UNIVERSIDAD DE CARABOBO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL

Y CONTADURÍA PÚBLICA

CAMPUS BÁRBULA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS PORCOBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A.

Autores:Goyo B., Estefani C.Oliveros B., Estela

Campus Bárbula, Agosto de 2014

UNIVERSIDAD DE CARABOBOFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIALY CONTADURÍA PÚBLICA

CAMPUS BÁRBULA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS PORCOBRAR DE LA EMPRESA DIMO, C.A.

Autores:Goyo B., Estefani C.Oliveros B., Estela

Trabajo de Grado presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Campus Bárbula, Agosto de 2014

Tutor:Freddy Colmenares

UNIVERSIDAD DE CARABOBOFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIALY CONTADURÍA PÚBLICACAMPUS BÁRBULA

CONSTANCIA DE APROBACION TRABAJO DE GRADO

N° Exp 5016Periodo: 1S-2014

Los suscritos, profesores de la Universidad de Carabobo, por medio de lapresente hacemos constar que el trabajo titulado: LINEAMIENTOS DECONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA DIMO,C.A.

Elaborado y Presentado por:GOYO ESTEFANI 19320268 CONTADURIA PUBLICAOLIVEROS ESTELA 17450663 CONTADURIA PUBLICA

Alumno(s) de esta Escuela, reúne los requisitos exigidos para su aprobación con:

Aprobado Aprobado Distinguido

Aprobado Meritorio Rechazado

JURADOS

TUTOR COORDINADOR

MIEMBRO PRINCIPAL SUPLENTE

En Valencia a los __05__días del mes de __Agosto____ del año 2014

DEDICATORIA

Le dedico este trabajo de grado primeramente a Dios por darme la

fortaleza y sabiduría para seguir adelante y afrontar todos los obstáculos con

madures y humildad.

A mi madre (Elizabeth) aun cuando no me dio la vida con su amor,

dedicación se esforzó para hacer de mí una persona de bien y sus oo

raciones para que alcanzara todas mis metas, eres lo más importante en mi

vida y doy gracias a dios haberme dado la dicha de que me tocaras como la

mejor madre de este mundo, te amo mucho mami.

A ti papá aunque no llevo tu sangre, eso no fue impedimento para que me

demostraras tu amor en los poquitos años que estuviste con nosotros y se

que hoy desde el cielo estas orgulloso de mi.

A mi novio por su apoyo incondicional, por estar en todos los momentos

importantes de mi vida.

A mi amiga Kenia eres la hermana que me regalo la vida, este logro

también es tuyo aun en la distancia siempre me has apoyado con tus

palabras de aliento para seguir adelante y no decaer ante los obstáculos,

amiga te quiero mucho.

Estefani C. Goyo B.

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este logro en mi vida, a Dios primeramente porque

siempre ha estado a mi lado, nunca me ha abandonado y me has hecho

sentir tu misericordia, Jehová Dios gracias por toda la fortaleza que me has

dado.

A mis padres, que me dieron la vida y siempre han estado dándome

fuerza en los momentos más débiles y difíciles de mi vida, aquellos padres

maravillosos que viven día a día orgullosos de todos mis triunfo así como

también viven dándole gracias a Dios por toda la fortaleza que me ha dado y

la dicha que le ha dado a ellos para verme cumplir esta meta en mi vida.

Gracias papi y mami los amo sin ustedes esto no sería posible.

A mi esposo, que en todo momento ha estado a mi lado apoyándome y

dándome fuerzas cuando todo se veía más difícil, gracias esposo por tanto

apoyo y consideración que has tenido a lo largo de mi carrera te amo.

A mis hijos, mis dos grandes milagros que me llenan de fuerza todos los

días cada vez que me levanto y los veo me recuerdan la grandeza de Dios

porque ellos son el vivo ejemplo de que los milagros existen y de que Dios

nunca me ha abandonado, son mi mayor tesoro hijos los amo.

Hermanas a ustedes también les dedico este logro porque siempre han

estado a mi lado apoyándome en las buenas y en las malas siempre han

estado dando fuerza y me han llevado de la mano cuando lo he necesitado.

Estela del V. Oliveros B.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por darme vida para alcanzar todas las metas que he

trazado en mi vida, gracias porque aun en las peores circunstancias nunca

me has abandonado y gracias por permitirme compartir este logro con mi

familia.

Gracias mamá por darme la vida y por orientarme y junto de tu mano

transitar todos estos años, me has dado fuerzas con las mías han bajado,

has secado mis lágrimas cuando las he derramado, me has levantado

cuando he caído, eres la mejor madre te amo, gracias por nunca rendirte y

sobre todo no permitir que yo lo hiciera, gracias por nunca dejarme sola.

Gracias papá desde el cielo me has dado la fortaleza para seguir

adelante. Te extraño.

Gracias novio hermoso tu apoyo ha sido fundamental, gracias por

comprender el tiempo ausente, por tus palabras de aliento cuando las cosas

no salían como queríamos y por siempre estar allí incondicional, te amo.

Adicional gradezco a todas las personas que aun sin saberlo han

influenciado y dejado una huella para hacer este logro posible, familia y

amigos, en especial estela compañera de este proyecto ambas nos hemos

apoyado incondicional y trasparente, cuando una no podía la otra estaba ahí

apoyándola y entre las dos buscando la mejor forma de que todo saliera de

la mejor manera, gracias estoy segura que no pude elegir mejor compañera.

Estefani C. Goyo B.

xi

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por darme la sabiduría e iluminarme todos los caminos

cada vez que lo he necesitado, gracias por darme la dicha de disfrutar este

logro junto a mis padres, mi esposo e hijos y toda mi familia.

Gracias Madre por darme la vida y por orientarme y darme las fuerzas,

has sido una excelente madre te adoro, a ti papi hermoso eres el más

maravilloso del mundo gracias por estar siempre a mi lado y apoyándome

siempre, gracias a los dos por ser mis padres y por disfrutar esta dicha

conmigo.

Gracias esposo e hijos que me han apoyado incondicionalmente, han

sabido entender cuando no he podido atenderlos porque estoy estudiando,

han comprendido que esta meta también es por ustedes.

Gracias a ustedes hermanas tengo mucho que agradecerles porque

siempre han estado conmigo apoyándome, sobre todo tu Olí que aparte de

mi hermana mayor has sido una madre conmigo me has cuidado y educado

cuando lo he necesitado, gracias a las tres.

De igual forma agradezco a todas esas personas que de una u otra

manera han aportado su granito de arena para hacer este logro posible,

entre ellos mi suegra que me apoyo en muchas ocasiones, tu Estefany que

me has dado un apoyo incondicional y trasparente siempre has estado ahí

cuando lo he necesitado no solo para estudiar sino también para escucharme

cuando lo he necesitado gracias ami.

Estela Del V. Oliveros B.

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LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAEMPRESA DIMO, C.A.

Autoras: Goyo, Estefani y Oliveros, EstelaTutor: Colmenares, Freddy

Fecha: Julio, 2014

RESUMEN

La presente investigación tiene como objetivo principal proponer lineamientosde control para el departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo,C.A, el estudio estuvo enmarcado en la modalidad de proyecto factible,apoyado en una investigación de campo, debido a que propone una soluciónviable a un problema practico se fundamenta en una investigación de niveldescriptivo. La población y la muestra quedó integrada por cuatro personasdel departamento de Cuentas por Cobrar. La técnica de recolección de datosfue la encuesta, aplicada con un cuestionario elaborado por 15 ítems conrespuestas dicotómicas (Escala sí - no). El instrumento fue validadomediante un juicio de expertos. Una vez aplicada las técnicas e instrumentosde recolección de información se procedió a presentar el análisis einterpretación de los resultados obtenidos mediante tablas de frecuencia ygraficos de torta, así como su respectiva interpretación, cuyos datospermitieron concluir que en la empresa Dimo, C.A, aunque se han definidopolíticas para el otorgamiento de créditos, y todo el personal tieneconocimiento de las mismas, éstas no son cumplidas cabalmente en eldepartamento, lo que disminuye la calidad y eficiencia de los procesos queen éste se llevan, debido a que no lleva un estricto control de losdocumentos y condiciones del cliente para el otorgamiento de créditos,adicional a esto no se realizan análisis de vencimiento y aún en condicionesde clientes morosos reciben los créditos a riesgo de cuentas incobrables.

Palabras Clave: Lineamientos, control, segregación de funciones, cuentaspor cobrar.

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CONTROL GUIDELINES IN ACCOUNTS RECEIVABLE COMPANY DIMO, C.A.

Authors: Goyo, Estefani y Oliveros, EstelaTutor: Colmenares, Freddy

Date: July, 2014

SUMMARY

This research's main objective is to propose guidelines for the control ofaccounts receivable department of the company Dimo, CA, the study wasframed in the form of feasible project, supported in field research because itproposes a viable solution to a practical problem is based on a descriptivelevel research. The population and the sample was composed of fourdepartment Accounts Receivable. The technique of data collection was thesurvey, conducted with a questionnaire prepared by 15 items withdichotomous responses (Rank yes - no). The instrument was validatedthrough expert judgment. Once applied the techniques and tools of datacollection proceeded to present the analysis and interpretation of resultsobtained using frequency tables and pie graphs, and their respectiveinterpretation, the data led to the conclusion that the company Dimo, CA,although defined policies for granting credit, and all staff are aware of them,they are not fully met in the department, which decreases the quality andefficiency of processes that it takes, because it does not carry a strictdocument control and customer conditions for lending, further to this nomaturity analysis are performed and still able to receive the loans delinquentcustomers at risk of uncollectible accounts.

Keywords: guidelines, control, segregation of duties, accounts receivable.

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xiixx

xvi

ÍNDICE GENERALPág.

Dedicatoria vAgradecimiento viiResumen ixFormato de Postulación Tutorial xiControl de Etapas del Trabajo de Grado xiiÍndice de Cuadros xixÍndice de Gráficos xxIntroducción 21

CAPITULO IEL PROBLEMA

Planteamiento del Problema 23Formulación del Problema 27Objetivos de la Investigación 27

Objetivo General 27Objetivo Específico 27

Justificación e Importancia de la Investigación 29

CAPITULO IIMARCO TEÓRICO O REFERENCIAL

Antecedentes 30Bases Teóricas 32Definición de Términos Básicos 49

xxi

CAPITULO IIIMARCO METODOLÓGICO

Tipo de Investigación 51Diseño de la Investigación 53Unidades de Estudios 54Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 56Procesamiento de Datos 59

CAPITULO IVANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

Presentación de los Resultados 61

CAPITULO VPROPUESTA

Descripción de la Propuesta 77

Conclusiones 85Recomendaciones 86Referencias Bibliográficas 88Anexos 91

xxii

ÍNDICE DE CUADROS/ TABLAS

CUADRO No. Pág.1. Características y Distribución de la Población 552. Confiabilidad de un Instrumento 583. Cuadro Técnico Metodológico 604. Misión y Visión de la Organización 625. Funciones del Área 636. Autoridad y Responsabilidad 647. Control Interno 658. Políticas de Crédito 669. Conocimiento de Políticas 6710. Autenticidad de Datos 6811. Evaluación de Créditos 6912. Parámetros de Cobranza 7013. Aplicación de Parámetros 7114. Segregación de Funciones 7215. Clientes en situación de mora 7316. Identificación de transferencias y depósitos 7417. Cheques devueltos 7518. Análisis de los saldos de cuentas por cobrar 76

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ÍNDICE DE GRÁFICOS/ FIGURAS

GRÁFICO No. pp.1. Misión y Visión de la Organización 622. Funciones del Área 633. Autoridad y Responsabilidad 644. Control Interno 655. Políticas de Crédito 666. Conocimiento de Políticas 677. Autenticidad de Datos 688. Evaluación de Créditos 699. Parámetros de Cobranza 7010. Aplicación de Parámetros 7111. Segregación de Funciones 7212. Clientes en situación de mora 7313. Identificación de transferencias y depósitos 7414. Cheques devueltos 7515. Análisis de los saldos de cuentas por cobrar 76

xxiv

INTRODUCCIÓN

Los cambios que se han producido en el entorno empresarial, han

obligado a las organizaciones a desarrollar estrategias de control que

permitan obtener resultados favorables en el desarrollo de sus operaciones.

Desde este punto de vista la administración de las empresas, deben

establecer medidas de control interno que permitan mayor eficiencia y

rentabilidad a la organización.

El tiempo ha demostrado la importancia que presenta el control interno

dentro del área administrativa y contable de las empresas principalmente

para el área de cuentas por cobrar, ya que este le permite obtener

información veraz, oportuna y totalmente confiable. De tal manera, que en

los actuales momentos el control de existencia de los registros y cualquier

operación de la empresa es un aspecto necesario para el área de cuentas

por cobrar sea exitosa.

En este sentido se hace fundamental que las empresas modernas, sobre

todo en una economía tan inestable como la venezolana, se establezcan

lineamientos para el mejoramiento y el control contable de las cuentas por

cobrar que propicien la eficiencia de las gestiones en general y

administrativas, y que genere el fortalecimiento institucional de la empresa.

De acuerdo a esto la presente investigación se propone los lineamientos

de control de las cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, ubicada en

Valencia Edo. Carabobo. Para el análisis de esta investigación se revisaron

las distintas fuentes de información sobre el tema, se empleó la técnica de

instrumento de recolección de datos, basado en una entrevista no

estructurada y el cuestionario el estudio reúne características de proyecto

factible, ya que se propone una solución viable a un problema práctico para

satisfacer las necesidades y expectativas de Dimo, C.A en materia de control

para el área de cuentas por cobrar. Es de señalar, que este trabajo se

estructuró en seis (5) capítulos, los cuales se describen a continuación:

Capítulo I: contiene la exposición de la situación problemática enmarcada en

el planteamiento de problema, los objetivos de la investigación y las razones

básicas que llevaron a las investigadoras a programar el estudio descrito en

la justificación.

Capítulo II: Este representa el marco teórico, en el cual describe los

antecedentes de la investigación, seguidamente se presenta la

fundamentación teórica y la Operacionalización de las variables.

Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el que se describen el

tipo y diseño de la investigación, la población y la muestra, las técnicas e

instrumentos de recolección datos, la validez del instrumento.

Capítulo IV: Se presentan y se analizan los resultados obtenidos, que

permitieron el desarrollo de la propuesta planteada.

Capítulo V: La propuesta que se le plantea a la empresa implementar de

lineamientos indicando la justificación de la propuesta y factibilidad de la

misma.

Conclusiones Generales y Recomendaciones. Además, se relacionan las

referencias bibliográficas, definición de términos y los anexos.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

A lo largo de la vida, el ser humano se ve envuelto en una serie de

organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito

alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a

través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el

sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los

miembros de una organización para lograr captar sus objetivos. La

administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.

Posee cuatros funciones específicas que son: planificación, organización,

dirección y control; estas en conjuntos se conocen como proceso

administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben

realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los

recursos.

A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las

empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o

negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos

respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas

desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar

constituyendo hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios,

son dinero esperando a ser tomado, además es el activo de mayor

disponibilidad después del efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia del

inventario estas no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje traslado

y colocación con los clientes. Fue de este modo que apareció el principio

clásico de División del trabajo, luego la fijación de responsabilidades y

también haciendo responsable a cada empleado de todo el proceso de

entradas y salidas (cargo y descargo) y de otros principios de Control Interno

que fueron surgiendo.

Antiguamente, los propietarios o dueños de empresas, entidades,

incluyendo gobiernos, personas naturales o jurídicas responsabilizaban a los

contadores o a los encargados de llevar la Contabilidad de todo lo relativo al

control interno, es decir, que las diferentes instancias direccionales se

desentendían, generalmente hablando, de dicho control. Esa visión, que

algunos han tildado de incorrecta, que se tenía del Sistema de Control

Interno desde los siglos XIV hasta varias décadas del siglo XX ha ido

evolucionando dentro del marco de la filosofía de administración y control de

empresas.

En la actualidad, el lineamiento de control interno, en el Marco

Internacional presenta un panorama muy diferente. Dada la importancia del

Sistema COSO una sigla cuyo nombre completo es COMMITTEE of

SPONSORING ORGANIZATIONS of the TREADWAY COMMISSION y su

objetivo es guiar a los gerentes, a los directores y Comité de Auditoría

(control) que desean mejorar su compresión acerca de su Control Interno y

su efectividad. COSO es una iniciativa del sector privado (EEUU) establecida

en 1985 por Asociaciones Profesionales Contables y Financieros.

En los Estados Unidos en el año 1986, el sector privado había

desarrollado diversos sistemas de control, sin embargo el éxito de estos

había sido parcial, ya que en algunas organizaciones la aplicación de estos

permitía mejores resultados empresariales, pero al aplicarlos a otras

entidades los resultados no eran los mismos, de hecho no existía un modelo

que de alguna manera pudiese augurar un nivel razonable de éxito para

todas estas organizaciones. De esta manera se generó por dicho sector la

iniciativa de financiar un trabajo de diversas instituciones para la búsqueda

de las mejores prácticas en aras de sistematizar un modelo universal de

control interno. Como se había señalado, el Trabajo o Informe lo centró la

National Commissionon Financial Report Treadway Commission (COSO).

La industria venezolana ha asumido el reto de plantearse cambios

estructurales y sistemáticos profundos en todas y en cada una de las áreas

organizacionales trayendo esto como consecuencia el perjuicio y la

disminución de su capital. Por tal razón hoy día, muchas de las empresas

venezolanas acarrean consecuencias gracias a los grandes cambios que han

tenido los sectores económicos ya que se han visto en la obligación de

adaptarse a las condiciones predominantes del país. La desaparición de

muchas de las empresas que no han tenido éxito en este proceso de

adaptación la cual se deriva de la falta de conocimientos a la hora gerencial.

Los procesos administrativos son la esencia que da vida a las

organizaciones, algunas de las empresas que cerraron sus puertas lo

hicieron por falta de conocimiento sobre el control interno en las áreas

administrativas y gerenciales, descontroles internos en el departamento de

cobranza que trae como consecuencias retraso en el cobro y en la

contabilidad de la empresa.

En el caso de Venezuela, los sistemas de control, han adquirido gran

aceptación, tanto en las grandes, medianas y pequeñas industrias, tanto

privadas como gubernamentales. Por supuesto, en Venezuela, como un país

petrolero la inversión extranjera siempre ha sido uno de los beneficios para

su desarrollo y crecimiento económico. Muchas, de esas grandes empresas,

la mayoría de ellas extranjeras, de influencia norteamericana, traen consigo

políticas de control que se han erradicado y expandido a través de toda la

actividad administrativa y financiera por las cuales se rigen la mayoría de las

organizaciones de este país.

No obstante, cabe señalar que existe una gran brecha entre el plano ideal

y el real, aunque ya están establecidos y publicados, en documentos

gubernamentales y/o gacetas, los criterios y estatutos de control por los

cuales debe operar una empresa. Dentro de la realidad se puede observar

que en el plano laboral, aún existen innumerables deficiencias en los

procedimientos administrativos y lineamientos de control interno de muchas

empresas, sobre todo en aquellas de índole gubernamental.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, en la empresa Dimo, C.A,

ubicada en Valencia, estado Carabobo dedicada a la venta al mayor y detal

de materiales de construcción y de ferretería en general, se presenta una

situación administrativa de peculiar importancia, en el área cuentas por

cobrar quien se encarga de la contabilización oportuna y veraz de la

cobranza de clientes, gestiones de cobro y otorgamientos de crédito.

Cabe destacar que no existen los lineamientos y políticas necesarias

para desempeñar cada una de las funciones de manera eficiente, y así

tener control sobre la gestión de cobranza debido a que se genera retraso

del mismo, como el cobro de las facturas emitidas a los clientes, así como

también la falta de direccionamiento y estatutos para realizar el

procedimiento de otorgamiento de créditos, ya que estos son asignados por

la autorización verbal del dueño de la empresa.

En consecuencia la no aplicación de estos lineamientos y políticas en las

cuentas por cobrar representa un grave problema para la empresa, ya que

impide que se obtenga a tiempo los ingresos correspondientes a su actividad

principal que son las ventas, por lo tanto se puede afirmar que un

departamento que no aplique controles internos adecuados, corre el riesgo

de tener desviaciones en sus operaciones y por supuesto las decisiones

tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar

al mismo a una crisis operativa.

Formulación del problema

Ante esta situación, surge en los investigadores la siguiente interrogante:

¿Qué beneficios administrativos y financieros le generara a la empresa

Dimo, C.A, la implementación de lineamientos de control en el

departamento de cuentas por cobrar?

Objetivos de la Investigación

General

Proponer lineamientos de control para el departamento de cuentas por

cobrar de la empresa Dimo, C.A.

Específicos

• Conocer las funciones de cada uno de los integrantes del

departamento de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A.

• Describir el Sistema de Control Interno por el cual opera el

Departamento Cuentas por Cobrar de la empresa Dimo, C.A

• Crear Lineamientos de Control que mejore el funcionamiento del

Departamento Cuentas por Cobrar

Justificación

Los lineamientos de Control se enfocan en evaluar y corregir el

desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los

objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. Según Daft

R, (2007), de aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control,

pues es solo a través de esta función que se logra precisar si lo realizado se

ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los

responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a

posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en

parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para

determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido

alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para

que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el Sistema de Control la última de las funciones del

proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer

retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño

planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la

función de control puede afectar el proceso de planeación.

Los lineamientos de Control es un elemento muy importante dentro de

cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber

si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la

empresa. Solo a través de esta función se pueden precisar los errores,

identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se

encuentre encaminada de manera correcta.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación

Según Sabino (2000:31), “los antecedentes de una investigación

conforman el origen de estudio y se exponen de manera resumida algunos

trabajos realizados por otros autores que abordan el mismo objeto de estudio

y efectúan un trabajo de investigación similar. Es por ello, que dentro de este

estudio se describen brevemente tres trabajos de investigación en los cuales

sus autores plantean propuestas vinculadas a los sistemas de controles

administrativos, estrategias o lineamientos para el mejoramiento operativo de

las cuentas por cobrar.

Por su parte, Moronta, Carlos (2013), realizaron un trabajo de grado

intitulado: “Lineamientos para Optimizar el Sistema Control Interno en el

Departamento de Cobranza de la Empresa Francisco Anzola Sánchez S.A”,

ubicada en San Diego Estado Carabobo, presentado en la Universidad José

Antonio Paéz para optar al título de Licenciado en Administración de

Empresas, el cual tiene como propósito proponer lineamientos para optimizar

el departamento de cobranzas de la empresa mencionada.

En el aspecto metodológico se basa en una investigación de campo, tipo

descriptivo y documental, siendo su modalidad de proyecto factible. Concluyo

que en el diseño estructural de la investigación se determinó la necesidad

que mejore la organización del departamento de cobranza y sus funciones

administrativas para alcanzar el éxito esperado, este estudio comprende la

descripción, registro, análisis e interpretación de los datos e informaciones

actuales de la empresa.

Este antecedente guarda una estrecha relación con esta investigación

dado que su propuesta consiste en lineamientos que optimicen el control

interno dentro del departamento de cobranza de una empresa. Como se

puede evidenciar, dentro de este antecedente se analizan y plantean

estrategias para un mejor funcionamiento al departamento, tal cual como se

plantea dentro de este trabajo de investigación.

Por otra parte, Ortega G. y Puerto S. (2013), desarrollaron un trabajo de

investigación que lleva por título: “Lineamientos para Optimizar el Control

Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Vene-frenos, C.A”, ubicado

en San Diego, estado Carabobo, presentado en la Universidad José Antonio

Paéz, para optar al título de Licenciadas en Contaduría Pública, esta

investigación tiene por objetivo proponer lineamientos administrativos que

mejoren el funcionamiento de las cuentas por cobrar de Vene-frenos, C.A.

Es por ello que dicha investigación es de campo, tipo descriptivo y

documental, y se trata como proyecto factible, ya que requiere aplicar

lineamientos óptimos que se adapten a los procedimientos administrativos

contables para mejorar el control interno y garantice efectividad en los

procesos de registros de cuentas por cobrar esto hacia el mejoramiento

continuo la imagen de Vene-frenos. Este antecedente guarda una estrecha

relación con esta investigación ya que se pueden tomar en consideración los

controles y lineamientos que permiten un proceso efectivo de Cobranza.

En este mismo sentido Guevara y Villadiego (2010), desarrollaron un

trabajo de grado, que lleva por título: “Planificación estratégica para optimizar

el proceso de cuentas por cobrar en la empresa Súper Repuestos Diesel,

C.A”, el cual fue presentado en la Universidad de Carabobo para optar al

título de Licenciadas en Contaduría Pública. Este trabajo de investigación

tiene como propósito proponer un plan estratégico que permita optimizar el

proceso de cuentas por cobrar dentro de la empresa Diesel.

Esta investigación arrojó como resultado que la empresa Súper

Repuestos Diesel, C.A”, no maneja normas y manuales de procedimientos

que permitan definir sus funciones contables y administrativas, limitaciones

en la toma de decisiones por falta de coordinación y dirección. El trabajo

estuvo apoyado en una investigación de tipo descriptiva, enfocada bajo la

modalidad de proyecto factible y una metodología investigación de campo.

En fin, la relación que guarda este antecedente con el presente trabajo de

investigación es que se puntualiza la relevancia que tiene el control de las

operaciones administrativas para el buen funcionamiento de una

organización, sin olvidar la aplicación de estrategias y procedimientos como

alternativas para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar.

Bases Teóricas

Este aspecto juega un papel fundamental dentro de la investigación dado

que además de brindar un soporte teórico al estudio, le ofrece credibilidad y

objetividad, además les permite a los investigadores manejar información

sólida y confiable sobre la temática abordada al momento de analizar los

resultados. Según, Arias (2006:106), “Las Bases Teóricas implican un

desarrollo amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto

de vista o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema

planteado.”

Sistema de Control Administrativo

Definición

Toda organización o empresa requiere para su buen desempeño

administrativo, un sistema de control bien diseñado, que le ayude a coordinar

el proceso de toma de decisiones y que motive a los individuos que laboran

dentro de la Organización, actuar de manera concentrada. Al respecto,

Horngren C, Foster G, y Datar S, (2007: 9), definen al sistema de control

administrativo como “un medio para recopilar y utilizar información a fin de

ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una

organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados”.

Cabe señalar, que el Sistema de Control Administrativo, le permite a una

organización o empresa ejecutar con mayor precisión sus metas

organizacionales, puesto que le permite a la gerencia coordinar, supervisar y

dirigir las funciones de cada uno de los departamentos de la empresa. Por

ello, Horngren C, y Sundem G, (2001:36), afirman que el Control

Administrativo “es una integración lógica de las herramientas de contabilidad

administrativa para reunir y reportar los datos y para evaluar el desempeño”,

es decir, a nivel organizacional, el Control Administrativo, le permite a la

gerencia conocer los procedimientos, normas y lineamientos por los cuales

debe regirse cada área y a su vez, evaluar si los resultados obtenidos están

conforme a lo esperado.

Al respecto, Daft R, (2007:7), señala que los sistemas de control

administrativos, se consideran como: “las rutinas Formales, los reportes y los

procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones

en las actividades organizacionales ”.En pocas palabras, la gerencia de la

empresa tiene la oportunidad de poder manejar la información real, efectiva

y oportuna de cada área o departamento, detectar si hubo fallas en el

procedimiento y a través de la toma de decisiones resolver la problemática o

necesidad detectada, logrando de esta manera que la Organización no se

vea afectada, administrativa y financieramente.

Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la

situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Requisitos de un buen control

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar

errores de planeación, organización o dirección.

• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar

errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de

planeación, organización o dirección.

El control es de vital importancia, ya que este establece medidas para

corregir las actividades, de tal modo que se alcancen los planes

exitosamente; el control se emplea para crear mejor calidad, enfrentar el

cambio, producir ciclos más rápidos, agregar valor y facilitar la delegación y

el trabajo en equipo.

De acuerdo a esto se puede decir que el control se basa en la ejecución

de las siguientes actividades:

• Planear y organizar: Los objetivos son los programas que desea lograr

la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace

necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y

cómo.

• Hacer: colocar en práctica lo planificado de acuerdo a la consecución

de los objetivos, de allí se genera la información que proporciona

detalles de lo realizado, es decir, se va a esclarecer cuáles son los

hechos reales, la información debe ser clara, práctica y actualizada al

evaluar, dicha información debe ser clara, práctica y actualizada al

evaluar.

• Evaluar: es la interpretación y comparación de la información obtenida

con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué

medidas deben ser necesarias tomar.

• La mejora: es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

De acuerdo a Chiavenato, I. (2005) las características de la función de

control son:

• Recoger información que mida el desempeño reciente dentro de la

organización.

• Comparar el desempeño actual con desempeños estándares

preestablecidos.

• De esa comparación, se determina si la organización debería

modificarse para cumplir con los estándares preestablecidos.

Tipos de Control

Según Bittel, R. (2002) los tipos de control son los siguientes:

Control para Fomentar el Avance

Este tipo de control previene los problemas por anticipado, es decir, se

realiza antes de la actividad real, es dirigido al futuro. Los mismos son

precisos debido a que permiten evitar problemas en lugar de tener que

corregirlos después, sin embargo, estos controles requieren tiempo e

información oportuna que muchas veces no son entendibles para

desarrollarla.

Control Concurrente

Se lleva a cabo mientras la actividad está en proceso, permitiendo

corregir los problemas antes de que se tornen demasiados costosos. La

forma mejor conocida de este control es la supervisión directa, a través del

mismo se puede supervisar las acciones de un empleado de manera directa;

así como también, verificar de manera concurrente las actividades y corregir

los problemas que puedan presentarse aunque se da cierto retraso entre la

actividad y la respuesta correctiva, la demora es mínima.

Control de Retroalimentación

Se lleva a cabo después de la acción, su principal inconveniente está en

el momento en que llega la inflación ya que el daño está hecho. De igual

forma, debe señalar que la retroalimentación tiene dos ventajas sobre el

control de fomento al avance y el concurrente, primero la retroalimentación

ofrece información significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de

planeación, si la retroalimentación señala poca variación entre el desempeño

planeado y el real, es evidencia de que la planeación en general estaba

sobre el objetivo, segundo el control de la retroalimentación puede mejorar la

motivación de los empleados.

Funciones del Control

La fase de control es considerada como una función crítica del proceso

administrativo, ya que a través del control, se logran detectar las posibles

fallas que se hayan podido cometer en las fases previas de planificación,

organización y dirección. Es el control quien se encarga de medir resultados

y logros, comparándolos con las metas trazadas.

Es un proceso que verifica el rendimiento durante su comparación con los

estándares establecidos. Se da simultáneamente con las otras funciones de

un sistema y está íntimamente relacionado con el planeamiento, pero actúa

sobre las actividades de la empresa.

Etapas del Proceso de Control

De acuerdo con Stephen, P. (2005), las tres etapas principales del proceso

de control son las siguientes:

• Medición: los gerentes deben estar al tanto del desempeño real de la

empresa, y para ello se debe contar con la información, la cual obtiene

mediante observaciones personales, por informes estadísticos, orales

o escritos.

• Comparación: después que los directores han tomado la medida del

rendimiento organizacional, se compara esta medida con algún

estándar de rendimiento, el cual consiste en el nivel de actividad que

sirve como parámetro de evaluación del rendimiento organizacional.

• Las medidas Administrativas: luego de medir el rendimiento real y

compararlo con los estándares de rendimientos establecidos, se

procede a tomar medidas correctivas de ser necesario. Una acción

correctiva es la actividad gerencial cuyo objetivo es elevar el

rendimiento organizacional al nivel de los estándares de rendimiento.

Procedimientos Contables

Según Catacora (2009), Procedimientos contables “son todos aquellos

proceso, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de

las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de

contabilidad”.

Posibles procedimientos contables que se pueden utilizar para el registro

de las cuentas por cobrar.

• Registro de Facturación• Valuación de las cuentas por cobrar.

Las empresas conceden créditos a fin de aumentar las ventas, sin

embargo es frecuente que se concentren en este objetivo y pierdan de vista

los costos vinculados con las decisiones de concesión de crédito. Las ventas

a crédito con frecuencia generan la necesidad de crear un departamento

para:

• Investigar los antecedentes de crédito del cliente.• Aprobar la concesión de crédito a los clientes.• Intentar el cobro de cuentas vencidas.

Cuentas por cobrar

Chillida, H. (1999: 110), manifiesta que las cuentas por cobrar “son las

ventas del ejercicio todavía pendientes al cobro”. Cabe señalar que éstas son

activos relativamente líquidos que generalmente se convierten en efectivo en

un espacio de treinta (30) a sesenta (60) días.

En este sentido se toma en consideración la antigüedad de cuentas por

cobrar, la cual consiste en el análisis de los débitos que integran cada uno de

los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la

fecha de vencimiento. Este análisis se utiliza como auxiliar en la

determinación de saldos vencidos y de dudosa recuperación.

Origen de las cuentas por Cobrar

Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por

Cobrar:

• A cargo de clientes.• A cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a

cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o

prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma.

En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por

cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo

con su importancia, las cuentas a cargo de compañías tenedoras,

subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por

separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente

tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad.

La administración de las cuentas por cobrar es parte de la administración

financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos

de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis

de liquidez y ventas, a través de un manejo óptimo de variables como

políticas de crédito concedido a clientes y estrategia de cobros.

Ventajas de Registrar en Cuentas Por Cobrar

Según Quintanar (2007) Por la índole de sus operaciones, algunas

empresas tienen necesidad de expedir recibos para el cobro de

determinados renglones de ingreso. Entre ellos se encuentran:

• El cobro de rentas a los usuarios de bienes inmuebles o muebles.

• El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparación en

talleres, de auto transportes y otras máquinas; suministro de energía

eléctrica; suministro de servicio telefónico; cobro de fletes y pasajes a

grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestación de servicios

profesionales, etc.

• Cobro periódico de intereses sobre inversión de capitales a largo

plazo.

De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es un documento

más completo que el simple recibo y cuyas características y ventajas son:

• A través de ella se contabiliza el ingreso devengado, con

oportunidad, creándose paralelamente el activo correspondiente.

• Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es

una orden de cobro al cajero.

• En la mayoría de los casos se evita el llevar cuenta personal a los

deudores.

• La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal.

• El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y

elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos en

que se prestan servicios a clientes no regulares.

Objetivo de la Administración de las Cuentas por Cobrar

Según lo planteado por González (2007: 24) con respecto al objetivo que

se persigue a la administración de las cuentas por cobrar “debe ser no

solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a

las alternativas costo-beneficio que se presentan en los diferentes campos

de la administración”.

Políticas de crédito y cobranza

Las ventas a crédito que realiza una empresa puede adoptar varias

modalidades, formalidades y términos, lo que debe responder a un plan

cuidadosamente estudiado, de acuerdo con las mejores conveniencias

financieras de la empresa, con relación a su mercado de compradores y en

competencia con otras empresas que ofrecen el mismo producto. Las

políticas de crédito y los procedimientos de cobranzas mejoran la utilidad

neta, reduciendo la cancelación de cuentas por incobrables e incrementando

el flujo de efectivo y mejorando la relación con sus clientes.

Para Van, James C. y Wachowicz, John (2002) las políticas de crédito y

cobranza son:

Uno de los factores más importantes que influyen en lascuentas por cobrar de una empresa. Los directivospueden variar el nivel de cuentas por cobrar y mantenerel equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo. Reducir losestándares de crédito puede estimular la demanda, loque, a su vez, debe traducirse en mayores ventas yutilidades. No obstante implica un costo mantener lascuentas adicionales por cobrar, además de un riesgomayor de pérdidas por cuentas incobrables (p. 254).

Cobranza

La acción de exigir derechos ganados a una persona por prestación de

servicios o venta de productos y se orienta a la asesoría financiera, pues el

emisor tiene una de sus tareas enseñar al consumidor como manejar sus

deudas y a preparar presupuestos que les permiten obtener el pago de sus

préstamos. Al respecto Dora L. Hernández (2004) define la cobranza como:

El objetivo principal de la cobranza es mantener alcorriente los saldos de los clientes e ingresos, el flujo deefectivo a la empresa, contar con base de datosactualizados para un mejor control de informaciónaplicada a cobros y además se debe llevar un controlestadístico examinar el desarrollo de los clientes (p.205).

Control Interno de las Cuenta por Cobrar

La inclusión de la modalidad del crédito aplicado por las empresas para

satisfacer las exigencias de los clientes que solicita este tipo de condición

para realizar compras de bienes o servicios, obliga a la gerencia a controlar

lo relacionado con las operaciones que tiene que ver con las cuentas por

cobrar. Al respecto Brito, J (2006), reseña:

Las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de

operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están íntimamente

relacionadas las operaciones de:

a) Ventas.

b) Despacho.

c) Facturación.

d) Créditos y cobranzas.

e) Cuentas por cobrar.

f) Caja.

Es este sentido es aconsejable implantar el control interno para controlar

lo relacionado con cuentas por cobrar y simultáneamente resguardar el resto

de las operaciones mencionadas porque si se perjudica una de estas

operaciones la demás se verá afectada por la interrelación en su funciones

que tiene una respecto de la otra.

A continuación, Brito J. (2006: 343), menciona algunas medidas de control

interno que deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos:

Con respecto a las ventas

Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes

del despacho de la mercancía.

Con respecto a despachos

• Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas

del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía

en el almacén. Los empleados no deben tener acceso al almacén.

• Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que

se mencionan en la nota de despacho al cliente.

• Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un

control sobre la secuencia de las mismas.

Con respecto a facturación

• Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación

de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por

cobrar.

• Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado

para su existencia y uso.

• Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a

precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

En cuanto a crédito y cobranzas

• El departamento de crédito debe ser independiente de los

departamentos de venta y cuentas por cobrar.

• Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

a. Dar de baja en libros de cuentas que resulten incobrables.

b. Conceder descuentos fuera del periodo normal o exceso sobre

los términos usuales.

• Las notas de créditos por devoluciones y rebajas deben estar pre

numeradas y su debidamente controlado.

• Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisada

periódicamente por un funcionario responsable.

• Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente

controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar

su cobro.

Con respecto a cuentas por cobrar

• Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de

cuentas por cobrar con el mayor general.

• Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuentas a

los clientes.

• Personas independientes del departamento de ventas, facturación y

caja deben:

a. Comparar los estados de cuentas mensuales con el balance de

comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta,

investigando las diferencias encontradas.

b. Comparar el balance de comprobación y el análisis por

antigüedad con el saldo en el mayor.

c. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por

cobrar deben ser rotados con frecuencia.

d. Los despachos de mercancías en consignación debe ser

manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.

Estos controles internos de las cuentas por cobrar descritas

anteriormente, muestra la gerencia los correctivos necesarios que deben ser

aplicados para la reducción de riesgos antes de otorgar créditos, vigilancias

de la cuentas por cobrar evitar fraudes entre otras, que fueron previamente

explicadas.

Bases Legales

Los basamentos legales complementan el Marco Referencial, puesto que

sus documentos sirven de soporte para la investigación. (Sabino C, 1999). A

continuación se describe y correlaciona algunos de los más pertinentes a

este estudio.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000)

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela contiene un

conjunto de reglas de conducta obligatorias que el Gobierno de la Nación

debe cumplir. De igual forma la Constitución es la norma suprema y el

fundamento del ordenamiento jurídico.

En la constitución venezolana en el Capítulo VII, denominado: De los

Derechos Económicos, señala en el artículo N° 112 lo siguiente:

El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizandola creación y justa distribución de la riqueza, así comola producción de bienes y servicios que satisfagan lasnecesidades de la población, la libertad de trabajo,empresa, comercio, industria, sin perjuicio de sufacultad para dictar medidas para planificar, racionalizary regular la economía e impulsar el desarrollo integraldel país (p. 38).

En este artículo de la Carta Magna, se hace referencia a como el Estado

promueve la iniciativa privada, siempre y cuando la organización garantice

bienes y servicios que satisfaga a la población en general. Asimismo, le

reconoce la libertad de trabajo y la facultad que tiene para planificar y

establecer medidas o métodos que impulsen el desarrollo económico y social

del país.

Código de Comercio, párrafo tres trata sobre la contabilidad Mercantil

dice:

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su

contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro

Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares

que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus

operaciones.

Articulo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones

que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente

quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o

se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones

siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan

comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente

sólo vendan al Detal, directamente al consumidor, cumplirán con la

obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen

de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que

hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año,

hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus

bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y

pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y

pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios

obtenidos y las pérdidas sufridas.

Definición de Términos

Cobro: es la acción inmediata por la cual se pretende obtener la satisfacción

de una obligación cualquiera que fuera esta.

Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la

administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna

detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el

curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las

acciones.

Control Contable: Puede definirse como un procedimiento administrativo

empleado para conservar la fiabilidad y veracidad en las transacciones y su

contabilidad, así como el salvaguardar los activos y se vigile los registros

financieros y que estén respaldados con la documentación necesaria.

Control Interno: tiene como objeto salvaguardar y preservar los bienes de la

empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de

que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Cuentas por Cobrar: son los créditos que se otorgan al cliente y otros

deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para la prestación de estados

financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como

circulantes (cuando se espera cobrarlo en el término de un año o durante el

ciclo de operaciones en curso, (es decir a corto plazo) o fijas (a largo plazo) y

esta se clasifica como cuentas y documentos por cobrar.

Lineamientos: es un conjunto de acciones específicas que determinan la

forma, lugar y modo para llevar a cabo una política en materia de obra y

servicios relacionados con la misma.

Meta organizacional: Es el propósito en si para el cual fue creado una

organización y se mide a largo plazo.

Organización: Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones

funcionales diseñado para llevar a cabo políticas empresariales o más

precisamente los programas de tales políticas.

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Todo trabajo de investigación debe tener bien especificado la metodología

pues a través de ella se fijan las fases o etapas por las que atraviesa el

estudio. Ubicar el tipo y diseño de investigación permite puntualizar

eficazmente los lineamientos por los cuales se rige u orienta el estudio.

Según Arias A, (1999), la metodología dependerá de los postulados que el

investigador considere como válidos; pues será a través de la acción

metodológica como recolecte, ordene y analice la realidad estudiada.

Tipo de Investigación

El tipo de investigación ayudará a determinar cuáles serán los pasos a

seguir para el estudio de la investigación, de igual manera conocer las

técnicas y métodos que se necesiten emplear para el mismo, en general

determina todo el enfoque de la investigación influyendo el instrumento, y

hasta la manera de cómo se analiza los datos recaudados.

Así mismo, Hernández, Fernández y Baptista (2003:108) señalan, que “el

tipo de investigación se refiere al plan o estrategia concebida para responder

a las preguntas de la investigación”. Es importante señalar en este momento,

que un buen estudio de factibilidad debe comenzar con una búsqueda de

hechos y determinar claramente la problemática existente con la finalidad de

presentar la solución.

El presente proceso investigativo se concibió como un proyecto factible,

basado en una investigación de campo de tipo descriptivo. Al respecto en el

Manual de trabajos de Grado de Especialización y Maestrías y Tesis

Doctorales (2006) señala:

El Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración ydesarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable parasolucionar problemas, requerimientos o necesidades deorganizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulaciónde políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. Elproyecto debe tener apoyo en una investigación de tipodocumental, de campo o un diseño que incluya ambasmodalidades.

Así mismo el Proyecto Factible comprende las siguientesetapas generales: diagnóstico, planteamiento y fundamentaciónteórica de la propuesta; procedimiento metodológico, actividades yrecursos necesarios para su ejecución; análisis y conclusionessobre la vialidad y realización del proyecto; y en caso de sudesarrollo, la ejecución de la propuesta y la evaluación tanto delproceso como de sus resultados (p.21).

Investigación de Campo

Este trabajo de investigación está enmarcado bajo los lineamientos de

una Investigación de Campo. Según Soto J, (2007), la investigación de

campo se presenta mediante la manipulación de una variable externa no

comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de

describir de qué modo o por qué causas se produce una situación o

acontecimiento particular. Podríamos definirla diciendo que es el proceso

que, utilizando el método científico, permite obtener nuevos conocimientos

en el campo de la realidad social. (Investigación pura), o bien estudiar una

situación para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los

conocimientos con fines prácticos (investigación aplicada).

Por lo tanto, este tipo de investigación es también conocida como

investigación “in situ” ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra

el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del

investigador, puede manejar los datos con más seguridad y podrá soportarse

en diseños exploratorios, descriptivos y experimentales, creando una

situación de control en la cual manipula sobre una o más variables

dependientes (efectos).

Por tanto, es una situación provocada por el investigador para introducir

determinadas variables de estudio manipuladas por él, para controlar el

aumento o disminución de esas variables y sus efectos en las conductas

observadas.

Diseño de la Investigación

En cuanto al Diseño, el que se ajustó a esta investigación fue el Diseño

No Experimental. Este tipo de diseño es también conocido como

investigación “Ex Post Facto”, término que proviene del latín y significa

después de ocurridos los hechos. Al respecto, Hernández S, y Otros (2005),

afirman que en la investigación “Ex Post Facto” los cambios en la variable

independiente ya ocurrieron y el investigador tiene que limitarse a la

observación de situaciones ya existentes dada la incapacidad de influir sobre

las variables y sus efectos.

Por su parte, Ávila H, (2006), señala que en el Diseño No experimental el

investigador no puede manipular directamente la variable independiente

como ocurre en un estudio de corte experimental. Este trabajo de

investigación se rige bajo las orientaciones de un diseño no experimental

dado que la variable independiente no puede ser manipulada, por ende los

investigadores solo pueden observar las condiciones en las que se

desarrollan los hechos y a partir de ello analizar los datos.

Nivel Descriptivo

Este trabajo de investigación se desarrolló bajo un nivel descriptivo, dado

que se describieron los datos obtenidos y situaciones vinculadas al objeto de

estudio. Al respecto, Murillo (2007), comenta que este tipo de investigación

logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus

características y propiedades. Combinada con ciertos criterios de

clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos

involucrados en el trabajo indagatorio.

Asimismo, para Hernández S, y Otros (2005), los estudios descriptivos

buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos,

comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.

Población y Muestra

La población constituye el objeto de la investigación, siendo el centro de

la misma y de ella se extrae la información requerida para el estudio

respectivo, es decir el conjunto de individuos, objetos, entre otros, que siendo

sometidos al estudio, poseen características comunes para proporcionar los

datos, siendo susceptibles de los resultados alcanzados.

En este sentido, Morles, I, (2004), considera que la Población constituye

siempre una totalidad. Las unidades que la integran pueden ser individuos,

hechos o elementos de otra índole. Una vez identificada la población con la

que se trabajará, entonces se decide si se recogerán datos de la población

total o de una muestra representativa de ella. El método elegido dependerá

de la naturaleza del problema y de la finalidad para la que se desee utilizar

los datos.

En el presente proyecto la población estará conformada por los 04

empleados del área de cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A, ubicada

en Valencia, estado Carabobo.

Cuadro N° 01. Características y Distribución de la Población

Posición Rango Cantida

d

Localidad

Jefe de Administración Gerente 01 Interno

Tesorera Encargada de Caja 01 Interno

Auxiliar de Cobranza Empleada 01 Interno

Cobrador Motorizado Empleado 01 Externo

Fuente: Dimo, C.A (2013)

Cabe señalar, que si bien es cierto que la Población debe situarse

claramente en torno a sus características de contenido, lugar y tiempo;

también se puede establecer que la Muestra representa a un subgrupo de la

Población, objeto del estudio y que se extrae cuando no es posible medir a

cada una de las unidades de dicha Población.

En virtud de que la población en este estudio fue de reducidas

dimensiones (N=4), las investigadoras decidieron trabajar con el 100% de la

población. Es oportuno mencionar, que en este caso no es necesario aplicar

ningún procedimiento muestral, ya que cuando una población es reducida se

toma en su totalidad para el estudio, en relación a ello Rodríguez, M. (2005:

82) opina que: “En este caso si se estudia a todos los individuos, no existirá

diferencia entre la población y la muestra”.

La Muestra suele ser definida como un subgrupo de la población. Dentro

de este trabajo de investigación la muestra va a estar representada por el

número total de la población, es decir los 04 empleados del departamento de

cuentas por cobrar de la empresa Dimo, C.A

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Las Técnicas para la recolección de datos juegan un papel fundamental

dentro de la investigación. Según Arellano N, (2005:36), se define como

técnica, “la aplicación y selección que se haga de las pericias a utilizar ya

que solo una adecuada utilización produce el efecto deseado, por lo tanto

depende de la capacidad del investigador discernir cuál técnica, en qué

forma y momento aplicarla”.

Es necesario aplicar las técnicas que ayuden a conocer y confirmar la

realidad observada, con sus necesidades e intereses, y que de forma eficaz

permita ubicar la realidad objetiva del problema que afecta la vida social del

individuo o comunidad. Asimismo, promover un conocimiento deseado por

los actores claves para describir el funcionamiento de manera espontánea.

Es por ello, que la técnica de investigación utilizada es la encuesta, se

seleccionó esta técnica, porque le facilitó a las investigadoras un contacto

directo con la fuente primaria que permitió obtener un conocimiento de la

realidad. El instrumento tuvo como propósito recoger la información que

sirvió de base para elaborar lineamientos de control en las cuentas por

cobrar de la empresa Dimo, C.A, el mismo fue la elaboración de un

cuestionario que se conformó de 15 preguntas cerradas con dos alternativas

de respuestas.

Instrumento de Recolección de Datos

Un instrumento es llevado a cabo por unas preguntas precisas sobre el

tema que se aplican a unos actores claves para obtener datos y resultados

en beneficios del investigador. Al respecto, Valderrama A, (2005), señala que

un instrumento de recolección de datos, consiste en un formulario diseñado

para registrar la información que se obtiene durante un proceso de

investigación. Por lo tanto, el instrumento aplicado en este trabajo de

investigación fue el Cuestionario.

Cuestionario

No cabe duda que el cuestionario es muy utilizado por investigadores así

como por estudiantes que desean obtener algún título a través de un trabajo

de investigación. Según Tamayo y Tamayo (1996), los cuestionarios en el

proceso de investigación son una práctica común socorrida por los

investigadores. Es recomendable para su aplicación que los mismos no sean

extensos, con una sólida fundamentación teórica que los respalde.

Validez y Confiabilidad del Instrumento

Validez

Según Bernal (2006: 214), la validez es: “un instrumento de medición que

tiene que ver con lo que mide el cuestionario y cuán bien lo hace, La validez

indica el grado con que pueden inferirse conclusiones a partir de los

resultados obtenidos”.

En la investigación se realizó la validez del instrumento por juicios

emitidos por expertos, a quienes se les suministró el instrumento y los

objetivos de la investigación a fin de que lo revisaran y establecieran la

relación variable-ítems. Revisada la investigación por parte de los expertos,

pudieron determinar que el instrumento estaba apto para recoger la

información requerida.

Confiabilidad del Instrumento

Por otra parte, la Confiabilidad y Credibilidad de un Instrumento, según

Hernández S, y Otros (2005), se refiere a la consistencia de los resultados,

es decir se logró a través del análisis de la información, esto implica la

comprensión e internalización de las bases teóricas, el cuerpo de ideas y la

realidad.

Cuadro N° 02. Confiabilidad de un Instrumento

Rangos MagnitudDe 0,81 – 1,00 Muy AltaDe 0,61 – 0,80 AltaDe 0,41 –0,60 ModeradaDe 0,21 – 0,40 BajaDe 0,01 - 0,20 Muy Baja

Fuente: Tamayo y Tamayo (1996)

Los resultados son interpretados de acuerdo a una tabla de relación que

va desde la muy baja (de 0 a 0,20) hasta la muy alta (de 0,81 a 1). Se puede

señalar que un instrumento es confiable si se ubica en la escala de Alta (de

0,61 a 0,80) o muy alta, es decir que su porcentaje de aceptación está por

encima de 61%.

Técnica de Análisis y presentación de la información

Por ser una investigación abordada por el enfoque cuantitativo, es

necesaria la utilización de métodos matemáticos y estadísticos que

permitirán medir los resultados de la técnica que se aplicará, así mismo, una

vez procesado los resultados, se utilizaran tablas de frecuencia y gráficos de

torta acompañados éstos de su respectiva explicación; de manera tal que los

resultados de la investigación puedan reflejar claramente el cumplimiento de

los objetivos.

Cuadro N° 3Operacionalización de VariablesObjetivo General: Proponer lineamientos de control para el departamento de cuentas por cobrar de Dimo, C.A.

ObjetivosEspecíficos

Variable Definición conceptual Dimensiones Indicadores Técnicas e

Instrumentos

Conocer lasfunciones de cadauno de losintegrantes deldepartamento decuentas por cobrarde la empresaDimo, C.A.

Funcionesdel Dpto. deCuentas por

Cobrar

Cuentas por Cobrar: es la cuentadonde se registran los aumentosy las disminuciones derivados dela venta de conceptos distintos amercancías o prestación deservicios, única y exclusivamentea crédito documentados a favorde la empresa.

Grado deresponsabilidad del encargado de las cuentas por cobrar

OrganizaciónEstructura Organizativa

Observación Directa

CuestionarioDivisión de Funciones

Describir el Sistemade Control Internopor el cual opera elDepartamentoCuentas por Cobrarde la empresa Dimo,C.A

ControlInterno

Comprende el plan de laorganización, todos los métodoscoordinados y las medidasadoptadas en el negocio, paraproteger sus activos, verificar laexactitud y confiabilidad de susdatos contables y promover laeficiencia en las operaciones.

ControlInterno

CuestionarioToma deAcciones

Correctivas

Crear lineamientos deControl que mejore elfuncionamiento delDepartamentoCuentas por

CrearLineamientos

Explicaciones e instrucciones queson agrupadas, organizadas yexpuestas de diferente manerapara darle a un individuo laposibilidad de actuar de acuerdoa cómo sea requerido para cadasituación.

Implementaciónde los

lineamientos

NecesidadCuestionario

Beneficio

Disposición

CAPITULO IV

PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS.

Análisis de Resultados

En esta parte del estudio se presentan los resultados, de acuerdo con los

objetivos planteados, mediante el análisis e interpretación de los datos, cabe

entonces señalar lo que al respecto establece Balestrini, M. (2004):

El propósito del análisis e interpretación es resumir lasobservaciones llevadas a cabo de forma tal queproporcionen respuestas a las interrogantes de lainvestigación. Este proceso implica el establecimientode categorías, la ordenación y manipulación de losdatos para resumirlos y poder sacar algunos resultadosen función de las interrogantes de la investigación (p.149).

Para ello se realizó el análisis de los resultados obtenidos en el

instrumento diseñado para obtener información respecto al control de las

cuentas por cobrar a través de un cuestionario aplicado en la empresa Dimo,

C.A, el mismo proporciono una visión general sobre la problemática que

padece a nivel administrativo y contable la área mencionada, logrando así

apreciar algunas de las causas que lo originan, las mismas serán utilizadas

para proponer las medidas correctivas y que aporten un pronta solución. De

acuerdo a lo expuesto, se procedió a elaborar tablas y gráficos de torta

expresados de manera porcentual para facilitar la comprensión de los

resultados, manteniendo el orden de las preguntas contenidas en el

instrumento de recolección de datos.

A continuación se presenta los Ítems que presentara esta investigación:

1.- ¿Conoce usted la misión y visión de la organización?

Cuadro N° 4

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 1 Misión y Visión

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Del personal encuestado al cual se le realizo la pregunta de si

conocen la misión y visión de la organización, el 100% de la población

afirmo que si la conocen, de acuerdo a esta respuesta el personal sabe y

tiene conocimiento de la misión y visión.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 4 100No 0 0Total 4 100%

2.- ¿Conoce usted de manera formal cuáles son sus funciones en elárea de cuentas por cobrar?

Cuadro N° 5

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 2 Funciones del Área

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Ante la formulación de esta interrogante solo el 25% del personal

encuestada conoce sus funciones y el 75% restante no conoce estas

funciones. En relación a esta respuesta, indica que en líneas generales se

carece de la necesaria formalidad para que cada empleado se identifique con

las mismas.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 1 25No 3 75%Total 4 100%

3.- ¿Se encuentra claramente definidas las líneas de autoridad yresponsabilidad?

Cuadro N° 6

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 3 Autoridad y Responsabilidad

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. El 100% respondió positivamente, es decir si están definidas las

líneas de autoridad y responsabilidad.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 4 0%No 0 100%Total 4 100%

4.- ¿Se aplica lineamientos de control interno en el área de cuentas por cobrar?

Cuadro N° 7

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 4 Control Interno

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Del personal encuestado el 100% manifiestan no aplicar

lineamientos de control. Según la información recabada se evidencio que el

personal involucrado en el área no sigue ningún lineamiento específico al

realizar las actividades, lo cual constituye un aspecto negativo para dicho

proceso.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 0 0%No 4 100%Total 4 100%

5.- ¿La organización ha establecido políticas para el otorgamiento de

créditos?

Cuadro N° 8

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 5 Políticas de Crédito

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Del análisis de los datos capturados con esta pregunta el 100% de

los encuestados indico que en la organización no se han definido políticas

para el otorgamiento de créditos. Con estos resultados se entiende que la

empresa no se ajusta a principios de planificación por lo que retrasa la

ejecución de los procesos respectivos a los créditos.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 0 0%No 4 100%Total 4 100%

6.- ¿todo el personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar tiene conocimiento de estas políticas?

Cuadro N° 9

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 6 Conocimiento de Políticas

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. El 100% del personal encuestado afirma que no tienen

conocimiento de estas políticas, de esta respuesta se deriva que la gerencia

no ha establecido políticas esto va en concordancia con la respuesta de la

pregunta anterior.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 0 0%No 4 100%Total 4 100%

7.- ¿Antes de otorgar los créditos solicitados por los clientes se realiza

la autenticidad de los datos suministrados?

Cuadro N° 10

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 7 Autenticidad de Datos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Se pueden apreciar los resultados obtenidos con la aplicación de

este ítem, el 50% de los encuestados, equivalente a 2 personas de la

población, al formulársele esta interrogante respondió de manera negativa la

verificación de la autenticidad de los documentos presentados, y por su parte

el otro 50% indicó que antes de otorgar los créditos solicitados por los

clientes, se verifica la autenticidad de los documentos presentados. Cabe

señalar en el contexto de las respuestas obtenidas, que al no verificarse la

documentación se incrementa la posibilidad de no recuperar el crédito

otorgado, lo cual es perjudicial desde el punto de vista financiero y

administrativo.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 2 50%No 2 50%Total 4 100%

8.- ¿Los créditos solicitados por los clientes de la organización son

evaluados bajo las políticas, normas y procedimiento establecidos?

Cuadro N° 11

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 8 Evaluación de Créditos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. A través del procesamiento de los datos recabados con la

aplicación de esta interrogante, se pudo conocer que los créditos solicitados

por los clientes de la organización no son evaluados en función a políticas

establecidas, habiéndolo manifestado así el 75% de los encuestados y el

otro 25% si son evaluados. En relación a esta repuesta se determinó que las

políticas no se aplican porque no están establecidas.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 1 25%No 3 75%Total 4 100%

9.- ¿Existen parámetros para el tiempo de cobranza de las facturas

pendientes?

Cuadro N° 12

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 9 Parámetros de Cobranza

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Ante la formulación de esta interrogante el 100% de los

encuestados manifestó que si existen parámetros para el tiempo de la

cobranza. De esta relación se deriva que la organización ha establecido

parámetros para que los empleados involucrados en el área mantengan los

tiempos de cobranza.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 4 100%No 0 0%Total 4 100%

10.- ¿Los Parámetros establecidos para el tiempo de cobranza son

aplicados constantemente?

Cuadro N° 13

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 10 Aplicación de Parámetros

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. El 75% de los encuestados coinciden en que no se aplican los

parámetros para el tiempo de cobranza y el 25% restante que si aplican

estos parámetros, se evidencia a través de esta relación de respuestas, que

en líneas generales y en lo que respecta a las cobranzas, este proceso no se

ejecuta en función a un principio administrativo fundamental como lo es la

planificación, el cual permite la eficiencia operativa y gerencial.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 1 25%No 3 75%Total 4 100%

11.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones entre aprobación y

registro de los créditos?

Cuadro N° 14

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 11 Segregación de Funciones

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. este ítem muestra que el 75% de los encuestados considera que la

segregación de funciones en el área no se encuentran bien definidas puesto

que hay funciones contables que deben ser llevadas por otro usuario,

mientras que el 25% si las considera definida.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 1 75%No 3 25%Total 4 100%

12.- ¿Se otorga crédito a clientes de la organización que hubieran

incurrido en situación de mora?

Cuadro N° 15

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 12 Clientes en situación de mora

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Los resultados alcanzados en este ítem mismos indican que el

75% de los encuestados expresó que sí se otorga créditos a clientes de la

organización que hubieren incurrido en situación de mora (siete días de

vencimiento). Por su parte, el 25% restante respondió que no se otorga

créditos a los clientes en situación de mora. Cabe señalar entonces, que el

proceso bajo este criterio representa una debilidad de carácter operativo y

administrativo que compromete el patrimonio de la organización y en

consecuencia, su rentabilidad.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 3 75%No 1 25%Total 4 100%

13.- ¿Existe algún control para identificar y registrar las transferencias

y/o depósitos realizados por los clientes?

Cuadro N° 16

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 13 Identificación de transferencias y depósitos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Se observa que el 75% de los encuestados considera que la

empresa si tiene manera de identificar las transferencias y/o depósitos

realizados por los clientes, por lo que el 25% afirma lo contrario. En este

contexto cabe señalar que es prioritario que el personal que maneja el área

continúe esta guía de carácter operativo.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 3 75%No 1 25%Total 4 100%

14.- ¿Existe algún control para identificar y contabilizar los cheques devueltos en la cobranza?

Cuadro N° 17

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 14 Cheques devueltos

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. Se observa que un 50% de los encuestados afirma que si existe un

control para identificar los cheque devueltos de clientes, mientras que un

50% restante afirma que no se lleva, es decir que hay opiniones dividas por

lo que se genera un debilidad en el área, ya que no todo el personal está

contabilizando la cobranza en el mismo orden de ideas.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 2 50%No 2 50%Total 4 100%

15.- ¿Frecuentemente se realizan análisis de saldos de las cuentas por

cobrar?

Cuadro N° 18

Fuente: datos obtenidos del cuestionario 2014

Grafico # 15 Análisis de los saldos de cuentas por cobrar

Fuente: Goyo y Oliveros 2014

Análisis. El 50% de los encuestados indica que el área de cuentas por

cobrar no realiza análisis de saldos con frecuencia, mientras que el otro 50%

afirma que si se realizan dichos análisis. Esto indica inestabilidad contable,

ya que no se estaría obteniendo el status de deuda de cada cliente

frecuentemente.

Ítems Frecuencia PorcentajeSi 2 50%No 2 50%Total 4 100%

CAPITULO V

PROPUESTA

LINEAMIENTOS DE CONTROL EN LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA

EMPRESA DIMO, C.A.

Presentación de la propuesta

En la actualidad las empresas viven en constante cambio, no solo por su

crecimiento económico sino también por los cambios paulatinos de la

economía de un país, en el caso se presenta situaciones y cambios

inesperados tanto a nivel administrativo y financiero, por lo que es de gran

importancia que las empresas generen lineamientos, políticas y

procedimientos que aseguren el buen funcionamiento de la organización de

tal manera que se pueda alcanzar las metas propuestas satisfaciendo las

necesidades de la empresa.

Es por esto que se presenta la necesidad de establecer lineamientos en el

área de cuentas por cobrar de Dimo, C.A los cuales permitirán establecer

políticas para la asignación de créditos, así como también hacer cumplir los

plazos para la cancelación de las facturas pendiente y llevar una secuencia

de orden de todos y cada uno de los procesos que involucra las cuentas por

cobrar, facilitando a cada persona involucrada conocer su responsabilidad y

compromiso en el área. Una vez que se apliquen los lineamientos

propuestos la empresa comenzara a obtener resultados más eficientes a un

nivel competitivo que le permitirá planificar y disponer de efectivo con más

rapidez, evitando los altos saldos de cuentas incobrables. De igual forma

aplicando políticas de asignación de crédito le permitirá conocer su cartera

de clientes, manteniéndola con clientes que cumpla con un perfil establecido

asegurando el cobro de las factura a tiempo en una gran porcentaje.

Justificación de la propuesta

La implementación de lineamientos de control es de gran importancia

para la empresa ya que al establecer parámetros de cobranza y políticas de

otorgamiento de crédito le permitirá a la organización planificar con saldos y

cuentas reales la disponibilidad del efectivo para el logro de sus objetivos,

teniendo en cuenta que esta le ayudara a mejorar el funcionamiento

operativo y financiero, ya que la empresa también tiene compromisos

monetarios con los que debe cumplir.

Objetivo General

• Establecer lineamientos de control para el departamento de cuentas

por cobrar de Dimo, C.A.

Objetivos Específicos

• Definir Procedimientos para la agilización y efectividad de la cobranza.

• Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos

regulares del crédito y el límite que deberán recibir.

• Revisar permanentemente los saldos vencidos de las cuentas por

cobrar y de cobro dudoso.

Metas

La presente propuesta tiene como finalidad contribuir a establecer

lineamientos en los procesos realizados por el área de cuentas por cobrar

que permitan un eficaz y óptimo control de las facturas pendientes y de los

clientes a los que se les asigna créditos, permitiendo a su vez un control más

exacto de los ingresos de efectivos por este concepto.

Estructura de la propuesta.

Fase I

Definir Procedimientos para la Agilización y Efectividad de la Cobranza

La gestión de cobranza es un proceso de gran importancia para la

organización puesto que según los resultados genere se lograra cumplir con

los objetivos propuestos. En tal sentido detallamos una serie de

procedimientos que permitan agilizar la gestión de cobranza:

• Planificar y coordinar la gestión de cobro de acuerdo a la fechas de

vencimientos de cada factura.

• Realizar las gestiones de cobro de manera persistente, enviando los

estados de cuenta del cliente, por correo, comunicaciones, fax, etc.

• Hacer seguimiento a cada factura tomando en cuenta que la misma

debe ser cobrada a la fecha de vencimiento.

• Mantener siempre una buena relación comercial con el cliente

buscando siempre prestar un buen servicio y la satisfacción de ambas

partes.

Estrategia y Acciones

• Evaluar constantemente los reportes de las ventas a créditos y

facturas pendientes para su cobro oportuno.

• Supervisar la gestión de cobranza y reducir los márgenes de pérdidas

incobrables.

Beneficios

• Cumplir con la planificación y objetivos de la empresa.

Fase II

Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos

regulares del crédito y el límite que deberán recibir.

En este sentido se trata de evaluar las líneas de crédito y la cartera de

clientes que se maneja conociendo la solidez financiera de cada cliente, para

estos debemos aplicar los siguientes términos:

• Considerar la solicitud de requisitos al cliente basados en los

documentos que se exigen tales como: referencias comerciales,

referencias bancarias y estados de cuenta, registro mercantil, estados

financieros auditados avalados por contador público colegiado,

número de registro de información fiscal (RIF), la última declaración

del impuesto sobre la renta y del impuesto al valor agregado (en caso

que aplique).

• Estimar la probabilidad del futuro deudor para determinar si está o no

dentro de los límites de aceptación.

• Determinar cuáles son los clientes que califican según los términos

regulares del crédito y la cantidad del crédito que deberá recibir.

• Analizar la posición financiera del cliente y evaluar los factores que

pueden afectarlas en un futuro.

• El crédito otorgado al cliente dependerá de la capacidad financiera

analizada y el número de cuotas en el cual deberá pagar.

• El periodo de tiempo para el cual se asignara los créditos será el

tiempo establecido por la organización.

Estrategia y Acciones

• Evaluar y analizar de manera severa la posición financiera de cada

cliente.

• Supervisión constante de los otorgamientos de crédito.

Beneficios

• Reducir márgenes de créditos a clientes que no califiquen con los

términos regulares.

• Reconocer las cuentas de alto riesgo.

Fase III

Revisar permanentemente los saldos vencidos de las cuentas por

cobrar y de cobro dudoso.

De acuerdo a las necesidades de cada empresa se debe medir y controlar

los saldos de las cuentas por cobrar, ya que las mismas representan efectivo

para la empresa y en base a la disponibilidad realiza planificación para

atender sus compromisos, es por ello que se pueden establecer algunos

parámetros para revisar permanentemente los saldos vencidos:

• Generar reporte constante de las cuentas por cobrar para analizar

cuales están vencidas y su grado de significación dentro de las

ventas a créditos.

• Conciliar los saldos individuales de cada cliente con el saldo total de

las cuentas por cobrar.

• Vigilar la exposición de los saldos de cuentas por cobrar ante de la

inflación y devaluación de la moneda.

• Medir el tiempo en que el crédito permanece pendiente.

Estrategias y Acciones

• Mantener un constante monitoreo de los saldos de cuentas por cobrar.

• Determinar la amplitud del periodo de crédito.

• Aplicar el debido procedimiento para solicitar la cancelación de la

deuda pendiente.

Beneficios

• Elaborar juicios razonablemente exactos de la probabilidad de

incumplimiento de los clientes.

• Reducir al mínimo las perdidas en cuentas de cobro dudoso.

Factibilidad de la propuesta

Establecer lineamientos de control para las cuentas por cobrar de Dimo,

C.A. es una propuesta totalmente factible y aplicable ya que se ajusta a las

necesidades detectadas en la investigación, pudiendo la empresa aplicarla

en vista de que cuenta con los recursos necesarios.

En cuanto a la factibilidad humana u operacional, se puede decir que la

empresa cuenta con un personal capacitado en conocimientos necesarios

para implementar lineamientos de control desarrollándose sin mayor

dificultad. No obstante para fomentar un mayor interés en los empleados se

deben realizar charlas de información donde se especifiquen los objetivos y

funciones dentro de los nuevos lineamientos.

En lo referente a la factibilidad técnica, la empresa cuenta con las

herramientas necesarias que le permite implementar de manera rápida los

lineamientos propuestos facilitando comodidad y equipos tecnológicos para

dar inicio a los controle. A nivel de factibilidad económica. Se considera

viable para la empresa ya que la implementación de la misma no representa

una inversión fuera del alcance de la empresa.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Los lineamientos de control de las cuentas por cobrar son de suprema

importancia para el manejo eficiente de estos recursos financieros. Cabe

destacar que todo departamento y/o unidad que maneje recursos financieros

requiere dimensión contable y financiera.

Al desarrollar esta investigación se afianzo a una revisión bibliográfica y al

análisis de los resultados obtenidos del estudio aplicado, a través de los

instrumentos metodológicos, se llegó a la conclusión:

La empresa Dimo, C.A actualmente presenta una gran debilidad en los

procedimientos y lineamientos que deben cumplir para las gestiones de

crédito y cobranza, la cual no le permite medir con exactitud la cartera de

clientes a crédito que maneja, así como la gestión de cobranza e ingresos

mensuales disponibles para un periodo de tiempo.

Por otra parte el personal que allí labora aun cuando cuenta con las

herramientas necesarias para el mejoramiento de los procesos, indica que en

su gran mayoría los errores y deficiencias son producto de las gestiones del

dueño quien es el que autoriza los créditos sin cumplir con los lineamientos

establecidos.

Del mismo modo la empresa debe contribuir a que las finanzas del

departamento sean más prosperas y eficientes. Sin duda, el aspecto

económico y contable es el reflejo de cada una de los movimientos de

cualquier organización y por lo tanto, facilitan el proceso de decisión para la

mejora de dicha contribución.

De manera que los lineamientos de control representan un diseño con la

finalidad de conducir correctamente a la organización a una gestión más

eficiente y por ende al logro de sus objetivos.

Recomendaciones

Las entidades que manejan recursos financieros deben regirse por

normas establecidas por las leyes, cumpliéndolas de forma eficiente para

que se obtengan resultados positivos, es recomendable que la empresa

aplique estas medidas para un óptimo control de actividades financieras y

contables al igual que sus registros y operaciones diarias.

En base a los resultados obtenidos, se considera necesario realizar las

siguientes recomendaciones, particularmente al departamento de

Administración específicamente el área de cuentas por cobrar de la empresa

Dimo, C.A, ya que esta le proporciona una orientación en cuanto a las

debilidades que existen en el proceso de control de las cuentas por cobrar y

flujo de efectivo entre las cuales están:

Implementar los lineamientos necesarios para agilizar su gestión de

créditos y cobranzas y así asegurar una planificación eficiente, evitando los

pagos de moras y grandes saldos de cuentas incobrables.

Se debe manejar una cartera de clientes que cumpla con los

requerimientos establecidos, para de esta forma realizar seguimiento

individual por cada cliente.

Organizar y planificar las actividades área de cobranza, asignando

responsabilidades al personal, para realizar una gestión de cobro eficiente y

así alcanzar metas propuestas.

Es importante tomar en cuenta que la capacitación es de gran importancia

por tal motivo, se recomienda realizar cursos de adiestramiento para mejora

de las gestiones en el área, así como involucrar al dueño en cada una de

estas actividades para concientizar de la gran importancia que tiene esta

partida en la organización.

Así mismo se sugiere implementar políticas de motivación e incentivo

hacia los empleados para aumentar su productividad hacia el logro de los

objetivos, haciendo que se identifique con la misión y visión de la

organización.

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ANEXOS