los empleados de una empresa de la - biblioteca
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I
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
DISEÑO DE UN MANUAL DE INDUCCION PARA
LOS EMPLEADOS DE UNA EMPRESA DE LA
LOCALIDAD
TESIS
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE:
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA
CINTHYA BERENICE HERNÁNDEZ GARCÍA
CD. OBREGÓN, SONORA MARZO 2012
I
DEDICATORIA
A mis padres José Enrique Hernández y María Luisa García Rosas por brindarme su
apoyo por ser los dos mi ejemplo a seguir, por sus consejos que han sido de gran
ayuda para mi vida y crecimiento. Esta tesis es el resultado de lo que me han
enseñado en la vida, ya que siempre han sido unas personas honestas, entregadas a
su trabajo, pero más que todo, siempre han podido salir adelante y ser triunfadores.
Gracias por darme la oportunidad de culminar esta etapa de mi vida.
A mi hermana Brenda Hernández García por darme ánimos en cada momento y por
ser parte de mi vida
.
A Dios por darme fuerzas, paciencia para llegar al final.
II
AGRADECIMIENTOS
A mis papas que sin ellos yo no estuviera aquí culminando una etapa más en mi
vida, gracias por su paciencia y apoyo.
A los maestros María Del Carmen Vásquez Torres por su gran ayuda y su increíble
paciencia, a la maestra Laura Hernández por su guía y tiempo otorgado.
A mis amiga Sugey M. Pacheco por su apoyo al estar en las mismas que yo y
al resto de mis compañeros en general.
III
RESUMEN
Se optó por realizar una investigación a la empresa UCAY ubicada en Miguel Alemán
No. 666 esquina con 6 de Abril, zona centro en Cd. Obregón, la cual es un institución
Auxiliar de Crédito, el personal de dicha organización no se encuentran integrados de
manera adecuada y cabe mencionar que lo más importante en una organización es
el bienestar y comunicación dentro de ella.
Una vez llevado a cabo el proceso de consultoría dentro de la empresa, se aplicaron
cuestionarios y sondeos al personal de la misma, donde se identificó que dentro de la
organización se carece en el área de recursos humanos, de la integración e
inducción formal hacia el empleado.
Se optó por elaborar un manual de inducción que ayude a integrar al personal de
nuevo ingreso y que a su vez le dé una imagen general de la organización que lo
está contratando para integrarse a esta.
Para llegar a detectar el área de oportunidad se desarrolló un diagnóstico a la
empresa que constaba de tres cuestionarios con diferentes propósitos, los cuales
arrojaron la anomalía en la organización.
Al término del diseño del manual se implementó a los empleados de la organización
para su previa ejecución por medio de ellos, logrando así una mejor integración entre
el trabajador y la empresa.
Se llegó a la conclusión de que es indispensable la inducción en los empleados para
el buen rendimiento y funcionamiento en la organización, ya que debido a su
ejecución se logro una mejor armonía y el empleado sabe a si donde se va a dirigir la
empresa en un futuro.
IV
ÍNDICE
DEDICATORIA ....................................................................................................................................... I
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................... II
RESUMEN ............................................................................................................................................. III
ÍNDICE ................................................................................................................................................... IV
CAPÍTULO I ........................................................................................................................................ - 6 -
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... - 6 -
1.1 Antecedentes. .......................................................................................................................... - 6 -
1.2 Planteamiento del Problema. ................................................................................................ - 8 -
1.3 Justificación. ............................................................................................................................ - 9 -
1.4 Objetivo. ................................................................................................................................. - 10 -
CAPÍTULO II .................................................................................................................................... - 11 -
MARCO TEORICO. ........................................................................................................................ - 11 -
2. 1 Manuales administrativos. .................................................................................................. - 11 -
2.1.1 Concepto ......................................................................................................................... - 11 -
2.1.2 Objetivos ......................................................................................................................... - 13 -
2.1.3 Importancia. .................................................................................................................... - 14 -
2.1.4 Ventajas. ......................................................................................................................... - 16 -
2.1.5 Desventajas. ................................................................................................................... - 18 -
2.1.6 Clasificación. .................................................................................................................. - 19 -
2.2 Manual de inducción. ........................................................................................................... - 21 -
2.2.1 Concepto. ........................................................................................................................ - 21 -
2.2.2 Importancia. .................................................................................................................... - 22 -
2.2.3 Ventajas. ......................................................................................................................... - 23 -
2.2.4 Desventajas. ................................................................................................................... - 25 -
V
2.2.5 Contenido. ...................................................................................................................... - 26 -
CAPÍTULO III ................................................................................................................................... - 34 -
MÉTODO .......................................................................................................................................... - 34 -
3.1 Sujeto. ..................................................................................................................................... - 34 -
3.2 Materiales. .............................................................................................................................. - 35 -
3.3 Procedimientos. .................................................................................................................... - 35 -
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................... - 37 -
RESULTADOS Y DISCUSIÓN ...................................................................................................... - 37 -
4.1 Resultados. ............................................................................................................................ - 37 -
MANUAL DE INDUCCIÓN ............................................................................................................. - 38 -
4.1 Discusiones. .......................................................................................................................... - 56 -
CAPITULO V .................................................................................................................................... - 57 -
CONCLUSION Y RECOMENDACIÓN ........................................................................................ - 57 -
5.1 Conclusión. ............................................................................................................................ - 57 -
5.2 Recomendaciones. ............................................................................................................... - 59 -
APENDICE ....................................................................................................................................... - 60 -
Apéndice #1 .................................................................................................................................. - 61 -
Apéndice # 2 ................................................................................................................................ - 72 -
Apéndice # 3 ................................................................................................................................ - 78 -
Bibliografía ........................................................................................................................................ - 81 -
- 6 -
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se dará a conocer el contexto de una empresa de la localidad
dedicada a abastecer a los socios de Unión de Crédito Agrícola Del Yaqui (UCAY) de
los insumos necesarios para la producción agrícola a un bajo costo y con créditos a
cuenta de Avió que tiene contratado con unión, se hará un énfasis en los
antecedentes, planteamiento del problema, justificación y objetivo del trabajo que se
presentará.
1.1 Antecedentes.
Actualmente las empresas para tener un buen funcionamiento deben de contar con
recursos materiales, financieros y humanos, este último es de suma importancia para
toda organización ya que este desempeña todo el trabajo físico y mental que se
requiere para ofrecer un servicio y/o productos de calidad. Según Rodríguez (2002),
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el recurso humano de toda organización es el más importante, ya que los empleados
realizan una contribución valiosa para el logro de los objetivos organizacionales,
contribuciones que resultan de la productividad de los puestos asignados, es aquí
donde radica la importancia de la “dotación de personal”.
En la actualidad todas las empresas independientemente del giro de servicio al que
se dediquen tienen personal administrativo y operativo, que sin estos no sería posible
que obtuviera utilidades, estos empleados cuando son contratados deben de recibir
una introducción adecuada a la empresa, esto quiere decir que se informe al nuevo
empleado sobre los orígenes de esta, sus productos y/o servicios que se ofrecen así
como la filosofía organizacional, también sus derechos y obligaciones y por supuesto
sus actividades a realizar.
Visto lo anterior y como lo menciona Chiavenato (2001), la administración del
recursos humano en toda organización consiste en la planeación, organización,
desarrollo y coordinación, así como también el control de técnicas, capaces de
promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización
representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los
objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
Es importante mencionar que las técnicas de selección de personal tienen que ser
mas asertivas, ésto es que encuentre al mejor personal para cubrir las necesidades
que tiene la organización, realizando y evaluando la potencialidad física y mental de
los aspirantes a cualquier puesto, esto tendrá resultado siempre y cuando se sepa de
manera clara lo que se busca y se tenga definido bien el puesto a cubrir dentro de la
organización.
Lo que despertó el interés en la realización del proyecto fue la falta de inducción que
hay en la empresa la manera en que los empleados realizan sus actividades sin un
manual ni un seguimiento de ellas, al igual la falta de información que tiene el
empleado de la empresa.
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1.2 Planteamiento del Problema.
Tomando como referencia lo anterior, se optó por realizar una investigación a la
empresa UCAY ubicada en Miguel Alemán No. 666 esquina con 6 de Abril, zona
centro en Cd. Obregón, la cual es un institución Auxiliar de Crédito que se dedica a
la creación de créditos en semillas para la siembra de los diversos cultivos, así
mismo se especializa en proveer los insumos para la agricultura como fertilizantes
granulados, líquidos, gaseosos y agroquímicos. Dicha empresa cuenta con 20
empleados, actualmente con alrededor de 800 socios activos los cuales son de forma
importante el desarrollo económico de la región, al término de la investigación se
detecto de manera evidente la falta de inducción. Esta falla genera que el personal
no sienta un compromiso hacia la organización, ya que no se encuentran integrados
de manera adecuada y cabe mencionar que lo más importante en una organización
es el bienestar y comunicación dentro de ella.
Una vez llevado a cabo el proceso de consultoría dentro de la empresa, se aplicaron
cuestionarios y sondeos al personal de la misma, donde se identificó que dentro de la
organización se carece en el área de recursos humanos, de la integración e
inducción formal hacia el empleado, por lo tanto este desconoce su identidad dentro
de la organización, de igual manera carece de información crucial de la empresa y la
razón de ser de la misma y lo que él representa para esta.
Los empleados al carecer de información relacionada con la empresa y las funciones
que debe realizar en su área de trabajo así como las herramientas necesarias para
facilitar su ejecución, trae como consecuencia una serie de problemas como son: la
ejecución inadecuada de las actividades, no existe un ambiente de trabajo agradable
y esto podría originar tensión en los empleados creando un bajo rendimiento laboral
llevándolo a perder el objetivo de la organización. Esto lleva a realizarse la siguiente
pregunta:
- 9 -
¿Qué herramienta administrativa puede ayudar a integrar al personal de nuevo
ingreso?
1.3 Justificación.
Para cualquier empresa es importante llevar a cabo un proceso de inducción, para
que los empleados obtengan el conocimiento de la organización de forma general
que le ayudará a ofrecer productos y/o servicios a los clientes de forma
personalizada y de calidad. Así mismo uno de los motivos por los cuales se realiza
este proyecto es que los empleados obtengan una integración adecuada a sus
puestos de trabajo, sientan un compromiso hacia la organización y sobre todo que
sepan en la posición que se encuentra y lo importante que son para esta.
Los beneficios que la empresa obtendría llevando a cabo una inducción serian la
prevención de problemas que se puedan presentar en las áreas de trabajo, una
menor rotación de personal, la reducción de gastos de contratación y una fidelidad y
confianza por parte de los trabajadores hacia la empresa.
Los empleados pueden obtener beneficios como Integrarse al grupo de trabajo
rápidamente, ser contemplado para subir de puesto por las actitudes y los
conocimientos obtenidos durante su integración a la organización y conocer los
productos y/o servicios que ofrece para dar un buen servicio a los clientes.
En caso de no llevarse a cabo el estudio, los empleados no se enterarían del objetivo
y la misión de la empresa, sus actividades a realizar dentro de ellas y sus beneficios.
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1.4 Objetivo.
Elaborar un manual de inducción que ayude a integrar al personal de nuevo ingreso
y que a su vez le dé una imagen general de la organización que lo está contratando
para integrarse a la misma y genere un mayor rendimiento en sus funciones
asignadas.
1.5 Delimitaciones
Debido a que no existen trabajos de investigación en los cuales no haya
delimitaciones, el presente trabajo no es la excepción, ya que se presentan varios
obstáculos que impidan su realización en el menos tiempo posible. Uno de los
principales, es la falta de tiempo por parte de los empleados que ocasiona el retraso
en la entrega del trabajo, la falta de atención por medio del gerente ya que es difícil
contactarlo.
- 11 -
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO.
En el siguiente capítulo se presentará algunos elementos que forman parte del marco
teórico, en el cual se expresa todo lo relacionado con los manuales administrativos
desde su concepto, ventajas, desventajas, importancia.
2. 1 Manuales administrativos.
2.1.1 Concepto
Los manuales administrativos son una fuente de información valiosa ya que guiara la
ruta a seguir, relacionando las funciones y actividades de los puestos.
A continuación se presentan algunas definiciones sobre los manuales
administrativos.
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Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática la información de una
organización. Gómez (2001), menciona que son cuerpos sistemáticos que indican
las actividades a ser cumplidas por los miembros de las organizaciones y la forma en
que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente. El
propósito fundamental de los manuales es el de instruir a los miembros de la
organización, acerca de aspectos tales como: funciones, autoridad, normas,
procedimientos, políticas, objetivos, etc.
Mercado (2004), dice que son documentos que sirven como medios de comunicación
y coordinación que permiten registrar y transferir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización, (antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos
que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Hernández
yRodríguez (2007), definen el manual como un instrumento de control sobre la
actuación personal, pero también es algo mas, ya que ofrece la posibilidad de dar
una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa, que de esta
manera pierde su carácter nebuloso y abstracto, para convertirse en una serie de
normas definidas.
Los manuales administrativos son fundamentales para una empresa porque ayudan
a presentar de forma general sobre las funciones de los trabajadores. El manual
debe de estar bien redactado de tal manera que los empleados tengan la facilidad de
comprender la información ilustrada en el manual y puedan seguir el camino hacia
los objetivos. Son documentos que sirven de comunicación a los empleados, de los
cuales se desprenden los procedimientos, reglamentos, políticas, estructura, etc.; la
diferencia que se maneja es que sirve para la comunicación, para plantear los
procedimientos y es una guía para el desempeño de la organización.
- 13 -
2.1.2 Objetivos
Hernández y Rodríguez (2007), considera que los manuales administrativos deben
tener los siguientes objetivos que a continuación se presentan:
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos.
Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.
Según el autor Arias Galicia (2006), señala los objetivos de los manuales de la
siguiente manera.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Rodríguez (2002), hace mención de los principales objetivos que se requieren
alcanzar al presentar los manuales a continuación:
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Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y
facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas
administrativas.
Mantener objetivos en los manuales administrativos es importante, los tres autores
mencionan similitudes, las cuales son el permitir el buen funcionamiento dentro de la
empresa, instruir al personal en aspectos importantes dentro de ella.
Varios autores mencionan como objetivos instruir al personal a la organización, otro
sugiere que es bueno para la eficacia del empleado y que precisa las funciones a
cada unidad administrativa.
2.1.3 Importancia.
Según Arias Galicia (2006), permite a la empresa obtener mejores resultados en el
aprovechamiento de tiempo y recurso humano; permitirá desarrollar la estructura
organizativa con el fin de dar autoridad y responsabilidad a miembros del equipo de
trabajo.
Según el autor Rodríguez (2002), señala la importancia de los manuales
administrativos de la siguiente manera:
Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, normas.
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
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Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del
tiempo.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
Gómez (2001), menciona que la importancia de los manuales es explicar de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos
evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la
empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la
duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas
personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma,
desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Cada autor tiene una importancia diferente hacia los manuales, unos mencionan que
es importante ya que mantiene al empleado informado de los deseos y cambios en la
organización, otro que muestra detalladamente los procedimientos y las mejoras que
obtendrán.
Para la empresa es importante considerar elaborar manuales administrativos, porque
ayudan a formalizar a la organización, además de tener toda la información de la
empresa por escrita y a la mano, siguiendo algún procedimiento al realizar las
actividades obteniendo buenos resultados optimizando tiempo y recursos materiales,
humanos y financieros, logrando evitar duplicidad de las cosas u ofrecer un mal
servicio o malos productos de baja calidad.
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2.1.4 Ventajas.
A continuación se mencionan los beneficios que tienen los manuales administrativos
en el empleado para el buen funcionamiento dentro de la organización por diferentes
autores.
Según Arias Galicia (2006), señala que los manuales deben de contener los
siguientes beneficios:
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organización.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Los manuales deben de contienen las siguientes ventajas según Gómez (2001):
Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
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Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de
la organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Rodríguez (2002), por su parte menciona como beneficios lo siguiente:
Son una fuerte permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, normas, etc.
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través
del tiempo.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
En las ventajas de los manuales, los autores coinciden en que logran y mantiene una
buena planeación en la organización, se evitan discusiones y malos entendidos
dentro de ella.
En dichos manuales siempre se tendrán las mismas ventajas ya que se usa para lo
mismo, para darle la introducción adecuada al empleado a la empresa, para que este
informado de sus deberes y obligaciones y de sus actividades dentro de ella.
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2.1.5 Desventajas.
Así mismo como existen beneficios en la elaboración de manuales, al igual existen
las dificultades, que son de suma importancia que se tomen en cuenta a la hora de
su realización, tres diferentes autores mencionan:
Según Arias Galicia (2006), menciona que todo manual debe de contener las
siguientes desventajas:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de
las operaciones.
El costo de producción y actualización puede ser alto.
Gómez (2001), por su parte señala como desventajas los siguientes puntos:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Los manuales deben de contener las desventajas siguientes según Rodríguez
(2002):
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
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Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles
pueden volverse complicados.
Los autores manejan las desventajas con una misma similitud sobre los manuales,
ya que si se elaboran incorrectamente no funcionan, muchas de las empresas son
pequeñas para establecer manuales, pero por más pequeña que sean se tiene que
contar con ellos para que sea más fácil que los miembro entienda sus obligaciones.
En los manuales administrativos existen inconvenientes en su diseño, costo e
implementación,
2.1.6 Clasificación.
Cada organismo tiene diferentes funciones ya que en cada uno se desarrollan
manuales distintos, a continuación cada autor menciona algunos:
El autor Arias Galicia (2006), clasifica los manuales de la siguiente manera:
Manual de organización
Manual de procedimientos
Manual de puestos
Manual de políticas
Manual de normas
Manual de inducción o empleado.
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Gómez (2001), menciona que los manuales se clasifican de seis maneras como la
muestra a continuación
De organización
De procedimientos
De políticas
De Bienvenida
Generales
Específicos
Rodríguez (2002), es el que maneja una clasificación más amplia de manuales,
siendo estos los que se mencionan a continuación:
De historia
De organización
De políticas
De procedimientos
De contenidos múltiples
De producción
De compra
De ventas
De finanzas
De contabilidad
De crédito y cobranza
De personal
Técnico
De adiestramiento o instructivo.
En las organizaciones es importante elaborar manuales administrativos que sirvan
como guía para realizar las funciones de cada departamento, para no tener que
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interrumpir las funciones de otros trabajadores y poder optimizar los recursos. Es
recomendable realizar manuales administrativos con el fin de obtener mejores
resultados, para eso se debe de llevar a cabo una investigación sobre el proceso de
la organización para identificar las necesidades de la mima, que podrá detectar los
departamentos con áreas de oportunidad, en donde se diseñara el manual más
adecuado para dar solución al problema.
Se maneja una variedad de manuales para cada departamento, para los autores
existen unos mas esenciales en la organización que otros, pero igual de importantes
son cada uno para la empresa ya se adecua a las necesidades.
2.2 Manual de inducción.
En este punto se hablara del manual de inducción que es uno de los más
importantes en la organización, se conocerá el concepto, la importancia de su
aplicación en las empresas, sus ventajas y desventajas, el proceso de elaboración.
2.2.1 Concepto.
Mercado (2004), dice que es un proceso dinámico, consiste en impartir programas
de orientación a los nuevos elementos de la organización, al personal antiguo
cuando este es promovido de un puesto a otro, así como cuando se introducen
nuevos métodos de trabajo, con el objeto de evaluar la productividad, la eficacia, la
calidad de sus relaciones con su nuevo trabajo y si desarrollo personal.
Rodríguez (2002), menciona que es un documento que contiene en forma ordenada
y sistemática, información e instrucciones sobre historia, organización, política y
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procedimientos de una empresa que se considera necesario para la mejor ejecución
del trabajo. A su vez Koontz (2001), define un manual de inducción como la forma
que implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la
empresa, sus funciones, sus tareas y su personal.
Lo cual se llego a la conclusión de abarcar todo lo que el empleado debe de conocer
de manera general de la organización, especialmente al ingresar a ella, para que
puedan desempeñar bien sus funciones de trabajo.
Cada empresa que quiera contratar personal para las diferentes áreas
departamentales, requerirá recabar información e instrucciones sobre la historia,
políticas y procedimientos de la organización que se considere necesario para
obtener buenos resultados, plasmándolo en un manual o en un disco audiovisual en
donde los nuevos empleados conozcan los propósitos de la empresa. Al no aplicar
correctamente esta herramienta no se puede tener la certeza que el nuevo trabajador
haya entendido de manera clara de lo que consiste la institución y al integrarse a su
función de trabajo no se podrá aprovechar al máximo sus conocimientos y
habilidades.
2.2.2 Importancia.
El autor Mercado (2004), muestra su opinión sobre la importancia ya que para el es
llegar a maximizar errores, pedidos y gastos además de crear en nuevos elementos
agradables sentimientos de seguridad y aceptación que encauzaran sus actividades
de manera positiva.
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Según Koontz (2001), el manual de inducción es importante debido a que facilita una
oportuna etapa de socialización disminuyendo la ansiedad característica del
funcionario de nuevo ingreso. Puede enterarse desde sus primeros días en la
institución con que instrumento se le va a evaluar, las características, el periodo que
cubre, la responsabilidad de su coordinador en dar el seguimiento adecuado, la
retroalimentación que necesita para obtener mayores índices de calidad y
producción.
Un manual de inducción según Maristany (2002), es importante ya que es el primer
paso oficial de un empleado en la empresa, ya que instruye al personal como
manejarse dentro de ella.
2.2.3 Ventajas.
Unos de los beneficios que la empresa se puede hacer acreedora al realizar un
manual de inducción pueden ser los siguientes, señalado por Mercado (2004):
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
Facilita el ajuste de nuevos empleados en la organización.
Reforzar una impresión favorable.
Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Maristany (2002), menciona los cinco principales beneficios para el que son:
Conocimiento acerca de la historia de la empresa.
Conocimiento acerca de la visión de la empresa.
Conocimiento acerca de los planes y productos de la empresa.
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Conocimiento acerca del organigrama de la empresa.
Conocimiento acerca del edificio donde trabajara.
Wayne Mondy R. (1999), señala las siguientes ventajas:
Sirve para la integración del equipo a la compañía.
La participación en grupo.
La obtención de responsabilidades
La planeación del desarrollo del empleado.
La solución de asuntos en el lugar de trabajo.
La confrontación con el cambio.
Cada autor menciona diferentes beneficios con los que debe contar el manual, pero
todos recaen en que sirve para la integración del nuevo empleado, para saber la
obtención de sus responsabilidades y sirve como guía en el adiestramiento.
Al realizar un manual de inducción al personal de todo lo relacionado con la empresa,
será más fácil para el empleado realizar sus actividades diarias, porque tendrá el
conocimiento adecuado para poder efectuarlas, conociendo el que hacer en la
empresa, para que realizar cada actividad, cuando llevarla a cabo y en qué lugar es
la mejor forma de realizar sus funciones para cumplir con las expectativas deseadas
de la organización.
Para tener buenos resultados en la organización de todas las funciones que realiza
ya sean administrativas y operativas, se debe apoyar en la administración porque
utilizara los pasos que ayudan a llevar un orden en el proceso y que en el cual
utilizara herramientas para dar solución a los problemas que se puedan presentar en
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los departamentos, una de esas herramientas es un manual de inducción que servirá
para alcanzar el objetivo del trabajo.
2.2.4 Desventajas.
Según el autor Wayne Mondy R. (2002), un manual de inducción no solo cuenta con
ventajas si no con desventajas las cuales para él las tres siguientes son las de mayor
importancia:
Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
El bajo presupuesto para su elaboración.
Que sea ignorado por los empleados y subordinados.
Mercado (2004), menciona las siguientes limitaciones del manual:
Que no se actualice de acuerdo a los cambios de la organización.
Que los empleados no entiendan el significado de lo acordado en el manual.
Que carezca de información necesaria para el conocimiento del nuevo
empleado.
El manual de inducción según Maristany (2002), le pueden surgir las siguientes
desventajas:
Es negativo empezar con la parte desagradable de su labor.
El empleado no debe de ser abrumado con demasiada información.
Es un error considerar el manual de inducción como un proceso rápido.
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Así como los autores mencionan las ventajas en su elaboración también existen
desventajas las cuales se orientan a lo mismo que es la falta de actualización, que el
empleado lo ignore o que carezca de información para su entendimiento.
Las desventajas en el manual es de mayor importancia ya que si se elabora mal o
escaso de información los empleados no los tomaran en cuenta y si el manual esta
teórico o como ilustrativo, este no le prestara el interés necesario que se necesita.
2.2.5 Contenido.
Arias Galicia, (2006), señala varios puntos para el desarrollo de un manual de
inducción los cuales se encuentran a continuación:
Índice
Historia de la organización.
Visión, misión y objetivos.
El perfil de alto desempeño.
Horarios, días de pago, etc.
Artículos que produce o presta.
Estructura de organización.
Políticas de personal.
Prestaciones.
Información general importante.
Medidas de emergencia.
- 27 -
Gómez Ceja Guillermo (2001), sugiere en los documento información básica
necesaria para orientar a las dependencias en la elaboración y actualización del
manual:
Bienvenida.
¿Quiénes somos?
Misión y visión.
Organigrama.
¿Qué hacemos?
Antecedentes.
Contraprestaciones.
Sueldos.
Horarios.
Licencias.
Obligaciones.
Documentos de consulta.
Directorio.
Mercado Salvador (2004), menciona que le manual de inducción debe de contener
puntos importantes como son:
Índice.
Prologo.
Historia de la organización.
Características de la organización.
Su estructura organizacional.
Sus productos o servicios.
Objetivos generales.
Aspectos generales del trabajo.
Políticas generales.
- 28 -
Los autores mencionan de diferente forma el contenido del manual de inducción pero
todos contiene lo mismo, acomodado distintamente, los cual permite conocer las
partes fundamentales de su contenido e indica cómo debe de registrase la
información referente.
El contenido del manual se establece mediante las necesidades que la empresa
requiere, si es grande, mediana o chica, y se diseña con toda la información
establecida para que el empleado realice sus actividades correctamente.
2.3 Como elaborar un manual de inducción.
A continuación se explica detalladamente la forma de elaboración un manual de
inducción de varios autores:
Mercado (2004), menciona los puntos del contenido de un manual que para él son
los de mayor importancia:
Índice: tiene como objeto enumerar las partes que forman el manual de
inducción.
Prologo: es la integración del empleado con la organización en una forma
breve.
Historia de la organización: da un enfoque general de la evaluación de la
organización, desde su fundación hasta la actualidad.
Características de la organización: se refiere a la ubicación de la organización
tanto interna como externamente.
El papel que desempeña la organización dentro de la industria.
- 29 -
El tipo de bienes y servicios que ofrece.
El tipo de mercado que satisface.
Su estructura organizacional: la importancia de este punto consiste en dar a
conocer al nuevo empleado la estructura organizacional, la magnitud de la
empresa en cuanto a:
Instalaciones.
Sucursales.
Ubicación.
Sus productos y servicios: tipos de productos o servicios que ofrece y
evaluación de los mismos.
Objetivos generales: dependerán del tipo y la naturaleza de la organización, y
se busca con esto establecer los objetivos o metas que tanto la organización
como el empleado tendrá que alcanzarla.
Aspectos generales del trabajo.
Amabilidad y cortesía: son bases para crear una buena imagen ante el
público.
Presentación y superación persona: son características que la organización
exige al personal.
Asistencia y puntualidad: son características de la responsabilidad del
trabajador hacia la organización.
Integración de la organización: es el conocimiento del modo interno de
proceder en cuanto a:
Sueldos.
Horas de trabajo.
Comedor y descanso.
Horas extras.
Días de descanso y vacaciones.
Premios.
Comunicación.
Prestaciones.
- 30 -
Políticas generales: son normas específicas que establece la empresa para
guiar a los empleados en la consecuencia de los objetivos establecidos con
anterioridad.
Según Maristany (2002), el manual debe de estar bien establecido y con un amplio
contenido como a continuación se presenta:
Información sobre la empresa/ organismo:
Misión y Visión.
Historia
Actividad que desarrolla. Posición que ocupa en el mercado.
Filosofía – Objetivos.
Organigrama General
Disciplina Interior:
Reglamentos de régimen interior (identificación para control de
entrada y salida de personal, de vehículos, de uso de las
instalaciones)
Derechos y Deberes.
Premios y sanciones. Disciplina.
Ascensos.
Comunicaciones/ personal:
Fuerza laboral (obreros – empleados).
Cuadros directivos.
Representantes del personal.
Subordinados.
Compañeros.
Servicios y ventajas sociales (beneficios socio-económicos) que
brinda.
- 31 -
En cuanto al cargo específico que va a desempeñar el trabajador es preciso
realtar la siguiente información:
Explicación de las actividades a su cargo y su relación con los
objetivos de la empresa.
Retribución (sueldo, categoría, nivel, rango, clasificación)
posibilidades de progreso.
Rendimiento exigible: Información sobre medidas a aplicar sobre
rendimiento en el cargo.
Información sobre las funciones que cumple la Unidad a la cual
está adscrito.
Seguridad, normas, reglamentos y funciones que debe cumplir
para preservar su seguridad personal y la del resto del personal.
El autor Gómez (2001), propone otro contenido extenso ya que para él es de mayor
importancia que cuente con los puntos importantes aunque son muy semejantes a
los anteriores:
Bienvenida cordial.
Historia de la compañía: cuando fue fundada, por quien y para qué.
Descripción detallada de los productos o servicios que proporciona y a qué
tipo de consumidores va dirigido.
Organización de la empresa. Se nombran los departamentos y divisiones de la
compañía. De ser posible se incluyen los nombres de los principales
ejecutivos.
El número de personas que laboran en la actualidad en la empresa. De ser
posible se anexa un organigrama.
Informar si existe un departamento de seguridad industrial.
Reglas de seguridad.
Políticas de la empresa; por ejemplo:
- 32 -
Remuneración de la que goza el personal, días y procedimiento de pago,
forma en que se efectúa la administración de sueldos y salarios.
Prestamos.
Promociones y ascensos.
Asistencias, faltas, retardos.
Existencia de permisos especiales y bajo que condiciones se otorgan.
Horario de trabajo y de comida, si existe servicio de comedor interno.
Localización de sanitarios, lavabos, etc.
Localización de tableros y boletines.
Normas internas de trabajo.
Adiestramiento, capacitación y desarrollo a los que tiene derecho.
Prestaciones; por ejemplo:
Seguro de vida.
Servicio médico.
Caja de ahorros.
Plan de jubilación.
Vacaciones.
Aguinaldo.
Becas de estudio.
Ayuda para matrimonio, nacimiento de hijos, defunción de parientes.
Compras y precios especiales de los productos que elabora la empresa.
Plan de sugerencias.
Especificar días festivos en los que no se labora.
Actividades socioculturales.
Los autores manejan diferentes formas de elaborar un manual, unos extensos otros
cortos, cada uno muestra de diferente manera los puntos pero cada uno cae en lo
mismo, ya que cada uno se adecua a las necesidades de la organización.
- 33 -
La elaboración de un manual es muy importante para la empresa, cada uno muestra
contenidos diferentes, lo maneja de distinta forma, las empresas lo diseñas según
sus necesidades, pero cada uno presenta el mismo objetivo instruir al personal en la
empresa para el buen funcionamiento de ella.
Como se mencionó anteriormente en algunos conceptos que serán de utilidad en el
desarrollo de la propuesta con respecto a las distintas opiniones que existe entre los
autores que mencionan los puntos importantes de los manuales administrativos
como lo son el concepto, importancia, clasificación, ventajas y desventajas
recopilando información de diferentes autores para el buen funcionamiento del
empleado en la empresa y la previa ejecución de cada uno de ellos. De todos los
manuales únicamente se describe el manual de inducción el cual orienta al personal
en la introducción de la empresa, en la facilitación de la realización de sus
actividades ya que es el de mayor importancia de todos los manuales ya que en este
se muestra descriptivamente toda la organización, beneficios y prestaciones que se
le ofrece. Se hace notar que coincide que para lograr un adecuado proceso de
inducción, se deben realizar una serie de pasos en que se vuelve flexible la manera
de elaborarlos, ya que no existe un formato oficial si no similar. Es aquí donde entra
el manual de inducción al reforzar estos pasos, al dejar por escrito aquellas
características de la empresa relevante que forman parte primordial de la formación
del individuo, dentro de su ámbito laboral con la finalidad de que alcance los
objetivos que esta espera para que logre alcanzar su nivel de operatividad y poder
alcanzar los resultados esperados.
- 34 -
CAPÍTULO III
MÉTODO
En este capítulo se presentará el método que se utilizó para la investigación, así
como los sujetos de estudio, también los materiales que se desarrollaron para
detectar las áreas de oportunidades dentro de la organización y por último el
procedimiento que se llevó a cabo para la realización del sistema de ayuda.
3.1 Sujeto.
Los sujetos de estudio de ésta Investigación fueron 8 empleados adscritos al
departamento de Recursos Humanos, y el General de la misma Organización de la
empresa UNIÓN DE CRÉDITO AGRÍCOLA DEL YAQUI S.A DE C.V. la cual es una
organización de prestigio en la localidad con una antigüedad de 47 años, cuenta con
las instalaciones necesarias para brindar su servicio y/o producto al sector agrícola
del estado.
- 35 -
3.2 Materiales.
Para la realización de este manual fue necesario aplicar una guía de cuestionarios al
gerente de la empresa para pre diagnosticar la situación actual de ella, la cual
consta de dos facetas, la primera se evalúan las funciones administrativas
(planeación, organización, integración, dirección y control) la cual está integrada por
50 reactivos (apéndice 1). La segunda fase se evaluaron las áreas funcionales de la
organización (mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, y producción) integrada a
su vez por 43 reactivos (apéndice 2) y una guía de observación con 30 factores
(apéndice 3) en forma dicotómica además del apartado de observaciones.
3.3 Procedimientos.
Para la elaboración del manual de inducción, no existe una forma correcta o
incorrecta de diseñarse para eso se decidió obtener el modelo del autor Mercado
(2004), quien define al manual de inducción como un proceso dinámico, que consiste
en impartir programas de orientación a los nuevos elementos de la organización, al
personal antiguo cuando este es promovido de un puesto a otro, así como cuando se
introducen nuevos métodos de trabajo, con el objeto de evaluar la productividad, la
eficacia, la calidad de sus relaciones con su nuevo trabajo y su desarrollo personal.
Posteriormente con información proporcionada por la empresa se emprendió el
desarrollo de los puntos del manual los cuales son:
Bienvenida: es una breve introducción en la cual se le da la bienvenida a la
empresa al empleado.
Antecedentes de la empresa: es una redacción de la historia de la empresa
que el empleado necesita saber.
Estructura de la organización: es el organigrama que muestra todos los
puestos de la empresa.
- 36 -
Servicios que la empresa ofrece: son todos los servicios con los que cuenta la
empresa para su venta.
Misión, visión, valores y filosofía: estos cuatro puntos son de vital importancia
que el trabajador los memorice ya que son los que proyectan y llevan a la
empresa a un futuro.
Objetivos: son los propósitos que la empresa se plantea para un futuro que
tienen que ser alcanzables.
Los que la empresa te ofrece: son las prestaciones que el trabajador al iniciar
sus labores recibe de la empresa.
Obligaciones de los empleados: es lo que el empleado tiene que cumplir
dentro de la organización.
Reglamento: las reglas que se tiene implantadas en la empresa para su
ejecución.
Croquis de la empresa: son el diseño de las instalaciones de la empresa
plasmadas en un formato.
Domicilio, teléfono, fax, página web: son datos generales de la empresa.
Despedida: es la despedida que se le da al empleado al término del manual.
Al término de la elaboración del manual se entregará al gerente de la organización,
para su validación e implementación.
- 37 -
CAPÍTULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIÓN En este capítulo se observara el resultado de la investigación que se llevo a cabo de
una empresa de la localidad, la cual se presenta de una manera detallada en un
manual de inducción a dicha organización. Esta herramienta fue la mejor opción para
darle solución al área de oportunidad detectada la cual se explica a continuación.
4.1 Resultados.
En base a los resultados proporcionados con la investigación realizada para detectar
un área de oportunidad, se diseño un manual de inducción el cual se presenta a
continuación:
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UNIÓN DE CREDITO AGRÍCOLA DEL YAQUI S.A DE C.V.
MANUAL DE INDUCCIÓN
MARZO – 2011
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Índice
1. Bienvenida
2. Antecedentes de la empresa
3. Estructura organizacional
4. Servicios que la empresa ofrece
5. Misión
6. Visión
7. Valores
8. Filosofía
9. Objetivos
10. Lo que la empresa te ofrece (prestaciones y servicios)
11. Obligaciones de los empleados
12. Reglamentos
13. Croquis de las instalaciones
14. Domicilio de la empresa, teléfono, fax, pagina web
15. Despedida
- 40 -
1- Bienvenida
A partir de este momento eres nuestro(a) compañero(a) de labores.
Tus cualidades y aptitudes, han permitido tenerte en cuenta para ingresar a UCAY.
Te felicitamos; nos complace tenerte con nosotros y esperamos que una vez que
termines el manual de inducción, entres a formar parte activa de este grupo humano
que está trabajando para mejorar su propio nivel y desde luego, el de la
organización.
Al formar parte de nuestra organización has contraído
una serie de deberes y responsabilidades que es
necesario cumplir y respetar, así como has adquirido
derechos que la asociación gustosamente te reconocerá.
Nuestros empleados y clientes son lo más importante de
nuestra organización.
Antes de empezar tu labor, es necesario conocer la forma de trabajo, la misión y
visión que nos representa, las obligaciones y responsabilidades, el reglamento y en
general todo lo que constituye el fin último de nuestra organización.
Te sugerimos por lo tanto estudiar detenidamente todo la
información que te suministraremos y manifestar tus
dudas e inquietudes a fin de prestarte nuestra
colaboración y ayuda.
ÁNIMO Y SUERTE
- 41 -
2- Antecedentes de la empresa.
Unión de Crédito Agrícola del Yaqui, S.A. de C.V.
Es un Institución Auxiliar de Crédito constituida el día 25 de julio de 1942 por un
pequeño grupo de agricultores del Valle del
Yaqui, en el sur de Sonora; es actualmente
una de las Uniones de Crédito más grandes y
antiguas del país, que agrupa actualmente
alrededor de 800 socios activos, los cuales
contribuyen de una forma importante al
desarrollo económico de la región.
El propósito primordial de la creación de la
UCAY, como se le conoce en el medio, fue la
necesidad de los agricultores de aquella
Época (principios de los años cuarenta) de
estar agrupados para tener un mejor acceso al
crédito, así como contar con una adecuada y
oportuna asesoría técnica y asegurar la
conveniente comercialización de sus
productos, que eran los más fuertes
problemas que enfrentaban como productores
agrícolas aislados.
Se caracteriza por ser una empresa líder en el ramo agroindustrial, proporcionando
todas las herramientas necesarias para la prestación de crédito a los agricultores,
disponibles para su uso inmediato satisfaciendo así a sus clientes más exigentes y
empresas agrícolas en general.
- 42 -
A través de esta empresa nuestros asociados obtienen las acreditadas semillas para
siembra de los diversos cultivos, así mismo se especializa en proveer los insumos
para la agricultura como fertilizantes granulados, líquidos, gaseosos y agroquímicos
en general, los que por su calidad contribuyen a que nuestros agricultores obtengan
abundantes cosechas, así como maíz comercial para la industria de la masa y tortilla.
- 43 -
3- Estructura Organizacional.
Director General
Sub Director
Jefe de crédito y cartera
Encargado de cartera
Auxiliar cartera
Auxiliar crédito
Encargado de inversión
Caja 1
Jefe procampo
Auxiliar procampo
Caja 2
Encargado de
recursos
humanos
- 44 -
4- Servicios que la empresa ofrece.
Las actividades que realiza UCAY, van dirigidas principalmente a los socios que son
agricultores de la región, quienes solicitan principalmente los siguientes servicios:
Otorgamiento de crédito de avío, refaccionario y directo.
Comercialización de cosechas.
Asesoría técnica en cultivos.
Servicios de seguros agrícolas y de todas las ramas.
Cobertura de precios en la comercialización de
cosechas.
Servicios bancarios en general (Inversiones).
Representación y gestora ante organismos e instituciones privadas y oficiales.
- 45 -
5- Misión.
Fortalecer al sector agropecuario de la región, ofreciendo alternativas de servicios y
productos para sus clientes.
6- Visión.
Ser la mejor opción para todos los servicios para nuestros socios.
- 46 -
7- Valores.
Honestidad
Somos honestos con la información que de la empresa llega a nuestras manos,
teniendo presentes los criterios de Confidencialidad y Ética profesional tanto con la
organización como con el cliente.
Responsabilidad
Cumplir con el trabajo asignado asumiendo las
consecuencias de los actos que realizamos conscientemente.
Compromiso
Actuar positiva y responsablemente para el logro del objetivo establecido por la
organización.
Lealtad
Actuar y hablar de acuerdo a lo que nos hemos comprometido, aún
entre circunstancias cambiantes.
Respeto
Aceptar y comprender tal y como son los demás integrantes de la organización,
reconociendo sus intereses y sentimientos.
Honradez
Respetar el derecho y bienes de los demás.
- 47 -
8- Filosofía.
Estamos seguros que las personas que trabajan en UCAY
son un recurso valioso y es por esto que apoyamos y
promocionamos sus contribuciones y su crecimiento
personal.
Creemos que todos nuestros colaboradores tienen derecho a ser tratados con
dignidad, respeto y reconocimiento, brindándoles la capacitación y herramientas
apropiadas. Cooperamos para establecer un ambiente de trabajo positivo en el cual
se acentúe el trabajo en equipo.
De igual manera ofrecemos un ambiente propicio para la
seguridad continua en el cargo hacia todos los empleados,
quienes deben identificarse con la organización y participar en
ella de manera activa.
- 48 -
9- Objetivo.
Es el de facilitar el uso del crédito a sus socios, así como prestar su garantía o aval
en los créditos que contraten con otras instituciones.
Fomentar el Desarrollo Agrícola del Sur de Sonora.
Representar los intereses de sus productores.
Asesoría en comercialización, crédito y asuntos fiscales.
Promover nuevos Organismos y Empresas (Alianzas Estratégicas).
Impulsar la adaptación de los productores a los cambios del entorno.
- 49 -
10- Lo que la empresa te ofrece (prestaciones y servicios).
SUELDO: La empresa le establece al empleado el sueldo por encima de la ley
federal del trabajo, el cual se le proporciona cada 15 días; dicho sueldo se le genera
a través de la nómina por medio de tarjetas de Debido con una intención Bancaria.
SERVICIO MEDICO: Al ingresar a la organización inmediatamente formas parte del
Instituto Mexicano Del Seguro Social, organismo del cual nuestros empleados y
familiares reciben el servicio médico.
VACACIONES: Los días de vacaciones con los que cuenta el empleados son los
establecidos por la ley federal del trabajo según su tiempo laborando en la empresa;
dichas vacaciones son asignadas por los superiores en fechas diferentes para el
rendimiento de la organización. La PRIMA VACACIONAL que
ofrece la institución es por arriba de lo que señala la Ley
Federal de trabajo.
HORARIO: La organización establece un horario corrido de lunes a viernes de 8:00
am a 4:00 pm en el cual se otorgaran 10 minutos de tolerancia de entrada; en
algunos casos el empleado tendrá que terminar sus labores después del horario
acordado y el día sábado según el puesto a desempeñar deberá presentarse a
laborar.
- 50 -
AGUINALDOS: Se otorga el aguinaldo al empleado por arriba de lo que señala la ley
Federal de trabajo.
VALES DE DESPENSA: La empresa le otorga al empleado un porcentaje de su
sueldo en vales de despensa canjeables en diferentes establecimientos.
DIAS DE DESCANSO: se otorgan los días de descanso obligatorios (días festivos)
estipulados en la ley federal de trabajo.
- 51 -
11-Obligaciones de los empleados.
Cumplir las disposiciones de las normas de trabajo que les sean aplicables.
Observar las medidas preventivas e higiénicas que acuerden las autoridades
competentes y las que indiquen para la protección de los trabajados.
Ejecutar el trabajo con el cuidado y esmero apropiado y
en la forma, tiempo y lugar conveniente.
Desempeñar el servicio bajo la dirección del jefe.
Observar buenas costumbres durante el servicio.
Mantener un buen ambiente laboral dentro de la
organización.
Comunicación oportuna.
- 52 -
12- Reglamentos.
No fumar.
No introducir alimentos y bebidas, solo agua embotellada.
Portar adecuadamente el uniforme asignado.
No se permite la entrada a personas alcoholizadas o drogadas.
No se permite realizar convivios.
El trabajador debe comportarse con madurez y respeto.
- 53 -
13- Croquis de las instalaciones.
Entrada
Auditorio
Gerencia
General Depto.
Compras Depto.
Recursos
Humanos
Cajas Depto.
Crédito
Depto.
Cobranza
Depto.
Ventas Contraloría
- 54 -
14- Domicilio de la empresa, teléfono, página web.
La empresa se encuentra ubicada por la calle Miguel Alemán No. 666, esquina con 6
de abril, el teléfono es 4-13-47-90 y la página web es www.grupoyaqui.com.
- 55 -
15- Despedida.
Se ha llegando al termino de este manual, esperando que este documento sea de
gran utilidad ahora que estas por iniciar tus actividades dentro de nuestra
organización, deseando que este a tu alcance siempre y puedas leerlo con
frecuencia.
Te damos la cordialmente bienvenida a nuestra organización y te invitamos a trabajar
con respeto, compañerismo y responsabilidad; logrando así todos nuestros objetivos
propuestos, animo y mucha suerte.
- 56 -
4.1 Discusiones.
La presente investigación se llevó a cabo para desarrollar un manual de inducción
que ayude a la integración del nuevo trabajador a la empresa, con el propósito de
que se optimicen las actividades del área de recursos humanos al hacer más
eficiente su función y que sea más productiva su labor dentro de la empresa. Este
manual fue realizado en coordinación y en base a una solicitud del Gerente general
como el responsable de esta área y es fundamentado en el resultado de un
diagnóstico efectuado a la empresa anteriormente en el que se determino que la falta
de capacitación y obstáculos en las relaciones internas, con impedimentos para que
funcione correctamente cada departamento de la empresa.
El resultado de este estudio llevó a la realización de un manual de inducción que fue
efectuado apegado a las aseveraciones establecidas por varios.
Los diferentes autores manejar distinto concepto y contenido del autores manual del
inducción, unos más extensos y otros más cortos, pero todos caen a lo mismo que su
función primordial es la presentación general de la empresa al empleado para una
mejor desarrollo organizacional.
Algunas empresas no creen importante la implementación de este manual debido a
que muchas son pequeñas y no necesitan de este, otras no cuentan con el
presupuesto necesario para su diseño o algunas de las grandes organizaciones
definitivamente piensan que es dinero tirado y que no es necesario ya que es un
manual de menor importancia.
- 57 -
CAPITULO V
CONCLUSION Y RECOMENDACIÓN
Según el argumentado, el trabajo conjunto de supervisor y empleado para crear un
programa de desarrollo personal unificado en donde se sepa hacia dónde quiere
llegar en cierto lapso de tiempo y adecuarlo a tareas afines, es un objetivo que se
puede alcanzar mediante la implementación de un manual de inducción adecuado.
5.1 Conclusión.
El recurso humano es parte de la funcionalidad general de la empresa, por lo que al
tratarse de personas las que lo conforman, es conservar un estado optimo de salud
física y mental; en donde hay que ponerle atención a los procesos que conciernen
todos los aspectos laborales del empleado, desde si arribo a la empresa hasta su
salida. En base a lo argumentado a lo largo de este estudio se resume una serie de
recomendaciones para que tome en cuenta el empresario:
Es importante tanto la capacitación y asesoría para mantener al empleado bien
preparado; pero debe prestar atención a cuidar que se efectué una correcta
- 58 -
integración, desde el momento de su llegada a la compañía puesto que es a partir de
aquí de donde va a evolucionar su función dentro de la organización.
Haciendo reflexión de todo lo descrito anteriormente, se sabe que para tener una
buena relación laboral en la organización, muchos autores sugieren que el primer día
de trabajo es el clave, ya que es muy importante porque al trabajador nunca se le
olvida esa experiencia, hacerlo sentir parte de la misma y motivado, dándole la
inducción correcta de sus actividades y de la empresa en general, seguramente se
sentirá más adaptado a la misma.
El manual de inducción es una herramienta que se utiliza para adaptar al empleado
lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo, a sus nuevos compañeros, a
sus nuevas obligaciones y derechos, por lo tanto es indispensable que toda
organización cuente con él, para motivar a sus empleados desde el primer día a
formar parte del equipo de trabajo de la organización.
Por otro lado ayuda al trabajador de nuevo ingreso en la empresa a adaptarse e
integrarse al puesto de una manera eficiente, el cual fue cumplido con éxito,
orientando a los empleados de manera formal a que colaboren al logro de los
objetivos. Por lo anterior se verificó que el manual de inducción cumple con las
expectativas esperadas, trayendo grandes beneficios a la organización:
Orientación al personal ante una situación inesperada, para que sepan con
quien acudir de una manera rápida y segura.
Mantenimiento de una actitud de responsabilidad en la organización e
involucramiento del personal en las actividades concernientes en su trabajo.
Evita incurrir en faltas al reglamento de la empresa.
Cuenta con un personal mejor informado, con un mayor conocimiento de la
organización.
- 59 -
Al terminar el manual de inducción se llevó con el Gerente de Recursos Humanos
para que hiciera la revisión correspondiente, y lograr su aprobación, una vez
obtenida se puede empezar con la implantación y distribución del manual por parte
de la empresa.
5.2 Recomendaciones.
Se recomienda al empresario actualizar el manual por lo menos una vez al año para
mejorar los resultados correspondientes a la utilización del manual de inducción,
pero cuando amerite algún cambio se hará de acuerdo a la necesidad que se
presente.
De la misma forma se recomienda al empresario que entregue una copia del manual
a todo el personal de nuevo ingreso así como también al personal que se encuentra
laborando actualmente en la empresa.
Se sugiere que se practiquen evaluaciones periódicamente para comprobar si
existen dudas y si se está poniendo en marcha, también en caso de realizar algún
cambio contar con un mecanismo de control para especificar quien los realizó.
Se recomienda que se le otorgue también al personal que están en funciones
actualmente, como el administrativo y producción, no solamente a los de nuevo
ingreso, para obtener una evaluación con resultados confiables.
La empresa debe cerciorarse de que el proceso de inducción se realice
adecuadamente, cubriendo todos los aspectos que además del manual, sean
necesarios aplicar.
- 60 -
El manual de inducción una vez elaborado precisa ser sujeto a actualizaciones para
estar a par con los cambios y avances que se realicen en el entorno.
Se debe crear responsabilidad en su aplicación, puesto que viene a ser una parte
más de los procesos.
Su aplicación debe ser efectuada en diversos periodos para mantener un control, así
como su evolución.
- 61 -
APENDICE
Apéndice #1
GUÍA DE ENTREVISTA DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANEACIÓN
1. ¿La empresa cuenta con una misión?
a) Sí ________ Mencione: __________________________________________
b) No ________ ¿Por qué? __________________________________________
2. ¿Se plantean objetivos para llevar a cabo la planeación?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _________________________________________
3. ¿La empresa desarrolla estrategias para el cumplimiento de los objetivos?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _________________________________________
4. ¿Se toman en cuenta las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de
la empresa para elaborar las estrategias?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _________________________________________
- 62 -
5. ¿Cuenta la empresa con políticas formales que apoyen el desarrollo de los
planes?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? ________________________________________
c) No sé _______
6. ¿Cuenta la empresa con procedimientos formalmente establecidos para cada
departamento?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _________________________________________
7. ¿Se elaboran programas de trabajo en cada uno de los departamentos de la
empresa?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? ________________________________________
8. ¿La empresa cuenta con un presupuesto general?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _________________________________________
9. ¿La empresa cuenta con un reglamento formal (escrito)?
a) Sí ________
- 63 -
b) No ________ ¿Por qué? _______________________________________
10. ¿Contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? _______________________________________
c) No sé _____
ORGANIZACIÓN
11. ¿La empresa cuenta con un organigrama?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? _________________________________________
12. ¿Está actualizado?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? _________________________________________
13. ¿Muestra todos los puestos de la empresa?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? _________________________________________
- 64 -
14. ¿La empresa cuenta con descripción de todos los puestos?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? __________________________________________
15. ¿Se encuentra a la vista de todo el personal?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? __________________________________________
16. ¿Se entrega al empleado al ingresar a la empresa?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? __________________________________________
17. ¿Se realizan modificaciones a la descripción de puestos?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? ___________________________________________
c) No sé ______
18. ¿Con la descripción de puestos evita la duplicidad de labores?
a) Sí ________
b) No ________ ¿Por qué? __________________________________________
c) No sé ______
- 65 -
19. ¿Existen instructivos para actividades específicas de cada departamento?
a) Sí ________
b) No ________
c) No sé ______ ¿Por qué? ______________________________________
20. ¿Qué áreas cuentan con estos instructivos?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
INTEGRACIÓN
21. El reclutamiento y selección de personal se realiza mediante:
a) La misma empresa _______
b) Mediante una agencia de servicios _______
22. ¿Cuenta con un procedimiento formal para reclutar personal?
a) Sí ______
b) No______
23. Mencione el procedimiento que utiliza para el reclutamiento de personal
_______________________________________________________________
24. ¿Qué acciones realiza para seleccionar a los candidatos al puesto?
- 66 -
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
25. ¿Cuáles son los criterios de más peso para seleccionar al personal?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
26. ¿Quién toma la decisión de seleccionar al personal?
a) Jefe Inmediato _____________________ c) Jefe de departamento. ___________
b) Jefe de Recursos Humanos____________ d) Otros (especifique). _____________
27. ¿Qué tipo de contratación se utiliza en la empresa?
a) Base _______________ d) Otros: ____________
b) Temporal _______________ _________________________
c) Eventual _______________
28. ¿Se realiza la contratación por escrito?
a) Sí ______
b) No ______ ¿Por qué? ___________________________________
- 67 -
29. ¿Se le asigna al candidato un período de prueba antes de firmar el contrato?
a) Sí ______
b) No ______
30. ¿Cuenta la empresa con un proceso de inducción?
a) Sí _______
b) No _______
DIRECCIÓN
31. ¿Cuáles son los medios de comunicación que se utilizan en la empresa?
a) Reuniones departamentales _____ e) Boletines, revistas ______
b) Conferencias _____ f) Buzón de sugerencias ______
c) Tableros de avisos _____ g) Otros ______
d) Informes _____ Mencione___________________________
32. ¿La comunicación, es oportuna?
a) Sí_____ ¿Porqué?__________________________________________________
b) No_____
33. ¿La comunicación en la empresa es efectiva?
a) Sí__________
b) No_________
¿Por qué?___________________________________________________
- 68 -
34. ¿Se otorgan estímulos a los empleados?
a) Sí______
b) No_____
¿Por qué?_________________________________________________
35. ¿Cuáles son los que se utilizan?
a) Trabajo interesante ___________
b) Logros ___________
c) Desarrollo profesional ___________
d) Otras responsabilidades ___________
e) Reconocimientos ___________
f) Compensaciones económicas ___________
g) Otros ___________
Mencione:
_______________________________________________________________
____________________________________________________________
_______________________________________________________________
36. ¿Los estímulos generan resultados positivos?
a) Sí_______
¿De qué tipo?________________________________________________
b) No ______
- 69 -
¿Por qué?___________________________________________________
37. ¿Logra que su personal cumpla con las metas establecidas?
a) Sí________
b) No________ ¿Por qué?
__________________________________________________
38. ¿Le proporciona a su personal las facilidades para el cumplimiento de metas?
a) Sí________
b) No________
39. Su estilo de liderazgo, está orientado a;
a) Pensar solo en alcanzar los objetivos de las tareas asignadas _______
b) Pensar en tener empleados satisfechos, aunque poco efectivos _______
c) Ambos _______
d) Ninguna
40. ¿Su personal muestra interés en participar en las actividades que se le asignan?
a) Sí________
b) No_______ ¿Por qué?________________________________________________
CONTROL
41. ¿La empresa cuenta con estándares para medir el desempeño?
a) Sí _____
- 70 -
b) No _____ ¿Por qué?
___________________________________________________
42. ¿Qué tipo de estándares se utilizan?
a) De cantidad _______________
b) De costos _______________
c) De tiempo _______________
d) De calidad _______________
e) Otros _______________ Especifique _______________
f) Ninguno _______________
43. ¿Supervisa las actividades de su personal inmediato?
a) Sí _____ ¿Cómo?
_______________________________________________________
b) No _____ ¿Por qué?
_____________________________________________________
44. ¿El tipo de supervisión que utiliza le da los resultados esperados?
a) Sí _____
b) No _____ ¿Por qué?
_____________________________________________________
45. ¿Se hacen reportes por escrito?
a) Sí _____
b) No _____ ¿Por qué?
_____________________________________________________
- 71 -
46. ¿Se evalúa el desempeño del personal?
a) Sí _____
b) No _____ ¿Por qué?
_____________________________________________________
_____________________________________________________
47. ¿De qué manera se lleva a cabo?
Mencione_______________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
48 ¿Contribuye la evaluación del desempeño al logro de los objetivos?
a) Sí _____
b) No _____ ¿Por qué?
___________________________________________________
49. ¿Quién lleva a cabo la evaluación?
a) Gerente _______________
b) Recursos Humanos _______________
c) Jefe de departamento _______________
d) Otros _______________ Especifique _______________
50. ¿Se aplica a todos los niveles?
a) Sí _____
b) No _____ ¿Por qué?
_____________________________________________________
- 72 -
Apéndice # 2
GUÍA DE ENTREVISTA DE LAS ÁREAS FUNCIONALES
RECURSOS HUMANOS
¿La empresa cuenta con el Departamento de Recursos Humanos?
Si () No ( ) ¿Por qué?
_____________________________________________________
_____________________________________________________
Cómo Identificas que se necesita más personal en la empresa?:
Cuando alguien se separa de la empresa ( )
Cuando aumenta algún cliente los servicios o llegan nuevos clientes ( )
Cuando ves que la gente se satura de trabajo y no cumple en tiempo con los
compromisos contraídos o firmados con los clientes ( )
Sólo porque lo crees conveniente ( )
Otro________________________________________________________
La empresa cuenta con políticas definidas acerca de:
Puntualidad y asistencia ( )
Vacaciones ( )
Servicio Médico
Uso de Uniforme o ropa de trabajo ( )
Otorgamiento de becas profesionales ( )
Promoción de Empleados Vs. Vacantes ( )
- 73 -
Permisos especiales ( )
Uso de Teléfono ( )
Uso de Equipo de Computo ( )
Uso de Instalaciones (áreas comunes) ( )
Relación interpersonal con el cliente ( )
Participación en la venta de servicios ( )
Otra____________________________________
Las prestaciones que se pagan en la empresa son:
Las de Ley al 100% ( )
Se permutan algunas ( ) Ejemplo:___________________________
Arriba de las de Ley ( ) Ejemplo:____________________
Por debajo de las de Ley ( ) Ejemplo:____________________
Ninguna Prestación ( )
Gastos Médicos mayores ( )
Seguro de Vida ( )
Otra___________________________
Mide el ambiente laboral en su empresa:
Si ( ) No ( ) ¿Por qué?
_____________________________________________________
- 74 -
¿Cómo?
_____________________________________________________
Qué mide el Clima laboral
Los sistemas y programas( )
Las instalaciones ( )
Los servicios ( )
Las prestaciones ( )
La firma VS otras firmas del medio ( )
El Liderazgo ( )
Su vida laboral en la empresa ( )
Los diferentes niveles de jefaturas ( )
El ambiente con sus compañeros
Otros_______________________________
¿Capacita a su personal?
Si ___ No _____ Comentarios.
______________________________________________
______________________________________________
Asigna un presupuesto anual al área de capacitación
Si ___ No _____ Comentarios.
______________________________________________
______________________________________________
- 75 -
La capacitación que imparte a su personal es:
Interna con Instructor Externo ( )
Interna con Instructor Interno (de la misma empresa) ( )
Externa en forma física ( )
Externa a través de Capacitación a Distancia (vía Internet) ( )
Quién determina qué capacitación se debe impartir.
El Jefe de Área( )
El mismo empleado ( )
El Jefe de Área conjuntamente con el empleado ( )
Otro_________________________________________
MERCADOTECNIA
¿Cuáles son los servicios que ofrecen?
¿Qué es lo que en realidad está comprando el cliente de todos sus servicios?
¿Cuenta con alguna innovación su servicio principal?
¿Cuenta con alguna innovación su servicio principal?
¿Qué tipos de promoción utilizan para hacer mas atractivo sus servicios?
¿La promoción siempre se aplica en un lugar o tiempo determinado?
¿En base a que, la empresa establece su presupuesto de promoción?
¿Considera usted que sus precios son justos?
¿En su área de venta, cuenta con alguna competencia fuerte?
- 76 -
¿Qué medios de comunicación utilizan para anunciar sus servicio o empresa?
SERVICIOS
¿Cuenta con asesoría técnica en sus cultivos?
¿Por quien son impartidas las asesorías técnica?
¿Otorga cobertura de precios en la comercializacion de sus cosechas?
¿Cuáles servicios bancarios ofrece?
¿Cuáles son los seguros que ofrecen a sus cosechas?
¿cada cuanto vence el seguro?
¿Qué tipo de créditos otorga?
¿Cada cuanto otorga dichos créditos?
¿Se cuenta con bodegas de almacenamiento para cosechas?
¿Se encargan de la compraventa y tratamiento?
FINANZAS
¿Se hacen reuniones de consejo?
¿Con que frecuencia?
¿Quienes acuden a las reuniones de consejo?
¿Se realizan informes de los resultados y conclusiones de esas reuniones?
¿Cuáles son los requisitos para ser socio?
¿Qué capital debe aportar el cliente para asociarse?
¿Cada cuanto se renueva el crédito?
¿Cuál es el plazo máximo que tiene un socio para pagar?
- 77 -
¿Qué tasas de interés se manejan?
¿Se mide el índice de rentabilidad por año?
- 78 -
Apéndice # 3
GUÍA DE OBSERVACIÓN
LIMPIEZA BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Piso
Pared
Vidrios
Muebles
CONDICIONES
DEL
MOBILIARIO BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Escritorios
Sillas
Puertas
Ventanas
- 79 -
Estantes
PRESENTACION
DEL PERSONAL BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Apariencia
personal
Uniforme
Zapatos
Arreglo
CLIMA BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Temperatura
Ventilación
ORDEN BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Escritorios
- 80 -
Archivos
Estantes
Documentos
CLIMA
LABORAL BUENO REGULAR MALO OBSERVACIONES
Relación Jefe-
Empleados
Relación
Empleados-
Empleados
Comunicación
con el cliente
Profesionalismo
Entusiasmo al
trabajar
- 81 -
Bibliografía
Arias Galicia Fernando, 2006, Administración de Recursos Humanos para el alto
desempeño, sexta edición, editorial Trillas, México.
Chiavenato, 2001, Administración de Recursos Humanos, octava edición, México: Mc
Graw-Hill.
Gómez Ceja Guillermo, 2001, Planeación y organización de empresas, octava
edición, Edit. Mc Graw-Hill, México.
Hernández y Rodríguez Sergio, 2007, Introducción a la administración, doceava
edición, Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.,.
Koontz Harold y Heinz Weihrich, 2002, Elementos de la administración; un enfoque
internacional, sexta edición, Mc Graw Hill, México.
Koontz Harold y Heinz Weihrich, 2001, Administración; una perspectiva global,
octava edición, Mc Graw Hill, México.
Maristany Jaime, 2002, Administración de recursos humanos, primera edición,
editorial Prentice Hall, Argentina- Brasil- Perú- México.
Mercado H. Salvador, 2004, Administración aplicada; Teoría y práctica, segunda
edición, editorial Noriega, México- España- Venezuela- Colombia.
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Editorial PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA. México.
Rodríguez Valencia Joaquin, 2007, Como elaborar y usar los manuales
administrativos, segunda edición, Ediciones contables y administrativas S.A. de C.V.
México.