la necesidad de crear y compartir esta guía · herramientas oficiales y aquellas que se requieran...
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La necesidad de crear y compartir esta guía
Aunque el planteamiento de una cultura de trabajo remoto es esencial
para empoderar a los equipos y a los individuos en el diseño de
apropiadas maneras de comunicarnos, no podemos esperar que el
concepto de cultura sea adquirido por todos de una manera rápida y
coordinada sin algunos lineamientos base.
Este documento pretende proporcionar la información básica para que
podamos iniciar, o continuar, el camino hacia una mejor cultura de
colaboración. Una donde la distancia no sea un impedimento mayor.
Se muestran ideas tomadas de la experiencia de nuestros
colaboradores, de la industria, de literatura y del sentido común, que
podemos usar como base para crear nuestros propios estándares y
avanzar hacia esa cultura de colaboración eficiente.
Esperamos que las guías y recomendaciones presentadas, sean útiles
a las personas, equipos y organizaciones en su búsqueda por ideas o
buenas prácticas para trabajar desde lejos.
Estamos seguros de que incrementar la comunicación y colaboración
efectiva entre las personas, nos llevará a tener equipos más
motivados, al incremento de productividad y a conseguir clientes
satisfechos con nuestra labor.
El equipo Be agile América.
L A S B A S E SConceptos básicos de un
mindset de trabajo
remoto, adecuación de
espacios, herramientas y
acuerdos..
R E U N I O N E SDesde la guía básica
para cualquier reunión
hasta ideas para distintos
tipos de reuniones con
objetivos diferentes.
L I D E R A Z G OApoyos para los líderes que
se enfrentan al reto de
liderar equipos de manera
remota.
U N D Í A R E M O T OCómo se vive un día en la
vida de diferentes roles o
situaciones de trabajo
remoto colaborativo.
Un día
remoto
Liderazgo
Reuniones
Las bases
Cuatro pilares clave para el trabajo remoto
Las bases
Infraestructura
Espacio de trabajo
Acuerdos en casa
Mindset Herramientas
Conviviendo con niños
Equipo técnico
• Comunicación
• Colaboración
• Organización
• Contenido
• Feedback
• Agilidad
Mindset
¿Porqué?Entender las razones de
nuestra situación de trabajo
remoto ayudará a asimilar el
ajuste, independientemente de
si estemos a favor o en contra
de este esquema de trabajo.
Cuando la empresa, el equipo
o el cliente lo requieren, no
nos ayuda resistirnos al
cambio. Abracemos el cambio
para obtener lo mejor de él.
HabilidadesLas llamadas habilidades blandas son
fundamentales al intentar establecer
relaciones productivas y que nos
aporten. Cuando la comunicación no es
presencial la prioridad que damos a
nuestro crecimiento en estos aspectos
sube a los primeros niveles.
SoledadPara muchos es la parte más complicada, la falta de
interacción frente a nuestros compañeros, especialmente
cuando estamos en modalidad home office usualmente.
Busquemos remediar esta carencia con actividades fuera
del horario de trabajo o con sesiones esporádicas donde
estemos todos presentes.
BeneficiosSin lugar a dudas hay beneficios
personales, de equipo y para la
organización. Identifiquemos estas
ventajas de manera consciente,
potenciemos su efecto y disfrutémoslo.
TemoresEs natural sentir aprensión por un cambio de este
estilo, en particular si no fue promovido por nosotros.
Hablemos con los compañeros y discutamos si lo que
nos preocupa está fundamentado y qué podemos
hacer para resolver o minimizar los efectos.
¿Estoy listo?Hacernos esta pregunta es el
primer paso para entender
nuestra postura, carencias,
fortalezas y acciones que
debemos realizar para lograr
una mejor experiencia laboral
y personal.
Auto conocimientoLo busquemos o no, trabajar todos los días con personas
remotamente para buscar objetivos comunes, cooperación
y sinergia, nos mostrará aspectos de nosotros que no
conocíamos. Aprovechemos esta nueva visión de nosotros
mismos para fomentar nuestro crecimiento.
Pasar de trabajar codo a codo con tu equipo a trabajar en remoto, no es sólo un cambio de ambiente y
herramientas. Es un cambio cultural que requiere un ajuste de mentalidad. Involucra muchos cambios a la
rutina, para los cuales debemos prepararnos más allá de encender una webcam y continuar trabajando.
Infraestructura
✓ Canales corporativos para el flujo de
información a todos los empleados.
✓ Instancias interactivas de validación de
información. El email no es suficiente.
✓ Cercanía. Comunicación de políticas,
procesos y noticias a través de personas y
no sólo de documentos.
✓ Entrenamiento para todas las herramientas
usadas en trabajo remoto.
✓ Capacitación en herramientas para compartir
o colaborar, en los procesos de trabajo, y en
todos los estándares de la compañía.
✓ Información disponible en línea al respecto.
Comunicación
Entrenamiento
Software
✓ Lo básico para el trabajo día día de todos.
✓ Herramientas que permitan tanto la
comunicación como la colaboración.
✓ Contar con para todos los empleados las
herramientas oficiales y aquellas que se
requieran con determinados clientes.
Oficina
✓ Espacio de trabajo aún para los empleados
que estén realizando home office.
✓ Posibilidad de esquema de trabajo mixto (un
tiempo en la oficina y otro en casa).
✓ Internet y otros servicios (impresoras, por
ejemplo) disponibles de manera sencilla.
✓ Salas de reuniones con lo necesario para
conectarse remotamente.
✓ Espacios privados para una o dos personas
para llamadas o videoconferencias.
✓ Otros servicios (RRHH, contabilidad,
soporte, etc.) adecuados para la interacción
remota.
Para que los empleados puedan realizar sus labores remotamente, es imprescindible que nuestra
empresa cuente con una gran variedad de equipos y servicios funcionando para tal efecto.
Infraestructura técnica
✓ Tener el equipo y herramientas para tener la
información segura y centralizada.
✓ Contar con los ambientes técnicos
necesarios para soportar el trabajo remoto.
Espacio de
trabajo
✓ Internet estable y de alta velocidad. Contar con un plan B para emergencias (puede ser la conexión
compartida del teléfono).
✓ Una mesa con espacio suficiente para trabajar adecuadamente. No necesariamente tiene que ser un
espacio fijo. Puede adecuarse al inicio del día y dejarlo despejado al final del día.
✓ Si lo habitual será estar muchas horas a la semana en casa, una silla adecuada no sólo brindará
comodidad, sino que es esencial para la salud.
✓ Audífonos y micrófono adecuados son invaluables para nosotros, para otros ocupantes de la casa
y evidentemente también para nuestros compañeros o clientes.
✓ Dependiendo del tipo de trabajo y nuestro estilo, puede ser necesario contar con un espacio para
dibujar o mantener un tablero físico de trabajo.
✓ Cualquier material de papelería que tenemos al alcance de la mano en una oficina (hojas de papel,
engrapadoras, clips, o lo que usemos para nuestro tipo de trabajo).
✓ Si es necesario, considerar tener una impresora.
✓ Nuestro espacio de trabajo debe contar con buena iluminación. Preferentemente con luz natural y
con opción de ajustar la intensidad de la luz. La iluminación debe ser la adecuada tanto para
nosotros, como para las reuniones de video.
✓ Es necesario un lugar con ruido controlado, no sólo para mantener un ambiente de trabajo
productivo sino para mantener una buena comunicación con el resto.
✓ Mantenerse alejado de distracciones innecesarias (Televisión, flujo de personas).
✓ Es mejor un espacio que brinde privacidad y donde nos aislemos del resto de la casa.
✓ Es un espacio de trabajo, pero debe ser cómodo en todos los aspectos.
✓ Además de lo habitual, debemos
considerar el uso de audífonos y
micrófono.
✓ Contar con facilidades de
infraestructura para realizar
reuniones con personas fuera de
la oficina.
Para trabajar desde casa
En la oficina
Acuerdos en
casa
✓ Tomar en cuenta que, aunque nuestro trabajo es importante, somos invitados temporales en este
espacio.
✓ Puntualidad. Es conveniente contar con horarios establecidos. De este modo es más fácil identificar
cuando estamos “en la oficina” y cuando no.
✓ Negociación. Seguramente habrá desacuerdos. Busquemos siempre un punto medio que nos
permita trabajar afectando lo menos posible la rutina del hogar.
✓ Señales de ocupado. Para facilitar la convivencia y causar el menor impacto al ambiente laboral es
una buena idea contar con señales que indiquen que no estamos disponibles para las actividades de
casa. Por ejemplo, usar audífonos o tener en el espacio de trabajo algún objeto que indique que
necesitamos privacidad y silencio.
✓ Pausas constantes durante el día favorecerán tanto a nuestro cuerpo como a nuestra mente y nos
permitirán colaborar, interactuar y convivir con las personas con las que vivimos. Durante las pausas
aprovechemos para tomar un café o té o para ayudar en alguna tarea y así mitigar la probabilidad
de interrupciones no deseadas.
✓ Respetemos el tiempo dedicado a la alimentación, alejándonos de la computadora, celular y otros
dispositivos para convivir y disfrutar de este espacio y reponer fuerzas para continuar activos.
Algunos ejemplos de acuerdos
Al trabajar en casa, invadimos un espacio personal o familiar no diseñado para este fin.
Adecuar el espacio físico es sólo una parte del ajuste que necesitamos. Es aún más importante
mantener una buena interacción con las personas con las que convivimos.
Conviviendo
con niños
Interactuar con niños al trabajar desde casa
presenta desafíos particulares. Y para complicar
las cosas, no hay una manera universal de lidiar
con estos desafíos para todas las edades y sus
diferentes personalidades. Aún así, sugerimos
algunas ideas que pueden ser intentadas o
adaptadas a cada caso.
✓ Primero, ser conscientes que los niños tienen su
propia visión y que ver en casa a los adultos que
normalmente están ausentes rompe con su rutina.
✓ Usemos pausas planeadas para pasar unos
minutos con ellos, al tiempo que tomamos un
respiro entre reuniones o al ir terminando tareas.
✓ No los alejemos al 100% del ambiente de trabajo.
Aunque no podemos charlar con ellos en medio de
una llamada, no pasa nada si aparecen en el video
o nos hacen alguna pregunta de vez en cuando.
✓ Organicemos actividades para ellos de tal manera
que estén ocupados mientras nosotros trabajamos.
✓ Si saben usar el reloj acordemos con ellos las
horas en que estamos disponibles y las que no.
✓ Seamos flexibles cuando tengamos la
oportunidad.
✓ Usemos el equipo necesario para que desarrollen
actividades sin que afecten a nuestro entorno. Por
ejemplo, audífonos para niños.
✓ Creemos un juego. Algunos papás otorgan
“fichas” por respetar las reglas y acuerdos. Al final
del día o semana los niños canjean estas fichas
por algún premio o actividad. También podemos
poner en un tablero los días en que se han
respetado los acuerdos.
✓ Finalmente, respetemos el tiempo de oficina y el
de casa.
Ideas y consejos
Equipo técnico
✓ Gestionemos con el equipo de TI, de la compañía y del cliente, de manera anticipada el acceso a
una VPN de ser necesario.
✓ Validemos ANS (SLAs), por efectos de inestabilidad de la red.
✓ Usemos herramientas de colaboración.
✓ Si es posible trabajar local para no cargar la VPN está bien, pero hagamos integración diaria y de
manera sincronizada con el equipo.
Seguridad
✓ Evitemos el acceso remoto con
herramientas no corporativas.
✓ Junto al área de seguridad coordinemos
parámetros de seguridad.
✓ No aceptemos actualizaciones online de
herramientas que soliciten acceso a la PC.
✓ Usar los protocolos de seguridad para
manejo de información sensible.
Buenas Prácticas
✓ Usemos prácticas comúnmente asociadas a
la cultura DevOps, como reducción del
tamaño de los requerimientos, automatizar
tareas rutinarias o feedback continuo de los
entregables, para optimizar el trabajo.
✓ Definamos los protocolos de integración,
liberación y pruebas.
✓ Realicemos copias de respaldo, para evitar
pérdidas de código.
✓ Validemos que los ajustes han sido
documentados para facilitar la validación
colaborativa.Flujos de trabajo
✓ Como las condiciones son diferentes, debemos ajustar el flujo, SLAs y criterios de entrega.
Proponer y negociar con nuestro cliente un nuevo flujo de trabajo, siendo empáticos y buscando un
beneficio mutuo es clave.
✓ Sincronicemos a nivel interno antes de realizar acciones que afecten al equipo.
Conexión
Herramientas
Conceptos Generales
Para cada tipo de herramienta elijamos una como la principal y otra como respaldo en caso de fallos.
Para ello es importante:
✓ Si descubrimos una nueva herramienta, hagamos pruebas y migremos a ella si así deseamos,
siempre podemos experimentar.
✓ Cada herramienta que usemos debe ser usada a un mínimo nivel por todos los usuarios.
✓ Si ese nivel requiere un instructivo o una capacitación, debemos generar y distribuir esa
información, en cuanto acordemos que esa será la herramienta a usar.
✓ Una herramienta pobremente usada o un usuario confuso al momento de trabajar se convierten en
obstáculos que absorben más tiempo y esfuerzo que el dedicado a la capacitación.
Comunicación
✓ Hay muchas opciones, casi todas suficientes para el trabajo en equipos pequeños (Zoom,
Hangouts, MS Teams, Google Meet, Google Duo, Whatsapp).
✓ Las versiones gratuitas de casi todas estas herramientas son suficientes para el día a día. Para
más de 100 participantes tendremos que pagar alguna licencia.
Para determinar la que mejor se acomode a nuestras necesidades, debemos revisar por lo menos:
✓ Disponibilidad en diferentes plataformas, calidad de audio y video, vista de todos los participantes
en video, chat integrado, posibilidad de compartir pantalla, opciones para el anfitrión, manejo de
subgrupos o sesiones dentro de la sesión actual, integración con otras herramientas y
calendarios.
✓ La facilidad de instalación y de uso cobran especial importancia si queremos usarlas fuera de
nuestro equipo habitual.
✓ Al ser la herramienta que nos acerca más a las personas, vale la pena revisar opciones para elegir
aquella con la que disfrutemos más colaborar con el equipo.
✓ Seguramente los equipos ya
cuentan con una herramienta
donde pueden comunicarse en
su día a día. Es conveniente
revisar si esa herramienta es
la mejor opción.
✓ Las herramientas de uso
común (como Whatsapp) no
están diseñadas para un
ambiente laboral, aunque
pueden ser suficientes para
nuestras necesidades.
✓ Otras (como Slack) contienen
herramientas
complementarias para
incrementar las opciones e
inmediatez de la colaboración.
Chat permanente
Video conferencia
✓ Herramientas que permiten que múltiples
usuarios colaboren en tiempo real mientras
ven lo que otros están agregando como Google
Docs.
✓ Herramientas tipo Tablero de ideas (Mural,
Google drawing, Stormboard, Miro, linoit,
Ideaboardz, Jamboard).
✓ Lo que se busca es facilidad de uso y
actualización inmediata para evitar errores y
confusiones en las sesiones.
✓ Si se va a usar fuera del equipo de trabajo
habitual (por ejemplo, involucrando al cliente o
en eventos masivos) es mejor que no requiera
una cuenta para acceder.
✓ Cuando se trata de representar algo
similar a una pizarra colaborativa,
encontramos opciones como Jamboard,
Limnu, Whiteboardingfox, Stormboard,
Miro. Tenemos que tener en cuenta que se
trabaja mejor en ellas con una pantalla táctil
que con un mouse. Puede resultar
frustrante para los usuarios frente a una
computadora.
✓ Google drawing, Mural y herramientas
similares se adaptan mejor a representar
una pizarra virtual, pero de una manera
más ordenada, donde se ofrece la libertad
de trabajar en conjunto usando gráficos.
Colaboración
Pizarra virtual Ideas simultáneas
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Colaboración
✓ Algunos equipos realizan la votación
directamente en la video llamada,
mostrando su selección a través de las
cámaras.
✓ Cuando esto no es práctico, la
herramienta más popular es
planningpoker.com, aunque hay otras
que funcionan de manera similar.
✓ Lo que buscamos es: facilidad de uso y
buena visualización del resultado.
✓ Evitemos que podamos ver lo que otros
eligieron antes de que nosotros
votemos.
✓ Si no es necesario compartir información relevante por el video, se puede
usar cualquier cronómetro y compartir esa ventana.
✓ Si deseamos que cada persona vea localmente el tiempo restante,
podemos usar alguna herramienta diseñada para tal fin (Por ejemplo,
Cuckoo).
✓ Sin importar la herramienta elegida, es bueno complementar con anuncios
de voz por parte del facilitador del avance del tiempo. Ya sea del facilitador
principal o alguna persona designada como guardián del tiempo.
Contador de tiempo
Planning poker
Organización
✓ Si la empresa no tiene una opción oficial para tener un tablero de tareas, hay diferentes opciones
dependiendo de la complejidad que necesitemos en nuestro tablero.
✓ Jira y herramientas similares, por ejemplo, proporcionan un gran control y detalle sobre las tareas.
Incluyen reportes, gráficos, estadísticas detalladas junto con múltiples opciones de gestión. Pero son
apropiadas para equipos que necesiten ese grado de detalle y estén dispuestos a invertir el tiempo
necesario para generar y mantener su tablero.
✓ Por otro lado, hay opciones más sencillas, como Microsoft planner, Kanbanize o Trello, con menos
opciones de control y detalles, pero que son justamente lo que muchos equipos necesitan,
especialmente fuera del desarrollo de software.
✓ Algo importante a tomar en cuenta es la privacidad. Dejar la información sensible de la compañía en
una herramienta donde se pueda fugar es mala idea. Si la herramienta no es confiable en este
sentido, puede bastar dejar ahí sólo la gestión de las tareas, pero todos los documentos y detalles
mediante links a nuestro repositorio seguro.
✓ Debemos revisar: Seguridad, opciones para respaldar información, capacidades de exportación e
importación, facilidad de uso, asignación de responsables, filtros, integración con otras
herramientas.
Tablero de tareas
Organización
✓ Si estamos usando un tablero de tareas
avanzado, es probable que muchas de las
métricas que necesitamos ya estén incluidas
y que dispongamos de gráficos y reportes
asociados.
✓ Si no es el caso, podemos usar algún
complemento o alguna otra herramienta.
✓ Temas a considerar: Facilidad para
compartir, seguridad, privacidad,
automatización de la actualización de datos.
✓ Algunos equipos usan tableros y gráficos
sencillos en herramientas colaborativas
como Google Docs y similares. Otros usan
herramientas más poderosas como Power BI
o Tableu.
✓ Lo usual es que los equipos ya utilicen un
calendario compartido oficial en la empresa,
si no es así considerémoslo.
✓ Pero más allá de sincronizar las reuniones, es
conveniente que además se compartan otros
eventos como días libres, vacaciones, cursos.
✓ Disponer del calendario de trabajo tanto en
versión escritorio como móvil.
✓ Herramientas como Teamup o Calendly pueden
complementar el calendario oficial y así lograr
una mejor colaboración en los equipos.
Calendario compartido
Tablero de métricas
Contenido
✓ Usualmente y como buena práctica en cualquier equipo de desarrollo, ya
utilizan un repositorio técnico, aun trabajando desde la oficina.
✓ Lo que podemos recomendar al respecto es que todo el equipo debe ser capaz
de acceder al repositorio, aún fuera de la empresa.
✓ Cada miembro del equipo que lo necesite debe contar con VPN, si es
necesario, y con las credenciales individuales para ingresar a cada
herramienta.
Acceso a repositorio técnico
✓ Algunas empresas cuentan con un repositorio oficial de información, por
ejemplo: Sharepoint, OneDrive, Confluence, Dropbox o Google Drive. Si no es
el caso, debemos buscar que todo el equipo y equipos asociados, compartan
un solo repositorio.
✓ Evitar la duplicación y centralizar el acceso es clave para que la
productividad y comunicación mejoren.
✓ Es importante considerar: privacidad de la información corporativa, control de
versiones, búsqueda avanzada, seguridad.
✓ Sin importar la herramienta a usar, se debe considerar el esfuerzo necesario
para organizar y mantener en orden toda la información. Crear estándares
y procesos, evitará que trabajemos extra buscando o creando material.
Repositorio
✓ Para editar documentos en línea como textos, hojas de cálculo o presentaciones de manera
colaborativa, existen suites ofimáticas entre las que destacan por popularidad Office 365 y Google
Docs, aunque hay otras opciones disponibles.
✓ Recomendamos qué evaluar en el editor en línea: actualización inmediata de los cambios hechos
por cada persona, limitar el acceso, control de versiones, chat integrado, disponibilidad en múltiples
plataformas, opción de edición offline.
✓ Lo general es, que busquemos que los documentos sean compatibles con Microsoft Office,
aunque usemos otra herramienta.
Edición de documentos
Feedback
✓ Aquí podemos diferenciar entre las
herramientas diseñadas para interacción
inmediata (por ejemplo, Mentimeter o
Kahoot) o las que son respondidas por los
encuestados en cualquier momento (por
ejemplo, Google Forms o Forms Office).
✓ Al ser usadas fuera del equipo de trabajo
habitual, es mejor utilizar aquellas que no
necesiten crear una cuenta para usarlas.
✓ Si vamos a usar alguna que requiera una
cuenta (aún una cuenta de Gmail), enviemos
a los participantes la información
necesaria para crear una cuenta.
Ánimo del equipo
✓ En equipos pequeños y para votaciones simples
pueden simplemente usar el video, donde los
participantes levantan la mano o muestran un número o
una tarjeta con algún símbolo o color.
✓ Para votaciones simples con un equipo habitual de
personas, puede usarse Google Docs o herramientas
similares.
✓ Revisar si se busca anonimato o no. Algunas
herramientas muestran el voto de cada persona.
✓ Si vamos a votar sobre opciones que no conocemos
de antemano, existen algunas herramientas que
permiten votar sobre las ideas generadas en el
momento. En otras tenemos que hacerlo
manualmente.
✓ Para votaciones más complejas, consideren
herramientas que incluyen plantillas para diferentes
técnicas de votación o priorización como RICE,
Eisenhower, pesos relativos, etc.
Para votar
✓ Las herramientas para esto pueden ser tan
sencillas como una hoja de cálculo con celdas
por día y persona.
✓ O algo más elaborado como herramientas
online donde se capture y visualice la
información (Moodpanda o Mercuryapp por
ejemplo).
✓ Algunas características que buscamos:
Facilidad de uso, rapidez en la captura,
almacenamiento histórico, exportación de
resultados.
✓ Validar con el equipo si prefieren respuestas
abiertas o anónimas.
Encuestas
Agilidad
El manifiesto ágil expone en uno de sus principios:
“ El método más eficiente y efectivo para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él
es la conversación cara a cara.”
✓ Estamos de acuerdo. Es el más eficiente y efectivo. Pero trabajar así no siempre es posible. Y en esos
casos debemos usar otras opciones.
✓ Tenemos en orden descendente de eficiencia: Video llamadas, audio, texto síncrono (chat) y texto
asíncrono (email).
✓ Existen otras opciones con ligeras variaciones o poco difundidas, como dibujo colaborativo o tele-
presencia.
✓ El sentido común nos indica que, si no podemos usar el método más efectivo, usemos el siguiente si
es posible. O aún mejor, una combinación de varios.
✓ Debemos tener claro que el objetivo es transmitir eficiente y efectivamente información, entre el
equipo y fuera de él.
Por otro lado, la prioridad de los equipos ágiles sigue siendo:
“Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
Software/producto/servicio funcionando sobre documentación extensiva.
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.”
✓ Focalicemos cada aspecto del trabajo remoto a estas prioridades. Con base en esto, es posible que
debamos replantear las dinámicas o prácticas que realizamos de cierta manera, y pensar no en su
ejecución sino en el resultado que se espera. Y basándonos en ese resultado, diseñar nuevas
dinámicas, ver las prácticas desde esa perspectiva y usar las herramientas a nuestra disposición
para operar sobre la limitante geográfica.
✓ Si tratamos de replicar cada detalle de una práctica o evento con un equipo distribuido, es probable
que en algunos casos obtengamos buenos resultados, pero es muy probable que nos enfrentaremos a
dificultades o frustración en otros casos.
Agilidad en modo distribuido
Sincronización
Lluvia de ideas
Para cualquier reunión
Entrega de resultados
Uno a uno
Trabajo en pares
Informal
Resolución de conflictos
Toma de decisiones
Eventos masivos
Reuniones
Herramientas
Objetivo
Para cualquier
reunión
✓ Comunicación y colaboración. Nuestro foco al planear una sesión es que su objetivo se cumpla,
pero además el flujo de la sesión debe estar siempre diseñado para fomentar la comunicación y
colaboración de todos los participantes.
✓ Herramienta principal. Para cada tipo de herramienta elijamos una como la principal y otra como
respaldo en caso de fallos. Mantengamos un máximo de dos herramientas activas. De otra manera
complicaremos nuestro trabajo en lugar de optimizarlo.
✓ Búsqueda constante. Podemos buscar constantemente una mejor herramienta o tratar de contar
con una más económica, pero mantengamos esa búsqueda fuera de la operación regular.
✓ Nueva herramienta. Si descubrimos una nueva herramienta realicemos algunas pruebas y
migremos a ella si así deseamos.
✓ Objetivo. Establecer objetivo y los límites de
tiempo.
✓ Revisar la información a enviar. Cualquier
error en los links de acceso o de material
provocará pérdida de tiempo y de foco de
los participantes.
✓ Enviar en la cita de la reunión todo lo
necesario. Incluir el link a la reunión (con la
herramienta base y nuestro plan B),
objetivo de la sesión, agenda detallada,
información de contacto del organizador,
material de lectura previa, link de la minuta
o información final de la sesión (crear el
documento de la minuta vacío o con una
plantilla, listo para ser llenado).
Si habrá resultados de otro tipo al final de
la sesión, tener listo el link con la dirección
donde será guardado.
✓ Definir a un facilitador de la sesión.
Antes de
✓ Conexión. Habilitar la conexión unos minutos
antes y validar que todo funcione.
✓ Iniciar a tiempo. Fortalecer el hábito para
generar una cultura.
✓ Facilitar la comprensión. Toda la comunicación
debe hacerse de múltiples maneras para facilitar
la comprensión y evitar distracciones. Hablamos
de complementar, no de poner por escrito todo lo
hablado.
✓ Presentar objetivo, reglas y agenda.
Complementar el objetivo con imágenes la
explicación.
✓ Normas de cortesía. Recordar algunas reglas
de cortesía, especialmente las que fallen
continuamente.
✓ Agenda y facilitador. Comentar brevemente la
agenda y quien será el facilitador.
✓ Tiempo. Recordar el tiempo asignado a la sesión
y tener un temporizador visible.
✓ Integración. Exceptuando las sesiones cortas o
las muy formales, es recomendable dedicar unos
minutos (3 o 5) a saludar, comentar algo ajeno al
trabajo para establecer un ambiente de
cordialidad.
Al inicio
Para cualquier
reunión
✓ Pausas. Aseguremos una cantidad adecuada de
momentos de descanso (breaks) para reuniones
largas. Descansos cortos cada 40 o 50 minutos es
una buena idea para empezar, pero ajustemos de
acuerdo a la audiencia y al tipo de reunión.
✓ Facilitadores auxiliares. Considerar más de un
facilitador si la audiencia es grande o si la dinámica
de la reunión lo amerita.
✓ Facilitador técnico. En el caso de reuniones
complejas (muchas personas, múltiples
herramientas de apoyo) contar con un facilitador
“técnico” encargado de las herramientas, la
sincronización de los facilitadores y la recopilación
de información puede hacer la diferencia.
✓ Múltiples dispositivos. Los facilitadores pueden
mejorar su trabajo usando múltiples dispositivos.
Por ejemplo, la computadora para presentar y un
teléfono o tableta para comunicarse con otros
facilitadores. Otra opción es contar con un segundo
monitor para mejorar el control y la visibilidad entre
la reunión y las herramientas usadas.
✓ Compartir la experiencia. Es buena idea que los
facilitadores auxiliares ingresen a las herramientas
como si fueran la audiencia, para así probar y dar
retroalimentación sobre lo que ven y sienten los
participantes.
✓ Comunicar de más. Es clave en cualquier sesión
no presencial. Con la práctica encontraremos el
punto medio entre comunicar, como lo hacemos
usualmente (poco eficiente) y el exceso (repetir
llegando al aburrimiento).
✓ Manejo del tiempo. Aún con cronómetros visibles,
comuniquemos a la audiencia de viva voz el avance
del tiempo, durante actividades, descansos y
periódicamente en una presentación.
Durante
Después de
✓ Asegurar la información. Validar que la
información esté en los repositorios
adecuados. Si hay datos por procesar
antes de ser almacenados, validar que
están recopilados y asignados a un
responsable.
✓ Resumen de la sesión. Se recomienda
cerrar con una recopilación breve de los
objetivos alcanzados y la fecha y hora de
la siguiente sesión (si aplica).
✓ Retroalimentación. Si es apropiado,
solicitar feedback mediante alguna
herramienta.
✓ Cortesía. Despedir a la audiencia
agradeciendo la presencia y dedicación
resaltando algún buen momento de parte
de la audiencia durante la sesión.
Al final
✓ Resultados finales. Enviar los
resultados finales, sin que pase mucho
tiempo después de la sesión.
Aunque nos preparemos muy bien, puede haber problemas. Algunos comunes y posibles soluciones:
✓ Problemas técnicos.
✓ Contar con una herramienta como plan B para cada propósito. Pero eso no resuelve todo.
✓ Si la calidad del video no es la adecuada, desactivar la cámara.
✓ Tener un grupo de chat listo desde el inicio para dar apoyo e instrucciones a los participantes.
✓ Para reuniones importantes o masivas hacer pruebas con todos los participantes previamente
si es posible.
✓ Desconocimiento de las herramientas
✓ Entrenamiento adecuado. Simple. Probar con los usuarios frecuentes las opciones que
usaremos constantemente.
✓ En diferentes plataformas la interfaz puede ser diferente por lo que instrucciones durante una
sesión como “el botón de abajo a la izquierda” pueden conducir a frustración y no a la solución.
✓ Ausencia del facilitador
✓ En reuniones de equipo no debería ser un problema, todos los miembros deben ser capaces de
facilitar las reuniones habituales. Como práctica recomendada, rotar periódicamente la
conducción de la sesión, aún cuando haya un facilitador siempre disponible para apoyar.
✓ En otras sesiones considerar siempre un facilitador de respaldo como práctica común.
✓ Lentitud en la conexión
✓ Cuando pasa ocasionalmente es algo sobre lo que podremos hacer poco. Pero cuando es algo
recurrente debemos solucionarlo inmediatamente. La conexión de internet es probablemente lo
más importante en el aspecto de herramientas.
✓ Pérdida de foco
✓ Incluso frente a frente puede pasar que nuestra audiencia o nuestro grupo pierda el foco de la
reunión. Pero al estar remoto el problema se agrava. La recomendación de la cámara siempre
encendida ayuda, pero no lo resuelve, Lo recomendable es mantener al grupo enfocado con
múltiples modos de comunicación e interacción continua.
Para cualquier
reunión
Problemas
Objetivo
Para la selección de resultados tenemos básicamente 3 opciones:
✓ Por mayoría de votos
No es recomendable porque se elige comúnmente la más popular, no la más valiosa. Sencilla de
implementar.
✓ Por votación en dos ejes
Usualmente Impacto o valor es un eje y el otro es Facilidad/Costo/Tiempo o alguna otra dimensión
aplicable a las soluciones. Es mejor una herramienta que haga los cálculos automáticamente y los
muestre en ambos ejes o que use plantillas para métodos como RICE o Eisenhower.
✓ Usar algún método más complejo como pesos relativos.
Lluvia de ideas
✓ Elección de idea. Elegir la idea o ideas más prometedoras entre una gran cantidad de ideas
generadas en un corto espacio de tiempo.
✓ Herramienta de colaboración simultánea.
✓ Herramienta para votar.
✓ Contador de tiempo.
✓ Objetivo. Establecer de
manera clara el objetivo y
los límites de tiempo.
✓ Accesos. Asegurarse de
que el grupo tenga
acceso a la herramienta
de colaboración.
✓ Herramienta. Configurar
la herramienta que
usaremos para votar.
✓ Facilitadores. Es muy
recomendable contar con
un facilitador para la
sesión y también a
alguien encargado de los
accesos a todas las
herramientas y a su
configuración.
Antes de
✓ Presentar objetivo y reglas.
Complementar con imágenes la
explicación.
✓ Divergencia. Proporcionar a todos el
acceso e instrucciones básicas.
✓ Agrupación de ideas similares.
Para no entorpecer el proceso, es
mejor que los facilitadores lo hagan,
pero que se muestre visualmente el
proceso.
✓ Convergencia. Seleccionar los
parámetros sobre los que se
evaluarán las ideas. Una herramienta
que permita a todos agregar su
valoración simultáneamente es lo
mejor.
✓ Selección de resultados. Mostrar
visualmente el resultado final y
comentarlo.
Durante Después
✓ Resultados finales.
Enviar una copia de
la imagen con los
resultados finales,
preferentemente sin
que pase mucho
tiempo después de la
sesión.
Sugerencias
Sincronización
✓ Sincronización y detección de riesgos. Orientar los esfuerzos del equipo hacia la meta planeada.
Identificar riesgos o problemas para su apropiada gestión.
✓ Tablero. Tablero de tareas compartido por el facilitador. De esta manera todo el equipo tiene una
mejor idea de lo que todos hablan y al mismo tiempo se actualiza el estado de las tareas.
✓ Tiempo. Si el equipo lo necesita, preparar un contador de tiempo.
✓ Acceso individual. Cada persona tiene acceso al
tablero de tareas para poder actualizar en tiempo
real durante la sesión.
✓ Presencia activa. Cámaras encendidas para
fortalecer la atención. Y micrófonos abiertos sólo por
la persona que hable.
✓ Puntualidad. Al ser una reunión corta la puntualidad
es muy relevante. Acostumbremos a iniciar a tiempo
para fomentar el hábito.
✓ Orden de participación. Muchas aplicaciones
pueden mostrar a los participantes en diferente
orden. Elijan un método sencillo para pasar la
palabra. Como ejemplos: Alfabéticamente o cada
persona elige a la siguiente.
✓ Tablero. Recordemos que una sincronización no es
un reporte de estatus. La finalidad no es justificar
que hemos hecho. Si hay un tablero físico, quien
tiene acceso a él puede mostrarlo durante la sesión
en su cámara para el resto.
Durante
Después de
✓ Resultados finales. Si es necesario, actualizar otros tableros (por ejemplo, el de riesgos) o
herramientas auxiliares.
✓ Si hay conversaciones que deben continuar entre pocas personas, hacerlo lo más pronto posible.
Idealmente justo después de la sincronización.
✓ Acceso al tablero de tareas.
✓ Contador de tiempo.Objetivo
Antes de
Entrega de
resultados
✓ Presentar resultados. Entregables tangibles a stakeholders y obtener retroalimentación de ellos.
✓ Procesar la retroalimentación recibida.
✓ Tableros. Tablero de tareas y de métricas
compartido por el facilitador.
✓ Invitación. Invitación con agenda enviada a
todos los stakeholders relevantes o a sus
backups. Si se va a presentar algo que requiera
acceso a herramientas adicionales enviar el
instructivo o claves necesarias.
✓ Feedback. Formulario listo para recolectar
feedback.
✓ Presencia activa. Cámaras encendidas para
fortalecer la atención. Y micrófonos abiertos
sólo por la persona que hable.
✓ Presentar resultados. El objetivo es
presentar resultados tangibles no un listado
de las actividades que hemos realizado.
✓ Equipo. Lo recomendable es que las
personas que generaron el resultado sean las
que presenten. De esta manera se agiliza la
conversación.
✓ Trabajo no terminado. Si hay tareas no
terminadas o no comenzadas donde no
podamos recibir feedback, no es necesario
profundizar sobre ellas. Incluso puede
comentarse en la agenda de la invitación o
en la minuta de la sesión si es que se
elabora.
✓ Ritmo adecuado. Presentar elemento por
elemento y dar tiempo en cada uno para
recopilar el feedback.
✓ Feedback. Podemos recolectar el feedback
dando un formulario para que los mismos
stakeholders escriban sus comentarios o sólo
escucharlos y hacer que el equipo los capture
en ese momento.
✓ Sobre la sesión. Una buena idea es agregar
al final una encuesta corta donde se evalúe la
sesión y se den comentarios para mejorarla.
Durante
Después de
✓ Recopilación de feedback. Si es posible, el equipo se queda después de despedir a los
stakeholders para asegurarse de recopilar el feedback recibido y procesarlo junto con la revisión del
flujo de la sesión. Hacer un break para refrescarse antes de esta parte de la sesión es muy
recomendable
✓ Acceso al tablero de tareas.
✓ Acceso a tableros de métricas.Objetivo
Antes de
Uno a uno
✓ Tener una conversación fluida y fructífera.
Prepara la sesión. Aunque pueda parecer que una sesión con sólo dos personas no requiere una
preparación formal, no es así. Cualquier colaboración remota debe ser preparada para aumentar su
eficiencia y lograr su propósito.
Cita completa. Incluir en la cita el objetivo, la agenda y todo lo necesario.
Antes de
✓ Un buen comienzo. Iniciar la sesión con alguna
charla ligera no relacionada al tema para preparar el
ambiente. Dos o tres minutos deberían ser
suficientes.
✓ Conexión visual. Cámaras encendidas para
fortalecer la atención.
✓ Mantener el foco. Las distracciones afectan
cualquier interacción remota, pero cuando son pocas
personas puede aumentar. Se vuelve prioritario
eliminar cualquier posibilidad de ser distraído.
Podemos alejar otros dispositivos y apagar los
sonidos de notificaciones.
✓ Documentar inmediatamente. Cualquier tipo de
nota o información que deba ser guardada en algún
repositorio, hacerlo durante la sesión.
✓ No dejar pendientes. Si acordamos enviar un dato
o alguna información, es mejor hacerlo durante la
sesión para no olvidarlo. O justo después de la
reunión.
✓ Resumen. Cerrar la sesión enumerando los
acuerdos o puntos tratados.
✓ Seguimiento. Si habrá sesión de seguimiento
agendar aquí mismo para validar la disponibilidad.
Durante
Después deConexión. Cerrar con algún comentario no relacionado con el trabajo a manera de despedida es
siempre una buena idea.
✓ Herramienta para video llamada (evitar
usar sólo audio al ser dos personas).Objetivo
Trabajo en
pares
✓ Estar familiarizados con el concepto, técnicas, beneficios y problemas comunes de “programación
por pares” aún cuando el trabajo a desarrollar no sea precisamente la codificación de software.
✓ Concepto: es el trabajo simultáneo de dos personas donde una de ellas realiza el trabajo
mientras la otra observa activamente dando sugerencias, dando retroalimentación y planteando
dudas. Después de unos minutos (unos 30) se invierten los papeles y así sucesivamente.
✓ Cita completa. Objetivo, ciclos de tiempo y lo necesario para la conexión.
Antes de
✓ Involucra a tu par. Iniciar recordando el compromiso del observador, para evitar distracciones.
✓ Cámara encendida para fortalecer la comunicación. Mantener la imagen de la cámara reducida, el
punto clave es la pantalla compartida.
✓ El audio debe fluir para dar y recibir feedback y comentarios. Tener especial cuidado con ruidos no
deseados para evitar distracciones.
✓ Conversación activa. El observador puede aburrirse o distraerse. Ambas partes deben mantener la
conversación activa para evitar este problema. Al principio puede ser complicado encontrar el
balance entre la charla y el silencio, pero es cuestión de práctica encontrar el punto medio.
✓ Coordinación. Las personas que realizan esta práctica deben ser transparentes para comunicar a la
otra persona cualquier dificultad encontrada durante el proceso. El trabajo remoto complica este
proceso, pero no lo imposibilita. Si es necesario, hagan una pausa para coordinarse mejor.
✓ Pausas. Aprovecharlas para refrescarse, hidratarse, caminar un poco y realizar las actividades que
usualmente nos distraerían como revisar mensajes en el teléfono o responder correos urgentes.
Durante
Después de
✓ Feedback. Cerrar la
sesión conversando
brevemente sobre la
dinámica y discutir
posibles mejoras para
la siguiente sesión.
✓ Trabajo colaborativo con intención de mejora en productividad o calidad.
✓ Traspaso de conocimientos y técnicas.
✓ Herramienta para video llamada con
opción de compartir pantalla.
✓ Cronómetro compartido.Objetivo
Toma de
decisiones
✓ Objetivo claro. Establecer el objetivo
y límites de tiempo.
✓ Configurar la herramienta para votar.
✓ Es muy recomendable contar con un
facilitador
✓ Si es posible, hablar antes con el
principal stakeholder para explicarle el
proceso.
Antes de
✓ Objetivo. Describir la razón de la sesión y el objetivo esperado. Resolver las dudas al respecto antes
de avanzar.
✓ Antecedentes. Presentar hechos, antecedentes y riesgos. Si es necesario mostrar en la pantalla los
datos, imágenes o documentos y asegurarse de que son visibles para todos.
✓ Criterios. Seleccionar los criterios sobre los que se evaluarán las opciones o presentarlos si están
definidos. Si los criterios son complejos, mostrarlos visualmente.
✓ Discusión. Ronda de comentarios, riesgos e ideas en general. Usualmente no es necesario ponerlos
por escrito, pero validar con el grupo si prefieren hacerlo. En este caso activar la herramienta
colaborativa.
✓ Tiempos. Asignar tiempo por participante con posible extensión si el grupo lo desea.
✓ Decisión. Tomar la decisión de acuerdo a la técnica más conveniente.
✓ Resultados. Mostrar visualmente el resultado final y comentarlo.
Durante
Sugerencias
Para la toma de decisiones es frecuente que sea el resultado de una discusión verbal, evaluación de las
opciones y una votación final, para ello presentamos 3 opciones:
✓ Por mayoría de votos. (Usar para decisiones que no sean complejas) Se elige comúnmente la más
popular, no la más valiosa. O puede sesgarse el voto por presión de grupo.
✓ Por votación en dos ejes. Usualmente Impacto o valor es un eje y el otro es Facilidad /Costo
/Tiempo, o alguna otra dimensión según las opciones. Es recomendable una herramienta que realice
los cálculos automáticamente y los muestre en ambos (Como mentimeter).
✓ Por pesos relativos. Lo mejor es tener desde antes los criterios a usar y los pesos de cada uno de
ellos. Si no es posible tenerlos antes, usar la primera parte de la sesión para consensuarlos.
✓ Tomar una decisión consensuada entre varias personas.
✓ Herramienta para votar (opcional).
✓ Colaboración simultánea (opcional).
✓ Opción de compartir pantalla (opcional).Objetivo
Resolución de
conflictos
Integra a un facilitador o mediador. Alguien neutral capacitado para este tipo de situaciones.
✓ Comunicación. Cámaras encendidas para fortalecer la
atención. Establecer la confidencialidad de lo tratado aquí.
✓ Audio. Cuidar los ruidos externos al máximo.
✓ Valores. Recordar los valores de respeto, empatía,
transparencia y apertura.
✓ Facilitador. Comenzar con las reglas para una sesión
remota de este tipo. Absoluta confianza al
facilitador/mediador para dirigir la conversación de manera
fluida, respetuosa y con tiempos para todas las partes. Si
no hay mediador, establecer que puede ser necesario
hacer múltiples pausas o recesos para reflexionar o
mantener la conversación en un ambiente productivo.
✓ Límites . Entender que, de no llegar a un acuerdo se
puede continuar en otra sesión o escalar el conflicto.
✓ Orden. Establecer que se tratará un solo tema antes de
avanzar al siguiente.
✓ Recesos. Acordar que cualquiera de los participantes o el
facilitador puede solicitar un receso.
✓ Expectativas. Comenzar explicando lo que cada parte
consideraría como un éxito (que no sea simplemente “que
yo gané”, sino un objetivo final que sea satisfactorio para
todos).
✓ Sobre comunicar. Tanto los involucrados como el
facilitador o mediador deben comunicar claramente cada
comentario. Asegurar que cada intervención sea entendida
por todos.
✓ Acciones. Establecer un curso de acción inmediato que
lleve a la solución lo más pronto posible.
Durante
Después de
✓ Agradecer. Cerrar con un agradecimiento del tiempo dedicado por todos los participantes.
✓ Siguientes pasos. Si se llegó a un acuerdo, celebrar. En caso contrario definir el siguiente paso.
✓ Llegar a un acuerdo satisfactorio para todas las partes involucradas.
✓ Herramienta para video llamada (evitar
usar sólo audio al ser dos personas).Objetivo
Antes de
Informal
✓ Necesidad. Las charlas informales en la oficina son cruciales para la integración del equipo, la
revisión de ideas y la serendipia (ideas valiosas que surgen por casualidad). Al trabajar
remotamente, esos encuentros informales no se generan automáticamente. Es necesario planearlos
y organizarlos.
✓ Momento. Algunos equipos inician el día así, otros lo hacen durante el almuerzo o al final del día.
Otros reservan espacios de 15 minutos durante el día. Y algunos otros, lo hacen espontáneamente.
Lo que resulte para cada uno dependerá de su dinámica de trabajo.
✓ Objetivo. Estas sesiones informales no son sólo para charlar trivialidades o tomar un receso del
trabajo. Si necesitamos revisar avances, resolver una duda con un compañero, discutir sobre algún
tema y no requerimos estar frente a la computadora, podemos aprovechar para alejarnos de la mesa
de trabajo por un momento y seguir siendo productivos.
Durante
✓ Dar a cada miembro del equipo que se reunirá el tiempo para preparar una bebida o un snack.
✓ Comunicación. Cámaras encendidas para mejorar la interacción.
✓ Audio. Cuidemos el audio ambiental para no molestar al resto o apaguemos el micrófono mientras
sólo escuchamos.
✓ Libertad. Como en cualquier charla informal, no hay agenda ni orden establecido.
✓ Ambiente. Alejarnos de la mesa de trabajo y conectarnos con un dispositivo móvil nos permitirá
libertad de movimiento y permitirá crear el ambiente informal.
✓ Comodidad. Estar en un lugar cómodo, un sillón confortable, en el jardín, caminando por la casa o
cerca de una ventana, nos dará el espacio adecuado para relajarnos y tomar energía.
✓ Iluminación adecuada para conversar mejor entre todos.
✓ Tiempo. Para no perder la percepción del tiempo es bueno usar una alarma o temporizador.
✓ Hacer una pausa en el trabajo mientras fortalecemos la cercanía con el equipo.
✓ Herramienta para video llamada (evitar
sólo audio)Objetivo
Antes de
Eventos
masivos
✓ Cantidad. Contar por lo menos con el mismo número de facilitadores que apoyarían en el evento si
fuera en vivo.
✓ Tipos. Si habrá subgrupos dentro de las actividades considerar un facilitador por subgrupo.
Además del facilitador principal y un facilitador técnico que coordine el uso de herramientas, la
sincronización de los facilitadores y la recopilación de información.
✓ Comunicación. Desde antes del evento deben contar con un canal de comunicación propio y un
repositorio central de los documentos necesarios para la sesión.
Facilitadores
✓ Agenda detallada. Cada paso con ligas a documentos, herramientas, objetivo, entregables e
instrucciones para compilar información y donde se guardada.
✓ Plan B. Todos los pasos tienen un plan B en caso de que las herramientas fallen.
✓ Grupos. Si la actividad va a requerir trabajo por grupos, asegurarse de que cada facilitador tenga las
licencias y la configuración necesaria.
✓ Herramientas. Las configuraciones deben hacerse con anticipación y probar con los facilitadores.
✓ Ensayo. Hacer un ensayo general por parte de los facilitadores con todos los pasos. Con las
herramientas principales y con la opción B de cada herramienta.
✓ Participantes. Enviar a todos los participantes la agenda. Incluir una sección con los requisitos
técnicos y de acceso a herramientas debidamente explicado.
✓ Conexión. Una buena idea es proporcionar a todos los participantes un instructivo para compartir
internet desde su red celular en caso de que pierdan la conexión habitual.
✓ Dudas previas. Es muy recomendable proporcionar un grupo de chat comunitario para poder recibir
consultas antes del evento. Pero después de haber distribuido la guía y agenda.
✓ Material. Si los participantes deben tener preparado material o información antes de la sesión,
asegurarse con tiempo de que lo tienen preparado y en el formato adecuado.
Antes de
✓ En cualquier reunión remota buscamos
comunicar por varios medios, establecer
retroalimentación inmediata y mantener
la atención en lo que sucede. Todo esto
se complica en un evento masivo.
✓ Es difícil mantener el foco de un grupo
grande por todo un día. En eventos muy
largos considérese la opción de realizarlo
en múltiples sesiones de pocas horas en
lugar de sesiones de 8 horas.
✓ Herramienta de colaboración simultánea.
✓ Herramienta para votar.
✓ Herramienta de encuestas rápidas.
✓ Contador de tiempo.
✓ Chat para los participantes.
✓ Chat para los facilitadores.
Objetivo en general
Eventos
masivos
Después de
Los facilitadores necesitan tres sesiones de cierre:
✓ Cierre evento. Una sesión para organizar la información, revisar que las herramientas queden
disponibles para otra sesión y enviar los resultados a los participantes.
✓ Retrospectiva. Otra que funcione como retrospectiva para detectar buenas prácticas y mejoras a
realizar para futuras sesiones masivas.
✓ Celebración. Los eventos masivos absorben mucho esfuerzo antes, durante y después del evento.
No está de más una reunión informal para fortalecer el sentido de equipo con el logro obtenido.
✓ Justo antes de iniciar la sesión enviar por todos los medios posibles (chat y video) las reglas básicas
de la sesión (Cosas como micrófonos apagados, reglas para descansos, uso del chat, facilitadores y
su función, grupos, etc.)
✓ Herramientas. Comenzar la sesión con una prueba comunitaria de todas las herramientas. Si son
muchas o se presta a confusión por la audiencia, entonces asegurarse de que la primera vez que
una herramienta sea usada se pueda hacer una prueba para resolver dudas.
✓ Grupos. Si hay grupos predefinidos, confirmar que cada grupo esté asignado a su facilitador.
✓ Sobre comunicación. Todas las instrucciones, avances, información deben ser transmitidos de
varias maneras. Texto, audio y video.
✓ Información. Organizar a los responsables (audiencia o facilitadores) para que toda la información
generada por la audiencia que deba ser preservada sea almacenada en cada paso en el repositorio
designado. El facilitador tecnológico coordina este esfuerzo.
✓ Pausas. Tener descansos continuos es fundamental. Agregar a la video llamada un contador del
tiempo restante antes de regresar a la actividad. Informar de viva voz el tiempo restante. Pedir a los
asistentes que durante el descanso caminen un poco, se hidraten y atiendan sus pendientes.
✓ Feedback. Para mantener la calidad de la sesión, pedir retroalimentación continuamente con alguna
herramienta de encuestas rápidas donde los participantes puedan evaluar brevemente la sesión y
exponer las principales dificultades. Una opción es hacerlo antes de ir a un descanso.
✓ Facilitadores. Usar los descansos para recopilar la retroalimentación, hacer ajustes y mantener la
sincronización entre los facilitadores. Pueden abrir un chat de audio alterno desde sus celulares para
facilitar la comunicación. Aprovechar el tiempo también para refrescarse, caminar un poco y rellenar
las bebidas o snacks.
Durante el evento
Valores
Gestión de Equipos
Visión compartida
Outcomes vs tiempo
Tecnología como aliado
Metas y su seguimiento
Feedback y engagement
Crecimiento individual
Ventajas del líder remoto
Liderazgo
Liderazgo a distancia
Liderazgo a
distancia
Al hablar de “liderazgo remoto” lo mas importante es la parte de “liderazgo” no la de “remoto”.
Un buen líder con el equipo a su lado, seguramente será un buen líder cuando su equipo se encuentre
lejos de él. No requiere una transformación de su liderazgo sino de la manera de ejercerlo.
Comprender esto nos hará identificar los pasos a seguir. Podremos enfocar esfuerzos, ya sea en
fortalecer nuestras habilidades y prácticas de liderazgo expuestas de una manera más evidente en la
lejanía, o en aprovechar las oportunidades que se crean con este cambio en la manera de trabajar.
Esta guía no pretende dar catedra o formar a líderes, sino que ayudar a conservar la conexión de los
líderes con sus equipos, a pesar de trabajar de manera distribuida, y como todo en el liderazgo, no
hay una solución mágica, requiere el esfuerzo constante de todos nosotros.
Necesitamos entender tres cosas para mejorar nuestro liderazgo remoto:
Las personas son primero. Nuestro principal propósito como líderes es potenciar a nuestros equipos.
Inspirarlos, guiarlos y apoyarlos. Hablamos de líderes centrados en las personas de su equipo, no
orientados sólo a los resultados, y menos, focalizados en sí mismos.
Sólo cambia la forma de comunicarnos. Con la ventaja del momento tecnológico, donde todos
interactuamos remotamente todos los días, con llamadas por audio, email y chat, o incluso video
llamadas, el problema a vencer no está centrado en las herramientas, sino en el uso apropiado de
ellas.
Por último, el sentido común es nuestro aliado. Ese elusivo sentido que un líder aprende a dominar y
a traspasar a su equipo con el crecer de su propia experiencia.
Valores
El liderazgo no puede ser entendido como un simple conjunto de prácticas a seguir.
Está fundamentado en valores que deben ser custodiados, practicados y compartidos por el equipo.
El primer valor desafiado por el trabajo remoto.
Si necesitamos saber lo que está haciendo el equipo en
cada momento (ya sea que estén en la oficina o en su
casa) es una mala señal. Recordemos que tendemos a
entregar aquello por lo que nos miden.
¿Queremos preocuparnos por comprobar los minutos
trabajados o por entregar resultados?
Enfoquemos al equipo y a nosotros en lo que realmente
importa. La entrega de valor al cliente final, la unión
entre nosotros y el cumplimiento de nuestras metas.
Entendamos que al trabajar remotamente lo único que
podemos dar por real es lo que el equipo, el individuo, el
líder demuestran a los demás.
Es más complicada cuando no tenemos
a la persona frente a nosotros para
comprenderla.
Al trabajar en lugares separados nos
costará más esfuerzo conocer la
situación individual de los demás, los
problemas que enfrenta, la manera en
que trabaja, su ambiente de trabajo y el
equipo del que dispone, entre otros.
Conectarnos con el equipo es el primer
paso para después, ponernos en su
lugar, comprenderlo y apoyarlo de la
manera en que lo necesita.
Trabajar remotamente requiere un grado de transparencia que permita cimentar las relaciones.
Comunicándonos abiertamente y sin rodeos podremos disminuir obstáculos entre nosotros y el equipo.
Y no sólo nos referimos a las cuestiones laborales estrictamente hablando. Toda la comunicación con
ellos, en cualquier aspecto debe ser hecha sin el menor asomo de ocultamiento. Si no es así, el daño
que causaremos a la relación, laboral y personal, no permitirá un buen desempeño de nuestro liderazgo.
Confianza Empatía
Transparencia
Valores
Finalmente, liderar con el ejemplo. A pesar
de encontrarnos en situaciones no conocidas,
dará a nuestros equipos la certeza de que no
están solos en el esfuerzo extra que involucra
el estar en un equipo distribuido y que además
pueden apoyarse e inspirarse en alguien que
está viviendo el cambio, aprendiendo y
creciendo gracias a la adaptación a estos
desafíos.
Paciencia
Será puesta a prueba de diferentes maneras:
En malentendidos provocados por la mala
comunicación remota.
✓ En retrasos debido a la tecnología o a
nuestra limitada habilidad con ella.
✓ En complicaciones por la falta de pericia
de unos y otros para colaborar
remotamente.
✓ En ausencias inesperadas debidas a algún
problema derivado de la distancia.
La clave, por supuesto, es comprender las
razones y plantear acciones efectivas que
eliminen las causas. Retrospectivas periódicas
pueden aliviar todos estos problemas.
Humildad
En ambientes donde no somos expertos, o incluso
no tenemos conocimiento, tendremos que hacer
un uso adicional de humildad. Nuestros equipos
serán mejores que nosotros en herramientas,
técnicas, dispositivos o en cualquier otro aspecto
remoto. Y no tendrá sentido el orgullo derivado del
orden jerárquico, para aparentar que sabemos lo
mismo o que no es relevante ese conocimiento.
Mostremos a los equipos nuestras brechas y
ayudémonos entre todos a avanzar.
ResilienciaPara todos los retos a los que nos veremos
forzados a enfrentar, deberemos insistir una y
otra vez de diferentes maneras. Será la
única opción para solventar los obstáculos a
los que no estamos acostumbrados.
Servicial
La presencia junto a nuestro equipo en las
dificultades que la lejanía agrega a nuestra
labor será clave para que ellos se
empoderen, alcancen sus metas y se sientan
acompañados.
Si usualmente somos el tipo de líder servicial,
ahora ese valor será puesto a prueba porque
no sólo tendremos que eliminar los obstáculos
usuales, sino los agregados al trabajar
remotamente y además el apoyo que
podemos ofrecer tendrá que ser reevaluado
de acuerdo a las características de este estilo
de trabajo.
Ser ejemplo
Gestión de
equipos
Grupos dentro de equipos
La gestión del equipo no cambia mucho, pero ahora debe estar definida formalmente y reforzarse.
Niveles de escalamiento
Una actividad que facilitará el flujo de trabajo es,
publicar el flujo de escalamiento para toma de
decisiones y asegurarse de que todo el equipo lo
conozca y pueda acceder fácilmente a él.
Segmentar al equipo en grupos pequeños por
disponibilidad y ubicación, puede ayudar a
fortalecer vínculos y delegar tareas.
Establece cadencias junto con los integrantes
de los grupos para sincronización entre ellos y
con otros grupos.
La idea no debe generar silos, mezclar
periódicamente a los grupos o mantener
instancias con todo el equipo es buena idea.
DesempeñoSe deben establecer adecuados mecanismos para
la gestión del desempeño que estén adaptados a
las condiciones y que ayuden a identificar las
mejoras que la distancia requiere.
Hacerlo siempre involucrando al equipo,
garantiza que tomen estas medidas como suyas.
Datos duros (valor aportado, velocidad, métricas
de flujo, predictibilidad) y otros de percepción (de
clientes internos y externos, de stakeholders y del
mismo equipo) es una buena mezcla.
CrecimientoPlan de carrera y entrenamiento deben incluir
ahora las herramientas, destrezas y prácticas
adecuadas para el trabajo remoto. Buscar a RRHH
para obtener su respaldo y ayuda.
MotivaciónMantener al equipo unido y “en la zona” es un
imperativo siempre, los equipos distribuidos lo
necesitan aún más.
Evaluar los motivadores del equipo para
entenderlos en este modo de trabajo y adecuar
nuestra relación con cada uno, para poder
proporcionar coaching o mentoría adecuados.
Feedback oportuno y continuo son claves. La
lejanía no debe ser un obstáculo. No
esperemos a estar frente a frente.
Aplica lo mismo para el reconocimiento.
Visión y
outcomes
Visión compartida
Proporcionar a nuestros equipos una visión de lo que queremos conseguir como empresa, como área
y como equipo, es usualmente complicado. Requiere destrezas en la comunicación, la síntesis y la
motivación, en un proceso que puede ser complicado aún en ambientes favorables.
Añadir el componente remoto lo complica más. El esquema de comunicación debe reforzarse. Si
podemos reunir al equipo frecuentemente y mejorar el sentido de pertenencia será muy útil.
Pero en el día a día, tendremos que buscar comunicarnos de más y en varios canales al mismo
tiempo. El mismo mensaje debe ser fácilmente encontrado en un repositorio, ser comunicado por el
chat del equipo, reforzado con algún correo, pero principalmente compartido directamente por
nosotros. Ya sea en un video o mejor aún en una video llamada con el equipo.
Outcomes vs. tiempo
Lo hemos comentado ya, pero vale la pena
profundizar en este aspecto.
¿Buscamos un equipo que demuestre su
ocupación o un equipo que crezca continuamente
y que entregue productos y servicios de primera,
a tiempo y adecuados a lo que el cliente espera?
Si ya conocemos al equipo sabremos exactamente
de qué es capaz y podremos enfocarnos en dar
seguimiento, desafiar al equipo a superarse y
validar los avances que van entregando.
Si no los conocemos aún, tendremos que
acelerar esta etapa, esto ya sería un tema
importante si estuviéramos trabajando en el mismo
sitio, y sabemos que con la distancia se complicará
aún más.
Recomendamos, entender los procesos, revisar
con ellos su día a día, participar en sus sesiones,
hablar con ellos para entender los retos, riesgos y
obstáculos que enfrentan. Incluso estar presente
como observador en sus sesiones de trabajo.
No es negociable como líder remoto, no participar en
las sesiones de entrega de resultados. Y es mejor
aún entender al equipo en las instancias cotidianas
de trabajo (planeación, sincronización, etc.).
Metas y su
seguimiento
Establecer metas con un equipo remoto es idéntico a hacerlo con el equipo local.
El seguimiento es lo que nos llevará más trabajo si no estamos acostumbrados a ello.
Evitemos a toda costa preguntar a los equipos por su avance. Eso los distrae de su trabajo,
menoscaba su confianza y los lleva a preocuparse por dedicar tiempo a explicar en lugar de trabajar
en los avances.
En lugar de eso, fomentemos que tengan tableros y dashboards actualizados, precisos y
entendibles, para que podamos revisar cualquier dato que necesitemos sin perturbarlos en el día a día.
Los tableros no deben estar diseñados sólo para los líderes, deben ser funcionales para el equipo,
para nosotros como líderes y para cualquier stakeholder.
Entendamos y busquemos que el equipo entienda que los tableros no son una auditoría ni una
herramienta para controlarlos, sino una forma más sencilla de compartir el progreso, de revisar
problemas y de actuar oportunamente desde todos los roles y visiones.
Feedback y
engagement
Feedback
No tendremos un equipo de alto rendimiento sin
proporcionar buen feedback de manera constante.
Consideremos dos instancias de entrega de
retroalimentación. Una continua para el día a día y
otra periódica cada cierto tiempo.
Para la retroalimentación del día a día podemos
usar el canal que consideremos más apropiado. No
siempre podrá ser una video llamada y
probablemente no sea necesario para todos los
casos. El objetivo es que sea preciso, inmediato y
a las personas correctas.
Pero para el feedback periódico busquemos
mejores opciones. Lo más recomendable y
aceptable en estos casos es una buena video
llamada. Para estas ocasiones, tratemos de buscar
siempre la posibilidad de estar frente a frente.
Vale la pena para la integración con nuestro equipo.Engagement
Un equipo puede percibir la distancia física que los separa entre ellos o de su líder. Pero no debe
percibir una distancia en su liderazgo.
Recordemos que la motivación intrínseca, base para el engagement, se nutre de la Maestría, la
Autonomía y el Propósito.
Alimentemos la Maestría identificando el balance entre las necesidades presentes y futuras de los
clientes y el potencial de nuestro equipo. Creemos junto con ellos el mejor plan de capacitación y
crecimiento que podamos, y demos el espacio para que puedan aprender y practicar.
En cuanto a la Autonomía, dejemos que el equipo se empodere dejando poco a poco en sus manos
todas las decisiones posibles concernientes a la manera en que ejecutan sus labores. Si no lo hemos
hecho aún, podremos sorprendernos con los resultados creativos que llegarán. Invitemos a que
todos participen de la evaluación y mejora del engagement grupal.
Y para el Propósito, no dejemos que la lejanía interfiera en la comunicación exhaustiva con el equipo.
La correcta visión compartida, la transparencia sin límites y la retroalimentación en dos vías
pueden seguir llevándose a cabo con las herramientas que hemos comentado antes.
Tecnología
como aliado
Si no somos usuarios de buen nivel en la tecnología para comunicarnos y relacionarnos con los
equipos, tenemos por lo menos dos caminos.
Uno conduce al mal uso de los recursos, a volvernos dependientes de lo que los otros saben, a estar
miopes o ciegos a la información que fluye entre el equipo y a frustrarnos por nuestro poco
conocimiento en estos temas. Además, afecta desfavorablemente la visión que otros tienen de
nuestro desempeño.
El segundo, que requiere sorpresivamente poco esfuerzo, nos acerca a la autonomía técnica, al
manejo eficiente de la información, a la comunicación mejorada.
Para las herramientas que hemos comentado en las páginas previas (Comunicación, colaboración,
organización, contenido o feedback) bastan unos minutos para familiarizarnos con cada una de ellas.
Integrémonos a las sesiones donde aprenden nuestros equipos o nuestros pares. Compartamos lo
que vayamos aprendiendo o explorando. Para las herramientas más complicadas, busquemos generar
instancias de capacitación entre nuestros equipos y otros en la organización.
Crecimiento
individual
Cuando pasamos de, ser un líder con un equipo en la oficina a ser un líder remoto, las exigencias que
esto nos demanda son una gran oportunidad, donde podremos descubrir nuevas capacidades,
viejas deficiencias e inesperadas ventajas.
Los líderes que se convierten en referencia para otros líderes no dejan jamás de aprender. La
oportunidad que nos brinda tener que cambiar la manera en cómo trabajamos y el modo en que
lideramos a nuestros equipos, nos lleva a un crecimiento oportuno e ineludible.
Al conseguir eliminar los temores o preocupaciones por trabajar lejos de nuestros equipos, o de
nuestros pares, encontraremos que muchos de ellos eran infundados y que luchar contra ellos nos
hicieron mejores personas, profesionales y líderes.
Los conocimientos y habilidades que nos veremos forzados a dominar nos harán más eficientes,
aún cuando volvamos al trabajo con todos en una oficina.
La confianza que ganaremos al sentirnos en nuestro ambiente, después de la transición al modo de
teletrabajo, podría crear en nosotros las ganas de seguir enfrentando desafíos en otros ámbitos.
Nos habrá preparado para seguir trabajando prácticamente con la misma eficiencia, cuando viajemos o
tengamos alguna otra necesidad de colaboración remota, o para situaciones imprevistas, que impidan la
movilidad a nuestra oficina o casa.
Paradójicamente, algo de lo que tendremos que cuidarnos es de trabajar de más. Al disponer al
instante de lo necesario para trabajar, la tentación de hacer siempre un poco más puede difuminar la
barrera entre la vida personal y la laboral. Cuidemos este aspecto para usarlo como ventaja y no
como una obligación.
Y lo más importante: habremos dado un paso importante en nuestro autoconocimiento, tanto de
nuestras capacidades como de nuestras carencias.
Ventajas del
líder remoto
Tal vez después de revisar lo que debemos enfrentar como líder remoto, pareciera que es un sinfín de
problemas, retos y angustias. Nada más lejos que eso.
Ser un líder remoto no trae sólo desafíos y desventajas. Con este paradigma, se asoman oportunidades
y ventajas que debemos aprovechar. Pero antes tenemos que ser conscientes de ellas, algunas son:
Información completa. Al trabajar remoto, nos forzamos a nosotros y nuestro equipo a tener un
repositorio centralizado de la información. A documentar todo de manera electrónica y eliminar los
papeles y la información localizada en pocas personas y sus computadoras.
Foco en resultados. Cuando la distancia nos obliga a ver los resultados y dejamos de preocuparnos
por lo que el equipo ”está haciendo”, gradualmente podemos centrarnos en lo realmente importante.
Posibilidad de acceder a múltiples reuniones. Es lo más cercano a la tele transportación. Podemos
pasar de una reunión con el equipo, a otra con los stakeholders, a otra con un cliente y de vuelta con el
equipo. Aunque lo ideal es la comunicación frente a frente, encontraremos muchas ventajas para asistir
a reuniones en las que realmente el resultado es casi el mismo cuando asistimos digitalmente.
Opciones de talento antes no disponibles. Al liderar un equipo distribuido, súbitamente no estaremos
limitados por el talento disponible en nuestra ciudad. Podremos trabajar casi con la misma eficiencia con
alguien en otra ciudad o país. Claro que, si la diferencia horaria es grande, encontraremos otros retos y
problemáticas.
Eliminación de distancias y fronteras. Son muchas las personas y equipos que encontrarán más
agradable, de lo que pensaban, el cambio al trabajar desde casa, evitando tiempos y molestias de
transporte. Puede cambiar para bien, el tiempo de calidad que dedicamos a nosotros y nuestra familia.
Al acostumbrarnos a trabajar a distancia, encontraremos cada vez más natural aprender, colaborar y
participar en eventos con personas de otros países.
Un día remoto
Un manager o líder de cuenta
Un líder en el equipo
Facilitando training
Construyendo software
Una iteración, semana, mes
Asistiendo a training
Remoto en la oficina
Home office
Mantén la concentración
• Evita tener distracciones innecesarias como la televisión.
• Si te gusta disfrutar de música asegúrate de que no te distraiga.
• Mantén tus acuerdos con otras personas en la casa.
• Recuérdales que tienes un horario para trabajar.
Home officePrepárate para tu día
• Comienza con una rutina de
higiene, alimentación y ejercicio.
• Viste apropiadamente.
Haz una transición de casa a trabajo
• Diferencia tu ambiente de casa y de trabajo manteniendo
un ambiente de trabajo dedicado exclusivamente para eso.
Si tienes que usar áreas comunes, instala lo que necesites
al inicio del día y guárdalo al final de tu jornada.
Prepara tu ambiente de trabajo
• Asegúrate de tener todo listo. Equipo conectado.
Accesorios con batería.
• Prepara también aquello con lo que disfrutas tu
día (café, té, mate, snacks).
Revisa y ajusta tu agenda
• Revisa tu calendario y haz los ajustes necesarios
• Agrega pequeños espacios de descanso. Dos o tres
por la mañana y otros tantos por la tarde.
• Agenda también tu espacio de comida y una cita
periódica para el fin del día.
Fomenta el contacto con
tu equipo
• Una buena idea es tener
un inicio coordinado.
• Puede ser un simple
saludo o aprovechar para
sincronizar las tareas.
• Si vas a ausentarte por
algún motivo, avisa a tu
equipo.
Termina el día
• Hazlo formalmente con
tu equipo. Si puede ser,
que sea de manera
coordinada.
• Revisa el calendario del
día siguiente para evitar
sorpresas a primera
hora. Realiza la transición de trabajo a casa
• Termina tu día de trabajo a tiempo.
• Guarda tus utensilios de trabajo.
• Descansa y disfruta con tu familia y amigos.
Remoto en la
oficina
Realiza pausas
• Pausas activas.
• Camina o cambia de
espacio por unos minutos.
Antes de Iniciar
• Sírvete un café o té o mate
o tus snacks favoritos.
• Adecúa tu sitio de trabajo.
Planifica tu día
• Revisa tus pendientes.
• Organiza tu agenda.
• Responde correos urgentes.
Realiza puntos de sincronización
• Conéctate por video conferencia para tener
contacto visual con tu equipo.
• Prioriza actividades de ser necesario.
• Delega o busca ayuda para lograr el objetivo.
Disfruta tu tiempo personal
• Designa unos minutos para conversar con tu
familia, amigos, compañeros.
• Diviértete o realiza lo que te apasione.
Cumple tus metas
• Continúa con el plan trazado en la mañana.
• Empieza a cerrar más tareas antes que iniciar.
• Utiliza herramientas de tableros virtuales para validar
o informar avances al equipo.
Cierra tu día
• Evalúa cumplimiento de compromisos.
• Piensa en qué cambiarías para tu siguiente día.
• Identifica pendientes.
• Realiza una priorización inicial.
• Desconéctate de tu trabajo cambia a modo vida
personal.
Un líder en el
equipo (Técnico, SM,
ATF, PO, etc.)
Al Iniciar tu día
• Valida el tablero virtual para tener
un panorama del equipo.
• Revisa tus correos y agenda digital.
Gestiona tus tareas
• Cumple tus compromisos.
• Informa al equipo por chat, correo o
en los canales definidos de
comunicación, avances de los
entregables.
Logra sinergia
• Logra confianza, involucrándote en los puntos de difícil
solución haciéndote cargo de actividades en los tableros de
tareas y eliminando obstáculos.
• Respalda a tu equipo en sus decisiones.
• Da prioridad a las personas utilizando canales privados.
• Prioriza los temas que impactan la motivación de las
personas, brindando apoyo online.
Crea espacios de
esparcimiento
• Participa activamente con el
equipo en sesiones de ocio
colectivo con herramientas
online o presencialmente.
Cierra tu día
• Identifica pendientes y actualiza la pizarra virtual.
• Piensa en qué cambiarias para tu siguiente día y
comparte como ejemplo.
Sincronízate con tu equipo
• Conéctate por video conferencia y
realiza sincronización diaria.
• Comunica avisos importantes para
el equipo.
Un manager o
líder de cta.Inicia tu día
• Genera el hábito de saludar al equipo. De
preferencia por video, aunque puede ser por chat.
• Responde correos de alta prioridad que impacten al
equipo.
• Revisa estado de los acuerdos a tu cargo para el
equipo.
Ten sincronizaciones con tus líderes
• Conéctate por video conferencia y ten
un tiempo de sincronización con los
lideres del equipo para alinear plan y
foco.
Gestiona personas y recursos
• Da prioridad a las personas,
comunícate uno a uno (Video llamada).
• Gestiona los recursos herramientas y
licencias para facilitar trabajo remoto.
• Sé flexible de acuerdo a las
condiciones laborales.
Sé visionario
• Genera planes de contingencia para continuar la
operación remota.
• Investiga nuevas herramientas que permitan al
equipo hacer su trabajo remoto.
• Piensa fuera de la caja, imagina que pasaría si…
Toma decisiones
• Básate en datos, hechos y entorno (trabajo
remoto).
• Comunica de manera transparente y oportuna
las decisiones en sincronizaciones ad hoc
preferiblemente Videoconferencia.
Cierra tu día
• Agradece al equipo por su trabajo, puede
ser por chat.
• Abre un espacio corto con los líderes para
temas urgentes del día.
Facilitando
trainingAntes de la Sesión
• Valida espacio físico (conexión, luz, audio, ruido,
interrupciones).
• Si es posible consigue apoyo, otro facilitador
puede ayudar a solucionar inconvenientes de
último minuto.
Piensa en tu audiencia
• Crea una experiencia de aprendizaje
en lugar de compartir sólo contenido.
• Prepara el hilo conductor de la
presentación.
• Realiza un simulacro de ser posible.
• Recibe feedback.
Activa a los asistentes
• Realiza un ejercicio de activación que
permita al equipo lograr foco.
• Logra acuerdos para la sesión de
forma colaborativa.
• Genera expectativas del tema a tratar.
Durante la sesión
• Evalúa expectativas.
• Incorpora herramientas (chats) para tener preguntas
online.
• Solicita feedback constantemente.
• Haz puntos de control para asegurar que el
conocimiento queda en el público.
• Cuida del tiempo.
Actividades de refuerzo
• Utiliza diferentes
instrumentos de aprendizaje
(Videos, Encuestas
interactivas)
• Deja disponibles link,
referencias y libros.
• Graba la sesión.
Involucra al público
• Busca hacer actividades
grupales, para que las
personas se sientan parte
de la sesión.
Cierra la sesión
• Presenta una imagen que resuma temas
vistos.
• Solicita feedback (a través de herramientas
online).
• Publica en el repositorio la información
brindada.
Asistiendo a
trainingAntes de Iniciar
• Toma un tiempo para validar material y agenda de
la sesión.
• Prepara implementos de estudio o materiales
necesarios.
• Reserva el espacio para evitar interrupciones.
Enfócate
• Evita tener sesiones o tareas
paralelas.
• Respeta los acuerdos de la sesión.
• Participa en los espacios abiertos para
los participantes.
Participa
• Toma en cuenta qué herramientas
tienes a tu disposición para poder
aportar o comunicarte.
• Ten intervenciones cortas, respetando
el turno y tiempos de la sesión.
• Sigue las pautas definidas por el
facilitador o capacitador.
Toma nota
• Haz tus propias notas
ayuda a tener un mejor
aprendizaje.
• Identifica temas que no
quedaron claros o necesitan
explicación adicional.
• Escribe recomendaciones o
fuentes de referencia para
reforzar tu aprendizaje.Almacena Información
• Almacena la información
(presentaciones, audios, libros,
documentos, etc.). con una
etiqueta o carpeta de fácil
ubicación.
• Respalda la información.
Cierra la Sesión
• Finaliza la sesión con
agradecimiento al facilitador.
• Si es posible, da feedback y
recomendaciones.
• Solicita información adicional.
Construyendo
SoftwareInicia tu día
• Prepara tu sincronización (Revisa qué hiciste, que
puedes comprometer hoy y que impedimentos
tienes). Siempre pensando en la meta de la
iteración o periodo.
• Identifica reuniones planificadas que te disminuyen
capacidad en tu día laboral y toma acciones.
Sincronízate con el Equipo
• Realiza sincronización en la mañana
para identificar estado real de
compromisos y remover impedimentos.
• Realiza sincronización ad hoc (5
minutos) para informar tareas que
afectan al equipo ( Despliegue, bajar
BD, liberar producción).
Da visibilidad del plan
• Registra tus compromisos en la pizarra virtual de
tareas del equipo.
• Genera un tablero de Impedimentos, procura que
se mantenga actualizado y valida su avance en
las sincronizaciones.
Canales de comunicación
• Usa sólo canales seguros para compartir información
clasificada.
• Usa los canales de comunicación que mejor se adecuen al
propósito. Para conversaciones puede ser video, para envío
de información puede ser chat.
• Construye acuerdos para la comunicación y divulgación de
información.
Define una única fuente de Información
• Define un único punto para almacenar la información
y asegura que el equipo tiene acceso. (Repositorios
no públicos).
• Mejora constantemente tus buenas prácticas de
desarrollo como DevOps.
Reuniones Claves
• Informa al líder del equipo
datos relevantes para
toma decisiones en otros
niveles.
• Cuando aplique, involucra
al entorno (Cliente, QA,
UX, etc.) para tomar
decisiones internas. Esto
te permite identificar
impactos colaterales.
Cierra tu día
• Finaliza tu día con una sincronización de
equipo, identificando impactos o temas de los
que se puede hacer gestión de forma
oportuna antes del siguiente día.
Manejo de Tiempos
• Puedes utilizar técnicas
de concentración (por
ejemplo, Pomodoro)
• Genera recordatorios de
las tareas.
Una iteración,
semana, mesInicia tu iteración
• Inicia validando la pizarra virtual de
lecciones aprendidas.
• Identifica mejoras y dales prioridad
dentro de tu plan de la iteración.
Define Objetivos
• Identifica objetivo a cumplir por ciclos cortos.
• Realiza con tu equipo un plan de trabajo al iniciar
la iteración.
• Identifica puntos de sincronización cortos (diarios
es recomendable).
Da visibilidad del plan de trabajo
• Registra el plan de trabajo la pizarra
virtual de tareas del equipo.
• Realiza sincronización y actualización
en tiempo real apoyado en la
herramienta seleccionada de los
estados de las tareas.
Establece canales de comunicación
• Define canales para sincronización (Video conferencia,
chats).
• Canales de envío de información y documentos
oficiales. (Repositorios).
• Construye acuerdos para la comunicación y divulgación
de información.
Define una única fuente de Información
• Define un único punto para almacenar la
información y asegura que el equipo tiene acceso.
(Repositorios).
• Usa criterios de aceptación y estados de la
información almacenada.
Realiza reuniones efectivas
• Planifica las reuniones con
tiempo.
• Define una agenda y asigna
tiempos y objetivos.
• Evita a toda costa hacer
reuniones no planeadas.
• Suministra a los invitados
información relevante para la
sesión.
Cierra tu Iteración
• Finaliza la iteración presentando logros.
• Reconoce el trabajo realizado y da visibilidad.
• Identifica que cambiarias para la próxima
iteración.
Realiza entrega continua
• Impulsa a tu equipo a
que realice entregas a
cliente en tiempos
cortos.
• Da visibilidad del trabajo
realizado a entes de
control.