mantenimiento
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Asignación de mantenimiento centrado en confiabilidad, mantenibilidad y disponibilidad.TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADASDEPARTAMENTO DE MECÁNICA
CONTROL DE LA GESTION DE
MANTENIMIENTO
Realizado por:
Puerto La Cruz, febrero 23 del 2015.
DEFENICION DE GESTION
Es la función ejecutiva de planificar, organizar, dirigir y controlar
cualquier actividad con responsabilidad sobre los resultados. Gestionar
es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación
comercial o de un anhelo cualquiera.
La noción de gestión, por lo tanto, se extiende hacia el conjunto de
trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto.
La gestión es también la dirección o administración de una compañía o de
un negocio.
FUNCIONES BASICAS DEL PROCESO DE GESTION
PLANIFICACION:
Consiste en decidir lo que habrá de realizarse en el futuro en incluye
definición de objetivos, las vías para cumplirlas y la mejor manera de utilizar
los recursos.
Planificar significa estudiar anticipadamente sus objetivos y acciones y
sustentar los actos con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los
objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para
alcanzarlos.
ORGANIZACIÓN:
Se encarga de distribuir las tareas o actividades, agruparlas por áreas y
asignar los recursos para realizar el mantenimiento.
Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos aquellos que deban realizar determinada tarea
y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan
las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y toma de decisiones
que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
DIRIGIR:
Guiar y motivar a su personal para alcanzar los objetivos deseados o
predeterminados por la empresa.
Dirigir es asignar tareas específicas a varias personas que forman un
grupo (de trabajo, familia, etc.) con el propósito de alcanzar un objetivo
trazado. Con la dirección se puede llegar a la equidad midiendo que las
actividades asignadas sean las correctas para cada miembro del grupo
CONTROL:
Conjunto de actividades que se utilizan para comprobar si los resultados
que se alcanzaron están de acuerdo con los objetivos o metas prefijadas y las
causas de dichas desviaciones, permitiendo así tomar las acciones necesarias
para mejorar los resultados.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.
RECURSOS PARA EJECUTAR EL MANTENIMENTO
Para la ejecución de una actividad de mantenimiento es necesario contar
con los recursos adecuados tanto en calidad, cantidad y oportunidad en este
sentido, se requiere de un análisis de manera que el personal, los equipos,
materiales, herramientas y repuestos sean los que económica y técnicamente
se necesiten.
Los recursos para llevar a cabo el mantenimiento están constituidos por
cinco elementos fundamentales, relacionados entre sí, la cual se muestra en la
fig. 1.
Recursos del Mantenimiento Problemas del Personal
Fig. 1. Recursos para Ejecutar el mantenimiento.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE CONTROL
Personal
Equipos Materiales Herramientas
Repuestos
Nivel de: Instrucción
Adiestramiento FormaciónEstructura
Organizativa
Cumplimiento de los Programas de Mantenimiento
Gestión de Mantenimiento
Debe estar basado en datos reales, evitando las suposiciones o
apreciaciones subjetivas.
La frecuencia de la acción de control tiene que permitir
identificar desviaciones y tomar decisiones a tiempo.
El sistema de control debe realizarlo una persona ajena a la que
ejecuta la acción.
Deben ser comprensibles, claros y mantenerse en el tiempo.
Señal de Corriente de Entrada: Considerada como estímulo
aplicado a un sistema desde una fuente de energía externa con el
propósito de que el sistema produzca una respuesta específica.
Señal de Corriente de Salida: Respuesta obtenida por el sistema
que puede o no relacionarse con la respuesta que implicaba la
entrada.
Variable Manipulada: Es el elemento al cual se le modifica su
magnitud, para lograr la respuesta deseada. Es decir, se manipula
la entrada del proceso.
Variable Controlada: Es el elemento que se desea controlar. Se
puede decir que es la salida del proceso.
Conversión: Mediante receptores se generan las variaciones o
cambios que se producen en la variable.
Variaciones Externas: Son los factores que influyen en la acción
de producir un cambio de orden correctivo.
Fuente de Energía: Es la que entrega la energía necesaria para
generar cualquier tipo de actividad dentro del sistema.
Retroalimentación: La retroalimentación es una característica
importante de los sistemas de control de lazo cerrado. Es una
relación secuencial de causas y efectos entre las variables de
estado. Dependiendo de la acción correctiva que tome el sistema,
este puede apoyar o no una decisión, cuando en el sistema se
produce un retorno se dice que hay una retroalimentación
negativa; si el sistema apoya la decisión inicial se dice que hay
una retroalimentación positiva.
Variables de fase: Son las variables que resultan de la
transformación del sistema original a la forma cónica controlable.
ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LOGRAR UNA
REACCION POSITIVA HACIA LOS CONTROLES.
Establecer estándar de rendimiento que tenga aceptación favorable por
todo el personal involucrado y que sea factible de lograrlo con los
recursos disponibles.
Las metas deben conocerse con anticipación, es decir cuantificadas en
cantidad, calidad, costo y tiempo.
Crear conciencia positiva respecto a la necesidad e importancia del
control, explicando los medios que van a ser utilizados para evaluar la
Gestión.
Difundir el criterio de que los controles, se utilizan para mejorar
siempre las cosas antes de buscar perjudicar a alguien.
EL CONTROL COMO PROCESO ADMINISTRATIVO
Fijación de objetivos o metas.
Recopilación de los resultados realmente obtenidos.
Obtención de indicadores y comparación con las metas.
Identificación de las diferencias y análisis de las causas que las
motivaron.
Toma de decisiones y puesta en práctica de acciones preventivas y/o
correctivas, ver Fig. 2.
Desviación
Fig. 2. Control como proceso administrativo.
FASES DEL CONTROL DE GESTION
En el control de gestión se diferencian cuatro fases, las cuales se
mencionan a continuación.
Metas Análisis de Causas Toma de Decisión
ResultadosMedición
con Indicadores
Acciones y Planes
Recopilación de la información:
Se basa en registrar los valores de referencia (Meta) y los
resultados realmente obtenidos por la ejecución de mantenimiento, que
son objeto del control de gestión.
Los datos provienen de observaciones reales o de documentos
que se usan de manera cotidiana, es la parte que consume mayor tiempo
la cual la podemos obtener de:
a. Bancos de datos
b. Entrevistas o cuestionarios
c. Observación directa o mediciones experimentales
Comparación de resultados:
Consiste en medir el comportamiento de los equipos a través de
los indicadores e identificar las desviaciones entre los valores de
referencia (Meta) y los valores obtenidos.
Evidentemente tras implementar un sistema de control, es
imprescindible asegurar que los resultados del proceso de control sean
comparados con los estándares fijados de forma preliminar. Es aquí
donde se ven reflejados todos los valores a los que se debería llegar
Análisis:
En esta fase se interpretan los resultados de los indicadores, para
determinar las causas de las desviaciones, de tal forma que se puedan
formular alternativas o acciones que permitan mejorar los resultados.
El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a
cabo de forma tal que proporcionen respuesta a las interrogantes.
Toma de decisiones:
Se eligen las alternativas o acciones que se consideren más
apropiadas, para disminuir las causas de las desviaciones de los valores
establecidos.
Consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles,
a los efectos de resolver el problema actual o potencial (aún cuando no
se evidencie un conflicto latente).
ELEMENTOS QUE COMPONEN EL CONTROL DE GESTION
El control de gestión se compone de cuatro elementos básicos, los cuales se
mencionan a continuación:
Datos:
Son los valores que representan los compromisos definidos en la
planificación y los resultados realmente obtenidos durante la función de
mantenimiento.
Es importante tener en cuenta que los datos no tienen sentido en
sí mismo, sino que se utiliza en la toma de decisiones o en la realización
de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y teniendo en
cuenta su contexto. Por lo general, los datos son una representación
simbólica o un atributo de una entidad.
Sistema de información:
Sirve de apoyo para dar mayor fluidez a la información que se
obtiene de cada uno de los indicadores, para la toma de decisiones
técnicas y gerenciales del mantenimiento.
El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la
toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre.
Personal:
Es el conjunto de personas dentro de la organización que tienen la
responsabilidad de realizar los procesos inherentes al control de gestión,
tales como: captura de información, análisis de resultados y toma de
decisiones.
Son los responsables del cumplimiento de los objetivos
establecidos. Esto implica, entre otras funciones: Definir las metas a
alcanzar dentro de los objetivos y políticas previamente acordadas con
la alta gerencia de la empresa y establecer los procedimientos para
encarar el mantenimiento y para la recopilación, procesamiento,
divulgación de datos, formulación de los informes correspondientes,
analizar los datos e informes y formular recomendaciones y/o
modificaciones a los programas establecidos.
Métodos de trabajo:
Define la forma de realizar el control de gestión, en donde se
incluye, la definición de responsabilidades para el suministro de los
datos, análisis de los resultados, reportes, informes, alternativas o
acciones y toma de decisiones.
Los métodos de trabajo constituyen un conjunto de destrezas
procedimentales, que son muy diversas entre sí, pero que en conjunto
son necesarias para enfrentarse a cualquier empresa con orden y
asegurar el buen fin de la tarea.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL CONTROL DE GESTION
DEL MANTENIMIENTO
En la Fig. 3, se indican los aspectos del control de gestión del
mantenimiento.
Fig. 3. Aspectos del control de gestión
FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO (FCE)
Son factores que impactan al mantenimiento, cada FCE se mide a través
de uno o más indicadores cuantificables, para realizar una evaluación continua
de su comportamiento. Estos factores se dividen en internos y externos.
FACTORES INTERNOS:
Son aquellos en los cuales la gestión de mantenimiento, puede tomar
acciones sin que dependan de entes externos, es decir se encuentran bajo el
control de la administración del mantenimiento. En la tabla 1, se presenta un
Factores Críticos del Éxito
Aspectos del Control
Subsistema deIndicadores Información
cuadro resumen que define a cada factor, con la finalidad de ofrecer una
consulta rápida de estos términos.
Tabla 1. Factores del Contexto interno que impactan al mantenimiento
EquiposReferido al estado de los equipos desde el punto de vista de su operatividad, es decir comportamiento, capacidad, confiablidad, etc.
Planificación y Personal de Mantenimiento
Es el recurso humano asignado para definir y ejecutarlas actividades de mantenimiento.
CostosConsiste en la disponibilidad de recursos económicos necesarios para la ejecución del mantenimiento y los desembolsos realizados.
Materiales y RepuestosSon los renglones consumibles e intercambiables que se utilizan en el mantenimiento de los equipos de producción y/o servicios.
SeguridadImplementa las políticas, objetivos, proyectos y estrategias de seguridad industrial
FACTORES EXTERNOS:
Se consideran como factores del contexto externo, aquellos en los
cuales la gestión de mantenimiento no tiene control sobre ellos, por lo tanto no
se pueden tomar acciones sobre los mismos sin involucrar los entes externos a
los cuales pertenecen. Estos factores están asociados a áreas tales como:
servicios administrativos, suministros, operaciones, servicios industriales, etc.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTEXTO EXTERNO.
Están fuera del control de la administración del mantenimiento.
Pueden medirse y evaluarse cuantitativamente a través de indicadores
y/o cualitativamente por medio de entrevistas, encuestas, sesiones de
trabajos u otros medios.
Se pueden tomar acciones involucrando a los entes externos
responsables de ellos, a fin de establecer compromisos o convenios por
medio de metas y estrategias que definan las otras áreas.
DEFENICION DE INDICADORES
Los indicadores son valores que permiten medir y evaluar los resultados
de la gestión de mantenimiento, de manera objetiva mediante patrones
establecidos, para verificar el cumplimiento de los objetivos prefijados ya
facilitan la toma de decisiones técnicas y gerenciales del ,mantenimiento sean
éstas correctivas y/o preventivas.
En términos generales, un indicador es la medida cuantitativa o la
observación cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo
propósito es determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la
voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas
para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron.
En este sentido, los indicadores se convierten en uno de los elementos
centrales de un sistema de referenciación, ya que permiten, dada su naturaleza,
la comparación al interior de la organización o al exterior de la misma.
TERMINOS E INDICADORES PARA MEDIR Y EVALUAR LA
GESTION DE MANTENIMIENTO.
Cualquier programa de mantenimiento se justifica por la disminución de
los costos, es decir dinero ahorrado.
Para asegurar el éxito de un sistema de mantenimiento es indispensable
conocer los resultados con el fin de aplicar los correctivos necesarios que
permitan obtener mejoras. Por esta razón es necesario contar con una serie de
indicadores que periódicamente muestren la situación del mantenimiento para
decidir las acciones que deban implantarse.
Las actividades de mantenimiento forman un proceso cíclico de
mejoramiento continuo; se evalúa, mediante indicadores de control,
posteriormente se forma una decisión y después se ejecuta la acción, para
mejorar la gestión, de acuerdo a los resultados obtenidos.
INDICADORES SUGERIDOS PARA EL CONTROL DE EQUIPOS
% de Disponibilidad
% Demoras por Mantenimiento
% Cumplimiento paradas por mantenimiento programado
Registro estadístico de Fallas
A continuación se definen y se proponen los modelos matemáticos
recomendados para el cálculo de los indicadores antes mencionados.
DISPONIBILIDAD
Es la probabilidad de que un equipo se encuentre en condiciones de
cumplir su función de manera satisfactoria, cuando le sea requerido de
acuerdo a condiciones preestablecidas.
Es la capacidad de un activo o componente para realizar una función
requerida bajo condiciones dadas en un instante dado de tiempo o durante un
determinado intervalo de tiempo, asumiendo que los recursos externos
necesarios se han proporcionado. Cuando hablamos de disponibilidad el
componente es puesto operación en un instante dado y no importa lo que pase
después, la función del componente puede ser interrumpida sin ningún
problema.
% Disponiblidad= Horas DisponiblesHorasCalendario
∗100
% DEMORAS POR MANTENIMIENTO
%Demoras porMantto= HorasTotales dedemoras porManttoHoras Disponibles
∗100
Las horas de demora por mantenimiento, se recomienda dividirlas en
especialidades tales como: Mecánicas, eléctricas, instrumentación etc.
% Cumplimiento paradas por mantenimiento programado
El porcentaje que se utiliza para medir el cumplimiento de las paradas
por mantenimiento programado se obtiene de la relación entre el tiempo de
referencia estimado para ejecutar mantenimiento, según la política de la
gerencia (meta) y el tiempo real obtenido.
%Cumplimiento=Horasde paradas Meta paramantto . ProgramadoHorasde paradas Real paramantto . Programado
∗100
Las horas de parada real por mantenimiento programado, corresponden
a las horas del mes que el equipo de producción estuvo realmente parado para
efectuar mantenimiento programado.
Las horas de parada meta por mantenimiento programado, corresponden
a las horas del mes que se había estimado que el equipo de producción estaría
parado para efectuar mantenimiento programado.
Para facilitar la interpretación del indicador es importante que si la
relación obtenida es mayor o igual a uno, significa que se cumplió con la meta
establecida y si es menor a uno no se cumplió.
INDICADORES RECOMENDADOS PARA EL CONTROL DE
TRABAJO (PLANIFICACION Y PERSONAL DE MANTENIMIENTO)
Se refiere al recurso humano asignado a la gestión del mantenimiento y
comprende los siguientes indicadores:
% Cumplimiento de mantenimiento preventivo. (CMP)
Relación mantenimiento preventivo/mantenimiento correctivo.
(MP/MC)
Aprovechamiento de la mano de obra.
Retrabajos
Sobretiempo.
SIGNIFICADO DE CADA INDICADOR CON SU RESPECTIVO
MODELO MATEMATICO.
% Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo (CMP)
Se obtiene de la relación existente entre las ordenes de trabajo
ejecutadas realmente y las emitidas por la sección de planificación para
realizar mantenimiento preventivo.
%CMP= Numero deOrdenes deTrabajoEjecutadasNumero deOrdenes deTrabajoProgramadas
∗100
Relación Mantenimiento Correctivo/Mantenimiento Preventivo (MC/MP)
RelaciondeMantto .=%Mantto.Correctivo%Mantto.Preventivo
Es importante destacar que si el indicador es > 1 significa que hay
muchos trabajos realizados con emergencia, en un periodo determinado.
Mientras mayor mantenimiento preventivo se realice menor cantidad de
correctivo será necesario.
%Mantto Prev entivo=Total H−H Utilizadas paraMantto . PreventivoTotal H−H Utilizadas enMantto .
∗100
%Mantto correctivo=Total H−H Utilizadas enMantto .Corre ctivoTotal H−HUtilizadas enMantto .
∗100
APROVECHAMIENTO DE LA MADNO DE OBRA
Este indicador representa la relación entre las Horas-Hombre estimadas
y las que realmente se utilizaron para ejecutar las actividades de
Mantenimiento.
Aprovechamientode la ManodeObra=Total H−H Estimadas paraMantto .Total H−Hreales paraMantto .
RETRABAJOS
Este indicador sirve para evaluar los conocimientos del personal de
mantenimiento, mientras mas retrabajos existan, refleja la necesidad de
programar una formación y entrenamiento del personal o revisar las
especificaciones de los materiales y repuestos utilizados en la ejecución del
mantenimiento.
SOBRETIEMPO
Se entiende por sobretiempo a las horas que realizan los trabajadores en
exceso de la jornada ordinaria diurna, nocturna o mixta y son de carácter
eventual o accidental que se justifican para atender improvistos, labores de
emergencia que se puedan presentar en toda entidad de trabajo.
Sobretiempo=Total Horasde Sobretiempo por Personal deMantto .Total Horas Disponibles Personal de Mantto .
INDICADORES ACONSEJABLES PARA EL CONTROL DE COSTOS
Costo de Mantenimiento (CM)
Relación entre costo de mantenimiento y costo de producción (CM/CP)
COSTO DE MANTENIMIENTO (CM)
Para obtener el valor de este indicador, se debe procesar la información
de todas las operaciones que produzcan costos para el mantenimiento de sus
equipos o instalaciones, se clasifican en costos Directos e Indirectos.
CM=CostosDirectos+Coostos Indirectos
COSTOS DIRECTOS DEL MANTENIMIENTO (CD)
El costo directo del mantenimiento se determina mediante la siguiente
ecuación:
CD = Costos de la mano de obra asignada + Costos administrativos + Costos
de posesión del inventario + Costos de repuestos y materiales + Costos de
servicios contratados + costos de asesorías.
CI = Costos de penalización.
Relación entre Costos de Mantenimiento y Costo de producción (CM/CP)
Este indicador permite evaluar que porcentaje corresponde al
mantenimiento del costo total de producción.
%CMCP
=Costo deMantenimientoCostode Produccion
∗100
INDICADOR SUGERIDO PARA EL CONTROL DE
MATERIALES Y REPUESTOS
El inventario de repuestos y materiales, es un mal inevitable con el cual
hay que contar si se desea asegurar la continuidad de la producción, por esta
razón es necesario, establecer algún indicador, que permitan evaluar y
establecer acciones que garanticen un comportamiento adecuado basado en la
disponibilidad esperada.
Indicede Inventario= Cantidad SatisfechaCantidad Demandada
La cantidad satisfecha se refiere a las veces que se han solicitado
materiales o repuestos en el almacén con entrega de los mismos, mientras que
la cantidad demandada indica las solicitudes realizadas con o sin existencia.
SUBSISTEMA DE INFORMACION
Sirve de apoyo para dar mayor fluidez a la información que se
desprende de cada uno de los indicadores, agiliza la toma de decisiones en
cada nivel de la estructura organizativa de la empresa.
La computadora sirve de ayuda porque puede almacenar, organizar y
procesar información con facilidad y rapidez. Además proporciona resultados,
tablas y graficas resumidas de manera oportuna.
APLICACIÓN DE LA INFORMATICA A LA GESTION DE
MANTENIMIENTO
Los cambios sucedidos en la economía mundial y particularmente en
Venezuela, durante los últimos años, han conducido a altos límites
inflacionarios, a presupuestos decrecientes y a mercados más competitivos.
Estos cambios han hecho que el mantenimiento se gerencie utilizando técnicas
modernas, que permitan una toma de decisiones basadas en la información
disponible.
Los sistemas computarizados permiten a la organización de
mantenimiento manejar una cantidad de información, la cual amplia la
habilidad para tomar decisiones técnicas y gerenciales del mantenimiento de
forma oportuna, para mantener los equipos en condiciones de operación y
aumentar la confiabilidad de los mismos.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA AUTOMATIZADOS
Lograr una alta disponibilidad de los equipos, permitiendo un aumento
en los tiempos de producción.
Reducir los costos inherentes a la función de mantenimiento que a su
vez, reduce el costo unitario del producto final.
Aumentar la productividad el personal de mantenimiento y en
consecuencia, lograr una rápida respuesta a sus requerimientos.
Reducir los inventarios de materiales, repuestos y costos de
sobretiempo.
BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACION DEL MANTENIMIENTO.
Facilidad en la elaboración de informes.
Reducción del tiempo destinado para la realización de informes,
graficas y resúmenes, como consecuencia aumenta la disponibilidad del
personal para ejecutar otras actividades.
Almacenamiento de la información relevante de la gestión de
mantenimiento en una base de datos, que permite generar múltiples
aplicaciones
Reduce en gran parte los archivos en papel.