mantenimiento de equipo medico

Manual de Procedimientos del Departamento de MantenimientoProcedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo

Elaboracin:05/07/10 Revisin: 05/07/10 No. Revisin: Cdigo: Pgina:

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MDICO Y ADMINISTRATIVO

Elabor:

Revis:

Aprob:

Coordinador Operativo de Equipo Mdico

Ing. Emilio Etchegaray Velasco Jefe del Departamento de Matenimiento

L.A.P. A. Hugo Snchez Rodrguez Director de Operacin e Infraestructura

Valid:

Autoriz:

Arq. Ral ngel Becerra Snchez Jefe del Departamento de Programacin y Organizacin

Arq. Francisco Javier Narro Robles Director de Planeacin y Programacin

Manual Controlado: _____________________



HOJA DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DE ELABORACION: 04/09/2009No. Fecha de Rev. Modificacin DD/MM/AA Pginas Sustituidas

NO. REGISTRO SEDECAP:No. de Registro (SEDECAP)

Motivo

Elabor

Valid

AutorizARQ. RAUL ANGEL BECERRA SANCHES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIN

1

05/07/2010

ELABORACIN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO MEDICO Y ADMINISTRATIVO

HOJAS

ING. EMILIO ING. EMILIO ETCHEGARAY ETCHEGARAY VELASCO VELASCO JEFE DE JEFE DEL DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO DE MANTENIMIENTO




I.- OBJETIVO Programar y presupuestar las acciones de mantenimiento de equipo mdico y administrativos ejecutar, con el apoyo de tcnicos especializados de las empresas subrogadas contratadas. II.- APLICACIN ( ) General ( X ) Especfica Jefe del Departamento de Mantenimiento III.- ALCANCE Aplica a los documentos que son turnados al Departamento de Mantenimiento, en los cuales describen los datos de los equipos sujetos a reparar, a los directivos responsables de signar dichos documentos, a las empresas prestadoras de servicios que sean asignadas para realizar el servicio requerido.

IV.- DEFINICIONES SEDECAP.- Secretara de Desarrollo Evaluacin y control de Administracin Pblica SSEP.- Servicios de Salud del Estado de Puebla COEM.- Coordinador Operativo de Equipo Mdico Unidad Administrativa.- rea perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla que requiera mantenimiento de equipo mdico y/o administrativo. Cuadro Comparativo o Justificacin.- Documento que justifica el mantenimiento al equipo medico y/o administrativo de una unidad administrativa perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla. V.- REFERENCIAS Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblica Estatal y Municipal ultima modificacin 31 de diciembre del 2007. Ley de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2010 Clasificador de objeto de gasto vigente 2010. VI.- POLITICAS DE OPERACIN - Reorientar las acciones que se efectan en materia de mantenimiento a partir del diseo, instrumentacin, operacin y evaluacin de un sistema integral de Mantenimiento, que defina los procesos y resultados necesarios para dar cumplimiento a la misin fundamental del Sistema Estatal de Salud. - Servir con oportunidad y precisin, brindando nuestros servicios con profesionalismo y calidad, satisfaciendo las necesidades hospitalarias en materia de mantenimiento para equipos mdicos, administrativos y mobiliario. - Vigilar las acciones de Mantenimiento de los diferentes equipos de las unidades mdicas y administrativas se ejecuten con oportunidad y eficiencia. - Establecer los programas, rutinas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo en las diferentes instalaciones donde sea requerido. - Respetar las recomendaciones del o los fabricante (s), en el procedimiento a realizar el servicio de mantenimiento a diferentes equipos, cumplir con la descripcin de las caractersticas tcnicas de los equipos en los presupuestos que las empresas presenten en el Departamento de Mantenimiento. - La empresa designada debe valorar el equipo en el lugar donde se encuentra radicado, de la misma forma una vez reparado debe ser entregado al usuario en conformidad y a entera satisfaccin del mismo.




VII.- PRODUCTOS Los diferentes equipos que requieren mantenimiento de las unidades como son: equipos mdicos (incubadoras, electrocardigrafo, rayos X, ultrasonidos, anestesia, ventiladores, doppler, etc.), electromecnicos y administrativos. VIII.- CLIENTE(S) Usuarios de los diferentes equipos pertenecientes a los SSEP y que son de apoyo para el diagnostico y/o tratamiento de los pacientes.

IX.- INDICADORES Nombre del Indicador: No.de Servicios atendidos de equipo mdico y administrativo mensualmente Unidad de Medida: Promedio Periodicidad: Mensual Frmula de Clculo: Nmero de solicitudes/nmero de solicitudes atendidas * 100 X. RESPONSABILIDADES Jefe del Departamento de Mantenimiento: Recibe la correspondencia para remitirla a la Coordinacin de Equipo Mdico. Subdirector de Operacin e Infraestructura: Autoriza cuadro comparativo de trabajos a realizar. Director de Operacin e Infraestructura: Autoriza solicitudes. Coordinador Operativo de Equipo Mdico y Administrativo: Se encarga de realizar los trmites para la reparacin del equipo mdico y administrativo. Departamento de Control presupuestal: Tramita la Suficiencia Presupuestal. Departamento de Recurso Financieros: Efecta pago de facturas de trabajos realizados. Empresas Participantes: Verifican el estado en el que se encuentra el equipo para cotizar y posteriormente realizar la reparacin. Titular de Unidad Administrativa: Enva solicitud de servicio




XI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN Descripcin clara y precisa de las actividades ordenadas de forma secuencial y cronolgica. INICIO Titular de Unidad Administrativa Jefe del Departamento de Mantenimiento Coordinador Operativo de Equipo Mdico 1 2 Enva solicitud de mantenimiento para equipo mdico y/o Oficio administrativo al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Recibe correspondencia y turna al Coordinador Operativo de Equipo Mdico para realizar los servicios de Oficio mantenimiento. Recibe correspondencia y analiza el requerimiento. Se encuentra dentro de una pliza de servicio? SI: Ir a la actividad no.5 NO: Continua en la actividad no.4 Cita a la empresa factible para que realice el trabajo de mantenimiento. Continua en la actividad no.5 Cita a la empresa que ostenta contrato. Recibe solicitud de servicios de mantenimiento. Se presenta en la unidad administrativa donde se efectuara el trabajo para hacer una evaluacin del equipo. Formula el presupuesto y lo presenta al Coordinador Operativo de Equipo Mdico. Recibe el presupuesto para su evaluacin. Elabora el cuadro comparativo o justificacin. Entrega cuadro comparativo o justificacin al Jefe del Departamento de Mantenimiento anexando presupuesto y Cuadro Comparativo solicitud de servicio. Recibe y analiza los cuadros comparativos o de justificacin, para turnarlos a la Subdirector de Operacin e Infraestructura. Recibe cuadros comparativos o de justificacin. Los autoriza? SI: Continua en la actividad no.14 NO: Regresa a la actividad no.5 Firma de autorizacin los cuadros comparativos o justificacin y los turna al Jefe del Departamento de Cuadro Comparativo Mantenimiento. Recibe cuadros comparativos. Cuentan con suficiencia presupuestal? SI: Los enva al Coordinador Operativo de Equipo Mdico. Continua en la actividad no.16 NO: Regresa a la actividad no.5 Presupuesto Mdico REGISTRO Cdigo y nombre del registro

Nombre del rea Numero responsable de la secuencial actividad

3 4 5

Responsable de mantenimiento de la Empresa Participante

6 7 8

Coordinador Operativo de Equipo Medico

9 10 11

Jefe del Departamento de Mantenimiento Subdirector de Operacin e Infraestructura

12

13

14 Jefe del Departamento de Mantenimiento

15


Manual de Procedimientos del Departamento de MantenimientoProcedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo RESPONSABLE Coordinador Operativo de Equipo Mdico y Administrativo Responsable de la Empresa Participante Coordinador Operativo de Equipo Medico Responsable de la Empresa Participante Coordinador Operativo de Equipo Medico Jefe del Departamento de Mantenimiento


No. 16

ACTIVIDAD REGISTRO DESCRIPCIN Recibe documentacin y cita a la empresa correspondiente para indicar y entregar autorizacin para la ejecucin de Cuadro Comparativo trabajos. Se presenta en la unidad administrativa donde efectuar el servicio, recopilando al trmino del trabajo en la hoja de servicio sello y firma del responsable de la Unida, Hoja de Servicio entregando una copia al Coordinador Operativo de Equipo Mdico Recibe y archiva hoja de servicio, as mismo, solicita a la empresa la factura por el importe de los trabajos realizados. Presenta factura al Coordinador Operativo de Equipo Factura Mdico para su revisin. Recibe y revisa factura con la documentacin completa que soporta el servicio. La enva al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Recibe y clasifica la factura por empresa, tipo de recurso, partida presupuestal y se turna a SEDECAP (para su validacin. FIN

17

18 19 20 21




XII. DIAGRAMA DE FLUJO

Titular de la Unidad AdministrativaINICIO 1

Jefe del Departamento de Mantenimiento


Responsable de Empresa Participante

Subdirector de Operacin e Infraestructura

Enva solicitud de mtto para equipo medico al Jefe de Depto de Mantenimiento

2 Recibe oficio y lo turna al COEM para realizar servicios de mtto Oficio

3 Recibe correspondencia y analiza el requerimiento

a 4 Cita a la empresa factible para NO realizar trabajo de mtto

Oficio

Dentro de pliza de servicio ? SI 5

6 Recibe solicitud de servicios de mtto Oficio

Cita a la empresa que ostenta el contrato

a

7Se presenta en unidad admiva donde se efectuara el trabajo de mtto

9 Recibe presupuesto para su evaluacinPresupuesto

8 Formula presupuesto y lo presente al COEM

10 Elabora cuadro comparativo 11 Entrega cuadro comparativoCuadro Comparativo

1




Titular de la Unidad Administrativa





1

Recibe y Recibe y analiza cuadro comparativo para turnarlo al Subdir Op e Inf

12 Recibe los cuadros comparativos

13

Cuadro Comparativo

Los autoriza?

NO

a

15 Recibe cuadros comparativos

SI

Firma de autorizacin y los turna al Jefe de Departamento de Mtto

14

Cuadro Comparativo

Suficiencia presupuestal? SI

NO

a

16 Los enva al COEMRecibe documentacin y cita a resp de empresa para entregar aut de ejecucin de trabajosCuadro Comparativo

Se presenta en unidad admiva a efectuar servicio recopilando al termino en sello y firma de resp de uinidad con copia para el COEM Hoja de Servicio

17

18Recibe y archiva hoja de servicio, solicita factura a empresa por importe de trabajos realizados

19 Presenta factura al COEM para su revisinFactura

2




Titular de la Unidad Administrativa





2

Recibe y clasifica factura por empresa, tipo de rec, y se turna a SEDECAP para su validacin

21

20Recibe y revisa factura con documentacin completa. La enva a Jefe de Depto de MttoFactura

FIN


Manual de Procedimientos del Departamento de MantenimientoProcedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo XIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No. 1 2 3 NOMBRE Boletn Formato de Solicitud Formato de Entrega


Clave S/N S/N S/N

XIV. ANEXOS No. 1 2 3 4 Boletn Formato de Solicitud Formato de Entrega NOMBRE DEL DOCUMENTO Diagrama de flujo del Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Mdico y Administrativo




ANEXOS


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