LANZAMIENTO SUIT 3.0 DISTRITO

AGENDA 8:30 am – 9:00 am - Registro

9:00 am a 10:30 am – Implementación SUIT 3.0 y unificación con Guía de trámites y servicios

10:30 am a 11:00 am – Plan anticorrupción y de atención al ciudadano componente 2

11:00 am a 12:00 m – Preguntas

POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE

TRÁMITES

2005 2010 2009 1998

INSTRUMENTOS TECNOLOGICOS

NORMATIVA

POLITICA

2011 2012

Ley 489

Decreto Ley 019 Decretos

053,734,2482,2641, 1450,2717 de 2012

1991 1995

Constitución Decreto

2150

Ley 962 y Decreto

Reglamentario 4669

2008

Institucionalidad

Fases de la política

V1.0

V2.0

Diseño SUIT V3.0

PEC

PEC

Separación

Cambio Visualización

ASESORIA DAFP

Apoyo Distrito

Convenio Gobernaciones

Objetivos Política

Modelo de Operación

Capacitación y Levantamiento Trámites nación

Apoyo Publicación de Trámites orden nacional

Cruzada antitrámites Aplicación Decreto 19

Capacitación Gobernaciones y ciudades capitales

Apoyo Publicación de Trámites orden territorial

2013

Lanzamiento V3.0

Migración Depuración

Migración

Diseño Niveles

De Madurez

HISTORIA DE LA POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN

Órgano coordinador de la política

Responsables de racionalización y

Registro en el SUIT

ENTIDADES

Apoyo Tecnológico

MINTICS Lineamientos política y

Seguimiento

DAPRE, Altas Consejeras

Secretaría Transparencia

GRAT

COMITÉS SECTORIALES

OTRAS

INSTANCIAS

Actores Mecanismos de Coordinación

INSTITUCIONALIDAD

2. Facilitar y promover uso de las TICs

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

1. Racionalizar trámites

Simplificación

Estandarización

Optimización

Automatización

Eliminación

Mejora participación ciudadana

Transparencia de actuaciones administrativas

Facilita el acceso de la ciudadanía a la información de los trámites

Ejecución de trámites por medios electrónicos, creando confianza en el uso de las TICs

3. Hacer más eficiente la gestión de las entidades públicas

Facilitar la vida a los ciudadanos

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

Agilizar respuesta a las solicitudes

Mejora de los procesos y procedimientos internos

Mejor uso de los recursos

4. Promover en las entidades la confianza en el ciudadano

Aplicación del principio de la buena

fe

Excelencia en la prestación de los

servicios a la ciudadanía

Identificación

De Trámites

Racionalización

de Trámites

Interoperabilidad

ESTRATEGIAS DE LA POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN

Priorización

De Trámites

• Revision de procesos • Análisis normativo

• Diagnóstico de trámites a intervenir

• Simplificación

• Estandarización

• Eliminación

• Optimización

• Automatización

• Interoperabilidad

Inventario de Trámites Trámites en el Sistema

Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas

Cronograma de Actividades

Trámites Optimizados

Identificación de escenarios y aplicación

del marco de interoperabilidad de GEL

Fases

Actividades

Resultados

Actividades entre entidades

ACTIVIDADES AL INTERIOR DE LAS ENTIDADES ENCAMINADAS A PRESTAR MEJOR SERVICIO AL

CIUDADANO

SUIT

Audiencias

ENTIDADES

Adm. Trámites Directivo

Indicadores i/Impacto i/Productividad i/Cumplimiento

CIUDADANOS – EMPLEADOS - EMPRESAS

i/Impacto – Satisfacción del usuario

Trámites, cadenas de tramites, formularios Productos Información

CANALES

Punto Informació

n de Tramites

Call Center

TV Ip

Radio Ip

Portal de Trámites y servicios

PORTAL ENTIDADES

Redes sociales

Mesa de ayuda

Motor de búsqueda - Filtros Motor de búsqueda - Filtros

PROCESO OPERATIVO

Ciclo de publicación Taxonomía

PROCESO APOYO

Reglamentación Mejores prácticas Integración con otros

sistemas Apoyo E-Learning

PROCESO ESTRATÉGICO

Madurez de trámites Capacidad entidades

Cumplimiento entidades (ANS)

Inteligencia de negocios

Sistema de indicadores

PROCESO

BASE DE DATOS

*

L

Cadenas de trámites y racionalización

L

L L L

L

L L

L L

MODELO DE GESTIÓN DE TRÁMITES

Entidades DAFP Ciudadanos

Inscripción de tramites y servicios

Validación y aprobación de los tramites y servicios

Consulta de tramites y servicios

Administrador de trámites Aprobador de trámites

Administración tecnológica Administración

tecnológicaY funcional

GEL

Centro de Datos, Centro de Contacto Ciudadano, Líder

técnico de Solución

SUIT- PROCESO ACTUAL

Dificultades funcionales: Validaciones de campos

limitadas

Falta de reportes operativos y de gestión

Definición estática de roles Aplicación fría para el usuario

Dificultades técnicas: Obsolescencia tecnológica Problemas de cobertura,

desempeño

Dificultades para implementar mejoras

Demora en el soporte y corrección de fallas

¿QUÉ SE TIENE HOY EN SUIT 2.0?

Estadísticas e

indicadores:

Optimización de búsquedas

Diferentes canales

de Soporte y

atención

Comunicación

(push) de

cambios y

eventos en los en

los trámites o

servicios:

Registro FÁCIL y ÁGIL del trámite con un nuevo FORMATO INTEGRADO DEL

TRÁMITE - FIT

Se promueve la AUTOGESTIÓN,

AUTOCONTROL y AUTOREGULACIÓN de las Entidades

Sistema

ESTRUCTURADO Y

NORMALIZADO

Se promueve el NIVEL de

MADUREZ y ACUERDOS DE

NIVEL DE SERVICIOS

Menor tiempo en la publicación de

trámites mejorando la oportunidad

de la información de cara al

ciudadano

¿QUÉ OFRECE EL SUIT 3.0?

Integración con otros sistemas de información (Administración de Instituciones)

Implementación de sinónimos para búsqueda por lenguaje común para el ciudadano

Estandarización de documentos

Construcción del nombre del trámite

estandarizado Manejo de trámites regionales con un único FIT

MODELO Actualizaciones automáticas (SMLMV - SMLDV)

Priorizar la información sujeta a revisión del DAFP

Herramienta para la asignación de trámites a

revisar y/o aprobar

Reportes y estadísticas

ALGUNAS SUGERENCIAS DE MEJORAS APLICADAS AL SUIT 3.0

Integración con Sistemas de

información para la administración de

Entidades

Portal de cara a las Entidades

Entidades

Registro de FIT único

Registro de trámites transversales

FIT

Registro de FIT Modelo

Asignación automática

Asignación para revisión

Asignación manual

Integración con sistemas

externos

Suscripción para notificaciones sobre

temas de interés

Identificación de cadenas de trámites

Fose I Fase II

Administración de usuarios y roles

Componente de notificaciones

(envió de mensajes y alertas)

Administración de la

tecnología

Migración preliminar de datos

Línea de tiempo

Gestión Ciclo Trámite

Revisión

Gestión acciones a implementar

Seguimiento A Resultados

Gestión Racionalización

Gestión de Formularios

Integración con Modelo de Madurez

Indicadores

Evaluación de Política

Nueva Funcionalidad

Módulo seguimiento a Migración y control

estrategia despliegue

Registro otros procedimientos

Georeferenciación

Máquina de Estados

Integración con Distrito

Búsquedas Google

Reportes estandarizados

Reportes

Reportes parametrizables

Seguimiento línea de tiempo

Búsqueda y Visualización de

trámites

Integración con modelo integrado

Integración con PEC

Postulación Nuevos

Auditoría y Trazabilidad

SISTEMA GESTIÓN DE TRÁMITES-SUIT 3.0

Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos, a

través de la simplificación, estandarización, eliminación,

optimización y automatización, mejorando la participación

ciudadana y la transparencia en las actuaciones

administrativas.

Promover en las entidades la confianza en el ciudadano

aplicando el principio de la buena fe, así como la excelencia

en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con el fin de

hacerle más fácil y amable la vida a los ciudadanos.

Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la

información y las comunicaciones con el fin de facilitar el

acceso de la ciudadanía a la información sobre trámites y a

su ejecución por medios electrónicos, creando condiciones

de confianza en el uso de las TIC.

Hacer más eficiente la gestión de los las entidades públicas

para dar una ágil respuesta a las solicitudes de servicio de la

ciudadanía, a través de la mejora de los procesos y

procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los

recursos.

• Cuenta con un nuevo Formulario

Integrado de Trámite – FIT

orientado a ser FÁCIL y ÁGIL

• Facilita las búsquedas con el uso

de información estandarizada.

• Cuenta con funcionalidades que

permiten monitorear las labores

de simplificación y/o eliminación

de trámites.

• Ofrece reportes para medir

gestión de forma periódica

• Incluye un portal de gestión de

información de entidades

• Empodera a las Entidades de la

gestión de sus trámites

• Implementa el concepto de

Trámites MODELO

Provee indicadores de gestión para:

Ciudadano (Impacto y

satisfacción)

Entidad (Impacto, productividad y

cumplimiento)

POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN Y SUIT 3.0 COMO INSTRUMENTO DE APOYO

ESTADO ACTUAL SUIT Vs GUÍA DE TRÁMITES

GUIA DE TRÁMITES Y SERVICIOS

SUIT ESTAN EN GTS Y NO

EN SUIT ESTAN EN SUIT Y NO

EN GUÍA

Servicios 378 270 203 126

Trámites 562 488 257 195

TOTAL 940 758 460 321

Observación: Difieren en el nombre tanto en la Guía como en el SUIT 282 registros.

Fuente: Alcaldía Mayor de Bogotá - DAFP

Nombre

SUIT 2.0

En que consiste

A quien está dirigido

Lugares y fechas

requisitos

Documentos

Respuesta

Pasos Externos

Pagos

Pasos internos

Normas

Estadísticas

Racionalización

Clasifica. Temática

Nombre estandarizado y se

conoce como

Dirigido a

Clasifica. Temática

Puntos de atención

Tiempo de obtención

Fundamento legal

MOMENTOS

SUIT 3.0

Propósito

Estadísticas que relacionaba la entidad

respecto al trámite

SUIT 2.0 SUIT 3.0

requisitos

Documentos

Pasos Externos

Pagos

Pasos internos

MOMENTOS ¿Qué

actividades generales

debe realizar

el usuario para ejecutar

el trámite? DEBE TENER UN

VERBO Y UN SUSTANTIVO

COMPARATIVO SUIT 2,0 Vs 3,0

INFORMACIÓN QUE NO VA EN EL APLICATIVO

SUIT 3.0

Racionalización

CONCEPTOS BÁSICOS

Procedimiento administrativo con requisitos regulados

Es el mecanismo o medio requerido para que un usuario (persona natural o

jurídica), mediante la actuación de una o varias entidades de la Administración

Pública, acceda a un producto o un servicio mediante el cumplimiento de uno

o varios requisitos (acciones y/o condiciones).

Los procedimientos administrativos que se encuentran establecidos por ley y

que están orientados al usuario se conocen como “Tramites”

Un procedimiento administrativo se constituye en trámite si cumple con las

siguientes características:

Se encuentra creado o autorizado por la Ley

El usuario solicita un producto o servicio con el fin de cumplir una obligación

o ejercer un derecho

El usuario debe aportar uno o varios requisitos (acciones y/o condiciones)

que se establezcan en el procedimiento.

Otros procedimientos

No se describe necesariamente por lo opuesto a lo que es un

procedimiento administrativo con requisitos regulados.

Son otros procedimientos administrativos que se encuentran relacionados

con la misión de la Entidad y facilita al usuario la interacción con esta.

Estos procedimientos administrativos se identifican porque cumple con las

siguientes características:

No son oponibles ni exigibles al usuario. No están dados para que se

cumpla una obligación o se ejerza un derecho.

No tiene costo hacia el usuario

No necesariamente se encuentra establecido por ley

Producto o servicio

Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la Entidad al

ejecutar el procedimiento administrativo, los cuales pueden ser

tangibles e intangibles.

Lo que no se registra en el SUIT

Los siguientes temas no son tratados como trámites, por lo que

no debe ir dentro del SUIT:

1. Contravenciones

2. Las denuncias

3. Las querellas civiles de policía

4. Contratación

5. Gravámenes por estampillas

Inscribirse en SIGEP QUE SE INTEGRÁ A

SUIT

Entidades

TAREAS SUIT v3.0

Dicha integración consta en que los datos básicos de la Entidad, como lo son:

Nombre, sigla, identificación, clasificación orgánica, orden, departamento,

municipio, sector, nivel, naturaleza jurídica, entre otros, son suministrados por

el SIGEP al SUIT de forma automática.

Si la Entidad no se encuentra registrada en el SIGEP, puede solicitar información del proceso de inclusión al Correo electrónico: soportesigep@dafp.gov.co Teléfonos en Bogotá: Directo: 3360710 Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212 A nivel nacional: 018000917770

ENTIDADES

Inventario

de

Trámites

TAREAS SUIT v3.0

NOMBRE REQUISITOS COSTO TRÁMITE NORMA (S) DE LEY

QUE LO SUSTENTAN

Proceso de

actualización

TRAMITES PUBLICADOS DEBEN ESTAR ACTUALIZADOS BAJO LOS PARÁMETROS DEL

019 Y COSTOS TARIFARIOS

Guía de

trámites

INTEGRACIÓN SUIT 3.0 Y GUÍA DE TRÁMITES DISTRITAL

ALCALDIA -DAFP

SUIT V3.0

FORMATO INTEGRADO DEL TRÁMITE

Diligenciamiento del formato de un trámite que solo le compete su producto o resultado a una única Entidad

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

SUIT V3.0

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

GRUPOS MIGRACIÓN TRÁMITES INSCRITOS

Grupo 1 De acuerdo al cronograma de

migración 08 de Mayo – 31 de Julio

Grupo 2 De acuerdo al cronograma de

migración 06 de Junio – 30 de Septiembre

Las entidades deberán solicitar en el formato establecido al DAFP a través del correo electrónico soportesuit@dafp.govco, la creación del usuario Coordinador de AT.

CAPACITACIÓN AT - 07 DE MAYO DE 2013

RED P – Carrera 28ª No 62-46

Hora: 8:00 A.M

1-SECRETARÍA DE CULTURA REC Y DEP 2-SECRETARÍA DE AMBIENTE 3-SECRETARÍA DE ALCALDÍA MAYOR 4-SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 5-SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA 6-SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN 7-SECRETARÍA DISTRITAL DE HABITAT 8-SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD 9-SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD 10-INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO-IDU 11-INSTITUTO DISTRITAL DE RECEACIÓN Y DEPORTE-IDRD 12-UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL 13-UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS UAESP 14-FONDO FONCEP 15-FONDO FOPAE 16-UNIVERSIDAD DISTRITAL FJC 17-CAJA DE VIVIENDA POPULAR HOSPITALES 1-HOSPITAL CENTRO ORIENTE 2-HOSPITAL DE SUBA 3-HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE

ACCIONES DE LAS ENTIDADES EN EL

CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE

RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN

Motivo de la Racionalización

Decreto 19/2012

Iniciativa

propia

GRAT

Administrativa

(Simplificación, Optimización o Eliminación del trámite)

Tecnológica

Tipo de Acción

1 Eliminación del trámite

2 Aumento en puntos de atención

3 Fusión de trámites

4 Reducción de costos operativos en la entidad

5 Reducción de costos para el usuario

6 Reducción de documentos 7 Reducción de pasos del usuario

8 Reducción de pasos en procedimientos internos

9 Reducción de requisitos

10 Reducción de tiempo de duración del trámite

11 Aumento de vigencia del trámite

Tipo de racionalización

Automatización

(uso de tecnologías de información)

Interoperabilidad

(Aplica para Cadenas

de Trámites y Ventanillas Únicas )

1 Formularios diligenciados en línea

2 Pago en línea

3 Envío de documentos electrónicos

4 Disponer de mecanismos de seguimiento al estado del trámite

5 Firma electrónica

6 Respuesta electrónica

7 Trámite total en línea

1 Suministro de información en medio electrónico

2 Acceso directo a la información a través de la Web con clave

3 Acceso directo a la información a través de la Web abierto

4 Servicio de web (Web service)

1. Conozca los CONCEPTOS BÁSICOS

2. Racionalice los trámites de acuerdo con la siguiente metodología señalada por el DAFP:

– Elimine: todos los trámites que no tengan sustento normativo e identifique aquellos que obstaculizan innecesariamente las actividades de ciudadanos y empresarios para promover su eliminación.

– Simplifique: los trámites, establezca estrategias, tales como:

• Elimine pasos y requisitos. Deje el mínimo de requisitos (el número de requisitos deberá ser proporcional a la complejidad del trámite)

• Amplíe la vigencia de duración del trámite

– Estandarice los trámites:

• Con otras entidades: Establezca los trámites equivalentes frente a pretensiones iguales o similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades, de acuerdo con los lineamientos señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública en ejercicio de la competencia de unificación otorgada por el artículo 41, con énfasis en el territorio (Trámites modelo).

• Unifique los formatos (formularios) en trámites estandarizados.

- Fusione los trámites al interior de su entidad: Identifique posibilidades de fusión (unificación) con otros trámites existentes en su entidad de características similares.

LINEAMIENTOS GENERALES

– Optimice el servicio: Establezca estrategias de mejora del servicio, tales como:

• Aumente los puntos de atención al usuario, presencial y no presencial

• Establezca digiturnos

• Establezca estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trámite, por canales tales como internet y teléfonos móviles

– Automatice los procesos y procedimientos: al interior de su entidad a través del uso de las TIC para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites

3. Establezca estrategias de interoperabilidad: Identifique de los requisitos de trámites de su entidad cuáles existen o pertenecen a otra entidad y establezca diferentes estrategias para requerir en línea a la otra entidad los documentos.

4. Cadenas de Trámites: Identifique si los trámites hacen parte de una cadena de trámites para así intervenirla y defina si la entidad liderará o participará en la cadena. Establezca las acciones de intervención y automatización de la misma

5. Ventanillas Únicas: Identifique los trámites que pueden ser parte de una ventanilla única y realice las acciones de mejora para su desarrollo e implementación

LINEAMIENTOS GENERALES

6. Expida los actos administrativos derivados del Decreto Ley 019 e identificados por el DAFP (decretos reglamentarios, circulares o instructivos) 7. Analice las propuestas de unificación (fusión) de trámites planteados por el DAFP en el proceso

de asesoría.

8. Incluya dentro del Plan de Acción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión las acciones concretas de la estrategia de Racionalización de Trámites.

9. Actualice la información registrada en el SUIT

• Dé cumplimiento a las disposiciones del Decreto 019 (ejemplo: eliminación de autenticaciones de firmas, huella dactilar, reconocimientos, cobro de formularios etc.)

• Utilice lenguaje simple, de fácil comprensión. • Siga el instructivo de diligenciamiento de trámites en el Sistema Único de Información de

Trámites -SUIT para su registro en dicho sistema.

LINEAMIENTOS GENERALES

¡Gracias!

wpuentes@dafp.gov.co

TEL: 3340037 DAFP BOGOTÁ

CRA 6 No.12-62-6º PISO