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Cátedra
Protocolo Público y Social
Docente / es:
Lic. Marcela Argumedo de Erice
Tec. Mariana Lucero de Noguera
Año lectivo: 2013
“LA COMUNICACION
PROTOCOLAR ESCRITA”
LA COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA,
EJECUTIVA Y PROTOCOLAR
I) "LA COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA".
La Comunicación Formal Administrativa es la base de la
Comunicación Protocolar.
La Comunicación Formal Administrativa en la República Argentina,
por ejemplo, se encuentra reglamentada en el Anexo I del Decreto PEN 333
del 19 de febrero de 1985; el cual, como ya habíamos dicho en la Unidad
Temática anterior, establece las normas para la elaboración, redacción y
diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación
administrativa.
El Anexo referido se encuentra dividido en 10 partes, que tratan
cada una un aspecto diferente de la redacción administrativa. La primera
parte establece una serie de definiciones de suma utilidad en el giro
comunicacional habitual de la Administración Central, ya que define con
absoluta claridad los conceptos de mensaje, proyecto de ley, proyecto de
decreto, resolución, resolución conjunta, disposición, nota múltiple, nota
circular, informe, dictamen, memorándum, arte, providencia, despacho
telegráfico y expediente. Desde la segunda hasta la quinta parte
reglamenta la estructura y la confección de los mensajes, de los proyectos
de ley y de decreto, y de las resoluciones y disposiciones. En la sexta parte
establece normas generales para la preparación y tramitación de la
documentación siguiente: notas, informes, dictámenes, memorándum,
partes y providencias. Y -finalmente- desde la séptima hasta la décima
parte establece las características estructurales y de confección de los
sobres, los sellos, las esquelas y las tarjetas.
Por cuanto resulta su conocimiento de suma utilidad para el lector
que se desempeña en ámbito protocolar, habremos de desarrollar a
continuación las definiciones que el Decreto 333/85 nos proporciona de
las diferentes formas de documentación formal administrativa:
1) MENSAJE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.1. del
Anexo del referido decreto, el "mensaje" es una nota que el Poder Ejecutivo
Nacional remite al Honorable Congreso de la Nación, mediante la cual
puede detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la
sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para
concretar la designación de determinados funcionarios, vetar total o
parcialmente una ley ya sancionada, pedir la devolución de mensajes
remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o
requerimiento.
2) PROYECTO DE LEY: De acuerdo con lo prescripto en el punto
1.1.2. Del Anexo, el "proyecto de ley" es una proposición escrita cuyo
contenido en caso de ser sancionado por el Honorable Congreso de la
Nación, constituir el texto completo de la ley, instituyendo una norma de
derecho que permitir la adopción de decisiones fundadas en ella.
3) PROYECTO DE DECRETO: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.3. del Anexo, el "proyecto de decreto" es una propuesta de una
decisión a adoptar por el Poder Ejecutivo Nacional, que constituye un acto
unilateral, de alcance individual o general, y que puede tener vigor y curso
dentro de la Administración Pública Nacional, fuera de ella o en ambas
esferas al mismo tiempo.
4) RESOLUCION: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.4. del
Anexo, la "resolución" es una medida que dictan los ministros, secretarios
de los Ministerios o de la Presidencia de la Nación u otras autoridades
facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas
que les hubieran sido delegadas, y que, según el tema, puede tener vigor y
curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella.
5) RESOLUCION CONJUNTA: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.5. Del Anexo, la "resolución conjunta" es un acto que suscriben
como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto 1.1.4. Y que
tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el Poder
Ejecutivo, inherentes a distintas esferas de la Administración Pública
Nacional.
6) DISPOSICION: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.6.
Del Anexo, la "disposición" es una decisión emanada de una autoridad
administrativa no superior (subsecretarios, titulares de organismos
descentralizados, directores generales) sobre cuestiones o asuntos de su
competencia.
7) NOTA: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.7. Del Anexo,
la "nota" es una comunicación escrita referente a asuntos del servicio, que
se dirige de persona a persona. De acuerdo con lo dispuesto en este punto
del Anexo, en el ámbito de la Administración Pública Nacional una nota
puede ser: a) "de carácter múltiple" o b) "de carácter circular".
Según lo dispuesto en el punto 1.1.7.1. Una "nota múltiple" es una
nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se
dirige a distintos destinatarios. En cambio, de acuerdo con el punto
1.1.7.2. una "nota circular" es una nota que se confecciona en varios
ejemplares de un mismo tenor y que dirige a diversos destinatarios, a
través de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para
impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.
8) INFORME: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.8. del
Anexo, un "informe" es un dato u opinión fundados que se da sobre un
asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia.
9) DICTAMEN: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.9. del
Anexo, un "dictamen" es una opinión que emite un órgano de consulta,
basada en las normas jurídicas de aplicación y en su caso, en la
jurisprudencia o antecedentes que pudieren existir, y que tiende a orientar
a la autoridad que debe resolver el caso.
10) MEMORANDUM: De acuerdo con lo prescripto en el punto
1.1.10. del Anexo, un "memorándum" es un escrito de uso interno que se
cursa a una autoridad determinada, comunicándole una situación especial
o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite que le
servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso. En este caso
el texto de la norma aclara que es una documentación administrativa que
se dirige "de persona a persona".
11) PARTE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.11. del
Anexo, un "parte" es una comunicación sintética que, por lo general, se
efectúa a diario o periódicamente, para informar sobre un asunto
determinado. En este caso, el texto también aclara que es una
documentación que se dirige "de persona a persona".
12) PROVIDENCIA: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.12
del Anexo, una "providencia" es un escrito, no sujeto a la emisión de
opinión, que resuelve cuestiones de trámite o peticiones accidentales.
13) DESPACHO TELEGRAFICO: De acuerdo con lo prescripto en el
punto 1.1.13. del Anexo, un "despacho telegráfico" (o "radiotelegráfico") es
el nombre de las notas que se cursan por estos sistemas de comunicación.
14) EXPEDIENTE: De acuerdo con lo prescripto en el punto 1.1.14.
del Anexo, un "expediente" es el conjunto de documentos o actuaciones
administrativas, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y
ordenados cronológicamente, en el que se acumulan informaciones,
dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión
tratada, a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar
a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva.
II) NORMAS GENERALES PARA LA PREPARACION Y TRAMITACION DE
LA DOCUMENTACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
Si bien los puntos 2 a 5 del Anexo del Decreto 333/85 carecen de
aplicación en el ámbito protocolar, el nro. 6 resulta de suma utilidad al
momento de redactar con absoluta corrección formal las notas
administrativas de carácter formal.
El interés protocolar en esta parte del Anexo, radica en que este
punto -además de contener disposiciones para la elaboración estructural
de informes, dictámenes, memorandos, partes y providencias- reglamenta
de manera clara y pormenorizada todos los requisitos que deben
observarse al confeccionar y redactar una nota formal en el ámbito de la
Administración Pública Nacional.
En efecto, al momento de confeccionar una nota protocolar, el lector
deber observar que en la misma se respeten -en primer lugar- todos los
requisitos formales que se transcriben a continuación.
1) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL: El papel para las notas
formales debe ser del tipo obra de primera, blanco alisado, de un peso
relativo de 82 gramos por metro cuadrado y de un formato de 210 por 297
milímetros.
2) ESCUDO Y DENOMINACION DE LA REPARTICION U
ORGANISMO: Si la nota debe ser escrita en papel que contenga el escudo
nacional y el nombre de una repartición u organismo de la Administración
Pública Nacional, la impresión de estos últimos debe hallarse de acuerdo
con lo reglamentado en el punto 5.1.1. del Anexo, sistema éste que
transcribimos a continuación.
2. a.) ORGANISMOS QUE ASISTEN AL PRESIDENTE DE LA
NACION: las notas deberán ser confeccionadas en papel con la leyenda
"Presidencia de la Nación", seguida por la denominación del organismo,
impresas en la parte superior izquierda de la hoja, a una (1) línea debajo
del escudo nacional, en negro y sin relieve. El tipo y tamaño de letras y
escudo deben ser como puede verse en el modelo nro. 1 que acompaña al
Anexo del decreto 333/85.
2. b.) ORGANISMOS DEPENDIENTES DEL PRESIDENTE DE LA
NACION: las notas deberán ser confeccionadas en papel con la
denominación del organismo y el agregado "Dependiente de la Presidencia
de la Nación" impresos en la parte superior izquierda de la hoja, a una (1)
línea debajo del escudo nacional en negro sin relieve. El tipo y tamaño de
letras y escudo deben ser como puede verse en el modelo nro. 2 que
acompaña al Anexo del decreto 333/85.
2. c.) MINISTERIOS Y SECRETARIAS: las notas deber n ser
confeccionadas en papel con el nombre correspondiente, impreso en la
parte superior izquierda de la hoja, a una (1) línea debajo del escudo
nacional, en negro sin relieve. El de las secretarías de los ministerios llevar
impresa la denominación a una (1) línea debajo del nombre del ministerio
del cual dependan. El tipo y tamaño de letras y escudo deben ser como
puede verse en el modelo nro. 3 que acompaña al Anexo del decreto
333/85.
2. d.) ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS: las notas deberán ser
confeccionadas en papel con el nombre del ministerio o de la secretaría en
cuya jurisdicción funcionen y la denominación del organismo, impresos en
la parte superior izquierda de la hoja, a una (1) línea debajo del escudo
nacional, en negro sin relieve. El tipo y tamaño de letras y escudo deben
ser como puede verse también en el modelo nro. 3 del Anexo. De acuerdo
con este punto el papel de nota de los organismos descentralizados podrá
llevar el logotipo en reemplazo del escudo nacional cuando aquél sea
distintivo del organismo.
3) MARGENES: De acuerdo con lo dispuesto en el punto 6.1.2. Del
Anexo del decreto 333/85 los márgenes que deben ser respetados son los
siguientes: a) Margen izquierdo: 40 mm.; b) Margen derecho: 10 mm. ; c)
Margen inferior: 25 mm.; y d) Margen superior: 50 mm.
4) SANGRIAS: De acuerdo con lo dispuesto en el punto 6.1.2.1. Del
Anexo, los párrafos al comienzo de una nota o después de punto y aparte,
se iniciarán dejando 10 (diez) espacios a partir del margen izquierdo.
5) LUGAR Y FECHA: Según lo establecido en el punto 6.1.3. del
Anexo del decreto 333/85, el lugar y la fecha de las notas formales en el
ámbito de la Administración Pública Nacional debe ser colocado a partir
del centro del espacio dispuesto para el texto y a dos (2) interlíneas por
debajo de la última línea del membrete cuando se use papel con impresión
tipográfica, o dejando un margen superior de 50 milímetros cuando se
usen hojas sin impresión, se colocar el nombre del lugar donde se emite la
nota y, seguidamente, la fecha. Este punto del Anexo aclara que cuando se
emite documentación en la ciudad de Buenos Aires, debe escribirse
"Buenos Aires" y no "Capital Federal".
Este punto aclara también que el espacio correspondiente a la fecha
debe dejarse en blanco hasta que la autoridad que corresponda haya
firmado, oportunidad en la que recién debe ser colocada.
6) ENCABEZAMIENTO: De acuerdo con lo dispuesto en el punto
6.1.4. del Anexo, el encabezamiento debe ser colocado a cuatro (4)
interlíneas debajo del lugar y la fecha, y a partir del margen izquierdo, se
escribirá, con caracteres mayúsculos, el nombre del organismo o servicio
al que vaya dirigida la nota.
7) ESPACIOS: De acuerdo con lo establecido en el punto 6.1.5.2. Del
Anexo, las notas deben escribirse a una (1) interlínea, dejando doble
interlínea después de cada punto y aparte.
8) TEXTO: Según el punto 6.2 del Anexo el texto de las notas debe
comenzarse a escribir a dos interlíneas debajo del encabezamiento y a diez
espacios a contar desde el margen izquierdo de la hoja. La redacción de
dicho texto debe ser clara, objetiva, concisa y en correcto español. Deben
evitarse tanto los preámbulos extensos como las expresiones que no se
refieran al objeto de la comunicación. Tampoco deben utilizarse palabras
en idiomas extranjeros, salvo que sean nombres propios o resulten de
dificultosa o imposible traducción. Para la iniciación del texto de notas
externas debe utilizarse la fórmula: "Me dirijo a usted..."; mientras que
para el saludo, debe hacerse uso tanto de "Saludo a usted atentamente"
como de "Saludo a usted con atenta consideración".
Según lo establecido, al pie de las notas externas -es decir las que se
dirigen fuera del ámbito de una repartición, institución u organismo- debe
colocarse: a) En el primer renglón: el tratamiento que corresponda, el
nombre del cargo y del organismo a donde va dirigida la nota, b) En el
renglón siguiente: el título profesional o el grado y la palabra "DON", o su
abreviatura, seguida del nombre y apellido del funcionario, y c) En el
último renglón las letras siguientes: "S. / D.". Lo dicho, el propio
Anexo lo grafica con un ejemplo, el cual transcripto en forma completa es
el siguiente:
AL SEÑOR
MINISTRO DE SALUD Y ACCION SOCIAL
DOCTOR D. N. N.
S. / D.
-----------------
También de acuerdo con el punto 6.2, la correspondencia dirigida a
autoridades extranjeras debe ser escrita en español, pudiendo agregarse
una traducción certificada por traductor público cuando fuere solicitada o
se creyere necesaria.
El punto 6.2.1.2. Establece que tanto el texto como la redacción de
la documentación administrativa no pueden ser alterados por quien la
reciba para su tr mite, mediante subrayados, trasposiciones, enmiendas,
agregados o cualquier otra modificación.
Según el punto 6.2.1.3. Los nombres, apellidos y uso de caracteres
mayúsculos deben utilizarse según el procedimiento consagrado en el
punto 2.1.6. , que es el siguiente: a) Los nombres de personas deben
escribirse completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los
nombres y después los apellidos. b) También de acuerdo con este punto,
deben escribirse con caracteres mayúsculos: los apellidos, títulos, nombre
de organismos, instituciones, países y todo aquello que por su importancia
sea conveniente resaltar; debiéndose escribir del mismo modo las
cantidades, las cuales siempre serán seguidas por su repetición en
números colocados entre paréntesis.
El punto 6.2.1.4. Reglamenta el modo en que deben expresarse y
abreviarse las pesas y medidas en la documentación administrativa.
Finalmente, y luego de discurrir acerca de una serie de requisitos de
trámite, cuyo tratamiento carece de interés para nuestra materia, el punto
referente al texto de la documentación administrativa termina disponiendo
algunas normas sobre las fórmulas usuales de cortesía y las clases y
colores de tintas que deben utilizarse.
Sobre las fórmulas de cortesía nada diremos ahora por cuanto ya
hemos hablado de ellas en la Unidad Temática referida a los Tratamientos.
En cuanto las clases y colores de tintas que deben ser utilizadas en la
documentación administrativa, el Anexo establece las siguientes
características: a) Escritura a m quina: negro fijo; b) Impresos de cualquier
naturaleza: negro; c) Papel carbónico: negro; d) Sellos: azul-negro y e)
Manuscritos: azul-negro.
III) CARACTERISTICA DE LOS SOBRES QUE DEBEN UTILIZARSE
PARA REMITIR DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.
De acuerdo con lo dispuesto en el punto 7 del Anexo del decreto
333/85 para la remisión de documentación administrativa deben
utilizarse, según los casos, sobres que respeten lo establecido en las
normas IRAM 3003, en todas sus partes. Asimismo, deben respetarse las
normas IRAM 3412 sobre la "forma de escribir los datos del destinatario y
del remitente y su ordenamiento", e IRAM 3415 sobre la "zona reservada
para franqueo e impresiones de matasello".
IV) CARACTERISTICAS, USO Y COLOCACION DE LOS SELLOS EN LA
DOCUMENTACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
El punto 8 del Anexo del decreto 333/85 trata específicamente
acerca del tema de las características, el uso y la colocación de los
distintos sellos que pueden utilizarse en la documentación administrativa.
Sin embargo, no todos los sellos de los que habla este punto
resultan de aplicación en la comunicación protocolar, por lo que sólo nos
habremos de referir al llamado "sello aclaratorio de firma".
Según lo dispuesto en la reglamentación, este sello debe ser de dos
líneas. En la primera debe consignarse el título profesional o el grado, y el
nombre y apellido del firmante y, en la segunda, su cargo o función dentro
de la repartición, institución u organismo. Las letras de la primera línea no
deben tener m s de 2 (dos) milímetros y las de la segunda deben ser un
poco más pequeñas, debiéndose guardar siempre una debida proporción
respecto de las primeras.
En el sello aclaratorio de firma deben evitarse las abreviaturas, salvo
-como dice el reglamento- que la extensión excesiva de la leyenda las
hiciera necesarias. Cuando exigencias de la función o del trámite lo
requieran, se podrá agregar en otra línea el número de matrícula, permiso,
etc.
V) LAS CARACTERISTICAS DE USO, LA CALIDAD Y EL FORMATO DE
LA ESQUELA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA.
El punto 9 del Anexo del decreto 333/85 establece las normas que
deben ser observadas para el uso y la confección de esquelas en el ámbito
de la Administración Pública Nacional.
A continuación transcribimos en forma íntegra este punto, ya que el
mismo habrá de resultar de suma utilidad al momento de referirnos a la
llamada "esquela protocolar".
a) AUTORIDADES QUE PUEDEN UTILIZAR LA ESQUELA Y
LIMITACIONES PARA SU USO:
-Ministros, secretarios, jefes de estado mayor, subsecretarios y
funcionarios con jerarquía equivalente y titulares de organismos
descentralizados y de empresas del Estado cualquiera sea su
denominación o naturaleza jurídica.
Según este punto, las esquelas no pueden ser utilizadas para
realizar salutaciones de fin de año u otras finalidades similares. De
corresponder este tipo de saludos a personas o entidades ajenas a la
Administración Pública, ellos se efectuarán a través de los organismos de
Ceremonial o de Relaciones Públicas correspondientes.
b) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL DE LAS ESQUELAS: Las
esquelas deben ser confeccionadas en papel medio hilo, con marca, peso
relativo de 106 gramos por metro cuadrado, con una tolerancia de hasta el
148 por 210 milímetros. La impresión del membrete y del escudo o
logotipo podrá ser realizada en el sentido del lado mayor o en el sentido
del lado menor de la hoja. En el primer supuesto, la impresión llevar, en
todos los casos, la denominación del cargo y del organismo impresas en
una línea en la parte superior central, en negro sin relieve y a una línea
debajo del escudo nacional en seco. La impresión sobre el lado menor de la
hoja llevará:
b.1.)Organismos que asisten al Presidente de la Nación: Papel con la
leyenda "Presidencia de la Nación" en una línea la denominación del cargo,
impresos en la parte superior central de la hoja, en negro sin relieve y a
una línea debajo del escudo nacional en seco.
b.2.) Organismos dependientes del Presidente de la Nación: Papel
con la denominación del organismo en una línea, y el agregado
"Dependiente de la Presidencia de la Nación" en otra y, en una tercera, la
denominación del cargo, impresos en la parte superior central de la hoja,
en negro sin relieve y a una línea debajo del escudo nacional en seco.
b.3.) Ministerios y secretarías: Papel con el nombre correspondiente
en una línea y debajo la denominación del cargo impresas en la parte
superior central de la hoja, en negro sin relieve, y a una línea debajo del
escudo nacional en seco. El de las secretarías llevar impresa la
denominación a una línea debajo del nombre del ministerio del cual
dependan.
b.4.) Organismos descentralizados y empresas del Estado,
cualquiera sea su denominación o naturaleza jurídica: Papel con el
nombre del ministerio o de la secretaría de la cual dependan o en cuya
jurisdicción actúen, en una línea; la denominación del organismo en otra
y, en una tercera, el cargo correspondiente impresos en la parte superior
central de la hoja, en negro, sin relieve y a una lína debajo del escudo
nacional en seco o del logotipo si correspondiere.
VI) LAS CARACTERISTICAS DE USO, LA CALIDAD Y EL FORMATO DE
LA TARJETA DE PRESENTACION EN LA ADMINISTRACION PUBLICA.
Tal como lo hemos hecho con la esquela, también en el caso de la
tarjeta habremos de transcribir íntegramente su reglamentación, ya que
ello habrá de servirnos luego para realizar el tratamiento de la tarjeta
protocolar.
a) AUTORIDADES QUE PUEDEN UTILIZARLA Y LIMITACION DE
USO:
-Ministros, secretarios, jefes de estado mayor, subsecretarios y
funcionarios con jerarquía equivalente, titulares de organismos
descentralizados y de empresas del Estado cualquiera sea su
denominación o naturaleza jurídica, directores nacionales o generales,
asesores de gabinete y funcionarios del Servicio Exterior de la Nación.
De acuerdo con esta reglamentación las tarjetas no pueden ser
utilizadas para salutaciones de fin de año u otras finalidades similares. De
corresponder este tipo de saludos a personas o entidades ajenas a la
Administración Pública, ellos se efectuarán a través de los organismos de
Ceremonial o Relaciones Públicas correspondientes, tal como ya se
encuentra reglamentado para el caso de la esquela.
b) CALIDAD Y FORMATO DEL PAPEL: la tarjeta dentro del ámbito
de la Administración Pública Nacional debe ser confeccionada en cartulina
opalina, con un peso relativo de 150 gramos por metro cuadrado, con una
tolerancia del 5% en más o en menos. Su formato debe ser de 55 por 97
milímetros. En una línea deben ser impresos el título profesional o el
grado, y el nombre y apellido del funcionario, y debajo, en una o dos
líneas, la denominación del cargo y del organismo. La impresión ser en
negro con relieve ubicada en el centro de la tarjeta debajo del escudo
nacional en seco o del logotipo si correspondiere.
VII) LA COMUNICACION PROTOCOLAR. SUS DIFERENCIAS CON LA
COMUNICACION FORMAL ADMINISTRATIVA.
Como dijéramos el principio de la presente Unidad Temática, la
Comunicación Protocolar se fundamenta en la Comunicación Formal
Administrativa, cuyas características, requisitos y condiciones de uso son
los reglamentados en el Anexo que acompaña al Decreto PEN nro. 333/85.
Sin embargo, entre ambos tipos de Comunicación existen algunas
diferencias de tal entidad que tanto uno como otro acaban por resultar
inconfundibles y por quedar delimitados a dos ámbitos de aplicación
claramente diferenciados.
1) En primer lugar, cabe destacar que si bien la Formal
Administrativa es la base de la Comunicación Protocolar, la primera sólo
tiene utilidad en el ámbito de la Administración Pública Nacional,
mientras que la segunda es de aplicación en todos aquellos organismos,
reparticiones o instituciones, tanto públicos como privados, en los que
deba realizarse alguna comunicación con cierto grado de formalidad.
En efecto, mientras el ámbito de la Comunicación Formal
Administrativa es sólo la Administración Central de la Nación; el de la
Protocolar es mucho más abarcativo, e incluye a los restantes poderes del
Estado Nacional y los de los estados provinciales, los organismos y
reparticiones municipales, las instituciones privadas, las empresas, y
cualquier otra organización de cierto nivel y con alguna complejidad
estructural.
2) La segunda diferencia radica en que la Comunicación
Administrativa está sólo limitada a los tipos de documentación que
consigna el Anexo del Decreto 333/85; mientras que la Protocolar es
mucho más amplia también en este sentido, y abarca a una serie de
papelería de complejidad y de extensión mayor.
En efecto, mientras la reglamentación de la Comunicación
Administrativa se refiere sólo a los tipos de documentación enumerados en
los puntos 1.1, 7, 9 y 10 del Anexo del referido Decreto; la Comunicación
Protocolar regula una cantidad mayor de documentos, fruto de la adición
de variaciones a la papelería administrativa tradicional y de algunos
documentos que son puramente protocolares, tanto en sus características
como en sus usos y formas. Esto último es lo que hemos denominado
como "Papelería Protocolar Básica", y sobre la cual hablaremos más
adelante.
3) En tercer lugar, la Comunicación Protocolar no utiliza algunas de
las reglamentaciones que se encuentran dispuestas para la Comunicación
Administrativa.
Por ejemplo, en la Comunicación Protocolar no se escribe en el
reverso de la hoja, mientras que en la Administrativa sí se lo hace (v. p. ej.
segundo párrafo del punto 6.1.2. y punto 6.1.5.1. del Anexo dec. 333/85);
en la Comunicación Administrativa pueden salvarse correcciones y
enmiendas, tanto como realizarse anotaciones marginales (v. p. ej. Punto
6.1.5.3. Del Anexo cit.), todo lo cual está absolutamente vedado en la
Comunicación Protocolar; entre otras diferencias.
4) En cuarto lugar, la Comunicación Formal Administrativa se
encuentra regida por un principio que hemos denominado como de
"Economía Administrativa"; mientras que la Comunicación Protocolar se
halla sometida a un imperativo de estilo, que nosotros hemos denominado
principio de "Formalidad Protocolar".
El punto 6.1.5.4. Del Anexo del Dec. 333/85 -que rige la
Comunicación Administrativa- es uno de los ejemplos con los que puede
explicarse esta diferencia. En efecto, el punto referido establece lo
siguiente: "Aprovechamiento del papel: cuando un organismo cambie de
denominación, se seguirá utilizando el papel en existencia hasta que se
agote totalmente, tachando en el membrete el nombre anterior y colocando
en su lugar a máquina, el que corresponda". Por el contrario, la
Comunicación Protocolar -que se encuentra regida por el principio que
hemos llamado de "Formalidad"- no acepta en modo alguno este
aprovechamiento del papel con la anterior denominación, y exige -en
cambio- que se emita la nota en cuestión en el papel que lleve la
denominación actual y correcta de la repartición, organismo o institución.
En suma, mientras la Comunicación Administrativa consiente que se
utilice el papel con membrete hasta agotar su stock; la Protocolar exige
que realice una urgente reimpresión del mismo, al menos para emitir
aquellas comunicaciones que sean de carácter estrictamente ceremonial.
5) Otra de las diferencias entre ambos tipos de Comunicación, radica
en el hecho de que la Administrativa se encuentra ceñida a utilizar las
fórmulas de iniciación y de saludo que reglamenta el Anexo del Dec.
333/85; mientras que la Protocolar se encuentra habilitada a utilizar todas
aquellas fórmulas de iniciación y de saludo que autorizan tanto la
tradición protocolar como las prácticas del Ceremonial internacional.
6) En cuanto a la utilización de grafías y papeles, la Comunicación
Administrativa se encuentra ceñida a lo prescripto en el Anexo; mientras
que la Protocolar se halla sólo condicionada por el buen gusto y por la
jerarquía protocolar de quien emite la comunicación. En efecto, la
Administración Central debe emitir sus comunicaciones en los papeles y
con las grafías que prescribe el Anexo para cada documento en particular;
mientras que la Comunicación Protocolar permite la utilización de todo
papel y de toda grafía que se avengan a los cánones del buen tono, de la
etiqueta y de la oportunidad de emisión. Es decir, que la comunicación
debe guardar el estilo de la redacción formal, debe hallarse a la altura de
quien la emite y de quien la recibe, y -finalmente- debe ser emitida en
tiempo y forma oportunos.
7) En la utilización de la "esquela" radica otra de las diferencias
existentes entre ambos tipos de comunicación. En efecto, mientras el
punto 9.1. del Anexo que reglamenta la Comunicación Administrativa
prohíbe en forma expresa la utilización de la esquela para enviar
salutaciones de fin de año u otras similares; es práctica generalmente
aceptada de la Comunicación Protocolar que la esquela es uno de los
medios idóneos para responder cualquier tipo de saludos.
Debido a lo prescripto en el punto citado, toda respuesta a un
saludo de fin de año -por ejemplo- debe ser formulada por la autoridad
ceremonial de la repartición; mientras que la Comunicación Protocolar
exige que todo funcionario, magistrado o dirigente institucional bien
nacido responda en forma inmediata y directa todo saludo que le haya sido
cursado a él en forma personal y de acuerdo con los principios y las
formas que rigen el Ceremonial escrito.
Por otro lado, los funcionarios de otros poderes no podrían cumplir
jamás lo preceptuado en una norma como la que prescribe la segunda
parte del punto 9.1., sobre todo, porque no pueden responder los saludos
que le fueron cursados a título personal a través de los organismos de
Ceremonial de la institución que los nuclea. Por ejemplo, si un diputado o
un juez de primera instancia es saludado a título personal es él quien debe
responder el saludo, ya que resultaría por demás improcedente que fuera
la Jefatura de Ceremonial de la Cámara de Diputados o la de la Corte
Suprema de Justicia quienes lo hicieran por aquéllos.
VIII) LA PAPELERIA PROTOCOLAR BASICA.
La Papelería Protocolar Básica es el conjunto de elementos de
comunicación protocolar con el que todo funcionario, magistrado o
dirigente institucional debe contar para cumplir de forma acabada con
todos sus compromisos comunicacionales de acuerdo con las pautas
relacionales del Ceremonial.
La Papelería Protocolar Básica se conforma de los siguientes
elementos de comunicación:
a) Papel carta, de dos tipos: a.1.) Papel carta funcional y, a.2.) Papel
carta personal.
b) Papel esquela.
c) Tarjetas de presentación, de dos tipos: c.1.) Tarjeta de
presentación funcional y, c.2.) Tarjeta de presentación personal. Si el
funcionario, magistrado, empresario o dirigente institucional es casado,
también deber contar con Tarjetas de presentación conyugales.
d) Tarjetón polivalente, de dos tipos: d.1.) Tarjetón polivalente
funcional y, d.2.) Tarjetón polivalente personal. Tal como sucede con el
caso señalado en el punto c) para el caso de las tarjetas de presentación, si
el funcionario, magistrado o dirigente institucional es casado, deber
contar asimismo con un Tarjetón polivalente conyugal.
e) Tarjetas de invitación, en especial del tipo polivalente. En el caso
de que el funcionario, magistrado o dirigente institucional sea casado,
deber contar con tarjetas de invitación conyugales.
f) Sobres, de dos tipos: f.1.) Sobres funcionales y, f.2.) Sobres
personales.
IX) EL PAPEL CARTA.
Tal como lo hemos dicho en el punto precedente, el funcionario,
magistrado, empresario o dirigente institucional que deba cumplir con las
normas comunicacionales del Ceremonial debe contar con dos tipos de
papel carta: uno funcional y otro personal.
IX.a.) EL PAPEL CARTA FUNCIONAL: El tipo de papel carta
funcional es aquél que se encuentra membretado con la denominación del
organismo, repartición, empresa o institución que dirige el funcionario,
magistrado, empresario o dirigente institucional. Puede o no llevar el
escudo nacional o el logo, según lo que disponga la reglamentación general
de la Administración (v.gr. Dec. 333/85), o por normativas particulares del
organismo, repartición, empresa o institución que aquellos dirijan.
Para el caso de la Administración Pública Nacional las
características del papel carta funcional son las enumeradas en el punto 6
del Anexo del Dec. 333/85, es decir que, tal como ya lo hemos señalado
oportunamente, debe ser un papel obra de primera, blanco alisado, con un
peso relativo de 82 gramos y una medida de 21 cm. por 29.7 cm.. Este
papel lleva el escudo nacional o logo institucional en el ángulo superior
izquierdo.
Para el caso de otros organismos, empresas o instituciones que no
tengan reglamentada su etiqueta comunicacional, lo correcto es que
también traten de utilizar un tipo de papel que no resulte inferior ni en
medida ni en calidad al descripto en el párrafo anterior, es decir, siempre
blanco y en una medida no inferior a los 210 por 297 milímetros.
Sin embargo, si el organismo, repartición, empresa o institución que
no pertenece al ámbito de la Administración Pública Nacional desea
contar con un papel carta de una calidad mayor a la anteriormente
descripta, tanto en gramaje como en impresión, puede hacerlo sin que
obste a ello impedimento protocolar alguno. No obstante, debe tener en
cuenta que dicho papel, aunque sea de alto gramaje o lleve impresión a
relieve y logotipo a colores naturales, siempre deber ser blanco, ya que no
debe utilizarse para la comunicación protocolar papelería de color.
Los emisores que no pertenecen a la Administración Central se
encuentran autorizados a imprimir tanto su denominación como su
escudo o logo identificatorio, en el centro de papel, cercanos al confín
superior del mismo. El escudo o el logo no deben imprimirse jamás en el
ángulo superior derecho del papel.
En cuanto a la grafía que debe utilizarse en la impresión del papel
carta protocolar, diremos que debe ser preferentemente de tipo inglesa o
similar, debiéndose reservar las grafías más modernas u originales para la
papelería comercial o la informal. La única excepción que podría hacerse
en este tema es cuando la grafía forma parte inescindible de la
denominación o de la marca comercial, con lo cual no hay más remedio
que respetar la grafía en cuestión aunque contravenga abiertamente las
reglas tradicionales de la ortodoxia gráfica protocolar.
Cualquiera sea el emisor, habrá de tenerse especialmente en cuenta
que las notas protocolares sólo deben escribirse en el anverso de la hoja,
ya que la utilización del reverso se encuentra reservada exclusivamente
para el caso de las notas de tipo administrativo. En ningún caso se
admiten en las notas protocolares las correcciones, las enmiendas o las
anotaciones marginales, ni a£n cuando fueren debidamente salvadas.
Tampoco pueden emitirse notas protocolares en un papel que no lleve la
denominación actual y correcta del organismo, repartición o institución
remitente.
En cuanto a la redacción de las notas protocolares, diremos que
rigen las mismas normas que reglamentan las notas administrativas,
aunque con ciertos agregados de estilo, propios del Ceremonial escrito.
Tales normas son las que a continuación se detallan.
Los márgenes de las notas protocolares pueden ser los mismos que
los dispuestos para las administrativas; es decir, de 40mm. Para el margen
izquierdo, de 10mm. Para el margen derecho, de 25mm. Para el margen
inferior y de 50mm. Para el margen superior. Las sangrías deben ser de 10
espacios, a partir del margen izquierdo, luego de cada punto y aparte.
También en las notas protocolares el lugar y la fecha se colocan a
partir del centro del espacio reservado al texto y a dos interlíneas por
debajo del membrete.
La redacción de las notas protocolares se realiza en tercera persona,
y comienza con el encabezamiento, en el cual debe hacerse correcta
mención del tratamiento y nombre completos y correctos del receptor,
seguidos del nombre de su ciudad de residencia o la palaba PRESENTE, si
la comunicación se entrega en mano. El encabezamiento debe escribirse
completamente en caracteres mayúsculos.
Cuando el encabezamiento se coloca al final de la primera carilla, se
lo denomina pie de nota, y también se escribe enteramente en mayúsculas.
Respecto del pie de nota debe tenerse especialmente en cuenta que el
mismo debe escribirse siempre al final de la primera página de la nota,
aunque esta última tenga más de una carilla. En este caso, al finalizar el
texto de la primera página habrán de tipearse hacia la derecha de la
interlínea previa al pie de nota tres barras (///) o bien un punto, una
barra y un punto (./.), o bien dos puntos, una barra y dos puntos (../..),
para aclarar que el texto continúa en la página siguiente.
Luego del encabezamiento, y a cuatro o cinco interlíneas del mismo,
se escribe el tratamiento o título o forma de cortesía correspondiente al
receptor de la nota. Es decir, "De mi consideración", "Señor Ministro",
"Señor Embajador", etc.
A título informativo, y para mejor comprensión de la bibliografía
extranjera en materia de Ceremonial escrito, diremos que el
"encabezamiento" en inglés se denomina "style" y en francés "reclame";
mientras que el "tratamiento o fórmula de cortesía" en inglés recibe el
nombre de "address" y en francés el de "appel".
En cuanto a la fórmula de cortesía que puede emplearse en las notas
protocolares, diremos que la Administración Pública Nacional sólo autoriza
la utilización de aquélla que dispone el cargo del funcionario a quien se
destina la comunicación, precedido del tratamiento de "Señor"; es decir
"Señor Presidente de la Nación", "Señor Presidente del H. Senado de la
Nación", "Señor Ministro", "Señor Senador", etc. (al respecto v. planilla
complementaria del punto 6.4.1. del Anexo del Decreto PEN 333/85).
Los emisores que no pertenecen a la Administración Central se
encuentran autorizados por la costumbre protocolar a utilizar otros
encabezamientos, tales como por ejemplo: "Excelentísimo Señor",
"Ilustrísimo Señor"(para el caso de autoridades extranjeras que tienen
derecho a este título), "Muy Señor mío", "Muy Señora mía", "De mi
consideración", "De mi mayor consideración", "De mi más alta y respetuosa
consideración", "De mi más alta y distinguida consideración", "De mi
distinguida consideración", "Distinguido Señor", "Distinguida Señora", etc..
Luego del texto de la nota protocolar se coloca el "saludo" o
"antefirma".
Las notas protocolares emitidas por organismos o reparticiones de la
Administración Pública Nacional deben utilizar únicamente las antefirmas
reglamentadas por el decreto PEN 333/85. Según dicha reglamentación,
contenida en la planilla complementaria del punto 6.4.1. del Anexo del
referido decreto, las antefirmas en el ámbito administrativo serán las
siguientes: A) "Dios guarde al Señor Presidente" (para los presidentes de la
Nación, la Corte Suprema de Justicia, del Senado y de la Cámara de
Diputados) y B) "Saludo a usted atentamente" para todos los demás
destinatarios.
También en este caso, los emisores que no pertenecen a la
Administración Central pueden hacer uso de una mayor variedad de
"antefirmas". A título de ejemplo, transcribimos algunas de las anterfirmas
consideradas como aptas para el uso protocolar: "Saludo a V.E. con mi
más alta y respetuosa estima", "Saludo al Señor Ministro con mi más alta
y distinguida estima", "Saludo al Señor Embajador con mi más alta y
distinguida consideración", "Saludo a usted muy atentamente", "Saludo al
Señor Ministro muy atentamente", etc..
La firma en las notas protocolares se impone al finalizar el texto,
hacia el margen derecho del papel.
Si la nota debe ser firmada por más de una autoridad del organismo,
repartición o institución remitente, debe respetarse entre ellas el estricto
orden de su precedencia; debiendo tenerse siempre en cuenta que sólo
habrán de firmar dos autoridades por línea, firmando la de mayor
jerarquía siempre a la derecha de la primera.
Gráficamente el sistema sería el siguiente:
a) Para el caso de dos autoridades: (2) (1)
b) Para el caso de tres autoridades: (2) (1)
(3)
c) Para el caso de cuatro autoridades: (2) (1)
(4) (3)
IX.b.) EL PAPEL CARTA PERSONAL: El tipo de papel carta personal
es aquél que debe utilizar el funcionario, magistrado, empresario o
dirigente institucional para cursar aquellas comunicaciones que emite a
título personal.
Si bien el papel carta personal no reconoce ninguna otra normativa
constitucional que la costumbre protocolar, diremos que por lo general
suele tener las mismas medidas que el papel carta funcional, es decir,
21cm. por 29.7cm.. Por lo demás, tanto el gramaje como las grafías
quedan al arbitrio del gusto y el buen tono de cada uno.
Como única norma que indica la costumbre protocolar, diremos que
el papel carta personal debe llevar la impresión del nombre o el
monograma de su propietario en el mismo lugar en que el papel carta
funcional lleva el escudo o el logo institucional, es decir, en el ángulo
superior izquierdo de la hoja.
Este tipo de papel puede llevar impresa la dirección y el número
telefónico del emisor, pero ello no es indispensable, ya que hay cartas
personales y usos del papel personal que no conllevan respuesta, y colocar
el remitente implicaría obligar al destinatario a contestar.
En todo caso, debe tenerse en cuenta que las cartas que se emiten
en este tipo de papel no llevan ninguna clase de sello aclaratorio de la
firma del emisor, por lo que en la papelería personal es por demás
importante que los nombres y apellidos sean firmados de manera legible,
sin rúbricas ni medias letras.
Una de las razones por las cuales se aconseja siempre el papel de
color blanco y la impresión de grafías sobrias en este tipo de papelería en
particular, es por el hecho de que en ella pueden enviarse cartas de
pésame o deben emitirse comunicaciones durante un período de luto de su
emisor.
Debe tenerse en cuenta que resulta opuesto a los más básicos
principios del respeto protocolar, el emitir notas de pésame o
comunicaciones durante un período de luto propio en una papelería de
color o con alguna impresión de fantasía.
Una costumbre protocolar muy difundida hasta no hace mucho
tiempo y que aún se respeta en algunos ámbitos de Occidente en los que
se siguen los estrictos cánones de la etiqueta clásica, es contar con un
papel carta especial para períodos de luto, impreso en colores oscuros y
contorneado por un reborde negro. Nada obsta a que -en la actualidad- el
funcionario tenga previsto en su papelería protocolar básica, este tipo
especial de papel rebordeado para emitir sus cartas personales durante un
período de luto.
X) EL PAPEL ESQUELA.
Para el caso de la Administración Pública Nacional la calidad y el
formato del papel esquela deben atenerse a lo dispuesto en el punto 9 del
Anexo del Dec. PEN 333/85; es decir, que debe ser un papel de medio hilo,
de 148mm. Por 210mm. y de unos 106 gramos por metro cuadrado de
peso relativo.
Por lo general, en los ámbitos ajenos a la Administración Central el
papel esquela no sobrepasa ni en alto ni en ancho las medidas citadas en
el párrafo anterior, ya que estas últimas son las más extendidas en
nuestro país.
Tanto dentro como fuera de la Administración Pública Nacional, el
escudo o logotipo y la denominación de la repartición, el organismo o la
institución pueden ser impresos en cualquiera de los dos anchos de la
hoja; es decir, permitiendo que el texto sea escrito en la hoja tanto en
sentido vertical como horizontal.
La diferencia primordial existente entre la nota y la esquela no es
sólo el tamaño del papel o la posibilidad de escribir en forma horizontal o
vertical; sino que la esquela comienza con la firma y la aclaración del
emisor y termina con el lugar y la fecha de la emisión.
La aclaración del nombre del firmante tanto puede ser impuesta en
sello como puede ir impresa ya en el papel a varias interlíneas después del
logo y la denominación de la repartición, organismo o institución.
El texto de la esquela, que como ya se ha dicho comienza luego de la
firma y de la aclaración de la firma del emisor, debe escribirse en tercera
persona y, por lo general, se inicia con frases tales como las siguientes:
"NN. Director General de XX (firma y sello aclaratorio) saluda a ZZ y tiene
el agrado de comunicarle que..."; "NN. Director General de XX (firma y sello
aclaratorio) se complace en presentar sus muy atentos saludos a ZZ y
tiene el agrado de comunicarle que..."; "NN Director General de XX (firma y
sello aclaratorio) se complace en saludar a ZZ y tiene el agrado de
comunicarle que ..."; etc...
Por lo general, una esquela de este tenor se emplea en el ambiente
protocolar para agradecer presentes, invitaciones y saludos, para enviar
felicitaciones por el Fin de Año, la Navidad y otras festividades religiosas o
de cualquier tipo de otras colectividades, para aceptar una invitación, para
enviar excusas por no poder concurrir a algún acto, recepción o
ceremonia, etc.
Existe otro tipo de esquela, a la cual el Ceremonial español le otorga
el nombre específico de "Saluda". Los "Saludas" son una suerte de
esquelas, cuya diferencia con las usadas en nuestro país es que suelen
tener una parte de su texto impreso y la otra mecanografiada. El texto
comienza llevando impreso el cargo de la persona y el organismo o
institución a la que pertenezca. Debajo, bien centrado y en un tipo de letra
igual pero de tamaño mayor lleva la palabra "SALUDA"; luego de ésta y
sobre el margen izquierdo del papel la letra "a" seguida de dos puntos.
Luego de esta letra "a:" se coloca mecanografiado el nombre del
destinatario.
Debajo del nombre mecanografiado del destinatario, y hacia el
margen izquierdo comienza otra frase impresa en el papel, con un texto
similar al que sigue: "y tiene el gusto de comunicarle que:” seguido del
texto de la esquela mecanografiado.
Finalizado el texto mecanografiado, el "Saluda" lleva impreso en el
centro el nombre completo del emisor, seguido abajo de una frase impresa
como la que sigue: "aprovecha esta ocasión para expresarle su
consideración personal" o "aprovechando para expresarle su consideración
más distinguida".
Por último, sobre el margen derecho, lleva impreso el nombre de la
ciudad, el día mecanografiado, luego "de" (impreso), el mes mecanografiado
y -finalmente- "de" (impreso) y el año mecanografiado.