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SIIGO Versión 5.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION

DEFINICION DE DOCUMENTOS Y SALDOS INICIALES

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SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com 1

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................... 2 1. DEFINICION DE DOCUMENTOS ................................................... 3 2. DOCUMENTOS .............................................................................. 3 2.1. FACTURA DE VENTA ............................................................................5

2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA................................................................... 9 2.2. REGISTRO DE COMPRAS ...................................................................11 2.3. COMPROBANTE DE EGRESO...............................................................15 2.4. RECIBO DE CAJA...............................................................................18 2.5. DEVOLUCIÓN DE FACTURA................................................................22 2.6. DEVOLUCIÓN DE COMPRAS...............................................................26 3. SALDOS INICIALES.................................................................... 30 3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE ..................................................30 3.2 SALDOS INICIALES CARTERA.............................................................36 3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO.......................................................38 3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES...............................................41 3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES...............................................................................................44 4. FUNCIONALIDADES DE ENTRADA DE COMPROBANTES .............. 45 4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES .........................................................45



INTRODUCCION

El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos. Además en la cartilla que presentamos a continuación nos permitirá conocer como es el proceso de definición de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de maximizar la utilización del mismo y poder imprimir sobre la papelería del propio usuario. Después de tener toda la parametrizacion podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable de centros de costo, inventarios y vendedores con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de Gestión y administración. Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima información y además oportuna.



1. DEFINICION DE DOCUMENTOS Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:

Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria

Tipo de documento: SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando. La ruta para definir cada uno de estos documentos es: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos.

2. DOCUMENTOS A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite



contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera. B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de Produccion, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de producción. C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual. D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los proveedores. E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura. F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización. G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc. J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancías o devolución de facturas. K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción. Documento únicamente utilizado en el modulo de Produccion L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc. N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad. O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la transformación de materia prima a producto terminado. P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo. R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada.



T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a otra. V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos de la empresa. Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de mercancía hacia los proveedores. Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes de mercancías hechas por los clientes. I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud de un activo fijo al departamento de compras. Es utilizado cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos. M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores. Se utiliza cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos. U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control sobre las devoluciones de mercancías realizadas por los proveedores Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen. 2.1. FACTURA DE VENTA

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente las cantidades y los valores correspondientes al producto vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.

Los campos que se deben diligenciar son:

Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.



Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

Numeración Inicial. Número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad.

Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

Título. Digitar el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.



Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se asemeja…”

Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

Actualiza e Imprima. Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

Redondea cifras. Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

Actualiza Inventario. Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario).

Número de Vencimientos. Si la empresa genera facturación a plazos se debe asignar el número de plazos máximos que es posible utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

Desc. en Producto. Seleccionar la casilla si en el proceso de facturación se realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.

Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Es importante anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla de la columna de descuentos dentro del recuadro de descuentos y cargos para que no disminuya la base para el cálculo del IVA.

Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de venta (Pedido – Cotización – Remisión). Este cruce permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior.

Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía:



Pedido Cotización Remisión Factura de Venta

La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.

Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.

Consolida Productos de Remision/Pedido en la impresión: Al seleccionar esta opción el Al marcar esta opción el sistema en la impresión del documento mostrara sumadas las unidades de un mismo código de producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen en la factura de venta.

Ctas ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355180000.

Ctas ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.

Cta Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención

de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355170000.

Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden definir tres cargos y tres descuentos.



En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios. 2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA

Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es estándar con el prototipo ya definido por el sistema seleccione la forma como muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido descuento en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente), Dsc.x item (En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura), dsc.Unitario (Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado.

Numeración Autorizada DIAN. Número de autorización para factura de la DIAN, para que sea impreso como requisito legal de la factura.



Numeración Autorizada. Corresponde a la numeración autorizada por la DIAN, el cual se debe digitar en el siguiente orden: en la primera casilla el prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración desde y en la tercera la numeración hasta.

Fecha Autorización. Fecha en la cual fue autorizada su facturación.

Recalcula IVA en el Total. Campo en el cual se indica si en el proceso de

facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA. En caso de manejar IVA diferencial esta opcion no debe marcarse

Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).

No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca

esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.

Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:



Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la impresión.

2.2. REGISTRO DE COMPRAS Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes, que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de activos fijos y otras causaciones que representen una deuda adquirida con un tercero.






Numeración Inicial. Número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.


Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que se requieren capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.


Número de Copias. Número de copias necesarias en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

Título. Hace referencia al título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.



Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit. En el encabezado del documento.

Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.

Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento es utilizado en más de una terminal al mismo tiempo.

Redondea cifras. Seleccionar la casilla si es necesario que los registros sean aproximados al peso.

Número de Vencimientos. Si en la empresa se genera facturación a plazos, se debe asignar el número de plazos máximos a utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

Cruce O.Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N). Asignar la letra de acuerdo al tipo de documento que se quiere hacer antes del registro de compra (Orden de Compra – Nota de Entrada). Este cruce le permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior.

Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía:

O. de compra Nota de Entrada Registro de Compra

Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si se quiere hacer obligatorio el cruce expuesto anteriormente.

Actualiza Inventario. En el caso en que la factura de compra sea el único documento que se utiliza en el proceso de compras de inventario (esto para que una vez realice una compra se cargue el inventario), se marca esta opción.

Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si se desea hacer la contabilización de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la



tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de compra.

Imp. Certificado. Seleccionar la casilla si se requiere que una vez realizada una contabilización genere el certificado de retención de ese documento.

IVA a Rég. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.

ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.

Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.

Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra.

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla).

En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.

No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marcar esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.



Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:



2.3. COMPROBANTE DE EGRESO El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo.





Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad



Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco.

Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

Número de Copias. Asignar el número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso.

Título. Corresponde al título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de realizar impresión estándar del documento.

Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la compañía.

Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo es estándar, sino que la empresa ya tiene formatos de documentos previamente establecidos y/o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.

Actualiza e Imprima. Al seleccionar esta casilla, se indica al sistema que una vez se termine de digitar el documento sea salvado o guardado y luego sea generada la impresión.

Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento es utilizado en más de una Terminal en forma simultánea.

Redondea cifras. Seleccionar la casilla si es necesario que los registros sean aproximados al peso.

Cuenta Banco. Digitar el código de la cuenta del Banco que más utilizado para girar, este código puede ser modificado o cambiado en la elaboración del comprobante de egreso.






Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el

sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

2.4. RECIBO DE CAJA

El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de clientes o anticipos.

Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.

Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definirá un tipo de recibo.






Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes

Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar

documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad



Nro. Automática. Seleccionar la casilla para que el sistema genere la generación en forma automática.

Número de Ítems. Hace referencia al número máximo de ítems o filas a capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 250 ítems.

Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

Número de Copias. Asignar el número de copias que desea en la impresión

de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso.

Título. Corresponde al título del comprobante que está parametrizando.

Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit.

Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del

documento NO se realiza de manera estándar, sino que la empresa ya tiene unos formatos de documentos previamente establecidos y/o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.

Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla se indica al sistema que una

vez se termine de digitar el documento, sea salvado y luego genere la impresión.

Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de

una terminal en forma simultánea.

Redondea cifras. Seleccionar la casilla para que los registros contables sean aproximados al peso.

Cuenta Caja. Digitar el código contable de la caja en la cual se debe

registrar el ingreso. Este código es posible modificarlo en la elaboración del recibo de caja.



Cuenta Interés Mora. Asigne el Código contable de la cuenta donde se

grabarán los valores por concepto de interés por mora.

Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no se ha entregado la mercancía.

No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marcar

esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.






2.5. DEVOLUCIÓN DE FACTURA Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en compras. Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos parámetros de la Factura de venta.




Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad



Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa.

Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.


Número de Copias. Asignar el número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

Título. Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.



Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Esta información es impresa en el encabezado del documento.



Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de una Terminal en forma simultánea.


Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base para el cálculo del IVA.

Ctas. ICA: Anticipo. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355180000.

Ctas. ICA: Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.

Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355170000.

Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que maneja en la Factura de Venta.

En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla).

En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y



cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.

Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios.







2.6. DEVOLUCIÓN DE COMPRAS Las Notas de Devolución se utilizan se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la entrada de cantidades de inventario, en el caso que se haga una devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en compras. Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos parámetros del Registro de Compras documentos tipos P.




Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.




Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa.

Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.


Número de Copias. Asignar el número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

Título. Digitar el título del comprobante que se está parametrizado. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Esta información es impresa en el encabezado del documento.





Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de una Terminal en forma simultánea.


Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base para el cálculo del IVA.

IVA a Rég. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.

ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.

Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.

Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra.

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla).

En las líneas uno y dos correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.

No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.



3. SALDOS INICIALES

Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con la que inicia la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.

Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:

FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa.

INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha en la cual se ingresan los saldos iniciales.

DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.

RECUERDE: La ruta para definir los documentos es

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos

CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta puente.

RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Apertura de cuentas contables. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administracion de cuentas contables – Apertura

Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera, Inventarios y Proveedores.

3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE

Corresponde a los saldos iniciales de todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y se utiliza



para fines generales o específicos; dentro de las cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.

Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada Comprobantes

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes.

Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es obligatorio incluirlos, los cuales son:

TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).

NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.

NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento automáticamente, se debe digitar enter.



FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.

SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales.

CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.

CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable.

NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.

DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.

DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo.

VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra en el Balance Inicial.



El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta.

RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General.



NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.

CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.



RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.

Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla



3.2 SALDOS INICIALES CARTERA Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada Comprobantes


Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.



RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible

Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)

Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por cobrar. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE

DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O

DOCUMENTO

NUMERO DE VENCIMIENTO

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE

DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O

DOCUMENTO




Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.

RECUERDE

Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla

3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada Comprobantes


Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.



Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento tipo L - Otros y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.

Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se afectara y la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo Unitario y al Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo.

Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios instalado y la cuenta contable esté amarrada a una tabla de inventarios en la apertura de líneas y grupos.



Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.



Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las cantidades.

RECUERDE

Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla y para

buscar en cualquier opción utilizaremos la tecla ,

(búsqueda alfabética), (búsqueda numérica). `.

3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada Comprobantes


Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)



TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE

DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O

DOCUMENTO


TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE

DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O

DOCUMENTO




RECUERDE Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta esta detallada como por pagar.

Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.

Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.



RECUERDE

Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla

3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera:

Comprobante del disponible Caja Bancos Corporaciones

Comprobantes de deudores Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente

Comprobantes de obligaciones Financieras

Pagares Carta de Crédito

Comprobantes de Cuentas por

Pagar Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes

Comprobantes de Inventarios Saldos por Bodega Comprobante de Propiedad

Planta y Equipo Valor Histórico Activos Valor de la Depreciación

Comprobante de impuestos por pagar

Retencion en la fuente Impuesto a las ventas

Comprobante de Cuentas de Patrimonio

Capital Social Utilidad del ejercicio

Comprobante de Ajustes por inflación

Activo no monetarios Pasivo no monetarios Patrimonio Cuentas de resultado

Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.

Comprobante de Cuentas de Ingresos

Comprobante de Cuentas de Egresos



IMPORTANTE Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 2006, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de 2007.

4. FUNCIONALIDADES DE ENTRADA DE COMPROBANTES La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración. En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos. 4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo de: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada Comprobantes - llamar el tipo de comprobante a consultar.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. - llamar el tipo de comprobante a consultar.



En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.

IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el.

ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente.

BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente.



IMPORTANTE Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.

Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:

REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem.

UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del

comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.

RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.

las tics

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