LA UID, PIEZA CLAVE EN LA GOBERNANZA DE LAS TIC

V Jornada Técnica «El momento de la informática sanitaria»

MªDolores Sanchis Galvañ Responsable Unidad InformáticaDepartamento de Salud de Elche – Hospital General

Gobernanza de TIC. Definición

“La gobernanza de TIC es la manera en que la administración y la gerencia de las empresas crean ligas, unifican conceptos, lideran y organizan a las TIC para enfocarlas hacia la estrategia del negocio.”

Gobernanza de TIC

UID

Crear ligas

Unificar conceptos

Estrategia del

negocio

Liderar y organizar

Gobernanza de TIC

¿Qué papel juega la UID en la Gobernanza de las TIC?• Las funciones de la UID abarcan todos los temas relacionados con las tecnologías

de la información.

• Hacemos un poco de todo, en general, cualquier gestión de los temas “informáticos” del departamento.

• Se podría decir que «nos pasamos el día apagando fuegos y solucionando problemas»

• Pero sobretodo, la Unidad de Informática Departamental (UID), en su nivel de responsabilidad, está implicada en todos los aspectos de la Gobernanza de TIC.

1. Creación de ligas y

2. Unificación de conceptos

Creación de ligas y Unificación de conceptos

Director gerente

Dirección médica

Servicios médicos Servicios centrales …

Dirección Enfermería

Dirección económica

Servicios no asistenciales

INFORMÁTICA

Dirección Primaria (médica y

enfermería)

Creación de ligas y Unificación de conceptos

• Resulta complejo gestionar proyectos cuando nos llega información y peticiones desde todos los niveles

• Encajar en la organización y gestionar todas estas tareas que nos demandan

• acercar posturas entre servicios

• resolver los conflictos de intereses

• ofrecer visión horizontal de proyectos

Creación de ligas y Unificación de conceptos

• La UID como nexo entre los distintos servicios

• Servicio central para toda la organización

• Aclarar todas las cuestiones referentes a los proyectos de TI

• Unificar los conceptos para llegar a soluciones válidas para todos los servicios y colectivos

UID

GERENCIA

SERVICIOS NO SANITARIOS

SERVICIOS MÉDICOS

SERVICIOS CENTRALES

UDCA

. . .

DIRECCIÓN ECONÓMICA

DIRECCIÓN ENFERMERÍA

DIRECCIÓN PRIMARIA

DIRECCIÓN MÉDICA

Creación de ligas y unificación de conceptos

• La UID

• es la bisagra que une, mediante las TIC, a los servicios implicados en un proyecto para conseguir el éxito en su implantación.

• es integradora de intereses y ofrece la mejor solución con los recursos disponible visión horizontal

Ejemplos

• Arrancar un proyecto para cubrir las necesidades de un servicio puede tener efectos colaterales.

Eliminación de placas

• Afecta desde el servicio de Radiología hasta todos los servicios consumidores de placa, Udca, y hasta el propio paciente. También cambia la forma de acceder a las imágenes realizadas en departamentos vecinos.

Proyecto de trazabilidad de bolsas de sangre de transfusiones

• Proyecto muy concreto, en principio solo afecta a Hematología, pero en realidad es necesario registrar y formar en el sistema a todos los enfermeros del hospital porque lo utilizan todos los que puedan quitar la última bolsa de sangre de una transfusión.

3. Liderar y Organizar

Liderar y Organizar

• Debe haber líderes que gestionen y dirijan proyectos a todos los niveles

• La UID debe organizar y liderar la implantación de los proyectos de TI en el ámbito de su centro

• Debe existir comunicación entre todos los que participen en cada aspecto del proyecto (servicios implicados y usuarios)

• En la implantación de los proyectos es muy importante la parte organizativa para el éxito de estos

• Como siempre, es necesario disponer del apoyo de dirección

Liderar y Organizar

• La UID debe ser facilitadora de servicios, debe poner a disposición de la organización las TI para que sirvan al objetivo estratégico del departamento

• La UID ayuda a hacer posible el entendimiento entre las partes para que

• cada servicio obtenga los mayores beneficios y

• asuma los riesgos que conlleva cada proyecto

• Es necesario crear comisiones de trabajo para cada proyecto importante

• Casos de éxito:

• Comisión de Seguridad

• Comisión de Imagen Médica Digital

• Comisión de Laboratorio

Comisión de Seguridad

• Compuesta por….

• Responsable Local de Seguridad

• Responsables Locales de Seguridad de Ficheros automatizados y No automatizados

• Representantes de todas las direcciones

• Trata los temas relacionados con la Seguridad de la Información

• Ejemplo. Proyecto de Gestión de altas y bajas de usuarios

• En la Comisión se decidió abordar este proyecto para solucionar todos los problemas que ocasionaba la solicitud de alta y baja de usuarios para las aplicaciones utilizadas en el departamento.

• Se estudiaron todos los circuitos, tanto de usuarios como de credenciales.

• Se concluyó que se podía reducir considerablemente el flujo de personas y de papel

Proyecto. Gestión de Usuarios

• Se basa en una tabla de perfiles o roles establecidos por categoría

• Esta tabla se pacta con todas las direcciones

• Es dinámica, los cambios deben aprobarse por la Comisión

Proyecto. Gestión de Usuarios

• Se gestionan los nuevos usuarios directamente desde Personal.

• Se genera una credencial rellena con los datos del usuario, este la firma y se le entrega una hoja con sus claves.

Proyecto. Gestión de Usuarios

• Conseguimos…

• Reducir el trasiego de usuarios por el hospital

• Disminuir el tiempo efectivo en dar de alta los usuarios

• Se reducen las firmas

• Mejora la satisfacción de usuarios y profesionales

• Para ello…

• Estudio previo realizado por la Comisión de Seguridad

• Organizado desde la UID

• Se consiguió que todos los colectivos creyeran en el proyecto y aceptaran los riesgos

4. Enfocar las TIC hacia la estrategia del negocio

Enfocar las TIC hacia la estrategia del negocio

• Qué queremos conseguir

• Qué necesitan nuestros usuarios

• Qué es lo mejor para el cliente final, el paciente

• Conocer la línea estratégica de la Conselleria

• Entender lo que necesita el usuario y darle soluciones dentro de la línea estratégica marcada

• Continuidad asistencial

proyectos sostenibles en el tiempo

alineación de las estrategias

Departamento de Salud

Informática

Gerente

Dir. asistenciales Dir. económica

Serv. Sanitarios / Centrales Serv. NO Sanitarios

Conselleria

¿Cómo se transmite la información?

Enfocar las TIC hacia la estrategia del negocio

Problemas encontrados:

1. Información que llega desde la Conselleria

• En ocasiones no está alineada ni validada entre servicios, es distinta dependiente del servicio que la envíe

• Suele llegar muy próxima a las fechas de implantación del proyecto poco tiempo de maniobra para solucionar problemas

• Después del arranque, existen pocos feedback para comprobar el correcto funcionamiento de los proyectos

2. Información transmitida en el Departamento

• Muchos canales de información

• La información va pasando de unos servicios a otros y se mezclan interpretaciones

• La visión de los servicios suele ser subjetiva, falta visión horizontal

Enfocar las TIC hacia la estrategia del negocio¿Qué necesitamos?

Por parte de Conselleria:

• Información actualizada y unificada sobre los proyectos actuales y futuros

• Disponer de la hoja de ruta con unos objetivos definidos y unos criterios corporativos aplicables a toda la Comunidad

• Compartir con las UID el conocimiento estratégico de los sistemas más críticos

Por parte del Departamento:

• Apoyo de la dirección del centro (estrategia vertical)

• Foro de discusión, debate y aprobación de las decisiones en materia de TIC

COMISIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Conselleria

Informática

Gerente

Dir. asistenciales

Dir. económicaServ. Sanitarios / Centrales

COMISIÓN DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Departamento de Salud

Soluciones concretas

aplicadas al departamento

Información unificada y Comisión de Sistemas

Comisión de Sistemas de Información• Imprescindible en todos los departamento de salud

• Compuesta por el equipo directivo, Informática, Udca y los servicios más representativos. Liderada por Informática

• Funciones

• Marcar las estrategias del departamento en cuestión de TIC

• Tratar los proyectos más estratégicos del departamento

• Buscar soluciones a los problemas de la forma más objetiva posible

• Ventajas

• Se unifican las líneas de trabajo en materia de TIC

• Se facilita el poder trabajar con criterios corporativos

• La dirección está informada de los proyectos más relevantes

• Se buscan soluciones y se toman decisiones más operativas

Conclusiones

La UID está implicada en todos los aspectos de la Gobernanza de TIC

• Actuamos de Unión entre los servicios

• Aclaramos y unificamos los conceptos para llegar a soluciones válidas para todos los servicios

• Lideramos y organizamos la implantación de los proyectos TI en los departamentos

• Unificamos la líneas de trabajo con los criterios corporativos

Necesitamos:

• Apoyo por parte de Conselleria y Dirección

• Comisiones de trabajo Comisión de Sistemas de Información

Conclusiones

• Cercanos al usuario

• En contacto con todos los estamentos

• Conocemos muy bien el negocio, casuística

• Apostamos por el departamento en su conjunto

Tener su confianzaEntender mejor el problema Resolver más rápidamente

La UID es un elemento clave en los departamentos:

Dirección del departamentoServicios sanitarios y no sanitariosSubdirección General de Sistemas

Del departamentoDel entornoDe la dirección De los trabajadoresDe los pacientes

Conseguir lo mejor para usuarios y pacientes

Frases célebres de usuarios:“…¿El domicilio CS, hay que rellenarlo?...”

“Mi sobrina me ha instalado el ¡mozarella! “

“…Se me ha descompuesto la impresora…”

“Al enviar el fax me dice que está ¡desfaxado!”

¡Muchas gracias!