la gestion de procesos en el ayuntamiento de leganes

8/14/2019 La gestion de procesos en el Ayuntamiento de Leganes

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Ayuntamiento de Legans Unidad de Organizacin

Gestin de Expedientes: Ventajas de una plataforma nica

Valentn Prez AlmarzaJefe de la Unidad de Organizacin

AYUNTAMIENTO DE LEGANS

Sociedad de la Informacin - 15 de junio de 2004

La Experiencia delLa Experiencia del

Ayuntamiento de LeganesAyuntamiento de Leganes


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Como nace ?Como nace ?

Proyecto de Trabajo contemplado enProyecto de Trabajo contemplado en

el Plan de Sistemas (1999/2003).el Plan de Sistemas (1999/2003).

Financiado con Fondos S.I.G.E.M.Financiado con Fondos S.I.G.E.M.


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Con que objetivos?Con que objetivos?

Permitir la rpida puesta en marcha dePermitir la rpida puesta en marcha de

un sistema de tramitacin, control yun sistema de tramitacin, control y

seguimiento de todos los asuntos que seseguimiento de todos los asuntos que se

gestionan en la Institucingestionan en la Institucin

Que los procesos de informacin y deQue los procesos de informacin y de

gestin administrativa estn disponibles agestin administrativa estn disponibles a

travs de Internettravs de Internet


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CCon qu recursos?on qu recursos?

HerramientaHerramienta estandarestandar Consultores externosConsultores externos

Personal de Informtica y Organizacin.Personal de Informtica y Organizacin.

Becarios Universidad Carlos IIIBecarios Universidad Carlos III

Colaboracin del Personal de lasColaboracin del Personal de las

Unidades Administrativas.Unidades Administrativas.

Apoyo PolticoApoyo Poltico


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Qu tipo de herramienta?Qu tipo de herramienta?

Que se integre con otras aplicacionesQue se integre con otras aplicaciones RegistroRegistro

RentasRentas

ContabilidadContabilidad

Que permita una tramitacin abiertaQue permita una tramitacin abierta

Que use las bases de datos corporativasQue use las bases de datos corporativas

TercerosTerceros

CiudadCiudad


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Grupos de trabajoGrupos de trabajo

Comisin de InformticaComisin de Informtica ((Poltico/Tcnica):Poltico/Tcnica): Seguimiento y Control del proyectoSeguimiento y Control del proyecto

Comisin Tcnica del Proyecto:Comisin Tcnica del Proyecto:

Seguimiento y Control TcnicoSeguimiento y Control Tcnico Redefinicin y AjusteRedefinicin y Ajuste

Informacin a la Comisin de InformticaInformacin a la Comisin de Informtica

Equipo del Proyecto:Equipo del Proyecto:

Desarrollo Operativo del ProyectoDesarrollo Operativo del Proyecto


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Formacin del equipoFormacin del equipo

Curso de 30 horas en conocimientoCurso de 30 horas en conocimientode la aplicacin informtica.de la aplicacin informtica.

Curso de diagramacin.Curso de diagramacin.


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Plan de comunicacinPlan de comunicacin

Comunicacin a la InstitucinComunicacin a la Institucin:: Presentacin Inicial (Polticos y Tcnicos)Presentacin Inicial (Polticos y Tcnicos) Comunicacin en el Boletn de RRHHComunicacin en el Boletn de RRHH

Comunicaciones DepartamentalesComunicaciones Departamentales

Antes de cada intervencin (todos)Antes de cada intervencin (todos)

Tras la implementacin en mquinaTras la implementacin en mquina


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Recogida de informacinRecogida de informacin

Entrevistas a los implicadosEntrevistas a los implicados::

Responsables de UnidadResponsables de Unidad

TramitadoresTramitadores

Recopilacin de DocumentacinRecopilacin de Documentacin

Normativa VigenteNormativa Vigente

Documentacin AdministrativaDocumentacin Administrativa


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Definicin y normalizacinDefinicin y normalizacin

Descripcin del Flujo (Diagrama)Descripcin del Flujo (Diagrama)

Inclusin de marcadores en documentosInclusin de marcadores en documentos

Normalizacin:Normalizacin:

Adaptacin Normas AdministrativasAdaptacin Normas Administrativas

Adaptacin Imagen CorporativaAdaptacin Imagen Corporativa

Normalizacin de ComportamientosNormalizacin de Comportamientos Normalizacin del LenguajeNormalizacin del Lenguaje


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Formacin de usuariosFormacin de usuarios

CursoCurso WinPacWinPac::

Cinco sesiones 2 1/2 horasCinco sesiones 2 1/2 horas

CursoCurso RegWinRegWin:: Cuatro sesiones 2 horasCuatro sesiones 2 horas

CursoCurso GTWinGTWin (liquidaciones)(liquidaciones)::

Dos sesiones 2 horasDos sesiones 2 horas100 usuarios por fase100 usuarios por fase

(300 usuarios)(300 usuarios)


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PrcticasPrcticas

Prcticas previas al arranquePrcticas previas al arranque

En base de datos de pruebasEn base de datos de pruebas

Durante un mesDurante un mes

Produccin real (salvo registros)Produccin real (salvo registros)


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Puesta en marchaPuesta en marcha

Servicio de atencin continuaServicio de atencin continua

Apoyo directo al usuario (15 das)Apoyo directo al usuario (15 das)


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Areas afectadasAreas afectadas Primera fase (01/01/01):Primera fase (01/01/01): Obras, Industrias y UrbanismoObras, Industrias y Urbanismo

Rentas e Inspeccin FiscalRentas e Inspeccin Fiscal Salud y ConsumoSalud y Consumo

Segunda fase (01/01/02):Segunda fase (01/01/02): Oficina Seguridad CiudadanaOficina Seguridad Ciudadana

Tercera fase (01/01/03):Tercera fase (01/01/03): Polica LocalPolica Local U.D.M.A.U.D.M.A.

Cuarta fase (01/01/04):Cuarta fase (01/01/04): rea de Haciendarea de Hacienda

Quinta fase (01/01/05):Quinta fase (01/01/05): Expedientes implicacin contableExpedientes implicacin contable

Servicios SocialesServicios Sociales


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ResultadosResultados CuantitativosCuantitativos

Subtipos Definidos:Subtipos Definidos: 100 subtipos en las cuatro fases100 subtipos en las cuatro fases

Expedientes tramitados:Expedientes tramitados: 45.000 expedientes a 1 de junio45.000 expedientes a 1 de junio

Documentos normalizados:Documentos normalizados: 1000 (simples/mltiples)1000 (simples/mltiples)


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RiesgosRiesgos

Duplicacin de DatosDuplicacin de Datos Base de Datos de TercerosBase de Datos de Terceros

Base de Datos de CiudadBase de Datos de Ciudad

DesactualizacinDesactualizacin Documentos (Plantillas)Documentos (Plantillas)

Cambios organizativosCambios organizativos Cambios legalesCambios legales

Cruce con documentos incluidosCruce con documentos incluidos

Normas de GrabacinNormas de Grabacin

Unidad de Mantenimiento de DatosUnidad de Mantenimiento de Datos

Limitacin de derechos de AltasLimitacin de derechos de Altas


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Factores crticosFactores crticos

ComunicacionesComunicaciones

Integracin con las aplicacionesIntegracin con las aplicaciones

corporativascorporativas

Voluntad polticaVoluntad poltica


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En la redEn la red !!

Desde febrero de 2003Desde febrero de 2003


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Obtener informacin del estadoObtener informacin del estadode sus expedientes directamentede sus expedientes directamenteen su casaen su casa

Control sobre sus asuntosControl sobre sus asuntos Imagen de eficaciaImagen de eficacia

Qu se ofrece al ciudadano?Qu se ofrece al ciudadano?


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Que ve el ciudadano?Que ve el ciudadano?

Expedientes en los que figura como:Expedientes en los que figura como: InteresadoInteresado RepresentanteRepresentante

Y en cada expediente:Y en cada expediente: Operaciones realizadasOperaciones realizadas Fecha de realizacinFecha de realizacin

Nombre del tramitadorNombre del tramitador Estado del expedienteEstado del expediente


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Con que requisitos?Con que requisitos?

Solicitud de claveSolicitud de clave Por InternetPor Internet

De forma presencialDe forma presencial

Validacin de la claveValidacin de la clave

PresencialPresencial


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Mejoras previstasMejoras previstas

Mayor detalle en la descripcin deMayor detalle en la descripcin delas operaciones realizadaslas operaciones realizadas

Posibilidad de contemplar losPosibilidad de contemplar losdocumentos emitidos en cadadocumentos emitidos en cada

operacinoperacin


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Leganes 24 horasLeganes 24 horas onon--linelineDesde el 17 de marzo de 2004Desde el 17 de marzo de 2004

Consulta de datos tributariosConsulta de datos tributarios DuplicadosDuplicados Certificados de pagoCertificados de pago DomiciliacionesDomiciliaciones

Consulta de datos de padrnConsulta de datos de padrn Volantes y CertificadosVolantes y Certificados

Consulta de datos del RegistroConsulta de datos del Registro

Solicitud de otros serviciosSolicitud de otros servicios Retirada de mueblesRetirada de muebles

Consulta de expedientesConsulta de expedientes


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Gracias por su atencinGracias por su atencin

Valentn Prez AlmarzaJefe de la Unidad de Organizacin

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