MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Economía – Ciencia y Técnica Circular No. 06-2013 15 de agosto de 2013 “Año 55 de la Revolución” ASUNTO: Base metodológica para la planificación, monitoreo y control del presupuesto de

los Proyectos de Investigación. GENERAL: La Dirección de Economía y la Dirección de Ciencia y Técnica, han decidido

elaborar las bases metodológicas para la planificación, monitoreo y control del Presupuesto de los Proyectos de Investigación, por lo que se emite el siguiente:

PROCEDIMIENTO: Marco Político, Económico y Social. Relación del proceso de gestión financiero y económico de los Proyectos de Investigación con los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución y los objetivos de la Primera Conferencia del Partido. Lineamientos. I Modelo de Gestión Económica: L-01. Planificación socialista. L-08. Evaluación de la eficiencia.

Sistema Presupuestario. L-31. Mejor utilización de los recursos materiales, financieros. Colaboración. L 108. Se le daría cumplimiento a la inserción en el Plan de la Economía. L-109. Perfeccionar el marco legal y regulatorio … de la colaboración científica. L-110. Establecer registros económicos y estadísticos, … especialmente de los costos. L-112. Promover la colaboración …. Que canalicen recursos financieros y tecnología.

IV Política Inversionista: L-121. Se propiciarán las condiciones para el logro de una descentralización del Plan de Inversiones … V Política de Ciencia, Tecnología: L-129. Política integral de ciencia. Se crean con el documento bases para las relaciones con la industria. L-130. Reordenamiento funcional y estructural. L-131. Sostener y desarrollar los resultados.

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Economía – Ciencia y Técnica Circular No. 06-2013 Pág. No. 2 Propuestas para el diseño, notificación, monitoreo y control del Presupuesto de Proyecto.

Las estrategias que se presentan coinciden con las propuestas generales realizadas por el Área de Economía y Servicios del MINSAP, para la automatización de los sistemas económicos, por lo que resulta una vía para potenciar el trabajo en las instituciones de salud. (Alianzas estratégicas). Diseño Presupuesto de Proyecto:

Para la elaboración del presupuesto del proyecto se requerirá de la información clave que a continuación se describe:

• Para identificar los recursos que se requieren para el desarrollo de las actividades y tareas reflejadas en el proyecto, se trabajará en la descripción de las mismas y la relación de los gastos en que se incurran.

• Para que exista compatibilidad con el sistema contable, se agruparán los recursos

según se describen en el clasificador de Gastos del Sistema Nacional de Contabilidad del país, lo que garantizará desde la concepción del proyecto, la posterior inserción en el plan de la economía, el monitoreo y el control de los recursos que se adquieran y del presupuesto financiero y de gastos, los que podrán ser contabilizados y analizada la ejecución fácilmente. Es decir, se tendría la información primaria financiera y económica disponible para las salidas que se requieren según la legislación vigente.

• Hojas de cálculo imprescindibles (se podrán diseñar en Excel con hipervínculos o

utilizar sistema automatizado que se haya creado al efecto):

• Insumos materiales. Se relacionarán todos los recursos gastables que se requieren para el desarrollo de las actividades y tareas descritas. Se habilitará una columna con la descripción, la unidad de medida, la cantidad, el precio estimado (el más actualizado que se posea) y el importe (resultado de la multiplicación de la cantidad por el precio). Para el uso posterior de los controles imprescindibles, pudiera definirse que se corresponde con la hoja de trabajo de insumos materiales del sistema de costos, HT-1. Ver cuadro no. 1. Se utiliza para la contabilización las partidas y elementos materias primas y materiales.

• Gastos del Personal: Se corresponde con el tiempo que prevén dedicarle los

profesionales y técnicos al proyecto como promedio por mes. Para estimarlo se relacionarán todas las personas que participarán, el tiempo medio en % que le dedicarán lo que se multiplicará por el salario devengado promedio mensual, por 11 meses, valor al que se le calculará el 9,09%, obteniéndose como resultado el importe con cargo al proyecto en un año. Partiendo de estas cifras se calculan otros gastos de la fuerza de trabajo, los que se corresponden con el 20% de la utilización de la fuerza de trabajo, el 14% de la contribución y la prestación a la seguridad social. Se relaciona con la cuenta contable Gasto del Personal y dentro del Sistema de Costos con la Hoja de Salario, HT-2. Ver cuadro no. 2.

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Economía – Ciencia y Técnica Circular No. 06-2013 Pág. No. 3

• Servicios: Incluye todas las actividades contratadas que complementan las tareas que se describen en el proyecto, por ejemplo, impresión, capacitación, reparación y mantenimiento, seguro, entre otros. Se relacionarán también otros gastos monetarios (viáticos) y otros gastos financieros. Los gastos por concepto de agua, electricidad, teléfono o comunicaciones, se identifican por el censo que define los puntos de consumo y se le asignan valores medios en función de los % de consumo esperados. Se identifica dentro del Sistema de Costos como Hoja de Servicios. HT-3. Ver cuadro no. 3.

La depreciación de los activos fijos tangibles se registrará en función de los medios que son utilizados en el desarrollo del proyecto, tomando como referencia el tiempo de utilización y la tasa de depreciación registrada en los libros contables. Las sumatoria de los montos de los insumos materiales, salario y servicios nos brinda la información sobre los gastos directos con cargo al proyecto. Los gastos indirectos pudieran estar asociados al % medio que haya identificado el centro. Si no existieran censos de los servicios generales (agua, electricidad, comunicaciones, metros cuadrados, etc,) se asociarían a la estimación del % de estos elementos del total gasto del año. Se anexa hoja con las partidas y elementos actualizados, los que se habilitará uno para cada proyecto. Ver cuadro no. 4. Se anexan el clasificador de gastos por partidas y elementos. Anexo No. 5.

Notificación del Presupuesto del Proyecto: El plan de la economía aprobado, estará en correspondencia por principio con el presupuesto elaborado, para cada proyecto partiendo de la calidad del diseño del proyecto, la competencia de los evaluadores, la calidad de sus evaluaciones y de los decisores. De existir diferencias, se deberá desarrollar un proceso de intercambio para garantizar el impacto sobre las modificaciones para el desarrollo de las actividades científicas y repercusión financiera (financista-país). Este proceso permitirá identificar las formas que desde las directivas, se podrán reorientar las tareas y retroalimentarse las organizaciones.

Monitoreo del Plan de la Economía para el Proyecto: El Sistema Nacional de Contabilidad define cuentas, subcuentas, partidas y elementos de gastos, que permiten garantizar el registro de los hechos económicos asociados a los proyectos. La cuenta creada para este registro es la 825 Gastos de Proyectos para Unidades Presupuestadas, abierta por partidas y elementos de gastos y por Centros de Costos, al menos por proyectos.

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Economía – Ciencia y Técnica Circular No. 06-2013 Pág. No. 4 Indicaciones: 1.- Identificación de los centros de costos o al menos clasificar los proyectos para su control

diferenciado. 2.- Registrar los gastos por actividades o por centros de costos desde: ü La notificación de las compras por proyectos. ü La ubicación de los recursos en el almacén por proyectos. ü La solicitud de recursos al almacén. Extracción de los recursos por Centros de Costo ü La solicitud de los servicios ej. reparación y mantenimiento, capacitación, viáticos,

etc. ü La contabilización en la cuenta 825 por partidas y elementos y por centros de costo.

3.- Habilitar hojas de Excel con hipervínculos para cada proyecto o 4.- Implementar como primera fase el VERSAT (Sistema Automatizado Contable certificado). 5.- Implementar la herramienta que posee la Dirección de Economía para el costo por

centros identificados. Control y cierre del Proyecto. El proceso de control del presupuesto se realizará a partir de la aplicación de la Instrucción General No. 249 de fecha 23 de marzo de 2010 del MINSAP y las Res. Nos. 15 y 50 del MINCEX, las que indican las normas y procedimientos que se exigen, los informes financieros que se tienen que emitir semestralmente y finalmente se anexa la Guía de Control Interno especial para proyectos de investigación. Es importante destacar que al culminar el proyecto, se dispondrá de la información sobre el costo de la investigación, valor que podrá ser incorporado a las estadísticas sobre las inversiones en ciencia, el costo de los productos y servicios que se introducirán en la práctica y en función de evaluaciones económicas para la toma de decisiones gerenciales. Esta Circular surte efectos a partir de la fecha de emisión. Lic. Luis Danilo Tolosa Escalona Dra. Ileana Morales Suárez Director de Economía Directora de Ciencia y Técnica Vto. Bueno: MsC: Luis Fernando Navarro Martínez Viceministro . Registrado por Dictaminado Conforme: Dpto. Sistemas y Métodos MsC. Víctor Bermejo Bencomo Director Jurídico

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