LA CONTABILIDAD Y SU IMPORTANCIA

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje delos negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización,una actividad de servicio encargada de identificar, medir ycomunicar la información económica que permite a losdiferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La contabilidad es un sistema de información integrado a laempresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar,resumir, analizar e interpretar la información financiera de laorganización.

Las actividades de clasificación, registro y resumen son decarácter rutinario y repetitivo y no constituyen funcionesfinales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización dela contabilidad ha liberado al contador de esta fase delproceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores demayor importancia, como el análisis e interpretación de lainformación.

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionarinformación financiera de la organización a personas naturalesy entidades jurídicas interesadas en sus resultadosoperacionales y en su situación económica. Losadministradores de la empresa, los accionistas el gobierno, lasentidades crediticias, los proveedores y los empleados sonpersonas e instituciones que constantemente requiereninformación financiera de la organización para sus respectivosanálisis.

La contabilidad suministra información de la empresa a losadministradores, como una contribución a sus funciones deplaneación, control y toma de decisiones; los mismosrequieren de información financiera confiable, comprensible,objetiva, razonable u oportuna.

Los accionistas o propietarios de la empresa requiere deinformación financiera con el fin de determinar el rendimientode su capital invertido y confiando a la administración.

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan deinformación contable de la empresa, la cual les permitefundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdoscon sus patronos. El gobierno también hace uso de lainformación suministrada por contabilidad.

Cuando determina el monto de los impuestos de renta ycomplementarios y otros tributos a cargo de la empresa.

Los acreedores y entidades crediticias solicitan a laempresa información financiera con el fin de determinar sucapacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.

La complejidad y gran número de transacciones comercialeshan presentado la necesidad de registrar todas lasoperaciones comerciales.

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vidaeconómica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.

La importancia se basa en unos propósitos principalescomo:

• Para el uso en la planeación y control de lasoperaciones normales de la empresa.

• Para seleccionar alternativas que permitan la toma dedecisiones y la formulación de las políticas.

• Rendir informes externos a la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA

La Contabilidad puede definirse como una cienciainstrumental que se ocupa de sistematizar y generalizarlos métodos contables, al tiempo que investiga laconsecución de otro nuevos.

Es una ciencia instrumental porque el objeto de suestudio consiste en instrumentos o métodos. La cienciade la contabilidad se dirige a la construcción de uncuerpo metodológico, que proporcione una herramientade análisis a otras ciencias, particularmente la economíade la empresa.

Debido a esto último, hay una clara subordinación de lacontabilidad respecto a la economía, y también en granmedida al derecho.

Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio dela empresa, su vida entera en suma, estánminuciosamente relacionados por el ordenamientojurídico.

Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamenteprefijadas por ley que concede importancia probatoria eimpone requisitos formales a la manera de llevar lateneduría de libros.

A continuación relacionaremos algunas carreras afines conla Contabilidad.

1.4.1 La Macro Contabilidad

Se define como la contabilidad encaminada al conocimientode las magnitudes macroeconómicas es decir, a ladeterminación en cifras de la situación económica de un país,también denominada Contabilidad Nacional. La ContabilidadNacional presenta tanto las medidas reales de las variablesmacroeconómicas tales como la producción y el ingreso,como un marco conceptual en el que se relacionan unasmagnitudes con otras.

La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica deldesempeño de la economía de la producción de bienes yservicios, y también pone de manifiesto las relacionesexistentes entre las 3 variables macroeconómicasfundamentales.

La relación que existe entre las 3 variables desempeña unpapel importante en la determinación de los niveles deingreso y producción en la economía. A pesar de la sencillaapariencia entre estas 3 relaciones es que existe unaconsiderable complejidad para relacionar el PNB, coningreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones sederivan, en gran medida, por el efecto que producen losimpuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional enrelación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

1.4.2 La Micro Contabilidad

Se define como la Contabilidad aplicada a unidadeseconómicas individuales, bien sean personas físicas osociales, también denominada Contabilidad de Empresa.

La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos,finalmente reconocibles tales como: compras, ventas ycomisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata dedeterminar magnitudes económicas con un notable grado deabstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.

La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimoniode la empresa como los resultados obtenidos en undeterminado periodo de tiempo.

La Contabilidad Social concede muy poca importancia alestado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a ladeterminación de los flujos económicos financieros.

1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa

Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio delas cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior(compras, ventas, financiación). Su principal cometido es laelaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ellodesarrolla un completo procedimiento de registro de todas ycada una de las actividades de la empresa que constituyenhechos contables.

En el siguiente link de facebook encontraremos otro conceptodetallado de lo que es la ContabilidadFinanciera https://www.facebook.com/pages/Contabilidad-financiera/109528039067114?fref=ts#

Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de losprocedimientos empleados para planificar y controlar losprocesos de producción.

Analiza los procesos de producción desde el punto de vistacuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a losdirectivos de la empresa una información fundamental, a finde establecer decisiones de política empresarial en lo que serefiere a la programación y el control de la actividadproductiva.

2.1 QUE ES CONTABILIDAD

Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar yregistrar de una forma sistemática y estructural, lasoperaciones mercantiles realizadas por una empresa, con elfin de producir informes que, analizados e interpretados,permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre laactividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD

• Obtener en cualquier momento una informaciónordenada y sistemática sobre el desenvolvimientoeconómico y financiero de la empresa.

• Establecer en términos monetarios, la cuantía de losbienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

• Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

• Facilitar la planeación, ya que no solamente da aconocer los efectos de una operación mercantil, sino quepermite prever situaciones futuras.

• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas alfinalizar el ciclo contable.

• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN

Más conocido como el Principio de causación que significaque los hechos económicos deben ser reconocidos en elperíodo en el cual se realicen y no solamente cuando searecibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 PARTIDA DOBLE

El Método de la partida doble, es un principio universalintroducido por Fray Lucas Pecíolo, según el cual si se debitauna cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras porigual valor.

Es un sistema universalmente aceptado para el registrocontable de transacciones comerciales. Se fundamenta en elsiguiente hecho:

• Cuando una persona vende, hay otra que compra.• Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.• No puede existir deudor sin acreedor.• No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que noson otra cosa que el registro de las transacciones uoperaciones comerciales en cada una de las cuentasafectadas.

Esto quiere decir que toda transacción comercial implica:entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo oaceptación de la deuda.

El principio universal de la Partida Doble significa que encualquier asiento contable, la suma de los débitos debe serigual a la suma de los créditos.

2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE

Permite el control matemático de las anotaciones: comosiempre se da entrada y salida simultáneamente a dosvalores que se cambian, el ordenamiento de los mismos endos columnas separadas; izquierda y derecha, fija comocondición de exactitud que sus respectivas sumascoincidan entre sí.

Permite incluir en la contabilidad un panorama completodel negocio: no es solamente el movimiento de valorestangibles lo que se registra; inventarios, cuentas porcobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos loselementos abstractos que contribuyen a establecer, pordiferencia, el total de gastos y beneficios del ente,haciendo posible conocer sus montos sin necesidad deformular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES

Son los registros de las operaciones mercantiles en loscomprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos

simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizandos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando seemplean más de dos cuentas.

2.6.1 Comprobantes de Contabilidad

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aqueldonde se asienten en orden cronológico las operacionesdeben estar respaldadas en comprobantes de contabilidadelaborados previamente. Dichos comprobantes debenpresentarse con fundamento en los soportes, por cualquiermedio y en el idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numeradosconsecutivamente, con indicación del día de su preparación yde las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

2.6.2 Contenido del comprobante

• Fecha• Origen• Descripción

• Y cuantía de las operaciones, así como las cuentasafectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puedenefectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos,caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivoel listado de códigos o símbolos utilizados según elconcepto a que corresponda.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse porresúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debidacorrespondencia con los asientos en los libros auxiliares yen aquel en que se registre en orden.

2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL

https://www.youtube.com/watch?v=FtdnEvUrXXo

La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activoy el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valordel Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o enteeconómico puede expresar su ecuación patrimonial, la que seconservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuandolos valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o elPasivo.

2.7.1 Descripción de la Ecuación patrimonial

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas realesde Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Paradeterminar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza unafórmula matemática que da a conocer, independientemente, elvalor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,

Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permaneceigual.

https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=4-HZG6_vnWo

2.8 CONCEPTO DE CUENTA

Es el nombre que se utiliza para registrar, en formaordenada, las operaciones que diariamente realiza unaempresa.

Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a unapersona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita lainterpretación de las operaciones en los libros.

Cuenta es un término usado en contabilidad para designarderechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella sehacen registros sistemáticos y análogos que permiten lainterpretación de las operaciones de un ente económico.

2.8.1 Partes de una cuenta

• Título o nombre.

• Fecha.

• Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual

se está registrando.

• Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores

que se debitan o cargan y constituyen un aumento

(débito).

• Haber: columna de la derecha donde se registran los

valores que se acreditan o abonan y constituyen una

disminución (crédito).

• Saldo: lo constituye la diferencia entre él debe y el haber y

puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores

que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos

es mayor a la de los débitos.

2.8.2 Clasificación de las cuentas

2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance

Son las que representan valores tangibles como laspropiedades y las deudas; forman parte del balance de unaempresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo,Pasivo o Patrimonio.

Activo: es la cuenta que nos representa todos los bienes yderechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa.Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o encaja, las mercancías, los muebles y los vehículos; porderechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a sufavor.

Es la representación financiera de un recurso obtenido por elente económico como resultado de eventos pasados, de cuyautilización se espera que fluyan a la empresa beneficioseconómicos futuros.

Características de los activos: estar en capacidad degenerar beneficios o servicios.

• Estar bajo el control de la Empresa.• Generar un derecho de reclamación.

Pasivo: es la cuenta que representa todas las obligacionescontraídas por la empresa para su cancelación en el futuro.Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Es la representación financiera de las obligacionespresentes del ente económico, derivadas de eventospasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futurose deberá transferir recursos o proveer servicios de otrosentes.

Características de los pasivos

• La obligación tiene que haberse causado.• Existe una deuda con un beneficiario cierto.• Representa para la empresa una obligación presente.• Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar encierta manera.

• Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles comoconsecuencia de un compromiso contractual, o de unrequerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen también de prácticas normales denegocios, del deseo y la costumbre de mantener buenasrelaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.

Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo esentregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisiciónde un activo.

La liquidación de una obligación de una obligación presenteusualmente implica el que la empresa entregue recursos queconlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer losreclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio: es la cuenta que representa los aportes del dueñoo de los dueños para constituir la empresa y además incluye lasutilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por ladiferencia entre el Activo y el Pasivo.

Características del patrimonio: está constituido por el aporteinicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.

• Se incrementa con las utilidades y se disminuye con laspérdidas del ejercicio contable.

• Representa los recursos invertidos por los dueños de laempresa

• Es igual al activo total menos el pasivo total.• El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residualporque los derechos de los acreedores tienen prioridad desdeel punto de vista legal.

• Aportes efectuados por el propietario• Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.• La disminución del patrimonio en una empresa se origina dedos manera

• Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de laempresa.

• Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de laempresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado oTransitorias

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer lasutilidades, costos y gastos, son transitorias porque secancelan al cierre del período contable.

2.8.2.3 Cuenta de Orden

Son los dineros, documentos y bienes que están en poderde la empresa y no son de su propiedad, sino que los harecibido de otra empresa para su custodia, manejo onegociación.

2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes

Son las que reflejan hechos o circunstancias que puedenllegar a afectar la estructura financiera de un enteeconómico.

2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias

Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio ylas operaciones de otros entes que, por virtud de lasnormas legales o de un contrato, se encuentran bajo laadministración del ente económico.

2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales

Son las que reflejan las diferencias de valor existentesentre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado deResultados y las utilizadas para la elaboración de lasdeclaraciones tributarias, en forma tal que puedanconciliarse.

2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control

Las que se utilizan por el ente económico para registraroperaciones realizadas con terceros que por su naturalezano afectan la situación financiera de aquél, se usantambién para ejercer control interno.

2.9 INGRESO

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza unaventa o presta un servicio con el fin de obtener unautilidad.

2.10 GASTO

Son los pagos que debe efectuar la empresa por losservicios o elementos necesarios para el buenfuncionamiento, estos valores no son recuperables.

2.11 COSTO DE VENTAS

Es el que representa la adquisición de los artículosdestinados para la venta.

2.12 CUENTAS POR COBRAR

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja losderechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancíasvendidas a crédito. También se conoce como deudorescomerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de lassiguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas acrédito del periodo menos los cobros efectuados durante elmismo periodo.

2.13 BALANCE GENERAL

El Balance general, es el informe básico que muestra la situaciónfinanciera de un ente económico, en una fecha determinada.Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, loscuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dichasituación financiera.

2.14 ESTADO DE RESULTADO

El Estado de resultados, es el informe básico que muestra elresultado neto de las operaciones de un ente económico, duranteel periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastosy corrección monetaria.

2.15 REGISTRO

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientostécnicos adecuados a la organización de la entidad,observando las etapas del proceso contable relativas a laidentificación con sujeción a las técnicas de valuación quepermitan el debido reconocimiento, garantizando lacontabilidad y utilidad social de la información.

2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA

La esencia sobre la forma económica y social de loshechos debe primar sobre el requisito de forma oinstrumental, al momento de reconocimiento de loseventos y transacciones que los generan, respecto de loscuales se presume la debida observación de las realidadesjurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

2.17 PRUDENCIA

En relación con los ingresos, deben contabilizarseúnicamente durante el periodo contable y no lospotenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente ycon referencia da los gastos deben contabilizase no sololos realizados, sino también aquellos potenciales, desdecuando se tenga conocimiento, es decir aquellos quesupongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyoorigen se determine en el periodo actual o en periodosanteriores.

2.18 INVERSIONES

Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de losentes públicos, así como en la adquisición de títulosvalores, destinados al cumplimiento de las políticassociales, económicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE

El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo queregularmente el ente público debe medir los resultadosde sus operaciones financieras, económicas y sociales deejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metasde su programación de actividades, efectuando losajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable vadel 1 de enero al 31 de diciembre.

2.20 CUENTAS POR PAGAR

Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante.Obligación que la empresa contrae a corto plazo conterceros, en especial con los proveedores.

2.21 DEPRECIACIÓN

Pérdida del valor de los elementos del activo fijo oinmovilizado de cualquier institución, o empresa, alprestar la función que le es propia. Resulta de dividir elcosto original del elemento o bien por su vida útil.Aunque no es una erogación real de efectivo, lalegislación tributaria permite tratar esta partida como ungasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así enun crédito tributario.

2.22 EMPRESA

Se entenderá por empresa toda actividad económicaorganizada para la producción, transformación,circulación, administración o custodia de bienes o para laprestación de servicios. Dicha actividad se realizará através de uno o más establecimientos de comercio.

2.23 ENTE ECONOMICO

En la empresa, esto es la actividad económica organizadacomo una unidad, respecto de la cual se predica elcontrol de los recursos. El ente debe ser definido eidentificado en forma tal que se distinga de otros entes.

2.24 PERSONA NATURAL

Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa enalguna de las actividades que la ley consideramercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo elpersonal y familiar, sirve como prenda de garantía por latotalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollode la actividad de la empresa. (Guía para construir yformalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotápágs. 15,16).

2.25 PERSONA JURIDICA

La Persona jurídica es una persona ficticia, capaz deejercer derechos, contraer obligaciones y de serrepresentada judicial y extrajudicialmente. Las sociedadesson comerciales cuando contemplan dentro de su objetosocial, la ejecución de una o más actividades mercantiles yadquieren personería jurídica cuando se constituyen porEscritura Pública.

2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se define un establecimiento de comercio, como unconjunto de bienes organizados por el empresario pararealizar los fines de la empresa. Una misma persona podrátener varios establecimientos de comercio y a su vez, unsolo establecimiento de comercio podrá pertenecer a variaspersonas y destinarse al desarrollo de diversas actividadescomerciales.

2.27 SOCIEDADES COMERCIALES

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos omás personas que se obligan a hacer un aporte en dinero,trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial queincluya una o más actividades consideradas por la ley comomercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlasentre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente,forma una persona jurídica diferente de los socios.

2.28 COMERCIANTES

“Son las personas que profesionalmente se ocupan en algunade las actividades que la ley considera mercantil o Actosmercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque laactividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código deComercio).

Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permisopara el funcionamiento del negocio y llevar libros decontabilidad, de acuerdo con la legislación.

2.29 CICLO CONTABLE

https://www.youtube.com/watch?v=KERHtxy9bus

Es el proceso ordenado y sistemático de registroscontables, desde la elaboración de comprobantes decontabilidad y el registro en libros hasta la preparación deestados financieros.

2.29.1 Partes del ciclo contable

Consta de las siguientes partes:

Apertura: al constituirse la empresa, se inicia el procesocontable con los aportes del diseño o socios registrados enel inventario general inicial. Con el inventario generalinicial se elaboran el balance general inicial y elcomprobante diario de contabilidad, denominadocomprobante de apertura que sirve para abrir librosprincipales y auxiliares.

Movimiento: las transacciones comerciales quediariamente realiza una empresa deben estar respaldadaspor un soporte que permite su registro en el comprobantediario y traslado a los libros principales y auxiliares decontabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, deacuerdo con sus necesidades, se puede realizar en formadiaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobantediario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y

Cierre: en esta etapa se elabora lo siguiente:

Asiento de ajuste: registrado en el comprobante diario decontabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cualse traslada a los libros principales y auxiliares.Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes ysirve de base para preparar los estados financieros: balancegeneral y estado de ganancias y pérdidas.Comprobante de cierre: se elabora anualmente paracancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada alos libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance generalconsolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyenel inventario general inicial y el balance general inicialpara comenzar un nuevo ciclo contable.

2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD

Las características básicas de los Libros de contabilidaddeben remitirse, en principio, a una fecha de registro, unadescripción del registro y unas columnas donde se registrael valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida(debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo delos libros contables, pues elimina el uso del registromanual, pero esto no quiere decir que pierda suscaracterísticas enunciadas anteriormente.

2.31.1 Registro de los libros de comercio

El registro de los Libros de comercio se hará en lasiguiente forma:

En el libro se firmará por el secretario de la cámara decomercio una constancia de haber sido registrado, conindicación de fecha y folio del correspondiente registro,de la persona a quien pertenezca, del uso a que sedestina y del número de sus hojas útiles, las que seránrubricadas por dicho funcionario.

En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo lafirma del secretario, el hecho del registro y de los datosmencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).Los estados financieros deben ser elaborados confundamento en los libros en los cuales se hubierenasentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma talque se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro,de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar unanumeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetasdeben ser codificadas por cada clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del enteeconómico y a la de sus operaciones, se deben llevar loslibros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones,bien en forma individual o por resúmenes globales nosuperiores a un mes.2. Establecer mensualmente el resumen de todas lasoperaciones por cada cuenta, sus movimientos débito ycrédito, combinando el movimiento de los diferentesestablecimientos.3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento delos aportes de capital y las restricciones que pesen sobreellos.4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores.Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliaresnecesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas seregistren en los libros de resumen en forma global;b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de lasactividades propias de cada establecimiento, cuando sehubiere decidido llevar por separado la contabilidad de susoperaciones;c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquenlas cuentas, así como los códigos o símbolos utilizadospara describir las transacciones, con indicación de lasadiciones, modificaciones, sustituciones o cancelacionesque se hagan de unas y otras;d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea porunidades o por grupos homogéneos, ye. Conciliar los estados financieros básicos con aquellospreparados sobre otras bases comprensivas decontabilidad.

1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por losórganos colegiados de dirección, administración y controldel ente económico.2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad

Se aceptan como procedimientos de reconocido valortécnico contable, además de los medios manuales,aquellos que sirven para registrar las operaciones enforma mecanizada o electrónica, para los cuales seutilicen máquinas tabuladoras, registradoras,contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesariospara consultar y reproducir los asientos contables.En los libros se deben anotar el número y fecha de loscomprobantes de contabilidad que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en losauxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cadames, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de lasoperaciones a que éstos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adicionesal texto de los asientos o a continuación de los mismos.3. En los libros de contabilidad producidos por mediosmecanizados o electrónicos no se consideran “espacios enblanco” los renglones que no es posible utilizar, siempreque al terminar los listados los totales de control incluyanla integridad de las partidas que se han contabilizado.4. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en losasientos.5. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar loslibros.

Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros,incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando enlos mismos no se hayan cometido los actos prohibidos poreste artículo.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio

En los libros de comercio se prohíbe:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de lasoperaciones a que éstos se refieren.2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adicionesen el texto de los asientos o a continuación de los mismos.3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en losasientos. Cualquier error u omisión se salvará con unnuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlos libros.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio

En los libros de comercio se prohíbe:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de lasoperaciones a que éstos se refieren.2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adicionesen el texto de los asientos o a continuación de los mismos.3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en losasientos. Cualquier error u omisión se salvará con unnuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlos libros.