mantenimiento

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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADAS DEPARTAMENTO DE MECÁNICA CONTROL DE LA GESTION DE MANTENIMIENTO Realizado por:

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Asignación de mantenimiento centrado en confiabilidad, mantenibilidad y disponibilidad.

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Page 1: Mantenimiento

UNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO DE ANZOÁTEGUI

ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADASDEPARTAMENTO DE MECÁNICA

CONTROL DE LA GESTION DE

MANTENIMIENTO

Realizado por:

Puerto La Cruz, febrero 23 del 2015.

DEFENICION DE GESTION

Page 2: Mantenimiento

Es la función ejecutiva de planificar, organizar, dirigir y controlar

cualquier actividad con responsabilidad sobre los resultados. Gestionar

es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación

comercial o de un anhelo cualquiera.

La noción de gestión, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de

trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto.

La gestión es también la dirección o administración de una compañía o de

un negocio.

FUNCIONES BASICAS DEL PROCESO DE GESTION

PLANIFICACION:

Consiste en decidir lo que habrá de realizarse en el futuro en incluye

definición de objetivos, las vías para cumplirlas y la mejor manera de utilizar

los recursos.

Planificar significa estudiar anticipadamente sus objetivos y acciones y

sustentar los actos con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los

objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para

alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN:

Se encarga de distribuir las tareas o actividades, agruparlas por áreas y

asignar los recursos para realizar el mantenimiento.

Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea

perfectamente claro para todos aquellos que deban realizar determinada tarea

y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan

las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de

Page 3: Mantenimiento

responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y toma de decisiones

que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

DIRIGIR:

Guiar y motivar a su personal para alcanzar los objetivos deseados o

predeterminados por la empresa.

Dirigir es asignar tareas específicas a varias personas que forman un

grupo (de trabajo, familia, etc.) con el propósito de alcanzar un objetivo

trazado. Con la dirección se puede llegar a la equidad midiendo que las

actividades asignadas sean las correctas para cada miembro del grupo

CONTROL:

Conjunto de actividades que se utilizan para comprobar si los resultados

que se alcanzaron están de acuerdo con los objetivos o metas prefijadas y las

causas de dichas desviaciones, permitiendo así tomar las acciones necesarias

para mejorar los resultados.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la

situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan

estratégico.

RECURSOS PARA EJECUTAR EL MANTENIMENTO

Page 4: Mantenimiento

Para la ejecución de una actividad de mantenimiento es necesario contar

con los recursos adecuados tanto en calidad, cantidad y oportunidad en este

sentido, se requiere de un análisis de manera que el personal, los equipos,

materiales, herramientas y repuestos sean los que económica y técnicamente

se necesiten.

Los recursos para llevar a cabo el mantenimiento están constituidos por

cinco elementos fundamentales, relacionados entre sí, la cual se muestra en la

fig. 1.

Recursos del Mantenimiento Problemas del Personal

Fig. 1. Recursos para Ejecutar el mantenimiento.

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE CONTROL

Personal

Equipos Materiales Herramientas

Repuestos

Nivel de: Instrucción

Adiestramiento FormaciónEstructura

Organizativa

Cumplimiento de los Programas de Mantenimiento

Gestión de Mantenimiento

Page 5: Mantenimiento

Debe estar basado en datos reales, evitando las suposiciones o

apreciaciones subjetivas.

La frecuencia de la acción de control tiene que permitir

identificar desviaciones y tomar decisiones a tiempo.

El sistema de control debe realizarlo una persona ajena a la que

ejecuta la acción.

Deben ser comprensibles, claros y mantenerse en el tiempo.

Señal de Corriente de Entrada: Considerada como estímulo

aplicado a un sistema desde una fuente de energía externa con el

propósito de que el sistema produzca una respuesta específica.

Señal de Corriente de Salida: Respuesta obtenida por el sistema

que puede o no relacionarse con la respuesta que implicaba la

entrada.

Variable Manipulada: Es el elemento al cual se le modifica su

magnitud, para lograr la respuesta deseada. Es decir, se manipula

la entrada del proceso.

Variable Controlada: Es el elemento que se desea controlar. Se

puede decir que es la salida del proceso.

Conversión: Mediante receptores se generan las variaciones o

cambios que se producen en la variable.

Variaciones Externas: Son los factores que influyen en la acción

de producir un cambio de orden correctivo.

Fuente de Energía: Es la que entrega la energía necesaria para

generar cualquier tipo de actividad dentro del sistema.

Page 6: Mantenimiento

Retroalimentación: La retroalimentación es una característica

importante de los sistemas de control de lazo cerrado. Es una

relación secuencial de causas y efectos entre las variables de

estado. Dependiendo de la acción correctiva que tome el sistema,

este puede apoyar o no una decisión, cuando en el sistema se

produce un retorno se dice que hay una retroalimentación

negativa; si el sistema apoya la decisión inicial se dice que hay

una retroalimentación positiva.

Variables de fase: Son las variables que resultan de la

transformación del sistema original a la forma cónica controlable.

ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LOGRAR UNA

REACCION POSITIVA HACIA LOS CONTROLES.

Establecer estándar de rendimiento que tenga aceptación favorable por

todo el personal involucrado y que sea factible de lograrlo con los

recursos disponibles.

Las metas deben conocerse con anticipación, es decir cuantificadas en

cantidad, calidad, costo y tiempo.

Crear conciencia positiva respecto a la necesidad e importancia del

control, explicando los medios que van a ser utilizados para evaluar la

Gestión.

Difundir el criterio de que los controles, se utilizan para mejorar

siempre las cosas antes de buscar perjudicar a alguien.

Page 7: Mantenimiento

EL CONTROL COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

Fijación de objetivos o metas.

Recopilación de los resultados realmente obtenidos.

Obtención de indicadores y comparación con las metas.

Identificación de las diferencias y análisis de las causas que las

motivaron.

Toma de decisiones y puesta en práctica de acciones preventivas y/o

correctivas, ver Fig. 2.

Desviación

Fig. 2. Control como proceso administrativo.

FASES DEL CONTROL DE GESTION

En el control de gestión se diferencian cuatro fases, las cuales se

mencionan a continuación.

Metas Análisis de Causas Toma de Decisión

ResultadosMedición

con Indicadores

Acciones y Planes

Page 8: Mantenimiento

Recopilación de la información:

Se basa en registrar los valores de referencia (Meta) y los

resultados realmente obtenidos por la ejecución de mantenimiento, que

son objeto del control de gestión.

Los datos provienen de observaciones reales o de documentos

que se usan de manera cotidiana, es la parte que consume mayor tiempo

la cual la podemos obtener de:

a. Bancos de datos

b. Entrevistas o cuestionarios

c. Observación directa o mediciones experimentales

Comparación de resultados:

Consiste en medir el comportamiento de los equipos a través de

los indicadores e identificar las desviaciones entre los valores de

referencia (Meta) y los valores obtenidos.

Evidentemente tras implementar un sistema de control, es

imprescindible asegurar que los resultados del proceso de control sean

comparados con los estándares fijados de forma preliminar. Es aquí

donde se ven reflejados todos los valores a los que se debería llegar

Análisis:

En esta fase se interpretan los resultados de los indicadores, para

determinar las causas de las desviaciones, de tal forma que se puedan

formular alternativas o acciones que permitan mejorar los resultados.

El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a

cabo de forma tal que proporcionen respuesta a las interrogantes.

Page 9: Mantenimiento

Toma de decisiones:

Se eligen las alternativas o acciones que se consideren más

apropiadas, para disminuir las causas de las desviaciones de los valores

establecidos.

Consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles,

a los efectos de resolver el problema actual o potencial (aún cuando no

se evidencie un conflicto latente).

ELEMENTOS QUE COMPONEN EL CONTROL DE GESTION

El control de gestión se compone de cuatro elementos básicos, los cuales se

mencionan a continuación:

Datos:

Son los valores que representan los compromisos definidos en la

planificación y los resultados realmente obtenidos durante la función de

mantenimiento.

Es importante tener en cuenta que los datos no tienen sentido en

sí mismo, sino que se utiliza en la toma de decisiones o en la realización

de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y teniendo en

cuenta su contexto. Por lo general, los datos son una representación

simbólica o un atributo de una entidad.

Sistema de información:

Sirve de apoyo para dar mayor fluidez a la información que se

obtiene de cada uno de los indicadores, para la toma de decisiones

técnicas y gerenciales del mantenimiento.

Page 10: Mantenimiento

El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la

toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre.

Personal:

Es el conjunto de personas dentro de la organización que tienen la

responsabilidad de realizar los procesos inherentes al control de gestión,

tales como: captura de información, análisis de resultados y toma de

decisiones.

Son los responsables del cumplimiento de los objetivos

establecidos. Esto implica, entre otras funciones: Definir las metas a

alcanzar dentro de los objetivos y políticas previamente acordadas con

la alta gerencia de la empresa y establecer los procedimientos para

encarar el mantenimiento y para la recopilación, procesamiento,

divulgación de datos, formulación de los informes correspondientes,

analizar los datos e informes y formular recomendaciones y/o

modificaciones a los programas establecidos.

Métodos de trabajo:

Define la forma de realizar el control de gestión, en donde se

incluye, la definición de responsabilidades para el suministro de los

datos, análisis de los resultados, reportes, informes, alternativas o

acciones y toma de decisiones.

Los métodos de trabajo constituyen un conjunto de destrezas

procedimentales, que son muy diversas entre sí, pero que en conjunto

son necesarias para enfrentarse a cualquier empresa con orden y

asegurar el buen fin de la tarea.

Page 11: Mantenimiento

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL CONTROL DE GESTION

DEL MANTENIMIENTO

En la Fig. 3, se indican los aspectos del control de gestión del

mantenimiento.

Fig. 3. Aspectos del control de gestión

FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO (FCE)

Son factores que impactan al mantenimiento, cada FCE se mide a través

de uno o más indicadores cuantificables, para realizar una evaluación continua

de su comportamiento. Estos factores se dividen en internos y externos.

FACTORES INTERNOS:

Son aquellos en los cuales la gestión de mantenimiento, puede tomar

acciones sin que dependan de entes externos, es decir se encuentran bajo el

control de la administración del mantenimiento. En la tabla 1, se presenta un

Factores Críticos del Éxito

Aspectos del Control

Subsistema deIndicadores Información

Page 12: Mantenimiento

cuadro resumen que define a cada factor, con la finalidad de ofrecer una

consulta rápida de estos términos.

Tabla 1. Factores del Contexto interno que impactan al mantenimiento

EquiposReferido al estado de los equipos desde el punto de vista de su operatividad, es decir comportamiento, capacidad, confiablidad, etc.

Planificación y Personal de Mantenimiento

Es el recurso humano asignado para definir y ejecutarlas actividades de mantenimiento.

CostosConsiste en la disponibilidad de recursos económicos necesarios para la ejecución del mantenimiento y los desembolsos realizados.

Materiales y RepuestosSon los renglones consumibles e intercambiables que se utilizan en el mantenimiento de los equipos de producción y/o servicios.

SeguridadImplementa las políticas, objetivos, proyectos y estrategias de seguridad industrial

FACTORES EXTERNOS:

Se consideran como factores del contexto externo, aquellos en los

cuales la gestión de mantenimiento no tiene control sobre ellos, por lo tanto no

se pueden tomar acciones sobre los mismos sin involucrar los entes externos a

los cuales pertenecen. Estos factores están asociados a áreas tales como:

servicios administrativos, suministros, operaciones, servicios industriales, etc.

Page 13: Mantenimiento

CARACTERÍSTICAS DEL CONTEXTO EXTERNO.

Están fuera del control de la administración del mantenimiento.

Pueden medirse y evaluarse cuantitativamente a través de indicadores

y/o cualitativamente por medio de entrevistas, encuestas, sesiones de

trabajos u otros medios.

Se pueden tomar acciones involucrando a los entes externos

responsables de ellos, a fin de establecer compromisos o convenios por

medio de metas y estrategias que definan las otras áreas.

DEFENICION DE INDICADORES

Los indicadores son valores que permiten medir y evaluar los resultados

de la gestión de mantenimiento, de manera objetiva mediante patrones

establecidos, para verificar el cumplimiento de los objetivos prefijados ya

facilitan la toma de decisiones técnicas y gerenciales del ,mantenimiento sean

éstas correctivas y/o preventivas.

En términos generales, un indicador es la medida cuantitativa o la

observación cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo

propósito es determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la

voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas

para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron.

En este sentido, los indicadores se convierten en uno de los elementos

centrales de un sistema de referenciación, ya que permiten, dada su naturaleza,

la comparación al interior de la organización o al exterior de la misma.

Page 14: Mantenimiento

TERMINOS E INDICADORES PARA MEDIR Y EVALUAR LA

GESTION DE MANTENIMIENTO.

Cualquier programa de mantenimiento se justifica por la disminución de

los costos, es decir dinero ahorrado.

Para asegurar el éxito de un sistema de mantenimiento es indispensable

conocer los resultados con el fin de aplicar los correctivos necesarios que

permitan obtener mejoras. Por esta razón es necesario contar con una serie de

indicadores que periódicamente muestren la situación del mantenimiento para

decidir las acciones que deban implantarse.

Las actividades de mantenimiento forman un proceso cíclico de

mejoramiento continuo; se evalúa, mediante indicadores de control,

posteriormente se forma una decisión y después se ejecuta la acción, para

mejorar la gestión, de acuerdo a los resultados obtenidos.

INDICADORES SUGERIDOS PARA EL CONTROL DE EQUIPOS

% de Disponibilidad

% Demoras por Mantenimiento

% Cumplimiento paradas por mantenimiento programado

Registro estadístico de Fallas

Page 15: Mantenimiento

A continuación se definen y se proponen los modelos matemáticos

recomendados para el cálculo de los indicadores antes mencionados.

DISPONIBILIDAD

Es la probabilidad de que un equipo se encuentre en condiciones de

cumplir su función de manera satisfactoria, cuando le sea requerido de

acuerdo a condiciones preestablecidas.

Es la capacidad de un activo o componente para realizar una función

requerida bajo condiciones dadas en un instante dado de tiempo o durante un

determinado intervalo de tiempo, asumiendo que los recursos externos

necesarios se han proporcionado. Cuando hablamos de disponibilidad el

componente es puesto operación en un instante dado y no importa lo que pase

después, la función del componente puede ser interrumpida sin ningún

problema.

% Disponiblidad= Horas DisponiblesHorasCalendario

∗100

% DEMORAS POR MANTENIMIENTO

%Demoras porMantto= HorasTotales dedemoras porManttoHoras Disponibles

∗100

Las horas de demora por mantenimiento, se recomienda dividirlas en

especialidades tales como: Mecánicas, eléctricas, instrumentación etc.

% Cumplimiento paradas por mantenimiento programado

Page 16: Mantenimiento

El porcentaje que se utiliza para medir el cumplimiento de las paradas

por mantenimiento programado se obtiene de la relación entre el tiempo de

referencia estimado para ejecutar mantenimiento, según la política de la

gerencia (meta) y el tiempo real obtenido.

%Cumplimiento=Horasde paradas Meta paramantto . ProgramadoHorasde paradas Real paramantto . Programado

∗100

Las horas de parada real por mantenimiento programado, corresponden

a las horas del mes que el equipo de producción estuvo realmente parado para

efectuar mantenimiento programado.

Las horas de parada meta por mantenimiento programado, corresponden

a las horas del mes que se había estimado que el equipo de producción estaría

parado para efectuar mantenimiento programado.

Para facilitar la interpretación del indicador es importante que si la

relación obtenida es mayor o igual a uno, significa que se cumplió con la meta

establecida y si es menor a uno no se cumplió.

INDICADORES RECOMENDADOS PARA EL CONTROL DE

TRABAJO (PLANIFICACION Y PERSONAL DE MANTENIMIENTO)

Page 17: Mantenimiento

Se refiere al recurso humano asignado a la gestión del mantenimiento y

comprende los siguientes indicadores:

% Cumplimiento de mantenimiento preventivo. (CMP)

Relación mantenimiento preventivo/mantenimiento correctivo.

(MP/MC)

Aprovechamiento de la mano de obra.

Retrabajos

Sobretiempo.

SIGNIFICADO DE CADA INDICADOR CON SU RESPECTIVO

MODELO MATEMATICO.

% Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo (CMP)

Se obtiene de la relación existente entre las ordenes de trabajo

ejecutadas realmente y las emitidas por la sección de planificación para

realizar mantenimiento preventivo.

%CMP= Numero deOrdenes deTrabajoEjecutadasNumero deOrdenes deTrabajoProgramadas

∗100

Relación Mantenimiento Correctivo/Mantenimiento Preventivo (MC/MP)

RelaciondeMantto .=%Mantto.Correctivo%Mantto.Preventivo

Es importante destacar que si el indicador es > 1 significa que hay

muchos trabajos realizados con emergencia, en un periodo determinado.

Page 18: Mantenimiento

Mientras mayor mantenimiento preventivo se realice menor cantidad de

correctivo será necesario.

%Mantto Prev entivo=Total H−H Utilizadas paraMantto . PreventivoTotal H−H Utilizadas enMantto .

∗100

%Mantto correctivo=Total H−H Utilizadas enMantto .Corre ctivoTotal H−HUtilizadas enMantto .

∗100

APROVECHAMIENTO DE LA MADNO DE OBRA

Este indicador representa la relación entre las Horas-Hombre estimadas

y las que realmente se utilizaron para ejecutar las actividades de

Mantenimiento.

Aprovechamientode la ManodeObra=Total H−H Estimadas paraMantto .Total H−Hreales paraMantto .

RETRABAJOS

Este indicador sirve para evaluar los conocimientos del personal de

mantenimiento, mientras mas retrabajos existan, refleja la necesidad de

programar una formación y entrenamiento del personal o revisar las

especificaciones de los materiales y repuestos utilizados en la ejecución del

mantenimiento.

SOBRETIEMPO

Page 19: Mantenimiento

Se entiende por sobretiempo a las horas que realizan los trabajadores en

exceso de la jornada ordinaria diurna, nocturna o mixta y son de carácter

eventual o accidental que se justifican para atender improvistos, labores de

emergencia que se puedan presentar en toda entidad de trabajo.

Sobretiempo=Total Horasde Sobretiempo por Personal deMantto .Total Horas Disponibles Personal de Mantto .

INDICADORES ACONSEJABLES PARA EL CONTROL DE COSTOS

Costo de Mantenimiento (CM)

Relación entre costo de mantenimiento y costo de producción (CM/CP)

COSTO DE MANTENIMIENTO (CM)

Para obtener el valor de este indicador, se debe procesar la información

de todas las operaciones que produzcan costos para el mantenimiento de sus

equipos o instalaciones, se clasifican en costos Directos e Indirectos.

CM=CostosDirectos+Coostos Indirectos

COSTOS DIRECTOS DEL MANTENIMIENTO (CD)

El costo directo del mantenimiento se determina mediante la siguiente

ecuación:

Page 20: Mantenimiento

CD = Costos de la mano de obra asignada + Costos administrativos + Costos

de posesión del inventario + Costos de repuestos y materiales + Costos de

servicios contratados + costos de asesorías.

CI = Costos de penalización.

Relación entre Costos de Mantenimiento y Costo de producción (CM/CP)

Este indicador permite evaluar que porcentaje corresponde al

mantenimiento del costo total de producción.

%CMCP

=Costo deMantenimientoCostode Produccion

∗100

INDICADOR SUGERIDO PARA EL CONTROL DE

MATERIALES Y REPUESTOS

El inventario de repuestos y materiales, es un mal inevitable con el cual

hay que contar si se desea asegurar la continuidad de la producción, por esta

razón es necesario, establecer algún indicador, que permitan evaluar y

establecer acciones que garanticen un comportamiento adecuado basado en la

disponibilidad esperada.

Indicede Inventario= Cantidad SatisfechaCantidad Demandada

La cantidad satisfecha se refiere a las veces que se han solicitado

materiales o repuestos en el almacén con entrega de los mismos, mientras que

la cantidad demandada indica las solicitudes realizadas con o sin existencia.

Page 21: Mantenimiento

SUBSISTEMA DE INFORMACION

Sirve de apoyo para dar mayor fluidez a la información que se

desprende de cada uno de los indicadores, agiliza la toma de decisiones en

cada nivel de la estructura organizativa de la empresa.

La computadora sirve de ayuda porque puede almacenar, organizar y

procesar información con facilidad y rapidez. Además proporciona resultados,

tablas y graficas resumidas de manera oportuna.

APLICACIÓN DE LA INFORMATICA A LA GESTION DE

MANTENIMIENTO

Los cambios sucedidos en la economía mundial y particularmente en

Venezuela, durante los últimos años, han conducido a altos límites

inflacionarios, a presupuestos decrecientes y a mercados más competitivos.

Estos cambios han hecho que el mantenimiento se gerencie utilizando técnicas

modernas, que permitan una toma de decisiones basadas en la información

disponible.

Los sistemas computarizados permiten a la organización de

mantenimiento manejar una cantidad de información, la cual amplia la

habilidad para tomar decisiones técnicas y gerenciales del mantenimiento de

Page 22: Mantenimiento

forma oportuna, para mantener los equipos en condiciones de operación y

aumentar la confiabilidad de los mismos.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA AUTOMATIZADOS

Lograr una alta disponibilidad de los equipos, permitiendo un aumento

en los tiempos de producción.

Reducir los costos inherentes a la función de mantenimiento que a su

vez, reduce el costo unitario del producto final.

Aumentar la productividad el personal de mantenimiento y en

consecuencia, lograr una rápida respuesta a sus requerimientos.

Reducir los inventarios de materiales, repuestos y costos de

sobretiempo.

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACION DEL MANTENIMIENTO.

Facilidad en la elaboración de informes.

Page 23: Mantenimiento

Reducción del tiempo destinado para la realización de informes,

graficas y resúmenes, como consecuencia aumenta la disponibilidad del

personal para ejecutar otras actividades.

Almacenamiento de la información relevante de la gestión de

mantenimiento en una base de datos, que permite generar múltiples

aplicaciones

Reduce en gran parte los archivos en papel.