La Contabilidad Mercantil•Todos los comerciantes están obligados

a mantener un sistema de contabilidad. (Fracción III, Art. 18 C.C.).

•El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a su negocio. (Art. 33 C.C.).

Requisitos Mínimos que debe de satisfacer la contabilidad.

•Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas;•Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;•Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;•Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;•Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.

•Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberá llevar debidamente encuadernado, empastado y foliado el libro mayor. La encuadernación podrá hacerse a posteriori; dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. (Art. 34 C.C.).

•En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y, por lo menos, una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. (Art. 25 C.C.).

•Todos los registros deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplir este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menor de $25.000.00, que no excederá del 5% de su capital . (Art. 37 C.C.).

•El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones. (Art. 38 C.C.)

•En forma general que todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años y que igual obligación tendrán los herederos del comerciante. (Art. 46 C.C.).

•Tanto el Código Fiscal de la Federación y su reglamento, así como distintas disposiciones fiscales federales y locales, establecen requisitos materiales y formales en materia de contabilidad. 

Información Financiera de las Sociedades Anónimas

El artículo 172 de la LSM establece que las sociedades anónimas, bajo la responsabilidad de sus administradores presentarán a la asamblea general de accionistas, anualmente, un informe que incluya por lo menos:

•Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes;

•Un informe en que se declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera;

•Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio;

•Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio;

•Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio;

•Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio;

•Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

Sanciones Excepto para el caso de que los libros de contabilidad se lleven en idioma extranjero, no existe en nuestra legislación mercantil sanción directa para el incumplimiento de las obligaciones de los comerciantes en relación con dichos libros.

Sí existe sanción, sin embargo, en el Código Fiscal de la Federación, el que considera infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, las siguientes:

•No llevar contabilidad;

•No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios;

•Llevar la contabilidad en forma distinta a como las disposiciones de este Código

Sanciones•No hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas

•No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales;

•No expedir o no entregar comprobante de sus actividades, cuando las disposiciones fiscales lo establezcan, o expedirlos sin requisitos fiscales,

•Expedir comprobantes fiscales asentando nombre, denominación, razón social o domicilio de persona distinta a la que adquiere el bien;

•No dictaminar sus estados financieros en los caso en que esté obligado a ello;

•No expedir o acompañar la documentación que ampare mercancías en transporte en territorio nacional;

SancionesSin embargo, nuestra legislación mercantil sí prevé sanciones indirectas para el incumplimiento de las obligaciones relativas a la contabilidad mercantil. En efecto:

•De acuerdo con el artículo 271 de la Ley de Concursos Mercantiles, el comerciante declarado, por sentencia firme, en concurso mercantil, será sancionado con pena de 1 a 9 años de prisión por cualquier acto o conducta dolosa que cause o agrave el incumplimiento generalizado en el pago de sus obligaciones.

•Por otra parte, los libros de contabilidad llevados regularmente pueden constituir una prueba a favor del comerciante cumplido. Así, en caso de controversia judicial, el comerciante cuyos libros fueren irregulares o careciere de ellos, se verá privado de tal medio de prueba y se expondrá a que hagan prueba en su contra los de su adversario.

Secretos de la contabilidad y exhibición

de los libros. No se podrá hacer pesquisa de oficio por tribunal ni autoridad alguna para inquirir si los comerciantes llevan o no el sistema de contabilidad a que se refiere el Código de Comercio. Rige, pues, en esta materia el principio del secreto de la contabilidad. (Art. 42 C.C.).

Pero tiende a tener importantes excepciones.

•Una de ellas la que deriva de las disposiciones fiscales,

•Y otra, la que se desprende del carácter de medios de prueba que tienen los libros de contabilidad.

•En efecto, los libros, registros y documentos de los comerciantes son una forma de prueba escrita.

Se debe entender por exhibición de los libros a su examen practicado por la autoridad judicial en el lugar en que habitualmente se guarden o conserven, o en el que de común acuerdo fijen las partes y en su presencia (o de la persona que consigne) limitado a los puntos que tengan relación con la controversia, pudiendo comprenderse aun los que sean extraños a la cuenta especial de quien haya solicitado el reconocimiento.

La exhibición de los libros de los comerciantes puede ser decretada por el juez a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición (art. 44 C. Comercio). 

Exhibición

ComunicaciónEs la entrega de los libros, registros, comprobantes, cartas, cuentas y documentos de los comerciantes para su examen general, total.

Establece el artículo 43 C. Comercio, que solamente procede la comunicación, entrega y reconocimiento general de los libros del comerciante:

•En los casos de sucesión universal;

•De liquidación de compañía;

•De dirección o gestión comercial por cuenta de otro;

•De quiebra.

Libros EspecialesNuestra legislación impone a las sociedades mercantiles la obligación de llevar determinados libros:

•Sociedades de responsabilidad limitada: las sociedades de este tipo llevarán un libro especial de socios. (Art. 73 L.S.M.).

•Sociedad anónima y en comandita por acciones: las sociedades anónimas y en comandita por acciones llevarán un libro o libros de actas. (Art. 36 C.C.).

• El libro de actas de asambleas generales de accionistas se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, el número de acciones que cada uno represente, el número de votos de que puedan hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se expresarán a la letra; cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado (Art. 41 C.C.).

• Las actas deberán ser firmadas por el presidente y por el secretario de la asamblea, así como por los comisarios que concurran (Art. 194 C.C.).

• En el libro de actas de los consejos de administración, se expresará: la fecha, el nombre de los asistentes y la relación de los acuerdos aprobados. Estas actas serán autorizadas con las firmas de las personas designadas por los estatutos (Art. 41 C.C.).

• En el libro de registro de acciones que contendrá:

• a) el nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista, y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades;

• b) la indicación de las exhibiciones que se efectúen;

• c) las transmisiones que se realicen (Art. 128 y 208 L.S.M.).