La intranet como herramienta de gestión del conocimiento

José Luis Gonzalez Ugarte Servei de Biblioteca de la Universitat Rovira i Virgili. Tarragona (e-mail: jgonzale@etse.urv.es)

Las intranets corporativas pueden asumir un papel importante en la gestión del conocimiento ya que pueden:

- estimular el conocimiento compartido, - facilitar la captura de ideas - almacenar y distribuir el conocimiento, - facilitar el flujo y el intercambio de este conocimiento, y - integrar diferentes recursos informáticos en un programa de

gestión del conocimiento.

Presentamos aquí los elementos claves que pueden convertir las intranets corporativas en herramientas para la gestión del conocimiento organizativo, estableciendo un escenario común de comunicación directa y un contexto que propicie los procesos de socialización previos que pueden llevar al intercambio de conocimiento tácito y explícito entre los miembros de una organización.

Resumen

En tanto que herramientas para la gestión del conocimiento y en base al enfoque prioritario que concedan al conocimiento podemos establecer diferentes tipos de intranets:

Tipos de intranets

Intranets orientadas a la creación de conocimiento.

Su objetivo principal consiste en soportar las redes de relación social que tienen lugar

en las empresas.

Intranets orientadas al almacenamiento y recuperación

del conocimiento.Desde la perspectiva del flujoinformativo contribuyen a la

diseminación de la información ya la existencia de puntos de vista

colaborativos.

Intranets orientadas al intercambio de conocimiento.

Permiten que el nivel de competencia de las

organizaciones se fundamente en gran medida

enla capacidad que sus miembrostienen en transferir conocimiento

a los demás.

Intranets orientadas al uso del conocimiento.

Permite a las organizaciones interactuar para utilitzar el

conocimiento de sus miembros yver como éstos mismos lo utilizan.

Esta tipologia representaría la yuxtaposición de los enfoques

anteriores

- En relación al diseño: •Elementos relevantes:

•Auditoria: análisis de las necesidades informativas•Procesos de gestión y difusión de contenidos •Sistemas de recuperación de calidad

- En relación con los usuaris: •Política de estimulación de usuarios. Si no hay acción no hay intercambio ni creación de conocimiento.

•Creación de equipo. Intranet no solo es trabajo de una persona. Se necessita un equipo proactivo y un entorno abierto y colaborativo.

- En relación con la gestión del conocimiento:•Gestionar la información para que se convierta en conocimiento. Difusión del conocimiento tácito de las personas y conversión en factor fundamental para el desarrollo.

•Planificación estratégica. El intercambio de información debe convertirse en práctica habitual de cultura organizativa.

•Implicación de la dirección y compromiso de los trabajadores con el proyecto.

Factores de éxito

- Saber detectar la información y el conocimiento útil para la organización y determinar las herramientas mediante las cuales se difundirá y compartirá dicha información

- Potenciar habilidades en la gestión de contenidos informativos en entorno web e incrementar el conocimiento y dominio de las herramientas de búsqueda en internet

- Asumir que los beneficios de formar parte de una cultura informacional son difíciles de lograr pero representan una contribución significativa en términos de ventajas competitivas.

- Considerar que la tecnologia intranet suele gozar de una implementación fácil pero que el verdadero trabajo empieza a partir de un tamaño que requiere el mantenimiento de grandes volúmenes de información y tipologias de redes complejas.

Limitaciones y retos de las intranets

- Las Intranets sólo son una parte del sistema de gestión de la información- no proporcionan por sí mismas ventajas competitivas puesto que no representan la única solución a los problemas de conocimiento compartido.- las organizaciones deben utilizar otras aproximaciones para integrar su conocimiento capital e intelectual- pensar que disponer de una intranet significa disponer de un sistema de gestión del conocimiento es un grave error. Sólo nos encontramos al inicio del camino...!

Retos a los que hay que hacer frente en la implementación de una intranet en una organización:

Analizar desde la perspectiva de la gestión del conocimiento los elementos básicos de diseño de una Intranet para que los usuarios, y por tanto, la organización sea capaz de mejorar el uso de su conocimiento.

Considerar la intranet no tanto como una herramienta de gestión de la información sinó como una herramienta para la gestión del conocimiento, examinando las acciones que los usuarios llevan a cabo cuando interactúan con la información.

Diseñar una Intranet que permita la captura de ideas a través de la estructuración de los datos y el almacenamiento y distribución del conocimiento, al tiempo que proporcione una síntesis de información relevante que promocione el intercambio de conocimiento.

Objetivos

Definimos gestión del conocimiento como las estrategias y tácticas empleadas por las organizaciones para capturar, gestionar e incrementar su capital intelectual. Esto conlleva una serie de requerimientos metodológicos previos:

- Entender el conocimiento como un proceso - Crear un entorno que facilite el flujo de información - Utilizar agentes de recuperación de información avanzados

Necesidades administrativas

Documentación y control del conocimiento

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Infraestructura

tecnológica

y socio-cultural

Creatividad

Innovación

intercambio de conocimiento

Conocimiento disponibletácito

naturaleza no explícitapoco articulable

necesidad de crear un contexto

que facilite el intercambio

Lo importante, y en este sentido el aspecto diferencial de la perspectiva que proponemos, consiste no solo en la conversión del conocimiento tácito en conocimiento explícito (identifiación, captura y conversión) sinó en el diseño de soluciones tecnológicas que permitan:

- identificar i comunicar personas poseedoras de conocimiento - facilitar las interacciones sociales - visualización y comunicar conocimiento tácito. - explotar el conocimiento tácito a nivel organizativo

La gestión del conocimiento tácito

• perspectiva de la información: permite acceder a la información (estructurada o no) en forma de documentos y bases de datos.

• perspectiva de la consciència: permite explotar el conocimiento explícito y las conexiones tácitas que ayudan a los miembros de la organización a recuperar la información que de otra manera podian haber perdido.

• perspectiva de la comunicación: promueve flujos de trabajo, coordinación de rutinas y significados para trabajar conjuntamente.

información consciencia

comunicación

Visión integral de la intranet: convergencia de 3 perspectivas:

Las intranetsrepresentan un nuevo

paradigma principalmente porque permiten comunicar y gestionar de manera diferente

a como se habia hecho hasta el momento

experimentar de manera concreta el funcionamiento y la gestión de sistemas

distribuidos.

El paradigma intranet

Conclusiones

Diseñar una intranet desde la perspectiva de la gestión del conocimiento implica:

- desarrollar aplicaciones que permitan el aprovechamiento de las ventajas que caracterizan la tecnología web: openness, linking and networking.- considerar la intranet como una herramienta relacionada con todas las actividades que llevan a cabo los miembros de una organización- introducir un sistema de calidad, mantenimiento y desarrollo de la intranet- actualizar los procesos y evaluarlos de manera sistemática

Las intranets no son sólo herramientas de conversión del conocimiento tácitoen conocimiento explícito sinó soluciones tecnológicas que permiten laidentificación del conocimiento, su visualización y comunicación así como la explotación directa del conocimiento tácito a nivel organizativo.