoras de empleo, democratización del crédito, sistemas de microcrédito,
líneas de crédito, prestamos o inversiones destinadas a las Mipyme y en general
del acceso a mercados financieros.
En esto la Ley 590 de 2000, hoy modificada por la Ley 905 de 2004, define
condiciones para facilitar el crédito, pero como siempre, prima el libre juego de
oferta y demanda, en el cual el mercado pone condiciones, y la ley parece
quedarse en letra muerta.
337
Habría que profundizar en la reglamentación de aquello que la ley determina como
política, para acercarlo mucho más a las realidades de las empresas y de la
misma banca.
En conclusión, política para el fomento de la pequeña empresa, en la que los
principales actores, fundamental el sector financiero se acomode a estos
lineamientos, no la tenemos activa.
Hoy en día, las líneas de crédito de Bancoldex, destinadas a la actividad
productiva, y especialmente al sector industrial, fluyen por los canales de la banca
comercial, quien en definitiva, fija las condiciones para el otorgamiento de dichos
créditos.
Se ha fortalecido la banca de segundo piso, lo cual ha permitido ofrecer nuevas
líneas para financiar proyectos de inversión, adquisición de activos fijos, y capital
de trabajo.
Estas líneas de crédito sufren modificaciones en el tiempo, en cuanto a montos y
condiciones, pero fundamentalmente se refieren a:
Capitalización empresarial.
Capital de trabajo.
Programas de exportación.
Proyectos de investigación y desarrollo tecnológico (IFI-Colciencias).
Proyectos de reconversión ambiental (IFI-DAMA).
Créditos para microempresas.
Adquisición de activos fijos.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 220, 221]
338
¿Qué es Bancoldex?
Bancoldex es un banco del Estado de segundo piso, que desembolsa recursos a
los empresarios a través de ONG financieras, red de bancos, fondos de
empleados, cooperativas de ahorro y crédito y otras compañías que tengan cupo
en dicha entidad. Las Micro, Pequeñas, Medianas y Grandes empresas de todos
los sectores económicos, nacionales o extranjeras, pueden ser financiadas por
Bancoldex.
Las solicitudes de crédito de las Mipyme se pueden tramitar, según datos tomados
por la “Guía Legis para la pequeña empresa 2009”, a través de las siguientes
entidades:
Bancos
Banco ABN Amro Bank Colombia S.A., Banco Agrario de Colombia S.A., Banco
Aliadas S.A., Bancafé, Bancolombia, Banco de Bogotá S.A., Bank Boston S.A.,
Banco Caja Social, Banco Comercial de Ahorros Conavi, Banco de crédito Helm
Financial Service, Banco Davivienda, BBVA Colombia S.A., Banco Granahorrar,
Banco Banistmo, Banco Megabanco S.A., Banco de Occidente S.A., Banco
Popular S.A., Banco Colpatria, Banco Santander Colombia S.A., Banco Estándar
Chartered Colombia, Banco Sudameris Colombia, Banco Superior, Banco
Tequendama S.A., Banco Unión Colombiana, Citibank Colombia S.A.
Corporaciones financieras
C.F. Colombiana S.A., C.F. Corfinsura S.A., C.F. del Valle S.A., C.F. Colcorp S.A.
Compañías de financiamiento comercial
C.F.C. Coltefinanciera S.A., C.F.C. Comercia S.A., C.F.C. Confinanciera S.A.,
C.F.C. Dann Regional S.A., C.F.C. Financiera Andina S.A., C.F.C Financiera
América S.A., C.F.C. Financiera Compartir S.A., C.F.C. Financiera Internacional
339
S.A., C.F.C. Financiera Mazdacrédito S.A., C.F.C. GMAC Financiera de Colombia
S.A., C.F.C. Giros y Finanzas S.A., C.F.C Cía. Suramericana de financiamiento
comercial S.A., C.F.C Inversora Pichincha S.A., C.F.C Leasing Citibank S.A.,
C.F.C Leasing Colombia S.A., C.F.C Leasing de crédito S.A., C.F.C Leasing de
Occidente S.A., C.F.C Leasing del Valle S.A., C.F.C Leasing Popular S.A., C.F.C
Leasing Suramericana S.A., Suleasing, C.F.C Servicios financieros S.A.,
Serfinansa.
Cooperativas
Cooperativa de Ahorro y Crédito, Alcalicoop Ltda., Cooperativa Belén, Cooperativa
Cafetera de Ahorro y Crédito - Coopercafe, Coopcentral Ltda., Cooperativa de
Ahorro y Crédito Cafetera Cofincafé, Cooperativa de Ahorro y Crédito, Crediflores,
Cooperativa de Comerciantes Comerciacoop, Cooperativa de Ahorro y Crédito
Fincomercio Ltda., Cooperativa de la Guajira- Confiamos, Cooperativa de Ahorro y
Crédito del Huila-Ultrahuila, Cooperativa de Ahorro y Crédito del Quindio -
Cofiquindío, entre otras.
ONG y otros
Caja de Compensación Familiar Cafam, Caja de Compensación Familiar de
Antioquia - Comfama, Corporación Acción por Antioquia Actuar Famiempresas,
Corporación Acción por Caldas Actuar Famiempresas, Corporación Mundial de la
Mujer Bogotá, Corporación Mundial de la Mujer Medellín, Corporación Nariño
Empresa y Futuro Contactar, Fondo de Empleados AV Villas FEVI, Fondo de
Empleados de Carbocol Intercor - Fondecor, Fondo de Empleados de la
Comunidad Ejecutiva del Ariari - Feceda, Fondo de Empleados de las Empresas
Públicas de Medellín - FEPEP, entre otros.
Para obtener un crédito con Bancoldex, los pequeños empresarios deben
acercarse a las entidades de crédito ya mencionadas y proceder a la solicitud del
340
préstamo. Las garantías exigidas por los intermediarios financieros dependen de
cada entidad.
Los requisitos necesarios para acceder a créditos de este tipo son:
Las personas naturales: diligenciar la información general (nombres, apellidos,
estado civil, personas a cargo…) y la actividad económica del interesado en un
formato suministrado por las entidades intermediarias. Las personas jurídicas:
suministrar entre otros datos, el nombre de la sociedad solicitante, valor solicitado,
NIT, escritura de constitución, referencias bancarias o comerciales e información
sobre bienes raíces y vehículos en sociedad; además debe presentar el estado de
resultados, balance general, plan de negocios, plan de inversión y flujo de caja.
Sistema Nacional de Mipyme
Por medio de la Ley 905 de 2004 se dictan disposiciones correspondientes a la
promoción del desarrollo del micro, pequeña y mediana empresa colombiana.
El artículo 2º, por ejemplo, establece dos sistemas para promover el desarrollo de
las Mipymes:
El Sistema Nacional de Mipyme, conformado por los consejos superior de
pequeña y mediana empresa, el consejo superior de microempresa y los consejos
regionales; y el Sistema Nacional de Apoyo a las Mipymes, conformado por el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Ministerio de Protección Social,
Ministerio de Agricultura, Departamento Nacional de Planeación, Sena,
Colciencias, Bancoldex, Fondo Nacional de Garantías y FINAGRO, y coordinado
341
por el Viceministro de Desarrollo Empresarial del Ministerio de Comercio Industria
y Turismo.
Los artículos 3º y 4º de la Ley mencionada, establecen respectivamente la
integración y las funciones del Consejo Superior de Pequeña y Mediana Empresa.
CONSEJO SUPERIOR DE PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Integrado por Funciones
1. El Ministro de Comercio, Industria y
Turismo o el Viceministro
2. El Ministro de Agricultura y
Desarrollo Rural o en su defecto el
Viceministro correspondiente
3. El Ministro de Ministerio de
Protección Social o su delegado
4. El Director General del Sena o su
delegado
5. El Ministro de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial o en su defecto
el Viceministro correspondiente
6. El Director del Departamento
Nacional de Planeación o en su
a) Contribuir a la definición,
formulación y ejecución de políticas
públicas generales, transversales,
sectoriales y regionales de
promoción empresarial de las
pequeñas y medianas empresas,
Pymes
b) Analizar el entorno económico,
político y social; su impacto sobre
las Pymes y sobre la capacidad de
estas para dinamizar la competencia
en los mercados de bienes y
servicios
c) Contribuir a la definición,
formulación y ejecución de
programas de promoción de las
Pymes, con énfasis en los referidos
342
defecto el Subdirector
7. Tres (3) representantes de las
Instituciones de Educación Superior,
Universidades (ASCUN),
Instituciones Tecnológicas (ACIET)
e instituciones Técnicas
Profesionales, designados por el
Ministro de Comercio, Industria y
Turismo
8. El Presidente Nacional de la
Asociación Colombiana de
Medianas y Pequeñas Empresas,
ACOPI
9. El Presidente Nacional de la
Federación de Comerciantes,
FENALCO
10. El Presidente de la Confederación
Colombiana de Cámaras de
Comercio, Confecámaras
11. Un representante de las
organizaciones no gubernamentales
dedicadas a la investigación y
desarrollo tecnológico de las
al acceso a los mercados de bienes
y servicios, formación de capital
humano, modernización y desarrollo
tecnológico y mayor acceso a los
mercados financieros institucionales
d) Contribuir a la coordinación de los
diferentes programas de promoción
de las Pymes que se realicen dentro
del marco de los planes de
desarrollo y las políticas de gobierno
e) Proponer políticas y mecanismos de
fortalecimiento de la competencia en
los mercados
f) Propender por la evaluación
periódica de las políticas y
programas públicos de promoción
de las Pymes, mediante indicadores
de impacto y proponer los
correctivos necesarios
g) Procurar la activa cooperación entre
los sectores públicos y privados, en
la ejecución de los programas de
promoción de las pequeñas y
medianas empresas
343
pequeñas y medianas empresas,
designado por el Ministro de
Comercio, Industria y Turismo
12. Un representante de los Consejos
Regionales de Pequeña y Mediana
Empresa, designado por el Ministro
de Comercio, Industria y Turismo o
quien haga sus veces, quien
reglamentará tal elección, en todo
caso esta debe ser rotativa
13. Un representante de los alcaldes de
aquellos municipios en los cuales se
encuentre en funcionamiento un
plan de desarrollo integral de las
pequeñas y medianas empresas,
designado por la Federación
Colombiana de Municipios
14. Un representante de los
gobernadores de aquellos
departamentos en los cuales se
encuentre en funcionamiento un
plan de desarrollo integral de las
pequeñas y medianas empresas,
designado por la Conferencia
Nacional de Gobernadores
h) Estimular el desarrollo de las
organizaciones empresariales, la
asociatividad y las alianzas
estratégicas entre las entidades
públicas o privadas de apoyo a este
sector
i) Adoptar sus estatutos internos
j) Promover la concertación, con
alcaldes y gobernadores, de planes
integrales de apoyo a la pequeña y
mediana empresa
k) Realizar reuniones periódicas
trimestrales
l) Rendir informes trimestrales de las
acciones y resultados alcanzados
m) Las demás compatibles con su
naturaleza, establecidas por la ley o
mediante decreto expedido por el
Gobierno Nacional en ejercicio de
las facultades permanentes
consagradas en el numeral 16 de
artículo 189 de la Constitución
344
15. Un representante de los bancos que
tengan programas de crédito a las
Pymes quien será designado por el
Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo
16. Dos (2) representantes de
Asociaciones de empresarios
17. Presidente de Bancoldex o su
delegado
18. Presidente del Fondo Nacional de
Garantías o su delegado
19. Director de Colciencias o su
delegado
Política, orientadas a la promoción
de las pequeñas y medianas
empresas en Colombia
n) Presentar informe anual de gestión y
resultados a las Comisiones
Terceras y Cuartas de Senado de la
República y Cámara de
Representantes
o) Establecer y promover estrategias
de comercialización nacional e
internacional de productos y
servicios
Los artículos 5º y 6º de la Ley 590, establecen respectivamente la integración y
funciones del Consejo Superior de Microempresa.
CONSEJO SUPERIOR DE MICROEMPRESA
Integrado por Funciones
1. El Ministro de Comercio, Industria y
Turismo o el Viceministro
a) Contribuir a la definición y
formulación de políticas generales
de fomento de la microempresa
345
2. El Ministro de Agricultura y
Desarrollo Rural o en su defecto, el
Viceministro correspondiente
3. El Ministro de Protección Social o su
delegado
4. El Ministro de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial o en su
defecto, el Viceministro
correspondiente
5. El Director del Departamento
Nacional de Planeación o en su
defecto, el Subdirector
6. Un representante de las
universidades, designado por el
Ministro de Comercio, Industria y
Turismo
7. Dos (2) representantes de los
Microempresarios
8. Dos (2) representantes de las
organizaciones no gubernamentales
de apoyo a microempresas,
designados por el Ministro de
Comercio, Industria y Turismo
b) Apoyar la articulación de los
diferentes programas de fomento de
la microempresa, que se ejecuten
dentro del marco general de la
política del Gobierno
c) Procurar el establecimiento de
medidores o indicadores de impacto
de los programas de fomento a la
microempresa
d) Contribuir a la definición y
formulación de políticas de
desarrollo tecnológico, transferencia
de tecnología y mejoramiento de la
competitividad de microempresas
e) Colaborar en la evaluación periódica
de los programas de fomento de la
microempresa y proponer
correctivos
f) Asesorar al Ministerio de Desarrollo
Económico en la estructuración de
los programas de fomento de la
microempresa
g) Fomentar, en coordinación con el
Consejo Superior de Pequeña y
Mediana Empresa, la conformación
y la operación de Consejos
Regionales de Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas, así como la
346
9. Un representante de los Consejos
Regionales para las micro,
pequeñas y Medianas empresas,
designado por los mismos consejos
10. Un representante de los alcaldes de
aquellos municipios en los cuales se
encuentra en funcionamiento un
plan de desarrollo de las pequeñas,
medianas y micro empresas, elegido
por la Federación Colombiana de
Municipios
11. Un representante de los
gobernadores de aquellos
departamentos en los cuales se
encuentre en funcionamiento un
plan de desarrollo integral de las
microempresas
12. Un miembro de la Asociación
Bancaria de Colombia, designado
por esta, de las entidades
financieras especializadas en el
manejo del microcrédito
13. El Director Nacional del Sena o su
formulación de políticas regionales
de desarrollo para dichas empresas
h) Fomentar la conformación y la
operación de Consejos
Departamentales para el Desarrollo
Productivo, así como la formulación
de políticas departamentales de
desarrollo de las microempresas, en
pro de la competitividad y
estimulando cadenas de valor a
niveles subregional y sectorial
dentro del marco del Plan Nacional
de Desarrollo
i) Propiciar la conformación de
comités municipales para el fomento
de las microempresas y para la
promoción de proyectos e
inversiones empresariales
j) Procurar la activa cooperación entre
los sectores público y privado en la
ejecución de los programas de
promoción de las microempresas
k) Adoptar sus estatutos internos
l) Promover la concertación con
alcaldes y gobernadores, de planes
integrales de apoyo a la
microempresa
m) Las demás compatibles con su
347
delegado naturaleza, establecidas por la ley o
mediante decreto expedido por el
Gobierno Nacional en ejercicio de
las facultades permanentes
consagradas en el numeral 16 del
artículo 189 de la Constitución
Política, orientadas al fomento de
las microempresas en Colombia.
CONSEJO REGINAL DE PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Integrado por
1. El Gobernador del departamento o su delegado
2. Un representante de la Corporación Autónoma Regional
3. El Director de Planeación Departamental
4. El Director Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA
5. Un representante de la Asociación Colombiana de Pequeña y Mediana
Empresa, ACOPI
6. Un representante de la Federación de Comerciantes, FENALCO
7. Un representante de la Cámara de Comercio. En el caso de existir dos o más
cámaras de comercio en una misma región dicho representante será elegido
348
entre ellos
8. Un representante de los alcaldes municipales de cada departamento, el cual
será elegido entre ellos mismos
9. Un representante de las Asociaciones de Pymes de la región
10. Dos (2) empresarios Pymes de la región designados por el Gobernador y los
demás que considere pertinente el Gobernador
Dos (2) representantes de las Asociaciones de Microempresarios
Funciones
Propender por el desarrollo y fortalecimiento de las Mipymes en el nivel regional, y
su articulación con las políticas, programas y acciones sectoriales en los niveles
nacional y regional, promoviendo el acercamiento entre las diferentes empresas,
organizaciones y entidades regionales, así como el impulso de proyectos e
inversiones empresariales dentro del marco de las políticas nacionales y
regionales.
FOMIPYME
¿Qué es Fomipyme?
Según lo establecido en el artículo 17 de la Ley 905 de
2004, el Fondo Colombiano de Modernización y
Desarrollo Tecnológico de las micro, pequeñas y
medianas empresas, Fomipyme, fue creado como una
cuenta adscrita al Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, manejada por encargo fiduciario, sin personería
jurídica ni planta de personal propia, cuyo objeto es la
349
financiación de proyectos, programas y actividades para
el desarrollo tecnológico de las Mipymes y la aplicación
de instrumentos no financieros dirigidos a su fomento y
promoción.
¿Quién dirige y
controla Fomipyme?
Tal como lo establece el artículo 13 de la Ley 905 de
2004, la dirección y control integral del Fomipyme está a
cargo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
quien garantizará el adecuado cumplimiento de sus
objetivos, para lo cual deberá contratar una auditoría
especializada en manejo financiero, de gestión y demás
aspectos que se consideren necesarios.
Consejo
administrador de
Fomipyme
1. El Ministro de Comercio, Industria y Turismo, quien lo
presidirá personalmente o por delegación en el
Viceministro de Comercio, Industria y Turismo
2. El Director del Departamento Nacional de Planeación
3. El Presidente de Bancoldex o su delegado
4. Tres (3) de los integrantes del Consejo Superior de
Pequeña y Mediana Empresa, designados por el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
5. Dos (2) de los integrantes del Consejo Superior de
Microempresa, designados por el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo o quien haga sus veces
350
6. Director del SENA o su delegado
7. El Ministro de Agricultura o su delegado
8. Director de Colciencias o su delegado.
Funciones del
Consejo
administrador de
Fomipyme
Las funciones del Consejo administrador de Fomipyme
están establecidas en el artículo 15 de la Ley 905 de
2004, así:
1. Determinar los criterios de utilización y distribución de
los recursos del Fomipyme
2. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos
del Fomipyme presentado a su consideración por el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, así como
sus modificaciones. Allí se indicarán de forma global
los requerimientos presupuestales por concepto de
apoyo técnico, auditoría y remuneraciones fiduciarias
necesarios para garantizar el manejo integral del
Fomipyme y se detallarán los ingresos y gastos de
cada una de las subcuentas
3. Aprobar anualmente los criterios de distribución de los
excedentes existentes a 31 de diciembre de cada
año, en cada una de las subcuentas del Fomipyme,
de conformidad con la ley y con los reglamentos
internos
351
4. Estudiar los informes sobre el Fomipyme que le sean
presentados periódicamente por el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo, o quien haga sus
veces, y señalar los correctivos que, a su juicio, sean
convenientes para su normal funcionamiento
5. Estudiar los informes presentados por el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo, o quien haga sus
veces y hacer las recomendaciones pertinentes para
el adecuado cumplimiento y desarrollo de los
objetivos del Fondo
6. Determinar los eventos para los cuales el Fomipyme
organizará fondos de capital de riesgo, y los
mecanismos necesarios para su funcionamiento
7. Aprobar el manual de operaciones del Fomipyme
8. Determinar los eventos para los cuales el Fomipyme
permitirá el acceso de las entidades de
microfinanciamiento a los recursos del Fondo en los
términos de la presente ley
9. Promover la regionalización de los recursos del
Fomipyme
10. Las demás que le señale la ley y sus reglamentos
352
FONDO EMPRENDER
Ley 590 de 2000
¿Qué es?
Artículo 24
El Fondo de Inversiones de capital de riesgo de las micro,
pequeñas y medianas empresas rurales, Emprender, es una
cuenta adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural,
sin personería jurídica, la cual se manejará de manera
independiente de los demás recursos del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural, cuyo objeto es apoyar a los
micro, pequeños y medianos productores asentados en áreas
de economía campesina, estimulando la creación y
fortalecimiento de Mipymes rurales, mediante el aporte de
capital social y el financiamiento de la preinversión, en asocio
con los productores y las entidades territoriales.
¿Cómo se
financia?
Artículo 25
El Fondo Emprender se conformará con los recursos
provenientes del Presupuesto General de la Nación, con los
aportes o créditos de organismos nacionales o multilaterales de
desarrollo con donaciones, herencias o legados, con las
utilidades generadas por las sociedades donde participe y con
la venta del capital social que le pertenezca al Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural, en cualquier sociedad y a
cualquier título.
¿En qué consisten los sistemas de información de apoyo a las Mipymes?
Los sistemas de información son instrumentos de apoyo a la micro, pequeña y
mediana empresa; además constituyen alternativas de identificación de
353
oportunidades de desarrollo tecnológico, de negocios y progreso integral de las
mismas, tal como lo establece el artículo 26 de la Ley 590 de 2000.
¿Qué servicio presta el SINA a las Mipymes?
La Ley 590 de 2000 señala que las entidades integrantes del Sistema Nacional
Ambiental - SINA, promoverán el desarrollo de proyectos, programas y actividades
orientados a facilitar el acceso de las Mipymes, a la producción más limpia, la
transferencia de tecnologías ambientalmente sanas, y el conocimiento y
cumplimiento de las normas de protección y conservación del medio ambiente.
Del mismo modo, dichas entidades adoptarán las disposiciones conducentes a la
flexibilización de los trámites para la obtención de las licencias ambientales en
proyectos de las Mipymes.
¿Están incorporadas las Mipymes al Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología y Red de Centros de Desarrollo Tecnológico?
De acuerdo al artículo 29 de la Ley 590 de 2000, sí están incorporadas las
Mipymes al Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y red de centros de
desarrollo tecnológico.
A su vez, el artículo 30 de la Ley mencionada, señala que el Gobierno Nacional
propugnará el establecimiento de parques industriales, tecnológicos, centros de
investigación, incubadoras de empresas, centros de desarrollo productivo, centros
de investigación, centros de desarrollo tecnológico y bancos de maquinaria, para
el fomento de las Mipymes.
354
CAPITULO VII
Exportación de productos
Exportar es una decisión que se toma por diversas razones: incrementar el
volumen de producción, mejorar la calidad y productividad, aumentar el listado de
posibles clientes, mejorar la imagen de la empresa, entre otras.
Sin importar cuál sea la razón elegida para ingresar al mundo de las
exportaciones, se deben seguir ciertos pasos para asegurar el éxito del proceso.
Primero, se debe investigar la demanda que tengan los productos ofrecidos por la
empresa en el exterior, enviar propuestas u ofertas a los posibles clientes y
confirmar que las condiciones de pago sean convenientes; y después realizar los
trámites exigidos por la ley, tales como la inscripción ante la DIAN (Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales) y ante VUCE (Ventanilla Única de Comercio
Exterior), tramitar el registro sanitario y el certificado de origen ante el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo.
Para saber qué tan exitosa puede ser la venta en el exterior de los productos o
servicios ofrecidos por una empresa, se debe realizar una investigación de
mercados. Para hacerlo, se debe empezar por averiguar todo lo concerniente a
productos existentes en el exterior, que sean del mimo tipo de los producidos por
la empresa interesada en exportar; por ejemplo, de dónde provienen, qué calidad
y qué precios tienen. Además, se deben hacer las averiguaciones concernientes a
normatividad y aranceles existentes en cada país para el ingreso de mercancías
extranjeras, así como la cultura, historia, sistema de gobierno, gustos,
comportamientos y medios de comercialización existentes en dichos países.
356
Expopyme
Expopyme es un programa del Gobierno Nacional, dirigido a las pequeñas y
medianas empresas, que otorga apoyo para posicionar los productos de estas en
el exterior, y al mismo, promueve métodos de gestión y procesos productivos para
el mismo fin.
Este programa de apoyo a pequeñas y medianas empresas, es un acuerdo de
todas las instituciones nacionales que se mueven en el ámbito de la promoción del
comercio exterior: Ministerio de Comercio Industria Y Turismo, Proexport
Colombia, Acopi, Bancoldex, diferentes gremios, Universidades Y Confecamaras;
creado hace aproximadamente cinco años.
Las etapas fundamentales contempladas en el programa Expopyme son:
1. Evaluación de la empresa.
2. Capacitación.
3. Inteligencia de mercadeo.
4. Elaboración del plan exportador.
5. Ejecución del plan.
¿Cómo ofrecer sus productos al exterior?
Para ofrecer sus productos en el exterior, resultan de mucha utilidad los servicios
de Proexport para inscribirse en Export Hotline (bases de datos internacionales
para su promoción) y para organizar viajes de negocios en el exterior, bien sea a
ferias internacionales o en misiones comerciales.
Ubicados los posibles compradores en dicho mercado, envíeles la oferta de sus
productos, cotizándolos en dólares de los Estados Unidos o en cualquiera de las
monedas aceptadas en el país para pagos de exportaciones (generalmente dólar
357
canadiense, euro, yen japonés, o en cualquiera de las monedas consideradas
como de reserva por el banco de la república). Describa detalladamente sus
productos en la oferta, incluyendo forma de empaque, usos, capacidad de
producción por período, plazos de entrega, términos de negociación, forma de
pago, validez de la oferta y descuentos al mayorista, si los hay, y anexe
catálogos y fotografías del producto.
Defina los términos de negociación con el fin de determinar la responsabilidad que
le corresponde a cada una de las partes en caso de que se concrete la
negociación. Los términos de negociación se encuentran en normas fijadas por la
Cámara de Comercio Internacional denominados Incoterms.
Los Incoterms se presentan en abreviaturas de tres letras, se componen de trece
términos agrupados en cuatro categorías.
Término en el cual el vendedor pone las mercancías a disposición del
comprador en el propio domicilio del vendedor (el término “E”: EXW).
Aquellos según los cuales el vendedor se encarga de entregar la mercancía a
un medio de transporte escogido por el comprador (los términos “F”: FCA, FAS
y FOB).
Los términos “C”, en los cuales el vendedor ha de contratar el transporte hasta
el lugar de convenio, pero sin asumir el riesgo de pérdida o de daño de la
mercancía o de costos adicionales, debido a hechos acaecidos después de su
envío (CFR, CIF, CPT y CIP).
Los términos “D” especifican que el vendedor ha de soportar todos los gastos y
riesgos necesarios para llevar la mercancía al sitio de destino convenido (DAF,
DES, DEQ, DDU y DDP).
358
Como respuesta, puede llegarle una orden de pedido en la que el posible
comprador del exterior expresa las condiciones en las que aceptaría el negocio, o
le propone una contraoferta.
Acordadas finalmente las condiciones del negocio, envíe al comprador, cuando
este lo solicite, la factura proforma con todos los datos necesarios para que el
importador pueda tramitar y efectuar los trámites de la importación ante las
autoridades de su país. No olvide que en caso de que el importador requiera
certificar el origen de la mercancía (para nacionalizarla u obtener preferencias
arancelarias en el país de destino), usted debe obtener el respectivo certificado de
origen ante la Dirección de Comercio Exterior del Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo, inscribiéndose previamente en el registro de productores nacionales.
Cuando la exportación es de textiles y su destino es Estados Unidos, se diligencia
previamente un formulario de “Cuota textil” (los suministra gratuitamente la
Dirección General de Comercio Exterior). Este formulario sirve de base para la
expedición de la visa textil, mediante de un sello en el que se relacionan las
cantidades por categoría a exportar y aparece la firma del jefe de la oficina
regional del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que es estampado en el
espacio libre que para el efecto debe tener la factura pro forma. Con la Circular
Externa 47 de 2004 de Mincomercio, se eliminó la cuota textil a partir del 1º de
enero de 2005.
Cuando la exportación es de frutas u hortalizas frescas y su destino es la Unión
Europea, debe diligenciarse y adjuntarse el certificado de origen, el formulario
denominado certificado de origen y procedencia (lo suministra gratuitamente la
Dirección General de Comercio Exterior).
A través de una carta de crédito se puede garantizar el pago de la exportación. En
este evento, el exportar recibe del correspondiente banco comercial colombiano,
359
aviso de llegada de la carta de crédito irrevocable a su favor abierta por el
comprador en el banco corresponsal del exterior y las letras o pagarés por los
valores respectivos.
Cerciórese de que las condiciones de pago del documento, se ciñan al contrato
definitivo acordado con su comprador del exterior. En caso contrario, antes de
embarcar la mercancía solicite las modificaciones pertinentes.
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a
ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 241-243]
Según el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, los exportadores deben inscribirse
en el RUT, pues es un requisito indispensable para la devolución o exención del
IVA, la aprobación de sistemas especiales de importación-exportación, el
reconocimiento del certificado de reembolso tributario (CERT), prestación de
cualquier servicio por parte de Proexport, la utilización de programas aduaneros
especiales, el registro como comercializadora internacional, el desembolso de
crédito de Bancoldex y la solicitud de determinación de criterios de origen para
productos de exportación.
Ante las autoridades aduaneras, pueden actuar como declarantes exportadores
todas las personas naturales o jurídicas, cuyas exportaciones no excedan los diez
mil dólares estadounidenses; y los usuarios altamente exportadores o
pertenecientes a un programa de exportación. Estos declarantes tendrán la
responsabilidad de inscribir documentos que contengan información clara, verídica
y exacta; además, deben obtener las autorizaciones pertinentes, presentar la
solicitud de embarque, firmar y presentar la declaración de exportación, conservar
documentos de soporte, entregar información solicitada por las autoridades
competentes, pagar sanciones y reintegrar las divisas correspondientes al pago de
la exportación.
360
El documento que acredita la operación que dio lugar a la exportación, las
autorizaciones respectivas y el mandato cuando actúe como declarante una
sociedad de intermediación aduanera, son documentos de soporte que el
declarante debe conservar por un período de cinco (5) años.
La solicitud de autorización de embarque y la declaración de exportación se
presenta ante la administración de aduanas, a través de los servicios informáticos
electrónicos a disposición de los usuarios.
La solicitud de autorización podrá ser denegada cuando se presente en un lugar
diferente a la jurisdicción aduanera donde se encuentre la mercancía, cuando no
se suministre cierta información (régimen/modalidad, subpartida arancelaria,
descripción de la mercancía, cantidad, peso y valor, país de destino, entre otros) y
en caso de que no se incorporen los documentos de soporte de la declaración.
En el momento en el que la autoridad aduanera, a través de los medios
electrónicos envía el recibo satisfactorio de la solicitud de autorización, se
entenderá que esta quedó aprobada por vigencia de un (1) mes.
Modalidades de exportación
EXPORTACION DEFINITIVA
Es la regulación de salida de mercancías del territorio aduanero nacional para su
uso o consumo definitivo en otro lugar. Existen varios tipos: embarque único con
datos definitivos al embarque, embarque único con datos provisionales y
embarque fraccionado con datos definitivos o provisionales.
361
EXPORTACION TEMPORAL PARA EL PERFECCIONAMIENTO PASIVO
Regula la salida provisional de mercancías del territorio aduanero nacional, con el
fin de ser sometidas a transformación, elaboración, o reparación en el exterior o en
una Zona Franca Industrial de Bienes y de Servicios, debiendo ser reimportadas
dentro del plazo que la Aduana autorice para cada caso antes de su exportación.
EXPORTACION TEMPORAL PARA REIMPORTACIÓN EN EL MISMO ESTADO
Es la modalidad de exportación que regula la salida temporal de mercancías
nacionales o nacionalizadas del territorio aduanero nacional, para atender una
finalidad específica en el exterior, en un plazo determinado, durante el cual
deberán ser reimportadas sin haber experimentado modificación alguna, con
excepción del deterioro normal originado en el uso que de ella se haga.
REEXPORTACIÓN
Es la modalidad de exportación que regula la salida definitiva del territorio
aduanero nacional de mercancías que estuvieran sometidas a una modalidad de
importación temporal o a la modalidad de transformación y ensamble. También
podrán declararse por esta modalidad los bienes de capital o sus partes, que
encontrándose importados temporalmente, deban salir para ser objeto de
reparación o reemplazo en el exterior o en una Zona Franca Industrial de Bienes y
Servicios.
REEMBARQUE
Es la modalidad de exportación que regula la salida del territorio aduanero
nacional de mercancías procedentes del exterior que se encuentren en
362
almacenamiento y respecto de las cuales no haya operado el abandono legal ni
hayan sido sometidas a ninguna modalidad de importación. No podrá autorizarse
el reembarque de sustancias químicas controladas por el Consejo Nacional de
Estupefacientes.
EXPORTACION POR TRÁFICO POSTAL Y ENVÍOS URGENTES
Podrán ser objeto de exportación por esta modalidad, los envíos de
correspondencia, los paquetes postales y los envíos urgentes siempre que su
valor no exceda de dos mil dólares estadounidenses y requieran ágil entrega a su
destinatario.
EXPORTACION DE MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL
Regula la exportación de mercancías consideradas muestras sin valor comercial,
es decir, aquellas cuyo valor comercial total no sobrepase el monto que señale la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, mediante resolución.
EXPORTACIONES TEMPORALES REALIZADAS POR VIAJEROS
Serán objeto de esta modalidad de exportación las mercancías nacionales o
nacionalizadas que lleven consigo los viajeros que salgan del país y que deseen
reimportarlas a su regreso en el mismo estado, sin pago de tributos al momento de
la entrada, por ser de carácter temporal.
EXPORTACION DE MENAJES
Serán objeto de esta modalidad de exportación los menajes de los residentes en
el país que salen del territorio aduanero nacional para fijar su residencia en el
363
exterior. Para tal efecto, la persona que realiza en este caso como un "trasteo" o
traslado de sus cosas a otro país, debe presentar ante la Aduana, con las
mercancías, una relación en que indique la cantidad y la descripción de lo que se
está llevando.
PROGRAMAS ESPECIALES DE EXPORTACION
Programa Especial de Exportación - PEX - es la operación mediante la cual un
residente en el exterior compra materias primas a un productor residente en
Colombia, disponiendo su entrega a otro productor también residente en el
territorio aduanero nacional, quien se obliga a laborar y exportar el bien
manufacturado a partir de dicha materia prima, según las instrucciones que reciba
del comprador externo. La exigencia primordial para poder acceder al PEX es ser
persona jurídica legalmente reconocida y no tener deudas con la DIAN.
¿Cuándo procede la inspección aduanera de la mercancía?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, podrá fijar la realización
de inspecciones documentales y físicas a las mercancías. También podrá
efectuarse por solicitud del declarante.
La diligencia se debe realizar al día siguiente en el que se ordene su práctica. El
funcionario de la DIAN debe verificar la conformidad entre la información
consignada en la solicitud de autorización de embarque y los documentos soporte;
en las inspecciones físicas, debe verificar los empaques y embalajes para
reconocer las características de la mercancía.
364
¿Cómo y cuándo realizar el embarque de mercancía?
Embarque es la operación de cargue en el medio de transporte de la mercancía
que va a ser exportada previa autorización de la autoridad aduanera. Las
mercancías objeto de exportación, amparadas con una solicitud de autorización de
embarque, deben ser trasladadas al lugar de embarque por donde se efectuará su
salida del territorio nacional o su ingreso a zona franca. El declarante, exportador,
transportador o responsable del depósito habilitado, según corresponda de
acuerdo con las condiciones de la operación comercial, debe diligenciar, sólo para
efectos aduaneros, una planilla de traslado a través de los servicios informáticos o
electrónicos.
Efectuado el ingreso al lugar de embarque o zona franca, la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales autorizará el embarque a través de los servicios
informáticos o electrónicos, o determinará la práctica de inspección aduanera
documental, física o no intrusiva.
Si hay inspección aduanera pueden acontecer las siguientes situaciones:
Si se establece conformidad entre lo declarado en la solicitud de
autorización de embarque y la información contenida en los documentos
soporte y lo inspeccionado, procede el embarque.
Si se encuentran diferencias entre la información contenida en la
autorización de embarque y la mercancía inspeccionada, que no impliquen
ningún requisito adicional o restricción alguna, el inspector solamente
dejará constancia de tal situación y procederá el embarque.
Si se detecta que los precios consignados presentan niveles anormales en
relación con el tipo de producto, sus características o condiciones de
365
mercado, el inspector dejará constancia en el acta de inspección y
procederá el embarque.
Si se encuentra que la cantidad sometida a inspección es inferior a la
consignada en la autorización de embarque, el inspector dejará constancia
del hecho en el acta de inspección. En este caso, la autorización de
embarque se entenderá modificada y procederá el embarque sólo para la
cantidad verificada en la inspección.
Si se encuentra que la cantidad sometida a inspección es superior a la
consignada en la autorización de embarque, el inspector dejará constancia
del hecho en el acta de inspección. En este caso, la autorización de
embarque procederá sólo para la cantidad amparada en dicha
autorización, debiéndose tramitar una nueva autorización de embarque
para la cantidad sobrante.
Si se detectan diferencias que impliquen que la mercancía quede sujeta a
restricciones, cupos o requisitos especiales y estas se subsanan dentro del
término de la solicitud de autorización de embarque, procede el embarque.
Embarcada la mercancía en el medio de transporte, el transportador transmitirá, a
través de los servicios informáticos o electrónicos, la información del manifiesto de
carga, relacionando las mercancías según los embarques autorizados por la
autoridad aduanera, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes. Se entenderá
que la información del manifiesto de carga y los documentos de transporte han
sido entregados, cuando la autoridad aduanera a través del servicio informático
electrónico acuse el recibo satisfactorio de la misma.
Cumplidos los trámites señalados se deberá firmar y presentar la declaración de
exportación correspondiente.
366
Incentivos de las exportaciones
Las exportaciones tienen varios incentivos:
Impuesto a las ventas:
Todos los bienes corporales muebles que se exporten se encuentran
exentos del tributo.
Todos los bienes corporales muebles que se vendan en el país a
sociedades de comercialización internacional para ser exportados se
encuentran exentos del tributo.
Los servicios intermedios de producción que se presten a sociedades de
comercialización internacional siempre y cuando el bien final se exporte, se
encuentran exentos del tributo.
El exportador tiene derecho a tratar como descontable con derecho a
devolución el tributo causado y facturado en la adquisición de bienes y
servicios utilizados en la producción o venta de los artículos que exporte.
Renta:
Los ingresos por concepto de exportaciones de bienes no se encuentran sujetos a
retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta.
Gravámenes arancelarios:
Todas las exportaciones se encuentran libres de gravámenes arancelarios.
367
Plan Vallejo:
Los sistemas especiales de importación-exportación o Plan Vallejo son
mecanismos de apoyo a las exportaciones, conforme a los cuales se permite a
personas naturales o jurídicas que tengan el carácter de empresarios productores,
exportadores, o comercializadores, o entidades sin ánimo de lucro, importar
temporalmente insumos, materias primas, bienes intermedios que se empleen en
la producción de bienes de exportación, con exención total o parcial de derechos
de aduana e impuestos, siempre y cuando se cumplan con los compromisos de
exportación, en un tiempo previamente establecido. También se permite la
importación temporal de bienes de capital y sus repuestos, con los mismos
beneficios, que se destinen a la prestación de servicios de exportación.
Los bienes importados bajo este mecanismo deben ser declarados bajo la
modalidad de importación temporal en desarrollo de sistemas especiales de
importación-exportación. Las mercancías así importadas quedan en disposición
restringida, por lo tanto, no pueden ser enajenadas, ni destinarse a fines diferentes
a los autorizados, como tampoco trasladarse del lugar establecido en el programa
autorizado, mientras estén afectos al programa, so pena de que sean
aprehendidos y decomisados por las autoridades aduaneras.
Las solicitudes relacionadas con el Plan Vallejo deberán ser dirigidas a la división
de registro y control de la subdirección de comercio exterior de la DIAN, a través
de las divisiones de documentación o grupos de correspondencia externa de las
direcciones seccionales de impuestos, aduanas o de impuestos y aduanas del
país.
368
Plan Vallejo de servicios:
Este mecanismo cuya finalidad es la exportación de servicios, permite la
importación temporal de bienes de capital y sus repuestos (de las subpartidas
autorizadas), con suspensión total o parcial de los derechos de aduana y el
diferimiento del IVA.
Solamente se podrá aprobar un programa bajo este sistema en el evento en que
el compromiso del programa conlleve la exportación de los que a continuación se
señalan:
Servicios de diseño y exportación de software.
Servicios de investigación y desarrollo.
Servicios de transmisión, distribución y comercialización de energía
eléctrica.
Servicios de empaque.
Servicios de telecomunicaciones.
Servicios audiovisuales.
Servicios de distribución.
Servicios de enseñanza.
Servicios de turismo y relacionados con los viajes.
Servicios sociales y de salud.
Servicios referidos a construcción de obras de ingeniería civil de
infraestructura.
Servicios generales para la construcción de obras de infraestructura.
Servicios de transporte.
369
Únicamente pueden ser usuarios de un sistema especial de importación-
exportación para exportación de servicios las personas jurídicas, incluyendo
consorcios y uniones temporales de obras públicas, que presenten un proyecto
para exportación de servicios y que se encuentren inscritas en el registro único
tributario como usuario aduanero en calidad de exportador de servicios y que la
actividad económica principal – la que reporta mayores ingresos – corresponda a
alguna de las actividades enunciadas.
Maquila:
La maquila es una modalidad especial del Plan Vallejo para materias primas e
insumos, según la cual, mediante importaciones no reembolsables, un contratante
extranjero suministra al productor nacional – en forma directa o indirecta – el
ciento por ciento (100%) de las materias primas o insumos externos necesarios
para manufacturar el bien de exportación, sin perjuicio de las materias primas o
insumos nacionales que se incorporen.
El productor nacional recibe el nombre de maquilador y dentro de su objeto social
debe tener la posibilidad de importar temporalmente al país materias primas e
insumos para su ensamble con destino exclusivo a la exportación.
La operación de maquila está concebida como el proceso de adicionar algún valor
agregado nacional a través de la producción, mezcla, combinación, elaboración,
transformación, manufactura, envase, empaque, armado, ensamble, reparación o
reconstrucción a materias primas e insumos importados temporalmente para ser
exportados en su totalidad.
La demostración de los compromisos de exportación se efectúa mediante la
presentación de los inventarios de materias primas o insumos importados y de
370
producto final exportado, certificados por el contratante extranjero, el
representante legal y el revisor fiscal del productor nacional, en donde conste el
grado de cumplimiento por cada periodo de exportación.
Programas especiales de exportación, PEX:
En los PEX, una vez se haya efectuado la exportación del bien final, tanto os
productores de las materias primas, insumos, bienes intermedios, material de
empaque o envases, como los productores de los bienes finales, se hacen
acreedores de los beneficios contemplados para las exportaciones.
Sociedades de comercialización internacional:
Tienen por objeto tanto la comercialización de productos en el exterior como la
importación de bienes e insumos para abastecer el mercado interno o para la
elaboración de bienes que posteriormente serán exportados.
Están facultadas tanto para fabricar o producir mercancías destinadas al mercado
externo, como para comprarlas a fabricantes o productores nacionales para
exportarlas dentro de los seis (6) meses siguientes, convirtiéndose de esta manera
en beneficiarias de los incentivos que tienen los exportadores.
Por su parte, las operaciones de venta de mercancías que realizan los fabricantes
nacionales a una sociedad de comercialización internacional, para que esta las
exporte, dan derecho a que aquellos se beneficien de los incentivos fiscales y
aduaneros. En este caso, las comercializadoras, expiden a favor de los
productores, el denominado “certificado al proveedor”, documento que acredita la
compra de los bienes y la obligación de exportarlos, presumiendo a partir de su
expedición la realización de la exportación.
371
Zonas especiales económicas de exportación:
Son espacios del territorio nacional correspondientes a municipios fronterizos, en
los que se aplica un régimen jurídico especial en materia económica y social para
la promoción, desarrollo y ejecución de procesos de producción de bienes y
servicios para exportación, cuya duración mínima sea de cinco (5) años.
El régimen se aplica en Buenaventura, Cúcuta, Valledupar e Ipiales y sus áreas
metropolitanas. Cubre proyectos de infraestructura y proyectos industriales
destinados a fabricar, producir, transformar o ensamblar bienes para su venta, así
como la prestación de servicios.
Los proyectos de infraestructura que sean calificados como elegibles en las zonas
especiales económicas de exportación, están exentos del impuesto de renta y
complementarios, correspondientes a los ingresos que obtengan en desarrollo de
las actividades que se les autorizó ejercer dentro de esa respectiva zona.
A su vez, los proyectos industriales que sean calificados como elegibles, tendrán
un tratamiento equivalente al de los usuarios industriales de bienes o de servicios
de las zonas francas y, gozarán, entre otros, de los siguientes incentivos:
Los pagos, abonos en cuenta y transferencias al exterior por concepto de
intereses y servicios técnicos efectuados por las sociedades comerciales,
no están sometidos a la retención en la fuente ni causan impuesto sobre la
renta, siempre que dichos pagos estén directa y exclusivamente vinculados
a las actividades industriales que desarrollen.
En materia aduanera, se aplicará la normatividad especial establecida para
los usuarios industriales de bienes y de servicios de zona franca.
372
Vale la pena señalar, además, que en el caso de proyectos industriales que
empleen materias primas agropecuarias, deben exportarse la totalidad de
los bienes obtenidos con dichas materias primas desde la puesta en
marcha de dichos proyectos.
¿Cómo se reintegran las divisas producto de la exportación?
Los exportadores deben efectuar, dentro de un plazo máximo de seis (6) meses
contados desde la fecha de recepción de las divisas por concepto de sus
exportaciones, la venta de las mismas a los intermediarios del mercado cambiario
(entre otros, entidades financieras) o pueden canalizarlas a través de una cuenta
corriente de compensación, abierta en el exterior, la cual debe ser registrada en el
Banco de la República. Para el reintegro debe diligenciarse la declaración de
cambio por exportaciones de bienes – formulario N° 2.
El incumplimiento de esta obligación acarrea una multa equivalente al doscientos
por ciento (200%) del valor de la operación, la cual será impuesta por la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
¿Debe contarse con una gerencia de exportaciones?
El tema de la infraestructura administrativa para las exportaciones, resulta
particularmente importante para las pequeñas y medianas empresas que operan
por primera vez en el mercado internacional.
Aparentemente ellas no requieren de una gerencia de exportaciones por
separado, máxime teniendo en cuenta que toda operación de más de mil dólares
373
(US$ 1000), debe efectuarse a través de una SIA. Sin embargo, una vez
establecido un flujo razonable de negocios con el exterior, la creación de un
departamento especializado dentro de la empresa se vuelve muchas veces
indispensable.
¿Cuáles son las funciones de una gerencia de exportaciones?
Existen muchos modelos de planeación y organización de las áreas de
exportación dentro de las empresas, pero en líneas generales puede decirse que
las actividades fundamentales de una gerencia de exportaciones, se refieren a la
investigación de mercados, la ubicación de demandas internacionales, el contacto
con compradores, la recepción de pedidos, el cálculo de costos y riesgos
cambiarios, políticos y de transacción de cada negocio, la elaboración de
cotizaciones, la investigación de las formas de transporte, la preparación de
embalajes, seguros y embarques el mantenimiento de contactos con la SIA y los
agentes de carga internacional, la búsqueda de formas y métodos adecuados de
pago para los productos enviados a los clientes y el aseguramiento completo del
pago de las ventas.
En consecuencia, para funcionar de manera eficiente, una gerencia de
exportaciones debe estar adecuadamente organizada.
Un modelo simple de gerencia de exportaciones requiere de un jefe de
exportaciones, un auxiliar de despachos y una secretaria. El jefe de exportaciones
de encarga de las solicitudes, precios, cotizaciones, pedidos y plazos de entrega
y es el responsable de los contratos con los clientes, vendedores, agentes y
distribuidores. El auxiliar de exportaciones por su parte, se encarga del transporte
de las exportaciones y la documentación exigida.
374
El equipo puede ir aumentando a medida que los negocios con el exterior crecen,
caso en el cual puede requerirse un departamento de exportaciones compuesto
por un gerente de exportaciones y unas áreas de exportaciones, investigaciones,
publicidad, transporte y contabilidad.
El gerente de exportaciones debe ser el responsable de todas las operaciones,
teniendo a su cargo también la administración del presupuesto de todo el
departamento y cumpliendo también funciones de enlace y relación con las
dependencias del Estado y organismos internacionales de carácter económico o
gremial.
El área de exportaciones o ventas responde por todas las exigencias de los
clientes y por los contratos con los agentes en el exterior. Puede tener vendedores
a su servicio dentro y fuera del país y requerir, al igual que el gerente de
exportaciones, capacidad de viajar al exterior para tratar negocios relacionados
con las exportaciones.
El área de investigaciones es responsable de la investigación documental de
campo de los mercados; la de publicidad trata todas las formas de publicidad en el
mercado de destino de la exportación; la de transporte tiene a su cargo todo lo
relacionado con la logística, transporte y almacenamiento de las mercancías de
exportación y resulta conveniente que cuente con asesoría en asuntos de
documentación y seguros.
Por último, el área de contabilidad responde por el control de los créditos, los
pagos y el cálculo de los costos de exportación.
375
CAPÍTULO VIII
Estrategias para negociar, administrar el tiempo y tomar decisiones
[Tomado de: Guía Legis para la pequeña empresa 2009 (14a ed.) Colombia, Legis Editores S.A.
Págs. 252-260]
¿En qué consiste el arte de negociar?
En el diario vivir de cada persona, esta realiza pequeñas negociaciones para tener
metas, elementos o grandes ganancias que hacen parte del trabajo y su proceso.
Negociar es realizar cambios productivos y gananciosos para ambas partes. Este
proceso, consiste en argumentar de tal manera que la contraparte ceda en puntos
que son importantes para el negociante. Esto requiere de métodos y sistemas que
deben ser objeto de investigación e información que ayuden a las contrapartes a
lograr sus objetivos y metas propuestas durante la negociaron. La herramienta
más importante para negociar es la argumentación, cualquiera de las técnicas que
el negociante vaya a usar, tiene que necesariamente pasar por el cedazo de la
argumentación. Cada idea u objetivo y la misma meta que se propone será
calibrada de la manera en que el negociante la exponga, llamativa, interesante y
hasta gananciosa. El juego del lenguaje le permite mostrar lo que quiere la
contraparte con la habilidad de la argumentación.
Preparar una negociación es un proceso por pasos o etapas que son
indispensables para la culminación; para llegar a esto es necesario tener varias
perspectivas importantes a tener en cuenta:
Necesidades. Es importante tener en cuenta y como prioridad la propia
necesidad, pues es el punto hasta el cual se puede llegar dentro del proceso,
obviamente teniendo en cuenta también las necesidades de nuestra contraparte.
376
Propósitos. Es útil fijar objetivos y metas a cumplir, que pueden ser dentro del
proceso de negociación a corto o largo plazo, así como identificar cuáles son los
puntos divergentes, a fin de buscar alternativas, para dentro de la negociación,
encontrar señales que permitan a las partes identificar nuevos propósitos
comunes. Este proceso puede llegar hasta el punto de encontrar “conveniencias
comunes”, que faciliten la negociación o el acuerdo.
En una negociación difícil, es importante tener en cuenta que, pequeños avances
o acuerdos, pueden ser grandes éxitos.
Un segundo objetivo para una negociación es asegurarse que los puntos que no
se quieren tocar dentro del proceso sean desechados y descartados. Esto
requiere de habilidades argumentativas para que la contraparte no las tenga en
cuenta.
Un tercer objetivo es averiguar que es lo que requiere la contraparte y desea saber
a través de las discusiones.
El cuarto punto en los objetivos es escoger adecuadamente la estrategia a seguir.
Un último punto es satisfacer las necesidades mediante las metas establecidas a
través de los propósitos fijados.
El camino a seguir en la preparación de una negociación es esencial para lograr
una optima comprensión de lo que se va a negociar, decidir que tácticas se van a
utilizar y fijar objetivos realistas significativos para lograr la meta. En las
negociaciones es importante:
Definir los objetivos de la negociación.
377
Investigar, recoger, analizar y evaluar la información pertinente.
Buscar las técnicas para lograrlo.
Desarrollar varias técnicas adecuadas a seguir.
Identificar destrezas de negociación.
Cada elemento del camino en importante en el ciclo de la preparación de la
negociación. El establecer los objetivos, requiere de una información planificada,
previamente, pues está fija el punto de vista del negocio y negociador, para poder
desarrollar la estrategia adecuada que se requiere para el tipo de negociación que
se está haciendo. La preparación de una negociación requiere de tácticas y
estrategias para saber como llegar a la meta, los objetivos planteados para ir en
camino hacia la ganancia, tienen que estar en consonancia con el proceso
planteado de negociación. Los procesos requieren en su interior etapas con
criterios dirigidos a hacia el fin. Elementos que hacen del negociador un
profesional en el ramo, pues partiendo de las cualidades innatas del mismo estas
se acrecentarán con el conocimiento y la experiencia previa dejada en cada
negociación.
Cualidad Finalidad
Honestidad. Mostrarse honesto con
proposiciones claras y contundentes. La
mentira deliberada, por ser esta éticamente
negativa, puede provocar retrocesos en
momentos no apropiados para la negociación.
Generar seguridad en la
contraparte.
El positivismo en cada punto
de la negociación.
Confianza
Lenguaje corporal (comunicación no
verbal). Es verdad aquello de que “valen más
los hechos que las palabras” y la gente a
menudo es más elocuente con sus actos
La llamada comunicación no
verbal, utilizada como
mecanismo de obtención de
información de la contraparte.
378
corporales de lo que se dan cuenta o desean.
Se transmite abundante información a través
de las expresiones faciales, las posturas
corporales, la entonación y la distancia física.
En efecto el cuerpo en ocasiones envía
mensajes que desmienten lo que se dice con
palabras.
Lo ideal es leer las reacciones,
identificando fortalezas y
debilidades dependiendo del
punto sobre el cual se está
discutiendo.
Aprovechar la información
que inconcientemente se está
dando.
Motivaciones emociones (euforia, pánico).
En las discusiones por las que atraviesa una
negociación, estas pueden provocar emociones
equivocadas que pueden ayudar, entorpecer, o
retroceder en el proceso cara a cara.
Ventajas para la contraparte.
Presión para ganar algunos
puntos.
Cambiar algunos términos de
las discusiones.
Iniciativa. Tomar la iniciativa en situaciones en
donde se requiere la delantera para definir
asuntos en puntos álgidos a favor de quien la
tiene. En algunos casos es importante esperar
y reaccionar lo que se puede proponer, pues la
reacción puede ser mas alimentadora que la
misma iniciativa, pues ya sabría en que terreno
se está negociando.
Obtener puntos a favor en
cada objetivo dado.
Registros. Más que una cualidad, es una
necesidad. Es importante tomar nota de cada
paso de la discusión durante la negociación.
Es útil en casos de que la
contraparte olvide prebendas o
discusiones importantes.
Verificar pequeños acuerdos
dentro de la negociación.
379
Partiendo desde las anteriores características, intencionalidades y finalidades, es
importante conocer cuáles son las técnicas más útiles para darle forma y ejecutar
una negociación.
¿Cómo se cierra una negociación?
Después de haber preparado exhaustivamente la información, determinando
necesidades, propuestas, objetivos y propósitos, empleando estrategias
adecuadas, modificando los enfoques a medida que se va avanzando en las
conversaciones, utilizando las técnicas adecuadas en los momentos claves, vistos
todos los distractores y dadas unas cuantas concesiones, y logrando en gran
medida los objetivos propuestos para la negociación, en necesario cerrar
adecuadamente el negocio, tanto comercial como personal.
Un buen negociador tiene que identificar las señales de cierre que va generando
la contraparte, algunos lo ven como parte del problema. Otros utilizan reglas
donde deliberadamente ignoran asuntos importantes que no fueron discutidos
totalmente para lograr el cierre. Es útil tener en cuenta algunas reglas a la hora de
hacer el cierre:
No cerrar la negociaron si no está seguro.
Si está seguro cerrarlo.
No olvidar asuntos importantes que se dejaron de discutir por cerrar el
negocio.
Cerrar el negocio, paso a paso, pero solo cuando esté seguro de que no lo
usarán para mayor ventaja.
Por experiencia se sabe que todo lo que esté a medias y no se haya finiquitado no
quedará bien hecho.
380
Las señales de cierre son cualquier movimiento tácito que indique que el acuerdo
esté llegando al final, para esto hay que tener en cuenta varios aspectos:
- Negociaciones complejas. Cuando el proceso de negociación ha sido complejo
y difícil, siempre es bueno darse tiempo. De esta manera puede regresar y
saber cuáles son los puntos que hay que discutir un poco más, o confirmar el
negocio y establecer posiciones fuertes sobre los puntos en los que no le haya
ido muy bien. Al final el tiempo le puede dar claridad.
- Recapitular. Para realizar la recapitulación es conveniente regresar sobre las
notas hechas durante las conversaciones, para así atar los cabos que pudieron
quedar sueltos.
- Confirmar la negociación. Realizar las confirmaciones claramente de modo
que cuando llegue el momento de escribir el acuerdo de las partes no surjan
diferencias o eventuales problemas por mala transcripción u omisión de
algunos de los puntos acordados.
- Revisión. Cuando todo ha terminado y el negocio está cerrado y confirmado,
una regla de oro es revisar punto a punto las discusiones y anotaciones
previas, durante y hasta el final de todo el proceso, recordar tácticas y
estrategias que hicieron ganar o perder terreno en determinadas circunstancias
de la negociación. Es preciso evaluar comportamientos, propios y los de la
contraparte como nuevas formas de investigación y recolección de
experiencias para próximas negociaciones.
¿Cómo lograr una buena administración del tiempo?
El tiempo es oro cuando de trabajo y productividad se trata. La buena
administración logra que el tiempo sea más productivo y así mismo permite
381
aprovecharlo de acuerdo con sus actividades y costumbres para realizar cada
jornada.
El significado del tiempo para cada persona es diferente frente a los contextos en
los cuales están manejando, profesional, personal, los cuales determinan el modo
de empleo. Usar bien el tiempo es el eterno problema, pues entre mas tareas de
diferente tipo mayor es la dificultad para su aprovechamiento.
El tiempo es costoso y esto responsabiliza a los individuos por su mal uso y el
peso que ello acarrea por su desperdicio. La manera de utilizar el tiempo es un
hábito y un orden en el día. El analizar las tareas, el tiempo e realizarlas y el
producto de las mismas es muy útil para organizar, resolver problemas y ejecutar
deberes con la prioridad que cada cual exige durante el día laboral. Existen varios
puntos importantes a tener en cuenta para evaluar y analizar la forma, manejo y
uso del tiempo:
a) Evaluar el trabajo diario. Es fácil dedicar el tiempo necesario a tareas
planificadas con anterioridad, pero en labores no programadas y que no
responden a objetivos claros son responsables de buena parte de la pérdida de
tiempo.
b) El costo del tiempo. Es muy difícil calcular el tiempo en términos de dinero,
pero sí es muy sencillo aproximarlo en proporción de uso, saber cuánto cuesta
en minutos y horas, le servirá para analizar el costo de una actividad típica
cotidiana.
c) Llevar un registro del tiempo. Para administrar el tiempo es importante
registrar las actividades diarias y el tiempo programado para ello. Realizar un
horario de tareas para dividirlas durante el día para saber cuáles son más
importantes y cuánto tiempo les puede dedicar. El seleccionar la jornada en
382
cada tarea y su tiempo de realización le ayudará a evaluar cuánto tiempo está
perdiendo en actividades sencillas y cómo lo puede administrar de la mejor
manera.
d) Desglosar las actividades en proporciones de tiempo. Se basa en el
registro anterior, pues el agruparlas, ya sea por prioridades, temas, categorías,
etc., permite administrar y darla la calidad de tiempo necesario al trabajo y
distribuirlo correctamente. Al examinar el uso del tiempo, analizándolo y
evaluándolo se concluye, que es importante tener metas diarias y estrategias
de administración a corto y largo plazo, ya sea dentro de un mismo día o en
varios, para ponerlo en práctica.
¿Cómo planificar el tiempo?
Al realizar las actividades diarias es necesario tener en cuenta prioridades y
urgencias del día, para esto existen técnicas que pueden hacer que el tiempo
dedicado a tales labores sea de calidad y productivo para las mismas. Para poder
aplicar estas técnicas es importante tener en claro los siguientes puntos:
a) Objetivos del día y de la tarea. Cada día trae nuevas tareas y nuevas
prioridades, sin tener en cuenta las que habitualmente realiza en determinada
hora del día, estas nuevas labores son las que generalmente consumen más
tiempo en su realización. Crear objetivos diarios implica darle el espacio
necesario a este tipo de nuevas labores sin descuidar las otras actividades.
Al fijarse los objetivos diarios, estos traen plazos largos o breves dependiendo
del contexto en que se desenvuelvan, sean estos personales, profesionales o
de otro tipo. Esto es igualmente útil para planificar una vida profesional, pues
se pone en la tarea de reflexionar buscando sus fortalezas en las áreas en las
383
que probablemente va a laboral, al igual que un día normal de trabajo, el
planificar los objetivos profesionales le puede dar claridad mental frente a lo
que se quiere día a día.
Al fijarse un objetivo laboral diario, se está fijando también mentalmente metas
temporales de ejecución.
b) Prioridades. Las jerarquías de los objetivos son a su vez prioridades en las
tareas laborales, esto es importante, pues cada tarea terminada es un objetivo
cumplido. Para fijar prioridades es necesario analizar y evaluar las tareas,
saber aproximadamente cuánto tiempo necesita y si los proyectos son a largo,
mediano o corto plazo, dentro del día o los subsiguientes que requiere la tarea.
Dentro de su jornada laboral, generalmente tiene labores diarias, como leer el
correo, realizar y contestar llamadas, etc.; tareas de proyectos planteados
anteriormente y tareas esporádicas, al organizar adecuadamente todas estas
labores, su jornada será de más productividad y calidad.
Para analizar las tareas diarias se recomienda:
1. Realizar una lista de labores diarias incluyendo las rutinarias, con sus
objetivos, prioridades y metas.
2. Categorizar las tareas de la siguiente manera:
A) Temas importantes de atención urgente
B) Asuntos de urgencia manifiesta
C) Tareas importantes de atención mediata
D) Asuntos de consideración menor
E) Asuntos de rutina
384
1. Si el número de tareas y objetivos es demasiado y todas pertenecen a las
categorías A, B o C, delegue a personas o especialistas que puedan realizar el
trabajo igual que usted, el resto son tareas que usted solo puede realizar y
esto le permitirá planificar su jornada.
2. equilibrar las tareas diarias en categorías puede hacer que su jornada sea de
mayor productividad y calidad. Al planificar escoja las actividades diarias y así
mismo categorícelas, para que al momento de su ejecución puede intercalar
tiempos de acuerdo con la jerarquía dada.
c) Pautas y trabajos. Al equilibrar las exigencias y las propiedades estas pueden
cambiar con el correr del día por la información proporcionada ya sea por
Internet, teléfono o un colega, puede cambiar la categoría de la misma; cuando
esto sucede es necesario revisar el listado para establecer de nuevo las
prioridades. Racionalizar el trabajo facilita clarificar el orden del día,
combinando tareas exigentes con fáciles, urgentes con rutinarias y períodos de
descanso y relajamiento para iniciar de nuevo.
El uso de herramientas como agendas y ordenadores facilitan la administración
del tiempo. El tener registros de las actividades diarias las hacen más fácil de
recordar, controlar y realizar. El uso de las agendas requiere de hábito y
disciplina, pues por cada compromiso, nota, actividad, etc., registradas en la
agenda, le indicará el tiempo que dispone para realizarla, si es necesario
desplazarse, o si tiene que recibirlo, etc. Todos estos datos es importante
anotarlos para facilitar su jerarquización y consumo de tiempo.
d) Técnicas para planificar el tiempo. Para planificar y administrar el tiempo es
necesario adecuar técnicas simples pero indispensables que hagan fluir y
385
faciliten el ordenamiento de las tareas en el tiempo real de ejecución. Los
anteriores puntos pueden tomarse como técnicas pero es necesario
incorporarlas al trabajo diario para sacarles provecho. Dentro de las listas
diarias es necesario dejar espacio para cubrir contingencias y tareas extras
que también requieren de tiempo y espacio para realizarlas. Para administrar el
tiempo no es necesario emplear estrategias sofisticadas para hacerlo rendir. Es
importante que la motivación que se tiene u el gusto de realizar cada tarea
para que esta se ejecute más o menos del presupuestado, pero todo depende
del hábito y la disciplina que se tenga u obtenga con la realización de alguna o
algunas de las tareas propuestas para el día.
Muchos de los obstáculos que ocasionan pérdida de tiempo, pueden estar en
su propio espacio físico, oficina, casa, ordenador, agenda, etc. Cuando se
detecta que el origen de los retrasos está allí, en la propia desorganización
física,, realice cambios, ordene archivos para poderlos tener a mano; no deje
papeles sobre el escritorio, manténgalo libre de todo lo que no necesita para
ejecutar la tarea impuesta; y después de terminada, organícelo en otro lugar
para no botar equivocadamente o confundirlos con otros similares; organice su
espacio físico, para así proyectar la imagen clara de ejecución acertada, esto
ayudad a su motivación, un espacio limpio y ordenado, motiva a trabajo
corrido. Si está desorganizado, igualmente le quitará tiempo importante
arreglando o buscando las herramientas necesarias para su elaboración. Todo
hace parte de la verdadera administración del tiempo.
Parte de la organización está en los objetivos planeados. Estos generalmente
están basados en temas que tienen que ser archivadas, y para ahorrar tiempo,
en jerarquías y prioridades, utilizando las mismas categorías (A, B o C), para
hacerlos accesibles y fáciles de consultar.
386
¿Qué situaciones generan pérdida de tiempo?
Dentro del diario laboral, existen situaciones evitables e inevitables de pérdida de
tiempo, que se pueden controlar y hacen parte de la administración diaria del
tiempo:
Interrupciones:
En las actividades diarias no se está exento de ser interrumpido, pero sí podemos
controlar las situaciones con la menor pérdida de tiempo. Para evitar estas
situaciones se pueden proyectar las posibles e inevitables interrupciones,
escogiendo cuáles pueden ayudarlo en tiempo y cuáles tiene que evitar. Al realizar
este tipo de escogencia en forma de listado en el que debe incluir qué personas
pueden entrar a su oficina, a quiénes delegar visitas y, a quiénes no puede
atender. También puede utilizar el personal a cargo en caso de que esté
realizando tareas urgentes que no permiten ningún tipo de interrupción,
instruyéndolos en ese tipo de tareas.
Inundación de información:
La tecnología es el medio idóneo para abarcar información necesaria a toda hora,
pero requiere tiempo organizarla, por eso es importante utilizar medios alternos de
evacuación de la misma. Generalmente, cuando esto sucede, el primer paso a
seguir es clasificarla por medio de envío, papel (carta, faz, periódico, etc.), Internet
(correo electrónico, redes internas), oral (reuniones, teléfono, TV., radio) y así
mismo jerarquizarla en importante, diaria o simplemente no se pliega a las
necesidades del objetivo o meta.
387
Para esto es primordial tener claros los temas, objetivos y metas para los cuales
va a utilizar información recopilada, esto de dará tiempo para ojearla, clasificarla y
luego leerla en el orden de prioridad dado.
Si se tienen rutinas de lectura de correos (Internet, papel) optimice su archivo de
tal manera que no pierda tiempo en esta rutina.
Trabajo con otros:
El hábito de administrar su tiempo y organizar el trabajo puede ser contagios, pues
el desempeño no depende de una sola persona. La pérdida deliberada de tiempo
de otros lo puede afectar en su trabajo. De cada cual depende organizarse y
organizar a los que lo acompañan para evitar estos tipos de contratiempos. El
motivar a los demás, sugerir y opinar sobre los temas, puede ser un buen
comienzo de acuerdo y reflexión, pues todos dependen de todos para avanzar en
los proyectos y que estos se conviertan a su vez en calidad y productividad.
Llamadas telefónicas:
El recibir y hacer llamadas telefónicas cuando no son necesarias son pérdida de
tiempo. Es necesario organizarse y saber cuáles son las llamadas relevantes para
su trabajo, qué tiene que recibir o hacer. Reserve momentos especiales del día
para realizarlas. Tenga claro el motivo de la misma y asegúrese de tratar todos los
temas durante su desarrollo, igualmente, utilice las jerarquías y prioridades para
hacerlas.
388
Leer y escribir:
Parte de las funciones labores tienen que ver con el leer y escribir. Cuando no se
tienen técnicas de asimilación y producción escrita se convierte en un problema
que requiere de tiempo para salir de él.
El aprender a leer y asimilar rápidamente la información, es un proceso que
requiere de un hábito normal de lectura (revistas, libros, etc.) su práctica constante
hacen que un buen lector, produzca fácilmente: el identificar frases o palabras
claves dentro de un escrito, agilizan su interpretación además del manejo que
debe tener sobre el tema, para hacerlo aún más comprensible y digerible.
Prácticas como subrayar, escribir observaciones a medida que se avanza en el
texto, son elementos importantes para plasmar posteriormente sobre el papel.
Volver a leer cuando existen párrafos poco comprensibles, son tácticas del buen
lector. A partir del manejo del tema puede evaluar una visión global de la misma.
Si se es un buen lector se es un buen escritor. La lectura da fluidez y su
comprensión facilita el redactar los temas del escrito.
¿Cómo tomar decisiones qué mejoren la productividad?
Durante el trabajo gerencial y los procesos de implementación de proyectos es
necesario tomar diariamente decisiones que mejoren la calidad y productividad,
que además redunden en beneficio de todos aquellos que participan en ella. Este
objetivo se consigue a través de la utilización de instrumentos que llevan a tomar
adecuadas y eficaces soluciones desde la concepción de la idea hasta la puesta
en práctica de la misma.
389
La decisión es el resultado de un conjunto de criterios previamente establecidos
por evaluaciones y métodos, que conducen a la elección de una solución en
beneficio de un proyecto. La decisión parte de ideas u objetivos que implican un
proceso de estudio previo, como es el de la identificación, análisis, evaluación,
planificación y elección que conducen a la persona o personas encargadas de tal
tarea a escoger, de acuerdo con los criterios arrojados por el estudio, cuál es la
mejor opción de trabajo o proyecto que su comunidad necesita, teniendo en
cuenta elementos de beneficio personal, económico interno como externo, calidad,
etc; que los enriquezcan y los hagan crecer como empresa.
El proceso de la toma de decisiones tiene las siguientes fases: identificar,
clasificar, analizar, evaluar y poner en práctica las medidas que se tomaron. A
continuación los conceptos básicos del proceso de decisión:
a) Identificar el asunto. Para alcanzar una decisión es necesario visualizar el
campo, tema o problema que abarca. Para lograrlo es necesario ensayar
varias maneras de interpretación y representación del mismo, que se convierte
en un proceso mental para poderlo interiorizar y así conocerlo en todas sus
facetas. El resultado es el establecimiento de objetivos y metas debidamente
priorizados.
b) Clasificación. Dentro de una organización se toman toda clase de decisiones,
que pueden ser, rutinarios o diarias, que involucran el diario vivir y el flujo fácil
de trabajo; de merecía, cuando la situación apremiante lo exija; este tipo de
decisiones se toman de acuerdo con las circunstancias que aparecen en el
momento, es decir, al instante y funcional, en el caso de problemas de fondo o
proyectos especiales que requieren de un manejo de tiempo e información
especial.
390
c) Análisis. El identificar y clasificar arroja un conjunte de opciones y caminos a
seguir, con volúmenes de información que fundamentan los criterios que
definen una decisión, revelando situaciones y abriendo un camino para la
posterior evaluación.
d) Evaluación. Es el paso de discriminar las ventajas y desventajas, pros y
contras, de cada opción, teniendo en la mira los objetivos antes señalados.
e) Práctica. Con los elementos antes señalados, y tomada la decisión, se diseña
un plan que ejecute el objetivo trazado.
Existen diversos caminos que conducen a la decisión. Los procedimientos
están basados en los datos y las cifras, como una solución exacta (clara y
correcta); en la experiencia propia o de otros (intuición); en el tiempo de
resolución, en la simulación. Todo esto implica evaluar y comparar soluciones
para llegar al camino de la decisión.
¿Cuáles métodos se aplican?
Las personas en ocasiones resuelven algunos problemas por medio de la
comprensión súbita, es decir, como una intuición arbitraria, y sin ningún
antecedente en su experiencia anterior. Este tipo de solución se explica y se basa
en la solución del problema es creativa a partir de esa inspiración. Las decisiones
espontáneas y creativas, no parecen derivar de la lógica, pero esto no quiere decir
que no sean válidas, pero son las que por emoción corren un mayor riesgo de ser
equivocadas, pues no hay previa información exacta que las soporte. El otro tipo
de decisión, la lógica y sistemática, depende de datos, estadísticas, experiencias
externas anteriores que hacen que el riesgo sea menor, estas son las
empresariales y directivas.
391
TIPO DE DECISIÓN CARACTERÍSTICA
Irreversible Dediciones tomadas que no pueden ser anuladas,
independientemente de las consecuencias.
Reversible Resoluciones que dadas circunstancias nuevas se pueden
modificar.
Experimental Dediciones tomadas con base en experiencias propias o
externas.
Ensayo y Error Dediciones que una vez puestas en práctica se evalúan y
en la siguiente ocasión se aplican corregidas.
Por etapas Dediciones en proceso largo plazo. Cada paso es una
decisión que finiquitada con éxito da paso a la siguiente.
Retrasadas Dediciones en espera de mejores condiciones para su
toma.
Condicionadas Dediciones modificadas por condiciones ajenas.
Cautelosas Dediciones lentas que permiten estudiar a fondo los pros y
los contras de la misma.
Es importante tomarse el tiempo necesario para la toma de una decisión. Evaluar
la urgencia o necesidad de la misma depende de la pericia, objetividad y manejo
de la persona encargada de la misma.
¿Cómo tomar una decisión?
No siempre se tiene la información necesaria para ponderar los criterios y tomar
decisiones. En tales casos se tiende a hacer conjeturas fundadas en información
accesible, pero esa información no siempre es correcta pudiendo inclusive
producir especulaciones erróneas que pueden llevar a decisiones equivocadas.
392
Identificar y diagnosticar previamente un problema es esencial para trazar metas y
objetivos que le dan la dirección de la decisión. Es necesario abordar la totalidad
del tema, conocer toda la información, los datos y experiencias comprometidas en
la solución; esto abarca situaciones de responsabilidad y comunicación con otros
que directa indirectamente se ven afectados. Para esto son necesarias tácticas de
resolución y decisión, pues, al visualizar unos objetivos y evaluar las perspectivas
de resolución se adentran en una estrategia a seguir.
El sistema más adecuado, es crear primero, una lista de las posibles soluciones
que de acuerdo con los datos recogidos pueden surgir. Luego, se evalúan y
descartan las operaciones aplicando los criterios que corresponden con la
situación y el contexto del problema. Cuando se aplica este tipo de táctica se
asume que la decisión final hace parte de las alternativas anteriormente
enlistadas.
Otros métodos útiles en el proceso de decisión como la visualización,
diagramación y graficación de los diversos puntos del problema, en los cuales el
calibre de la decisión es macro so básicas para analizar y evaluar todo tipo de
información. La ventaja de estos métodos es que el margen de error de la decisión
se disminuye notablemente. Un elemento importante para la toma de decisión es
la comunicación directa con cada elemento del grupo. Escuchar cada idea y
estudiarla es básico para la fluidez de la resolución, esto evita obstáculos, algunas
veces insalvables, que pueden entorpecer la decisión final. El grupo está en la
obligación de explicar claramente cada idea o punto a tratar, de tal manera que
aporte elementos sustanciosos y de contenido a la decisión.
393
¿Cuáles son los métodos analíticos para alcanzar una decisión empresarial?
Muchos de los problemas y de las tomas de decisión de una empresa radica en la
situación y el contexto en el que se encuentre, lo que tenga que modificar dentro y
fuera de ella para ubicarlos y así avanzar. Este tipo de problemas específicos
necesariamente tienen que estar basados en una cierta información para así
aportar datos al análisis y evaluar el problema. Una forma de simplificar y tener
una mejor visión del asunto es el uso de métodos heurísticos como regla práctica,
si bien no garantiza una solución pero sí la acerca. El método heurístico trata de
establecer las reglas de investigación al interior de un proceso.
Algunos métodos heurísticos dan mejores resultados en determinados casos. Hay
algunos que tienen una finalidad exclusiva, como cambios de mercado,
posicionamiento de productos nuevos, etc. Otros métodos generales se pueden
ampliar o reducir de acuerdo con la necesidad al interior del proceso, que
redundan en la estabilidad de la decisión. Parte de la solución radica en decidir
cuál es el más indicado para cada caso.
Escalamiento: En este proceso, se intenta acercarse gradualmente a la meta final
sin digresiones ni retrocesos. En cada etapa se evalúa a qué distancia se está de
la meta, cuánto queda por recorrer, y cuál es el siguiente paso a seguir. Por
ejemplo, en un test de elección múltiple al contestar cada pregunta, y evaluar, se
eliminan las alternativas notoriamente incorrectas. Aun cuando esto no
proporcione una respuesta final se estará más cerca de la solución. Al tratar de
equilibrar un presupuesto, cada reducción de gastos se aproxima más a la meta y
deja un déficit menor que se ha de afrontar.
394
Submetas: Al establecer submetas, en las que a menudo se divide un problema
en pequeñas unidades manejables, cada una es más fácil de analizar y evaluar,
es decir, más sencillo de resolver, que el problema entero.
Medio - fin: Consiste en analizar la diferencia que hay entre la situación actual y el
fin deseado, y luego en hacer algo por reducir la distancia. Se pasa por una serie
de puntos que incluye opciones ante la manera de proseguir; se evalúa cada
opción, según su capacidad de acercarse a la meta. En cada punto se elige la
opción más probable y luego se pasa al siguiente punto. El análisis del medio - fin
pasa con cuidado a través de submetas, pasó a paso. A manera de escalamiento,
siempre mira hacia delante, en atención a lo que se encuentra y que le resulte útil,
pues, si se desvía demasiado de la meta, esta puede desaparecer de la vista por
completo. Esta estrategia puede obligar a omitir las disgresiones o retrocesos
temporales que son absolutamente imprescindibles en la solución de un problema.
Retroceso: Solución que parte de la meta. Con esta estrategia, la búsqueda de
una solución comienza en la meta y se retrocede ella hacia los datos. Suele
emplearse cuando la meta proporciona más información que los datos y cuando
las operaciones pueden realizarse en ambas direcciones.
Para poner en práctica todas estas herramientas, es importante crear el ambiente,
de tal manera que la tarea de reunir información lanzar ideas y estimular así
mismo la creatividad redunde en la solución más eficaz de los problemas
planteados. Delegar tareas implica la participación y desenvolvimiento de cada
grupo en la realización de su propio trabajo. Actitud que redunda en la propuesta
de soluciones a diferentes problemas, enriqueciendo el catálogo de probabilidades
de acertar con la decisión correcta.
395
¿Cómo se ejecuta una decisión?
A medida que se van tomando decisiones se deben trazar paralelamente los
planos de ejecución. Ejecutar una decisión implica la utilización de elementos
tanto humanos como tecnológicos que facilitan la puesta en marcha y transición
de los planos trazados, desde los objetivos hasta la meta final. Es necesario
organizar grupos de trabajo especializados en cada materia, los cuales aportan la
experiencia y sus conocimientos; además, de la adecuada utilización de
operadores y ordenadores imprescindibles para la efectiva puesta en marcha del
plan final.
Al poner en práctica una decisión es necesario tener en cuenta los tiempos, costos
y progresos tanto humanos como tecnológicos, de acuerdo con las metas
propuestas para tal fin. Comprobar y tener cifras concretas de lo que se ha
iniciado, para así controlar los movimientos internos y externos que ha provocad la
decisión tomada.
Los pasos que deben seguirse para la ejecución de la decisión son los siguientes:
en primer lugar debe comunicarse la decisión, fijar un cronograma realista para el
cumplimiento de los objetivos y hacer reuniones periódicas de seguimiento. Cada
decisión final es un inicio para otra, siempre se está en constante adelanto y
construcción en pro del progreso y equilibrio de cada empresa que se inicie o
mantenga. Las estrategias, los objetivos, los planes en marcha, son el diario vivir
de cada problema y posible solución que se presenta. El éxito de todo este
proceso, radica en la creatividad y la lógica que se le imponga pues los
conocimientos, experiencias, y herramienta que se tengan a mano, no funcionan si
no existe la persona que la sepa utilizar adecuadamente. Las decisiones tomadas
no son infalibles, pero los procesos que se vayan a seguir sí pueden garantizar la
elección correcta dado el momento, es decir, pueden ayudar a elegir bien.
397
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