lectura y procesamiento de xml de nóminas_modificacion
DESCRIPTION
Manual de revision para poder dar de alta los archivos XML de empleados, dentro de una organizacion, con Proscai.TRANSCRIPT
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
LecturayprocesamientodearchivosXMLdeNóminas
Manejar el tema de los XML de nómina requiere previamente de una configuración sencilla y rápida. Trabajará de manera semejante a los XML de sus proveedores y acreedores.
Le recordamos que siempre utilice una copia de los XML oficiales, y que usted es el responsable del resguardo de sus archivos originales.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/complemento_nomina.aspx
Modificado
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
Configuración
CopiadearchivosXMLdenómina
Una copia de los archivos XML de nómina deberá guardarla en la carpeta específica (que ya creo) para este fin, y que en este ejemplo se llama CFDIPRVS, y se localizará dentro de la carpeta de Proscai. Recuerde que en esta carpeta se encuentran registradas las carpetas Errores y YA.
1. Dentro de la carpeta CFDIPRVS agregue una copia de los archivos de nómina de sus empleados.
Recuerde que Proscai enviará a la carpeta correspondiente, en este caso YA o Errores, los archivos una vez que los haya leído, validado y procesado.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
Proveedores
Será necesario registrar un proveedor especial para que sea a quien se le cargue la cuenta por pagar de la nómina y puedan ser vinculados los recibos de nómina con esos documentos generados.
2. En el módulo de Proveedores, registre un proveedor NPP, llamado NOMINA POR PAGAR, marcado como acreedor y con cuenta contable correspondiente a acreedores diversos o deudores, (consulte con su contador).
3. También es necesario que se encuentren registrados sus acreedores diversos (incluyendo a sus empleados), para que puedan generarse las cuentas por pagar y las pólizas correspondientes, incluyendo su respectiva cuenta contable. Para este ejemplo quedó de la siguiente manera:
Código Nombre Cuenta
IMSS IMSS 6101008
INFO INFONAVIT 6101012
VPP VALES DE DESPENSA 6101031
ISR ISR 6101015
E218 Esther Vera Rosales 2103002001
E220 Miranda Malo Martinez 2103002002
E231 Jorge Curle Monroy 2103002003
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
Catálogodeconceptosdenómina
Es necesario que el contador le facilite el catálogo de conceptos de nómina que maneja (percepciones y deducciones) para ingresarlo a Proscai y relacionarlo con su cuenta contable correspondiente. Por ejemplo:
Percepciones Deducciones
P001 Sueldos D001 Impuesto ISR
P002 Aguinaldo D002 Cuota IMSS
P003 Utilidades PTU D003 Incapacidad
P005 Prima vacacional D004 Prestamos Personal
P006 Vales de despensa D006 Incidencias no justificadas
P008 Comisiones D007 Descuento por Fondo de ahorro
P009 Fondo de ahorro D010 Pensión Alimenticia
P021 Bono de productividad D094 Crédito INFONAVIT
1. Del menú Datos Generales, elija la opción Catálogos; elija la opción Más y seleccione Conceptos Nómina.
2. Registre su Catálogo de conceptos con la clave indicada, agregue la cuenta contable de afectación. En el caso de las Deducciones registre el código del acreedor que presta el servicio * (deberá estar registrado en proveedores), de dónde se deduce y en la columna Documento podrá agregar algún dato para referencia.
*En el caso de los conceptos que desee llevar un acumulativo de los movimientos por empleado, registre el signo =
3. Solamente en la percepción de Vales de despensa, sí registre el proveedor.
4. Registre también el concepto NPP NOMINA POR PAGAR y la cuenta correspondiente.
Si el XML incluyera un concepto que no se haya registrado en este catálogo, al momento de generar la póliza el sistema usará la cuenta Puente (registrada en Datos Generales), y además registrará el concepto en el catálogo, posteriormente y de forma manual deberá asignarle la cuenta correspondiente al concepto.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
Registrodeempleados
Será necesario registrar en Proscai a todos y cada uno de sus empleados, como Usurarios.
1. Del menú Datos generales, seleccione Catálogos y elija la opción Usuarios.
2. Registre a cada empleado. Aquellos que no tienen acceso a Proscai, se recomienda asignarles un mismo grupo que no se utilice.
Es necesario que asigne, sin guiones ni espacios, el RFC de cada empleado para que puedan ser vinculados con el XML y si maneja centros de costos también indíquelo. El manejo de centros de costo ayudará a determinar la rentabilidad por centro de negocios, departamentos o tiendas.
Revise en el tema Importación de empleados (en ventana ADE) si desea registrar masivamente a sus empleados.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
LecturadeXMLdenómina
1. En el módulo de Contabilidad, abra la ventana del Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) para leer y validar los archivos de nómina.
2. Haga clic en el botón Carga Documentos.
En automático carga todos los archivos que encuentre en la carpeta CFDIPRVS y que serán trasladados a la carpeta YA, o ERRORES si fuera el caso.
En esta ventana podrá tener 3 tipos diferentes de archivos:
Los documentos que ya han sido leídos y vinculados, mostrará información en la columna Documento. Para este ejemplo están pendientes varios archivos.
TIPO DESCRIPCIÓN
RE Recepción de mercancía
RG Recepción de gasto
NO Nómina
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
3. Ahora vaya al módulo de Recepciones, seleccione del menú Recepciones el comando Visualiza NÓMINA.
Del lado izquierdo enlista todos los archivos XML de nómina cargados.
4. Haga clic en el botón Carga XML´S para que Proscai cargue y desglose la información de todos los XML leídos.
Del lado derecho de la ventana le muestra el detalle de los documentos; observe que también se agregó la línea NPP para cuadrar la información por XML.
Del lado izquierdo se indican la fecha, RFC y nombre del empleado, así como los conceptos de las deducciones y percepciones con importes por empleado, indica el centro de costo al que pertenece y la cuenta a la que aplica.
5. Ahora haga clic en el botón Genera Póliza para que se generen la póliza correspondiente.
En estos momentos la ventana queda vacía.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
6. Revise las pólizas generadas.
El sistema generará una póliza, donde identifica los conceptos por empleado y por centro de costos. La fecha que registra corresponde a la de la emisión del archivo XML y con base a ello, agrupa la información.
Observe también que se encuentran detalladas cada una de las percepciones y deducciones por empleado.
Ya se ha generado también la cuenta por cobrar del proveedor NPP Nómina por pagar, y se recomienda utilizar la opción de PROGRAMAR PAGOS.
7. Revise nuevamente la ventana Administrador de documentos electrónicos (ADE).
Observe que aparece el número de documento, el folio que saca del consecutivo de los XML y agregó una referencia interna en la columna Descripción. En el campo Ruta indica que los archivos fueron movidos a la carpeta YA.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
8. Revise alguno de los proveedores, para este ejemplo será INFONAVIT, donde aparece el importe abonado del trabajadora E231 Jorge Curle Monroy.
9. Consulte también la ventana Movimientos de alguno de sus empleados.
En el caso de sus empleados, podrá consultar los abonos que va acumulando. En este ejemplo, aparecen los abonos a su préstamo personal, los correspondientes al Fondo de Ahorro Patronal/Trabajador y el abono a la compra de celular.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
Otro ejemplo, es cuando no encuentra un concepto registrado en su Catálogo de nómina, para este ejemplo se utilizará el XML correspondiente a pago de Reparto de utilidades.
10. Valide el archivo.
En la columna Documento se indica el consecutivo de archivos XML de empleados leídos y observe que en la columna Descripción se indica el consecutivo de pólizas de nómina generados.
11. En la ventana Visualiza XML nómina, señala un error en la cuenta del reparto de utilidades.
El concepto de Reparto de utilidades con la clave P011, son datos que extrae directamente del archivo XML.
Recuerde que su catalogo no incluía ese concepto.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
12. Haga clic en el botón Valida Conceptos, le avisa que dio de alta un concepto y le asignó la cuenta puente de forma temporal, pero que es necesario que asigne la cuenta correspondiente.
Al revisar su Catálogo de conceptos de nómina, se observa así:
Solo si sale y regresa a la ventana Visualiza XML Nomina y vuelve a Cargar XML´S, observará que momentáneamente ha asignado la cuenta 9.
Se recomienda asignar la cuenta correspondiente antes de generar la póliza para que ya se genere correctamente, de forma normal.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
13. Si no fuera posible, genere la póliza utilizando momentáneamente la cuenta Puente.
14. Registre la cuenta correspondiente en su catálogo de conceptos de nómina.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
15. Posteriormente corrija la póliza haciendo clic en el botón Cambio y borre la información del campo Referencia.
La póliza queda entonces con la cuenta correcta.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
16. Para realizar el pago, en el menú de Proveedores elija la opción de Programar pagos. Filtre por proveedor NPP para facilitar el procedimiento.
17. Al momento de generar el pago, utilice el botón PagaN.
18. Elija la opción Transferencia consolidada si usted hace el pago global y desee que el banco realice la dispersión.
19. Si el pago es personalizado, hágalo a través de la opción Transferencia.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
RegistrarempleadosapartirdesuXMLSi debido al número de empleados en su compañía es poco práctico registrarlos uno por uno, existe un mecanismo con el cual se darán de alta automáticamente al momento de leer los archivos XML de la nómina, incluyendo su RFC para que puedan ser vinculados (proceso ideal para la carga inicial) y posteriormente asignar el centro de costo correspondiente de forma manual.
1. Agregue una copia de los XML de nómina de sus empleados (no registrados como usuarios), a la carpeta CFDIPRVS.
2. Abra la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE. Haga clic en el botón Alta Empleados.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
3. Muestra el nombre y RFC del empleado. Haga clic en el botón Alta Empleados.
El sistema registrará el RFC de su empleado en el catálogo de usuarios generando un consecutivo con el prefijo USXXXX.
El sistema le indica que registró un usuario sin clave en su catálogo de usuarios y le asignó el grupo 39.
4. Haga clic en el botón OK del mensaje.
Y con otro mensaje le indica que registre a cada empleado su Centro de costo.
5. Haga clic en el botón OK del mensaje.
Se recomienda asignar el centro de costos correspondiente a los usuarios, antes de generar la póliza para que ésta salga correctamente.
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
6. Vaya a su catálogo de Usuarios y busque al empleado.
Observe que su código es US0001, registra el nombre, le asigna el grupo 39 y ya aparece su RFC, estos datos los obtiene del archivo XML.
7. A través del botón Cambio registre el centro de costos correspondiente de su empleado, para que la póliza se genere correctamente.
Si lo desea, agregue los demás datos del empleado.
Podrá continuar de forma normal, cargando los archivos XML.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
Altamasivadeempleados
Otra forma de dar de alta a sus usuarios es importando un archivo de texto, lo cual agilizará su registro.
El layout del archivo separado por tabuladores es:
RFC NOMBRE CENTRO DE COSTO
1. Vaya a la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE, del módulo de Contabilidad y haga clic en el botón Alta Empleados.
Esto desplegará la ventana “Asignación de proveedores”
2. Haga clic en el botón Importa Empleados.
Nuevo
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Módulo Contabilidad XML de Nóminas
3. En la ventana que despliega, haga clic en el botón Carga y seleccione el archivo.
Carga los datos en la ventana.
4. Haga clic en el botón Validar.
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XML de Nóminas Módulo Contabilidad
Le envía un mensaje.
5. Haga clic en el botón Procesa.
Envía otro mensaje
6. Haga clic en el botón OK.