ANÁLISIS DOCUMENTAL

LA CATALOGACIÓN

Se puede decir que es el conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias para la descripción completa de un documento y la asignación de una signatura topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación por materias, además de la elección y redacción de los puntos de acceso principal y secundario.

En tal sentido, La catalogación es un subconjunto de un campo mucho mayor que, en ocasiones, es llamado control bibliográfico; por lo que resulta de ayuda verla a través de este contexto.

Clases de catalogación:

El proceso de catalogación se divide en 4 grandes ramas:

Catalogación descriptiva. Análisis temático. Control de autoridad. Catalogación cooperativa.

Catalogación descriptiva: La catalogación descriptiva es esa fase del proceso de catalogación que tiene que ver con la identificación y descripción de una obra, el registrar la información en la forma de un registro catalográfico, y la selección y formación de los puntos de acceso, con excepción de los puntos de acceso temático. La catalogación descriptiva describe los aspectos físicos de la obra e identifica la responsabilidad para el contenido intelectual, sin hacer referencia a su clasificación temática o a la asignación de los encabezamientos temáticos, ambos elementos propios de la catalogación temática.

Descripción. Identificación y descripción son procesos interrelacionados dentro de la catalogación descriptiva. La identificación consiste en la elección de los elementos convencionales,

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guiada por un conjunto de reglas. Cuando el catalogador ha identificado propiamente los elementos convencionales, ellos son descritos de tal manera en el registro catalográfico que la descripción resulta ser única y no puede ser aplicada a ninguna otra entidad que pertenezca a la colección. En otras palabras, cada entidad debe ser distinguida de cualquiera otra con la que pudiera confundirse.

Análisis temático: El análisis temático consiste en la determinación del tema o temas que cubran el contenido intelectual de una obra. Una vez que esto se ha podido determinar se selecciona el número necesario de encabezamientos de materia de una lista estandarizada. El paso final dentro de este proceso es la elección del número clasificador del esquema de clasificación que la biblioteca esté utilizando. El catalogador, en consecuencia debe elegir únicamente el mejor lugar en el esquema de clasificación para la obra.

Control de autoridad: El control de autoridad es el proceso de mantener consistencia en la forma usada para representar un punto de acceso y el proceso de mostrar las relaciones entre nombres, obras y temas. Esto se logra a través del uso de reglas, en el caso de nombres y títulos, el uso de listas de encabezamientos de materia y la referencia a un archivo de autoridad para la creación de cadenas autorizadas llamadas encabezamientos.

Catalogación cooperativa: Todos los procesos anteriormente descritos tienen la característica de ser originales; este proceso, en cambio, posee la característica principal de requerir la participación de un grupo determinado de instituciones. Consiste en una de las instituciones realiza la catalogación original de una obra, poniéndola a la disposición del grupo. Generalmente, aunque no exclusivamente, se utilizan formatos internacionales para el intercambio de información, como podría ser el formato MARC.

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Características y fines

Podemos decir que una de las características más relevantes seria la del catalogador, ya que debe cumplir algunas normas y procedimientos para llevar a cabo una tarea maravillosa, como lo es la de catalogar los documentos, en donde su trabajo permite darle un orden a los diferentes tipos de documentos (libros, artículos, diccionarios, atlas, entre otros). Para de esta forma lograr una excelente distribución y ubicación.

Todo esto lleva a la perfecta relación del catalogador y los documentos, en donde el fin más apropiado es la de obtener resultados catalográficos que permitan la evaluación adecuada para darle un lugar exalto al acerbo en el área precisa.

EL SOPORTE DE LA CATALOGACIÓN: La ficha normalizadaDefinición y tipología del soporte documental

¿Dé un ejemplo de cada una de ellas?

El ser humano generó los soportes documentales primitivos como un modo de expresión, de comunicación. Esa comunicación, en principio surge como una necesidad básica de su supervivencia, luego, como un deseo de dejar constancia de su actividad y, finalmente, como una necesidad imperiosa de transmisión de la información. González Castrillo, Doctor en Geografía e Historia por la Universidad Complutense de Madrid, y licenciado en Filología Semítica, refiriéndose en forma sucinta a la evolución de los soportes documentales, señala: 

El hombre se ha preocupado siempre de dejar constancia duradera de su actividad y de su pensamiento a través de dibujos, jeroglíficos, ideogramas y escrituras sobre los más diversos soportes.

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La piedra, el hueso, el metal, la arcilla, las telas, fueron los primeros soportes utilizados, a los que seguirían luego otros más elaborados, como el papiro, el pergamino y el papel. 

Ahora bien, con la implantación de las nuevas TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y su vertiginoso desarrollo, podemos señalar que dichos ejemplos de soportes documentales que nos ofrece la NODAC, quedan totalmente desfasados actualmente. Ahora es el momento de las PDA, libros electrónicos, tablets, móviles, smartphones,... soportes documentales que reproducen información de un modo abismalmente rápido respecto a los tradicionalmente utilizados.  

Debemos acotar, que no es el soporte el elemento que determina la esencia  de un documento de archivo, pero si hay que contar con él por cuanto es la parte material en que está registrada su información y su conservación nos conviene.

Tipos de fichas

Existen distintas fichas bibliográficas (utilizadas para colocar determinados datos de una obra empleada para la investigación):

FICHAS BIBLIOGRÁFICA DE UN SOLO AUTOR: en esta ficha

se colocan los datos bibliográficos de un libro escrito por un

único autor. Incluye el apellido y nombre del escritor, el titulo del

libro, la editorial, el lugar y año de edición, y la cantidad de

páginas.

FICHA BIBLIOGRÁFICA DE DOS AUTORES: Contiene los

mismos datos que la anterior, y la única diferencia consiste en

que entre los nombres y apellidos de los autores se coloca la

letra (y).

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FICHA BIBLIOGRÁFICA DE TRES O MÁS AUTORES: cuando

el libro es escrito por mas de tres autores, se coloca el apellido y

nombre del primero, y a continuación la abreviación latina et al.

FICHA BIBLIOGRÁFICA DE UNA ANTOLOGÍA: el término

antología se refiere a un libro realizado a partir de la recopilación

de artículos varios. Así, la manera correcta de fichar esta clase

de libros es similar a la ficha de un solo autor, pero luego del

apellido se coloca el vocablo compilador, entre paréntesis.

FICHA BIBLIOGRÁFICA DE TESIS: esta clase de fichas

incluyen los siguientes datos: autor, titulo, tesis (aquí se coloca

también el grado al que se aspira), lugar (institución en la que se

presenta), editor, fecha y cantidad de páginas. Si la obra fue

escrita de un solo lado de la hoja, en vez de colocar la letra p (de

página), se utiliza la letra h (de hoja). 

HEMEROGRÁFICA: se refiere a información tomada de un

periódico o revista. Esta ficha es similar a la bibliográfica, y sus

datos incluyen  titulo de publicación, nombre del director,

periodicidad y lugar de edición.

FICHA DE INVESTIGACIÓN: se utilizan para agregar aspectos

trascendentes del contenido de una obra. Incluye: un

encabezado con el tema que contiene la ficha, autor, titulo del

libro y página, contenido del tema fichado y tipo de ficha.

FICHA TEXTUAL CON ELIPSIS: aquí se excluyen de la oración 

palabras innecesarias para elaborar una frase o párrafo a

reproducir.

FICHA TEXTUAL INDIRECTA: aquí el dato extraído del libro,

corresponde a una cita realizada por el autor. Esta ficha incluye

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tema, autor de la cita original y libro en que se encuentra la

misma, y la frase citado por: autor y libro. El texto comienza con

comillas dobles para la ficha realizada (“…”), y comillas simples

para la cita textual (`…`).

FICHA RESUMEN: incluye una sinopsis de los aspectos de

mayor trascendencia sobre de un tema. Contiene el título de la

temática general y el tema específico que se aborda.

FICHA DE CRÍTICA: Se utilizan para colocar opiniones

encontradas a las sostiene la temática fichada. En el ángulo

superior derecho se coloca la palabra crítica.

FICHA PARÁFRASIS: son útiles para aclarar conceptos que no

son fáciles de comprender. Se emplean términos mas sencillos

con el propósito de que el lector entienda a que se esta haciendo

referencia. No se utilizan comillas.

Ficha principal: Es la ficha matriz a partir de la cual se elaboran todos los catálogos de la biblioteca. Compuesta en primer lugar por el encabezamiento, que puede ser de autor físico, como jurídico o entidad; o subsidiariamente por el título.

Ficha secundaria: Se elaborar a partir de la confección de la ficha principal, mediante el reemcabezamiento de esta, de tal manera que constituyen una reproducción idéntica de la ficha principal con el punto de acceso modificado.

Ficha de referencia: Sirven de guía y de orientación al lector a trabes de los distintos encabezamientos. Pueden adoptar dos formas, fichas de referencia de carácter sustitutivo, que son las que remiten de un encabezamiento no utilizado al elegido para representar el concepto.

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Ficha analítica: Son aquellas cuyo cometido es desglosar el contenido de una obra resaltando algún capítulo de la misma o la responsabilidad de algún autor que se quiere destacar.

Estructura de la ficha Existen diferentes tamaños de fichas para escoger el tamaño de acuerdo con nuestras necesidades, estas fichas son hojas de cartulina y los tamaños son:

7.5 x 12.5 cm10 x 15 cm12 x 20 cm15 x 23 cm

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