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LECCIÓN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓNY LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

La lección 1 estudia los conceptos de información ydocumentación, y su relación con los documentos y ex-pedientes de un archivo.

Los temas que se exponen son los siguientes:La informaciónLas ciencias de la documentaciónLas definiciones de documentoEl expediente

La información

El tema de la información ha tomado un lugar pre-ponderante en la reflexión de la sociedad actual. Eneste sentido, la información es fundamental para el serhumano y representa hoy en día un factor primordial enlas perspectivas económicas de cualquier organización;ya que el estar informado adecuadamente trae como re-sultado un mejor posicionamiento en el mercado porlas decisiones tomadas de manera oportuna. De acuer-do a lo antes dicho, la información es considerada comoun activo intangible que integra los llamados bancos deinformación y conduce al conocimiento que es la basedel capital intelectual con el cual debe contar cual-quier institución. Así pues, la administración de ese co-nocimiento presupone una buena estructura de infor-mación, que a su vez se sustenta en una estructura

2 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN... 3

documental lógica y bien definida por las reglas de laarchivística.

Las ciencias de la información entienden la informa-ción como el conjunto compuesto por la comunicaciónde masas, las bibliotecas y los archivos. La informaciónes producto de un proceso, de una valoración y de unaselección. El principio de la información es el deseo detransmitir y la necesidad de conocer.

Información es conocimiento, esresultado de un proceso intelectual.

La informaciónes productode un procesoIntelectual

La ciencia de la documentación o las cienciasde la documentación

A mediados del siglo pasado surgió la ciencia de ladocumentación como una necesidad creada por el con-flicto bélico de la segunda guerra mundial. "La docu-mentación" trabaja con la información de los documen-tos, entendidos éstos cómo cualquier soporte.

nVer concepto de Documentos

La ciencia de la documentación esel arte de explotar las informacio- Ciencia de lanes contenidas en los documentos y documentaciónes el arte de establecer lazos entreestos datos diferentes.

La explotación de la información debe entendersecomo una técnica que permite extraer el máximo jugo alos documentos primarios y exprimir todo lo que hayade esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con elfin de poderse hacer cargo de su contenido sin verseobligado a una lectura detallada, imposible en la mayo-ría de los casos.

Uno de los problemas en nuestros días, es la sobrea-bundancia de datos, situación resuelta en parte por lascomputadoras con almacenamiento y espacio. Peroqueda el problema de la selección, clasificación y con-densación de la información. Un almacenamiento queno lleve consigo una previa e inteligente organizacióndel material almacenado, es de muy escasa utilidad.

Proceso del documentalismo

La ciencia de la documentación se encarga pues, deltratamiento y procesamiento de la información. Trans-formar los datos sueltos en una información coherentey también presentarlos de tal suerte, que resulten másfácilmente inteligibles y asimilables.

Procesamiento de la información

DOCUMENTOORIGINAL

DOCUMENTOSECUNDARIO

TEXTO COMPLETO: INFORMACIÓN

PRIMARIA

ANÁLISIS Y SÍNTESIS

VACIADO: INFORMACIÓN PROCESADA

4 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación.

Obtención de la información tratada

El documento

La fuente primordial de la información, son los do-cumentos. Y éstos se encuentran en los archivos'. Losdocumentos son todos aquellos que las organizacioneso los individuos crean o reciben en el curso de los trá-mites administrativos y ejecutivos; los documentos for-man parte o proporcionan evidencia de dichos trámi-tes. Son preservados por los que generan los trámitespara su propio uso futuro o para el uso de sus suceso-res. Además, proveen la memoria corporativa de la or-ganización, un seguimiento contable en lo concernien-te a sus transacciones financieras, y evidencia aquellasactividades de las que son responsables desde el puntode vista político.

LAS CIENCIA S DE LA INFORMACIÓN... 5

documentos del sector público, constituyen informaciónque ha sido creada, procesada y conservada en el país

ciona l , de forma independiente de los documentos para-lelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,

y, por tanto, representa la memoria administrativa na-

En el contexto de una estrategia de desarrollo, los

aunque complementaria a éstos.En su conjunto, los documentos son testimonios que

comprueban acciones pasadas, documentan los dere-chos colectivos e individuales de los ciudadanos. Sonevidencia de una responsabilidad social.

¿Qué es documento?

La palabra documento ha adquirido varias connota-ciones según el ángulo de estudio. Hoy en día el térmi-no en cuestión tiene un significado amplio, sobre todo apartir de la aparición de la ciencia de la documentacióny ha perdido su sentido real e histórico. Por ello, con-viene revisar algunas de las acepciones de documentoen el contexto de la documentación, de la diplomática yde la archivística.

Documento desde la ciencia de la documentación

La ciencia de la documentación y de la informaciónse han ocupado del concepto de documento.

El documento desde la perspectivadocumentalista, es el soporte tangi- Documento desdeble que transporta una idea y cuyo el documentalismocarácter es probatorio o informativo;y además, con un entorno histórico.

Documento es cual-quier soporte quecontiene información

6 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación

Por su parte, el francés Robert Escarpit define el do-cumento a partir de una constatación histórica: a fina-les del siglo XIX, el hombre logró tres conquistas, creardocumentos sonoros (1878), producir documentos vi-suales animados (1895), y difundir información sin so-porte (1789).

La posibilidad de informarse a través de iconos y fone-mas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos revolucionó el tradicional concepto de docu-mento. Se puede afirmar que la mayor parte de nocionesde documento desde la perspectiva documentalista estánacotadas por el concepto de información. El soporte noimporta tanto cuanto el contenido, la información.

Concepto Diplomático

La diplomática entiende al documento relacionadocon una acción jurídica; en sentido amplio, es cualquierescritura de carácter legal, histórico y administrativo.

El término diplomáticase explicará con másdetalle en la lección 3.

El documento es un testimonio es-crito, de un hecho de naturaleza ju-rídica, que observa ciertas formasdeterminadas, las cuales son desti-nadas a procurarle fe y a darle fuer-

o za de prueba.

Documento desdela diplomática

ito Documento es unescrito quetestimonia unavinculación jurídica

7LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN...

De esta noción podemos deducir que la diplomáticase ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipode documento. El documento debe haber sido escritocon la intención, voluntaria o indirecta, de transmitirun acto que puede comportar una relevancia jurídica.El documento debe ser redactado respetando ciertasnormas fijas, si bien variables a través del tiempo, talesde conferir al documento credibilidad y por tanto, capa-cidad probatoria.

La diplomática examina el documento desde el as-pecto formal, su forma externa e interna; su coherenciatestimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomá-tica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la auten-ticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) laintegridad.

Concepto Archivístico

La archivística entiende el documento como un pro-ducto que nace de una acción administrativa y con unafunción específica: ser testimonio.

El documento es aquel que se reci-be o se expide en una oficina; refle-ja las acciones y objetivos propios dela misma. Son conservados comotestimonio, prueba y continuidad dela gestión administrativa.

Documento desdela Archivística

La rentabilidad de un documento de archivo no semide por la amplitud de su difusión (concepto docu-mentalista) como puede ocurrir con un libro, sino portenerlo en un momento dado accesible para instrumen-talizar una actividad práctica, para tomar una decisión.

Michel Duchein advierte que cada documento de ar-chivo es "esencial, para la apreciación (valoración),

para saber con toda exactitud quién lo ha producido, enqué circunstancias, en el esquema de qué procedimien-tos, con qué objeto, a quién se destina, cuándo y cómoha sido recibido por su destinatario y por qué vías hallegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible,salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-to, perfectamente individualizado y sin confusión conlos documentos de otras procedencias, aunque sean re-lativos a un mismo objeto".

El documentoes testimoniode la gestiónadministrativa

La precisión del concepto de documento desde la ar-chivística está en descubrir su alma orgánica, por servínculo con otros que pertenecen a un fondo, una serieo a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejerci-cio de una función administrativa, legal, académica ocomercial. Esto nos lleva a considerar que el docu-mento de archivo no se concibe, so pena de alteraciónde su esencia, sino integrado en expedientes, series yfondos.

El expediente es un conjunto inseparable dé docu-mentos generados en un órgano administrativo al ejerceruna función determinada en una de sus oficinas o mesaspara la resolución o información de un mismo asunto.

El expediente

La palabra expediente proviene del verbo latino « ex-pecli re", infinitivo que forma el participio presente « ex-pediens, expedientis", que significa el que resuelve. Deahí que el expediente esté encaminado a resolver un de-

terminado asunto. Se trata de un conjunto de documen-tos y actuaciones que sirven de antecedentes y funda-mentos a la resolución administrativa, así como lasdiligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente es la base de la organización docu-mental. En los archivos se clasifican y ordenan expe-dientes no documentos sueltos.

Los expedientes sonla unidad de instalaciónque sirve de base alproceso de organizaciónarchivística

Así pues, el expediente es el primer nivel de vincula-ción archivística. Además dentro del expediente tam-bién existe vínculo entre los documentos de un asunto.

El Consejo Internacional de Archivos ha definido alexpediente como:

El expediente es una unidad organizadade documentos agrupados juntos para suuso en la gestión del productor o en elproceso de organización archivística, de-bido a que se relacionan con un mismoasunto, actividad o trámite.

Cf. Norma InternacionalGeneral de DescripciónArchivística

Algunos autores señalan que la formación del expe-diente puede ser discrecional o reglamentado en sus pa-sos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,siempre será importante guardar ciertas formas, yquizá, en ciertas prácticas, sobre todo de índole legal,deba respetarse un procedimiento rígido.

8 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN... 9


El expediente podrá ser conformado de forma histó-rica, de manera progresiva según la cronología del trá-mite de forma descendente (el documento más antiguoarriba y así sucesivamente) o en forma ascendente (eldocumentos mas reciente arriba y así sucesivamente). LECCIÓN 2

DEFINICIÓN E IDENTIDADDEL ARCHIVO

En la lección 1 se han presentado los temas:la información,la ciencia de la documentación,el documento yel expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de ladocumentación le da a la información.

Se ha planteado cuál es el proceso del documentalismo.Se ha estudiado al documento bajo tres ángulos: el

documentalista, el diplomático y el archivista.Se ha definido al expediente como el conjunto de do-

cumentos que tratan el mismo asunto encaminados auna resolución administrativa.

ratas para ev9ttación

1. Defina con sus propias palabras los siguientestérminos:

InformaciónCiencia de la documentación.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender elvocablo documento:

El documentalistaEl diplomáticoEl archivista.

3. ¿Cuál es la característica principal que define a unexpediente?

La lección 2 estudia el concepto de archivo y cuál essu identidad dentro de las disciplinas afines.

Los temas que se exponen son los siguientes:La definición etimológicaLa definición conceptualLa identidad del archivoLa clasificación de los archivosEl contenido de los archivos

Los archivos dentro de la administración pública,como fuente de información, deben tener un tratamien-to de acuerdo con la ciencia archivística. Su organiza-ción y conservación son vitales para la institución comopatrimonio nacional; son de suma importancia para elfuncionario público como sustento de sus acciones pú-blicas y de la tranquilidad personal.

Uno de los presupuestos importantes en materia ar-chivística es definir los términos que se emplean o enotras palabras, es sumamente necesario ponerse deacuerdo sobre los conceptos que se aplicarán a lo largode este texto. Esta premisa es importante por las conse-cuencias prácticas que conlleva, ya que, el concepto de-termina la práctica y el uso que se le da al contenido delmismo. Por esta razón, no es ocioso analizar la parteconceptual y así llegar a comprender la naturaleza delos archivos.


Definición etimológica

A través del tiempo se han usado distintos vocablospara indicar o designar lo que hoy se llama archivo. Enel contexto romano se utilizaba el término tabulariumporque los documentos solemnes se escribían sobreunas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la en-trada del templo para dar a conocer su contenido y lue-go se guardaban en él. Los romanos también usaron lapalabra sacrarium para señalar con ella al archivocuando extendían el concepto al lugar en donde guarda-ban los documentos importantes, en la mayoría de loscasos fue el templo.

En la Edad Media se utilizaron diversos términoscomo scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguroen donde se custodiaban los documentos vitales de lasautoridades eclesiásticas o civiles. Un poco más adelan-te, se extendió el uso del vocablo chartarium como el si-tio donde se depositaba el material sobre el que se escri-bía. Por último, mencionaremos otra palabra de usocomún en la época medieval, esta fue arinarium, mue-ble de madera en la que se guardaban los documentos.

No obstante el elenco mostrado anteriormente, la pa-labra que prevalece 1#;. 'archivo. El origen del término esincierto y no existe acuerdo para establecer su proce-dencia. Sin embargo, se pueden traer a colación trespropuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanumque significa arca, casa, depósito donde se conservanlos documentos. Otra postura es la que hace derivar ar-chivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con losdocumentos antiguos y el lugar de su conservación. Unatercera propuesta estima su procedencia de la palabraarje, principio, magistrado, autoridad. De este términose desprende arjeion, sede de la autoridad o palaciodonde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los

DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

documentos que tenían que ver con tal actividad. De ar-jeion se transfiere al latín con la palabra arcivum y lue-

go, archivum.

Definición de archivo

Llegar a un acuerdo sobre una definición no es tareafácil y básicamente en toda disciplina existen una seriede opiniones a la hora de conceptualizar. No se preten-de caer en el campo de la polémica en cuanto a postu-ras u opiniones sobre una definición formal de archivo.Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que alpresentar las definiciones que se juzguen pertinentes seestá tomando una postura. Desde esa perspectiva, laspropuestas que se presentarán son las que de algunamanera cumplen con la naturaleza de los archivos. Porotra parte, cabe recordar, como se mencionó en párra-fos anteriores, que es importante llegar a una definiciónde archivo porque ésta tiene incidencia en la práctica.

A continuación se propone una definición, que con-tiene los elementos necesarios que describen la esenciade un archivo. De hecho, las definiciones coinciden enla parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos,como veremos enseguida.

El Consejo Internacional de Archivos, organismoauspiciado por la ONU, que pretende regular de mane-ra internacional en materia de archivos, sostiene que

Los archivos son un conjunto de escritosrecibidos o elaborados por una persona Definiciónfísica o moral, pública o privada y desti- de archivosnados por su naturaleza a ser conserva-dos por esa misma persona.


Tomando esta definición tratemos de hacer algunasprecisiones:

Cuando se habla de archivos se usa deliberada-mente el término conjunto y se evita la palabra colec-ción, la cual indica un origen artificial. Es decir, el co-leccionista realiza una selección que depende de suarbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se rela-ciona el vocablo archivo con depósito porque, éste últi-mo, indica una situación estática, amorfa, carente defuncionalidad. Por el contrario, se habla de conjuntopara designar la pertenencia completa de toda la docu-mentación de una institución.

Se habla de escritos en un sentido amplio. Podría-mos decir que nos referimos a todo tipo de soporte in-formativo; todas las variantes de escritos, papel, cintasmagnetofónicas, audiovisuales, fotografías, disquetes odiscos compactos. Cabe señalar que no hay inconve-niente en usar el término documento en su acepciónmás amplia.

c) Si se considera que un archivo es reflejo de la ac-ción administrativa de cualquier institución y que porello, el archivo comienza a existir en el momento en queaquella nace, es necesario subrayar que su naturalezaestá íntimamente unijet con su ente productor. Por eso,los escritos de un archivo, en el sentido estricto del tér-mino, son los que se emiten y reciben como resultado deun trámite. Las corporaciones culturales que aplican elvocablo archivo para los materiales documentales, in-

• cluyendo libros y revistas, extienden el sentido del tér-mino. En este caso, los documentos, sobre todo, de cor-te histórico no forman parte de la institución desde elpunto de vista administrativo, sino sólo desde la pers-pectiva cultural y bajo el concepto de colección. Asípues, estos últimos centros usan la palabra archivocomo sinónimo de conservación y no en el sentido fun-cional y administrativo.

DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

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El archivo es reflejode una institución

d) De la función de un archivo se derivan dos conse-cuencias importantes. La primera, es la pertenenciaarchivística que debe ser respetada en cuanto a la pro-cedencia y al orden natural de sus series. Esto consti-tuye el eje central de la organización documental deun archivo, puesto que no se puede admitir una orga-nización documental fuera de los principios archivísti-cos; es decir, personal y arbitraria, porque es ir contranatura. La otra consecuencia, se refiere a la funciónmisma de un archivo. El objetivo de todo archivo esesencialmente funcional; responde a la gestión admi-nistrativa de la institución. La tarea del archivo es cus-todiar, conservar y dar servicio interno de informaciónpara la llamada toma de decisiones. Un archivo tendráun objetivo cultural cuando el ciclo vital de sus docu-mentos así lo dispongan, pero antes tuvo una misiónesencialmente administrativa.

La Identidad del Archivo

El archivo posee una identidad formal que lo dife-rencia de otros centros similares como una hemeroteca,una biblioteca, un centro de documentación o un museo.Las llamadas ciencias de la información, en algunos desus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza ylas funciones de los diversos acervos poniéndolos en elmismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a suorganización. Lo anterior ha dado como resultado eldocumentalismo mal entendido. Esta corriente aplicadaa los archivos ha generado una confusión. Por esta ra-zón, se deben señalar una serie de distinciones entre los

tipos de acervos, aún cuando se encuentren reunidos enuna sola entidad.

En principio cabe asentar que una biblioteca, un mu-seo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, labiblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tie-nen su existencia a partir de una decisión externa queno siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, unarchivo comienza su vida desde que nace la instituciónque la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo yel de un museo o una biblioteca será siempre cultural.Además, la constitución de los acervos de un musco ode una biblioteca responde al criterio de colección, dearbitrio y refieren a determinados argumentos que pue-den ser heterogéneos u homogéneos.

(ap El objetivo primario deun archivo es adminis-trativo

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o de unmuseo tiene caminos distintos. Una biblioteca o un mu-seo dependen de condiciones externas, si existe unpresupuesto para su.ci-eación, si se tiene el lugar ade-cuado, etc. En el caso del archivo, éste está limitdo porla 'actividad misma de la institución; si ésta crece, si sereestructura, si se muere afectará directamente al archi-vo porque existe una dependencia genética con el enteadministrativo.

Por último, cada una de las anteriores diferenciastraen como consecuencia un tratamiento propio encuanto a su organización, ya que ésta deberá respondera la propia naturaleza de los centros. En este sentido,aún en los casos en que convivan varios acervos en unamisma institución tendrán que ser organizados respon-diendo a su esencia.

Diversos tipos de Archivos

Los conceptos fundamentales de la archivística valenpara todo archivo. Sin embargo, existen algunos ele-mentos que no pueden aplicarse de manera general, yaque son propios de cada clase específica de archivo. Porello, conviene atender a la clasificación de los archivos,los cuales pueden considerarse con relación a:

La existencia de la institución. En este caso pue-den ser activos y no activos.

A las funciones de la institución: trámite, concen-tración e histórico.

c) A la naturaleza de la institución: públicos y privados.Los archivos públicos pueden ser federales, estatales

o municipales. Los privados se consideran los no guber-namentales; entre estos están los eclesiásticos, que sesubdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, pa-rroquiales, de religiosos, etcétera.

Contenido de los Archivos

El contenido de un archivo puede ser comprendidodesde diversos ángulos dependiendo el aspecto que sequiera resaltar. Desde el aspecto físico, es decir en elmaterial sobre el se escribe el archivo contiene papiros,pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevossoportes como los videos, los disquetes y los discoscompactos. Si el análisis se realiza desde el aspecto ar-chivístico el material se agrupa con base en los fondos,secciones, series y subseries, en este caso se habla de re-gistros, correspondencia, libros de censos, libros decuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto quereclama la atención es el diplomático. Bajo este rubrolos archivos contienen documentos en el sentido estric-to: actas, escrituras, reales órdenes, bulas, concordatos,

1 6 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO I7

19DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

4-1Resumen


etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un per-gamino en el que se hallan escritos registros de actas dealgún consejo. Cada uno de los aspectos de análisis lle-vará a considerar una parte del contenido resguardadoen un archivo.

En la lección 2 se ha estudiado el concepto de archi-vo y cuál es su particularidad.

Se han revisado los siguientes temas centrales:Los archivosIdentidad de los archivosCómo se clasifican los archivos según su existen-cia, su función y su naturaleza.Qué se guarda en los archivos.

Se ha propuesto la definición etimológica de archivo.Se ha propuesto la definición conceptual de archivo

Explique el significado de tres palabras relacionadascon el origen del término archivo.Explique los elementos esenciales de la definición dearchivo.Distinga entre archivo, museo y biblioteca.Identifique en qué tipo de archivo trabaja Usted se-gún la clasificación expuesta en este lección.

5. Enuncie algunos contenidos físicos, archivísticos y di-plomáticos que existen en el archivo donde Ustedtrabaja.

4.

36 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación'

Resumen - ec

En la lección 4 se han estudiado principios básicospara la formulación una legislación archivística. Los te-mas centrales fueron:

Principios básicos de una legislación archivísticaMarco jurídico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben teneren cuenta al redactar una ley.

Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tra-tan sobre el tema de los archivos.

Pregu11 mas PMMI Itffgr"1"1""1"4"1":""

Enumere tres principios básicos para elaborar unaley archivística.Explique con sus propias palabras la importancia detener una ley de archivos.Qué carácter tienen los archivos según la Ley Gene-ral de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Mo-numentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Histó-ricos.¿Existe alguna obbit'ación jurídica para los servidorespúblicos de conservar los archivos de las oficinas endonde trabajan?¿Cuáles son los principales obligaciones que estable-ce la Ley Federal de Transparencia y acceso a laInformación Pública Gubernamental en materia dearchivos?Explique en dónde se fundamenta la política archivís-tica mexicana encabezada por el AGN.

LECCIÓN 5

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La lección 5 estudia los principios básicos de la orga-nización documental. Define la clasificación y la orde-nación. Explica en que consiste el principio de proce-dencia.

Los temas que se exponen son los siguientes:La clasificación de los archivosLa ordenación de los archivosPrincipios de la organización documental

Los archivos son centros de servicio interno y exter-no de una institución. No son depósitos de una masa in-servible de papeles. Ahora bien, para que un archivocumpla eficazmente su propósito necesita de una ade-cuada clasificación y de una buena ordenación. Sin es-tas operaciones, los documentos se convierten, como se-ñala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales uotros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposi-ble saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. Enrealidad, si un archivo no está organizado es como si noexistiera. La clasificación y la ordenación son operacio-nes fundamentales, el núcleo de la archivística, el puntoneurálgico. Sin embargo, al hablar de clasificación y or-denación como operaciones archivísticas, surge unacuestión que no debemos soslayar: La definición de lostérminos. ¿Qué se entiende por clasificar y por ordenar?En no pocos autores se utilizan indistintamente estosvocablos. Se llega, como hace notar oportunamente He-redia, a identificar los términos sin realizar una diferen-ciación. En este sentido, se propone que ordenar es cla-

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la acciónde ordenar. De hecho, la separación de ambas operacio-nes ya había sido planteada por Schellemberg desde1956. La ambigüedad en el uso de estos vocablos en losmanuales o estudios sobre el tema ha influido en lapráctica archivística, pues en el momento de efectuarun trabajo en algún archivo la aplicación de los concep-tos ha generado, en vez de organización, verdaderos de-sordenes, en el mejor de los casos.

La organización documentalse compone de dosoperaciones: la clasificacióny la ordenación

El tema de la clasificación y ordenación archivística,plantea concebir estas operaciones como dos accionesdistintas, relacionadas entre sí y jerarquizadas. Se pudie-ra decir, que es una sola tarea que engloba ambas ope-raciones, iniciándose con el proceso de clasificación yterminándose con el de la ordenación. Una exposiciónamplia sobre el uso de los términos en cuestión, la en-contramos en el libr9,,antes referido, de Antonia Here-dia. Sin embargo, conviene presentar algunas idtas delos' teóricos conocidos en el ambiente archivístico paratener un panorama del problema. Marcelo Nuñez en suManual teórico-práctico, escribe que las dos operacio-

• nes fundamentales que se deben practicar en los archi-vos para que sus fondos estén bien ordenados son laclasificación y la catalogación. No habla de ordenacióncomo actividad indistinta con características y métodospropios, sino que se refiere a ella como una consecuen-cia de la clasificación. Por su parte, Simeone della Sa-cra Familia, en sus apuntes de archivística, texto de laEscuela de Archivística del Vaticano, siguiendo la tradi-

ORGANIZAC IÓN DOCUMENTAL 39

ción archivística italiana, usa la palabra ordenaciónpara definir las dos operaciones sin distinguirlas, so-breentendiendo, que la clasificación o titolario, es partedel ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivísti-ca latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostie-ne que el método principal, fundamental, de ordenar losdocumentos es su buena clasificación; luego, define laclasificación como la acción de ordenar por clases.Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaración deque clasificar es agrupar clases documentales, fondos yseries; y ordenar poner uno tras otro los documentossingulares que están en un expediente. Tanodi distinguelos términos, más vuelve a insistir que el concepto deordenación lo aplica a todo el proceso de poner en or-den los documentos, en todo su proceso vital.

Otra observación pertinente en cuanto al uso de losvocablos que estamos analizando, y, que tomamos de lamisma Heredia, es el relacionado con la confusión delas acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasificapor materias. La clasificación, sostiene Heredia, se iden-tifica con la acción de ordenar por materias y es claroque no se ordena por asuntos, sino alfabéticamente pormaterias. Esta confusión, quizá se deba, según apuntaHeredia más adelante, al empeño de los archivistas porhuir de la similitud con la terminología bibliotecaria.También, solemos escuchar frecuentemente: se catalo-gará el archivo, para señalar las operaciones de clasifi-cación y ordenación; aplican el término catalogar paratodo el proceso, siendo que la catalogación, es un me-dio de descripción que presupone una organización do-cumental.

La clasificación y la ordenación archivística, a dife-rencia de la clasificación u ordenación en otros campos,se sustentan en el principio de orden natural o principiogenético. En efecto, los documentos se producen comoresultado de las funciones que realiza una institución.


En un archivo administrativo, la clasificación se va dan-do de una manera natural. Los expedientes nacen orgá-nicamente porque su producción responde a las funcio-nes de la entidad generadora; esta organización docu-mental le es impuesta por la actividad de la institución.La clasificación, es reflejo de las acciones de una insti-tución. En el caso de los archivos históricos, si estos nofueron organizados por cualquier circunstancia, la or-ganización de los mismos deberá efectuarse de acuerdoa un estudio crítico que precise las actividades y funcio-nes de la institución para re-crear su organización.

En suma, la clasificación y la ordenación son dosoperaciones que forman parte de la organización docu-mental. Son dos acciones distintas, con su propia meto-dología, pero complementarias; van de la mano y en al-gunos casos se realizan casi simultáneamente. Decimoscasi simultáneamente, porque otra de las característicasde estas acciones es su jerarquización. Primero se clasi-fica y luego se ordena. No se pueden ordenar documen-tos ni series si no están debidamente clasificadas.

La clasificación

Noción de clasificación". ,

La primera operacion de la organización documentales la clasificación. Esta actividad responde a un trabajoprofundo e intelectual. Antonio Ma. Aragó, afirma en unartículo, que en la clasificación el archivista pone aprueba y demuestra su capacidad profesional..., sus dotesestratégicas..., su mentalidad lógica... y su sensibilidadpara elegir el método más adecuado... La clasificaciónrequiere del archivista una preparación multidisciplina-ria en donde intervengan principalmente, conocimien-tos de archivística, aunque parezca redundante; de ad-ministración; de derecho; de diplomática y de historia.Veamos brevemente porque se señala la necesidad delconocimiento archivístico. La formación archivística en


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México es deficiente; la práctica común en la mayoríade archivos administrativos e históricos, es contar conarchivistas habilitados que se han forjado en el tiempo,en las tareas cotidianas, en los lugares inhóspitos y lle-nos de polvo. Estos archivistas habilitados son los quehan tenido en sus manos la labor de conservar los acer-vos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubi-can cientos de papeles sin organizar. La mayoría de es-tos archivistas no han tenido una adecuada formación,por esta razón, llamamos la atención sobre esta necesi-dad. Las demás disciplinas son auxiliares indispensa-bles que coadyuvan a desarrollar las cualidades que ex-pone Aragó.

La lógica define a la clasificación, como una opera-ción que tiene por objeto mostrar los géneros en los queestán contenidas las especies; consiste en agrupar los ob-jetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferen-cias. Desde este ángulo, la clasificación se efectúa aten-diendo a lo que tengan de común los objetos que se vana clasificar. La clasificación archivística parte del pre-supuesto anterior, es decir, del agrupamiento de seme-janzas y de la separación de diferencias. En este caso,se habla de clasificación de un fondo, de secciones de unfondo, de series de una sección, de expedientes de unaserie.

La clasificación archivística, es unaoperación que agrupa los expedientes Definición desemejantes y al mismo tiempo, los se- Clasificación

para en sus diferencias.

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento está de-terminado por la misma actividad del organismo queprodujo la documentación y no por una decisión arbi-traria. Está fundamentado en un principio genético.Más adelante veremos el principio sobre los que se sus-tenta la clasificación.

J. 1

42 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservaci6:,

CDClasificar es agruparSeries homogéneas

Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologíaseñala que, clasificar y archivar —sinónimo de orde:nar— son acciones que posibilitan de manera óptima lapuesta en práctica de la regla de oro: un lugar para cadacosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificación se esta-blece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (or-denar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concre-tando, clasificar, desde el punto de vista archivístico, esdividir un conjunto orgánico formando grupos (clases)homogéneos en fondos, secciones y series como partesde la estructura de un todo y como reflejo fiel del fun-cionamiento y organización de la misma.

Regla de oro: un lugarpara cada cosa y cadacosa en su lugar

Hacia una metodología de la clasificaciónLa clasificaciówcorrecta es la que se aplica después

de un análisis y conocimiento del fondo y que anos vienedada por las funciones propias del organismo. La clasi-ficación no es creada por el archivista, sino que le vieneimpuesta por la propia documentación; a él sólo tocarespetarla, reconstruirla y re-crearla. Y esto es mante-ner el principio de origen.

El primer paso fundamental en la clasificación de ar-chivos, sean de trámite, de concentración o históricos, esconocer la institución que los generó. Se hace indispen-sable analizar la historia del organismo, sus funciones,sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. Enningún modo la clasificación podrá hacerse a priori,sino sobre la base del conocimiento de la institución.


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La siguiente acción corresponde a identificar lo queSchellenberg ha llamado los elementos de la clasifica-ción. Estos son: a) las funciones; b) la estructura orgáni-ca; y c) los asuntos de materias.

Las funciones son acciones atribuidas o encomen-dadas a una institución. Estas funciones se plasman entrámites o asuntos. Las series documentales son accio-nes que los documentos refieren en su contenido.

En cuanto a la estructura orgánica, los documen-tos se producen y generalmente se agrupan de tal ma-nera que reflejan el entramado de la organización, la di-visión de dependencias que producen los documentos.

c) Los asuntos de materia se refieren a los conteni-dos de los documentos expedientados.

De estos tres elementos es recomendable tomar encuenta los dos primeros para una acertada clasifica-ción. El reflejo fiel de la institución lo dan las funcionesy la estructura en cuanto a sus atribuciones. La terceraopción, es raramente usada, pues al agrupar los docu-mentos según la materia, se corre el riesgo de romper elorden natural e imponer una clasificación temática, ar-tificial. Ahora bien, es conveniente considerar que altratarse de la clasificación de una institución viva o ac-tiva, lo más recomendable es guiarse a través de las fun-ciones, porque éstas son generalmente sustantivas, o enciertos casos, las funciones se alargan o completan sinperder su sustancia; la estructura de un organismo acti-vo es dinámico y cambiante, por eso tiene mayor seguri-dad tomar como base de clasificación la función, aun-que ésta, puede estar auxiliada por la composiciónestructural del organismo, pero como simple medio dereferencia a posteriori. Las instituciones no activas pue-den ser re-creadas por medio de las estructuras, es de-cir, a través del organigrama que refleja la organizaciónde sus oficinas, pero aquí también, las funciones que tu-vieron no dejan de tener un papel preponderante. En

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL44 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación

suma, las funciones de un organismo nos señalan lasactividades primordiales y aunque cambien de nombrelas oficinas generadoras de esas acciones, no pierden,generalmente, su sustancia de acuerdo a la índole de lainstitución.

Reglas de la clasificaciónTomando en consideración la propuesta de Sche-

llemberg presentarnos las reglas que deben regir a laclasificación.

La clasificación es anterior en jerarquía, a la orde-nación, aunque ésta se realice en la práctica casi simul-táneamente.

La clasificación se establece sobre una base a pos-teriori y no a priori. Esto debido a que la clasificación esfruto de un estudio, de una reflexión, de una experien-cia y de un análisis. Las funciones y las estructuras dela institución son las que dictan los términos de unaclasificación.

No es conveniente realizar clasificaciones compli-cadas. Las cualidades de una clasificación son la senci-llez, lo funcional y lo efectivo.

La clasificación debe tener consistencia y no par-tir de un criterio st9ptivo que el día de mañana cambiepor gusto o moda.

El principio archivístico de la organización documentalLa organización documental se realiza y se sustenta

bajo una metodología establecida y que ha probado serla más idónea para la naturaleza de los archivos. Esteprincipio fue desarrollándose a través del tiempo hastalograr dar un sistema propio al archivista, distinto al delas normas bibliotecarias que en un momento dado seutilizaban. Así, nació el principio de orden original, oprincipio genético, también llamado por los italianos yla misma escuela vaticana, método histórico, como elmás acorde, el más archivístico para clasificar y orde-nar los fondos documentales. El mencionado método se

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fundamentó sobre el principio de procedencia archivísti-

ca: integridad de los fondos y respeto al orden original.

El principio de procedencia postulaque cada documento debe estar pues-

to dentro del fondo del archivo dedonde proviene y, dentro de este fon-do, en el lugar que originariamentetenía.

El principio archivístico, conocido por algunos comode procedencia, exige, precisamente, el respeto y el re-flejo de la organización documental de acuerdo a laproducción natural de los papeles y no a la implanta-ción de un criterio arbitrario y antinatural. De aquí seconcluye, que una documentación que haya sido des-provista de su articulación originaria, de su vinculacióninterna, ha perdido su razón de ser y su valor archivís-tico. El principio de procedencia no debe ser entendidode modo literal, sino en sentido archivístico, ya que losdocumentos de todo archivo nacen como resultado deuna función administrativa; y esto es, lo que hay que re-flejar, o en su caso re-crear, en la organización delmismo. Elio Lodolini señala, que solamente la reconsti-tución incondicionada del orden originario satisface atoda exigencia científica. La metodología que exige laorganización documental, está fundamentada en unanálisis serio, en un estudio profundo de la institucióngeneradora, lo cual trae como consecuencia lógica, queel trabajo archivístico sea diferente de cualquier otro yconstituya una experiencia irrepetible.

Cualquier clasificación y ordenación archivísticadebe contemplar el respeto de la naturaleza del archivoy no confundir los elementos propios de la clasificación(funciones y estructuras) con el principio universal detoda organización archivística.

Definicióndel principiode procedencia

LA VINCULACIÓN ARCHIVÍSTICA

Documentos

Agrupación por asuntos = VINCULACIÓN

Clasificación por series = VINCULACIÓN

46 LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: su organización y conservación ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 47

El principio de proceden-cia señala que cada docu-mento debe estar dentrodel fondo de donde pro-viene y dentro, este fondo,en el lugar que originaria-mente tenía.

Principio de procedencia

En conclusión podemos afirmar:El principio de procedencia archivística acompa-

ña invariablemente a la organización documental. Segúnlo dicho anteriormente, el principio establece que los do-cumentos deben conservarse en el archivo al que natu-ralmente pertenecen y en el orden que tenían cuando seprodujeron.

El principio de procedencia archivística protege laintegridad de las series documentales en el sentido deque, sus orígenes y los procedimientos por los que re-sultaron se reflejan en su ordenación.

El principio de procedencia archivístico sirve pararevelar el significado de los documentos; pues, el asuntoo materia de los mismos documentos individuales, sólopueden entenderse completamente en el contexto delconjunto al que pertenecen.

El principio archivístico proporciona una guía detrabajo económico para la organización, descripción yservicio de los documentos.

e) El empleo del principio de procedencia archivís-tico no debe ser confundido con la procedencia literal,pues esta confusión podría ser fatal en la organizacióndocumental.

Cuadro General de ClasificaciónLa elaboración del cuadro general de clasificación es

la primera acción que se debe realizar para obtener elmapa documental de la institución. El cuadro es unconcentrador que permite conocimiento y gestión de losexpedientes agrupados en series documentales con unareferencia estructural relacionadas con las atribucionesde las unidades administrativas. De esta forma, cada ex-pediente obtiene una liga de pertenencia a un genera-dor y a una función, lo cual permite el respeto del prin-cipio del orden original y de la procedencia.

A partir de la integración del mapa documental yuna vez que se establecen los conceptos que pudieran


ser llamados también "catálogos de referencia" podrían sercodificados por medio de claves institucionales o con-vencionales. La codificación es una repetición, por me-dio de claves alfanuméricas, de la parte conceptual delos catálogos o conceptos que se manejan en los nivelesjerárquicos de fondo, sección y serie. Estos tres niveles,que además son los requeridos por el numeral decimo-cuarto de los multicitados Lineamientos Generales, sonla base del cuadro general de clasificación.

Se entiende por fondo el conjunto de documentosproducidos orgánicamente por una persona física o mo-ral en el ejercicio de las actividades y funciones.

Las secciones son las partes de un fondo que contie-ne un conjunto de documentos relacionados que corres-ponden a las subdivisiones administrativas que origina-ron los documentos identificadas a través de sus atribu-ciones.

Las series son los expedientes organizados de acuer-do con el procedimiento administrativo o conservadoscomo una unidad, por que son el resultado de la mis-ma gestión o procedimiento, o de la misma actividad,que tienen una misma tipología o debido a cualquierotra relación derivada de su creación, recepción outilización. 0"`

Los niveles anteriores pueden ser subdividid" a suvez, de acuerdo a las necesidades de la institución, perosin llegar a los extremos de múltiples divisiones, conuna subdivisión por nivel creemos que es suficiente.

Las definiciones ante-riores se encuentran enla Norma InternacionalGeneral de DescripciónArchivísticaISAD (G)


Sin embargo es conveniente destacar que los Linea-mientos Generales para la organización y conservaciónde los archivos de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal, único ordenamientooficial en la materia, establece de igual manera defini-ciones sobre los niveles de la organización archivística:

Fondo: Conjunto de documentos producido orgáni-camente por una dependencia o entidad, con cuyo nom-bre se identifica.

Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basa-da en las atribuciones de cada dependencia o entidad,de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie: División de una sección que corresponde alconjunto de documentos producidos en el desarrollo deuna misma atribución general y que versan sobre unamateria o asunto específico.

En suma,

El todo se divide para su mejor con-trol por origen, según las atribuciones,para dominar y clasificar la produc-ción documental por series.

El cuadro general de clasificación permite entre otrascosas:

la selección programada y racional de los docu-mentos organizados por grupos de expedientes ho-mogéneos;la conservación calificada;asegurar calidad a las actividades de búsqueda;agrupar los documentos de tal modo de satisfacerlas exigencias de trabajo de quien produce y desa-rrolla las actividades administrativas;centralidad de la correcta formación de los expe-dientes;


la recuperación de los documentos de forma fun.cional respecto a las decisiones asumidas o porasumir;ser una guía para los usuarios internos y externosal sujeto productor.

La ordenación

Noción de ordenación

La ordenación es la segunda operación de la organi-zación documental. La esencia de la ordenación está enla unidad.

Ordenar es unir los elementos ounidades de un conjunto relacio- Definición denándolos unos con otros de acuerdo ordenara una unidad-orden.

Esta operación se aplica a cada serie, a cada expe-diente, a los documentos dentro de los expedientes. Ha-blamos de los expedientes y su contenido; documentosde un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estricta-mente hablar de la t5»idenación de un fondo o de un ar-chivo, a menos que la palabra se tome como sinónimode organización documental.

(ilD Ordenar es unir elemen-tos de un conjunto rela-cionándolos unos conotros.

Tipos de ordenación

Antonia Heredia propone tres tipos de ordenación:a) La ordenación cronológica. Heredia parte de la


premisa de que no hay más elemento estable que la fecha

de un documento cuando ésta está expresa. Los tres ele-mentos fundamentales de este tipo de ordenación es elaño, el mes y el día.

La ordenación alfabética. En ésta se sigue el ordendel abecedario de las iniciales de las voces escogidascomo representativas. Estos nombres pueden ser de lamateria objeto del contenido documental, o de la perso-na a que éste se refiera.

La ordenación numérica para unidades de instala-ción. En este sentido Heredia señala que la ordenaciónnumérica atañe a las unidades de instalación, es decir alos expedientes que llegan a un archivo administrativoen momentos diferentes. El número que se le da a cadaexpediente es relativo a su ingreso y al fichero-registrodel fondo que referirá al número de los estantes del ar-chivo. Se trata de una identificación numérica que to-pográficamente nos ubique los expedientes.

Operaciones relacionadas con la ordenaciónLa ordenación suele ir acompañada de una serie de

acciones de tipo mecánico que ayudan a darle forma ypresentación a los expedientes, y a los documentos pro-piamente dichos. Estas operaciones son:

a) Una acción importante que tiene ver con los docu-mentos de los expedientes es la de alejar los clips, gra-pas, alfileres, broches, polvo, etc.

1)) La conservación del documento requiere del con-trol y existen algunas operaciones como la famosa titu-lación, foliación o numeración y sellado. Debido a losquímicos de las tintas, que existen hoy en día, algunosarchivos se abstienen de efectuar esta labor. Sin embar-go, con análisis y cuidado es conveniente establecer lamanera de dejar testimonio de la pertenencia archivísti-ca y jurídica de un documento o de un expediente. Se


recomienda para la foliación y el sello los ángulos delos documentos.

c) También en esta fase se coloca la fecha extrema delos asuntos en las guardas. Así mismo, se acostumbraponer la numeración que ubica de cada guarda o fólderen referencia a la caja, al estante y al lugar dentro decada caja o contenedor.


`~"/".71":2111T511Resumen de la lección 5

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En esta lección se expusieron los siguientes temascentrales:

La organización documentalEl principio de procedenciaSe definieron los siguientes conceptos:La organización documentalLa clasificaciónCuadro general de clasificaciónLa ordenaciónEl principio de procedencia

Preguntas para evaluación

Explique en qué consiste la organización documental.Distinga entre catalogación, clasificación y ordenación.Enumere tres principios básicos de la clasificación.Explique la diferencia entre la clasificación de unabiblioteca y la de un archivo.Defina qué es un cuadro general de clasificación.Exprese con sus propias palabras en qué consiste elprincipio de procedencia.

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