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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL MUNICIPIO DE

BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO.

I.- INTRODUCCIÓN

En la búsqueda permanente de perfeccionar las herramientas administrativas y normativas de la

Administración Pública Municipal, se considera prioritario la actualización de los Manuales de

Organización y Procedimientos de la Administración Pública del Municipio de Benito Juárez,

Quintana Roo, para ser utilizados como medios de referencia, capacitación, medición del

desempeño de los servidores públicos y como retroalimentación permanente de las tareas,

actividades y procedimientos que se llevan a cabo en cada área; pero sobretodo, que sirvan

como referencia para el buen desempeño de las actividades de los servidores públicos, dando

como resultado la transparencia y eficiencia en sus actuaciones y al mismo tiempo servir de

apoyo para la selección, reclutamiento, capacitación, desarrollo y en su caso, contratación del

personal idóneo para ocupar cargos públicos; para lo cual, se toman como base los lineamientos

expedidos el 11 de mayo del 2009 y del 11 de mayo del 2012, incluyendo los respectivos

criterios acordados posteriormente, las guías establecidas y los Manuales de Organización y

Procedimientos generados por cada dependencia en esos periodos.

De igual manera, se busca darles a estos instrumentos el carácter de documentos oficiales para

que sean complemento a lo señalado en la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo,

del Bando de Gobierno y Policía, el Reglamento Orgánico de la Administración Pública

Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, el Reglamento Orgánico de la

Administración Pública Descentralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, así como

en los Reglamentos Interiores de las Dependencias Municipales que correspondan; en los

cuales se determinan las Estructuras Orgánicas de la Administración Pública Municipal con sus

correspondientes atribuciones, obligaciones y niveles de dependencia jerárquica; es por tanto,

que se requiere hacer las adecuaciones correspondientes en las estructuras orgánicas de las

Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales de la Administración Pública

Municipal, mediante la habilitación de los Manuales de Organización que contengan las

atribuciones de las áreas, las Descripciones de Puestos y Perfiles de Competencia de los

Servidores Públicos; además del desglose de los procedimientos con el correspondiente Manual

de Procedimientos.

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II.- INDICE

PAG.

I. INTRODUCCIÓN 1

II. INDICE 2

III. OBJETIVOS GENERALES 3

IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3

V. ALCANCE 4

VI. MARCO JURÍDICO 4

VII. DISPOSICIONES GENERALES 5

VIII. RESPONSABILIDADES 8

IX. DISPOSICIONES COMUNES A LOS MANUALES DE

ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

14

X. MANUAL DE ORGANIZACIÓN 15

XI. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

XII. RESPONSABILIDADES, FALTAS Y SANCIONES 21

XIII. ANEXOS COMPLEMENTARIOS 22

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III.- OBJETIVOS GENERALES:

1.- Generar un instrumento de ayuda para que los titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades de la Administración Pública Municipal cuenten con una guía efectiva y sencilla para elaborar sus Manuales de Organización y los de Procedimientos; integrando los criterios necesarios para sustentar las funciones con base al marco y criterios de la armonización contable que apliquen o sean necesarios.

2.- Unificar y estandarizar los criterios, la metodología, los formatos y la definición de los conceptos contenidos en las estructuras de los Manuales de Organización y Procedimientos, así como las Estructuras Orgánicas de cada Dependencia.

3.- Integrar dentro de estos Lineamientos el sustento para que dentro del contenido de los Manuales de Organización y Procedimientos, se apoye a la Dirección de Recursos Humanos en la administración del Capital Humano, constituido por los Servidores Públicos Municipales durante su ingreso, permanencia y separación del cargo de la Administración Pública Municipal de Benito Juárez, Quintana Roo; así como, para orientar al personal de nuevo ingreso y facilitar su inducción, haciendo de su conocimiento las funciones y procedimientos que se efectúan en la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal a la que está adscrito.

IV.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1.- Contar con parámetros efectivos que permitan la definición de los perfiles de puestos de los servidores públicos, a la par que permitan establecer los parámetros de medición y cumplimiento en el desempeño de los servidores públicos.

2.- Disminuir las posibilidades de duplicidad de funciones entre los diferentes puestos y dependencias municipales, así como homologar los puestos de acuerdo a los niveles de responsabilidad y similares funciones.

3.- Definir los perfiles de competencia básica y/o general que deba cumplir un servidor público específico, con objeto de ser evaluado en el futuro.

4.- Sustentar las recomendaciones emitidas en los pliegos de observaciones de las Auditorías practicadas anualmente, por la Auditoría Superior del Estado de Quintana Roo, así como las recomendaciones contenidas en los informes del Resultado de la Revisión y Fiscalización Superior de la Cuenta Pública, que presenta cada año la Auditoria Superior de la Federación y, con el objeto de promover una función pública ordenada y con guías claras que sean congruentes con el marco normativo y los niveles de responsabilidad, así como, en ejercicio de las atribuciones previstas en el Artículo 129, Fracción IV de la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo y Artículo 37 Fracciones IV, XIX y XXXIV, del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

5.- Definir los procedimientos de gestión, solicitud, ejecución, comprobación y evaluación, en su caso, que aplique a montos recibidos por concepto de Fondos Federales, respecto de la aplicación de Recursos del Fondo para la Infraestructura Social Municipal (FISM), Recursos del Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios y de las

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Demarcaciones Territoriales del Distrito Federal (FORTAMUN); Subsidio para la Seguridad Pública Municipal (SUBSEMUN), otros Ramos Federales y similares; así como los niveles de autoridad, responsabilidad y funciones de los servidores públicos encargados de estos conceptos y la presentación de informes trimestrales sobre el ejercicio, destino y resultados de la aplicación de Fondos Federales.

6.- Aplicar lo anterior a cualquier tipo de recursos provenientes de otros programas federales, estatales, municipales o de cuenta corriente; así como para el personal que los opera, cuidando que los Manuales en cuestión deberán contemplar que su contenido cumpla con los criterios y requisitos necesarios para sustentar los procedimientos, con enfoque a la armonización contable que correspondan.

V.- ALCANCE:

Los presentes lineamientos son aplicables para conocimiento y cumplimiento de los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales así como los servidores públicos que tienen la responsabilidad de generar, modificar, actualizar y resguardar las descripciones de puestos y los correspondientes procedimientos, para el desempeño de los servidores públicos municipales de cada dependencia.

De igual manera es aplicable a toda la Administración Pública Municipal, Centralizada y Descentralizada, ya sean éstas Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades de la Administración Pública del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo; referente a su estructura básica es aplicable a todo Servidor Público Municipal activo que forme parte de la Administración pública Municipal, sin menoscabo o preferencia de su rango, puesto, nivel jerárquico o grado de facultades en el desempeño de su cargo.

VI.- MARCO JURIDICO

1.- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 115, Fracción II, Párrafo Segundo.

2.- Constitución Política del Estado de Quintana Roo Artículos 126, 145, 160

3.- Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo Artículo 3°; 129, fracciones III y IV; 221 y 224 fracciones IV y V.

4.- Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo Artículos aplicables

5.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo Artículos 47, 48, 51 y 52

6.- Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo Artículos 3, 103, 106, 112, 113 fracción I, 114 y 136.

7.- Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez

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Artículos 12, 13 párrafo tercero, 14, 27 fracciones III, VIII, XIV y XVI; 37 fracciones III, XII, XIX y XXXIV.

8.- Reglamento Orgánico de la Administración Pública Descentralizada del Municipio de Benito Juárez Artículos 12 párrafo último, 23 fracción X y 74

9.- Reglamento Interior del Instituto Municipal de Desarrollo Administrativo e Innovación (IMDAI) Artículo 21 fracciones VIII, X, XI y XII y 23 fracción XII.

10.- Acta Protocolaria del “Comité para la Integración de Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración Pública en el Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo” De fecha 16 de enero del 2014.

11.- Manual “6 Pasos para Organizar, Gestionar Eficazmente y Profesionalizar los Recurso Humanos en las Administraciones Municipales” Publicado por la Secretaría de Gobernación, Instituto Nacional para el Federalismo y Desarrollo Municipal (INAFED), Primera Edición, septiembre 2007.

VII.- DISPOSICIONES GENERALES

12.- Los presentes Lineamientos son de carácter general y tienen por objeto establecer, presentar y difundir las bases y metodologías de elaboración y actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades de la Administración Pública Municipal, incluidas las Alcaldías Municipales, Delegaciones y/o Subdelegaciones; con la finalidad de uniformar los criterios para la elaboración e integración de los Manuales de Organización y de Procedimientos dentro del Municipio de Benito Juárez, evitando con ello, la disparidad tanto de presentación como de contenido.

13.- El presente documento es de observancia obligatoria para los titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 14 y 69 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez y se deberá realizar la actualización de la información en materia del mismo, cada vez que se susciten cambios en las estructuras orgánico - funcional de la Dirección y/o Dependencia.

14.- Para los efectos de los presentes Lineamientos se entenderá por:

a).- Actividad.- Una acción o tarea con un fin básico, que forma parte de un procedimiento generalmente ejecutadas por una misma persona o por una unidad administrativa.

b).- Administración Pública Municipal.- Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades, ya sea Centralizadas o Descentralizadas de la Administración Pública del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

c).- Bando de Gobierno.- Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

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d).- Código de Ética.- El Código de Ética de los Servidores Públicos del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo

e).- Comisión Disciplinaria del Comité para la Integración de los Manuales de Organización y Procedimientos del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo.- Integrado por los representantes de la Oficialía Mayor, el IMDAI y la Controlaría Municipal que sean designados durante las reuniones de trabajo.

f).- Contraloría Municipal.- La Contraloría Municipal del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo;

g).- Dependencias.- Las Dependencias Administrativas de conformidad con los artículos 22 y 24 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

h).- Dirección de Recursos Humanos.- La Dirección de Recursos Humanos de la Administración Pública Municipal, en calidad de representante de la Oficialía Mayor.

i).- El Comité.- Organismo interdisciplinario denominado “Comité para la Integración de Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración Pública en el Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo”; el cual se compone por los representantes de la Contraloría Municipal, el IMDAI y la Oficialía Mayor representada por la Dirección de Recursos Humanos.

j).- Entidades.- A los Organismos Descentralizados de carácter municipal, de conformidad con lo establecido en los Artículos 167 al 182 del Título Cuarto, “De la Administración Pública Paramunicipal” en el Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo; así como de manera particular e integral en el Reglamento Orgánico de la Administración Pública Descentralizada del Municipio de Benito Juárez.

k).- Enlace Responsable.- Servidor público municipal designado por el Titular de la Dependencia para tener la responsabilidad de la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos y coordinarse con el IMDAI, previa designación y registro oficial.

l).- Formato o Forma Impresa.- Pieza de papel impresa cuya finalidad es establecer la comunicación administrativa o un control específico, contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable; se usa en los procedimientos de oficina y puede constar de varias copias, pudiendo tener destino o usos diversos.

m).- Función Principal.- Son aquellas que tienen en común las Dependencias y/o Entidad Municipal de igual jerarquía, por ejemplo: “Presentar informes”, “coordinarse con el superior jerárquico”, “supervisar al personal a su cargo”, etc.1

1 Las funciones se relacionarán con los verbos comunes para indicar funciones por nivel jerárquico. La lista de verbos comunes para indicar funciones por nivel jerárquico se agrega en el apartado de Anexos Complementarios del presente Lineamiento.

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n).- Funciones.- Son aquellas que dan razón de ser a un Puesto, Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal, las cuales le han sido delegadas o asignadas de forma particular para su ejecución.

o).- ICCAL.- El Instituto de Capacitación en Calidad

p).- IMDAI.- El Instituto Municipal de Desarrollo Administrativo e Innovación, del Municipio de Benito Juárez;

q).- Ley de los Municipios.- Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo.

r).- Ley de Responsabilidades.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.

s).- Lineamientos.- El presente documento denominado: “Lineamientos para la

Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración

Pública del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo”, el cual establece las bases y metodología de actualización y formalización de los Manuales de Organización y Procedimientos.

t).- Manual de Organización.- Documento que contiene la información detallada referente a los antecedentes, marco jurídico, estructura y funciones de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades de la Administración Pública Municipal.

u).- Manual de Procedimientos.- Es el documento que describe mediante una secuencia lógica, de forma sistemática y detallada las distintas actividades de las áreas, señalando quién, cómo, cuándo, dónde, de qué manera y para qué han de realizarse.

v).- Oficialía Mayor.- La Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

w).- Política.- Lineamiento de carácter general que orienta la toma de decisiones en cuanto al curso de las actividades y funciones que habrán de realizar los servidores públicos en sus áreas de trabajo.

x).- Procedimiento.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones; dentro del esquema del Diagrama de Flujo de un Procedimiento, por lo menos debe existir una toma de decisión.

y).- Proceso.- Conjunto de procedimientos secuenciales que realizan una transformación de insumos (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los resultados deseados (y/o servicios), añadiendo valor; siempre debe contar con una fase de entrada, un procedimiento o varios de ellos y una salida.

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z).- Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento.- Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

aa).- Reglamento Orgánico Centralizado.- Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

bb).- Reglamento Orgánico Descentralizado.- Reglamento Orgánico de la Administración Pública Descentralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

cc).- Servidor Público que Autoriza.- Los Titulares de las Dependencias y Unidades Administrativas que se refieren en los artículos 22, 23 y 24 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

dd).- Servidor Público que Elabora.- El Servidor Público que el Titular de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal designe como Enlace-Responsable.

ee).- Servidor Público que Revisa.- Los Titulares de las Direcciones Generales o Direcciones de Área o Titulares de las Unidades Administrativas que dependan directamente del Servidor Público que autoriza.

ff).- Servidor Público que Valida.- El Titular del Instituto Municipal de Desarrollo Administrativo e Innovación, del Municipio de Benito Juárez;

gg).- Suplente del enlace Responsable.- Servidor público municipal, designado junto con el enlace Responsable para que lo sustituya en caso de ausencia o imposibilidad temporal justificada ante el IMDAI, en el proceso de la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos.

hh).- Unidades Administrativas.- Las Unidades Administrativas de conformidad con el artículo 23 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

VIII.- RESPONSABILIDADES

1.- Será responsabilidad del “Comité para la Integración de Manuales de Organización y Procedimientos en el Municipio de Benito Juárez”:

I. Generar en el seno de las Reuniones de Trabajo, el Plan de trabajo que contenga la respectiva calendarización que garantice el cumplimiento de la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración Pública Municipal.

II. Monitorear el porcentaje de avance de cumplimiento y consensar las acciones a seguir en caso de desviaciones detectadas en el Plan de Trabajo.

III. Analizar, coordinar y en su caso tomar los acuerdos necesarios para asignar comisiones a los integrantes del Comité en la resolución de casos específicos.

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IV. Resolver lo no especificado en los presentes lineamientos.

V. Protocolizar mediante acto oficial y formal, la integración o constitución del “Comité para la Integración de Manuales de Organización y Procedimientos en el Municipio de Benito Juárez”; generalmente al inicio de cada Administración Pública Municipal, o cuando sea necesaria su reactivación para la revisión y actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración Pública Municipal.

VI. Mantener actualizado ante el IMDAI el registro de los Integrantes Propietarios del Comité, los cuales recaen de manera Ejecutiva en el Presidente Municipal, los Titulares de la Oficialía Mayor, el IMDAI y la Contraloría Municipal; en la función Técnica – Operativa en los Titulares de la Dirección de Desarrollo Administrativo del IMDAI, Dirección de Recursos Humanos y las Unidades Jurídicas de la Oficialía Mayor, IMDAI y la Contraloría Municipal. De cada Titular se designará un Enlace Suplente el cual representará a su titular mediante previa notificación por escrito ante el IMDAI, con la respectiva justificación y las responsabilidades que se le facultan. Dicha designación podrá ser delegada mediante las Minutas de las Reuniones de Trabajo generadas, cuando el titular estuvo presente.

VII. El Comité tendrá vigencia por el término de la actual administración pública vigilando que se concluyan los trabajos de integración, validación y seguimiento de los Manuales de Organización y Procedimientos en la Administración Pública del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo.

2.- Será responsabilidad de la Contraloría Municipal, como Órgano Interno de Control:

I. Fungir como Coordinador del Comité para fijar, regular, emitir los criterios y lineamientos para la integración, reforma o modificación en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.

II. Convocar a Reunión de Trabajo, en su calidad de Coordinador del Comité; siempre y cuando lo solicite alguno de sus integrantes y especifique la razón de la sesión.

III. Interponer el procedimiento correspondiente para dar seguimiento a los actos que puedan ser constituidos materia de responsabilidad de los servidores públicos municipales involucrados por negligencia, omisión o incumplimiento a las responsabilidades descritas en el presente Lineamiento; mismas que serán resueltas y sancionadas conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo y la normatividad relativa.

IV. Proponer a la Secretaría del H. Ayuntamiento la publicación y difusión oficial del presente lineamiento en la Gaceta Municipal, una vez que se haya concluido con el análisis, actualizaciones y firmas de los integrantes del comité; además de utilizar los medios de difusión disponibles y de considerarse necesario, su publicación en el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo.

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3.- Será responsabilidad de los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales:

I. Identificar, jerarquizar, preparar y realizar acciones concretas y específicas tendientes a reducir, agilizar y dar transparencia a los procedimientos que realizan.

VIII. Elaborar de acuerdo a los lineamientos los proyectos de manuales, cuyas materias correspondan a sus atribuciones o funciones y someterlos a las revisiones que se requieran hasta su validación.

IX. Para efectos de la permanente actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos, los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, designarán un Enlace Responsable y un Suplente, para el desarrollo de estos trabajos.

X. La designación, se notificará por escrito al IMDAI y deberá recaer en un servidor público con conocimientos en administración así como de la estructura orgánica-funcional de la Dependencia, Unidad Administrativa o Entidad Municipal de que se trate y tener un nivel mínimo jerárquico de mando medio.

XI. La participación del Suplente será de apoyo al Enlace Responsable de su dependencia, por lo que deberá tener el perfil similar y sólo lo podrá suplir en su ausencia justificada o cuando medie notificación específica ante el IMDAI.

XII. Si la suplencia es permanente, deberá ser formalizada mediante oficio para que el IMDAI lo registre como Enlace Responsable.

XIII. Expedir los Manuales de Organización y Procedimientos necesarios para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica, funciones de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales, así como mantenerlos permanentemente actualizados de conformidad al artículo 69 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo y artículo 167, 168 y 171 del Bando de Gobierno.

XIV. Los ejemplares de los Manuales de Organización y Procedimientos que estén debidamente validados deberán ser remitidos en formato impreso y electrónico por las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales, al IMDAI para su implementación y difusión correspondiente.

XV. Corregir las observaciones o modificaciones que recomienda el IMDAI, debiendo llevarlas a cabo en el tiempo especificado, el cual no será mayor a 15 días hábiles, incluyendo la entrega de los documentos al IMDAI

De no cumplir con la presente disposición se dictaminará improcedente el proyecto del Manual en cuestión, decretándolo como No Vigente; o en su caso, el titular del área podría ser acreedor al fincamiento de responsabilidad por incumplimiento, debiendo el IMDAI dar vista al Órgano Interno de Control Municipal para el seguimiento legal que en materia de responsabilidad administrativa proceda.

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XVI. Deberán mantener actualizados los Manuales de Organización y Procedimientos cada vez que exista alguna modificación en la estructura orgánico-funcional.

XVII. Los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, serán directamente responsables de la elaboración de los manuales de Organización y Procedimientos, por lo que deberán ser autorizados y rubricados por los mismos.

XVIII. Se entiende por validado y vigente un Manual a partir del momento en que el IMDAI plasma su rúbrica en el apartado de firmas de cada documento.

XIX. Los Manuales de Organización y Procedimientos se integrarán por duplicado con firmas autógrafas que serán dispuestos en la siguiente forma:

a).- Un original impreso al titular del IMDAI, para su resguardo y seguimiento a las actualizaciones que procedan;

b).- Un original impreso al titular de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal que lo genera, y

c).- Una copia escaneada del original en formato electrónico remitida a la Dirección de Recursos Humanos,

XX. La información que contengan los Manuales de Organización y Procedimientos, será responsabilidad directa del Titular de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal, por la omisión en su actualización, así como de notificar al IMDAI y a la Dirección de Recursos Humanos cuando sean modificados.

XXI. Los titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, serán responsables de la debida protección de los Manuales de Organización y Procedimientos, cuyos ejemplares hayan sido validados, así como de resguardar su correspondiente versión electrónica en algún soporte electrónico, digital, o por cualquier otro medio informático e incluyendo la versión final; mismo que se registrará en el Sistema de Entrega – Recepción de la dependencia que lo genera.

4.- Será responsabilidad del IMDAI:

I. Elaborar el plan de trabajo operativo para la elaboración e integración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, presentarlo previamente al comité, antes de difundirlo.

II. Coordinar las acciones del Proceso de Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales.

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III. Mantener actualizado el Catálogo de Códigos para Dependencias Municipales que serán utilizados para la designación e identificación de documentos que se generen en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos, siguiendo los criterios de ser únicos y contener elementos distintivos de la dependencia que representan. Ejemplo: MO-IDA-DA-001, es igual a: Manual de Organización del IMDAI, responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Administrativo e Innovación (IDA 3 siglas para dependencia, DA dos siglas para área, y número consecutivo hasta tres dígitos).

IV. Proporcionar asesoría y apoyo técnico para la elaboración, presentación y actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos a las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales que lo soliciten.

V. Remitir las observaciones derivadas de la revisión a los proyectos de validación de los Manuales de Organización y Procedimientos por las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales.

VI. Otorgar el titular del IMDAI los plazos idóneos para realizar las modificaciones a las observaciones referidas en la fracción anterior; no excediendo de los 15 días hábiles, incluyendo la entrega al IMDAI.

VII. Dictaminar improcedente el proyecto del Manual en cuestión de no cumplir con la presente disposición, decretándolo como No Vigente; o en su caso, el titular del área podría ser acreedor al fincamiento de responsabilidad por incumplimiento, debiendo el IMDAI dar vista al Órgano Interno de Control Municipal para el seguimiento legal que en materia de responsabilidad administrativa proceda.

VIII. Procurar y promover la simplificación de aquellos Procedimientos Administrativos que no requieran reformas al Bando de Gobierno o Reglamentos, en tanto basten para ello disposiciones administrativas o resoluciones de los titulares respectivos.

IX. Validar y registrar los Manuales de Organización y Procedimientos a las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, para su implementación y difusión correspondiente.

X. Revisar y analizar la información recibida por las dependencias municipales, ya sea durante o al finalizar el proceso de revisión, garantizando la correcta integración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias, Unidades Administrativas y Entidades Municipales, validando que la información contenida en ellos sea congruentes con la estructura organizacional autorizada y la reglamentación interior vigente.

XI. Formalizar y autorizar la impresión de los Manuales, expidiendo un oficio y adjuntando la carátula del Manual respectivo con la firma de validación, para que el Enlace Responsable recabe las firmas faltantes y digitalice el documento final que entregará al IMDAI.

XII. Proceder a enviar a la Dirección de Recursos Humanos el archivo digital, una vez validados los Manuales; así como solicitar a la Dirección General de Tecnologías de

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Información y Comunicación, así como a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública (UVTAIP), para que se publiquen en el sitio web institucional, cumpliendo con lo que determina el Artículo 15, fracciones I, II y XXII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Quintana Roo.

XIII. Para llevar a cabo lo anterior, el IMDAI, contará con los recursos humanos y presupuestales necesarios para el cumplimiento de sus responsabilidades, así como la colaboración de todas y cada una de las Dependencias que conforman la Administración Pública Municipal.

5.- Será responsabilidad del Instituto de Capacitación en Calidad:

I. Coordinar con EL IMDAI el Programa de Capacitación para la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos que tomarán los enlaces de cada Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidades Municipales.

II. Calendarizar e impartir periódicamente cursos de capacitación para la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos, de acuerdo a los requerimientos o necesidades de actualización que le indicará el IMDAI.

III. Impartir mediante cursos especiales o asesorías, las debidas actualizaciones que necesiten los Enlaces y Suplentes de las dependencias municipales, antes o durante el proceso de la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos; previa solicitud y coordinación del IMDAI.

6.- Será responsabilidad de la Oficialía Mayor:

I. Autorizar y registrar previo acuerdo del Presidente Municipal y en base a la reglamentación vigente que lo faculte, las estructuras orgánicas y ocupacionales de las Dependencias y Unidades Administrativas de la Administración Pública Municipal.

II. Validar el catálogo de puestos y los tabuladores de sueldos de los servidores públicos municipales.

7.- Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos:

I. Resguardar la versión digital de los Manuales de Organización y Procedimientos de cada dependencia, que hayan sido previamente validado por el IMDAI; siempre garantizando que sea la última versión vigente.

II. Sustentar, registrar y resguardar el Catálogo de Puestos, el Tabulador de Sueldos, la Plantilla del Personal, las Estructuras Orgánicas, Funcionales y Ocupacionales; así como los Planes de Desarrollo, los lineamientos para el procedimiento de ingreso, permanencia y separación del cargo de los servidores públicos municipales; de acuerdo a lo especificado en los manuales, las descripciones de puestos y los niveles de responsabilidad, según sea el caso.

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IX.- DISPOSICIONES COMUNES A LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

8.- Los Manuales de Organización y Procedimientos deben estar sustentados en disposiciones jurídicas y administrativas, con el propósito de no incurrir en responsabilidad administrativa o de cualquier otro tipo, por lo que deberán relacionarse en ellos los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales comprendidas en ellas; los ordenamientos jurídicos-administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, anotarse de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma cronológica en cuanto a su publicación.

9.- Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores se integrará consecutivamente según su última fecha de reforma.

10.- Los Manuales de Organización y Procedimientos deberán ser elaborados y/o actualizados conforme a estos lineamientos, en el entendido de que la responsabilidad para elaborar los Manuales correspondientes recaerá directamente en los titulares de cada una de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales.

11.- Los Manuales de Organización, de Procedimientos y cualquier formato o documento integrado en ellos se consideran vigentes desde el momento de la firma de validación del IMDAI; surtiendo efecto de manera inmediata y perdurarán hasta que exista una razón sustancial de fondo que motive a cambiar parcial o totalmente el manual en cuestión.

12.- El cambio de titular de la dependencia o de alguno de los responsables de elaborar, verificar, validar o autorizar los manuales y/o su contenido, no se considera razón sustancial para remplazar el documento completo, podrán ser modificadas sólo las partes que se afecten y que deban ser firmadas por los nuevos titulares; además de registrarse en el historial correspondiente del manual.

13.- Cualquier cambio que se genere en los Manuales de Organización y Procedimientos deberá ser notificado de manera inmediata al IMDAI; quién en su caso; podrá sugerir cuándo es procedente el cambio parcial o total del documento.

14.- El plazo máximo para la integración de manuales será de hasta 60 días naturales para el Manual de Organización y 90 días naturales para el Manual de Procedimientos, que iniciará a partir del día que el IMDAI determine, indistintamente de la fecha y la forma que se imparta la capacitación a los Titulares y Enlaces Administrativos de cada Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal; pudiendo prorrogarse dicho plazo hasta por la mitad del término original, en los casos que así lo determine el IMDAI.

15.- Los Titulares de las Dependencias procederán a actualizar sus Estructuras Orgánicas, tomando de base los organigramas actuales y sin alterar lo aprobado en las leyes, reglamentos o normatividad vigentes aplicables a su dependencia. Deberán contar con el cotejo y visto bueno de la Contraloría Municipal, así como sello y firma de la Oficialía Mayor que los valide; por lo que no se aceptarán cambios en organigramas y nuevos puestos que no hayan sido previamente aprobados por la Oficialía Mayor y el H. Ayuntamiento a través de la modificación de dichos

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documentos oficiales y su respectiva publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Q. Roo.

16.- Los Manuales de Organización y Procedimientos buscarán lo siguiente:

1. Una visión conjunta de la Dependencia;

2. Precisar las facultades y funciones que se han encomendado a cada Dependencia, Unidad administrativa y/o Entidad Municipal, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones;

3. Establecer claramente los distintos niveles jerárquicos hasta el nivel de mandos operativos obligados en términos de los presentes lineamientos y sus responsabilidades respectivas;

4. Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar el cumplimiento de las obligaciones inherentes;

5. Auxiliar en la determinación de los parámetros para la evaluación de desempeño a través de los perfiles de puestos; y,

6. Orientar al personal de nuevo ingreso y facilitar su inducción a la institución, haciendo de su conocimiento las funciones y procedimientos que se efectúan en la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal a la que está adscrito.

7. Apoyar a la Dirección de Recursos Humanos en la administración del Capital Humano, constituido por los Servidores Públicos Municipales durante su ingreso, permanencia y separación del cargo de la Administración Pública Municipal de Benito Juárez, Quintana Roo.

X.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN

17.- Los Manuales de Organización tendrán por objeto proporcionar a las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades, las herramientas, criterios y fundamentos metodológicos que permitan definir y ordenar las acciones llevadas a cabo, a fin de dar a conocer en forma clara y concisa sus antecedentes históricos, marco jurídico, misión, visión, organigrama, así como el objetivo y las funciones de las áreas que las integran, con los niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación que existen en ellas.

18.- Las Estructuras Orgánicas tendrán como objetivo establecer una visión orgánico-funcional en las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades de la Administración Pública Municipal, que permitan optimizar recursos, simplificar procesos y elevar la eficiencia y eficacia de sus Servidores Públicos.

19.- Las áreas de adscripción y funciones de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades, que no estén establecidas en el Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, El Bando de Gobierno o en su caso, en su correspondiente Reglamento Interior, quedarán establecidas en dicho Manual.

20.- Los Manuales de Organización precisarán toda la estructura orgánica de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad, partiendo de la descripción de Mandos Superiores, Mandos Medios y hasta los niveles de Mandos Operativos.

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21.- El Manual de Organización deberá contar con los siguientes apartados:

A) Portada;

B) Índice;

C) Presentación;

D) Introducción;

E) Antecedentes;

F) Marco Jurídico;

G) Objetivo;

H) Misión;

I) Visión;

J) Valores;

K) Organigrama General;

L) Organigrama Específico;

M) Descripción de Puestos;

N) Inventario de Puestos.

22.- Para efectos de Desarrollar cada uno de los apartados del Manual de Organización se elaborarán, como a continuación se describen:

A). Portada: Anotar el nombre del Municipio de Benito Juárez, el escudo del Municipio de Benito Juárez, fecha de elaboración, así como los datos de identificación del Manual, como son: nombre de la Dependencia, Unidad Administrativa o Entidad Municipal, indicar qué tipo de manual se está elaborando y el cuadro de autorizaciones y validaciones.

B). Índice.- En éste rubro se enunciarán los diferentes apartados que conforman el Manual, indicando con número arábigo al lado derecho de cada título la página donde se localizarán cada uno de ellos.

C). Presentación: Es la presentación que el Titular de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal dirige al lector, explicando los motivos e importancia del Manual.

D). Introducción: Explicar en forma general y clara las causas que originan la elaboración o actualización del Manual, los beneficios que se obtendrán una vez que se haya implementado, así como el contenido del mismo.

Al explicar los motivos y propósitos del documento y mostrar el contenido que presenta, se recomienda utilizar un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su comprensión.

E). Antecedentes: Describir la génesis de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad, es decir una descripción de la evolución cronológica desde el punto de vista

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legal, así como la evolución significativa que tenga y que contribuya a conocer lo más importante de la misma.

F). Marco Jurídico: Relacionar los ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se derivan las funciones de la Dependencia, Unidad Administrativa o Entidad.

La relación se redactará en orden jerárquico, respetando la clasificación que se presenta a continuación:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución Política del Estado de Quintana Roo

• Leyes (Estatales y Municipales)

• Códigos (Estatales y Municipales)

• Reglamentos

• Reglamentos Interiores

• Decretos

• Acuerdos

• Convenios

• Lineamientos

• Oficios, Circulares

• Otras disposiciones

G). Objetivo: Describir la finalidad que persigue la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad para el cumplimiento de las actividades que por atribución le corresponde. Su descripción deberá ser comenzando con un verbo en infinitivo.

H) Misión: Describir el propósito o razón de ser de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad. Esta descripción debe ser clara, concreta y específica. Deberá comprender la respuesta a las siguientes interrogantes: ¿Quién soy?, ¿Qué hago?, ¿Para qué lo hago?, ¿A través de qué lo hago?, ¿Cómo lo hago?.

I). Visión: Enunciar el escenario en el que se desea posicionar a la Dependencia y/o Entidad, lo cual debe considerar lo siguiente:

• Representar lo que se quiere alcanzar o posicionar a largo plazo; y

• Exponer de manera evidente, el reto que motiva a impulsar la capacidad creativa de todas las actividades que se desarrollan en la Dependencia y/o Entidad para lograrlo.

• Como debe ser reconocida o identificada la dependencia, mediante enfoque de eficiencia o por sus valores esenciales y representativos.

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J). Valores.- Representa el conjunto de normas morales que regulan la conducta de los servidores públicos hacia los servicios que prestan a la ciudadanía y en el desarrollo de sus actividades

K). Organigrama General.- Es la representación gráfica de la estructura orgánica General de la Dependencia, Unidad Administrativa y/o Entidad Municipal, debidamente validada por la Ley o Reglamento que la defina.

L). Organigrama Específico.- Es la representación gráfica de la estructura orgánica de un área en particular, debidamente validada por la Ley o Reglamento que la defina.

En dichos organigramas se deberá reflejar:

• En forma esquemática la posición de las Unidades Administrativas que las integran, así como sus respectivas relaciones.

• Niveles jerárquicos, definidos por las líneas principales y sustantivas

• Canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión, staff y asesoría.

M). Descripción de Puestos: Definir las características propias del puesto, dentro de los cuales se encuentran las funciones genéricas y específicas.

N). Inventario de Puestos: Relacionar el nombre del puesto y de las personas que ocupan el puesto.

XI.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

23.- Los Manuales de Procedimientos tienen por objeto integrar en forma ordenada los procedimientos administrativos, de acuerdo a una metodología determinada en los presentes Lineamientos, que permitirá dar a conocer el funcionamiento o la operación integral de cada una de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades que conforman el Municipio de Benito Juárez.

24.- Los Procedimientos tienen la finalidad de describir el método y orden secuencial de las actividades o pasos que se siguen para desarrollar una función, un programa, proceso y/o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobadas.

En dicho documento se consignarán las operaciones o actividades que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y hasta las realizadas por los mandos operativos obligados a incluirse en términos de los presentes Lineamientos.

25.- Las Categorías obligadas a incluirse en el Manual de Procedimientos son los mandos superiores, mandos medios y en el caso de los mandos operativos que tengan a su cargo, una o más de las funciones siguientes:

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a).- Dirección, supervisión, inspección, auditoria, seguridad, vigilancia, custodia, fiscalización, procuración y administración de justicia y readaptación social;

b).- Representación legal titular o delegada para realizar actos de dominio, de administración general o de ejercicio presupuestal;

c).- Manejo de fondos federales estatales o municipales;

d).- Custodia de bienes y valores;

e).- Atención o resolución de trámites directos con el público para efectuar pagos de cualquier índole para obtener licencias o autorizaciones;

f).- Adquisición o comercialización de bienes y servicios

g).- Efectuar pagos de cualquier índole.

h).- Nivel de Autoridad y forma de delegarla, y

i).- Políticas mínimas que representan obligaciones que cumplir para determinados procedimientos.

26.- Es de suma importancia, verificar los tiempos de ejecución desde que se comienza y hasta que se finaliza el procedimiento, todo esto con el propósito de captar los puntos en donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos en conjunto.

En este mismo orden, se deberá tomar en consideración los volúmenes de trabajo, la frecuencia con que se repiten estos y estar en posibilidad de establecer una simplificación administrativa.

27.- El Manual de Procedimientos deberá contener la descripción de los procedimientos de toda la Dependencia, Unidad Administrativa o Entidad Municipal, así como de las actividades que deberán realizarse hasta el nivel de mandos operativos; obligándose a incluir en dicho manual todos los procesos, procedimientos, acciones y/o actividades que sean sustantivos para la operación y prestación de servicios de las dependencias de la Administración Pública Municipal.

28.- El Manual de Procedimientos deberá contener los siguientes rubros:

A) Portada

B) Índice

C) Introducción

D) Marco Jurídico

E) Políticas y Lineamientos Generales

F) Inventario de Procedimientos

G) Descripción de Procedimientos

29.- En la elaboración de los Diagramas de Flujo del Manual de Procedimientos se utilizará la simbología autorizada en los presentes lineamientos, misma que está basada de los símbolos básicos comúnmente aprobados y utilizados a nivel internacional; para su fácil referencia se detallan en el apartado de Anexos Complementarios.

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30.- Para efectos de mayor comprensión se describirán los apartados del Manual de Procedimientos anteriormente mencionados, como a continuación se detallan:

Políticas y Lineamientos Generales.- En este punto se elaboran las normas de carácter general que orientan a la toma de decisiones en cuanto a las actividades y funciones que habrán de llevarse a cabo, estableciendo términos, límites y características en relación a los procedimientos o la forma de llevarlos a cabo.

Inventario de Procedimientos.- El Manual de Procedimientos contendrá obligatoriamente con un Inventario de Procedimientos, en el cuál se deberán contemplar todos los procedimientos que integran el manual; así mismo, se subdividirá conforme a las Direcciones de Área y Unidades Administrativas que lo lleven a cabo, de tal manera que sea más fácil su localización.

Descripción de Procedimientos.- Este rubro comprende los siguientes puntos:

1. Objetivo.- Este apartado se refiere a expresar el objetivo que se pretende alcanzar mediante la aplicación sistemática del procedimiento o instructivo (cuando aplique).

2. Alcance.- En esta sección se deberá identificar el campo de acción y/o aplicación, así como los límites dentro de los que operará el procedimiento o instructivo. En ocasiones puede referirse a personas y no es limitativo a un solo tipo.

3. Responsabilidad.- En este capítulo se deberá indicar los puestos en los cuales recaen las principales responsabilidades sobre la aplicación del procedimiento o instructivo, definiendo esas responsabilidades.

4. Definiciones.- En esta sección se listarán las siglas, términos técnicos o conceptos especializados que por su connotación específica sean utilizados en dicho documento, debiendo expresar su significado de manera clara y puntual para ser comprendido en futuras referencias y se proceda a la correcta aplicación del procedimiento o instructivo.

5. Descripción de Actividades.- Este rubro es la esencia del documento, en el que se deberán describir, en forma comprensible, y con el grado de detalle suficiente para que las personas que vayan a aplicar dicho documento puedan entenderlo y aplicar de manera adecuada las actividades que conforman el procedimiento o instructivo, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse, indicando las responsabilidades específicas y explicando las relaciones existentes con otras actividades. Se deberá indicar también, dentro de la secuencia de actividades, aquellas referentes a la creación de registros debiendo generarse, como mínimo (si aplica) un registro relativo a la aplicación del procedimiento y cuando se requiera, otro u otros registros relativos a los resultados obtenidos por la aplicación del procedimiento o instructivo. También deben considerarse la planeación, control, seguimiento y evaluación de las actividades contenidas en el procedimiento.

6. Referencia a documentos relacionados.- En este capítulo se deben listar las fuentes de información que puedan ser requeridas de consultar, conocer o aplicar, a fin de poder aplicar correctamente el procedimiento o instructivos (normas, leyes, reglamentos, códigos, etc.), documentos (Manuales, Procedimientos o Instructivos), registro o publicaciones que pueden ayudar en la definición del procedimiento central.

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7. Registros.- En este capítulo se deben listar o describir los formatos, diagramas de flujo u otros documentos, derivados del procedimiento o instructivo, que deberán utilizarse para registrar la información o resultados obtenidos durante la aplicación del procedimiento, instructivo y/o desarrollo de la actividad. Cuando se requiera incorporar información adicional relevante para la aplicación del procedimiento o instructivo, podrán utilizarse apéndices y deben escribirse en este campo con el número correspondiente de anexo y seguido del nombre entre comillas del formato, diagrama, suplemento, tabla, etc., que sea generado del procedimiento o instructivo.

8. Historial del documento- Indica la versión anterior y actual del documento, la razón de la modificación y la fecha de la última modificación.

Nota: Cabe mencionar que la numeración de los anteriores puntos se representan como está definido en los formatos integrados en el apartado de Anexos Complementarios de éste lineamiento.

31.- Para efectos de desarrollar homogéneamente los Manuales de Organización y Procedimientos se utilizará la tipografía y Formatos que obran en el apartado de Anexos Complementarios de los presentes lineamientos. Los formatos tienen como objeto orientar, instruir y facilitar a los Titulares y Enlaces de las Dependencias, Unidades Administrativas y/o Entidades Municipales sobre la elaboración, integración y validación de los Manuales de Organización y Procedimientos.

XII.- RESPONSABILIDADES, FALTAS Y SANCIONES

32.- El IMDAI, es la autoridad competente en materia de validación de Manuales de Organización y Procedimientos, así como para vigilar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones contempladas en los presentes lineamientos, dar el seguimiento correspondiente a las observaciones realizadas y en caso de que las mismas no sean solventadas a través de la “Comisión Disciplinaria del Comité para la Integración de los Manuales de Organización y Procedimientos del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo”, proceder a presentar la correspondiente denuncia ante la Contraloría Municipal, en cuyo caso la comisión deberá remitirle al órgano de control los elementos indiciarios que permitan iniciar el procedimiento correspondiente, resolver y sancionar en su caso el incumplimiento que alguien haga a alguna disposición legal.

33.- Los Servidores Públicos que incurran en alguna acción u omisión que contravenga alguna de las obligaciones descritas en los presentes Lineamientos, se harán acreedores a las sanciones de índole administrativo que dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos en el Estado de Quintana Roo y demás ordenamientos aplicables, sin perjuicio de que puedan derivarse otro tipo de responsabilidades

34.- El término para la aplicación de las sanciones administrativas a los servidores públicos con motivo del incumplimiento a los presentes Lineamientos prescribirá de conformidad a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.

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XIII.- ANEXOS COMPLEMENTARIOS (En este numeral solo se mencionan los anexos, los formatos de ejemplo se adjuntan al final del presente documento)

Apartado del Manual de Organización:

1. Modelo de Portada

2. Modelo de Índice

3. Organigrama General

4. Organigrama Específico

5. Formato para Descripción de Puestos

6. Verbos comunes para indicar funciones por nivel jerárquico

7. Verbos comunes para describir funciones.

Apartado del Manual de Procedimientos:

1. Modelo de Portada

2. Modelo de Índice

3. Inventario de Procedimientos

4. Formato para Procedimientos

5. Criterios, simbología y uso de la simbología

6. Criterios Generales

Se firma al margen y al calce del presente documento los que en su elaboración intervienen, para formalizar una guía oficial de apoyo y sustento en la Elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de la Administración Pública del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo, siendo los 31 días del mes de enero del 2013.

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FIRMAS

POR LA PARTE EJECUTIVA

Lic. Paul Michell Carrillo de Cáceres Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Benito Juárez

Lic. Gabriela Margarita Rodríguez Gálvez Lic. Mariana Dávila Goerner Oficial Mayor Directora del Instituto Municipal de

Desarrollo Administrativo e Innovación

Lic. Alonso de Jesús Alonzo Rodríguez Contralor Municipal

POR LA PARTE TÉCNICA - OPERATIVA

Lic. Ana Lilia Álvarez de Anda Lic. Néstor Octavio Sánchez Vanda Directora de Desarrollo Administrativo e

Innovación del IMDAI Director de Recursos Humanos

Lic. José Abraham Castillo Mendoza Lic. Oscar Rolando Sánchez Reyeros Titular de la Unidad Jurídica del IMDAI Titular de la Unidad Jurídica de la

Contraloría

Lic. Gabriel Bueno Moreno Titular de la Unidad Jurídica de Oficialía Mayor

de 42

Manual de Organización DEL INSTITUTO DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO URBANO DEL

MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ (IMPLAN)

ENERO 2014

APARTADO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1.- MODELO DE PORTADA

(Esta etiqueta es una guía, no forma parte del Formato)

MUNICIPIO DE BENITO JÚAREZ, QUINTANA ROO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE P

Página 25 de 42

Manual de Organización

DEL INSTITUTO DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO URBANO DEL MUNICIPIO DE

BENITO JUAREZ (IMPLAN)

Código: MO-XXX-XX-000 Revisión: 01 Fecha de Actualización:

Hoja: Página 2 de X

Elaboró Revisó Autorizó Validó

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

APARTADO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1b.- MODELO DE PORTADA




Página 26 de 42

ÍNDICE

Pág.

1. Presentación 3

2. Introducción 4

3. Antecedentes 5

4. Marco Jurídico 6

5. Objetivo 7

6. Misión 7

7. Visión 7

8. Valores 7

9. Organigrama General 8

10. Organigrama Específico 9

11. Inventario de Puestos

12. Descripción de Puestos

2.- MODELO DE ÍNDICE




Página 27 de 42

3.- ORGANIGRAMA GENERAL




Página 28 de 42

Elaboró Autorizó

Nombre y Puesto de quién elabora

Titular del Área

No. Tipo de Plaza

5 7 4 2 4

Confianza Sindicalizados Eventual Comisionados a otras Áreas Comisionados de otras Áreas

22 TOTAL

4.- ORGANIGRAMA ESPECÍFICO




Página 29 de 42

DESCRIPCIÓN DE PUESTO NOMBRE DEL PUESTO:

OBJETIVO: . UBICACIÓN:

Jefe inmediato: Puesto estudiado: Puestos directos:

FUNCION PRINCIPAL

FUNCIONES

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10) Las demás funciones inherentes a su puesto o las que en su caso asigne el (Jefe Superior Jerárquico).

5.- FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO




Página 30 de 42

RELACIONES INTERNAS PARA:

CON:

EXTERNAS PARA:

CON:

RESPONSABILIDAD

EN MANEJO DEL PERSONAL: EN MOBILIARIO Y EQUIPO:

DIRECTOS: (indicar solo cantidad en número)

INDIRECTOS: (indicar solo cantidad en número)

Es responsable de dar un buen uso al mobiliario y equipo asignado a su área.

EN MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Es responsable de guardar discreción de la información que genere su área.

EN MANEJO DEL PRESUPUESTO:

Es responsable de comprobar los gastos generados en la Dirección.

AUTORIDAD

AUTORIDAD:

� COMPETENCIAS LABORALES

Además de los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes, el (indicar el puesto en estudio) debe cubrir las competencias

indicadas en la Matriz de Competencias que se genere cuando la dependencia cuente con algún sistema de certificación

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: ACTITUDES:

HABILIDADES DIRECTIVAS: HABILIDADES TÉCNICAS:

HABILIDADES GENERALES:



Página 31 de 42

REQUISITOS

NIVEL ACADÉMICO: EXPERIENCIA: # años en la Administración Pública Municipal.

INDICADORES DE DESEMPEÑO

INDICADORES DE DESEMPEÑO:

� “Estoy consciente del contenido de la presente descripción de puestos y me comprometo a dar mi mejor esfuerzo para realizar las funciones, de acuerdo a estos documentos, con un alto grado de calidad, responsabilidad, honestidad y eficiencia para alcanzar los objetivos institucionales de mi área y de este H. Ayuntamiento”.

OCUPANTE ACTUAL DEL PUESTO _________________________________

(Nombre y firma del Ocupante)

FECHA DE ACTUALIZACION

DD/MM/AAAA

de 42

6.- VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES POR NIVEL JERÁRQUICO

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE ÁREA

SUPERVISIÓN DEPARTAMENTO

Organizar Coordinar Supervisar Analizar

Planear Participar Asesorar Auxiliar

Coordinar Promover Orientar Actualizar

Emitir Supervisar Activar Conservar

Instituir Emitir Investigar Clasificar

Establecer Regular Participar Determinar

Dictar Articular Proponer Desarrollar

Promover Autorizar Recabar Difundir

Autorizar Ratificar Reportar Elaborar

Evaluar Avalar Tramitar Integrar

Proponer Ajustar Investigar

Reglamentar Proponer

Controlar Informar

Sancionar Recopilar

Aprobar Gestionar

Implantar

Atender

Vigilar

de 42

7.- VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES

Acreditar Certificar Contribuir Distribuir Fijar Manejar Proyectar

Actualizar Clasificar Controlar Divulgar Fincar Mantener Publicar

Adecuar Coadyuvar Convocar Documentar Fomentar Marcar Realizar

Administrar Codificar Cuantificar Efectuar Formular Notificador Recabar

Analizar Colaborar Definir Ejecutar Fundamentar Observar Recibir

Aplicar Compatibilizar Depurar Ejercer Generar Obtener Recopilar

Apoyar Compilar Desahogar Elaborar Gestionar Operar Representar

Asegurar Comprobar Desarrollar Emitir Globalizar Opinar Requerir

Asignar Comunicar Designar Emplazar Grabar Orientar Resolver

Atender Concentrar Detectar Entablar Hacer Otorgar Sancionar

Autorizar Conciliar Determinar Enterar Identificar Participar Seleccionar

Canalizar Conducir Diagnosticar Enviar Impartir Planear Sistematizar

Capacitar Conformar Dictar Establecer Implantar Practicar Solicitar

Captar Conservar Difundir Estimar Informar Preparar Sugerir

Capturar Consolidar Diseñar Estudiar Inscribir Prestar Suministrar

Contratar Disponer Expedir Inspeccionar Prever Tramitar

Instruir Procesar Turnar

Integrar Producir Validar

Programar Valorar

Promover Verificar

de 42

Manual de Procedimientos DEL INSTITUTO DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO URBANO DEL

MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ (IMPLAN)

ENERO 2014

APARTADO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.- MODELO DE PORTADA


Código: MP-XXX-XX-001 Emisión: (dd/mmm/aa)


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE P

Página 35 de 42

Manual de Procedimientos

DEL INSTITUTO DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO URBANO DEL MUNICIPIO DE

BENITO JUAREZ (IMPLAN)

Código: MO-XXX-XX-000 Revisión: 01 Fecha de Actualización:

Hoja: Página 2 de X

Elaboró Revisó Autorizó Validó

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

(Nombre y Firma)

APARTADO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1b.- MODELO DE PORTADA





Página 36 de 42

ÍNDICE

Pág.

1. Introducción 3

2. Marco Jurídico 4

3. Políticas y Lineamientos Generales 5

4. Inventario de Procedimientos 6

5. Descripción de Procedimientos 7Y

2.- MODELO DE ÍNDICE





Página 37 de 42

CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA

ÚLTIMA EMISIÓN

Dirección de Desarrollo Administrativo

P-IDA-DA-001 00 Procedimiento para elaborar procedimientos. 11/16/2009

Dirección de Mejora Regulatoria

P-IDA-MR-001 00 Procedimiento para elaborar estudios de impacto regulatorio

11/06/2009

Dirección de Comunicación Interinstitucional

P-IDA-CI-001 00 Procedimiento para elaborar convenios con Dependencias de Gobierno

11/06/2009

3.-INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS





Página 38 de 42

1.0 OBJETIVO

XY. 2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a …

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1 Director de P

3.1.1 XY 3.1.2 XY

3.2 Titular de la Unidad de ... 3.2.1 X.. 3.2.2 X..

3.3 Jefe de Departamento de ...

3.3.1 XY 3.3.2 X..

4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones:

4.1 X. X..

4.2 X.

X.

5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Descripción de la Actividad

1 Interesado Solicita Y

2 Ventanilla de Atención

Revisa..

Y Y. Y.

8 Fin de Procedimiento

4.- FORMATO PARA PROCEDIMIENTOS





Página 39 de 42

6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P-XXX-XX-01 Procedimiento de …..

6.2 P-XXX-XX-01 Procedimiento de …..

7.0 REGISTROS 7.1 F-XXX-XX-01 Formato ….

7.2 D-XXX-XX-01 Diagrama de Flujo de….

8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Revisión anterior

Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de

Actualización

N/A

Original

Documento elaborado por primera vez dd/mmm/12

00

de 42

5.- CRITERIOS, SIMBOLOGÍA BÁSICA Y USO DE LA SIMBOLOGÍA

Para facilitar la comprensión de los procedimientos, se representan gráficamente a través de diagramas de flujo, cuyo objetivo es visualizar el desarrollo de las actividades en forma lógica, así como de los sujetos responsables de su ejecución.

Se sugiere utilizar los siguientes símbolos por ser los más utilizados para representar las operaciones de un procedimiento.

SÍMBOLO SIGNIFICADO

ACTIVIDAD: describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del símbolo

DOCUMENTO: representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se envíe, se reciba, se genere o salga del procedimiento.

INICIO O TERMINACIÓN DEL FLUJO: puede ser acción o lugar, se escribe dentro del símbolo la palabra “inicio o final”.

FLUJO O LÍNEA DE UNIÓN: conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisión, es decir, en una situación en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas.

SI

NO

de 42

CONECTOR DE OPERACIÓN: representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PÁGINA: representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo

ARCHIVO: representa un archivo común y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente.

NOTA: describe dentro del símbolo de manera breve alguna aclaración o instrucción dentro del procedimiento

de 42

6.- CRITERIOS GENERALES

1. Para los diagramas se deberá utilizar formato de letra: Arial normal tamaño 10, justificado

2. En cada columna se anotará el nombre de las áreas responsables que intervienen en el procedimiento, en este caso se indicarán en el mismo orden en que aparecen en el procedimiento.

3. En el símbolo de decisión la situación se escribirá dentro del símbolo de manera resumida y en forma interrogativa. La respuesta a la pregunta planteada será SI o NO y deberán escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los diferentes caminos. Ejemplo:

4. El símbolo conector de operación debe usarse para evitar cruce entre líneas del flujo o para llegar a una mejor distribución de los símbolos, conviene indicar dentro de ellos número consecutivos o letras en orden alfabético según se vayan utilizando con el fin de identificarlos fácilmente. Ejemplo:

5. El conector de página se utiliza cuando por razones de espacio, el procedimiento no cabe en una página. Se sugiere usar letras, en secuencia alfabética.

6. Cada conector debe identificarse con otro cuyo número sea el mismo (el mismo para el envío que para la recepción).

7. Por cuestiones de presentación los símbolos que se utilicen deberán ser de un mismo tamaño.

8. El símbolo “nota” se indica sobre la actividad que se quiere hacer, alguna aclaración o instrucción.

Son datos correctos?

SI

NO

A

1 1

(Salida) (Entrada)

lineamientos para la elaboraciÓn de manuales de...

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