L I C O N S A, S. A. DE C. V.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

V e r s i ó n 2 0 1 8

Departamento de Activo Fijo y Archivo Documental

Índice. I. Introducción II. Objetivo General III. Ámbito de Aplicación IV. Marco Jurídico V. Metodología de Elaboración VI. Instructivo de Uso VII. Relación de Grupos Documentales VIII. Hoja de Cierre IX. Fichas Técnicas de Valoración Documental.

I. INTRODUCCIÓN: Liconsa, empresa de participación estatal mayoritaria, industrializa leche de elevada calidad y la distribuye a precio subsidiado en apoyo a la nutrición de millones de mexicanos, especialmente de niños de hasta 12 años, de familias en condiciones de pobreza, contribuyendo así a su adecuada incorporación al desarrollo del país.

En forma complementaria lleva a cabo la adquisición de leche nacional en apoyo a la comercialización de lácteo producido por ganaderos nacional. MISIÓN En virtud de que somos una empresa del Gobierno Federal con responsabilidad social, conformada por capital humano de excelencia, que

industrializa y comercializa productos lácteos de la mejor calidad nutricional a precio accesible, para contribuir a la alimentación y nutrición de las familias mexicanas, mejorar su calidad de vida, apoyar a su desarrollo físico y mental y generar el crecimiento del capital humano que necesitamos para el desarrollo de un país sano.

Nuestra Misión es:

TRABAJAR CON RESPONSABILIDAD SOCIAL PARA MEJORAR LA ALIMENTACIÓN DE LAS FAMILIAS MEXICANAS CON PRODUCTOS LÁCTEOS DE LA MEJOR CALIDAD. VISIÓN Aspiramos ser la empresa líder de la industria láctea, integrada por hombres y mujeres comprometidos con los valores institucionales, de

vanguardia, sustentable, autofinanciable, competitiva, que atienda con una elevada vocación de servicio a la población con productos de alta calidad nutricional y a precio accesible, mejorando los procesos de captación, industrialización, distribución y comercialización. Nuestra Visión es: SER LA MEJOR EMPRESA DEL SECTOR LÁCTEO, QUE POR SU COMPETITIVIDAD, AUTOSUFICIENCIA Y ELEVADA VOCACIÓN DE

SERVICIO, CONTRIBUYA AL DESARROLLO DEL CAPITAL HUMANO.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Con base en lo establecido en el Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008 se dan a conocer los Objetivos Estratégicos de Liconsa.

Procesar y comercializar leche fortificada

Asegurar una atención eficaz a la población objetivo del Programa de Abasto Social de Leche.

Asegurar una transferencia de ingresos a la población beneficiaria del Programa de Abasto Social de Leche.

Garantizar la entrega de leche fortificada y de elevada calidad a los beneficiarios del mismo programa.

Comprar leche a productores nacionales

Promover la reducción gradual y parcial de las necesidades de importación de leche por Liconsa.

Operar la planta productiva y los servicios de apoyo administrativo

Elevar la eficiencia en la operación de la planta productiva y mejorar los sistemas operativos, administrativos y de control de la entidad.

Con base en la Ley Federal de Archivos, los Instructivos para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, y del Catálogo de Disposición Documental; la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos, y en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal; así como las demás disposiciones normativas en materia de archivos aplicables; LICONSA a través del Departamento de Activo Fijo y Archivo Documental, presenta la actualización del “Catálogo de Disposición Documental”, donde se establecen los criterios para la valoración y disposición documental, permitiendo sustentar el funcionamiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, garantizando una mayor eficiencia sobre la identificación, generación, organización, conservación y destino final de los documentos.

El presente Catálogo de Disposición Documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste.

II. Objetivo General. Establecer criterios uniformes para la identificación, conservación, valoración y destino final de los expedientes resguardados en los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de LICONSA, permitiendo a su vez la localización expedita, así como su disponibilidad e integridad de la información generada o recibida en la Entidad.

Contar con una herramienta archivística de fácil manejo y aplicación que le permita a las áreas generadoras con base en sus funciones y atribuciones llevar a cabo la clasificación, organización y conservación de los expedientes de archivo.

Sistematizar el volumen de expedientes en los archivos de LICONSA, monitoreando los plazos de conservación para la aplicación de la baja parcial o total de los mismos.

Identificar las series documentales que se utilizan para la información clasificada como reservada y/o confidencial.

Asegurar la conservación y custodia del patrimonio documental de LICONSA, con el propósito de evitar: el uso indebido, el

ocultamiento, la destrucción, la divulgación, la mutilación o alteración de los expedientes.

III. Ámbito de Aplicación.

Los criterios y procedimientos previstos en el presente documento, relativo a la organización y conservación de los archivos y documentación institucional, serán aplicables a todas las Unidades Administrativas de LICONSA, las cuales deberán observar en todo momento los principios de conservación, procedencia, integridad y disponibilidad que en materia archivística señala el artículo 5 de la Ley Federal de Archivos. Dirección General - Subdirección de Coordinación de Gerencias - Departamento de Vinculación

Unidad de Comunicación Social - Subdirección de Comunicación Social - Departamento de Difusión - Departamento de Análisis y Atención a Medios - Departamento de Relaciones Públicas - Departamento de Apoyo Técnico

Unidad Jurídica - Subdirección Jurídica Contenciosa - Departamento Laboral Contencioso - Departamento de Normatividad y Asuntos Contenciosos

- Subdirección Jurídica Corporativa - Departamento de Contratos - Departamento de Licitaciones y Convenios y Órgano de Gobierno - Departamento de Vinculación e Información

Dirección de Abasto Social - Subdirección de Padrón de Beneficiarios - Departamento de Padrón de Beneficiarios - Departamento de Información, Estadística y Geográfica - Departamento de Mantenimiento Civil y Tarjetas - Subdirección de Distribución de Leche - Departamento de Abasto - Departamento de Control de Transporte

Propio - Departamento de Control de Transporte Privado - Subdirección de Concertación Externa - Departamento de Convenios con Actores Sociales - Departamento de Seguimiento Operativo - Departamento de Normatividad y Quejas.

Dirección de Producción - Subdirección de Aseguramiento de la Calidad - Departamento de Normatividad y Auditorías de Calidad - Departamento de Desarrollo de Proveedores y Estadística - Subdirección de Producción

- Departamento de Programación y Evaluación de la Producción - Departamento de Procesos, Mantenimiento y Conservación a Plantas - Departamento de Obra Pública - Departamento de Estudios y Proyectos - Departamento de Ingeniería Industrial - Subdirección de Maquila y Compra de Leche Nacional - Departamento de Administración de Centros de Acopio y Maquila - Departamento de Captación de Leche Nacional

Dirección de Finanzas y Planeación - Subdirección de Presupuesto - Departamento de Presupuesto de Gasto Corriente - Departamento de Presupuesto de Inversión - Departamento de Presupuesto de Adquisición de Materiales - Subdirección de Contabilidad General - Departamento de Contabilidad Financiera

- Departamento de Costos e Inventarios - Departamento de Impuestos - Subdirección de Tesorería General - Departamento de Operación Bancaria - Departamento de Cuentas por Pagar - Departamento de Cuentas por Cobrar - Departamento de Créditos Comerciales - Subdirección de Planeación Estratégica - Departamento de Evaluación de la Planeación

Dirección de Administración - Subdirección de Recursos Humanos - Departamento de Recursos Humanos - Departamento de Relaciones Laborales - Departamento de Prestaciones - Departamento de Seguridad e Higiene - Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales - Departamento de Servicios Generales - Departamento de Administración de Riesgos - Departamento de Activo Fijo y Archivo Documental - Subdirección de Modernización

- Departamento de Formación y Desarrollo Humano - Departamento de Organización y Procedimientos - Subdirección de Desarrollo de Sistemas Informáticos - Departamento de Desarrollo de Sistemas - Departamento de Tecnologías de la Información - Departamento de Base de Datos - Departamento de Infraestructura y Telecomunicaciones

Dirección Comercial - Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno - Departamento de Normatividad y Apoyo Técnico - Departamento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios - Subdirección de Adquisición de Leche - Departamento de Políticas y Estrategias - Departamento de Compras de Leche en Polvo

- Departamento de Tráfico - Departamento de Estadística y Evaluación - Departamento de Operaciones Fronterizas - Departamento de Operaciones Portuarias - Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales - Departamento de Programación y Compra de Insumos - Departamento de Control de Almacenes - Departamento de Transportes - Subdirección de Venta Comercial - Departamento de Planeación y Estrategia Comercial - Departamento de Venta de Productos Comerciales en la Red Institucional - Departamento de Venta de Leche

Fresca y Derivados - Gerencias Metropolitanas, Estatales y Programas de Abasto Social.

- Gerencias - Departamento de Control de Calidad - Departamento de Informática - Subgerencia de Administración y Finanzas - Departamento de Crédito y Cobranzas - Departamento de Almacén - Departamento de Finanzas - Departamento de Adquisiciones y Servicios - Departamento de Relaciones Industriales - Subgerencia de Padrón de Beneficiarios - Departamento de Padrón de

Beneficiarios - Departamento de Atención a Concesionarios - Subgerencia de Distribución y Mantenimiento - Departamento de Distribución - Departamento Comercial - Departamento de Mantenimiento Civil a Lecherías - Subgerencia de Producción y Mantenimiento a Planta Industrial - Departamento de Producción - Departamento de Mantenimiento a Planta - Departamento de Productividad Industrial - Departamento de Centros de Acopio

IV. Marco Jurídico

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en sus artículos 25 y 26, los artículos 16, 21 y 22 de la Ley de Planeación, así como lo previsto en el artículo 6 de la Ley General de Desarrollo Social determinan que el Estado Mexicano, su gobierno y su administración pública paraestatal se sujetaran bajo este marco normativo y especialmente, el del Plan Nacional de Desarrollo por medio del cual se precisan los objetivos nacionales, estrategias y prioridades. Además de los artículos arriba mencionados, la actuación de Liconsa y el Programa Institucional se rigen por las siguientes leyes y reglamentos: Carta Magna

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Leyes:

Ley Aduanera. Ley Agraria. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Amparo. Ley de Coordinación Fiscal. Ley de Impuestos Generales de Importación y de Exportación. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Ley de Planeación. Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Ley del Notariado (Correlativa a la Entidad de que se trate). Ley del Seguro Social. Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos. Ley de la Propiedad Industrial. Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas. Ley Federal de Competencia Económica. Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo. Ley Federal de Protección al Consumidor. Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita. Ley General de Bienes Nacionales.

Ley General de Desarrollo Social. Ley General de Salud. Ley General de Sociedades Mercantiles. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Ley para la Igualdad entre Hombres y Mujeres. Ley Federal Anticorrupción en Contrataciones Públicas. Ley de Comercio Exterior. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geografía. Ley de los Derechos de las Personas Adultas Mayores. Ley de Organizaciones Ganaderas. Ley Federal de Archivos. Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Códigos:

Código Civil Federal. Código de Comercio. Código Federal de Procedimientos Civiles. Código Federal de Procedimientos Penales. Código Fiscal de la Federación. Código Penal Federal. Código Nacional de Procedimientos Penales.

Reglamentos: Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Reglamento de la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios. Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta

Decretos:

Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente. Decreto por el que los titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y Servidores Públicos hasta el

nivel de Director General en el sector centralizado o su equivalente en el sector paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales, que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales, a quienes los sustituyan en sus funciones.

Decreto por el que se expide la Ley Federal de Archivos. Decreto por el que se expide la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Decreto de Austeridad y disciplina Presupuestal.

Manuales Administrativos de Aplicación General para la Administración Pública Federal vigentes, en materia de:

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección. Control Interno. Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos. Recursos Financieros. Recursos Materiales y Servicios Generales. Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Circulares: Oficio circular por el que se compensa a las empresas de participación estatal mayoritaria que se encuentran obligadas a la

determinación del pago de impuestos a que se refiere la Ley del Impuesto al Activo. Acuerdos:

Acuerdo por el que se da a conocer el Manual de Operación de Sistema Integral de Información de Padrones de Programas Gubernamentales.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de Desarrollo Social.

Acuerdo por el que se modifica el diverso por el que se expiden los Lineamientos para el Manejo de las Disponibilidades Financieras de las Entidades Paraestatales de la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se modifica el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal. Acuerdo por el que se instruye a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría

General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican.

Lineamientos:

Lineamientos generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Otras Disposiciones: Acta Constitutiva de LICONSA, S.A. de C.V. Estatutos Sociales de LICONSA, S.A. de C.V. Reglas de Operación del Programa de Abasto Social de Leche vigentes. Manual de Organización General (LICONSA, S.A. de C.V.). Normatividad para la Evaluación de los Programas Federales vigentes. CONEVAL. Políticas y Lineamientos Internos de LICONSA, S.A. de C.V. Reglamento Interno de Trabajo (Oficinas Centrales y Centros de Trabajo). Relación de Entidades Paraestatales de la Administración Pública Federal vigente.

DISPOSICIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Ley Federal de Archivos. Reglamento de la Ley Federal de Archivos. Norma del Archivo Contable Gubernamental Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal. Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de archivos y transparencia para la

Administración Pública Federal y su Anexo Único.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los lineamientos para la organización y conservación de los archivos.

V. Metodología de Elaboración La elaboración del catálogo de disposición documental de la SHCP se realizó en cuatro etapas, mismas que a continuación se enuncian:

Identificación. Consistente en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.

Valoración. Consistente en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación.

Regulación. En esta fase se elaboró e integró el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos por la autoridad competente, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección documental.

Control. Fase que consistió en la validación del catálogo de disposición documental.

Para llevar a cabo el proceso de identificación fue necesario, entre otras cosas:

Compilar la información institucional, disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y a los cambios

estructurales de la entidad. Reunir las disposiciones que regulan sus competencias, así como las normas y procedimientos que condicionan su aplicación real. Acopiar las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa.

Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia, mediante el análisis de manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos internos.

Entrevistar a los productores de los documentos en el ámbito institucional, que producen y tramitan los documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales.

Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.

Derivado de lo anterior el presente Catálogo de Disposición Documental, se realizó tomando como referencia las funciones sustantivas reflejadas en los procedimientos normativos que actualmente operan en LICONSA; asimismo se instauró el Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental de LICONSA, el cual contribuyó de forma determinante para acercar al área coordinadora de archivos de LICONSA, con las distintas áreas generadoras de documentación que realizan procedimientos sustantivos y comunes para definir, a través de los procesos ya mencionados, las series documentales que en el mismo se reflejan. Posteriormente a lo ya señalado, el viernes 08 de diciembre a las 10:00 horas en las instalaciones del Archivo General de la Nación, ubicado en Av. Ing. Eduardo Molina 113, esquina con Albañiles, Col. Penitenciaría, Del. Venustiano Carranza, C.P. 15350, Ciudad de México; se tuvo una reunión de asesoría convocada por parte del Archivo General de la Nación a través del Lic. Rogelio Cortés Espinoza y la Lic. Yuri Fabiola Castillo Barragán; la cual fue dirigida al Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental de LICONSA; donde se analizó la propuesta de Cuadro General de Clasificación Documental de LICONSA, y después de haber realizado diversas señalizaciones (en series documentales comunes y sustantivas), las cuales se tomaron en cuenta, el Archivo General de la Nación, a través de correo electrónico solicitó la versión final de dicho cuadro, el cual fue remitido mediante oficio SRMSG/SCR/413/2017.

Del mismo modo, mediante oficio DSNA/0003/2018, el Archivo General de la Nación aprobó dicho Cuadro, y en aras de continuar con la consolidación del Catálogo de Disposición Documental, solicitó darle continuidad a los trabajos de Valoración Regulación y Control, en términos de los documentos normativos correspondientes.

Para la etapa de valoración, se realizaron las siguientes actividades: Posteriormente en conjunto con el Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental de LICONSA, el Área Coordinadora de Archivos en conjunto con las diversas áreas generadoras, definieron el valor documental de cada una de las series dentro del catálogo, analizando sus características, la forma de generación, recepción, trámite y conclusión de cada uno de los asuntos. Para determinar los valores primarios y secundarios, así como, para fijar las vigencias documentales (plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación) y determinar los parámetros de utilidad de la documentación con base en las necesidades institucionales, fueron tomados en cuenta los criterios siguientes:

Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.

Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales). Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

Del mismo modo y dando seguimiento a los trabajos que se llevaron a cabo como parte del Comité Técnico Consultivo de los Archivos del Ejecutivo Federal “Sector Desarrollo Social”, el cual en su 2ª Sesión Ordinaria de 2017, en la cual estuvo presente Rogelio Cortés Espinoza Director del Sistema Nacional de Archivos; se acordó enfocarse a realizar la vinculación de procesos y la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental de las series documentales sustantivas; El Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental de LICONSA, se dio a la tarea mediante los trabajos señalados, en conjunto con las áreas sustantivas de la empresa, elaborar un repertorio de Fichas Técnicas de Valoración Documental de las series documentales sustantivas las cuales forman parte del presente documento.

En la etapa de regulación: Se consolidó el Catálogo de Disposición Documental conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación, obteniendo como resultado la integración del instrumento que permitirá a las unidades administrativas contar con un instrumento de consulta y control archivístico para conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia. Como resultado de esta etapa se da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos y los demás documentos normativos. En la etapa de Control: Al final del presente documento se localizan las firmas del Responsable del Área Coordinadora de Archivos, así como del Presidente del Comité de Transparencia de la institución. Se anexa al presente, las evidencias más representativas (anexo 1).

VI. Instructivo de Uso: Todas las unidades administrativas de LICONSA, aplicarán el Catálogo con la finalidad de regular las series documentales que correspondan con sus funciones comunes o sustantivas.

Este apartado permite conocer cada elemento del Catálogo de LICONSA para así facilitar su comprensión y aplicación:

FONDO SECCIÓN

CÓDIGO

NIVEL DE CLASIFICACIÓN VIGENCIA DOCUMENTAL TÉCNICAS DE SELECCIÓN

OBSERVACIONES (Series

Documentales)

Valor Documental Plazos de Conservación

Eliminación Conservación Muestreo

A L F AT AC Total 1. Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por LICONSA, con cuyo nombre está identificado. 2. Sección: Cada una de las divisiones del fondo documental, basadas en las atribuciones de LICONSA, de conformidad con las disposiciones legales aplicables, en este caso se encuentran reflejadas en macroprocesos de trabajo comunes identificados con la letra “C” (1C, 2C, etc.) y sustantivos identificados con la letra “S” (1S, 2S). 3. Código: es la identificación de cada serie documental, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Las series son el conjunto de documentos producidos en el desarrollo una misma atribución o proceso que giran en torno a un asunto específico.

4. Niveles de Clasificación: es la identificación del nombre genérico de cada serie documental. 5. Vigencia Documental: Se compone del valor documental y los plazos de conservación:

5.1 El valor documental. Es el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa (trámite) y semi-activa (concentración) de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la Entidad productora, como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión. En el presente Catálogo se detectaron tres tipos de valores en los expedientes:

Administrativo (A): Son todos los documentos que se producen en el desarrollo de una función. Legal (L): Son todos los documentos que permiten certificar derechos u obligaciones que sirven como prueba ante la ley. Fiscal (F) / Contable: El valor fiscal es aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de

obligaciones tributarias, mientras que los documentos contables son aquellos que pueden servir de soporte o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.

5.2. El Plazo de Conservación establece, en número de años, el tiempo que los documentos tendrán que conservarse en cada archivo, en los archivos de trámite y de concentración, así como el total de años de conservación. Una vez concluido el plazo en el archivo de trámite (AT), se podrá realizar una transferencia primaria al archivo de concentración (AC), donde se resguardará durante un periodo precautorio para su consulta.

• Archivo de trámite (AT). • Archivo de concentración (AC). • Total (AT + AC = Total de años de conservación).

6. Técnicas de Selección (y/o Destino Final): procesos referentes a las acciones de disposición final de los documentos. A partir del proceso de valoración, se especifica la conservación o la eliminación de éstos. Esto se indica con una “X” en cada una de las casillas correspondientes:

Eliminación: se señalan los documentos susceptibles de ser eliminados definitivamente, los cuales se someterán a valoración y/o autorización del Archivo General de la Nación (AGN).

Conservación: se señala la documentación susceptible de ser conservada permanentemente en su totalidad, la cual se someterá a valoración y/o validación del AGN.

Muestreo: se señala la documentación susceptible de ser conservada permanentemente mediante un proceso que seleccione sólo una muestra de los expedientes que ameriten conservarse. Dicho proceso se efectuará bajo algún método que se haya establecido por el área productora: método selectivo o cualitativo, sistemático (Cronológico, Geográfico, Alfabético y Numérico), método aleatorio (al azar), entre otros. El método determinado por el área productora está descrito en la ficha técnica de valoración de la serie documental que corresponde. Para LICONSA en el caso de las series documentales que se hayan valorado con un destino final de muestreo estarán sujetas al siguiente procedimiento de muestreo aleatorio simple:

o Una vez que se tengan los expedientes ordenados en cajas o legajos e inventariados, se tomarán ejemplares que en total sean el 10% de la cantidad total de expedientes a valorar.

o Las muestras deberán corresponder a diferentes cajas o legajos según sea el caso. Una vez seleccionada la muestra se procederá a realizar la valoración de lo que se deberá conservar y por otro lado lo que se irá a la baja definitiva.

o Este procedimiento deberá realizarse en presencia de la Coordinación de Archivos, el responsable de Archivo de Concentración de la Unidad Administrativa solicitante y el responsable de la unidad generadora de la información, para lo cual, se levantará un acta administrativa que acredite el procedimiento antes mencionado.

7. Observaciones: indica las observaciones que por su naturaleza no pueden ser consideradas dentro de los otros rubros. La base del Catálogo es el Cuadro, por consiguiente, tiene la misma estructura: fondo, sección y series. Es por ello que el presente instrumento servirá para establecer la clasificación archivística de los expedientes que produce LICONSA. Esto consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad para así saber quién produjo los documentos de archivo y bajo qué función o actividad. El personal responsable de resguardar la producción documental tendrá un control eficiente sobre los expedientes, ya que tendrá la información a la mano y podrá recuperarla rápidamente sin la necesidad de revisar uno por uno los expedientes que tiene bajo su custodia. Esta información deberá plasmarse en la carátula del expediente tomando los siguientes datos del presente Cuadro. (Ver imagen 1).

(Imagen 1).

SECCIÓN. 4C. RECURSOS HUMANOS

SERIE. 9. CONTROL DISCIPLINARIO

EXPEDIENTE. INFORMACIÓN REFERENTE A LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS DE LICONSA.

AÑO 2018 En el Catálogo se indica cuánto tiempo debe permanecer (plazos de conservación) los expedientes en el archivo de trámite (AT) y en el archivo de concentración (AC), lo cual dependerá, por una parte, de la conclusión del asunto o trámite, del valor documental, así como de la frecuencia de la consulta por parte de los servidores públicos de la unidad administrativa y por otra, de las disposiciones legales que regulen los procesos y procedimientos institucionales. La suma de los plazos de conservación con base en los aspectos mencionados conforma la vigencia documental. Por lo anterior, el Catálogo posibilitará la transferencia primaria (traslado controlado y sistemático) de los expedientes del archivo de trámite al de concentración y destino final de los mismos, es decir, la transferencia secundaria al archivo histórico o bien, la baja documental, evitando la acumulación de documentos en los archivos.

VII. Relación de Grupos Documentales.

VIII. Hoja de Cierre.

IX. Fichas Técnicas de Valoración Documental. Como parte del presente Catálogo de Disposición Documental, se anexan las fichas técnicas de valoración documental de las series sustantivas originales (anexo 2).