# m"rUso de fórmulas complejas, funciones,expresiones y formato condicional

F I la ¿nte ior ul idad didá(- ia ¿p e¡diros qLé so'r ld5fórr¡ulas, para qué se pueden utitjrar, de qué eteme¡-tos pr eden esi corp.es.¿s. (óno se in.rodrcer, etc, .y también comentamos que Excet dispone de un gran¡úmero de funcione! está¡dar que permiten reaLizartoda clase de cátcutos.

Es en estd ur idad, dedi¿d¿ a[ Lso avarr¿do de L^1e.,donoe ¿prFndere nos a u.ar a oun¿\ d" e.ta. 'unc'r-

¡€s, así como a utiüzar e[ fon¡ato condicional quepe r ' .eao. ' ardi f"rel-esform¿tos¿ l¿scFdase1fr1-ción delvator que contienen.

Y si no tenemos suficiente con el gran conjunto defuncio¡es estándar de Excel, Los usua¡0s aventajadospueden crearsus propias funciones personaLjzadas, pro'gramándotas con et lenguaje Visuat 8¿sic para Aplica-l io re ' , i r ieg ddo en et p 'op o E"ce[. Trdtd eros es,etema en e[ punto 8.5 de [a unjdad, dedicado a tas macrosy ta prcgramación básica.

Jl[ Funciones y expresiones

Lxcel ofrece al u.Lario Lr to-a de 129 fJrriores oeloja de cdl l r lo prede.ern:r dda,. ¿g .pddds e ld, s igujentes categoría!: f inancieras, matenrát icas ytrigonométdcas, fecha y hola, estadistjcas, búsqueday re er"rr 'a. b¿se de dator. te¡to v daros looi ,as in-f0rndc:ór e i rger 'eia. oor sLrele para ro9ot 05, podemos !implificar su utiLjzación mediante el,4sirteriede i nsetción de funciones, que podemos activar haciendo djc en eL botón IrJ¿r¿ar Junción llr1- de la bana defómulas, seteccion¿ndo ta opció¡ de menú lnse,1drfanúLo. o tec'ando a la \"7 Mayús+F3, estardo sr-iuados en h cetda deseada.

Segúr ta d""r'.ior qu" o1".p la avuda de F\cpl. ¿sfuncio¡es son fórnuLos predefrnidas que ejecutoncálculps uülizando vaLores específcos, denominados argunentas, en un orden deterninado o estructuro. Lasfuncianes pueden uüliza6e parc ejecutor aperacíones

La eltructura de una función conrienza por e[ nombrcde [¿ fr1( iór, u1 oarertes'( de ¿pe1lr¿. ]o( ¿-guner-tos de ta funcjón separados por puntos y coma, y unpaÉntesü de cierre.

Los aryumentos de una función p!eden ser núr¡eros,texto, vatores Lógicos como VERDADERo o FAL50, ma-trices, vatores de errorcomo #N/A o referencias de cet-d¿. E[ argumento que se desigfe deberá generar unv¿to vaLido para pl r isrro. loq ¿rqLnenios predel setambién constantes, fórnul¿s u otras funciones.

Cuando creemos una fómuta que contenga una funciór. et dis¡ente de in\er 'ón de func'o1e( ros ayuoa-rá a introducjr las funciones de La hoja de cálcuto. Ar¡edjda queseintroduzca una función en [a fórnruLa, eLasistente irá mostrando e[ nombre de la función, cadauno de sus arqune ro.. rra des.rp. ior da l¿ !u1ció1

y de cdda arg r nento, e[ resultddo dct-dl de ld frrc ioy e[ resultado aciu¿i de toda [a fórmuLa.

ldrb en rerFno, d po, ibi l :ddd de irsendr la, 'u rcio-nes diectamente r¡ediante et teclado. En este caso,tmstecleareLparéntesü de apertura, aparece una ayu-d¿,ontertL¡ lq-e os ruesira los d 'erertns a"g:ner -tos de [a funciónyen negrita e[ que hemos deintroducir en cada instante (véase la Figura 8.1).

Las'orn- las perni tel ut i t izar f-r( iores pa-a -eat 'za-

sus cátcutos, pero además ofrecen ta posibitidad decombina as con otros opelandos y operadores forman-do to que se conoce con eL nombrc de expresión.

Y¿ áqtLdi¿nos en la I r :dad 7 u1 ajenolo de apre( iórque combinaba funciones, referencias ¿ cetdasyvaloresco]da1tes. Aden. ' ro, i dno\er ,endastab a. los pr ir-cipaLes operadores adtméücosyde comparaciór qLre perriten .a corst-Lccion de"(pr"s'o-Fs. asi coro la priori-dad de cada uro de eitos. También comentamos que,cuando [as operaciones efuctu¿da! en Lasexpresiones noestán deLimitadas mediante parértesis, e[orden de evaluación de ias mjsmas es de ]-zquierda a derecha,

A conti¡uación efectuaremos un repaso de cada una delas categorías deÍunciones, mosfando eL uso de dlg"na de ettas r¡ediarte casos prádjcos.

NF

fí9, A.7. Ayudo cantdtuol de ld función fnanciera NPER.

S. Ho.jas de eélculo: uso ¡vanzado8.1 Uso de fóff¡u as.ompejas, fu¡.lones, expresiores y formato condlciona!

Fundones mateñáti(asy lfigonométr¡cas

Etgrupo de tas funciones matemáücasytrigonomestá c0mpuesto por un iotatde 60 funcio¡es

Se pide

CaLcular ta cantidad mensual que deberemos pagar aL bancodeseamos devotver e[ préstamo más los intereses, par¿ Losguientes periodos de tiempo:

. 3 años,

. 5 años,

sotución

La hoja de cáLculo con Los daios de nuestro probtema podia ser laque mostranos en La Fjgura 8.2.

El etta poderos 0bserv¿r la rart'dad solirit¿d¿ pa" e[ prés.aÍo

@ Funcionesfinan(ieras

E^:(rF1 un -otal de c5 f--.iorFs fir¿ncie.¿s prede-er-Í r¿das. qre reat i¿an .oda L[dse de LdlL- los eld. ior¿-dos con vatores bursátites, amorlizaciones, préstamos,invelsiones, tet¡as det tesoro, etcétera.

ALnque et I r do de tds -r

dird ' puedd pdreLe"r r poroaLejado de nuestra üda coiidiana, es posibte que e¡ eLfuturo nos veamos en [a necesidad de realizar atgunode estos cálculos, bien sea pala conocer [a cuota deLr¿ f ipor€ca. los'rrereses ¿ pagar po¡ un pres.drro.etcétera.

Comenz¿remos viendo ur senciLLo ejemplo de utitiza-ciór de ta Lr. :or PAG0(.. . ) . que Ldt.uld el pdgo de Lrpréstamo basándose en pagos conlt¿ntesy e¡ u¡a tasade interés constante,

Lo l"d enos ned ar.e el piTer cdso p_acri .o de .aunr0a0,

Nos vemos en la necesidad de solicitar a una entidad ban-cari¿ | r p e,tdro de 60.0001 pd'd rad :zar r r"r -elorras

en nuestra vjvjenda. E[ ba¡rco nos proporciona e[ dinero au¡ inierés anualfijo del30i".

en ta celda C2, eLinterés fiio anual que nos cobr¿ eIbanco en[a C3, y los tres periodos de tiempo er las celdas 89, 810 y

Las sotuciones, que obtendremos utitizando ta función PAGo(...),estarán situadas e¡ las cetdas D9, Dl0 y D11.

Antes de usar ta funció¡ estudiemos detenidamente su sintaxisyelsignificado de sus argumentos.

Síntax¡s

PAG0(tasa;nper;va;\.ltipo)

En todas tas funcio¡es, Los argumentos en negñta indica¡ queson obLig¿toios y Los otros que son opcionates,

Lat qre r o .e preden Lo b;derdr t igoroneL Lds eal ' -zan operacjones como togaritmo, potencia, redondeo,valor ¿bsoluto, ráx'no (o ¡ú1 di \ 'sor y n r ' ro (on:nmúttiplo, diüsión entera, operaciones c0n matrices(produdo, determjnante,inversa, etc.), raÍzcuadrada,números ateatorios,y un Larg0 etcétera que seguro nosp-ede ayudar a [a Iora de eat r¿ (atcrLog co1 [a- ce.-das. De entr€ tas segund¿s, Lastrigonométícas, dispo-ne¡os de Lr g ¿1 -u-1e o de fr1( iole9 qre (dtLrtallds hp'cas ope"acio-es cor; rsu os. c0no po,. jenp.oetselo, cosero. ta-gerre, erc, . /ator del 1úne o o . ,funciones de co¡versión de srados a ndianes y vice-ver,a, Aprelde enos a Lt i l r¿r dlgrra, de estds in. ones en e[ Caso práctico 2,

811, respectivamente. rís.8.2, Eojo de cótnta de ejempta.

Tasa es et tipo de jnterés det présiamo.

Nper es eL número total de pagos detpréstam0

Va es et vator actual o lo qu€ vaLe ahora [a cantidad tot¿t de u¡a

seri€ de pagos futuros, también s€ coroce como eL pdncipal.

Vf es eL vator futuro o un saldo en efectivo que deseamos loqrar

después de efectuar el úliimo pago Si €[argunento vfse omite,

se asume qLe elvalor es 0 (es decit eL vaLor futuro de un présta-

mo es 0).

Tipo es el ¡úmero 0 (cerc) si los pagos vencen atfinaI del pedo

do,o1si [0 hacen aLinicio Si se omite se asume e[ vaLor 0

Ahord ya hemos de ser capaces de utitiz¿r PAC0(. ) Fara obtener

Lo que s€ ¡os pide en e[ erunciado del c¡so práctico veamos

'I Comenzamos situándonos en la celda Dg yputsando ltlayús+F3'Aparece etA'sre,rle p¿fd írserción de funciones

Seteccionamos ta caiegoña de funcio¡es fira¡cieras en [a Lis-ta desplegabte y a cortinuaciór ta función PAG0 en et cuadro

de fu¡ciones finarcieras Ya podemos hacer dic €n et botÓn

En etcuadro de diátogo,4rgunentos de función henos de 1r'

troducir tos difere¡ies ¿rgumentos de ia función PAGo para et

caso de un pedodo de 1 añ0 (12 meses).

-n t¿ ." i l la Tasa l-e ro\ oe i r t od- i et-roodF l lerÁs rer

suat, que será etanual(celda C3) dividido e¡tre:12 (meses deu¡ año).

La siguiente casitta, Nper, d€be cortener el ¡úr¡ero de pagosque degeamos lealizar, que en este caso serán 12, uno por

cad¿ mes deL año. Pondremos La expresión 89 (número de

años) mutt ipl icado Por 12

t ,

tig, 8.3. Atgutnentas de PAGA patu ü peñada de un ana

si obsewamos [a Fjgura 8.3 podemos ver que a ta derecna 0e caoa

casitta de argumerto se muestra etvalor deL rismo lguatmente,en ta parte inferior de€cha podemos ver et r€suttado actuaI que

LJna vez caLcul¿do el paqo para u¡ añ0, hemos de ha'er to mismopara Los otros dos peiodos. PodeÍros seguir et misfiro procedi

mi€nto para cadd pe¡odo, pero ef lugar de eso aprovecharemoslas características de copiado de cetd¿s de Excel. En concreto

copiaremos La celda D9 e¡ las D10 y D11

Artes de etto hemos d€ modificar atgunas de las referencias a

cetda que contiene la fórmuLa, para que al copiartas ¡o re modi

fique et número de fita y/o cotumna

Etasp€cto de fafórmuta de ia celda D9 es=PAG0(Ca/12;89*12;c2)Si La a¡alizamos nos d¿remos cue¡ta de que al copja a a otras

celdas no deben variarnieLtipo deinteré! ni [a cantidad presiada

fceLd¿s c3 v C2), únicaÍrente debe cambjarelnúmero de años delprostamo (ielda es). por eso modjficaremos ta fórmuta par¿ convetir las referencias retativas de tas celdas C3 y C2 porabsotutas.

Et aspecto finat de L¡ fómuLa de la ceLda D9 será =P,460(fl$3/

12;Bg*12;SC$2). Ahoraya estamos en condiciones de copiar la cel

da D9 en 010 y D11. Et resuLtddo finalde ta hoja podemos obsetuartoen ta Figura 8.4.

m¡¡00¡€

ii Por úttimo, el argumento Va debe contener €lvalor deL prés

tamo que 5e encue¡tra en [a ceLda C2.

3

h';iiriil'i'

et aspecto final de Los argumentos de La función en

ta Figura 8.3.I1.,,

rig. 8.4. lerültüdo ,fnd¡ de la haja de cdlcülo

S" E-fsjas de {al{i¡¡s; ¿{so ¿vénx¿do

SeLeccionamos el nngo 87:D9, que es donde queremos co[o-car [a matriz inversa,

Apretamos la tecla F2 Ge muestra la fórmuLa de ta cetda B7).

P¿ra finatizartecl€amos a [d vez Control+ltlayús+Ente¿ Conoporarte de nragia etrango seleccio¡ado se reltena con vatoresruméricos que c0mponen [a matriz inversa.

8.I Lr!{r i"" fo r ¡ r las .o¡r)p €j¿s, fr¡clones, €xp¡e5 ones y 1¡rñ3lo .o ¡d icion¿l

{mPartimos con u¡a matÉzde ej€mpto cuatqLriera, co¡ La con_dición de que sea cuadrada.

Se pide

Vamos a denrostrar que el producto de una matiz por su irversaes [a matriz identidad. A continuaciór catcularemos el d€termi-¡ante de est¿ úliima. La matriz i¡icial, de 3 fitas por 3 cohmnas,[a podemos observar e]r La Figura 8.5.

Para que Excel pueda reaLizar cálculos con matrices éstas debenposeer et Írismo rúmerc de fit¿s que de coLumnas, y todas tasceldas deben ser ruméñcas. Si no se cumpte atgu¡a d€ estascondiciones las funciones retomarán un errol.

tig. A.5. l,tatnz iniciol an lo que varnos a rabajot.

Solución

Empezarenros calculando la irve6a de ta matriz, que será tambjénuna matÉz de 3 fitas por 3 columnas.

.!. Nos situamos en La cetda 87 y pu lsamos ,ilayús+F3, para mos-ttat el lóistente de inserción de funcíones.

2. seteccionamos ta categoría de funcio¡es matemáfcasy trigonométr icas, y en e[ cu¿dro de funciores hacer¡os ct ic en14rNVERsA0.

L Apretando e[ botón ,4ceptor pas¿Ílos a[ cuadro de diáLogoArgunentos de función, dande debemos seLecciorar una matrjz argumenio. En concreto, nuestra matriz ocupa eL ango92:D4, que es Lo que deb€mos tedear en [a casjLia ¡ilatriz.

4" Puhanos Aceptdt y, ¿qué ha pasado con [a matriz inversa?,

¿por qué aparece únicamente un 0,25?

I4odificar¡os et coLor de fondo del rango y a conti¡uación calcuta-mos el producto de ambas m¿trices en €L rango 812:014. Para eltoutilizaremos La función l4MULT, que iniciatr¡ente introduciemosen[a celda 812. Esta furció¡ tie¡e dos argumentos que se coÍrespo¡-den con Las dos matrices a muttipticar. E¡ nueltro caso son loslargos B2:D4 y B7:D9. Como p¿saba anteriormente, lvil,lULT tam'bién debe jntroducise como fórmuta matricüt, por Lo que ahorahemos de votver a seguÍ los pasos conentados ante¡orm€nte,

Ya ten€mos ta matriz identidad, [a cuaL resaLtaremos modificandode nuevo et coLor de fondo del rango. Para finatizar caLcul¿remos

, r ' o o u . ' n o q F 1 . d ( e l d d 8 1 7 t ¿ ' L r c ' 0 1 ¡ 4 D E ' R ¡ ¡ . L U y o u n k oargume¡to es l¿ matrjz de [a cual deseamos calcular eldetermina¡te (rango 812:D14). A difer€ncia de las dos funciones a¡teno'res, e[ resultado de MDETERI4 es un número, por lo cual ya nodebemos reatizar ningún paso ¿dicional (modificamos eL coLor defordo de ta c€tda). Curiosamerte, e[ determinante d€ La matrizidentidad vate 1. Etresultado se muestra en [a i'igura 8.6.

!0

1 00 1

No ros DreocuDemos. ResuLta que et resuttado de [a ftlnciónMINVERSA debe introducirse como u¡a fórmuLa matricial,

cosa que se logla actuando det siguiente modo: ris. a.6. Aspectó lnaL de ta hajo de caktlo.

8. Hojas de cálculo: uso avanzado8.1 Uso de fómrulas compleias, funclone5, expresiones y fomato condicional

@ Funaion€sdefe<hayhora

Esta categoÍa ofrece aL usuario un totaLde 20 funcio-

Para comprenderta utitidad de atguna de eltases nece-sario conocer [a forma en que Excel ttata las fechas.J,4icrosoft Excel aLmacena tas f€chas como números de(!ne sa.re-rc ¿.eq pa-d qre se pupda I uLi t-a- "rcáLcuios. De nranera predeterminada, [a fecha 1de €nerode 1900 es eL número de serje 1 y ta fecha 1 de enerode 2008es eLnúmero deserie 39448, porque es 39.448días posterior at 1 de enero de 1900.

En Los números de serie, Los digjtos a [a derecha deLsepandor decimalrepresentan [a hora y Los situados aia izquierda representan [a fecha. Por ejempLo, elnune-o de sei" 0,) epresprtd ld I'o'a l2:00 del ne-diodia.

Esta manera de representar tasfechas mediante númercs provoca cosas curiosas, como por ejempLo e[ hechode que ¿[ cambiar e[ formato de ura celda numérica atipo fecha aparezca una fecha vátida como contenido

Así, ta mayoría de funciones de fecha y hora rcatizanoperaciones para obte¡er valores de fecha a partir delosvatores numé¡cosque las representan. De este mododispo¡emos de funciones que obtienen el día, mes,año, hora, mj¡uto y segundo a pariir del núnero quetienen coÍro aruumento, otras que fansforman textosque repr".er ldl lech¿s V hords er lo ' .o_e'ooldie1'"srúmeros de serie, etcéteE.

Tratarcmos atguna de ettas en el Caso práctico 3.

@ FuncionesestadístiGs

Excel dispone de /8 funciones est¿dísticas predeternin¿a¿,, qre _al(ular todo t ipo de irdicado"et e ta-dísücos.

Por citar atgunos, disponemos de La función promedjo,covadanza, media geométrica, permutaciones, media-na, moda y ü¡ targo etcétera, que hace de ExceL unaexceLente heffamienta de trabajo para recopitary tra_bajar con datos estadísücos.

Et us. ¿r io pJedF b,r¿r e r .d dy-da d" l progr¿m¿ siestá imptementada la función que necesita y [a fomade utitizarta.

@ Func¡ones de búsq ueda y referen(ia

Esta categoría está formada polfunciones que reafizarbúsquedas de información en tas celdas de ta hoja decálcr lo, o qLp 0[ece1 ir '0rndciór sob e t¿ posició1dentro de La hoja de una ceida o rango especificado.

En total disponemos de 17 funciones, atgunas de lascr dLes lroie-dr podido apd ecer e1 l¿ c¿tego id de lasmatemátjcas, como [a que obtiene k transpuesta deuna matnz.

Aprender€mos a utjLizaratguna de Las má!jnteresantesen eL Caso práciico 4.

@ Func¡onesdebasededaios

En elpunto 8.4 de esta unidad didáctica apre¡deremosa utiLizar Excel para cr€ar "bases de datol' sencillas,donde LasfiLas de Las hojas de cáLcuLo se conüerten enlos registros,y las cotumnas en los campos de nuestrastablas.

Ader¡ás, disponemos de 12 funciones estándai que seusan para trabajar con La informacjón que contienenlas tabtas de las bases de datos Excel.

lod¿s est¿s fr raones ut i l 7an tres a-qume r '0s: elpi-mero indjca et Éngo de ceLdas donde está almacenadata base de datos, e[ segundo eL nombre det car¡po sob e et (raldesedno. redl izdr .d5 ope-a. iones sete(oo-r¿aas y,n el te(e¡o -e perni te- e5.¿b.ecer c-rrei . \de fittrado de datos.

Ld5 ope'aiones(al .r lan vdto es (oro elp'on-edio o.]-teo de valores numéricos, conteo de valores dishntos de"celda vacia', máximo, mínimo, etcétera

Verenos aLgún ejempLo de su uso e¡ eL punio 8.4, de-dicado a las bases de datos de ¡4icrosoft ExceL.

@ Funciones de texto y datos

Las funciones induidas en esta categoría reaLizan ung-a I 'lune-o de ope?rior"s de forrato del LexLo co1-tenido en las cetdas de Las hojas de cálculo Dispone_mos de funciones para eLiminar espacios en bLanco,oJ)cdr:LD(aoe1¿9oe1'-0 de und cader¿ dereno, tra-s-formar textos a mayúscuLas o minúscutas, concatenarvarios textos en uno soto, conversión de números entexto y vjceversa, y así hasta u¡ toial de 2T Practica'remos con un ejenpto en e[ Caso prádjco 5

f"*ry" -

I diriqir¡os

utiLidad y

8. Hújas de cálculo: uso avanzadG8,1 Uso delór¡¡u as comoleias, funclones, exDresion€s vfo m¿tocondiclond

|{,fll En una hoja de cátcuLo nueva, inser'amos una fecha váliday un número secuenciat,

Se pide

l4ostraf et uso d€ Las siguientesfu¡ciones defecha y hora tomar-do como valores Los mostrados en La Figura 8.7:

. FECHANUI4ERo(fexto de+cra), devuelve el número de seiede [a fecha represe¡tada pot texto de Jecha.

DIAInúnera de seie),de\u€lveeldía de una fecha represen--adapo f f i n, t !"e,a de seie. Ltd ¡ se e^p ed Lono un ,une-r^ óñrór^ .^ñnrAnrli¡ñ onfra r v 11

MEs(núnero de serie), devuelve eL mes de una fecha repre-sentada por u¡ J]úÍ,¿ro de se¡ie. E[ mes se expresa con]o unnúmero entero compre¡djdo entre 1(enero) y 12 (dicienrbre).

AÑllnúnero de sene),devuelvee[¿ño correspondje¡te a unafecha representada por un r¿imeró de seie. Elaño se devueLvecomo núme¡o entero compre¡dido e¡tle 1900 y 9999.

H0RA(núnero-de-seie), de\uetve [a hord de un vaLor de horareprcsentad¿ pof un ,¿i¡?ero de Jene, La hoÉ se expfesa comonúmero entero entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.nr.).

MINIJIl(núnero de sene), d€vuelve los minutos de un vatorde hora representada por un núnero de seie. Los ni"l'ltos seexpresan com0 números enteros comprendidos entre 0 y 59.

SECUND0(lrúmero de rer'¿), devueLve lossegu¡dosde un vatorde hora representad¿ por ü núnerc de seie. Et segundo seexpresa como número entero comprcndido entre 0 (cero) y 59.

Elg, 8.7. Volates de ¿jenplo utilizddos.

Iniciatmente, en añb¿s c€tdas obtendremos eL mismo resutt¿do,ya q!e, si no las hemos r¡odificado anteriome¡te, Las cetdasserán de fa catesoía 5eneraL (valor de La ficha Núr,€ro e¡ta ve¡tana de for¡ato de cefdat. A continuación modificamo! lacategorÍa de [a cetda C9, que pasará a ser dettipo Fe.ho (véase LaF 9Lr¿ 8.8). ioro conerlaro! d , ,eio 'aanre. ! rúreroqreve'dmos a¡tes ahora aparece como una fecha válida, ya que su vatorestá dentro detintervaLo de vatores que representan fechas.

Las demás funcio¡es Llevan todas como argumento e[ núme¡o deserie ubicado er ta ceLda C4. Las cotocamos e¡ tas celdas C11,C13, C15, C17, C19 y C21. A medr'da que las catcuLamos vanrosconociendo nás detattes de [afecha. Etaspecto finatde ta hoja ese[ que podemos ver eir La Figura 8.9.

1 i9 .8 .8 . l ' ta t l f rc ra lo o tegoro ap to .p loa 'a o , pa- " .hd .

Solución

Comenzaremos co¡ La primera de tas funciones, que i¡sertaremose¡ tas ceLdas C7 y C9. En concreto, [a fórmuta que hemos deuüEzat es =FECHANUI\ERA(.2) .

Ei,g, 4.9. La haja de c,áltula can el rcsúltúdo de los funciones.

8. Hojas d€ cálc{rlo: uso avanzadoUso de fómr u l¡s con¡plejar fu nciones, expr€sio¡es y forrnato condlciona I

@ Funciones lógicas

A veces [a informaoón que deseamos most¡ar en lnahoja de.al( | lo prede deoerde¡ de io, valores.0nler ' -oo\ an 51, celdas, Erceto're(e at Ls-¿rio ó 'Lrc onesqr e lr¿bajar cor valores logicos (VFRDADFR0 y FAL-S0), y que pasamos a descrjbj¡ a contjnuación:

VERDADER00: devuetve etvatorLósico VERDADERo.

FAL500: devuelve elvalor Lósico FALS0.

Y(valot lógico1; volor lógico2;...): devuetve VER-DADERo sitodos sus argumentos son verdaderos yFALSo en caso co¡tr¿rio.

Sf(condicíón;volot si verdodero;volor sijslso)lsi La condición es verdadeia devuetve eL resuLtadode evatuar e[ aryumento volor sí verdldero, y encaso contrario devuetve e[ volor,J¡Jo¿ro.

NAOalor ú6gico): devuelve VERDADERo si eLargL-mento se evatúa a FA60, y FALS0 sj eL argumentose evatúa a VERDADER0.

o\vdlor l,6gíco1i vdlot-lógi.o2; ... ): devueLve VER-DADERo si aLgún argumento es VERDADER0, y FAL-S0 si todos son fabos.

Es p ."ci:o conentd que es (ol e5.d, Íircior e' don0€pod"noi ut i l 'zar os ope€do"es dF .of lp¿ració1 queconocimos en La anterior unidad didáctica, ya que es-tos construyen expresjones lógicas que se evaLúa¡ aVERDADERo o FAL50.

Junto con estas funciones podemos utitizar tas cons-tant€s Lógicas VERDADERo y FALSO, que !e uti{izan delmisno fiodo que tas funcjones hor¡ónjr¡as.

En e[ Caso práctico 6 utiüzaren]os alguna de estas fun-ciones cuando trat€mos Las funciones de información,

W Partirero( dF unos daro. i1'.'¿te. dF "j"nplo que rot sevrán para most¡ar una de Lasfunciones de refercncia de ExceL.

Se pide

Vamos a trabaja¡ con una funcjón cuyo funcioramiento nos pue-de resuLtarfamiLiar si conocemos los modos de difeccionamientode memoria que utibzan tos procesadores er los ordenadoresmoder¡os. Nos ¡eferimos a [a función INDIRECÍO(...), que devuelve eLvator contenido en una referencia a cetda que a su vez es e[valor de La referencia que le pasamos como argumento.

Sintaxis

lNDIRECTo(reÍ A1)

ref es una rcferencia a una ceLda que conüene una refere¡cja detipo A1 o 11C1, un nombre definido cono ¡eferencja o una rcfe-rencia a una cetda como cadena de texto. Sj refnoes una refe¡en-cia de cetda vátida, INDIRECT0 devuetve eL vator de error #iREFj

. Si refhace referencia a otrc úbro (u¡a referencia externa), elotro Libro debe estar abierto. Si et Ljbro de origen no estáabiedo,IN0IRECTo devotverá etvator de eror #iREFI

'cri*&t/

A1 es un vator lógico que especifica el tipo de referencia quecontjene ta ceLda rei

. Si,4l es VERDADERo o se omjie, relse interpreta como unarefere¡cia estiLo A1.

. Si,4l es FALSo, r€l se interpreta como una refere¡cia estito11C1.

Lo entenderemOs mejor co¡ el siguiente ejemplo que mostramosen La Figura 8.10.

Fis. 8.10. d¡or inidd¡es de Io hojo de aitmta de ejenpla.

A parli de estos datos introduciremos Las sigur'entes fórmutas entas ceLdas 47, 48, A9 y A10, respectjvamente:

. =iNDrRECl0(A2).

. =iNDIRECIo(43;FALS0).

. =INDIRECTo(A3).

. =TNDTRECTo(A4). /'f ,

------- *-^*--*--tfr. l"ltlja: *s cií!{¡.,lú: usü.:een¿ads i

,,1.1...'......','.,..',.,....,'',',,',,,,',',..,','''.'.,.'''dlliilll

Sotución

La sotució¡ a Las fórmulas ins€rt¿das se pued€ ver e¡ [a Figura 8.11. La prime¡d de ettas devueLve elco¡te¡ido de [d referenciaque se €ncuentra ef la ceLda A2.5i miramos djcha ceLda podemosver que co¡tjene €[ vator C3, y p0r ta¡to la funció¡ devuelve etco¡t€nido de esia úl t ima, que es €tfúmero 2000.

La segunda y tercera fórmutas son muy similares, con ta únicadiferencia de que una utitiza e[ estito de referencias L1C1 y [d

segLrrda €[esti[o A1. Como casuatmente et vator de [a cetda A3 esu¡a referencia de estilo 11C1, La primera de etLas devotverá unvalor (contenido de ta Linea4 y CoLur¡rra3, qle es e[ texto ,o5r,tl), mientras que ta sesunda devuetve un error de referencia (lareferencja L4C3 no sigfifica nada si uiitizamos €testilo A1). Re-c o d e r o ' q u " p o d e r o s s e e ( ( o n d e t e . f i t o d e 1 L e - t d , ' o - , .r¡ediarte ta opción ts¿rlo de reJerencía 11C1, en la ficha Generuldelcuadro de diátogo le¡ronientas jpcianes.

La última de las fórr¡ut¿s utitiza etvator conterido en [a cetda A4.Como este es un nombr€, ta función devotverá un valor si existe u¡acelda e¡ et libro de trabajo co¡ ese nombre (d€finjdo nediante taopción delnenú Irs€rt¡rr' fonáre - rdria que podemos ver e¡ taFjgura 8.12). Por suerte, [a cetda denominada y'y'¡ celdd es [a C2 deesta ¡¡isma hoja de cálcuto, que conti€ne el núÍrero l4it.

6 Fómula Resuliadoi 21100 Vaor de areferenciaenhce' la

A2 que es e contenido de aceld¡ c3 e0001Vaor de a feferenck en la cedaAl quP es e conleiido de ,r.eld¿ L4c3 (Dos hüVa or de ¡ ráleBnc¡a en la óedáA¡ que 6s e cohteñido de a.elda L4C3 pero en esle cas0 setoma coho úna feieEndie estloA1 por io que dsvueE BrorComo la ceda C2 i ene defn ido,uu r -rieF¿:

s " -d4ue¡ve 5u ó;ren¡dó rütttt l=BlsqrrEoar$c$2 :t¡I ro l.'".i"" ." ,"t".'¿i ,¡, 'r l=BlsqlEoar$c$2 3

l -i riq. 8.11. r¿rü/¿ddo de ¡d s Jótnrlas con una btúe explhación. Hg, A,r2. La celda de nonbrc Mi celda es Io BÚSQUEDAISC,2.

illiilffiiiiilliiiiilliiiiiliiiiltiilllriiliiilifiiilriilltiiliiilliii.illlii**ffiiffiffitti{HlffiiliilTener¡os un¡ hoja de cáLculo que contiene unaserie de ¡om- Soluciónbres de cfieftes con etformata Nonbre-deJtiLo 1er-apellido2'_dpell¡do, todos ettos e¡ mayúscutas, QuereÍros elaborar La primela de las funciores que recesitamos es la qle concateraun informe dofde aparezc¡ el nombre de c¿da cLiente, pero varios textos en u¡o soto. En nuestro caso deberemos unir loscor elfornato 1er-opelLido 2'-apellido, Nonbre-de li1o, y apeLLjdos a una coÍrd, y estos at nombre d€ pjta. Dicha tu¡ción esco¡ la primen Letla en mayúscut¿ y las demás e¡ ÍinúscuLa. CONCATENAR(...)

Se pide

E" F!ojaG de {á¡¡:$lü: ¿rsé avñ¡nzad{¡l-l!c d? f¿rm!l¡rt .om plej¡s, l! nriones, e)ipferi.fe5 y ilriin¿io .oird .io¡al

Los argurnentos de [a función son tos textos qLe quer€mos Lni¡yen et orden en que deseemos hdcerto.

Nosofos utihzarcmos [a siguiente fómuLa:

De fo¡ma sinritar, pan et nombr€ pod€mos utitjzar ta sjguientee(p'e\ io | (F er lF r o:o e\,rdero: e[ tedo desde e[ pi ner (ar i (-ter hasta eL ¿nterjor al prim€r espacio en btanco):

FXTRAE(reldlr ;1;ENCONTRAR(' 'jceLda i1) 1)

5i sustituimos tas dos expresjones en [a fórmuLa jnicjatobte¡emos

la siquiente:

=t0NCAfENAR(EXTRAE(celdo ; ENC0NTRAR(" ' icelda :1)+1:LARG0(celd¿)) ; ", ;EXTRAE(re1dd ;1; EN c0 NTRAR(" ";celdd;1)-1))

Pof úLtimo, para que tos apelhdosy eInombre se muestren con Laprimera Letra en mayúscuta y et resto en minúsculas usaremos [afu¡ción N0l4PRoPl0(texto), que reaüzaesta operación con eL teltoque se [e pasa como argumento.

En nuestro ejempto deberemos po¡er La fórmula artedor comoargumento de esta funciónl

=N0I1PRoPIo(C0NCATENAR(EXTRAE(celd¿ ; ENc0NTRAR("';ce1d,;1)+1; LARG0(celd¿)) j "," , EXTRAE(celdd ;1;ENC0NfRAR(" ';

cetdo tt) 1)))

Poder¡os ver u¡ posib[€ ejempto en La Figura 8.13, donde tlansformamos unos nombres escritos co¡ et p¡mer fofmato en otros

De este modo, e¡ ta c€lda C3 de ta hoja introduciemos la siguiente fórmuLa, tatc0mo propusimos antedormente, sustituyendo [¿patab,a redd po- el ronb- de la , eld¿ er cues, on:

=N0MPR0Pf0(C0NCATENAR(EXTRAE(C3 ; ENc0NTRAR(" ";c3 ;1)+1;LARG0(C3)) ; ' , ' ; EXIRAE(C3 ;1;tNCoNTRAR(" " ;C3 ;1)-1)))

Una vez introducjda ta fórmula, podenos copiarta aL ranqo C4:C7con alguna de las técnic¿s expticadas preüamente en [a Unidad

=C0 N CATENAR(apellidos ; ",'i nonbrctilo)

Ahorasóto ¡osfal iaseparartosapetüdosdetnombreycotocarLase/pre\ ones . . l i rao¿s oert 'o de la arteior 'ófr- la.

Para encontrar los apetLidos tenemos sufici€nte con extraer ettexto a continuación del primer espacio en bL¿nco, y para obtenere. -onb

" l "dre ros lo r ' ( ro -01 el ' !¿o ar le ' ior d pare e.pd-cio €n b[anco. Para ambos usaremos Las sigujentes funcjones de

. EXf RAE(texto|posición i nicidlinún csncteresl. devueLve ur,número especÍfico de caracteres (nún-uraderes) de una cade-a d" r" ' ro (¡€.r 'o). L0nerra-do el [a Fosi iór oue esoe i-lqrenas (posi ció n i nicial).

. ENCoNTRAR(t?xto buscadoidenúo del te\toi!.inelo i!.:-o¡1): e¡cuentra una cadena de texto (f¿ylo áuscodo) dentrode otra \dentra del texta) y devuelve et número det cafácterer e[ que aparece por pdrnera vez fer¡o b¡ric¿do desde €[núnerc iniaaL de catáctet de der¿ro-del-rex¿o. Djsting ue e¡tremayúlculas y mjnúscuLas y ro admite caracteres comodi¡.

. LARco(terto): de/ue.ve e. ru re'o dF .¿'¿.-pr!s dé r ' ra ' ¿-

La expresjón que permite obten€r los apettidos es ta siguiente(extraemos el texto a continuación detpdmer espacio e¡ bLa¡cohasta etfi nat del r¡ismo):

EXTRA E(celdo ; ENC0NTRAR(";c€ldo ;1)+1; LARG0(celdd))

Eig, A,11, Un posible ¿j¿npla.

8" !-loias de eáler¡lo: uso avanzado

Fig. 8.15. xesu¿iddo d€ co!¡at la fótmula en tadas tas cetdasde la colunna C.

8.1 Uro ,:le lórmula, complej¿s, func¡ones, erpreslone! y for ¡¡tó rondiclof¿ll ,

@ Fun<¡ones d€ ingeniería@ Fun.iones de ¡nforñadón

Esta categoña d€ funcione! obtiene inform¿ción aceF.¿ de d te e -es ¿,pecto, de 'ds hojds de LJc-lo LoFotipos de datos en las ceLdas, tipos de error, entofnooperaüvo, ¡úmero de cetdas en btanco dentro de u¡lango, etcétera.

Atqunas de etLas pueden ser utiLjzadas junto con tas[r1( io-e, togi(as üras alreno nelLe, y¿ qLe de\ re -ven coÍro resultado u¡ vator lógico.

Excetofrece 18 funcione! de información. Aprendamosd rLi l rdr Jgr la el e[C¿so p dct i (o 7, dorde tdrbielusaremos funcio¡es Lógicas.

La categoría de ingenieria incluye funcjones para trrb¿jar con números compLejos, conversión d€ númer6de Lro, s i . lend: de rurerdLio I d ot os (deciruLbinario, octal, hexadecimat, etc.), y algu¡as funciongutil rddds er "l rdlc .lo de pd dret os de rge¡ eri¿. Fi-0tal so- ro fr rc io rpc pr!dp-rniradas de la. LUdl€5,por su reLación con [a informátjca, veremos algunóque rea[zan conversiones de sistemas numéficos.

@ Funciones externas

Además detoda! Las que acabamos de comentar, pode-no,drpt id e l (on-r1.o de f lnc ione, de ! l i roso1Er.d

Las funciones de infomació¡ que devuetven VERDADERo si taceLda que ttevan como argumento es det tipo que especific¿ sun0mbre son respec¡vamenÉ:

ESNUT4ER0(.. . ) , ESTEXT0(.. . ) , ESERR0R(.. . ) , ESELANC0(.. . ) yESL0GTCo(.. . ) .

Utiliza¡do varias funciones SI(...) anidadas p0demos ir corsuLtando si ta celda es o no de cad¿ uno de los tipos y, en casoafirmativo, mostrar et texto indicaüvo.

La fómul¿ de La celda C3 podría ser l¿ siguient€:

=sr(EsL0crc0(83); "uN VAL0R LÓGrc0' ; s( EsTEXr0(83);" u N fExT0"; 5I(ESERR0R( B 3); "UN ERR0R"; sI(EsBLANc0(83); "UN BLAN-c0" ; SI(ESNUIlERO(83);"UN Nl l l iFRo)))))

Si [a copianos a Las cetdas t4 a C9 obtenemos €l resuttado quepodemos ver en ta Figura 8.15.

atguna de Lasfunciones deinformación estándarque ofteceMicrosoft Excet utitiza¡do una hoja de cáLcuto con unosdatos de ejempto.

Se pide

Construir una fórmuta utitizando [a funcjó¡ lóqica SIy lasfuncio-res de informacjón necesanas, de manera qu€ et resuliado de tamisrna i¡dique et tipo de datos de [a cetda contigua, para elco¡junto de celdas que podemos observar en [a Figura 8.14.

ffi lr este sexto caso péctico vamos a apfender a utitizar

VERDADERo0 N0 FALSo), u¡ enor(#iDTV/Ol), un bla¡co (cetda

tig, 8.14, En la colúnna C crearcnas üno Jómülo- . p . " ¿ . . .

" " t h ¡ ¿ a ¿ - . - . l . r a a t a o

en las celdas de ta.atunno B.

SoLución

5i echamos un üstazo a las celdas de La anteriorfigula observare-ros q-e -a) r- 1ún. 'o (¿ i ) . do, ef f , {CLLDA foN Lnoy

86)y dos constantes Lógicas (VERDADERo y FALs0).

8. Hc.!as de eé!euf*¡ uso ava¡rzado8.1 Urc ¡.r fófrir ! l1s .rr plel:5 fLrn¡io¡ei, €)ipreriorre5 .,, iofm¿lc.o11d cior¿r

co¡ otras que se cargan mediante program¿s de conr-plemerto, queson prognmas suplemertanos que agreqan funciones o comandos pe6onaLiz¿dos ¿ Microsoft0ffice.

Por pore - | e-enplo bd,. . .F .or rr . la ' - r o rEIJR0C0NVERTIR, que convierte e¡tre las diferertesmonedas de los países que han adoptado e[ euro, esuna de estas fufciores.

lltllllill Folmato coñd¡cional

En el anterior apañado, dedicado a las funcio¡es deloja d! . ; lcLlo p'edele'n bd¿.. / ros alqr r¿ dF ". .¿sque se utiLiza para modificar et aspecto de los datos de

l$!f [ La.orven or oe nr rero. de uno,, i . .ef fds dF ,Lf F%no-a otros es una de las primeras cosas que deben aprender losestudiaftes de Los ciclos del¡formática. Veamos cór¡o Excetpuede ayudarnos a reatizar dichas corversio¡es.

Se pide

Co¡vertir los rúmeros decim¿tes rr'guie¡tes a tos sistem¿s de nu'meración bifario, octat y hexadecimat, utiLizando tunoo¡es dejngenieña: 1, 10, 12a,1457 y 2345678.

SoLuoón

Las funciones que convierte¡ núnreros represe¡tados medrante elsistema decimal a binario, octal y hexadecim¡l !on, respectiva-

. DEC.A.BIN(vator decimal; número cancteret.

. DEC.A.0CT(válor decimaL; númerc caraderes).

. DEC.A.HEX(vaLordecinat; número cancteret.

Lastles funcio¡es son sjmitares y poseen dos argumentos:el pri-mero es obtigatorioya qu€ reprelenta €tvatordecimatque deseamos convertir, y eL segundo es opcjonat € irdica eL número decar¿cte¡es que queremos utiUzar pan represert¿r el resuttado.

Si se omite, entorces ta función ltitizará el número mí¡imo decaracteres necesano,5j se especifica un número mayorse retlenaet resuttado con ceros a la izqui€rda. Si €s menor se devuetve et

l¿s c€ldas, o djcho con otlas palabras, par¿ modificar

En este ¿p¿rtado aprenderemos a usar otra utilidad quepermite nodrf, ¿r d.pe.'os del fol aro de las celdas.como etcotor del texto o el sor¡breado de [a cetda, ba-.d' d0 e e o-d ciores apt ddd, .ob e lo. 'd lo . \ .o--rp r:do< er " ld.. No. e'ennos a fo r¿-o .o1d' iona.

w, Agrcgar un rofmaro conorcronal

Para agregar Lrn formato condjcionala una cetda o a un?ngo de celd¿s l¿r re occ;onarog ) ¿ colr i lud. o Id. . .a¡ros d,oprio dprer 1o'nato - Fa'naTañ-diobrdl. Sito hemos hecho bje¡ ap¿recerá eIcuadro dediátogo que mostramos en ta Figura 8.17.

Ltenamos et rango 84:88 co¡ los ¡úmeros decir¡ates y en lasceldas C4, D4 y E4 inseÉamos ias siguientes fLnciones, qu€ co¡-vF4i 'a_ a rJne-o de la (elda B+ a .os.. temd, de n,m€rdl on

. DEC.A.BIN( Ba; 6).

. DEC.A.oCT( 84; 6).

. DEC.A.NEX( 84;6).

Arfastrdrnos lds tres fómutas hacia Las cetdas inf€riores pala quese copien de fom¿ correcta yya hemos acabado. Etaspecto de [ahoja podn'a ser e[ que mostramos ef La Figula 8.16. Fijér¡onos e¡que todos tos ¡úmeros conveffdos trenen una longjtud de 6 caracteres, taL como habiamos especificado en Los argumentos delas funciones de co¡versión. Además, en cuatro cetdas aparece [aexpresión de error lifu¡4i. tos de l¿ C6 y D8 ocune¡ porque losnúmeros decimales no puede¡ representarse co¡ sóto 6 dígitos enet sistema ruméico corr€spondi€nte. Los otros 2 tienen lugarporque son números demasi¿do qr¿ndes pard poder ser repr€ser-tados e¡ binado,

Iig 8.16.

á,lf$ji¡s de rÉ¡t:r!|{!; !.!,i,¡ ¡rrél]rad*¡ r l r ice l . i r i ' rb ! . . r r1. , ¡ r , i ! r , : ¡n¡J, r i ] i . i . i ¡ r | ie ! t ¡ i r ' f ¡ r ¡ f t . . ¡ r lccrr ¡ l

Eil.8.77. Cúadrc de diólógo Fdnato .ondicional-

referencias ¿ c€ldas d€ ta hoj¿ d€ cátcuLo aciuaL, nr

. L d " e q . d . r o r d ¡ p o t " - e . , i t . a d " e . e [ ( e r t odetcuadro de diáLogo, muestE eLform¡to seLeccio-nado actuatme¡te, y permite modifi carto dpretaf doe. bo or Fol-r , , \ /áase la E q-r¿ 8.18,. A f¿." ' lose r . F,. ld el ! . dd o de dt lago t a 'ao.a de.eLdosdonde podemos modificar et estilo y coLor de lalet a tos bo de' de [¿s (" lda,. ) a .olor do for do .trama de ésias.

. Po J'n fo. F I L, par " I r l , r io del rdd o "pdre-en- os bolo-e. p¿ a tgrego card tio-es Ft'ñ'na.tas,,4cepi¿r tas modificacion€s r€atizadas o ro"re

Se p!eden apticar u¡ totatde 3 condicio¡es sobre u¡f l . r o ' ¿ r g o a d d ¡ ' . , 6 1 . r p o p i o f o r n d t o . S s e. r _ l p l F n d . d e r r d a d ' e - . e a p l . a r á e [ ' o . l a l o d e ¿prjmera qre sea VERDADERA.

@ Copiar un formato (ond¡cionalen otras celdas

Para copiar un formato condjcional a ura celdd o a unrdrgo de.€ das disr '1r¿s ¿(.1¿ ef i09 d!tT'rno foaaque para copiarformatos ¡o condicionaLes,

P¿ra consegui o seguiremos los siguiertes pasos:

1. Seteccionamos tas cetdas que contie¡er [osformaic:condicio¡ates que dese¿mos copiar.

L I di . l -o .u"d o de d:¿toqo podenos dl . -qI t e<

. La primer¡ i¡ctuye Los recuadros dispLestos paraestabtecer k cofdición sob'e losvatores de tas cet-das o mediante una fórmula que debe evaluaKe aV-0DAD-q0 o ,ALSo. Etp' i ler !d-o q.e e5 e qLepodemos ver en l¿ afterior figura, utiLiza 2 o 3F.-dd o, pd d r .roduc e ope ddo y lo, \dlo es

de (orpa a( ió-. -espect i arerte, Dispoleros o!ñ( (i¡' i!ñt.( nñar:dñra<.

- Entre.No está entre.

- iguat a.No igual d.

- Mayor que.

- f4ayor o iguat que.l4eror o iguaL que.

Ln (o.o de desear '1(-odu( r una fó 'rut¿ (01 res- l-tado lósico, dispondremos de un único recuadrodolde [a pod"ro. i r l 'odLC". (r¿ ro pL"de' r L ' l

7 . En La barra de herraÍri€ntas Fomnro, hacemos cL':en eI )cano Capiar Jarnato d y, seguidameni=seteccionanos [¿s ceLdas a las que s€ to deseefir.:apficar. Si en tugar de ctic hacemos dobte cLic, c:piarenos €[ formato a todas tas celdas que sete:-cjonemos hasta apretar ta tecta Esc.

Bus(ar celdas que tenganfolmátos (ondicionales

Puede ser que e¡ u¡ momento dado no recordemos.É.eldar de ta I oja dp.¿ r o -

"r . r 'o ,d o -ordi(-( -d

Par¡ encontrarlas seguiremos Los sigujenles p¿sos:

1. Para buscar todas t¿s cetdas qu€ tienef for

@j F. -l

rí9. a.1,A. Cuadra de diólaga lomato de celdas. condicio¡al, comenzaremos haciendo dic en i

qujerc€[da. Si úricanente buscamos tas celdas quetiefer una configuración de formato condiooiaLidéntica a la de üna ceLda cofcr-cia. haremos ctic

Ejecutamos [a opción de meú Edición Ir a.

tf et cuadro de djátogo Ir o apretamos et botónEsp€cidl. Aparecerá et cuadro que podemos obser-var en ta Figura 8.19.

Talcomo muestra la Figura 8.19, hacemos ct icen tacasllla Celdas can famatos condicianoles, de fatnaque quede seteccionad¿.

Si deseamos encontrartodas las celdas co¡ forma-to condicionaI dej¿remos activada la opcjón lodoi,y si sóto queremos ver tas que tiere¡ eL mismo formato que [a cetda ¿ciiva efionces marcaremos laapdón lguaLes a celda adiva.

Para fir¿tizar apretamos el botó¡ ¡{repfdf y auto-máticamente tas ceLdas cof formato co¡dicio¡alsemuestf¿n seteco0na0a5.

Quitar y mod ifi(ar fonnatoscondi( ionales

P " r d e t r m n " r o r 0 d ' ' r ¿ ' l o . o _ 1 " o ' o r d . i o r a t . 5comenzaremos seleccio¡a¡do ta celda o r¿ngo des€a-d o . j d r o ' - r ¿ i o f o . i ' d F r 0 . e [ r . , d o d € d i a t o g o

rig. 8.19. Crrdlo de did¡09, I! a Especial.

Da? e . i1 :1d d lg d !e .¿s (ond: . io r ! ap 'e roro . p

ooto- F.i.J]i,o/ / ap¿'ece'i r rad o dp did oSo doroe

a!04T0< .a e ( ( io rar qLo o-dr ' io e au . e_1os bo , r¿

d€ las tres posibtes.

Si [o que deseamos es modificar ta condición actuaremos det mismo modo que cua¡do creamos etforÍrato

A modo de r€sLmen, en eICdso práct ico 8 se ut i t izarlosformatos condicjon¿les para resaLtar [a i¡formació]rde un¿ hoja de cátcuLo.

ffi;,i;i;;-:t::u:tut:::t

lrlJll Inserción de gráficos y otros objetosflasta ahora hemos visto divenas formas de insedari¡formdción textual €n Las hojas de cáLcuLo, e i¡clusoh€mos aprendido a modificar e[ formato d€ tas cetdaspara mejorar eL aspecto de ta i¡formación.

Pero tas posibitidades de Excel no se acaba¡ ¡quí, sjnoque se ampLian con La inserción de objetos de todo. po Loro g'a ' os. n¿ge'e' did! .drds. / g ¿r r¿1ri-dad de objeios que podamos cre¡rmedjafte atgúf pro-g r d . ] . e : s . q i F e _ e l o d e n d d o l d o ( r i e L o d " t Éto, so¡ido, djps firuttimedia, etcét€ra).

A or i I rd. io1¿ r¿ -d .ro. "J,s po. ib idddes de ¡odoque 5eam05 capaces 0e usdlGs e¡ ca50 necesa¡o.

,illi tnserción de ob¡etos

Parainsertargran ¡úÍrero d€ objetos de diferentestipo,d¡ponemos de [a opcjón de meú InseÍar - Abjeta.

Al ejecutarta se muestra eL clddro de diátogo ,b)?to.cuyo aspecto podemos observar en ta Figurd 8.20.Íí9. a.20, Cuodto de diiLago patu insetúr objetos

F'{ajas de eólculo: uso avanzado8.21n5eiclón.j€ Eráii.o! y otfos objÉtús

l i ü l | l ( o r e . e - , , o e j e r p o a u F V e e r o . d o , t i , ' a - ó 1 . ¿ p ' e r -' ' 0ere10, .o ¡c ' t que es rLi . rar 'orr¿to- Loro Lio .dle. "r

nuestEs hojas de cálcuLo.

Se pide

Dada t¿ hoja de cátcuto de ta Fiqura 8.21, res¿ltar en ¡egdt¿ ycon et fondo e¡ rojo ¿qu€ttos vaLores de vertas (columna C) quesean superiores o jguates a 5000 €.

rig.8.2L, Eaja de ejenpLa. Aplicaremos fatnatocandXiondl o los volates de lo calumna C.

Sotución

Para come¡zar seleccionamos eL rango C3:C:14 y a continu¿ciónejecutamos [a opción del merú Fomato - Famato candicianal.

Er et cuad¡o de diáfogo forrato condicionaL lr'adihcanos ta can-dición de [a forma que podemos observar en la Figura 8.22, paraquese active cuando tosvalorcs sean mayores oiguates que 5000.

A continuacjón apretamos elbotón Form0fo, donde seleccionaremos las opciores de formato deseadas (tetfa €n negrita y fo¡doe¡ rojo). La vista previa detformato podemos v€rta tambjén en [aFigura 8.22.

ri1.8,22. Aspectó que debe prcsentat eI euadrc de dióIogoIo¡rnato condicio¡al.

Finaiizafemos pulsando el botón ,Aceprar. Pode'nos observar etresuttado f inaIen la Figura 8.23.

Eig. 8.23. !,tpecto frnal de la haja de cálúlo tns aplicolel fotnata condicionúl o la calunna C.

i.'il'uh$li rliillllllhi*Írd$lr,L

ABRI!MAfqJ¡JXrOJULIOAGOSfOSEF¡EMEREOCTUBRENOVIEMERE

En etLa podemos distjnguir tas dos fichas o pestañasque posee la ventard y que siryen para insetarobjetosnuevos (ficha freor r¡reyo) o creados anteriormente (ficha creat de un archívo) .

vedial te [¿ pr 'Fe a -( 'd podeno, inse,ar | | do.-

n"rto ruavo dél i ipo <etec 'orado, que apa e(e d erld lojd en b . ld de .er ld rd o de Lo ro v qL" e. (u¿l-q. 'er norenro pode"ros nodi (ar o ver/ eprod r i .Ader;s podFTo. 'o '7¿'d qL! s" rLpst 'e (ono r l i (o-¡o activando [¿ opciór ¡lostrar cano íana.

a cFqL-d¿ f ich¿ re ut i l ia pa.a r .abajar co1 u1 do(u-mento que ya esté creado. renemos dos posibiLidade!:una co¡siste en hacer una copia det documento der¿1e-¿ are [09 c¿ rbios qLe f¿ganos er et no se refte-jen en et archivo oñginal y [a segunda en cr€ar unvíncu[o desde Excel hacia el documento deseado, de'o-ra q-e .09 (anb'os e e(.uaoos desoe E¡(el ,e gr¿-ben también e¡ el documento originat.

La djferenci¿ entre unayotra se estabtece atdesr¡arcaro Írarc¿r La casitta vrrcular (véase la Figura 8.24).

8, Ho¡as de cálculo: uso avanzado8.2 lnse¡ción de oáfico! v otro5 obietos

lHli tnserción de imágenes y dibujos

oiro de los elementos que pu€den r¡ejorar e[ aspectode ruestras hojas de cálcuto de forma notable sOn tasimágenes y dibujos.

Pdrd rsertd eg.e r 'po de ob_ero( disponenos de vaiasrroop. iole, de neru. que Lletgdr tod.s de ld opc onInseftar - Inogen.

Lastres primeras i¡seÉa¡ imágenesy las tres r€stantesdibujos. Vamos a comentar por encima su utitidad.

La primera de eLLas se denominalnógenes prediseñadasy aLactiva a presenta una ventana en La pade derechaque permiteseteccionar unaimager de entre un nume-roso grupo de coteccio¡es preestabtecidas.

La segundd subopcjón, resde orchilio, muestr¿ un cuadro de diátogo que pemjte seteccionar cualquier imagér 0re telg¿nos ¿((esib[e. pa-a i lserurta er [¿ lo-¿.

5i tenemos insialados tos controtadores de nuestr¿ c¿-rd d o es(a1e'podreno. -e..pFr¿- iná9e1e( d're(ra-relre de Fs-os drspos . vos, al i vdrdo ld , rbopc'o rDesde escáner o cánara,

Meü¿fte los 1rganigranas, que son ei primer tipo dedibujo disponibte, podemos crearlácilmente estas esfuct!ras jerárquicas e inseri¿rlas en cuaLquiezon¿de t¿ hoja de cátcuto. Gracias ¿ ta bara de herramientas1ryanigrano po¿en'os crear retaciones deltipo su-bordinado, ayudantey comp¿ñero de trabajo con unossimptes cLics deL ratón.

A continuación nos encontramos cor las Autafamascomu¡es a todas tas ap[caciones d€ ta suite l4icrosoftOffice XP,yque permiten crearobjetos gráicos a paltioe elerFlro! coro l red, g . d. geonel ("r rand-les de fáfico, etcétera.

La úttjnra subopción tambjé¡ aparece e¡ diversas ap! -caciones de 0ffice y se denonina WardAft. Con ellaseremos capaces de crear e insertarimpactantes textosutiliz¿ndo atguno de Los trer'nta estitos predefiridosque presenta.

Ls -dr ' ¡ ( i tcono .et"c. ior¿r et"qt i to, r 'po y L¿¡arode fuente escribirettexto a mostrary aceptar. Poste-r iornerte poden os nod;-(¿ el taraio del texto, girarto, moverLo, etcétera.

E1,9, A.24. Pestaño pan ínseftdr o inculdr archivos exktentes.

L Inserción de gráficos

Las hojas de cátculo a menudo contienen informaciórlLneicd qre nlesrra un¿ ierder. i¿ q ie despueg se'autitizada pan ayudar, porejempLo, en ta toma de decr-

Fsr¿s reroer -a' a nayo"i¿ d" a\ vec"s e idprtifi_armejor si ta infomaciór es representada medjante a[gún tipo de gráfico.

f4icrosoft Excel ofrece a Los usuarios La posibitidad deconvedir [a infomació¡ textuaIa un totaI de 14 tiposde g-¿fi(os e.tá rdd-. 2l pe'sora i7¿dos p"edFte"rrl¿-dos, incLuyendo ¿denrás la posibjLidad de que et usua-ño defina los suyos propios.

Veanros cómo podemos utihzar estas potentes armas,

@ Insertar gráficos

Ur grdf i .o debe bagarse 9ie¡pre er una r¡rnaciolcontenjda en Las hojas de cátculo.

Po¡ eso es importante que antes de crear un gráficod sporgdTos y¿ de [a info-¡aciór te\rr¿[ co respordiente.

Nosotros daremos ejempto y crearer¡os u¡ gráfico apartir de Los datos que podemos ver en ta Figura 8.25detCaso prádlco 9.

' - . , - ]

.,itillii11. l"i<,ja; d* t;iiü,;iü: ti.'rr.' n!¡fr;i¡i¡*

| 1 i i . i i ¡ f r . i . t ¡ r l . r r l , l , r , , . . l r je l . !

Se pide

Dada ta tabta de ta Figura 8.25, que contiefe los vatores de Lasventas me¡suales detr€stipos defrLrta duEnte un añ0, representar La jnformación medja¡te un gráico d€ manem qle se veanmás claraflente las ftuctuaciones que sufier las ve¡tas de iostresproductos dura¡te et periodo.

Et famoso dicho 'Una imagen vale más que mit patabras"tambié¡ se cumple con los gráficos de Excel. Veámosto co¡etsiguiente ejenpto.

Iig. 8.25. Datos m¡ ¡or qre crcaleñas el gftf,rc.

Iiq. 8.26. ,{sd¡en¿e lrrd ld inserción de gtálcos

Nosotros nos quedamos cof el subtipa Líneo 3D. Línea con efe-,!j3r, perteneciente altipo estándar lírers, que es eL que aparecée¡ L¿ Fjgura 8.26.

Una vez seleccionado el tipo de qÉfico apretamos eL botón ilgrien¡¿ para pasar al paso 2 (véase la FigLn 8.27).Sotución

Comerzanos [a creacjón deI gráfico seLeccio¡ando €t rango B2:E14,que es do¡de están ubicados los d¡tos, y a contin!¿ciÓn la op-ción de m€nú lrsedof - 6riitco, que dutomáticameni€ muestra elcuadro de diálogo,4iii¿erle pr¡¿ grntcoi (véase ta Figura 8.26).eL cuaten 4 senci l los pasos nos perÍr i t i rá reareinsert¡reIgráf i

E¡ el p¡mer paso s€[€ccion¿mos ett ipo y subi ipo de gráf ico quedeseemos. Como ya comentamos, disponemos de l4trpos d€ grá'ficos efá¡dar cada uno de ettos cor un número variabLe d€subtipos, además de los tipos pe6onaLizados que se accede¡medi¿nte ta pestaña lipoi p€Rondliodos que podemos observaren [a a¡terior figum.

Aurque no es obtigaiorio seteccionar el ra¡go que cortiene losdatos antes de lLamar al asistente, es interesdnte hacerto ya qu€entonces podremos presionat elbotú Prcsianar pan ver nuestra

que nos Írostrará la üsta prevja con los datos reates detqráfi_ro se e lc ,o rdoo en es-a p- r f fe pc .o oe . ¿( :< - ! r t . . ' o . I

_ ; D . i ' ' É I

6!4

?Q00

tando así La etección det que más ¡os agrade. Iig. 8.27. ?rso d- a ' F' ' ap , "P o d' a'af o

8. Hojas de eáleulo; uso avanzado8.2 insef.ión de gráfcos y olfos objetos

Es ahora cua¡do hemos deindjcareL rango d€ cetdas que co¡tienelos datos, cola que e¡ nuestro caso no hará fatta, y¿ que automáticamerte aparecerá de forma correcta aL haberto seleccionadoprevjamente. Si no fuese a!í deberí¿mos escribirlo ma¡ualmente oseLeccionarto con eL ratón, apretardo a¡tes eL botón tor¿¡¿erdiálogo 3¡ para oc! tta r momentánea mente et cuad¡o de djáLogo.

También podenros controtarsi la seÉe de datos estará en Las fitaso Las coLumnas deL ranqo. Sj cambjamos de uno a otro comprobaremos e[ resultado e¡ la imagen quese muestra e¡ la mjtad supe-ior de [¿ v€nta¡a. Nosofos debemos seteccionat las Calunnaspara que etgráfico tenga elaspecto deseado, con los meses en eteje horizontaLy Los v¿tores en e[ veÉica[.

En La peliaña 5er? de este cuadro de diáLogo tenemos la posjbjLidad de agrcgar o quitar series de datos (útil en eL caso de quedispongamos de datos no contjguos, por ejempto), así comom0dificar tos rótutos det eje ho¡rontat.

Conro antes, avanzamos al paso 3 apreta¡do e[ botón Srgrier¿qe¡ e[cuatpodemos modificar de arriba ab¿jo eLformato del grá-fico, en las 6 pestañ¿s que contiene (véase ta Figun 8.28). En taprimera de ettas, denomjnada Iít loJ, podenos estableceretftu-lo del gráfico y de sus ejes. Como podemos obsewar en La figura,nosotros fe damos ettítuto yE TAS I4ENSUALES.

La segu¡da ficha, FJ?, sirve par¿ decidir qué rótulos de ejes deseamos üsualizar La sjguieñe, Líneas de divísión, perñte nas-tlar u ocuhar distintas Líneas en cada uno de los €jes. La ficha¿€yerda controta si queremos mostrar o ¡o este eLemerto y enqué posición de La ve¡tana del gráfico (es el recuadro con tosfombres de Lasfrutas quevemos en La parle derecha delgráfico).En Ró¡lloJ d€ d¿foi estabLecemos si queremos que aparezca irformació¡ sobrc tosvalores de cualquiera de Losejesen las lín€as det

gráfico (e! preferibte poner los rótulos imprescindibtes ya quepueden djficuttar ta visjón det gráfico). Por úttjmo, La ficha ¡ablade ddtor permite quejunto con eL propio gráfico se r¡uestre tam-bién La tabt¿ de datos que to genera.

Dejamostodas elas opciores con losv¿lores pordefecto y pasa-mos atpaso 4y úttimo delasiste¡te, apretando de nuevo eLbotón.tig¿lierie. En esta úttima p¿nta[[a decidiremos si insertaretgráfi,co en ura hoja nu€va, eL nombre de La cual habremos de escribito como un objeto en atguna de [a! hOjasya exjstentes en e[ übro

Nosotros seleccionamos ta segurda opción, insertándoLo e¡ [ahoja actuaL, de nombre 6R4fJfrJ, c0mo pod€mos observar en laFigura 8.29.

Poso 4 y última del asistente

Si necesitamos reaLizaralgu¡a modjficación podemos votvera lospasos anteriores apretando eI botón,4irás.

Llna vez que ya tengar¡os lüto e[ gráfico acabaremos apreündo elboton Fínoliz,ir. No hace faLta recorrer Los 4 p¿sos pan crcar eLgráfico si¡o que en cua[quiermome¡to podemos acabado apretandodicho botón, o canceLarlo con etbotón fdrcelar. ELaspecto fi¡¿t de¡uestro gráfico de ejempto es el que muestr¿ La Figutr 8.30.

Fr" I s l *de l6qs lw ,h .a6 lÉ .óe ltu¿!e

lffiiñ-rhÉ*e¡b:_ ]F{m

fi- m-ffi- - - - - l B ¡ i i ! ÉI I i l 6 ¡ : r t F

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ü. l,ltj¿: ¡i¡: ;iiir-r;,::,'!¿t L'.rlr;.;cja,i l : i , ! ! r . i , l ¡ a i . , . r r ; l . r . i : , - . . : .1 r l i ' : i ] i

Ililillltll

0bjetosdel

eL gránco

@ Mod¡fi(ar gráf¡cos

E¡ eIante¡orapafiado ümos cómo podíamos ifd€finiendo etformato detgráfico ¿ m€dida que avanzábamos porlos 4 pasos delasist€¡te de inserció¡ de gráficos.

U¡a vez finalizado, puede ser que deseeÍros modificaratgún aspecto delqÉnco, paa lo cualdisporemos d€u¡ amptio conjunto de utitidades e¡ ta barra de herra-I ert¿s Oalco pac! l . I q, r . 8.3-). arb Án oooPmos mostrar por separado Las vent¡nas deL asistente e¡tas opcio¡es deL menú 6Í¡¡co.

tig. A37. Aspeeto de la ba¡a de ha¡ani€¡¡ds Gtáfico

Esta barra aparece automáticamefte cuardo seteccio-ra lo co,e rdLor algr rd zor d del or, .o. EsL. ¡=mada por los siguie¡ies €[emertos:

ÁÉédelqárico - 6 |¡' 5l€ mlj4:r iPI a,..b. I .ru I'

Ti1, a32. Cúadñ de dióLago for¡nato del áreadeL gráfico.

. B Botón r¿y€ndr: muestra u ocutta [a Leyenda detgráfico con un simp[e c[ic.

a Botón Tabla de datost su fufción es la de moetrar u ocultar, ahernativame¡te, ta tabla de Los da'tos que gereran etgráf ic0, yque aparece de¡tro deta v€ntana d€tobjeto gráfrco.

E l@.1 Boto¡es Par fLas \ Par colunnat sirverlpara aLter¡ar entre utihzartasfilas de Latabta o su!columnas, para representar las series de datoi de.gráfico.

.n .t Batones Ángub descendente y Ángulo at'cerder¿e: permiter presentar los textos detgráfic:con u¡ á¡guto desc€ndente o ascendente, respe._t ivamente, y ura i rct inación de 45". A modo c=ejefirpto, e¡ ta Figura 8.34 podemos ver cómo qu-da eL gráfico tras apticar u¡ ángLlo ¿scerde¡ie :.texto det ej€ horizoftal (meses det año).

ltu&c-6 ' Lista despteqa bte ,b¡¿oi delgr¡ítto: está situada e¡ ta pafteizquierda de ta barr¿ ycontiene tos nombr€s d€ tas diferentes partes quecomponen eLgráf ico. Controla qué zona delqÉficova a ser modificada mediante eL cuadro de diátogoFarnato, qrc se abre h¡cie¡do cúc en et botónfo¡mdfo d¿... situado a su derecha EF. Su v¿lor se¿ctuatiza automáticam€nte at seteccionar nuev¿szonas deL qÉfico, pero también pod€nros modjficarLo manualmente s€l€ccionando uf vator de tatista d€spt€gabte. En et ejenplo de l¡ Figura 8.31contiene et vaLorlrea del gráf¡o, e indica que toscambios de formato que reaLicemos se apticarán

É¡ Botón Forno¡o d€: como acabamos de comen-tareste botón se e¡cuentra íntimame¡te relacionado co¡ ta tista desptegabte objetas del gráÍica, deÍrodo qu€ con ésta decidimos [a zona d€l gráfico atrat¿r, y cuyo foÍnato modifi caremos apretando estebotó¡. A[ hacerlo aparecerá et cuadro de diáLoq0detformato correspofdie¡te a [a zona selecciofa_da. Por e. jempto, etdetárea d€tgráf ico es et quevemos en [a FigLr¡ 8.32.

-: Lista despLeqabte fipo de gráficat can ellafliilimos cambiar el tipo de gráfico Épidamente.Hay 18 tipos como se puede ver en la Fig!ra 8.33.

¡ 46EtÁl¡¿ a !:I¿ ¡r L-

at¡

rig. 8.33. ¿isto de h¡os de gúlea seleccíonables.

8. Hojas de eó¡(ul0: uso ava!')üadaI2l¡sefción de gráfros y ol ot obje¡o5

l ru$ %$'enos de ur g aF(o ar i(-prrF d' , -oL ,ed i rd,e-1os Lrdser 'e de (a roios p¿ra op-erder d --d, .¿s leranie _r¿s dF l¿bafta GráJico.

Se pide

Realizar las siguientes modificaciones en et qráfico de ta Figu-ra 8.34, mediafte los botores de La barra de herramientas Grdfco:

sotución

ReaLizaremos las modificacio¡es €n elmjsmo orden en que apare-

comenzamos, por ta¡to, seLecciofando e[ texto Plalrosldfer¿lejen ta Lista delptegabLe 0óJ¡fo5 del gdt¿o. A continuación hace'mos ctic en eL botór Farnata de planas latercLes, can lo queaparecerá eLcuadro de diátogo corespondiente. En éste setecoo-namos e[ color btarco detcuadro de colores y confirmar¡os apre-laña elbal'r Aceptar.

Etptanoi¡feÉors€ modifica de manera idéntica a tos laterates, demodo que no lo votvemos a expLicaf.

Pala pasar La leyerda a la parle i¡ferior la seteccionamos, bienhaciendo cLic en e[ propio gráfico, bien seleccjonándota de latista despLeglabte 0óJ¿¿05 del giit o, y a continLr¿cjón hacer¡oscLjc en et botón ¡or¡?afo de leyendd. Nos desptazamos a La pesta-ña Posició, y marcamos La ubicación frle¡rbr en el cuadro de opciones que contjene. Confirmamos apretando e[ botón ,4cepi¿f.

v¿ . o.o "os res.d -rodit icar e acper ro del eje de (¿le9o1¿s.

Como sjer¡pre, antes que nada debeÍros seLecoonarlo yapretare[ootor. q.-e er e,-e raso .erd-á P toúte tolnaLa de ejes.

Para forzar a que se muestren los rombres detodos los meses y nosoldmerte [a mitad, nos desplazamos a [a pestaña Frcalt y modi-ficamos eLvatorde [a casiLLa Núnero de categarías entre rótuLos denotcas de grcduoción de2 a 1 (véase ta Figura 8.36).

l4odificarel color de fondo de tos planos Laterales e inferioryponeftos en blanco.

Das¿' ld leyenda ¿ la Dari. rfe.iol de L¿ vellana de o-á'.o.

l4odjficar et eje horizontat, o de categorias, de manera queap¿re¿c¿n los n0nbre! de ,odos [09 neses, er !olor -o 'o V onuia incüración de 50".

El aspecto final del gráfico tras las modificacjones [o mosfanrosen la Fjgura 8.35.

VEI¡TAS MENSIJALES

Eí9. e34. Gttifco de ejenplo sabrc el que vanas a trabaidt.

VENÍAE üENgI]ALEg

FL\T¡NOS . M¡¡]¡AN¡S BPEMS

rig. 8.36. ?er¡aña Escala d¿l farnato de ejes.Eí9.8,35. Gnjico de ejenplo nas las ñadifcdciones.

Elcolor rojo del texto Lo fijarcmo! desde [a pestaña F¿letfe, sele-cionándoto en ta Lista desplegabte folo¡.

Por último, pasamos a la pestaña Alineoción y cambiamos Losgrados de ofientación de 45 a 50 (véase ta Figura 8.37).

Finalizamos con eL botón ,4rep¿o¿

¡ig. 8.3 7. Per¡¿t¿ Aüneació \ del fatnato de ejes.

itli,:ii Compart¡r y comb¡nar documentos. lmportacióny exportación. Vinculación e incrustación

Yi(ro)o' - \ relesü prepar¿do pa a tos entorno. de rpOcomures en las orqanizaciones, e incluso en los hoga-res, actuales. Las hojas de cálculo no son utitr'zadasúnic¿mente por su creador, sino que pueden ser comp¿n'dar por 1rcho.Lsrd os¿ d \e-, re¿trardo can-bjos en Los datos, qLre automáticamente se mu€stran atodos los que t¡abajan con e[ docume¡to-

Además Excel no está ajstado del resto de apticacionesque se e.e(L-¿1er " lorde'rador y otqe ld oo, ibi ldaode imporiar daios desde otlas apticaciones o bases dedatos, y de exportartos a otros formatos ltitizados porprogramas externos, o convetitosen págin¿sweb paraqre pueoar se- L- ' l i7ado. er und in|drel o er ld red

Eí9. A3A. Canpani docüñentas petmite que vanosusuanas de una red corpotuüvo, leany modifquen n dacuñento al nisno üeñpo.

Por úttimo, podemos utitizar datos de otros libos d€trabajo, y abrir y modificar docuÍrentos de otras apbcaciores dentro de La hoja de cálculo, mediante ta vin-culación e incrustación.

Tooos egtos remat se-á-r t'a-ado a cor, ,u¿ció- en dpunto que nos ocupa. iveámoslosl

llllS';ll. Compartir y combinar documentos

compdrti un tibro de trabajo perr¡ii€ disponer dedocumento en ta red, accesible porvarios usuarios ¿vez, que Lo leer e incLuso modjfican a[ misno üen(véase ta Figura 8.38).

La combinación está también retacion¿da con etpartir, ya que pala poder combjnar un documentotes debe estar cor¡partido.

En concreto, se refiere a ta posibi[dad de e¡viarmismo documento compartjdo a varios usuarios,ejempLo mediarte eL correo eLecirónico, estoslos car¡bios que rean conveniertes e¡ su copiacutar, y al acabar la devuetven al punto de origen.

Ento¡ces atquien combina las copias recibidas er¡documento or iqjnat, que queda asr modi icado concar¡bios efeciuados por los usuarios ertemos (vé¿-Fisura 8.39).

ñ'rs/

8. Hojas de <áleulo: uso avanzado8.3 Compaftlf ycornbin¿f do.! me¡tos. lmpo¡t¿ció¡ y exportació¡...

fig. 8.39- En Ia ca¡nbínaaón eI docunenta conpaúido se ewíd a wnosusuoñas extetnas que la nodífcan y la teenvían, coñbinándosede nuev1 en rno sala,

Erg, a.40. Aspecto del cuadrc de did¿ogo Compaiti! üb!o.

@ Conpartir documentos en Excel

Ya hemos expticado anteriormente La utilidad de com-parli un documento Excet.

Lo que todavia ro hemos comentado es que el programa tiene er cuerta Los cambios que tos usuaños reati-zan sobre la mjsma zona de [a hojay Les informa de Lospoioles ror'lictos aries de oue gud de I sr trdbdjo.

-r e. C¿(o pr¿ch, o i1 ,rdba-dreno,.or t \cet pd . ro-trar estas caractef sticas.

ffr[f i f lr" *,. c¿so or¿(i(o ooderos lt i. izar cuatqier do(u-- ne ro Lrel que .erga¡os hecho. Vanos a (or.pat i - .o.

Se píde

A paÉir de un tibro de tEbajo de ExceL no compariido, mostlar tosp¿so( q." debF r seg- rse o. d conp.ni lo y el rer,dje oue -rues

tra e[ programa cua¡do se prcsentan conflidos de ¿duatiz¿ción.

Solüción

Comenzar¡os abriendo e[ libro en cuestió¡ y ejecuiamos ta opciónde nen() Henanientas - CanportT lió¡o, Aparece entonces e[ cua-dto de diáIoga Canpatirlibrr, y nos sjiuamos en ta pesiaña ¡4o'd,rqc¡rdór. En etta marcamos la casilla Pemit¡ La nadifcación porvarias usuoios a Lo vez \véase La Figura 8.40).

Fijémonos que, en la parte infeÉor de ta veniana, se muestra unrecuadro que indica qué usuados tieren abieto eL libro en esemomerto. Actu¿lme¡te, como et übro iodavía no está comparti-do, sóLo [o puede estar leye¡do eL usuario actuat(Jordi).

Putsamos e[ botón,4cepfary ;ya hemos compariido el documen-tol Comu¡jcamos a otros usuarios su ubicación y, a partir de esemomento, podrá ser teído y modificado por todos etlos a La vez.Imaginemos que dos de eLLos, desde sus respectivos puestos detrabajo, reaiizan una modificación sobre [a nism¿ cetda y a continu¿cjón intentan guardar el docur¡ento.

Et pfimero de eLLos en guardado no tendrá ningún problema perocuando ltegue elturno delsegundo verá un avilo como etmostra-do en ta Figura 8.41. Ers, 8.4r, Cuadrc de diálosa Resolución de conflictos.

E, F{újBs de f,i{¡au¿o: !.rslr i}v&n¿ado8.3 Compaf¡lrycornb ¡af doc!ll1Énic\. lnrpcrt¿c¡óryerpofi¿c¡ón..-

En ella pod€mos verque [a cetda C6 ha sido modificada porambosusuarios. Ahora podeÍros opiar por guardar los cambios de urode los dos.

Este comporlar¡iento que acabamos de veres el que ExcelLLeva acabo por defecto, pero, como casi todo, se puede co¡figurar des-de la pestaña Uso ovdnzado deL cuadro de diálogo fo,?,par¿t libro(véase ta Fig un 8.42). 0 bservemos que e¡ etta podemos definir Laforma en [a que Excetalmacen¿ tos cambios que se reatizan sobreeL documento, e[ momento que estos se actualizar y si desean]osque Excei nos pregunte antes de guardar c¿mbios conftictivos(como hemos visto en este caso práctico), o se almacenen direc-tamente sjn respondel a más pr€guntas,

@ Combinar docurnentos en Ex(el

Fig. 8.42. P4¡o¡o U5o ¿vanzado pao canpati libros.

lil. A,43. Cuaüó de dinbgo dande selecciananDs los danmentosque deseanas coñbindt eon el dctüoL

a ronb' la. ior -or iF ,z¿ (0n - doLr ne r.o cor p.r-tido que es modificado por sepaEdo por vaios usua-rios que trabajan sobre una copja paticutar.

cu¿ndo todos los usuarios han devuetto su copia modi-ficada, eIencargado de combi¡arl¿s reaLiza tas siguien'

:1. C'e¿ rr d ' pcloio dcLFsrb e dorde .o o.d d ló

i?, Si hace falta rerombra cada copia de forma que nohaya dos con eL mismo nombre.

3, Mueve tas copias at directoño creado en e[ pimer

4, Abre eL docur¡ento oriqinaty ejecuta [a opción denerú llerronientos - Conpo¡tir y conbinor libros.Si cF a prequrld sr quie " gud dd e[ do(Ln'e1to

5 En et cuadro de diátoqo de cor¡bi¡ación seLeccio¡a¿ \ ' o p a r q u e d F , e e c o n b i n d y d ( o n L i n - a ( o naprieta etbotó¡,4cepfar (véase ta Figura 8.43).

6. Automáticamente se introducirán en et documentOo i g ' r ¿ . o v a r b i o s . f . - u a d o . e r . d d d u b d e l d scopias.

). Comprueb¿ quetodo sea corectoy si es asl gLrardael documento para ac€ptar tas modificacjones.

Como ejenrplo, djsponer¡os deL Libro de trabajo de taFigura 8.44, er ta que podemos obsewar una tabta deprecios de arríc!los de vestir, cor tres fitasinserladas.

D¿.a roi una'opr¿ a f i "s r \u¿ 0s y Lddd r ro de el tosañ¿de un ¡uevo atÍcuto a [a tabla.

Después de combinar tas tres copias en etodginat, tatabta nruestra €[aspecto que v€mos en La Figura 8.45.

8, Hojas de {ái(t{ls: [¡so avanzad@8 . ( o ' D . . i r v . o ¡ o ' ¿ . d o ¿ . ' o a ) ¿ \ p o r ¿ ! o

rJ:g. 8.4a. EI libra ongínal rnuesta una tablocon res ftas.

Ée. a.45, Ttos conbinot can las ,es capias, Ia toblaoriqinot inteqru las tes tuews f'las

H[ lmportación y exportación

f4icrosoft Excet proporcjona La polibitidad de trabajarcon daro. exterros residerles e r od,es de dalo. fiche-ros de texto, páginas web, etcétera

Adenái. Lr d vF7 qr e reros "eal rddo tos.árc rLo, re-cesarios podemos exportar eL trabajo a diferentesfornatos, de manera que también puedan ser utitjza-dos por otras aplicaciones.

En eL presente punto veremos cónro se gestionan enExceL Las importacio¡es y exportaciones de datos

@ trnportación

Las poiDiLiaadp, de i npoa¿c o1 sé e ,{ Lert 'a i 'eLr

d¿\ en L¿ op.io1 de men, Datat - qble"e' doto, etletl?os (véase la Figura 8.46).

PodenosobservarqueeLmenúcont ienevarioselementos que pasamos a detattar:

. Importar datos. S'rve p¿ra inpoddr los o¿ro\ de d¡ayo'rd de'uerte' de d¿-oi . L ret(uadro de d átogoque muestra podemos set€ccionaf conexiones a bases de datos o ficheros de texto, de otras hojas decátcuto, bases de datos DBASE, PARADoX, etcétera

tig. a,46. 1pctanes de obteneión de ¡latos extenas.

Nueva consutta web. Con esta opción tenemos LaoporLunidad de acceder a datos contenidos en pá-ginas web tanto de Inter¡et como de nuestraintranet.

Nüeva consutta de base de datos.Si necesitamosefectuar atqún fiLtro u ordenación sobre los datosoriginales, aquí tenemos [a posibilidad de utilizareL prcgrama llicrosoft Query para crear consultas adiferentes oñgenes de datos, que después devoLve-rán el resultado de su ejecución sobre la hoja decáLcuio actuat.

Dútinguiremos dos opciones disüntas de exportació¡.

La primera de etLas es [a que se lteva a cabo ejecutandol¿. opclor"s de ¡enl Á(¡iro _ Guadat y Archir|jGuodar cono. En ellas podemos guardar ettrabajo comodocumento de Excel, pero además podemos optar porqr drodrto er o.ros for ' r¿tos (o'ro pdg ras dPb f i 'he-ros de texto, Otras hojas de cálcuLo, bases de d¿tos desobremesa, fichero! de intercambio, etcéteE.

La segunda, que se activa can Archiva -Guadarcano

página Web, es!.l ataja hacia [a primera, que p€rmteexpoft¿ra formato de págjna web directamente, ofte-ciendo. iedoLorl o-sobreo resuLtadof i ral .Pore_er_pto permite cambiareltítuLo de La página web, y guarddrta con o sjn jnteractividad- cuando se pubiica u¡l ib,o nt,r¿(t ivo e I ura pagir" Web, e[ 'esr l tddo e'Lr ¿'c l- i \o l - v. qre _o",rene cof iDOre' es esp". idLes que permiten a los usuarios de los exptoradoresinter¿ctuar con e[ Libro. Por ejemplo, Los usuanospueden cambiar de una página a otra mediante ungelecror oe l -o,¿s, nal ipr ar dd.os y 'orrarc ' y (a ¡-

(AtEAsEÑoRt !o

@ Exportación

S, l{ojes de cá!culo: uso avanzado8.3 Comparilf y .ombinaf doc! i]É¡tóe. lmportac ón y exportac¡¡f ..

@ v¡nolac¡ón

i\,,, Vincula(ión e ¡n(ustación

L

biar fórmuLas en cada hoja. Los compo¡e¡tesi r r e r a ( t v o s q . e . e u " ' z d I e r e l d , l - i v o I l \ 4 1 n o , ep' ede .b. i . rod Sca'e- E'cel . por [o qre dabari"corseryar ura ¡ op d roe,.rd del 'b 0 de Lr.eL qre 1ap .bl i

"do pd . pode 'ea[;za'(¿rb'0< e1 él y /oLv.r a

pubticarlo si luefa necelario.

Cua¡do se guarda un libro no jnt€ractivo, tos datos,pd ecer deL nisro ' rodo qL" e r Fr(el in ' r ,dds ds". f* F I la, q-" los rsudio, pJeden hac€ ct ' p¿'acambjar de unas hojas de cáLculo a otras. No obstante,Los usuarios no pueden cambi¿r ni inteladuar con losdatos en eL exptoEdor. Guardar todo un tibrc comopágin¿ 1T14, es rr , s no:e de,e¿ rartele- r1a (opi¿maestra det tibro de Excel, siro que se desea poderabrir et archivo HTI4L obtenido directar¡ente e¡ ücely'" , l iza' y !u¿ oar c¿nbio. r i i fT¿ rdo l¿s'r n.0 rF' oeExcel.

Supongamos que en nuestfa empresa cada depadamentoeldbo d Lr ioro de -rab¿jo do rd. 'eq' ! l a los S¿s,o,mensuales de material.

5Lpon9¿no. -arb'"r oue soros los encaqados decontabiLizar iodos efos gastos. ¿0ué haremos, copiarde nuevo Los libros de trabajo de cada departamentoen Lr co(un"rro de'ordle l :Y s, er 1. , q re dlg. -o

de eilOs todavia ¡o estaba cefiado y nos ¿visan de queha habido u¡ cambio de última hora y que debemosÍrodificar de nuevo nuestro docume¡to?

No ro, p "oLUpeÍos. E(el1os of iec" u1¿.4'acte is lca que, sita utjtizamos, hará desaparecerestos dotoresde cabeza de nuestras üdas.

5e trata de ta vincutación, que pen¡ite trabajar cond,tos o apt iacio-es e.-"rra. d rre\ ' ro ib o J aredoenas ¿crJa[ 'za aülor. ' : ¿ne r,e LUd'q ier car b'oefectuado sobre los datos originates.

¿Y , i j r1.o ¿t cuadro dp toral"s de\e,no. d ,porer oeun documento de Word donde arotarer¡os, por ejer¡-pLo, las tende'rcias en los gastos?

Excettar¡bién nos puedehcilitar las cosas, gracias a [aposjbjtidad de incrustar docur¡entos de otr¿s aplica-ciones dentro de La hoja de cátcuto.

Vear¡os cómo podemos utilizar estas caracteristicas.

(-anao h¿ol¿nor de ü r l - lacior l -e10, de di ,Fi19ur '[a que se efectúa sobre datos de Excely La de información proveniente de otras apLjcaciones.

Respecto a [a pdnrera situación, podemos vincutar cet-da, ae d r0-. de -ákLto a(t-a.. 0e o-ra ' roid de. á1, -ro d. ibro ar rudl . e ' rLlu,o de ot o I bro de rr¿b¿jo.

La manera de procederpara realizaresta tarea es siem'

I . Ab inos e[ [ 'bro q'e .¿y¿ ¿ (onere¡ e v Lt lo,denominado tibrc de destiro, y, er caso de que seaoLro d;shnto. e qre cor-Fnqa los ddto, cor tosqre deiee ,0, es.dbte.er et v 1(- lo (dFnoniraooLibro de orjgen).

En e[ übro de destino, hacemos ctic en eL botóncuardar g.

Seteccionamos La celda o las cetdas desde Las cua-les deseemos estabtecer e[ víncuto.

5i estamos creando una nueva fórmuta, escribimosu¡ sjgno igual (=) e¡ eL cuadro de fórmutas.

5i introducimos eL vinculo en otro lugar de [a fór-mula, escribjnros e[ operador o función que debe

de tas rcferencias' '!111 l

á Nacemos clic en et tibro de orige¡ y, a co¡tinua-, on. e- t¿ loja de.á1.. lo are cor lengd lds !etd¿(con tas que deseemos estabtecer e[ vincuLo.

7. Selecoo¡amo! las celdas que deseamos vincutar.

11, Acabamos de compLeiar La fórmula, y una vezintro-ducida, presioramos [a tecta Enter.

Ll dspe(ro de los \rrcutor di f i . re sequ I LUd sea eLoigen d€ tos datos:

. Si provje¡en de La hoja actual únicamente se inser-ta el nombre de la celda (por ejempto C5).

. S .o9 oatos 9" e1(-err¿1 pr or-a hojd dFl r i , no'bro arto- 'er pr ine,o ,e rs€rt¿ e[ nonbre de lahoja segujdo de un siqno de exctamación inverddoy ' -alrer" Fl ro nbr" de ld ,elda (por ejenproHoial lC5).

l : i . ,

l

illil

li, fl,Jja:,r dr {é¡¿rzrii; ,ii:,r :,1r;iL¡jr{Jn

. S e l o r g e r e - . - l i b o d t e F . e e r l o r a c . o p ? -se¡tan dos situaciones disti¡tas. Cuando e[ [ibrode ofige¡ está abiedo, etvíncuto inctuyeelnombr€d ! : b . o p r t . e o r ' f . i ! . c a g . ' d 0 d e l r o r o r € o e ,hoja de cátcuto, u¡r s igno de exclamación yelnom-b e do l¿.o da loo'e;o- lolo IDatos.r ts]Hoja1!C5).) e t l b o d e o r s e e - . L e d d o , " l ¡ . l o ' . l l y etoda t¿ ruta de acceso (por €jempto'C:\GASToS\lDatos.xtsl Hojal'lC5).

Cuardo [a vi¡culación no provie¡e de Excet, sino deol a dpl ," , io e., l . fo n. de p orFd,r e -r ! a '-e-rer.e. ya q.e se efe(rra desde [a op. ior de r"r r , / -seÍat - qbjeto.

At¡ctivartase muestra etcuadro dediálogo ob¡to (véaset¿ Figura 8.47), que tambié¡ se utitiza en ta ircllsta'' ó a . . o r o . e " r o s r d s d d e d n r e . P . r a . . L a r o b j e -

to, debenos s'rua'1os el [a pesla^a ( ea de ri a,,rrr o q L € p e ' r f " e F , ' o r ¿ r € [ a ' c h ' v o q J e q e e r o i. -(- tar y ' rero.d" ra-c¿- l¿ ca, i t t ¡ l7. ,r lo ' . que podefecto no €siá marcada-

tEt--5fud|] rt¡i¡ [,,r,,-!¡t, É * - f t . 6 - " , e " 1

f, l1M -- -....---

ElEl mffidh6tq(¡D*Edor

f a 4 ' I - " " I

8j,9, A,47, Cuadto de diáloga pata rinc.rlat objetos

Co1 [a r( .1¿. ió " objeto o iqer e, indepe die rr"de ta hoja de cálculo y, por tafio, los cambios qLe se" a i ( e r . o b r o a l ¿ p ¿ - ( e á - L a - l b e , . . r d o . o

visuatic€mos desde ésta. Además, Excel solamente alr¡acena e[ vínculo atobjeto o¡ge¡, con to que ettama-ño d€tLibro apefas s€ increme¡t¿ (véase ta Tabta 8.1).

% , " , o d r 5 . d , e t 0 b - e . o . ' e , o s r r ' d o s \ { F - ' o b "él y se abrirá en ta aplicación que Lo creó, que fospermitirá reaiizar los cambios que deseemos.

W Incrustac¡ón

La i¡crustación es sir¡ikr a la vincutación con ta dife-r !1, :a de qlo dl i r ' ru ro- <é fre¿ r1a (opia to.dtre I eirdependie¡te del objeto originaty que pued€ ser Íro-d f i "ada r ' d tF .r " ¿b o .-o " or iq"r o€ lot oato..En este cdso e[ nuevo objeto se gudrda jLnto con et' b r o d " r ? b a o v p o ' - a r r o . r - a r ¿ ' o p r e d € a u - r e . ¿ lcofsiderableme¡te.

Pan incrustar un objeto uti[za¡emos de ru€vo el cua-dro de diátogo de La Figura 8.47, que recordemos seactjvaba cor ta opción de Írenú Insenü - Abjeta.

Fr tr-o ¿<o oodero.sir a 'ro. o L¿ q r 'e a de Losdos pestañas de ta vertana. Iremos a ta primera. deno'niftda Crear nueva, si elobjeto que deseamos incrus-tar no está cr€ado previaÍrente, y si lo que desedmos% r ' - Ja L rd -op id de . ob_4ro q e ,a É : ,%. É1-

tonc€s debemos situarnos e¡ [a pestaña Crear de uno r i . , o . - . n b " s p e s d i d p o d . r o o p - a ' p o r ' - . ' . . -tar€tobjeto abi€to, o quesimplemente aparezca comoun icono. Para eLto, marcaremasla casilla ltlostrarcona¡coro, que podemos observar €n ta Figura 8.47.

En etC¿so práctico 12 te proponemos un ejercicio paraque trabajes tds opcjones de üncutación eifcrusiación-

64 KB1188 (B

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3 3 1 ( B

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Iabla 8,r, Ejenplós de ñadilcación del rañaño de un othiw de ENeI úas La incúldeión e incrustdción de un abjeta

Er este caso práctico aprenderemos a i¡crustar objetos enExcel. Para ta vj¡cuLació¡ actuaremos de forr¡a simit¿t co¡ etLr i(o ano'o de qLe se.e(oolareno< | na, d 'r l la de olciór.

[Jna vez efectuados Los cambios deseados ceffarnos etdocurnentopara votver a ver la hoja de Excet. Si abrimos de nuevo et docu-

Se pide

Incrustar un documento de Word exisiente en una hoja de cátcutode forma que se muestre como un icono. ReaLizar modificacjonesen etdocumento dentro de Excel, cenarto y votverlo a abrir, com-probando que Los carnbios permanecen en [a copia incfustadapero ¡o er el oiginaL.

Sotüción

Seleccionamos una celda de La hoja de cátcuLo y ejecutamos taopción de menú ftse¡to¡ oóJ€fo. Nos situamos en la pesta¡a frearde un archivo y aptetanas el botón ¡xomTrar para seleccionar eldocumento de Word que incrustaremos. l¡larcamos [a casjLLa ¡lo5-trar cano icono y salimas can e[ botón ,4cepfdr.

Abrimos €[ documento incrusiado haciendo dobte cLic sobre suicono (véase ta Figura 8.48), y reaLiz¿mos algún cambio en su

mento Wod podremos observar que los cambi0s se mantieneraún cuando ¡o hayamos guardado e[archivo en njngún momento.Esto es asÍ porque en reatidad eL documento de texto no se guar-dará hast¿ que hagamos lo propio con [a hoja de cátcuto.

Es ertonces cuando decidiremos si conservar o no las modifica-ciones rcatüadas en el documento Word.

Nos aseguramos de que se guardan los cambios en etdocumentoi¡crustado guarda¡do ta hoja de cátculo.

Para comprobarsi et documento originat permanece jnaLtendo [oabrimos desde ¡4jcrosoft W0rd y veremos que así es, ya que pre-senta et asp€cto jniciaL.

rig. a.48. Et objeto ínounada (da&nento de Woñ)se tnue,stra como rn imno.

r!}"4

Athabtar de bases de datos en llicfosoft ExceL ro nosreferimos a que éste lleve a cabo tas funciones de unsistema gestor de b¿ses de datos, sino más bjen a quepodemos aprovechar [a potencia de cátcuto de ta aptj-cación para procesar datos, que podemos escribi dife(rarrenré o i lponar de bases de d¡tor v ¿p hd 0-

G¡acias a lasfaciüdades de importación de d¿tosexter- o s q - F L o n e r t a ¡ o s e r F p L r l o a ' . e r ' o d e e ' . ó L r ' -dad didáctica, Exceltjene la posibiljdad de recoqerautomáücamente etresultado deconsulta! a bases de datos,ficheros de texto, otras hojas de cátcuto, etc., y reaLizar cálculos con los datos importados.

Bases de datos con Excel

Además dispone de un conjunto de funciones espe-ciates de bases de datos y de ta posibitidad de crearinformes de tabtas y gráficos dinámicos a patir deagregados de las tabLas. Todo esto es [o que apren-defemos a utiLizar en este apatado.

,lt Representa<¡ón de datosJ"'ll med¡ante tablas

Si heÍros trabajado con atgún sütema gestor de ba-ses de datos, como por ejempLo [licrosoft Access,sabremos que los datos se organizan en unas estruc-turas denominadastablas (o ret¿cio¡et fomadas porund serie de fitas y coLur¡nas.

i_-'

1i

iriiilrii:,

3. H:.,i:s etr rÉi;uic) Nr9$ 4'.iÁ!rrnrlo¡ .1S¿i t ¡ 4 . t¿, .o: , :a¡ i ' . :

Exc€t aprovecha su caracteústjca innaia de presentarlos datos precisamente medi¿nte fiLas y cotum¡¿s pararepresentar dichas tabtas de foma naturat. Podemosver ur ejenpto de tabla er Excet en [a Figura 8.49.

E¡ concreto se tlata de una hipotética tabta co¡ i¡for-nración sobr€ atumnos. Si nos fijamos veremos que tosddto 0e la p i rF '¿ ! ¿ 0p l¿ -¿b a o d rqar iec d"

resto. Esto es asi po¡qle se trata de los tittrtos de las

( olu r rd. o (a _po( de [¿ tabla. El 'esLo de Stas epr"-senta¡ los datos de cada Lno de los atumnos que hemos feglstra00.

add. o r_l la eprese-ra Lr ¿. ibrLo o p opied¿d d: l€-rente de cada r€gisiro de atum¡0.

lliiir Las funciones de bases de datos

Cuando e¡ el Apartado 8.:1 habtamos d€ tas funcionespred-! ' f i rdda, qLe o:e(e [(et . ]d (0r e1-Íos qL€había un grupo de 12 dedicadas attratamiento de tasbases de datos. También avdfzamos et hecho de qu€-ood F l d . r iF le - - r . . a rq .Tor to ( \ o l i9 - :1 .¿do o !

estoi. Podrás aprerder a utjtiz¿r dlgufas de estas fun-cio¡es reaLiza¡do etCaso práctico :13.

I

lig.8.49, Eteñpla de tobla en E,.el

En €ste caso práctico utihzaremos tas funciones de bas€ de

base de datos. Es et rango de cetdas que forma ta iabla de La

datos pa¡tje¡do detejempto de tabta presertado e¡ ta Fi media¡t€ la funció¡. Este nombre debe seruno de tos exisi€n-qur¿ 8.49. tes en [a base de datos i¡dicada e¡ e[ primer arqun]ento, y se

.o lo. ¿ !1-- cor : l lac . ) . T¿rb q 0od"ros , - l i7a ' r1 -

r e r o q . " ' d i L d . l d p o . o I d e . d - l p o e I l . - d b " .

. criterios. So¡ condiciones sobre los datos de [a tabla v seesp€cifican mediante un ranqo de cetdas ef et que se debeninctuir nombres de campos de [a base de datos y ta co¡dició¡que deber cumptn bs fegisiros s€teccionados.

Cofocido esto veamos cómo s€ uiiúzan las funciones de nuestroelempr0.

Empezaremos por [a füición que calcu[a eL promedio. Antes quenad¿ debemos €siabt€cef tos cnierios de setección.

BDDRov-Dl0(base de datos.cañpo.cr i ter iot : D.. F \e pl

BD¡¡IN(base de datos,ca¡rpo,criteriot: Devuetve et vator

campo, Es e[ nombre del campo sobre etcual se desea operar

F.NACIMIEI{TO

promedio de los vaiores del campo de [a base de datos que femos d€ seteccionar los reqistros cuva fecha de nacimiento secoi¡ciden con las condicione! eep€cificadas €n tos c¡terios. encueftre compr€ndida €ntre et1 dejuLio y et 31 de djciembre de

1980 Gequndo sem€stre deta¡o).

minimo de los vatores d€[ ca¡¡po de [a base de datos qle Para eLLo rette¡ar€mos tas cetdas iatcomo mu€str¿ ta Floura 8.50.coincidef con Las condiciones especificadas €n tos cnienos.

>0167/19881 l

OMAftAPELLDOS D'II ALTIIFAF,,IACIMIEIIIOJlai S6bari¡Ltuch ¡@3n00 135 01/121930Jo!é So d Aradil ¡@1D01 174 22114t1W

base d€ datos, irctuye¡do los títutos de tos campos o columnas, ¡iq. 8.50.

Ahola ya podemos introducir La funcjón, por ejemplo e¡ La cetdaC17. Tendrá el sjguie¡te aspecto:

BDPR0i4EDIO(A2:E7; "ALTURA"; A9:C10), donde A2:E7 es etrar-go que contiere La tabta, "ALÍURA" es et nombre det campo deicuaL hemos de catcuLaret promedio yA9:C10 es e[ Érgo de cetdasque coriene los cr .€r ios de sele(crór pa? ¿'ur. 'ó L

Pasemos a ta segunda función. En este caso Los criterios debenseLeccionaraquettos atumnos cuya altura esté comprendida entretos 165 y los 180 cm. Los mostran]os en ta Figura 8.51.

Insedarer¡os ta función en La ceLda C19 que tendrá eL aspectosjguiente:

BDI4IN(A2:E7; 5; A12rC13), d0nde eL p¡mer arqumento no canr-bia respecto a ta primera función, e[ segundo en este caso Loi¡djcanros mediante un 5, que es e[ orden que tiene La cotumna

Iis. 8.51. cn¡enos de se¿€c.ión p,tru to funciónque caltula el valot mínina.

B. fio.¡as de eáleülo: uso avanzado8.4 Bases de d¿tos con Excei

Fig.8.52.

F.NACII4IENTo en ta tabla, y eL ra¡go A12:C13 es el que en esterdso ror-:ane l0s c¡rer io, de ,e[eL! or pa? ta funció.r .

Para finaLizar mostramos en ta Figura 8.52 los resuttados de tasfu¡ciones d€[presente caso práctico,junto con [a tabLa de d¿tosy los criterios de seLeccjón.

La tabLa, Las cnturíos y los tusultadosde tos funciones del casa prádico.

!iq!s!!9 B3l i 10€3qm? 16€ 0ror¡r¡aui Mderer ,1¡&0m 172 14t1211

rlh, Tablas y gráficos dinám¡cosigurd 8.5¿), nodi" ar las opL:o,e: seleLLior¿das '

rAsponaer que desedros crea- un lnfu'ne de g¡óf.odinánica (con inforne de tabla dinónica).

-d segrldd sera uhl e1 el a<o de oue desFeros (on_vertir un informe de tabta dinánrica e)dste¡te er sucofi espordiente gráico.

Como veremos en eL C¿so práctico 15, es tan fácilcomo hacer clic en un botón de la barra de heÍanrien-

La manera de dar formato a los gráficos una vez cre¿-dos es La mjsnra quevimos cuando estudiamos ta inserció¡ y modificacjón de gráficos, en etApartado 8.2.Cde esta misna unidad didáctica.

Inctuso para modjficarsus caraderisticas podemos riiti-ar la oara oe ne-rar'ertas f,rd¡i o. ¿aenás de t¡ É

as ab ds y gr¿l icos dinar:(os parr i tel a-ral 7d- lo:datos contenidos en las bases de datos de Excel desdedif erentes perspectivas.

Además disponen de unas posibiüdades de formateoqre rdcen que podafros nodi".a. . , ¿rpeclo d rres-Ío am0l0.

Acontinuación, para mostrarcófriopodemo!usareltasne dr 'ertas p¿'¿ rajorar r le) l ros d ral is is. edl rd e-mos Los caso! prácticos 14 y 15.

Para rear un informe de gráfico dinámjco disponenos

U-a de el l¿r .ei¿ eje,utd eId5 s-erte qre feros .r i i -fzdoo er e. pr ' re paso del c¿so Drar-:co t1 (védse .¿

1 l l ¡ !e : . r : : l i i ¡ i . : I : r .e l

:'f4 En este caso práctico vamos a comprobar lo sercilto que' resulta crear un i¡forme de tabta di¡áÍrica a pafrr de unatabta contenida en lna ho.ja de Excet. La tabta de ta Fiqu-ra 8.53 co¡t ie¡€ datos sobr€ €t imporre de tas ve¡ ias defruta dura¡te los doce meses d€t¿ño e¡ una empresa qu€tiene una ofici¡a centr¿ly dos sucursates.

Se pide

A p ' 1 , a " " r o . d a o \ l e d , r ' r o . l e d " - d b " d i n d r . a q r emueltre en las fitas Los productos, e¡ las colum]ras Las tiendas,como vaLores [a sLma de tos jmpotes y como encabezado depágifa tos meses detañ0.

Apficar formato aLrtomático aL i¡fofme para mejomr su asp€cto.

5oLüción

Comenzaremos selecciorando e[ rango de cetdas que contie¡e [af " f ¡ n o a ñ ó ( t a r : < ^ . < ! A 2 . n r 2

A continuación seteccio¡amos ta opción de m€nú,r¿os'IrJrn edetabLasy gtáfcas dinónicos, con lo que se nos m!estra et asis-te¡te corespondje¡te, que nos guiará durant€ e[ proceso.

En su primela pantalla, etasiste¡te permjte selecciofar la fue¡tede datos del i¡forme, así como d€cidir si queremos crear uratabia o un gráfico dinámico (véase la Figura 8.54).

lig. A,54. Pti¡nen pantalla deL asistente de tablas dinañras.

Nosotros dejaremos seleccio¡adas las opciones por defecto. talcomo m!estla [a anteriorfigura.

Pasdmos a[ paso 2 apretando et botón .tig¡ri¿rre y ef ella se nospr€gu¡ta cuál es et rango de cetdas que co¡tiene los datos de tatab[a, Como ya [o seteccio¡an]os previanrente tampoco deber€-mos modificar los datos que se proponen p0r defecto.

Pasamos a ta t€rcera y úLtima pantatta, donde podemos escogerentre colocar el infor¡¡€ €n una hoja existerte (en clyo casodeberemos especificar a paftir de qué cetd¿ de ta hoja), o en u¡¿hoja ¡ueva, que es la opción setecciofada por rosotros.

Antes definatizar si apretamos etbotón rriero, podremos defi¡irqLé cohm¡as de [a tabta creará¡ et informe de tabla di fámica yen q!é orde¡. lgualment€. medi¿nte etbotóf opciores, podremosestablecer caract€ñsücas de formato y det orig€n de los datos.

Acabamos hacjendo clic sobre eI botón F,rdlidr, y automática-mente se crea u¡a nueva hoja de cátcuto donde aparece und zonaco¡ unos textos que piden que pongamos datos, ta barr¿ de henanientas fabla dinónicay ur cuadro de diátogo que muestra toscdmpos de [¿ tabta di¡ámica.

.*1, I ",.,.,, lt5ñú-;l sÉ..

to que debemos hacer ahord es arrastrar Los campos de La listahacia las zonas de ta hoja que piden datos. E¡ nu€stro calo pon€-mos e[ campo PR0DfICT0 sahte eI texta CoLoque canpos de fiLaoquí, TIENDA to situamos endña¿e Coloque canpos de calun-,o agri IltlPoRTE sobre folaque datas aquí, y MÍS sabrc

G]@@.ili

.Re@&!ffirnú|'É

a lifdñ d. eÁi@ ó¡do G& rifcB de b6r¡ dntua)

fIENDA

346u7

3¡9

341

21299

r0535¡102¡M261234234235

MES

ENEROJLIMO

SEFT]E[¡€RE

NOVIEMEREENERO

4qo9f0SEPfEMBREOCTl]BRENO\¡EI\IEREOCEMBFE

FEBFERO

r ig . a.53. V, o pD - a l de los da os ó 'ge) d. ta tubb d-a-ro. CaLaque canpos de pógina aquí.

Podemos ver ei aspecto inicjal de ta tabla dinámica en l¿ Fjgura 8.55.

Ahora pod€mos mejorarsu aspecto de forma fácity rápida. Setec-ronamos l¿ tabta dinámica yen [a barra de herramientas hacemos::c sobre e[ icono Dar fornato aL inJarne m. En e] Mdn:-:ofrrrafo podemo! seLeccionar uno de entre 22 r¡odelos dei'.:!a, En nuestro caso hemos escogjdo eL lnforme 4.

::.ruG r€ en cada campo de [a tabla podemos hacer clic;::= -r-E j* d€splegable que permite seteccionar los valor€s:-: Frr- vi$atizar. Además, haciendo dobte cLic sobrc eL

carnp0 que muestra Los vaLor€s (II4P0RIE en nuestro caso), pode-mos vadar la forma de resumir los datos, pudiendo escogerentresumartos, contartos, hattar e[ máximo o e[ mínimo, eL valor pro-medio, etcétera.

Et aspecto fi¡aLdeLinfor¡e de iabLa djnámica es e[ que podemosver en La Figura 8.56.

-4" ,=- !:q.= ..tic al del inJome de tabla dintá'r¿ica.É9. 8-56. Aspecto del inJame de tublo dinó¡nia

trus oplic\t oütafu tnoto.

L¿ aplicació¡ de hoja de cátcuto Microsoft Excelofreceund. poio . ioades i1f ini t¿\ o,rd ld e dbor¿c ó1 de es-pectacutares hojas de cálcuto, tat como hemos podidoconprobar en esta y la anterior unidad didáctjca.

F€ro. pd d dqrettos -c i¿io. dvd_/ddos q-F deseel au-,rertar e[ controtsobr€ la aplicación, Excel proporcio-:¡ una forr¡a fácil y potentísima de conseguirLo.

5€ tr¿ta de la posibitidad de crcación de l¿s ltamadasmacros. o rutinas que agnrpan una serie de comandosr€ hoja de cálculo que se ejecutan a la v€z sobre e[¡ijeio que deseemos y que pueden ser utilizadas las:€resquesedesee. Porejempto, podríasernosúüluna-¿.0 q-F,orüe1¿ te\to a Lr l ipo d" le¡ . y e,h.o€'irni¡ado, u otra que convirúese ur objeto gÉfico-. . -derprr i rdoo. po oegráf ico.o- sol0 \pleLLior. ': J elecutar La macro.

8,1ü Macros. Programación básicaade 1d,, .q-el to. -sra'os cor co roc;r erto. de 0ro-g dra( ior e- V i rdl Bd' i . u ofo tergLaje d" a to - '

ve . prpde r ¿p o'eLrd, c opo-unidad qre le, o 'e(eV;ual Bosk pan ¿rl'co¡,orer G p.1- de alo"¿ VBAIpara prog dffdr -r5 p op ¿s'Lrrciorp'oer,0 ,dl r .dds .o.ro (odiqo qLe -e. lLF a' . io ,e .or los obje-os de dhoja de cátcuto.

VBA apareció como parle de Excel en su versión 5.0,siendo La primera apücació¡ impodanteque utiLizó estaarquire. i rr¿. -r d /ersior de t .ce. i r( lu ida e l¿ sr i elujcrosoft office XP Professioral, que estamos utiUzan-do e¡ este libro, aparece integrado l4jrosoft V¡ua[Basic 6.3. 0tr¿s hoj¿s de cáLcuto det ¡¡ercado utjüzanidn b ér e. -r isro L ofo "nSu¿je de prog,ana. iór.Por aje 'rplo. , dp kLio de ho'¿ dp ál .r o dF .dsuite 0penoffice 1.1, utitiza un lenguaje sjmitarLLama-do ope¡Office Basjc.

8. Hojas de cálculo: uso avanzado8.5 ¡"4a,:fos Progr¡ma.ón b;5 ca

Se pide

A partir deL irforme de tabta dinámica obtenido en eL c¿so prác'tico 14, crcar un informe de gráfico di¡ámico con u¡ soto cLic erla barra de herranienlas TabLa dinánico.

C¿mbiamos esta setección analtrando etcampo TIENDA hacia Lazona de seriesy podemos obsewarque etgráfico ofrece unai¡formación más cohere¡te.

Ahora v¡uatiza mos la barra de herramientas Gráfco, seleccionando e[ comando de Írenú Yer - Rarros de herranientas ' Gráfrca, yhacemos ctic con et ratón en ta lista desplegabte l¡po de qr¿rqco

m mediante ta cuat cambiaremos e[ tipo de nuestro qráfico aLde columnas 3D m.

Ei aspect0 fir¿l deLinfome de gráfico dinámjco se muestra ef [aFigufa 8.57.

ffiH,En este caso práctico, últjmo del apartado de gráficos deExcel. trabajaremos con los gráficos dinámicos, utitjza¡docomo origen d€ datos e[ informe de tabt¿ dinámica quehemos creado er eL C¿so práciico 14.

A continuació¡ r¡odificar €[formato del gráfico para meiorar su

SoLución

SeLeccionamos eIinforme de tabLa dinámica de ta Figura 8.56 demanera qu€ podamos vel [a barra de herramjentas ¡0b10 dinárrico.

Hacemos ctic sobrc eficono,4sistente pora grórtcasg.y autaná'ticamente se creará una nueva hoja de cátcuto conteni€ndo ungráfico de coLumnas vertjcales.

5j [e echamos un vjstazo nos daremos cuerta de que [a distribu-ción de car¡pos en Los ejes no está demasiado bien hecha, ya quecomo canrpos de categorÍa escoge TIENDA y PRoDUCÍ0 y comocampo de serje pone un totatde I¡4P0RTE. rig. A.57. 4 p"da fnal del rfotÍa degtlif ad:'d4.ca

Jjll]. tut".,o,

Ld nejo 'nd-erd de t -¿b¿iar .or lo ' eLene Lo5 q.e

r |¿t¿.Fnos a p¿.r i dF d lord e- - led ar te la ut iL ia ' iórde las herramientas de [a barr¿ yir¿ol8o5¿ (véase La- igua

8. ' .8) . oa a ¡ost -ar la F jo u ld e r os é l (oÍa1do

del ner() Vet Bdrras de herronientas Visuol Bosic

@ creación de macros

De monento, para crear m¿cros, sóLo usaremo! Los dospi. leros j .o-os de [¿ b¿"a qu" pF' l i lF pje.r t¿ ,g ¿bar rrd, ro-, re9D.. t i /dre r .e. Lo ' ere ¡09 re¿ i-¿1doeL Caso práctico 16.

Un aspecto que ¡o podemos pasar por aLto cuando tra-tamos con Las naros es e[ de [a seguridad,

Eig. A.5A. Bara de hetanien¡dr Vúual Basn.

Las macros son instrucciones escfitas media¡te un len_guai. de Drogran¿, 'or. dl igu¿[ ore los / i r . ' , fu 'máiicos. Esto da pie a que un programador matjnten-cionadopu€dacrearmacrcsqueprovoquen desperfedosen nuestro ofdenador, 0 sea que tas maclos puedanllegar a ser también ünrs irformáticos.

Las opciones desegu¡dad que Excetproporciona estánaccesjbtes delde eL botón Segun?ad de la bara de he-rar ielra, v,suol Soi ic f¿rbi¡ | dF,d" el bo ó1 Seqr-idld de nacras, situado er ta pestaña .teirrrTad delL. ¿d o o" a dlolo qre se ruFs-ra ¿lsF e., ord etele-.f'efto del neri Henonientas Apciones).

E" ldoias de cálculo; uso avanzaelo85 ¡,4¿c¡os. Progfam¿rión bás ca

Co¡fimamos los cambios con el botón ,4r€p¿ar y deteremos lagrabación de La macro hacieño clic er elicano Detener grobadón

E de la bara de herramjentas viiudl Edsir. Ahora que ya te¡emos hech¿ La macro vayamos a probarta. En pÉmer lugarseleccio-namos u¡ É¡go de ceLdas numéricas sin forr¡ato, por ejemplo eLque mostramos en ta Fjgura 8.60.

lqf f i k e, te c¿so Dráft 'o /anos a vPr el orrF'FjPnpo dacreacron de macros. L0menzarcmos con una senolLa macroque crearemos en un [ibro de tnbajo nuevo.

5e pide

Credr una macro que ap[que u¡ formato numérico con sepamdorde miles y 2 cifras decim¿les a tos datos seteccionados. La guar-daremos co¡ et nombre FNIJ¡4.

5otüción

Sjempre que deseemos comenzar a gfabar una macro apretaremoseLicon0 610ó0rma.ro m de b barra de henanientas virurl B¿ric.

Athacert0 aparece eL cuadro de dielaga Grabar nacro, qtLe pode-mos observar en la Figura 8.59, y que perr¡ite dar nor¡bre a tanueva macro, especificar si se guardará en este u otro tibro detrabajo, e jncLuso podemos definir una combjnación de teclaspala ejecutarla macro de fornra nrás rápjdayescribir una descrip-ción de [a m¡ma.

Fig. 8,60. Ce¡ddi nüménes sabrc las qüe oplícatenas la mooa.

llna vez setecoonado, pala apLicarLa podemos hacer cLic er eLicono ElcL/¿¿r,?,ocrc mde ta bara de heframjentas vir"d18a5¿que nruestra elcuadro de diáLogo rldffo (véase ta Figura 8.61). EnéLse muestran las macros disponibtes e¡ esie u otros tibros abiertos, yexisten botones para ejecutarde ur¿ sota vez, paso a paso,modificar el código, eiiminar e incLuso crear nuevas macros. Nosotros apretaremos eL botón EJecu¿ar.

Eig.8.59. rLadn de d olaga GÁhd n"úa.

Nosotros ponemos FNUII conro ¡ombre de la marO, se ejecutarácon [a combinación de tectas Ctrl+i4áyús+N. ta guardamos er et[brc actual, y especificamos una descripción expticaüva de Latarea que reabza. Por defecto et méiodo ¿breüado propone una' orbinac ol CtrL+l€t¡¿. hno. de leler r r idddo po q-" q r ik ydse utilice pan otra tare¿ y ta modificañamos. Para evitar estopodemos apretar ¡,layús a La vez que la tetra deseada.

Eí9, A.61. Cuadtu de diálago Macta.

U¡a forma nás rápida hubiese sido pulsar la conbjración de te-cLa! especificada anteñorr¡ente (Ctrl+Mayús+N), que es [a gueutifizaremos en Los siguientes ejemptos. U¡a vez ejecutada tamacro podem0s c0mprcbar cómo ha cambjado etformaio detrango seLeccionado (véase [a Figura 8.62).

Enrpezamos la grabación haciendo cLic en et botón,4c€ptat y aco¡tinuación seteccionamos la opción deL menú Foml¿io' fel'das. Nos desptazamos a [a pelaña Nrme,? del cladro de diálogo

Fomata de ceLdas y seLeccionamos La categoría /vr¡rero.En etta fijamos tas posiciones decimates a 2 y marcamos ta

casilla Usar separcdor de niles (.). tig. a,62, El tunga detp és de ejec¿tat Ia ñacrc.

8. Hojas de cál€ulo: uso avanzado8.5 lvlacros. Programación básica

En eL cuadro de diátogo que muestra podemos fijar [asequridad en tres nivetes disüntos:aLto, medio o bajo.

E[ nivet aito jmpide [a ejecucjón de macros que no es-rer fÍmddas digitatne"r-e según ld te.rotogia ¡l,c/o-sok Auúenficode. Lsa

- rrd la otorgan enp-er¿s .er-

tific¿dords qre asegr?r art q-e el código de [d na(-o

Elnjvelnedio deja más úbertad alusuario que, cuandoabre un documento de Excet que contiene macros, esconsultado sobre si las desea habiLiiar o no. De estemodo sj el documento proüene de una fuente de con-franza podemos optar por dejar ejecutar todas susfracros y, en caso cori far io oodemog e.(ogef eldeshabiütartas.

EL niveL bajo permite ejecutar cuatquier macro, por [oqre solo es ¿.0 r,erable en c¿so de trabaj¿- con docl-mentos de confianza, o en e[ ca5o de disponer de unbuen antiürus instatado en nuestru ordenador.

@ Modificación de ma<ros

Acabamos de crear una macro que ner¡oñzaba una se-rie oe acc'ones que lenos ltevado ¿ .¿bo radianre elrató¡.

Düimos qie p¿ra la Lre¿Liór de nacros se -riLi7¿ elerguaje VBA oero de ronento no lo henos v sto poningún [ado.

¿Qué eslá pasando? ¿Es que hay macros compuestaspor instrucc ones de VBA v ofas po- ¿cciones del te-ciado y ratón?

No nos preocupemos. Lo que pasa es que tas macrossencjtlas que imitan etcomportamiento deLusuario ilen_re al orderador pueden se (readas sin necesid¿d aeconocer en absotuto el tenguaje VBA, aunque, como

veremos, internamente se atmacenan rnediante instruc-

La fonra de comprobarLo es senciLla. Votvamos a[ cua-dro de diáLogo /,,odo que veíamos en La Figura 8.61.

En este caso, en vez de er et botón E¡c¿lt¿r harcmoscLic en ,alodrtcdr. Podemos comprobar como i n mediata-mente se abre una ¡ueva ventana con eL tl'tulo,nll¿ro-saft VisuaL Basic y un corjurto de secciones y texto unpoco diffcil de comprender.

Es eleditor de VisuaL Basic, que va integndo con Excel,y que permite prograÍrar macros escnbiendo directa-rante insuucc'ones de VBA. Er la parle de eLhd de.ed;to- se nuesird eL texto qre podeno( ob+rv¿- en .¿Figura 8.63.

5i examinanos detenidamente la Figula 8.63, veremosque contiene texto que nos resulta famiÚar. Por ejem-pto, apare(e la pdldb_d fNU! un par de veceq. t¿Tbiér[¿ derr ip( ión que pL' ino, crando creamo( l¿ Tac-c ,las tectas de acceso directo que definjmos.

Todo esto no e, po (asuatidad, silo qup se debe d queeste texto es eLque utiLizan ExcetyVBA para ejecuta¡[a mac¡o cuando asi se soLicita.

Fl lexlo oe ta Figur¿ 8.63 es codigo de VBA, oue ade-rás es 100 % corpd.ibte col eL de VisLal B¿sic, aemodo que si sabemo! prcgnmar con uno también sa-bremos con e[ otro, ytodo [o que aprendamos en unonos sewirá pala usarlo en et otfo.

Si somos de los que nosabemos nada de prognmacjón,de VBA. o de ¿nbas (osas. e¡plic¿renos de Ld iorramás comprensibLe posibLe, quésignifica cada fragmen-to deL texto, aunqueya adetantamos que éste Libro nopreiende ser un manualde prcgnmacjón y que puedes(y debes) utiüzar otras pub6caciones existentes en e[mercado dedicadas a este tema,

Comenzaremos por [a primera y úttir¡a líneasi 5uúFNUMOy FndSub.Io¿aprograna VBA esü conprestopo" corjuntos de irrrrrccio re: dg uDddds cor un rrs-mo nombre y que reaLizan una tarea comú¡. Estos trc-zos de códrgo se diüden er doi t ipoi : srbrrt i lds rfunciones. La diferencia entre ellas estriba en que lasfuncjones devuetven un vatoryLas subrutinas ¡o, Puesb'er, en nregtro caso FNIJ¡4 es una 5rbruhna y sr (o-mienzo y finalüene delimitado pol tas paLabras cLaveSub y End Sub.

' ! d c . ' od i ! €c¿o | c t ¡ r+ !á ' ú !d

e.r.4io¡.trft er¡otur ' '*¡tlo,oo'

Ég- A.63. Vüta parcial del editot de Visual B6ic.

S. Flsjas cle cát{{.r¡c}i !. isü ¡';a$zado

Las siguientes tjneas, que son de cotor verde, tiere¡todas ta particutaridad de que comje¡zan con un apóstlofe ('). Son los de¡ominados comentarios, o textos€xpticativos que seinserran entrc elcódiso ejecutabtey que dan jnfon¡ación aL programador acerca de cosascomo quién fue et creador de La macro, en qué fecha,qué tarea reaüza, etc., y todo aquetto que deseemosespecificaL

Las tres lineas siguientes, escritas e¡ cotor regro, for-ma¡ et códiso ejecutable de ta macro, o en oiras p¿ta'bras, son las que rea[zan eitrabajo que lteva a cabo [amaro. Si lasobs€ruamos con detenimie¡to veremos qued s d o : p n e * s o r L d , i d e r i . a ' , y s s d b e r o s J g ooe i1g[és poorFroq oedl( ' r qLe o c.e 1¿rei Fs roc -ficarei estado de [a vertana pri¡cipatde ta apticación.La pnmera miriÍiza lav€ntanay [a segunda [a po¡e enestado normal, Como est¿s dos accioresse realizar con-secutivame¡te, ob!€rvaremOs qLe atejecutar La macropnm€rose minimna Excetuninstanteyd€spuésvuelve¿ cL por ron ro ro . Ls o no, ld.e pe rd q-e q- rdno sean necesarias, ya que cuando ejecutamos ta macrc,[d vertana ya se encuentra en estado normat, por Locuat tas boramos desde el Írismo editor.

lare(era rod'" ' . e l forn¿to -r ne' .ode acelp(ciord L l d l . p l L d d o l e e l p a . l o r d . r d 0 . 0 0 . L , ' & l ¿ e d t t r

que ésta es [a instrucción q!e reaLiza [a tarea de modj-fi cación del formato numérico.

Si guardanros Los cambr-os en e[ editor y votvemos aejecui¿r la macro veremos que ahora ya no efectúa ete\.raio (onpo.aniFlro ouF orovo ¿b¿ el ' r : r :ni_¿

nd, r i rdr d /e r .dr d de Lr-e por td e/; , te ! t de td5instruccio¡es qu€ acabanros d€ borrar.

W Comb¡nación de macros.Ejecución paso a paso

Es posibte que se fos presente ta necesjdad de crearuna macro f¡ás o menos complej¿ y e¡ [a que p¿fte delas accjones que reatr-za ya las tengamos imptementadas

Podriamos crear [a nueva macro desde cero, pero enesre c¿so lo qrF p¿'ére rd\ ' r . t rqe'rreq are o¡bi-nemos ta! que ya tefemos en una que realicetodas las

fo. ' lo de . lone1.o soto dispole¡ros de r la r a.ro, td-pong¿mos qu€ hemos creado otr¿ cuyo código pode-mos ver en la Figura 8.64.

de djálogo

Eí9. A,64. Código vA,\ de ]a segunda nacrc.

como su descripción indjca, ta finatidad de La macro esla de convertir e[ coLor de l¿ teira a rojo. Et códjgo esun poco más Largo que eLde [a primera nacioy contie-ne estructutas que metecen ser come¡tadas.

Las sentencias lú¿, selechb/r .Fant y End With, deü¡.]'itarlo quese conoce como estluctura rlr¿r. Todairstrucciónque se encuentre en su i¡teriory que comience por u¡punto ltevará la patabra Selec¿7bn. Fonf a [aizquierda deLpunto. De este modo obtenemos un código más Écit deleer y a [a vez escribir¡os menos códiqo. Como en r¡u-chas ocasiones las macros modifican propiedades deun mismo objeto, etuso de [a esfuctura !/i¿á aparececon bastante frecuencia e¡ sL códjgo.

las -st-L(cio-eq ' orte r id¿s de_ ro de ld err rL.ud, ' i ¡ Í nod frd I propieddde, de Ld [-e-Le de [a sete(-ció¡. Si ¡os fijamos, únicame¡te La úttjma instrucció¡hace referencja a una propiedad que se fe¡ere atcotor(Colonndu). tas otras establecen et tipo de fuente(rv¿r,e), estilo (¡orts0/le), tanaño (Sie), etc. DetodoeLLo podemos deducir que, como pasaba en la pdmeramacro, ahora tar¡biér hay instrucciones de Las quepodemo! p€scindil. De hecho podemos reducirtodo etcódigo de la estructura l{]t a:

Setection.Font.Co[orlndex = 3

Es acorsejabteetiÍrinartodas aquettas instruccionesin--"-e'dids d" l ,odiso yd q. eLo, -rer pL- sos.:obre.odo t ierpo, que per¿tr¿r nLest 'a ¿pl i (ar 'ó1. Er elr .so p'a-r i ,o / ,erenoi coro, orb| |dr vd ds r d, ros.

8. Hojas de (áNcu¡o: uso avanzado8.5 [4¿cros. Prog|amación bási.a

wmsmü{ü

ffi Panireno< oe un ibro de Í.bdjo oue te gd g db¿od' lds P"ober'''' r¡acros que deseanos combinar. de la Fi

EtaspeSe pide ra 8.66

crear una nacro que apLique un formato numérico con sepandorde r¡iLes y dos cifns decifiates a los datos seteccr'onados, y que

ÍltÍdtft üfl ll ffi ;¡tmrüfl t{rüfl \wm

os La ejecución de ta macro. Utiüzaremos et mismo |angolura 8.60. Lo seteccionamos y tecLeamos CtrL+!layús+C.:to det rango tras ta ejecución es e[ que nruestra [a Fjgu-

cambie eL cotor de La tetra a rojo.

La nueva Íracro debe ser ta combinación de Las macros FNU¡¡ yLETRAR0JA, vistas anteriormente, y ta guardaremos con et rombre C0i¡BINAR.

Una vez creada [a macro, La ejecutaremos pasodepurador de VBA.

Soluoón

Eig. 8.66. El rango tra.s la ejec.,tción de 1o naoo C0MBINAR.

ot¡aforma de ejecutarun macro, que permite comprobaretresuL-tado de ta €jecución de cada una de las i¡strucciones que tacomponen, es la denor¡i¡ada ejecución paso a paso.

Todos tos lenguajes de programación m0dernos ofrecen atprogramador un conjunio de utiLidades que le ayudan en [a identifica-ción y resotución de errores en elcódigo. Una de eLLas es ta posj'bilidad de ejecutarto instrucciór a instrucción, que es [a quevefemos ¿ cofrtinuació¡.

Para ello nos situamos en la barr¿ de hefiamientas yü¿/ol Ba5ic yhacemos cfic en elico'ro fjecutor nacroW.

Fn e. ( udoro oe d ; .ogo ¡4orro. sete(( ionamos l¿ m¿c-o Lol{Bf\Aoy a conti¡uación apretamos eL botón Prso o p450. Automática-mente se abre e[ editor de VBA y la pñmera instrucción de larnacro se muestra sombreada de amariLlo y con una flecha delnisno Lolor qre ta apLrta ( /éase ta Figura 8.6/) .

Fs-a' le( rd se. ldld el punto de eje(L( ión de (odigo, o aicl-o deotro r¡odo, apurta a [a inltrucción que va a serejecr.rtada cuando

Iniciamos ta grabación de La macro, La cual tendrá et métodoabreüado Ctrl+ltlayús+C,ye[ nombre C0l,4BINAR.

LJna vez empezada [a grabación apretaremos e[ jco¡o EJ?artar,r:acro ffi y en eL cuadro de diátogo ¡4r¡cm seteccionaremos Lamacro FNUl"l y ta ejecutaremos.

A cont inuaciór actuaremos deL mismo modo con ta macroLETMROJA.

Finatizaremos ta grabación de ta macro haciendo ctic €n etjconoDetener srobacíón M.

En [a Fjqura 8.65 podemos ver e[ código de [a nueva macro.

En este caso obsewamos que e[ códjgo se reduce a ia ejecuciónde ambas macros, r¡ediante !endas j¡strucciones Applirafrbr.Rrr,con [o que no podemos eLiminar n]nguna instrucción sobrante.

.l 06/14/rAc4 qu. saiüln.

lláÉ(e q!.¡.d. .r 09/10/e044¡.eúor tN¡J{ I' LETR,tRo,t,t

' . J .npro ! .x ls r rNU¡ l '".l.npro!. xr¡ r r,f lRAAo,lI{

r!J.hp1!!.xr! | LrrRl¡a¡r¡D

lDFllc.rlor,¡u¡¡DF¡le.r1o¡,¡u¡

Eí9. a.6a- Códígo de Ia rnaro C0 BINAR.fig. 8.67 , Aspecta iniclal de la ejecución paso a pas1

de la naúo CqI'IBINAR. ,'/,

F

8, ¡-iojas de €á{{r.¡lo: uso avar'lzado8.5 lMacro!- Pf ogf anración básic¿

Dicha orden vendrá d€finida pOr una acción det usuario que indi'cará si desea continLar ejecutando paso a paso o de gotpe, o siquiere finaüzar aqui Írismo l¿ ejecución.

tas diferentes opciones de ejecució¡ que disponemos las pode-mos observar en [a Figura 8.68, que muestra el contenido detmenú ,epu¡rció, deL edjtor de VBA.

Fijémonos en las opoones que tenemos:

Paso a paso por procedimr'entos: jgual que [a anteriorpero eneste caso no entG en las subrutinas o fu¡ciones sino que lasejecuta de üna s0la vez,

Paso a paso para safir: sjrve pala abando¡ar una subrutina ofunción y votver a b siguiente instrucción deL código pnncipat.

Paso a paso porinstrucciones: sirue para ir ejecuta¡do et código instrucción porinstfucción. En etcaso de que ta instruc-ción sea una Llamada a un¿ subrutina o funciór ertonces sedesptaza a su primera instruccióf.

6= peáFrcpdh4,Kb

l=PálNrcedps.dde Ha'c+8

r ! E # h ¡ b d ! u í

. Ejecutar hasta eLcursor:sive para avanzar la ejecuciór hasta[a instrucción en La que se encuenfa ei cuuor deltectado.

Nosotros ejecutaremos [a macro instrucción porinstrucción. Parairmás Épido ularemos ta tecla F8, que es elmétodo abreüado deejecucjón.

Por ianto, proseguimos La ejecució¡ paso a paso tecleando t8, yeL punto de €jecución se mueve hacja [a primera instruccjón eje-cut¿bte de la macro, que es [a que ltama a ia macro FNUltl.

S volve. lo. ¿ pJtsar F8 \e enos róro ros de'Dl¿7anos a la 0'-firera insirucción de [a macrc FNUI4 y las sucesivas pulsacjonesnos llevará¡ por el códjgo de La m¡ma hasta voLver a [a Í]acroCO14BlNAR.

Lo nismo pasará a continuación cor la macro LF|RAR0JA.

FinaLmente lLegaremos a ta úttima instrucción de la macro y atapretar F8 concluiá su ejecución.

E¡ e[ menú repüroci¡r exister otros eiemertos que pueden ser deutilidad. Así disponemos de u¡¿ opción para compitartodo et proyecto, que nos mostrará posiblesenores sintácticos en ettenguaje.

Lasección de inspecciór sjrve para visuaLizar en ti€mpo de ejecu-ción tos vatores de Las variabtes que h¿yamos definjdo en nuestlocódigo.

Los puntos de interrupción so¡ zonas detcódigo donde deseamosque et compilador se detenga para inspeccjonat por ejempLo, elvator de u¡a variabte, o cor¡probar las modificaciones sufridaspor la hoja de cátcuto hasia ese punto.

Por úttir¡o, con et etemento fstabLecer instrucción siguiente, tene-mos la posjbitidad de atterar et oden norm¿L de ejecucjón de tasirstruccio¡es de nuestras macros.

1sg9rytr!:ryYillo

sEig. 8.6A. llenú tepurcción del ed¡tat de WA.

{i[ lrogramacion basicaExcety VBA se comunican mediante una seie de órde-nF. e,pe. id A q-p lo, objeto, de L¡ceL ole(er ¿[ te--gu¿je para sertEtados por éste. EL co¡junto d€ órdenes recibe etnombrede bibLioteca o tibrería de objetos.

0tla5 apücaciones, como las jntegGdas junto a ExceLer vLrorot 0" "F ) P. tdnbie . d,porer de,. p.opialibrería de objetos y, por tanto, también pueden serprogramadas con VBA.

F"qosü(io p1 o. "r ter iore eje'rplos,óno Lx.eluhl iza eL lenguaje VBA para representar tas macros que tosusuarios crea¡ r¡ediante órd€nes deLtectado y et ntón.F\t¿,ol¿bo . . ión Iegd r;s dIdy pe .1 -e q-eetprogra-mador pueda hacercosas co¡ ExceLimposibtes de reali-zar desde Los mencionados dispositivos de eníada.

8, Hojas de cálculo: uso avanzado8.5 lr'lacros Programación b¿sic¡

Aunque VBA esté inteqrado dentro de Excel es un ten-guaje de programaoón comptetamenteindependiente,y por .¿rto todo dqLetto quá ap-e-rddros ¿ho'a L-'li-r . rdolO con Er(elro ' plede seMr p¿"¿ de\p-es redt i-zar todo tipo de apLic¿cjones en Visual Basic.

@ creación de func¡ones personalizadas

En et primer punto de La unidad didáctica conocimos etgr¿n número de funciones estándar que Excet posee,pero t¿noie r(o¡ leTaros aue, i e(1anoi algr rd e1tal-a 5ienp-e renero: La posibi idad de Droqr¿n¿r ¿no:0.-oq n 5f lot (ra¿ndo f uestf¿ pfopia fu 'rc ior

iüoerte nert" . pa d pooer al .arzar este ob_et vo ¿1-tes debemos tener un0s conocifiientos suficientes deVisuaL Basic. Si no es e[ caso, Lo mejor es acudi adlguno de los nu(hor 'bro' ed -¿dos sob-e este oop,tar Lenguale.

Nosotros ya sabenos suf ic iente VBA como paraalreverrosa cred -uesrra frnrór pe sonat izada. V odemostramos e¡ elsigujente caso práctico.

'd s¿be no, córo pode'nos L ear 'unc'oqe. pe sondLizadas para ExceL y además hemos aplendido aLgu¡acaracterísüca más del tenguaje VBA.

E[ camino que ¡os queda por recorrer para ser urosexperto! es todavía rnuy largo, pero [a nejormanera de

apre ,der un lerg. ¿ e oe Drogran¿cio-r, dl rg-dI qLe ette¡guaje natural, es practicar a[ máximo con é1.

Para finatizar e[ apartado dedicado a ta programacjónen VBA, y con él La unidad didádica, mostramos en [aTabta 8.2 Los princjpates tipos de datos que uüLiza eLlengudje, j l r io co r r ld oequer¿ F'(pl :cacrón de su . ;g-

Ta¡la 8.2. Pnnd¡a¡€r h¡rs de dotos que !üza wA.

r f f i t ' " 'Le

ca.o pnc, ico ap'erderenos a.c]e., - nr 'oles

'arfl oeno ral zadas por ". us-ario uti.'rando el l"nql¿je VBA

se pide

Crear una funcjón personatizada en VBA que aptique e[ teoremade Pitágoras sobre dos c¿tetos que se le pasan cor¡o parámetroLafunción deberá devotvereLvalorde ta hipotenusa reatizando e[cátculo qúe promulga etteorema. Djcho teOrema dice que si clyc2 representan los catetos de un triánguto rectánguto, ta hipo-tenusa deL mismo, represe¡tada por i¿ letla h, resulta de caLcuLarta raíz cuadrada de La suma delcuadrado de los catetos. Lafórmu-[a seria [a siguiente:

h = ̂ 1c1" +cf

Llamar a la función PTTAGORAS y, una vez creada, mostrarsu usoefr Excel.

sotución

Empezaremos por desplazarnos hacia e[edjtor de VBA. una formarápida puede ser hacer cLic en ellcoro Editor de Visuol Easic de Iaba¡ra de herramientas EI .

l jnavezen éLya p0demosempezara editarLa función en eLmódu-[o que eL editor proponga.

Mostramos una posibLe sotución en [a Fiqura 8.69 que Íemoscomentando a continuación,

F{oja: de cáleulcl; u$* *saflaad$8 5luacr¡s. Pf¿gr:r1a.iDn b¿5 c¡

tig. 8.69. Una posible Jona de ptogtonot lo fundón PIAGAPAS.

La primelay úttjrn¿ tíneas detcódigoya nos muestran novedades.Er este caso en Lugarde ta paLabra dave 5rá aparece Furctior, yaq. e er este , aso e ldno, es' r ib erdo r r¿

- . c io , v ro ur ¿

subiutina. Ya cofientamos q!e [a diferenc]a entre ambas estribae¡ qu€ [a función devuelve un vator y [a subrutina no.

otra novedad qu€ aport¿ la primera línea es ta existencia d€ tosa.gunefios catetol y cateta2, Los algumentos siwer para pasarvalores a [a función. E¡ nuestro c¿so necesitamos decirte a lafLrción PiTAG0RAS cuáLes son los catetos que debe operar pancalcutar La hipotenusa det triánguLo. ¡4ás ¿delante veremos queser€mos nosotros mismos Los que daremosvalor a los aryumertoscuando ttar¡emo! a ta función desde Excet.

A cofti¡uación encontramos to! comeftanos que h€mos quendoponera [a funciónyque, como siempre, no modif ican en absotuto[a tare¿ que ésta reatiza. Las cuatro úttimas insirucciones antesdeliral de f!nció¡ son las que reaLizan los cálcutos solicitados.

Las dos pimeras obtiene¡ eLcuadrado de cada u¡o de los catetos,atmacenándotos en fas vadables ten'porales mt1-oLz y catz ol 2.Una variabte es un eLemerto del Lenguaje que es capaz de atmace-d r r . ¿ . o r q L ! e l e d d n e d r a r . e u r d , e i e . d d p - g b o .

Este tipo de sente¡cias siguen etsjguie¡te patró¡: variabte =vatorDor Ld r.o estas dos irgrrL(. 'ore9 .o ' do' "e rpr- 'as d" asig ra-ción, dIiguaI que las dos restantes. La tercera atmacena en otrava¡abte temporal ta suma del cuadrado de tos catetos.

tlnción q¡&úda er oal$/¡001 que

F¡r¡o@¡s -_sq; 13lMr _ _

Para inalizar, comentar que estas cuatro instrucciones hubiesenpodido resumise en una única y targa irstrucción, pero que toler0s le(ho de err¿ 'o,r '¿ pa a rayor cl¿ndad del (ód;go.

Ahord que y¿ conocemos Las intenondades de ta función PITAGoRASpasemos a ver cómo podemos utjüzarta er Excet, Para etto guaÉdamos Los cambios reaüzados en eL editor de VBA y cenamos tave¡tana, Antes que ¡ada hemos de introducir un vator para toscatetos. En nuestro caso ponemos un 5 para eLpñmero (celda C3)

A contjnuación nos situanos en [a cetda C6 de [a hoja de cátcutoy hace mos cLic en ef jcon o -¡r settat función :ll, situa¿o en t, zana

En elcuadro de diátogo Jrs€ddrfuroón seteccioramos ta catego-ña de furciones Defnidas por el usuorb y €n et cuadro de setec'ción de funciones buscamos una que se LLame PITAG0RAS (estánordenadas aLfabéticamente). La seleccionamo!y puBam0s et bo

Entonces debe aparecer et cuadto de üáIosa Arsumentos de funció, que presentará dos recuadros donde hemos de i¡dicar eLva-tor de cada ufo de tos argumentos de La funcjón, o to que es lomismo, de los catetos, Recordemos que en nuestro caso tenemoslos valores de Los catetos e¡ las celdas C3 y C4 respectivame¡te,y por tanto son €stos dos nombres de celda to que hemos deponer en los respectivos recuadros (véase La Figula 8.70).

si nos fijamos en [a figura podemos ver que aparece eL resuttadode ta fu¡cjón pafa losv¿lores actuaLes. Si estamos deacuerdo conellos confimamos co]r e[ botó¡ ,4cepfor y, et contenido de lacelda C7 nuesira e[ resultado de La funció¡.

Por últino, [a cuaña instrucció¡ calcuta la níz cuadrada de lav¿riabte temporal süm¿, mediante la firncjón Sqr. Dicho cátcutoserá el que devotverá la furcjón, ya que si nos fijamos, e¡ estainstrucción le asignamos el rcsuttado del cátcuLo a una supuesta

variabLe cuvo nombre es idéntico a[ de [a f!rción actua[. Estaes [a forma qu€ uüliza VBA y otros terguajes para i¡dic¿r Aspecto del c'radro de diólogo dande se introducen

las valotes de los aryunentas de la funcíón PITAG9MS.cuál es et resuLtado que devuelve u¡a fu¡ciór.Fig. 8.70.