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LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA

MEJORARLOS PAGOS POR LAS FACTURAS

EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE

CUENTAS POR PAGAR DE LAEMPRESA

COLGATE PALMOLIVE C.A

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONION PÁEZ.

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA MEJORAR LOS PAGOS POR LAS FACTURAS EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE CUE NTAS

POR PAGAR.

EMPRESA: COLGATE PALMOLIVE C.A

AUTOR: UZCÁTEGUI, DUVEXI.

18.763.239.

San Diego; Octubre 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONION PÁEZ.

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES.

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS PARA MEJORAR LOS PAGOS POR LAS FACTURAS EN TRÁNSITO, EN EL DEPARTAMENTO DE CUE NTAS

POR PAGAR DE LA EMPRESA COLGATE PALMOLIVE C.A.

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

Nombre, firma y cedula de identidad del tutor académico

Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial

AUTOR: DUVEXI UZCÁTEGUI

CI: 18.763.239.

San Diego, Octubre 2014

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1. Ficha de Observación directa 36

Tabla N° 2. Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos 37

Tabla N° 3.Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos 38

Tabla N° 4.Realización del presupuesto basado en las previsiones 39

Tabla N° 5.Cumplimiento de los convenios establecidos 40

Tabla N° 6.Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos

de entrega de la mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago 41

Tabla N° 7. Insatisfacción de los proveedores 42

Tabla N° 8.Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar

los pagos de las facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos 43

Tabla N° 9. Retraso en la liquidación de divisas 44

Tabla N° 10. Solicitud de Aprobación de Batch 45

Tabla N° 11.Comunicación directa entre proveedores y el departamento

de Cuentas por Pagar 46

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico N° 1. Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos 37

Gráfico N° 2. Contenido de los pasos de adquisición de importación de

Insumos 38

Gráfico N° 3. Realización del presupuesto basado en las previsiones 39

Gráfico N° 4. Cumplimiento de los convenios establecidos 40

Gráfico N° 5. Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos

de entrega de la mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago 41

Gráfico N° 6. Insatisfacción de los proveedores 42

Gráfico N° 7. Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar

los pagos de las facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos 43

Gráfico N° 8. Retraso en la liquidación de divisas 44

Gráfico N° 9. Solicitud de Aprobación de Batch 45

Gráfico N° 10. Comunicación directa entre proveedores y el departamento

de Cuentas por Pagar 46

INTRODUCCION

Actualmente el sistema económico empresarial se ve afectado por factores internos y

externos que obliga a los proveedores a exigir puntualmente la cancelación de sus

activos, por lo que es un reto para los analistas de cuentas por pagar de las empresas

de la actualidad, garantizar efectivamente la retribución monetaria exigida por dichos

proveedores.

Esta situación origina la necesidad de un trabajo en equipo de todas las personas

involucradas en el proceso de la adquisición de insumos, desde la colocación de una

orden de compra, la recepción del material solicitado hasta la emisión del pago del

mismo.

Es por ello, que seguir oportunamente los procedimientos establecidos para

realizar la importación por concepto de adquisición de insumos de diversos

productos, es lo que garantiza que se cumpla el ciclo general de las compras, así

como; se evita afectar negativamente el proceso de pago de las obligaciones

adquiridas en su periodo normal establecido o se evita que surja alguna incomodidad

por parte de los proveedores por retraso en la cancelación de las obligaciones.

En este orden de ideas, la empresa Colgate Palmolive C.A, dedicada a la

manufacturación de productos de consumo masivo de cuidado bucal, cuerpo, tejido y

superficie, no escapa de los factores internos y externos que están incidiendo en el

proceso de pago a proveedores del departamento de cuentas por pagar, ya que en su

mayoría por tratarse de una empresa trasnacional, representa un porcentaje

considerable de los productos que son importados, y las negociaciones a llevarse a

cabo son con proveedores terceros.

En consecuencia, este estudio está dirigido al análisis y mejora de las propuestas

de pagos sin dejar a un lado los compromisos adquiridos y que aún se encuentran en

tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Colgate Palmolive

C.A.

El informe está estructurada de la siguiente manera: Capítulo I:en este capítulo se da

a conocer todos los detalles de la empresa, tales como su ubicación geográfica, una

breve reseña histórica, además la misión, visión y valores, así como también la

estructura de la empresa.Capítulo II:está comprendido por el planteamiento del

problema y su formulación, además de los objetivos del presente informe, tanto el

objetivo general como los objetivos específicos, la justificación y el alcance del

mismo. Capítulo III:se plasman los antecedentes, además se desarrollan las bases

teóricas que sustentan elinforme a desarrollar, así como también se da una definición

de los términos básicos de la misma. Capítulo IV: describe el procedimiento

metodológico que se adaptó al tipo de informe realizado. El procedimiento se

presenta en fases y actividades atendiendo al cumplimiento de cada uno de los

objetivos específicos planteados. Capítulo V: se presentan ya los resultados que se

derivaron de la aplicación del instrumento de valuación, la propuesta presentada y

preparada por el pasante, y por último las recomendaciones y las conclusiones que el

pasante propone al término del presente informe.

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa:

Colgate Palmolive C.A., se encuentra ubicado en Los Cortijos de Lourdes, Calle

Hans Newman. Edificio Corimon. Piso 1 y 2; Caracas(Departamento Legal y

Ventas), cuyo registro de información fiscal es RIF: J-00007125-0.

Urbanización Michelena, Avenida Uslar en Valencia Estado Carabobo (Planta).

Carretera Valencia Flor Amarillo parcelamiento Agro Industrial El Recreo, calle “A”

parcela 3 Valencia Venezuela (Centro Nacional de Servicio al Cliente).

1.2 Actividad a la que se dedica:

Fabricación de productos de consumo masivo, para el cuidado bucal, cuidado del

tejido, cuidado del cuerpo y cuidado de espacios físicos.

1.3 Reseña Histórica:

El proceso de industrialización que ha vivido el Estado Carabobo a lo largo de los

años, ha contribuido enormemente en un marcado desarrollo de esta entidad, desde

aquí operan un considerable grupo de empresas dedicadas a distintas ramas de

artículos de consumo masivo, como los de producción y manufacturación de

productos: químicos, automotrices, caucheros, productores de envases de vidrios,

envases plásticos incluyendo el sector cervecero, industrias como éstas que

constituyen las pequeñas, medianas y grandes industrias que desarrollan labores

dentro del territorio, por lo que se puede decir que es la entidad con más desarrollo

empresarial e industrial en todo el país.

Cabe mencionar que un grupo de empresas en Carabobo ha logrado un

desarrollo sostenible a nivel industrial, entre ellas están: Colgate Palmolive C.A,

General Motors, Ford, Dupont, Empresas Polar, Protinal, Danaven, Shell de

Venezuela, Firestone, GoodYear, Pirelli entre otras que están creciendo de forma

acelerada.

De estas empresas resalta Colgate Palmolive C.A, dedicada a la fabricación de

productos de consumo masivo para el cuidado del hogar y del cuerpo. Entre los

productos manufacturados que más se comercializa se encuentran la crema dental

Colgate, el lavaplatos Axión, el detergente ABC y el jabón Palmolive.

Cabe destacar, que dicha empresa además de contar con una gran gama de

productos, también posee un recurso humano preparado comprendido por una

población de más de 1000 personas, los cuales trabajando como una gran familia,

suministrándole productos de alta calidad, evitando impactar negativamente en el

medio ambiente y trabajando con un arraigado sentido de seguridad.

Los inicios del mundo Colgate, el cual se construyeron sobre la base de un

sueño, cuando hace más de 200 años un joven visionario de 23 años llamado

William Colgate pensó que una pequeña tienda de velas y jabones podría ser una

calidad en los Estados Unidos, época donde los tres cuartas partes de éstos

productos eran fabricados en casa.

Por su parte en 1863 B.J Jonson abrió una fábrica de jabones de tocadores

llamada Palmolive, los cuales eran producidos por aceite de palma y oliva,

mientras tanto, en Kansas los hermanos Peetfundan otra fábrica de jabones que

creció vertiginosamente, uniéndose posteriormente a la marca Palmolive.

En resumen la historia de Colgate-Palmolive en Venezuela se remonta en

1943, cuando Pardo Mosqueda abrió una importadora en el centro de Caracas

donde se vendían los productos de la empresa, tres años después, Colgate da el

paso de importador a productos al contratar la fábrica La Torre, propiedad del

doctor Lorenzo Mendoza, para elaborar localmente el jabón Palmolive.

El éxito de los productos de Palmolive, hizo que en 1951 la empresa alquilará

totalmente la fábrica para producir, además del ya famoso jabón Palmolive la

crema dental Colgate, tres años después compra 68.000 metros cuadrados de

terreno en Valencia para construir su propia planta.

De modo que actualmente ésta planta es una de las más grandes del continente

americano junto a la ubicada en México, Brasil y Colombia. Sus altos estándares

de calidad, tecnología y seguridad la han hecho merecedora de prestigiosos

reconocimientos, a través de sus casi 70 años de trayectoria de manufactura de sus

productos.

1.4 Misión:

Convertirnos en la compañía número uno de nuestro mercado,siendo el mejor

socio de nuestros proveedores, clientes y consumidores, en armonía con nuestro

ambiente, apoyándonos en nuestra gente y productos de calidad, logrando un

crecimiento sostenido y rentable.

1.5 Visión:

Mejorar la calidad de vida de la familia venezolana a través de la excelencia en

nuestros productos y servicios.

1.6 Valores:

Nuestros tres valores fundamentales “Cuidar Nuestra Gente, Trabajo en Equipo

Global y Mejora Continua” forman parte de todo lo que hacemos, son el cimiento

de nuestra estrategia de negocio y se refleja en todos los aspectos de nuestra vida

laboral, nuestros valores claves son los siguientes:

• Cuidar Nuestra Gente:

La compañía cuida de la dente: el personal de Colgate, los consumidores, los

accionistas y los socios de negocio. Colgate está comprometida a actuar con

compasión, integridad y honestidad en todas las situaciones, a escuchar con

respeto a los demás y a valorar las diferencias. La compañía también está

comprometida a proteger el medio ambiente global y a mejorar las comunidades

en donde el personal de Colgate vive y trabaja.

• Trabajo en Equipo Global:

Todo el personal de Colgate forma parte de un equipo global, comprometido a

trabajar unido entre funciones, entre países y a través de todo el mundo. Sólo

compartiendo ideas, tecnologías y talentos, la compañía podrá alcanzar y

mantener un crecimiento rentable, y lograr su misión y su visión en el tiempo

mínimo requerido, convirtiéndose de ésta manera en la empresa líder de

productos de consumo masivo.

• Mejora Continua:

Colgate está comprometida a ser mejor cada día en todo lo que se hace, como

individuos y como equipo. A través de un mejor entendimiento de las

expectativas de los consumidores, clientes y del trabajo continuo para innovar y

mejorar los productos, servicios y procesos.

1.8 Estructura General de la Empresa.

Fuente: Departamento de Recursos Humanos

Direccion de Supply Chain

1.8 Estructura General de la Empresa.

partamento de Recursos Humanos

Presidente Gerente General.

Director de Finanzas.

Director de Ventas.

Director de

Director de Recursos Humanos.

Director de Mercadeo.

1.9 Departamento de Finanzas.

El Departamento de Finanzas de la empresa de Colgate Palmolive C.A, es un área

conformada por un conjunto de jóvenes profesionales, quienes con experiencias en la

parte financiera, tiene un alto sentido de compromiso con sus tareas al manejar las

finanzas de la organización. Sus miembros poseen una distinguida ética profesional y

están conjuntamente identificados con el departamento que representan.

Entre las tareas asignadas está el coordinar la determinación de los costos fijos y

variables de los productos, supervisar los registros contables, proponer cambios en

caso de desviaciones, con el fin de obtener el costo real de los mismos para así

contribuir a la toma de decisiones oportunas.

Además de coordinar, evalúan, y controlan operaciones contables, financieras,

administrativas, operativas de la compañía; fortalecen el control interno de la empresa

a través de la implementación de las recomendaciones presentadas, simplificando

operaciones, así como minimizar costos, vigilar el adecuado cumplimiento de las

políticas, normas, procedimientos emitidos por la gerencia general o la casa matriz y

de la legislación vigente. Incluyendo asegurar que la estructura organizacional y

filosofía de seguridad de la corporación estén incorporadas en SAP.

El departamento de finanzas está conformado por las siguientes áreas:

• Contabilidad.

• Presupuesto.

• Tesorería/ Crédito y Cobranzas.

• Costos.

• Nómina.

• Auditoría.

• Impuestos.

• Cuentas por pagar.

Actividades a desarrollar por el pasante

• Identificar el problema a resolver. • Organizar expedientes. • Participar en una auditoría realizada en área de cuentas por pagar. • Análisis de facturas. • Participar en la propuesta de pago. • Analizar las variaciones y sus causas. • Organizar los reportes de cheques. • Organizar y reportar las facturas que se encuentran con defectos. • Reportar las facturas que se encuentran fuera del tiempo estimado de espera. • Declaraciones del ISLR. • Reportar el cobro de tasas que no correspondan.

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema.

En la actualidad, las organizaciones tanto públicas como privadas, la gerencia, posee

un enfoque de suma importancia en la toma de decisiones. Para los administradores,

el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.

Consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque

constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuando y

donde, y en ocasiones hasta como se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es

un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca

atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.

Según George A. Steiner, la planeación estratégica no puede estar separada de

funciones administrativa como: la organización, dirección, motivación y control.

Además, este tipo de planeación está proyectado al logro de los objetivos

institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de

guías generales de acción de la misma.

Análisis que requiere de una meta y una comprensión clara de las alternativas

mediante las que se puede alcanzar una meta, un análisis y evaluación de las

alternativas en término de la meta deseada, la información necesaria y el deseo de

optimizar. De allí, nace la importancia para las organizaciones de poseer un

presupuesto, puesto que, éste siempre radica en realizar una proyección basada sobre

los movimientos económicos, monetarios y financieros. Sin el presupuesto, una

empresa, puede fácilmente entrar en caos al generarse más gastos de lo necesario o

incluso al no controlar las ganancias o entradas de capital que se realicen.Los

presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización,

proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos

segmentos, o áreas de actividad.

Por su parte, para las empresas, el presupuesto tiene varios usos, por lo general

vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es, en este sentido, la

cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

También se puede decir que es el cómputo anticipado del costo de una obra de los

gastos que implicara un determinado proyecto.

Por tal razón, el presupuesto aparte de constituir un paso de la planeación, es un

medio para anticipar y decidir la producción que se va a realizar en un período

determinado, así como para asignar formalmente los recursos que esa producción

exige en la praxis de una institución, Sector o Región. El presupuesto está basado en

el sistema administrativo bajo unos principios que deben ser tomados en cuenta en el

momento de tomar decisiones como lo son: la formulación, discusión, ejecución,

control y evaluación.

La inclinación del presupuesto del sector privadodebe tomar algunas consideraciones,

como lo es, estimar sus ingresos para, sobre esta base, predeterminar su distribución o

aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más

compleja y difícil de solucionar. Tradicionalmente, las empresas privadas tienen

como fin primordial el logro de utilidades. El resultado de la gestión del sector

privado se determina por la UTILIDAD, es decir, si los ingresos son mayores a los

egresos o por PÉRDIDA, si los ingresos son menores a los egresos.

Cabe destacar que algunas organizaciones no cuentan con ésta fundamental

herramienta, por lo que trae como consecuencia la falta de determinación de metas

que sean comparables en el tiempo, y el desconocimiento del progreso de la

organización por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los

hechos y cifras presupuestadas para poder tomar medidas que permitan corregir o

mejorar la actuación de la organización.

Debemos estar conscientes de las limitaciones que existe para realizar previsiones de

cobros y pagos a plazos futuros, tanto mayores cuanto más nos alejemos en tiempo

del presente. Es conveniente hacer esfuerzos encaminados a la consecución de

previsiones. Las organizaciones venezolanas actualmente se encuentran ante un

proceso de importación y nacionalización de productos en donde se requiere el

cumplimiento de formalidades que exige el ejecutivo nacional, para mantener

operativa las empresas que hacen parte del parque industrial, comercial y

manufacturero del país, lo que hace un trabajo cada día más difícil para las empresas

privadas venezolanas.

Generalmente, las importaciones se realizan bajo ciertas condiciones de pago, entre

las que se pueden destacar se encuentran los Anticipos, Crédito 30 días a la fecha de

presentación de facturas, Carta de Crédito a 30 o 60 días entre otras, enfatizando la

problemática a los proveedores con convenios de 30 días de crédito, ya que los

procedimientos consiste en una serie de pasos lo que dificulta la cancelación de

adquisición de los insumos en el lapso pautado. Es conveniente señalar que para que

exista una relación exitosa, debe haber acuerdos entre ambos, como plazos de entrega

de mercancías, condiciones de embarque y días de tránsito que pueden variar según el

país de origen.

El proceso llevado a cabo por la empresa Colgate Palmolive C.A se sustenta en su

casa Matriz Colgate Palmolive C.A New York, ya que la liquidación de divisas por

parte del ente Cencoex cada día es más tediosa y complicada lo que hace que las

negociaciones con los proveedores importados vaya en decadencia, lo que genera

como consecuencia la falta de materia prima para producir.

Es por ello, que la empresa a la hora de firmar un convenio o un contrato con el

proveedor es muy importante que se cumplan con las especificaciones del mismo, tal

como se señala anteriormente, ya que de no hacerlo implicaría sanciones o multas que

traería como consecuencia el aumento de las cuentas por pagar, en otra instancia la

pérdida de negociaciones con los proveedores extranjeros.

La empresa Colgate Palmolive C.A; en el área de cuentas por pagar no se escapa de

la realidad antes mencionada, a pesar de que cuenta con un gran equipo de trabajo

comprometido y calificado para la realización del presupuesto realizado los días

miércoles de cada semana para el pago de los proveedores generados los días viernes

de dicha semana, presenta una debilidad en cuanto a los pagos de facturas en tránsito,

ya que no cuenta con previsiones para éstas, lo que genera un retraso significativo en

los convenios establecidos de pago.

No obstante siempre es necesario tener presentes dos consideraciones:

• Las limitaciones propias de la empresa, actividad y sector industrial pueden

ser motivo suficientemente justificado que imposibilite la realización de

"buenas previsiones" a período largo. Se trata de hacer todo lo "técnicamente"

posible.

• Una buena previsión no es aquella que a posterior demuestre haber sido

correcta, sino la que posibilite las adecuadas decisiones de forma

anticipada en la empresa.

En este orden de ideas, es de suma importancia el control del presupuesto y el uso

moderado, consciente y controlado de las provisiones, ya que la relación de estos dos

aspectos como lo es el presupuesto y la previsión van de la mano en el área de

Cuentas por Pagar en la empresa Colgate Palmolive C.A.

En este sentido, dado que el enfoque del presente trabajo, va direccionado al sector

privado como lo es la empresa Colgate Palmolive C.A, el propósito consiste en;

establecer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas de pago sin dejar

a un lado los compromisos adquiridos y que aún se encuentran en tránsito en el

departamento de Cuentas por Pagar de la empresa antes mencionada.

2.2 Formulación del Problema.

Considerando la situación descrita anteriormente se plantea la siguiente interrogante.

¿Qué beneficios aportará la aplicación de lineamientos para mejorar las propuestas

de pagos sin dejar a un lado los gastos asumidos y comprometidos que aún se

encuentran en tránsito y no están en la contabilidad en el área de cuentas por pagar en

la empresa Colgate Palmolive C.A?

2.3 Objetivo General.

Proponer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas de pago por las

facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Colgate

Palmolive C.A.

2.4 Objetivos Específicos.

1. Diagnosticar la situación actual de los pagos de facturas en tránsito, en el

departamento de cuentas por pagar, de la empresa Colgate Palmolive C.A.

2. Identificar las consecuencias que genera el retraso de las facturas en tránsito

en la propuesta de pago.

3. Elaborar lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en

tránsito en el departamento de cuentas por pagar, de la empresa Colgate

Palmolive C.A.

2.5 Justificación del Problema.

Es de suma importancia que las empresas lleven un buen control sobre la

ejecución de sus presupuestos y a su vez que cuenten con herramientas necesarias

para ello, que les permita identificar en el momento preciso la información que

pueden influir en la toma de decisiones.

La relevancia de este informe es que va a ofrecer un aporte significativo al control

presupuestario dentro de la empresa Colgate Palmolive C.A, ya que se propondrá

lineamientos para la propuesta de pago realizadas semanalmente, el cual permite

diagnosticar la situación actual de los pagos de facturas en tránsito e identificar las

consecuencias que podría incurrir en la toma de decisiones a la hora de realizar las

propuestas de pago, originado de causas como lo es la falta de cumplimiento de pago

establecido, por no contar con previsiones de las facturas que se encuentran en

tránsito.

Adicionalmente, el presente informe servirá de aplicación a diferentes

organizaciones que pudieran verse afectadas por situaciones interna similares a la

presente en el Departamento de Cuentas por Pagar de Colgate Palmolive C.A.

Por último desde el punto de vista académico, constituirá un antecedente para

futuros trabajos sobre la temática estudiada, es decir, que sobre la base de los

resultados pueden constituir un nuevo conocimiento.

CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1 Antecedentes de la investigación.

El marco referencial conceptual es importante, ya que contiene la ubicación

contextual del problema en una determinada situación histórico social, sus relaciones

con otros hechos; las vinculaciones de los resultados por obtener con otros ya

conseguidos; pero además, las definiciones de nuevos tópicos que van a permitir de

una manera técnica fundamentar todos y cada una de la teorías expuestas.

Ramírez (2007) al hablar de los antecedentes de la investigación señala que “Consiste

en dar al lector toda la información posible acerca de las investigaciones que se han

realizado, tanto a nivel nacional como internacional, sobre el problema que se

pretende investigar” (p.61). En tal sentido, a continuación se muestran cuáles son los

antecedentes que sirven de soportes para la elaboración del presente estudio.

En este orden de ideas, se dará una descripción detallada de los diferentes

antecedentes históricos relacionados a la investigación, de las bases teóricas que la

sustentan, así como también, una definición de términos que consolidan el lenguaje

técnico utilizando para el mismo.

Jhoana Salazar y Johandys Salazar (2013) elaboraron la investigación

denominada“Lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la

empresa C.A Quimica Integrada Intequin ubicada en Valencia Edo Carabobo”.

Trabajo realizado en la Universidad José Antonio Páez, para optar por el título de

Contador Público, ésta investigación se realizó ya que su principal problema está

enfocado en el proceso de recepción de documentos no es adecuado, debido a que en

el almacén, al recibir el material los mismos recepcionan un precio diferente al

negociado, ya que el sistema que se maneja no permite que los mismos visualicen los

precios de la orden de compra ocasionando así un descontrol.

Con relación a esta investigación la problemática expuesta es de gran ayuda para

la preparación de este informe, ya que nos presenta un enfoque para la elaboración de

la mejoras en el proceso del registro contable de las cuentas por pagar, el cual es de

vital importancia, además que es una medida de control interno que debe existir

dentro de una organización.

En cuanto a la estrategia metodológica empleada, está enmarcado a una

investigación de campo, en el cual según Balestrini (1997) “estos diseños, permiten

establecer una interacción entre los objetivos y la realidad de la investigación de

campo, observar y recolectar los datos directamente de la realidad, en su situación

natural” (p.132).

Se tomó como población al siguiente personal: Gerente de Compras, Analista de

cuentas por pagar, Gerente de Administración, Jefe de Tráfico, Analista de Almacén

y Despacho, Jefe de Contabilidad, Jefe de Logística, en total siente (07) trabajadores,

quienes fueron las personas afectadas en la problemática.

Entre los trabajos que sirvieron de apoyo al presente informe cabe destacar el

realizado por Rojas R. (2008), el cual realizó una investigación titulada “Mejoras en

el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar en el departamento

de contabilidad de la empresa Auto Mundial S.A”, para optar al título de

Licenciado en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez,

el objetivo general de este antecedente fue proponer mejoras en el proceso para el

registro contable de las cuentas por pagar en el departamento de contabilidad de la

empresa Auto Mundial S.A. La metodología aplicada consistió en la técnica de la

entrevista estructurada, para la recolección de datos a través del instrumento que

emplearon para el desarrollo del informe, la entrevista se lleva a cabo en las

instalaciones de la empresa y estuvo enmarcada en una serie de preguntas realizadas a

los empleados del departamento de contabilidad. El autor de ésta investigación deja

plasmado la importancia que tiene el registro contable de las cuentas por pagar de

proveedores nacionales e internacionales, de servicio, entre otros son cuentas de

muchos movimientos para conseguir que ésta información se realice de manera

adecuada, las empresas deben sistematizar la información. Para ello el departamento

de administración debe preparar de forma correcta todos los pagos, retenciones de

Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones de Impuesto Sobre La Renta (ISLR)

a dichos proveedores para que de esta manera no existan diferencias entre los

departamentos de contabilidad y administración.

En relación con ésta investigación la problemática expuesta fue de gran ayuda para

la preparación de éste informe, ya que proporcionó un enfoque para la elaboración de

los lineamientos a proponer en el proceso para el registro contable de las cuentas por

pagar, el cual es de vital importancia, además que es una medida de control interno

que debe existir dentro de una organización.

Willimar C. González S (2007) elaboró una investigación denominada: “Análisis de

la ejecución del presupuestos de gastos de la C.A Sistema Eléctrico de Monagas

y Delta Amacuro”. (Universidad de Oriente), esta investigación se refiere a que los

recursos asignados por el Estado no cubren en su totalidad los gastos que en ella se

ocasionan, dando lugar a un déficit, por el cual se realizan modificaciones

presupuestarias en el periodo correspondiente.

Debido a que los elementos del conjunto, es decir, la población, son manejables

cuantitativamente, no fue necesario aplicar técnicas de muestreo, pues se analizó toda

la población. La población estuvo conformada por el personal que labora en la

Unidad de Presupuesto de la empresa SEMDA, los cuales son: un (1) jefe de la

unidad de presupuesto, tres (3) analistas presupuestarios y una (1) secretaria. Así

como también, los datos del presupuesto de gastos y todo el conjunto de documentos

recibidos en la unidad. El límite máximo para comprometer, causar y realizar

desembolsos por partidas y sub-partidas en cada trimestre es de un 25% del total de

su asignación anual.

Lo que se puede dar por concluido que es una empresa de distribución y venta de

energía eléctrica, y sus instalaciones requieren de mantenimiento constantes, por el

cual es necesaria la obtención de una serie materiales y suministros.

Esta investigación guarda una relación estrecha con el presente informe debido a que

muestra cómo deben ser tomados cuentas los gastos, para elaborar un presupuesto,

como debe ser evaluados, controlados y ejecutados los gastos adquiridos.

El aporte que el presente informe dará será la importancia de conocer q sin control de

gastos y del nivel de endeudamiento, se puede llegar a un límite que sepulte el

bienestar financiero de la empresa.

Pérez y Chang (2006) en su estudio titulado “Manual de Normas y Procedimientos

para las compras y cuentas por pagar en la empresa Inversiones y Servicios CT

C.A” realizado en la Universidad José Antonio Páez, para optar por el título de

Licenciado de Contaduría Pública, realizado como un proyecto factible e

investigación de campo descriptivo, con el objeto de proponer diseñar un manual de

normas y procedimientos para optimizar el proceso de compras y cuentas por pagar,

cuyo objetivo pretendió la implantación de un manual de normas y procedimientos

para los procesos de compras y cuentas por pagar a fin de obtener eficiencia y

eficacia de las operaciones realizadas así como también mejorar el desempeño del

personal.

La investigación anteriormente descrita se relaciona con el presente informe al

describir claramente el objeto de un manual de procedimientos, como es garantizar la

correcta realización de una operación permitiendo el desarrollo, como es el desarrollo

de cuentas por pagar partiendo de un punto como lo es la orden de compra, a fin de

que los trabajadores puedan realizar sus tareas eficazmente y cumplir con el objetivos

establecidos y convenios establecidos con los proveedores.

Carvajal, Marchan y Uribe(2006) en su estudio titulado “Herramientas para

mejorar las actividades del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

Alimentos Heinz C.A” realizado en la Universidad de Carabobo para optar por el

título de Licenciado en Contaduría Pública, proyecto factible basado de una

investigación de campo, de carácter descriptivo, donde se establece que las

debilidades existentes son originados por el desconocimiento en la aplicación de los

procedimientos y políticas lo que trae como resultado retraso en las emisiones de

pago así como el re-trabajo, mala contabilización de documentos y análisis

inadecuados de los saldos mensuales de las cuentas por pagar.

Muy oportuna relación presenta la información antes descrita, ya que es de vital

importancia que todo el personal del Departamento de Cuentas por Pagar conozca

todos y cada uno de las políticas establecidas para así evitar los errores como una

mala contabilización y retraso el trabajo que se realiza semanalmente como lo es la

propuesta de pago.

3.2 Bases Teóricas.

Éstas representan la descripción de los elementos teóricos planteados por diferentes

autores, que permiten al investigador fomentar el proceso de conocimientos, así como

también, fundamentar los planteamientos señalados y así sea más fácil su

entendimiento. Por tal motivo, a continuación se presentan las siguientes literaturas

relacionadas con la problemática abordada.

Al hablar de bases teóricas Ramírez (2007) “Aquí se ilustra al lector sobre el conjunto

de teorías que se han elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones

con otros fenómenos de la realidad” (p.65), por ende a continuación se muestra cual

es el soporte teórico de la presente investigación.

3.2.1 Estrategia.

Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo

que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión. Proviene del idioma

griego stratos que significa “ejército”, y agein, que significa “conducir” o “guiar”.

Esta se aplica en distintos contextos.

El concepto de estrategia en el año 1944 es introducido en el campo económico y

académico por Von Newman y Morgerstern con la teoría de los juegos, en ambos

casos la idea básica es la competición.Posteriormente en el año 1962 se introduce en

el campo de la teoría del management, por Alfred Chandler y Kenneth Andrews, y lo

definen como:“La determinación conjunta de objetivos de la empresa y de las líneas

de acción para alcanzarlas”.

3.2.2Plan Estratégico.

El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización

reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello,

un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5

años.

Para Lumpkin y Dess (2010) entienden por plan estratégico: “El conjunto de

análisis, decisiones y acciones que una organización lleva a cabo para crear y

mantener ventajas comparativas sostenibles a lo largo del tiempo”.

Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de plan

director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica que éste

debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance

las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.Por tanto, y en contraposición al

plan director, un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es

cuantitativo porque indica los objetivos numéricos de la compañía. Es manifiesto

porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos

objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo,

concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la

puesta en práctica del plan sea exitosa.

La aplicación de la planeación estratégica data de la década del 60 del siglo XX y

es acuñada por Alfred Chandler en Estados Unidos.

3.2.3Cuentas por Pagar.

Se pueden definir como el conjunto de obligaciones presentes de una unidad,

virtualmente ineludible, de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a

otras entidades, cuyo vencimiento se producirá dentro del ciclo normal de las

operaciones, lo cual ocurre generalmente dentro del mismo año y, por lo tanto,

requiere de la utilización del capital de trabajo.

Por esta razón se debe tomar en cuenta tres aspectos para su administración

efectiva: El análisis de la liquidez, la planificación y el control de las obligaciones. Y

el establecimiento de un sistema de gestión eficiente de los pagos. Por la falta de una

atención adecuada a estos factores se generan costos adicionales, lo que algunas veces

representa riesgos de liquidez importante.

Para identificar las características de las cuentas por pagar se deben clasificar ya

que requieren enfoques distintos en cuanto al plazo y los medios de pago adecuado.

La importancia de un correcto manejo de las cuentas por pagar se deriva de la

necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuenta las empresas.

Todas las empresas quieren operar de la forma más eficiente con la utilización óptima

de los recursos y la generación del valor.

3.2.4 Principales rubros de las cuentas por pagar.

• Proveedores: registrará los compromisos a favor de proveedores por

adquisición de bienes y servicios. Como lo son la materia prima, energía,

servicio, seguros, publicidad, etc

• Acreedores diversos: licencias, derechos. Rentas, honorarios.

• Pagos al personal: salarios, comisiones, bonos, compensaciones.

• Obligaciones fiscales y de seguridad social (retenciones): en esta sub-cuenta

deberá registrarse el ISLR, seguridad social, formación personal, embargo

judicial, cuotas alimenticias, y otras retenciones al personal.

• Pago a entidades financieras: intereses, comisiones, amortización de

préstamos.

• Dividendos: en esta su-cuenta se declaran los dividendos pendientes de pago.

• Otros: se registra el importe de otras cuentas por pagar cuyo concepto no

encaje dentro de la subcuenta anterior.

La clasificación de las cuentas por pagar, permitirá al administrador

planificar, programas, controlar los pagos de las cuentas por pagar de acuerdo

a su grado de exigibilidad y a su forma de pago.

3.2.5Presupuesto.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y

términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas

condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la

organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de la empresa o

institución cuyos planes y programas se formulan por términos de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, gobiernos, las organizaciones

privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de los

objetivos de sus objetos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesarios incurrir en

déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contario puede ser posible

ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a

los gastos).

3.2.6 Objetivos del presupuesto.

• Señala con antelación las metas a alcanzar por la empresa, a saber: Estado de

pérdidas y ganancias y Balance General presupuestado.

• Coordinar las actividades y propende a la colaboración de todos.

• Centralizar el control, mediante la delegación de autoridad y asignación de

responsabilidades.

• Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a

tiempo las desviaciones del objetivo propuesto.

3.2.7 Ventajas, desventajas y limitaciones de los presupuestos.

Ventajas.

• Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas

mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron

asignadas.

• De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y

evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos

propuestos.

• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.

• Optimiza los resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados

recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.

• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la

empresa.

Desventajas.

• Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes

los determinaron.

• Es sólo una herramienta de la gerencia.

• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios

se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado

experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente

convencido de las necesidades del mismo.

Limitaciones.

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

• Están basados en estimaciones.

• Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.

• Se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.

• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una

herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no

para entrar en competencia con ella.

3.2.8 Mercancía en tránsito.

Son aquellas mercancías que no están físicamente en el almacén, pero ya están

pagadas, solo se espera su llegada. Contablemente se registran en éste tipo de cuenta

las entradas y salidas de más mercancías adquiridas fuera de la localidad de la

empresa y viajan por cuenta y riesgo de la misma. Hasta que llegan al almacén se

registran la entrada en la cuenta de inventario. Su saldo es deudor y representa el

precio de costo de las mercancías compradas que se encuentran por llegar al almacén.

En cuanto al balance general se encuentra dentro del activo circulante, como parte de

los inventarios.

• Se carga:

� Al iniciarse el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, que es el

precio de costo de las mercancías que están por llegar.

� Durante el ejercicio: Importe del precio de costo de las compras de

mercancías fuera de la plaza.

� Importe de las primas de seguros contratados contra accidentes.

� Importe de fletes y acarreos.

� Importe de los costos y gastos de las compras: permisos, impuestos.

• Se abona:

� Durante el ejercicio: Importe de las transferencias a las cuentas de

compras y almacén, al momento de recibir las mercancías.

� Importe de los ajustes, correcciones o cancelación de pedidos.

� Al finalizar el ejercicio: importe de su saldo para cerrarla.

3.2.9 Provisiones.

Una provisión es una cuenta de pasivos y consiste en establecer y “guardar” una

cantidad de recurso como un gasto para estar preparados por si realmente de

produjese el pago de una obligación que la empresa ya ha contraído con anterioridad.

Es decir, cuando suponemos que algún bien de la empresa va a perder valor o

tenemos que satisfacer una obligación dentro de un periodo de tiempo, dotamos una

provisión por el valor de la obligación.

Si realmente llega a producirse ya se había contado con ella y se tiene los recursos

necesarios para hacer frente; si, por el contrario, no llega a producirse se quita la

provisión y no se tiene el gasto. En resumen se puede decir que se puede dotar de

provisiones cuando:

• La empresa contraiga una obligación con anterioridad.

• La empresa se tendrá que hacer cargo de esa obligación con recursos

económicos propios.

• El importe de la obligación es conocido o se puede estimar con facilidad.

El objetivo principal de dotar una provisión por un gasto consiste en asegurarse de

poseer los recursos necesarios para satisfacer la obligación en el momento que sea

necesario.

El futuro es incierto y puede ocurrir que la empresa, desarrollando su actividad,

gaste el dinero que vaya ganando y al no haber una provisión dotada, no posea los

recursos necesarios para pagar.

3.2.10 Importación de productos

El término importación deriva del significado conceptual de introducir bienes y

servicios en el puerto de un país. El comprador de dichos bienes y servicios se conoce

como "importador", que tiene su sede en el país de importación, mientras que el

vendedor con base en el extranjero se conoce como "exportador".

Una importación es cualquier bien (materias primas o productos terminados) o

servicio traído de un país extranjero de una forma legítima por lo general para su uso

comercial. Las mercancías o servicios de importación son proporcionados a los

consumidores nacionales por los productores extranjeros. Una importación en el país

receptor es una exportación en el país de origen. Las importaciones, junto con

las exportaciones, son la base del comercio internacional.

La importación de bienes normalmente requiere la participación de las aduanas, tanto

en el país de importación como en el país de exportación y son a menudo sujetos a

cuotas de importación, aranceles y acuerdos comerciales. Las variables

macroeconómicas referidas como "importaciones" normalmente representan el valor

económico del conjunto de bienes y servicios importados en su conjunto durante un

determinado período de tiempo, generalmente un año.

La definición exacta de las importaciones en las cuentas nacionales incluye algunas

delimitaciones a estas transacciones para considerarlas o no como una importación.

Una delimitación general de las importaciones en las cuentas nacionales es la

siguiente:

• Una importación de un bien se produce cuando hay un cambio de propiedad

de un no residente a un residente, lo que no implica necesariamente que el

bien en cuestión cruce físicamente la frontera. En algunos casos específicos de

las cuentas nacionales se imputan cambios de propiedad aunque en términos

legales no haya ese cambio de propiedad (por ejemplo, arrendamiento

financiero transfronterizo, entregas transfronterizas entre filiales de la misma

empresa, etc). Los bienes de contrabando también se deben incluir en las

medidas de las importaciones.

• Las importaciones de servicios comprenden todos los servicios prestados por

no residentes a residentes. En las cuentas nacionales las compras directas de

los residentes fuera del territorio económico de un país se registran como

importación de servicios, por lo tanto todos los gastos de los turistas en el

territorio económico de otro país se consideran como parte de las

importaciones de servicios. También los flujos internacionales de servicios

ilegales deben ser incluidos.

3.2.11 Control Cambiario.

Es un instrumento de política cambiaria, mediante el cual el Estado controla los

movimientos de ingreso y egreso de divisas del país.

La intervención del Estado en la comercialización de las divisas se produce,

generalmente cuando se presentan situaciones de inestabilidad que amenacen la

seguridad económica de la Nación, entre las cuales podría mencionarse:

• Una fuerte caída de las reservas internacionales.

• La salida intempestiva hacia el exterior, de grandes cantidades de capital,

provocando la devaluación acelerada de la moneda local.

• La presencia de una seria crisis financiera.

• Cualquier conmoción interna que ponga en riesgo la estabilidad de la

Nación.

Un control de cambios se establece, básicamente para:

• Controlar las importaciones, dándole prioridad a los rubros más esenciales,

tales como alimentos y medicinas.

• Minimizar el aumento de los preciso como consecuencia de la devaluación

de la moneda local.

• Evitar la disminución de las reservas internacionales debido a la fuga de

capitales.

• Evitar la sobredemanda de divisas.

3.2.12 Conocimiento de embarque

Conocido en inglés como Bill of Loading, es un documento emitido por el

transportador marítimo, mediante el cual se constata que la mercancía que allí se

expresa ha sido embarcada, desde qué puerto y con destino a dónde.

El Conocimiento de Embarque es un documento propio del transporte marítimo

que se utiliza como contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea

regular. La finalidad de este contrato es proteger al exportador e importador frente al

naviero. Constituye la prueba de la propiedad de la mercancía, da la necesaria

información de las condiciones en las que será transportada (empacad, contenederos,

granel, etc), y confiere al poseer la titularidad de tal mercancía lo que permite al

propietario negociar los bienes en cuestión, es decir, venderlos, darlos en prenda,

pignorarlos, etc, mediante la cesión o endoso del documento.

3.2.13 Aprobación de Batch VS Reconciliación

Es el proceso llevado a cabo en apoyo de la Casa Matriz donde se realiza el batch

que es el anticipo que se realiza a los proveedores importados y vs la reconciliación

de saldos para indicar que estos saldos coincidan para así llevar a cabo el proceso de

pago al proveedor mientras que el ente Cencoex liquida las divisas correspondientes.

3.3 Términos Básicos.

Archivo Maestro: archivo de computadora para mantener un registro para cada

proveedor de adquisiciones individuales y saldo de proveedores.

Batch: Es el pago que se realizaa los proveedores importados a través de los

anticipos de New York. Par realizar este anticipo uno de los requisitos indispensables

es que sea por Cencoex.

Contabilidad: es la ciencia y técnica que sirve para clasificar y registrar todas las

transacciones y operaciones mercantiles como financieras de una empresa, compañía,

negocio o personal, para proporcionar reportes e informes que demuestren la

situación económica a una fecha determinada para tomar las decisiones adecuadas.

Control: es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los

esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos.

Cuentas por pagar: obligaciones de pagos que tiene la empresa por la compra a

crédito de bienes o servicios.

Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación

de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe

reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de

devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes

poseídos por una empresa para su venta en uso ordinario de la explotación, o bien

para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Facturas del proveedor: documento que específica los detalles de una transacción

de adquisición y el importe de dinero que se debe al proveedor por la adquisición.

Importación: laimportación es el transporte legítimo de bienes y servicios nacionales

exportados por un país, pretendidos para el uso o consumo interno de otro país. Las

importaciones pueden ser cualquier producto o servicio dentro de la frontera de un

Estado con propósitos comerciales. Las importaciones son generalmente llevadas a

cabo bajo condiciones específicas.

Orden de Compra: es aquel en el que se le solicita a un proveedor, la provisión de

un bien o prestación de servicio para la empresa.

Presupuesto: es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo

ciertas condiciones previstas, éste concepto se aplica a cada centro de responsabilidad

d la organización.

Proveedor: un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras

empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos

posteriormente o directamente se compran para su venta.

Relación de cuentas por pagar: listado del monto que se debe a cada proveedor en

un punto dado en el tiempo: se preparan directamente del archivo maestro de cuentas

por pagar.

CAPÍTULO IV

FASES METODOLÓGICAS

Con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados en el Informe de

Pasantías, se plantean las siguientes fases:

4.1 Fase I. Diagnosticar la situación actual en el proceso de control de las

facturas en tránsito en la empresa Colgate Palmolive C.A

El diagnóstico de la situación actual en el proceso de control de las facturas en

tránsito, se realizará a través de la aplicación de la técnica de observación directa que

según Fidias, A (2010) se define así: “La observación directa es una técnica que

consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática cualquier

hecho, o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de

unos objetivos de investigación preestablecidos (p.69)”. Esta técnica permitirá

evidenciar la problemática presentada por el departamento.

En este aspecto del trabajo se va a identificar, a través de la observación directa

cuáles son los aspectos visibles que reflejan el retraso del proceso de control de las

facturas en tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A. Al respecto, se elaborará

una lista de cotejo (Ver tabla N°1), que permitirá valorar los aspectos observados a

través de ésta técnica, calificado con las ponderaciones de Bueno, Medio y

Deficiente.

En tal sentido, los datos diagnostico por la técnica de observación directa, se

presentarán mediante una Ficha deobservación directa, plasmada mediante cuadro, en

donde muestra el evento observado, las calificaciones resultantes de cada uno de

los aspectos observados Bueno, Medio, Deficiente y posteriormente, se desarrollará

un análisis general de forma interpretativa.

4.2 Fase II.Identificar las consecuencias que genera el retraso facturas en

tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A

Para identificar las consecuencias del departamento de Cuentas por Pagar en cuanto

al proceso de control de las facturas en tránsito en la empresa Colgate Palmolive C.A,

se tomó como instrumento la entrevista apoyada en la encuesta. Para conseguir el

logro de ésta fase se procederá a utilizar es la entrevista no estructurada definida por

Fidias, A (2010) como: “esta modalidad de entrevista no dispone de una guía de

preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos

preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista” (p74). Para esta fase

se utilizará como técnica de recolección una entrevista no estructurada bajo la

modalidad de encuesta, que consiste en un instrumento con una serie de preguntas

que el encuestado deberá responder sin intervención del encuestador, para el caso de

estudio se elaborará un (01) cuestionario de 10 preguntas cerradas estilo dicotómicas

de solo dos (02) opciones, Si ó No, el cual se le aplicará a los ocho (08) integrantes

del departamento de cuentas por pagar. El método facilitará canalizar las fallas del

departamento para desarrollar la herramienta en el proceso de control de las facturas

en tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A., así como realizar un enfoque sobre

las debilidades y fortalezas presentadas y establecer los lineamientos hacia donde se

pueden plantear y mejorar las debilidades presentadas en el departamento de cuentas

por pagar.

Una vez aplicada la entrevista no estructurada, los resultados se tabularan de

forma estadística y se presentarán mediante tablas de frecuencia y gráficos circulares

tipo torta, además de un breve análisis todo ello permitirán obtener los lineamientos

presupuestariospara mejorar los pagos de facturas en tránsito en el departamento de

Cuentas por Pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A.

4.3Fase III. Elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos

de facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

Colgate Palmolive C.A.

Con la finalidad de elaborar lineamientos presupuestarios, se tomará como base el

diagnóstico que se derivará de la investigación en cuanto a las consecuencias que

genera el retraso de las facturas en tránsito en la propuesta de pago. Por consiguiente,

cada una de estas estrategias se transformará en objetivos; con el fin de garantizar que

el plan propuesto puede llevarse a cabo.

Por ello se elabora de forma comprensible, con el propósito de ser aplicada

efectivamente en la referida organización, proponiendo eliminar las deficiencias

detectadas en el periodo de pasantía.

CAPÍTULO V

RESULTADOS

5.1. Análisis e interpretación de los resultados

Una vez desarrolladas las fases metodológicas en los objetivos relacionados con la

aplicación de la encuesta al personal que labora en el departamento de cuentas por

pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A. se procedió a la recolección, revisión y

análisis de la técnica de observación directa y el cuestionario aplicado al

departamento de cuentas por pagar. De esta manera, dar cumplimiento a los objetivos

específicos propuestos y elaborar lineamientos presupuestariospara mejorar los pagos

de facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

Colgate Palmolive C.A., que inciden en la gestión, específicamente en importación.

Finalmente, la metodología para cumplir con la Fase III, se propone elaborar

lineamientos presupuestarios a través de actividades formuladas para solventar los

problemas inherentes a las facturas en tránsito.

En este aspecto la presentación de los resultados de la Observación Directa, son

los aspectos visibles que reflejan el retraso del proceso de control de las facturas en

tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A. A continuación el detalle.

Tabla N°1: Ficha de Observación Directa.

Ítem Evento Observado Bueno Medio Deficiente

1

Seguimiento periódico

de la mercancía en

tránsito

X

2

El conocimiento que

posee el departamento

referente al proceso de

importación

X

3

Pago a proveedores

terceros

X

4

Proceso de Aprobación

de Batch VS

Reconciliación

X

5

Proceso de liquidez de

divisas

X

6

Retraso del envío de

Estado de cuenta por

parte del proveedor

X

7

Proceso de

Nacionalización de la

mercancía

X

Fuente: Uzcátegui D.

En base a los resultados obtenidos se pudo evidenciar como existen deficiencias de

factores externos que afectan significativamente el proceso de pago a proveedores

terceros que de manera negativa influye la reputación de la empresa Colgate

Palmolive C.A Venezuela.

Cabe destacar que el personal de cuentas por pagar se encuentra altamente calificado

para el seguimiento en cuanto a la normativa legal se refiere, ya que la misma está

alerta a las modificaciones o agregado a las leyes. Para lo cual realiza cursos para que

estos actualicen sus conocimientos

Cuestionario dirigido al Colgate Palmolive C.A.

Ítem N°1 ¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos para el área de cuentas por pagar?

Tabla N° 2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos

Alternativa

Si No

TOTAL Fuente: Encuestados (2014)

Gráfico N°1: Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos

Fuente: Tabla N° 1

Análisis

De las personas encuestadas el 90% señaló conocer los existentes manuales de

normas y procedimientos para el departamento de cuentas por pagar. El restante 10%

manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y

A través de estos resultados podemos determinar que el departamento de cuentas por

pagar de la empresa Colgate Palmolive cuenta con un equipo altamente calificado y

comprometido con su labor.

Cuestionario dirigido al departamento de cuentas por pagar de la empresa Colgate Palmolive C.A.

¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos cuentas por pagar?

2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos

Frecuencia

7 1 8

Fuente: Encuestados (2014)

Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos



manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y



comprometido con su labor.

90%

10%

0% 0%

SI NO

departamento de cuentas por pagar de la empresa

¿Conoce usted los existentes manuales de normas y procedimientos

2 Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos

Porcentaje

90% 10%

100%

Conocimientos de los manuales de normas y procedimientos



manifestó no tener conocimientos sobre éstos manuales de normas y procedimientos.



Ítem 2¿Considera usted que los actuales manualespara del área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos realizar la adquisición de importación insumos?

Tabla N° 3 Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos

Alternativa

Si No


Gráfico N°2: Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos

Fuente: Tabla N° 3

Análisis

De las personas encuestadas el 75% señaló que dentro de los manuales de normas y

procedimientos existen los pasos establecidos para la adquisición de insumos,

mientras que el 25% restante considera que no existe dentro de los manuales de

normas y procedimientos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que

podemos determinar que existe una debilidad en los manuales ya antes mencionado,

que a pesar de ser un porcentaje relativamente pequeño puede afectar

significativamente el proc

¿Considera usted que los actuales manuales de normas y procedimientos el área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos

realizar la adquisición de importación insumos?

Contenido de los pasos de adquisición de importación de insumos

Frecuencia Porcent

6 75%2 25%8 100%






entos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que



significativamente el proceso de adquisición de insumos.

75%

25%

0% 0%

SI NO

de normas y procedimientos el área de cuentas por pagar, contiene todos los pasos a seguir para


Porcentaje

75% 25%

100%





entos los pasos establecidos en la adquisición de insumos lo que



Ítem 3 ¿Considera usted que pago de los proveedores toma en cuenta lasfacturas que se encuentran en tránsito?

Tabla N° 4. Realización del presupuesto basado en las previsiones

Alternativa

Si No


Gráfico N° 3 Realización del presupuesto basado en las previsiones

Fuente: Tabla N° 4

Análisis

De las personas encuestadas el 75% considera que al momento de realizar las

propuestas de pago no son tomadas en cuentas las previsiones generadas por las

facturas en tránsito, mientras que el restante 25% señaló que si son tomadas en cuenta

al momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una

debilidad en cuanto a las facturas en tránsito, ya que éstas no son tomadas en cuenta

al momento de realizar las propuestas de pago, lo que puede afectar

significativamente el pres

3 ¿Considera usted que la realización del presupuesto realizado para el pago de los proveedores toma en cuenta las previsiones generadas por las facturas que se encuentran en tránsito?


Frecuencia Porcentaje

2 25% 6 75% 8 100%






momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una



significativamente el presupuesto de la empresa.

25%

75%

0% 0%

SI NO

la realización del presupuesto realizado para el previsiones generadas por las






momento de la propuesta de pago. Con esto podemos determinar que existe una



Ítem 4 ¿Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para el pago de las obligaciones adquiridas Tabla N°5: Cumplimiento de los convenios establecidos.

Alternativa

Si No


Gráfico N°4Cumplimiento de los convenios establecidos.

FuenteTabla N° 5

Análisis

De las personas encuestadas el 7

no cumple con los convenios es

que cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este

porcentaje considerable indica que la empresa Colgate Palmolive C.A, no está

cumpliendo con los convenios de

que podemos determinar que los procesos llevados a cabo no se están cumpliendo a

cabalidad.

75%

Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para de las obligaciones adquiridas son realizados oportunamente?

: Cumplimiento de los convenios establecidos.


2 25% 6 75% 8 100%


Cumplimiento de los convenios establecidos.

De las personas encuestadas el 75% considera que la empresa Colgate Palmolive C.A

convenios establecidos, mientras que en el 25% restante consideró

cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este


cumpliendo con los convenios de pago establecidos con los proveedores terceros, lo


25%

75%

0% 0%

SI NO

Los convenios establecidos por la empresa Colgate Palmolive C.A. para son realizados oportunamente?

5% considera que la empresa Colgate Palmolive C.A

tablecidos, mientras que en el 25% restante consideró

cumple con éstos convenios para el pago de las obligaciones adquiridas. Este


pago establecidos con los proveedores terceros, lo


Ítem 5 ¿Los proveedores de la empresa Colson los plazos de entrega de mercancías, condiciones de condiciones en las que se le realizará el pago?

Tabla N°6: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la

mercancía, condiciones de embarque y condiciones

Alternativa

Si No


Gráfico N°5Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la

mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago

Fuente Tabla 4

Análisis

De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores

los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones d

mientras que el 10% restante

¿Los proveedores de la empresa Colgate Palmolive C.A., conocen cuáson los plazos de entrega de mercancías, condiciones de

que se le realizará el pago?

: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la



7 90% 1 10% 8 100%


Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la


De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores

los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones d

restante de los encuestados consideran que no.

90%

10%

0% 0%

SI NO

gate Palmolive C.A., conocen cuáles son los plazos de entrega de mercancías, condiciones de embarque y las

: Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la

Porcentaje

100%

Conocimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega de la

De las personas encuestadas el 90% manifestó que los proveedores terceros conocen

los plazos de entrega de mercancía, condiciones de embarque y condiciones de pago,

encuestados consideran que no.

Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la empresa Colgate Palmolive C.A

Tabla N° 7 Insatisfacción de los proveedores

Alternativa

Si No


Gráfico N°6 Insatisfacción de los proveedores

Fuente Tabla N°7

Análisis


proveedores, mientras que el 10% restante considera que los proveedores se

encuentran satisfechos con el pago de la empresa Colgate Palmolive C.A. En base al

porcentaje determinado podemos evidenciar que existen factores que no se están

cumpliendo a cabalidad para que el proceso se realice de manera efectiva, lo que

puede llevar como consecuencia la pé

Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la Colgate Palmolive C.A?

Insatisfacción de los proveedores

Alternativa Frecuencia Porcentaje

7 1

8 Fuente: Encuestados (2014)

Insatisfacción de los proveedores

De las personas encuestadas el 90% considera que existe insatisfacción de los





como consecuencia la pérdida de proveedores terceros.

90%

10%

0% 0%

SI NO

Ítem 6 ¿Considera que existe insatisfacción por parte de los proveedores con la

Porcentaje

90% 10%

100%

0% considera que existe insatisfacción de los





rdida de proveedores terceros.

Ítem 7 ¿Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de los insumos?

Tabla N° 8 Necesidad de crear linde facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos

Alternativa

Si No


Gráfico N°7Necesidad de crear lineamientos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos

Fuente Tabla N° 8

Análisis

De las personas encuestadas el 80% considera que es

lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos y que las facturas en tránsito

sean tomadas en cuenta al momento de realizar las propuestas de pago, mientras que

el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos

acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que el trabajo a realizarse es de

vital importancia para el departamento de cuentas por pagar, ya que con esto se puede

mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto d

de insumos

Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de

Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos


7 1


Necesidad de crear lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de insumos

personas encuestadas el 80% considera que es necesario la creación de nuevos



el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos



mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto d

80%

20%

0%0%

SI NO

Considera necesario, la elaboración de lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos de facturas en tránsito, por concepto de adquisición de

eamientos presupuestarios para mejorar los pagos

Porcentaje

80% 20%

100%

presupuestarios para mejorar los pagos

la creación de nuevos



el 20% restante considera que no es necesario la creación de nuevos lineamientos. De



mejorar el proceso para el pago a proveedores terceros por concepto de adquisición

Ítem 8¿Considera usted, Cencoex?

Tabla N°9 Retraso en la

Alternativa

Si No


Gráfico N°8 Retraso en la liquidación de divisas

Fuente Tabla N° 9

Análisis

De las personas encuestadas el 100% considera que existe un retraso significativo en

la liquidación de divisas por parte del ente Cencoex. De acuerdo al porcentaje

arrojado podemos determinar que existen factores externos que influyen

significativamente en el proceso de pago a proveedores.

Considera usted, retraso en la liquidación de divisas por parte del ente

en la liquidación de divisas


8 0

8 (2014)

Gráfico N°8 Retraso en la liquidación de divisas



podemos determinar que existen factores externos que influyen

significativamente en el proceso de pago a proveedores.

100%

0%0%0%

SI NO

retraso en la liquidación de divisas por parte del ente

Porcentaje

100% 0%

100%



podemos determinar que existen factores externos que influyen

Ítem 9 ¿Considera que el proceso de solicitud de proceso que requiere de tiempo?

Tabla N° 10Solicitud de Aprobación de Batch

Alternativa

Si No


Gráfico N°9 Solicitud de Aprobación de Batch

Fuente Tabla N° 10

Análisis

De las personas encuestadas

es un proceso largo y tardío, mientras que el restante 10% considera que no. Con los

datos arrojados podemos determinar que existe un proceso realizado para el anticipo

de pago por parte de la casa mat

¿Considera que el proceso de solicitud de Aprobación proceso que requiere de tiempo?

Solicitud de Aprobación de Batch


7 1


Solicitud de Aprobación de Batch

De las personas encuestadas el 90% considera que el proceso de aprobación de batch



de pago por parte de la casa matriz que conlleva un determinado tiempo.

90%

10%

0%

0%

SI NO

probación de Batches un

Porcentaje

90% 10%

100%

el 90% considera que el proceso de aprobación de batch



riz que conlleva un determinado tiempo.

Ítem 10 ¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el departamento de cuentas por pagar?

Tabla N° 11 Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar

Alternativa

Si No


Gráfico N°10Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar

Fuente Tabla N° 11

Análisis


entre proveedores y el departam

que si existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que

existen debilidades encontradas como lo es la comunicación

se evidenció que al momento de solicitar el reporte de Estado de Cuenta para realizar

la reconciliación de saldos el proveedor no lo hace de manera inmediata o un en

tiempo considerable lo que hace que el proceso

60%

¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el departamento de cuentas por pagar?

Comunicación directa entre proveedores y el departamento de cuentas


3 40% 5 60% 8 100%



De las personas encuestadas el 60% considero que no existe comunicación directa

entre proveedores y el departamento de cuentas por pagar y el 40% restante considero

existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que

existen debilidades encontradas como lo es la comunicación e información, además



tiempo considerable lo que hace que el proceso tenga un retraso sign

40%

60%

0% 0%

SI NO

¿Existe comunicación directa de los proveedores terceros con el


Porcentaje

100%


existe comunicación directa

ento de cuentas por pagar y el 40% restante considero

existe comunicación. De acuerdo a los datos arrojados podemos determinar que

e información, además



tenga un retraso significativo.

5.2 Fase II.Identificar las consecuencias que genera el retraso de las facturas en

tránsito de la empresa Colgate Palmolive C.A

Para dar cumplimiento a la segunda fase metodológica que consiste en determinar las

consecuencias que genera el retraso de las facturas en tránsito en la empresa Colgate

Palmolive C.A, primero debemos conocer cuáles son las causas de dicha

problemática. El instrumento utilizado nos ayudó a evidenciar cuales son las causas y

así determinar las consecuencias y poder accionar sobre ellas. De acuerdo a los datos

arrojados se pudo llegar a la conclusión que el departamento de Cuentas por Pagar a

pesar de contar con un equipo altamente calificado y comprometido en sus tareas que

es considerado como una fortaleza dentro de la organización, son agentes externos y

amenazas los que influyen sobre la problemática del proceso del pago oportuno a los

proveedores. Los agentes externos son aquellos que permite fijar las oportunidades y

las amenazas que el contexto pueda presentarle a una organización, en la

organización no existe ni puede existir fuera de un entorno. Los agentes externos

pueden ser de carácter político, legal, social, tecnológico.

En la problemática detectada se evidenció que el agente externo es de carácter

político, ya que Venezuela actualmente se encuentra bajo condiciones de control

cambiario lo que hace para las empresas privadas realizar importaciones un trabajo

cada día más difícil. A pesar de que la empresa Colgate Palmolive C.A por ser una

empresa trasnacional cuenta con el apoyo de la Casa Matriz Colgate Palmolive C.A

New York, lo que conlleva a un proceso adicional como lo es proceso de la

Aprobación del Batch. Un proceso que consiste en el pago de los proveedores

importados a través de los anticipos de Colgate Palmolive C.A New York, éste

proceso requiere tiempo y dentro de ello otros procesos adicionales. Al evidenciar

todas las causas podemos definir que las consecuencias pueden llevar a la pérdida de

proveedores terceros,lo que sería grave para la organización ya que en su mayoría

estos proveedores terceros surten a Venezuela de materia prima para la producción de

los productos de consumo masivo.

5.3 Fase III. Elaborar lineamientos presupuestarios para mejorar los pagos por

las facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

Colgate Palmolive C.A.

Después de haber aplicado diferentes técnicas e instrumentos para la obtención de

datos y analizar cuidadosamente cada uno de ellos, se evidenció la existencia de la

problemática planteada. Sin embargo, la empresa tiene un valioso recurso humano

dispuesto a dar solución definitiva a la problemática. Es por ello que se proponen

lineamientos para garantizar el cumplimiento de los procesos para el pago oportuno

de los proveedores.

Ya identificado los factores que inciden en los procesos, se debe proceder a la

asignación de responsabilidades, así como también establecer lapsos de tiempo para

atender las debilidades encontradas. Estas acciones garantizarán la disminución de la

problemática planteada contribuyendo a mejorar significativamente la ejecución de

las tareas, fomentar buenas relaciones con los proveedores, reducir los costos por

demoras, así como también permitir un mejor ambiente de trabajo.

5.3.1 Propuesta

Misión:Garantizar el pago oportuno de los compromisos adquiridos con los

proveedores por los insumos suministrados para las operaciones propias de la

empresa, manteniendo la relación comercial bajo las políticas establecidas por la

organización.

Visión: Erradicar todos los factores tanto internos como externos que influyen en el

proceso de emisión de pago puntuales a los proveedores.

Objetivo General:Proponer lineamientos presupuestarios para mejorar las propuestas

de pago por las facturas en tránsito en el departamento de Cuentas por Pagar de la

empresa Colgate Palmolive C.A.

Objetivos Específicos:

• Identificar aquellos proveedores a los que con mayor frecuencia los pagos no

son emitidos oportunamente, teniendo en cuenta su salida de origen y las

condiciones de pago establecido para dicho proveedor

• Elaborar un indicador de Gestión que permita verificar las incidencias de

retraso de pago a los proveedores.

• Determinar la factibilidad técnica, operativa y económica de la propuesta a

propósito de establecer responsabilidades y fechas puntuales para iniciar la

propuesta a realizarse.

5.3.2 Desarrollo de la propuesta:

• Identificar aquellos proveedores a los que con mayor frecuencia los pagos

no son emitidos oportunamente, teniendo en cuenta su salida de origen y

las condiciones de pago establecido para dicho proveedor

Para desarrollar este objetivo se procederá a generar un reporte a través del

sistema SAP para verificar cuales son los proveedores de mayor volumen de

materiales despachados, esto con la finalidad de establecer parámetros para que los

mismos no se vean perjudicados. Adicionalmente se podrá comparar este reporte con

el emitido para verificar las partidas pendientes de pagos a través de la cuenta

Unvouchered, que se generan al momento del ingreso de los materiales al sistema.

Estos reportes darán una visión de la situación presentada a una fecha determinada

que permite identificar puntualmente a que proveedor se le debe y que tiempo de

retraso posee, de forma que permita una rápida respuesta y una oportuna solución a la

situación que se presenta.

• Elaborar un indicador de Gestión que permita verificar las incidencias de

retraso de pago a los proveedores.

Lo que se quiere lograr con el uso de Indicador de Gestión es que permitan

conocer hasta qué punto se está cumpliendo con la misión del departamento de

Cuentas por Pagar. La idea es que estos indicadores sean las bases para tomar

acciones a tomar en el presente y en el futuro.Este indicador de gestión debe

realizarse lo más pronto posible, ya que existen casos puntuales donde la incidencia

es repetitiva con un mismo proveedor y coincide lo mencionado anteriormente con

respecto al volumen de materiales despachados.

• Determinar la factibilidad técnica, operativa y económica de la propuesta

a propósito de establecer responsabilidades y fechas puntuales para

iniciar la propuesta a realizarse.

Todo proyecto a realizarse debe cumplir con una serie de requerimientos, entre los

cuales se encuentra la determinación de la factibilidad del mismo, a mayor grado de

factibilidad mayor será la posibilidad de ejecución. En este caso la empresa posee los

recursos técnicos, operativos y económicos que pueden dar paso a la ejecución de la

propuesta. Sin embargo, para que la misma sea realmente efectiva debe ser

planificada estratégicamente de forma tal que abarque todos los objetivos propuestos.

El presente informe queda a disposición de los responsables de cada una de las

áreas involucradas para establecer un rumbo a seguir para solventar la problemática

que se presenta, así como también de cada uno de los profesionales que ocupan los

cargos en las mismas, y que día a día ejecutan responsablemente sus tareas. En espera

que con la ayuda de superiores puedan gestionar la implementación de la propuesta

presentada a fin de garantizar el alcance de los objetivos.

Flujograma de Pagos de Proveedores a Terceros (Indirectos) Reconciliado

Proyección de Egresos VS

Ingresos

Analizar y verificar

lainformación

Elaborar simulaciones presupuestarias

Consolidar La información

Revisar y Aprobar la simulación

Aprobada

Realizar Reporte Batch

Solicitud Anticipo

(Compras Indirectas)

Ejecución Presupuestal

SI

NO

Solicitud de Estado de Cuenta

Envío Carta Compromiso a

Suplidor (Firmada y sellada

Reconciliación de Saldos

Solicitud de Aprobación Batch Vs reconciliación. (Director de Finanzas y Director Manufactura)

Creación de la provisión

Enviar el Batch a Asistente Admón. de

Finanzas Corporativa

Seguimiento de la mercancía

Aprobado SI

Proveedor Condición

de pago

Origen Fecha

Factura

Vencimiento

Factura

Fecha

Salida de

Origen

Fecha de

Recepción

de

Factura

Transporte

MissionHills 60 México 23/05/2014 23/07/2014 26/05/2014 20/07/2014 Marítimo

Hada 30 Colombia 27/06/2014 27/07/2014 30/06/2014 05/08/2014 Marítimo

Innophos 30 Brasil 05/07/2014 05/08/2014 08/07/2014 15/08/2014 Marítimo

Oliqem 120 Alemania 15/04/2014 15/08/2014 17/04/2014 05/08/2014 Marítimo

Stephan 60 México 07/06/2014 07/08/2014 10/06/2014 10/08/2014 Marítimo

Firmenich 60 USA 10/06/2014 10/08/2014 14/06/2014 06/08/2014 Marítimo

Dixie Toga 30 Brasil 25/04/2014 25/05/2014 27/04/2014 30/05/2014 Marítimo

CONCLUSIONES

Al finalizar la etapa de diagnóstico y elaborada la propuesta, se llegó a la

conclusión que el departamento de Cuentas por Pagar a pesar de contar con un equipo

altamente calificado y comprometido en sus tareas que es considerado como una

fortaleza dentro de la organización, son agentes externos y amenazas los que influyen

sobre la problemática del proceso del pago oportuno a los proveedores, se evidenció

que las facturas enviadas al departamento de cuentas por pagar se encuentran fuera de

la fecha límite de pago o próxima a vencerse, lo que genera insatisfacción por parte

de los proveedores extranjeros.

Es necesaria la creación de nuevos lineamientos presupuestarios que disminuyan

la probabilidad de retrasos en las deudas adquiridas mediante previsiones desde el

momento que se crea el pasivo, para reforzar las debilidades encontradas en el

departamento de Cuentas por Pagar específicamente en importaciones, ya que es un

proceso que requiere de tiempo y se deben establecer lineamientos específicamente

en los proveedores extranjeros con convenios de 30 días. Dentro de este contexto se

realizó un análisis del contenido del manual de normas y procedimientos existentes y

las necesidades de la empresa

Esta propuesta ayudará a minimizar el riesgo de pérdida de los proveedores

terceros ya que son los encargados de enviar la materia prima para transformarla en

productos terminados en Colgate Palmolive C.A planta La Michelena.

La ejecución del presente informe de pasantía permitió al autor analizar la

situación presentada, entender y poner en práctica los conocimientos adquiridos

durante el periodo de estudios, para así poder plantear una solución práctica que

contribuya al buen desarrollo del proceso de adquisición de insumos importados en la

empresa Colgate Palmolive C.A, garantizando el pago oportuno de los compromisos

adquiridos

RECOMENDACIONES

Tomando en cuenta la importancia que representa el proceso de Cuentas por

Pagar, se evidencia la necesidad de realizar algunos correctivos que permitan

solventar la situación actual a través de soluciones efectivas que permitan lograr la

eficiencia y eficacia en el proceso. Por lo que se recomienda:

• Propiciar el trabajo en equipo para la conquista de los objetivos

• Prestar mayor atención a las sugerencias y/o recomendaciones aportadas por

los trabajadores para mejor control y desenvolvimiento de sus funciones

• Asignar a un analista la función de revisión y análisis de los casos donde se

puedan presentar retrasos, a fin de mejorar la distribución del personal en la

ejecución de las tareas

• Revisar las operaciones y procedimientos que ejecutan los analistas y pasantes

del área de cuentas por pagar, a fin de retroalimentar alguna debilidad que

pueda llegar afectar el proceso de pago.

• Planificar reuniones mensuales para verificar que los procesos estén fluyendo

correctamente

• Mantener comunicación directa con los proveedores

• Realizar seguimientos semanales del proceso de aprobación de batch, envió y

nacionalización de la mercancía

• Velar porque se cumplan los convenios establecidos.

REFERENCIAS

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lineamientos presupuestarios para ......medio ambiente y trabajando con un arraigado sentido de...

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