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200-40.03
Fecha, Santiago de Cali 30 agosto 2019
Doctor
JULIAN LORA BORRERO
Gerente suplente
E. R. T.
ASUNTO: Informe pormenorizado del estado de control interno 2do cuatrimestre 2019
En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Jefatura de
Control Interno presenta y publica el informe cuatrimestral del estado del Sistema de
Control Interno ERT ESP, correspondiente al período comprendido entre: Mayo a Agosto
de 2019. Este informe es en observancia a la séptima dimensión, Política de Control
Interno establecida y actualizada en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,
bajo la estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, teniendo en cuenta los
cinco (5) componentes:
1) Ambiente de Control
2) Evaluación del Riesgo
3) Actividades de Control
4) Información y Comunicación
5) Actividades de Monitoreo
Es importante tener presente que, las primeras seis (6) dimensiones de MIPG permiten a la
entidad contar con una organización para la gestión y adecuada operación, dentro de la
cual se encuentran inmersos los controles y a través de los cinco componentes del MECI
(7ª. dimensión MIPG-Política de Control Interno) facilita a la entidad establecer la
efectividad de los controles diseñados desde la estructura de las dimensiones MIPG;
contando para ello, con un eje articulador a través del Esquema de las Líneas de Defensa,
así:
De acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Dimensión Control Interno,
con el objetivo de asegurar que la empresa cuente con una estructura de control de la
gestión que fortalezcan el ejercicio de una adecuada supervisión del Sistema de Control
Interno. A continuación, se presenta el avance del periodo Mayo a Agosto de 2019 en cada
uno de los componentes del MECI, para evidenciar la efectividad de los controles
diseñados desde la estructura de las Dimensiones de MIPG:
1. Asegurar un Ambiente de Control
1.1. Compromiso de Integridad
Un elemento fundamental para asegurar el “Ambiente de Control” es el fomento de la
Política de Integridad. En el periodo evaluado, no se evidenció el compromiso con la
integridad y los valores éticos, no se cuenta con la participación de los colaboradores para
la apropiación del Código de Integridad. Sin embargo se cuenta por el SGC los principios y
valores.
Fue presentado y publicado el “Primer y segundo informe de seguimiento al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, corte al 30 de agosto de 2019, el plan está
publicado portal WEB:
http://www.ert.com.co/Publicaciones/PLAN%20ANTICORRUPCION%202019.pdf.
Este seguimiento al Plan Anticorrupción tiene un carácter preventivo para el control de la
gestión institucional e involucra acciones transversales de integridad formuladas por la
empresa en cada uno de sus componentes:
Componente # 1 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
Componente # 2 Estrategia Anti trámites
Componente # 3 Rendición de Cuentas
Componente # 4 Atención al Ciudadano
Componente # 5 Transparencia y acceso a la información
Para las denuncias por actos de corrupción la empresa como canal de comunicación utiliza
la página WEB a través del link: http://www.ert.com.co/index.php/denuncias-de-
corrupcion/, y así facilitar la presentación de denuncias relacionadas con posibles actos de
corrupción presuntamente cometidos por servidores públicos de la ERT ESP en el
desempeño de sus funciones constituyéndose en un control permanente que permite vigilar
la integridad de las actuaciones de todos los Servidores Públicos y se tramiten debidamente
en las condiciones que puedan surgir que quebranten o lesionen la moralidad en la
administración de lo público. La dirección de control interno es el área encargada de
atender las denuncias de presuntos actos de corrupción. A Agosto 31 de 2019, no se han
recibido denuncias por Actos de Corrupción en la empresa.
1.2. Asegurar una adecuada Gestión del Talento Humano
Un Ambiente de Control se fortalece al asegurar en la empresa una adecuada gestión del
Talento Humano, que contribuya al logro de los objetivos y resultados institucionales. En el
periodo evaluado, se observó el compromiso para desarrollar a las personas competentes en
la ERT ESP, a través de las siguientes acciones:
• Se cuenta con la programación del plan de capacitación para la vigencia 2019
incluyendo la política de seguridad y salud en el trabajo. Pero no cumple con el
porcentaje de cumplimiento a la fecha.
1.2.1. Programa de Bienestar e Incentivos de ERT ESP
Con el objetivo de generar las actividades que contribuyan al mejoramiento de la calidad de
vida de los colaboradores, contratistas y sus familias. La Empresa se tiene previsto la
aplicación a partir del segundo semestre de 2019, esto debido al flujo de caja para su
implementación.
Deberíamos contar como mínimo con:
I. Área de Protección y Servicios Sociales
• Programa de Seguridad Social Integral: actividades relacionadas con salud,
educación y recreación; beneficios que reciben tanto los colaboradores como sus
familiares a través de los programas de bienestar y estímulos que desarrolla
empresa.
1. Conformación de equipo de brigadista de la ERT ESP 2019
2. Por ejemplo (Celebración del Día Internacional por las acciones de la salud de las
mujeres)
• Programa de Recreación y Deportes: actividades que se hayan realizado.
II. Calidad de vida laboral: la ERT ESP ha establecido las siguientes actividades para
fortalecer las condiciones del ambiente laboral, las cuales han permitido mejorar la
calidad de vida laboral delos colaboradores y su grupo familiar.
• Educación para el Trabajo: QUE SE HA RECIBIDO PARA 2019
• Plan de Incentivos: A Agosto 2019
• Espacios Culturales: A Agosto DE 2019 QUE ESPACIOS SE HAN DADO POR
EJEMPLO EL DÍA DEL SERVIDOR PUBLICO
1.3. Fortalecer Sistema de Control Interno – Direccionamiento Estratégico
Este componente contribuye especialmente al compromiso, liderazgo y lineamientos de la
alta dirección de ERT ESP y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno,
para orientar las condiciones en el ejercicio del control interno, así como establecerlos
lineamientos para fortalecimiento del MECI. En el “Esquema de Líneas de Defensa”, la
Alta Dirección es la “Línea Estratégica” y le corresponde evaluar los controles desde el
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Para ello, en el periodo evaluado,
se llevaron a cabo los Comités de Gerencia, en los cuales se tomaron decisiones para
garantizar un ambiente de control y asegurar la gestión del riesgo de la empresa:
• Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: Se efectuó uno (1)
Comités, en los cuales se trataron los siguientes temas:
Acta 01 de Fecha 27 de Febrero 2019
a. Nuevo esquema de Control Interno ( Si Trato algo relacionado con este tema)
b. Sistema Control Interno de la ERT ESP
c. Balance 2018 Jefatura de Control Interno
d. Propuesta Plan Anual de Auditorías y Seguimientos vigencia 2019
• Avance MIPG
• Política Administración de Riesgos
• Resultados FURAG – Plan de Acción y Avance Gestión del Riesgo
• Análisis General del Sistema de Control Interno
Se evidenció el fortalecimiento de la comunicación entre los Comités de Coordinación de
Control Interno y el de Gestión y Desempeño, esta interacción se evidencia en las
diferentes reuniones entre la oficina de Control Interno y Planeación cuyo control de
asistencia es llevado por el área de Planeación y Proyectos, en la cual se han atendido las
recomendaciones de control interno que permiten fortalecer los controles y asegurar la
mejora continua del Sistema de Control Interno en la ERT ESP.
1.4. Gestión con Valores para el Resultado
Para fortalecer el “Ambiente de Control” se han implementado las políticas de la 3ª.
Dimensión de MIPG “Gestión con Valores para Resultados”, cuyas actividades han
permitido, durante el periodo evaluado, el logro de las metas propuestas en el Plan de
Acción 2019:
2. Asegurar la gestión del Riesgo en la entidad
En el periodo evaluado, se evidenció la actualización de la Matriz Riesgos por proceso, la
cual tiene definido los responsables frente a la Administración del Riesgo de cada uno de
los riesgos (Políticas de Operación Proceso de Direccionamiento Estratégico).
La empresa cuenta con riesgos estratégicos y anticorrupción. Igualmente el comité de
gerencia debería tomar la decisión de quedarse sólo con los riesgos estratégicos o
institucionales y no continuar con los riesgos por proceso ya que estos serían tenidos en
cuenta dentro de la matriz de riesgos estratégicos.
2.1. Avance planes de acción riesgos materializados
A pesar de haberse realizado los seguimientos y recordatorios para el cumplimiento de los
riesgos por proceso se informa que a la fecha no se han cumplido con los siguientes mapas
de riesgos: proceso directivo (Contratación). Proceso cadena de valor de Cartera,
facturación y recaudo. Proceso de apoyo gestión administrativa, gestión financiera, gestión
del talento humano.
El no contar con los riesgos actualizados estamos evidenciando el incumplimiento del
enfoque basado en los riesgos el cual es importante cambio en la norma ISO 9001:2015.
3. Diseñar y llevar a cabo Actividades de Control del Riesgo en la entidad
3.1. Implementar Políticas de Operación
Conociendo el valor que se tiene con las Políticas de Operación como elemento de control,
para la definición de lineamientos alineados a los procesos y procedimientos, se evidenció
la actualización de la Política de Operación para la Administración del Riesgo, según la
norma ISO 9001:2015 y en concordancia con los lineamientos de MIPG, la responsabilidad
de las Líneas de Defensa definidas en el MECI.
También, se ha implementado la Política de Operación y se definieron controles en el
proceso directivo y de apoyo con el fin de normalizar los estatutos de la compañía y se tuvo
en cuenta los cambios a la política de cartera y deterioro de la misma, siempre orientados al
cumplimiento de los objetivos institucionales. A continuación, se relacionan las versiones
actualizadas e incorporadas en el Sistema de Gestión de Calidad
Tipo Proceso Fecha de
Aprobación Nombre del Documento
DIRECTIVO 10-ago-18 Política Estatutos E.R.T. E.S.P
APOYO 05-abr-19 Política Contable
3.2. Monitorearla implementación de lineamientos del riesgo
Para monitorear la implementación de los lineamientos de la Gerencia para la gestión del
riesgo el área de Control Interno realiza seguimiento según las fechas de implementación
en los mapas de riesgos. Esta información es administrada y monitoreada periódicamente
por el área de control interno, a través del formato F-071 Mapa de riesgos.
3.3. Evaluar la gestión del riesgo en la entidad e informar a la Gerencia
Según la periodicidad establecida para cada riesgo (Bajo, Medio, Alto) y teniendo en
cuenta los Niveles de responsabilidad se efectúa la evaluación del riesgo, se verifica el
cumplimiento de las acciones propuestas y se registra el avance junto con la evidencia en el
seguimiento según la fecha de implementación.
En cumplimiento de las disposiciones de la Gerencia se evidencia el compromiso de esta
(Línea Estratégica de Defensa) para asegurar la gestión y evaluación del riesgo en la ERT
ESP.
Así mismo, para evaluar la gestión de los riesgos de corrupción, la Jefatura de Control
Interno presentó el primer informe de seguimiento a la implementación del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2019, con corte al 31 de Mayo.
4. Efectuar el control a la información y a la comunicación organizacional
4.1. Control a la información de gestión
A la fecha los indicadores de gestión están a cargo de la oficina de Planeación y Proyectos.
Igualmente, en el Sistema de Gestión de Calidad, las diferentes áreas reportan las variables
de indicadores y Planeación se encarga del seguimiento y verificar que las áreas lleven a
cabo el reporte y aporten las respectivas evidencias que confirman la gestión de la ERT
ESP desarrollada para lo corrido de la vigencia 2019, se tiene establecido 46 indicadores,
de los cuales 1 es de carácter estratégico, 31 misionales, 1 de evaluación y 13 de apoyo. Al
finalizar el año anterior el porcentaje de calificación es: 80% presenta una calificación
sobresaliente, 7% satisfactorio y 20% con una calificación mínima, este último debe estar
en constante monitoreo con el objetivo de mejorar su calificación.
4.2. Obtener y generar información relevante para la entidad
La ERT ESP cuenta con un espacio en la página WEB con la información importante para
el usuario consolida y dispone de los datos e información estadística más importante para la
toma de decisiones acertadas y oportunas en la atención para nuestros usuarios. La
información más relevante se tiene en los indicadores de quejas frecuentes, atención en
oficinas físicas, atención de la línea gratuita y satisfacción al usuario. Los reportes de la
información anteriormente mencionada se generan a tevés del aplicativo SISI y los
podemos observar a través del link en nuestra página WEB
http://www.ert.com.co/index.php/informes-c-2019/.
4.3. Comunicar internamente la información
La ERT ESP cuenta con un plan de comunicaciones PL-146 versión 2, cuyo objetivo es de
establecer canales para la comunicación tanto interna como externa permitiendo enviar y
recibir información en el tiempo y forma adecuada para cada situación que la empresa lo
requiera, logrando así eficacia y veracidad en todos los mensajes que se requieran de
manera clara, oportuna y homogénea a los grupos de valor.
La comunicación interna responde a la necesidad de difundir y transmitir información
desde la parte gerencial en donde el trabajo es de planificación, determinación, logro de los
objetivos, análisis de soluciones, diagnósticos, evaluaciones que terminan comunicando de
manera adecuada el resultado a todos los colaboradores de la organización. Se detallan los
siguientes mecanismos que fortalecen la comunicación interna correspondientes al periodo
evaluado: Intranet (http://intranet.ert.com.co), aplicativo SISI por WEB (http://sisi), correo
electrónico corporativo (Outlook), disco público de calidad (disco Z:\ de calidad) y
carteleras (primer y segundo piso).
4.4. Comunicarse con los Grupos de Valor
A nivel de comunicación externa como mecanismo estratégico y transversal a la estructura
de la ERT ESP, este conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear,
mantener o mejorar la relación con los diferentes usuarios, proveedores, gobierno
departamental, gobierno nacional, entes de control y vigilancia es el de proyectar una
imagen positiva para promover las actividades y servicios que ofrece el área Comercial de
la empresa. Esto se logra con la realización de la transmisión y recepción de datos, pautas,
imágenes referentes a la organización y su contexto.
La empresa presenta los siguientes mecanismos de comunicación: buzón de sugerencias,
líneas de atención al ciudadano, proceso de rendición de cuentas. Los mecanismos para la
obtención de información para el apoyo a la gestión y contacto con los grupos de valor
tenemos la página WEB (www.ert.com.co), Facebook, twitter.
4.4.1. Peticiones, quejas y recursos PQR
Se evidencia el reporte al cumplimiento de la resolución CRC 5111 de 2017 a través del
portal WEB del SIUST del formato F4.3. Monitoreo de quejas y el F4.4. Indicadores de
quejas y peticiones. El área comercial a través del proceso de servicio al cliente detalla y
analiza el resultado de los requerimientos radicados a través de los diferentes canales de
atención y se consolida la percepción de los grupos de valor con respecto a los servicios,
trámites y servicios ofrecidos por la ERT ESP.
Otra de las acciones de control para la atención de los PQR lo establece el seguimiento
periódico a los siguientes canales de atención, efectuado por el proceso de servicio al
cliente: Página Web: www.ert.com.co, Línea gratuita nacional: 018000520620, Oficina
virtual: http://contratovirtual.ert.com.co/pqrcun/,Redes sociales: [email protected],
@ERTVALLE1.
4.4.2. Política de Operación Peticiones, quejas y recursos PQR
Para asegurar el cumplimiento de todos los requerimientos en los términos previstos por la
ley, así como la ejecución del procedimiento P-051 la empresa tiene un control a través del
aplicativo SISI i SINTEL que genera la radicación que contribuyen a la atención oportuna
de los PQR.
Con base en el Formato “Seguimiento a PQR” que realiza el área Comercial se obtienen
para el I Trimestre del año 2019, un total de 487 PQR (Peticiones, Quejas y Recursos), de
los cuales 361 son Peticiones, 125 Quejas y 1 Recurso.
ENERO FEBRERO MARZO Total general
Peticion 48 166 147 361
Queja 38 58 29 125
Recurso 1 1
Total general 87 224 176 487
TOTAL PETICIONES QUEJAS Y RECURSOS I TRIMESTRE 2019
Según la imagen presentada a continuación refleja en su información la cual se puede
evidenciar que la clase de reclamo más recibida en los diferentes medios de atención, es
peticiones con el 74,1% del total de las PQR y las quejas con el 25,7% y un 0,2% en los
recursos.
ENERO FEBRERO MARZO Total general
Peticion 48 166 147 361
Linea telefonica 11 14 16 41
Internet 37 152 131 320
Queja 38 58 29 125
Linea telefonica 9 13 8 30
Internet 29 45 21 95
Recurso 1 1
Internet 1 1
Total general 87 224 176 487
EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOS ERT ESP
TOTAL PETICIONES QUEJAS Y RECURSOS I TRIMESTRE 2019
4.4.3. Sistemas de información, herramientas y recursos de software
Los recursos tecnológicos que son tulizados por la ERT ESP para la generación y
procesamiento de la información de la Empresa, a la fecha de generacion del presente
informe son el software SINTEL para el manejo de los procesos misionales y los software
FPL, SRF y el de nomina para los procesos de apoyo, los controles están inmersos en cada
uno de los software, estos están a cargo de la Coordinación de Servicios Telematicos,
quien realizan las copias de seguridad de la información. Los software en mencion son
utilizados para su operación por cada uno de los responsables de ejecutar las activiades.
5. Implementar las actividades de monitoreo y supervisión continua en la entidad
A continuación, se relacionan las acciones permanentes de monitoreo y control efectuadas,
que permiten valorar la efectividad del Control Interno en la ERT ESP; la eficiencia, la
eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y
proyectos; finalmente los resultados de la gestión. Lo anterior, con el fin de detectarlas
desviaciones frente a las metas planificadas y generar de manera oportuna las
recomendaciones que permitan encaminar acciones que contribuyan al mejoramiento
continúo en la empresa se llevó acabo ante el comité de Gerencia la aprobación del
programa de auditorías internas del sistema de gestión para el año 2019, modificacion al
plan anticorrupción y atención al ciudadano, plan para la rendicion de cuentas.
5.1. Aplicar Evaluaciones y Autoevaluaciones
5.1.1. MECI -Evaluación Independiente -FURAG 2018
Al primer trimestre de 2019, se efectuó la evaluación de la implementación del MECI, a
través del Formulario Único de Avance en la Gestión – FURAG, correspondiente a la
vigencia 2018.
Los resultados de desempeño institucional de la Política de Control Interno generados por
la DAFP representados en el “Índice de Control Interno” que mide la capacidad de la ERT
ESP de contar con una serie de elementos clave de la gestión, cuyos controles asociados
son evaluados de forma permanente, con niveles de autoridad y responsabilidad definidos a
través de las líneas de defensa, orientados a la prevención, control y gestión del riesgo para
el cumplimiento de los objetivos institucionales y la mejora continua.”
El indice de control interno esta 63.0 miestras que el promedio de la rama ejecutiva es del
74.0.
Desarrollo y binestar del talento humano en la entidad (38.7) y cambio cultural basado en la
implementación del codigo de integridad del servicio publico (41.7) obtuvieron los menores
puntajes, principalmente porque a la fecha delaevaluación FURAG 2018, la Coordinación
de Recurso Humano y Logística, no había ejecutado el plan de binestar.
5.1.2. MIPG –Medición del Desempeño Institucional – FURAG 2018
La ERT ESP realizó la evaluacion al FURAG en cumplimiento a su requierimiento y así
lograr conocer los resultados del Desempeño Institucional vigencia 2018 en concordancia
con las directrices de MIPG que permite consolidar una gestión efectiva orientada a
resultados y a la satisfacción de los derechos y necesidades de los usuarios.
A continuación, se presenta el resultado del Índice de Desempeño Institucional para ERT
ESP, a diciembre 2018, evaluado a través del FURAG II:
Índice General de Desempeño
Institucional, Mide la capacidad de las
entidades de orientar sus procesos de
gestión institucional hacia una mejor
producción de bienes y prestación de
servicios, a fin de resolver efectivamente
las necesidades y problemas de los
ciudadanos con criterios de calidad y en
el marco de la integridad, la legalidad y
la transparencia.
Fuente:
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiYTg1ZjBhNWMtYTI1Zi00ZWRlLTg0OTctOWNlZTc0ZTUyNjM5IiwidCI6IjU1MDNhYWMyLTdhMTUtNDZh
Zi1iNTIwLTJhNjc1YWQxZGYxNiIsImMiOjR9
En el siguiente cuadro se relacionan los resultadosde “Índices de las Dimensiones de
Gestión y Desempeño” para ERT ESP (En la columna “Puntaje Consultado”, se muestran
los datos de la entidad frente a un valor máximo obtenido por las Entidades del orden
nacional):
Fuente:
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiYTg1ZjBhNWMtYTI1Zi00ZWRlLTg0OTctOWNlZTc0ZTUyNjM5IiwidCI6IjU1MDNhYWMyLTdhMTUtNDZh
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Se observó que talento humano presentó el menor puntaje (53.0), debido a los resultados de
las Políticas: Gestión Estrategica del talento humano (52.5).
5.1.3. Autoevaluaciones
• Se llevaron a cabo a comité de gerencia el seguimiento a temas estratégicos de la
empresa, para asegurar el cumplimiento de las metas del plan estrategico, en el
periodo evaluado, se evidencian en las actas, las cuales se pueden consultar en el
archivo de gestión de la Secretaria General.
• Se realizó seguimiento a los indicadores de cada uno de los procesos, para verificar
el avance de las metas y objetivos. Los dueños de cada proceso diligencian
mensulmente las variables de indicadores.
• La información detallada, recomendaciones y conclusiones de cada uno de los
informes de seguimiento efectuados por la Jefatura de Control Interno, se
encuentran en le archivo de gestión del Jefe De Control Interno.
5.2. Adelantar Auditorías Internas de Gestión
De conformidad con el Programa de auditorías internas del sistema de gestión - Vigencia
2019, entre los meses de Mayo a Agosto la Jefatura de Control Interno efectuó auditoría y
seguimiento, con el fin de evaluar el cumplimiento normativo y los controles de cada
proceso. Los informes preliminares son presentados a los dueños de proceso.
5.3. Elaborar y presentar Seguimientos e Informes de Ley
Jefatura de Control Interno Seguimientos e Informes de Ley
Fecha presentación
Informe Pormenorizado Estado del Sistema de
Control Interno may-19
Informe Derechos de Autor Software mar-19
Informe de seguimiento requerimientos Derechos de
Autor Vigencia 2018 mar-19
Informe de Austeridad del Gasto -Primer Trimestre
2019 abr-19
Primer Informe de Seguimiento Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano abr-19
Seguimiento a planes de mejoramiento por procesos abr-19
Seguimiento Cierre fiscal vigencia 2018 ene-19
Seguimientos contratos de integración tecnológicas
2018 feb-19
Seguimiento liquidación prestaciones sociales y
parafiscales ene-19
Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de
Control Interno de cada vigencia. ene-19
Informe sobre posibles actos de corrupción. ene-19
Informe Control Interno Contable. feb-19
Seguimiento al Sistema de Información y Gestión del
Empleo Público "SIGEP" (Antes SUIP) mar-19
5.4. Plande Mejoramiento
La Jefatura de Control Interno, presenta con corte a la fecha, el siguiente reporte de
hallazgos:
Para la fuente de identifiacion se registraron, 23 aspectos a mejorar y 52 obsevaciones.
En la siguiente imagen se puede observar el porcentaje de distribucion por situacion:
A continuacion mostramos el total de las situaciones identificadas por proceso:
RECOMENDACIONES
• Aprobar por acto administrativo y a través del sistema de gestión de calidad el
codigo de integridad.
• Efectuar revisión a los documentos establecidos en el Sistema de Gestión de
Calidad.
• Fomrntar al personal en los principios del meci (autocontrol,autogestion
autoregulacion)
Atentamente, MARLON FERNANDO SEVILLANO CASTRO Director de Control Interno