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LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA
MEJORARLOS PAGOS POR LAS FACTURAS
EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE
CUENTAS POR PAGAR DE LAEMPRESA
COLGATE PALMOLIVE C.A
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONION PÁEZ.
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.
LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA MEJORAR LOS PAGOS POR LAS FACTURAS EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE CUE NTAS
POR PAGAR.
EMPRESA: COLGATE PALMOLIVE C.A
AUTOR: UZCÁTEGUI, DUVEXI.
18.763.239.
San Diego; Octubre 2014
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONION PÁEZ.
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.
LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA MEJORAR LOS PAGOS POR LAS FACTURAS EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE CUE NTAS
POR PAGAR DE LA EMPRESA COLGATE PALMOLIVE C.A.
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor académico
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial
AUTOR: DUVEXI UZCÁTEGUI
CI: 18.763.239.
San Diego, Octubre 2014
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1. Ficha de Observación directa 36
Tabla N° 2. Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos 37
Tabla N° 3.Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos 38
Tabla N° 4.Realización del presupuesto basado en las previsiones 39
Tabla N° 5.Cumplimiento de los convenios establecidos 40
Tabla N° 6.Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos
de entrega de la mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago 41
Tabla N° 7. Insatisfacción de los proveedores 42
Tabla N° 8.Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar
los pagos de las facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos 43
Tabla N° 9. Retraso en la liquidación de divisas 44
Tabla N° 10. Solicitud de Aprobación de Batch 45
Tabla N° 11.Comunicación directa entre proveedores y el departamento
de Cuentas por Pagar 46
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1. Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos 37
Gráfico N° 2. Contenido de los pasos de adquisición de importación de
Insumos 38
Gráfico N° 3. Realización del presupuesto basado en las previsiones 39
Gráfico N° 4. Cumplimiento de los convenios establecidos 40
Gráfico N° 5. Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos
de entrega de la mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago 41
Gráfico N° 6. Insatisfacción de los proveedores 42
Gráfico N° 7. Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar
los pagos de las facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos 43
Gráfico N° 8. Retraso en la liquidación de divisas 44
Gráfico N° 9. Solicitud de Aprobación de Batch 45
Gráfico N° 10. Comunicación directa entre proveedores y el departamento
de Cuentas por Pagar 46
INTRODUCCION
Actualmente el sistema económico empresarial se ve afectado por factores internos y
externos que obliga a los proveedores a exigir puntualmente la cancelación de sus
activos, por lo que es un reto para los analistas de cuentas por pagar de las empresas
de la actualidad, garantizar efectivamente la retribución monetaria exigida por dichos
proveedores.
Esta situación origina la necesidad de un trabajo en equipo de todas las personas
involucradas en el proceso de la adquisición de insumos, desde la colocación de una
orden de compra, la recepción del material solicitado hasta la emisión del pago del
mismo.
Es por ello, que seguir oportunamente los procedimientos establecidos para
realizar la importación por concepto de adquisición de insumos de diversos
productos, es lo que garantiza que se cumpla el ciclo general de las compras, así
como; se evita afectar negativamente el proceso de pago de las obligaciones
adquiridas en su periodo normal establecido o se evita que surja alguna incomodidad
por parte de los proveedores por retraso en la cancelación de las obligaciones.
En este orden de ideas, la empresa Colgate Palmolive C.A, dedicada a la
manufacturación de productos de consumo masivo de cuidado bucal, cuerpo, tejido y
superficie, no escapa de los factores internos y externos que están incidiendo en el
proceso de pago a proveedores del departamento de cuentas por pagar, ya que en su
mayoría por tratarse de una empresa trasnacional, representa un porcentaje
considerable de los productos que son importados, y las negociaciones a llevarse a
cabo son con proveedores terceros.
En consecuencia, este estudio está dirigido al análisis y mejora de las propuestas
de pagos sin dejar a un lado los compromisos adquiridos y que aún se encuentran en
tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Colgate Palmolive
C.A.
El informe está estructurada de la siguiente manera: Capítulo I:en este capítulo se da
a conocer todos los detalles de la empresa, tales como su ubicación geográfica, una
breve reseña histórica, además la misión, visión y valores, así como también la
estructura de la empresa.Capítulo II:está comprendido por el planteamiento del
problema y su formulación, además de los objetivos del presente informe, tanto el
objetivo general como los objetivos específicos, la justificación y el alcance del
mismo. Capítulo III:se plasman los antecedentes, además se desarrollan las bases
teóricas que sustentan elinforme a desarrollar, así como también se da una definición
de los términos básicos de la misma. Capítulo IV: describe el procedimiento
metodológico que se adaptó al tipo de informe realizado. El procedimiento se
presenta en fases y actividades atendiendo al cumplimiento de cada uno de los
objetivos específicos planteados. Capítulo V: se presentan ya los resultados que se
derivaron de la aplicación del instrumento de valuación, la propuesta presentada y
preparada por el pasante, y por último las recomendaciones y las conclusiones que el
pasante propone al término del presente informe.
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa:
Colgate Palmolive C.A., se encuentra ubicado en Los Cortijos de Lourdes, Calle
Hans Newman. Edificio Corimon. Piso 1 y 2; Caracas(Departamento Legal y
Ventas), cuyo registro de información fiscal es RIF: J-00007125-0.
Urbanización Michelena, Avenida Uslar en Valencia Estado Carabobo (Planta).
Carretera Valencia Flor Amarillo parcelamiento Agro Industrial El Recreo, calle “A”
parcela 3 Valencia Venezuela (Centro Nacional de Servicio al Cliente).
1.2 Actividad a la que se dedica:
Fabricación de productos de consumo masivo, para el cuidado bucal, cuidado del
tejido, cuidado del cuerpo y cuidado de espacios físicos.
1.3 Reseña Histórica:
El proceso de industrialización que ha vivido el Estado Carabobo a lo largo de los
años, ha contribuido enormemente en un marcado desarrollo de esta entidad, desde
aquí operan un considerable grupo de empresas dedicadas a distintas ramas de
artículos de consumo masivo, como los de producción y manufacturación de
productos: químicos, automotrices, caucheros, productores de envases de vidrios,
envases plásticos incluyendo el sector cervecero, industrias como éstas que
constituyen las pequeñas, medianas y grandes industrias que desarrollan labores
dentro del territorio, por lo que se puede decir que es la entidad con más desarrollo
empresarial e industrial en todo el país.
Cabe mencionar que un grupo de empresas en Carabobo ha logrado un
desarrollo sostenible a nivel industrial, entre ellas están: Colgate Palmolive C.A,
General Motors, Ford, Dupont, Empresas Polar, Protinal, Danaven, Shell de
Venezuela, Firestone, GoodYear, Pirelli entre otras que están creciendo de forma
acelerada.
De estas empresas resalta Colgate Palmolive C.A, dedicada a la fabricación de
productos de consumo masivo para el cuidado del hogar y del cuerpo. Entre los
productos manufacturados que más se comercializa se encuentran la crema dental
Colgate, el lavaplatos Axión, el detergente ABC y el jabón Palmolive.
Cabe destacar, que dicha empresa además de contar con una gran gama de
productos, también posee un recurso humano preparado comprendido por una
población de más de 1000 personas, los cuales trabajando como una gran familia,
suministrándole productos de alta calidad, evitando impactar negativamente en el
medio ambiente y trabajando con un arraigado sentido de seguridad.
Los inicios del mundo Colgate, el cual se construyeron sobre la base de un
sueño, cuando hace más de 200 años un joven visionario de 23 años llamado
William Colgate pensó que una pequeña tienda de velas y jabones podría ser una
calidad en los Estados Unidos, época donde los tres cuartas partes de éstos
productos eran fabricados en casa.
Por su parte en 1863 B.J Jonson abrió una fábrica de jabones de tocadores
llamada Palmolive, los cuales eran producidos por aceite de palma y oliva,
mientras tanto, en Kansas los hermanos Peetfundan otra fábrica de jabones que
creció vertiginosamente, uniéndose posteriormente a la marca Palmolive.
En resumen la historia de Colgate-Palmolive en Venezuela se remonta en
1943, cuando Pardo Mosqueda abrió una importadora en el centro de Caracas
donde se vendían los productos de la empresa, tres años después, Colgate da el
paso de importador a productos al contratar la fábrica La Torre, propiedad del
doctor Lorenzo Mendoza, para elaborar localmente el jabón Palmolive.
El éxito de los productos de Palmolive, hizo que en 1951 la empresa alquilará
totalmente la fábrica para producir, además del ya famoso jabón Palmolive la
crema dental Colgate, tres años después compra 68.000 metros cuadrados de
terreno en Valencia para construir su propia planta.
De modo que actualmente ésta planta es una de las más grandes del continente
americano junto a la ubicada en México, Brasil y Colombia. Sus altos estándares
de calidad, tecnología y seguridad la han hecho merecedora de prestigiosos
reconocimientos, a través de sus casi 70 años de trayectoria de manufactura de sus
productos.
1.4 Misión:
Convertirnos en la compañía número uno de nuestro mercado,siendo el mejor
socio de nuestros proveedores, clientes y consumidores, en armonía con nuestro
ambiente, apoyándonos en nuestra gente y productos de calidad, logrando un
crecimiento sostenido y rentable.
1.5 Visión:
Mejorar la calidad de vida de la familia venezolana a través de la excelencia en
nuestros productos y servicios.
1.6 Valores:
Nuestros tres valores fundamentales “Cuidar Nuestra Gente, Trabajo en Equipo
Global y Mejora Continua” forman parte de todo lo que hacemos, son el cimiento
de nuestra estrategia de negocio y se refleja en todos los aspectos de nuestra vida
laboral, nuestros valores claves son los siguientes:
• Cuidar Nuestra Gente:
La compañía cuida de la dente: el personal de Colgate, los consumidores, los
accionistas y los socios de negocio. Colgate está comprometida a actuar con
compasión, integridad y honestidad en todas las situaciones, a escuchar con
respeto a los demás y a valorar las diferencias. La compañía también está
comprometida a proteger el medio ambiente global y a mejorar las comunidades
en donde el personal de Colgate vive y trabaja.
• Trabajo en Equipo Global:
Todo el personal de Colgate forma parte de un equipo global, comprometido a
trabajar unido entre funciones, entre países y a través de todo el mundo. Sólo
compartiendo ideas, tecnologías y talentos, la compañía podrá alcanzar y
mantener un crecimiento rentable, y lograr su misión y su visión en el tiempo
mínimo requerido, convirtiéndose de ésta manera en la empresa líder de
productos de consumo masivo.
• Mejora Continua:
Colgate está comprometida a ser mejor cada día en todo lo que se hace, como
individuos y como equipo. A través de un mejor entendimiento de las
expectativas de los consumidores, clientes y del trabajo continuo para innovar y
mejorar los productos, servicios y procesos.
1.8 Estructura General de la Empresa.
Fuente: Departamento de Recursos Humanos
Direccion de Supply Chain
1.8 Estructura General de la Empresa.
partamento de Recursos Humanos
Presidente Gerente General.
Director de Finanzas.
Director de Ventas.
Director de
Director de Recursos Humanos.
Director de Mercadeo.
1.9 Departamento de Finanzas.
El Departamento de Finanzas de la empresa de Colgate Palmolive C.A, es un área
conformada por un conjunto de jóvenes profesionales, quienes con experiencias en la
parte financiera, tiene un alto sentido de compromiso con sus tareas al manejar las
finanzas de la organización. Sus miembros poseen una distinguida ética profesional y
están conjuntamente identificados con el departamento que representan.
Entre las tareas asignadas está el coordinar la determinación de los costos fijos y
variables de los productos, supervisar los registros contables, proponer cambios en
caso de desviaciones, con el fin de obtener el costo real de los mismos para así
contribuir a la toma de decisiones oportunas.
Además de coordinar, evalúan, y controlan operaciones contables, financieras,
administrativas, operativas de la compañía; fortalecen el control interno de la empresa
a través de la implementación de las recomendaciones presentadas, simplificando
operaciones, así como minimizar costos, vigilar el adecuado cumplimiento de las
políticas, normas, procedimientos emitidos por la gerencia general o la casa matriz y
de la legislación vigente. Incluyendo asegurar que la estructura organizacional y
filosofía de seguridad de la corporación estén incorporadas en SAP.
El departamento de finanzas está conformado por las siguientes áreas:
• Contabilidad.
• Presupuesto.
• Tesorería/ Crédito y Cobranzas.
• Costos.
• Nómina.
• Auditoría.
• Impuestos.
• Cuentas por pagar.
Actividades a desarrollar por el pasante
• Identificar el problema a resolver. • Organizar expedientes. • Participar en una auditoría realizada en área de cuentas por pagar. • Análisis de facturas. • Participar en la propuesta de pago. • Analizar las variaciones y sus causas. • Organizar los reportes de cheques. • Organizar y reportar las facturas que se encuentran con defectos. • Reportar las facturas que se encuentran fuera del tiempo estimado de espera. • Declaraciones del ISLR. • Reportar el cobro de tasas que no correspondan.
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema.
En la actualidad, las organizaciones tanto públicas como privadas, la gerencia, posee
un enfoque de suma importancia en la toma de decisiones. Para los administradores,
el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.
Consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque
constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuando y
donde, y en ocasiones hasta como se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es
un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca
atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
Según George A. Steiner, la planeación estratégica no puede estar separada de
funciones administrativa como: la organización, dirección, motivación y control.
Además, este tipo de planeación está proyectado al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de
guías generales de acción de la misma.
Análisis que requiere de una meta y una comprensión clara de las alternativas
mediante las que se puede alcanzar una meta, un análisis y evaluación de las
alternativas en término de la meta deseada, la información necesaria y el deseo de
optimizar. De allí, nace la importancia para las organizaciones de poseer un
presupuesto, puesto que, éste siempre radica en realizar una proyección basada sobre
los movimientos económicos, monetarios y financieros. Sin el presupuesto, una
empresa, puede fácilmente entrar en caos al generarse más gastos de lo necesario o
incluso al no controlar las ganancias o entradas de capital que se realicen.Los
presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización,
proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos
segmentos, o áreas de actividad.
Por su parte, para las empresas, el presupuesto tiene varios usos, por lo general
vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es, en este sentido, la
cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.
También se puede decir que es el cómputo anticipado del costo de una obra de los
gastos que implicara un determinado proyecto.
Por tal razón, el presupuesto aparte de constituir un paso de la planeación, es un
medio para anticipar y decidir la producción que se va a realizar en un período
determinado, así como para asignar formalmente los recursos que esa producción
exige en la praxis de una institución, Sector o Región. El presupuesto está basado en
el sistema administrativo bajo unos principios que deben ser tomados en cuenta en el
momento de tomar decisiones como lo son: la formulación, discusión, ejecución,
control y evaluación.
La inclinación del presupuesto del sector privadodebe tomar algunas consideraciones,
como lo es, estimar sus ingresos para, sobre esta base, predeterminar su distribución o
aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más
compleja y difícil de solucionar. Tradicionalmente, las empresas privadas tienen
como fin primordial el logro de utilidades. El resultado de la gestión del sector
privado se determina por la UTILIDAD, es decir, si los ingresos son mayores a los
egresos o por PÉRDIDA, si los ingresos son menores a los egresos.
Cabe destacar que algunas organizaciones no cuentan con ésta fundamental
herramienta, por lo que trae como consecuencia la falta de determinación de metas
que sean comparables en el tiempo, y el desconocimiento del progreso de la
organización por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los
hechos y cifras presupuestadas para poder tomar medidas que permitan corregir o
mejorar la actuación de la organización.
Debemos estar conscientes de las limitaciones que existe para realizar previsiones de
cobros y pagos a plazos futuros, tanto mayores cuanto más nos alejemos en tiempo
del presente. Es conveniente hacer esfuerzos encaminados a la consecución de
previsiones. Las organizaciones venezolanas actualmente se encuentran ante un
proceso de importación y nacionalización de productos en donde se requiere el
cumplimiento de formalidades que exige el ejecutivo nacional, para mantener
operativa las empresas que hacen parte del parque industrial, comercial y
manufacturero del país, lo que hace un trabajo cada día más difícil para las empresas
privadas venezolanas.
Generalmente, las importaciones se realizan bajo ciertas condiciones de pago, entre
las que se pueden destacar se encuentran los Anticipos, Crédito 30 días a la fecha de
presentación de facturas, Carta de Crédito a 30 o 60 días entre otras, enfatizando la
problemática a los proveedores con convenios de 30 días de crédito, ya que los
procedimientos consiste en una serie de pasos lo que dificulta la cancelación de
adquisición de los insumos en el lapso pautado. Es conveniente señalar que para que
exista una relación exitosa, debe haber acuerdos entre ambos, como plazos de entrega
de mercancías, condiciones de embarque y días de tránsito que pueden variar según el
país de origen.
El proceso llevado a cabo por la empresa Colgate Palmolive C.A se sustenta en su
casa Matriz Colgate Palmolive C.A New York, ya que la liquidación de divisas por
parte del ente Cencoex cada día es más tediosa y complicada lo que hace que las
negociaciones con los proveedores importados vaya en decadencia, lo que genera
como consecuencia la falta de materia prima para producir.
Es por ello, que la empresa a la hora de firmar un convenio o un contrato con el
proveedor es muy importante que se cumplan con las especificaciones del mismo, tal
como se señala anteriormente, ya que de no hacerlo implicaría sanciones o multas que
traería como consecuencia el aumento de las cuentas por pagar, en otra instancia la
pérdida de negociaciones con los proveedores extranjeros.
La empresa Colgate Palmolive C.A; en el área de cuentas por pagar no se escapa de
la realidad antes mencionada, a pesar de que cuenta con un gran equipo de trabajo
comprometido y calificado para la realización del presupuesto realizado los días
miércoles de cada semana para el pago de los proveedores generados los días viernes
de dicha semana, presenta una debilidad en cuanto a los pagos de facturas en tránsito,
ya que no cuenta con previsiones para éstas, lo que genera un retraso significativo en
los convenios establecidos de pago.
No obstante siempre es necesario tener presentes dos consideraciones:
• Las limitaciones propias de la empresa, actividad y sector industrial pueden
ser motivo suficientemente justificado que imposibilite la realización de
"buenas previsiones" a período largo. Se trata de hacer todo lo "técnicamente"
posible.
• Una buena previsión no es aquella que a posterior demuestre haber sido
correcta, sino la que posibilite las adecuadas decisiones de forma
anticipada en la empresa.
En este orden de ideas, es de suma importancia el control del presupuesto y el uso
moderado, consciente y controlado de las provisiones, ya que la relación de estos dos
aspectos como lo es el presupuesto y la previsión van de la mano en el área de
Cuentas por Pagar en la empresa Colgate Palmolive C.A.
En este sentido, dado que el enfoque del presente trabajo, va direccionado al sector
privado como lo es la empresa Colgate Palmolive C.A, el propósito consiste en;
establecer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas de pago sin dejar
a un lado los compromisos adquiridos y que aún se encuentran en tránsito en el
departamento de Cuentas por Pagar de la empresa antes mencionada.
2.2 Formulación del Problema.
Considerando la situación descrita anteriormente se plantea la siguiente interrogante.
¿Qué beneficios aportará la aplicación de lineamientos para mejorar las propuestas
de pagos sin dejar a un lado los gastos asumidos y comprometidos que aún se
encuentran en tránsito y no están en la contabilidad en el área de cuentas por pagar en
la empresa Colgate Palmolive C.A?
2.3 Objetivo General.
Proponer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas de pago por las
facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Colgate
Palmolive C.A.
2.4 Objetivos Específicos.
1. Diagnosticar la situación actual de los pagos de facturas en tránsito, en el
departamento de cuentas por pagar, de la empresa Colgate Palmolive C.A.
2. Identificar las consecuencias que genera el retraso de las facturas en tránsito
en la propuesta de pago.
3. Elaborar lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en
tránsito en el departamento de cuentas por pagar, de la empresa Colgate
Palmolive C.A.
2.5 Justificación del Problema.
Es de suma importancia que las empresas lleven un buen control sobre la
ejecución de sus presupuestos y a su vez que cuenten con herramientas necesarias
para ello, que les permita identificar en el momento preciso la información que
pueden influir en la toma de decisiones.
La relevancia de este informe es que va a ofrecer un aporte significativo al control
presupuestario dentro de la empresa Colgate Palmolive C.A, ya que se propondrá
lineamientos para la propuesta de pago realizadas semanalmente, el cual permite
diagnosticar la situación actual de los pagos de facturas en tránsito e identificar las
consecuencias que podría incurrir en la toma de decisiones a la hora de realizar las
propuestas de pago, originado de causas como lo es la falta de cumplimiento de pago
establecido, por no contar con previsiones de las facturas que se encuentran en
tránsito.
Adicionalmente, el presente informe servirá de aplicación a diferentes
organizaciones que pudieran verse afectadas por situaciones interna similares a la
presente en el Departamento de Cuentas por Pagar de Colgate Palmolive C.A.
Por último desde el punto de vista académico, constituirá un antecedente para
futuros trabajos sobre la temática estudiada, es decir, que sobre la base de los
resultados pueden constituir un nuevo conocimiento.
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes de la investigación.
El marco referencial conceptual es importante, ya que contiene la ubicación
contextual del problema en una determinada situación histórico social, sus relaciones
con otros hechos; las vinculaciones de los resultados por obtener con otros ya
conseguidos; pero además, las definiciones de nuevos tópicos que van a permitir de
una manera técnica fundamentar todos y cada una de la teorías expuestas.
Ramírez (2007) al hablar de los antecedentes de la investigación señala que “Consiste
en dar al lector toda la información posible acerca de las investigaciones que se han
realizado, tanto a nivel nacional como internacional, sobre el problema que se
pretende investigar” (p.61). En tal sentido, a continuación se muestran cuáles son los
antecedentes que sirven de soportes para la elaboración del presente estudio.
En este orden de ideas, se dará una descripción detallada de los diferentes
antecedentes históricos relacionados a la investigación, de las bases teóricas que la
sustentan, así como también, una definición de términos que consolidan el lenguaje
técnico utilizando para el mismo.
Jhoana Salazar y Johandys Salazar (2013) elaboraron la investigación
denominada“Lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la
empresa C.A Quimica Integrada Intequin ubicada en Valencia Edo Carabobo”.
Trabajo realizado en la Universidad José Antonio Páez, para optar por el título de
Contador Público, ésta investigación se realizó ya que su principal problema está
enfocado en el proceso de recepción de documentos no es adecuado, debido a que en
el almacén, al recibir el material los mismos recepcionan un precio diferente al
negociado, ya que el sistema que se maneja no permite que los mismos visualicen los
precios de la orden de compra ocasionando así un descontrol.
Con relación a esta investigación la problemática expuesta es de gran ayuda para
la preparación de este informe, ya que nos presenta un enfoque para la elaboración de
la mejoras en el proceso del registro contable de las cuentas por pagar, el cual es de
vital importancia, además que es una medida de control interno que debe existir
dentro de una organización.
En cuanto a la estrategia metodológica empleada, está enmarcado a una
investigación de campo, en el cual según Balestrini (1997) “estos diseños, permiten
establecer una interacción entre los objetivos y la realidad de la investigación de
campo, observar y recolectar los datos directamente de la realidad, en su situación
natural” (p.132).
Se tomó como población al siguiente personal: Gerente de Compras, Analista de
cuentas por pagar, Gerente de Administración, Jefe de Tráfico, Analista de Almacén
y Despacho, Jefe de Contabilidad, Jefe de Logística, en total siente (07) trabajadores,
quienes fueron las personas afectadas en la problemática.
Entre los trabajos que sirvieron de apoyo al presente informe cabe destacar el
realizado por Rojas R. (2008), el cual realizó una investigación titulada “Mejoras en
el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar en el departamento
de contabilidad de la empresa Auto Mundial S.A”, para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez,
el objetivo general de este antecedente fue proponer mejoras en el proceso para el
registro contable de las cuentas por pagar en el departamento de contabilidad de la
empresa Auto Mundial S.A. La metodología aplicada consistió en la técnica de la
entrevista estructurada, para la recolección de datos a través del instrumento que
emplearon para el desarrollo del informe, la entrevista se lleva a cabo en las
instalaciones de la empresa y estuvo enmarcada en una serie de preguntas realizadas a
los empleados del departamento de contabilidad. El autor de ésta investigación deja
plasmado la importancia que tiene el registro contable de las cuentas por pagar de
proveedores nacionales e internacionales, de servicio, entre otros son cuentas de
muchos movimientos para conseguir que ésta información se realice de manera
adecuada, las empresas deben sistematizar la información. Para ello el departamento
de administración debe preparar de forma correcta todos los pagos, retenciones de
Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones de Impuesto Sobre La Renta (ISLR)
a dichos proveedores para que de esta manera no existan diferencias entre los
departamentos de contabilidad y administración.
En relación con ésta investigación la problemática expuesta fue de gran ayuda para
la preparación de éste informe, ya que proporcionó un enfoque para la elaboración de
los lineamientos a proponer en el proceso para el registro contable de las cuentas por
pagar, el cual es de vital importancia, además que es una medida de control interno
que debe existir dentro de una organización.
Willimar C. González S (2007) elaboró una investigación denominada: “Análisis de
la ejecución del presupuestos de gastos de la C.A Sistema Eléctrico de Monagas
y Delta Amacuro”. (Universidad de Oriente), esta investigación se refiere a que los
recursos asignados por el Estado no cubren en su totalidad los gastos que en ella se
ocasionan, dando lugar a un déficit, por el cual se realizan modificaciones
presupuestarias en el periodo correspondiente.
Debido a que los elementos del conjunto, es decir, la población, son manejables
cuantitativamente, no fue necesario aplicar técnicas de muestreo, pues se analizó toda
la población. La población estuvo conformada por el personal que labora en la
Unidad de Presupuesto de la empresa SEMDA, los cuales son: un (1) jefe de la
unidad de presupuesto, tres (3) analistas presupuestarios y una (1) secretaria. Así
como también, los datos del presupuesto de gastos y todo el conjunto de documentos
recibidos en la unidad. El límite máximo para comprometer, causar y realizar
desembolsos por partidas y sub-partidas en cada trimestre es de un 25% del total de
su asignación anual.
Lo que se puede dar por concluido que es una empresa de distribución y venta de
energía eléctrica, y sus instalaciones requieren de mantenimiento constantes, por el
cual es necesaria la obtención de una serie materiales y suministros.
Esta investigación guarda una relación estrecha con el presente informe debido a que
muestra cómo deben ser tomados cuentas los gastos, para elaborar un presupuesto,
como debe ser evaluados, controlados y ejecutados los gastos adquiridos.
El aporte que el presente informe dará será la importancia de conocer q sin control de
gastos y del nivel de endeudamiento, se puede llegar a un límite que sepulte el
bienestar financiero de la empresa.
Pérez y Chang (2006) en su estudio titulado “Manual de Normas y Procedimientos
para las compras y cuentas por pagar en la empresa Inversiones y Servicios CT
C.A” realizado en la Universidad José Antonio Páez, para optar por el título de
Licenciado de Contaduría Pública, realizado como un proyecto factible e
investigación de campo descriptivo, con el objeto de proponer diseñar un manual de
normas y procedimientos para optimizar el proceso de compras y cuentas por pagar,
cuyo objetivo pretendió la implantación de un manual de normas y procedimientos
para los procesos de compras y cuentas por pagar a fin de obtener eficiencia y
eficacia de las operaciones realizadas así como también mejorar el desempeño del
personal.
La investigación anteriormente descrita se relaciona con el presente informe al
describir claramente el objeto de un manual de procedimientos, como es garantizar la
correcta realización de una operación permitiendo el desarrollo, como es el desarrollo
de cuentas por pagar partiendo de un punto como lo es la orden de compra, a fin de
que los trabajadores puedan realizar sus tareas eficazmente y cumplir con el objetivos
establecidos y convenios establecidos con los proveedores.
Carvajal, Marchan y Uribe(2006) en su estudio titulado “Herramientas para
mejorar las actividades del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Alimentos Heinz C.A” realizado en la Universidad de Carabobo para optar por el
título de Licenciado en Contaduría Pública, proyecto factible basado de una
investigación de campo, de carácter descriptivo, donde se establece que las
debilidades existentes son originados por el desconocimiento en la aplicación de los
procedimientos y políticas lo que trae como resultado retraso en las emisiones de
pago así como el re-trabajo, mala contabilización de documentos y análisis
inadecuados de los saldos mensuales de las cuentas por pagar.
Muy oportuna relación presenta la información antes descrita, ya que es de vital
importancia que todo el personal del Departamento de Cuentas por Pagar conozca
todos y cada uno de las políticas establecidas para así evitar los errores como una
mala contabilización y retraso el trabajo que se realiza semanalmente como lo es la
propuesta de pago.
3.2 Bases Teóricas.
Éstas representan la descripción de los elementos teóricos planteados por diferentes
autores, que permiten al investigador fomentar el proceso de conocimientos, así como
también, fundamentar los planteamientos señalados y así sea más fácil su
entendimiento. Por tal motivo, a continuación se presentan las siguientes literaturas
relacionadas con la problemática abordada.
Al hablar de bases teóricas Ramírez (2007) “Aquí se ilustra al lector sobre el conjunto
de teorías que se han elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones
con otros fenómenos de la realidad” (p.65), por ende a continuación se muestra cual
es el soporte teórico de la presente investigación.
3.2.1 Estrategia.
Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo
que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión. Proviene del idioma
griego stratos que significa “ejército”, y agein, que significa “conducir” o “guiar”.
Esta se aplica en distintos contextos.
El concepto de estrategia en el año 1944 es introducido en el campo económico y
académico por Von Newman y Morgerstern con la teoría de los juegos, en ambos
casos la idea básica es la competición.Posteriormente en el año 1962 se introduce en
el campo de la teoría del management, por Alfred Chandler y Kenneth Andrews, y lo
definen como:“La determinación conjunta de objetivos de la empresa y de las líneas
de acción para alcanzarlas”.
3.2.2Plan Estratégico.
El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización
reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello,
un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5
años.
Para Lumpkin y Dess (2010) entienden por plan estratégico: “El conjunto de
análisis, decisiones y acciones que una organización lleva a cabo para crear y
mantener ventajas comparativas sostenibles a lo largo del tiempo”.
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de plan
director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica que éste
debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance
las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.Por tanto, y en contraposición al
plan director, un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es
cuantitativo porque indica los objetivos numéricos de la compañía. Es manifiesto
porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos
objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo,
concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la
puesta en práctica del plan sea exitosa.
La aplicación de la planeación estratégica data de la década del 60 del siglo XX y
es acuñada por Alfred Chandler en Estados Unidos.
3.2.3Cuentas por Pagar.
Se pueden definir como el conjunto de obligaciones presentes de una unidad,
virtualmente ineludible, de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a
otras entidades, cuyo vencimiento se producirá dentro del ciclo normal de las
operaciones, lo cual ocurre generalmente dentro del mismo año y, por lo tanto,
requiere de la utilización del capital de trabajo.
Por esta razón se debe tomar en cuenta tres aspectos para su administración
efectiva: El análisis de la liquidez, la planificación y el control de las obligaciones. Y
el establecimiento de un sistema de gestión eficiente de los pagos. Por la falta de una
atención adecuada a estos factores se generan costos adicionales, lo que algunas veces
representa riesgos de liquidez importante.
Para identificar las características de las cuentas por pagar se deben clasificar ya
que requieren enfoques distintos en cuanto al plazo y los medios de pago adecuado.
La importancia de un correcto manejo de las cuentas por pagar se deriva de la
necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuenta las empresas.
Todas las empresas quieren operar de la forma más eficiente con la utilización óptima
de los recursos y la generación del valor.
3.2.4 Principales rubros de las cuentas por pagar.
• Proveedores: registrará los compromisos a favor de proveedores por
adquisición de bienes y servicios. Como lo son la materia prima, energía,
servicio, seguros, publicidad, etc
• Acreedores diversos: licencias, derechos. Rentas, honorarios.
• Pagos al personal: salarios, comisiones, bonos, compensaciones.
• Obligaciones fiscales y de seguridad social (retenciones): en esta sub-cuenta
deberá registrarse el ISLR, seguridad social, formación personal, embargo
judicial, cuotas alimenticias, y otras retenciones al personal.
• Pago a entidades financieras: intereses, comisiones, amortización de
préstamos.
• Dividendos: en esta su-cuenta se declaran los dividendos pendientes de pago.
• Otros: se registra el importe de otras cuentas por pagar cuyo concepto no
encaje dentro de la subcuenta anterior.
La clasificación de las cuentas por pagar, permitirá al administrador
planificar, programas, controlar los pagos de las cuentas por pagar de acuerdo
a su grado de exigibilidad y a su forma de pago.
3.2.5Presupuesto.
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de la empresa o
institución cuyos planes y programas se formulan por términos de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, gobiernos, las organizaciones
privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de los
objetivos de sus objetos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesarios incurrir en
déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contario puede ser posible
ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a
los gastos).
3.2.6 Objetivos del presupuesto.
• Señala con antelación las metas a alcanzar por la empresa, a saber: Estado de
pérdidas y ganancias y Balance General presupuestado.
• Coordinar las actividades y propende a la colaboración de todos.
• Centralizar el control, mediante la delegación de autoridad y asignación de
responsabilidades.
• Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a
tiempo las desviaciones del objetivo propuesto.
3.2.7 Ventajas, desventajas y limitaciones de los presupuestos.
Ventajas.
• Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas
mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
• De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y
evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
• Optimiza los resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados
recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.
Desventajas.
• Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes
los determinaron.
• Es sólo una herramienta de la gerencia.
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios
se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado
experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente
convencido de las necesidades del mismo.
Limitaciones.
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:
• Están basados en estimaciones.
• Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
• Se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una
herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no
para entrar en competencia con ella.
3.2.8 Mercancía en tránsito.
Son aquellas mercancías que no están físicamente en el almacén, pero ya están
pagadas, solo se espera su llegada. Contablemente se registran en éste tipo de cuenta
las entradas y salidas de más mercancías adquiridas fuera de la localidad de la
empresa y viajan por cuenta y riesgo de la misma. Hasta que llegan al almacén se
registran la entrada en la cuenta de inventario. Su saldo es deudor y representa el
precio de costo de las mercancías compradas que se encuentran por llegar al almacén.
En cuanto al balance general se encuentra dentro del activo circulante, como parte de
los inventarios.
• Se carga:
� Al iniciarse el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, que es el
precio de costo de las mercancías que están por llegar.
� Durante el ejercicio: Importe del precio de costo de las compras de
mercancías fuera de la plaza.
� Importe de las primas de seguros contratados contra accidentes.
� Importe de fletes y acarreos.
� Importe de los costos y gastos de las compras: permisos, impuestos.
• Se abona:
� Durante el ejercicio: Importe de las transferencias a las cuentas de
compras y almacén, al momento de recibir las mercancías.
� Importe de los ajustes, correcciones o cancelación de pedidos.
� Al finalizar el ejercicio: importe de su saldo para cerrarla.
3.2.9 Provisiones.
Una provisión es una cuenta de pasivos y consiste en establecer y “guardar” una
cantidad de recurso como un gasto para estar preparados por si realmente de
produjese el pago de una obligación que la empresa ya ha contraído con anterioridad.
Es decir, cuando suponemos que algún bien de la empresa va a perder valor o
tenemos que satisfacer una obligación dentro de un periodo de tiempo, dotamos una
provisión por el valor de la obligación.
Si realmente llega a producirse ya se había contado con ella y se tiene los recursos
necesarios para hacer frente; si, por el contrario, no llega a producirse se quita la
provisión y no se tiene el gasto. En resumen se puede decir que se puede dotar de
provisiones cuando:
• La empresa contraiga una obligación con anterioridad.
• La empresa se tendrá que hacer cargo de esa obligación con recursos
económicos propios.
• El importe de la obligación es conocido o se puede estimar con facilidad.
El objetivo principal de dotar una provisión por un gasto consiste en asegurarse de
poseer los recursos necesarios para satisfacer la obligación en el momento que sea
necesario.
El futuro es incierto y puede ocurrir que la empresa, desarrollando su actividad,
gaste el dinero que vaya ganando y al no haber una provisión dotada, no posea los
recursos necesarios para pagar.
3.2.10 Importación de productos
El término importación deriva del significado conceptual de introducir bienes y
servicios en el puerto de un país. El comprador de dichos bienes y servicios se conoce
como "importador", que tiene su sede en el país de importación, mientras que el
vendedor con base en el extranjero se conoce como "exportador".
Una importación es cualquier bien (materias primas o productos terminados) o
servicio traído de un país extranjero de una forma legítima por lo general para su uso
comercial. Las mercancías o servicios de importación son proporcionados a los
consumidores nacionales por los productores extranjeros. Una importación en el país
receptor es una exportación en el país de origen. Las importaciones, junto con
las exportaciones, son la base del comercio internacional.
La importación de bienes normalmente requiere la participación de las aduanas, tanto
en el país de importación como en el país de exportación y son a menudo sujetos a
cuotas de importación, aranceles y acuerdos comerciales. Las variables
macroeconómicas referidas como "importaciones" normalmente representan el valor
económico del conjunto de bienes y servicios importados en su conjunto durante un
determinado período de tiempo, generalmente un año.
La definición exacta de las importaciones en las cuentas nacionales incluye algunas
delimitaciones a estas transacciones para considerarlas o no como una importación.
Una delimitación general de las importaciones en las cuentas nacionales es la
siguiente:
• Una importación de un bien se produce cuando hay un cambio de propiedad
de un no residente a un residente, lo que no implica necesariamente que el
bien en cuestión cruce físicamente la frontera. En algunos casos específicos de
las cuentas nacionales se imputan cambios de propiedad aunque en términos
legales no haya ese cambio de propiedad (por ejemplo, arrendamiento
financiero transfronterizo, entregas transfronterizas entre filiales de la misma
empresa, etc). Los bienes de contrabando también se deben incluir en las
medidas de las importaciones.
• Las importaciones de servicios comprenden todos los servicios prestados por
no residentes a residentes. En las cuentas nacionales las compras directas de
los residentes fuera del territorio económico de un país se registran como
importación de servicios, por lo tanto todos los gastos de los turistas en el
territorio económico de otro país se consideran como parte de las
importaciones de servicios. También los flujos internacionales de servicios
ilegales deben ser incluidos.
3.2.11 Control Cambiario.
Es un instrumento de política cambiaria, mediante el cual el Estado controla los
movimientos de ingreso y egreso de divisas del país.
La intervención del Estado en la comercialización de las divisas se produce,
generalmente cuando se presentan situaciones de inestabilidad que amenacen la
seguridad económica de la Nación, entre las cuales podría mencionarse:
• Una fuerte caída de las reservas internacionales.
• La salida intempestiva hacia el exterior, de grandes cantidades de capital,
provocando la devaluación acelerada de la moneda local.
• La presencia de una seria crisis financiera.
• Cualquier conmoción interna que ponga en riesgo la estabilidad de la
Nación.
Un control de cambios se establece, básicamente para:
• Controlar las importaciones, dándole prioridad a los rubros más esenciales,
tales como alimentos y medicinas.
• Minimizar el aumento de los preciso como consecuencia de la devaluación
de la moneda local.
• Evitar la disminución de las reservas internacionales debido a la fuga de
capitales.
• Evitar la sobredemanda de divisas.
3.2.12 Conocimiento de embarque
Conocido en inglés como Bill of Loading, es un documento emitido por el
transportador marítimo, mediante el cual se constata que la mercancía que allí se
expresa ha sido embarcada, desde qué puerto y con destino a dónde.
El Conocimiento de Embarque es un documento propio del transporte marítimo
que se utiliza como contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea
regular. La finalidad de este contrato es proteger al exportador e importador frente al
naviero. Constituye la prueba de la propiedad de la mercancía, da la necesaria
información de las condiciones en las que será transportada (empacad, contenederos,
granel, etc), y confiere al poseer la titularidad de tal mercancía lo que permite al
propietario negociar los bienes en cuestión, es decir, venderlos, darlos en prenda,
pignorarlos, etc, mediante la cesión o endoso del documento.
3.2.13 Aprobación de Batch VS Reconciliación
Es el proceso llevado a cabo en apoyo de la Casa Matriz donde se realiza el batch
que es el anticipo que se realiza a los proveedores importados y vs la reconciliación
de saldos para indicar que estos saldos coincidan para así llevar a cabo el proceso de
pago al proveedor mientras que el ente Cencoex liquida las divisas correspondientes.
3.3 Términos Básicos.
Archivo Maestro: archivo de computadora para mantener un registro para cada
proveedor de adquisiciones individuales y saldo de proveedores.
Batch: Es el pago que se realizaa los proveedores importados a través de los
anticipos de New York. Par realizar este anticipo uno de los requisitos indispensables
es que sea por Cencoex.
Contabilidad: es la ciencia y técnica que sirve para clasificar y registrar todas las
transacciones y operaciones mercantiles como financieras de una empresa, compañía,
negocio o personal, para proporcionar reportes e informes que demuestren la
situación económica a una fecha determinada para tomar las decisiones adecuadas.
Control: es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los
esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos.
Cuentas por pagar: obligaciones de pagos que tiene la empresa por la compra a
crédito de bienes o servicios.
Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación
de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe
reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes
poseídos por una empresa para su venta en uso ordinario de la explotación, o bien
para su transformación o incorporación al proceso productivo.
Facturas del proveedor: documento que específica los detalles de una transacción
de adquisición y el importe de dinero que se debe al proveedor por la adquisición.
Importación: laimportación es el transporte legítimo de bienes y servicios nacionales
exportados por un país, pretendidos para el uso o consumo interno de otro país. Las
importaciones pueden ser cualquier producto o servicio dentro de la frontera de un
Estado con propósitos comerciales. Las importaciones son generalmente llevadas a
cabo bajo condiciones específicas.
Orden de Compra: es aquel en el que se le solicita a un proveedor, la provisión de
un bien o prestación de servicio para la empresa.
Presupuesto: es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, éste concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
d la organización.
Proveedor: un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su venta.
Relación de cuentas por pagar: listado del monto que se debe a cada proveedor en
un punto dado en el tiempo: se preparan directamente del archivo maestro de cuentas
por pagar.
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
Con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados en el Informe de
Pasantías, se plantean las siguientes fases:
4.1 Fase I. Diagnosticar la situación actual en el proceso de control de las
facturas en tránsito en la empresa Colgate Palmolive C.A
El diagnóstico de la situación actual en el proceso de control de las facturas en
tránsito, se realizará a través de la aplicación de la técnica de observación directa que
según Fidias, A (2010) se define así: “La observación directa es una técnica que
consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática cualquier
hecho, o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de
unos objetivos de investigación preestablecidos (p.69)”. Esta técnica permitirá
evidenciar la problemática presentada por el departamento.
En este aspecto del trabajo se va a identificar, a través de la observación directa
cuáles son los aspectos visibles que reflejan el retraso del proceso de control de las
facturas en tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A. Al respecto, se elaborará
una lista de cotejo (Ver tabla N°1), que permitirá valorar los aspectos observados a
través de ésta técnica, calificado con las ponderaciones de Bueno, Medio y
Deficiente.
En tal sentido, los datos diagnostico por la técnica de observación directa, se
presentarán mediante una Ficha deobservación directa, plasmada mediante cuadro, en
donde muestra el evento observado, las calificaciones resultantes de cada uno de
los aspectos observados Bueno, Medio, Deficiente y posteriormente, se desarrollará
un análisis general de forma interpretativa.
4.2 Fase II.Identificar las consecuencias que genera el retraso facturas en
tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A
Para identificar las consecuencias del departamento de Cuentas por Pagar en cuanto
al proceso de control de las facturas en tránsito en la empresa Colgate Palmolive C.A,
se tomó como instrumento la entrevista apoyada en la encuesta. Para conseguir el
logro de ésta fase se procederá a utilizar es la entrevista no estructurada definida por
Fidias, A (2010) como: “esta modalidad de entrevista no dispone de una guía de
preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos
preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista” (p74). Para esta fase
se utilizará como técnica de recolección una entrevista no estructurada bajo la
modalidad de encuesta, que consiste en un instrumento con una serie de preguntas
que el encuestado deberá responder sin intervención del encuestador, para el caso de
estudio se elaborará un (01) cuestionario de 10 preguntas cerradas estilo dicotómicas
de solo dos (02) opciones, Si ó No, el cual se le aplicará a los ocho (08) integrantes
del departamento de cuentas por pagar. El método facilitará canalizar las fallas del
departamento para desarrollar la herramienta en el proceso de control de las facturas
en tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A., así como realizar un enfoque sobre
las debilidades y fortalezas presentadas y establecer los lineamientos hacia donde se
pueden plantear y mejorar las debilidades presentadas en el departamento de cuentas
por pagar.
Una vez aplicada la entrevista no estructurada, los resultados se tabularan de
forma estadística y se presentarán mediante tablas de frecuencia y gráficos circulares
tipo torta, además de un breve análisis todo ello permitirán obtener los lineamientos
presupuestariospara mejorar los pagos de facturas en tránsito en el departamento de
Cuentas por Pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A.
4.3Fase III. Elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos
de facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Colgate Palmolive C.A.
Con la finalidad de elaborar lineamientos presupuestarios, se tomará como base el
diagnóstico que se derivará de la investigación en cuanto a las consecuencias que
genera el retraso de las facturas en tránsito en la propuesta de pago. Por consiguiente,
cada una de estas estrategias se transformará en objetivos; con el fin de garantizar que
el plan propuesto puede llevarse a cabo.
Por ello se elabora de forma comprensible, con el propósito de ser aplicada
efectivamente en la referida organización, proponiendo eliminar las deficiencias
detectadas en el periodo de pasantía.
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1. Análisis e interpretación de los resultados
Una vez desarrolladas las fases metodológicas en los objetivos relacionados con la
aplicación de la encuesta al personal que labora en el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A. se procedió a la recolección, revisión y
análisis de la técnica de observación directa y el cuestionario aplicado al
departamento de cuentas por pagar. De esta manera, dar cumplimiento a los objetivos
específicos propuestos y elaborar lineamientos presupuestariospara mejorar los pagos
de facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Colgate Palmolive C.A., que inciden en la gestión, específicamente en importación.
Finalmente, la metodología para cumplir con la Fase III, se propone elaborar
lineamientos presupuestarios a través de actividades formuladas para solventar los
problemas inherentes a las facturas en tránsito.
En este aspecto la presentación de los resultados de la Observación Directa, son
los aspectos visibles que reflejan el retraso del proceso de control de las facturas en
tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A. A continuación el detalle.
Tabla N°1: Ficha de Observación Directa.
Ítem Evento Observado Bueno Medio Deficiente
1
Seguimiento periódico
de la mercancía en
tránsito
X
2
El conocimiento que
posee el departamento
referente al proceso de
importación
X
3
Pago a proveedores
terceros
X
4
Proceso de Aprobación
de Batch VS
Reconciliación
X
5
Proceso de liquidez de
divisas
X
6
Retraso del envío de
Estado de cuenta por
parte del proveedor
X
7
Proceso de
Nacionalización de la
mercancía
X
Fuente: Uzcátegui D.
En base a los resultados obtenidos se pudo evidenciar como existen deficiencias de
factores externos que afectan significativamente el proceso de pago a proveedores
terceros que de manera negativa influye la reputación de la empresa Colgate
Palmolive C.A Venezuela.
Cabe destacar que el personal de cuentas por pagar se encuentra altamente calificado
para el seguimiento en cuanto a la normativa legal se refiere, ya que la misma está
alerta a las modificaciones o agregado a las leyes. Para lo cual realiza cursos para que
estos actualicen sus conocimientos
Cuestionario dirigido al Colgate Palmolive C.A.
Ítem N°1 ¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos para el área de cuentas por pagar?
Tabla N° 2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°1: Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
Fuente: Tabla N° 1
Análisis
De las personas encuestadas el 90% señaló conocer los existentes manuales de
normas y procedimientos para el departamento de cuentas por pagar. El restante 10%
manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y
A través de estos resultados podemos determinar que el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Colgate Palmolive cuenta con un equipo altamente calificado y
comprometido con su labor.
Cuestionario dirigido al departamento de cuentas por pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A.
¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos cuentas por pagar?
2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
Frecuencia
7 1 8
Fuente: Encuestados (2014)
Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
De las personas encuestadas el 90% señaló conocer los existentes manuales de
normas y procedimientos para el departamento de cuentas por pagar. El restante 10%
manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y
A través de estos resultados podemos determinar que el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Colgate Palmolive cuenta con un equipo altamente calificado y
comprometido con su labor.
90%
10%
0% 0%
SI NO
departamento de cuentas por pagar de la empresa
¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos
2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
Porcentaje
90% 10%
100%
Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos
De las personas encuestadas el 90% señaló conocer los existentes manuales de
normas y procedimientos para el departamento de cuentas por pagar. El restante 10%
manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y procedimientos.
A través de estos resultados podemos determinar que el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Colgate Palmolive cuenta con un equipo altamente calificado y
Ítem 2¿Considera usted que los actuales manualespara del área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos realizar la adquisición de importación insumos?
Tabla N° 3 Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°2: Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
Fuente: Tabla N° 3
Análisis
De las personas encuestadas el 75% señaló que dentro de los manuales de normas y
procedimientos existen los pasos establecidos para la adquisición de insumos,
mientras que el 25% restante considera que no existe dentro de los manuales de
normas y procedimientos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que
podemos determinar que existe una debilidad en los manuales ya antes mencionado,
que a pesar de ser un porcentaje relativamente pequeño puede afectar
significativamente el proc
¿Considera usted que los actuales manuales de normas y procedimientos el área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos
realizar la adquisición de importación insumos?
Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
Frecuencia Porcent
6 75%2 25%8 100%
Fuente: Encuestados (2014)
Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
De las personas encuestadas el 75% señaló que dentro de los manuales de normas y
procedimientos existen los pasos establecidos para la adquisición de insumos,
mientras que el 25% restante considera que no existe dentro de los manuales de
entos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que
podemos determinar que existe una debilidad en los manuales ya antes mencionado,
que a pesar de ser un porcentaje relativamente pequeño puede afectar
significativamente el proceso de adquisición de insumos.
75%
25%
0% 0%
SI NO
de normas y procedimientos el área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos a seguir para
Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
Porcentaje
75% 25%
100%
Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos
De las personas encuestadas el 75% señaló que dentro de los manuales de normas y
procedimientos existen los pasos establecidos para la adquisición de insumos,
mientras que el 25% restante considera que no existe dentro de los manuales de
entos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que
podemos determinar que existe una debilidad en los manuales ya antes mencionado,
que a pesar de ser un porcentaje relativamente pequeño puede afectar
Ítem 3 ¿Considera usted que pago de los proveedores toma en cuenta lasfacturas que se encuentran en tránsito?
Tabla N° 4. Realización del presupuesto basado en las previsiones
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N° 3 Realización del presupuesto basado en las previsiones
Fuente: Tabla N° 4
Análisis
De las personas encuestadas el 75% considera que al momento de realizar las
propuestas de pago no son tomadas en cuentas las previsiones generadas por las
facturas en tránsito, mientras que el restante 25% señaló que si son tomadas en cuenta
al momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una
debilidad en cuanto a las facturas en tránsito, ya que éstas no son tomadas en cuenta
al momento de realizar las propuestas de pago, lo que puede afectar
significativamente el pres
3 ¿Considera usted que la realización del presupuesto realizado para el pago de los proveedores toma en cuenta las previsiones generadas por las facturas que se encuentran en tránsito?
Tabla N° 4. Realización del presupuesto basado en las previsiones
Frecuencia Porcentaje
2 25% 6 75% 8 100%
Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N° 3 Realización del presupuesto basado en las previsiones
De las personas encuestadas el 75% considera que al momento de realizar las
propuestas de pago no son tomadas en cuentas las previsiones generadas por las
facturas en tránsito, mientras que el restante 25% señaló que si son tomadas en cuenta
momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una
debilidad en cuanto a las facturas en tránsito, ya que éstas no son tomadas en cuenta
al momento de realizar las propuestas de pago, lo que puede afectar
significativamente el presupuesto de la empresa.
25%
75%
0% 0%
SI NO
la realización del presupuesto realizado para el previsiones generadas por las
Tabla N° 4. Realización del presupuesto basado en las previsiones
Gráfico N° 3 Realización del presupuesto basado en las previsiones
De las personas encuestadas el 75% considera que al momento de realizar las
propuestas de pago no son tomadas en cuentas las previsiones generadas por las
facturas en tránsito, mientras que el restante 25% señaló que si son tomadas en cuenta
momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una
debilidad en cuanto a las facturas en tránsito, ya que éstas no son tomadas en cuenta
al momento de realizar las propuestas de pago, lo que puede afectar
Ítem 4 ¿Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para el pago de las obligaciones adquiridas Tabla N°5: Cumplimiento de los convenios establecidos.
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°4Cumplimiento de los convenios establecidos.
FuenteTabla N° 5
Análisis
De las personas encuestadas el 7
no cumple con los convenios es
que cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este
porcentaje considerable indica que la empresa Colgate Palmolive C.A, no está
cumpliendo con los convenios de
que podemos determinar que los procesos llevados a cabo no se están cumpliendo a
cabalidad.
75%
Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para de las obligaciones adquiridas son realizados oportunamente?
: Cumplimiento de los convenios establecidos.
Frecuencia Porcentaje
2 25% 6 75% 8 100%
Fuente: Encuestados (2014)
Cumplimiento de los convenios establecidos.
De las personas encuestadas el 75% considera que la empresa Colgate Palmolive C.A
convenios establecidos, mientras que en el 25% restante consideró
cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este
porcentaje considerable indica que la empresa Colgate Palmolive C.A, no está
cumpliendo con los convenios de pago establecidos con los proveedores terceros, lo
que podemos determinar que los procesos llevados a cabo no se están cumpliendo a
25%
75%
0% 0%
SI NO
Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para son realizados oportunamente?
5% considera que la empresa Colgate Palmolive C.A
tablecidos, mientras que en el 25% restante consideró
cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este
porcentaje considerable indica que la empresa Colgate Palmolive C.A, no está
pago establecidos con los proveedores terceros, lo
que podemos determinar que los procesos llevados a cabo no se están cumpliendo a
Ítem 5 ¿Los proveedores de la empresa Colson los plazos de entrega de mercancías, condiciones de condiciones en las que se le realizará el pago?
Tabla N°6: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
mercancía, condiciones de embarque y condiciones
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°5Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago
Fuente Tabla 4
Análisis
De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores
los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones d
mientras que el 10% restante
¿Los proveedores de la empresa Colgate Palmolive C.A., conocen cuáson los plazos de entrega de mercancías, condiciones de
que se le realizará el pago?
: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago
Frecuencia Porcentaje
7 90% 1 10% 8 100%
Fuente: Encuestados (2014)
Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago
De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores
los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones d
restante de los encuestados consideran que no.
90%
10%
0% 0%
SI NO
gate Palmolive C.A., conocen cuáles son los plazos de entrega de mercancías, condiciones de embarque y las
: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
Porcentaje
100%
Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la
De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores terceros conocen
los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago,
encuestados consideran que no.
Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la empresa Colgate Palmolive C.A
Tabla N° 7 Insatisfacción de los proveedores
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°6 Insatisfacción de los proveedores
Fuente Tabla N°7
Análisis
De las personas encuestadas el 9
proveedores, mientras que el 10% restante considera que los proveedores se
encuentran satisfechos con el pago de la empresa Colgate Palmolive C.A. En base al
porcentaje determinado podemos evidenciar que existen factores que no se están
cumpliendo a cabalidad para que el proceso se realice de manera efectiva, lo que
puede llevar como consecuencia la pé
Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la Colgate Palmolive C.A?
Insatisfacción de los proveedores
Alternativa Frecuencia Porcentaje
7 1
8 Fuente: Encuestados (2014)
Insatisfacción de los proveedores
De las personas encuestadas el 90% considera que existe insatisfacción de los
proveedores, mientras que el 10% restante considera que los proveedores se
encuentran satisfechos con el pago de la empresa Colgate Palmolive C.A. En base al
porcentaje determinado podemos evidenciar que existen factores que no se están
cumpliendo a cabalidad para que el proceso se realice de manera efectiva, lo que
como consecuencia la pérdida de proveedores terceros.
90%
10%
0% 0%
SI NO
Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la
Porcentaje
90% 10%
100%
0% considera que existe insatisfacción de los
proveedores, mientras que el 10% restante considera que los proveedores se
encuentran satisfechos con el pago de la empresa Colgate Palmolive C.A. En base al
porcentaje determinado podemos evidenciar que existen factores que no se están
cumpliendo a cabalidad para que el proceso se realice de manera efectiva, lo que
rdida de proveedores terceros.
Ítem 7 ¿Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de los insumos?
Tabla N° 8 Necesidad de crear linde facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°7Necesidad de crear lineamientos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos
Fuente Tabla N° 8
Análisis
De las personas encuestadas el 80% considera que es
lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos y que las facturas en tránsito
sean tomadas en cuenta al momento de realizar las propuestas de pago, mientras que
el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos
acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que el trabajo a realizarse es de
vital importancia para el departamento de cuentas por pagar, ya que con esto se puede
mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto d
de insumos
Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de
Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos
Alternativa Frecuencia Porcentaje
7 1
8 Fuente: Encuestados (2014)
Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos
personas encuestadas el 80% considera que es necesario la creación de nuevos
lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos y que las facturas en tránsito
sean tomadas en cuenta al momento de realizar las propuestas de pago, mientras que
el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos
acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que el trabajo a realizarse es de
vital importancia para el departamento de cuentas por pagar, ya que con esto se puede
mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto d
80%
20%
0%0%
SI NO
Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de
eamientos presupuestarios para mejorar los pagos
Porcentaje
80% 20%
100%
presupuestarios para mejorar los pagos
la creación de nuevos
lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos y que las facturas en tránsito
sean tomadas en cuenta al momento de realizar las propuestas de pago, mientras que
el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos lineamientos. De
acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que el trabajo a realizarse es de
vital importancia para el departamento de cuentas por pagar, ya que con esto se puede
mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto de adquisición
Ítem 8¿Considera usted, Cencoex?
Tabla N°9 Retraso en la
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°8 Retraso en la liquidación de divisas
Fuente Tabla N° 9
Análisis
De las personas encuestadas el 100% considera que existe un retraso significativo en
la liquidación de divisas por parte del ente Cencoex. De acuerdo al porcentaje
arrojado podemos determinar que existen factores externos que influyen
significativamente en el proceso de pago a proveedores.
Considera usted, retraso en la liquidación de divisas por parte del ente
en la liquidación de divisas
Alternativa Frecuencia Porcentaje
8 0
8 (2014)
Gráfico N°8 Retraso en la liquidación de divisas
De las personas encuestadas el 100% considera que existe un retraso significativo en
la liquidación de divisas por parte del ente Cencoex. De acuerdo al porcentaje
podemos determinar que existen factores externos que influyen
significativamente en el proceso de pago a proveedores.
100%
0%0%0%
SI NO
retraso en la liquidación de divisas por parte del ente
Porcentaje
100% 0%
100%
De las personas encuestadas el 100% considera que existe un retraso significativo en
la liquidación de divisas por parte del ente Cencoex. De acuerdo al porcentaje
podemos determinar que existen factores externos que influyen
Ítem 9 ¿Considera que el proceso de solicitud de proceso que requiere de tiempo?
Tabla N° 10Solicitud de Aprobación de Batch
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°9 Solicitud de Aprobación de Batch
Fuente Tabla N° 10
Análisis
De las personas encuestadas
es un proceso largo y tardío, mientras que el restante 10% considera que no. Con los
datos arrojados podemos determinar que existe un proceso realizado para el anticipo
de pago por parte de la casa mat
¿Considera que el proceso de solicitud de Aprobación proceso que requiere de tiempo?
Solicitud de Aprobación de Batch
Alternativa Frecuencia Porcentaje
7 1
8 Fuente: Encuestados (2014)
Solicitud de Aprobación de Batch
De las personas encuestadas el 90% considera que el proceso de aprobación de batch
es un proceso largo y tardío, mientras que el restante 10% considera que no. Con los
datos arrojados podemos determinar que existe un proceso realizado para el anticipo
de pago por parte de la casa matriz que conlleva un determinado tiempo.
90%
10%
0%
0%
SI NO
probación de Batches un
Porcentaje
90% 10%
100%
el 90% considera que el proceso de aprobación de batch
es un proceso largo y tardío, mientras que el restante 10% considera que no. Con los
datos arrojados podemos determinar que existe un proceso realizado para el anticipo
riz que conlleva un determinado tiempo.
Ítem 10 ¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el departamento de cuentas por pagar?
Tabla N° 11 Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar
Alternativa
Si No
TOTAL Fuente: Encuestados (2014)
Gráfico N°10Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar
Fuente Tabla N° 11
Análisis
De las personas encuestadas el 6
entre proveedores y el departam
que si existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que
existen debilidades encontradas como lo es la comunicación
se evidenció que al momento de solicitar el reporte de Estado de Cuenta para realizar
la reconciliación de saldos el proveedor no lo hace de manera inmediata o un en
tiempo considerable lo que hace que el proceso
60%
¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el departamento de cuentas por pagar?
Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas
Frecuencia Porcentaje
3 40% 5 60% 8 100%
Fuente: Encuestados (2014)
Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas
De las personas encuestadas el 60% considero que no existe comunicación directa
entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar y el 40% restante considero
existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que
existen debilidades encontradas como lo es la comunicación e información, además
se evidenció que al momento de solicitar el reporte de Estado de Cuenta para realizar
la reconciliación de saldos el proveedor no lo hace de manera inmediata o un en
tiempo considerable lo que hace que el proceso tenga un retraso sign
40%
60%
0% 0%
SI NO
¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el
Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas
Porcentaje
100%
Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas
existe comunicación directa
ento de cuentas por pagar y el 40% restante considero
existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que
e información, además
se evidenció que al momento de solicitar el reporte de Estado de Cuenta para realizar
la reconciliación de saldos el proveedor no lo hace de manera inmediata o un en
tenga un retraso significativo.
5.2 Fase II.Identificar las consecuencias que genera el retraso de las facturas en
tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A
Para dar cumplimiento a la segunda fase metodológica que consiste en determinar las
consecuencias que genera el retraso de las facturas en tránsito en la empresa Colgate
Palmolive C.A, primero debemos conocer cuáles son las causas de dicha
problemática. El instrumento utilizado nos ayudó a evidenciar cuales son las causas y
así determinar las consecuencias y poder accionar sobre ellas. De acuerdo a los datos
arrojados se pudo llegar a la conclusión que el departamento de Cuentas por Pagar a
pesar de contar con un equipo altamente calificado y comprometido en sus tareas que
es considerado como una fortaleza dentro de la organización, son agentes externos y
amenazas los que influyen sobre la problemática del proceso del pago oportuno a los
proveedores. Los agentes externos son aquellos que permite fijar las oportunidades y
las amenazas que el contexto pueda presentarle a una organización, en la
organización no existe ni puede existir fuera de un entorno. Los agentes externos
pueden ser de carácter político, legal, social, tecnológico.
En la problemática detectada se evidenció que el agente externo es de carácter
político, ya que Venezuela actualmente se encuentra bajo condiciones de control
cambiario lo que hace para las empresas privadas realizar importaciones un trabajo
cada día más difícil. A pesar de que la empresa Colgate Palmolive C.A por ser una
empresa trasnacional cuenta con el apoyo de la Casa Matriz Colgate Palmolive C.A
New York, lo que conlleva a un proceso adicional como lo es proceso de la
Aprobación del Batch. Un proceso que consiste en el pago de los proveedores
importados a través de los anticipos de Colgate Palmolive C.A New York, éste
proceso requiere tiempo y dentro de ello otros procesos adicionales. Al evidenciar
todas las causas podemos definir que las consecuencias pueden llevar a la pérdida de
proveedores terceros,lo que sería grave para la organización ya que en su mayoría
estos proveedores terceros surten a Venezuela de materia prima para la producción de
los productos de consumo masivo.
5.3 Fase III. Elaborar lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos por
las facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa
Colgate Palmolive C.A.
Después de haber aplicado diferentes técnicas e instrumentos para la obtención de
datos y analizar cuidadosamente cada uno de ellos, se evidenció la existencia de la
problemática planteada. Sin embargo, la empresa tiene un valioso recurso humano
dispuesto a dar solución definitiva a la problemática. Es por ello que se proponen
lineamientos para garantizar el cumplimiento de los procesos para el pago oportuno
de los proveedores.
Ya identificado los factores que inciden en los procesos, se debe proceder a la
asignación de responsabilidades, así como también establecer lapsos de tiempo para
atender las debilidades encontradas. Estas acciones garantizarán la disminución de la
problemática planteada contribuyendo a mejorar significativamente la ejecución de
las tareas, fomentar buenas relaciones con los proveedores, reducir los costos por
demoras, así como también permitir un mejor ambiente de trabajo.
5.3.1 Propuesta
Misión:Garantizar el pago oportuno de los compromisos adquiridos con los
proveedores por los insumos suministrados para las operaciones propias de la
empresa, manteniendo la relación comercial bajo las políticas establecidas por la
organización.
Visión: Erradicar todos los factores tanto internos como externos que influyen en el
proceso de emisión de pago puntuales a los proveedores.
Objetivo General:Proponer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas
de pago por las facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la
empresa Colgate Palmolive C.A.
Objetivos Específicos:
• Identificar aquellos proveedores a los que con mayor frecuencia los pagos no
son emitidos oportunamente, teniendo en cuenta su salida de origen y las
condiciones de pago establecido para dicho proveedor
• Elaborar un indicador de Gestión que permita verificar las incidencias de
retraso de pago a los proveedores.
• Determinar la factibilidad técnica, operativa y económica de la propuesta a
propósito de establecer responsabilidades y fechas puntuales para iniciar la
propuesta a realizarse.
5.3.2 Desarrollo de la propuesta:
• Identificar aquellos proveedores a los que con mayor frecuencia los pagos
no son emitidos oportunamente, teniendo en cuenta su salida de origen y
las condiciones de pago establecido para dicho proveedor
Para desarrollar este objetivo se procederá a generar un reporte a través del
sistema SAP para verificar cuales son los proveedores de mayor volumen de
materiales despachados, esto con la finalidad de establecer parámetros para que los
mismos no se vean perjudicados. Adicionalmente se podrá comparar este reporte con
el emitido para verificar las partidas pendientes de pagos a través de la cuenta
Unvouchered, que se generan al momento del ingreso de los materiales al sistema.
Estos reportes darán una visión de la situación presentada a una fecha determinada
que permite identificar puntualmente a que proveedor se le debe y que tiempo de
retraso posee, de forma que permita una rápida respuesta y una oportuna solución a la
situación que se presenta.
• Elaborar un indicador de Gestión que permita verificar las incidencias de
retraso de pago a los proveedores.
Lo que se quiere lograr con el uso de Indicador de Gestión es que permitan
conocer hasta qué punto se está cumpliendo con la misión del departamento de
Cuentas por Pagar. La idea es que estos indicadores sean las bases para tomar
acciones a tomar en el presente y en el futuro.Este indicador de gestión debe
realizarse lo más pronto posible, ya que existen casos puntuales donde la incidencia
es repetitiva con un mismo proveedor y coincide lo mencionado anteriormente con
respecto al volumen de materiales despachados.
• Determinar la factibilidad técnica, operativa y económica de la propuesta
a propósito de establecer responsabilidades y fechas puntuales para
iniciar la propuesta a realizarse.
Todo proyecto a realizarse debe cumplir con una serie de requerimientos, entre los
cuales se encuentra la determinación de la factibilidad del mismo, a mayor grado de
factibilidad mayor será la posibilidad de ejecución. En este caso la empresa posee los
recursos técnicos, operativos y económicos que pueden dar paso a la ejecución de la
propuesta. Sin embargo, para que la misma sea realmente efectiva debe ser
planificada estratégicamente de forma tal que abarque todos los objetivos propuestos.
El presente informe queda a disposición de los responsables de cada una de las
áreas involucradas para establecer un rumbo a seguir para solventar la problemática
que se presenta, así como también de cada uno de los profesionales que ocupan los
cargos en las mismas, y que día a día ejecutan responsablemente sus tareas. En espera
que con la ayuda de superiores puedan gestionar la implementación de la propuesta
presentada a fin de garantizar el alcance de los objetivos.
Flujograma de Pagos de Proveedores a Terceros (Indirectos) Reconciliado
Proyección de Egresos VS
Ingresos
Analizar y verificar
lainformación
Elaborar simulaciones presupuestarias
Consolidar La información
Revisar y Aprobar la simulación
Aprobada
Realizar Reporte Batch
Solicitud Anticipo
(Compras Indirectas)
Ejecución Presupuestal
SI
NO
Solicitud de Estado de Cuenta
Envío Carta Compromiso a
Suplidor (Firmada y sellada
Reconciliación de Saldos
Solicitud de Aprobación Batch Vs reconciliación. (Director de Finanzas y Director Manufactura)
Creación de la provisión
Enviar el Batch a Asistente Admón. de
Finanzas Corporativa
Seguimiento de la mercancía
Aprobado SI
Proveedor Condición
de pago
Origen Fecha
Factura
Vencimiento
Factura
Fecha
Salida de
Origen
Fecha de
Recepción
de
Factura
Transporte
MissionHills 60 México 23/05/2014 23/07/2014 26/05/2014 20/07/2014 Marítimo
Hada 30 Colombia 27/06/2014 27/07/2014 30/06/2014 05/08/2014 Marítimo
Innophos 30 Brasil 05/07/2014 05/08/2014 08/07/2014 15/08/2014 Marítimo
Oliqem 120 Alemania 15/04/2014 15/08/2014 17/04/2014 05/08/2014 Marítimo
Stephan 60 México 07/06/2014 07/08/2014 10/06/2014 10/08/2014 Marítimo
Firmenich 60 USA 10/06/2014 10/08/2014 14/06/2014 06/08/2014 Marítimo
Dixie Toga 30 Brasil 25/04/2014 25/05/2014 27/04/2014 30/05/2014 Marítimo
CONCLUSIONES
Al finalizar la etapa de diagnóstico y elaborada la propuesta, se llegó a la
conclusión que el departamento de Cuentas por Pagar a pesar de contar con un equipo
altamente calificado y comprometido en sus tareas que es considerado como una
fortaleza dentro de la organización, son agentes externos y amenazas los que influyen
sobre la problemática del proceso del pago oportuno a los proveedores, se evidenció
que las facturas enviadas al departamento de cuentas por pagar se encuentran fuera de
la fecha límite de pago o próxima a vencerse, lo que genera insatisfacción por parte
de los proveedores extranjeros.
Es necesaria la creación de nuevos lineamientos presupuestarios que disminuyan
la probabilidad de retrasos en las deudas adquiridas mediante previsiones desde el
momento que se crea el pasivo, para reforzar las debilidades encontradas en el
departamento de Cuentas por Pagar específicamente en importaciones, ya que es un
proceso que requiere de tiempo y se deben establecer lineamientos específicamente
en los proveedores extranjeros con convenios de 30 días. Dentro de este contexto se
realizó un análisis del contenido del manual de normas y procedimientos existentes y
las necesidades de la empresa
Esta propuesta ayudará a minimizar el riesgo de pérdida de los proveedores
terceros ya que son los encargados de enviar la materia prima para transformarla en
productos terminados en Colgate Palmolive C.A planta La Michelena.
La ejecución del presente informe de pasantía permitió al autor analizar la
situación presentada, entender y poner en práctica los conocimientos adquiridos
durante el periodo de estudios, para así poder plantear una solución práctica que
contribuya al buen desarrollo del proceso de adquisición de insumos importados en la
empresa Colgate Palmolive C.A, garantizando el pago oportuno de los compromisos
adquiridos
RECOMENDACIONES
Tomando en cuenta la importancia que representa el proceso de Cuentas por
Pagar, se evidencia la necesidad de realizar algunos correctivos que permitan
solventar la situación actual a través de soluciones efectivas que permitan lograr la
eficiencia y eficacia en el proceso. Por lo que se recomienda:
• Propiciar el trabajo en equipo para la conquista de los objetivos
• Prestar mayor atención a las sugerencias y/o recomendaciones aportadas por
los trabajadores para mejor control y desenvolvimiento de sus funciones
• Asignar a un analista la función de revisión y análisis de los casos donde se
puedan presentar retrasos, a fin de mejorar la distribución del personal en la
ejecución de las tareas
• Revisar las operaciones y procedimientos que ejecutan los analistas y pasantes
del área de cuentas por pagar, a fin de retroalimentar alguna debilidad que
pueda llegar afectar el proceso de pago.
• Planificar reuniones mensuales para verificar que los procesos estén fluyendo
correctamente
• Mantener comunicación directa con los proveedores
• Realizar seguimientos semanales del proceso de aprobación de batch, envió y
nacionalización de la mercancía
• Velar porque se cumplan los convenios establecidos.
REFERENCIAS
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cuentas por pagar en la empresa Inversiones y Servicios CT C.A”. Egresado de la
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