iso 15489

¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489?

Kattia Castro Cruz5 de julio del 2007

Agenda

Calidad Normalización ISO: la organización Norma ISO 15489 Importancia de la Norma El caso de Costa Rica

Calidad

Antecedentes- “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s- Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial- Enfoques y concepciones han evolucionado: producto, proceso, calidad total (satisfacción del usuario)

Calidad Definición

- “Hacer las cosas bien o lo mejor posible”.

- “La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente“.(American Society for Quality Control)

- Adecuar los productos/servicios a las necesidades del cliente/usuario.

Calidad

¿Por qué el tema interesa en los Archivos y a los Archivistas?

Los archivos son unidades al servicio de la organización y de los usuarios, que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organización, pero también tienen los suyos propios.

No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y eficacia obtener satisfacción del usuario.

Normalización --- camino hacia la obtención de calidad.

Normalización ¿Qué significa?

Ajustar a una norma.

Norma: regla que se debe seguir a la que se deben ajustar tareas, actividades o conductas.

Normativa vs. Normalización.

Normalización

Normas estándares: Establecen criterios reguladores de

actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas,

Deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado,

Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento.

Normalización

¿Cuál es su importancia en lo que respecta a la gestión de documentos*?

Archivos deben cumplir normas específicas (Ente Rector) o pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO).

Normalización permite:

Unificar lenguaje técnico Reducir costos Solucionar problemas repetitivos Proporcionar datos técnicos para la elaboración de

estrategias.

Normalización permite (2):

− Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el objetivo de calidad.− Asegurar una buena comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso.− Simplificar la producción y el uso de materias primas.− Defender al usuario garantizándole la calidad requerida.− Disminuir litigios.− Mejorar el producto/servicio.

Organización Internacional para la Normalización (ISO)

Nació en Londres en 1946 con la representación de 25 países

Finalidad: facilitar la coordinación internacional y la unificación de estándares industriales.

Su primera norma fue publicada en 1951.

Organización Internacional para la Normalización (ISO)

- ¿ISO?

- Funciona ONG en Ginebra, Suiza.

- Agrupa a 157 países alrededor del mundo. CR: INTECO.

- Ha emitido alrededor de 16000 estándares diversos campos (1951 a la fecha).

- Normas más comunes ISO 9000.

- Beneficios.

ISO 15489

AntecedentesSurge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos.

Tomó como punto de partida una norma nacional de origen australiano, la AS 4390 Records Management del año 1996.

ISO 15489

Estructura En setiembre del 2001, La

Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados: ISO 15489-1: 2001 Information and

documentation – Records management – Part 1: General, e

ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Technical Report).

¿Qué propone ISO 15489?

Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada).

Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización.

Pautas para proyectos basados en TI.

¿Qué propone ISO 15489? Guía de buenas prácticas para determinar

las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos.

Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar.

La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.

Requisitos implantación y seguimiento:

Análisis marco reglamentario- Normas que afectan actividades org. y requisitos de documentación varían según cada entidad

Políticas y responsabilidades- Objetivo: creación de documentos auténticos, fiables y utilizables, respaldo de activ. org. y entorno por tiempo que se requiera.

- Implica definir quién llevará a cabo las actividades y, en este orden, dirigir la gestión de documentos y definir las diferentes actividades en todos sus niveles.

¿Cómo adoptar ISO 15489?

Requisitos implantación y seguimiento (2):

Formación continua (cultura)- Programa: requisitos particulares; el personal que será capacitado; profesionales de la gestión de documentos; métodos de capacitación; y evaluación (ISO 15489-2).- Efectividad: compromiso e interés mostrado por la administración para implementar las políticas y procedimientos contemplados en él.

Supervisión y auditoría (revisiones periódicas)- Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto.


- Consideraciones acerca del documento y gestión de documentos (autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad).

- Procesos y controles de la gestión de documentos (cuáles documentos, por cuánto tiempo, ubicación del documento y sus relaciones, registro, clasificación, almacenamiento y manipulación, acceso, trazabilidad (derechos y rastros), disposición y documentación).


- Consideraciones sobre los sistemas de gestión de documentos

Políticas, procedimientos y prácticas, así como el diseño e implementación de sistemas acordes con nec. de la org. y marco reglam. --- (estrategias sobre qué documentos son necesarios, cuándo, cómo y dónde se deberían incorporar al sistema).Requisitos SD: confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización.


- Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos

Requisitos: documentación de operaciones, soportes del almacenam.(integridad), gestión distribuida (ubicación), conversión y migración; acceso, recuperación y uso; conservación y disposición. --- confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización.


Metodología para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos

Investigación preliminar

Análisis de las actividades de la organización (funcional/secuencial).

Identificación de requisitos para documentos

Evaluación de los sistemas existentes

Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo)

Diseño de un sistema de gestión de documentos (incluye rediseño de procesos)

Implementación de un sistema de documentos

Revisión de post-implementación (supervisión)

Importancia ISO 15489

Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de plazos, cuadros de acceso, implementación de los procesos de selección), ---- garantiza tratamiento adecuado de los documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y conservación).

Guía de buenas prácticas podría ser considerada como un reconocimiento a un tema de vital importancia para las organizaciones de hoy. Podría conllevar mayor estatus para la profesión archivística, que en algunos países se ha visto relegada frente a otras.

Responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. Por ende, la Norma es del interés de los Archivistas.


Calidad: Proporciona guía para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida, --- búsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos.


- Análisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestión de la organización (planes de continuidad)--- labor más estratégica de los Archivos.

- Posibles mejoras en la gestión de la organización, a través de revisión general de los procesos.


Ventajas y facilidades para la organización que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya hecho.

Posibilidad de hacer estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).

Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

Otras consideraciones

• Apoyo de los niveles superiores de la org.

• Análisis costo – beneficio

• Grado de esfuerzo de toda la organización ¿está preparada? ¿es el momento?

• Uso responsable de tecnología

ISO 15489 El caso de Costa Rica

Sondeo efectuado en un 10% de la población de estudiantes y profesionales (230 y 300).

- Falta conocimiento de la Norma

- No la han aplicado ni conocen casos en el país- Alto grado de interés por profundizar

ISO 15489 El caso de Costa Rica

- Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la gestión de documentos en las organizaciones. - Podría ayudar a promover la profesión. - Involucra a toda la organización (conciencia). - Facilita el cumplimiento del marco jurídico. Ley de Firma Digital*.

ISO 15489

Mayor uso y difusión de la Norma podría contribuir a:

- Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión.

- Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la información y pronta respuesta, y rendición de cuentas.

MUCHAS GRACIAS

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