manejo de filtros y ordenacion de datos
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ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
2014
MANEJO DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS POR: DIEGOBANDERAS C.
INFORMATICA
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Contenido INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
CONTENIDO ..................................................................................................................................... 4
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................. 9
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INTRODUCCION
FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
ORDENAR DATOS
La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos.
Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de
productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e incluso
ordenar los datos de acuerdo al color de relleno de fondo o color de
fuente que tengan.
Hay tres formas de ordenar datos:
1. Alfabéticamente, de forma ascendente,
2. alfabéticamente, de forma descendente,
3. por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.
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CONTENIDO
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los
rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El
filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin
necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.
Rango sin filtrar
Rango filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
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Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como
el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las
columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los
cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente
situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios
más complejos.
ORDENACION DE DATOS
Podemos acceder a las herramientas de ordenación de varias formas
posibles:
Como vimos en el apartado anterior, cuando aplicamos el
comando Autofiltro, dentro del menú tenemos las opciones de
ordenación
Haciendo clic derecho sobre la columna que queremos ordenar, elegir
la Ordenar y luego la opción que corresponda
Desde el fragmento Modificar de la ficha Inicio
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Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Con cualquiera de los métodos accederemos a las herramientas de
ordenación.
Las más fáciles de utilizar son las de ordenación alfabética, tanto la
ascendente como la descendente, indicadas con los siguientes
botones:
También contamos con el cuadro de diálogo Ordenar, el cual nos
permitirá introducir más opciones…
…y al cual accedemos por alguna de estas formas:
Desde el menú contextual que abrimos con el botón derecho del ratón,
seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado
Desde el fragmento Modificar, botón Ordenar y filtrar y en el menú la
opción Orden Personalizado
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Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos
sobre el botón Ordenar
En versiones anteriores de Microsoft Excel, tenía hasta tres posibles
niveles de ordenación por columna dentro del cuadro de diálogo
Ordenar.
Ahora podemos agregar la cantidad que necesitemos de criterios de
ordenación desde el botón .
Si quisiéramos eliminar un nivel que hemos agregado por error o
simplemente queremos quitarle porque ya no le necesitamos,
presionaremos el botón .
Tenemos más opciones dentro del cuadro de diálogo Opciones de
ordenación…
…desde el cual podremos indicar que se haga distinción entre
mayúsculas y minúsculas y si el orden va a ser en columnas (Ordenar
de arriba hacia abajo) ó por filas (Ordenar de izquierda a derecha).
Tenga cuidado antes de ordenar, pues podría tener problemas con:
Las celdas que contengan fórmulas. Compruebe que los valoresque
habían devuelto las fórmulas no han cambiado y que las celdas a las
que se hace referencia en las mismas no se han movido.
Muestre todas las filas y columnas ocultas antes de realizar cualquier
tipo de orden, ya que éstas no se mueven cuando se ejecuta el
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comando ordenar, y por lo tanto la tabla perdería integridad en cuanto
a sus datos.
Los encabezados de columna deben estar en una sola fila. Es
frecuente encontrarse con encabezados en dos filas, o con filas
en blanco por medio.
Ajuste todos los títulos de columna en una sola celda.
Cuando vaya a ordenar por columnas, asegúrese que en el cuadro de
diálogo Ordenar, está marcada la casilla Mis datos tienen
encabezados, o de lo contrario, dichos encabezados pasarán a formar
parte de los propios datos de la tabla y se ordenarán junto con el resto
de datos.
Por último, mencionaremos la ordenación por colores, la cual es muy
sencilla.
Desde el cuadro de diálogo Ordenar, elija cuál de las columnas va a
ordenar, y en el cuadro desplegable Ordenar según, elija Color de
celda.
Luego, como criterio de ordenación, despliegue el menú y seleccione
cuál va a ser el color por el cual desea ordenar así como la ubicación
de estos datos, si los quiere en la parte superior o en la parte inferior
de la columna.
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BIBLIOGRAFIA:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx
http://ofimatic.blogspot.com/2007/12/ordenar-datos-en-excel.html