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myCRMweb - Manual Avanzado

©2011. SAI, S.L. www.mycrmweb.com

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ÍÍnnddiiccee

1. CAMPAÑAS ____________________________________________________________ 5

2. ENLACE CON OFFICE __________________________________________________ 7

2.1 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN _______________________________________ 7

Requisitos del Sistema _______________________________________________________________ 7 Prerrequisitos de Instalación _________________________________________________________ 7 Instalar el Enlace ____________________________________________________________________ 7

Desinstalar el Enlace _________________________________________________________________ 8

2.2 TRABAJAR CON EL ENLACE DE OFFICE ____________________________________ 8

Configurar el Servidor MyCRMweb ____________________________________________________ 8 Identificación ________________________________________________________________________ 9

Insertar Datos de Campos en el Documento _________________________________________ 10

2.3. MANEJAR LAS PLANTILLAS_______________________________________________ 11

Guardar las Plantillas de correo _____________________________________________________ 11 Crear Documentos de Mailing _______________________________________________________ 12 Crear documentos de mail merge ___________________________________________________ 12 ERRORES ___________________________________________________________________________ 12

PROBLEMAS CONOCIDOS ___________________________________________________________ 13

3 Plantillas de Comunicación __________________________________________ 15

3.1 Plantillas de Email _________________________________________________________ 15 3.1.1 Cómo crear una plantilla ______________________________________________________ 15

3.2 Plantillas de Mailing _______________________________________________________ 17 3.2.1 Cómo crear una plantilla de Mailing ___________________________________________ 17

4. PRODUCTOS __________________________________________________________ 19

3.1 Introducción al Catálogo de Productos __________________________________ 19

3.2 Nuevos Productos _________________________________________________________ 20

5. TARIFAS ______________________________________________________________ 21

5.1 Introducción _______________________________________________________________ 21

5.2 Nueva Tarifa _______________________________________________________________ 22

6. PROVEEDORES _______________________________________________________ 24

6.1 Introducción _______________________________________________________________ 24

6.2 Nuevo Proveedor __________________________________________________________ 25

7. PEDIDOS _____________________________________________________________ 27

7.1 Introducción _______________________________________________________________ 27

8. ORDENES DE COMPRA _______________________________________________ 29

8.1 Introducción _______________________________________________________________ 29

8.2 Nueva Compra _____________________________________________________________ 30

9. FACTURAS ____________________________________________________________ 33

9.1 Introducción _______________________________________________________________ 33

9.2 Nueva Factura _____________________________________________________________ 35



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10. BASE DE CONOCIMIENTO __________________________________________ 37

10.1 Introducción ______________________________________________________________ 37

10.2 Nueva entrada de Conocimiento ________________________________________ 38

11. MARQUESINA DE ANUNCIOS ______________________________________ 39

11.1 Introducción ______________________________________________________________ 39 Programador de Notificaciones ______________________________________________________ 39

11.2 Notificaciones de Inventario ____________________________________________ 40

12. INDICADORES ______________________________________________________ 41

12.1 Introducción ______________________________________________________________ 41

13. INFORMES __________________________________________________________ 43

13.1 Introducción ______________________________________________________________ 43

13.2 Generar Nuevos Informes _______________________________________________ 44

12. 2 Editar un Informe _______________________________________________________ 49

13. 3 Creación de nuevas carpetas de Informes _____________________________ 51

14. RSS __________________________________________________________________ 53

15. MIS WEBS ___________________________________________________________ 55



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1. CAMPAÑAS En este módulo se almacena toda la información relacionada con las campañas que lleva a cabo su empresa. Inicialmente se mostrará un listado tal y como se visualiza en la siguiente imagen:

Al igual que ocurre en el resto de los módulos, si quiere ver información más detallada de una determinada campaña, tan sólo ha hacer clic sobre el nombre de la misma. Se abre entonces una pantalla como la que se muestra a continuación:



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Otra información relacionada con las Campañas, es la siguiente:

Este botón permite añadir de una sola vez todos los contactos o referencias de una vista que se haya generado previamente y seleccionada desde el desplegable o incluso añadir todos los que haya en el sistema (dependiendo de la opción elegida)



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2. ENLACE CON OFFICE

2.1 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN

Requisitos del Sistema

� Hardware: x486 con 256 MB RAM o superior con un mínimo de 100 MB espacio en disco.

� Sistema Operativo: Windows 2000/XP/2003/Vista/ Windows 7..

� Software: Microsoft Word 2000/2003 (Ingles o Alemán) e Internet Explorer 5.5.

Prerrequisitos de Instalación

� Debe ser usuario Administrador y tener privilegios en el sistema.

� Ha de tener un login válido para conectar el MyCRMweb con Microsoft Word

� Antes de instalar el enlace, ha de tener instalado en su ordenador el Microsoft Word.

Instalar el Enlace

1. Descargar el Plug-in desde:

http://www.sai.es/index.php/ver-detalles/b.-mi-crm-web/176-enlace-ms-office-5.0.4.html

2. Hacer un doble clic en vitger_Office_Plugin_5.0.4.exe en el directorio donde se ha descargado el archivo.

3. En la opción de vtiger CRM Office Plug-in Setup, haga clic en el botón Next button para empezar el proceso de instalación.

4. En la opción de License Agreement, leer el acuerdo de la licencia y hacer clic en el botón de I Agree si acepta las condiciones de la licencia

5. En la opción de Language Selection, seleccione el lenguaje y haga clic en el botón Next.

6. En la opción Choose Destination Location, busque el directorio en el cual desea instalar el Plug-in y haga clic en el botón Next.

7. En la opción Start Copying Files, haga un clic en el botón Next para empezar la instalación. Esta instalación puede durar varios segundos.

8. Hacer clic en el botón de Finish para completar la instalación.



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Desinstalar el Enlace

1. Detener la ejecución de Microsoft Word si se está ejecutando.

2. Ir al Panel de Control, y hacer un clic en el icono de Añadir o Borrar Programas.

3. Seleccionar vtiger Office Plug-in y hacer clic en Quitar. Este proceso puede durar varios minutos

2.2 TRABAJAR CON EL ENLACE DE OFFICE

Usted puede usar este enlace para crear plantillas de correo, catálogos, etiquetas para mandar por correo, y todo ello utilizando las cuentas y los campos de la base de datos de los contactos del MyCRMweb.

Puede realizar las siguientes operaciones en Microsoft Word usando el enlace para Office:

- Configurar el Servidor de CRM

- Salir fuera del CRM

- Insertar un campo específico de la base de datos de CRM en un documento

Configurar el Servidor MyCRMweb

Primero tiene que establecer una conexión entre Microsoft Word y MyCRMweb para desplegar los campos del banco de datos relacionado a los referencias, contactos y cuentas en Microsoft Word.

Para configurar el servidor de MyCRMweb:

1. Iniciar Microsoft Word. 2. En Microsoft Word, pulse el botón de Configuración del menú de MyCRMweb.

En la opción de Configuración bajo la sección, introduzca los siguientes detalles en el servidor MyCRMweb:

� Nombre de usuario: Introduzca el mismo nombre de usuario que al acceder al MyCRMweb

� Password: Introduzca la contraseña para ese usuario.

� Host Name: Introduzca el nombre del servidor donde se está ejecutando.



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3. En la opción de Configuración de vtiger CRM – bajo la sección de vtiger Configure Proxy to access vtiger via Internet introduzca los siguientes detalles:

� Seleccione la opción de conexión directa a Internet si está conectado directamente al MyCRMweb

� Seleccione la configuración manual del Proxy si está conecta al a través de Proxy. Introduzca los siguientes detalles:

- Dirección IP: Escriba el nombre o número de dirección IP del servidor Proxy.

- Puerto: Escriba el número de puerto.

- Proxy User Name: Escriba el nombre de usuario para acceder a Internet.

- Password: Escriba el password para ese usuario.

Identificación

Deben autentificarse los detalles de su login para usar en enlace con Microsoft Word.

Para entrar y salir de CRM

• Clic en Sign In para entrar en MyCRMweb.

• Clic en Sign Out para salir de MyCRMweb.



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Insertar Datos de Campos en el Documento

Usted puede crear una plantillas de correo que usen los campos de la base de datos de para referencias, contactos, Cuentas…, para que pueda crear rápidamente documentos de MyCRMweb. Una vez se creen los documentos, pueden ser guardados localmente o remotamente. Usted puede crear documentos imprimibles mediante el MyCRMweb en línea.

Insertar campos de la base de datos en documentos

1. Iniciar Microsoft Word en Inicio >Todos los programas >Microsoft Word .

2. En la ventana de Microsoft Word, crear un Nuevo documento desde el menú Archivo > Nuevo.

3. En la nueva caja de diálogo, seleccione un Documento en Blanco o una de las plantillas de otras etiquetas.

4. En la nueva caja de diálogo, seleccione el Documento y haga clic en OK .

5. En la misma ventana, haga clic en el menú de vtiger CRM > Insertar Campo.

6. En la opción de vtiger CRM - Insert Merge Fields, siga el siguiente procedimiento:

I. Ponga el cursor en el lugar deseado del documento.

II. En la sección Choose Field Type section, seleccione uno de los tipos de campos (Contactos, Cuentas,…).

III. Escoja el campo a ser insertado en la sección Select merge field to insert. Puede seleccionar múltiples campos pulsando el botón de los campos a ser insertados.

IV. Una vez seleccionados los campos, clicar en el botón de Insert. Puede seleccionar campos y ser insertados en el lugar donde tenga el cursor. Siga el mismo procedimiento hasta que haya completado la plantilla de correo

7. Una vez completado el documento, salvarlo con la extensión *.dot (plantilla de documento).



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2.3. MANEJAR LAS PLANTILLAS

Después de crear las plantillas de correo creadas en Microsoft® Word® insertando los campos específicos de la base de datos del MyCRMweb, guarde la plantilla de correo en el servidor de MyCRMweb. Después, los usuarios podrán empezar a usar estas plantillas y pueden crear documentos fusionando los datos relacionados con clientes como cuentas, contactos…

Una vez creados los documentos, éstos pueden ser guardados en su propia máquina o pueden estar disponibles en el servidor, para darles un uso público. También podrá enviar estos documentos a sus clientes.

Guardar las Plantillas de correo

Después de crear la plantilla de correo en Microsoft® Word®, guárdelo en MyCRMweb para que los usuarios puedan añadir sus datos de los cliente en dicha plantilla y crear los documentos.

Almacenar las plantillas de correo

1. Acceda al MyCRMweb con un login de administrador válido. Por favor, salte esta sección si usted no es Administrador del Sistema.

2. Seleccione la opción de Configuración

3. En la página de Inicio, bajo la sección Plantillas de comunicación, hacer clic en Plantillas de Mail Merge

4. En la página de Plantillas de Mail Merge, clickar en el botón de Nueva Plantilla.

5. Rellenar los campos que se indican a continuación:



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• Module: Seleccione Referencias, Cuentas, Incidencias o Contactos. • File Name: Busque el nombre de la plantilla de mail merge creada • Description: Especificar comentarios adicionales.

6. Clic en el botón de Procesar Archivo.

Crear Documentos de Mailing

Usted puede crear documentos de Word con datos de MyCRMweb tales como cuentas, contactos,….

Ha de tener Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior y Microsoft® Word® 2000/2003 en su máquina para poder visualizar los documentos de mail merge.

Mientras crea la plantilla de Mailing, le aparecerá un mensaje de seguridad desplegado en su Internet Explorer, debido a que el archivo vtigerCRM.cab puede ser descargado en su servidor de MyCRMweb.

Pulsar el botón Yes para descargar el archivo vtigerCRM.cab. Mientras no podrá crear otras plantillas de Mail Merge

Crear documentos de mail merge

1. Logarse en MyCRMweb con un login válido.

2. Seleccione un contacto, cuenta o referencia que necesite dentro de su modulo correspondiente.

3. En la página de la cuenta, contacto o referencia, seleccione la plantilla que desee dentro de la lista que se desplegará.

4. Hacer clic en el botón Fusión.

5. Ahora ya puede salvar localmente o imprimir el documento.

ERRORES

Mensajes de error mientras crea la plantilla de Mail Merge: Esta característica necesita IE 5.5 o superior parar Windows en Microsoft Windows 2000, Windows NT4 SP6, Windows XP.

El mensaje de error anterior se desplegará si usted está usando el MyCRMweben un navegador que no sea Microsoft IE 5.5 o anterior.



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PROBLEMAS CONOCIDOS

� Un usuario con privilegios puede acceder al enlace de Microsoft Word a MyCRMweb. Las características de autentificación no están implementadas en vtiger Office Plug-in 4.2. se aconseja a los usuarios de MyCRMweb que no expongan su CRM a Internet.

� Mensaje de error durante la instalación: Primero llame a regDBCreateKeyEX. Amablemente este mensaje de error se ignorará.

� No puede usar el Enlace a Office con otros buscadores web que no sea Microsoft Internet Explorer.

� Mensaje de error mientras crea el documento mail merge: vtiger CRM no puede descargar la plantilla. El mensaje del error anterior se desplegará, si el valor para " $site_URL " en el archive config.php presente en <vtiger CRM Home> no están configurados correctamente. Indique el número exacto del Puerto al servidor donde MyCRMweb se está ejecutando



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3 Plantillas de Comunicación En este módulo de la Configuración del sistema, se podrán crear tanto plantillas de Emails, como de Mail Merge, crear notificaciones.

3.1 Plantillas de Email Permite la creación de plantillas que posteriormente podrán ser utilizadas tanto en el envío de un correo electrónico ordinario como en el envío de Emails masivos.

3.1.1 Cómo crear una plantilla Después de hacer un clic en el botón [Nueva Plantilla] (ver imagen anterior), se abre una nueva pantalla como la que se muestra a continuación:

Inicialmente se mostrará un listado con las plantillas creadas con anterioridad, dando la opción de añadir una nueva



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En la sección de “Mensaje” es donde se escribirá el texto de la plantilla que se desea crear, de manera que se pueden añadir campos de la base de datos para que cuando se envíe un email con esta plantilla, ésta se personalice con los datos correspondientes del destinatario. Ejemplo:

Apreciado $contacts-salutationtype$, A partir del 1 de Enero del 2007, nuestra nueva dirección será: SAI C/Rosselló, 13 08190 Sant Cugat del Vallés (Barcelona) El nuevo teléfono será 902 14 13 12, un número fácil y sencillo para recordar de forma rápida cada vez que tenga que ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de poder seguir sirviéndole desde la nueva dirección con la misma atención que le hemos dispensado hasta el momento. Atentamente (nombre) (cargo)

Cuando se envíe esta plantilla, el campo señalado en negrita será sustituido por el valor correspondiente del contacto al que va dirigido dicho e-mail.

� Público: la plantilla será visible para cualquier usuario

� Personal: sólo podrá ver la plantilla el propietario de la misma



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3.2 Plantillas de Mailing Permite la creación de plantillas de Mailing creadas mediante el enlace de Office con MyCRMweb.

3.2.1 Cómo crear una plantilla de Mailing Para poder realizar esta acción, es necesario tener instalado el enlace con MS Office. Una vez se ha hecho clic sobre el botón de [Añadir Plantilla] se abre una nueva ventana como la que sigue:

Inicialmente se mostrará un listado con las plantillas de Mailing creadas con anterioridad, dando la opción de añadir una nueva

Módulo al que está asociada la plantilla

Hay que localizar la dirección donde está ubicado el archivo de plantilla



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4. PRODUCTOS

3.1 Introducción al Catálogo de Productos MyCRMweb utiliza el término “Producto” para referirse a cualquier tipo de mercancía, producto, servicio u operación que puede ofrecer y vender su compañía.

Si hacemos doble clic sobre el nombre del Producto, veremos toda su información de forma más detallada:

Estando en un determinado producto, se puede crear un nuevo presupuesto, factura, pedido o compra, de manera que toda la información del producto actual, se transfiere de manera automática al módulo de la operación seleccionada.



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Si hace un clic sobre la pestaña de “Más Información”, puede ver toda la información asociada a un determinado producto:

3.2 Nuevos Productos

Para crear un nuevo producto, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:



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5. TARIFAS

5.1 Introducción MyCRMweb ofrece la posibilidad de trabajar con un número ilimitado de diversas listas de precios, también llamadas TARIFAS. Esto es muy provechoso, por ejemplo, si su empresa tiene diversos tipos de clientes que requieran una tarificación diferente.

Para ver información con más detalle de una tarifa, al igual que en el resto de los módulos, basta con hacer doble clic sobre el nombre de la tarifa deseada. Se visualiza entonces la información siguiente:

La información que encontraremos en la pestaña de “Más información” será la relativa a los productos que formen parte de dicha tarifa, pudiendo en todo momento añadir más productos o servicios mediante los botones de [Seleccionar Producto] o [Seleccionar Servicio], editar los que ya pertenecen a la tarifa o incluso eliminar aquel que ya no interese que pertenezca a la tarifa.



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5.2 Nueva Tarifa

Para crear una nueva tarifa, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

Una vez rellenados estos campos y tras pulsar el botón de [Guardar], aparecerá una nueva pestaña de “Más Información” en donde puede ir añadiendo los productos y/o servicios que formarán parte de la tarifa creada:

El precio que figura en el campo “Lista de Precios” es solamente

válido para esta tarifa de precios.

El precio unitario que aparece en esta lista, es que tiene asignado el artículo

de manera genérica.



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Importante : Solamente los productos activados están disponibles para la selección. Si no ve un producto en la lista de la selección, debe comprobar el estado de dicho producto abriendo los detalles de este producto.

Después de pulsar [Seleccionar Producto] o [Selecionar Servicio]

Sólo los productos marcados se incluirán en la Tarifa

Aquí se indica el precio que tendrá el producto para esa tarifa



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6. PROVEEDORES

6.1 Introducción MyCRMweb permite incorporar un número ilimitado de proveedores que proporcionan mercancías o servicios a su empresa o a sus clientes.

Para ver la información más detallada del proveedor, hacer doble clic sobre el nombre del mismo y se visualizará una pantalla como la siguiente:

Si pulsa en la pestaña de “Más información”, se muestra toda la información asociada a dicho proveedor, tal y como muestra en la siguiente imagen, de manera que puede saber en todo momento los productos y/o servicios que dicho proveedor suministra a su empresa o clientes así como los contactos y correos electrónicos asociados:



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6.2 Nuevo Proveedor

Para crear un nuevo proveedor, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

Una vez rellenada la información básica, debe ir a la pestaña de “Más información” para

terminar de cumplimentar todos los datos. Pulse el botón [Guardar] para almacenar los datos del nuevo proveedor en su sistema.



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7. PEDIDOS

7.1 Introducción Los Pedidos son órdenes que recibe de sus clientes. Tales pedidos de productos o de servicios se presentan generalmente como una copia de papel recibida por fax o correo.

Nota: Para incorporar Pedidos en su sistema de CRM ha de tener almacenados previamente los servicios y/o productos asociados a dichos pedidos en su catálogo de productos.

Para ver la información detallada de un determinado Pedido, tan sólo hay que hacer un doble clic sobre él. Se muestra entonces una pantalla como la siguiente:



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Para ver toda la información asociada que tiene un pedido, deberemos hacer un clic sobre la pestaña de “Más Información”:



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8. ORDENES DE COMPRA 8.1 Introducción MyCRMweb le apoyará en la compra de productos o servicios. Esto puede ser útil si tiene que pedir algo para satisfacer una orden de compra. Antes de incorporar cualquier órden de compra ha de tener toda la información referente al proveedor almacenada en el sistema. También ha de tener los productos y/o servicios que se comprarán en tu catálogo de productos.

Para ver en detalle toda la información relativa a una determinada compra, bastará con hacer doble clic sobre la misma:



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Para ver más información detallada referente a la compra, hacer un clic sobre la pestaña de “Más Información”:

8.2 Nueva Compra

Para incorporar una nueva orden de compra, pulse el botón de añadir ( ) del propio menú rápido.



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Otra opción es la de hacer un clic sobre el botón de [Añadir Compras] en la opinión del detalle de un Proveedor (Inventario > Proveedores). Usando esta opción el CRM transferirá la

información del proveedor a la nueva compra automáticamente.

En ambos casos, la nueva pantalla que aparecerá para introducir la información de la nueva Compra será la siguiente:



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9. FACTURAS 9.1 Introducción Puede utilizar el sistema MyCRMweb para crear facturas de clientes. Para ello, deberá ir al menú de Ventas > Facturas. Desde allí podrá ver todas las facturas que se hay almacenadas en el sistema:

Si quiere ver información detallada de la factura, tan sólo hace falta hacer doble clic sobre la misma:



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Para ver toda la información asociada a una determinada factura, debe hacer un clic sobre la pestaña de “Más Información”:



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9.2 Nueva Factura

Para incorporar una nueva Factura, pulse el botón de añadir ( ) del menú rápido.

Aparece entonces una nueva pantalla como la mostrada en la siguiente figura, en la que deberá cumplimentar toda la información relativa a la nueva factura que desea emitir:



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10. BASE DE CONOCIMIENTO 10.1 Introducción El sistema de MyCRMweb le ofrece la posibilidad de tener una base de conocimiento (con todas aquellas preguntas frecuentes). Este módulo está directamente relacionado con los “tickets” de incidencias que abren sus clientes a través del portal. La Base de Conocimiento guarda la información relacionada con todas aquellas preguntas que se realizan con más frecuencia junto con sus respuestas. Puede utilizarla, por ejemplo, para lo siguiente:

• como base de conocimiento para informar a su cliente sobre su producto, servicios o procedimientos

• para sus empleados, para tenerles informados sobre ciertos procedimientos internos de su negocio

• para su personal de servicio, para poder valorar los mejores procedimientos de ayuda a los clientes

El listado principal que se verá en este módulo es como el siguiente:

Para ver la información de una determinada entrada, hacer un doble clic sobre ella. Se abre una nueva pantalla como la que se muestra a continuación:

Producto sobre el cual se hace la pregunta frecuente.



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10.2 Nueva entrada de Conocimiento

Para incorporar una nueva entrada de conocimiento, pulse el botón de añadir ( ) del propio menú rápido. Visualizará entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

Nota: Las entradas de la Base de conocimiento también se pueden ver en la pestaña de “Más Información” del cliente al que está asociada. Solamente las entradas con el estado “publicado” serán visibles.

En esta lista desplegable se seleccionará la categoría a la que pertenece dicha entrada. Esta lista es configurable por el administrador del sistema.

Estado en el que se encuentra la pregunta. Se recomienda que se vaya actualizando según vaya variando su estado.



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11. MARQUESINA DE ANUNCIOS

11.1 Introducción Dentro del menú “Configuración” encontramos el módulo de edición del anuncio de la marquesina representado por este símbolo

Si entramos en el módulo aparecerá la pantalla en la que podremos insertar el anuncio

Programador de Notificaciones Muestra una lista de todas las notificaciones que se activaran automáticamente cuando ocurra el correspondiente evento. Su función es avisarnos de la ocurrencia de un determinado suceso.

Estas notificaciones son estándar, pero permiten la opción de modificar el contenido del mensaje que envían y cambiar su estado (Activa / Inactiva).



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11.2 Notificaciones de Inventario Muestra una lista de las notificaciones que se envían al proveedor del producto con respecto a la demanda y a la cantidad actual disponible durante la creación de un presupuesto, de una Orden de Venta o de una Factura

Si hace un clic sobre cualquiera de las notificaciones existentes, puede modificar el asunto y contenido de la misma:



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12. INDICADORES

12.1 Introducción Los Indicadores son una herramienta en la cual se incluye una representación gráfica de las ventas y mantienen datos relacionados según lo almacenado en el sistema de CRM.

Puede cambiar entre diversos tipos de informes y visiones de los mismos. Algunos informes permiten modificar el período así como el tipo de datos incluidos. Para ello, pulsar el botón de [Editar] que se encuentra en la parte inferior derecha de la gráfica para modificar los ajustes.

Listado de los diferentes tipos de indicadores que podemos visualizar

Indica la gráfica que se muestra dentro del tipo de Indicador seleccionado

Los gráficos se pueden ver en forma de lista o bien visualizar varias gráficas a la vez



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Un ejemplo de los indicadores que puede encontrar es el mostrado en la figura siguiente:



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13. INFORMES

13.1 Introducción Puede conseguir un informe de casi cualquier dato almacenado en su sistema de CRM desde el menú Análisis > Informes:

Crear Informe

Crear Nueva Carpeta

Mover Informe

Eliminar Informe



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El CRM te ofrece un generador de informes, así como un diseñador de los mismos.

� Generador de informes: El generador de informes le provee de los informes que puede ver en la pantalla y le permite la opción de poder importarlos como archivos pdf o Excel.

� Diseñador de informes: El diseñador de informes permite que seleccione los datos que quisiere ver en un determinado informe. El CRM viene con una amplia selección de informes estándares según lo ilustrado en la figura anterior. Cada uno de estos informes pueden ser generados de dos formas distintas:

− Informe tabular: Los informes tabulares son la manera más simple y más rápida de conseguir un listado de sus datos.

− Informe sumario: Los informes sumarios permiten que vea sus datos junto con los subtotales y otra información sumaria.

13.2 Generar Nuevos Informes

Para generar un nuevo informe, se han de seguir los siguientes pasos:

1. Ir al menú de Análisis > Informes:

2. Debe indicar el módulo al que pertenecerá el nuevo informe haciendo un clic sobre el nombre de dicho módulo:

Para crear un nuevo informe, puede hacer clic en cualquiera de estas dos opciones



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2. Se abre una nueva ventana como la siguiente:

Una vez rellenados todos los campos, pulsar el botón de [Siguiente]

3. En la siguiente ventana, debe indicar con qué módulo desea relacionar el nuevo informe:

Damos un nombre al nuevo informe que se va a crear

Seleccionamos una carpeta de entre todas las de la lista en donde queremos que se ubique el nuevo informe

Si lo desea, puede añadir una breve descripción para indicar el contenido del informe

Diferentes módulos con los que puede relacionar un informe



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Una vez hecho esto, pulsar el botón de [Siguiente].

4. En este punto debe indicar cómo desea que se muestre la información.

a) Formato Tabulado: le permite poder realizar agrupaciones de los datos b) Resumen del informe: le permite añadir ciertas operaciones con los campos numéricos

que existan en los módulos que haya seleccionado.

a) Formato tabulado: a1. Si ha elegido esta opción, al pulsar en el botón de [Siguiente] le ventana mostrada a

continuación, en la cual deberá ir añadiendo aquellos campos que desee visualizar en el informe. Para ellos deberá seleccionar el campo deseado de la lista Campos Disponibles, pulsar el botón de [Añadir] e inmediatamente dicho campo aparece en la lista de la derecha llamada Campos Seleccionados.

Con estos dos botones puede modificar el orden en el que desea aparezcan los campos en el informe.

Elimina un campo de los seleccionados con anterioridad

En este tipo de informes, el punto 5 de la Creación no se realiza, por lo que se pasa directamente al punto 6: Cálculos.



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a2. Debe elegir de entre todos los campos numéricos que existan en los módulos

seleccionados con anterioridad, qué operaciones desea que se realicen con ellos para que también sean mostradas en el informe:

a3. Por último, tan sólo debe indicar si desea aplicar algún filtro al informe diseñado para mostrar sólo la información que más le interese:

Basta con marcar las operaciones que desea realizar con los campos mostrados

En esta parte se mostrarán todos los campos numéricos existentes en los módulos seleccionados del informe

Puede utilizar unos los filtros ya existentes en el CRM o bien puede personalizar uno según sus necesidades.



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a4. Cuando haya realizado este paso, tan sólo deberá hacer un clic sobre el botón [Terminado] para que su informe se visualice en pantalla (tal como se muestra en el ejemplo de la siguiente imagen):

b) Resumen del Informe:

Lo que diferencia esta opción de la explicada en el apartado a), es que si marca este modelo de Informe se podrá realizar, no sólo operaciones con los campos numéricos que existan en los módulos relacionados, sino que también se podrá agrupar la información según los campos que desee (en un máximo de tres niveles). Por lo tanto los pasos 1, 2, 3 ,4 y 6 de la Creación serían idénticos en los explicados en el apartado a).

Estos son todos los campos numéricos que existen en el informe del ejemplo. Como se puede apreciar, se muestra una tabla con el resultado de las operaciones realizadas con dichos datos: suma, promedio, valor más bajo y valor más alto

El informe puede ser exportado bien a PDF, bien a EXCEL o bien puede ser impreso.



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En el paso 5, es donde se debe indicar por qué campo desea agrupar la información y si desea un orden ascendente o descendente de los mismos:

Un ejemplo del resultado de un informe creado en modo Resumen, es el mostrado en la figura siguiente:

12. 2 Editar un Informe

Para modificar un informe se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Se hace un clic sobre el nombre del informe que se desea modificar:

En el informe se nos indica si hay o no algún filtro seleccionado

Total de registros encontrados que cumplan las condiciones especificadas



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2. Aparece una nueva ventana como la que sigue:

3. Al hacer clic sobre el botón de [Personalizar Informes], la nueva ventana que se abre es la misma que la visualizada cuando se genera un nuevo informe (Ver la sección correspondiente a Generar Nuevos Informes)

Precaución: El sistema MyCRMweb no controla si hay o no espacio disponible para poder realizar un pdf apropiado. Si selecciona demasiadas columnas puede ser que no consiga una exportación útil del pdf.

Nota: Diseñar un informe puede ser una tarea muy compleja. Debes comenzar con un informe muy simple y controlar sus resultados con frecuencia antes de que comiences a utilizar funciones del filtro.

Hacemos un clic en este botón para poder modificar el informe.

En esta parte se muestran los resultados del informe tal y como está diseñado originalmente.



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13. 3 Creación de nuevas carpetas de Informes

Para crear su propia carpeta de informes debe hacer un clic en el icono de [Crear nueva carpeta]

( ). Aparece una nueva ventana (ver figura) en la que puede indicar tanto el nombre que

desea darle a la nueva carpeta como una breve descripción de lo que en ella se almacenará.

Podrá utilizar esta carpeta creada para almacenar y modificar sus propios informes. La nueva carpeta será mostrada junto con el resto de carpetas en el menú de Análisis > Informes.

Si lo desea, también puede mover un informe de una carpeta a otra usando el siguiente icono del menú rápido ; o bien eliminarlos definitivamente mediante el icono .



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14. RSS

Las RSS se utilizan para muchos propósitos, incluyendo la comercialización o cualquier otra actividad que implique actualizaciones o publicaciones periódicas. Muchas corporaciones están utilizando las RSS para mostrar sus noticias, substituyendo la distribución del email y del fax.

Los usuarios de MyCRMweb pueden tener constantemente noticias actualizadas sin necesidad de tener que buscarlas. El sistema de CRM proporciona en esta herramientas un menú de RSS donde se pueden visualizar un listado RSS, y puede añadir cualquier artículo actualizado que encuentre. Podrá buscar la Web con las RSS que esté interesado en mostrar. Cada entrada de RSS tiene una dirección única similar a las URL´s de la web.



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15. MIS WEBS

Puede ligar a MyCRMweb otras páginas web que sean de cualquier interés para su negocio. Los usuarios no necesitan dejar el sistema de CRM para poder visualizar estas páginas web. Puede utilizar esta función por ejemplo para mirar clientes importantes, su propio Website, o las páginas Webs de sus competidores.

Para añadir una página web, ir al menú de Herramientas > Mis Webs, hacer clic en la opción de [Gestionar sitios] y añadir la dirección del nuevo sitio web.

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