lineamientos para optimizar el funcionamiento administrativo en la empresa ymmer filtros, c.a....
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
IUTEPI
ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA
INFORME FINAL DE PASANTIAS PROFESIONALES EN LA EMPRESA
YMMER FILTROS, C.A, UBICADA EN ARAURE ESTADO PORTUGUESA
AUTORA:
Neira, Johanny
CODIGO:
094510
ESPECIALIDAD:
Admón. Industrial
ACARIGUA, MAYO 2013
1
TUTOR ACADEMICO:
Orlando Márquez
TUTOR EMPRESARIAL:
Haymar López
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
IUTEPI
ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA
LINEAMIENTOS PARA OPTIMIZAR EL FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA YMMER FILTROS, C.A. UBICADA
EN ARAURE ESTADO PORTUGUESA
AUTORA:
Neira, Johanny
CODIGO:
094510
ESPECIALIDAD:
Admón. Industrial
2
TUTOR ACADEMICO:
Orlando Márquez
TUTOR EMPRESARIAL:
Haymar López
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
SUB DIRECCIÓN ACADÉMICA
COORDINACIÓN DE PASANTIAS PROFESIONALES
INFORME FINAL DE PASANTIAS PROFESIONALES
POR: NEIRA, JOHANNY
INFORME APROBADO EN NOMBRE DEL INSTITUTO
UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA PARA LA INFORMATICA A LOS 28
DIAS DEL MES DE: MAYO DEL AÑO: 2013
ORLANDO, MÁRQUEZ
3
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PAG
CAPITULO I: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social 7
Registro de Información Fiscal (RIF) 7
Dirección Fiscal 7
Actividad Económica 7
Reseña Histórica 7
CAPITULO II: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama General 10
CAPITULO III: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA
PASANTÍA
Objetivos de la Pasantía 11
Objetivo del Pasante 11
Objetivo de la Empresa 11
Descripción de las actividades asignadas al pasante 12
Recursos Utilizados 12
Comparación entre el perfil de la especialidad y las
actividades realizadas
13
Nuevos conocimientos adquiridos y aportes realizados en el
proceso de Pasantías
14
Glosario de Términos 15
CAPITULO IV: LA PROPUESTA
Presentación de la Propuesta 16
Objetivo General 16
Objetivo Especifico 17
4
Bases Teóricas 18
Diseño General de la Propuesta 21
Recomendaciones 24
Referencias Bibliográficas 25
5
LISTA DE GRÁFICOS Y CUADROS
CONTENIDO PAG
Grafico # 01: Organigrama General Ymmer Filtros, C.A 10
Cuadro # 01: Comparación de perfiles 13
6
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social:
Ymmer Filtros, C.A
Registro de Información Fiscal (R.I.F):
J-29375415-1
Dirección Fiscal:
Av. Principal diagonal a la plaza, Galpón Nº 1, Sector Agodonal;
Araure Estado Portuguesa
Actividad Económica:
La Empresa Ymmer Filtros C.A, es una empresa del sector
empresarial que se encuentra ubicada en la Av. Principal diagonal a la plaza,
Galpón N° 1, Sector Algodonal. Esta vende, compra y distribuye equipos y
plantas para el tratamiento de aguas; purificadores de aguas normales, para
el consumo de la persona.
Reseña Histórica:
Al inicio del año 2004, fue fundada la Empresa Purificadores A.A., El
objetivo de la misma era ofrecer servicios de mantenimiento, reparación,
7
ventas de equipos y todo lo referente al agua filtrada y purificada, donde
inicialmente se comenzó con un trabajador (Gerente y Obrero).
Luego se presentaron cambios económicos para la empresa motivada
a cambiar de nombre, con el cual hoy en día se conoce como Ymmer Filtros,
C.A., desde el año 2007, comenzando con dos (2) obreros, luego el
crecimiento de la alta demanda de servicios, nos ha llevado al incremento de
nuevos técnicos y personal obrero.
Así mismo, por otra parte en el área de equipos y almacén también se
ha evolucionado favorablemente con el transcurrir del tiempo.
8
CAPITULO II
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa a parte de sus servicios puede concebir como un ente,
donde convergen materia prima, mano de obra y mantenimientos, y donde
tiene lugar un proceso tecnológico para transformar ese servicio en un
proceso de suma importancia para el consumidor de este servicio.
La empresa Ymmer Filtros, C.A., cuenta con un departamento de
administración, un almacén donde se realizan los servicios de
mantenimiento, los técnicos realizan esta labor por turnos de trabajo de 8
horas y se encuentran supervisados por un (a) jefe de departamento de
administración. Actualmente cuenta con 6 personas organizadas bajo la
siguiente manera:
4 Técnicos
1 Gerente
1 Administrador
9
10
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA YMMER FILTROS, C.A.
Grafico #01: Organigrama General Empresa Ymmer Filtros, C.A
Fuente: Neira (2013)
11
JEFE
ADMINISTRACIÓN OBRERO
CAPITULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LAS PASANTÍAS
Objetivo de la Pasantía:
La pasantía ofrece al estudiante una perspectiva real y clara de lo que
será su desempeño en el campo laboral. Del mismo modo, permite que el
pasante adquiera confianza y seguridad en sí mismo. Dicha actividad
constituye una de las opciones como requisito de graduación.
Así mismo, proporciona a los estudiantes en forma de aprendizaje y a
su vez permite aplicar los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos en la
institución. Además, estimula en el pasante la disposición hacia el análisis, la
investigación, el planteamiento y la solución de problemas en el área laboral.
Objetivo del Pasante:
Vincular con el mercado laboral con el que se desenvolverá,
permitiendo así que el pasante pueda obtener experiencia en la práctica
contribuyendo con la adquisición de habilidades relacionadas con su perfil
profesional.
Objetivo de la Empresa:
Adiestrar al pasante en cada una de las etapas del proceso productivo
con el fin de poner en práctica los conocimientos adquirido durante el
desarrollo de la carrera.
12
Descripción de las Actividades Asignadas al Pasante:
Actividades realizadas durante el periodo de pasantías comprendido en
un lapso desde el 04/02/2013 hasta el 26/04/2013, se realizan las siguientes
actividades:
Realizar Retenciones de ISRL:
Movimientos
Retenciones
Y por último el porcentaje a retener
Hacer retenciones de IVA:
Movimientos
Documentos
Procesar las factura
Ver el porcentaje del Seniat para saber cuánto es el porcentaje de IVA
a retener.
Libros de compras:
Libros de compras
Nº de factura
Nº de control fiscal
Rif
Fecha
Aquí se debe incluir todas las facturas que estén a nombre de la
empresa que sea original.
Libros de ventas
Ventas
Nº de factura
Nº de control fiscal
Fecha
13
Rif
Monto
Recursos utilizados:
Durante mi periodo de pasantías mi recurso utilizado fueron versiones,
en cual en él se hace la retención de IVA, retención de ISRL, inventarios por
medio de Excel, el libro de compra como el de ventas hacen en el mismo
orden que se llevaba.
Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades
realizadas
PERFIL DE LA ESPECIALIDAD ACTIVIDADES REALIZADAS
El Técnico Superior en
Administración Industrial dirige. A
través de métodos y sistemas de
planificación, estructuración,
organización y coordinación, los
procesos industriales para lograr
una mayor productividad
mediante la combinación optima
de los factores y recursos
disponibles.
Métodos de planificación y
Organización en las diferentes
etapas del Proceso Administrativo
en la Empresa Ymmer Filtros,
C.A.
Participar en la administración
contable, financiera y operativa de
la empresa industrial, comercial y
de servicio.
Participar en la administración
operativa de la Empresa Ymmer
Filtros,C.A. (Dpto.de
Administración y Almacén)
Apoyar la aplicación de métodos Auditorias en los flujos obtenidos
14
para dirigir, controlar y supervisar
las actividades productivas, a
través de sistema de planificación,
estructuración, organización y
coordinación de los recursos
disponibles.
en el área Administrativa.
Cuadro # 01: Comparación de Perfiles
Nuevos conocimientos adquiridos:
Conocer cada pieza
Cancelarle al banco por medio del internet.
Cotizar nuestros servicios por vía internet
Como llevar un libro de compra y venta
Entre otras cosas más.
15
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Libro de compra: Es aquel que se alimenta con todas las facturas que
sean originales con su número de factura y control fiscal y que este a
nombre de la empresa.
Libro de venta: Este libro se alimenta con todas las facturas de ventas
con su número de factura y control fiscal debe incluir aquellas facturas
anuladas.
Retención IVA: Se practica entre los primeros 15 días del mes y entre
los últimos quince días del mes, estas retenciones se hacen a todas
aquellas facturas donde los pagos sean en cheques las retenciones se le
hace inmediatamente cuando llega la factura, se debe ver en el Seniat
cuanto es el porcentaje a retener.
Declaración IVA: Esta declaración se hace en los primeros 15 días del
mes el cual hay que alimentar el libro de compra y venta.
16
17
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
Establecer Lineamientos para Optimizar el Funcionamiento
Administrativo en la Empresa Ymmer Filtros, C.A. ubicada en Araure
Estado Portuguesa
Presentación de la Propuesta
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las
exigencias del mundo cambiante, las organizaciones buscan incorporar
nuevas herramientas administrativas que le permiten optimizar sus
actividades, todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo
en cualquiera de sus fases. En este sentido, la planificación estratégica es
considerada un estilo gerencial que manifiesta la importancia de que la
organización actué en función de su entorno, se amoldé a él, cree valores y a
su vez establezca un rumbo o una dirección que permitan al ente que la
ejecute lograr una posición sólida a través de la eficiencia y efectividad de
sus operaciones.
Objetivo General:
Establecer lineamientos que optimicen el funcionamiento, Administrativo
de la Empresa Ymmer Filtros, C.A. ubicada en Araure estado Portuguesa.
18
Objetivos Específicos:
Diagnosticar la necesidad de los lineamientos basados en los
funcionamientos Administrativo, en la Empresa Ymmer Filtros, C.A.
Verificar los principios teóricos – prácticos de estrategia de control interno
para el funcionamiento del proceso Administrativo.
Evaluar los procedimientos Administrativos por medio de estrategias de
control interno en la Empresa.
Determinar la factibilidad de establecer lineamientos en el
funcionamiento administrativo en la empresa Ymmer Filtros, C.A, ubicada
en Acarigua Estado Portuguesa.
19
BASES TEÓRICAS
Administración:
En la actualidad una buena administración es imprescindible para
asegurar el éxito de una organización independientemente al sector que
corresponda, es decir ya sea pública o privada, señalando que es una
disciplina de las ciencia sociales compuestas por técnicas y practicas
aplicables al conjunto humano, que le permite establecer normas y
procedimientos racionales mediante los cuales se puedan alcanzar
propósitos que permita la posibilidad de lograr, administrar, prever,
establecer y controlar los procesos organizados.
Dentro de este marco
Estrategias:
Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas
sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin o misión. En las empresas las estrategias son utilizadas para
alcanzar sus objetivos propuestos a través de las actividades planteadas.
Al respecto, Taylor, (2010), expresa que: "las estrategias de
promoción son para comunicarse con el mercado, el anunciante debe
identificar el mercado deseado, definir el tema del mensaje y la campaña,
seleccionar la combinación de medios más apropiados para transmitir el
mensaje".
Estas Estrategias como comenta el autor tienen el fin de cultivar la
imagen de un producto y así incentivar a los clientes a adquirir el producto, y
si ya lo tienen continuar con el mismo.
20
Tipos de Estrategias:
Estrategia Empresarial: se refiere al conjunto de acciones planificadas
anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y
potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y
objetivos de expansión y crecimiento.
Estrategia de Marketing: está dirigida a generar productos y servicios
que satisfagan las necesidades de los clientes, con mayor efectividad
que la competencia, a fin de generar en el cliente lealtad hacia una
empresa o una marca. Es una parte del marketing que contribuye en
planear, determinar y coordinar las actividades operativas.
Estrategias de Captación de Clientes: Esta estrategia está
íntimamente relacionada con el posicionamiento del producto. Uno de
los métodos empleados para atraer a los clientes es:
- Posicionamiento Cabeza a Cabeza: es cuando el producto ofrecido
por la empresa proporciona los mismos beneficios que los productos
de competencia. Los programas que se emplean al utilizar esta
estrategia son:
* Mejorar las cualidades determinantes del producto y
servicios
* Aumentar la publicidad y la promoción.
* Las ventas Personales.
* Las relaciones públicas
Objetivos de la Estrategia:
Incitar a la compra o adquisición del servicio. (Captación de
clientes.)
21
Brindar un excelente servicio al cliente para este a gusto con la
empresa
Suministrar información necesaria a clientes y consumidores
con relación a los servicios.
Promociones actuales en Ymmer Filtros, C.A.
Ymmer Filtros, C.A. Sucursal Araure ofrece los siguientes productos y
servicios en diferentes ramos con los cuales se desempeña en el mercado
de servicios:
Bomba ( Dab, Minguetti y Pedrollo)
Garantiza el respaldo de un buen servicio, en cuanto a la calidad de
equipos ofrecido a la persona para así disfrutar de una mejor calidad de
servicio.
Hidroneumáticos
Este tipo de equipo ofrecido al cliente es con la finalidad de que su bomba
tenga un mejor funcionamiento al momento de ser utilizada y no permita
un daño a la misma.
Osmosis Reverse
Este es un nuevo equipo que se le ofrece al cliente, ya que la misma no
almacena mucho espacio, y esta hace el trabajo de purificar el agua para
que el consumidor no tenga preocupación al momento de usar de la
misma.
DISEÑO GENERAL DE LA PROPUESTA
22
Ruiz S. (2011), define que: “los filtros constituyen un pilar fundamental
para el crecimiento de la economía a nivel mundial, regional y local.” Contar
con una garantía que respalde el patrimonio es clave para cualquier empresa
o proyecto.
En tal sentido, radica la importancia de la apertura del mercado de los
filtros. La diversidad de opciones, tanto de osmosis, brinda nuevos horizontes
a quienes requieren garantizar su estabilidad en caso de un buen consumo.
Igualmente, la solidez de los proyectos nacionales se sostiene, en gran
medida, en los filtros con los cuales cuenten. Aunado a esto en la línea del
desarrollo de nuestro país, la amplitud de la plaza de seguros de una nación
es fundamental para la atracción de la inversión extranjera directa y el
crecimiento de las empresas locales.
En este mismo orden de ideas, la educación y el entendimiento en el
ámbito de los filtros , la agilidad, la responsabilidad y la solidez financiera;
son los pilares de la oferta que brindamos hoy por hoy en el mercado
Yolimar C. (2011 Enero 07). En su opinión sobre la base del artículo
publicado en el Universal por el Lic. Manuel Alfredo Rodríguez:
“La necesidad de tener un seguro en nuestro país es casi de primera necesidad, esto se debe a que las instituciones públicas encargadas de velar por nuestra salud no están en condiciones para hacerlo y lastimosamente instituciones privadas prestan su servicio por precios elevados y la realidad de nuestro país es que la mayoría de las personas no cuentan con los recursos necesarios para satisfacer sus propias necesidades”.
23
Tomando en cuenta lo expuesto se han diseñado ciertas estrategias
para contribuir a solucionar los problemas planteados dentro de la empresa
Ymmer Filtros, C.A.
Descuentos y promociones en filtros.
catálogo de ofertas y promociones.
Publicidad.
Atender a la Fuerza de Venta:
Rapidez a la hora de atender el cliente
Seguimiento a la gestión de la Fuerza de Venta.
Ymmer Filtros, debería implementar descuentos en sus diferentes ramos
de filtros con los que trabaja, por ejemplo en el ramo de Osmosis para
aquellos hidroneumáticos, tanto particulares como bomba, ofrecer tasas con
descuentos al cliente y así la cobertura seria más accesible.
Catálogo de ofertas y promociones:
La creación del catalogo ayudara a garantizar el uso más eficaz de los
recursos con los cual cuenta la empresa y allí se reflejarían todas aquellas
promociones ofrecidas por dicha organización, de esta manera el cliente
podrá observar todos lo relacionado a descuentos y escoger la mas factible
de acuerdo a sus necesidades.
Publicidad:
Este plan de publicidad se basa en la necesidad que tiene la empresa
de difundir sus promociones ya sea por cualquier medio de comunicación, de
manera que el cliente se sienta atraído y tenga la necesidad de visitar la
empresa con el fin de conocer los planes que allí se ofrecen.
24
Atender a la Fuerza de Venta:
La empresa cuenta con un coordinador de producción que es el
encargado de contactar a los técnicos de filtros, ya sea vía telefónica,
electrónica y personalizada con la finalidad de prestar asesoría, afianzar las
relaciones de negocio y conseguir la identificación con la organización.
Rapidez a la hora de atender el cliente:
En toda organización lo primordial es Prestarle una excelente y rápida
atención al cliente a la hora de emitir un servicio o realizar un reporte de
fallas para que de esta manera el cliente este satisfecho con el servicio
prestado.
Seguimiento a la gestión de la Fuerza de Venta:
Mediante el análisis de reportes mensuales con estadísticas de
primas, composición de cartera y siniestralidad, podemos evaluar el
cumplimiento de las metas establecidas.
25
Recomendaciones
El departamento de administración específicamente en el área de caja
deben utilizar un sistema más actualizado con un software capaz de
agilizar el trabajo y evitar demoras con los clientes.
Incrementar el número de trabajadores en la empresa ya que esta se
encuentra en crecimiento y de esta manera se obtendrían mejores
resultados.
Establecer una mesa de trabajo entre la alta gerencia y con los
empleados a fin de analizar las debilidades de la organización, de esta
manera mitigar la problemática que en los actuales momentos está
presentando y que podría poner en riesgo la estabilidad y operatividad
de la empresa.
26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Fernández (2010). Trabajo de Grado Titulado Propuesta de Normas
de Control Internos para las Áreas Operativas Adscritas al Departamento de
Administración de la Empresa Polar C.A,… Acarigua Estado Portuguesa.
Fernández (2011). Procedimientos Administrativos. Prentice Hall
Editores.
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Actualizada. Editorial Panapo. Caracas.
García (2010). Trabajo de Grado. Titulado diseño de un Manual de
Control Interno en el Departamento de Contabilidad la distribución Gina
Occidental C.A. Ubicado en el Estado Lara.
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Guzmán (2011). Procedimientos Administrativos. Noriega Editores.
México.
Herderson (2011). Estrategias de Control Interno. Edición. McGraw-
Hill Interamericana de Venezuela, S.A.
Hurtado (2011). El Proyecto de Investigación. Metodología de la
investigación Holística. Quinta Edición. Caracas.
Koontz (2012). Principios de la Administración. Editorial Morata.
Madrid.
Lerner (2010). Metodología de la Investigación para Administración y
Economía. Primera Edición. Prentice Hall Editores. Bogotá Colombia.
27
Ramírez (2010). Metodología de la Investigación. Editorial. Bonun
Argentina.
Robbins citado por Hernández (2011). Funciones de la Administración
Ediciones siglo XXI. México.
Ruiz (2011). El Proceso de Investigación. Editorial Prentice May.
México.
Stones y Freeman (2010). Procesos Administrativos. Editorial Grenica.
Barcelona.
Trujillo citado por Estrada (2010). Teoría Organizacional. Editorial.
Limusa. México.
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