la comunicacion escrita
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REDACCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA
LA COMUNICACIÓN ESCRITA Mariza Anabelle Carrión Ordoñez
El mundo de los negocios necesita entrar en contacto a través de un papel escrito.
La gestión de la comunicación escrita es considerada una de las tareas en el campo empresarial el comercio en general, la banca, la industria.
Aunque hoy se utilizan otras formas de comunicación, la evidencia de lo dicho y los hechos se fija en una comunicación escrita.
TÉCNICAS PARA REDACTAR
Son fórmulas encaminadas a simplificar las funciones secretariales y gerenciales.
Son herramientas que contribuyen a la correcta elaboración de documentos
que se manejan dentro y fuera del campo laboral, empresarial y social.
SUGERENCIAS PARA REDACTAR
Fijar ideas claras en nuestro pensamiento de lo que deseamos expresar por escrito.
Escribir estas ideas en orden secuencial (coherencia, precisión y elegancia) que le permitan una clara estructuración de los párrafos.
Utilice un lenguaje directo, sin tantos rodeos.
Escribir frases cortas, sencillas y claras.
Considerar que escribimos para que las personas que lean comprendan lo que queremos decir.
SUGERENCIAS PARA REDACTAR
Evitar la repetición de palabras, abreviaturas.
Recuerde que la puntuación y el uso del lenguaje son
definitivos para la claridad y precisión del texto.
Revisar tantas veces sea necesario para corregir los
errores.
Cuando corrija, lea el escrito como si fuera de otro.
Finalmente presentar un documento impecable.
GRACIASe-mail: [email protected]
REDACCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA
PROCESOS PARA REDACTAR UNA CARTA Mariza Anabelle Carrión Ordoñez
PROCESOS PARA REDACTAR UNA
CARTA
Fijar objetivos
Reunir todos los datos
Eliminar viejas fórmulas
Utilizar los tres pasos directos: exposición,
desarrollo y desenlace
Redacción de párrafos breves Gentileza dosificada
Uso correcto del lenguaje
Eliminar abreviaturas y contracciones
CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA
Búsqueda constante de lograr niveles de excelencia.
Presentación atractiva: tipo
de papel, márgenes y
separaciones apropiadas.
Claridad: No usar palabras rebuscadas
o vocablos ambiguos, evitar
abuso de abreviaturas,
procurar que la lectura sea fácil.
Corrección: imposible
cometer faltas de ortografía.
Orden: Exponga primero el
motivo de la carta, destaque siempre lo más
importante.
Concisión: Utilice frases que denoten
cortesía y completas, no repita palabras ni
conceptos, no se extienda con
expresiones inútiles, vaya directamente al
asunto.
Precisión: Busque frases que digan lo que usted
quiere expresar.
DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA
ENCABEZAMIENTO
MembreteRazón social, domicilio y dirección, publicidad o
lema y logotipo
Número consecutivo de la carta
Lugar y fecha
Nombre y dirección del destinatario
Asunto
Saludo o vocativo
CUERPO O TEXTO DE LA CARTA
Introducción
Exposición
Conclusión
CIERRE
Frases de despedida
Nombre del remitente
Anexo, copia
Identificación del que digita
COMUNICACIÓN DE UNA PÁGINA
SEGUNDA PÁGINA: Usar papel, igual tamaño, y color, pero sin membrete.
Nombre del destinatario: Sr. Juan ToledoNúmero de la página: página 2
Fecha de la carta y oficio: junio 12 de 2012
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Correspondencia es el conjunto de documentos personales o institucionales que forman parte de la historia de un individuo o entidad y como tal, constituyen una prueba de sus actuaciones.
Es la acción de enviar una comunicación escrita y recibir respuesta a ésa.
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REDACCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA
• ESTILOS DE CARTAS• CLASES DE SOBRES• RECOMENDACIONES IMPORTANTES AL MOMENTO DE
REDACTAR.
Mariza Anabelle Carrión Ordoñez
• Más usado y funcional.• La fecha, los párrafos y la despedida inician en el
margen izquierdo.
BLOQUE EXTREMO
• La fecha y la despedida inician en el centro de la línea de escritura y se escribe hacia la derecha.
• Los párrafos de la carta inician al margen izquierdo.
BLOQUE MODIFICADO
• La fecha y la despedida inician en el centro de la línea hacia la derecha.
• Los párrafos inician con sangría de cinco espacios.SEMIBLOQUE
CLASES DE SOBRES Oficial
Cuadrado españolRectangular
Sobre con ventanilla
Sobre manila
La identificación del documento se coloca siempre antes de la fecha.1
Para la fecha comprendida entre el 1 y 9 no será necesario anteponer el 0.
2
Se debe omitir la palabra número o su simbologíaya que está sobreentendida.
3
Evite abreviar la palabra oficio.4
RECOMENDACIONES IMPORTANTES:
5
Cuando la carta se extienda a más de una hoja, escriba por lo menos dos líneas del contenido en la hoja donde vaya la despedida.
Si utiliza negrilla para destacar el cargo del destinatario, hágalo también al final con los datos de remitente.
6
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