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1

Setiembre 2008 - FIUBA – Administración y Control de Proyectos II

Set

20081/71

Facultad de Ingeniería

Universidad de Buenos Aires

Cátedras

Proyectos Informáticos 75.18

Administración y Control de Proyectos Informáticos I 75.44

Administración y Control de Proyectos Informáticos II 75.46


Set

20082/71

La Oficina de Proyectos

2


Set

20083/71

La Oficina de Proyectos

• Contexto de la Oficina de Proyectos.

• Información básica producida por la Oficina de Proyectos.

• Los procesos de la Oficina de Proyectos.

• Los roles en la Oficina de Proyectos.

• La implementación de la Oficina de Proyectos.


Set

20084/71

Contexto de la

Oficina de Proyectos

3


Set

20085/71

La necesidad de la



Set

2008

El ambiente multi-proyecto

• Es más que un lugar donde se ejecutan

varios proyectos a la vez:

– Comparten por ejemplo:

• Los miembros del equipo

• Los mismos servicios y recursos de la empresa

• Pueden tener el mismos cliente

• Pueden tener el mismo sponsor

• Incluyen actividades similares

6/71

4


Set

2008

El ambiente multi-proyecto

• Para lograr lo mejor de estos proyectos

inter-elacionados

– Se debe decidir ejecutar en base a beneficios

que genera cada uno

– Conocer las dependencias y restricciones que

surgen de los otros proyectos

– Resolver conflictos de demanda de recursos

– Monitorear e informar la performance de cada

proyecto

7/71


Set

2008

Administración de la Cartera de

Proyectos• Es el proceso coordinado de

– seleccionar,

– planificar,

– organizar,

– ejecutar,

– y controlar grupos de proyectos para lograr

un objetivo de negocio.

8/71

5


Set

20089/71

Se debe considerar…

• Decisiones en un Proyecto pueden

impactar en otros.

• Estos impactos y recursos ajustados

pueden llevar a que una Organización por

proyecto se detenga.

• Es necesario crear una función de negocio

responsable de la coordinación del trabajo

de proyectos en la Organización.


Set

200810/71

Función de Negocio responsable de la

coordinación de todo el trabajo de

proyectos a lo largo de la

Organización y de proveer los

recursos y competencias necesarios

para manejar múltiples proyectos.

Objetivo: Completar todos los proyectos

lo mejor posible

La Oficina de Proyecto

6


Set

200811/71

Tipos de



Set

200812/71

Cómo se define a nivel de

responsabilidad esa Oficina de

Proyecto

Una posibilidad:

Actúa como repositorio

de los proyectos y su estado

Otra posibilidad:

Tiene la responsabilidad total

por los proyectos de la

Organización.

Grados de

injerencia

en los proyectos

7


Set

200813/71

Tipo Administrativo

• Define

– los procesos de Administración de Proyectos.

– es el responsable del mantenimiento de estos

procesos y prácticas.

• Sugiere

– prácticas aplicables a proyectos.

• No interviene

– en las decisiones de los proyectos.


Set

200814/71

Tipo Administrativo

• Fortalezas

– Permite tener un responsable por la definición y custodia del proceso de proyectos.

– Permite tener conocimiento de todos los proyectos en curso en la Organización.

• Debilidades

– Los equipos de proyecto no lo consideran parte integrante de ellos.

– La fuerza para imponer nuevas prácticas puede ser escasa.

8


Set

200815/71

Tipo Consejero

• Actúa como guía y consulta

– del Jefe de Proyecto y mantiene el proceso estándar.

• Efectúa revisiones de los proyectos.

• Informa

– a la Gerencia sobre el estado de los proyectos y

consolida reportes de performance.

• Interviene en el kick-off / cierre del proyecto.

• Puede ayudar

– a tomar decisiones en los proyectos.


Set

200816/71

Tipo Consejero

• Fortalezas

– Sirve de guía y permite unificar las prácticas.

– Tiene además las fortalezas del otro modelo.

• Debilidades

– Debe ser una persona que los Jefes de

Proyecto respeten.

– Los equipos de proyecto no lo consideran

parte integrante de ellos.

9


Set

200817/71

Tipo Gerente

• Mantiene el proceso estándar.

• Gerencia

– el conjunto de proyectos de la Organización.

• Prepara el plan general de trabajo

– de los proyectos, el plan de utilización de los recursos

y el presupuesto financiero.

• Asigna Jefes de Proyectos

– que pertenecen a su Sector.

• Toma acciones correctivas en los proyectos.


Set

200818/71

Tipo Gerente

• Fortalezas

– Tiene las fortalezas de los modelos

anteriores.

– Toma un papel ejecutivo en los proyectos.

• Debilidades

– Es compleja su inserción en las

organizaciones.

– Puede acumular más poder que el deseable.

10


Set

200819/71

Responsabilidades de



Set

200820/71

• Administración del conjunto de proyectos.

• Coordinación inter-proyectos.

• Control global de los proyectos.

• Estimación de costos.

• Planificación de contingencias.

Sobre las Actividades

11


Set

200821/71

• Planificación de ocupación de recursos.

• Provisión de recursos de Jefatura de

Proyectos.

• Desarrollo de los Jefe de Proyecto.

Sobre los Recursos


Set

200822/71

• Quality Assurance de los proyectos.

• Manejo de proceso de administración de

proyectos.

• Provisión de herramientas para soporte a

la Administración de Proyectos.

Sobre el Proceso y la Calidad

12


Set

200823/71

El problema de administrar

múltiples proyectos


Set

200824/71

Cartera de Proyectos

• Conjunto de todos los proyectos

planificados o en ejecución.

• Los proyectos están formalmente

reconocidos.

• Como mínimo existe un documento de

Alcance con objetivos, recursos y tiempos.

13


Set

200825/71

Preguntas a nivel de cartera

• Tenemos los recursos para ejecutar el

Proyecto x?

• Cuál es el costo de Proyecto x?

• Cómo se compara el costo/beneficio del

Proyecto x con el resto?

• Cómo podemos reordenar los proyectos

para maximizar los beneficios?


Set

200826/71

Cartera de Proyectos

• Permite como en una cartera de

inversiones seleccionar la mezcla de

proyectos con mejor nivel de retorno y

menor riesgo.

14


Set

200827/71

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3Proyecto 4

Proyecto 5

Proyecto 6

Eventos

No planificados

Urgencias

R

R

R

R

R

R

H

H

H

Múltiples Proyectos

Compitiendo


Set

200828/71

Múltiples Proyectos Compitiendo

• Las decisiones en un proyecto tienden a

afectar a otros al parecer no relacionados.

• Los proyectos mejor planificados tiene

incertidumbres.

• Los proyectos interfieren entre si.

• El ambiente multiproyecto es un sistema

complejo.

15


Set

200829/71

Proyecto 1 Proyecto 2

Actividades no

Planificadas

Actividades

Urgentes

Interferencia e incertidumbre

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto 5


Set

200830/71

Ubicación en la Organización

de la


16


Set

200831/71

Área

funcional 1

Jefe de

Producto

Área

funcional 2

Oficina de

Proyectos

Gerencia

El Jefe de la Oficina de Proyectos debe tener acceso al

mismo nivel de Gerencia que los responsables de los

recursos, no depende de ellos.

Ubicación en la Organización de la Oficina de Proyectos


Set

200832/71

Funciones de la Oficina de Proyectos y

Objetivos de cada función

• Administración de cartera

– Completar todos los proyectos lo mejor posible.

• Administración de Proyectos

– Coordinar recursos para obtener una serie de entregables en tiempo y costo.

• Jefatura funcional

– Proveer recursos competentes para los proyectos.

17


Set

200833/71

Gerencia

Proveedores

Proyectos

Jefes

Funcionales

Oficina

de

Proyectos

Plan Estratégico

Plan de Proyectos,

Plan de Recursos,

Presupuestos

Contratos,

RFP

Temas a Resolver,

Cambios, Planes,

prácticas

Acciones correctivas,

procesos

Disponibilidad de Recursos,

Asignaciones

Plan de Proyectos,

Plan de Recursos

Interfases de la Oficina de Proyectos


Set

200834/71

Información básica producida por


El Plan de Proyectos

El Plan de Recursos

El Presupuesto Financiero

18


Set

200835/71

El Plan Maestro de Proyectos

En Ejecución

Planificados

Comprometidos

HOY 1 AÑO

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Proyecto N


Set

200836/71

El Plan de Proyectos

• Visión en el tiempo de todos los proyectos en un horizonte de 1 año o más.

• Los proyectos se representan como una sola actividad con:– Fecha tentativa de comienzo

– Duración

– Esfuerzo requerido

– Costos

– Grado de compromiso (ejecución, comprometido o tentativa)

– Estado de los comenzados (en fecha, atrasados)

19


Set

200837/71

El Plan de Recursos

• Visión en el tiempo de los recursos necesarios para ejecutar el Plan de Proyectos.

• El Plan cubre – la capacidad actual,

– las competencias o perfiles,

– el orden de reclutamiento

• El Plan muestra si los recursos – están siendo utilizado actualmente,

– Asignados,

– o previstos en el futuro.


Set

200838/71

El Presupuesto Financiero

• Visión en el tiempo de los ingresos y egresos provenientes de la ejecución del Plan de Proyectos.

• Ayuda a determinar – la mejor configuración de proyectos en función a los

fondos.

– Incluye costos de mano de obra, equipos, fuentes de financiamiento.

• Preparación del presupuesto semestral o anual para los proyectos en ejecución y los presupuestados.

20


Set

200839/71

Los procesos de la



Set

200840/71

Ejecución de

Proyectos

Administración

de cartera

Procesos de Soporte

Procesos de la Oficina de Proyectos•Formulación

•Planificación

•Ejecución

•Finalización

•Revisión

•Planificación

•Seguimiento y

Control

•Medición

•Cambio

•Adquisición

•QA

•Administración

21


Set

200841/71

Alcance

Inicio

Ejecución

Cierre

Revisiones de continuación

Auditorias de Proyecto

Proceso de Ejecución de Proyectos

Para cada Proyecto

La Oficina de Proyecto:• Asigna el Jefe de Proyecto

que desarrolla todas las

actividades que permitan

entregar el producto /

servicio objeto del Proyecto.

Ciclo de Vida de Proyecto


Set

200842/71

Proceso de Ejecución de Proyectos

• Auditoria de Proyectos

– Evaluación del estado del Proyecto conducido

por una persona que no pertenece al Equipo.

• Busca cumplimiento de procedimientos.

• Estado real en costos, esfuerzo, calendario.

• Revisiones de Continuación (pasa / no pasa)

– Se hace en puntos establecidos buscando:

• Proyecto versus realidad del negocio hoy.

• Evaluación de progreso.

• Evaluación de la utilización de recursos.

22


Set

200843/71

Proceso de Administración de cartera

Administración de cartera

Planificación

Seguimiento

Individual

Control de

cartera

Busca

maximizar los

beneficios de

todos los

Proyectos

encarados


Set

200844/71

Proceso de Planificación• Balancea trabajo, resultados, riesgos y

recursos de acuerdo a los objetivos de la Organización.

– Indica qué proyectos se ejecutan y cuándo.

– Proyecta los recursos y el capital necesarios.

• El proceso de balanceo se ejecuta a intervalos regulares.

23


Set

200845/71

Proceso de Seguimiento Individual

• Complementa el proceso de seguimientodetallado efectuado por el Jefe de Proyecto.

• El objetivo es activar en forma temprana la corrección ante desvíos.

– Analiza variaciones de costo y calendario.

– Proyecta performance.

– Verifica puntos críticos.

– Diagnostica al Proyecto.


Set

200846/71

Proceso de Control de cartera

• Acciona para compensar el impacto sobre

el cartera de problema en los proyectos.

– Se analizan estimaciones y liberación de

recursos de los proyectos.

– Se toman acciones correctivas si es

necesario.

– Se efectúa un rebalanceo el cartera.

24


Set

200847/71

Soporte

Procesos y herramientas comunes

Indicadores

Administración de cambios

QA

Adquisición

Soporte administrativo

Contabilización

Recursos Humanos

Procesos de Soporte


Set

200848/71

Los Roles en la


25


Set

200849/71

Jefe de la Oficina de Proyectos

• Es el responsable de conducir la Oficina de

Proyectos y el dueño del cartera de Proyectos.

– Preparación y mantenimiento del Plan de Proyectos y

de Recursos.

– Evaluación continua de la performance de los

proyectos.

– Asignación de Jefes de Proyecto a los proyectos.

– Administración de los recursos de su área funcional.

– Consultoría sobre el proceso y las herramientas de

su área de responsabilidad.


Set

200850/71

Jefes de Proyecto

• Es el responsable de la planificación y ejecución del proyecto. Es el Dueño del Proyecto.

– Lleva a cabo la planificación de los proyectos.

– Asegura la consistencia entre objetivos, planes y calendarios.

– Conduce al equipo de trabajo.

– Mantiene el dialogo con el sponsor.

– Controla los cambios en el alcance de su trabajo.

26


Set

200851/71

Auditor y QA

• Es el responsable de verificar el estado de los proyectos en base a evidencias objetivas, efectuando QA y revisiones. Es el dueño de la calidad de ejecución de los proyectos.– Conduce entrevistas.

– Analiza los entregables de los proyectos.

– Produce métricas.

– Define oportunidades de mejora.

– Promueven el proceso.

– Informa sobre no conformidades y efectúa su seguimiento.


Set

200852/71

Contralor

• Es el responsable por toda la contabilización y control de costos dentro de la Oficina de Proyectos. Es el dueño del Presupuesto Financiero.– Valida todos los cargos a los proyectos.

– Autoriza desembolso de fondos.

– Asiste en la creación de la WBS para determinar qué costos deben controlarse.

– Mantiene el control sobre la facturación de los proyectos.

• Establece los números de cuenta para los proyectos.

27


Set

200853/71

La Implementación de la



Set

200854/71

La implementación

• Una Oficina de Proyectos requiere más procesos y herramientas.

• Requiere cambios en los sistemas de recompensas.

• Debe tenerse en cuenta la cultura de la Organización.

28


Set

200855/71

El Alcance del Cambio

Procesos Tecnología Organización

Métodos de

GerenciaMétricas Recompensas

Cultura

Organizativa

Estructura de

Poder

Modelos

Mentales

Cambios

Operativos

Compromiso

para ejecutar

Cambios

Culturales

Habilidad para

ejecutar

Cambios

Gerenciales

Institucionalización

Sencillo de

Cambiar

Complejo

de Cambiar


Set

200856/71

Como comenzar

• Diagnóstico de la situación actual.– Fortalezas y puntos a mejorar.

• Compatibilizar visiones respecto de cómo se está y los puntos en los que se puede mejorar.

• Implementación incremental de los cambios en función del negocio.

29


Set

200857/71

Bibliografía

y

Material de Lectura


Set

200858/71

Bibliografía

– Running the Successful Hi-Tech Project Office

• Eduardo Miranda, Artech House; (March 1, 2003)

– Project Management• H. Kerzner 5th Edition, 1995 VNR

– Software Project Management• W. Royce, 1998, Addison Wesley

– Software project Dynamics: An integrated approach.

• Abdel-Hamid, Tarek – Madnick, S. Prentice 1991

30


Set

2008

Apéndice

59/71


Set

200860/71

Soporte

Procesos y herramientas comunes

Indicadores

Administración de cambios

QA

Adquisición

Soporte administrativo

Contabilización

Recursos Humanos

Procesos de Soporte

31


Set

200861/71

Procesos y Herramientas

• Definición y mantenimiento de Procesos

Comunes relacionados con la

Administración de Proyectos.

• Selección e implementación de

Herramientas Comunes para la

Administración de Proyectos.

• Mejora del proceso.


Set

200862/71

Recursos Humanos

• Administración de la fuerza de trabajo.

• Ambiente laboral.

• Desarrollo de carrera.

• Desarrollo de competencia, capacitación.

• Ingreso / egreso / rotación de personal.

• Mentores y consejeros.

32


Set

200863/71

Soporte Administrativo

• Lleva a cabo la administración interna de

la Oficina de Proyectos.

• Comprende todo lo relacionado con

preparación de viajes, reporte de gastos,

archivo y comunicación.


Set

200864/71

Contabilización

• Este proceso analiza, registra y reporta

todos los eventos financieros ocurridos en

un Proyecto.

– Valida gastos.

– Analiza transacciones para determinar qué

acreditar / debitar a cada Proyecto.

– Calcula costos a redistribuir.

– Facturación / Registro contable.

33


Set

200865/71

Indicadores

• Este proceso determina las métricas

relevantes para los proyectos individuales

y la cartera en general.

• Ejecuta las mediciones.

• Produce estadísticas resultados de estas

mediciones a efectos de determinar

tendencias.

• Crea historia para futuras estimaciones.


Set

200866/71

QA (Aseguramiento de la Calidad)

• Evalúa la calidad de los entregables del

proyecto.

• Verifica que el trabajo se haga de acuerdo

a procesos y estándares.

• Provee feedback al proyecto acerca de los

resultados de QA.

• Hace el seguimiento de no conformidades

para verificar que se corrijan.

34


Set

200867/71

Adquisición

• Soporta el proceso de los Jefes de

Proyecto para tratar con terceras partes,

vendedores y subcontratistas.

• Involucra todo lo relacionados con

contratos, negociación, seguimiento de

performance de proveedores.


Set

200868/71

Administración de Cambios

• Mantiene congruentes planes,

requerimientos, especificaciones y

contratos.

– Administración de Requerimientos.

– Administración de Configuración.

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