LOGÍSTICA EN LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS.

¿QUÉ ES LOGÍSTICA Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?

La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas y

componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado.

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.

Es un grupo social formado por personas, tareas y administración.

PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO.

1. Diseño y cotización.Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle

al público participante como a los anunciantes o patrocinadores del evento y las expectativas que el

productor del evento tiene con relación a la realización de la

reunión.

2. Producción, Postproducción y Montaje.El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen

como objetivo principal la preparación de los recursos técnicos y humanos que componen el evento.

Pueden implementar en este paso: El lugar. Video Proyección. Audio. Circuito Cerrado de Televisión. Iluminación. Ambientación, Escenografía y

Display.

3. Ejecución.Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos

en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas.

La ejecución de eventos permite que los eventos puedan ser generados desde una ubicación más conveniente dentro de la jerarquía de controles y que controladores de eventos se puedan asociar al control original y al control que expone el

evento ejecutado.

4. Desmontaje.

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

En este paso debe haber un encargado que realizará las siguientes funciones:

Realización de análisis de capacidades de carga en las estructuras en donde se realizarán los montajes.

Métodos de anclaje de equipos de audio, video, iluminación a las estructuras mediante polipastos eléctricos.

Coordinación de equipos de trabajo

Manejo de personal (más de 20 personas)

Montaje y desmontaje de estructuras.

Atención a clientes y proveedores.

Control de equipo.

Inventariado del equipo en almacén y en cada evento.

5. Evaluación de resultados.Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de

los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes mas

importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento

producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

¿ Qué es ROI?

ROI son las siglas en inglés de Return On Investment, que traducido en castellano sería la tasa de retorno o de interés a la hora de hacer una inversión, es decir, el dinero

que se gana o se pierde.Gracias a este parámetro, se estima la

viabilidad y rentabilidad de los negocios offline y online mediante un sencillo cálculo

que se resume en la siguiente fórmula:ROI = (Beneficios – Costes)/Costes

6. Post-evento.Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta

fase se incluirá:

Entrega de la bases de datos en el formato requerido por el cliente, digital o impreso.

Entrega del informe final del evento, con graficas y tablas que permitirán al organizador evaluar su evento.

Contacto telefónico post-evento con los asistentes. Fotografías y Montajes de videos.

Servicios ON-LINE: Envío de correos electrónicos a los asistentes al evento,

agradeciendo  por su presencia. En la página Web de la empresa los asistentes podrán

descargar las memorias del evento. Encuestas de satisfacción diseñadas con el cliente.

Impresión de certificado a través de la pagina Web luego de terminado el evento.

REFERENCIAS:

Definición de cotización - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/cotizacion/#ixzz2DN7yDwCF

http://www.promonegocios.net/distribucion/definicion-logistica.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos http://www.slideshare.net/artevento/organeventos

http://www.zonajobs.com.mx/postulante/empleos.do?jobId=489068

&http://publicidadinternet.wordpress.com/2009/09/02/%C2%BFque-es-roi

/ http://

www.insitelogistica.com/index.php?option=com_content&view=article&id=10&Itemid=3