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Lic. Eric A. Peña SánchezEspecialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD
El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)
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SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
ESSALUD 2013
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1437-GG-ESSALUD-2013DIRECTIVA Nº 16-GG-ESSALUD-2013
D-2013Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013
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Archivo
Es el lugar en que se custodian y conservan los documentos de archivo (expedientes, registros, etc.)
que están metódicamente organizados para su servicio o acceso correspondiente.
CONCEPTOS PREVIOS
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- Administración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos,
interviniendo en la gestión de los documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación
CONCEPTOS PREVIOS
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Sistema de Archivos Institucional
Es un modelo de integración de todos los archivos de una entidad con la finalidad de lograr la organización
de sus documentos y su puesta en servicio. La administración del sistema se encarga de coordinar la gestión, planificación, normativa y recursos para su
funcionamiento.
CONCEPTOS PREVIOS
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SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
Finalidad
Integrar y regular normativa y funcionalmente los niveles de archivo del Seguro Social para garantizar
la preservación, servicio y acceso del Patrimonio Documental del Seguro Social de Salud
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-Órgano de Administración de ArchivosEs la unidad orgánica responsable de la administración de los archivos
Sede Central: Es la Secretaria General la unidad orgánica encargada de dirigir, controlar y supervisar la administración del Sistema de Archivos Institucional (SAI). Es un rol que ejecuta a través de la Oficina de Administración de la Información
Órganos Desconcentrados: Será la unidad orgánica responsable que velará el cumplimiento del SAI. Por ejemplo, en la Red Asistencial Almenara es la Secretaria Técnica
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
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Nivel Central-Archivo Central-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión
Nivel Desconcentrado-Archivo Desconcentrado-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
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-Órganos Consultivos.Son los Comités de Evaluación de Documentos encargados de formular el Programa de Control de Documentos y encargados del proceso de eliminación y transferencia de documentos con el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.
Nivel Central.Nivel Desconcentrado.
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Procesos Técnicos Archivísticos
Organización de Documentos- Clasificar- Ordenar- Signar
Descripción DocumentalSelección Documental
- Transferencias- Eliminación
Conservación de DocumentosServicio Archivístico
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
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Del Uso de Tecnologías Avanzadas- Se pueden hacer uso software o aplicativos, enlaces web, digitalización y microformas.
De las faltas- Incumplimiento de la presente norma, del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ESSALUD
SECRETARIA GENERAL
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ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE UN ÓRGANO DESCONCENTRADO
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Busca lo siguiente:
Ser abiertos, generar mayor coordinación entre la Sede Central y los Órganos Desconcentrados.
Ser flexibles, dados los constantes cambios de ESSALUD en su estructura orgánica
Ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;
Ser perdurables, a partir de su regulación y protección jurídica;
Ser homogéneos, centralizados normativamente y descentralizados operativamente.
SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD
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ADMINISTRACIÓNDE DOCUMENTOS VS ARCHIVAR DOCUMENTOS
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¡GRACIAS!