karim johana camargo holguÌn

Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 1

MANUAL PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DEL ÀREA DE COMERCIO

EXTERIOR DE LA EMPRESA DE SOLUCIONES, SERVICIOS E INNOVACIÒN ESSI

S.A.S

KARIM JOHANA CAMARGO HOLGUÌN

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

FACULTAS DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÒN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

BUCARAMANGA 2018


MANUAL PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS DEL ÀREA DE COMERCIO

EXTERIOR DE LA EMPRESA DE SOLUCIONES, SERVICIOS E INNOVACIÒN ESSI

S.A.S

KARIM JOHANA CAMARGO HOLGUÌN

TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE

NEGOCIOS INTERNACIONALES

JAIME ALEXANDER RANGEL CACERES

Especialista en Gerencia de Exportaciones

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

FACULTAS DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÒN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

BUCARAMANGA 2018


Dedicatoria

Dedico este proyecto de grado de manera especial a mi madre, Mónica Patricia Holguín y

a mi padre Daimer Camargo Curiel quienes han sido mi mayor soporte y apoyo durante el

transcurso de mi carrera como profesional, por todos sus sacrificios y esfuerzos para la

culminación de mi carrera, por ser el mayor ejemplo de inspiración para mí y enseñarme a ser

una mejor persona con capacidad de superarme y por desearme siempre lo mejor en cada

paso que doy. Gracias porque me han ayudado a construir y forjar la persona que ahora soy.

A mis hermanos por brindarme su tiempo y apoyo en el transcurso de mi carrera y por sus

palabras de aliento y consejos para seguir adelante.


Agradecimientos

El agradecimiento de este proyecto va dirigido primero a Dios quien me dio las fuerzas

necesarias para culminar este proceso de la mejor manera, a Él agradezco por siempre darme

su infinito amor y bendición.

En segundo lugar agradezco a mis docentes quienes estuvieron presentes durante mi

transcurso como profesional transmitiendo y compartiendo sus conocimientos hacia mí,

brindándome la mejor enseñanza para convertirme en profesional, en especial al docente

Jaime Alexander Rangel Cáceres ya que gracias a sus conocimientos y apoyo pude concluir

con éxito este proyecto.

Agradezco a mis compañeros y amigos con los que compartí muchas experiencias y

quienes compartieron su conocimiento conmigo.

A la Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S por brindarme la

oportunidad de adquirir nuevos conocimientos y experiencias en el ámbito empresarial y por

el apoyo de mis compañeros de trabajo quienes me aportaron gran conocimiento y

experiencia en el proceso de las prácticas empresariales.

Y a todas aquellas personas que durante estos cinco años estuvieron a mi lado

apoyándome y lograron que este sueño se haga realidad., gracias! Este nuevo logro es en gran

parte gracias a ustedespor todo su apoyo, comprensión y amor.


Tabla de contenido

Introducción ............................................................................................................................. 12

1. Descripción del problema ................................................................................................. 15

1.1 Pregunta de investigación............................................................................................... 18

2. Objetivos ........................................................................................................................... 19

2.1 Objetivo general ............................................................................................................. 19

2.2 Objetivos específicos...................................................................................................... 19

3. Justificación ...................................................................................................................... 20

4. Marco Teórico .................................................................................................................. 21

5. Diseño Metodológico ....................................................................................................... 23

5.1 Fuentes primarias ........................................................................................................... 23

5.2 Fuentes secundarias ........................................................................................................ 23

5.3 Instrumentos de recolección de información ................................................................. 24

5.4 Población de estudio....................................................................................................... 24

6. Cronograma de actividades .............................................................................................. 25

7. Presupuesto ....................................................................................................................... 26

7.1 Recursos institucionales ................................................................................................. 26

7.2 Recursos tecnológicos .................................................................................................... 26

7.3 Recursos económicos .................................................................................................... 26

8. Diagnostico del Área de Comercio Exterior de la Empresa de Soluciones, Servicios e

Innovación ESSI S.A.S ............................................................................................................ 27


8.1 Perfil de la empresa ........................................................................................................ 27

8.1.1 Generalidades. ......................................................................................................... 27

8.1.2 Antecedentes. ........................................................................................................... 27

8.1.3 Filosofía corporativa de la empresa. ........................................................................ 28

8.2 Diagnóstico del área de comercio exterior de la empresa ESSI S.A.S .......................... 29

8.2.1 Actividades comercio exterior. ................................................................................ 29

8.2.2 Seguimiento de las actividades de comercio exterior. ............................................. 29

8.2.3 Comunicación con otros departamentos. ................................................................. 29

8.2.4 Manejo de la información de las actividades del área de comercio exterior. .......... 30

8.2.5 Procesos actuales en el área de comercio exterior. .................................................. 31

8.2.6 Problemas existentes en el área de comercio exterior. ............................................ 32

9. Manual de procesos en el Área de Comercio Exterior de la Empresa de Soluciones,

Servicios e Innovación ESSI S.A.S ......................................................................................... 33

9.1 Proceso de exportación de bienes................................................................................... 34

9.1.1 Proceso Aduanero. ................................................................................................... 35

9.1.2 Proceso Cambiario ................................................................................................... 47

9.2 Proceso de importaciones .............................................................................................. 50

Conclusiones ............................................................................................................................ 54

Recomendaciones .................................................................................................................... 56

Bibliografía .............................................................................................................................. 57

Anexos ..................................................................................................................................... 60


Anexo 1. Entrevista para el análisis del área de comercio exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S. ................................................................. 60

Anexo 2. Formato requerimiento de importación o exportación de productos .................... 62

Anexo 3. Formato orden de producción ............................................................................... 63

Anexo 4. Formato requerimiento de cotización de productos y/o servicios ........................ 64


Lista de tablas

Tabla 1 Población de estudio ................................................................................................... 24

Tabla 2 Cronograma de actividades ......................................................................................... 25

Tabla 3 Recursos económicos .................................................................................................. 26

Tabla 4 Formato requerimiento de importación y exportación de productos .......................... 62

Tabla 5 Formato orden de producción ..................................................................................... 63

Tabla 6 Formato requerimiento de cotización de productos y/o servicios .............................. 64


Resumen

Título: Manual de procesos para la mejora del área de comercio exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S

Autores:Karim Johana Camargo Holguín

Palabras claves:Comercio exterior, manual de procesos, clientes extranjeros, eficacia,

procesos óptimos, satisfacción de los clientes.

Descripción:

El área de comercio exterior en cualquier empresa juega un papel fundamental en el proceso

de internacionalización porque ésta se encarga de la apertura de nuevos mercados en países

extranjeros y la expansión de las empresas a nuevos horizontes. Esto es muy importante para

la Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación (ESSI) debido a que está presente en 15

países del mundo y actualmente exporta el 80% de su producción, lo cual hace que sea una

empresa atractiva para clientes extranjeros.

ESSI no cuenta con un área de comercio exterior con procesos óptimos para el desarrollo de

sus actividades, es por ello que para el desarrollo del presente estudio se plantea como

objetivo principal elaborar un manual de procesos para la mejora del área de comercio

exterior con el fin de prestar un servicio y desarrollar productos integrales, eficaces y a la

vanguardia con el cambio continuo en el entorno; para así contribuir a optimizar el servicio

prestado por la empresa y la competitividad de la misma.

El proyecto estuvo enmarcado en el tipo de estudio descriptivo en la medida en que se

describieron las actividades desarrolladas en el área de comercio exterior para realizar un

análisis que permitiera obtener información necesaria para proceder con la mejora de los

procesosempleando una serie de técnicas e instrumentos de recolección de datos como el

análisis de fuentes documentales, la observación directa y las entrevistas. Se realizó un

diagnóstico del área de comercio exterior con el cual se pudo observar que los procesos

actuales presentan problemas en cuanto a la comunicación con otras áreas, sobrecostos,

reprocesos, es por esto que contar con un manual de procesos óptimos para desarrollar las

actividades de comercio internacional contribuye a minimizar los errores cometidos en las

actividades para así lograr la satisfacción de los clientes.


Abstract

Title:Manual of processes for the improvement of the foreign trade area of the Solutions,

Services and Innovation Company ESSI S.A.S

Authors: Karim Johana Camargo Holguín

Keywords:Foreign trade, process manual, foreign clients, efficiency, optimal processes,

customer satisfaction.

Description:

The area of foreign trade in any company has a fundamental role in the internationalization

process, because it is responsible for the opening of new markets in foreign countries and the

expansion of companies to new horizons. This is very important for the Solutions, Services

and Innovation Company (ESSI) as it is present in 15 countries of the world and currently

exports 80% of its production, which makes it an attractive company for foreign clients.

ESSI does not have an area of foreign trade with optimal processes for the development of its

activities, which is why the main objective for the development of this study is to prepare a

process manual for the improvement of the area of foreign trade in order toprovide a service.

The aim is also to develop integral, effective and cutting-edge products with continuous

change in the environment in order to contribute to the optimization of the service provided

by the company and the competitiveness of it.

The project was framed in the type of descriptive study to the extent that the activities

developed in the area of foreign trade were described in order to carry out an analysis that

would allow obtaining the necessary information to proceed with the improvement of the

processes using a series of techniques and instruments of data collection, such as the analysis

of documentary sources, direct observation and interviews. A diagnosis was made of the area

of foreign trade in which it was observed that current processes present problems in terms of

communication with other areas, cost overruns, reprocessing, which is why we have an

optimal process manual to develop the activities of international trade, which helps to

minimize the mistakes made in the activities in order to achieve customer satisfaction.


Introducción

La Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S., está dedicada al diseño,

producción y comercialización de máquinas envasadoras asépticas siendo una de las cuatro

empresas a nivel mundial que las produce. Fue fundada en el año 1996 y durante los primeros

años en el mercado prestó servicios de mantenimiento a diferentes clientes de la industria.

En el año 2000 asumió el reto de generar innovación, creando soluciones de proceso para

una empresa láctea regional. Del año 2003 al 2006 logró fabricar las primeras máquinas

envasadoras asépticas, incorporándolas con éxito a la empresa láctea líder del mercado

santandereano y de los años 2010 al 2012 logró llevar estas máquinas y diferentes equipos

para el proceso lácteo a 3 países latinoamericanos.

A partir del año 2016 se convirtió en aliado tecnológico de las empresas lácteas líderes de

grandes economías de países como: México, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Ecuador,

Perú, Chile, Paraguay, Argentina, India y por supuesto, Colombia y en la actualidades una

compañía que ofrece soluciones eficientes y globales con gran ventaja competitiva.

La experiencia por más de 20 años que ha tenido en el mercado le ha permitido estar

presente en 14 países, lo que la convierte en un aliado estratégico sumamente importante para

las empresas del sector (Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación S.A.S., s.f.).

Según el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (s.f.), la Empresa de Soluciones,

Servicios e Innovación ESSI S.A.S ha sido galardonada con el Premio Innova en tres


ocasiones, en los años 2006, 2012 y 2014, siendo reconocida como una de las empresas con

mayor innovación tecnológica del país.

Lo anterior ha sido importante para la empresa ESSI S.A.S., ya que ser líderes en

innovación tecnológica y en proporcionar soluciones eficientes a sus clientes los ha llevado a

tener una importante presencia tanto nacional como internacional, por este motivo es

necesario contar con un área de comercio exterior con procesos óptimos que proporcionen

una mayor eficiencia y eficacia en las actividades desarrolladas para ofrecer productos y

servicios de alta calidad a los clientes en el mercado internacional.

El área de comercio exterior en cualquier empresa juega un papel fundamental en el

proceso de internacionalización de las mismas, ya que ésta se encarga de la apertura de

nuevos mercados en países extranjeros y de la expansión de las empresas a nuevos

horizontes, por lo que:

Es necesario controlar y hacer seguimiento a todas las etapas que intervienen en los

procesos de importación y exportación por cuanto ello genera beneficios económicos y

una mayor productividad. Así, más allá de los trámites de exportación, la gestión sobre las

importaciones permite una mayor eficiencia en la adquisición de insumos y bienes de

capital, el aprovechamiento de los beneficios arancelarios que vienen por cuenta de los

acuerdos comerciales, las zonas francas o el Plan Vallejo (ProColombia, s.f., p.2).

Conociendo la necesidad de contar con procesos óptimos se plantea realizar mejoras en los

procesos del área de comercio exterior de la empresa ESSI S.A.S., empezando con un

diagnóstico de las actividades ejecutadas en esta área para conocer el estado actual, el cual se


hará con la ayuda de entrevistas realizadas a las personas involucradas en el área de comercio

exterior para recopilar información necesaria que ayude a conocer como está actualmente esta

área y tener resultados que conlleven a identificar los problemas existentes.

Lo que se espera con este diagnóstico es mejorar los procesos del área para de esta forma

mejorar la trazabilidad del área buscando las soluciones necesarias para que estos procesos

sean más eficientes y eficaces y lograr de esta manera la satisfacción final de los clientes.

Para esto se procederá a realizar un manual de procesos que ayude a la optimización de las

actividades desarrolladas de comercio internacional y, así mismo, verificar los resultados que

se van obteniendo para sugerir recomendaciones que ayuden con una mejora continua en el

área.


1. Descripción del problema

El diseño de procesos en una empresa es un aspecto fundamental e importante que se debe

tener en cuenta en las mismas para lograr una mejora en todas las áreas de ésta, ya que

específica cómo se desarrollarán las actividades que se deben realizar con el fin de optimizar

los recursos que se utilizan en dichos procesos.

Un diseño de procesos se puede realizar en diferentes casos, no solo es cuando se inicia

una nueva actividad productiva, tal como lo afirman Giudice y Pereyra (2005):

No sólo se desarrolla un diseño en los casos en que se emprende una nueva actividad

productiva sino que existen otras circunstancias que obligan a un rediseño del proceso;

como ejemplo se pueden citar el desarrollo de un nuevo producto a incluir o las

modificaciones sustanciales de uno ya existente, las variaciones significativas de la

demanda, los cambios en las estrategias que afectan la producción, las evidencias de un

desempeño insuficiente, las exigencias impuestas por la competencia, el surgimiento de

nuevas tecnologías, los cambios en los costos y/o la disponibilidad de los insumos, etc.

(p.2).

El crecimiento que ha tenido la Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI

S.A.S., a través de los años ha sido significativo gracias al aumento de la demanda que ha

tenido de clientes nacionales y más aún de internacionales, por lo cual cubrir esta demanda de

manera eficiente requiere de procesos óptimos en el área de comercio exterior en los cuales

prime la satisfacción de los clientes y se pueda lograr una optimización en tiempo, recursos,

costos, etc.


Debido a este notable crecimiento se necesitan estos procesos en el área de comercio exterior

que ayuden a mejorar no solo los procesos de las exportaciones de la empresa sino también

de las importaciones, ya que la empresa debe proveerse de materia prima desde diferentes

lugares del mundo y estos procesos deben ayudar a analizar las mejores opciones de compras

a proveedores en el mercado internacional con el fin de elegir la opción más factible que

ayude a disminuir costos en la materia prima y por ende obtener un mayor margen de

ganancia.

La empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI actualmente exporta 20 unidades

(máquinas) al año y cuenta con cerca del 50% de sus clientes en destinos como México,

Guatemala, Honduras, Ecuador y Argentina, por esta razón es importante que los procesos en

el área de comercio exterior sean los adecuados para continuar logrando el ingreso a

mercados internacionales.

Las ventas de la empresa en los últimos 3 años han ido aumentando pasando de

$21.103.558.476 en el 2015 a $21.810.249.097 en el 2016 y por último en el 2017 a

$31.728.469.304, de estas ventas las exportaciones en el año 2017 fueron de USD 1.147.627.

Con estas cifras se puede observar un notable aumento lo cual ratifica la importancia de

contar con procesos óptimos para que continúen las negociaciones con clientes extranjeros y

se logre la expansión de la empresa a nuevos mercados internacionales.

De igual manera, lo que ha hecho que esta empresa pueda crecer y mantenerse en

mercados externos es el alto componente de innovación y desarrollo tecnológico con el que

cuentan. Así lo explica el gerente Mauricio Bríñez en la Revista Gerente Colombia (2015):


Las utilidades de la empresa siempre se reinvierten en innovación y desarrollo, gracias a

ello nos hemos convertido en proveedores de empresas tan importantes como Emgesa e

Isagen, hemos realizado cerca de 200 proyectos de gran envergadura y contamos con una

base de 60 clientes internacionales (p.74).

La empresa ESSI trabaja para desarrollar y ofrecer productos competitivos en el mercado

internacional, así como se afirma en La Revista Gerente Colombia (2015) donde se menciona

a la empresa ya que tuvo como logro: “generar dentro de la compañía una buena cultura

organizacional, que ha hecho que el equipo de trabajo se encuentre comprometido con el

proyecto empresarial y con el desarrollo de productos competitivos para el comercio exterior”

(p. 76).

Lo anterior es importante que se conozca ya que para el presente proyecto se vuelve

necesario realizar una mejora en los procesos del área de comercio exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S., realizando un manual de procesos que tenga

en cuenta los aspectos mencionados en cuanto a exigencias del mercado, aumento en la

demanda, escogencia de proveedores internacionales, oferta de productos competitivos en el

mercado internacional, por lo cual se requiere que estos procesos se realicen de una manera

en la que se vea reflejada una mayor eficiencia y eficacia tanto en los procesos de exportación

como de importación, para lograr así la satisfacción de los clientes, la fidelización y por lo

tanto generar una recompra en el futuro.


1.1 Pregunta de investigación

¿Cuáles son los procesos adecuados que debe tener el área de comercio exterior de ESSI

S.A.S, para mejorar la trazabilidad buscando una mayor eficiencia y eficacia en las

actividades desarrolladas?


2. Objetivos

2.1 Objetivo general

Mejorar los procesos en el área de comercio exterior de la EMPRESA DE SOLUCIONES,

SERVICIOS E INNOVACIÓN ESSI S.A.S., buscando una mayor eficiencia y eficacia en las

actividades desarrolladas de comercio internacional, con la realización de un manual de

procesos.

2.2 Objetivos específicos

1. Realizar un diagnóstico de las actividades que se realizan en el área de comercio

exterior de la empresa ESSI S.A.S., con el fin de conocer la situación actual.

2. Recopilar y analizar la información obtenida en el diagnóstico de las actividades del

área de comercio exterior.

3. Definir los criterios necesarios, en base a la información obtenida por las personas

involucradas en el área de comercio exterior, para mejorar los procesos en esta área.

4. Realizar un manual de procesos en el área de comercio exterior de la empresa ESSI

S.A.S., con el fin de mejorar y lograr la optimización en tiempos, costos, eficiencia y

eficacia en las actividades de comercio internacional.


3. Justificación

Esta investigación se realizará debido a que el área de comercio exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S actualmente no cuenta con procesos bien

definidos para el desarrollo adecuado de sus actividades internacionales por lo cual es

necesario realizar un diseño de procesos que ayuden a la mejora de esta área.

La finalidad de este proyecto es conocer la situación actual en materia internacional de la

empresa objeto de estudio realizando un diagnóstico que permita identificar en qué se debe

mejorar y de esta manera proceder a realizar dicha mejora de los procesos en el área de

comercio exterior que ayuden a la optimización de tiempo, recursos, etc., con el fin de

obtener una mayor eficiencia y eficacia en las actividades a desarrollar.

En los últimos años la empresa ha crecido a nivel nacional e internacional y ha ganado

reconocimiento gracias a los productos y servicios ofrecidos, lo cual abre una ventana de

oportunidades para seguir entrando a más mercados internacionales, sin embargo para que

esto se dé, se debe hacer énfasis y trabajar en el área de comercio exterior para que exista una

mejor organización en todos los procesos y de esta manera lograr el éxito de las actividades

que se desarrollan y con esto una mejora en el área.

Este proyecto permitirá, gracias al diagnóstico ejecutado inicialmente, realizar un manual

de procesos que permita obtener resultados que ayuden a optimizar en tiempos y costos, así

como también en la eficiencia y eficacia de las actividades desarrolladas, con el fin de sugerir

recomendaciones que ayuden a la solución de los problemas que existen actualmente en el

área de comercio exterior.


4. Marco Teórico

El comercio es una actividad económica que surgió en forma de trueque y fue

evolucionando a través de los años instituyendo una moneda o una manera fija de

intercambio, la cual permitiría a los pueblos y futuras naciones darle valor a sus bienes

estableciendo un precio por estos. Esto abrió puertas para la globalización de productos lo

cual dio paso al comercio internacional.

El comercio internacional nace de la necesidad de los países por adquirir bienes que no se

producen dentro de su territorio o que se pueden obtener en otros países a un menor costo y

de mejor calidad. El comercio internacional es considerado un factor fundamental en el

crecimiento de la economía, es así como, los países en esta búsqueda de poder y de

desarrollo, han encontrado en el comercio la fuente de grandes descubrimientos, como

económicos, tecnológicos y competitivos.

Como lo menciona Daft (s.f) en su libro Teoría y diseño organizacional: “Las fuerzas

económicas, tecnológicas y competitivas se han combinado para impulsar a las empresas de

un enfoque doméstico a uno global. La importancia del entorno global para las

organizaciones actuales se refleja en la economía global cambiante” (p.211).

Definir el comercio internacional en la actualidad exige aludir a los actos de comercio que

se derivan de los intercambios de bienes, productos, servicios e incluso de conocimientos

entre los habitantes de dos o más países o regiones económicas. Las economías que

participan en el comercio internacional son economías abiertas, lo que en la práctica significa


que se realizan salidas o entradas de mercancías, dentro de una regulación más o menos

proteccionista. (EAE Business School, s.f)

A partir de esto, surgen grandes teorías que investigaron las causas del comercio

internacional tratando de demostrar los beneficios del libre comercio. Primero se encuentra la

teoría de la ventaja absoluta de Adam Smith, la cual sostiene que:

Con el libre comercio, cada país podría especializarse en la producción de aquellos bienes

en los cuales tuviera una ventaja absoluta (o que pudiera producir de manera más eficiente

que otros países) e importar aquellos otros en los que tuviera una desventaja absoluta (o

que produjera de manera menos eficiente). (González, 2011, p. 104)

Por otro lado, David Ricardo establece la teoría de la ventaja comparativa la cual establece

que:

Aun cuando un país tuviera una desventaja absoluta en la producción de ambos bienes con

respecto al otro país, si los costes relativos (o coste de un bien medido en términos del otro

bien) son diferentes el intercambio es posible y mutuamente beneficioso. La nación menos

eficiente debería especializarse en la producción y exportación del bien en el cual su

desventaja absoluta es inferior. Este es el bien en el que el país tiene ventaja comparativa.

Por otro lado, el país debería importar el bien en el que su desventaja absoluta es superior,

o sea, el bien en el que tiene desventaja comparativa. (González, 2011, p. 104)


5. Diseño Metodológico

Para el desarrollo de la presente investigación se hizo necesaria la utilización del tipo de

estudio descriptivo en la medida en que se describieron las actividades desarrolladas

actualmente en el área de comercio exterior de la empresa ya que se busca conocer la

situación actual a través de un análisis que permitirá recoger información necesaria que ayude

a proceder con la mejora de los procesos.

Como lo afirma Sampieri en su libro Metodología de la Investigación: “Con los estudios

descriptivos se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas,

grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un

análisis” (p. 92).

5.1 Fuentes primarias

Las fuentes primarias que se utilizaran para la recolección de la información son la base de

datos de la empresa objeto de estudio, investigaciones realizadas anteriormente

correspondientes al tema del área de comercio exterior y las entrevistas realizadas a las

personas involucradas del área en mención y la observación directa.

5.2 Fuentes secundarias

Se utilizaran libros, web grafía y revistas que permitan obtener información para la

estructuración del trabajo de investigación, así como también páginas como el Ministerio de


Comercio, Industria y Turismo y Procolombia, y demás fuentes secundarias que puedan ser

un aporte de información necesaria para el objeto de estudio.

5.3 Instrumentos de recolección de información

La herramienta a utilizar para la recolección de la información es la entrevista, la cual

comprende un cuestionario, que según Chasteauneuf (citado en Sampieri, Collado y Lucio,

2014) “Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto de una o más variables

a medir”(p. 217). Esta herramienta proporcionará la información necesaria por medio de

preguntas específicas realizadas a las personas involucradas en el área de comercio exterior

con el fin de obtener respuestas que ayuden a conocer el diagnóstico actual del área y así

implementar procesos óptimos enfocados en la mejora continua.

5.4 Población de estudio

La población de estudio que se utilizara en el presente proyecto serán las personas que

hacen parte del área de comercio exterior de la Empresa de Servicios Soluciones e

Innovación ESSI S.A.S:

INSTITUCIÓN MUESTRA CARGO TÉCNICA

ESSI S.A.S. 1 Director de expansión Entrevista

ESSI S.A.S. 1 Jefe de Comercio Exterior Entrevista

Tabla 1 Población de estudio

Fuente: El autor


6. Cronograma de actividades

El cronograma relacionado a continuación se elaboró según el Diagrama de Gantt y en

este se exponen las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto para llevar a cabo el

diseño e implementación de procesos en el área de comercio exterior de la empresa ESSI

S.A.S., las cuales se tienen planeadas que se ejecuten de la siguiente manera:

Tabla 2 Cronograma de actividades

Fuente: El autor

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Presentación propuesta trabajo de grado

Asignación de tutores

Asesoramiento construcción anteproyecto

Entrega de anteproyecto

Diagnóstico del área de comercio exterior

Entrega primer avance proyecto

Entrega de correcciones

Realizar instrumento de recolección información

Aplicación instrumento (entrevista)

Análisis información entrevista

Entrega segundo avance proyecto

Entrega de correcciones

Definición de criterios

Diseño del proceso de comercio exterior

Implementación del proceso

Conclusiones y recomendaciones

Entrega tercer avance proyecto

Revisión informe final por parte de tutores

Entrega informe final

Revisión final y visto bueno de tutores

Asignación y entrega a calificadores

Revisión y aprobación por calificadores

Sustentación Proyecto de Grado

Notificación calificación final

ABRIL MAYO JUNIOACTIVIDADES


7. Presupuesto

7.1 Recursos institucionales

Asesorías y consultas de tutores

Internet UDES

Biblioteca UDES

7.2 Recursos tecnológicos

Computador portátil

Celular

7.3 Recursos económicos

CONCEPTO CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

Transportes 200 $2.300 $460.000

Fotocopias e

impresiones

60 $100 $6.000

USB 1 $20.000 $20.000

Alimentación $50.000

Papelería $50.000

Llamadas y datos $80.000

TOTAL $666.000

Tabla 3 Recursos económicos Fuente: El autor


8. Diagnostico del Área de Comercio Exterior de la Empresa de Soluciones,

Servicios e Innovación ESSI S.A.S

8.1 Perfil de la empresa

8.1.1 Generalidades.

Nombre de la empresa EMPRESA DE SOLUCIONES, SERVICIOS E

INNOVACIÒN ESSI SAS

Representante Legal MAURICIO BRIÑEZ

Dirección Carrera 16C #60-110, La Esmeralda, Girón, Santander

Teléfono 6532226

Pagina web www.essi.com.co

8.1.2 Antecedentes.

ESSI es una empresa Sostenible que cuenta con tres líneas de negocio: Procesos

Asépticos, Energía & Automatización y BPO Mantenimiento. Es una compañía que ofrece

soluciones eficientes y globales con gran ventaja competitiva. La experiencia que han tenido

por más de 20 años en el mercado les ha permitido estar presentes en 15 países como:

México, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Ecuador, Perú, Chile, Paraguay, Argentina, India

y por supuesto, Colombia. Lo que los convierte en un aliado estratégico sumamente

importante para las empresas en ambos sectores.

http://www.essi.com.co/


ESSI se ha distinguido por sus líderes, productos, servicios e innovación tecnológica

gracias a sus más de 356 funcionarios, tanto nacionales como internacionales, que le ponen el

corazón y el alma a cada proyecto que emprenden.

8.1.3 Filosofía corporativa de la empresa.

8.1.3.1 Misión.Somos una organización dinámica, constituida por un equipo de personas

integrales con criterios técnicos e identificados en una cultura que establecen de forma

planificada soluciones flexibles con tecnología innovadora, generando rentabilidad, valor a

nuestros clientes, estabilidad laboral, bienestar a la comunidad y crecimiento al país.

8.1.3.2 Visión. En 2020 ESSI, EMPRESA DE SOLUCIONES SERVICIOS E

INNOVACION tendrá un crecimiento sostenido de 20% anual en ventas, consolidando la

marca ESSI como aliado integral para facilitar las operaciones a nuestros clientes de manera

continua con presencia en 20 países a nivel mundial. (América, África, Europa y Asia).

8.1.3.3 Valores.

Innovación. Nos mantenemos a la vanguardia, utilizando tecnología de punta.

Pasión. Ponemos el corazón y el alma a cada proyecto que emprendemos.

Responsabilidad. Obramos con seriedad, cumpliendo con nuestros deberes y

obligaciones.

Respeto. Basamos nuestras relaciones en escuchar, entender y valorar a los otros.

Sinceridad. Todas nuestras operaciones están guiadas por la transparencia y rectitud.

Alegría. Resolvemos cualquier dificultad poniendo una sonrisa en nuestros labios.


8.2 Diagnóstico del área de comercio exterior de la empresa ESSI S.A.S

De acuerdo a la información obtenida durante la realización de la entrevista a las personas

involucradas en el área de comercio exterior y la observación continua se pudo conocer cómo

se encuentra actualmente esta área de la empresa y qué aspectos se deben mejorar, los

siguientes son los resultados de la entrevista:

8.2.1 Actividades comercio exterior. Las actividades que se realizan en el área de

comercio exterior son las de exportación e importación de bienes, las cuales tiene una

frecuencia muy alta debido a la necesidad de clientes extranjeros de los productos ofrecidos

por la empresa ESSI S.A.S y a su vez la necesidad de ESSI de productos provenientes de

otros países para la producción de la mercancía.

8.2.2 Seguimiento de las actividades de comercio exterior. En el área de comercio

exterior no se cuenta con formatos ni otra forma de realizar seguimiento y que sirvan de

análisis y evaluación de las operaciones internacionales, por lo cual es importante diseñar

formatos internos que permitan reflejar la evidencia y la trazabilidad de las diferentes etapas

en las que exista una negociación con el exterior y que estos sirvan de análisis para el área.

8.2.3 Comunicación con otros departamentos. De acuerdo a la entrevista realizada y a la

observación continua, se pudo conocer que existe una falencia en cuanto a la comunicación

que tienen las demás áreas con el área de comercio exterior, ya que muchas veces toman

decisiones sin canalizar la información por el área de comercio exterior, es decir, no

comunican a dicha área las decisiones que piensan tomar con respecto a una negociación


internacional y realizan el contrato de la negociación sin tomar en cuenta las

recomendaciones que el Jefe de Comercio Exterior podría dar a las áreas para que este

proceso sea más eficiente y no existan problemas en el futuro de la negociación.

Es importante que cada vez que una UEN realice una negociación, canalice la información

a través del área de comercio exterior, ya que estas otras áreas no cuentan con la información

necesaria para cerrar una negociación, debido a que existen muchos aspectos (Término de

negociación Incoterm, las obligaciones y riesgos de las partes, costos fletes, seguros, etc) en

los cuales debe intervenir una persona experta en comercio exterior para que el contrato final

sea firmado con las condiciones de negociación apropiadas y beneficiosas para ambas partes,

por esta razón deben comunicar al área de comercio exterior cada vez que se esté entrando en

una nueva negociación.

El aspecto de la comunicación debe mejorarse entre estas áreas porque es vital al momento

de iniciar una negociación, por eso en el manual de procesos para la mejora del área de

comercio exterior se planteara una etapa de negociación donde cada vez que se dé inicio a

una negociación esta área debe canalizar la información y tenerse en cuenta para dar una

asesoría y brindar la ayuda necesaria para que dicha negociación se cierre adecuadamente.

8.2.4 Manejo de la información de las actividades del área de comercio exterior. El

área de comercio exterior no cuenta con una base de datos a la cual se pueda recurrir al

momento de necesitar información acerca de las actividades de exportación o importación, lo

cual hace que sea extenuante y con mucha demora el momento en que se requiera

información, ya sea la misma área de comercio exterior y otras, debido a que dicha

información debe buscarse en los correos de comercio exterior o recorriendo otras áreas.


Este aspecto debe mejorarse porque es importante contar con un archivo histórico tanto

electrónico como físico al cual se pueda acceder fácilmente al momento de necesitar

información de las operaciones internacionales y de los documentos que las soportan, lo cual

proporcionará mayor optimización de tiempo y mayor control y seguimiento de las

operaciones realizadas.

8.2.5 Procesos actuales en el área de comercio exterior. Actualmente en el área de

comercio exterior no se tienen bien definidos los procesos para realizar las actividades, por lo

cual es necesario un re diseño donde se tengan en cuenta todos los aspectos necesarios para

lograr ver una mejoría en el área, debido a que al momento de realizar una exportación o

importación existen demoras, sobrecostos y otros aspectos que van generando perdidas a la

empresa, esto se debe a la falta de procesos bien definidos y a la falta de asignación de

responsables de cada actividad, ya que según lo observado muchas veces no se encuentra el

responsable de actividades que se realizan debido a la falta de organización.

Esto es de vital importancia para esta área, ya que ésta juega un papel fundamental en la

empresa y debe contar con procesos que ayuden a optimizar tiempo, recursos, etc., y se

obtenga la satisfacción de los clientes internacionales, debido a que la empresa está

exportando el 80% de lo que produce.

Debido a lo anterior este aspecto debe mejorarse y por esta razón se hace necesario

realizar el plan de mejora para el área de comercio exterior.


8.2.6 Problemas existentes en el área de comercio exterior. Los problemas existentes en

el área de comercio exterior son los anteriormente descritos, los cuales hacen que esta área se

vea afectada y llegue hasta los clientes obteniendo así quejas o pérdida de confianza por parte

de estos clientes internacionales, lo cual no es nada beneficioso para la empresa porque como

bien se sabe en una empresa debe primar la satisfacción del cliente y generar una confianza

en estos para que cuenten con un aliado más.

De acuerdo a la observación continua que se ha realizado se ha podido notar problemas

existentes con dos áreas específicas de la empresa, que son las áreas de repuestos y

comercial, debido a que no informan al área de comercio exterior de las negociaciones y

decisiones que están tomando con los clientes internacionales y muchas veces se

comprometen con los clientes con factores que pueden llegar a afectar el patrimonio de la

empresa, es por esta razón que la comunicación y la canalización de la información a través

del área de comercio exterior es de vital importancia.


9. Manual de procesos en el Área de Comercio Exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S

Teniendo en cuenta la Misión y la Visón de la EMPRESA DE SOLUCIONES,

SERVCIOS E INNOVACIÓN ESSI S.A.S, en el que se sustenta su calidad y eficiencia en

los procesos productivos y la mayor participación de sus productos en los mercados

internacionales, contar con un Manual de Procesos relacionado con sus operaciones de

importación y exportación, constituye no solo una necesidad de carácter inmediato sino que

se convierte en una herramienta vital para el buen desempeño de la comercialización

internacional de sus bienes y servicios.

El Manual de Procesos representa el marco en el que se desenvuelve el área de Comercio

Exterior de la empresa, en él se reflejan las exigencias que en materia aduanera y cambiaria

se deben cumplir, así como el buen manejo y transparencia con todos sus socios comerciales.

El Manual representa la ayuda de primer orden para los responsables del área de Comercio

Exterior de la compañía, su aplicación, seguimiento, evaluación y control no solo evita

eventuales sanciones por infracciones a los Regímenes Aduaneros y Cambiarios vigentes en

las disposiciones legales que regulan estas materias en Colombia, sino que señala las rutas del

qué hacer y el cómo hacer las distintas operaciones que implican ingresos y salidas de

mercancías por parte de la empresa.

El presente Manual de Procesos en Comercio Exterior de la EMPRESA DE

SOLUCIONES, SERVICIOS E INNOVACIÓN ESSI S.A.S., consta de dos procesos

generales a saber: Exportación e Importación de bienes.


9.1 Proceso de exportación de bienes

En términos generales la exportación de bienes tiene que ver con la salida de bienes del

país hacia el exterior o a una zona Franca Industrial.El manual de procesos y procedimientos

en exportaciones se compone de dos secciones principales a saber:

El proceso Aduanero. El proceso aduanero en la exportación tiene que ver con la

salida legal de las mercancías del país, junto con el soporte de todos los documentos

que la amparan como son: factura comercial, documento de transporte, manifiesto de

carga y el DEX o declaración de exportación.

El Proceso Cambiario. Este proceso comprende la negociación de la operación, la

forma y condiciones de pago de las exportaciones, la debida canalización de las divisas

recibidas productos de las exportaciones, el diligenciamiento de los documentos soporte

y el informe al departamento contable y financiero, así como a la gerencia de su

comportamiento.

Estos dos procesos ocurren en términos y condiciones diferentes, no solo por el desarrollo

de los negocios internacionales sino porque los rigen normas y disposiciones legales distintas.

Así en algunos casos primero puede recibirse el pago de la mercancía a través de la figura de

pagos anticipados y luego efectuarse la exportación, o también realizarse primero la

exportación y después el pago. Lo cierto es que ambas operaciones se complementan y, por

lo general y descontadas las excepciones legales, en una operación de comercio exterior la

salida de bienes del país que implica una exportación requiere su contrapartida cambiaria es

decir el reintegro de las divisas.


El proceso de las exportaciones abarca desde la negociación, contrato, términos y

condiciones, seguimiento en su elaboración y fabricación, empaque y embalaje, logística en

transporte y seguro, contrato con la agencia de aduanas, despacho de la mercancía para la

exportación y la entrega a satisfacción del cliente en el exterior, entre otros.

A continuación, se señalan los subprocesos o etapas que la integran, lo mismo que las

oficinas o departamentos de la empresa que interactúan en este proceso, los insumos con que

cuentan y el resultado que generan, así como los responsables de cada procedimiento.

9.1.1 Proceso Aduanero.

9.1.1.1 Etapa de Negociación.El proceso de negociación corresponde a la Unidad

Estratégica de Negocio de Comercial quien se encarga de establecer contacto con clientes

internacionales para conocer el requerimiento de estos y realizar las cotizaciones respectivas,

después de esto, se procede a realizar la negociación, la cual debe ser canalizada a través del

área de Comercio Exterior ya que el Jefe de Comercio Exterior se encarga de dar

recomendaciones con el fin de hacer los ajustes necesarios a la negociación para culminar con

la elaboración del contrato con el cliente internacional, en el cual debe quedar establecido los

términos de negociación (Incoterm), la fecha de inicio de producción y la fecha posible de

exportación, entre otros aspectos.

Una vez cerrado el contrato aplicando los ajustes necesarios y las recomendaciones

realizadas por el jefe de Comercio Exterior, se da por culminado el proceso de gestión de

venta realizada por la Unidad Estratégica de Negocio de Comercial en la que se logra el


cierre de la venta de máquinas, equipos o venta de repuestos y se procede a realizar la Orden

de Compra por la UEN correspondiente.

El jefe de comercio exterior se encargará de registrar y evaluar la negociación a través del

control y seguimiento de criterios y diligenciando para el efecto el formato de

“REQUERIMIENTO DE IMPORTACIÓN O EXPORTACIÓN DE PRODUCTOS” Formato

Nº1 (Ver Anexo 2).

Este formato es de creación interna del área de comercio exterior y se realiza con el fin de

llevar un control y ser fuente de consulta, base archivística y soporte de primer orden para la

información estadística, clave para la toma de decisiones de la empresa.

Responsable: Área Comercial, Área de Repuestos, Jefe de Comercio Exterior y demás

UEN que realicen negociaciones con clientes extranjeros.

9.1.1.2 Etapa de Producción.El área de Comercio Exterior se encarga de informar al área

de Producción, acerca de las máquinas, equipos y/o repuestos que se van a exportar, con el

fin de iniciar el proceso productivo que conlleva la elaboración, fabricación,

acondicionamiento o perfeccionamiento y obtención del bien final que será objeto de

exportación por la empresa; o bien al área de Innovación si la mercancía que se va a exportar

requiere de modificaciones especificas por parte del cliente. Así mismo se encargará de

remitir el formato de “ORDEN DE PRODUCCIÓN” Formato Nº2 (Ver Anexo 3), para que

sea diligenciado por dicha área para llevar un control y seguimiento acerca de los insumos

nacionales e internacionales que lleva la mercancía y las fechas de obtención del bien final.


Este proceso se compone de tres fases principalesen las cuales se debe tener en cuenta los

aspectos que involucra cada una para hacer seguimiento y control.

9.1.1.2.1 Inicio Proceso Productivo.

Descripción del producto a exportar

Cliente: Nombre y país de destino

Necesidades de Insumos Nacionales

Necesidades de Insumos extranjeros

Mano de obra

Diseño

Responsable

Fecha

9.1.1.2.2 Proceso de Perfeccionamiento

Fabricación

Acondicionamiento

Incorporación Insumos nacionales

Incorporación Insumos Extranjeros

Responsable

Fecha


9.1.1.2.3 Obtención del bien final

Descripción del bien final.

Identificación del bien final.

Seriales, estado, uso.

Funcionalidad, potencia, garantía.

Marca, referencia, modelo.

Año de fabricación, Empresa, País.

Responsable.

Valor.

Fecha.

Durante el transcurso de fabricación de la maquinaria o equipos, el Jefe de Comercio

Exterior adelantara las cotizaciones de productos y/o servicios como la fabricación de

huacales,servicio de transporte, agencia de aduanas, etc., para lo cual remitirá el formato de

“REQUERIMIENTO DE COTIZACIÓN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS” Formato

Nº3 (Ver Anexo 4), al área de compras quien se encargara de decidir y dar la orden de por

cual cotización optara.

Después de aprobada la cotización, el Jefe de Comercio Exterior debe contactarse con la

empresa transportadora, quien va a realizar el traslado de la máquina, equipos y/o repuestos

desde la planta de ESSI en Bucaramanga, hasta el puerto o frontera designada anteriormente

por el cliente, con el objetivo de coordinar la recogida, de acuerdo al termino de negociación

internacional contratado. (INCOTERM), igualmente se comunicara con la agencia de


aduanas que manejará el proceso de exportación en puerto o frontera, para coordinar fechas y

espacios, con el fin de evitar demoras.

Responsable: Área de producción, Jefe de Comercio Exterior y Director de Compras

9.1.1.3 Etapa de despacho y salida de la mercancía al mercado externo.Una vez

finalizado el proceso de fabricación y las pruebas en planta de ESSI, el departamento de

comercio exterior debe hacer seguimiento y control al momento en que el área de producción

realice el empaque de la mercancía, así como también brindar el apoyo necesario al

proveedor de los huacales, quien llegará a la planta ESSI con el fin de disponer la mercancía

a ser correctamente embalada, con esto el jefe de comercio exterior procederá a la emisión de

la lista de empaque realizando la correcta medida de las dimensiones y pesos de los huacales

finales, también se encargará de dar el apoyo a las áreas encargadas para la emisión de la

factura original, además todas aquellas evidencias necesarias y requeridas para el proceso de

exportación cumpliendo con la legislación vigente. Igualmente en este momento se debe dar

previo aviso al cliente vía mail o telefónica sobre el alistamiento de la máquina, equipos o

repuestos para que éste comience a coordinar con la naviera o el transportista internacional.

El Jefe de Comercio Exterior vigilara y validara que el intermediario aduanero autorizado

diligencie a tiempo y correctamente, la declaración de exportación, la declaración de cambio

y los demás documentos que sean necesarios para la exportación de la máquina y equipos.

(Todos los trámites dependen del país de exportación y de las condiciones establecidas en el

contrato con el cliente)


Un representante del departamento de comercio exterior debe estar presente en la entrega

de la maquina o equipo al transporte interno y al transporte internacional. Igualmente, deberá

hacer seguimiento en todos los trayectos hasta la llegada de la maquina o equipo a la planta

del cliente, en el país correspondiente.

Una vez sea entregada la mercancía en la planta del cliente, el jefe de comercio exterior se

encargará de pedir a la agencia de aduanas, el transportista contratado, la documentación y

demás soportes producto de la exportación como:

DEX.

SAE.

Documento de trasporte.

Manifiesto de Carga.

También se encargará de hacer seguimiento al pago de los proveedores, teniendo

comunicación con el área financiera y área de compras para efectuar el pago correspondiente

por los servicios prestados.

Por último, el área de comercio exterior debe dar el apoyo al área contable y financiero

para los documentos que necesite para que se efectúe la devolución del IVA de los materiales

utilizados para la fabricación de dicha maquina o equipo.

Responsable: Jefe de Comercio Exterior


Si es exportación Courier o envío postal

La UEN comercial se encarga de realizar la negociación en la cual se establecen las

condiciones de pago, entrega, etc, con ayuda e intervención del área de comercio exterior,

luego se procede a pasar la orden de compra al área de producción la cual se encargara de la

elaboración, fabricación, acondicionamiento o perfeccionamiento y obtención del bien final

que será objeto de exportación por la empresa.

Una vez finalizado el proceso de fabricación, se procede a realizar la factura de venta para

realizar el envío Courier, la UEN encargada pasará la factura de venta al departamento de

comercio exterior quien debe contactarse con la empresa Courier que manejará la exportación

para proceder a hacer llegar la mercancía a dicha empresa.

Luego se deberá informar al cliente en el exterior que la mercancía está lista para ser

despachada, por cual medio se enviará y estipular la fecha de llegada de la mercancía a las

plantas del cliente de acuerdo a la información proporcionada por la empresa Courier.

El área de comercio exterior debe dar seguimiento a la mercancía a través de la guía

correspondiente e informar al cliente de cualquier eventualidad que ocurra en el proceso de

exportación Courier.

El departamento de comercio exterior deberá recepcionar los siguientes documentos y

consignarlos en la carpeta de exportación:

Factura original


Documento de transporte (Air Will)/(BL)

Factura Courier

Declaración de exportación

Declaración de cambio

Una vez se confirme la llegada de la mercancía a las plantas del cliente, el área de

comercio exterior da seguimiento al pago por parte del cliente, esto de acuerdo a las

condiciones de pago pactadas en la negociación y la factura de venta.

El proceso de exportación finaliza dependiendo del término de negociación pactado, pero

el Jefe de Comercio Exterior deberá estar en contacto con el cliente extranjero para conocer y

hacer seguimiento de la llegada de la mercancía a las plantas del cliente.

Después de esto, siguen una serie de procesos que el área de comercio exterior debe

cumplir para lograr la mejora de la misma y tener control de las operaciones internacionales

que realiza la empresa.

9.1.1.4 Archivo histórico electrónico y documental. Esta etapa tiene que ver con la

formación del archivo documental y electrónico de las operaciones de Comercio Exterior,

este archivo da fe y demuestra lo actuado por la empresa en materia de Comercio Exterior. A

este archivo corresponden documentos que forman soporte legal de las operaciones

comerciales y sobre los cuales puede y debe disponer la Empresa frente a los requerimientos

de las autoridades competentes. El acceso al archivo, así como la entrega de uno o varios

documentos debe ser restringido y debidamente autorizado o direccionado por la Dirección

de la Empresa.


En complemento a este archivo y en forma separada se dejará soporte físico de los

Formatos Internos del área de Comercio Exterior, así como de todos los documentos soporte

de las operaciones de exportación de la empresa.

El archivo electrónico se alimentará del archivo físico y representa un resumen de cada

una de las operaciones, su finalidad es facilitar su consulta, sirve de base para brindar

informes oportunos, seguros y confiables, así como para conformar la proyección y el

comportamiento de las finanzas en materia de comercio internacional de la Empresa.

En el archivo electrónico se debe registrar en base de datos la siguiente información:

Factura Comercial.

Documento de Transporte.

Certificado de Origen.

Contrato o mandato del Agenciamiento Aduanero.

Lista de Empaque.

Manifiesto de Carga.

DEX o Declaración de Exportación.

Vistos Buenos.

En el archivodocumental se debe abrir una carpeta con el objeto de archivar en físico la siguiente

documentación relativa a la negociación y a la exportación efectuada.

Contrato.

Garantía.

Documentos soporte.


Formatos Internos diligenciados.


9.1.1.5 Marco Legal.Este componente conforma toda la parte normativa que rige el

Comercio Exterior y en especial de aquellas operaciones que con regularidad efectúa la

empresa. Reúne entre otras las disposiciones contenidas en el Estatuto Aduanero Colombiano

(Decreto 390/2016) y del Régimen Cambiario contenido en la Resolución 8 de 2000 de la

Junta Directiva del Banco de la República. Corresponde al Jefe del área de Comercio Exterior

mantener esta sección actualizada, suscribiéndose a las materias de interés de la Compañía.

Cabe resaltar que su consulta frecuente debe encaminarse también a identificar aquellas

nuevas responsabilidades y obligaciones que de manera legal vayan surgiendo y en las cuales

se vea comprometida la Empresa a cumplir y/o atender.

Decreto 390/2016. Estatuto Aduanero Colombiano.

Resolución 0015 del 17 de febrero de 2017-DIAN: Operador Económico Autorizado:

Exportadores

Decreto 3568 DE 2011: Operador Económico Autorizado


9.1.1.6 Acuerdos Comerciales.El Jefe del Área de Comercio Exterior se encarga de

revisar con regularidad aquellos acuerdos comerciales firmados y vigentes por Colombia con

terceros países, con el propósito de contar con oportunidades de negocio en virtud de las


preferencias arancelarias y demás beneficios otorgados por el acuerdo junto con el

alistamiento del certificado de origen.

En esta Sección se reúne e identifica aquellos acuerdos y tratados comerciales vigentes y

firmados por Colombia con terceros Países, gracias a los cuales se pueda ver favorecida la

Empresa para incrementar sus operaciones internacionales y en la consecución de nuevos

clientes y oportunidades de Negocio.

Consulta de acuerdos internacionales firmados por Colombia.

Determinar partida arancelaria mercancía exportada y analizarla si requiere o no

certificado de origen en función de: País de destino y preferencia arancelaria.

Clasificación Arancelaria de cada una de las piezas que integran o conforman el bien

final a exportar.

Partida Arancelaria del bien final con destino a la exportación.

Responsable: Asesor, Jefe de Comercio exterior.

9.1.1.7 Formatos Internos: Aduaneros y Cambiarios. Un componente del Manual de

Procesos Aduaneros tiene que ver con el diligenciamiento de los formatos a que haya lugar

tanto aduanero como cambiario. Reflejan la evidencia y la trazabilidad de las diferentes

etapas en las que se surte una negociación con el exterior, formatos que demuestran lo

actuado en las formalidades aduaneras y cambiarias, convirtiéndose así en fuente de consulta,

base archivística y soporte de primer orden para la información estadística, clave para la toma

de decisiones de la compañía.


Los formatos son de creación interna del Área de Comercio Exterior, sujetos de manera

permanente y por el personal competente a: su creación y renovación, actualización y

modificación, anulación y cancelación, son de y para la compañía y por tanto sujetos a la

reserva y consulta debidamente autorizados.

Estos formatos no forman parte de la documentación que por normas legales soportan las

operaciones de comercio exterior y establecidas en las normas aduaneras y cambiarias, los

cuales debe conservar la Empresa por el término establecido. Los Formatos a los que aquí se

hace referencia, son de uso exclusivo para la compañía, no constituyen soporte legal de las

transacciones, sino que en ellos descansa, se formaliza, sirve de control, seguimiento y en

ellos se consolida la información de interés para la Empresa.

9.1.1.8 Tratamientos Especiales. Este componente lo conforman las metas propuestas por

la Empresa con el fin de afrontar mejor los retos de su comercio exterior. Lo integran tanto el

Programa de Admisión Temporal para el Perfeccionamiento Activo como la consolidación

del Operador Económico Autorizado en sus calidades de Importador y Exportador.

Responsable: Asesor, Jefe de Comercio Exterior

9.1.1.9 Estadística e informes. Lo conforman los informes de interés y relevancia que

rinde el área de Comercio Exterior, las metas alcanzadas, los nuevos retos, el reflejo en cifras

del desempeño de sus operaciones y toda aquella información que sea de interés y cobre

relevancia en materia de comercio exterior.



9.1.2 Proceso Cambiario

El procedimiento Cambiario hace referencia al ingreso de las divisas producto de la

exportación. Tiene que ver con la forma y medio de pago de las exportaciones por conducto

de los Intermediarios del Mercado Cambiario autorizados.

También se relaciona con la debida presentación de los formularios o Declaraciones de

Cambio exigidas por dichos intermediarios al momento de la negociación o venta de las

divisas y al informe al Departamento contable y financiero sobre el abono en cuenta en pesos

colombianos relacionados con la operación de exportación.

La finalidad de este proceso es canalizar de manera oportuna y de acuerdo a las

disposiciones legales vigentes en materia cambiaria, los pagos recibidos por concepto de las

exportaciones de la compañía. También tiene como finalidad rendir informes oportunos y

seguros a la Gerencia de la compañía, a contabilidad y el departamento financiero en el

sentido de llevar un registro actual sobre el estado de los pagos, las cuentas por cobrar o por

pagar en materia de exportaciones y los formatos que lo soportan, a su vez que servir de base

para la conformación del archivo en bases de datos electrónica y físico o documental.

El departamento de comercio exterior verifica con el área contable y financiera de la

compañía la recepción del anticipo y diligencia el formato de solicitud de negociación de

divisas (entregado por el banco donde se tenga la cuenta) y el formulario N° 2 declaración de

cambio por exportación.


Lo anterior con el fin de que el departamento de comercio exterior monetice el dinero en

el banco, previo la negociación de la venta de las divisas en la mesa de dinero del banco

intermediario seleccionado. Este proceso debe cumplirse cada vez que el cliente realiza un

pago.

El departamento de comercio exterior le confirma al cliente el ingreso del dinero por

medio de llamada telefónica y/o correo electrónico. Este proceso debe cumplirse cada vez

que el cliente realiza un pago. Seguidamente el departamento de comercio exterior en

coordinación con el departamento contable y financiero verifica la disponibilidad y el ingreso

del dinero en moneda legal colombiana producto del reintegro de las divisas.

Por último el director de comercio exterior confirma si el monto recibido del pago

corresponde a pagos parciales, anticipos o la totalidad de la venta e informar de estos hechos

al departamento contable y financiero.

Para el control y seguimiento en el cobro de cartera según lo estipulado en el contrato, se

notificara al cliente telefónicamente o vía mail de acuerdo a las fechas contempladas en el

contrato.

Documentación y demás soportes:

Factura comercial

Documento de trasporte

Declaración de Exportación

Seguro.

Mensaje Swift, transferencia electrónica, etc.


Declaración de Cambio

Archivo histórico electrónico y documental:

Archivo Electrónico:

Base de Datos: Declaración de Cambio: Numero, Fecha Valor

Cliente:

Año

Responsable

Archivo Documental:

Declaración de Cambio

Documentos soporte

Responsable.

Marco Legal

Resolución 8 de 2000: J.D.B.R o Estatuto de Cambios Internacionales.

DCIN/83 DE 2011 DEL Departamento de cambios Internacionales del Banco de la

República.

Ley 9 de 1991: Ley Marco de cambios Internacionales.


9.2 Proceso de importaciones

Dentro del Proceso de Compras del exterior, cuando se reciba una solicitud de materiales

y/o Servicios, partiendo de esta información el responsable del departamento de

comprasprocede con el control y recepción de compras apoyado en la información remitida

por la UEN que solicita el producto o servicio y en la medida en que se trate de una operación

con el exterior, deberá canalizarlo a través del departamento de comercio exterior.

Dentro del Proceso de Compras, cuando se reciba una solicitud de materiales y/o

Servicios, de un elemento de importación, se debe seguir al proceso de cotización donde se

deberá tener en cuenta los siguientes datos: Partida arancelaria, peso, volumen, valor,

descripción, modalidad y país de origen de la mercancía que se desea comprar.

Una vez seleccionado el proveedor y la cotización correspondiente un responsable del área

de compras entrega al Jefe de Comercio Exterior junto con el diligenciamiento del formato

REQUERIMIENTO DE IMPORTACION O EXPORTACION DE PRODUCTOS y a su vez

inicia el proceso de nacionalización delos productos o servicios a la compañía.

El departamento de comercio exterior, en un plazo de 5 días hábiles, le entregará a

Compras los resultados: precio del producto puesto en la planta de ESSI y la modalidad de

importación y confirmara la importación, para lo que solicita a Compras la elaboración de la

Orden de Compra del transporte del producto suministro.

El departamento de comercio exterior negocia con mesa de dinero, las divisas, para

efectuar el pago al exterior. Finalmente, llena la declaración cambiaria y el formato de


solicitud de divisas del banco correspondiente y entrega los documentos al área contable y

financiera, quien se encarga del desembolso del dinero.

El banco regresará el documento original de la declaración de cambio con firma y sello, al

área contable y financiera, quien a su vez deberá entregárselo al área de comercio exterior

para ser consignado en la carpeta de importaciones.

Responsable: Área de Compras, Área de Comercio Exterior

Si es importación Courier o envío postal:

El área de comercio exterior debe coordinar con la empresa Courier que manejará la

importación y programar la recogida.

Una vez la mercancía se despache, el área de comercio exterior da previo aviso al área

financiera para que ejecute el pago del transporte e impuestos.

Cuando la mercancía llegue a planta de ESSI, la persona encargada de bodega, la

recepciona e informa al área de compras y de comercio exterior.

El departamento de comercio exterior deberá recepcionar los siguientes documentos y

consignarlos en la carpeta de importación:

Factura original.

Documento de transporte (Air Will)/(BL)


Factura Courier.

Declaración de importación.

Declaración de cambio.

Si es importación ordinaria:

El área de comercio exterior debe coordinar con la naviera, la aseguradora, el agente de

aduanas y el transporte nacional, para el manejo de la carga.

Para efectuar los pagos anteriores, el departamento de comercio exterior dará previo aviso

al área de compras.

Cuando la mercancía llegue a planta de ESSI, el área de comercio exterior deberá

recepcionar los siguientes documentos y consignarlos en la carpeta de importación:

Factura original, que debe especificar el término y la moneda de negociación.

Documento de transporte.

Declaración de importación original.

Vistos bueno si lo requiere.

Certificados de origen si lo requiere.

Lista de empaque.

Manifiesto de cargas.


Finalmente los documentos deberán consignarse en la carpeta correspondiente a

importaciones, que deberá mantenerse durante 5 años, y registrar la importación en el archivo

de control de importaciones.

Además del archivo histórico documental se alimenta la base de datos electrónica en

materia de importaciones.


Conclusiones

De acuerdo al análisis de la situación actual del área de comercio exterior se pudieron

observar debilidades en los procesos actuales que hacen que existan diversos problemas en el

proceso de llegada de los productos a los clientes finales así como también en la importación

de materia prima.

El análisis del área de comercio exterior arrojó como resultado principal que se debe hacer

seguimiento y control a todas las operaciones internacionales que realiza la empresa para que

exista evidencia y trazabilidad de las operaciones, con el fin de maximizar el beneficio de la

empresa al otorgar un servicio eficiente y óptimo para sus clientes.

En cuanto a la comunicación que tienen los departamentos involucrados en comercio

exterior con el área de comercio exterior existen falencias debido a que se toman decisiones

sin informar y sin tener en cuenta las recomendaciones que podría hacer el área objeto de

estudio de la Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S.

Al realizar un análisis en la información con la que se cuenta de las actividades de

comercio internacional se observaron falencias debido a la falta de documentación física y

electrónica de los documentos soportes resultantes de las operaciones de comercio exterior

realizadas en la Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S., por lo cual se

hizo necesario proponer la creación de un archivo histórico con estos documentos soporte

para consulta por parte de la empresa y disponibilidad frente a los requerimientos de las

autoridades competentes


El análisis de las actividades desarrolladas en el área de comercio exterior de la empresa

objeto de estudio, tuvo como objetivo principal el desarrollar un manual de procesos que

contribuya a optimizar los procesos de comercio exterior minimizando los errores

presentados en estos, es por ello que la evaluación y la puesta en marcha de este manual que

contribuye al mejoramiento del área de comercio exterior deben ser puestas en consideración

como estrategias idóneas para maximizar la eficiencia de los servicios ofrecidos por ESSI

S.A.S.

Estos resultados se lograron a través de la aplicación de un cuestionario a las personas

involucradas con el área de comercio exterior y de la observación directa en las operaciones

internacionales que se realizaron durante el desarrollo de esta investigación, con el fin de

realizar el análisis necesario para elaborar el manual de procesos del área y dar

recomendaciones que en conjunto con la implementación del manual logren mejoras en los

procesos y se vea reflejado en los resultados obtenidos.

La elaboración del manual de procesos en el área de comercio exterior contribuye a

generar optimización en tiempo, recursos, etc., y este se desarrolló con el fin primordial de

describir de manera detallada el orden de las actividades a desarrollar, así como también los

responsables de cada actividad y los lineamientos que se deben seguir, por lo cual se requiere

que estos procesos se realicen de una manera organizada en la que se vea reflejada una mayor

eficiencia y eficacia tanto en los procesos de exportación como de importación, para lograr

así la satisfacción de los clientes, la fidelización y por lo tanto generar una recompra en el

futuro.


Recomendaciones

Es necesario que las empresas que tienen pensamientos de expansión a mercados

internacionales cuenten con áreas competentes que sean de apoyo y faciliten los procesos

para las negociaciones con el extranjero con el fin de optimizar tiempos y recursos, es por

esta razón que el área de comercio exterior de la Empresa de Soluciones, Servicios e

Innovación ESSI S.A.S., debe continuar trabajando en las debilidades encontradas en el

presente proyecto para mejorar sus procesos, por esta razón se dan las siguientes

recomendaciones:

Gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos para que no existan retrasos ni

demoras en la llegada de la exportación a las plantas de los clientes.

Elaborar un archivo histórico de manera electrónica y física con el fin de hacer

seguimiento y control de las operaciones de comercio exterior realizadas en la

empresa.

Concertar una política para abordar el proceso de exportación-importación de

repuestos, con el fin de radicar los problemas detectados en cuanto a sobrecostos,

cambios de carga, etc.

Cotizar los proveedores de manera formal a través del área de compras.

Auditar las solicitudes de facturación de las áreas involucradas en la negociación con

el fin de que estas no salgan incompletas y no sigan ocurriendo dichas eventualidades.

Realizar reuniones con las áreas involucradas en el proceso de comercio exterior con

el fin de discutir acerca de las negociaciones que están en proceso.


Bibliografía

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Anexos

Anexo 1. Entrevista para el análisis del área de comercio exterior de la Empresa de

Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S.

La presente entrevista se llevara a cabo con la finalidad de obtener información acerca delos

procesos actuales del área de comercio exterior de la Empresa de Soluciones, Servicios e

Innovación ESSI S.A.S. La misma contribuirá con datos que permitirán llevar a cabo el

proyecto de tesis para la obtención del título “Administrador de Negocios Internacionales”.

1. ¿Qué actividades se realizan en el área de comercio exterior y cómo se están realizando?

2. ¿Qué procedimientos están previamente establecidos para desarrollar tales actividades?

3. ¿Cuál es la frecuencia en que ocurren tales actividades?

4. ¿Cuentan con alguna forma de evaluar y hacer seguimiento a las actividades que se

realizan en el área y a la medición de la eficiencia y eficacia? ¿Cuál?

5. ¿Recibe información de otros departamentos de la empresa?, y ¿Cómo es la comunicación

con estos?

6. ¿Qué herramientas informáticas, bases de datos, softwares, etc. utiliza para el manejo de la

información de sus actividades? ¿Cómo les ayudan estas herramientas?

7. ¿El área de comercio exterior actualmente cuenta con procesos para el desarrollo de sus

actividades?

8. ¿Cree que estos procesos tienen falencias? ¿Cuáles cree que son?, y ¿Por qué piensa que

existen estas falencias?

9. ¿Qué cosa piensa que puede ser cambiada en los procesos existentes para mejorar?


10. ¿Han tenido problemas en el área por la errónea implementación de los procesos? ¿Qué

tan serios son los problemas descritos?, y ¿ha logrado identificar la causa principal de los

problemas descritos?


Anexo 2. Formato requerimiento de importación o exportación de productos

Empresa de Soluciones Servicios e Innovación

ESSI S.A.S

Nit. 804.005.810-9

FORMATO

Nº 1

REQUERIMIENTO DE IMPORTACION O

EXPORTACION DE PRODUCTOS

VERSION:

01

IMPORTACION EXPORTACION FECHA DIA-MES-AÑO

PROVEEDOR O CLIENTE: UBICACIÓN:

TELEFONO: CONTACTO:

DIRECCION:

CORREO ELECTRONICO:

PRODUCTO A IMPORTAR O A EXPORTAR

Descripción:

Tipo de empaque:

DIMENSIONES Ancho: Largo: Alto:

Peso de la carga

(Kg)

INCOTERM

TIPO DE

ENVIO

PRECIO UNITARIO

USD

EUR

COP

TRANSPORTE O FLETE

INTERNACIONAL

USD

EUR

COP

PRODUCTO VALOR

VALOR TOTAL

NOMBRE DE QUIEN

SOLICITA

NOMBRE DE QUIEN

RECIBE

FIRMA DEL

SOLICITANTE

FIRMA DE QUIEN

RECIBE

Tabla 4 Formato requerimiento de importación y exportación de productos Fuente: El autor


Anexo 3. Formato orden de producción

Empresa de Soluciones Servicios e Innovación

ESSI S.A.S

Nit. 804.005.810-9

FORMATO Nº2

FORMATO ORDEN DE PRODUCCION

VERSION: 01

FECHA DIA-MES-AÑO

CONSECUTIVO

NOMBRE DE LA EMPRESA

COMPRADORA EN EL EXTERIOR

(CLIENTE)

PAIS

TELEFONO: UBICACIÓN:

DIRECCION: CONTACTO:

CORREO ELECTRONICO:

PRODUCTO A EXPORTAR FECHA DE ENTREGA

DEL PRODUCTO D/M/A

Descripción:

INSUMOS NACIONALES INSUMOS EXTRANJEROS

DESCRIPCION CANTIDAD VALOR DESCRIPCION CANTIDAD VALOR

TOTALES

ETAPA 1 INICIO

PRODUCCION FECHA

ETAPA 2 PROCESO DE

PERFECCIONAMIENT

O

FECHA

ETAPA 3 PRODUCTO

FINAL FECHA

RESPONSABLE UEN

DE FABRICACION

DEL PRODUCTO

NOMBRE UEN

RESPONSABLE

RESPONSABLE

COMEX.

FIRMA FIRMA

Tabla 5 Formato orden de producción Fuente: El autor


Anexo 4. Formato requerimiento de cotización de productos y/o servicios

Empresa de Soluciones Servicios e

Innovación

ESSI S.A.S

Nit. 804.005.810-9

FORMATO

Nº 3

REQUERIMIENTO DE COTIZACION DE

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

VERSION:

01

FECHA DE SOLICITUD UEN SOLICITANTE

PROVEEDOR:

UBICACIÓN:

TELEFONO:

CONTACTO:

DIRECCION:

CORREO ELECTRONICO:

PRODUCTO/ SERVICIO A COTIZAR:

Descripción:

PRECIO UNITARIO: USD EUR COP

PRODUCTO VALOR

VALOR TOTAL

NOMBRE DE QUIEN

SOLICITA

NOMBRE DE QUIEN

RECIBE

FIRMA DEL

SOLICITANTE

FIRMA DE QUIEN

RECIBE

Tabla 6 Formato requerimiento de cotización de productos y/o servicios

Fuente: El autor

karim johana camargo holguÌn

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