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ñENAP DIRECCIÓN EJECUTIVA

Licenciado

Danto Antonio Ávalos AguilarDirector de Gestión y Control InternoRegistro Nacional de las PersonasPresente

Ref. DE-1418-2016

Guatemala, 12 de mayo de 2016

N:';: ¡- !;;s FeíSOiia

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Adjunto al presente remito GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS DE LAINSTITUCIÓN, la cual se traslada debidamente firmada por las áreascorrespondientes, y aprobada por este Despacho para que continúe con ladivulgación e implementadón de la misma.

Sin otro particular, atentamente.

G.c. Archivo

RLGR/ghIj

Adjunto: Lo indicado

Lic. Ruqy Leol;iel Gallardo RoáatesDirector Ejecutivo

Registro Nacional de lasPersonas - RENAP -

niRC-CCIO

12 MAY 2016

ESTtON Y CONTROJ.JNTEFFIRMA.

Calzada Rooseveit 13-46. zona 7Edificio RENAP CENTRAL

PBX 2416-1900 CALL CENTER 1516 www renap.Qob.ot

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1

UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOSDE LA INSTITUCIÓN

RENAPRegistro Nacional de las Personas

M.A. Dante Antonio Avalos AguilarDirector de Gestión y Control Interno

SedeCentra/ REÍiAP Guatemala, Guatemala

\ A BS&iAPkÉ- 'foráneo^director de Control

Dirección de Gestión yControl .'ntemoCmiml RÉNfR OMfewfe, CmSa

VLic. Daños AfíFCdo López Váldez

Jefe de Gestión de la CalidadDirección de Gestión y Control interno

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RENAPRENAP

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FECHA DE EMISUI^^ ^A|jrt:íoi6CÓDIGO: • - ' GUI-ll-02-2016

VERSIÓN: 01

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LACAUDAD

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

§RENAPHegistro Nacional dolosPersonas

UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS FECHA DEEMISIÓN: Abril 2016

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS DE LA

INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUI-11- 02-2016

VERSIÓN: 01

pAGINA: Página 2 de 9

Contenido

1. Objetivo 3

2. Campo de aplicación 3

3. Base legal 3

4. Propósito 3

5. Programa de actividades , 3

6. Monitoreo y seguimiento 3

7. Definición de evento 4

8. Instrucciones generales 4

9. Responsabilidades por área servicio: 5

Control de cambios 9

Revisado por: Revisado por: Revisado por Aprobado por:;

I OIretdón deQwtídnr Control | Unidad de^dones PAnñiInterno

§RENAPflsgislro Nacional de losPersonas



INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUI-11- 02-2016

VERSIÓN: 01

RAGINA: Página 3 de 9

1. Objetivo.

Proveer un documento técnico-administrativo que sirva de apoyo y

orientación para el personal de las oficinas del Registro Nacional de las

Personas -RENAP-, para realizar los eventos que la Institución planifique.

2. Campo de aplicación.

La presente guía será de aplicación y observancia obligatoria para todos los

empleados de las oficinas del Registro Nacional de las Personas -RENAP-.

3. Base legal.

• Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley

del Registro Nacional de las Personas y sus reformas.

• Reglamento Interior de Trabajo vigente.

4. Propósito.

Normar los eventos, sus actividades y asignar responsabilidades para el

desarrollo de los mismos, en cumplimiento a la planificación de la Institución.

5. Programa de actividades

La Unidad de Relaciones Públicas establecerá anualmente un calendario de

actividades de acuerdo a los eventos programados en la Institución, sin

perjuicio que éste puede ser actualizado.

6. Monitoreo y seguimiento

Para garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Coordinador

de Relaciones Públicas, deberá mantener un proceso constante de revisión y

solicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y

modifíóaóiones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez

quefel contenido establecido del presente lo requiera.

Elabo^^of>ar:j / Revisado pv: / Revisado por: Revisado por;

r/1OAinnamMtoift'StHfínitoli ' ^Centól •' ' dln^ndcGifrtifovCpntral í[ itíidíM.lt^ÍKtociaPúUte ' "OlmiterEllKiMM

KRENAPRegistro Nocional de las Personas



INSTITUCIÓN

CÓDIGO; 6UI-11- 02-2016

VERSIÓN: 01

PAGINA: Página 4 de 9

7. Definición de evento

Para fines del presente documento se entenderá por evento a las actividades

especiales que se realizan en cualquier espacio, para celebrar un

acontecimiento que implica planear, organizar, dirigir y controlar.

Al organizar un evento se debe tener en cuenta:

Tipo de evento.

Duración.

Público objetivo.

Recursos: Humanos, materiales, tecnológicos y los que se considere

necesario.

Horario en el que se realiza.

Lugar.

Costos.

Objetivos.

8. Instrucciones generales

8.1 La Dirección responsable del evento deberá nombrar un coordinador

general para la organización del mismo.

8.2 La Dirección responsable del evento elaborará las listas de chequeo de

las actividades asignadas y deberá convocar a las reuniones a las

Direcciones involucradas para informar la coordinación correspondiente.

8.3 El diseño y elaboración de las invitaciones serán presentados por la

Unidad de Relaciones Públicas a Dirección Ejecutiva para su aprobación.

mENAPHegistw Nacional as las Personas



INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUMl-02-2016

VERSIÓN: 01

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8.4 Cualquier situación no contemplada en la presenta Guía, será resuelta

por medio de la Dirección responsable del evento.

9. Responsabilidades por área servicio:

9.1. Dirección encargada del evento

Será responsable de:

9.1.1. Coordinar la logística general del evento.

9.1.2. Remitir a la Unidad de Relaciones Públicas, por el conducto

respectivo una semana antes del evento, el listado de invitados que

contenga nombre completo, cargo y correo electrónico para la

elaboración del diseño de las respectivas invitaciones y la

aprobación de Dirección Ejecutiva.

9.1.3. Deberá trasladar el listado de invitados y sus respectivos correos

electrónicos y número de teléfono a efecto de que la Unidad de

Relaciones Públicas realice las confirmaciones de asistencia.

9.1.4. Deberá proporcionar al Departamento de Seguridad, listado de

personas y vehículos que ingresarán a las instalaciones de RENAP,

por lo menos cinco días previos al evento.

9.1.5. Deberá entregar a la Unidad de Relaciones Públicas, los otros

Himnos (cuando sea necesario), dos días antes del evento.

Elwrado

9.1.6. Elaborar la agenda, la cual deberá ser enviada con cinco días

hábiles de anticipación a la Unidad de Relaciones Públicas.

Revisado por

- '.ftbdlriieddn da Centra

Revisado por:

Direccldn deoeadAn yControl— "

Revisado por; Aprobada por

UnlBH^lUadDRMraiDoi^ ^

iflEAMPfegistro Nocional delas Personas



INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUi-11- 02-2016

VERSIÓN: 01


9.1.7. Deberá entregar a la Unidad de Relaciones Públicas las banderas o

banners de las otras instituciones (cuando sea necesario), con dos

días de anticipación.

9.1.8. Deberá solicitar a la Unidad de Relaciones Públicas que le indique

la ubicación de los participantes.

9.1.9. Coordinar la elaboración y diseño de marbetes, carpetas, diplomas,

para lo cual deberá solicitar el diseño a la Unidad de Relaciones

Públicas, con cinco días de anticipación.

9.1.10. Coordinar la exposición o conferencia, así como expositores.

9.2 Dirección de PresupuestoSerá responsable de:

De acuerdo a la disponibilidad financiera erogará los fondos necesarios

para cubrir los gastos en que incurran las diferentes Direcciones

involucradas en el desarrollo del Evento Institucional programado

anualmente.

9.3 Unidad de Relaciones Públicas


9.3.1. Coordinar la elaboración y entrega, conforme el diseño autorizado

por Dirección Ejecutiva, de las invitaciones del evento y remitirlas

vía correo electrónico a excepción de Directorio, Consejo

Consultivo e Invitados Especiales, a quienes se les entregará ensobres rotulados, identificados con el nombre de cada persona.

borado aar: Revisado por: Revisado por Revisado por: Aprob

ndpCoRtol Olrecd^ deGtftidnyControl UnldeddeRcdadonMRiiblIcst ^Interno 1'

fflEAMPHegiifw Nacional de losPersonas



INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUI-11- 02-2016

VERSIÓN: 01


9.3.2. Elaborar el diseño de marbetes, carpetas, diplomas o lo que se

necesite para el evento.

9.3.3. Realizar convocatorias necesarias a los medios de comunicación

autorizados a cubrir el evento.

9.3.4. Coordinar el personal necesario para que participen como

Asistentes de Protocolo, quienes deberán orientar y atender a los

invitados.

9.3.5. Coordinar la filmación y toma de fotografías durante el evento asi

como coordinar con la Dirección de Informática y Estadística la

transmisión en el canal RENAP cuando, corresponda.

9.3.6. Proveer el Audio del Himno Nacional de Guatemala.

9.3.7. Proveer las banderas de Guatemala y RENAP, así como el

pódlum.

9.3.8. Coordinar y conducir el Acto Protocolario.

9.3.9. Colocar la cinta para corte simbólico (cuando aplique).

9.3.10. Instalar el equipo de audio y transmisión en canal RENAPTV.

9.4 Dirección Administrativa


9.4.1. Elaborar el diseño del montaje del evento, la distribución y

asignación de espacios, así como desmotar (escenario, sillas,

fundas para sillas, mobiliario, manteles, entre otros).

EÍá^rado \ / Revisado por; Revisado por: Revisado por Aprobado por:

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UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS FECHA DE EMISIÓN: Abril 2016


INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUI-11- 02-2016

VERSIÓN; 01

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9.4.2. Proveer de la alimentación necesaria de acuerdo a la

disponibilidad financiera.

9.4.3. Encargarse de la planificación y las acciones de seguridad para el

desarrollo del Evento Institucional.

9.4.4. Asignación de parquees, según disponibilidad.

9.5 Dirección de Gestión y Control Interno


El Departamento de Atención y Servicio coordinará el flujo de

usuarios, cuando el evento se realice en el primer nivel de las

instalaciones de la Sede Central.

ElaBvado po Revisado por

S^lreCcMn de Control

Revisado por:

Direcciónde Gestión y ControlInterna

Revisado por: Aprobado por

Uüided de Relaciones Rdblleu Olraetc»i|iisútM ¿

PeampRegistro Hadonal óe las Personas

UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS FECHADE EMISIÓN; Abril 2016


INSTITUCIÓN

CÓDIGO: GUI-11-02-2016

VERSIÓN: 01


Control de cambios

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9

Unidad de

Relaciones

Públicas

Elaboración de la Guía para larealización de eventos de la

Institución.

m ñenap direcciÓn ejecutiva - registro nacional de las ... · • decreto número...

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