Programas de Hoja de Cálculo

leCCIÓn 14

Esta lección incluye las siguientes secciones:

• Programas de Hoja de Cálculo y sus Usos

• La Interfaz de la Hoja de Cálculo

• Introducción de datos en la Hoja de Trabajo

• Edición y Formato de la Hoja de Trabajo

• Agregar Gráficas

• Análisis de Datos en una Hoja de Cálculo

• Las Hojas de Cálculo proporcionan herramientas para trabajar con datos numéricos.

• Se puede utilizar el Software de Hoja de Cálculo para crear presupuestos, balances contables, y otros tipos de documentos basados en números.

• El Usuario puede desplegar su información en el formato tradicional de Filas y Columnas, o como un elegante formato de Reporte con Títulos y Gráficas.

Programas de Hojas de Cálculo y su Usos

Formato clásico de Fila y Columna

Reporte usandocolor y gráficos

• Se trabaja en un documento llamado “hoja de trabajo”; se agrupan hojas de trabajo relacionadas en un archivo llamado Libro de Trabajo (workbook).

• Software de Hoja de Cálculo con Interfaz GUI ofrece conjunto de herramientas similares, incluyendo “Barra de Fórmulas”, para crear y editar datos en la Hoja de Trabajo.

• Datos se despliegan en “Celdas”. Las cuales son la intersección de cualquier Fila y Columna.

• Dirección de celda es la combinación de “letra de Columna” y “número de Fila” donde se encuentra la celda. Por ejemplo: A1

La Interfaz de la Hoja de Cálculo

Barra de MenúBarras de herramientas

Columna

Fila

Barra de Estado

Barras de Desplazamiento

CeldaBarra de Fórmulas

• Etiquetas--texto o números no utilizados en cálculos.

• Valores—números que pueden ser usados en fórmulas de cálculos.

• Fechas– parte básica en la mayoría de las Hojas de Trabajo.

• Fórmulas--comandos para ejecutar cálculos con base en números o en fórmulas.

Se introducen cuatro tipos de datos en las Celdas:

Introducción de Datos en Hoja de Trabajo

• Si una fórmula usa un valor contenido en otra celda, la fórmula contiene una “referencia de celda”, o la dirección de la celda referida.

• Las Fórmulas pueden referir “rangos” (o bloques) de celdas contiguas como un todo. También pueden referir celdas individuales.

• Una Función es una fórmula predefinida, que provee a la Hoja de Trabajo las instrucciones para ejecutar un tipo de cálculo específico. El Usuario ingresa los “argumentos” que le dicen a la Función “cual data utilizar”.

Introducción de Datos en Hoja de Trabajo - Fórmulas y Funciones

• El Software de Hoja de Cálculo provee muchas de las herramientas de edición y formateo que ofrecen los Procesadores de Palabras.

• Se puede modificar, copiar, mover y eliminar la data contenida en cualquier Celda.

Edición y Formato de la Hoja de Trabajo

• Si una fórmula utiliza una referencia de celda relativa, automáticamente cambiará la referencia de columna y fila cuando “la fórmula sea ubicada en otro lugar”.

• Si la Referencia de Celda es Absoluta “no se cambiará la referencia de columna y fila” aún cuando la fórmula sea ubicada en otro lugar.

Referencias de Celdas Absolutas y Relativas

• Una Gráfica es una representación “gráfica” de los datos contenidos en una Hoja de Trabajo.

• El Software de Hoja de Hoja de Trabajo permite crear fácilmente Gráficos de Negocios a partir de la Data en la Hoja de Cálculo.

• Se pueden utilizar muchos tipos de gráficos, y aplicar muchos efectos al gráfico para realzar la calidad de la información así presentada.

Agregar Gráficas

Gráfica de Barras Apiladas

• Análisis ¿Qué pasaría si? (What-if analysis), el cual permite usar la data de la Hoja de Cálculo para probar como ciertos escenarios afectan los resultados.

• Búsqueda de meta (Goal seeking), el cual encuentra los valores de celdas que satisfacen las especificaciones de fórmulas para obtener un valor predeterminado.

• Clasificar los Datos (Sorting), es decir, ordenar los registros de una manera específica, con base en los campos de datos de la Hoja de Cálculo.

Tres técnicas útiles para este análisis son:

Análisis de Datos en una Hoja de Cálculo

• Defina y diferencie los términos “Hoja de Trabajo del Contador” y “Hoja Electrónica de Cálculo”.

• Identifique cuatro tipos de datos que se pueden teclear en una Hoja Electrónica de Cálculo.

• Explique cómo se utilizan las “Celdas” en una Hoja Electrónica de Cálculo.

• Explique que es una “Fórmula” y como las utiliza el Software de Hoja de Trabajo.

• Enumere tres tipos de “Herramientas Analíticas” de las Hojas de Trabajo.

leCCIÓN 14: rePASO