MANEJO DE JUNTAS

Objetivo general

Adquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Reconocer la junta como un trabajo en equipo Identificar diferentes tipos de juntas Planear y organizar juntas Desarrollar eficazmente una junta de trabajo

mediante técnicas precisas Ejercitar mediante el simulacro de una junta

Temas La junta como trabajo de equipo

Clasificación de las juntas

Planeación y organización de las juntas

Técnicas para lograr juntas efectivas

Reflexione ¿Cuántas veces al estar sentado en una

junta ha tenido usted la sensación de estar perdiendo su tiempo?

¿Cuáles causas promueven juntas ineficientes?

La junta de trabajo es…

Una reunión donde se comparten o

dilucidan asuntos laborales de una agenda bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de la junta debe concebirse como un trabajo en equipo.

El trabajo en equipo implica:

- liderazgo - responsabilidad individual y colectiva - cooperación sinérgica - tolerancia entre ideas - comunicación - resolución de problemas - retroalimentación

¿Cómo lograr el trabajo en equipo en la junta?1. Enfatizar en la planeación de la junta2. Enfocarse en los temas que deben ser

discutidos3. Dirigir la reunión constructivamente4. Motivar los comentarios y participación de

todos5. Llegar a acuerdos concertando las

opiniones diversas6. Promover la solución a los problemas de

manera conjunta o participativa

Tipos de juntas

Juntas externas Ejemplos: clientes, proveedores

Juntas internas Ejemplos: equipos de trabajo, grupos

naturales

Tipos de juntas

Acción No acciónPuntos específicosEj: de planeación// de solución de problemas

ReportesEj: Informativas

ExploratoriasEj: creativas

TutorialesEj: de capacitación

Planeación de una junta Definir el tipo de reunión

Definir los objetivos

Determinar los asistentes

Determinar los temas

Consideraciones para definir los objetivos Nivel organizacional: 1. Alta gerencia: objetivos generales2. Gerencia media: objetivos funcionales3. Nivel operacional: objetivos operacionales

Habilidades administrativas:1. Conceptual2. Humana3. Técnica

Características de los objetivos

Claros y precisos Coherentes Públicos Alcanzables Flexibles Cuantificables Auditables Priorizados Tener plazo

Aspectos a considerar en la selección de los participantes

Los justamente necesarios e interesados

Los que deben incidir en las decisiones o soluciones

Los que requieran conocer una información verbalmente

Los que puedan participar por razones de tiempo y espacio

Elección de temas Elegir temas específicos

Establecer el grado de dificultad de cada tema

Definir la prioridad de cada tema

Calcular el tiempo que requerirá la exposición y/o discusión del tema

Esquema general de la agenda o el orden del día

1. Lectura de la minuta anterior2. Verificación del grado de cumplimiento de

compromisos adquiridos previamente3. Temas simples4. Temas complejos5. Temas críticos6. Discusión constructiva7. Acuerdos y asignación de compromisos8. Conclusión

Planeación aproximada del tiempo en el esquema anterior

JUNTA DE 2 HORAS

1: 10 min 2: 15 min 1/3 de la junta: 40 min 3: 15 min 2/3 de la junta: 80 min 4: 15 min 5: 25-40 min 6: 15-30 min 7: 10 min 8: 5 min

Técnicas para desarrollar una junta efectiva

Lograr una comunicación eficiente

Controlar los tiempos

Manejar conflictos

Retroalimentar

Lograr eficiente comunicación

Explicar con claridad cada aspecto de la reunión Detallar cada compromiso o responsabilidad Asignar un responsable por cada compromiso Asignar fechas de compromiso Exigir precisión al hablar. Evitar rodeos y

repeticiones Precisar si para el punto a exponer corresponde

describir, explicar, narrar, argumentar u opinar Evitar críticas si no conllevan a soluciones

Controlar los tiempos

Dar a conocer la agenda con anticipación suficiente Designar un secretario de actas o asistente que tome

nota Respetar el cronograma previsto Considerar la frecuencia de este tipo de junta Exigir precisión y brevedad al hablar Enfocarse en las ideas priorizadas Utilizar apoyos audiovisuales claros y legibles Distribuir adecuadamente la relación tiempo-temas

Manejar conflictos Conocer las relaciones entre los participantes

Identificar los roles de los participantes: líder, diablo, ángel, propositivo, etc

Analizar las actitudes de los involucrados: enojo, aceptación, escucha, autoritarismo, oportunismo, conciliación, negatividad, indiferencia, asertividad, etc

Estimular la búsqueda de nuevos métodos para lograr acuerdos

Estimular la creatividad y la innovación

Tomar en cuenta intereses comunes

Manejar conflictos

Estimular la creatividad y la innovación Tomar en cuenta intereses comunes Separar a las personas del problema Utilizar criterios objetivos Centrarse en las soluciones, no en los problemas Ser agradables y tolerantes Discutir las diferentes percepciones y hacerlas legítimas Cambiar el ambiente con otro estímulo si es necesario Considerar un descanso si el conflicto se recrudece

Retroalimentar

Sistema de control para analizar y corregir

Todos los participantes son objeto de retroalimentación

No es llenar encuestas o formatos, sino criticar el proceso, las actitudes y los resultados de la reunión

Decantar estrategias ineficientes

Pedir propuestas para mejorar el desarrollo de la junta

SIMULACRO DE JUNTA

Reunirse en grupos afines de 5 ó 6 personas Decidir el director y el secretario de la junta Establecer roles ejecutivos, funcionales u

operacionales entre los participantes Planear una junta para 45 minutos de

desarrollo Ejecutar la junta con el mayor grado de

realidad posible

SIMULACRO DE JUNTA

Tiempo de la dinámica: Organización de los participantes (formación del equipo y decisión de

roles): 10 minutos Planeación de la junta : 10 minutos Ejecución de la junta : 45 minutos Discusión de la actividad con el resto de los participantes del curso: 40

minutos

Evidencia a entregar por equipos:1. Agenda u orden del día ( con temas o asuntos desglosados y tiempos)2. Nombre y roles de los participantes de la junta3. Resultados obtenidos4. Distribución de compromisos o responsabilidades para el futuro5. Retroalimentación del equipo ( oralmente)

Bibliografía

Aronoff, Craig. Juntas de trabajo exitosas : para formar empresas familiares muy sólidas. México : McGraw-Hill, 53 pp.1999.

Barbosa Cano, Erasmo. Calidad total para juntas y reuniones México : McGraw-Hill, xvi, 187 pp. 1993

Bélanger, Jean. Reuniones de trabajo más eficaces : organización, dirección, participación, evaluación Barcelona : Editores Técnicos Asociados, 158 pp. 1975

Bibliografía

Katz, Sally. Power Skills for Effective Meetings. Revista Training and Development, Vol.45, # 7 pp.53-56. 1991

Richard A. Hildreth. The essentials of meeting management . Englewood Cliffs, N.J. : Prentice Hall, xv, 256 pp. NOTAS "A National Publishers book." 1990

Richards, Ian. Cómo expresarse mejor en las reuniones de empresa.Bilbao : Deusto,128 pp.1990