Oficina de Desarrollode las Telecomunicaciones (BDT)

Ref.: Circular BDT/IP/CSTG-2 Ginebra, 20 de diciembre de 2017

A: Administraciones de los Estados

Miembros de la UIT Resolución 99 (Rev. Busán, 2014) Miembros de Sector, Asociados e

Instituciones Académicas del UIT-D Presidentes y Vicepresidentes de las

Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D Observadores (Organizaciones

Regionales e Internacionales) Naciones Unidas, Organismos

Especializados y OIEA

Asunto: Convocatoria de las primeras reuniones de las Comisiones de Estudio del UIT-D para el periodo de estudios 2018-2021 – Comisión de Estudio 1: 30 de abril – 4 de mayo de 2018; Comisión de Estudio 2: 7 – 11 de mayo de 2018

Muy Señora mía/Muy Señor mío:

En consulta con la Sra. Regina Fleur Assoumou Bessou (Côte d'Ivoire), Presidenta de la Comisión de Estudio 1 del UIT-D, y el Dr. Ahmad Sharafat (República Islámica del Irán), Presidente de la Comisión de Estudio 2, nombrados para esos cargos por la Conferencia Mundial de Desarrollo de las Telecomunicaciones de 2017 (CMDT-17) en Buenos Aires, tengo el placer de invitarle a las primeras reuniones de las Comisiones de Estudio del UIT-D para el séptimo periodo de estudios (2018-2021). Estas reuniones tendrán lugar en la Sede de la UIT en Ginebra.

En las Comisiones de Estudio del UIT-D pueden participar los Estados Miembros de la UIT, los Miembros de Sector del UIT-D y los Asociados e Instituciones Académicas que hayan sido invitados a asistir a las reuniones de las Comisiones de Estudio y los Grupos de Relator, así como a aportar contribuciones para el estudio de las correspondientes Cuestiones.

Con el nuevo marco de trabajo aprobado y las Cuestiones de estudio asignadas, la Comisión de Estudio 1 se reunirá del 30 de abril al 4 de mayo de 2018 y la Comisión de Estudio 2 del 7 al 11 de mayo de 2018. En las primeras reuniones se examinarán detenidamente los resultados esperados que aprobaron los miembros en la CMDT-17, se identificarán métodos para llevar a cabo sus actividades y se aprobarán planes de trabajo detallados para cada una de las Cuestiones de estudio. En estas reuniones también se nombrarán los Relatores y Vicerrelatores de las correspondientes Cuestiones de estudio.

En ambas semanas se celebrarán sesiones de introducción a la labor de las Comisiones de Estudio del UIT-D, en las que se detallarán los métodos de trabajo y las herramientas disponibles para los

Unión Internacional de Telecomunicaciones Place des Nations • CH-1211 Ginebra 20 • SuizaTel.: +41 22 730 5111 • Fax: +41 22 730 5545/730 5484 Correo-e: bdtmail@itu.int • www.itu.int/itu-d

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participantes en dichas Comisiones.

Los planes de gestión del tiempo y los proyectos de orden del día de estas reuniones se publican sus respectivas páginas web (véase el Anexo 1). El Anexo 2 contiene información detallada sobre los procedimientos de inscripción, solicitud de becas y presentación de contribuciones, así como otros datos prácticos conexos.

La Sra. Christine Sund, Asesora de las Comisiones de Estudio del UIT-D, permanece a su disposición si necesita más información al respecto. Tel.: +41 22 730 5999, Fax: +41 22 730 5484, correo-e: devsg@itu.int

Confío en inaugurar el nuevo periodo de estudios de forma satisfactoria y contar con su participación constante y activa en los trabajos de nuestras Comisiones de Estudio.

Atentamente.

[Original firmado]

Brahima SanouDirector

cc:

Candidatos a los puestos de Relator y Vicerrelator de las Cuestiones de las Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D

Oficinas Regionales de la UIT

– Coordinadores de la Sede y de las Oficinas Regionales/de Zona para las Cuestiones de las Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D

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ANEXO 1

Proyecto de orden del día y calendario de las reuniones

Los proyectos de orden del día y calendarios de las reuniones de las dos Comisiones de Estudio del UIT-D figuran en los siguientes enlaces:

Comisión de Estudio 1

Página web principal de la reunión:

• Página de la reunión• Proyecto de orden del día• Proyecto de plan de gestión del tiempoComisión de Estudio 2

Página web principal de la reunión:

• Página de la reunión• Proyecto del orden del día• Proyecto de plan de gestión del tiempo

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ANEXO 2

Inscripción, asistencia para el visado y solicitud de becas

Inscripción en línea

La inscripción se efectuará exclusivamente en línea por cada participante interesado en asistir a las reuniones en persona o a distancia, y se validará a través de los Coordinadores designados por cada administración y entidad con derecho a participar. Esta plataforma se ha puesto a prueba en anteriores reuniones de Comisiones de Estudio. Sus credenciales de inicio de sesión TIES le permitirán inscribirse en todas las reuniones de las Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D, incluidas las reuniones de sus Grupos de Relator. Si no dispone de una cuenta TIES, puede crear una en cualquier momento en la siguiente dirección. Podrá inscribirse en línea en el sistema de inscripción a partir del jueves 18 de enero de 2018 en la siguiente página web: http://www.itu.int/net3/ITU-D/meetings/registration/.

Asistencia para el visado

En caso de necesidad, la asistencia para el visado también deberá solicitarse durante la preinscripción en línea. Tenga a bien tomar nota de que el procedimiento para la obtención de visado en Suiza es muy estricto. Se insta a los participantes a leer con atención la descripción del procedimiento en la siguiente dirección. Tenga presente que el trámite de una solicitud de visado Schengen requiere tres semanas como mínimo.

Inscripción in situ y entrega de tarjetas de identificación

La inscripción in situ y la entrega de tarjetas de identificación comenzarán el lunes 30 de abril de 2018 a las 8.00 horas en el edificio Montbrillant. Los delegados inscritos sólo tendrán que presentar su carta de confirmación y un documento de identidad con fotografía. Los delegados que no se hayan inscrito en línea deberán presentar una carta de acreditación de su Coordinador designado o entidad para inscribirse in situ. Al igual que antes, los Coordinadores designados se encargarán de tramitar las formalidades de inscripción para sus administraciones y entidades respectivas. La lista de Coordinadores puede consultarse, utilizando una cuenta TIES, en esta dirección. Para modificar los detalles de contacto de un Coordinador para la inscripción o cambiar de Coordinador, un funcionario autorizado debe enviar una carta oficial al Servicio de Inscripción en Reuniones de la BDT (por fax a +41 22 730 5545/+41 22 730 5484 o por correo electrónico a: bdtmeetingsregistration@itu.int), indicando los nuevos datos: apellidos, nombre y dirección de correo electrónico.

Se ha publicado información detallada sobre los procedimientos de inscripción y las cuestiones logísticas, véanse el alojamiento y los trámites para la obtención de visados, en la web de la reunión de la Comisión de Estudio 1 y la web de la reunión de la Comisión de Estudio 2.

Solicitudes de becas

Con sujeción al presupuesto disponible, podrá concederse una beca o dos becas parciales por país para cada Comisión de Estudio a los participantes de países cuyo producto interior bruto (PIB) per cápita sea inferior a 2 000 USD. Tendrán prioridad los países menos adelantados (PMA) y los participantes que presenten una contribución que revista importancia directa para al menos una Cuestión de estudio específica. Las solicitudes de beca, limitadas a una persona por país, deben ser autorizadas por la Administración competente del Estado Miembro de la UIT de que se trate y presentadas antes de que finalice el plazo estipulado (9 de marzo de 2018).

Para maximizar la participación de los Estados Miembros que pueden acogerse a esta posibilidad, teniendo en cuenta el presupuesto muy limitado y el gran número de solicitudes de becas, se concederán dietas cotidianas destinadas a cubrir los gastos de alojamiento, comida y varios. La UIT también concederá un billete de avión en clase económica por la ruta más directa.

Tenga en cuenta que en función del número de solicitudes que reúnen las condiciones, los países beneficiarios de una beca podrán tener que contribuir parcialmente al coste de la misma.

Tenga en cuenta que deberá primero presentar su solicitud de inscripción a las reuniones específicas de las Comisiones de Estudio antes de poder recibir el formulario de solicitud de beca. Durante el proceso de preinscripción, marque la casilla "Solicitaré asistencia para la obtención de una beca". Recibirá aparte un formulario de solicitud de beca para cada reunión.

El formulario de solicitud de beca, debidamente aprobado y firmado, deberá remitirse al Servicio de Becas (por correo-e a fellowships@itu.int o por fax: +41 22 730 5778) a más tardar el (9 de marzo de 2018).

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No se tendrán en cuenta los formularios que se reciban después del plazo indicado.

Interpretación

Se proporcionarán servicios de interpretación previa solicitud de los participantes. En consecuencia, le invito a indicar en el formulario de inscripción si necesita un idioma distinto del inglés antes del 9 de marzo de 2018.

Participación a distancia en las reuniones

Se ofrecerán servicios de participación interactiva a distancia para las reuniones de las Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D. Al mismo tiempo, se proporcionarán servicios normalizados de difusión por la web en todos los idiomas de la respectiva reunión.

Es necesario disponer de una cuenta TIES para acceder a los servicios de participación interactiva a distancia y difusión por la web. Puede encontrar la información para la solicitud de una cuenta TIES en esta página.

Información sobre las Cuestiones en estudio

Los títulos y definiciones de las Cuestiones que abordarán las Comisiones de Estudio, aprobadas por la CMDT-17, pueden consultarse en la página web de las Comisiones de Estudio del UIT-D en todos los idiomas oficiales: página web de la Comisión de Estudio 1 y página web de la Comisión de Estudio 2.

Contribuciones a las Comisiones de Estudio

Se agradecerán sus contribuciones a los trabajos sobre las Cuestiones de las Comisiones de Estudio. Como es natural, puede usted coordinar sus propuestas con las de otras administraciones y organizaciones. Para poder publicar una contribución conjunta se precisa la aprobación por escrito de todas las partes implicadas.

En virtud de la Resolución 1 (Rev. Buenos Aires, 2017), las contribuciones a las reuniones de las Comisiones de Estudio o de los Grupos de Relator pueden ser de tres tipos: a) Contribuciones para acción; b) Contribuciones para información; y c) Declaraciones de Coordinación. En ese sentido, se aplican las siguientes reglas:

• Todas las contribuciones para acción que se reciban 45 días naturales antes de una reunión se traducirán y publicarán al menos siete días naturales antes de la citada reunión. Transcurrido este plazo, el contribuyente podrá enviar el documento en el idioma original y en cualquiera de los idiomas oficiales al que pueda haber sido traducido por el autor.

• Se publicarán sin traducirlas todas las contribuciones recibidas menos de 45 días naturales pero al menos 12 días naturales antes de una reunión. La secretaría publicará estas contribuciones tardías lo antes posible y a más tardar tres días naturales después de su recepción.

• Las contribuciones que se reciban con menos de 12 días de antelación a la reunión no se incluirán en el orden del día. No se distribuirán, sino que se conservarán para la reunión siguiente. No se aceptarán contribuciones una vez iniciada la reunión.

• Todas las contribuciones deberán presentarse con un resumen del contenido del documento. En su caso, las contribuciones incluirán enseñanzas extraídas y prácticas idóneas recomendadas. Se deberá indicar claramente el tipo de acción que se solicita a la reunión.

• Las contribuciones presentadas a la reunión para información son aquellas que no exigen ninguna medida específica según el orden del día (por ejemplo, los documentos descriptivos presentados por los Estados Miembros, los Miembros de Sector, los Asociados, Instituciones Académicas y las entidades u organizaciones debidamente autorizadas, las declaraciones de política general, etc.), así como otros documentos que el Presidente de la Comisión de Estudio y/o el Relator, tras consultar con el autor, considere informativos. Éstas se publicarán únicamente en el idioma original (y en cualquier otro idioma oficial al que puedan haber sido traducidas por el autor) y con una signatura distinta de las contribuciones presentadas para acción.

• Las contribuciones para información deben presentarse con un resumen detallado que se traducirá para la reunión.

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• Los documentos presentados a las Comisiones de Estudio como contribuciones no deben tener más de cinco (5) páginas. Para los textos existentes, deben utilizarse referencias a los mismos en lugar de repetir el texto in extenso. Los textos de información pueden incluirse en Anexos o facilitarse a petición como documento de información.

Las contribuciones deben presentarse utilizando la plantilla en línea disponible en: http://www.itu.int/ITU-D/CDS/contributions/sg/index.asp. Adjunte la versión Word original de su contribución a la presentación en línea para asegurar que aparecen correctamente todos los hiperenlaces, gráfico y cuadros.

De conformidad con lo dispuesto en el § 13.2 de la Resolución 1 (Rev. Buenos Aires, 2017), el plazo para la presentación de contribuciones vence el 15 de marzo de 2018 para la Comisión de Estudio 1 y el 22 de marzo de 2018 para la Comisión de Estudio 2. Los documentos que se reciban después de este plazo se distribuirán únicamente en el idioma original.

Reunión Fecha Plazo para solicitar becas

Plazo para solicitar interpretación

Plazo para presentar documentos para su

traducción

Comisión de Estudio 1 30 de abril-4 de mayo de 2018

9 de marzo de 2018 9 de marzo de 2018 15 de marzo de 2018

Comisión de Estudio 2 7-11 de mayo de 2018

9 de marzo de 2018 9 de marzo de 2018 15 de marzo de 2018

Documentación

En las reuniones de las Comisiones de Estudio no se utilizarán documentos impresos. Se invita pues a los delegados a llevar consigo sus ordenadores portátiles para descargar todos los documentos de las reuniones y acceder a la dirección web de nuevos documentos. Puede consultarse una guía del usuario para la sincronización de documentos aquí.

La Aplicación de escritorio o móvil "ITU-D Events" proporciona a los participantes de las reuniones una vía simple y rápida de acceder en los ordenadores, teléfonos inteligentes y tabletas a todos los documentos relevantes y la información práctica de las reuniones. Los detalles necesarios para poder descargar la aplicación se encuentran en esta página web.

Se invita también a los delegados a que se aseguren de que tienen una cuenta TIES para poder acceder a los documentos de las reuniones de las Comisiones de Estudio a través del sitio web, la herramienta de sincronización, y la aplicación de escritorio o móvil "ITU-D Events". En la siguiente página web, encontrarán información sobre la manera de solicitar una cuenta TIES.

Posibilidades de patrocinio

Tenga a bien tomar nota que se proponen oportunidades de patrocinio para las actividades que se realizan alrededor de las reuniones de las Comisiones de Estudio 1 y 2 del UIT-D (por ejemplo, exposición, talleres, pausas de café/té, recepciones, etc.). Es una gran oportunidad para mejorar la visibilidad y promocionar la marca de su entidad.

Los detalles de estas oportunidades y de los beneficios asociados pueden encontrarse en línea en: http://www.itu.int/go/itudsponsorships. En el caso de que tenga alguna pregunta, la BDT está a su disposición a través de la siguiente dirección de correo electrónico: bdtpartners@itu.int.

Información práctica

Puede consultar una lista de los hoteles de Ginebra que ofrecen tarifas preferenciales a la UIT en la siguiente página web.

Si tiene alguna pregunta que aclarar en relación con estas reuniones o las actividades de las Comisiones de Estudio del UIT-D, no dude en ponerse en contacto con la Secretaría de Comisiones de Estudio del UIT-D (por correo-e: devsg@itu.int o por Tel.: +41 22 730 5999).

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