Manual deManual deCeremonial y ProtocoloCeremonial y Protocolo

1CODESSERNoviembre 2006 actualizado Febrero 2013

"El ceremonial no crea jerarquas,solo las reconoce,

tampoco inventa honoresni los otorga,

ni fomenta magnificencia,solo establece un orden

que facilite las relaciones,no complica, simplifica,

no crea problemas,solamente los evita.

Jorge Blanco Villalta

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"El ceremonial no crea jerarquas,solo las reconoce,

tampoco inventa honoresni los otorga,

ni fomenta magnificencia,solo establece un orden

que facilite las relaciones,no complica, simplifica,

no crea problemas,solamente los evita.

Jorge Blanco Villalta

Preparado por: Claudia Ortega Cabezas

Secretaria Gerencia General, Codesser

CONCEPTOS:

CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas yprcticas que deben observarse en lasrelaciones oficiales de los jefes de estado, susrepresentantes, ejecutivos, directivos y engeneral de todos aquellos que deben mantenerrelaciones de carcter pblico con otrospersoneros similares.

PROTOCOLO: Es la convencin queregula y ordena las reglas y normas delCeremonial y controla su ejecucin. Elprotocolo es la aplicacin prctica yconcreta del ceremonial

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PROTOCOLO: Es la convencin queregula y ordena las reglas y normas delCeremonial y controla su ejecucin. Elprotocolo es la aplicacin prctica yconcreta del ceremonial

Puntos bsicos para preparar un evento.Planificar y Organizar

Planificacin.Primero definimos el objetivo del acto, que esperamosconseguir, con que medios contamos, audienciaprevista (asistentes, publico en general, etc.) y queobjetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemosestablecer un calendario, asignar recursos, hacer todaslas especificaciones necesarias para llevar a cabo elacto y definir con claridad todos los objetivos.

Produccin.Son, lo que podramos llamar actividades previas alevento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, seasignan tareas, se establecen vas de comunicacinentre los equipos y con personas y equipos del exterior,se define la imagen al completo del acto.

Explotacin.Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada puntodebe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,ajustndose al calendario previsto, as como a sucorrespondiente checklist. Tambin es bueno contarcon planes alternativos para situaciones imprevistas.

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hayque tener en cuenta muchos aspectos de la ms diversa ndole; para tener un mayor control sobre el desarrollodel acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen,vamos a dar tres puntos fundamentales.

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Planificacin.Primero definimos el objetivo del acto, que esperamosconseguir, con que medios contamos, audienciaprevista (asistentes, publico en general, etc.) y queobjetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemosestablecer un calendario, asignar recursos, hacer todaslas especificaciones necesarias para llevar a cabo elacto y definir con claridad todos los objetivos.

Produccin.Son, lo que podramos llamar actividades previas alevento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, seasignan tareas, se establecen vas de comunicacinentre los equipos y con personas y equipos del exterior,se define la imagen al completo del acto.

Explotacin.Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada puntodebe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,ajustndose al calendario previsto, as como a sucorrespondiente checklist. Tambin es bueno contarcon planes alternativos para situaciones imprevistas.

1. Imagen corporativa personal

2. La Invitacina) Caractersticas Generales

3. Ubicacin de Bandera

4. La Puntualidad

5. Orden de Precedenciaa) Ley de la Derechab) Principio del orden lateralc) Principio del orden lineald) Principio generales de la Precedenciae) Aplicacin de Normas de Precedenciaf) Precedencias Regionalesg) Precedencia Institucional en Regiones

6. Enunciado de Vocativosa) Enunciado de Vocativos a nivel Comunal

7. Ceremonias:a) Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simplesb) Programas bsicos para actos de:

firma de conveniosentrega de donacionesentrega de certificados o diplomas

8. Consejos tiles9. Bibliografa

I N D I C E

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1. Imagen corporativa personal

2. La Invitacina) Caractersticas Generales

3. Ubicacin de Bandera

4. La Puntualidad

5. Orden de Precedenciaa) Ley de la Derechab) Principio del orden lateralc) Principio del orden lineald) Principio generales de la Precedenciae) Aplicacin de Normas de Precedenciaf) Precedencias Regionalesg) Precedencia Institucional en Regiones

6. Enunciado de Vocativosa) Enunciado de Vocativos a nivel Comunal

7. Ceremonias:a) Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simplesb) Programas bsicos para actos de:

firma de conveniosentrega de donacionesentrega de certificados o diplomas

8. Consejos tiles9. Bibliografa

1. Imagen corporativa: Imagen personal

La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personastengamos otros muchos valores la primera impresin esfundamental. La forma de vestir junto con nuestrosmodales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damosde la empresa o institucin a la que representamos y enestos tiempos la web es una herramienta de las cualmuchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemosal otro lado de la lnea o bien, quin es mi entrevistado oentrevistador, la fotografa que se sube de usted, evite quetenga alguna de los siguientes parmetros:

Imgenes recortadas de otras, pues pueden lucir pocoprofesionales.imgenes informales, como aquellas que te tomasdurante una fiestaimgenes tomadas en lugares que llamen ms laatencin que nosotros, por ejemplo, junto a un granmonumentoImagenes pixeladas, borrosas o distorsionadasImgenes utilizando vestimenta informal como poleras,lentes de sol, parkas u otro accesorio,

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La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personastengamos otros muchos valores la primera impresin esfundamental. La forma de vestir junto con nuestrosmodales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damosde la empresa o institucin a la que representamos y enestos tiempos la web es una herramienta de las cualmuchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemosal otro lado de la lnea o bien, quin es mi entrevistado oentrevistador, la fotografa que se sube de usted, evite quetenga alguna de los siguientes parmetros:

Imgenes recortadas de otras, pues pueden lucir pocoprofesionales.imgenes informales, como aquellas que te tomasdurante una fiestaimgenes tomadas en lugares que llamen ms laatencin que nosotros, por ejemplo, junto a un granmonumentoImagenes pixeladas, borrosas o distorsionadasImgenes utilizando vestimenta informal como poleras,lentes de sol, parkas u otro accesorio,

La vestimenta en la oficina es muy importante por lo quedebe tener presente qu las prendas inapropiadas parauna oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muyescotadas y transparentes y zapatillas.Puede usar ropa casual, el pantaln de tela acompaadode chaqueta No casaca como comodn es una alternativa,tanto para damas como varones.El cabello debe estar bien peinado o arregladoadecuadamente, no usar demasiado maquillaje, losvarones deben Afitese de forma adecuada y limpiar sucalzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volvera la oficina.

Recuerde que en las ceremonias, TODO el personalinstitucional se debe vestir formalmente, no olvidarque a travs de su imagen se transmite la Corporacin

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La vestimenta en la oficina es muy importante por lo quedebe tener presente qu las prendas inapropiadas parauna oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muyescotadas y transparentes y zapatillas.Puede usar ropa casual, el pantaln de tela acompaadode chaqueta No casaca como comodn es una alternativa,tanto para damas como varones.El cabello debe estar bien peinado o arregladoadecuadamente, no usar demasiado maquillaje, losvarones deben Afitese de forma adecuada y limpiar sucalzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volvera la oficina.

Recuerde que en las ceremonias, TODO el personalinstitucional se debe vestir formalmente, no olvidarque a travs de su imagen se transmite la Corporacin

2. La Invitacin:

Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar queimplica un compromiso entre invitante e invitado. Se puedenefectuar por medio de tarjetas y se enva con motivos diversosentre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos oceremonias de carcter pblico o privado, actos o eventos detrabajo.

a) Caractersticas Generales: Las invitaciones para toda clase de actos sociales, debenhacerse con la debida antelacin, que permita al destinatariorecibirla al menos con 15 das hbiles de anticipacin.

Al momento de redactar una invitacin, se deben considerar lossiguientes puntos: La redaccin debe realizarse en tercera persona Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado deUsted.

Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse Deben ser enviadas al menos, con 15 das de anticipacin paraque a los invitados les d tiempo a contestar y a organizar su agendade compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipacin comomnimo). Las invitaciones de ltima hora no gustan pues parecen decompromiso, como si fueras "un relleno" de ltima hora

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Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar queimplica un compromiso entre invitante e invitado. Se puedenefectuar por medio de tarjetas y se enva con motivos diversosentre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos oceremonias de carcter pblico o privado, actos o eventos detrabajo.

a) Caractersticas Generales: Las invitaciones para toda clase de actos sociales, debenhacerse con la debida antelacin, que permita al destinatariorecibirla al menos con 15 das hbiles de anticipacin.

Al momento de redactar una invitacin, se deben considerar lossiguientes puntos: La redaccin debe realizarse en tercera persona Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado deUsted.

Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse Deben ser enviadas al menos, con 15 das de anticipacin paraque a los invitados les d tiempo a contestar y a organizar su agendade compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipacin comomnimo). Las invitaciones de ltima hora no gustan pues parecen decompromiso, como si fueras "un relleno" de ltima hora

Nombre y apellido de la persona que invita Cargo y/o dignidad de quien invita Nombre de la Institucin o empresa a la que pertenece Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede sercon acompaante, por ejemplo: y seora y debe ser escritoa mano).Carcter de la Ceremonia o actividad a la que se invita(formal o informal). Fecha, hora y lugar en donde se realizar la actividad oceremonia Indicar (si fuera necesario) la tenida que deber usarseTelfono, o mail donde responder o confirmar lainvitacin; aqu puede agregar la sigla SRC. (se ruegaconfirmar) al fono..

Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia laposee el Presidente de la Corporacin por ser el dueo decasa, y esta condicin cambia solamente cuando estpresente el Presidente de la Repblica de Chile.

Es muy importante destacar, la relevancia que tiene laconfirmacin de los invitados que participarn y si lo harnsolos o acompaados. Una vez hecha la nminaconfirmada, se proceder a disear el esquema deubicaciones, tanto en la testera como en el saln.

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Nombre y apellido de la persona que invita Cargo y/o dignidad de quien invita Nombre de la Institucin o empresa a la que pertenece Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede sercon acompaante, por ejemplo: y seora y debe ser escritoa mano).Carcter de la Ceremonia o actividad a la que se invita(formal o informal). Fecha, hora y lugar en donde se realizar la actividad oceremonia Indicar (si fuera necesario) la tenida que deber usarseTelfono, o mail donde responder o confirmar lainvitacin; aqu puede agregar la sigla SRC. (se ruegaconfirmar) al fono..

Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia laposee el Presidente de la Corporacin por ser el dueo decasa, y esta condicin cambia solamente cuando estpresente el Presidente de la Repblica de Chile.

Es muy importante destacar, la relevancia que tiene laconfirmacin de los invitados que participarn y si lo harnsolos o acompaados. Una vez hecha la nminaconfirmada, se proceder a disear el esquema deubicaciones, tanto en la testera como en el saln.

3. UBICACIN BANDERAS

En todos los actos debern estar presentes, frente a lasautoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,con las siguientes opciones de ubicacin .

En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deber estar a laderecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.

En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debedistinguir:

a) Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilenaocupar el centro, seguida a su derecha por la que laprecede en rango y a la izquierda por la siguiente enrango, y as sucesivamente.

b) Si el nmero de banderas es par, la bandera chilenaocupar el primer lugar de la fila, siempre a la izquierdade la percepcin del pblico, seguida de las que lapreceden en rango

a) Si en una ceremonia se deben emplazar variasbanderas institucionales, ocupar el segundo lugar, a laderecha de la nacional, la bandera institucional y luegolas banderas siguientes, en orden alfabtico de lainstitucin que representan. Este orden alfabtico slopodr ser alterado si la Direccin lo estimaconveniente considerando la jerarqua.

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3. UBICACIN BANDERAS

En todos los actos debern estar presentes, frente a lasautoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,con las siguientes opciones de ubicacin .

En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deber estar a laderecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.

En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debedistinguir:

a) Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilenaocupar el centro, seguida a su derecha por la que laprecede en rango y a la izquierda por la siguiente enrango, y as sucesivamente.

b) Si el nmero de banderas es par, la bandera chilenaocupar el primer lugar de la fila, siempre a la izquierdade la percepcin del pblico, seguida de las que lapreceden en rango

a) Si en una ceremonia se deben emplazar variasbanderas institucionales, ocupar el segundo lugar, a laderecha de la nacional, la bandera institucional y luegolas banderas siguientes, en orden alfabtico de lainstitucin que representan. Este orden alfabtico slopodr ser alterado si la Direccin lo estimaconveniente considerando la jerarqua.

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4. La Puntualidad

En toda ceremonia ya sea simple o solemne la puntualidad esun factor importante a considerar, ya que a veces se sueleechar por tierra una ceremonia debido al retraso o espera deautoridades. Segn protocolo la ceremonia puedecomenzar una vez que haya llegado la autoridad msimportante y slo se puede esperar 15 minutos a quienesestn retrasados.

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5. Orden de Precedencias:

5.a. Las Precedencias: Ley de la DerechaIndica que el sitio de honor o preferente es el que se sita a la derecha de la persona de ms altajerarqua.Este principio es de aplicacin en actos donde las personas estn sentadas y en actos donde se estde pie.

1 32imagen desde testera

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1 32PUBLICO

5.b. Las Precedencias: Principio del orden lateralEste principio aplica la lateralidad en orden las jerarquas, estableciendo un ordenamiento alterno ylateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente.

12 3imagen desde testera

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12 3IzquierdaDerecha

Y si son cuatro? 3 1 2 4

5.c. Las Precedencias: Principio del orden linealEste principio nos indica los lugares de preferencia en el caso de una hilera o lnea de personas.Utilizado en actos en los que se camina. La persona de mayor jerarqua o precedencia va delante yen orden decreciente hacia atrs van el resto de personas por orden de importancia.

1Encargado deprotocolo

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d. Principios generales de las Precedencias:

1. El cargo priva sobre la categorapersonal. Por ejemplo, un Alcalde queasiste a la entrega de certificados odiplomas, no desplaza al Gerente de laInstitucin.

2. La interinidad no disminuye laautoridad. Estar en un cargo de formasubrogante, le confiere la mismaresponsabilidad y autoridad que si fuerael cargo fijo.

3. La delegacin o representacin, noconfiere precedencia, pero si acto deprecedencia. Esta representacin carecede autoridad, pero si debe tenerse encuenta para atestiguar el cargo al querepresenta.

4. La preeminencia del cago se pierdefuera del mbito jurisdiccional.

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1. El cargo priva sobre la categorapersonal. Por ejemplo, un Alcalde queasiste a la entrega de certificados odiplomas, no desplaza al Gerente de laInstitucin.

2. La interinidad no disminuye laautoridad. Estar en un cargo de formasubrogante, le confiere la mismaresponsabilidad y autoridad que si fuerael cargo fijo.

3. La delegacin o representacin, noconfiere precedencia, pero si acto deprecedencia. Esta representacin carecede autoridad, pero si debe tenerse encuenta para atestiguar el cargo al querepresenta.

4. La preeminencia del cago se pierdefuera del mbito jurisdiccional.

e. Aplicacin Normas Precedencia En la aplicacin de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicacin en

testeras; en estrados o en mesas.

En Testeras

En la testera, quin preside la reunin siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principalvendra a ocupar el asiento nmero dos, siguindole otras autoridades en orden de precedencia.

Siempre que sea posible, debe haber el mismo nmero de asientos a la derecha y a la izquierda de la personaque preside la reunin.

ESTRADO

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6 4 2 1 3 5 7

ESTRADO

f) Precedencia en Regiones:En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuiciode que las autoridades contempladas precedentemente mantengan laubicacin que les corresponde cuando asistan, la precedencia de lasautoridades regionales ser la siguiente:

Intendente RegionalSenadores de la Circunscripcin por antigedadDiputados del Distrito por antigedadGobernador ProvincialAlcaldeOficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pblica.Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia CatlicaOficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y SeguridadPblica

Ministros y Fiscal de la Corte de ApelacionesConcejales y Consejeros RegionalesSecretarios Ministeriales (Seremi)Rectores de UniversidadJefes de Servicios PblicosJueces de Polica LocalOficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pblica, segn antigedad.

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f) Precedencia en Regiones:En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuiciode que las autoridades contempladas precedentemente mantengan laubicacin que les corresponde cuando asistan, la precedencia de lasautoridades regionales ser la siguiente:

Intendente RegionalSenadores de la Circunscripcin por antigedadDiputados del Distrito por antigedadGobernador ProvincialAlcaldeOficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pblica.Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia CatlicaOficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y SeguridadPblica

Ministros y Fiscal de la Corte de ApelacionesConcejales y Consejeros RegionalesSecretarios Ministeriales (Seremi)Rectores de UniversidadJefes de Servicios PblicosJueces de Polica LocalOficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pblica, segn antigedad.

g) Precedencia Institucional en Regiones:

En actos y ceremonias de la Institucin enRegiones o Provincias, corresponder lasiguiente designacin, teniendo en cuenta quetodo depender de la confirmacin de sta, de locontrario se proceder a tomar como la mximaautoridad aquella que preceda al ausente.

Presidente de la SNA

Vicepresidente SNA

Presidente de Codesser

Vicepresidente Codesser

Representantes Directorio SNA

Representantes Directorio Codesser

Secretario General de la SNA

Secretario General Codesser

Gerentes de reas CodesserGerentes RegionalesEjecutivosAdministrativosAlumnos o Beneficiarios 19

g) Precedencia Institucional en Regiones:

En actos y ceremonias de la Institucin enRegiones o Provincias, corresponder lasiguiente designacin, teniendo en cuenta quetodo depender de la confirmacin de sta, de locontrario se proceder a tomar como la mximaautoridad aquella que preceda al ausente.

Presidente de la SNA

Vicepresidente SNA

Presidente de Codesser

Vicepresidente Codesser

Representantes Directorio SNA

Representantes Directorio Codesser

Secretario General de la SNA

Secretario General Codesser

Gerentes de reas CodesserGerentes RegionalesEjecutivosAdministrativosAlumnos o Beneficiarios

6. Enunciado de Vocativos:

Tratndose de los vocativos al inicio de un discurso, elorador deber nombrar a las seis autoridades de mayorjerarqua, pudiendo designar al resto de las autoridadespresentes como autoridades regionales, provinciales ycomunales, (en el caso que corresponda), pluralizandopor representacin de organizaciones privadas yfinalmente la denominacin de Seoras y Seores.

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Autoridad/Institucin Trato Epistolar Trato Personal Para Referirse a l

Presidente de la Repblica Excelentsimo SeorExcelencia

Seor Presidente Su Excelencia, el Presidentede la Repblica

Presidente del Senado Excelentsimo seor Senador Excelentsimo seor

Senadores Honorable Senador Senador Honorable Senador

Presiente de la Cmara deDiputados

Excelentsimo Seor Diputado Excelentsimo Seor

Diputados Honorable Diputado Diputado Honorable Diputado

Juez Vuestra seora, Usa, US Seora, Magistrado

Ministros Vuestra seora, Usa, US Vuestra seora, Usa, US Seor Ministro

Subsecretarios Vuestra seora, Usa, US Vuestra seora, Usa, US Seor Subsecretario

Intendente Vuestra seora, Usa, US Vuestra seora, Usa, US Seor Intendente

Alcalde Vuestra seora, Usa, US Vuestra seora, Usa, US Seor Alcalde

Municipalidades Ilustrsima Municipalidad de Ilustrsima Municipalidad de Ilustre Municipalidad de

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Municipalidades Ilustrsima Municipalidad de Ilustrsima Municipalidad de Ilustre Municipalidad de

Rectores Seor Rector Rector Seor Rector

Generales Seor General, Usa, US General Seor General

Almirantes Seor Almirante, Usa, US Almirante Seor Almirante

Cardenal Eminencia Reverendsima Monseor Su Eminencia

Arzobispos y Obispos Eminencia Reverendsima Monseor Monseor o Su Eminencia

Cura Prroco Presbtero Seor Cura o Padre Padre

Sacerdotes en general Reverendo Padre Padre Reverendo Padre

Religiosa Reverenda Madre o Sor Sor, Madre o Hermana Reverenda Madre o Hermana

Nuncio Apostlico Su Excelencia Reverendsima Excelencia o Monseor Su Excelencia Reverendsima

Embajadores Extranjeros Excelentsimo seor Seor Embajador Su Excelencia

7. Ceremonias:Todo acto o ceremonia requiere de ciertasformalidades para su organizacin y desarrollo, demodo de otorgarle la solemnidad inherente a supropio carcter. Resulta conveniente, por lo tanto,que las distintas oficinas puedan ordenar elceremonial de los actos que organicen sobrebases comunes para toda la institucin.

Establecer un espacio adecuado para la entrega decertificados a los beneficiados (individualmente o porgrupo)

Debe considerarse en este espacio la fotografa de losbeneficiarios al recibir su certificado.

Como mnimo las ceremonias debern contar con unmaestro de ceremonias, una persona de apoyo(entrega de certificados, recepcin de invitados,ubicacin de autoridades) y un Coordinador General,quien ser el encargado que todo marche bien.

Existen varios tipos de ceremonias que estnclasificadas en: Solemnes, Institucionales ySimples.

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7. Ceremonias:Todo acto o ceremonia requiere de ciertasformalidades para su organizacin y desarrollo, demodo de otorgarle la solemnidad inherente a supropio carcter. Resulta conveniente, por lo tanto,que las distintas oficinas puedan ordenar elceremonial de los actos que organicen sobrebases comunes para toda la institucin.

Establecer un espacio adecuado para la entrega decertificados a los beneficiados (individualmente o porgrupo)

Debe considerarse en este espacio la fotografa de losbeneficiarios al recibir su certificado.

Como mnimo las ceremonias debern contar con unmaestro de ceremonias, una persona de apoyo(entrega de certificados, recepcin de invitados,ubicacin de autoridades) y un Coordinador General,quien ser el encargado que todo marche bien.

Existen varios tipos de ceremonias que estnclasificadas en: Solemnes, Institucionales ySimples.

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual oeventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a unceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacincorresponde segn el mbito territorial en que se realice. Lasinvitaciones para estos actos sern suscritas por el Gerente.

Son ceremonias solemnes:

Acto Conmemorativo con ocasin del Aniversario Institucional

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin sersolemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una oms de sus oficinas con instituciones externas, y requieren deciertas formalidades. Las ceremonias institucionales sernorganizadas por la Oficina Regional; las invitaciones sernsuscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:

Entrega de Diplomas o CertificadosFirma de conveniosInauguracin de obras de carcter institucional o de proyectosReconocimientos y homenajesInicio o cierre de exposiciones

c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos querequieran de una formalidad mnima y son organizadosdirectamente por la oficina gestora de los mismos. Son actossimples:

Inicio o Clausura de ProyectosCursos, seminarios, talleres, Das de Campo (Inicio o Clausura)otros. 23

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual oeventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a unceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacincorresponde segn el mbito territorial en que se realice. Lasinvitaciones para estos actos sern suscritas por el Gerente.

Son ceremonias solemnes:

Acto Conmemorativo con ocasin del Aniversario Institucional

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin sersolemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una oms de sus oficinas con instituciones externas, y requieren deciertas formalidades. Las ceremonias institucionales sernorganizadas por la Oficina Regional; las invitaciones sernsuscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:

Entrega de Diplomas o CertificadosFirma de conveniosInauguracin de obras de carcter institucional o de proyectosReconocimientos y homenajesInicio o cierre de exposiciones

c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos querequieran de una formalidad mnima y son organizadosdirectamente por la oficina gestora de los mismos. Son actossimples:

Inicio o Clausura de ProyectosCursos, seminarios, talleres, Das de Campo (Inicio o Clausura)otros.

Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias ysobretodo donde se entregue algn tipo de distincin u obsequio,tales como: cerfificados, diplomas por aos servicios, premios,etc., stos deben ser entregados por la autoridad de mayorprecedencia que est presente, ayudado por la SecretariaSecretaria, quienen estos casos cumple un papel fundamental en la buenacoordinacin del programa, a fin de evitar enredos y malos ratosPor lo anterior, la secretara deber tener con antelacin a laceremonia y dependiendo del tenor de sta, lo siguiente:

Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a laautoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas oCertificados).

En el caso de los certificados, stos debern estar por curso yen orden alfabtico por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOSPRESENTES

Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saberexactamente el momento que debe acercarse al lugar de lapremiacin, ideal es ubicarse en un sector cercano a ste, parano tener que pasearse por el lugar donde se lleva a cabo laceremonia.

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Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias ysobretodo donde se entregue algn tipo de distincin u obsequio,tales como: cerfificados, diplomas por aos servicios, premios,etc., stos deben ser entregados por la autoridad de mayorprecedencia que est presente, ayudado por la SecretariaSecretaria, quienen estos casos cumple un papel fundamental en la buenacoordinacin del programa, a fin de evitar enredos y malos ratosPor lo anterior, la secretara deber tener con antelacin a laceremonia y dependiendo del tenor de sta, lo siguiente:

Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a laautoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas oCertificados).

En el caso de los certificados, stos debern estar por curso yen orden alfabtico por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOSPRESENTES

Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saberexactamente el momento que debe acercarse al lugar de lapremiacin, ideal es ubicarse en un sector cercano a ste, parano tener que pasearse por el lugar donde se lleva a cabo laceremonia.

Chequear minutos antes del comienzo desta, si estn presentes todos losgalardonados, en caso contrario, retiraraquel que est ausente en informar almaestro de ceremonia para borrarlos dellistado, ambos deben tener la mismainformacin.

En las ceremonias de clausura de cursos o deentregas masivas de certificados, se debetomar la precaucin de reunir a las personasantes de la ceremonia en la que recibirn elestmulo, para explicarles el procedimiento dela entrega, cerciorndose de considerar slo alos presentes, el orden al subir al estrado, engrupo o individual dependiendo del nmero degalardonados; como recibir y saludar a quinentrega el estmulo y unos minutos para lafotografa.

Chequear minutos antes del comienzo desta, si estn presentes todos losgalardonados, en caso contrario, retiraraquel que est ausente en informar almaestro de ceremonia para borrarlos dellistado, ambos deben tener la mismainformacin.

En las ceremonias de clausura de cursos o deentregas masivas de certificados, se debetomar la precaucin de reunir a las personasantes de la ceremonia en la que recibirn elestmulo, para explicarles el procedimiento dela entrega, cerciorndose de considerar slo alos presentes, el orden al subir al estrado, engrupo o individual dependiendo del nmero degalardonados; como recibir y saludar a quinentrega el estmulo y unos minutos para lafotografa.

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A continuacin detallaremos programas bsicos parauna ceremonia determinada, porque muchas veces elrecargo en la pauta, hace que sta se vea aburrida opierda el objetivo central de la misma.

a) Programa para:

Firmas de Convenio:IntroduccinLectura de las principales clusulas del acuerdoFirma de los documentosPalabras del GerentePalabras del representante de la otra institucinCierre

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b) Entrega de Diplomas y/o Certificados:

Saludo del maestro de ceremonia (descripcin de laceremonia, saludo autoridades)Himno NacionalDiscurso del Gerente y/o anfitrinOtros discursos si son necesariosEntrega de diplomas y foto por grupos que recibenPalabras de beneficiario (opcional)N artstico sobrio (opcional)Discurso autoridad que presideCierre del Maestro de ceremoniaCctel (opcional)

8. Consejos tiles:Cada ceremonia o acto requiere de unaplanificacin para que se logre el xito de sta.Tenga presente lo siguiente:

Tener claro el lugar dnde realizar la ceremonia Conforme un equipo de trabajo donde cada unotenga una misin y renase las veces que seanecesario para discutir el avance de las tareasasignadas.

Confeccione un listado con todos los invitadosdonde tenga nombres, cargos, direcciones,telfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria

En el listado anterior ingrese fecha de cundodespach la invitacin y a travs de qu medio, asevitar que le digan no la hemos recibido

Confirme con antelacin a sus invitados y pida elnombre de quin recibi el mensaje y si no lo tienenclaro, solicit cundo puede llamarle nuevamente.

Recuerde que el xito de la ceremonia no es deuna persona, sino del trabajo en equipo y est enjuego la imagen de la institucin.

Las ceremonias deben iniciarse conpuntualidad, a excepcin de esperar a quinpresidir el acto.

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8. Consejos tiles:Cada ceremonia o acto requiere de unaplanificacin para que se logre el xito de sta.Tenga presente lo siguiente:

Tener claro el lugar dnde realizar la ceremonia Conforme un equipo de trabajo donde cada unotenga una misin y renase las veces que seanecesario para discutir el avance de las tareasasignadas.

Confeccione un listado con todos los invitadosdonde tenga nombres, cargos, direcciones,telfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria

En el listado anterior ingrese fecha de cundodespach la invitacin y a travs de qu medio, asevitar que le digan no la hemos recibido

Confirme con antelacin a sus invitados y pida elnombre de quin recibi el mensaje y si no lo tienenclaro, solicit cundo puede llamarle nuevamente.

Recuerde que el xito de la ceremonia no es deuna persona, sino del trabajo en equipo y est enjuego la imagen de la institucin.

Las ceremonias deben iniciarse conpuntualidad, a excepcin de esperar a quinpresidir el acto.

Por ltimo:

La Secretaria y/o el Coordinador General esfundamental en esta labor, por lo tanto requierede toda la confianza y comunicacin con su jefe,debe hacerla partcipe de toda la coordinacin dela ceremonia, debido a que sabr exactamente eln de autoridades e invitados que asistirn,adems ser responsable de chequear que todoest ok en el lugar donde se realizar laceremonia.

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En el saln auditorio, tenga presente:

Aseo y presentacin adecuadaIluminacin adecuadaDesignacin de ubicaciones de autoridades e invitadoscon tarjetas a la vista

Encargado de Indicar los lugares de ubicacin a lasautoridades e invitados

Encargada de recibir a las autoridades en la puerta dellugar donde se realizar el acto

Testera:

Mesa con capacidad para las personas que irnsentadas

Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posiblecolores sobrios

Indicadores de ubicacin con los nombres de quienesocuparn la testera

Vaso de Agua

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En el saln auditorio, tenga presente:

Aseo y presentacin adecuadaIluminacin adecuadaDesignacin de ubicaciones de autoridades e invitadoscon tarjetas a la vista

Encargado de Indicar los lugares de ubicacin a lasautoridades e invitados

Encargada de recibir a las autoridades en la puerta dellugar donde se realizar el acto

Testera:

Mesa con capacidad para las personas que irnsentadas

Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posiblecolores sobrios

Indicadores de ubicacin con los nombres de quienesocuparn la testera

Vaso de Agua

Podio:

En lo posible Insignia o logotipo de la institucin ensu frontis

Micrfono y pedestal adecuadoVocativoSuficiente iluminacin para una buena lecturaVaso de Agua

Auditorio:

Amplificacin suficiente para todo el salnMicrfonos en testera y podio segn correspondaEncargado del Himno Nacional

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Podio:

En lo posible Insignia o logotipo de la institucin ensu frontis

Micrfono y pedestal adecuadoVocativoSuficiente iluminacin para una buena lecturaVaso de Agua

Auditorio:

Amplificacin suficiente para todo el salnMicrfonos en testera y podio segn correspondaEncargado del Himno Nacional

9. Bibliografa:Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. ChileManual de Carreo Urbanidad y Buenas ManerasProtocolo y Presentacin Personal, Waldo Correa ChileducManual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Via del MarHistoria del Ceremonial y Protocolo, Club de LeonesProtocolo, Universidad Catlica del NorteDireccin de Extensin y Comunicacin, U. del Bo-BoProtocolo y Etiqueta on Linewww.buenosmodales.cl

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9. Bibliografa:Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. ChileManual de Carreo Urbanidad y Buenas ManerasProtocolo y Presentacin Personal, Waldo Correa ChileducManual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Via del MarHistoria del Ceremonial y Protocolo, Club de LeonesProtocolo, Universidad Catlica del NorteDireccin de Extensin y Comunicacin, U. del Bo-BoProtocolo y Etiqueta on Linewww.buenosmodales.cl