lineamiento (procedimiento) para el reporte, registro, investigación y

LINEAMIENTO PARA EL REPORTE, REGISTRO, INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN BOGOTÁ 2017

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada.

LINEAMIENTO PARA EL REPORTE, REGISTRO, INVESTIGACIÓN

Y ANÁLISIS DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO

CÓDIGO: SO-L01

Página 2 de 12 VERSIÓN: 2

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 3 2 ALCANCE .............................................................................................................................................. 3 3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS ............................................................................ 3 4 DEFINCIONES Y ABREVIACIONES ..................................................................................................... 3 5 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................. 3 5.1 Reporte y atención de Accidentes de Trabajo ........................................................................................ 3 a. Cuando el accidente ocurre en horario habitual de trabajo ........................................................................ 4 b. Cuando el accidente ocurre fuera del horario laboral o por fuera de las instalaciones de la Entidad ........ 4 c. Dirigirse a recibir la atención médica al sitio indicado para manejo de accidente de trabajo ................. 5 d. Documentación posterior a la atención de la condición de salud derivada del accidente presentado ... 5 5.2 Reporte de Incidentes de Trabajo .......................................................................................................... 5 5.3 Investigación y análisis de accidentes e incidentes de trabajo ............................................................... 6 6. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN .................................................................................................. 6 6.1 Recolección De Información .................................................................................................................... 6 6.2 Descripción del Accidente ........................................................................................................................ 7 6.3 Análisis De Causas .................................................................................................................................. 8 6.4 Elaboración de recomendaciones ............................................................................................................ 9 6.5 Plan de acción para prevenir o controlar la repetición de accidentes e incidentes de trabajo o de tránsito 10 6.6 Informe de Investigación ........................................................................................................................ 10 7 REGISTRO DE INFORMACIÓN .......................................................................................................... 10 7.1 Análisis de estadísticas de accidentalidad ............................................................................................. 10 7.2 Remisión, ejecución y seguimiento a recomendaciones ........................................................................ 11 ANEXO N°1 DIAGRAMA DE ACTUACION EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO ............................. 12




CÓDIGO: SO-L01


1 OBJETIVO Establecer el procedimiento para el reporte, investigación y análisis de incidentes, accidentes de trabajo y accidentes de tránsito, que permita identificar las causas, hechos y situaciones que los genera, con el fin de implementar las medidas correctivas necesarias que eliminen o minimicen las condiciones de riesgo detectadas 2 ALCANCE Aplica para todos los incidentes y accidentes de trabajo y de tránsito que sucedan durante la ejecución de las

actividades del Departamento Nacional de Planeación DNP, tanto para funcionarios, contratistas, subcontratistas y

partes interesadas.

3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Ver "Normograma y otros documentos de origen externo"(Anexo 1. MC)

4 DEFINCIONES Y ABREVIACIONES

Ver "Glosario de Términos y Definiciones" (Anexo 2. MC)

• DNP: Departamento Nacional De Planeación

• SG: Sistema de Gestión

• SST: Seguridad y Salud del Trabajo

• OMS: Organización Mundial de la Salud

• FURAT: Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo

5 PROCEDIMIENTO

5.1 Reporte y atención de Accidentes de Trabajo

El reporte de accidentes de trabajo es una actividad obligatoria para todas las empresas públicas y privadas, ya que, informando a las instancias pertinentes, el trabajador tiene la posibilidad de recibir atención médica oportuna, además es una alerta para la entidad respecto a situaciones o factores relacionados con el trabajo o con el medio, las cuales no habían sido detectadas o controladas. El procedimiento para el reporte contempla las siguientes actividades (Ver anexo 1): 1. Atención del evento en sitio: Se le informa telefónicamente a la Brigada de Emergencias o al Grupo de

Seguridad y Salud en el Trabajo para dar la atención primaria a la persona lesionada. 2. Se verifica si el evento presentado es accidente de trabajo. En caso de que el evento no esté clasificado como

accidente de trabajo, la persona lesionada deberá dirigirse a su EPS para recibir la atención médica derivada de su condición de salud.




CÓDIGO: SO-L01


Si por el contrario se considera accidente de trabajo se deberá informar teniendo en cuenta el horario en que el accidente ocurrió, para lo cual se establece lo siguiente:

a. Cuando el accidente ocurre en horario habitual de trabajo:

▪ En este caso, el reporte debe realizarse informando al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo a las correspondientes extensiones 13032 o 13030, aportando la siguiente información:

- ARL a la que se encuentra afiliada la persona accidentada. - Nombre(s) y Apellidos del accidentado - Identificación - Fecha de nacimiento - Dirección y teléfono actualizado de residencia - Fecha y hora del accidente - Descripción del evento ocurrido de manera detallada y clara, informando lugar, tipo de lesión, equipos

o materiales que ocasionaron la lesión. - EPS y FP al que se encuentra afiliado.

▪ El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo diligenciará el Formato de Reporte Único de Accidente de

Trabajo (FURAT), a través del mecanismo propuesto por la Administradora de Riesgos Laborales. En caso de accidentes graves o mortales, se reportará tanto a la ARL como al Ministerio del Trabajo

b. Cuando el accidente ocurre fuera del horario laboral o por fuera de las instalaciones de la Entidad

▪ En este caso, el reporte debe hacerse directamente a la ARL a la cual el servidor público, contratista o

pasante accidentado o lesionado se encuentre afiliado, para lo cual se adjuntan las líneas de atención telefónica.

*Teléfonos fijos en la ciudad de Bogotá

▪ Para hacer el reporte, se debe contar con la siguiente información:

- Nombre completo de la Entidad y NIT (899999011-0) - Actividad económica de la empresa (Servicios de Administración del Estado) con código CIIU

1751201, dirección, teléfono y correo electrónico de contacto. Se debe suministrar correo institucional y solicitar envío del reporte con copia al Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

- Datos personales: nombre completo, fecha de nacimiento, dirección y teléfono de residencia - Fecha de ingreso a la Entidad - Cargo y salario u honorarios - Nombre de EPS y FP a los que se encuentra afiliado. - Datos y descripción del accidente (hora fecha, tiempo que llevaba laborado al momento del

accidente, lugar de ocurrencia del mismo).

ARL LINEA

POSITIVA 330 70 00* 018000111170 a nivel nacional

BOLIVAR #322

SURA #888

COLMENA 401 04 47*

COLPATRIA 4235757*

LIBERTY 3077050* 01 8000 113390 a nivel nacional




CÓDIGO: SO-L01


- Nombre y número de identificación de testigos si los hubo. - Nombre, identificación y cargo de la persona que realiza el reporte.

▪ En caso de que por alguna circunstancia no se pueda establecer comunicación telefónica con la ARL, el

servidor público o contratista que haya sufrido el accidente de trabajo se debe dirigir a su EPS o servicio de medicina prepagada para la atención de urgencias e informar que el evento fue producto de un accidente de trabajo. El día hábil siguiente deberá informar la situación al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo para realizar el reporte del evento a la ARL a la cual se encuentre afiliado.

c. Dirigirse a recibir la atención médica al sitio indicado para manejo de accidente de trabajo.

▪ La ARL (o la EPS, si corresponde) indicará el sitio para la atención del accidente al cual la persona debe

dirigirse.

▪ Para ser atendido en el centro médico, la persona lesionada debe presentar: - Cédula de ciudadanía. - Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo (FURAT) completamente diligenciado si el

accidente ocurrió en el horario habitual de trabajo; de lo contrario solo deberá presentar cédula de ciudadanía.

▪ Seguir las recomendaciones generadas por el médico tratante.

d. Documentación posterior a la atención de la condición de salud derivada del accidente presentado La persona que sufrió un accidente de trabajo deberá aportar a la Entidad la siguiente información una vez se reintegre a sus actividades:

▪ En caso de haber sido incapacitado como consecuencia del evento, los funcionarios deberán entregar al

Grupo de Administración de salarios la incapacidad médica.

5.2 Reporte de Incidentes de Trabajo

Teniendo en cuenta que un incidente es un suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos, es fundamental identificar y reportar estos eventos con el objetivo de controlar sus causas y así evitar la ocurrencia de accidentes. Por lo anterior el reporte de incidentes de trabajo, debe realizarse de la siguiente manera: ✓ Tan pronto suceda el evento, los funcionarios, contratistas y subcontratistas del DNP deben comunicarse con el

Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo a las extensiones 13030 a 13033 o 13014. ✓ Un Miembro del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecerá comunicación con la persona que

reportó el evento para analizarlo en conjunto, esta actividad se realizará con el acompañamiento de un miembro del COPASST, para analizar sus causas y establecer acciones de prevención y control a que haya lugar.




CÓDIGO: SO-L01


5.3 Investigación y análisis de accidentes e incidentes de trabajo

La investigación del accidente y/o incidente de trabajo se documentará en el formato "Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo” F-GSST-05 en el caso de accidentes leves. Para el caso de accidentes graves y mortales se deberá diligenciar el formato establecido por la ARL a la cual se encuentra afiliado la persona afectada. Una vez ocurrido el incidente y/o accidente de trabajo, se reunirá el equipo investigador, de acuerdo con lo establecido en artículo 7 de la Resolución 1401 de 2007; el Comité designado para la investigación de accidentes e incidentes de trabajo del DNP estará conformado de la siguiente forma: Equipo Investigador A: Destinado a realizar las investigaciones de accidentes e incidentes leves, incluyendo accidentes de tránsito.

1. Jefe inmediato de la persona a quien se le presentó el evento. 2. Representante del COPASST. 3. Representante de la Brigada de emergencia. 4. Representante del Grupo encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Equipo Investigador B: Destinado a realizar las investigaciones de accidentes graves y fatales.

1. Jefe inmediato de la persona a quien se le presentó el evento. 2. Secretario General del DNP o su delegado. 3. Presidente del COPASST. 4. Jefe de la Brigada de emergencia. 5. Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La reunión del equipo investigador se debe realizar dentro de los 15 días calendario siguientes a la ocurrencia del incidente o accidente de trabajo o de tránsito. Para el caso de accidentes graves y mortales, el informe de la investigación será enviado al Ministerio del Trabajo con copia a la ARL a la cual se encuentra afiliado el trabajador que sufrió el evento.

6. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN.

La realización del proceso de investigación de accidentes de trabajo se realiza mediante un proceso sistemático; el DNP con el apoyo de la ARL ha adoptado la metodología de investigación de los “5 por qué”, en la cual se toma como guía para el desarrollo de la misma, donde se tiene en cuenta lo enunciado a continuación (Ver Diagrama 1).

6.1 Recolección De Información

La recolección es la fase más importante del proceso de investigación, ya que, si por algún motivo se omite una versión o un detalle, el rumbo de la investigación cambiará al punto que las causas y las sugerencias podrán estar totalmente desenfocadas y por consiguiente las acciones correctivas que se implementen con base en la investigación del accidente, no apuntarán a evitar la ocurrencia del evento. La recolección de la información se puede adelantar por medio de las siguientes actividades:

▪ Reconocimiento del área involucrada:




CÓDIGO: SO-L01


En la medida de lo posible y procurando que no se mueva nada de su sitio si no es para atender al (los) lesionado (s), la visita al sitio del accidente se debe realizar lo más pronto posible. Se debe tomar nota de todas las condiciones existentes y debe acompañarse esta visita de una persona experta en el desarrollo de las actividades comunes del área del accidente, con el fin de indagar sobre el funcionamiento de los equipos (si aplica), los procedimientos o prácticas que allí se adelantan y sobre las condiciones adversas o especiales que debe afrontar el trabajador en esta área.

▪ Entrevista al accidentado y testigos:

Se realizan a la persona que sufrió el accidente y a quienes presenciaron el suceso, con el fin de conocer lo ocurrido, para ello se tiene en cuenta lo siguiente:

✓ Citar a entrevistas los testigos a la menor brevedad, procurando que no exista un lapso en donde los diferentes testigos se reúnan para ponerse de acuerdo sobre su versión.

✓ Entrevistar por separado a los testigos para que den a conocer su versión, sin que otras versiones puedan influenciarla o modificarla en el caso de accidentes graves o mortales, de lo contrario se pueden realizar entrevistas en conjunto.

✓ Indicar al testigo antes de comenzar la entrevista, que el único objetivo es tratar de establecer las causas del

accidente, no culpables de este, para evitar su repetición en un futuro y que su versión en ningún momento lo compromete.

✓ Durante el desarrollo de la entrevista se le pedirá al testigo que relate los acontecimientos ocurridos en el

accidente, cuál es la actividad que se adelanta en el lugar en el que ocurrió el accidente, cómo se hace y qué sugiere para evitar este tipo de accidentes. De conformidad con el área en el que el accidente haya ocurrido, es importante indagar sobre la forma de desarrollar los procesos en esta, los mecanismos de protección existentes y demás detalles que hubieran podido influir en la ocurrencia del evento.

✓ Es importante permitir que el testigo de su versión sin interrumpirlo tomando nota de cada detalle,

posteriormente es necesario confirmar los datos de la información suministrada; para lo cual nunca se debe solicitar a otras personas hacerlo, debido a que esto puede cambiar la versión propia del testigo generando posibles conjeturas diferentes a la realidad.

▪ Revisión de documentos:

Debido a que durante las entrevistas se puede hacer referencia a documentos como normas, procedimientos, manuales, etc., es necesario realizar su verificación. Allí es relevante corroborar la existencia de aspectos o elementos de seguridad y si corresponden con las prácticas y condiciones actuales.

6.2 Descripción del Accidente

En esta etapa se pretende describir los hechos en forma coherente y ordenada, de forma que corresponda con lo sucedido; es necesario realizar la descripción en secuencia cronológica, esto quiere decir, hacer una descripción sucesiva de todos los acontecimientos.




CÓDIGO: SO-L01


6.3 Análisis De Causas

Una vez se hayan revisado tanto las versiones como los documentos respectivos, el equipo investigador analizará las causas del accidente o incidente ocurrido. Para este propósito se cuenta con la metodología suministrada por la ARL denominada “Los 5 Por qué”. La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Por qué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? Esta metodología parte de las consecuencias del evento (pérdidas) y a través de la pregunta “Por qué se generó la pérdida o pérdidas”, las respuestas se encontrarán en los datos y evidencias recolectadas en los puntos anteriores, de esta manera se sigue formulando la pregunta hasta encontrar respuestas objetivas y reales, este procedimiento debe ser realizado por un profesional del Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo. A continuación, se presentan los conceptos fundamentales a tener en cuenta para la aplicación de esta metodología para análisis de accidentes e incidentes. Perdida Se identifica qué consecuencias generó el accidente o incidente, estas pérdidas pueden ser el tipo de lesión que le ocurrió a la persona que sufrió el accidente de trabajo, daño a equipos o mobiliario. Es muy importante tener claridad frente al tipo de pérdida, porque es la base para el desarrollo de las preguntas siguientes. Causas Inmediatas Las causas inmediatas de los accidentes, son las circunstancias que se presentan justamente antes del contacto. Por lo general, son observables o se hacen sentir. Con frecuencia se les denomina Actos Subestándares (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente) y Condiciones Subestándares (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente). Estas causas inmediatas se pueden clasificar de la siguiente manera:

Diagrama 1 metodología de los 5 por qué




CÓDIGO: SO-L01


ACTOS SUBESTÁNDAR CONDICIONES SUBESTÁNDAR

- Operar equipos sin autorización. - Desobedecer normas establecidas - No utilizar las protecciones. - Conducir a velocidades inapropiadas. - Poner fuera de servicio los mecanismos de

seguridad. - Eliminar los resguardos de seguridad. - Utilizar equipos, herramientas defectuosas. - No utilizar adecuadamente el equipo de

protección personal. - Levantar cargar, transportar en forma

incorrecta. - Almacenar en forma incorrecta. - Posición incorrecta frente al trabajo. - Limpiar, hacer mantenimiento de

maquinaria, equipo en funcionamiento. - Bromear, jugar, distraer. - Trabajar bajo influencia de alcohol, drogas,

sustancias alucinógenas.

- Protecciones y resguardos inadecuados. - Equipos de protección inadecuados e

insuficientes. - Equipos, herramientas, materiales

defectuosos. - Espacios de trabajo insuficientes,

hacinamiento. - Carencia de demarcación, señalización. - Riesgos de incendio y explosión. - Orden y limpieza deficientes. - Exposición a ruido, radiación,

temperaturas extremas. - Iluminación deficiente o excesiva, - Ventilación deficiente.

Causas Básicas Las causas básicas corresponden a las causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; a las razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares corresponden a aquellos factores que, una vez identificados, permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar el por qué la gente comete actos subestándares y por qué existen condiciones subestándares. Las causas básicas se dividen en dos categorías: factores personales y factores de trabajo, a continuación, se establecen los grupos de factores:

FACTORES PERSONALES FACTORES DEL TRABAJO

- Capacidad Física – fisiológica inadecuada.

- Capacidad Mental – psicológica inadecuada

- Falta de conocimiento. - Falta de aptitud. - Falta de actitud. - Tensión

- Liderazgo o supervisión inadecuada. - Ingeniería inadecuada. - Adquisiciones inapropiadas. - Herramientas, equipos, materiales

inadecuados. - Estándares de trabajo inadecuados o

inexistentes. - Abuso o mal uso. - Sobre uso, desgaste.

6.4 Elaboración de recomendaciones

En esta etapa se generan las medidas de prevención y control tendientes a la eliminación de las causas que ocasionaron el accidente e incidente a fin de evitar que ocurra un nuevo evento de forma similar. En lo posible cada una de las recomendaciones debe mencionar el riesgo y sus consecuencias, deben ser efectivas y que no afecten el proceso.




CÓDIGO: SO-L01


Las recomendaciones se deben plantear específicamente sobre las causas básicas e inmediatas que lo ocasionaron, teniendo en cuenta que deben ser aplicables, esto quiere decir, que tengan aceptación por parte del personal y que sean económicamente posibles y sostenibles.

6.5 Plan de acción para prevenir o controlar la repetición de accidentes e incidentes de trabajo o de tránsito

Una vez se hayan identificado las causas, se procede a su priorización con el fin de establecer un plan de acción que incluyan las medidas de control para así evitar la ocurrencia de accidentes futuros similares. Se especificará el responsable de la acción a adelantar y el plazo fijado para la misma; las acciones recomendadas deben seguir los principios mencionados a continuación:

▪ Integración de la seguridad con los servicios y calidad, para asegurar su incorporación y mantenimiento. ▪ No representar riesgos adicionales con su implementación. ▪ Aplicación general a otros puestos de trabajo, donde se puedan intervenir condiciones similares. ▪ Tener efecto sobre causas adyacentes que también hayan contribuido a generar otros accidentes. ▪ Implementación en un plazo corto que evite la ocurrencia de accidentes similares. ▪ Las acciones derivadas de las investigaciones de accidentes de trabajo, serán incorporadas al Sistema de

Gestion de Calidad de la Entidad, para lo cual el responsable de la investigación por parte del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo diligenciara el formato F-GP-14 “solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora” y lo enviara al Grupo de Planeación para su inclusión al balance de acciones de mejora (formato F-GP-24).

6.6 Informe de Investigación

El correspondiente informe de la investigación tendrá el esquema acorde a la Resolución 1401 de 2007, en el capítulo II, los cuales estarán contenidos en el formato “Análisis e investigación de accidentes e incidentes de trabajo” con código F–GSST–05. Para el caso de accidentes graves y mortales se deberá diligenciar el formato establecido por la ARL a la cual se encuentra afiliado.

7 REGISTRO DE INFORMACIÓN

✓ Un integrante del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, llevará el registro de los accidentes ocurridos

mensualmente, así como de las medidas de intervención propuestas para cada accidente o incidente en medio magnético y físico.

✓ La información correspondiente a la investigación y análisis del accidente, será consignada en el Formato “Análisis e investigación de accidentes e incidentes de trabajo” F–GSST-05

7.1 Análisis de estadísticas de accidentalidad

✓ Mensualmente, se hará el registro magnético de los accidentes e incidentes ocurridos frente a los cuales se

encontrarán los índices de accidentalidad principales, así mismo se obtendrán trimestralmente los índices de frecuencia por accidente de trabajo, índice de frecuencia con incapacidad, índice se severidad por accidente de trabajo, e índice de lesiones incapacitantes por accidentes de trabajo.

✓ Mensualmente se informará al COPASST, el comportamiento de la accidentalidad registrada en el periodo. ✓ Trimestralmente se presentará seguimiento al COPASST, de las acciones derivadas de las investigaciones de

accidentes de trabajo si estos hubieren ocurrido.




CÓDIGO: SO-L01


7.2 Remisión, ejecución y seguimiento a recomendaciones

✓ De acuerdo con las recomendaciones formuladas en la investigación de accidentes, el Coordinador del Grupo

de Seguridad y Salud en el Trabajo, deberá remitir a las dependencias involucradas las acciones que son de su competencia, en un término no mayor a (8) ocho días calendario.

✓ La ejecución de las acciones será responsabilidad de la dependencia involucrada. ✓ El Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, deberá informar a los funcionarios y partes

interesadas relacionadas con el evento, el curso que se está dando a las acciones correctivas y preventivas planteadas.

✓ Se realizará seguimiento de manera mensual al desarrollo y ejecución de las acciones derivadas de las investigaciones.

Fecha Aprobación: 31 de Julio de 2017

Revisó: _________________________________________________

Rafael Ricardo Martínez Venegas Coordinador Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Aprobó:

________________________________________________ Maria Clemencia Angulo González Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano




CÓDIGO: SO-L01


ANEXO N°1 DIAGRAMA DE ACTUACION EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO

7. Reporte al GSST

Ext.13030 a 13033

5. Reporte del evento

NO

Inicio

1. Accidente

8. Reportar directamente a ARL**

13. Seguimiento de recomendaciones

derivadas de la investigación

SI

11. Reportar diagnóstico y entregar copia de

la atención de urgencias al GSST

12. Participar en Investigación y análisis

AT

¿Ocurrió en horario laboral?

9. Dirigirse a recibir atención

médica al sitio indicado por

la ARL o el GSST

Fin

2. Atención del accidente en sitio

10. Seguir recomendaciones

4. Verificar si es AT*

6. Asistir a urgencias en su EPS

SI

NO

6.1 Atención médica y seguir

recomendaciones

6.2 Informar al GSST


lineamiento (procedimiento) para el reporte, registro, investigación y

Documents