INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”EXTENSIÓN MEDIDA

MENCION:CIENCIAS COMERCIALESCATEDRA:INFORMATICA ESCUELA: 71

Las ofimáticas

Aula virtual IUTS

Informática I

Alumna:DanielaUzcateguiC.I:23722743 #71

Se llama ofimática el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de

oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar o parar la información

necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a Internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por

herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, arc

CONCEPTO DE OFIMÁTICA

La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se

reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz

automatizado.

• Procesamiento de textos.• Hojas de cálculo• Herramientas de presentación multimedia.• Base de datos.• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.• Programas de mensajería, correo de voz.• Herramientas de reconocimiento de voz.• Paquetes de múltiples herramientas ofimáticas como

Microsoft Office, OpenOffice, Corel WordPerfect, entre otros.

HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS

OFIMÁTICOS

Qué es Word:

Word es un término inglés que tiene varios significados. Como

nombre, su traducción más habitual en español sería

'palabra'. También significa 'orden' o señal'. En determinados

contextos 'word' se puede traducir como 'promesa' o

'compromiso'. Especialmente en plural, puede hacer referencia al texto de una obra de teatro. En Informática, unidad básica de

datos de un ordenador.

Para qué sirve Microsoft Word

Se utiliza principalmente como procesador de textos para elaborar documentos como artículos, informes o cartas, aunque también permite el trabajo con imágenes, tablas y gráficos, entre otros.

Algunas de las opciones que permite es cambiar los márgenes de una página, el formato de la fuente (el tamaño, el tipo y el color, por ejemplo), corregir errores ortográficos, sugerir sinónimos e insertar encabezados y pies de página.

APLICACIONES OFIMÁTICAS MAS USADAS EN LA

ACTUALIDAD

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y

crear gráficos simples.

PARA QUE SIRVE EXCEL?

Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación, economía, etc. La función es realizar cálculos complejos de maneras mas allá de las

matemáticas ordinarias y expresar el resultado en forma simple y analítica.

Qué es Excel

El Microsoft Power Point es un programa que permite hacer presentaciones, y es usado ampliamente los ámbitos de

negocios y educacionales. El uso de data show o proyectores en conjunto con este software, hace de este

sistema la manera óptima para comunicar ideas y proyectos a un directorio, a una clase de colegio o universitaria, o a

una potencial audiencia compradora de productos y/o servicios.

QUE ES POWER POING

Según lo define Microsoft es un software que permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, y administra también el calendario y los contactos como amigos y socios empresariales. También se puede compartir el calendario con familiares y profesionales a través de Internet.

Este correo forma parte del “Office”, que es un conjunto de productos que reúne distintos tipos de software con los que se puede crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y también para administrar el correo.

Correo Outlook

Es un servicio de correos en la web perteneciente a Microsoft, del tipo gratuito tal como el Gmail y Yahoo. En realidad este correo nació en el año 2012 como el sucesor del famoso Hotmail.com

Aun con el avance de las redes sociales, la mensajería e incluso los celulares los correos electrónicos constituyen una herramienta básica para la comunicación.

QUÉ ES OUTLOOK:

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer

que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir,

una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de

datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los

mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:

• Evitan la redundancia.

• Evitan la inconsistencia.

• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base

de datos.

• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

• Se mantiene la integridad entre los datos

QUÉ ES ACCESS

Entre las mas usadas de diario en el trabajo de oficina se encuentran :

Word

Excel

Outlook

A continuación daré un breve resumen de una de ellas mas utilizadas

APLICACIONES MAS USADAS EN LA OFICINA

Microsoft Excel. Programa del tipo hoja de cálculo u hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y

precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Esta sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la

simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras.Las hojas de cálculo están dispuestas en filas y columnas. La

intersección de una fila/columna se denomina celda. Cada celda puede contener un dato o una fórmula que puede hacer referencia a los contenidos de otras

celdas. Esta contiene 256 columnas, que se rotulan con letras (desde la A a la IV), y las filas con números (del 1 al 65.536), lo que da un total de 16.777.216

celdas por hoja de cálculo.

Para ejecutar fórmulas las hojas de cálculo obtienen la información desde varias celdas especificadas por el usuario, que representan información en diferentes formatos. Las hojas de cálculo no son simples celdas para introducir números con los que realizan diferentes operaciones: son herramientas que permiten

tratar esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.

MICROSOFT EXCEL

Surgimiento de las hojas de cálculo

En el mundo informático existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron anticuadas. Por ejemplo, un programa de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir, un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos basados en fichas de cartulina.

Varias informaciones acerca de los sistemas de información y algunas personas, confirman que la primera hoja electrónica, llamada Visicalc fue creada en el año 1978 por Daniel Bricklin, quien fue alumno de la facultad de negocios de Harvard, además cabe mencionar que fue él quien inventó las Hojas Electrónicas. Bricklin supuestamente estaba preparando una Hoja Electrónica para un HBS (caso de estudio) y para la creación de esta tenía dos alternativas 1.-Hacerlo a mano, o 2.-Usar una terminal de tiempo compartido que usaba un Mainframe. Bricklin, quería hacer un programa donde los usuarios obtuvieran la capacidad de visualizar una hoja cuadriculada tal y como los Contadores hacían a mano. Su visión era “una pizarra electrónica y una tiza electrónica en un aula”.

Después de Visicalc

El mercado de las Hojas de Cálculo o Electrónicas fue creciendo rápidamente, a principios de la década de los 80 Visicalc fue perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban Microprocesadores Intel. Mitch Kapor inventó LOTUS, una Hoja Electrónica rápida, y pronto se convirtió en el estándar de las nuevas industrias. Lotus no tan solo hacía el proceso más corto y fácil, sino que tenia un sistema de referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1 de Visicalc). Pero además añadió gráficos para así posicionar las Hojas Electrónicas en el camino de ser el mejor paquete de presentación visual de los datos.

Lotus fue la primera Hoja Electrónica en introducir las celdas, rangos y los macros. Kapor ganó un millón de dólares por la venta de varios de sus programas a la compañía Visicorp. Parte de ese dinero lo utilizó para empezar con la empresa Lotus Development Corp. Después Kapor le ofreció a Visicorp venderle su programa de Lotus 1-2-3, pero los ejecutivos de esta compañía pensaron que el programa era muy limitado en cuanto a funcionamiento se refiere. Hoy en día Lotus 1-2-3 sigue siendo la aplicación que más se ha vendido en el mundo.

Libros de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. A éstas se accede con sólo hacer clic sobre cada etiqueta. También podemos movernos por las hojas mediante los controles (barras de desplazamiento) de la parte inferior de la ventana. Para modificar el número de hojas cálculo que veremos por libro seleccionaremos el Menú Herramientas/Opciones, clic en la ficha General, en el cuadro Número de hojas en libro nuevo introducimos el número de éstas que deseamos por omisión.

Tipos de datos (constantes y fórmulas)

Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de cálculo de Excel:

Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Las constantes

pueden ser números, fechas y fragmentos de texto.

Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las fórmulas comienzan

siempre con el signo igual (=). Excel evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la

propia celda.

Office

.

Hoy en dia las herramientas de ofimáticas. En las empresas y en la vida cotidiana son de gran utilidad y nos facilitan el

trabajo. por que

Hace años cuando se utilizaba la máquina de escribir y por alguna razon alguien se equivocaba tenia que hacerlo todo

de nuevo , pero ahora que la tecnología ha avanz0ado solamente es oprimir la tecla chif y listo. Las herramientas

ofimaticas tanto como: wod, exel,power point y access hacen que las empresas sean exelentes y más rapidas, pues

todos los archivos los guardan en un solo programa.

Ahora después de un gran avance las empresas estan contentas porque ya no les toca cargar esa máquina de

escribir tan pesada y hacerlo todo de nuevo. Por eso es muy importante la ofimática hoy.

IMPORTANCIA DEL OFIMATICA

Una de las características mas importantes de la ofimática en la administración es Cómo eliminar tanto papel y formas de la empresa,

cuantas veces se ha preguntado lo mismo?. Usted ha visto como en la medida que crecen o se mejoran los Sistemas de Información; en la misma medida

crece tanto el volumen de papel como las tareas de archivo. En la medida en que los usuarios no cuentan con respuestas efectivas y de fácil consulta del

sistema de información, en la misma medida crece la generación de formatos

La gerencia de sistemas siempre ha visto como una solución, el montaje rápido de una Intranet, llegado a suprimir los memorandos de citación a

reuniones internas

Debemos visualizar nuestro Sistema de Información, como una gran red de decisiones y apoyo en formato digital. Tenemos que desarrollar sistemas que

nos permitan optimizar y en algunos casos suprimir las operaciones manuales, incluso las que se generan por la burocracia de oficina.

IMPORTANCIA DE ELLA EN LA ADMINISTRACIÓN